Vai trò của thị trường nhật bản đối với xuất khẩu của Việt Nam

nhưng nếu cần đi đâu đó với mục đích cá nhân thì họ cũng gọi taxi. Và việc tiết kiệm chi phí tối đa cho công ty cũng ăn sâu vào tiềm thức của người Nhật ( điều này rất khác với các doanh nghiệp Việt Nam !) 2. Thói quen đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản : a. Lễ nghi và thứ bậc : Như đã nói ở trên, xã hội Nhật Bản có ý thức về đẳng cấp rất cao. Điều này thể hiện cả trong đàm phán giao dịch ngoại thương. Người Nhật luôn tỏ ra lịch lãm ôn hoà không làm mất lòng đối phương, nhưng phía sau sự biểu hiện đó lại ẩn chứa một phong cách đàm phán đúng nghĩa “ tôi thắng anh bại”, điển hình vô tình của người Nhật. Trong một đoàn đàm phán, bao giờ người có chức vụ cao nhất cũng là người nói, những người khác có địa vị nhỏ hơn phải ngồi lắng nghe, không được đóng góp ý kiến khi không được cấp trên cho phép. Tuổi tác và giới tính nhiều khi không quan trọng bằng thứ bậc. Nhưng do cơ chế thăng cấp theo thâm niên nên rất hiếm khi có thể tìm thấy được những người cùng thứ bậc mà chênh lệch tuổi tác nhiều. Khi làm việc, thì lời nói của cấp trên là mệnh lệnh phải tuyệt đối thi hành. Cấp dưới không bao giờ được tự làm, tự quyết định bất cứ việc gì, dù kết quả có thể là có lợi cho công ty. Vì vậy nên tìm cách làm việc trực tiếp với cấp lãnh đạo, chứ không nên đi vòng qua cấp dưới. Nhưng cũng có một điểm cần lưu ý rằng các doanh nghiệp Nhật Bản vẫn có xu hướng coi trọng những người lớn tuổi hơn. Đôi khi những vụ làm ăn thất bại chỉ vì công ty bên kia đã cử đi những đại diện quá trẻ và người Nhật cảm thấy không tin tưởng. Cũng tương tự như vậy với vai trò của phụ nữ. Nói chung nếu phụ nữ đóng vai trò cầm trịch trong cuộc đàm phán thì không nên ăn mặc và cư xử quá nữ tính, vì như vậy có thể làm cho các doanh nghiệp Nhật Bản không đánh giá cao. b. Coi đàm phán như một cuộc đấu tranh thắng bại : Thông thường người ta phân chia đàm phán thành hai loại : đàm phán hợp tác và đàm phán cạnh tranh. Trong đàm phán hợp tác, các bên đều cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt để hợp tác hai bên cùng có lợi. Còn trong đàm phán cạnh tranh thì hai bên đều cố gắng để giành phần có lợi về phía mình. Đối với người Nhật thì đàm phán là một cuộc đấu tranh hoặc thắng hoặc bại, có thể nói họ theo chiến lược đàm phán cạnh tranh kiểu cứng. Tuy nhiên, khi đưa ra yêu cầu thì những yêu cầu đó vừa đảm bảo khả năng thắng lợi cao song cũng vẫn đảm bảo lễ nghi, lịch sự theo đúng truyền thống của họ. Và nhiều khi, những lễ nghi này đã giúp họ thắng lợi. Do đó trong đàm phán, khi đối mặt hoặc công khai đấu tranh với đối phương, họ không tỏ phản ứng ngay mà sử dụng khéo léo những tài liệu có trong tay để giải quyết những vấn đề sao cho có lợi nhất về phía họ. Bản tính của người Việt Nam nói chung là hài hoà và coi trọng tính hợp tác, do vậy trong đàm phán chúng ta thường chọn chiến lược mềm dẻo, hai bên cùng có lợi. Các doanh nghiệp Việt Nam thường hướng tới sự thoả hiệp thông qua sự nhượng bộ đối tác, và điều này là một trong những nguyên nhân khiến cho chúng ta thường gánh phần thiệt thòi khi đàm phán với đối tác Nhật Bản. Khi đàm phán lần đầu tiên, các doanh nghiệp Nhật Bản thường coi trọng việc giành được những điều khoản có lợi nhất ( theo kiểu cạnh tranh) nhưng sau khi đã có mối quan hệ thương mại thân thiết thì họ lại sẵn sàng làm việc theo xu hướng hợp tác. Đây cũng là một đặc điểm mà các doanh nghiệp nên lưu ý khi đàm phán với đối tác. c. Tránh xung đột bằng cách thoả hiệp: Điều này có vẻ mâu thuẫn với đặc điểm trước, nhưng sự thật là người Nhật tuy rằng luôn coi đàm phán như một cuộc đấu tranh nhưng đồng thời họ lại không thích tranh luận chính diện với đối thủ đàm phán. Khi họ cho rằng mình đúng mà đối phương tiếp tục tranh luận thì họ sẽ nhất định không phát biểu thêm. Họ cũng tránh xung đột bằng cách thoả hiệp, co cụm và không áp dụng hành động nếu họ cho rằng họ chưa suy nghĩ được thấu đáo mọi vấn đề. d. Tìm hiểu rõ đối tác trước đàm phán Người Nhật trước khi bước vào đàm phán luôn có thói quen tìm hiểu mọi tình hình của đối phương, họ luôn quan niệm “ trước hết phải tìm hiểu rõ đối tác là ai, mới ngồi lại đàm phán” chứ không phải “ ngồi vào bàn đàm phán trước, rồi mới làm rõ đó là ai”. Họ không chỉ có thể tìm hiểu đầy đủ thông tin về công ty sẽ tiến hành đàm phán mà còn điều tra cả về các bạn hàng của công ty, lịch sử, người lãnh đạo,Đối với doanh nghiệp Nhật thì tìm hiểu đối phương kinh doanh thế nào và ai đang kinh doanh với họ đều rất quan trọng, có thể nói nó sẽ quyết định phần trăm thắng lợi trong cuộc đàm phán. Thậm chí họ tìm hiểu rõ đến cả cá nhân những người sẽ tham gia đàm phán : chức vụ, sở thích, Ngược lại, các doanh nghiệp Việt Nam thường không chú trọng đến việc tìm hiểu đối tác làm ăn, hay có nhưng thực hiện rất sơ sài. Họ thường e ngại khi làm việc với một đối tác không quen biết. Và thông tin của các doanh nghiệp Việt Nam về các bạn hàng thường rất hạn chế. e. Thao túng nhật trình của đối tác : Đối với các doanh nghiệp nước ngoài sang Nhật đàm phán thì doanh nghiệp Nhật luôn tìm cách thao túng nhật trình của họ, để kéo dài thời gian đàm phán, lợi dụng tâm lý không muốn về tay không của các doanh nghiệp nước ngoài mà buộc họ vào cuộc trong một tình trạng bất lợi. Ngược lại, khi phải sang nước khác để đàm phán, các doanh nghiệp Nhật lại tìm cách làm việc thật nhanh, để cho đối tác không kịp có thời gian suy nghĩ và căng thẳng. Rất nhiều những cuộc đàm phán kéo dài từ sáng đến chiều, thời gian nghỉ trưa rất ít và hạn định cho những chuẩn bị rất ngắn, buộc đối phương phải khẩn trương và có tâm lý phải chiều theo những yêu cầu của họ, nếu không sẽ không có hợp tác. f. Lợi dụng điểm yếu của đối thủ Một điểm quan trọng trong phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật là họ luôn lợi dụng điểm yếu của đối thủ. Ngoài mặt họ tỏ ra khiêm nhường kính trọng nhưng trên thực tế thì lại rất nhiều mưu kế toan tính bên trong, rất khó đối phó. Họ luôn mong đợi đối phương đưa ra vấn đề trước. Thái độ của họ rất lịch sự, hiếu khách, đợi cho đối tác nói ra hét đầy đủ vấn đề thì họ mới bắt đầu hỏi liên tiếp. Trong quá trình đàm phán có khi họ im lặng trong thời gian dài, có lúc tưởng họ ngủ gật, nhưng điều đó không có nghĩa là họ không lịch sự, không tập trung vào cuộc đàm phán mà đó là tập quán của người