Trắc nghiệm năng lực quản lý nhóm

Trắc nghiệm năng lực quản lý nhóm Sau loạt bài về kỹ năng phỏng vấn, một phần trong quản lý nhân sự dành cho các lãnh đạo cấp trung - hay còn gọi là Cán bộ quản lý nhóm trực tiếp, xin giới thiệu tiếp loạt bài về Kỹ năng quản lý nhóm dự án. Tài liệu training dành cho nhân viên FPT - do thầy Vũ Văn Tuấn - công ty Organizational Capacity Development (ODC) biên soạn. Xin vui lòng dùng trong hạn chế. Để bắt đầu, xin mời mọi người tham gia một tình huống trắc nghiệm gồm có 20 câu hỏi theo suốt quá trình thực hiện dự án. Mỗi câu trả lời sẽ có điểm từ 0 đến 5 điểm, mọi người khi trả lời yêu cầu có giải thích vì sao mình chọn đáp án đó. Ai có số điểm trên 75/100 thì xin chúc mừng, bạn là một người quản lý nhóm thiên tài (hihi, mình được 73/100 - sắp thành thiên tài - hay thiên tai ). Và đây là tình huống: Tổ chức bạn vừa ký hợp đồng với khách hàng bên ngoài. Hợp đồng này kéo dài trong một năm và chia nhỏ ra từng giai đoạn như sau: - Giai đoạn nghiên cứu và phát triển: 6 tháng. - Giai đoạn thử nghiệm: 1 tháng. - Tổ chức sản xuất: 5 tháng. Bên cạnh những rủi ro trong giai đoạn nghiên cứu và phát triển, cả ban quản lý trong tổ chức của bạn và khách hàng đều khẳng định tầm quan trọng của việc đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn, tiết kiệm chi phí và với kết quả tốt. Khi chuẩn bị bàn luận chứng kỹ thuật sáu tháng trước đây, bạn đã lên kế hoạch và dự toán ngân sách cho dự án. Cán bộ dự án dự tính sẽ bao gồm 5 nhân viên làm toàn bộ thời gian cho dự án cùng với sự ủng hộ và hỗ trợ của các nhân viên của các bộ phận chức năng khác. Vì nguồn lực của tổ chức có hạn, do vậy ban giám đốc quyết định phân phối cán bộ cho dự án như sau: - Tiến: là một kỹ sư tài ba, đôi chút hay tự ái, song phối hợp rất tốt với bạn ở các dự án trước. Bạn đã đề nghị đích danh Tiến và rất may là anh ta đã được cấp trên đồng ý cho dù dự án của bạn chưa phải là dự án được ưu tiên cao trong đơn vị tại thời điểm này. Tiến được đánh giá cao cả về mặt chuyên môn kỹ thuật và năng lực quản lý. Có lẽ anh được xếp vào một trong các kỹ sư giỏi nhất đơn vị. Tiến sẽ được biệt phái hoàn toàn cho dự án của bạn torng suốt thời gian diễn ra dự án. - Bình: Bắt đầu làm tại đơn vị hơn một năm trước đây và có thể hơi ủy mị. Người quản lý trực tiếp của Bình đặt rất nhiều hy vọng vào anh ta. Ông ta muốn đào tạo Bình qua việc tham gia vào dự án này. Bình cũng là người được biệt phái hoàn toàn cho dự án. - Cành: Cô đã làm việc ở tổ chức này được 20 năm và chưa bao giờ làm việc trong dự án trước đây của bạn. Cành cũng được biệt phái hoàn toàn cho dự án. - Giang: Anh ta đã làm việc ở đơn vị được 6 năm, nhưng cũng chưa bao giờ làm việc cùng dự án với bạn. Người quản lý của Giang nói với bạn rằng Giang sẽ chỉ dành nửa thời gian làm việc cho dự án của bạn cho đến khi nào anh ta hoàn thành công việc cần thiết của một dự án khác. Về mặt lý thuyết, Giang sẽ có khả năng làm việc hoàn toàn trong dự án của bạn sau 1 hoặc 2 tháng nữa. Giang cũng được đánh giá là một trong các nhân viên có khả năng của tổ chức. Ban quản lý mới thông báo cho bạn rằng sẽ không còn ai nữa cho vị trí thứ 5 trong dự án. Bạn sẽ phải tăng công việc cho các thành viên khác. Điều rõ ràng là khách hàng không hoàn toàn yên tâm và thoải mái với thực tế này. Trong các tình huống dưới đây, xin hãy chọn một câu trả lời mà bạn cho là tốt nhất. Xin lưu ý rằng các cá nhân này chỉ làm việc với bạn "tạm thời", họ sẽ làm việc "lâu dài" với những người quản lý trực tiếp trong đơn vị họ, cho dù hiện nay tất cả họ đang làm việc tại văn phòng dự án bạn. Tình huống 1: Các thành viên trong dự án đã được thông báo là có cuộc họp đầu tiên vào sáng hôm nay. Tất cả họ đã nhận được thư báo về địa điểm, thời gian của cuộc họp đầu tiên này. Tuy nhiên, họ chưa nhận được các thông tin chi tiết liên quan đến dự án trừ một điều là dự án sẽ kéo dài ít nhất là một năm. Đối với tổ chức bạn thì đây được xem là một dự án dài hạn. Chiến lược của bạn trong cuộc họp này nên là: A - Vì các thành viên trong nhóm dự án đã nhận thức rõ động lực của việc tham gia dự án này. (Nếu không, họ đã không được phân công vào dự án), do vậy, trong cuộc họp bạn chỉ đơn giản chào đón họ và phân công công việc. B - Phân tích và chỉ rõ những lợi ích mà nhóm dự án sẽ nhận được, qua đó tạo ra động lực khuyến khích các thành