Xác định nhu cầu đào tạo phát triển trong doanh nghiệp

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Tối đa hoá giá trị tài sản là mục tiêu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Và yếu tố quan trọng nhất có thể vận hành và biến nguồn huy động vốn, tài sản, cơ sở vật chất, đất đai, nhà xưởng, máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu ... thành lợi nhuận đó chính là con người. Con người chính là đầu vào quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực mạnh để tồn tại và đi lên trong cạnh tranh. Bởi suy cho cùng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cũng chính là cạnh tranh về con người. Vì vậy mỗi cá nhân - một thành phần của tổ chức cần phải phấn đấu vì sự phát triển chung của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có một đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả đồng thời không ngừng tiến bộ sẽ giúp nhanh chóng đạt được mục tiêu đề ra. Để có lực lượng lao động giỏi thì doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên của mình học hỏi để trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng để đáp ứng những tiêu chuẩn đặt ra. Và đào tạo là một trong những phương pháp được các doanh nghiệp ưa thích để nâng cao khả năng làm việc cũng như thích ứng với sự thay đổi của môi trường làm việc. Một thực tế trong doanh nghiệp vẫn tồn tại yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp: nhân viên không hoàn thành được công việc đặc biệt là nhân viên mới vào còn lúng túng trong việc thực hiện được giao. Điều đó ảnh hưởng đến các kết quả hoạt động của doanh nghiệp, ảnh hưởng tới các mục tiêu đề ra, làm giảm khả năng cạnh tranh. Vậy cần tìm ra giải pháp để khắc phục tình trạng này. Vậy giải pháp đó là gì? Và liệu đào tạo có phải là giải pháp chung cho vấn đề nhân viên không hoàn thành công việc không? Vậy việc xác định nhu cầu là như thế nào? Đó cũng chính là lý do tại sao tác giả chọn đề tài “Xác định nhu cầu đào tạo phát triển trong doanh nghiệp”. Việc chọn đề tài này nhằm mục đích nhận thức rõ hơn nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp và tầm quan trọng của công tác này đối với tổ chức. Phạm vi nghiên cứu đề tài: Nghiên cứu phần lý thuyết nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp nói chung hiện nay. Phương pháp nghiên cứu: Thu thập và nghiên cứu tài liệu. Câu hỏi nghiên cứu: “Xác định nhu cầu đào tạo phát triển trong doanh nghiệp như thế nào ?”. 1. Đào tạo 1.1 Khái niệm “Đào tạo được hiểu là các hoạt động học tập nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình. Đó chính là quá trình học tập làm cho người lao động nắm vững hơn về công việc của mình, là những hoạt động học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng của người lao động để thực hiện nhiệm vụ lao động có hiệu quả hơn” (Nguyen & Nguyen, 2007). Đào tạo là nền tảng giúp người lao động hiểu rõ hơn trách nhiệm, nắm rõ hơn chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện công việc hiện tại tốt hơn. Đào tạo hướng vào hành vi hiện tại và thay đổi nó, điều đó xây dựng nên một nền móng vững chắc như bàn đạp phát triển trong tương lai. “Phát triển là các hoạt động học tập vượt ra khỏi phạm vi công việc trước mắt của người lao động, mở ra cho họ những công việc mới dựa trên cơ sở những định hướng tương lai của tổ chức”( Nguyen& Nguyen,2007). Phát