Xây dựng chương trình quản lý bán hàng

Mở đầu Chúng ta đang sống trong thế kỷ 21- thời kỳ mà điện tử và số hoá phát triển mạnh mẽ, đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực của cuộc sống. Tin học hoá được ứng dụng nhiều mặt ngày càng không thể thiếu đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Việc lưu trữ các văn bản, hoá đơn, chứng từ, thông tin,.. trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở lên tốn kém và giảm tính cạnh tranh nếu lữu trữ trên giấy hay các vật mang thủ công. Quá trình tìm kiếm thông tin cần thiết rất khó khăn và mất nhiều thời gian, công sức. Việc áp dụng tin học vào quá trình này sẽ giảm thiểu được các chi phí liên quan. Trên thực tế đối với việc quản lý bán hàng thì việc quản lý lượng hàng bán ra nhập vào, tính toán doanh thu, lợi nhuận, thống kê và kiểm kê tồn kho vô cùng phức tạp do có rất nhiều mặt hàng khác nhau. Vì vậy việc áp dụng tin học vào quản lý bán hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như: Giảm chi phí phát sinh Giảm chi phí lưu kho do tính toán nhanh lượng tồn. Giảm chi phí thuê nhân công Tăng lợi nhuận do tính toán và phân tích nhanh nhu cầu thông tin và các mặt hàng Trong một hệ thống thông tin quản lý chung của doanh nghiệp, thông tin cập nhật và chính xác mới có thể đánh giá được mức thưởng phạt theo thành quả lao động, chất lượng và sự hoàn thành công việc. Việc quản lí bán hàng bằng tin học nhằm hoàn thiện quá trình quản lý là rất cần thiết. Công việc chính của quá trình của quản lý bán hàng là thiết kế nên một chương trình nhập liệu vào máy tính và quản lý và xử lý các chỉ tiêu từ các số liệu được nhập. Xét thấy khả năng và kiến thức học được cùng tính ứng dụng cao của chương trình em đã chọn vấn đề “Quản lý bán hàng” trong đề án chuyên ngành của mình để làm. * Tên đề án chuyên ngành “ Tự chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu để thiết kế và tạo lập CSDL nhằm quản lý việc bán hàng cho một cửa hàng bán lẻ có khoảng 15 nhân viên bán khoảng 30 mặt hàng thuộc 5 chủng loại khác nhau.” * Bố cục đề án gồm 4 phần: Phần mở đầu. Nội dung: + Chương I: Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài. + Chương II: Tổng quan về chương trình và giải pháp tin học hoá. + Chương III: Phân tích, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng. Kết luận Phụ lục. Chương 1: Cơ sở phương pháp luận trong việc nghiên cứu đề tài Khái niệm quản lý dữ liệu Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là các số liệu hoặc tài liệu cho trước. Đó có thể là một thông điệp, một văn bản, một lời nói, một hình ảnh được thể hiện, truyền đạt bằng nhiều hình thức và phương tiện khác nhau. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Việc quản lý bộ nhớ của cơ quan thường được gọi là quản lý dữ liệu. Việc này đòi hỏi phải có kĩ năng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ của những cơ quan hiện đại. Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan như một hệ xã hội đồng thời phải nắm bắt được những thành tựu mới nhất của công nghệ thông tin. Hệ thống quản lý dữ liệu 2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau: con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phân phát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan. Trong HTTT người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh chóng những dữ liệu cần thiết. Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiện nhớ của máy tính điện tử và được bảo quản bởi chương trình máy tính thì nó còn được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu (HCSDL). Kho dữ liệu cùng với con người và các phương tiện để duy trì hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu (HTQLDL). Vì tầm quan trọng của HTQLDL mà người ta thường ví nó như một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan. 2.2 Các nét đặc trưng của hệ thống quản lý dữ liệu - Có những phương tiện để ghi nhớ: MTĐT, sách vở, tài liệu,… - Có những cấu trúc để lưu trữ dữ liệu. Loại cấu trúc phổ biến nhất là bảng biểu. Ví dụ: nếu muốn ghi nhớ thông tin về các khách hàng ta lập một bảng: mỗi dòng dành cho một khách hàng, mỗi cột chứa một thuộc tính riêng biệt của khách hàng như: họ tên, địa chỉ, số tài khoản,… - Dữ liệu được tổ chức, sắp xếp sao cho có thể bổ sung, loại bỏ hay tìm kiếm nhanh chóng. Khách hàng mong chờ sự trả lời nhanh các câu hỏi và xử lý nhanh chóng các giao dịch nghiệp vụ của họ. Do đó tiếp cận nhanh với dữ liệu là một mục tiêu chủ yếu của hầu hết các hệ thống nhớ của cơ quan. - Việc lựa chọn phương tiện và địa điểm cất giữ lưu trữ dữ liệu đòi hỏi sự cân nhắc kĩ để có được một giải pháp phù hợp và hiệu quả bởi các hệ thống quản lý dữ liệu hoạt động nhanh thường chi phí cao hơn. Các thuộc tính cần có của một hệ thống quản lý dữ liệu Thuộc tính Giải thích Chia sẻ được Sẵn sàng để nhiều người có thể tiếp cận cùng một lúc Vận chuyển được Dễ dàng chuyển đến cho người ra quyết định Bảo mật Có khả năng ngăn ngừa sự phá hoại và không cho kẻ không có thẩm quyền sử dụng. Chính xác Có nội dung đúng sự thực, đáng tin cậy Kịp thời Phản ánh thực tế hiện thời, được cập nhật thường xuyên Phù hợp Thích hợp, cần thiết cho các quyết định. Mô hình dữ liệu theo quan hệ 3.1 Một số khái niệm Mô hình dữ liệu của một CSDL là một bản phác hoạ chỉ ra các thực thể, các thuộc tính của mỗi thực thể và những mối quan hệ giữa chúng. Mô hình dữ liệu giúp ta hiểu được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữ liệu, đó là điều rất cần thiết trước khi bắt tay tạo lập một CSDL. Mỗi bảng (table) như một bảng thống kê, kế toán, danh sách… ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể (entity). Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm bất kì với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại. Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất mà ta sẽ gọi là những thuộc tính (attribute). Mỗi thuộc tính là một yếu tố dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Mỗi bảng có những dòng (row) và những cột (column). Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record) bởi vì nó ghi chép dữ liệu về một cá thể (instance) tức là một biểu hiện riêng biệt của thực thể. Mỗi cột còn được gọi là một trường (field). Giao giữa một dòng và một cột là một ô chứa mẩu dữ liệu ghi chép một thuộc tính của cá thể trên dòng đó. CSDL (database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan với nhau. Một tập hợp các CSDL có liên quan với nhau được gọi là một hệ cơ sở dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DataBase Management Systems) (DBMS) là một hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu. Một vài HQTCSDL thông dụng nhất theo mô hình quan hệ là DB2, SQL/DS, Oracle, R:BASE, Microsoft Access và Microsoft Foxpro hay Visual Foxpro. Nội dung của việc thiết kế và tạo lập CSDL Xác định mục đích của CSDL