viên trong nhóm. Trong cuộc họp bạn hạn chế tối đa các thảo luận về chi tiết dự án. C - Bạn sẽ giải thích chi tiết về nội dung, yêu cầu của dự án và đề nghị các thành viên góp ý kiến. Bạn cố gắng khuyến khích mọi người đưa ra các giải pháp và có các quyết định mang tính tập thể. D - Cuộc họp này nên tập trung vào việc thảo luận và xác định các chi tiết về mặt kỹ thuật của dự án như: các yêu cầu, các tiêu chuẩn thực hiện, và những mong muốn về kết quả khi dự án hoàn thành. Đáp án Tình huống 1: A - Bạn có thể thực hiện giải pháp này trong trường hợp uy tín lãnh đạo của bạn được thể hiện rõ. Vì trước đây, ba người trong số những người tham gia dự án này chưa làm việc cho bạn, do vậy cần phải có một số hành động để thể hiện mình (0 điểm) B - Sự khuyến khích và động viên toàn nhóm sẽ rất có ích. Việc xây dựng nhóm cần phải được bắt đầu bằng việc chỉ ra cho nhân viên thấy họ sẽ có được những lợi ích như thế nào khi tham gia vào dự án. Thường thường, đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất cho các dự án dài hạn (5 điểm) C - Đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất nếu như mọi nhân viên đều hiểu rõ dự án. Tuy nhiên trong trương hợp này, không nên hy vọng quá nhiều vào sự đóng góp của nhân viên khi mới bắt đầu dự án (3 điểm) D - Cách tiếp cận theo kiểu này là quá mạnh, trong thời điểm này bạn nên nhấn mạnh vào việc xây dựng nhóm. Đối với các dự án dài hạn, trước tiên, mọi người nên có cơ hội để biết về những người cùng làm việc với mình (2 điểm) Tình huống 2: Bạn phát cho các thành viên trong nhóm mỗi người một bản copy của luận chứng kinh tế kỹ thuật của dự án (bản chính thức mang đấu thầu và đã thắng thầu) cùng một mẩu thư "mật" mô tả các giả định và những hạn chế mà bạn đã cân nhắc khi viết bản dự án đề xuất. Bạn đề nghị nhóm xem xét lại các tài liệu và chuẩn bị đưa ra các kế hoạc chi tiết thực hiện dự án vào cuộc họp vào ngày thứ hai tới. Trong cuộc họp xây dựng kế hoạch ngày thứ hai, bạn phát hiện ra rằng Tiến (người đã làm việc với bạn trước đây) đã thực hiện vai trò "chịu trách nhiệm" và làm một số công việc mà đáng ra thuộc trách nhiệm của người khác. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Điều này có thể là một tình huống có lợi. Tuy nhiên, bạn muốn hỏi liệu các thành viên khác có muốn xem xét các kế hoạch của Tiến hay không. B - Hỏi riêng các thành viên trong nhóm dự án về cảm nhận của họ đối với hành của Tiến. Nếu họ có gì phàn nàn thì trao đổi lại với Tiến. C - Đề nghị các thành viên tự xây dựng lịch trình dự án và sau đó so sánh kết quả với nhau. D - Trao đổi riêng với Tiến về những tác động của các hành vi của anh ta đối với hoạt động lâu dài của nhóm dự án. Đáp án tình huống 2: A - Không làm gì cả. Không nên phản ứng quá mức. Bạn có thể cải thiện được hiệu suất công việc mà không làm tổn hại về mặt tinh thần. Trước tiên. Hãy xem xét những ảnh hưởng của Tiến đến toàn nhóm. Nếu các thành viên khác chấp nhận Tiến như là một người lãnh đạo không chính thức, vì trước đây anh ta đã làm việc cho bạn, thì kết quả có thể rất khả quan (5 điểm) B - Việc này có thể làm cho cả nhóm tin rằng có một vấn đề gì đó giữa bạn và Tiến, nhưng trong thực tế không có vấn đề gì cả (0 điểm) C - Điều này làm tăng năng suất công việc và sự cố gắng của mọi người và nó thể hiện khả năng lãnh đạo của bạn. Hiệu suất công việc có thể không giống nhau (2 điểm) D - Đây có thể là một quyết định vội vàng và có thể làm cho Tiến phản ứng quá mức và làm giảm hiệu suất làm việc (3 điểm) Tình huống 3: Nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong việc đặt ra các lịch trình thực tế thỏa mãn các yêu cầu quan trọng của khách hàng. Họ luôn đưa ra các câu hỏi thích đáng và dường như là luôn có các quyết định đúng, song vẫn còn nhiều khó khăn. A - Bạn sẽ chẳng làm gì cả. Nếu nhóm của bạn tốt, cuối cùng rồi họ cũng giải quyết được vấn đề này. B - Khuyến khích các thành viên của nhóm tiếp tục công việc, và gợi ý với họ về một số giải pháp có thể. Sau đó để ho tự quyết định và giải quyết vấn đề này. C - Chủ động tham gia tích cực giúp nhóm giải quyết vấn đề. Giám sát chặt chẽ quá trình xây dựng kế hoạch cho đến khi hoàn thành. D - Nhận trách nhiệm về mình và trực tiếp giải quyết vấn đề cho nhóm. Bạn có thể sẽ phải tiếp tục định hướng họ Đáp án tình huống 3: A - Bạn có thể tạo sức ép cho các thành viên