Nhật, họ cảm thấy cần thời gian để suy nghĩ. Nếu không biết được những đặc điểm này của các doanh nghiệp Nhật Bản mà đối tác cảm thấy bực mình khó chịu, cần cắt đứt đàm phán, hoặc nói lại lập trường của mình, do đó đối tác rất dễ bị đẩy vào tình thế bị động và bất lợi về phía mình. g. Thảo luận đến từng chi tiết : Có thể thấy rõ khi đàm phán với một đối tác người Nhật, họ luôn chuẩn bị kỹ càng mọi tài liệu và đặt ra những mục tiêu cụ thể cần đạt được. Trước khi đàm phán, bao giờ người Nhật cũng thảo sẵn những điều khoản theo hướng có lợi nhất cho mình, cũng như chuẩn bị sẵn những câu hỏi thảo luận và những tình huống nhằm giữ thế chủ động trong suốt cuộc đàm phán. Khi đàm phán ký kết hợp đồng, các doanh nghiệp Nhật đặc biệt lưu ý đến các chi tiết nhỏ, và các dịch vụ đi kèm, không giống như doanh nghiệp Việt Nam chỉ tập trung thảo luận đến những điều khoản chính, còn những chi tiết cụ thể có thể bổ sung bằng hợp đồng phụ. Chú ý rằng cách ấn định thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng của Nhật Bản khác với Việt Nam. Việt Nam theo thuyết tiếp thụ tức là thời điểm ký kết hợp đồng là thời điểm người chào hàng nhận được lời chấp nhận, còn Nhật Bản theo thuyết tống phát tức là thời điểm ký kết hợp đồng là thời điểm người được chào hàng gửi đi lời chấp nhận chào hàng. Chương III Giải pháp và những lưu ý cho doanh nghiệp Việt Nam khi xâm nhập thị trường Nhật　bản I. Xu hướng phát triển quan hệ kinh tế thương mại Việt Nam – Nhật Bản 1. Triển vọng quan hệ ngoại thương Việt Nam – Nhật Bản Thị trường Nhật là một thị trường rộng mở và nhiều tiềm năng để phát triển. Trong những năm tới, chắc chắn quan hệ thương mại giữa hai nước sẽ càng ngày càng mở rộng trên nhiều lĩnh vực : liên doanh, đầu tư xây dựng cơ sở chế biến, tăng cường xuất khẩu. Để đạt mục tiêu 500 triệu USD phần mềm xuất khẩu vào năm 2005, VINASA đang xúc tiến với đối tác Nhật Bản để thành lập công ty liên doanh Việt – Nhật chuyên sản xuất và gia công cho thị trường Nhật Bản có trụ sở đặt tại Việt Nam. Trong chuyến đi thăm tìm hiểu cơ hội đầu tư và kinh doanh ở Việt Nam do JETRO tổ chức trong năm 2003, 3/4 trong tổng số 46 doanh nghiệp muốn đầu tư tại Việt Nam và 16 doanh nghiệp đã sẵn sàng. Ngay sau khi về nước, công ty Fusion Techno Solutions đã quyết định đầu tư ngay vào lĩnh vực công nghệ thông tin với số vốn 2 triệu USD tại khu công nghiệp Thăng Long. Hiện nay, Việt Nam đang rất cố gắng để đẩy mạnh hơn nữa quan hệ giữa hai nước bằng những hoạt động xúc tiến thương mại. Hàng năm Bộ Kế hoạch và Đầu tư Việt Nam đều tổ chức các hoạt động xúc tiến vào khoảng tháng 9, tháng 10 như tổ chức hội thảo tại Tokyo, Nagoya, Kyoto, , cử các đoàn đi tham quan khảo sát và nghiên cứu thị trường Nhật Bản. Ngày 14/11/2003, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch Đầu tư Võ Hồng Phúc và Bộ trưởng Ngoại giao Nhật Bản Yoriko Kawaguchi đã ký Hiệp định về tự do, xúc tiến và bảo hộ Đầu tư, mở đường cho các nhà đầu tư Nhật Bản và Việt Nam, góp phần thúc đẩy hợp tác kinh tế giữa hai nước từ nay về sau. Ngày 4/12/2003, Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư Việt Nam cùng đại sứ Nhật Bản tại Việt Nam Hattori đã ký vào báo cáo Sáng kiến chung Nhật Việt, trong đó có kế hoạch hành động gồm 44 điểm cụ thể mà chính phủ Việt Nam đã thực hiện để cải thiện môi trường đầu tư, tạo điều kiện an tâm hơn cho các doanh nghiệp Nhật Bản khi đầu tư vào Việt Nam, từ đó thúc đẩy quan hệ hợp tác thương mại giữa hai nước. Ngoài ra các hội chợ thương mại, triển lãm cũng thường xuyên được tổ chức. Đây cũng là một hoạt động xúc tiến rất hiệu quả. Kết thúc phiên đấu thầu ngày 1/12/2003, công ty Lương thực Nhật Bản đã mua của Việt Nam 5000 tấn gạo. Đây là lần thứ hai các doanh nghiệp gạo nước ta thâm nhập được vào thị trường khó tính nhất thế giới này thông qua hình thức đấu thầu. ( lần đầu tiên là vào ngày 12/10/2003, khi đó chúng ta đã bán được 10.000 tấn gạo). Tính đến ngày 9/12/2003, chúng ta đã thắng thầu tổng cộng trong năm 2003 là 30.000 tấn gạo. Đây là một tín hiệu đáng mừng cho Việt Nam. “ Nhà Việt Nam ” tại Nhật Bản : “ Nhà Việt Nam” - ngoài việc quảng bá thông tin về đất nước, con người Việt Nam, còn là nơi trưng bày, giới thiệu các loại hàng hoá Việt Nam tại nước ngoài. Mô hình xúc tiến thương mại, đầu tư, du lịch này đã mang lại hiệu quả ở Nhật và đang được xây dựng tại Czech và Thuỵ Điển. Mô hình này đã hỗ trợ rất nhiều các doanh nghiệp Việt Nam, vì thủ đô Tokyo của Nhật Bản được coi là một trong những thành phố có mức sinh hoạt cao nhất thế giới. Theo một chuyên gia tư vấn của Tổ chức Xúc tiến Thương mại Nhật Bản JETRO tại thành phố Hồ Chí Minh thì việc mở văn phòng đại diện cho công ty tại Tokyo với diện tích khoảng 30m2 thì giá thuê mỗi tháng sẽ mất khoảng 50 – 100 triệu đồng Việt Nam, và không kể các dịch vụ khác. Đây là một trong những cản trở rất lớn đối với doanh nghiệp Việt Nam khi xâm nhập thị trường Nhật. Nhờ sự giúp đỡ của Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản, giữa năm 2002, “ nhà Việt Nam” chính thức khai trương tại Ebisu – Tokyo, có khu vực dành riêng giới thiệu các sản phẩm hàng hoá và có cả khu vực thực phẩm dành cho khách tham quan. Dù mới chỉ hoạt động gần một năm song thực tế cho thấy “ nhà Việt Nam ” đã khá thành công tại Nhật trong vai trò nhà xúc tiến thương mại. Rất nhiều doanh nghiệp của Nhật Bản và Việt Nam đã tìm được đối tác của mình tại đây, ví dụ như doanh nghiệp kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ tại Shizuoka Seiji chẳng hạn. Theo lời đại sứ Việt Nam tại Nhật Bản Vũ Dũng thì trong thời gian tới sứ quán sẽ xem xét nhằm giúp đỡ thành lập thêm một “ nhà Việt Nam” có quy mô lớn hơn để mọi doanh nghiệp trong nước có nhu cầu đều có thể tham gia. Ngoài ra, còn có nhiều trung tâm thương mại Việt Nam ở Nhật Bản như ở Osaka, cung cấp các thông tin cần thiết về hàng hoá và dịch vụ của các doanh nghiệp Việt Nam, đồng thời có thể trưng bày hàng hoá tại trung tâm này. Các doanh nghiệp được miễn phí trưng bày, chỉ chịu phí vận chuyển hàng đưa tới trưng bày. Những hoạt động trên đã, đang và sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển của thương mại hai nước. Và Việt Nam rất có thể sẽ trở thành một trong những đối tác thương mại quan trọng của Nhật Bản. 2. Bức tranh dự báo về quan hệ thương mại Nhật Việt : Việt Nam và Nhật Bản đang phấn đấu để trở thành