Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại tại Việt Nam

bộ với kiểm toán viên. Đó là những nguyên tắc và nhiệm vụ cần phải tuân thủ khi tiến hành tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ. 1.4.2. Mô hình tổ chức: Bộ máy kiểm toán nội bộ gồm: trưởng phòng kiểm toán nội bộ, phó trưỏng phòng kiểm toán nội bộ(nếu có), nhóm trưởng kiểm toán nội bộ và kiểm toán viên nội bộ. Số lượng kiểm toán viên nội bộ phụ thuộc vào quy mô kinh doanh, địa bàn hoạt động, số lượng các đơn vị thành viên, tính chất phức tạp của công việc, yêu cầu quản lý kinh doanh và trình độ, năng lực nghề nghiệp của kiểm toán viên . Ở các tập đoàn sản xuất ( Tổng công ty, liên hiệp các xí nghiệp...) phải tổ chức phòng(ban) kiểm toán nội bộ có đủ lực lượng và năng lực để kiểm toán trong đơn vị và các đơn vị thành viên. Bộ phận kiểm toán nội bộ được tổ chức độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp ( kể cả phòng kế toán- tài chính); chịu sự chỉ đạo và lãnh đạo trực tiếp của (Tổng) Giám đốc doanh nghiệp . Theo yêu cầu của bộ phận kiểm toán nội bộ, ( Tổng) Giám đốc có thể cử chuyên gia thuộc các lĩnh vực chuyên môn khác trong doanh nghiệp, hoặc thuê chuyên gia bên ngoài( nếu cần thiết) tham gia một số nội dung hoặc toàn bộ một cuộc kiểm toán . Đứng đầu phòng (ban) kiểm toán nội bộ là trưởng phòng( hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ doanh nghiệp . Ở doanh nghiệp Nhà nước, Trưởng phòng (hoặc trưởng ban) kiểm toán nội bộ do (Tổng) Giám đốc bằng văn bản của Tổng cục, Cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp (Bộ tài chính), Trưởng phòng kiểm toán nội bộ là người ký, chịu trách nhiệm trước (Tổng) giám đốc và trước pháp luật về báo cáo kiểm toán nội bộ . Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ và quyền hạn: 1. Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ doanh nghiệp theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được( Tổng ) Giám đốc phê duyệt. 2. Quản lý, bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên , đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. 3. Đề xuất với ( Tổng) Giám đốc về việc để bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. 4. Để nghị trưng tập kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên các bộ phận khác liên quan trong doanh nghiệp để thực hiện các cuộc kiểm toán khi cần thiết. 5. Kiến nghị các thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh . 6. Khi phát hiện có hiện tưọng vi phạm pháp luật hoặc những quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo các cấp có thẩm quyền đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. Mô hình: Kiểm toán nội bộ trực thuộc (Tổng ) Giám đốc của doanh nghiệp HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ (HĐQT) Bộ phận kiểm toán nội bộ Tổng giám đốc (Giám đốc) Cán bộ quản lý cấp trung gian Cán bộ quản lý cấp doanh nghiệp Chú thích: Quan hệ trực thuộc: Quan hệ kiểm tra: Luồng thông tin phản hồi: Cách tổ chức theo mô hình này phù hợp với điều kiện thực tiễn của các doanh nghiệp Nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Tuy nhiên để kiểm toán nội bộ thực sự có hiệu quả thì người đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ phải được quyền tự do báo cáo kết quả kiểm toán với Ban kiểm soát của Hội đồng quản trị (nếu doanh nghiệp có Hội đồng quản trị) Như vậy, qua việc phân tích những chức năng, đặc điểm của kiểm toán nội bộ thì việc hình thành kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp trong điều kiện nền kinh tế thị trường phát triển đa chiều, cạnh tranh gay gắt là một điều cần thiết để nâng cao tính hoạt động có hiệu quả của các doanh nghiệp, chỉ ra các vấn đề, các hướng để hoàn thiện hệ thống chính sách, hệ thống kế toán trong doanh nghiệp, đồng thời tuỳ theo mỗi nhu cầu tự thân, mỗi điều kiện hoàn cảnh của các doanh nghiệp mà có cơ cấu tổ chức kiểm toán và kiến nghị chiến lược cho các nhà quản trị trong quá trình lãnh đạo doanh nghiệp ở cả tầm vĩ mô và vi mô. Ở Việt Nam hiện nay, vấn đề kiểm toán nội bộ còn mới mẻ nên cần quan tâm trước hết đến việc xây dựng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ, đặc biệt trong quá trình cải tiến quản lý Nhà nước và Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước. Ngay ở các đơn vị quốc doanh cũng phải tách biệt chức năng kiểm toán ra khỏi chức năng tổ chức kế toán, tài chính của kế toán trưởng. CHƯƠNG II XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BÔ TRONG CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MAỊ Ở VIỆT NAM. I. TÌM HIỂU KHÁI QUÁT VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI. 1.1. Khái quát chung. Ngân hàng là một trong những ngân hàng tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế. Ngân hàng là người cho vay chủ yếu đối với hàng triệu hộ tiêu dùng ( cá nhân, hộ gia đình) và vói hầu hết các cơ quan chính quyền điạ phương ( thành phố, tỉnh...).Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương, từ người bán rau quả cho tới người kinh doanh ô tô, ngân hàng là tổ chức cung cấp tín dụng cơ bản phục vụ cho việc mua hàng hoá dự trữ hoặc mua ô tô trưng bày. Khi doanh nghiệp và người tiệu dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thường sử dụng séc, thẻ tín dụng hay tài khoản điện tử. Và khi cần thông tin tài chính hay cần lập kế hoạch tài chính, họ thường tìm đến ngân hàng để nhận được lời tư vấn. Trên toàn thế giới, ngân hàng là loại hình tổ chức trung gian tài chính cung cấp các khoản tín dụng trả góp cho người tiêu dùng với quy mô lớn nhất. Trong mọi thời kỳ, ngân hàng là một trong những thành viên qua trọng nhất trên thị trường tín phiếu và trái phiếu do chính quyền địa phương phát hành để tài trợ cho các công trình công cộng, từ những hội trường, sân bóng đá cho đến sân bay và đường cao tốc. Ngân hàng cũng là một trọng tổ chức tài chính cung cấp vốn lưu động quan trọng nhất cho các doanh nghiệp và trong những năm gần đây, ngân hàng đã tăng cường mở rộng cho vay dài hạn đổi mới hay mua sắm máy móc thiết bị mới. Với tất cả những lí do đó và hơn thế nữa, ngân hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất của xã hội. Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục các dịch vụ tài chính đa dạng nhất- đặc biệt là tín dụng, tiết kiệm và dịch vụ thanh toán- và thực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tài chính kinh doanh nào trong nền kinh tế. 1.2.Vai trò và chức năng cơ bản của ngân hàng. Sơ đồ : Những chức năng cơ bản của ngân hàng đa năng ngày nay Chức năng uỷ thác Chức năng tín dụng Chức năng bảo hiểm Chức năng môi giới Chức năng ngân hàng đầu tư và bảo lãnh Ngân hàng hiện đại Chức năng quản lý tiền mặt Chức năng lập kế hoạch đầu tư Chức năng thanh toán Chức năng tiết kiệm *) Vai trò của ngân hàng trong nền kinh tế. Trong khi nhiều người tin rằng các ngân hàng chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong nền kinh tế – nhận tiền gửi và cho vay- thì trên thực tế hiện đã phải thực hiện nhiều vai trò mới để có thực hiện để duy trì khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của xã hội. các ngân hàng ngày nay có những vai trò cơ bản sau: Vai trò trung gian: chuyển các khoản tiết kiệm, chủ yếu từ hộ gia đình, các thành phần khác để đầu tư vào nhà cửa, thiết bị và các tài sản khác. Vai trò thanh toán: thay mặt khách hàng thực hiện thanh toán cho việc mua hàng hoá, dịch vụ ( như bằng cách phát hành và bù trừ séc, cung cấp mạng lưới thanh toán điện tử , kết nối các quĩ và phân phối tiền giấy). Vai trò người bảo lãnh: Cam kết trả nợ cho khách hàng khi khách hàng mất khả năng thanh toán ( chẳng hạn như phát hành thư tín dụng). Vai trò đại lý: thay mặt khách hàng quản lý và bảo vệ tài sản của họ, phát hành hoặc chuộc lại chứng khoán( thường được thực hiện tại phòng uỷ thác). Vai trò thực hiện chính sách: thực hiện chính sách kinh tế của chính phủ, góp phần điều tiết sự tăng trưởng kinh tế và theo đuổi các mục tiêu xã hội. 2.1. Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại việt nam. Ngân hàng thương mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống như những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trường: chúng đều được tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ. Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thương mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình. Trong tổng số nguồn vốn của các ngân hàng thương mại , nguồn vốn huy động chiếm một tỷ trọng lớn, xu hướng hoạt động luôn được mở rộng theo nhiều hướng : huy động vốn tăng để mở rộng cho vay và đầu tư. Khác với các doanh nghiệp bình thường, ngân hàng thương mại là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế. Tuy hoạt động ngân hàng hiện nay, bao gồm nhiều loại nguồn vốn nhưng tựu trung lại đây là loại hình kinh doanh tiền tệ, tín dụng của một hệ thống trung gian, tài chính đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dưới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay..), với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu tư và các nguồn vốn thanh toán. như vậy ngân hàng thương mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc, sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động vủa khách hàng. Nếu ngân hàng thương mại không thu hội được số nợ vay mà họ đã cho vay ra, thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả được số tiền đã huy động của khách hàng. Trong hoạt động ngân hàng thương mại tổn thất trong kinh doanh là một tất yếu, khó tránh khỏi. Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu tư không những được các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội. vì vậy, yêu cầu đầu tiên đặt ra nhằm đảm bảo hoạt động bình thường là ngân hàng thương mại phải thường xuyên thu hồi được số vốn đã cho vay, để duy trì khả năng hoàn trả số tiề đã huy động của khách hàng và bảo toàn nguồn vốn tự có của bản thân. sự an toàn vững chắc trong kinh doanh của ngân hàng thương mại có thể được hiểu là sự đảm bảo an toàn về mặt quyền lợi của người gửi tiền cũng như đối với chính bản thân ngân hàng. Nước ta đang trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trường, trong điều kiện nhiều vấn đề chưa được giải quyết đồng bộ, như các yếu tố về luật pháp, luật định, quy chế.. do đó việc điều hành quản trị hoạt động ngân hàng ít nhiều bị ảnh hưởng. Thực tế xảy ra nhiều ngân hàng có những biểu hiện không đồng bộ không thống nhất, các vụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ vẫn lặp đi lặp lại, chưa được giải quyết triệt để. Muốn uốn nắn và phát hiện sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lượng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nước trước hết đòi hỏi ngân hàng thương mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thương mại phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ. Nhưng việc hình thành một tổ chức kiểm toán nội bộ trong ngân hàng sẽ được các lợi ích mang lại từ kiểm toán. đây là một trong những lí do làm cho các ngân hàng , nhất là các ngân hàng có quy mô hoạt động nhỏ chưa có tổ chức bộ phận kiểm toán. các ngân hàng này thường kết hợp giữa bộ phận kế toán và bộ phận kiểm