Xác định mục đích một cách rõ ràng, chính xác và đầy đủ đó là CSDL này sẽ được dùng làm gì. Phác hoạ mô hình dữ liệu * Xác định các thực thể và thuộc tính của mỗi thực thể thực chất là xác định CSDL cần chứa những bảng nào và mỗi bảng cần chứa những cột nào để : - Giảm thiểu sự trùng lặp: mỗi bảng không nên chứa những dữ liệu trùng lặp và các bảng khác nhau không nên chứa dữ liệu như nhau để tránh được tình trạng dữ liệu không nhất quán khi cập nhật không đồng bộ và kịp thời. - Tránh dư thừa: mỗi bảng phải chứa vừa đủ những dữ liệu cần thiết về thực thể. Không nên đưa vào bảng những cột có thể tính toán hay suy ra từ những cột khác. - Tăng cường tính độc lập giữa các bảng để sao cho có thể biên tập dữ liệu trong bảng này một cách độc lập với các bảng khác. - Dữ liệu nguyên tố: mỗi cột chỉ nên chứa những yếu tố dữ liệu có tính chất nguyên tố tức không phải chia nhỏ hơn nữa. * Xác định những mối quan hệ giữa các thực thể Sau khi đã chọn lựa các thực thể và các thuộc tính của mỗi thực thể người cán bộ thiết kế phải tìm ra những mối quan hệ giữa các thực thể để sau này có thể trích rút và kết hợp dữ liệu từ các bảng khác nhau nhằm đáp ứng một cách nhanh nhóng và đầy đủ nhu cầu của người dùng. Duyệt lại mô hình dữ liệu Duyệt lại và phát hiện những khiếm khuyết của mô hình dữ liệu để sửa chữa. Tạo lập CSDL Sau khi đã duyệt và sửa chữa những mô hình dữ liệu một cách chu đáo thì có thể tiến hành “phiên dịch” mô hình thành CSDL, tạo các bảng, ghi nhận những mối quan hệ, điền dữ liệu vào các bảng và tạo ra các đối tượng khác của CSDL như: lệnh truy vấn (query), mẫu (form), báo cáo (report), lệnh gộp (macro), đơn vị chương trình để quản lý và sử dụng dữ liệu (module)… Chương 2: Tổng quan về chương trình và giải pháp tin học hoá 1. Mục đích nghiên cứu và khả năng áp dụng vào thực tế của đề tài 1.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài Đề tài này được khảo sát và nghiên cứu trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động của các cửa hàng bán lẻ của quốc doanh và tư nhân gồm các công việc chính: Nhập số liệu Xử lý số liệu Kết xuất báo cáo Khả năng áp dụng của đề tài Chương trình có thể áp dụng cho các cửa hàng bán lẻ vừa và nhỏ. Chương trình có khả năng nhập vào các hoá đơn, tìm kiếm thông tin liên quan, in ra các hoá đơn, kết xuất báo cáo: Báo cáo tồn kho. Báo cáo lợi nhuận. Báo cáo doanh thu từng nhân viên bán hàng. Lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình Chương trình được viết trên ngôn ngữ Visual Basic với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Đây là ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng (Object Oriented Programing Language), là một ngôn ngữ mới có nhiều tính năng ưu việt dễ sử dụng với nhiều hỗ trợ sử dụng khác với ngôn ngữ lập trình thủ tục (Procedure Programing Language) truyền thống. Ngôn ngữ Visual Basic đã được cải tiến và phát triển đến phiên bản thứ 6 và trở thành một hệ thống mở. Nó có khả năng sử dụng cơ sở dữ liệu của các phần mềm Quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như: Microsoft Access, Visual Foxpro, Database, Oracle ... Và đặc biệt là sử dụng các cơ sở dữ liệu của SQL Server dành cho các ứng dụng trên mạng. Ngoài ra, ngôn ngữ Visual Basic còn có các ưu điểm vượt trội so với các ngôn ngữ lập trình khác như sau: * Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan nên khi thiết kế ta có thể nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Visual Basic cung cấp nhiều công cụ để sử dụng thiết kế những ứng dụng có giao diện rất đẹp tạo cảm giác gần gũi , dễ hiểu, dễ sử dụng cho người dùng. * Việc xây dựng, thiết kế chương trình có thể xác định được thời gian cần thiết để thực hiện vì được thiết kế theo từng module, đảm bảo cho yêu cầu xây dựng chương trình trong thời gian ngắn đáp ứng kịp thời nhu cầu về tiến độ. * Dễ thực hiện , dễ bảo trì và phát triển trong tương lai. Hệ quản trị cơ sơ dữ liệu Microsoft Access là hệ quản trị dữ liệu được dùng phổ biến và thông dụng nhất hiện nay, nó cho phép tạo lập và lưu trữ dữ liệu ở qui mô lớn, dễ tra cứu bảo trì. Đặc biệt với các thư viện liên kết động với đặc tính mở của nó thông qua ADO và ADOBC, Access cho phép làm việc với nhiều ngôn ngữ lập trình thông dụng và mạnh nhất hiện nay. 3. Giải pháp về phần cứng để thực hiện chương trình. CPU Pentium II trở lên. Màn hình VGA. Chuột. 64 Mb RAM. 300 Mb đĩa cứng còn trống Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng 1. Phân tích hệ thống thông tin quản lý bán hàng. Sơ đồ tổ chức Lãnh đạo Bộ phận bán hàng Bộ phận kế toán Bộ phận an ninh 1.2 Sơ đồ ngữ cảnh Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Nhà cung cấp Khách hàng Lãnh đạo Kho bạc 1.3 Sơ đồ chức năng Quản lý bán hàng Hệ thống Tìm kiếm Xử lý hoá đơn Xử lý báo cáo 1.4 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Khách hàng 1.0 Cập nhật phiếu nhập xuất 3.0 Cập nhật danh mục KH 4.0 Báo cáo hang hoá Phiếu NX Phiếu thu chi Ban quản lý Ban giám đốc 3.0 Cập nhật danh mục KH Danh mục hang hóa Danh muc KH 3.0 Cập nhật danh mục KH 3.0 Cập nhật danh mục KH c2 a1 a4 a5 a3 a2 c1 c5 c4 d1 e2 e2 f2 f2 f3 f1 e3 e1 f3 c3 d2 Cập nhật phiếu xuất: a1 nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng a2 lưu phiếu nhập xuất a3 yêu cầu nhập danh mục hàng hoá (nếu là hàng hoá mới) a4 cập nhật danh mục khách hàng(nếu là khách hàng mới) a5 lưu thông tin hàng hoá mới Báo cáo tồn kho e1 ban quản lý yêu cầu báo cáo tồn kho e2 lấy số tồn từ danh mục HH và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất để xác định số tồn kho cuối kỳ. e3 gửi ban quản lý báo cáo tồn kho Cập nhật phiếu thu chi c1 ban quản lý yêu cầu trả nợ cho nhà cung cấp( yêu cầu lập phiếu chi) c2 khách hàng trả nợ ( yêu cầu lạp phiếu thu) c3 lưu phiếu thu chi đã lập. c4 yêu cầu cập nhật danh mục khách hàng(nếu là khách hàng mới) Điều chỉnh phiếu thu chi d1 ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu thu chi(do nhập sai sót) d2 Lờy phiếu thu chi cần điều chỉnh tử kho ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại. Báo cáo công nợ. f1 ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ. f2 Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập xuất, tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm nợ trong kỳ và cuối kỳ. f3 Gửi ban quản lý báo cáo công nợ. Sơ đồ quan hệ giữa các thực thể 2. Thiết kế chương trình 2.1 Thiết kế lôgic Thiết kế cơ sở dữ liệu lôgic đi từ các thông tin ra Từ đầu ra “Hoá đơn bán hàng” ta lập danh sách các thuộc tính và chuẩn hoá dữ liệu xác định thực thể: Hoá đơn bán hàng Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3 Hoá đơn bán hàng - Số hoá đơn - Ngày lập - Người lập - Mã khách hàng - Địa chỉ - Số tài khoản - Diễn giải - Mã hàng - Số lượng - Đơn giá Hoá đơn bán hàng - Số hoá đơn - Ngày lập - Người lập - Mã khách hàng - Địa chỉ - Số tài