Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8

Lời mở đầu Đất nước ta đang chuyển sang một thời kỳ phát triển mới-Thời kỳ công nghiệp hoá và hiện đại hoá. Các cơ quan doanh nghiệp đang hoạt động trong nền kinh tế thị trường với sự quản lý cuả Nhà nước đều cần tiến hành đổi mới nâng cao về mọi mặt nhằm đáp ứng yêu cầu công tác hiện nay. Đây là một việc làm cấp thiết,liên quan đến nhiều việc cần giải quyết cụ thể như cách tổ chức bộ máy, vấn đề nhân sự, nâng cao nghiệp vụ, trang thiết bị, phương tiện làm việc. Văn phòng của cơ quan có chức năng vị trí đặc biệt trong cơ quan đối với bất kì cơ quan nào trong thời đại ngày nay. Hoạt động của văn phòng góp phần không nhỏ vào hoạt động của cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với sự nghiệp phát triển của đất nước, tôi đã có dịp tiếp cận và tìm hiểu thực tế. Là sinh viên năm thứ tư Khoa QUảN TRị KINH DOANH Ngành QUảN TRị KINH DOANH CÔNG NGHIệP Và XÂY DựNG CƠ BảN-TRƯờNG ĐH KINH Tế QUốC DÂN tới thực tập tại tổng công ty XDCTGT8 (gọi tắt là: CIENCO8) với mục đích tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Tổng công ty.Thực nghiệm lý thuyết đã học ở nhà trường, tuy chưa có hiểu biết sâu sắc về chuyên môn, song qua thực tế đã giúp em tiếp cận với công việc cụ thể, giúp em hiểu biết và thích ứng với môi trường, rèn luyện tác phong công việc, bắt nhịp với sự phát triển của thời đại. Báo cáo tổng hợp của em ngoài phần mở đầu và phần kết luận gồm 3 phần chính: Phần I: Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Phần II: Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công trình giao thông 8. Phần III: Nhận xét chung. Do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế còn quá ít, nên không thể tránh khỏi sai sót.Tôi rất mong đựơc sự thông cảm và giúp đỡ của các thầy cô giáo, cùng các cô chú lãnh đạo, cán bộ của Tổng công ty XDCTGT8. Em rất cảm ơn sự quan tâm sâu sắc và chỉ bảo tận tình của Tổng công ty XDCTGT8 đã giúp đỡ tôi hoàn thiện bản báo cáo này. Hà nội, ngày 15 tháng 4 năm 2003 Sinh viên Phần I Khái quát chung về sự ra đời và hoạt động của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 i. Quá trình ra đời của tổng công ty: I.1. Sự thành lập tổng công ty: Tổng công ty XDCTGT8 hình thành và được thành lập từ năm 1965 đến nay là : Bằng quyết định số:597/QDTC ngày 23/6/1965 Bộ Giao thông vận tải đã chính thức thành lập ban xây dựng 64 trực thuộc Bộ Giao thông vận tải. Bằng quyết định số: 1916/QĐ/TCCB ngày 30/11/1982 của bộ Giao thông vận tải đã chuyển ban xây dựng 64 thành: Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8. Bằng quyết định số: 813/TCCB-LĐ ngày 28/4/1989 của bộ Giao thông vận tải về việc đổi tên Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng giao thông 8 thành Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng công trình 8 thuộc bộ GTVT. Bằng quyết định số: 4897/QĐ-TCCB_LĐ ngày 27/11/1995 của bộ Giao thông vận tải thành lập lại là: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 tên giao dịch quốc tế là: civil gineering construction corporation8,viết tắt là: cienco8. I.2. Chức năng và nhiệm vụ của đơn vị theo quyết định thành lập: Theo quyết định thành lập, Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý của Nhà nước của bộ Giao thông vận tải và của cơ quan Nhà nước khác theo quy định của pháp luật được quan hệ với cơ quan nhà nước ở trung ương vã địa phương để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh trên lĩnh vực của mình. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có các nhiệm vụ chủ yếu sau - Xây dựng các công trình giao thông trong và ngoài nước. - Xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng. - Sản xuất vật liệu xây dựng và đồ mộc, cấu kiện bê tông đúc sẵn. - Sửa chữa phương tiện thiết bị thi công. - Xuất nhập khẩu trực tiếp và kinh doanh vật tư thiết bị giao thông vận tải, thiết bi công nghệ tin học. - Tư vấn đầu tư xây dựng công trình giao thông. - Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn,dịch vụ du lịch, văn phòng làm việc. - Kinh doanh tiền tệ. - Xây dựng các công trình khác (gồm:thuỷ lợi, quốc phòng điện...). - Dịch vụ đào tạo kỹ thuật và nghiệp vụ :khám chữa bệnh và điều dưỡng. I.3. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Tổng công ty: 1. Tổ chức hội đồng quản trị. 2. Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc. 3. Các phòng ban chuyên môn nghiệp vụ giúp việc giám đốc. 4. Các đơn vị thành viên của tổng công ty. Hội đồng quản trị là: cơ quan quản lý doanh nghiệp có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Doanh nghiệp. Chủ tịch và các thành viên khác của hội đồng quản trị do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm,sau khi thống nhất ý kiến của bộ trưởng – Trưởng ban tổ chức cán bộ chính phủ. Tổng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Tổng công ty theo chế độ thủ trưởng, là đậi diện pháp nhân của tổng công ty trong quan hệ kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước hội đồng quản trị về hoạt động của Tổng công ty.Tổng giám đốc do bộ trưởng bộ GTVT bổ nhiệm theo đề nghị của hội đồng bộ trưởng, sau khi thống nhất ý kiến với bộ trưởng Trưởng ban tổ chức cán bộ chính phủ. Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng do bộ trưởng bộ giao thông vận tải bổ nhiệm theo đề nghị của hôi đồng quả trị, trên cơ sở đề xuất của Tổng giám đốc. Tổ chức doanh nghiệp Tổng công ty theo hình thức : Quốc doanh. Doanh nghiệp có trách nhiệm làm đầy đủ các thủ tục về đăng ký kinh doanhvà hoạt động theo đúng pháp luật. sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lí hoạt động của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. (Xem trang sau) hội đồng quản trị tổng giám đốc các phó tổng giám đốc Phòng Tài chính kế toán Phòng Kế hoạch tiếp thị Phòng Tổ chức lao động Phòng Vật tư thiết bị Phòng Dự án công nghệ Văn phòng Công ty XDCTGT 810 Công ty XDCTGT 874 Công ty XDCTGT 873 Công ty XDCTGT 829 Công ty XDCTGT 875 Công ty XDCTGT 838 Công ty XDCTGT 842 Công ty XDGT Việt-Lào Công ty xây dựng miền tây Công ty tư vấn XDGT 8 Công ty XD cầu 75 Công ty vật tư và xây công trình Công ty XDCTGT 872 Công ty XDCTGT 889 Công ty XDCTGT 892 Công ty XDCTGT 820 Trung tâm QHQT và đầu tư Công ty VCKDL và TAXI Trung tâm ĐTKTNV 8 Trung tâm y tế giao thông 8 Chi nhánh miền tây Chi nhánh phía Nam Chi nhánh tại Lào Chi nhánh Tây Bắc Các ban điều hành dự án Các đơn vị thành viên: STT Tên đơn vị Chức năng nhiêm vụ Hạng DN Trụ sở I đơn vị hạch toán độc 1 Công ty XDCTGT 810 XD đường bộ và các công trình khác ngoài như: XD các công trình dân dụng, điện, thuỷ lợi, quốc phòng, sân bay, cảng biển. Hạng 1 Hà nội 2 Công ty XDCTGT 874 Nt Hạng 1 Nghệ An 3 Công ty XDCTGT 873 Nt Hạng 1 Hà nội 4 Công ty XDCTGT 829 Nt Hạng 1 Hà nội 5 Công ty XDCTGT 872 Nt Hạng 2 Hà nội 6 Công ty XDCTGT 838 Nt Hạng 2 Thanh Hoá 7 Công ty XDCTGT 842 Nt Hạng 2 Hà nội 8 Công ty XDCTGT 875 Nt Hạng 2 Hà nội 9 Công ty XDCTGT 892 Nt Hạng 2 Hà nội 10 Công ty XDCTGT 889 Nt Hạng 2 Hà nội 11 Công ty XDCTGT 820 Nt Hạng 2 Nam Hà 12 Công ty XD Miền Tây Nt Hạng 2 Hà nội 13 Công ty XDCTGT Việt-Lào Nt Hạng 2 Hà nội 14 Công ty vật tư và XDCT Nt Hạng 2 Hà nội 15 Công ty xây dựng cầu 75 Xây dựng cầu, đường bộ Hạng 2 Nghệ An 16 Công ty tư vấn XDCTGT 8 Tư vấn KSTK và XDCT Hạng 2 Hà nội II Đơn vị hạch toán phụ thuộc 1 Công ty vận chuyển khách du lịch và taxi Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi Hà nội 2 Trung tâm quan hệ quốc tế và đầu tư kinh doanh thương mại tư vấn đầu tư XDCT Hà nội 3 Trung tâm y tế GT 8 điều dưỡng, khám chữa bệnh Thanh Hoá 4 Trung tam đào tạo kĩ thuật và nghiệp vụ 8 Đào tạo kĩ thuật nghiệp vụ và thực nghiệm XDCT Hà nội III Chi