đối tác chiến lược của nhau. Dưới đây là một vài dự đoán về quan hệ xuất khẩu Việt Nhật : Hàng xuất khẩu Việt Nam sang Nhật : Nhật Bản chắc chắn sẽ trở thành một trong những thị trường xuất khẩu chính của Việt Nam trong tương lai. Không chỉ là những sản phẩm như dầu thô, than đá, nông sản phẩm truyền thống mà còn có thể mở rộng ra các mặt hàng khác. Hiện nay ngoài những mặt hàng đã có trong chiến lược, có những mặt hàng đang được thị trường Nhật ưa chuộng và có tốc độ phát triển rất nhanh như : cao su, hàng thủ công mỹ nghệ, đồ gỗ, hạt điều,.. Bên cạnh đó, những sản phẩm có hàm lượng khoa học kỹ thuật cao cũng được chú trọng. Ngoài ra, xuất khẩu phần mềm cũng là một trong những hướng đi đáng được chú ý. Hợp tác phát triển phần mềm đang ngày càng nhận được nhiều sự quan tâm của chính phủ và giới doanh nghiệp của cả hai nước. Việt Nam xác định Nhật Bản có một vị trí chiến lược đối với thị trường xuất khẩu phần mềm Việt Nam : là thị trường xuất khẩu chính, là đối tác chuyển giao công nghệ và giúp nâng cao năng lực của các doanh nghiệp phần mềm Việt Nam, là đối tác và là khách hàng lâu dài. Mối quan hệ hợp tác giữa hiệp hội Phần mềm Việt Nam VINASA với Bộ Kinh tế, Thương mại và Công nghiệp Nhật Bản METI, với các hiệp hội Công nghệ thông tin Nhật Bản như JISA, JPSA, ANIA, với quỹ đào tạo học bổng hải ngoại AOTS là những minh chứng cụ thể. Thị trường phần mềm Nhật Bản có giá trị khoảng 80 tỉ USD/năm, trong đó có 10 tỉ dành cho gia công phần mềm quả là một thị trường đầy cơ hội phát triển. Một lĩnh vực nữa là du lịch. Hàng năm có tới 300.000 lượt khách du lịch Nhật Bản đến Việt Nam và đây là cơ hội tốt để Việt Nam xuất khẩu tại chỗ những sản phẩm của mình. Hiện nay Việt Nam cũng đang cố gắng để hoàn thiện cơ sở hạ tầng, xây thêm nhiều điểm vui chơi và phát triển các ngành nghề truyền thống nhằm thu hút và khuyến khích khách du lịch tiêu dùng. Thị trường gia công tại Việt Nam Một trong những xu hướng phát triển thương mại hai nước là việc các doanh nghiệp Nhật Bản đầu tư vào Việt Nam để xây dựng nhà máy gia công sau đó xuất khẩu ngược lại sang Nhật. Thực tế cho thấy ở các khu chế xuất, khu công nghiệp của Việt Nam thì các doanh nghiệp Nhật Bản chiếm đa số. Thành phần rất đa dạng : sản xuất vi mạch điện tử ( Sumitomo – khu công nghiệp Thăng Long), sản xuất phần mềm ( Mankichi – Tp Hồ Chí Minh), sản xuất thấu kính hội tụ ( Hoà Bình), đồ gia dụng, đồ điện, Các công ty này có thể hoạt động dưới hình thức liên doanh hoặc 100% vốn nước ngoài. Hiện nay Việt Nam đang cố gắng cải thiện môi trường đầu tư nhằm thu hút những doanh nghiệp này, tạo đà tăng trưởng cho nền kinh tế. Lợi thế của Việt Nam hiện nay vẫn là giá nhân công rẻ và nguồn tài nguyên phong phú, tuy nhiên Việt Nam cần phải tạo ra nhiều lợi thế hơn nữa, vì nhân công Việt Nam hiện nay có trình độ không cao so với các nước Đông Nam á, và nếu theo đuổi mục tiêu giá nhân công rẻ sẽ bị rơi vào cuộc cạnh tranh để hạ giá nhân công và điều này hoàn toàn không có lợi. Tuy nhiên, Việt Nam với cơ chế mở cửa ngày càng thông thoáng và tính ổn định của nền kinh tế hiện nay đang là môi trường kinh doanh lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp Nhật. Và cùng với sự trở về của nhiều lưu học sinh Việt Nam tại nước ngoài, khoảng cách càng ngày càng bị thu hẹp hơn. Một ưu điểm nữa cũng được đánh giá cao là tốc độ giải phóng mặt bằng càng ngày càng được cải thiện. Ví dụ như một khu vực được sử dụng cho Seagame 22 đã được giải toả và tái định cư hơn 500 gia đình chỉ trong vòng vài tháng. Thái độ hợp tác của báo chí cũng rất tốt. Đây là những lợi thế cần phát huy. Cùng với những nỗ lực mạnh mẽ của Chính phủ Việt nam trong thời gian qua nhằm cải thiện môi trường đầu tư ( Hiệp định bảo hộ Đầu tư Việt – Nhật, ký kế hoạch hành động của Sáng kiến chung Nhật – Việt), các nhà đầu tư Nhật Bản đã phản ứng tích cực đối với Việt Nam. Hiện nay, theo kết quả xếp hạng của ngân hàng JIBIC Nhật Bản tháng 10/2003, Việt Nam đứng thứ 4 trong thang bậc đánh giá hấp dẫn đầu tư, sau Trung Quốc, Mỹ và Thái Lan. 3. Những tổ chức - cây cầu nối liền Việt Nam – Nhật Bản: Hiện nay có rất nhiều tổ chức của Nhật Bản đang hoạt động tại Việt Nam để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đẩy mạnh quan hệ hợp tác kinh tế thương mại : JETRO ( tổ chức xúc tiến mậu dịch Nhật Bản ), JICA ( Cục Hợp tác quốc tế Nhật Bản), JIBIC (hội Doanh nghiệp Nhật Bản tại TP. Hồ Chí Minh), OECF ( quỹ Hợp tác kinh tế với nước ngoài ), AJC (Trung tâm hợp tác ASEAN – Nhật Bản ), Liên đoàn các tổ chức kinh tế Nhật Bản KEIDANREN, Hội mậu dịch Nhật Bản JVTA, , Ví dụ : các hoạt động của JETRO: Mời chuyên gia kỹ thuật về từng ngành hàng như dệt may, thủ công mỹ nghệ từ Nhật sang để tiến hành hội thảo hoặc trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật nhằm mục đích hỗ trợ cho các Doanh nghiệp Việt Nam có nhiều triển vọng xuất khẩu và giới thiệu về thị trường Nhật Bản. Mời đại diện các Doanh nghiệp Việt Nam sang thăm Nhật Bản để trực tiếp khảo sát thị trường, nắm vững kỹ thuật sản xuất và trao đổi trực tiếp với các doanh nghiệp Nhật Bản. g cung cấp miễn phí các dịch vụ văn phòng, thiết bịcho các Doanh nghiệp đến, cần lưu lại Nhật để phát triển thị trường tập trung, khi các Doanh nghiệp có yêu cầu và đề xuất với các Trung tâm hỗ trợ thương mại của JETRO đặt tại trung tâm của các thành phố: Tokyo, Osaka, Yokohama, Nagoya, Kobe và Fukuoka. Hỗ trợ cho các nhà XK Việt Nam bằng cách cung cấp các thông tin về khách hàng và giới thiệu sản phẩm của Việt Nam đến các khách hàng Nhật Bản thông qua "Hỏi đáp thương mại". Các Công ty Việt Nam muốn trực tiếp giới thiệu sản phẩm của mình cũng như muốn tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể truy cập "Chương trình xúc tiến quan hệ thương mại " (TTPP) trên trang Web của JETRO là http:// www.jetro.go.jp/ttppe . Tổ chức triển lãm hàng Việt Nam tại Nhật Bản (ví dụ tổ chức "triển lãm VIETEXPO" vào tháng 1/1994 tại Tokyo), cũng như hỗ trợ cho việc Việt Nam tham gia các kỳ triển lãm hàng hoá khác tại Nhật như: Dynamic, Asia, Gift Show và Furniture... Tổ chức các buổi đàm phán thương mại tại Việt Nam trên cơ sở đón các đoàn từ Nhật sang. Cung cấp các thông tin, số liệu xuất nhập khẩu, các văn bản pháp luật, các tài liệu có liên quan cho những người quan tâm. Hiện nay thư viện JETRO tại Hà Nội đặt tại 63 Lý Thái Tổ và Website : là