triển là hoạt động diễn ra trong thời gian dài hơn hoạt động đào tạo, đào tạo đi trước, phát triển theo sau. 1.2. Lợi ích từ đào tạo – phát triển Đào tạo đúng hướng sẽ mang lại lợi ích cho cả hai phía đó là doanh nghiệp và người lao động. Đào tạo là điều kiện quyết định để doanh nghiệp có thể tồn tại và đi lên trong cạnh tranh. Đào tạo nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp: Nâng cao NSLĐ, hiệu quả THCV Nâng cao chất lượng của THCV: sangs tạo ra sản phẩm mới, tăng chất lượng dịch vụ, nhanh chóng chính xác hơn, giảm thiểu than phiền của khách hàng, … Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Tạo điều kiện áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý doanh nghiệp Giảm bớt một số chi phí không đáng có trong tổ chức: Rủi ro khi tuyển nhân viên mới và không phải lúc nào cũng tuyển mới được vì thế đào tạo để tận dụng tối đa hoá nguồn nhân lực hiện tại Sản xuất sản phẩm chất lượng kém Hỏng quy trình mới Giảm chi phí quản lý trung gian nhất là đối với nhân viên mới vào làm hoặc nhân viên được giao công việc mới. Người lao động được đào tạo sẽ làm quen với công việc nhanh hơn, họ có thể làm việc độc lập mà không cần đến sự giám sát của cấp trên. Chi phí cho nhân viên bỏ việc Giảm tai nạn lao động Những ưu điển trên giúp doanh nghiệp tạo ra được lợi thế cạnh tranh, địa vị danh tiếng, tiếp cận nhanh chóng với sự phát triển và thay đổi của môi trường Đối với người lao động vai trò của đào tạo thể hiện ở chỗ: Đào tạo giúp cho người lao động tăng niềm tin và động lực làm việc, tạo ra tính chuyên nghiệp trong THCV, thoả mãn với công việc hiện tại, tăng lòng tự hào bản thân, … Từ đó mở ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên và được xã hội đánh giá cao. Ta thấy được đào tạo mang lại lợi ích to lớn cho cả doanh nghiệp và người lao động. Như vậy một chương trình đào tạo được chuẩn bị chu đáo là hết sức quan trọng và nó bắt đầu từ việc xác định nhu cầu đào tạo 2. Xác định nhu cầu đào tạo 2.1. Khái niệm xác định nhu cầu đào tạo “Xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào và bao nhiêu người. Nhu cầu đào tạo được xác định dựa trên phân tích nhu cầu lao động của tổ chức, các yêu cầu về kiến thức, kỹ năng cần thiết cho việc THCV và phân tích trình độ, kiến thức, kỹ năng hiện có của người lao động”. (Nguyen & Nguyen, 2007) 2.2. Lợi ích từ việc xác định nhu cầu đào tạo Như trên ta thấy được lợi ích của đào tạo mang lại rất lớn. Tuy nhiên hiện nay rất nhiều doanh nghiệp nỗ lực đáp ứng nhu cầu đào tạo của các phòng ban nhưng trong thực tế kết quả từ đào tạo mang lại không như mong muốn. Đó là do đào tạo không đúng các nhân viên thực sự cần và gây ra hậu quả là kết quả THCV không mấy cải thiện mà doanh nghiệp lại mất chi phí lớn cho việc đào tạo, nhưng vẫn phải trả lương cho nhân viên trong thời gian đi học, mất thời gian và sự gián đoạn công việc khi nhân viên tham gia hoạt động đào tạo, chi phí trả cho việc đào tạo. Vì vậy, cần phải tiến hành nhu cầu đào tạo trước khi tiến hành tổ chức đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế được những rủi ro này. Mặt khác doanh nghiệp còn có cái nhìn rộng hơn về cách nâng cao kết quả THCV: Từ việc xác định nhu cầu đào tạo ta xác định được khoảng cách trong THCV là lớn hay nhỏ và xác định tầm quan trọng của khoảng cách này và có thực sự cần thiết phải