Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bệnh viện tại bệnh viện nhân dân Gia Định

377 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ BỆNH VIỆN TẠI BỆNH VIỆN NHÂN DÂN GIA ĐỊNH Đỗ Hoàng Giao*, Nguyễn Anh Dũng*, Phạm Phùng Phương Nguyên* TÓM TẮT Mục tiêu: Quản lý tổng thể bệnh viện bằng vi tính hóa. Quản lý tốt công tác khám chữa bệnh tại bệnh viện. Phương pháp: Xây dựng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện: Xây dựng mạng LAN tổng thể bệnh viện. Tổ chức nhân sự và các giai ñoạn triển khai. Kết quả: Xây dựng phần mềm từ tháng 8 năm 2008, xây dựng xong mạng LAN bệnh viện từ tháng 5/2009, triển khai hoạt ñộng phân hệ ngoại trú, dược, tài chính kế toán từ tháng 01/2009, phân hệ xét nghiệm từ tháng -- /2009, phân hệ nội trú từ 09/2009. Kết luận: Triển khai “ứng dụng CNTT trong quản lý BV” thực sự cần thiết, có hiệu quả tốt. Tuy nhiên ñể ñạt ñược hiệu quả ứng dụng này cần có sự quyết tâm của lãnh ñạo và tập thể CBCC bệnh viện. Từ khóa: Quản lý bệnh viện. công nghệ thông tin ABSTRACT THE APPLICATION OF INFORMATION TECHNOLOGY IN HOSPITAL MANAGEMENT AT NHAN DAN GIA DINH HOSPITAL Do Hoang Giao, Nguyen Anh Dung, Pham Phung Phuong Nguyen * Y Hoc TP. Ho Chi Minh * Vol. 13 – Supplement of No 6 - 2009: 377 - 381 Objectives: Manage the overall hospital using computerized. Good practice in management of healthcare. Methods: - Set up overall hospital management software. - Install overall LAN hospital. - Personnel allocation and the phased implementation. Results: Setting up software from August 2008, the LAN has been finished on from 5/2009, implementing outpatient, pharmaceutical, financial accounting modules in January 2009, laboratory module from --/2009, inpatient module from September 2009. Conclusions: Deploy "the application of information technology in hospital management" are really necessary, effective. Furthermore, determination of both director boar and all hospital staff contributes much benefit to this computerized hospital management project. Key words: Information technology, hospital management ĐẶT VẤN ĐỀ Sự phát triển mạnh mẽ của CNTT đã mang lại những thay ñổi to lớn trong ñời sống kinh tế - xã hội. quản lý chất lượng bệnh viện là một trong những mục tiêu quan trọng, trong đó CNTT là một trong những ñiều kiện cần thiết ñể ñạt ñược mục tiêu này. Do đó bệnh viện Nhân Dân Gia Định đã quyết tâm triển khai “ứng dụng CNTT trong quản lý bệnh viện”. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác khám chữa bệnh và quản lý nói chung và công tác báo cáo nói riêng là một vấn ñề hết sức cần thiết ñể nâng cao hơn nữa chất lượng, ñộ chính xác, tính kịp thời cho công tác quản lý tại bệnh viện và cho lĩnh vực ñiều trị y tế. Nhận thấy ñược tầm quan trọng của công nghệ thông tin * Bệnh viện Nhân Dân Gia Định Địa chỉ liên lạc: Ths. BS Nguyễn Anh Dũng ĐT: 0913.735.656Email: bsdung99@yahoo.com 378 trong y khoa, toàn thể nhân viên bệnh viện đã tích cực tham gia vì mục ñích chung ñể phục vụ bệnh nhân tốt hơn và ñể chất lượng bệnh viện ngày càng ñược nâng cao. Mục tiêu Triển khai “Ứng dụng công nghệ thông