khoản - Diễn giải Chi tiết HĐBH - Số hoá đơn - Mã hàng - Tên hàng - Đơn vị - Số lượng - Đơn giá Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn Ngày lập Người lập Mã khách hàng Địa chỉ Số tài khoản Diễn giải Chi tiết HĐBH Số hóa đơn Mã hàng Số lượng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng Loại hàng Tên hàng Đơn vị Hoá đơn bán hàng Số hoá đơn Ngày lập Người lập Mã khách hàng Diễn giải Khách hàng Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điên thoại Số tài khoản Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ Quê quán Số điên thoại Chi tiết HĐBH Số hóa đơn Mã hàng Số lượng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng Mã loại Tên hàng Đơn vị Loại hàng Mã loại Tên loại Từ đầu ra “Hoá đơn mua hàng” ta lập danh sách các thuộc tính và chuẩn hoá dữ liệu xác định thực thể: Hoá đơn mua hàng Chuẩn dạng 1 Chuẩn dạng 2 Chuẩn dạng 3 Hoá đơn mua hàng - Số hoá đơn - Ngày lập - Người lập - Mã nhà cung cấp - Địa chỉ - Số tài khoản - Diễn giải - Mã hàng - Số lượng - Đơn giá Hoá đơn mua hàng - Số hoá đơn - Ngày lập - Người lập - Mã nhà cung cấp - Địa chỉ - Số tài khoản - Diễn giải Chi tiết HĐMH - Số hoá đơn - Mã hàng - Tên hàng - Đơn vị - Số lượng - Đơn giá Hoá đơn mua hàng Số hoá đơn Ngày lập Người lập Mã nhà cung cấp Địa chỉ Số tài khoản Diễn giải Chi tiết HĐMH Số hóa đơn Mã hàng Số lượng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng Loại hàng Tên hàng Đơn vị Hoá đơn mua hàng Số hoá đơn Ngày lập Người lập Mã nhà cung cấp Diễn giải Nhà cung cấp Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điên thoại Số tài khoản Nhân viên Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ Quê quán Số điên thoại Chi tiết HĐMH Số hóa đơn Mã hàng Số lượng Đơn giá Hàng hoá Mã hàng Mã loại Tên hàng Đơn vị Loại hàng Mã loại Tên loại Từ đây ta có các bảng chính: Hoá đơn bán hàng Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích SoHDB NgayLap NguoiBan MaKH DienGiai Text Datetime Text Text Text 6 20 5 30 Số hoá đơn bán hàng Ngày lập hoá đơn Người bán Mã khách hàng Diễn giải Chi tiết HĐBH Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích SoHDB MaHang TenHang SoLuong DGBan ThanhTien Text Text Text Number Number NumBer 6 6 30 Số hoá đơn bán hàng Mã hàng hoá Tên hàng hoá Số lượng bán Đơn giá bán Thành tiền Hoá đơn mua hàng Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích SoHDN NgayNhap NguoiNhap MaNCC DienGiai Text Datetime Text Text Text 6 20 5 30 Số hoá đơn mua hàng Ngày nhập hoá đơn Người nhập Mã nhà cung cấp Diễn giải Chi tiết HDMH Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích SoHDN MaHang TenHang SoLuong DGNhap ThanhTien Text Text Text Number Number NumBer 6 6 30 Số hoá đơn mua hàng Mã hàng hoá Tên hàng hoá Số lượng nhập Đơn giá nhập Thành tiền Khách hàng Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích MaKH TenKH ĐiaChi SoĐT SoTK Text Text Text Number Number 5 30 30 Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Số tài khoản Nhà cung cấp Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích MaNCC TenNCC ĐiaChi SoĐT SoTK Text Text Text Number Number 5 30 30 Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Số tài khoản Hàng hoá Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích MaHang TenHang DonVi LoaiHang Text Text Text Text 6 20 20 6 Mã hàng hoá Tên hàng hoá Đơn vị tính Loại hàng Loại hàng Tên trường Kiểu trường Độ rộng Giải thích MaLoai