giải quyết ngay chưa căn cứ vào chi phí cơ hội cho việc đào tạo. Trả lời được hiện nhu cầu đào tạo của các phòng ban có đúng hay không? Đào tạo có phải là giải pháp không? Xác định được đúng nhân viên thiếu kỹ năng, kiến thức để bổ sung kịp thời. Ngoài việc xác định nhân viên thiếu kỹ năng còn biết được nhiều nguyên nhân dẫn đến việc không THCV. Từ đó đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Vậy việc xác định nhu cầu đào tạo là một trong những việc làm rất quan trọng. Việc xác định nhu cầu đào tạo có khoa học, mức độ chính xác cao sẽ mang lại kết quả của chương trình đào tạo hiệu quả cao. 2.3. Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo Để xác định nhu cầu đào tạo ta cần phải tiến hành phân tích tổ chức, phân tích tác nghiệp và phân tích nhân viên. 2.3.1 Phân tích tổ chức Bất kỳ tổ chức nào hoạt động cũng đặt ra mục tiêu cho mình. Mục tiêu sẽ tạo ra các đích đến cho tổ chức. Mục tiêu của doanh nghiệp được thể hiện thông qua các chiến lược phát triển, kế hoạch, nhiệm vụ. Để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề thì mỗi cá nhân trong tổ chức đó phải hoàn thành những mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp giao phó. Mục tiêu của doanh nghiệp biến động cùng với sự biến động của môi trường. Môi trường gồm có lực lượng trực tiếp và lực lượng gián tiếp tác động lên doanh nghiệp. Lực lượng trực tiếp gồm: Khách hàng là lực lượng quan trọng nhất mà tổ chức phải làm hài lòng. Việc khách hàng có mua hay không mua sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại của doanh nghiệp đó. Vì vậy phải tạo ra đội ngũ nhân viên nhanh nhậy, nhiệt tình, năng động, sáng tạo, … luôn làm vừa lòng khách hàng Đối thủ cạnh tranh là lực lượng mà doanh nghiệp phải đấu tranh để dành khách hàng và những nguồn tài nguyên cần thiết. Vì vậy mà doanh nghiệp phải tìm hiểu đối thủ cạnh tranh để xác định được chiến lược cũng như cách thức cạnh tranh. Ví dụ như khi đối thủ cung cấp chương trình đào tạo thì doanh nghiệp phải xem xét như thế nào. Người cung ứng. Doanh nghiệp phải tạo sự liên kết chặt chẽ với họ. Nguồn nhân lực. Là nguồn tài nguyên quý giá vì tổ chức phải dựa vào cá nhân để thành công. Phải tạo ra môi trường làm việc tin cậy và tôn trọng lẫn nhau, văn hoá làm việc, cơ hội phát triển sự nghiệp… Lực lượng gián tiếp gồm: Môi trường kinh tế: Bao gồm chu kỳ kinh tế, lãi suất, tỷ giá lạm phát chính sách tiền tệ, … Khi những yếu tố này biến đổi thì mục tiêu của doanh nghiệp cũng phải điều chỉnh cho phù hợp, điều đó ảnh hưởng đến việc xác định nhu cầu đào tạo. Ví dụ như khi nền kinh tế suy thoái hay có chiều hướng đi xuống doanh nghiệp cần phải duy trì một lực lượng lao động có trình độ tay nghề và có thể giảm chi phí lao động bằng các biện pháp như giảm giờ làm cho công nhân, nghỉ việc hoặc là giảm chỉ tiêu đào tạo trong thời gian này. Ngược lại khi nền kinh tế có chiều hướng ổn định và đi lên thì doanh nghiệp tăng cường đào tạo nhân viên tăng chi phí cho đào tạo và hàng loạt các chính sách khác như tăng lương, thưởng, phúc lợi, … Môi trường công nghệ: Đề cập đến những bước phát triển về công nghệ có thể tác động lên tổ chức: Sự phát triển của công nghệ tạo áp lực đòi hỏi phải đổi mới đối với các doanh nghiệp, thay đổi phương pháp làm việc ảnh hưởng đến đặc điểm của sản phẩm, dịch vụ, chu kỳ đổi mới công nghệ ngày càng rút