toán. điều này trái với nguyên tắc “ bất kiêm nhiệm” và không đúng với tính chất nội dung của kiểm toán nội bộ Bên cạnh đó, nhiều ngân hàng hiện nay đã có bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng hoạt động còn yếu kém lỏng lẻo chỉ mang tính chất hình thức, nên tác dụng giám định và kiểm tra yếu kém. Một phần do bản thân kiểm toán viên chưa được đào tạo đầy đủ về chuyên môn kiểm toán, thiếu kinh nghiệm trong kiểm toán, mặt khác kiểm toán viên cũng chưa đựơc giao đầy đủ “quyền hạn , trách nhiệm”. Vì vâỵ công tác kiểm toán đôi khi mất tính khách quan. Chỉ kiểm toán và đưa ra những kết luận tốt những mặt ưu điểm còn sai sót thì bỏ qua. Vì thế có một số ngân hàng hoàn thành kế hoạch báo cáo các kết quả đều tốt nhưng khi có đoàn thanh tra đến làm việc thì mọi khuyết điểm , yếu kém thực sự sẽ được đưa ra. Do vậy, điều thiết yếu ở đây là phải thiết lập được hệ thống kiểm toán nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả. Qua thực trạng công tác kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam, rõ ràng còn nhiều hạn chế tồn tại và khó khăn. vì thế việc hình thành và hoàn thiện công tác này là một điều rất cần thiết không những cho riêng bản thân các ngân hàng mà còn cho toàn bộ nền kinh tế. 2.2 Một số tiền đề hiện nay cho việc hình thành hệ thống kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Việt Nam *Sự ra đời của các loại hình kiểm toán. Hoà nhập vào nền kinh tế thị trường quốc tế, Việt Nam hiện nay đã hình thành một số công ty kiểm toán độc lập , trong đó có công ty liên doanh cũng như công ty kiểm toán, hoạt động bằng 100% vốn nước ngoài. Ngoài ra hệ thống kiểm toán nhà nước cũng được thành lập sau hệ thống kiểm toán độc lập và đến nay đã đi vào hoạt động với phạm vi rộng rãi, thu nhiều kết qủa tốt. Sự ra đời và phát triển ngày càng mạnh mẽ hai hệ thống kiểm toán trên là một tiền đề chắc chắn và quan trọng để kiểm toán nội bộ ra đời và phát triển. *Về nhân sự Mặc dù kiểm toán nói chung và kiểm toán nội bộ nói riêng là hoạt động còn mới mẻ đối với tình hình hoạt động kinh tế Việt Nam tuy nhiên đội ngũ các bộ làm công tác kiểm toán đã được trang bị hoặc tự mình trang bị kiến thức chuyên môn mọi mặt để từng bước hoàn thiện công tác kiểm toán. ngoài ra cũng có một bộ phận không nhỏ các chuyên gia , nhân viên người nước ngoài đang làm công tác kiểm toán nội bộ cho các ngân hàng tại Việt Nam, bộ phận này với kinh nghiệm của họ cũng giúp cho cán bộ kiểm toán Việt Nam học tập, trao đổi nâng cao nghiệp vụ kiểm toán. đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán nội bộ được hình thành và phát triển tại Việt Nam. *Môi trường pháp lý Qua nhiều năm chấn chỉnh, sửa đổi, bổ sung luật pháp Việt Nam, ngày càng tự hoàn thiện để phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế. - Tháng 1/1994- Chính phủ ban hành các quy chế về kiểm toán độc lập trong nền kinh tế quốc dân. - Trong lĩnh vực hoạt động ngân hàng , hoạt động kiểm toán nội bộ đã được luật hoá bằng luật ngân hàng nhà nước và luật tài chính tín dụng. Nghị định 49/CP của Chính phủ và đã được các ngân hàng triển khai. - Các chuẩn mực kiểm toán được chấp nhận tại Mỹ, các chuẩn mực kiểm toán quôc gia , các chuẩn mực kiểm toán quốc tế cũng được phổ biến rộng rãi. Mặc dù hành lang pháp lý của Việt Nam chưa đầy đủ nhưng đây vẫn là những tiền cho sự ra đời các chuẩn mực kiểm toán nội bộ của ngân hàng Việt Nam. II) NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG VÀ THỨC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI . 2.1 Nguyên tắc để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ taị các ngân hàng thương mại ở Việt Nam Từ khi luật các tài chính tín dụng ra đời thì cụm từ “ kiểm toán nội bộ” ngân hàng ở Việt Nam mới được sử dụng chính thức khi nói về hoạt động kiểm tra nội bộ của các tổ chức tín dụng. Thực ra hoạt động kiểm toán nội bộ trong ngân hàng đã được thực hiện từ lâu, nhưng dưới các từ như thanh tra nội bộ, kiểm soát, kiểm tra nội bộ, kiểm soát nghiệp vụ.. Nhưng kiểm toán nội bộ được dùng như để đánh dấu bước phát triển cao hơn so với hoạt động kiểm tra, giám sát thông thường. Nếu như trước đây, hoạt động của kiểm toán nội bộ chủ yếu là kiểm tra nhằm đánh giá tính tuân thủ các quy định của pháp luật và quy định nội bộ của tổ chức tín dụng thì ngày nay, cùng với sự gia tăng về giá trị tài sản thì kiểm toán nội bộ còn cần phải đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của đơn vị và đưa ra những kiến nghị cần thiểt để hoàn thiện hoạt động và hạn chế rủi ro cho tổ chức tài chính. Kiểm toán nội bộ chỉ là một bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là kế hoạch và toàn bộ các phương pháp các bước công việc mà nhà quản lý doanh nghiệp phải tuân theo. Hệ thống kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh hiệu quả. Như vậy kiểm soát nội bộ có thể nói là một cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp thủ tục phối kết hợp với nhau để đạt được các mục tiêu: điều khoản và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả giữ an toàn tải sản , đảm bảo tính chính xác và tính đáng tin cậy của các dữ liệu hạch toán hỗ trợ việc chấp hành chính sách kinh doanh đã được quy định, ngăn ngừa những thiếu sót trong hệ thống xử lý phát hiện kịp thời những thiếu sót phát sinh. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm hai bộ phận: hệ thống cơ chế kiểm tra nội bộ là một hình thức kiểm tra được cài đặt ngay trong quy trình nghiệp vụ được thực hiện bởi những nhân viên nghiệp vụ tại các đơn vị giao dịch trực tiếp với khách hàng và tất cả những ai tham gia vào quá trình xử lý nghiệp vụ, được thực hiện bởi các lãnh đạo cao cấp. Kiểm toán nội bộ là hình thức kiểm tra nằm ngoài quy trình nghiệp vụ, được thực hiện bởi những người độc lập với quy trình nghiệp vụ và không chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ đó, đó là những kiểm toán viên nội bộ. Kiểm toán nội bộ ngân hàng thương mại có ba chức năng cơ bản: - Kiểm toán hoạt động nhằm đánh giá tính hữu hiệu và tính hiệu quả trong hoàt động của đơn vị. - Kiểm toán tuân thủ nhằm giám sát việc tuân thủ pháp luật và các quy định nội bộ của tổ chức tín dụng ở các quy định nội bộ của tổ chức tín dụng ở các đối tượng chịu sự kiểm toán. - Kiểm toán hoạt động tài chính nhằm xác nhận tính trung thực, hợp lý, hợp pháp của các báo cáo tài chính của tài chính tín dụng Nếu như hoạt động trọng tâm của kiểm toán độc lập là kiểm toán nhằm xác nhận tính trung thực, hợp pháp, hợp lý của các báo cáo tài chính thì trọng tâm của kiểm toán nội bộ là kiểm tra nhằm đánh giá tính hiệu quả trong hoạt động của đơn vị và tính tuân thủ các quy định vủa pháp luật và quy định nội bộ. Ngoài ba chức năng trên, kiểm toán nội bộ còn có chức năng tư vấn trong nội bộ tài chính tín dụng, đưa ra các kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của cơ cấu tổ chức cũng như quy trình vận hành của tài chính tín dụng. Nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ là thực hiện kiểm toán đối với tất cả các quá trình hoạt động va kinh doanh của tài chính tín dụng, tất cả các đơn vị tổ chức trong tài chính tín dụng. Cụ thể là kiểm toán nội bộ phải kiểm tra đánh giá về: Khả năng hoạt động, tính hiệu quả, tính kinh tế và sự hợp lý của cơ chế kiểm tra nội bộ. Việc áp dụng, khả năng hoạt động, tính hiệu quả và sự hợp lý của cơ chế quản lý và điều hành rủi ro. Kiểm tra chế độ thông tin báo các, hệ thống thông tin và chế độ tài chính kế toán. Việc tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định nội bộ, việc chấp hành các quy chế, chế độ và quy tắc của đơn vị cũng như tính nghiêm túc đúng đắn của tất cả các quá trình hoạt đọng kinh doanh và các quy định là biện pháp nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, kiểm toán nội bộ xác định mức độ phù hợp với luật trong việc ban hành những quy định nội bộ, xác định chất lượng thực hiện công việc của ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên, đưa ra những kiến nghị cần thiết nhằm sửa chữa hoặc cải thiện hoạt động của đơn vị. Xét dưới giác độ an toàn, kiẻm toán nội bộ tham gia tư vấn trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức, quy trình hoạt động cũng như khi kinh doanh sản phẩm mới, kinh doanh trên thị trường mới với tư cách là phòng ngừa rủi ro. Đối với mỗi ngân hàng thương mại, một trong những yêu cầu quan trọng nhất là phải đảm bảo tính an toàn và lành mạnh trong hoạt động kinh doanh của mình. Chính vì vậy, các ngân hàng luôn hướng tới việc phải xây dựng được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để thực hiện chức năng giám sát toàn bộ các hoạt động quản lý, điều hành và tác nghiệp trong ngân hàng với mục tiêu phát hiện và kiểm soát các rủi ro có thể phát sinh, đảm bảo tính tuân thủ với các quy định của pháp luật và các chiến lược, chính sách, quy định, quy trình và quyết định của bản thân ngân hàng, từ đó góp phần quan trọng để đảm bảo tính an toàn và hiệu quả của ngân hàng. 2.2. Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng thương mại ở Việt Nam. Kiểm toán nội bộ là một bộ phận cấu thành của bộ máy giám sát nội bộ của ngân hàng, bao gồm tất cả các bộ phận có tham gia thực hiện chức năng giám sát chuyên trách (trong điều kiện hiện nay của các ngân hàng thương mại Nhà nước là Ban kiểm soát HĐQT và phòng (ban) kiểm tra-kiểm toán hoạt động kiểm toán nội bộ tại các ngân hàng thương mại Nhà nước được gắn liền với các hoạt động kiểm tra nội bộ theo quy đinh của Nghị định 49/2000/NĐ-CP ngày 12/9/02 của Chính phủ về tổ chức hoạt động của NHTM và quy chế mẫu về hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong các tài chính( ban hành kèm theo QĐ 03/1998/QĐ-NHNN 3 ngày 03/01/1998 của hệ Thống đốc NHNN) Có thể mô hình hoá hệ thống tổ chức KSNB hiện nay của ngân hàng thương mại nhà nước như sau (sơ đồ 1) Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức hệ thống giám sát nội bộ hiện nay tại các ngân hàng thương mại nhà nước: Hội đồng quản trị Ban điều hành Sở giao dịch, chi nhánh cấp 1, công ty trực thuộc, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp. CHI NHÁNH CẤP 2, CÁC PHÒNG GIAO DỊCH, QUỸ TIẾT KIỆM Ban kiểm soát HĐQT Phòng (ban) kiểm tra – kiểm toán nội bộ Hội sở chính Phòng, tổ kiểm tra – kiểm toán nội bộ chi nhánh Chú thích: - Quan hệ quản lý báo cáo trực tiếp: - Quan hệ quản lý, báo cáo gián tiếp: - Quan hệ kiểm tra, giám sát Có nhiều ý kiến cho rằng, hoạt động kiểm toán nội bộ trong ngân hàng thương mại chưa hiệu quả, đã có nhiều cuộc hội thảo bàn về vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm toán nội bộ trong tài chính tín dụng ở Việt Nam. Thực tế tổ chức và hoạt động kiểm soát tại các ngân hàng thương mại Nhà nước hiện nay đã bộc lộ nhiều điểm bất hợp lý, dẫn đến gảim hiệu quả hoạt động của kiểm toán nội bộ, nhưng nó cũng gặt hái được một số thành tựu đáng kể. 2.2.1.Những kết quả đạt được. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ đã được HĐQT, BGĐ các ngân hàng thương mại chú ý quan tâm xây dựng, củng cố. Trước hết, HĐQT và BGĐ các NHTM đã chú trọng tới việc tạo ra một trường kiểm soát mạnh, trong đó khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, làm cho các nhân viên ở tất cả các cấp hiểu rõ về tầm quan trọng của kiểm tra nội bộ, hiểu về vai trò của mình trong cơ chế kiểm tra nội bộ. Thông thường, để đề cao các giá trị đạo đức, HĐQT và BGĐ các NHTM đề ra chính sách và các quy trình của ngân hàng ngăn ngừa và hạn chế các động cơ hoặc ham muốn thực hiện các hành vi không được phép. Ví dụ như nhấn mạnh quá mức các mục tiêu thành tích, đặc biệt là những thành tích ngắn hạn; cơ chế thù lao phụ thuộc quá nhiều vào khối lượng(dư nợ tín dụng), bỏ qua vấn đề chất lượng (nợ quá hạn, nợ khó đòi...) Thứ hai, cùng với sự chỉ đạo của NHTM, HĐQT và BGĐ các NHTM đã thường xuyên rá soát cơ chế nghiệp vụ của những lĩnh vực hoạt động quan trọng như nghiệp vụ tín dụng, thanh toán quôc tế(đặc biệt việc mở L/C thanh toán hàng nhập), kinh doanh ngoại tệ.. để phát hiện những điểm yếu của quy trình nghiệp vụ hoặc những rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát chưa được nhận biết, chưa có biện pháp kiểm soát thỏa đáng phòng ngừa, hay nhận biết những rủi ro mới trong điều kiện kinh doanh thay đổi, trên cơ sở đó mà bổ sung biện pháp nghiệp vụ, xây dựng quá trình mới hoàn thiện hơn. Thứ ba : HĐQT và BGĐ bước đầu đã nhận thức được sự cần thieets của việc thường xuyên có sự kiểm tra đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với cơ chế kiểm tra nội bộ gắn với quy trình. Do đó, HĐQT và BGĐ đã quan tâm xây dựng và tạo điều kiện hoạt động cho bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ, chuyên trách của ngân hàng,coi bộ phận này như là “ cánh tay vươn dài”. Bộ máy tổ chức của bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bô chuyên trách liên tục được hoàn thiện củng cố số lượng, cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách không ngừng nâng cao về số lượng và chất lượng. Số lượng cán bộ có trình độ đại học chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng số cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách. Ví dụ : tại ngân hàng thương nghiệp và phát triển nông thôn việt nam bộ phận kiểm tra kiểm toán nội bộ chuyên trách từ khi mới thành lập có 576 cán bộ, chiếm tỷ lệ 2.1% tổng số cáchức năng bộ. Số kiểm tra viên có trình độ đại học là 247 người, chiếm tỷ lệ 43% tổng số kiểm tra viên. đến 31/12/2000, số kiểm tra viên là 813 người, chiếm tỷ lệ 3.54% tổng số cán bộ và số kiểm tra viên có trình độ đại họclà 476 người, chiếm tỷ trọng 59& số kiểm tra viên. Trong những năm qua, hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ góp phần bảo đảm an toàn, hoạt động của tài sảncủa ngân hàng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần quan trọng vào sự phát triển của các ngân hàng thương mại . cụ thể bộ phận kiểm tra, kiểm toán nội bộ kịp thời phát hiện những sai sót, sơ hở trong quản lý, những chỗ bất hợp lý trong cơ chế điều hành và hoạt động những hoạt động vi phạm chế độ. Trên cơ sở đó, kiểm toán nội bộ tư vấn đóng góp ý kiến với BGĐ và bộ phận nghiệp vụ hoặc có biện pháp xử lý thích hợp với những sai phạm như vậy đã ngăn ngừa được rủi ro tổn thất, có thể xảy ra, đồng thời cũng có tác dụng tốt đến ý thức, trách nhiệm hay nghiệpvụ chuyên môn của cán bộ công nhân viên ngân hàng. Tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam, riêng trong năm 2000, bộ phận kiêm tra, kiểm toán nội bộ đã tổ chức được 4411 cuộc kiểm tra, trong đó có 2044 lượt kiểm tra về tín dụng, 1462 lượt kiểm tra về kế toán và 905 lượt kiểm tra khác. Số vụ việc phát hiện qua kiểm tra là 29 vụ, 73 cán bộ vi phạm với số tiền vi phạm 6093 triệu đồng. Thông qua công tác đặc thù của mình, kiểm toán nội bộ góp phần đưa ngân hàng hoạt động có nề nếp, có kỷ cương kỷ luật, tuân theo quy đinh của pháp luật và quy định nội bộ, ngăn ngừa các sai phạm phát sinh. Bộ phận kiểm tra kiểm soát nội bộ chuyên trách đã và đang tích cực giúp các nhà điều hành kịp thời nắm bắt tình hình để xử lý tình huống xấu, hoặc hoạch chiến lược kinh doanh trong tương lai. 2.2.2. Những hạn chế, vướng mắc của hệ thống kiểm soát nội bộ các ngân hàng thương mại Việt Nam hiện nay. Qua thực tiễn về những rủi ro, tổn thất mà các ngân hàng thương mại gặp phải trong những năm gần đây, chúng ta nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của các ngân hàng nhìn chung còn bộc lộ nhiều yếu kém, hoạt động chưa thật hiệu quả. Một là, những vi phạm(vi phạm đạo đức hành nghề- thoái hoá biến chất, trình độ nghiệp cụ yếu kém- bị khách hàng lừa đảo, sự câu kết thông đồng...) của một số cán bộ, nhân viên ngân hàng không được hệ thống kiểm soát nội bộ phát hiện kịp thời, hoặc đã phát hiện nhưng không được Ban lãnh đạo ngân hàng xử lý kịp thời. Tuy nhiên, có những trường hợp vi phạm được phát hiện sau khi kiểm toán( do các cơ quan kiểm toán bên ngoài thực hiện) đã khuyến cáo cho Ban lãnh đạo ngân hàng biết nhưng cũng không được xử lý kịp thời dẫn đến thất thoát hàng nghìn tỷ đồng như Tamexco, Epco.. gây thiệt hại không nhỏ cho ngành ngân hàng. Tại Hải Phòng có những phòng giao dịch của ngân hàng thương mại X, khi cấp trên kiểm tra, hầu hết cán bộ trong phòng đã bị đình chỉ công tác, bị truy tố pháp luật vào tù vì đã thông đồng giả mạo hồ sơ tín dụng, vay vốn ngân hàng, làm thất thoát hàng chục tỷ đồng. Nguyên nhân của tồn tại này do: (1) HĐQT và Ban lãnh đạo các NHTM chưa làm hết trách nhiệm chưa nhận biết được rủi ro và mức độ tác động của những rủi ro đó, nên không có biện pháp xử lý kịp thời, thích hợp;(2)công tác tổ chức cán bộ làm chưa tốt, trong phân công lao động chưa quán triệt các nguyên tắc kiểm soát như phân tách chức năng, bất