trong nhóm bằng cách để cho cả nhóm phải quá cố gắng. Động lực làm việc có thể bị ảnh hưởng và kết quả sẽ dẫn đến sự thất vọng hay không hài lòng (1 điểm) B - Các thành viên của nhóm luôn hy vọng nhận được sự ủng hộ và ý kiến góp ý từ người quản lý dự án. Làm nhu vậy, bạn sẽ củng cố được mối quan hệ với cả nhóm (5 điểm) C - Phương pháp tiếp cận này sẽ tốt nếu như có rất ít sự quan tâm của bạn. Bạn cần phải để cho nhóm tự suy nghĩ, tìm ra giải pháp mà không cần có những hướng dẫn tiếp theo (4 điểm) D - Hành động này là quá sớm và nó có thể cản trở sự sáng tạo. Nhóm có thể sẽ để cho bạn làm tất cả mọi việc (0 điểm) Tình huống 4: Nhóm của bạn đã lập được một lịch trình lạc quan cho dự án. Những người quản lý các bộ phận chức năng của Tổ chức đã xem xét lịch trình này và khẳng định rằng họ không thể giúp nhóm bạn thực hiện theo đúng tiến độ đề ra. Tâm lý của nhóm bạn hiện đang rất nặng nề. Họ đã mong đợi được chấp nhận những góp ý xây dựng chứ không phải là nhận những lời phản đối "nhẫn tâm" như vậy. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Đây là chuyện bình thường của các dự án kiểu này và nhóm của bạn cần phải học để đối phó với nó. B - Triệu tập một cuộc họp đặc biệt để nhóm thảo luận vè vấn đề này và đề nghị nhóm góp ý kiến. Cố gắng để giải quyết vấn đề này. C - Gặp riêng từng người trong nhóm để động viên và giải thích. Nói cho họ biết về chách giải quyết vấn đề này ở những dự án trước bằng những sự "đánh đổi" và tác động liên tiếp. Điều này thể hiện rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ, ủng hộ và có lời khuyên cho nhóm hoạt động. D - Nhận trách nhiệm về mình và tìm cách giải quyết vấn đề này bằng cách thay đổi lịch trình dự án Đáp án tình huống 4 A - Nếu như đang có một vấn đề thì cần phải làm một điều gì đó để giải quyết nó. Những loại vấn đề này không tự nó mất đi (0 điểm) B - Điều này sẽ làm cho vấn đề phức tạp hơn và có thể làm cho tình hình trở nên tồi tệ đi. Tổ chức họp nhóm có thể chứng minh được sự ủng hộ của bạn đối với nhóm, nhưng cũng có thể ngược lại (1 điểm) C - Các cuộc họp riêng sẽ cho phép bạn đánh giá lại tình hình và củng cố các mối quan hệ cá nhân đối với các nhân viên. Bạn sẽ có thê đánh giá được tầm quan trọng của vấn đề (5 điểm) D - Đây là một quyết định vội vàng. Thay đổi lịch trình của nhóm có thể làm cho tinh thần làm việc của nhóm trở nên xấu đi. Tình huống này đòi hỏi phải có sự lập lại kế hoạch, nhưng không nên thay đổi quá nhiều ngay một lúc ( 2 điểm) Tình huống 5: Các phòng chức năng đã bắt đầu làm việc, nhưng vẫn còn chỉ trích về lịch trình dự án. Nhóm của bạn rất không hài lòng với một số người từ các phòn ban tham gia cùng tực hiện dự án. Nhóm cho rằng họ là những người không đủ khả năng thực hiện các yêu cầu của công việc. Bạn nên: A - Không làm gì cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn (với những bằng chứng cụ thể) rằng những người được phân công này không thể thực hiện và hoàn thành các công việc cần thiết. B - Thông cảm với nhóm và động viên họ thích ứng với tình trạng này cho đến khi tìm được phương án tốt hơn thay thế. C - Đánh giá rủi ro có thể xảy ra và đề nghị nhóm có ý tưởng giải quyết. Cố gắng xây dựng một kế hoạch dự phòng trong trường hợp vấn đề trở nên nghiêm trọng. D - Gặp gỡ trực tiếp các nhà quản lý chức năng và nói rõ về mối quan tâm và lo lắng của bạn. Đề nghị họ cử những nhân viên khác. Đáp án tình huống 5: A - Nước đến chân mới nhảy không phải là một cách quản lý tốt. Vì sao lại phải trì hoãn đến khi điều đó xảy ra và sau đó lại lãng phí thời gian để lập lại kế hoạch? (0 điểm) B - Tình huống này đòi hỏi có sự quan tâm ngay lập tức của bạn. Sự cảm thông với nhóm có thể không giúp được gì nếu như mọi người đang trông chờ vào sự lãnh đạo của bạn (2 điểm) C - Đây là sự kết hợp đúng đắn giữa việc lấy ý kiến của mọi người và việc lập kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất trắc có thể xảy ra. Đối với những tình huống này, sự kết hợp này là rất quan trọng (5 điểm) D - Điều này có thể làm cho vấn đề nghiêm trọng hơn trừ khi bạn chứng minh được rằng trên thực tế, những nhân viên này thực hiện công việc hoàn toàn không tốt (1 điểm) Tình huống 6: Kết quả công việc của Bình với tư cách thành viên của nhóm dự án bắt đầu giảm sút. Bạn không biết chắc chắn là có phải đơn giản chỉ vì anh ta thiếu kỹ năng, không thể chịu đựng được những sức ép lớn, hoặc là anh ta không thể đảm nhận thêm một công việc nảy sinh do vị trí thứ 5 của dự án bị bỏ trống. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Vấn đề này có thể chỉ là tạm thời và bạn chưa tìm thấy những ảnh hưởng cụ thể nào của nó đối với dự án. B - Trao đổi riêng với Bình, tìm ra nguyên nhân và đề nghị anh ta có cách giải quyết. C - Triệu tập cuộc họp và thảo luận về mức độ và tình hình giảm sút năng suất và kết quả công việc. Đề nghị nhóm đưa ra các giải pháp và hy vọng là Bình sẽ nhận ra vấn đề. D - Phỏng vấn những thành viên khác trong nhóm xem họ giải thích các hành động của Bình như thế nào. Đề nghị họ giúp Bình bằng cách góp ý với anh ta. Đáp án tình huống 6: A - Các vấn đề nên được làm rõ để tìm giải pháp thích hợp cho nó. Trên thực tế, vấn đề này có thể tự mất đi hoặc đơn giản do Bình không nhận ra rằng kết quả công việc của anh ta chưa đạt tiêu chuẩn (0 điểm) B - Thông tin phản hồi lại ngay là điều tốt nhất. Bình cần phải được biết về các đánh giá của bạn. Điều này chứng tỏ sự quan tâm của bạn tới việc giúp đỡ anh ta tiến bộ (5 điểm) C - Đây không phải là vấn đề của nhóm. Vì sao lại đề nghị nhóm làm công việc của chính bạn? Bạn nên trực tiếp giải quyết là tốt nhất. (0 điểm) D - Như đã nói ở trên, đây là vấn đề của bạn, không phải là vấn đề của nhóm. Bạn có thể hỏi ý kiến của nhóm, nhưng đừng có đề nghị nhóm làm công việc của bạn (0 điểm) Tình huống 7: Giang, người chỉ dành một nửa thời gian cho các công việc của dự án, đã nộp cho bạn bản báo cáo về tiến trình làm việc của dự án trong thời gian qua. Bản báo cáo này sẽ được gởi cho khách hàng và cán bộ quản lý cấp cao sau khi bạn phê chuẩn. Báo cáo này là là có thể chấp nhận được về mặt hình thức nhưng nó hoàn toàn không phải là bản báo cáo mà bạn mong đợi từ phía Giang. Giang nói rằng, trong hai tuần vừa qua, anh ta quá bận với các công việc của một dự án khác và mong bạn thông cảm. Bạn nên: A - Thông cảm với Giang và đề nghị anh ta viết lại bản báo cáo. B - Nói với Giang rằng bảng báo cáo này là hoàn toàn không thể chấp nhận được nếu anh ta là một thành viên chính thức của dự án. C - Yêu cầu cả nhóm giúp đỡ Giang viết lại bản báo cáo bởi vì một bản báo cáo tồi sẽ ảnh hưởng tới cả nhóm. D - Yêu cầu một thành viên khác của dự án viết lại bản báo cáo của Giang. Đáp án tình huống 7: A - Giang đã không có được một bản báo cáo tốt vì phải hoàn thành một dự án khác. Giang cần thêm thời gian để có đươc bản báo cáo hoàn hảo hơn. Hãy cho anh ta cơ hội để làm việc đó (5 điểm) B - Gây áp lực đối với Giang có thể không phải là biện pháp tốt nhất bởi vì anh ta đã hoàn toàn hiểu vấn đề. Động viên bằng việc gây áp lực thường không phải là phương pháp tốt (3 điểm) C - Các thành viên khác của nhóm không nên làm phức tạp vấn đề này trừ khi đây là một báo cáo nhóm. D - Như đã nói ở trên, đừng có đặt gánh nặng lên thành viên khác của nhóm, trừ khi là họ tự nguyện. Tình huống 8: Bạn đã hoàn thành giai đoạn nghiên cứu và phát triển của dự án và đang bước sang giai đoạn hai: giai đoạn thử nghiệm. Bây giờ đang là tháng thứ 7 mà dự án được tiến hành trong 12 tháng. Các kết quả của giai đoạn một chỉ ra rằng bạn đã quá lạc quan khi dự đoán về giai đoạn hai và có một khả năng rất cao là bạn sẽ không hoàn thành đúng thời hạn của dự án ít nhất 2 tuần. Khách hàng của bạn có thể sẽ không hài lòng. Bạn sẽ: A - Không làm gì cả. Nhất định sẽ có giải pháp cho các vấn đề đó và dự án sẽ kết thúc đúng thời hạn. B - Tổ chức cuộc họp tất cả các thành viên của dự án để thảo luận về tinh thần làm việc của mỗi người trước nguy cơ có thể không đạt tiến độ của dự án. Nếu tinh thần làm việc được nâng lên thì vấn đề này có thể được giải quyết. C - Tổ chức cuộc họp nhóm dự án để tìm kiếm giải pháp nâng cao năng suất làm việc trong giai đoạn hai. Bạn hy vọng rằng cả nhóm sẽ tìm ra được giải pháp. D - Đây là sự kiện bất ổn và bạn cần phải thể hiện vai trò lãnh đạo của mình. Bạn cần phải tiến hành kiểm tra và giúp đỡ nhóm của bạn trong việc tìm ra giải pháp hợp lý nhất. Đáp án tình huống 8: A - Không làm việc gì khi có những điều bất thường xảy ra là quyết định rất tồi tệ. Điều này có thể làm cho nhóm thất vọng và mọi thứ mà bạn đã xây dựng nên có thể bị phá hủy. B - Vấn đề ở đây là sự trì hoãn lịch trình dự án, chứ không phải là vấn đề về tinh thần làm việc của