Xây dựng hệ thống giám sát đánh giá

Xây dựng hệ thốngGIÁM SÁT – ĐÁNH GIÁ Dự án Hỗ trợ tăng hiệu quả công tác Giảm nhẹ và ứng phó rủi ro thiên tai tại Việt Nam giai đoạn 2008-2011 Chúng ta hiểu “giám sát – đánh giá” là gì? Dự án là gì? Tình trạng hiện tại Chúng ta đang có một tình trạng hiện tại và chúng ta đang không hài lòng. Chúng ta mong muốn có một tương lai tốt hơn Dự án là gì? Tình trạng hiện tại Không thay đổi Nhưng nếu làm theo cách làm củ thì tình trạng vẫn như củ Dự án là gì? Dự án là những nổ lực nhằm thay đổi tình trạng hiện tại Câu hỏi thứ nhất Làm sao để biết là chúng ta có đi đúng hướng hay không? Câu hỏi thứ hai Làm sao để biết là chúng ta đến nơi hay không? Trả lời: phải giám sát và đánh giá Giám sát Đánh giá Nếu bạn phải vắng nhà trong một tuần và bạn sắp xếp việc nhà cho con của bạn trông nom Làm sao để biết là con của bạn có đang thực hiện những công việc đó không? Câu trả lời là: giám sát Nếu bạn phải vắng nhà trong một tuần và bạn sắp xếp việc nhà cho con của bạn trông nom Làm sao để biết là con của bạn đã hoàn thành những công việc đó ở mức độ nào? Câu trả lời là: đánh giá Lưu ý quan trọng! Hiện nay cách dùng những thuật ngữ: theo dõi, giám sát, đánh giá ở nước ta chưa có sự thống nhất. Có người thay vì nói là giám sát thì lại nói là theo dõi Có người dùng chữ giám sát với nghĩa xem xét trực tiếp quá trình thực hiện và chất lượng công việc của nhân viên Quá trình của một dự ánbao gồm những giai đoạn nào? CHU KỲ DỰ ÁN CHU KỲ DỰ ÁN CHU KỲ DỰ ÁN Lập kế hoạchcó liên quan gì đếngiám sát và đánh giá? CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (khung lô gích) Kế hoạch thực hiện Kế hoạch giám sát và đánh giá KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC LÀ GÌ? Kế hoạch chiến lược mô tả các chiến lược của dự án để đạt mục tiêu. Nó không mô tả những việc làm chi tiết mà chỉ nhấn mạnh đến những giải pháp chính Nó được trình bày dưới hình thức một khung lô gích KẾ HOẠCH THỰC HiỆN LÀ GÌ? Kế hoạch thực hiện mô tả những công việc cụ thể cần làm để đạt các kết quả. Nó nhấn mạnh ai phải làm việc gì với ai trong bao lâu và làm ở đâu Người ta thường lập kế hoạch thực hiện cho từng năm Nó được trình bày dưới hình thức một biểu đồ theo thời gian (biểu đồ Gantt) CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (Khung lô gích) CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (Khung lô gích) Kế hoạch thực hiện KẾ HOẠCH GIÁM SÁT-ĐÁNH GIÁ? Chúng ta cần biết các chiến lược có được thực hiện đúng như thiết kế không? Chúng ta cần biết các chiến lược có dẫn đến mục tiêu như trước đây chúng ta đã nghỉ hay không? Chúng ta phải giám sát-đánh giá kế hoạch chiến lược CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (Khung lô gích) Kế hoạch thực hiện Kế hoạch giám sát – đánh giá CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (Khung lô gích) Kế hoạch thực hiện Kế hoạch giám sát – đánh giá KẾ HOẠCH GIÁM SÁT-ĐÁNH GIÁ? Chúng ta cần biết các công việc có được thực hiện đúng như tiến độ không? Chúng ta cần biết các công việc có dẫn đến các kết quả như trước đây chúng ta đã nghỉ hay không? Chúng ta phải giám sát-đánh giá kế hoạch thực hiện CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (Khung lô gích) Kế hoạch thực hiện Kế hoạch giám sát – đánh giá CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Kế hoạch chiến lược (Khung lô gích) Kế hoạch thực hiện Kế hoạch giám sát – đánh giá Khung lô gích là gì và tại sao nên dùng khung lô gích? Khung lô gích Khung lô gích là một công cụ dùng để lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá một dự án. Kế hoạch trong khung lô gích chỉ mới là kế hoạch chiến lược Khung lô gích được hình thành từ phương pháp LFA (logical framework approach) Trình bày khung lô gích Kế hoạch chiến lược được trình bày dưới dạng một bảng có nhiều ô. Ma trận của khung lô gích gồm 4 cột và 4 hàng Nội dung được trình bày trong khung lô gích có quan hệ với nhau theo một trật tự chặt chẻ và hợp lý. Khung lô gích Các cấp độ của mục tiêu Có 5 cấp độ Cấp độ trên là “cha”, cấp độ dưới là “con” Mục đích (Mục tiêu cuối cùng) Mục tiêu cuối cùng là những kết quả mong muốn có được sau một thời