kiêm nhiệm, phê chuẩn và uỷ quyền; (3) đặc biệt, thiếu vắng hoặc không có chất lượng trong công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ nằm ngoài quy trình nghiệp vụ(hoặc gắn với quá trình hoạt động của một đơn vị, bộ phận nào đó). Nguyên nhân này lại xuất phát từ hàng loạt vấn đề trong mô hình tổ chức và hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ, trong đó những vấn để quan trọng nhất như: tính độc lập không đảm bảo, trình độ còn thấp về kỹ năng nghiệp vụ, về kỹ thuật kiểm toán của kiểm toán viên nội bộ. Một thực tế hết sức nguy hại cho các ngân hàng thường mại hiện nay là các nhân viên thuộc bô phận này nhiều trường hợp là các nhân viên không đủ năng lực, trình độ chuyên môn đạo đức của các bộ phận khác chuyển sang(có thể có cả những nhân viên bị kỷ luật, thành phần tiêu cực...) Hai là, cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với quy trình nghiệp vụ của NHTM chưa mạnh còn sơ hở,chưa đủ đảm bảo hệ thống hoạt động an toàn, có hiệu quả. Lấy ví dụ điển hình: Quy chế nghiệp vụ cho vay hiện nay ở các NHTM còn có những điểm yếu sau: - Chưa thực hiện phân tách chức năng hoàn toàn: cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ xin vay vốn của khách hàng là cán bộ ngân hàng đầu tiên thẩm định hồ sơ xin vay vốn, và cũng chính là cán bộ kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng sau khi giải ngân; là cán bộ tiếp nhận, quản lý mọi thông tin về khách hàng. Với quy trình nghiệp vụ này, trường hợp một khoản cho vay sai do trình độ nghiệp vụ yếu kém, do thông đồng giữa cán bộ tín dụng và cán bộ lãnh đạo ngân hàng duyệt khoản vay sẽ không được ngăn ngừa, không sớm được phát hiện và không được sửa sai kịp thời. Điều này đã làm giảm tính độc lập, khách quan của kiêm tra, kiểm toán nội bộ và do đó, kiểm toán nội bô không thể thực hiện chức năng kiểm toán tổng thể hoạt động, trong đó bao gồm cả việc xem xét hiệu quả hoạt động của Ban điều hành hay Ban giám đốc các chi nhánh một cách khách quan và hiệu quả. Để khắc phục điểm yếu đó trong quy trình nghiệp vụ cho vay, NHTM cần tổ chức riêng một bộ phận thu nhận, quản lý thông tin khách hàng, theo dõi và đánh giá mọi quan hệ kinh tế giữa đơn vị ngân hàng với khách hàng. Bộ phận này cũng được quyền nhận báo cáo kiểm tra sử dụng vốn vay sau khi giải ngân của cán bộ tín dụng. Bộ phận thu nhận, quản lý thông tin khách hàng cần do một giám đốc phụ trách, không phải là phó giám đốc phụ trách hoạt động tín dụng để thực hiện phân tách chức năng trong hoạt động từ cấp cơ sở đến cấp lãnh đạo cao nhất. - Hiện nay, còn nhiều quy trình nghiệp vụ quan trọng vẫn chưa được ban hành hoặc đã có nhưng chưa đầy đủ và bao quát hết được các bước thực hiện của từng nghiệp vụ cụ thể. Điều này đã gây khó khăn cho Ban kiểm soát và các phòng (ban) kiểm toán nội bộ, các bộ phận này không có cơ sở chính thức để đánh giá hiệu quả của nhiều hoạt động, nghiệp vụ trong NHTM Nhà nước. - Hiện tại công tác kiểm toán chủ yếu là sử dụng phương pháp kiểm toán tuân thủ và kiểm toán chi tiết, với các công cụ và phương tiện thủ công, lại chỉ chú trọng vào các sự việc, các kết quả đã xảy ra, chứ không tiếp cận một cách hệ thống và tổng thể trên cơ sở định hướng rủi ro nhằm phát hiện các rủi ro tiềm ẩn hay những điểm yếu trong quy trình để có những để xuất, kiến nghị sửa đổi, khắc phục. Hơn nữa, nếu chỉ đi vào chi tiết thì khi khối lượng công việc tăng nhanh, bộ phận kiểm toán nội bộ sẽ bị quá tải không thể đảm đương được nhiệm vụ của mình. - Như trong đìêu kiện kinh tế thị trường có nhiều thành phàn kinh tế, có những nhóm khách hàng mà giữa họ có những mối quan hệ rất đặc biệt chi phối về quan hệ gia đình thân thiết của các thành viên ban lãnh đạo, chi phối về thị trường... Do những mối quan hệ đặc biệt như vậy, rủi ro trong quá trình hoạt động có thể xảy ra đồng lọat, hoặc dây truyền ở tất cả các khách hàng trong nhóm. Vì vậy, trong hoạt động tín dụng, NHTM cần nghiên cứu và quy định những trường hợp cụ thể điển hình mà ở đó một nhóm khách hàng cần phải quy về một đối tượng khách hàng, đồng thời quy định hạn mức tín dụng tối đa cho đối tượng khách hàng này nhằm hạn chế rủi ro tín dụng có thể xảy ra. Hiện nay, trong quy chế nghiệp vụ cho vay của NHTM mới đưa ra giới hạn tối đa cho vay một khách hàng là 15% vốn tự có. Nếu giả thiết có một nhóm 5 doanh nghiệp cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn có quan hệ về vốn điều lệ( trên 50%) chi phối lẫn nhau. Rủi ro trong hoạt động có thể xảy ra dây chuyền ở tất cả 5 doanh nghiệp trong nhóm, trong khi đó tổng dư nợ tín dụng mà một NHTM có thể quan hệ với nhóm khách hàng này là 75% vốn tự có của ngân hàng. Như vậy, tiềm ẩn rủi ro tín dụng đối với ngân hàng là rất lớn. Ba là, chưa có sự cộng tác tốt giữa các cơ quan giám sát ngân hàng(thanh tra ngân hàng, Bảo hiểm tiền gửi kiểm toán từ bên ngoài và kiểm toán nội bộ NHTM , dẫn tới công tác thanh tra, kiểm tra chồng chéo gây phiền nhiễu cho các NHTM , lãng phí thời gian, công sức, tiền của. Trong khi đó, nhiều lĩnh vực hoạt động, bộ phận của NHTM vẫn bị bỏ trống không được kiểm tra, đánh giá một cách độc lập khách quan. Trong những năm vừa qua, có thể thấy hiện tượng sau: tại một thời điểm, tại một NHTM quốc doanh, thậm chí tại một chi nhánh NHTM quốc doanh vừa có sự kiểm tra của thanh tra ngân hàng nhà nước, vừa có kiểm toán của kiểm toán nhà nước và theo Luật các tài chính tín dụng, hàng năm, báo cáo quyết toán của đơn vị NHTM còn phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập. Mỗi đơn vị này có chương trình và nội dung kiểm tra