nhân viên. Trong trường hợp này, buộc mọi người thảo luận về tinh thần làm việc là điều không hợp lý. C - Việc để nhóm ra quyết định là có thể được nhưng có thể gặp khó khăn vì hạn chế về thời gian. Hiệu suất công việc có thể sẽ không liên quan tới tiến độ thực hiện dự án (3 điểm) D - Đây là thời điểm cả nhóm đang trông chờ vào sự lãnh đạo cứng rắn của bạn. Hiệu quả của nhóm trong trường hợp này không phải là vấn đề quan trọng vì họ không thể giải quyết được mọi vấn đề (5 điểm) Tình huống 9: Những cố gắng thay đổi lịch trình của bạn đã thành công. Các nhà quản lý chức năng đã có sự ủng hộ đầy đủ và bạn muốn mọi việc sẽ tiến hành theo đúng lịch trình này. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Nhóm của bạn đã xem xét kỹ các vấn đề và đang tiến hành tất cả các công việc mà họ phải làm. B - Cố gắng áp dụng một số hình thức khuyến khích cả bằng tiền và không bằng tiền cho nhóm của bạn (ví dụ: thưởng cho các nhà quản lý một số ngày nghỉ, hay tổ chức các buổi ăn tối cho cả nhóm) C - Thường xuyên có lời động viên cho các thành viên nhóm dự án và cùng chia sẻ các ý tưởng để rút ngắn thời gian của giai đoạn III. D - Rõ ràng là trước đây vai trò lãnh đạo của bạn là rất hiệu quả. Tiếp tục phát huy vai trò này để bảo đảm tiến trình của giai đoạn III. Đáp án tình huống 9: A - Một cái vỗ nhẹ vào lưng sẽ không gây ra xúc phạm. Mọi người cần được biết họ làm tốt như thế nào (0 điểm). B - Sự động viên khuyến khích luôn là một ý tưởng tốt, nhưng có lẽ không nên sử dụng hình thức thưởng bằng tiền (3 điểm) C - Bạn vừa phải động viên khuyến khích nhóm vừa phải trao quyền hạn và trách nhiệm cho nhóm trong giai đoạn III (5 điểm) D - Nhóm của bạn đã thể hiển được khả năng của mình ngoại trừ đối với sự kiện này. Sự lãnh đạo theo kiểu thống trị lúc này là không phù hợp. (0 điểm) Tình huống 10: Bây giờ đang là cuối tháng thứ 7. Mọi công việc đều được tiến hành như kế hoạch. Mọi người rất hăng hái làm việc. Bạn nên: A - Mọi việc đã tốt rồi, không cần bạn làm gì nữa B - Tìm kiếm các giải pháp tốt hơn các công việc của nhóm. Nhấn mạnh về vai trò quan trọng của các thành viên trong nhóm dự án. C - Họp nhóm đê khẳng định rằng lịch trình sẽ không thay đổi. Xây dựng các kế hoạch dự phòng cho dự án. D - Đảm bảo chắc chắn rằng nhóm vẫn đang tập trung vào các mục tiêu của dự án. Đáp án tình huống 10: A - Đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất. Tất cả mọi việc đều tốt đẹp. (5 điểm) B - Vì sao lại gây xáo động cho một mối quan hệ công việc và một môi trường làm việc hiệu quả? Sự nỗ lực của bạn lúc này có thể không có lợi. (0 điểm) C - Nếu như nhóm muốn tiến hành tốt công việc của họ, họ sẽ phải có các phương án dự phòng. Tại sao phải làm cho họ cảm thấy rằng bạn vẫn muốn kiểm soát họ. Tuy nhiên, nếu họ không xem xét lại lịch trình giai đoạn III, thì bước tiếp theo này là cần thiết (3 điểm) D - Vì sao phải gây xáo động trong toàn nhóm? Bạn có thể làm cho nhóm có cảm giác việc gì đó không ổn có thể xảy ra... (0 điểm) Tình huống 11: Khách hàng thông báo cho bạn rằng cần phải thay đổi thiết kế của một số chi tiết kỹ thuật trước khi sản xuất thực sự bắt đầu. Điều này có thể gây ảnh hưởng xấu cho dự án của bạn. Khách hàng muốn gặp bạn để trao đổi một cách cụ thể trong 7 ngày tới. Đây cũng là dịp đầu tiên để khách hàng đến thăm tổ chức của bạn. Tất cả các cuộc gặp gỡ giữa bạn và khách hàng trước đây đều diễn ra tại cơ sở của họ. Để chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ này, bạn nên: A - Khẳng định chắc chắn rằng mọi việc vẫn tiến hành theo lịch trình dự án, sở dĩ có tình huống này là do khách hàng đã không có một thông báo chính thức với bạn về vấn đề của họ. B - Yêu cầu nhóm dự án nâng cao hiệu quả làm việc trước khi gặp gỡ với khách hàng. Điều này có thể làm cho khách hàng hài lòng. C - Tổ chức họp nhóm dự án để chuẩn bị chương trình và nội dung thảo luận với khách hàng. D - Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên của dự án để chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho cuộc gặp gỡ với khách hàng. Đáp án tình huống 11: A - Bạn không thể thừa nhận một vai trò bị động khi mà khách hàng đã xác định được vấn đề. Bạn cần phải chuẩn bị đỡ giúp đỡ khách hàng. Thường khi các vấn đề của khách hàng kết thúc thì sẽ là bắt đầu là vấn đề của bạn (3 điểm) B - Bạn phải nhớ rằng, khách hàng không