ngắn, tạo những rủi ro cho các doanh nghiệp, nó có thể biến những dây chuyền mới đầu tư của doanh nghiệp trở nên lỗi thời vì thế mà doanh nghiệp cần những nhân viên làm chủ được công nghệ. Do đó một khoá đào tạo để bổ sung sử dụng các thiết bị mới là hoàn toàn cần thiết. Môi trường chính trị, luật pháp: Chính phủ ra những luật mới, doanh nghiệp cần phải nắm bắt được để thực thi đúng theo luật. Môi trường văn hoá xã hội: Giá trị được chấp nhận và tôn trọng đối với xã hội cụ thể đó là các quan niệm đạo đức, thẩm mỹ, lối sống,… Rất quan trọng đối với doanh nghiệp nào muốn xâm nhập thị trường mới. Môi trường quốc tế: Tạo cơ hội thách thức về thị trường, nguồn nguyên liệu, vốn, công nghệ… Đặc biệt khi Việt Nam gia nhập WTO cần phải có hoạt động đào tạo và phát triển từ trước thì mới cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài. Ví dụ doanh nghiệp may cần phải tuân thủ tiêu chuẩn SA 8000, … Như vậy, từ việc nhận thức rõ sự biến động môi trường xung quanh tổ chức mà từng doanh nghiệp xác định cho mình mục tiêu hoạt động. Nắm rõ được mục tiêu của doanh nghiệp thì mới biết được doanh nghiệp cần gì ở đội ngũ nhân lực của mình. Từ đó giúp doanh nghiệp xác định được nhu cầu một cách đúng đắn. Khi phân tích tổ chức ta cần phải phân tích các nguồn lực sẵn có của tổ chức. Ví dụ như nguồn lực tài chính thông qua các báo cáo tài chính ta biết được lợi nhuận doanh nghiệp thu về là bao nhiêu, lợi nhuận bộ phận làm cao, bộ phận làm thấp để biết được kế hoạch hoạt động tốt hay không để tìm ra nguyên nhân cũng như đưa ra được giải pháp đề khắc phục. Mặt khác tình hình tài chính cũng ảnh hưởng đến chi phí cho đào tạo nếu tình hình tài chính công ty tốt thì doanh nghiệp sẵn sàng bỏ ra nhiều chi phí hơn cho đào tạo. Khi phân tích tổ chức ta cũng cần phân tích kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Đó là quá trình đánh giá, xác định nhu cầu về nguồn nhân lực để đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp và xây dựng các kế hoạch lao động để đảm bảo các nhu cầu đó. Nhờ đó ta xem xét sự vận động của nguồn nhân lực bên trong cũng như bên ngoài tổ chức như tỷ lệ vắng mặt, tỷ lệ thuyên chuyển, chi phí lao động… Khi nguồn nhân lực thay đổi thì doanh nghiệp có sự thay đổi về cơ cấu nguồn nhân lực. Doanh nghiệp có các chính sách đề bạt, thuyên chuyền hoặc tuyển mới vì vậy cân dự kiến chương trình đào tạo giúp nhân viên có đủ kiến thức thực hiện tốt công việc ở vị trí đó. Tóm lại, khi phân tích tổ chức ta biết được tổ chức cần những gì ở nhân viên, tổ chức sẽ xác định số lượng loại lao động và loại kiến thức kỹ năng cần đào tạo đó chính là việc xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực của tổ chức. 2.3.2 Phân tích tác nghiệp Phân tích tác nghiệp là phân tích loại, trình độ, kiến thức, kỹ năng và thái độ của người lao động cần thiết cho công việc. Mỗi doanh nghiệp, mỗi công việc sẽ có yêu cầu riêng về những tiêu thức đó. Kiến thức kỹ năng của người lao động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và năng suất lao động, nó là nền tảng để phát triển và tinh thần cầu tiến cộng với sự nỗ lực của bản thân mỗi ngày là thước đo thành tích của nhân viên đặc biệt trong điều kiện hiện nay mỗi trường luôn biến động, công việc thực tế của người lao động thực hiện trong tình trạng liên tục thay đổi. Người lao động phải nâng cao