riêng đòi hỏi NHTM phải đáp ứng. - Có thể kết luận rằng hoạt động công tác kiểm tra nội bộ và kiểm toán nội bộ tại các NHTM Nhà nước tuy đã đạt được những kết quả bước đầu, nhưng vẫn còn nhiều điểm bất hợp lý, thiếu khoa học dẫn đến hiệu lực và hiệu quả hoạt động còn thấp, chưa đáp ứng được nhu cầu giám sát và tư vấn quản lý ngân hàng trong điều kiện các NHTM Nhà nước đang đứng trước thử thách khắc nghiệt của tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới. Trong thực tiễn, câu hỏi đặt ra đối với các nhà quản trị ngân hàng, đối với các cơ quan quản lý Nhà nước ở đây là:Thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ như thế nào để hoạt động có hiệu quả nhất? Những tiêu chí cơ bản nào khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của một ngân hàng? Giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các NHTM Việt Nam hiện nay?Để góp phần trả lời các câu hỏi trên, tôi xin đưa ra một số giải pháp sau: CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QỦA HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ NÓI CHUNG VÀ CỦA BỘ PHẬN KIỂM TOÁN NỘI BỘ NÓI RIÊNG TẠI CÁC NHTM Ở VIỆT NAM Do đặc điểm hoạt động ngân hàng, hơn bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào khác, các ngân hàng thương mại cần phải kiện toàn hệ thống kiểm soát nội bộ. Đây là công cụ quản lý cơ bản để HĐQT và BGĐ điều hành HĐQT ngân hàng một cách chắc chắn, an toàn và hiệu quả. Để nâng cao hiệu quả công tác của hệ thống kiểm soát nội bộ các NHTM Việt Nam hiện nay, cần phải có một hệ thống các giải pháp từ phía các cơ quan quản lý nhà nước, từ ngân hàng nhà nước, từ bản thân các NHTM. Ở phạm vi nghiên cứu của mình, tôi xin đưa ra mô hình và một số giải pháp sau: Sơ đồ 2: Đề xuất mô hình tổ chức bộ máy giám sát nội bộ tại các ngân hàng thương mại nhà nước HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PHÒNG KIỂM TRA NỘI BỘ TRỤ SỞ CHÍNH BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN ĐIỀU HÀNH PHÒNG, TỔ KIỂM TRA NỘI BỘ CHI NHÁNH SỞ GD, CÔNG TY TRỰC THUỘC, CHI NHÁNH CẤP 1, VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÁC PHÒNG KIỂM TOÁN NỘI BỘ KHU VỰC (sửa lại) CHI NHÁNH CẤP 2 PHÒNG GIAO DỊCH, QUỸ TIẾT KIỆM Chú thích: - Quan hệ quản lý, điều hành, báo cáo trực tiếp: - Quan hệ giám sát, kiểm toán : - Quan hệ chỉ đạo, báo cáo gián tiếp : Thứ nhất, các cơ quan quản lý nhà nước các cấp, NHNN Việt Nam, Bộ tài chính ... nên sử dụng thuật ngữ có nội dung thống nhất khi đề cập đến kiểm toán nội bộ, hệ thống kiểm soát nội bộ để loại trừ sự nhầm lẫn, nhận thức không đúng. Hiện nay, theo các Điều 41,42,43 trong Luật các TCTD- có hiệu lực từ ngày 12/9/2000 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của NHTM, Quyết định số 122/2001/QĐ-NHNN ngày 20/02/01 đều quy định về việc NHTM phải lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách thuộc bộ máy điều hành của Tổng giám đốc( Giám đốc). Hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách có từ trụ sở chính đến các sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện, công ty trực thuộc để giúp Tổng giám đốc( Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động của ngân hàng. Qui định nói trên trong luật văn bản dưới luật đã ảnh hưởng tới mô hình tổ chức của NHTM. như việc thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ chuyên trách của các NHTM có xu hướng chia làm 2 bộ phận nhỏ bộ phận kiểm tra và bộ phận kiểm toán nội bộ. Bộ phận kiểm tra thông thường kiểm tra về các hoạt động liên quan đến tài sản Có như nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh...Bộ phận kiểm toán thông thường kiểm tra hoạt động tài chính. Nhìn chung, việc phân chia chức năng nhiệm vụ của 2 bộ phận thường không phân định rõ ràng, chồng chéo, trong khi đó một số lĩnh vực hoạt động và kinh doanh của ngân hàng bị bỏ trống không được kiểm tra, đánh giá. Hiện nay, ở Việt Nam, mội số quan điểm cho rằng kiểm toán là chỉ đơn thuần là kiểm toán báo cáo tài chính, chứ không bao giờ kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ. Một số người lại nhầm lẫn giữa cơ chế kiểm tra kiểm soát nội bộ được gắn với quá trình hoạt động và kinh doanh do chính cán bộ nghiệp vụ thực hiện với kiểm toán nội bộ. Họ không nhận thức được rằng: kiểm toán nội bộ thực hiện cả ba chức năng: Kiểm tra, đánh giá và tư vấn. Đồng thời, kiểm toán nội bộ thực hiện cả 3 loại kiểm toán: kiểm toán báo cáo tài chính, kiểm toán hoạt động và kiểm toán tuân thủ, trong đó chủ yếu hoạt động ở hai lĩnh vực là kiểm toán hoạt động va kiểm toán tuân thủ. Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm kiểm tra tính hiệu lực, tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành của ngân hàng, kiểm tra việc tổ chức hoạt động nghiệp vụ ngân hàng, kiểm tra ban điều hành các bộ phận nghiệp vụ, kiểm tra tính hiệu quả của các quy trình hoạt động nghiệp vụ ngân hàng và đưa ra các kiến nghị chấn chỉnh để làm tăng hiệu quả các qui trình hoạt động và các cơ chế kiểm tra trong ngân hàng. Mục đích của kiểm toán nội bộ là để bảo vệ ngân hàng trước những mất mát tài sản. Mục đích, vai trò và vị trí của bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý doanh nghiệp như trên đã được trình bày rõ trong Quyết định số 832/tài chính/QĐ/CĐKT ngày 28/10/97 về quy chế kiểm toán nội bộ, trong Thông tư số 52/1998/NHTM-BTC ngày 16/4/1998- hướng dẫn tổ chức bộ máy kiểm toán nội bộ tại doanh nghiệp nhà nước ( hướng dẫn thực hiện Nghị định số 59/CP ngày 03/10/96 của Chính phủ). Từ sự phân tích ở trên theo tôi, đánh giá một cách độc lập, khách quan về hệ thống