đến tổ chức của bạn để thảo luận về hiệu suất công việc. (0 điểm) C - Việc này đặt gánh nặng vô cùng lớn lên toàn nhóm, đặc biệt đây lại là cuộc gặp đầu tiên. Nhóm cần có sự hướng dẫn và định hướng của bạn (0 điểm) D - Các cuộc gặp gỡ trao đổi với khách hàng là trách nhiệm của bạn và không nên đẩy việc này cho người khác. Bạn phải là trung tâm của thông tin. Điều này đòi hỏi phong cách lãnh đạo cứng rắn, đặc biệt là torng suốt thời kỳ khủng hoảng này (5 điểm) Tình huống 12: Nhóm dự án của bạn không cảm thấy hài lòng với kết quả của cuộc gặp gỡ thương lượng với khách hàng bởi vì khách hàng đã yêu cầu phải thay đổi một số chi tiết kỹ thuật. Các kế hoạch và lịch trình sản xuất cần phải điu7ợc thay đổi. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Nhóm dự án đã có được những khuyến khích rất lớn và họ sẽ tiến hành tốt mọi nhiệm vụ như trước đây. B - Nhấn mạnh vào sức mạnh của nhóm và khuyến khích mọi người vượt qua khó khăn. C - Sắn tay áo của bạn lên và giúp nhóm tìm ra được các giải pháp hợp lý. Bạn có thể đưa ra một số gợi ý cần thiết. D - Thể hiện vai trò lãnh đạo và giám sát chặt chẽ. Nhóm của bạn sẽ tin tưởng vào sự lãnh đạo và giúp đỡ của bạn. Đáp án tình huống 12: A - Một vai trò thụ động của bạn có thể tạo cho nhóm có ấn tượng rằng không ó việc gì khẩn cấp cả (0 điểm) B - Nhóm cần được khích lệ và cần có sự giám sát dự án. Nhóm nên tự mình thực hiện điều này. Sự động viên tích cực sẽ giúp thực hiện tốt vai trò của mình (5 điểm) C - Phương pháp tiếp cận này có thể tốt song cũng có thể phản tác dụng nếu như nhân viên cảm thấy rằng bạn không tin vào khả năng của họ (4 điểm) D - Không sử dụng phong cách lãnh đạo mạnh khi nhóm đã thể hiện rõ khả năng của họ trong việc đưa ra các quyết định đúng. (0 điểm) Tình huống 13: Bây giờ đang là tháng thứ 9 của dự án. Trong khi bản kế hoạch đã thay đổi của bạn đang được thực hiện (Đây là kết quả của sự thay đổi một số chi tiết kỹ thuật), khách hàng gọi điện và muốn bạn đưa ra một đánh giá về những rủi ro khi thay dự án này bằng việc bắt đầu một dự án khác. Bạn nên: A - Chờ đợi một đề nghị chính thức. Có lẹ bạn có thể trì hoãn cho đến khi kết thúc dự án. B - Nói với nhóm dự án rằng việc thực hiện tuyệt vời dự án này của họ có thể đem lại những hợp đồng tiếp theo. C - Tổ chức họp nhóm để đánh giá các rủi ro có thể xảy ra và tìm kiếm các giải pháp. D - Đảm nhận vai trò lãnh đạo trong trường hợp này với sự tham gia rất ít nếu không phải là không có gì của nhóm dự án. Đáp án tình huống 13: A - Đây là phươnp pháp tiếp cận tồi tệ nhất và có thể làm hỏng các công việc đang tiến hành và các công việc trong thời gian tiếp theo. B - Điều này có thể tạo ra sự chủ quan cho các thành viên trong nhóm và có thể là thảm họa khi mọi thành viên trong nhóm không có các nổ lực lớn. C - Điều này rất có thể sẽ phá vỡ tinh thần làm việc tốt của nhóm, bởi vì họ có thể cho rằng chương trình họ đang thực hiện sẽ bị phá bỏ (3 điểm) D - Đây là toàn bộ trách nhiệm của người quản lý dự án. Trong thực tế có những trường hợp thông tin không cần phải thông báo rộng rãi, ít nhất là tạm thời (5 điểm) Tình huống 14: Một trong số các cán bộ quản lý chức năng yêu cầu bạn phải có đánh giá về những nhân viên của họ đang làm việc cho dự án của bạn (loại trừ các nhân viên của văn phòng dự án). Nhân viên văn phòng dự án của bạn thường xuyên làm việc gần gũi với các nhân viên của các bộ phận chức năng khác hơn bạn. Bạn nên: A - Không thực hiện yêu cầu của các cán bộ quản lý các bộ phận chức năng vì đó không phải là công việc của bạn. B - Nói riêng với từng thành viên trong nhóm dự án về mức độ quan trọng của các đóng góp của họ và đề nghị họ đưa ra đánh giá. C - Yêu cầu toàn nhóm đánh giá hoạt động của từng thành viên của các bộ phận chức năn và cố gắng đưa ra một số nhận xét chung. D - không đưa ra trách nhiệ cho nhó dự án thực hiện đề nghị này. Bạn có thê tự đưa ra đánh giá một mình Đáp án tình huống 14: A - Đây là một cách "lý tưởng" để phá hủy mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và dự án. B - Điều này làm mất rất nhiều thời gian, vì mỗi thànhh viên của nhóm có thể có các ý kiến khác nhau (3 điểm) C - Đây là phương pháp tiếp cận tốt nhất, bởi vì nhóm có thể hiểu về các nhân viên chức năng hơn là bạn (5 điểm) D - Điều tương đối rõ là bạn không thể tự hoàn thành được điều này. Tình huống 15: Bạn