một trong những website được các doanh nghiệp hết sức tin cậy. II. Những kiến nghị nhà nước : Xác định rõ vị trí của thị trường Nhật trong xuất khẩu của Việt Nam Cần có những văn bản và những chiến lược cụ thể để xác định vị trí của thị trường Nhật. Hiện nay chúng ta mới đặt ra mục tiêu “ Việt Nam và Nhật Bản trở thành những đối tác tin cậy và quan trọng của nhau”, cần có thêm những chiến lược ngắn và dài hạn để phát triển. Đặc biệt là đối với từng ngành, từng nhóm hàng, Cải tổ và hoàn thiện hệ thống pháp lý để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả : Sửa đối Luật thương mại Việt Nam Việc ban hành Luật Thương mại vào năm 1997 đã đánh dấu một cột mốc trong quá trình cải cách kinh tế và pháp luật của Việt Nam. Luật Thương mại đề cập tới nhiều vấn đề từ thương mại dịch vụ đến các hoạt động quảng cáo khuyến mại, từ việc lựa chọn luật pháp làm cơ sở cho các hợp đồng liên quan tới nuớc ngoài cho tới thời hạn kiện tụng khi xảy ra mâu thuẫn về hợp đồng. Tuy nhiên LuậtThương mại giờ đây không đáp ứng kịp với tốc độ phát triển nhanh chóng của nền kinh tế và những yêu cầu của quá trình hội nhập năng động, nhất là khi tham gia vào các tổ chức như APEC, WTO, Việc sửa đổi Luật thương mại cũng góp phầnvào việc tăng trưởng thương mại Nhật Việt- khi Luật thương mại được sử dụng như một công cụ hỗ trợ thương mại quốc tế. Đặc biệt là những quy định không rõ ràng giữa Luật thương mại và Pháp lệnh hợp đồng kinh tế. Các chuyên gia của UNDP cho rằng một bộ luật mới sẽ giảm giảm những rủi ro không đáng có cho các doanh nghiệp cũng như nâng cao sức cạnh tranh cho họ. Ban hành Luật cạnh tranh: Cạnh tranh bảo đảm duy trì tính năng động và hiệu quả của nền kinh tế. Cạnh tranh còn giúp các doanh nghiệp phát huy hết khả năng bằng cách khuyến khích họ liên tục phấn đấu đạt tiêu chuẩn cao về chất lượng, dịch vụ và giá cả, tạo ra những sản phẩm mới. Hiện nay Chương trình phát triển Liên Hợp Quốc ( UNDP ) và Diễn đàn của Liên Hợp Quốc về thương mại và Phát triển (UNCTAD) đang giúp Việt Nam soạn thảo bộ Luật cạnh tranh đầu tiên của Việt Nam, trong đó đề cập tới 3 mảng nội dung lớn : hành vi hạn chế cạnh tranh, lạm dụng sức mạnh của thị trường và giám sát sự hợp nhất, sáp nhập của các công ty. Việc ban hành Luật cạnh tranh sẽ là tiền đề cho các luật tự do thuơng mại khác. Có chính sách khuyến khích : Trên cơ sở xác định vị trí của thị trường Nhật, nhà nước nên có những chính sách để khuyến khích xuất khẩu và đầu tư, ví dụ như giảm thuế xuất khẩu, thưởng xuất khẩu, bỏ bớt những thủ tục hành chính rườm rà, hạ thuế suất thu nhập doanh nghiệp. Hiện nay Việt Nam cũng đã bước đầu thực hiện được những chính sách này. Ví dụ như việc miễn thuế thu nhập doanh nghiệp cho các doanh nghiệp sản xuất phần mềm trong vòng 3 năm kể từ khi kinh doanh có lãi. Tuy nhiên cũng nên có thêm nhiều chính sách khác nhau và tránh để rơi vào tình trạng bảo hộ quá mức vì như vậy có thể dẫn đến việc chúng ta lại vấp phải những vụ rắc rối như vụ kiện bán phá giá cá ba sa vừa rồi với Mỹ. Những cải thiện rõ rệt của Việt Nam ( theo đánh giá của Nhật Bản ) Xoá bỏ chế độ mua bán ngoại tệ bắt buộc Làm rõ căn cứ luật pháp của phán quyết trọng tài, áp dụng chế độ trọng tài đặc biệt Giảm cước truyền thông quốc tế ( ngày 1/1/2003 giảm 10% đến 40%, tiếp tục giảm khoảng 32% từ 1/4/2003) Xoá bỏ thuế chuyển lợi nhuận về nước. Xây dựng hình ảnh quốc gia Đối với một quốc gia, muốn hàng hoá được coi trọng thì việc xây dựng hình ảnh quốc gia trong lĩnh vực kinh tế là việc làm quan trọng. Đối với nhiều đối tác nước ngoài, Việt Nam vẫn là quốc gia có thị trường nội địa có nhu cầu thấp, chi phí kinh doanh cao và thiếu minh bạch. Đây là một hình ảnh bất lợi đối với quá trình hội nhập của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới.( năm 2002 không có một dự án nào trên 50 triệu USD được cấp vốn). Chỉ có 2 % các nhà đầu tư nước ngoài cho rằng hình ảnh của Việt Nam là tuyệt vời, trong khi 22% cho là tốt và 21% cho là nghèo nàn. (số liệu của công ty PwC).Thị trường nội địa có nhu cầu thấp thì khó kích thích sản xuất và nhập khẩu. Mặt khác hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp của Nhật muốn đầu tư tại Việt Nam để sau đó sản xuất và xuất khẩu lại thị trường Nhật. Vì vậy Việt Nam cần phải tìm mọi cách làm minh bạch hoá các chính sách đối với nhà đầu tư nước ngoài, giảm chi phí hạ tầng, giảm thuế,.. Tuy nhiên với những nỗ lực của Việt Nam hiện tại, hình ảnh của Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế đã dần thay đổi. Nhiều nhà đầu tư đã quyết định chọn Việt Nam để đầu tư, ví dụ như Nhà máy thấu kính quang học trị giá 5 triệu USD có trụ sở tại Hoà Bình. Một trong những biện pháp tốt để quảng cáo hình ảnh quốc gia là thông qua các tạp chí có Uy tín. Tháng 3/2003, bài viết trang bìa ( cover story) của tạp chí FFER ( Far Esten Economic Review) mang tên “ Việt Nam làm kinh doanh : ngôi sao đang lên ” kể về các chuyện thành công của các nhà đầu tư nước ngoài, về sự lạc quan của họ trên thị trường Việt Nam và những nỗ lực của chính phủ Việt Nam trong việc cải thiện môi trường đầu tư và sau đó nhận được rất nhiều sự quan tâm từ các nhà đầu tư nước ngoài. Hiện nay việc xây dựng chiến lược hình ảnh quốc gia được giao cho một cơ quan chuyên trách, đó là Cục xúc tiến Đầu tư nước ngoài (thuộc Bộ Kế hoạch và đầu tư). Xây dựng chiến lược năng lực cạnh tranh quốc gia: Trong những năm gần đây, đúng là Việt Nam càng ngày càng xuất khẩu nhiều mặt hàng như gạo, chè, cà phê,.. nhưng xu hướng chung là giá cả những mặt hàng này theo thời gian đề đi xuống. Việc xuất khẩu nông sản, chất đốt chỉ là yếu tố giúp nền kinh tế khởi động tốt hơn chứ không thể nào là động lực phát triển. Năng lực cạnh tranh của nền kinh tế Việt nam, theo đánh giá của Diễn đàn Kinh tế Thế giới, đang ngày càng giảm đi tỉ lệ nghịch với khối lượng nguyên liệu thô xuất khẩu được. Cụ thể là Việt Nam trong những năm 1997 – 1999 vốn đứng thứ 49 trong bảng xếp hạng về sức cạnh tranh giữa các quốc gia nay đã tụt xuống hàng thứ 65 vào năm 2002. Chi phí nhân công rẻ chỉ là tác động nhất thời đến năng lực cạnh tranh của nền kinh tế nói chung cũng như của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung. Vì nếu dựa trên yếu tố này sẽ đặt Việt Nam vào thế đối lập với những nước có mức lương thấp hơn và tạo ra sự cạnh tranh khốc liệt về giá nhân công. Để xây dựng lợi