Tổ chức sự kiện từ góc nhìn kinh tế, văn hóa, xã hội

TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 5(40).2010 238 TỔ CHỨC SỰ KIỆN TỪ GÓC NHÌN KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI EVENT MANAGEMENT FROM AN ECONOMIC, SOCIAL AND CULTURAL PERSPECTIVE Trần Thị Hòa Trường Đại học Sư phạm, Đại học Đà Nẵng TÓM TẮT Sự kiện và Tổ chức sự kiện (TCSK) có khả năng ảnh hưởng lớn đối với đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của một quốc gia, một khu vực hoặc cộng đồng. Kiến thức về TCSK rất cần thiết đối với những người làm PR, các nhà báo, các nhà quản lý và công chúng nói chung. Việc phát triển hệ thống kiến thức về TCSK và đưa TCSK thành chương trình đào tạo bậc cử nhân trong nhà trường đại học ở Việt Nam sẽ góp phần thúc đẩy ngành kinh tế-dịch vụ này phát huy khả năng đem lại lợi nhuận cao và đóng góp nhiều mặt vào sự phát triển của xã hội. Bên cạnh đó, hiểu biết về TCSK ở tầm chiến lược sẽ giúp hạn chế những mặt trái mà việc lạm dụng TCSK có thể gây ra cho xã hội. ABSTRACT Events and Event Management can have a significant influence on the political, economic, cultural and social developments of a country or a region. Knowledge about event management is necessary for Public Relations practitionners, journalists, managers and the public. Developing the knowledge of Event Management and providing the Bachelor’s degree program in Event Managent for Vietnam’s universities can help promote this service, which can yield significant benefits to society. In addition, a strategic comprehension of Event Management can eliminate negative effects caused the abuse of Event Management in society. 1. Tầm quan trọng và ảnh hưởng của TCSK đối với xã hội Sự kiện và tổ chức sự kiện (TCSK) chiếm một phần rất quan trọng trong đời sống của mỗi con người và đời sống xã hội. Một phần rất lớn cuộc sống của chúng ta được tạo nên từ các sự kiện. Từ một buổi lễ khai giảng, một buổi tiệc sinh nhật, một cuộc họp đại hội cổ đông, cho đến các lễ hội văn hóa, lễ kỉ niệm ngày Quốc Khánh, các kỳ họp Quốc hội, các Đại hội Đảng. các sự kiện luôn chiếm lĩnh phần lớn các trang báo, sóng truyền hình, nằm trong dự toán chi tiêu ngân sách của cá nhân, gia đình, chính quyền địa phương, chính phủ. Có thể nói, sự kiện là một phần không thể thiếu của đời sống xã hội và con người, giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần. Tất cả các sự kiện đều có những ảnh hưởng trực tiếp về mặt văn hoá, xã hội, kinh tế, chính trị đối với người tham gia sự kiện và cả đối với cộng đồng nơi tổ chức sự kiện Đó có thể là sự chia sẻ trải nghiệm cùng nhau, sự nâng cao niềm tự hào về cộng TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 5(40).2010 239 đồng dân tộc, củng cố tình đoàn kết, thắt chặt mối liên hệ cộng đồng. Tuy nhiên sự kiện cũng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về mặt xã hội. Bằng sự kiện người ta có thể thao túng sự chú ý của cộng đồng. Bằng cách lôi kéo sự chú ý của cộng đồng vào sự kiện người ta có thể làm cho công chúng quên đi những vấn đề lẽ ra cần phải chú ý hơn. Những sai sót, sự cố trong sự kiện có thể làm xấu đi hình ảnh của cộng đồng, làm giảm uy tín của quốc gia, cá nhân, tổ chức. Các sự kiện có thể góp phần củng cố những giá trị tốt đẹp của xã hội nhưng mặt khác, chúng cũng có thể tạo ra hoặc củng cố những định kiến không tích cực trong xã hội. Ví dụ, chương trình “Be U with Honda” của Honda Việt Nam dường như chú trọng vào khuyến khích một lối sống mang tính cá nhân cao của một lớp trẻ có điều kiện kinh tế, có điều kiện học hành, vô tình đã đặt ra ngoài những người trẻ tuổi có thu nhập thấp, ít có điều kiện học tập và hưởng thụ (thanh niên nông