đang thực hiện các công việc của tháng thứ 10 của dự án. Cành nói với bạn rằng cô ấy có một cơ hội trở thành giám đốc của một dự án bắt đầu trong hai tuần nữa. Cô ta đã làm việc cho Tổ chức này 20 năm và đây là lần đầu tiên cô ta có cơ hội lãnh đạo một dự án. Cô ta muốn biết liệu cô ta có thể không tham gia dự án này nữa được không. Bạn nên: A - Để Cành rời bỏ công việc của dự án. Bạn không muồn ngăn cản con đường phát triển nghề nghiệp của cô ta. B - Yêu cầu họp riêng nhóm dự án và tiến hành bỏ phiếu. Nói với Cành là cô ta có thể quyết định theo kết quả bỏ phiếu. C - Thảo luận vấn đề này với toàn thể thành viên nhóm dự án bởi vì họ sẽ phải gánh vác công việc của Cành khi cần thiết. D - Khuyên Cành nên ở lại và giải thích về mức độ quan trọng của việc Cành tiếp tục tham gia dự án. Dự án đã quá thiếu người. Đáp án tình huống 15 : A - Đây là giải pháp dễ dàng nhất, nhưng lại nguy hiệm nhất nếu nó là gánh nặng cho các thành viên còn lại của nhóm vì phải đảm nhận thêm công việc (3 điểm) B - Bạn nên là người ra quyết định, chứ không phải nhóm. Bạn đang lảng tránh trách nhiệm của chính mình. C - Thảo luận với nhóm sẽ có được sự trợ giúp cho quyết định của bạn. Điều tương đối rõ ràng là cả nhóm sẽ ủng hộ Cành nhận lấy cơ hội này (5 điểm) D - Điều này có thể làm giảm tinh thần làm việc của nhóm dự án. Nếu Cành chán nản vì mất đi cơ hội tốt thì có thể sẽ ảnh hưởng đến các thành viên khác trong nhóm dự án. Tình huống 16: Nhóm của bạn nói với bạn rằng một trong số các cán bộ quản lý sản xuất của bộ phận chức năng đã thực hiện việc kiểm soát chặt chẽ hoạt động của phòng ông ta và yêu cầu mọi thông tin phải thông qua ông. Quy định này tồn tại hai năm qua. Các thành viên trong nhóm dự án đã gặp rất nhiều phiền toái với các báo cáo hiện nay, song họ vẫn có thể có được thông tin sau khi thuyết phục cán bộ quản lý chức năng. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Đây là cách mà cán bộ quản lý chức năng muốn thể hiện quyền lực. Nhưng nhóm của bạn vẫn có thể lấy được các thông tin mà họ cần. B - Yêu cầu các thành viên trong nhóm sử dụng các kỹ năng cá nhân trong việc thu thập thông tin. C - Tổ chức họp nhóm dự án để thảo luận và tìm ra các cách hợp lý để thu thập thông tin. D - Thể hiện vai trò lãnh đạo và quyền lực của bạn bằng cách gọi người cán bộ quản lý đó đến để yêu cầu họ cung cấp thông tin. Đáp án tình huống 16: A - Đây là sự lựa chọn tốt nhất. Bạn đang ở tình trạng phụ thuộc vào người quản lý chức năng. Anh ta có thể hỗ trợ hay dễ dãi hơn nếu như không bị bạn làm phiền (5 điểm) B - Điều này không đem lại kết quả gì. Họ đã có gắng làm và đã không thành công. Đề nghị họ làm lại có thể gây ra thất vọng. Hãy nhớ rằng, bức tường ngăn cách đã tồn tại trong hai năm (3 điểm) C - Đó sẽ là cuộc họp vô ích. Bức tường ngăn cách nói chung là không thể vượt qua được. D - Điều đó sẽ làm cho bức tường ngăn cách ngày càng lớn hơn và có thể làm cho mối quan hệ của nhóm với người quản lý chức năng xấu đi. Điều này chỉ nên được sử dụng như là phương sách cuối cùng khi mà không có cách nào khác để tìm kiếm thông tin (2 điểm) Tình huống 17: Ban điều hành Tổ chức gởi đến cho bạn một nam nhân viên mới để thay thế Cành trong hai tháng cuối của dự án. Bạn và nhóm của bạn chưa bao giờ làm việc với người nhân viên này. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Cành sẽ phải nói với người nhân viên này tất cả những gì anh ta cần phải làm để tham gia thực hiện dự án này. B - Gặp riêng nhân viên mới, động viên và giao cho anh ta thực hiện các phần công việc của Cành. C - Tổ chức họp nhóm và yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm giải thích cho nam nhân viên mới hiểu rõ vai trò của từng người trong dự án. D - Yêu cầu mỗi thành viên nhóm dự án trao đổi một cách cá nhân với người nhân viên mới này và giúp anh ta hòa nhập với nhóm càng sớm càng tốt. Đáp án tình huống 17: A - Đây là một giả thuyết tồi. Cành có thể sẽ không nói với nhân viên mới về nhiệm vụ phải làm hoặc chỉ đơn giản kể cho anh ta chuyện của cô ấy về dự án. B - Nhân viên mới vẫn có thể bị cô lập với các thành viên khác của nhóm. Bạn có thể tạo nên hai nhóm làm dự án (3 điểm) C - Điều nay có thể làm cho nhân viên mới không thoải mái và cảm thấy rằng qua cuộc họp anh ta đã bị đưa vào khuôn phép cứng nhắc (2 điểm) D - Người nhân viên mới cảm thấy dễ chịu hơn