tin trong bệnh viện” Cải tiến thủ tục hành chính Quản lý tổng thể bệnh viện Quản lý công tác khám chữa bệnh Tổ chức thực hiện Xây dựng phần mềm Xây dựng phần cứng Tổ chức nhân sự Các giai ñoạn triển khai Cách thức tổ chức thực hiện Xây dựng phần mềm Theo các nhu cầu ñược ñưa ra từ bộ phận quản lý và công tác khám chữa bệnh tại bệnh viện, công ty phần mềm ñã xây dựng nên những module cần thiết dựa trên nhu cầu từ bệnh viện. Phân hệ khám chữa bệnh Xem ñược bệnh sử cuả từng bệnh nhân một cách nhanh chóng, toa thuốc rõ ràng, thông tin các lần khám và ngày hẹn tái khám ñược thể hiện lại khi cần thết Phân hệ Viện phí Thông tin thuốc và chỉ ñịnh ñược thể hiện rõ ràng, không phải gõ lại từng thuốc và ñịch vụ., giúp bệnh nhân thanh toán tiền nhanh chóng ñối với từng loại ñối tượng ñã ñược cài ñặt sẵn công thức. Phân hệ dược: Tự ñộng lấy toa thuốc từ danh mục thuốc cuả bệnh viện, không phải nhập từng toa thuốc ñể xác nhận xuất và bán thuốc cho bệnh nhân. Thời gian bắt ñầu triển khai và khởi ñộng dự án tháng 08/2008. Mô hình Tổng quát các phân hệ Xây dựng phần cứng Thiết kế hệ thống mạng LAN kết nối toàn bệnh viện, sử dụng ñường truyền cáp quang Bệnh viện ñã tiến hành sử dụng hệ thống cáp quang ñể ổn ñịnh ñường truyền dữ liệu, dung lượng tải cao, và thống nhất các hệ thống mạng riêng lẻ thành hệ thống lớn ñể tạo thuận lợi cho NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG DƯỢC PHẨM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TÀI CHÁNH KẾ TOÁN VIỆN PHÍ (nội trú + ngoại trú) CẬN LÂM SÀNG LÂM SÀNG KHÁM BỆNH BÁO CÁO 379 việc quản lý và thống nhất hệ thống mạng toàn bệnh viện Xây dựng hạ tầng mạng kết nối hệ thống toàn bệnh viện : - Máy server chạy hệ ñiều hành và phần mềm hỗ trợ - Các máy trạm cho user - Các thiết bị hỗ trơ: UPS, máy in, switch Xây dựng hệ thống chống virus ñảm bảo hoạt ñộng mạng ổn ñịnh Tổ chức nhân sự Thành lập nhóm nhân sự CNTT dưới sự chỉ ñạo trực tiếp của Ban Giám Đốc. Xem xét lại tình hình nhân sự ở các bộ phận có liên quan trực tiếp khi triển khai.hệ thống phần mềm Các giai ñoạn triển khai Phần mềm trước khi ñưa vào sử dụng phải hội ñủ tính chất công việc của bệnh viện và ñặc thù riêng của từng bộ phận tiếp nhận, khám bệnh, dược, viện phí, lâm sàng, Cận lâm sàng * Các buổi họp giữa công ty và các bộ phận liên quan Các buổi họp hằng tuần ñược tổ chức giữa 2 bên : công ty và các bộ phận liên quan ñể ñưa ra các vấn ñề còn vướng phải và cùng nhau tháo gỡ * Lấy ý kiến sử dụng chương trình Để nắm ñược tính chất công việc riêng của từng bộ phận, các buổi lấy ý kiến người sử dụng ñược bệnh viện tổ chức cho từng bộ phận lên sử dụng và ghi nhận vào các phiếu ñóng góp ý kiến dựa trên các tiện ích sẵn có và bổ sung thêm cho phù hợp với công việc. * Chỉnh sửa chương trình Phần mềm sau ñó ñược bổ sung theo yêu cầu sử dụng và quản lý của bệnh viện. * Kiểm tra sau khi chỉnh sửa Bộ phận chuyên môn kiểm tra lại dựa trên các phiếu ñóng góp ý kiến ñược lấy từ người sử dụng. * Tập huấn sử dụng Sau khi ñã hoàn chỉnh các yêu cầu, phần mềm ñược ñưa vào tập huấn trong giờ và ngoài giờ làm việc cho nhân viên tất cả các bộ. Các