nhánh tiếp thị, XDCT 1 Tại TP Hồ Chí Minh Nt 2 Tại Miền Trung Nt 3 Tại Vieng chăn (Lào) Nt 4 Tại Sơn La (Tây Bắc) Nt IV Liên doanh 1 Tổng công ty xây dựng công trình GT8 Xây dựng công trình Hà nội 2 Công ty liên doanh Hữu Nghị Sản xuất vật liệu và XDCT Hải Dương Ii. bố trí lao động của tổng công ty xây dựng giao thông 8: II.1. Cơ cấu nhân sự: Lao động hiện có của tổng công ty đến ngày 31/12/2000 là:7548 người Trong đó: Lao động trong dài hạn :4598 người. - Hợp động ngắn hạn :2958 người Chất lượng lao động trong dài hạn: - Trình độ đại học, cao đẳng chiếm :20,83% - Trình độ trung học chiếm :11,68% - Công nhân kỹ thuật chiếm :44,5% Lao động phổ thông và lao động khác chiếm:22.99% Như vậy lao động trí tuệ và lao động kỹ thuật của Tổng công ty chiếm:77,01% - Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá được phân bổ tương đối đồng đều và hợp lý từ cơ quan văn phòng Tổng công ty đến các công ty thành viên và trực tiếp đến các tổ đôi sản xuất kinh doanh tạo ra sức mạnh tổng hợp. II.2. Sắp xếp bố trí lao động: ã Ưu điểm nổi bật trong công tác lao động những năm qua đã quan tâm đến lực lượng cán bộ khoa học kỹ thuật được đào tạo chính quy qua các trường đại học chuyên ngành. - Việc thực hiện đào tạo và đầo tao lại được quan tâm sâu sắc và đạt được những kết quả to lớn,đã tổ chức được nhiều khoá đào tạo tại chức tai trường Đại học GTVTvới số học viên đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ trước mắt và lâu dài của tổng công ty. - Việc bố trí sắp xếp lao động hiện nay hợp lý: Bố trí cán bộ có công hiến lâu năm, có nhiều kinh nghiệm nhiệt tình trong công tác, bố trí cán bộ có trìng độ năng lực phù hợp và đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ giao phó, kết hợp chặt chẽ lực lượng cán bộ được đào tạo đầu đủ có nhiều kinh nghiệm thực tiễn để năng cao hiệu quả của cán bộ. ã Bên cạnh ưu điểm trong công tác cán bộ của tổng công ty còn có mặt yếu điểm là: Nhìn chung số cán bộ có trình độ trung, cao cấp nhiều nhưng chưa đáp ứng được yêu cầu. Hiện nay tổng công ty còn thiếu những chuyên gia đầu ngành giỏi về lĩnh vực quản lý kinh tế, giỏi về chuyên môm kỹ thuật nghiệp vụ. iii. Hoạt động cuả tổng công ty: III.1. Các lĩnh vực hoạt động của đơn vị: - Công nghiệp dân dụng. Tư vấn đầu tư xây dựng các công trình giao thông và đầu tư phát triển sản xuất. Xây dựng các công trình giao thông. Sản xuất vật liệu xây dựng, đồ mộc, cấu kiện bê tông. Xuất nhập khẩu và kinh doanh đầu tư thiết bị GTVT, tin học. Kinh doanh nhà nghỉ, khách sạn, phòng làm việc. Xây dựng các công trình thuỷ lợi, quốc phòng, điện. Kinh doanh vận chuyển khách du lịch và taxi. Xuất nhập khẩu máy móc thiết bị chuyên dùng và lao động. III.2. Kết quả hoạt động của Tổng công ty: Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Theo số liệu tổng hợp báo cáo của các công ty thành viên thí kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Tổng công ty đạt được là: Năm Giá trị tổng sản lượng (Đơn vị tính:tỷ đồng) TH/KH (%) Kế hoạch Thực hiện 2001 850 1001,412 117,813% 2002 1100 1234,983 112,271% Nhìn chung về sản lượng trong hai năm gần đây Tổng công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch của Nhà nước giao theo kế hoạch của năm 2001 là: 850 tỷ đồng, đạt 1001,412 tỷ đồng, tăng17,81%và kế hoạch của năm 2002là: 1100 tỷ đồng, đạt 1234,983 tỷ đồng, tăng12,271%. Do giá trị sản lượng thực tế của tổng công ty tăng lên dẫn đến năng xuất lao động của tổng công ty cũng tăng lên đồng thời thu nhập bình quân đầu người được nâng lên năm sau cao hơn năm trước. Năm 2001 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:960.000đồng. Năm 2002 thu nhập bình quân 1người/1tháng là:1100.000 đồng. Đây là kết quả to lớn mà tổng công ty đã hoàn thành mục tiêu hàng năm, sản lượng hàng năm ngày càng tăng so với kế hoạch là do Tổng công ty đã thắng được