TenLoai Text Text 5 20 Mã loại hàng Tên loại hàng Nhân viên Tên trường Kiểu trường Độ rộng Diễn giải MaNV TenNV DiaChi QueQuan SoĐT ChucVu Text Text Text Text Number Text 5 30 40 20 20 Mã nhân viên Tên nhân viên Địa chỉ Quê quán Số điện thoại Chức vụ Xác định liên hệ lôgic giữa các tệp ta có sơ đồ cấu trúc dữ liệu(DSD) Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Điện thoại Số tài khoản Số HDN Mã NCC Ngày nhập Người nhập Diễn giải Mã nhân viên Tên nhân viên Chức vụ Địa chỉ Số điện thoại Quê quán Số HDN Mã hàng Tên hàng Số lượng nhập Đơn giá nhập Thành tiền nhập Mã hàng Tên hàng Loại hàng Đơn vị tính Mã loại hàng Tên loại hàng Số HDB Mã hàng Tên hàng Số lượng bán Đơn giá bán Thành tiền Số HDB Mã khách hàng Ngày bán Người bán Diễn giải Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Điện thoại Số tài khoản 2.2 Thiết kế vật lý Giao diện chương trình gồm: 1 form chính, các form, các báo cáo và các thành phần khác của chương trình có thể truy nhập vào từ menu của form chính. 2.2.1 Các form của chương trình 2.2.1.1 Form chính Chứa các menu: Xử lý hoá đơn Hoá đơn bán hàng Hoá đơn nhập hàng Báo cáo Doanh số bán hàng Hàng nhập Doanh số của mỗi nhân viên Theo khách hàng Hệ thống Đổi mật khẩu Thêm người dùng Thoát Tìm kiếm Theo khách hàng Theo hàng hoá Theo nhà cung cấp Form Hoá đơn bán hàng Hoá đơn nhập hàng Các form cập nhật Các báo cáo Báo cáo doanh thu theo ngày 2.2.2.2 Báo cáo hàng nhập Báo cáo doanh số theo khách hàng Báo cáo hàng bán theo mã hàng Báo cáo doanh số từng nhân viên 2.2.3 Sơ đồ thuật toán 2.2.3.1 Thuật toán đăng nhập Bắt đầu Nhập tên người dùng & mật khẩu Có Kiểm tra sự hợp lệ của người dùng & mật khẩu Có tiếp tiếp tục không Sai ĐúNG Thực hiện các công việc cần làm của người sử dụng theo quyền hạn người sử dụng Không 2.2.3.2 Thuật toán nhập dữ liệu Kết thúc Tạo bản ghi rỗng Tiến hành nhập dữ liệu Bắt đầu Kết thúc Kiểm tra sự hợp lệ của tên người dùng & mật khẩu Có Không 2.2.3.3 Thuật toán tìm kiếm Hiện thông tin tìm thấy Nhập mã bản ghi cần tìm Bắt đầu Kết thúc Kiểm tra bản ghi này có hay không theo mã bản ghi? Có Không Có tiếp tục không ? Có Kết luận Với sự phát triển của tin học và công nghệ thông tin như hiện nay thì việc ứng dụng tin học vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội là điều tất yếu nhằm tăng tốc độ xử lí tự động, đồng thời giảm xử lí thủ công của con người. Kỹ thuật số đã làm thay đổi quy trình sản xuất và kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Nó có thể giải phóng nhân viên khỏi những quy trình chậm chạp, cứng nhắc của việc xử lý giấy tờ hành chính. Việc thay thế những quy trình xử lý giấy tờ bằng quy trình xử lý kỹ thuật số sẽ giải phóng người nhân viên tri thức để họ có thể phát triển khả năng sáng tạo trong các khâu khác Chương trình “ quản lý Bán hàng ”được xây dựng dựa trên cơ sở nhu cầu thực tế của công tác quản lý trong các cơ quan hành chính sự nghiệp hiện nay. Chương trình đã thực hiện tốt được một số công việc cơ bản của ngành thống kê như: + Nhập, xử lí, lưu trữ dữ liệu nhập . + Đưa nhanh các hoá đơn, báo cáo theo yêu cầu cấp trên và người sử dụng. Với kiến thức còn hạn chế và chưa có nhiều điều kiện tiếp xúc với thực tế công việc nhiều, thời gian xây dựng chương trình ngắn nên trong chương trình khó tránh khỏi những thiếu sót. Với mục đích tập dượt thực hiện chương trình hoàn chỉnh để có thể áp dụng vào thực tế, em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý quý báu của thầy cô giáo, các bạn, các cán bộ chuyên trách về lĩnh vực quản lý bán hàng và những người tâm huyết với vấn đề này. Đó cũng là một cách để chương trình ngày càng hữu ích và hoàn thiện, ứng dụng được vào thực tế cuộc sống. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc và chân thành nhất đến thầy Ths Trần Công Uẩn, người đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em hoàn thành đề án môn học này. DANH MụC CáC TàI LIệU THAM KHảO 1- PGS.TS Hàn Viết Thuận, Giáo trình “ Cấu trúc dữ liệu và giải thuật ”,NXB Thống kê -Hà nội 1999. 2- TS Trương Văn Tú & TS Trần Thị Song Minh, Giáo trình “ Hệ thống thông tin quản lí “, NXB Thống kê- Hà nội 2000. 3- ThS Trần Công Uẩn, Giáo trình “ Cơ sở dữ liệu SQL – Access ”, Nhà xuất bản Thống kê- Hà nội 2000 . 4- Phạm Văn ất, “ Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access”, NXB Giao thông vận tải 5- Nguyễn Thị Ngọc Mai(Chủ biên),“ Microsoft Visual Basic 6.0 & Lập trình cơ sở dữ liệu “,NXB Giáo dục. Phụ lục Modul “Tìm khách hàng” Option Compare Database Function kmancc() kmancc = Forms![ftimkhachhang]!MaKH End Function Function kbatdauten() kbatdauten = Forms![ftimkhachhang]!batdau End Function Function ktenchua() ktenchua = Forms![ftimkhachhang]!cochua End Function Private Sub Command16_Click() If Forms![ftimkhachhang]!f1 = 1 Then If Forms![ftimkhachhang]!MaKH "" Then DoCmd.OpenQuery "qtimkh" Else MsgBox "Ban chua nhap ma hang hoa", vbOKOnly, "Luu Y" Forms![ftimkhachhang]!MaKH = "" DoCmd.GoToControl "makh" End If End If If Forms![ftimkhachhang]!f1 = 2 Then If Forms![ftimkhachhang]!batdau "" Then DoCmd.OpenQuery "qbdaukh" Else MsgBox "Ban Chua Nhap tu bat dau", vbOKOnly, "Luu Y" Forms![ftimkhachhang]!batdau = "" DoCmd.GoToControl "batdau" End If End If If Forms![ftimkhachhang]!f1 = 3 Then If Forms![ftimkhachhang]!cochua "" Then DoCmd.OpenQuery "qcochuakh" Else MsgBox "ban Hay Nhap Tu Can Tim", vbOKOnly, "Luu Y" Forms![ftimkhachhang]!cochua = "" DoCmd.GoToControl "cochua" End If End If End Sub Private Sub Command17_Click() DoCmd.Close End Sub Private Sub f1_Click() If Forms![ftimkhachhang]!f1 = 1 Then Forms![ftimkhachhang]![MaKH].Enabled = True DoCmd.GoToControl "makh" Forms![ftimkhachhang]!batdau.Enabled = False Forms![ftimkhachhang]!cochua.Enabled = False End If If Forms![ftimkhachhang]!f1 = 2 Then Forms![ftimkhachhang]![MaKH].Enabled = False Forms![ftimkhachhang]!batdau.Enabled = True DoCmd.GoToControl "batdau" Forms![ftimkhachhang]!cochua.Enabled = False End If If Forms![ftimkhachhang]!f1 = 3 Then Forms![ftimkhachhang]![MaKH].Enabled = False Forms![ftimkhachhang]!batdau.Enabled = False Forms![ftimkhachhang]!cochua.Enabled = True DoCmd.GoToControl "cochua" End If End Sub Private Sub Form_Current() Forms![ftimkhachhang]!f1 = 1 Forms![ftimkhachhang]!MaKH.Enabled = True DoCmd.GoToControl "makh" Forms![ftimkhachhang]!batdau.Enabled = False Forms![ftimkhachhang]!cochua.Enabled = False End Sub Modul “Thay đổi Password’ Function changepass(id1, opass, npass) As String Dim D As Database Dim R As Recordset Set D = CurrentDb() Set R = D.OpenRecordset("TKpassword", DB_OPEN_TABLE) c = "Khong Tim Thay Tai Khoan nguoi Nay,Hay Thu lai" R.MoveFirst Do Until R.EOF If R!ID = id1 And R!Password = opass Then R.Edit R!Password = npass R.Update c = "Tai Khoan Cua Ban Da Thay Doi Thanh Cong" End If R.MoveNext Loop R.Close D.Close