kiến thức kỹ năng để đáp ứng những đòi hỏi mới trong công việc. Những kỹ năng đó bao gồm: mức độ phức tạp của công việc, yêu cầu kỹ năng lao động trí óc và chân tay, khả năng ra quyết định, sự khéo léo chân tay, khả năng sáng tạo, khả năng hội nhập, … Một trong những yếu tố tác động đến kết quả THCV đó chính là thái độ lao động. Khi ai đó nói “tôi thích công việc của mình” là khi người đó đang biểu đạt thái độ của mình đối với công việc và tổ chức rất mong muốn điều đó ở nhân viên của mình. Khi người lao động có thái độ tốt thì mới làm việc có hiệu quả. Tuy nhiên thái độ của người lao động phụ thuộc vào cả hai yếu tố bản thân người lao động và tổ chức. Khi doanh nghiệp thuê lao động vào làm thì đều muốn sử dụng một cách có hiệu suất nguồn nhân lực. Vì vậy doanh nghiệp đặt ra những yêu cầu cụ thể mà nhân viên cần đạt được và được quy định rõ ở bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Thông qua đó mà người quản lí xác định được kì vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được những kì vọng đó, mặt khác ngưòi lao động cũng cũng hiểu được những nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến công việc. “Bản mô tả công việc là một văn bản giải thích về nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề liên quan đến một công việc cụ thể” (Nguyen & Nguyen, 2007) “Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là bản liệt kê các đòi hỏi của công việc đối với người thực hiện về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần phải có, trình độ, giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần thể lực, các yêu cầu cụ thể khác” (Nguyen & Nguyen, 2007) Bằng cách nghiên cứu bản mô tả công việc và bản yêu cầu THCV ta biết được nhân viên phải thực hiện những gì và yêu cầu đối với công việc đó ra sao. Đó là một trong những cơ sơ để xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác.  2.3.3 Phân tích nhân viên Phân tích nhân viên là phân tích loại, trình độ, kiến thức kỹ năng và thái độ hiện có của nhân viên đó. Khi phân tích nhân viên dựa vào đánh giá THCV, trao đổi với người quản lý trực tiếp, trao đổi với khách hàng có liên quan … Đánh giá THCV là một quá trình đánh giá mang tính hệ thống và chính thức về tình hình THCV của người lao động trong quan hệ so sánh với tiêu chuẩn THCV đã xây dựng từ trước và thảo luận với người lãnh đạo về kết quả đánh giá đó. Dựa vào bản đánh giá THCV để xác định mức độ hoàn thành công việc của cá nhân từ yếu kém đến xuất sắc. Nhân viên đó không hoặc không thường xuyên đạt được kết quả ở mức yêu cầu tối thiểu, đạt được mức yêu cầu, thường xuyên đạt được kết quả hoặc đôi khi đạt được kết quả tốt hơn kế hoạch đề ra hay thường xuyên đạt được kết quả tốt hơn kế hoạch đề ra, có sáng kiến áp dụng được thành tựu, sáng kiến của công việc. Cụ thể hơn là xét đến mặt, mức độ hoàn thành kế hoạch đề ra, kỹ năng ở mức nào, thái độ lao động, tinh thần hợp tác năng động, nhiệt tình, … Từ bản đánh giá THCV tìm ra được điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên, tìm ra các mặt mà nhân viên chưa làm được để có phương pháp điều chỉnh kịp thời. Sau đó đem so sánh kết quả mà nhân viên làm được trong thực tế với yêu cầu về kết quả thực hiện xem khoảng cách đó là bao nhiêu và khoảng cách này ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu khoảng cách này là nhỏ thì cần