thế cạnh tranh của quốc gia cần có sự cộng tác giữa các công ty tư nhân và nhà nước, các tổ chức đào tạo để hướng tới một tầm nhìn chiến lược chung Thứ hai là khả năng tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh khác và lợi thế cạnh tranh ngành có thể tăng cường bằng cách xây dựng liên kết ngành. III. Những lưu ý cho doanh nghiệp Việt Nam khi xâm nhập thị trường Như đã phân tích ở trên, với những đặc trưng của thị trường Nhật và những hạn chế hiện tại, các doanh nghiệp Việt Nam phải hết sức cố gắng. ở trong phần này, xin nói rõ thêm về những lưu ý cụ thể. Tiếp cận thị trường : Khi tiếp cận thị trường thì việc tiếp cận với giới thương nhân Nhật Bản – những bạn hàng, những đối thủ và đối tác hợp tác là rất quan trọng. Có thể sử dụng những cách sau : a. Thông qua một doanh nhân hoặc tổ chức có uy tín giới thiệu Đây là cách có hiệu quả nhất và nhanh nhất để tiếp cận với các đối tác. Vì quan hệ trên thị trường Nhật Bản chủ yếu dựa trên cơ sở hợp tác lâu dài, uy tín, vì vậy sự giới thiệu của một doanh nhân hoặc một tổ chức đáng tin cậy là sự đảm bảo cao nhất về những mối quan hệ trong tương lai. Nhưng dĩ nhiên là có duy trì được mối quan hệ đó không thì lại phụ thuộc nhiều yếu tố khác. Và vì người Nhật cũng có thói quen giới thiệu cho nhau, nên nếu có quan hệ tốt với 1 công ty thì cũng có nghĩa là có thể có nhiều quan hệ với các công ty khác và nguợc lại. Các doanh nghiệp Việt Nam khi mới xâm nhập thị trường có thể nhờ đại sứ quán Việt Nam tại Nhật hoặc các tổ chức xúc tiến thương mại Nhật Việt như JETRO, JIBIC, JICA, b. Tham gia các triển lãm, hội chợ thương mại Các triển lãm hội chợ thương mại ở Nhật Bản tạo ra những cơ hội tốt cho các doanh nghiệp Việt Nam mong muốn bán hàng lần đầu tiên hoặc tìm kiếm đại lý bán hàng ở Nhật. Nhật là nước đứng thứ hai sau Mỹ về số lượng hội chợ thương mại được tổ chức hàng năm. Hầu hết các cuộc hội chợ đều có kế hoạch trước một năm và các doanh nghiệp Việt Nam có thể nắm bắt các thông tin chi tiết về loại, thời gian, địa điểm qua văn phòng của JETRO. Cần phải chú ý nhiều tới các hội chợ triển lãm của Nhật Bản vì khác với Mỹ hay Châu Âu, nơi mà các cuộc hội chợ chỉ là nơi người mua và người bán thường xuyên trao đổi, thì hội chợ ở Nhật được xem là nơi: (1) Tập hợp thông tin về xu hướng phát triển của thị trường, công nghệ mới và sản phẩm mới; (2) Tìm kiếm các sản phẩm mới và nhà cung cấp mới; (3) Phát triển các quan hệ bạn hàng với những người trong cùng lĩnh vực kinh doanh. Khi tham gia hội chợ thương mại ở Nhật, doanh nghiệp Việt Nam nên chú ý những điểm sau: + Cần chuẩn bị và phân phát càng nhiều càng tốt các tư liệu để giới thiệu về công ty, sản phẩm của mình. + Phải có nhiều người nói tiếng Nhật ở gian hàng và họ phải là người nắm chắc các thông tin về sản phẩm để có thể giải thích cặn kẽ cho khách. + Đừng dừng lại khi mới chỉ tham gia một cuộc hội chợ, nếu tiếp tục tham gia bạn có thể hy vọng có kết quả tốt. Ví như hãy liên hệ với khách hàng bằng thẻ hoặc địa chỉ của họ để lại trong sổ khách hàng của bạn. Ngoài ra, hiện nay các doanh nghiệp cũng có thể đăng ký để trưng bày sản phẩm ở “ Nhà Việt Nam” tại Nhật. c. Tham gia hội nghị và các đoàn đàm phán thương mại Tham gia hội nghị và đoàn thương mại giúp cho các doanh nghiệp những cơ hội để có được những thông tin đầu tiên về thị trường và bắt đầu đàm phán với khách hàng trong tương lai. Việc chuẩn bị tham gia đoàn thương mại phải thật chu đáo. Khi bắt đầu công việc kinh doanh mới, những thông tin về bản thân doanh nghiệp cũng quan trọng như biết về đối tác mà doanh nghiệp tiếp cận. Trong khi đang cố gắng tập trung thông tin về thị trường Nhật Bản doanh nghiệp cũng nên lưu ý rằng mọi quyết định của các công ty Nhật Bản do toàn bộ tập thể đưa ra. Vì vậy, doanh nghiệp phải chuẩn bị các tài liệu về mình sao cho có sức thuyết phục bất cứ ai tại nước đó. d. Sử dụng các phương tiện thông tin công cộng, đặc biệt là Internet Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và mạng Internet toàn cầu, bên cạnh những phương tiện truyền thống như báo, tạp chí, truyền hình, việc đưa thông tin cũng như tìm hiểu thông tin thông qua mạng Internet là một phương pháp hết sức hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Qua những thông tin này, các doanh nghiệp có thể tìm hiểu được về nhu cầu, cũng như các điều kiện của đối tác, thậm chí có thể mua bán trực tuyến. Cũng có thể qua mạng quảng cáo hình ảnh của mình với đối tác. Trái cây miền Tây Việt Nam đã nhờ phương thức này và có rất nhiều đơn đặt hàng gưỉ tới. Tuy nhiên cần chú ý đến tính cập nhật, chính xác và an toàn của thông tin thu nhận được. Cũng như cần phải có một hệ thống bảo mật tốt, tránh những thông tin nội bộ bị đưa ra ngoài hoặc bị phá hoại hình ảnh. Đàm phán : Như đã phân tích ở chương II, phong cách đàm phán của các doanh nghiệp Nhật Bản có những điểm khác biệt so với phong cách của các doanh nghiệp Âu Mỹ. Vậy cần lưu ý gì khi đàm phán với doanh nhân Nhật Bản ? Tìm hiểu kỹ đối tác đàm phán : Khi chuẩn bị đàm phán, thì việc tìm hiểu đối tác đàm phán là vô cùng quan trọng. Không chỉ tìm hiểu những thông tin về công ty, bạn hàng, những hoạt động của công ty đối tác mà còn cần tìm hiểu cụ thể về cá nhân người tham gia đàm phán để có những đối sách thích hợp. Nhìn chung thì người Nhật hiện có 2 dạng tiêu biểu. Nhóm 1 gồm những người lớn tuổi, chịu ảnh hưởng mạnh mẽ của các giá trị truyền thống. Nhóm này thường cảm thấy bất an khi ra khỏi nước Nhật và hạn chế về ngoại ngữ nên sẽ phụ thuộc rất nhiều vào người phiên dịch và đồng nghiệp. Với những nhóm người như thế này, họ sẽ rất trân trọng và cảm kích trước sự am hiểu phong cách Nhật của đối tác. Và một biểu hiện giao tiếp, một lời nói hoặc cử chỉ xã giao theo kiểu Nhật sẽ rất dễ gây cảm tình và có lợi ngay cả nhiều năm sau. Nhóm 2 là những người am hiểu thời đại, tiếng Anh rất khá và có tính hướng ngoại. Giống như Trung Quốc, Nhật Bản cũng đang dần hình thành một thế hệ mới – “ thế hệ chuối ” ( da vàng ruột trắng) – những người có lối sống và cách suy nghĩ thoáng đạt rất phương Tây. Những người này thường đi rất nhiều nơi trên thế giới và có cách đàm phán cũng như làm việc rất nhanh gọn và không kiểu cách. Cần phải hiểu rõ đối tác để có cách cư xử phù hợp. Ví dụ như khi đàm phán với những người theo nhóm 1 thì việc chuẩn bị trước những ý tưởng và trình bày theo những gì đã