nhân viện chưa nắm rõ ñược chỉ dẫn từng bước cho ñến khi sử dụng thành thạo. * Triển khai từng phân hệ Ngoại trú, Dược, Tài chính Kế Toán: triển khai thử nghiệm ngày 18/12/2008 và triển khai chính thức ngày 02/01/2009 Nội trú triển khai chính thức ngày 24/09/2009 KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN Việc triển khai “Ứng dụng CNTT trong bệnh viện” quản lý ñược thông tin bệnh nhân, giúp bệnh viện nâng cao chất lượng khám chữa bệnh, giải phóng nhiều công ñoạn hành chánh, khi triển khai ứng dụng CNTT bệnh viện có thể giải quyết và báo cáo nhanh chóng theo từng ñối tượng, dữ liệu thông tin bệnh nhân chỉ cần nhập một lần từ khâu tiếp nhận, các phòng khám không phải ghi lại thông tin bệnh nhân, tất cả thông tin sẽ ñược in vào cuối ngày, bộ phận viện phí không phải nhập lại từng công khai và dịch vụ cho từng bệnh nhân mà có thể lấy số liệu với một lần click chuột và dược không phải mất thời gian nhập liệu vào ngày hôm sau và có thể phát thuốc một cách chính xác theo từng toa thuốc khớp với số liệu kiểm kê hàng ngày, tránh việc thất thoát thuốc. 380 Hệ thống lưu giữ lại quá trình ñiều trị của bệnh nhân, giúp cho quá trình quản lý dễ dàng hơn. Trong quá trình khám bệnh và nằm ñiều trị, bộ phận quản lý có thể xem chi phí ñiều trị của từng bệnh nhân và ñối với bệnh nhân có hoàn cảnh khó khăn có thể tìm cách ñể giải quyết theo hướng tốt nhất có lợi cho bệnh nhân. Hiện tại số lượng bệnh nhân ngày càng tăng lên, nhưng ñội ngũ bác sĩ ñã giải quyết nhanh chóng, chính xác và ñạt chất lượng ñã làm hài lòng bệnh nhân. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong bệnh viện là việc rất quan trọng và cần thiết, không chỉ làm hài lòng bệnh nhân mà còn ñem lại lợi ích cho bác sỹ và nhà quản lý có số liệu và thông tin chính xác. Nhận xét chung ở các nghiệp vụ trước và sau khi triển khai phần mềm tại khu vực ngoại trú Bộ phận Trước khi áp dụng phần mềm Sau khi áp dụng phần mềm Tiếp nhận Khi vào khám mỗi bệnh nhân phải ñược bấm một phiếu theo dõi khám bệnh, nhân viên tiếp nhận khó biết ñược các lần khám, và hẹn tái khám của bệnh nhân Thông tin bệnh nhân ñược nhập lần ñầu, các l.ần khám sau chỉ việc nhập lại mã y tế sẽ lấy lại ñược thông tin bệnh nhân, ngày hẹn tái khám, và một số ghi chú mà bộ phận tiếp nhận muốn thông báo cho các bác sĩ khám bệnh Khám bệnh Toa thuốc ghi tay, khó ñọc Bác sĩ kê toa thuốc nhưng không biết ñược tổng chi phí trên toa thuốc Chưa xem ñầy ñủ ñược các quá trình ñiều trị của bệnh nhân trước ñó Bệnh nhân chưa biết ñược tiền thuốc mình phải mua Toa thuốc ñược in trên máy rõ ràng làm hài lòng bệnh nhân. Xem ñược chi phí bệnh nhân và ñiều chỉnh thuốc cho hợp lý Xem lại ñầy ñủ các quá trình ñiều trị cho bệnh nhân một cách nhanh chóng Hỗ trợ bác sỹ lấy lại toa thuốc cũ ñối với các bệnh mạn tính Bác sỹ có thể cho bệnh nhân biết số tiền của toa thuốc Dược Sau khi phát thuốc cho bệnh nhân theo toa của bác sỹ, toa thuốc ñược nhập lại và kiểm tra vào ngày hôm sau Bệnh nhân mua thuốc phải ñợi nhập lại toa thuốc trước khi mua thuốc Không phải nhập lại toa thuốc Có thể xem lại toa thuốc phục vụ cho việc nghiên