qua tiếp xúc với từng người, hơn là tiếp xúc với cả nhóm cùng một lúc. Sự hài hòa và hiểu biết chung lúc này là rất quan trọng vì sự thành công của dự án phụ thuộc vào sự nỗ lực chung của cả nhóm (5 điểm) Tình huống 18: Một trong số các thành viên của nhóm dự án muốn tham gia vào khóa đào tạo vào cuối buổi chiều ở một trường học trong vùng. Khóa học này có thể không hoàn toàn hợp với công việc mà anh ta đang đảm nhận. Bạn nên: A - Trì hoãn việc ra quyết định. Đề nghị thành viên đó chờ đến khi có khóa học tương tự được tổ chức lần thứ hai. B - Xem xét đề nghị của thành viên đó và thảo luận với anh ta về các ảnh hưởng của khóa học tới kết quả làm việc của anh ta. C - Thảo luận đề nghị này torng nhóm dự án và đề nghị nhóm ra quyết định. Có thể nhóm dự án đang phải đảm nhận các công việc của người nhân viên này. D - Thảo luận riêng với từng thành viên trong nhóm để đảm bảo rằng mọi yêu cầu công việc vẫn có thể được thực hiện tốt. Đáp án tình huống 18: A - Điều này chứng minh rằn bạn thiếu quan tâm đến sự phát triển của nhân viên. Đây là một sự lựa chọn tồi. B - Đây là quyết định riêng giữa bạn và nhân viên. Miễn là công việc của anh ta không bị ảnh hưởng, anh ta nên được phép tham dự (5 điểm) C - Đưa vấn đề ra thảo luận là không cần thiết. Tuy nhiên bạn có thể tìm được ý kiến của nhóm về vấn đề này (2 điểm) D - Phương án tiếp cận này là có lý nhưng có thể làm cho các thành viên khác của nhóm cảm thấy rằng bạn thiên vị và đơn giản là muốn có được sự nhất trí của họ Tình huống 19: Các nhân viên phòng chức năng của bạn đã sử dụng không đúng các nguyên liệu khi sản xuất ra các sản phẩm trong giai đoạn thử nghiệm. Chi phí cho dự án của bạn là một vấn đề rất có ý nghĩa, song vẫn có thể dùng tiền trong một quỹ dự phòng cho việc tiến hành thử nghiệm lại. Các thành viên trong nhóm của bạn thông báo rằng việc tiến hành lại sẽ làm kéo dài tiến trình dự án. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Nhóm của bạn dường như vẫn ở trong tình trạng có thể kiểm soát được. B - Phỏng vấn những nhân viên đã gây ra vấn đề này về tầm quan trọng của hiệu quả làm việc và đề nghị họ cho ý kiến để giải quyết tình huống này. C - Yêu cầu nhóm dự án xây dựng những kế hoạch dự phòng để phản ứng với những tình huống như thế nếu nó xảy ra lần nữa. D - Hãy dùng quyền lực lãnh đạo để đề nghị tiến hành thử nghiệm lại và giải thích với mọi người về quyết định của bạn. Đáp án tình huống 19: A - Đây là sự lựa chọn tốt nhất. Các nhân viên hoàn toàn có thể kiểm soát được. Không làm gì cả. Bạn cần phải nghĩ rằng các nhân viên đã nhận được thông tin phản hồi (5 điểm) B - Các nhân viên đã có được sự hướng dẫn thích hợp từ nhóm của bạn và người quản lý chức năng của họ. Các nỗ lực của bạn theo cách này chỉ làm cho họ xa lánh (1 điểm) C - Nhóm của bạn đang kiểm soát được. Đề nghị họ lập các kế hoạch dự phòng vào thời này có thể là bất lợi. Họ có thể đã lập các kế hoạch đó rồi (2 điểm) D - Một vai trò lãnh đạo với phong cách mạnh hiện nay có thể ảnh hưởng xấu tới nhóm của bạn. Tình huống 20: Tất cả các dự án tốt thường kết thúc bằng báo cáo cuối cùng. Dự án của bạn cũng cần một bản báo cáo cuối cùng đó. Bản báo cáo này có thể rất có ích cho các công việc tiếp theo. Bạn nên: A - Không làm gì cả. Nhóm của bạn cũng hiểu rõ sự cần thiết phải có bản báo cáo này. B - Giải thích cho nhóm dự án rằng họ đã thực hiện các công việc một cách hoàn hảo, và bây giờ chỉ còn một việc cuối cùng phải làm mà thôi. C - Tổ chức thảo luận nhóm về đề cương của bản báo cáo này. D - Thể hiện vai trò lãnh đạo ít nhất bằng cách đưa ra kết cấu chung cho các bản báo cáo. Dù sao bản báo cáo này cũng thể hiện khả năng quản lý của bạn. Đáp án tình huống 20: A - Đây là một sự lựa chọn tồi. Bạn là người quản lý dự án, phải chịu trách nhiệm hoàn toàn đối với mọi thông tin cung cấp cho khách hàng. B - Sự khích lệ tích cực có thể có lợi, nhưng không có gì đảm bảo cho chất lượng của bản báo cáo. Nhân viên của bạn có thể sẽ quá sáng tạo và cung cấp những thông tin không cần thiết. C - Việc yêu cầu họ cung cấp các dữ liệu, thông tin sẽ có một số giá trị, nhưng thực tế đây là trách nhiệm của bạn (3 điểm) D - Một vài hướng dẫn của lãnh đạo là cần thiết cho mọi báo cáo. Các nhóm dự án có xu hướng viết báo cáo theo các cách khác nhau nếu không có sự hướng dẫn và thống nhất chung về kết cấu (5 điểm)