nhiều thầu công trình mang tầm cỡ quốc tế và công trình trọng điểm của đất nước. Phần II Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 Văn phòng là một bộ phận của hành chính học.Nó nghiên cứ về tổ chức hoạt động của một bộ phận công việc quan trọng trong công sở nhà nước và các cơ quan nhà nước.Tổ chức tốt hoạt động của văn phòng sẽ tạo được trình độ, năng lực của các công sở và giải quyết tốt quan hệ giữa công sở và công chức. Văn phòng là bộ phận tổng hợp giúp thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức; trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị. I. Thực trạng văn phòng ở tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: I.1. Sơ đồ hoạt động của Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Văn phòng tổng công ty hiện được tổ chức gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một Chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc. Tổ chức văn phòng tổng công ty xây dựng giao thông 8 được khái quát theo sơ đồ sau: Phó văn phòng Tổng hợp Văn thư lưu trữ Thông tin liên lạc. Quản trị Tổ bảo vệ thường trực Tổ xe Tiếp khách Tạp công Quay camera và photocopy Chánh văn phòng I.2. Chức năng nhiệm vụ của văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Căn cứ thông tư số 04/1998/TB-BLĐTBXH ngày 04 tháng 4 năm 1998 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hướng dẫn xây dựng tiêu chuẩn và thi nâng ngạch viên chức chuyên môn nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước kèm theo bản tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ dùng để xây dựng tiêu chuẩn các chức danh viên chức. Căn cứ điều lệ tổ chức và hoạt đọng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 theo quyết định số 2667/QĐ-TCCB-LĐ ngày 7 tháng 10 năm 1996 của bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và hướng dẫn số 277VB/TCCB-LĐ ngày 9 tháng 6 năm 1999 của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8. Văn phòng của Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 xây dựng chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn viên chức và định biên trình chủ tịch hội đồng quản trị và Tổng giám đốc duyệt như sau: 1. Chức năng: Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có chức năng tham mưu giúp việc cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc trong quản lý, điều hành công việc về các mặt cụ thể sau: 1. Tổng hợp tình hình chung của các đơn vị trực thuộc để báo cáo với lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo quản lý, điều hành mọi công việc của Tổng công ty. 2. Tổ chức các cuộc hội nghị của Tổng công ty các ngày lễ lớn của Tổng công ty, các cuộc ký kết các hợp đồng trong và ngoài nước, tổ chức các lễ khởi công, đọng thổ, khánh thành các dự án, mời và đón tiếp khách trong nước và ngoài nước dự các hội nghị và ngày lễ trên của Tổng công ty. Giải quyết công việc đối nội và đối ngoại của Tổng công ty. 3. Tổ chức quản lý hành chính từ Tổng công ty đến các công ty đơn vị trực thuộc. - Quản lý công văn giấy tờ đi, đến và hồ sơ lưu trữ tài liệu theo chức năng ngành dọc căn cứ theo điều lệ văn thư lưu trữ của nhà nước và pháp lệnh lưu trữ quốc gia. - Thừa lệnh Tổng giám đốc ký sao lục các văn bản pháp quy của nhà nước có liên quan đến việc điều hành công việc của Tổng công ty, giải quyết cấp giấy tờ nối trên. 4. Tổ chức, quản lý mạng lưới thông tin liên lạc toàn Tổng công ty. 5. Tổ chức chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty, phòng bệnh chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho CBCNV và chỉ đạo theo ngành dọc của tổ chức y tế. Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và thủ trưởng cơ quan để giải quyết công tác trong cơ quan như sau: 6. Tổ chức thường trực và bảo vệ cơ quan giữ vững an toàn trật tự và an ninh trong cơ quan. Đảm bảo cho cơ quan làm việc được duy trì. - Quản lý và tổ chức bố trí sắp xếp lái xe phục vụ tố công tác cho lãnh đạo và các phòng đi công tác. - Nghiên cứu bố trí sắp xếp nơi làm việc trong cơ quan. 2. Nhiệm vụ: Nhiệm vụ chính của văn phòng tổng công ty gồm: 1. Theo dõi tổng hợp mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty hàng tháng, hàng quý hàng năm.Vào ngày cuối tháng nhận báo cáo của các công ty, đơn vị trực thuộc về các lĩnh vực : - Thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Tình hình hoạt động chung của đơn vị. - Những vướng mắc và đề nghị với tổng công ty giúp đỡ,giải quyết Đầu tháng trình những vấn đề lên chủ tịch hội đồng quản trị và Tang giám đốc giải quyết. 2. Xây dựng lịch làm việc hàng tuần của Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc. 3. Thông báo và mời dự hội nghị sơ tổng kết,các cuộc giao ban và họp đột xuất của lãnh đạo tổng công ty.Tham gia và ghi chép biên bản các cuộc họp gioa ban của HĐQT, của Tổng giám đốc Thông báo kết luận những vấn đè quan trọng của HĐQT,của Tổng giám đốc để các bộ phận có liên quan thực hiện. - Các cuộc họp hoặc tập huấn chuyên đề do các phòng chức năng tổ chức phải được lãnh đạo tổng công ty duyệt và đồng ý và văn phòng thông báo mời các thành phần dự họp. 4. Lập dự toán và thuê mướn hộ trường,địa điểm để tổ chức các cụôc hội nghị, các ngày lễ lớn của tổng công ty,và ký kết hợp đồng dự án,lễ khởi công động thổ và lễ khánh thành dự án. 5. Tiếp nhận công văn giấy tờ ở các nơi gửi đến, căn cứ theo tính chất các loại công văn trình lãnh đạo Tổng công ty rồi tiếp nhận lại sau khi có ý kiến giải quyết của lãnh đạo để phân phối cho các phòng nghiệp vụ đảm bảo chính xác, kịp thời, nhanh chóng. 6. Theo dõi, đôn đốc giải quyết công văn giấy tờ gửi đi, có biện pháp giúp lãnh đạo Tổng công ty và các phòng nghiệp vụ giải quyết tốt công văn giấy tờ đảm bảo tính thơì gian và đúng với qui định,thủ tục nguyên tắc hành chính. Phát hiện và có biện pháp uốn nắn kịp thời những trường hợp sai sót. “Tất cả công văn đã do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan ký đều phải được chánh, phó văn phòng xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi đưa ký và đưa gửi” (Điều 11 - Điều lệ về công văn giấy tờ, công tác lưu trữ). 7. Nhận các bản thảo công văn của các phòng nghiệp vụ lý duyệt cho đánh máy và photocopy. Chỉ giải quyết cho đánh máy và photocopy các bản thảo có chữ ký mẫu của các đồng chí lãnh đạo phòng và đã được lãnh đạo Tổng công ty duyệt phê chuẩn. 8. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ của các đơn vị trong toàn Tổng công ty. Hướng dẫn chỉ đạo các đơn vị trực thuộc Tổng công ty về mặt nghiệp vụ văn thư lưu trữ. 9. Quản lý tốt giấy giới thiệu, giấy đi đường và các giấy tờ công văn khác thuộc phạm vi văn bản pháp qui của nhà nước. - Quản lý sử dụng các loại con dấu của Tổng công ty theo đúng chế độ và điều lệ của văn thư lưu trữ và nghị định 62 của chính phủ. 10. Sao lại các văn bản pháp qui của nhà nước có liên quan đến Tổng công ty để hướng dẫn các công ty đơn vị thực hiện. 11. Quản lý nhà nước, tài sản của cơ quan bao gồm nhưng trang thiết bị phục vụ làm việc sinh hoạt trong cơ quan. - Có kế hoạch sửa chữa nhà cửa, bàn ghế, tủ, máy điều hoà, máy vi tính, xe ô tô, nước trong cơ quan. Trang bị mua sắm thay thế bàn ghế tủ đã hư hỏng. 12. Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho cơ quan bao gồm chi tiêu trong các cuộc hội nghị, tiếp khách, mua sắm trang thiết bị cho cơ quan và sửa chữa lớn cho cơ quan hàng năm, hàng quý và đột xuất. - Ký kết các hợp đồng sửa chữa cải tạo nhà làm việc, ô tô con, thuê mướn hội trường, địa điểm phục vụ cho hội nghị và các lễ lớn. 13. Đảm bảo thông tin liên lạc kịp thời chính xác, bí mật giữa Tổng công ty với các chúng tôi đơn vị trực thuộc để giúp cho lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh được kịp thời, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ cho các đơn vị trực thuộc về quản lý, sử dụng mạng vô tuyến điện. - Theo dõi và quản lý Fax đi, đến của Tổng công ty. - Quan hệ với các cơ quan:trung tâm tần số, tổng cục bưu điện, Bộ Nội vụ(A22) để xin phép, ra hạn giấy phép và quản lý thông tin liên lạc từ tổng công ty đến các công ty đơn vi trực thuộc. 