gian dài, thường là 10 – 15 năm. Xây dựng mục tiêu cuối cùng để định hướng cho kế hoạch: kế hoạch phải hướng tới những mong muốn đó. Dự án chỉ đóng góp vào mục tiêu cuối cùng Mục tiêu cụ thể Mục tiêu cụ thể là những kết quả mong muốn có được trong thời gian của kế hoạch (3-5 năm). Mục tiêu cụ thể phải đạt các yêu cầu: Cụ thể Đo lường được Thực hiện được (khả thi) Kết quả (Đầu ra ) Kết quả là những gì cần có để đạt mục tiêu tổng quát Các kết quả là thành phần của mục tiêu cụ thể Xây dựng các hoạt động Hoạt động là những công việc cần làm để đạt mục tiêu cụ thể Khung lô gích Chúng ta hiểu chỉ số là gì? Chỉ số là gì? Là những dấu hiệu báo cho biết các kết quả có đạt được hay không và ở mức độ nào. Ví dụ 1: Số buổi tập huấn báo cho biết hoạt động nâng cao năng lực có được thực hiện Ví dụ 2: Số đê được gia cố nói lên hoạt động PNGNTT có được thực hiện Ví dụ 3: Công văn liên tịch giữa ngành nông nghiệp và điện lực nói lên có một cơ chế phối hợp đã được thực hiện Chỉ số dùng để làm gì? Chỉ số giúp giám sát và đánh giá dự án. Nếu chỉ số có xuất hiện thì có nghĩa là công việc có được thực hiện hoặc một kết quả nào đó có được tạo ra. Chỉ số bao giờ cũng có liên quan đến cột mốc thời gian. Chỉ số trong khung lô gích Trong khung lô gích có: Chỉ số mục đích (tác động) Chỉ số mục tiêu (hiệu quả) và Chỉ số kết quả (đầu ra) Chỉ số trong kế hoạch thực hiện Trong kế hoạch thực hiện có: Chỉ số hoạt động (quá trình) Chỉ số đầu vào Phân loại chỉ số Phương pháp QQT Phân loại chỉ số Tiêu chuẩn chọn lựa chỉ số Đo lường được số lượng và chất lượng của kết quả Chi tiết và cụ thể về thời gian, địa điểm, số lượng Nhằm vào cái có thể đo lường được trong thực tế (thông tin phải sẳn có, dễ thu thập, ít tốn kém). Các thông tin phải có thể cập nhật được. Giám sát là gì? Giám sát là tìm biết xem mọi thứ có được làm như dự định hay không. Giám sát cái gì? Công việc có được làm không? Làm được bao nhiêu? Có đúng tiến độ không? Có tạo nên các kết quả không? Có đến đúng đối tượng không? Có những rủi ro nào đã xảy ra không? Đánh giá là gì? Là tìm biết xem những nổ lực vừa qua đã đem lại những giá trị gì? Đánh giá là gì? Là trả lời câu hỏi Chúng ta đã đạt được bao nhiêu? Là đi tìm một giá trị Liệu các kết quả có bền vững không? Là rút ra bài học Chúng ta có được kinh nghiệm gì? Các loại đánh giá Trước khi can thiệp: điều tra cơ bản Giữa kỳ Cuối kỳ Hàng năm Các loại đánh giá Đánh giá nội bộ Đánh giá từ bên ngoài Đánh giá có sự tham gia Mục đích của đánh giá dự án Mục đích của đánh giá dự án Mục đích của đánh giá dự án Mục đích của đánh giá dự án Mục đích của đánh giá dự án Liên quan giữa theo dõi và đánh giá Theo dõi là để biết tình hình hiện tại và có điều chỉnh Theo dõi cung cấp dữ liệu cho đánh giá Đánh giá là để biết những kết quả cuối cùng. Đánh giá phải dựa vào kết quả theo dõi Liên quan giữa theo dõi, đánh giávà chỉ số Theo dõi và đánh giá phải dựa vào chỉ số Không có chỉ số thì không thể theo dõi và đánh giá. Theo dõi và đánh giá dựa vào chỉ số Làm gì để theo dõi? Bước 1: Thu thập dữ liệu và ghi chép thành hồ sơ Làm gì để theo dõi? Bước 2: Phân tích và đưa ra các kết luận (giải thích ý nghĩa của các dữ liệu) Làm gì để theo dõi? Bước 3: Đưa ra các khuyến nghị và thực hiện các sữa đổi Làm gì để đánh giá? Sử dụng các dữ liệu do quá trình theo dõi cung cấp. Thu thập thêm các thông tin định lượng và định tính qua điều tra, phỏng vấn, thảo luận nhóm, vẽ bản đồ, xếp hạng, nghiên cứu trường hợp… Nghiên cứu các chuẩn mực đã được thực hiện Các bước đánh giá Xây dựng kế hoạch đánh giá Thu thập dữ liệu Phân tích và đưa ra các phát hiện Đưa ra các kết luận và khuyến nghị Viết báo cáo đánh giá Hệ thống giám sát – đánh giá Hệ thống giám sát – đánh giá bao gồm tất cả những thứ cần thiết để có thể giám sát – đánh giá một cách có hệ thống Hể có tổ chức thực hiện thì phải tổ chức hệ thống giám sát – đánh giá đi kèm theo. Hệ thống theo dõi – đánh giá bao gồm Danh sách những chỉ số cần theo dõi - đánh giá (các loại số liệu cần có). Cơ cấu tổ chức theo dõi - đánh giá Kế hoạch theo dõi - đánh giá Các biểu mẫu thu thập số liệu Các nguồn lực phục vụ cho theo dõi - đánh giá: phương tiện, kinh phí…