phải xem xét có nên đào tạo hay không? Nếu khoảng cách này lớn thì cần có biện pháp gì để khắc phục. Vậy nguyên nhân của khoảng cách này là do đâu. Có vô vàn những lý do khiến nhân viên không hoàn thành được công việc được giao như sự vận hành của tổ chức không tốt: cơ cấu của tổ chức không phù hợp, cách thức quản lý không hiệu quả, hệ thống thông tin không được thông suốt; môi trường làm việc không tốt; chế độ khen thưởng không hợp lý hoặc do thiếu kỹ năng, kiến thức của người lao động, … Chỉ khi tìm ra đúng nguyên nhân thì mới có biện pháp phù hợp để cải thiện kết quả THCV của nhân viên. Trong thực tế có rất nhiều doanh nghiệp tổ chức các khoá đào tạo rồi cử nhân viên đi học. Sau đó thấy kết quả làm việc của nhân viên không mấy cải thiện mà lại tốn chi phí bỏ ra rất nhiều đó một phần cũng là do không xác định được đúng nguyên nhân. Khi nhân viên thiếu kiến thức kỹ năng làm việc thì đào tạo mới là một giải pháp. Khi đào tạo là một giải pháp phù hợp thì ta dễ dàng xác định được nội dung đào tạo là gì, cần đào tạo những kiến thức, kỹ năng gì, tuỳ từng công việc, từng nhân viên mà có nội dung cụ thể. Việc xác định được nội dung cụ thể của đào tạo, ai thực sự cần đào tạo có ý nghĩa rất quan trọng. Điều đó cho thấy liệu khoá học tổ chức ra có giúp gì cho người lao động và tổ chức hay không? Phải đào tạo đúng cái mà nhân viên thực sự cần. 3. Các phương pháp sử dụng khi xác định nhu cầu Có rất nhiều phương pháp được sử dụng khi xác định nhu cầu, sau đây tác giả xin giới thiệu 4 phương pháp: 3.1 Phương pháp phỏng vấn Phương pháp phỏng vấn là phương pháp mà theo đó những người nghiên cứu đặt ra các câu hỏi cho các đối tượng điều tra và thông qua sự trả lời của họ để nhân được thông tin mong muốn. Đối tượng phỏng vấn ở đây bao gồm cả người lao động và người quản lý trực tiếp. Người quản lý trực tiếp là những người thường xuyên tiếp xúc với nhân viên, giám sát viên THCV, chính họ là người đề nghị đào tạo khi nhận thấy nhân viên của mình không THCV. Nội dung cần phỏng vấn: Những vấn đề mà họ gặp phải là gì? Những biểu hiện cho thấy nhân viên không THCV? Biểu hiện này có diễn ra thường xuyên không? Điều đó ảnh hưởng gì đến kế hoạch của phòng và của doanh nghiệp? Mong muốn của người quản lý là gì? Những lý do nào khiến họ thấy đào tạo là cần thiết? V.v… Song song với việc phỏng vấn người quản lý trực tiếp ta thực hiện với phỏng vấn đối với nhân viên. Họ là người biết rõ nguyên nhân sâu xa tại sao họ không hoàn thành được công việc. Nội dung phỏng vấn: Anh (chị)có yêu thích công việc này hay không? Những khó khăn anh (chị) gặp phải khi THCV? Cách thức THCV của anh (chị) THCV như thế nào? Hoạt động nào chiếm hết thời gian trong ngày làm việc của anh (chị)? Anh (chị) không hài lòng điều gì ở doanh nghiệp? Thái độ của anh (chị) đối với đào tạo? Anh (chị) mong muốn đào tạo những gì? V.v… Để phỏng vấn đạt hiệu quả thì cần phải chuẩn bị kỹ nội dung phỏng vấn, tiến hành theo đúng trình tự của quy trình phỏng vấn, chuẩn bị kỹ nghiệp vụ về phỏng vấn, đặc biệt là những nghiệp vụ không thuộc chuyên môn của người phỏng vấn và các thiết bị cho phỏng vấn. Cần phải tạo không khí thân thiện và cởi mở, dẫn dắt và khơi gợi họ nói ra những điều mà mình cần thu thập. Phương pháp phỏng vấn áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp với mọi đối tượng. Tuy nhiên ở các