chuẩn bị sẵn là rất quan trọng, nhưng với nhóm 2 thì có thể thoáng hơn và thảo luận đến cả những ý tưởng vừa mới nảy sinh trong đầu, sau đó cùng nhau bàn luận để thực hiện. Hoặc với nhóm 1 thì thường tỏ thái độ không tôn trọng khi người đàm phán với mình quá trẻ hoặc là phụ nữ, nhưng với nhóm 2 thì không có gì khác biệt giữa tuổi tác và giới tính mà chỉ quan tâm đến sự hợp tác mà thôi. Tuy nhiên như đã nói ở trên thì người Nhật cho dù thuộc nhóm nào thì cũng rất coi trọng thứ bậc. Và vì thế nên tập trung vào người dẫn đầu đoàn đàm phán chứ không nên đi đường vòng tiếp cận với cấp dưới. Việc ký kết hợp đồng trước hết phải đảm bảo nguyên tắc tự nguyện. Chủ thể của hợp đồng ngoại thương có thể là cá nhân hay các pháp nhân có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, trong khi luật của Việt Nam và Nhật Bản lại quy định không giống nhau về địa vị pháp lý của họ. Vì thế, khi đàm phán ký kết hợp đồng cần xác định xem địa vị pháp lý của bạn hàng thế nào, người tham gia ký kết hợp đồng có đủ thẩm quyền hay không, người đó nhân danh mình hay đại diện cho người khác. Trong thực tế một vài doanh nghiệp Việt Nam do tìm hiểu khách hàng không kỹ nên đã ký hợp đồng với những công ty Nhật không có thực (các công ty "Ma"). Sau khi ký kết hợp đồng, bên Nhật tìm cách chiếm được hàng hoá rồi biến mất không thực hiện nghĩa vụ trả tiền gây thiệt hại lớn cho bên Việt Nam. Lại có nhiều trường hợp doanh nghiệp Việt Nam ký kết hoặc sửa đổi bổ sung hợp đồng với trưởng văn phòng đại diện của công ty Nhật đóng tại Việt Nam nhưng chưa được người ký kết chính thức uỷ quyền. Đến khi thực hiện hợp đồng (điều sửa đổi bổ sung), công ty Nhật Bản không thừa nhận là có hiệu lực đối với họ, tranh chấp phát sinh. Nếu doanh nghiệp Việt Nam chưa thực hiện nghĩa vụ hợp đồng thì thiệt hại còn ít, nếu đã thực hiện hoặc thực hiện một phần rồi thì thiệt hại là rất lớn, còn đi đòi bồi thường phức tạp, khó khăn, mất nhiều thời gian và công sức vì bên mình đã không làm đúng. Sử dụng phiên dịch : Người Nhật có một đặc điểm là rất ít sử dụng tiếng Anh trong làm ăn. Nói chung trong trường hợp bất khả kháng thì họ vẫn sử dụng tiếng Anh, nhưng nếu đàm phán bằng tiếng Nhật sẽ có hiệu quả cao hơn. Và hơn nữa, nhiều khi tiếng Anh của chính những người Nhật cũng không tốt nên có thể gây hiểu nhầm trong giao dịch như trường hợp của công ty Mỹ đã nói ở chương II. Nhưng do tiếng Nhật rất phức tạp với nhiều loại kính ngữ nên phải chọn một phiên dịch thật sự có trình độ. Quan trọng hơn nữa là đôi khi những người phiên dịch sẽ giúp cho những người tham gia đàm phán có thêm thời gian để suy nghĩ. Tác phong ăn mặc, tặng quà và sử dung danh thiếp : Khi đàm phán, nhìn chung cần phải ăn mặc lịch sự. Nên mặc vest và thắt cà vạt, dù không thích hợp với thời tiết. Nhưng vì ở Nhật thì thắt cà vạt và mặc vest là quy định bắt buộc ngay cả với công nhân, nên nếu gặp những người đàm phán không ăn mặc chỉnh tề thì sẽ có thái độ bất hợp tác. Với phụ nữ, nói chung nên mặc quần áo càng trung tính càng tốt. Lý do là vì cho đến ngày nay thì một số người Nhật vẫn không thích hình ảnh người phụ nữ trong công sở, đặc biệt là nếu ăn mặc quá nữ tính sẽ bị đánh giá là cách làm việc không tốt. Sử dụng danh thiếp là một trong những lễ nghi không thể thiếu khi bắt đầu đàm phán. Với người Nhật đó là phép lịch sự tối thiểu và hàng năm có tới 4,4 tỉ chiếc danh thiếp được trao. Khi nhận danh thiếp cần nhận bằng hai tay và để trước mặt chứ không được cất đi ngay vì như vậy là thiếu tôn trọng đối phương. Nên chú ý cả các vấn đề về tặng quà. Quà tặng là một phần không thể thiếu trong văn hoá kinh doanh của Nhật. Với người Nhật, quà tặng không hẳn là một cách bày tỏ lòng biết ơn hay tình cảm mà là một nhu cầu đã được thể chế hoá để tạo dựng và duy trì mọi hình thức quan hệ, kể cả quan hệ kinh doanh. Giới kinh doanh Nhật luôn giữ danh sách những món quà họ đã tặng và đã nhận, thậm chí họ còn ghi lại giá trị món quà. Như nhiều yếu tố khác trong đời sống Nhật, việc tặng quà được trau chuốt và nghi thức hoá qua một quá trình lâu dài. Người Nhật hiếm khi bỏ lỡ dịp trao quà: Cưới hỏi, sinh nhật, lễ lạc, tiếp kháchngoài ra còn những dịp khác mà người Nhật cho rằng bắt buộc phải có quà như: Ochugen (vào giữa kỳ nghỉ hè từ 15/7 đến 15/8); Oseibo (vào cuối năm).Tặng quà là cơ hội tốt để vun đắp những quan hệ kinh doanh quan trọng. Chuẩn bị kỹ nội dung và các điều khoản đàm phán chi tiết đến mức có thể : Nên đọc kỹ và xem lại những nội dung cần đàm phán thật chi tiết cụ thể, đề ra trước những tình huống khác nhau có thể xảy ra trong cuộc đàm phán để có phương án ứng phó thích hợp. Có thể nhượng bộ đến đâu, cần gì. Vì những doanh nhân Nhật Bản rất giỏi tìm ra điểm yếu của đối thủ, nên nếu không chuẩn bị kỹ thì sẽ bị thua thiệt. Cũng cần tìm hiểu trước những điểm khác nhau trong tập quán kinh doanh của 2 nước, ví dụ : Cách ấn định thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng của Nhật Bản khác với Việt Nam. Nhật Bản theo thuyết tống phát tức là họ xác định thời điểm ký kết hợp đồng là thời điểm người được chào hàng gửi đi lời chấp nhận chào hàng. Trong khi đó, Việt Nam lại theo thuyết tiếp thu: xác định thời điểm ký kết hợp đồng là thời điểm người chào hàng nhận được lời chấp nhận. Cho nên trong thực tế, đã có nhiều tranh chấp xảy ra do hai bên không biết được sự khác nhau này. Về nội dung và hình thức của hợp đồng, luật Nhật Bản quy định rất "thoáng": điều khoản chủ yếu chỉ bao gồm đối tượng, giá cả; và Nhật Bản chấp nhận hợp đồng ký kết bằng miệng. Trong khi đó ở Việt Nam, theo theo luật Thương mại 1997, một hợp đồng được coi là có hiệu lực chỉ khi có đủ 6 điều khoản chủ yếu: tên hàng, số lượng, quy cách, giá cả, phương thức thanh toán, địa điểm và thời hạn giao hàng. Và luật cũng quy định hợp đồng phải được làm thành văn bản. Vì vậy cách giải quyết tốt nhất là làm hợp đồng cho đủ các điều khoản, theo hình thức của luật định, bởi vì có như thế mới được coi là có hiệu lực pháp luật và mới làm phát sinh các quyền và nghĩa vụ các bên có liên quan. Giữ thái độ bình tĩnh và lắng nghe trong cuộc đàm phán : Những nguời thiếu kinh nghiệm, khi nói chuyện với người Nhật hay nói xen vào hoặc cắt ngang lời: "Xin lỗi cho tôi ngắt lời", hoặc "ở bên chúng tôi không làm thế, chúng tôi làm kiểu khác" thường gây cảm giác khó chịu cho người Nhật. Để tỏ thái độ phản ứng, người