changepass = c End Function “Cập nhật Hoá đơn bán hàng” Private Function ttmnvp2(GT) As Boolean Dim D As Database Dim rs As Recordset Dim k As Boolean Set D = CurrentDb Set rs = D.OpenRecordset("HDBH", dbOpenTable) rs.MoveFirst k = False Do Until rs.EOF If rs!SoHDB = GT Then k = True Exit Do End If rs.MoveNext Loop rs.Close D.Close ttmnvp2 = k End Function Private Sub cmdnew_Click() On Error GoTo Err_cmdnew_Click DoCmd.GoToRecord , , acNewRec Exit_cmdnew_Click: Exit Sub Err_cmdnew_Click: MsgBox Err.Description Resume Exit_cmdnew_Click End Sub Private Sub Command31_Click() On Error GoTo Err_Command31_Click DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acRecordsMenu, acSaveRecord, , acMenuVer70 Exit_Command31_Click: Exit Sub Err_Command31_Click: 'MsgBox Err.Description Resume Exit_Command31_Click End Sub Private Sub Command32_Click() On Error GoTo Err_Command32_Click If IsNull(MaHang) Then MsgBox "Ban chua nhap ma hang", vbOKOnly, "THONG BAO" Else DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70 DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70 End If Exit_Command32_Click: Exit Sub Err_Command32_Click: 'MsgBox "Ban hay nhap ma hang" Resume Exit_Command32_Click End Sub Private Sub Command33_Click() On Error GoTo Err_Command33_Click DoCmd.Close Exit_Command33_Click: Exit Sub Err_Command33_Click: 'MsgBox Err.Description Resume Exit_Command33_Click End Sub Private Sub Command34_Click() On Error GoTo Err_Command34_Click DoCmd.PrintOut Exit_Command34_Click: Exit Sub Err_Command34_Click: MsgBox "Ban chua cai dat may in" Resume Exit_Command34_Click End Sub Private Sub Command35_Click() On Error GoTo Err_Command35_Click DoCmd.GoToRecord , , acLast Exit_Command35_Click: Exit Sub Err_Command35_Click: 'MsgBox Err.Description Resume Exit_Command35_Click End Sub Private Sub Command36_Click() On Error GoTo Err_Command36_Click DoCmd.GoToRecord , , acFirst Exit_Command36_Click: Exit Sub Err_Command36_Click: 'MsgBox Err.Description Resume Exit_Command36_Click End Sub Private Sub Command37_Click() On Error GoTo Err_Command37_Click DoCmd.GoToRecord , , acPrevious Exit_Command37_Click: Exit Sub Err_Command37_Click: MsgBox "Day la ban ghi dau tien", vbOKOnly, "THONG BAO" Resume Exit_Command37_Click End Sub Private Sub Command38_Click() On Error GoTo Err_Command38_Click DoCmd.GoToRecord , , acNext Exit_Command38_Click: Exit Sub Err_Command38_Click: MsgBox "Day la ban ghi cuoi", vbOKOnly, "THONG BAO" Resume Exit_Command38_Click End Sub Private Sub Form_BeforeDelConfirm(Cancel As Integer, Response As Integer) ' Suppress default Delete Confirm dialog box. Response = acDataErrContinue ' Display custom dialog box. If MsgBox("Ban co muon xoa khong?", vbYesNo, "CHU Y") = vbNo Then Cancel = True End If End Sub Private Sub Form_Current() tong.Visible = False thue.Visible = False phaitra.Visible = False End Sub Private Sub SoHDB_AfterUpdate() Dim tim2 As Boolean tim2 = ttmnvp2(SoHDB) If tim2 Then MsgBox "Trung so phieu nhap", vbOKOnly, "Thong Bao" DoCmd.GoToControl "SoHDB" End If End Sub Private Sub vat_Exit(Cancel As Integer) Dim D As Database Dim R As Recordset Set D = CurrentDb Set R = D.OpenRecordset("qt1") R.MoveFirst Do Until R.EOF If SoHDB = R!SoHDB Then tong.Visible = True thue.Visible = True phaitra.Visible = True tong = R!tt thue = vat * tong / 100 phaitra = tong + thue End If R.MoveNext Loop R.Close D.Close End Sub