doanh nghiệp lớn số lượng nhân viên nhiều mà ta không thể phỏng vấn hết được do nguồn lực có hạn, do đó nên phối hợp với người quản lý để chọn mẫu phỏng vấn. Ưu điểm của phương pháp này: Đây được coi là phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng nhiều nhất bởi những lợi thế nổi trội của nó. Phương pháp này cho phép người phỏng vấn thu thập được lượng thông tin tối đa thông qua các câu hỏi. Nó có thể được sử dụng một cách có hiệu quả để nắm bắt những phản ứng của người được phỏng vấn về nhận thức, quan điểm, thái độ,… nó cũng cho phép người phỏng vấn hợp lý hoá những câu trả lời bàng cách quan sát hoặc thăm dò liên tiếp đối tượng phỏng vấn. Nhược điểm: Chi phí cao, tốn thời gian sắp xếp các cuộc gặp. Phương pháp này đòi hỏi người phỏng vấn có những kỹ năng cần thiết và trình độ nghiệp vụ cao. Kết quả phỏng vấn chịu ảnh hưởng trực tiếp của người đi phỏng vấn. Người được phỏng vấn có thể sẽ không đưa ra những câu trả lời hoàn toàn chân thật. Hơn nữa những quan tâm cá nhân và quan điểm của người phỏng vấn có thể đưa họ đến việc giải thích câu trả lời khác đi. 3.2 Bảng hỏi Bảng hỏi là một phương pháp thông dụng để thu thập thông tin về nhu cầu đào tạo. Trong phương pháp này, người lao động sẽ nhận được một danh mục các câu hỏi được thiết kế sẵn liên quan đến nhiều khía cạnh khác nhau trong công việc và bản thân người lao động. Nhân viên sẽ trả lời các câu hỏi liên quan đến: cảm nhận của họ về công việc đang làm, khả năng THCV, nguyện vọng đào tạo. Ví dụ như sự yêu mến/không yêu mến công việc; mức độ phức tạp/nhàm chán; họ có gắn bó/không gắn bó với công việc; có nhu cầu học tập/không có nhu cầu học tập … Bảng câu hỏi chia làm nhiều phần: Những thông tin về cá nhân, những câu hỏi cho phép nhân viên tự đánh giá năng lực THCV của bản thân qua nhiều tiêu chí khác nhau. Ưu điểm của phương pháp này: thông tin thu thập được về bản chất đã được lượng hoá cho nên dễ dàng xử lý, tiết kiệm được thời gian vì cùng một lúc có thể phát phiếu cho nhiều nhân viên. Nhược điểm: việc thiết kế bảng hỏi tốn nhiều thời gian và đắt tiền. Người nghiên cứu không tiếp xúc trực tiếp với đối tượng nghiên cứu nên dễ gây ra tình trạng hiểu lầm những câu hỏi. Vì vậy, khi xây dựng bảng hỏi phải xác định mục tiêu rõ ràng, mục tiêu ở đây là xác định nhu cầu đào tạo. Nội dung câu hỏi phải ngắn gọn, phải dễ hiểu, phải thu hút được nhiều người quan tâm, câu hỏi mở đưa ra làm cho mọi người thể hiện được nguyện vọng của mình. 3.3 Phương pháp quan sát Phương pháp quan sát là nghiên cứu những hành vi biểu hiện bên ngoài của người lao động như cử chỉ, lời nói, dáng điệu,… diễn ra trong điều kiện bình thường. Ví dụ như bằng quan sát, người nghiên cứu có thể mô tả được đặc điểm, cách thức thực hiện của nhân viên bán hàng. Để đảm bảo được thành công lớn nhất trong khi sử dụng phương pháp quan sát cần thực hiện theo thứ tự: Đưa ra quyết định chung về đối tượng và vị trí quan sát, lựa chọn danh mục, đặc điểm cụ thể cần được quan sát, người quan sát phải nghiêm túc và cẩn thận. Một chương trình quan sát phải được cụ thể hoá bằng việc xác định chi tiết câu trả lời cho các câu hỏi: ai?, cái gì?, khi nào?, ở đâu? và bằng cách nào để quan sát một người? Trong quá trình quan sát là sự nhạy bén các giác quan của người quan sát và sự chính xác, đầy đủ trong việc ghi nhận nó. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả thu thập dữ liệu, tránh đưa những yếu tố chủ quan của mình vào quá trình quan sát. Đối tượng áp dụng: không phải hoạt động nào cũng có thể áp dụng phương pháp quan sát để theo dõi, thông thường nó chỉ phù hợp với các tình huống sau: nghiên cứu ở khâu nhất định của hoạt động diễn ra trong thời gian dài, các hành vi phải xuất hiện trong hoàn cảnh người nghiên cứu có thể quan sát được. Ưu điểm là tạo cho người quan sát một cái nhìn thực tế chứ không phải một hành vi báo cáo lại, trong một vài trường hợp quan sát là cách duy nhất để thu thập thông tin chính xác với chi phí rẻ. Nhược điểm: phương pháp quan sát áp dụng cho một số lượng nhỏ các đối tượng điển hình cho nên tính đại diện bị hạn chế, tiêu tốn mất nhiều thời gian, không thể quan sát được bản chất bên trong của người lao động đồng nghĩa với việc không giải thích được nguyên nhân 3.4 Phương pháp xem tài liệu sẵn có Những tài liệu liên quan đến quá trình xây dựng nhu cầu như: Bảng mô tả công việc: như trên đã phân tích từ bản nàyta biết được công việc cụ thể gồm những gì và người lao động phải thực hiện những yêu cầu gì (kiến thức,kĩ năng,thái độ). Bản đánh giá kết quả THCV là hoạt động trọng tâm của công tác đào tạo, nâng cao kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Qua bản đánh giá ta sẽ thấy được hiệu quả làm việc và năng lực của nhân viên như thế nào. Mục tiêu phát triển của doanh nghiệp thể hiện qua các chiến lược và các nhiệm vụ. Mục tiêu cũng là cái đích đến cho doanh nghiệp. Thông qua những tài liệu đó làm căn cứ để xác định nhu cầu đào tạo, phát triển trong doanh nghiệp. Kết luận Mỗi nhân viên là một thành viên của tổ chức, để tổ chức hoạt động hiệu quả thì mỗi nhân viên trong tổ chức phải thực sự có năng lực trong việc giải quyết các vấn đề liên quan tới công việc. Đào tạo là một trong những cách để nâng cao khả năng làm việc của nhân viên nhằm tạo ra đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, có trình độ làm việc chuyên nghiệp và thái độ làm việc lâu dài. Xác định đúng nhu cầu làm công tác đào tạo đi theo đúng hướng nhằm mang lại hiệu quả thiết thực cho cả phía doanh nghiệp và nhân viên và hạn chế được chi phí đào tạo vốn không phải là nhỏ cho doanh nghiệp. Nhờ việc nghiên cứu vấn đề ”Xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp” mà chúng ta hiểu rõ hơn tầm quan trọng của công tác này trong tổ chức. Xác định đúng được nhu cầu làm tiền đề xác định đúng các bước sau góp phần làm công tác đào tạo thêm hiệu quả, tạo ra đội ngũ lao động chất lượng hơn, hoàn thành được mục tiêu đặt ra. Vì nguồn lực có hạn cho nên việc nghiên cứu còn rất nhiều hạn chế tác giả mong ý kiến đóng góp của độc giả quan tâm đến vấn đề này để đề tài được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Đức Kiên đã giúp đỡ rất nhiều trong thời gian qua để tác giả hoàn thành đề án môn học này. Tài liệu tham khảo Đào tạo nguồn nhân lực làm sao để khỏi “ném tiền qua cửa sổ”?; Business Edge; NXB trẻ 2006. Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực, Trần Kim Dung; NXB Thống kê, 2003. Giáo trình Quản trị nhân lực; bộ môn Quản trị nhân lực, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, PGS-TS Nguyễn Mạnh Quân & Th.S Nguyễn Vân Điềm; NXB Đại học Kinh tê Quốc dân, 2007. Phát triển Nhân sự tổng thể; Martin Hilb; NXB Thống kê, 2003.