Nhật sẽ không nói năng gì nữa, họ sẽ dành phần còn lại của buổi đối thoại cho anh và lẽ đương nhiên, cuộc nói chuyện chẳng còn ý nghĩa gì. Hãy tạo ra được cuộc thảo luận hai chiều một cách thoả mái bằng cách: Chú ý lắng nghe một cách tích cực, biết đệm bằng những câu hỏi hợp lý, sử dụng những lời từ chối nhẹ nhàng, lịch thiệp Bởi vì người Nhật nói chung thích sự điềm tĩnh trong công việc. Thói quen ra quyết định tập thể làm cho họ nghi ngờ những quyết định quan trọng được đưa ra quá nhanh. Mark Zimmerman - một nhà kinh doanh tài ba người Mỹ đã từng nhiều năm sống và làm việc tại Nhật, khi tiếp xúc với người Nhật, kinh nghiệm là "Hãy ít nói, tốt nhất là đừng nói gì vội. Một người nước ngoài không ngoan thường để người Nhật nói trước, lắng nghe họ kỹ lưỡng và đừng bao giờ ngắt lời họ". Nắm bắt được ý đồ của đối phương : Vì người Nhật ít khi tỏ ra tức giận và nóng nảy, và rất biết kiềm chế nên đôi khi những điều họ nói chưa hẳn là những gì thực sự nghĩ, mà đôi khi chỉ là để tránh va chạm. Vì thế cần phân biệt rõ ràng thái độ hợp tác và thái độ làm hoà. Hãy chú ý tới sự im lặng của đối phương: Người Nhật nói chung là có quan điểm về sự im lặng khác với các nước khác. Nếu đa số nơi trên thế giới, im lặng trong khi bàn công việc hay giao tiếp có ý nghĩa tiêu cực. Còn với người Nhật, nếu không có dấu hiệu gì khác, họ sẽ không gán cho sự im lặng một ý nghĩa gì cả. Sự im lặng có thể là phản ánh được nhiều dạng cảm xúc từ tiêu cực như buồn bã, tức giận cho đến tích cực như thanh thản, vui sướng hay thoả mãn. Sự hiểu lầm với thói quen im lặng của người Nhật có thể bằng giá đắt. Thí dụ sau đã trở thành bài học kinh điển được viết trên Nhật báo của Mỹ số ra ngày 1/8/1983: ITT và một công ty lớn của Nhật đang thương lượng một hợp đồng lớn với nhau. Để hoàn tất thương vụ, phía ITT đến Tokyo để gặp đối tác Nhật. Vị lãnh đạo công ty Nhật được yêu cầu ký bản hợp đồng vừa đưa ra, ông ta ngồi im lặng. Phía Mỹ liền hạ giá ngay 250.000 Đôla. Một người quan sát tại cuộc gặp này, Howard Zandt, giáo sư kinh tế học tại Đại học Texas, nói rằng phía Mỹ đã hoàn toàn hiểu sai sự im lặng của phía Nhật. ITT đã bị thiệt hại một phần tư triệu Đô la chỉ vì không am hiểu tý gì về nền văn hoá ấy. Thiết nghĩ đây cũng là bài học quý báu đối với các doanh nghiệp Việt Nam khi làm ăn với Nhật Bản. Mức độ im lặng của một người Nhật cũng có thể liên quan tới cấp bậc của anh ta. Người Nhật cao cấp nhất thường là người im lặng nhất. Người nói nhiều thường là nhà quản lý cấp trung bình, cũng thường là người nói năng lưu loát, hoạt bát và thạo tiếng Anh nhất. Vì thế đôi khi người ta lại rơi vào vòng giao tiếp với một nhân vật cấp thấp trong suốt cuộc giao dịch, hậu quả là đã vô tình khinh thường người có thẩm quyền quyết định thực sự. Và điều cuối cùng là nếu có cơ hội để đàm phán với các Công ty nhập khẩu của Nhật Bản, có thể sẽ mất một ít thời gian trước khi công việc được hoàn thành. Hãy kiên nhẫn, rất nhiều hãng của Nhật Bản chỉ đưa ra quyết định của họ vào phút cuối cùng dựa vào sự nhất trí nội bộ, so với các công ty Mỹ, họ thường mất nhiều thời gian hơn để đưa ra quyết định. Tuy nhiên, một khi đã có quyết định thì công việc tiến hành rất nhanh chóng. 3. Thâm nhập thị trường Xây dựng một thương hiệu vững chắc: Đây là một trong những vấn đề bức xúc nhất của các doanh nghiệp Việt Nam. Khi xâm nhập vào một thị trường nào đó thì thương hiệu là vấn đề sống còn. Trước đây, chúng ta chủ yếu xuất khẩu qua trung gian, vấn đề thương hiệu chưa thực sự nóng bỏng. Với thị trường Nhật là một thị trường mới đầy tiềm năng thì việc xây dựng và bảo vệ thương hiệu là điều rất cần thiết. Hiện nay, Việt Nam đang xuất khẩu rất mạnh các mặt hàng giày dép, quần áo, thủ công mỹ nghệ, thuỷ hải sản, hàng nhựa, nhưng 90% vẫn là hàng gia công và mang thương hiệu do đối tác ấn định. Ví dụ như Việt Nam đứng thứ 2 thế giới về xuất khẩu gạo với lượng xuất khẩu hàng năm gần 4 triệu tấn, chiếm 17% thị phần xuất khẩu gạo thế giới, nhưng không ít trường hợp gạo Việt Nam được bán trên thị trường dưới thương hiệu gạo Thái Lan. Bên cạnh đó, không ít loại nông sản Việt Nam đã có thương hiệu nổi tiếng hàng chục năm nay như nước mắm Phú Quốc, gạo Nàng Hương, cà phê Trung Nguyên , Vinataba, đã bị các hãng nước ngoài đăng ký. Tại Nhật Bản, Trung Nguyên đã phải nhượng bộ cho tập đoàn Sanki để họ đồng ý trả lại quyền sở hữu nhãn hiệu cho Trung Nguyên, đổi lại họ được quyền khai thác độc quyền nhãn hiệu Trung Nguyên trên thị truờng Nhật Bản trong vòng 20 năm. Với người tiêu dùng Nhật Bản, một thương hiệu vững chắc cũng đồng nghĩa với việc chất lượng có thể tin tưởng và được ưa chuộng. Có thể áp dụng kinh nghiệm của 1 số doanh nghiệp trong thời gian gần đây trong thị trường nội địa, chỉ trong thời gian ngắn đã tạo ấn tượng trên thị trường như Bino, Number one, Vitek, nhờ vào hoạt động quảng cáo và triển khai thương hiệu rất chuyên nghiệp và hiệu quả. Một số thương hiệu của hàng hoá Việt Nam đã bắt đầu trở nên quen thuộc với người dân Nhật : bia 333, nước mắm Phú Quốc, Các doanh nghiệp Việt Nam hiện vẫn chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của thương hiệu dẫn đến chậm trễ trong việc đăng ký nhãn hiệu hàng hoá trên thị trường nước ngoài. Những bài học kinh nghiệm ở các thị trường Mỹ, Pháp, Anh cho thấy hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam bị chính đối tác của mình đăng ký nhãn hiệu, sau đó thương thảo để nhượng lại chính nhãn hiệu này với giá cao. Thông thường việc đăng ký một nhãn hiệu mất khoảng 1200 – 1500 USD nhưng việc mua lại thì mất khoảng 10.000 đến 100.000 USD. Nâng cao chất lượng của hàng hoá : Một trong những đặc điểm của thị trường Nhật là đòi hỏi rất cao về tính ổn định của chất lượng hàng hoá, nhưng điều này thì không phải doanh nghiệp Việt Nam nào cũng bảo đảm được. Có thể do khâu thu mua, xử lý không đồng bộ mà dẫn đến những tình trạng trên, nhưng điều đó đã làm cho các doanh nghiệp Nhật Bản e ngại khi làm ăn với các doanh nghiệp Việt Nam. Bởi vì, các doanh nghiệp Nhật Bản rất coi trọng sự ổn định trong chất lượng, thậm chí là hàng hoá không cần phải là loại tốt nhất, nhưng cần có chất lượng không thay đổi trong một thời gian dài. Hiện nay, có đến 80% tiêu chuẩn hàng hoá Việt Nam không phù hợp với quốc tế ( số liệu của Trung tâm Tiêu chuẩn chất lượng – Tổng cục Tiêu chuẩn đo lường và chất lượng – Hội nghị Chất