Tổ chức thực hiện đánh giá kết quả và các nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch bán hàng

TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ VÀ CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ Tổ chức thực hiện kế hoạch bán hàng Kế hoạch bán hàng được lập ra có tiến độ và cân đối, nhưng đó mới chỉ là khả năng. Vấn đề quan trọng là phải biến khả năng thành hiện thực. Vì vậy việc tổ chức thực hiện kế hoạch bán hàng là một giai đoạn hết sức quan trọng và kéo dài suốt cả năm kế hoạch. Để biến khả năng thành hiện thực, ban lãnh đạo doanh nghiệp thương mại phải triển khai thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hoá. Phải ký kết hợp đồng kinh tế mua, bán hàng hoá Phải phổ biến thành các nhiệm vụ đến các bộ phận thực hiện Phải đôn đốc, kiểm tra, giải quyết những mất cân đối những khó khăn phát sinh khi thực hiện kế hoạch Phải theo dõi sát sao kịp thời tình hình thực hiện kế hoạch, phải sơ kết tình hình thực hiện, kịp thời phổ biến kinh nghiệm hay sửa chữa những nhược điểm Điều chỉnh kế hoạch: Các chỉ tiêu đề ra không có tính khả thi cần phải điều chỉnh, đồng thời bổ sung vào kế hoạch những khả năng mới có thể đưa vào kinh doanh. Phân tích đánh giá kết quả bán hàng Nội dung đánh giá hoạt động bán hàng Đối tượng đánh giá Phân tích đánh giá hoạt động bán hàng được thực hiện ở nhiều mức mức độ khác nhau: Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng tổng quát (cấp doanh nghiệp) Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của một bộ phận (cấp khu vực, ban) Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng của từng cá nhân đại diện bán hàng Nội dung đánh giá Khi đánh giá hoạt động bán hàng ở từng mức độ, có thể tiến hành phân tích, đánh giá theo các nội dung: Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo mục tiêu (kế hoạch và thực hiện, hiện tại và quá khứ) Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng về số lượng (doanh số bán theo khối lượng/giá trị) Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng về chất lượng (hành vi cư xử, quan hệ với khách hàng, kết quả phát triển khách hàng, thị trường) Phân tích, đánh giá hoạt động bán hàng theo sản phẩm, khu vực thị trường, khách hàng. Các nguồn thông tin phục vụ đánh giá Nguồn thông tin dữ liệu được dùng để đánh giá thường gồm hai dòng chính: Dòng thuận: Các thông tin được sử dụng để xây dựng kế hoạch bán hàng Các mục tiêu, hạn mức, các quyết định chỉ đạo giám sát bán hàng Các tiêu chuẩn đã được xác định và truyền đạt đến lực lượng bán hàng Các thông tin này là tập hợp các dữ liệu đã được đưa ra trong quá trình tổ chức hoạt động bán hàng của doanh nghiệp (thông tin thứ cấp) Dòng phản hồi: Bao gồm tất cả các thông tin về kết quả và tình hình thực hiện bán hàng thực tế của doanh nghiệp mà giám đốc (ban lãnh đạo) nhận được: Các báo cáo bán hàng Các thông tin bổ sung từ quan sát trực tiếp, thư từ, đơn khiếu nại của khách hàng, thăm dò dư luận khách hàng, kết quả trao đổi với các đại diện bán hàng Các thông tin nhận được từ các bộ phận nghiệp vụ khác của doanh nghiệp Phương pháp đánh giá Hình thức đánh giá: Đánh giá kết quả bán hàng thường được thực hiện qua hai bước: Tự đánh giá thành tích của cá nhân và bộ phận Đánh giá chính thức của lãnh đạo (giám đốc bán hàng) Phương pháp cơ bản thường được sử dụng So sánh mức bán và các chỉ tiêu liên quan thực tế/kế hoạch; hiện tại/quá khứ So sánh, xếp hạng thành tích của cá nhân, bộ phận bán hàng với nhau và tỷ trọng trên tổng thể Phân tích và đưa ra kết luận về kết quả bán hàng trong mối liên hệ với các yếu tố kích thích/kìm hãm (điều kiện thực hiện thực tế) có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả. Các chỉ tiêu đánh giá kết quả bán hàng thường được sử dụng Doanh số bán hàng Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng trên doanh số (%) Lãi gộp Lợi