cứu của khoa dược Toa thuốc ñược truyền xuống nhà thuốc, nhân viên không phải nhập lại toa thuốc giảm thời gian chờ ñợi cho bệnh nhân Viện phí Phải nhập lại công khai cho từng bệnh nhân, tốn nhiều thời gian Tất cà thông tin ñược chuyển xuống tài vụ mà không cần nhập lại, giảm thời gian chờ ñợi cho bệnh nhân Các báo cáo ñược xử lý nhanh chóng, chính xác theo từng dịch vụ và ñối tượng Báo cáo Các số liệu phải mất thời gian tổng hợp từ nhiều nguồn số liệu khác nhau Các số liệu ñược lưu trữ sẵn và có thể tổng hợp theo từng ngày, tháng, năm một các rõ ràng Thời gian sau khi triển khai phần mềm Thời gian trung bình bệnh nhân nộp sổ khám bệnh, phân phòng khám, nhập thông tin và trả sổ: trước 10giờ là 20’; sau 10giờ là 5-10’ (do số bệnh nhân tập trung cao ñiểm trước 10 giờ sáng), thời gian này rút ngắn hơn Phòng khám việc kê toa, chỉ ñịnh Cân lâm sàng cũng ñược thực hiện nhanh chóng, rõ ràng và xem ñược bệnh sử cuả bệnh nhân ñể có hướng ñiều trị thích hợp Công khai tài chánh ñối với từng ñối tượng bệnh nhân ñuợc nhanh chóng, rút ngắn thời gian và khối lượng công việc. 381 Dược Toa thuốc ñuợc truyền online xuống phòng khám, dược sĩ kiểm tra tại chỗ, phát hiện kịp thời nếu có thiếu sót trong kê toa. Không phải nhậo lại từng loại thuốc Toa thuốc ñược cho theo danh mục thuốc cuả bệnh viện. Quản lý và theo dõi thuốc hết hạn sử dụng Dự trù thuốc cho toàn bệnh viện Lâm sàng Ghi nhận lại diễn biến từng bệnh nhân, tổng hợp thuốc nhanh chóng theo y lệnh bác sĩ cho mà không phải cộng tay từng loại thuốc, theo dõi việc thu viện phí thuốc và các dịch vụ, tiền giường và các chi phí khác khi bệnh nhân nằm ñiều trị ở từng khoa, in phiếu ra viện khi bệnh nhân xuất viện Cận lâm sàng Thông tin hành chánh cuả bệnh nhân ñược nhập từ bộ phận tiếp nhận phòng khám, bộ phận CLS chỉ chọn tên bệnh nhân và nhập kết quả. Bộ phận quản lý có thể theo dõi tình hình khám chữa bệnh và luân chuyển bệnh hay tăng cường nhân sự nếu phòng khám quá tải, xem các báo cáo ñịnh kỳ và hoạt ñộng khám chữa bệnh tại bệnh viện, xem tình hình hoạt ñộng viện phí và chi tiết của từng bệnh nhân. Thuận lợi và khó khăn trong việc triển khai phần mềm quản lý Thuận lợi Toàn thể nhân viện bệnh viện ñều chung mục ñích tiến hành tin học hoá toàn bệnh viện. Được sự quan tâm và ủng hộ từ phía Ban Giám Đốc. Khó khăn Một số nhân viên chưa quen với việc sử dụng máy vi tính trong công việc nên gặp khó khăn trong việc tập huấn và khi sử dụng. → Để khắc phục khó khăn và sai sót gặp phải khi triển khai, bệnh viện ñã tổ chức các buổi rút kinh nghiệm ñể mọi người có thể trao ñổi và giúp ñỡ lẫn nhau giải quyết các vấn ñề gặp phải Để hỗ trợ cho bệnh nhân và nhân viên trong việc khám chữa bệnh, các qui trình khám chữa bệnh ñược áp dụng tại khoa khám theo từng ñối tượng. KẾT LUẬN Triển khai “ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý Bệnh viện” thực sự cần thiết và có hiệu quả tốt trong công ta2c qua3n ly2 bê4nh viê4n. Tuy nhiên ñể ñạt ñược thành công trong việc “Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý bệnh viện” cần có sự quyết tâm của lãnh ñạo và tập thể Cán bộ công chức bệnh viện.