lượng Việt Nam lần thứ 5 ngày 2/10/2003) Hàng hoá Việt Nam nhìn chung là chất lượng còn kém so với những hàng hoá nhập khẩu trên thị trường Nhật. Và đó là lý do vì sao mà giá cả của hàng Việt Nam luôn thấp hơn những hàng hoá cùng loại của Thái Lan hoặc Trung Quốc. Trên thị trường, tôm càng xanh đóng hộp loại 2lbs của Việt Nam giá 7.99 USD trong khi tôm cùng loại của Trung Quốc và Thái Lan là 10.99 USD. Bao bì cũng kém sắc sảo và đẹp. Một ví dụ khác về hàng thủ công mỹ nghệ – mặt hàng mà trong những năm gần đây đang dần trở thành mặt hàng xuất khẩu có tiềm năng ( trong 9 tháng đầu năm 2003, chúng ta đã xuất được 43,2 triệu USD sang thị trường Nhật – số liệu của Tổng cục Hải Quan). ở các sản phẩm lụa, độ dày của vải thường thấp, chỉ sau một lần giặt là vải bị giãn ở các đường may, hoặc tơ bị sổ làm mặt vải không còn đẹp nữa. Thông thường có 2 loại vải lụa : taffeta thường phải giặt khô nên không có vấn đề gì nhưng lụa mềm đáng nhẽ có thể giặt nước được thì lụa Việt Nam sau khi giặt chất lượng xuống trầm trọng và hay bị phai màu. Vì vậy người mua chỉ mua một lần và sau đó thì không mua nữa. Vì vậy lụa Việt Nam chủ yếu hiện nay chỉ bán cho khách du lịch chứ chưa cạnh tranh được trên thị trường quốc tế. Tương tự với sản phẩm sơn mài, chất lượng cũng khá tồi tệ : dễ vỡ ( do dùng gỗ ép chất luợng kém), sơn mài không được mài nước kỹ nên bề mặt không bóng và dễ bong sơn. Một đặc điểm nữa là do khí hậu ở Nhật khô và lạnh hơn của Việt Nam nên hàng sơn mài xuất khẩu thường bị vênh và bong sơn. Điều này làm cho hàng sơn mài Việt Nam rất khó cạnh tranh với hàng sơn mài của Trung Quốc và Nhật Bản vốn có chất lượng rất cao. Hàng guốc sơn mài được khách hàng Nhật rất ưa chuộng, nhưng cũng không thể đột phá thị trường với số lượng lớn, lý do cũng do chất lượng kém và không tiệnlợi. Nhìn bề ngoài đôi guốc rất đẹp, nhưng để cho nhẹ, đôi guốc được làm rỗng, bên trong nhồi giẻ, các mảnh gỗ ghép với nhau bằng đinh hoặc keo, nhưng đôi khi đinh chọc ra ngoài và keo dán bung ra. Quai và guốc đều cứng nên không thể đi xa được. Hàng mây tre đan thì do xử lý kém nên hay bị mốc và thâm đen, mẫu mã không đổi mới. Hàng sừng thì mẫu mã đẹp nhưng rất hay bị bung keo dán. Các doanh nghiệp Việt Nam cũng ít khi để ý tới thị hiếu của người tiêu dùng. Ví dụ như trong lĩnh vực thực phẩm, mỳ ăn liền của Trung Quốc được bán trên thị trường Nhật với giá đắt hơn của Việt Nam. Nguyên nhân là do thói quen ăn mỳ của người Nhật thì sợi mỳ phải to, dai, nhưng mỳ ăn liền của Việt Nam chủ yếu là sợi nhỏ. Một ví dụ khác là đồ sứ. Người Nhật ưa chuộng những hoa văn tinh xảo, với gam màu lạnh, nhưng có nhiều sản phẩm của Việt Nam, ví dụ bát, bình hoa có rất nhiều hoa văn sặc sỡ nên không được ưa chuộng lắm. Rau quả trong thời gian gần đây cũng bắt đầu được ưa chuộng, nhưng nhìn chung thì vẫn chưa đáp ứng được đủ tiêu chuẩn vệ sinh và rất mau hỏng. Bài học kinh nghiệm của doanh nghiệp xuất khẩu mơ: Doanh nghiệp tư nhân chế biến hoa quả và ép dầu xuất khẩu Nguyễn Văn Đường ( Hà Tây), chỉ với quả mơ xuất khẩu sang Nhật, năm 2002 đã thu được gần 2 tỉ đồng. Dự kiến con số đó vào năm nay sẽ là 3,7 tỉ đồng và 10 tỉ vào năm 2005. Vậy bí quyết thành công là gì ? Thứ nhất, đó là do có sản phẩm phù hợp với thị hiếu tiêu dùng. Với Nhật Bản, mơ muối là một trong những món ăn được ưa chuộng, không chỉ dùng để làm nước uống mà còn được sử dụng trong bữa ăn hàng ngày. Thứ hai, đó là do chất lượng đảm bảo. Thực ra lô hàng xuất đầu tiên vào năm 1997 với 12 tấn hàng đã hoàn toàn thất bại do chất luợng không đảm bảo như quả phơi bị cháy, thớ thịt quả mơ bị “ vặn sò”, ăn bị sạn, có tạp chất tướp tre. Doanh nghiệp này đã phải làm một đề án cải tiến khắc phục để thuyết phục đối tác cho thử lại. Và hiện nay chất lượng tốt đã khiến cho lượng mơ tiêu thụ càng ngày càng tăng: 14 tấn năm 97, 33 tấn năm 2000,50 tấn năm 2001. Chất lượng đảm bảo cũng góp phần tạo sự tin cậy và khiến đối tác Nhật đã quyết định chuyển giao công nghệ vào doanh nghiệp này để sản xuất thành phẩm, xuất sang Nhật và bán tại các siêu thị. Hợp lý hoá giá cả để tăng sức cạnh tranh : Hàng hoá Việt Nam nhìn chung giá khá cao so với hàng hoá của Trung Quốc và các nước Đông Nam á khác. Thường hàng hóa Việt Nam có chất lượng thấp ( như đã nói ở trên) và giá thấp, nhưng những hàng hoá có chất lượng tương đương thì thường giá lại cao hơn hàng hoá của các nước còn lại. Có thể nguyên nhân là do công nghệ và trình độ sản xuất của chúng ta còn lạc hậu, quy mô nhỏ hẹp dẫn đến giá thành sản xuất cao hơn mức trung bình chung. Tạo dựng uy tín trong thương mại: Khi làm việc với đối tác Nhật Bản, có một hệ thống quy định bất thành văn, tất cả được xây dựng trên một nguyên tắc ngầm, đó là chữ tín. Khác với khi làm việc trên thị truờng Mỹ thì điều quan trọng nhất là hệ thống pháp lý, chữ Tín không có nhiều ý nghĩa, mà chủ yếu ràng buộc bằng các điều khoản vô cùng chặt chẽ trong hợp đồng. Nhưng do thói quen làm việc ở Việt Nam, các doanh nghiệp vừa tìm cách lợi dụng các mối quan hệ xã hội lẫn pháp lý vừa tìm cách chối bỏ nó, nên khi xâm nhập vào thị trường Nhật không khỏi có những khó khăn. Một trong những biểu hiện rõ ràng nhất là sự không đúng hẹn khi giao hàng. Khi ký kết hợp đồng với 1 đối tác Nhật thì thời hạn giao hàng gần như là không thể vi phạm, nhưng rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã ký hợp đồng vượt quá khả năng, sau đó vin vào các lý do không hợp lý để kéo dài thời hạn hợp đồng, gây khó khăn cho đối tác. Chất lượng hàng hoá không đồng đều. Thường là lô hàng đầu tiên tốt, sau đó giảm dần. Ngoài ra, các doanh nghiệp thường có xu hướng tăng giá hàng hoá đã ký khi trên thị trường có biến động. Điều này, về lâu dài, sẽ rất có hại cho uy tín của doanh nghiệp đó nói riêng và hình ảnh của Việt Nam trong mắt các đối tác nói chung. Khắc phục những tập quán kinh doanh chưa tương đồng Có rất nhiều điểm khác nhau giữa tập quán kinh doanh giữa Nhật Bản và Việt Nam như đã phân tích ở chương II: ngôn ngữ, thói quen, thị hiếu, cách phục vụ. Để khắc phục được những đặc điểm này thì doanh nghiệp Việt Nam cần phải tìm hiểu thị trường Nhật Bản thật kỹ luỡng để đưa ra những sách lược phù hợp. Cũng có thể thảo luận với những bạn hàng Nhật nhằm đạt được một sự tương đồng trong quan hệ làm ăn, thậm chí có thể không hoàn toàn tuân theo những tập quán thông thường nhưng cả hai bên đều có lợi.