nhuận ròng Dự trữ Số khách hàng mới Số khách hàng mất đi Số đơn đặt hàng Thị phần của doanh nghiệp Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu bán: C = Tổng doanh số bán thực hiện × 100 Tổng doanh số bán theo kế hoạch Tỷ lệ chiếm lĩnh khách hàng Bình quân số lượng một đơn vị đặt hàng D = Doanh số bán × 100 Số đơn đặt hàng Vòng quay vốn (V1) V1 = Doanh số (lần) Tài sản sử dụng Vòng quay vốn lưu động (V2) V2 = Doanh số (lần) Vốn lưu động Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng: Được thực hiện thông qua các ý kiến phản hồi, đóng góp và nhận xét của khách hàng đối với doanh nghiệp về bộ phận hay cá nhân bộ phận bán hàng. Có thể dùng hình thức tổng hợp từ sổ góp ý, điều tra bằng các câu hỏi trực tiếp (hội nghị khách hàng, mời cơm thân mật) hay gián tiếp (qua điện thoại, phiếu câu hỏi....) CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp sẽ được kiểm nghiệm bởi thực tế. Đó là quá trình triển khai và thực hiện kế hoạch. Quá trình này cũng có thể thực hiện tốt, đạt hoặc vượt kế hoạch đề ra nhưng cũng có thể các chỉ tiêu được thực hiện thấp hơn so với kế hoạch đề ra. Nếu như kế hoạch đã được coi là tương đối chính xác và sát với diễn biến thực tế thì rõ ràng trong quá trình thực hiện kế hoạch bán hàng sẽ có nhiều nhân tố tác động đến làm thay đổi các chỉ tiêu. Các nhân tố này có thể là trong nội tại doanh nghiệp hoặc do môi trường kinh doanh bên ngoài. Các nhân tố bên ngoài Môi trường kinh doanh mà mỗi chủ thể tồn tại trong đó đều chịu sự chi phối và ảnh hưởng mạnh mẽ. Nếu một công ty nắm chắc được môi trường kinh doanh của mình thì sẽ chắc chắn hơn trong việc bảo đảm các mục tiêu đã đề ra trong chiến lược kinh doanh. Nhưng môi trường kinh doanh là luôn biến động, việc nắm bắt là rất khó khăn phức tạp đòi hỏi thường xuyên liên tục Các yếu tố thuộc môi trường kinh doanh ảnh hưởng tới kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp: Chính trị và luật pháp: Để thành công trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng, doanh nghiệp phải phân tích, dự đoán về chính trị luật pháp cùng xu hướng vận động của nó bao gồm : Sự ổn định về đường lối chính trị, đường lối ngoại giao, sự cân bằng các chính sách của nhà nước, chiến lược phát triển kinh tế xã hội của Đảng và chính phủ, sự điều tiết và khuynh hướng can thiệp của chính phủ vào đời sống kinh tế, các quyết định bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng Các yếu tố kinh tế : Bao gồm các nhân tố tác động đến sức mua của khách hàng và dạng tiêu dùng hàng hoá quy định phương án đưa ra kế hoạch bán hàng phù hợp: Sự tăng trưởng kinh tế, sự thay đổi về cơ cấu sản xuất và phân phối, tiềm năng kinh tế và sự gia tăng đầu tư, lạm phát, thất nghiệp, chính sách tiền tệ, tín dụng, sự phát triển ngoại thương. Kỹ thuật và công nghệ: Cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế quốc dân, tiến bộ kỹ thuật và khả năng ứng dụng tiến bộ kỹ thuật trong hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển kỹ thuật công nghệ của nền kinh tế Yếu tố văn hoá xã hội: Dân số và xu hướng vận động, sự di chuyển dân cư, thu nhập và phân bố thu nhập của các hộ gia đình, việc làm và vấn đề phát triển việc làm, đặc điểm tâm lý. Môi trường tự nhiên và cơ sở hạ tầng: Nguyên liệu, năng lượng, mức độ ô nhiễm cũng như đường xá, phương tiện giao thông, kho tàng, bến bãi, cửa hàng.... Ngoài ra còn có các yếu tố khách quan ở cấp độ vi mô như: Người cung ứng, khách hàng đối thủ cạnh tranh, trung gian thương mại và công chúng cũng tác động đến việc xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp thương mại. Tóm lại, trong quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng, doanh nghiệp luôn phải đối đầu với các nhân tố gây tác động xấu đến kết quả. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn nghiên cứu, phân tích và xác định được các nhân tố ảnh hưởng để từ đó có thể biến nó trở thành những ảnh hưởng tích cực, hạn chế các tác động xấu của nó. Một điều căn bản của kế hoạch là định hướng tốt nhưng việc thực hiện kế hoạch thì phải thực sự linh hoạt tuỳ vào từng thời điểm kinh doanh. Các nhân tố bên trong Tiềm lực tài chính và ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch: Đây là yếu tố tổng hợp phản ánh sức mạnh của doanh nghiệp. Căn cứ vào khối lượng vốn (vốn chủ sở hữu, vốn huy động....) mà doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch bán hàng phù hợp cùng với khả năng quản lý, phân phối có hiệu quả nguồn vốn để thực hiện kế hoạch bán hàng đó. Mặt khác chất lượng kế hoạch còn phụ thuộc vào nhận thức của ban lãnh đạo công ty. Nếu công tác xây dựng kế hoạch được chú trọng thì ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch sẽ được công ty duyệt chi đầy đủ. Khi ngân sách dành cho công tác lập kế hoạch được cấp đầy đủ thì các hoạt động nghiên cứu thị trường sẽ được tiến hành trên diện rộng, việc xử lý kết quả cũng diễn ra chính xác hơn do có sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại và hệ quả tất yếu là kế hoạch cũng được lập một cách chính xác hơn. Tiềm năng con người của doanh nghiệp: Sự hoàn hảo của cấu trúc tổ chức, tính hiệu quả của hệ thống quản lý và công nghệ quản lý tác động trực tiếp đến việc xây dựng một kế hoạch bán hàng hoàn hảo. Chủ thể trực tiếp thực hiện kế hoạch bán hàng chính là đội ngũ thực hiện công tác bán hàng nhưng chủ thể gián tiếp thực hiện kế hoạch bán hàng là những người làm công tác mua hàng, dự trữ. Như vậy nó đòi hỏi phải có sự liên kết hỗ trợ nhau trong quá trình thực hiện giữa các phòng ban, tổ chức nhân viên cụ thể là phòng marketing, phòng kế hoạch vật tư. Do mỗi phòng ban cá nhân phụ trách chịu trách nhiệm khác nhau về công việc của mình nhưng họ đều phải hướng tới một đích cuối cùng là mục tiêu của công ty đặt ra trong kế hoạch kinh doanh. Kế hoạch bán hàng sẽ không thực hiện được nếu mối quan hệ này lỏng lẻo, ai làm việc nấy không có sự thống nhất, đoàn kết cùng hướng tới mục tiêu của công ty. Hơn nữa chế độ thưởng phạt tác động không nhỏ đến quá trình thực hiện kế hoạch bán hàng của công ty. Ngay từ khi triển khai kế hoạch bán hàng, nếu như công ty không đề ra chế độ thưởng phạt nghiêm minh cũng như không có hình thức khuyến khích họ thực hiện phần trách nhiệm của mình thì sẽ dẫn đến tình trạng các phòng ban, bộ phận, từng nhân viên không nghiêm túc, thờ ơ với công việc. Điều này dẫn đến kế hoạch bán hàng không thực hiện được như đã đề ra Ngoài ra các bộ phận thực hiện kế hoạch bán hàng coi kế hoạch là chuẩn nên trong quá trình thực hiện luôn lấy kế hoạch để áp đặt có khi đi trái với diễn biến của môi trường kinh doanh, đây là một kiểu làm việc thiếu suy nghĩ, thiếu sáng tạo dẫn đến công việc kinh doanh không hiệu quả. Cụ thể công tác bán hàng bị ảnh hưởng bởi các nhân tố như: Khả năng tài chính hiện thời, phương án ký kết hợp đồng với các đối tác, phương tiện vận chuyển hàng hoá. Kế hoạch bán hàng của công ty không được thực hiện nếu đội ngũ cán bộ công nhân viên kém linh hoạt, không giành được thế chủ động trong ký kết hợp đồng bán hàng hoá, khả năng tài chính hạn hẹp không đủ tiền mua hàng từ các nguồn cung ứng để đáp ứng yêu cầu của kế hoạch bán hàng, không đủ cho chi phí quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị, mở rộng thị trường. Bên cạnh đó hệ thống phương tiện giao thông vận tải dùng trong lưu chuyển hàng hoá ít hay lạc hậu dẫn đến việc phân phối hàng không hợp lý và không đúng thời điểm. Trình độ của nhân viên hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ trước, trong và sau khi bán cũng tác động đến việc thực hiện kế hoạch đề ra. Nhân viên bán hàng phải có trình độ cao trong khâu giao tiếp, hiểu biết về kỹ thuật và luôn coi “khách hàng là thượng đế”.