thôn, công nhân các khu công nghiệp, không biết tiếng Anh).Chương trình “Là con gái thật tuyệt” của Diana đưa ra thông điệp mang tính khẳng định nữ quyền. Thông điệp này rất có ý nghĩa trong một xã hội mà tư tưởng trọng nam khinh nữ vẫn còn rơi rớt ở nhiều nơi như Việt Nam. Sự kiện lớn có thể gây ra những hậu quả xã hội không thể lường trước như xung đột, đánh nhau những hành vi xấu của đám đông, gia tăng hoạt động tội phạm. Ngoài ra, việc tổ chức các sự kiện cũng có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống sinh hoạt của người dân trong khu vực. Ví dụ: khi Việt Nam tổ chức APEC 14, nhiều tuyến đường ở Hà Nội phải đóng cửa, người dân phải lựa chọn các giải pháp giao thông khác. Sự kiện là cơ hội để giới thiệu những đặc điểm độc đáo của môi trường nơi TCSK. Việc TCSK có thể giúp cải tạo hệ thống cơ sở hạ tầng, giao thông đi lại, giúp cải tạo đô thị. Chính quyền các nước đều nhận ra khả năng của sự kiện trong việc tăng cường uy tín của các chính trị gia, các địa phương, các quốc gia. Chính vì vậy các chính quyền rất tích cực trong việc đăng cai tổ chức các sự kiện lớn nhằm nâng cao uy tín vị thế trên trường quốc tế, thu hút vốn đầu tư và tăng cường sự đoàn kết, đồng thuận trong xã hội, tạo cơ hội phát triển kỹ năng quản trị. Tuy nhiên mặt trái của nó là: nguy cơ thất bại của sự kiện sẽ dẫn đến những hậu quả chính trị, nguy cơ ngân sách nhà nước bị lạm dụng hoặc đầu tư không đúng chỗ. Ảnh hưởng quan trọng nhất của việc TCSK là lợi nhuận mà sự kiện đem lại cho ngành du lịch. Ngoài số tiền mà du khách chi tiêu ở sự kiện, họ còn có thể tiêu tiền vào dịch vụ giao thông đi lại chỗ ở hàng hoá, dịch vụở địa phương nơi TCSK. Nguồn tài chính này có thể có một ảnh hưởng quan trọng với nền kinh tế địa phương. Ngoài ra du khách có thể kéo dài thời gian lưu trú và đi thăm quan thêm nhiều danh lam thắng cảnh trong khu vực. Sự kiện cũng có thể thu hút giới truyền thông đăng tin bài và giúp nâng cao hình ảnh uy tín của ngành du lịch địa phương về mặt lâu dài. Sự kiện cũng là cơ hội để các ngành công nghiệp các ngành kinh doanh ở địa phương chứng tỏ khả năng của họ, từ đó thu hút vốn đầu tư tạo cơ hội kinh doanh lớn. Sự kiện cũng giúp cho các hoạt đông thương mại ở địa phương có điều kiện mở rộng, tạo công ăn việc làm cho người dân. TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 5(40).2010 240 Bên cạnh ý nghĩa về kinh tế, các sự kiện thường mang trong mình những ý nghĩa to lớn về mặt tinh thần, xã hội, chính trị. Các lễ hội vừa là nơi vui chơi, giải trí, vừa đồng thời là nơi lưu giữ, thể hiện và phát triển các truyền thống văn hóa, vừa là nơi gắn kết cộng đồng xã hội, củng cố các giá trị tinh thần. Các sự kiện còn là nơi tập hợp nhân dân để cổ vũ cho những sự nghiệp lớn. Các hội nghị chính trị là nơi thảo luận và quyết định các vấn đề liên quan đến vận mệnh quốc gia, dân tộc và thế giới. Các hội thảo khoa học chính là nơi tập hợp và phát triển tri thức. Đối với ngành Quan hệ công chúng (viết tắt là PR, hoặc QHCC), tổ chức sự kiện là một trong những nội dung quan trọng. . Sự kiện là sự thể hiện nhiều mặt của đời sống cá nhân, xã hội, tổ chức, nên nó là công cụ vô cùng hữu ích trong việc xây dựng và quảng bá hình ảnh. Với tư cách là một trong những công cụ chủ yếu của Quan hệ công chúng (PR), TCSK ngày càng trở nên phổ biến và là công cụ để các doanh nghiệp, tổ chức cùng lúc đạt được nhiều mục tiêu liên quan đến việc chuyển tải thông điệp, xây dựng hình ảnh, thu lợi nhuận về kinh tế, quảng bá văn hóa, tạo cơ hội giải tríTCSK là công cụ giúp công ty, tổ chức chuyển tải thông điệp của mình đến với công chúng, xây dựng hình ảnh, củng cố uy tín của tổ chức, định vị thương hiệu, giới thiệu