14. Có kế hoạch chỉ đạo công tác y tế của Tổng công ty.Theodõi và thông báo kịp thời các đợt dịch bệnh phát sinh để chỉ đạo các đơn vị phòng chống dịch bệnh, vệ sinh môi trường,giải quýêt tốt bệnh nghề nghiệp, bệnh xã hội.Theo dõi và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên cơ quan. 15. Làm tốt công tác thường trực và bảo vệ cơ quan. Quản lý và theo dõi,phân loại khách đến làm việc với lãnh đạo Tổng công ty và các phòng chức năng, các cơ quan đoàn thể của Tổng công ty - Tuần tra kiểm soát để giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội và phòng trống hoả hoạn, các tệ nạn cờ bạc, rượu chè bê tha trong cơ quan Tổng công ty. 16. Quản lý tốt xe ô tô con của văn phòng Tổng công ty. Bố trí sắp xếp phương tiện ô tô phục vụ cho lãnh đạo và các cơ quan đoàn thể, các phòng chức năng nghiệp vụ đi công tác được kịp thời. 17. Sửa chữa xe ô tô, điện, nước trong cơ quan kịp thời đáp ứng cho làm việc trong ngày của cơ quan. Phục vụ video cho các cuộc hội nghị, ngày lễ của Tổng công ty. 18. Đảm bảo vệ sinh khu vực cơ quan sạch sẽ, đáp ứng cho làm việc của cơ quan. III. Tình hình hoạt độngcủa văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Với chức năng nhiệm vụ của văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8, trong quá trình thực hiện của mình, văn phòng đã tham mưu giúp cho hội đồng quản trị, ban tổng giám đốc điều hành hoạt động của Tổng công ty đạt hiệu quả tích cực Tổ chức văn phòng bao gồm 9 bộ phận với 21 cán bộ công nhân viên, trực tiếp lãnh đạo là một chánh văn phòng và một phó văn phòng giúp việc. Về công tác tổng hợp cho lãnh đạo : Trọng tâm của mặt công tác này là xây dựng việc chỉ đạo thực hiện các chủ trương của tổng công ty, cụ thể là giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng các kế hoạch, truyền đạt kịp thời các quyết định, kiểm tra các đơn vị trong việc triển khai, thực hiện các chủ trương của lãnh đạo Tổng công ty. Công tác văn phòng giúp lãnh đạo Tổng công ty chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn,phối hợp các phòng nghiệp vụ ban hành các văn bản nhằm triển khai thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của Tổng công ty, cụ thể: Thường xuyên nắm bắt tình hình, phản ánh kịp thời với lãnh đạo việc chỉ đạo, thực hiện công tác kiểm tra, các văn bản, các báo cáo về tình hình số liệu của các đơn vị trước khi trình kí,tổng hợp các tình hình chung của tổng công ty để báo cáo cho lãnh đạo. Thừa lệnh lãnh đạo tiếp khách đến quan hệ, giao dịch công tác với tổng công ty, lập các chương trình làm việc của khách với lãnh đạo Thực hiện chấn chỉnh ban hành văn bản đúng thủ tục và thể thức nhằm đạt được hiệu quả cao.. Về công tác văn thư lưu trữ : Hàng ngày,cán sự văn thư lưu trữ tiếp nhận công văn giấy tờ của các cơ quan hữu quan và các cơ quan đơn vị trực thuộcgửi đến. Vào sổ và quản lý tốt công văn, quyết định gửiđi đảm bảo nhanh chóng kịp thời đúng nguyên tắc Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty Hướng dẫn các cơ quan đơn vị về nghiệp vụ văn thư lưu trữ, bảo quản tốt công văn giấy tờ Quản lý và sử dụng tốt con dấu của tổng công ty, các loại giấy tờ khống chỉ,giấy giới thiệu giấy đi đường. Quản lý,lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định Mua sắm và phân phối văn phòng phẩm hàng tháng cho cơ quan. Thông báo các cuộc họp của tổng công ty. Số lượng công văn, giấy tờ đến cơ quan ngày không ngừng tăng tương đương với sự tăng lên của công văn thì cũng là sự tăng