sản phẩm với khách hàng. Chính vì vậy, kỹ năng và kiến thức tổ chức sự kiện là phần kiến thức và kỹ năng chuyên môn quan trọng mà sinh viên ngành QHCC phải nắm vững để có thể tác nghiệp sau khi ra trường Hiểu biết về sự kiện và TCSK cũng là nguồn kiến thức quý báu cho các nhà báo- lực lượng thường xuyên lấy các sự kiện làm nguồn thông tin cho báo chí . Đây cũng là nguồn tài liệu cho những người nghiên cứu về văn hóa, những người quan tâm tìm hiểu, nghiên cứu về sự kiện dưới góc độ văn hóa. 2. Tổ chức sự kiện xưa và nay Hoạt động TCSK đã xuất hiện từ xa xưa và song hành cùng với sự phát triển của nền văn hóa, văn minh, kinh tế, xã hội của các quốc gia, dân tộc. Lễ hội là hình thức TCSK đã ra đời từ thời cổ đại, và vẫn tồn tại và phát triển cho đến tận ngày nay. Thời đại công nghệ thông tin đã cho ra đời hình thức hội nghị trực tuyến, cho phép thực hiện các cuộc hội nghị, hội thảo lớn mà khách mời tham dự hội nghị không cần trực tiếp cùng nhau có mặt tại một địa điểm. Trong thế giới hiện đại, trong bối cảnh của xu thế chạy đua về phát triển kinh tế, xu thế tiến tới nền “văn minh trí tuệ” thay thế dần văn minh công nghiệp, TCSK đã phát triển và trở thành một nghề chuyên môn, được ứng dụng rộng rãi và đem lại lợi ích lớn về kinh tế. Không phải ngẫu nhiên mà các quốc gia trên thế giới cạnh tranh hết sức quyết liệt để giành quyền đăng cai các sự kiện lớn có tầm quốc tế như Thế Vận Hội (Olympics), Giải Vô địch Bóng đá thế giới (World Cup), cuộc thi Hoa Hậu Thế giới (Miss World). Theo số liệu nghiên cứu, hàng năm trên thế giới có khoảng 20 tỉ đô la chi cho các hoạt động quảng bá sản phẩm và 15 tỷ đô la được các công ty chi cho tổ TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 5(40).2010 241 chức sự kiện khác như khánh thành, động thổ, khai trương1 Hiểu được tầm quan trọng và khả năng ứng dụng của sự kiện trong việc giúp cá nhân, tổ chức truyền tải những thông điệp của mình, cũng như những giá trị to lớn về vật chất, những ý nghĩa lớn lao về mặt tinh thần, xã hội, chính trị của sự kiện, các nhà quản trị đã phát triển TCSK trở thành một ngành công nghiệp dịch vụ với hoạt động ngày càng chuyên nghiệp, hiệu quả hơn, phục vụ nhiều đối tượng hơn, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực, nhiều ngành nghề hơn, như du lịch, thương mại, kinh doanh, giáo dục, giải trí Ngày nay thậm chí đã hình thành khái niệm Event Tourism (Du lịch sự kiện), cho chúng ta thấy tầm quan trọng và khả năng ứng dụng của sự kiện nhằm đem lại lợi ích trong thực tế. 3. Phương pháp TCSK Để có thể TCSK thành công, đạt được những mục tiêu đề ra, cần phải biết vận dụng phương pháp quản trị sự kiện một cách khoa học, bao gồm quy trình từ phát triển ý tưởng sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện, marketing, xin tài trợ, chuẩn bị và quản trị nguồn nhân lực, cho đến việc áp dụng phương pháp quản trị dự án cho quản trị sự kiện, tính toán dự toán ngân sách, kiểm soát việc thực hiện sự kiện, quản trị rủi ro, quản trị hậu cần phục vụ sự kiện, thực hiện sự kiện và cuối cùng là đánh giá sự kiện. Phương pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là sự ứng dụng kết hợp của các phương pháp quản trị, marketing, phương pháp nghiên cứu khoa học, truyền thông giao tiếp, quản lý kinh tế-tài chính, tuân thủ và vận dụng pháp luật. Để trở thành nhà TCSK giỏi, bạn phải có kiến thức liên ngành về quản trị, kinh tế, tài chính, pháp luật, văn hóa, đồng thời phải có những phẩm chất như khả năng quản lý, sự thông minh, năng động, nhạy bén, khả năng dự đoán và giải quyết vấn đề, khả năng giao tiếp, đặc biệt là khả năng thuyết phục, vận động, sức khoẻ dẻo dai. Bên cạnh đó,những kiến thức về thiết kế, sân khấu, thẩm mỹ,nghệ thuật, kỹ thuật cũng vô cùng có ích cho bạn khi làm việc trong lĩnh vực này. 4. Phát triển nghề TCSK ở Việt Nam Tổ chức sự kiện, với tư cách là một nghề chuyên nghiệp, đã xuất hiện trên thế giới từ những năm 80 của thế kỉ 20. Mặc dù thời gian phát triển chưa dài, song TCSK chuyên nghiệp đã chứng tỏ là một bộ phận quan trọng của nền kinh tế dịch vụ, đem lại lợi nhuận cao cho các quốc gia và đã được chính phủ nhiều nước chọn làm một trong những chiến lược phát triển kinh tế chủ chốt. Tại Việt Nam, nghề TCSK chuyên nghiệp hiện đã bắt đầu phát triển với sự nổi lên của một số công ty chuyên nghiệp như Lê Bros, Bắc Hà Thành phố Đà Nẵng đã chọn định hướng phát triển đ ể trở thành một trung tâm TCSK chuyên nghiệp của cả nước. Theo ông Lê Quốc Vinh -Tổng giám đốc Tập đoàn truyền thông Lê Bros, thị trường TCSK ở Việt Nam hàng năm có giá trị hàng chục triệu đô la mỗi năm, và hiện 1 Hải Phong, Báo Lao động, “TCSK: Nghề cần kỹ năng “đa chiều”, lấy từ Viêtbao, lam/To-chuc-su-kien-Nghe-can-ky-nang-da-chieu/40227265/268/ TẠP CHÍ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ, ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - SỐ 5(40).2010 242 đang rất cần một lực lượng nhân lực được đào tạo bài bản. Rõ ràng, đây là một ngành kinh tế dịch vụ đầy tiềm năng, nếu được khai thác hợp lý, sẽ tạo ra lợi nhuận đóng góp cho ngân sách quốc gia, đồng thời tạo công ăn việc làm cho lớp nhân lực trẻ. Tuy nhiên, hiện nay, ở Việt Nam, việc đào tạo chuyên môn về TCSK hiện còn mỏng. TCSK là một ngành chuyên môn mới, đòi hỏi có cơ sở kiến thức lý luận và phương pháp chuyên nghiệp, nên được đào tạo như một chuyên ngành riêng biệt tại các trường đại học, cao đẳng về truyền thông, kinh tế, du lịch, quản trị. Ở nước ta hiện nay, các trường lớp về TCSK còn ít, TCSK được giảng dạy chủ yếu như là một bộ môn của ngành Quan hệ công chúng hoặc kinh tế. Việc tiếp thu những phương pháp TCSK của các nước phát triển sẽ là sự đóng góp vào kiến thức chung của ngành quản lý, ngành QHCC và nhiều ngành khoa học xã hội khác. Nắm được và vận dụng phương pháp TCSK hiệu quả sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển của nhiều ngành như QHCC., kinh tế, du lịch, kỹ thuật Với điều kiện kinh tế-văn hóa-xã hội của Việt Nam hiện nay, TCSK là một ngành nghề mới, có khả năng đem lại lợi nhuận cao cho các tổ chức, doanh nghiệp và cả quốc gia, đồng thời cũng sẽ là ngành có khả năng tạo công ăn việc làm cho lực lượng lao động trẻ ở nước ta và góp phần thúc đẩy sự phát triển nhiều mặt của xã hội. Thiết nghĩ, đã đến lúc nhà nước cần có những quy định pháp luật cụ thể về TCSK, vừa để tạo điều kiện cho ngành này phát triển, đóng góp vào sự phát triển chung, đồng thời để TCSK đi đúng hướng, có sự phát triển lành mạnh, phù hợp với điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa đặc thù của nước ta. Đồng thời, các trường đại học cũng cần quan tâm đến việc xây dựng chương trình đạo tạo bậc cử nhân ngành Tổ chức sự kiện để phục vụ cho nhu cầu phát triển của các ngành như Kinh tế, Du lịch, Quan hệ quốc tế, PR, Báo chí /. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Allen, J. et al. 2005, Festival and Special Event Management, Wiley, Australia. [2] Getz D.2001, Event Management and Event Tourism, Australia. [3] Lưu Văn Nghiêm 2007, Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh tế quốc dân. [4] Nguyễn Văn Lung, Lễ Hội và nhân sinh, NXB Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2005 [5] Nguyễn Cảnh Minh (chủ biên), Lịch sử Việt Nam-từ nguồn gốc đến thế kỉ thứ 10, NXB Giáo dục, 2000 [6] Nguyễn Gia Phu, Nguyễn Văn Ánh, Đỗ Đình Hãng, Trần Văn La 1998,Lịch sử thế giới trung đại, NXB Giáo dục.