khối lượng công việc của văn phòng lên. Để đẩm bảo nâng cao chất lượng của công tác này. Tổng công ty đã có những quy định cụ thể cho việc giải quyết công văn đến và đi.Trong công tác chỉ đạo nghiệp vụ, văn phòng thường xuyên có công văn hướng dẫnđến các công ty đơn vị trực thuộc thực hiện tốt các nghị định 142CP ngày 28/9/1963 của HĐBT về điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định 62/Cp của chính phủvề quản lý và sử dụng con dấu Trong công tác thông tin: Thực hiện các nhiệm vụ kĩ thuật thường xuyên lập lại (thông tin và xử lý số liệu) Văn phòng thu thập cácthông tin qua nhiều kênh,để giúp cho việc xây dựng báo cáo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh của tổng công ty, cung cấp phổ biến thông tin, sử dụng thông tin một cách có hiệu quả.Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục như :xin phép mỏ mạng thông tin liên lạc mới Quản lý tốt máy FAX của cơ quan Phát hiện những bát hợp lý trong công tác thông tin liên lạc ở Tổng công ty và đề xuất biện pháp sử lý, khắc phục kỹ thuật theo trách nhiệm được giao Đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Phụ trách công tác quản trị: xây dựng các kế hoạch mua sắm thiết bị, kiểm kê tài sản cố định hàng năm, lập dự toán chi tiêu hàng năm của cơ quan. Tại các phòng làm việc của Văn phòng của tổng công ty xâydựng công trình giao thông 8 được trang bị máy móc thiết bị khá hiệ đại như: Máy vi tính, máy điều hoà nhiệt độ, bàn ghế, điện thoại và các văn phòng phẩm..., các phương tiện như: xe ôtô để bố trí các bộ phận đi công tác và sử dụng trang thiết bị văn phòng một cách có hiệu quả.Văn phòng có trách nhiệm theo dõi,điều hành các bộ phận như : Bộ phận bảo vệ, thường trực, bộ phận tổ xe,bộ phận tiếp khách, bộ phận tạp công. Phần III Nhận xét chung I. Nhận xét chung hoạt động của tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 về cácmặt ưu, nhược điểm: Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có 16 đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập. Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có 4 doanh nghiệp đạt hạng I và 12 doanh nghiệp đạt hạng II. Tổng công ty đã luôn quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Tổng công ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có được tăng lên nhiều so với những năm trước đây. Công tác quản lý kinh tế và các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh...được nâng cao và được cụ thể hoá,quy định bằng nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hướng cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các mặt công tác khác của đơn vị. Bên cạnh đó Tổng công ty đã chú trọng đầu tư máy móc, trang thiét bị hiện đại phục vụ cho thi công các công trình trọng điểm (giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ). Năng lực, trình độ quản lý và sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải. Trong sự trưởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn vị đạt hiệu quả kinh tế cao, nhưng bên cạnh đó còn có một số đơn vị hoạt động kém hiệu quả. Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả như nêu ỏ trên, về thực trạng trong tổng công ty vẫn còn những đơn vị đang còn tồn tại mà tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục : Một số đơn vị được tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn nhưng đơn vị chưa thực sự năng động trong việc bố trí nhân lực và công nhân lành nghề để phát huy được hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng trưởng chậm, tình hình tài chính bị mất cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn. Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp thị, không tìm kiếm và mở rộng được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát triển chung của Tổng công ty. Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún,chưa mạnh dạn đầu tư thiết bị, nhân lực, chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các dự án quốc tế lớn, chưa đáp ứng được yêu cầu chung của Tổng công ty. II. Nhận xét về hoạt động Văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8: Công tác văn phòng của tổng công ty xây dựng giao thông 8 đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 21 cán bộ công nhân viên được bố trí ở 9 bộ phận), là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp phần cho sự phát triển và vững mạnh của tổng công ty. Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao. Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của chánh, phó văn phòng. Ngoài ra, trong công tác chuyên môn mà văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm. cán bộ công nhân viên của văn phòng luôn được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ 8 để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Bên cạnh những thành tựu đã đạt được: văn phòng Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 còn có mặt hạn chế cần khắc phục: Có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng: + Bộ phận thi đua khen thưởng, báo chí tuyên truyền lẽ ra là thuộc chức năng nhiệm vụ của tổ chức cán bộ thì lại được giao cho, Đảng uỷ của tổng công ty thực hiện. + Công tác tổng hợp báo cáo 6 tháng, hàng năm là chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì được bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch. - Trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Chánh văn phòng xem xét trước rồi mới chuyển đến Tổng giám đốc. Như vậy sẽ giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải quyết những công việc sự vụ, tránh lãng phí thời gian cho Tổng giám đốc. Hơn nữa, nhiều khi Tổng giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải quyết công vụ, đôi khi không đưa ra những quyết định được nhanh chóng, kịp thời, hợp lý trong điều kiện kinh tế - xã hội hiện nay. kết luận Trong công cuộc xây dựng đất nước hiện nay, Nhà nước ta đang chủ chương đổi mới về các mặt kinh tế - văn hoá - xã hội -hành chính... Đây là một chủ chương đúng đắn được hình thành từ sự phân tích khách quan toàn diện về tình hình kinh tế – văn hoá - xã hội – hành chính của nước ta cũng như của nước khác. Xuất phát từ yêu cầu đổi mới của Nhà nước và tình hình kinh tế – xã hội hiện nay, các tổ chức, cơ quan phải mạnh về mọi mặt mới có thể tạo được sự chuyển biết tích cực nhằm thực hiện nhiệm vụ của cơ quan mình góp phần thúc đẩy cho nền kinh tế phát triển. Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành giao thông vận tải, trong những năm gần đây Tổng công ty hoạt động có nhiều đổi mới, ngày càng phát huy mạnh mẽ vai trò và hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổng công ty đã mạnh dạn cải tiến hoạt động về chuyên môn nghiệp vụ và cả về mặt quản lí hành chính, trước hết là về tổ chức bộ máy và phương pháp quản lí. Văn phòng tổng công ty là bộ phận thường trực, có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp tổng công ty trong việc lãnh đạo, đề xuất các ý kiến, đảm bảo cho quá trình làm việc của tổng công ty được xuyên suốt thống nhất. Với vị trí quan trọng như vậy, văn phòng đã củng cố, tăng cường sắp xếp cơ cấu tổ chức nhân sự giúp cho hoạt động của tổng công ty ngày càng hiệu quả. Tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn đổi mới hiện nay, việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của văn phòng tổng công ty cũng cần có sự đổi mới, hoàn thiện cao hơn. Qua quá trình thực tập tại văn phòng tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8, em thấy giữa kiến thức lí luận với thực tiễn gắn bó chặt chẽ với nhau. Điều đó giúp cho bản thân em nhận thức và nâng cao trình độ của mình. Em xin trân trọng cảm ơn sự quan tâm và giúp đỡ của cán bộ Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Mục lục