thông tin-quản lý của ngân hàng là đủ. Thứ hai, HĐQT và BGĐ các NHTM cần quan tâm và có trách nhiệm cao trong việc xây dựng môi trường kiểm soát tốt thông qua một số các biện pháp cụ thể như sau: - Khuyến khích các chuẩn mực cao về đạo đức, tính tuân thủ các nguyên tắc kiểm toán nội bộ của cán bộ, không khen thưởng và đề bạt những cán bộ lãnh đạo đã nhất thời kinh doanh thu được nhiều lợi nhuận nhưng không đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kiểm toán nội bộ, hoặc không kịp thời sửa chữa những sai phạm mà bộ phận kiểm toán nội bộ đã chỉ ra. - Có thái độ ủng hộ bằng lời nói, thái độ, đặc biệt là những tiêu chí về tiền lương và cơ hội để bạt đối với những cán bộ công tác tại bộ phận kiểm toán nội bộ . Tổ chức cơ cấu hoạt động của ngân hàng một cách khoa học trong đó sự phân công phân nhiệm cho các đơn vị, bộ phận, cán bộ được quy định rõ ràng. Thứ ba, BGĐ cần phân tích từng lĩnh vực kinh doanh để nhận biết và đánh giá rủi ro một cách đầy đủ, đặc biệt khi ngân hàng hoạt động ở lĩnh vực mới, kinh doanh một loại sản phẩm mới hoặc môi trường kinh doanh có sự phát triển. Trên cơ sở đó, xây dựng cơ chế kiểm tra, kiểm soát gắn với quy trình nghiệp vụ đầy đủ, hiệu quả. Trong đó, tài sản cố định cần chú trọng thiết lập hệ thống quản lý rủi ro để thường xuyên nhận biết, đánh giá, điều tiết, giám sát rủi ro. Thứ tư, xây dựng và củng cố bộ phận kiểm toán nội bộ để nó hoạt động có chất lượng và hiệu quả. Muốn vậy, BGĐ cần giải quyết một loạt các vấn đề sau: (1) Về mô hình, tổ chức của bộ phận kiểm toán nội bộ . Việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ như thế nào tuỳ thuộc vào quy mô, lĩnh vực kinh doanh, địa bàn hoạt động, cơ cấu tổ chức của ngân hàng. Mỗi ngân hàng cần cân nhắc xem họ cần tổ chức theo mô hình nào là hợp lý nhất. Theo chúng tôi, đối với các NHTM có từ 2 cấp trở lên, hoạt động quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng rãi khắp trên cả nước thì bộ phận kiểm toán nội bộ nên tổ chức làm 2 cấp: - Cấp trụ sở chính, có ban kiểm toán nội bộ. Đứng đầu là Trưỏng ban kiểm toán nội bộ và là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về việc điều hành hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ chuyên ngành như: bộ phận kiểm toán tín dụng bộ phận kiểm toán kinh doanh ngoại hối, bộ phận kiểm toán đầu tư xây dựng cơ bản và tài sản cố định, bộ phận kiểm toán hoạt động kế toán tài chính và hoạt động kinh doanh khác, bộ phận kiểm toán điện toán. Ban kiểm toán có nhiệm vụ điều hành hoạt động chung của hệ thống kiểm toán nội bộ, chỉ đạo về mặt kỹ thuật nghiệp vụ, xây dựng các kế hoạch chiến lược về kiểm toán nội bộ cho cả hệ thống và kế hoạch chi tiết cho hoạt động kiểm toán của ban kiểm toán nội bộ. Thực hiện các cuộc kiểm toán theo kế hoạch đề ra tại trụ sở chính và tổ chức, cũng như là trực tiếp tham gia các cuộc kiểm toán tại các chi nhánh. - Cấp chi nhánh( hoặc cấp tỉnh, thành phố): có phòng kiểm toán nội bộ. Phòng kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược về kiểm toán trong chi nhánh mình và kế hoạch chi tiết để đảm bảo tất cả các bộ phận, các hoạt động nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc sau một thời gian tối thiểu phải được kiểm toán. Thực hiện kiểm toán theo kế hoạch đề ra. Đồng thời, tham gia các cuộc kiểm toán do ban kiểm toán tại trụ sở chính tổ chức để kiểm toán chéo chi nhánh bạn. (2) Về bố trí nhân sự và đào tạo cán bộ cho bộ phận kiểm toán nội bộ. Ban giám đốc cần bố trí nhân sự và cơ sở vật chất cho bộ phận kiểm toán nội bộ về mặt số lượng cũng như chất lượng phải tương xứng với hình thức và quy mô công việc của họ. Cần phải đảm bảo kiểm toán viên nội bộ luôn có một trình độ nghiệp vụ phù hợp với bước phát triển mới nhất trong quá trình hoạt động và kinh doanh được kiểm toán. Họ phải có kiến thức chuyên môn được cập nhật về kiểm toán và hiểu biết toàn diện về lĩnh vực được kiểm toán. Như vậy, họ mới có thể thực hiện được công tác kiểm toán nội bộ một cách đúng đắn và hiệu quả. Cần phải hình thành một mô hình đào tạo thường xuyên và kiểm tra chất lượng đội ngũ kiểm toán viên nội bộ. Công tác đào tạo kiểm toán viên nội bộ được tiến hành trên các lĩnh vực: + Kiến thức chung về nghiệp vụ ngân hàng, kiến thức về pháp luật, kiến thức về kinh tế, kiến thức chuyên môn về lĩnh vực kiểm toán, kiến thức về tin học ngoại ngữ. + Kỹ năng kiểm toán. + Kỹ năng giao tiếp. (3) Đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên. KTNB thực hiện nhiệm vụ của mình một cách tự chủ và độc lập. KTNB không chịu bất cứ một sự chỉ đạo nào trong việc lập báo cáo kiểm tra và đánh giá kết quả của kiểm toán. Các kiểm toán viên làm việc thường xuyên tại các chi nhánh, hưởng lương tại chi nhánh vẫn chịu sự quản lý và điều hành của Ban KTNB toàn hệ thống ngân hàng, do Ban tổng giám đốc quyết định về tiền lương hay đề bạt thuyên chuyển công tác mà không chịu sự can thiệp về tiền lương, đề bạt của giám đốc chi nhánh. KTVNB không kiểm toán tại những bộ phận, đơn vị có người thân của mình công tác. Đảm bảo sự phân tách chức năng: không được giao nhiệm vụ kiểm toán nội bộ thực hiện những nhiệm vụ không nằm trong phạm trù kinh tế như tham gia trực tiếp vào quy trình hoạt động nghiệp vụ, KTNB phải có một vị trí phù hợp trong nội bộ ngân hàng và thực thi nhiệm vụ của mình một cách độc lập và khách quan. (4) Vị thế của kiểm toán nội bộ trong ngân hàng. Bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc trực tiếp Ban tổng Giám đốc ngân hàng chịu sự chỉ đạo của ban Tổng giám đốc chức năng chứ không phải từ bất cứ một cấp nào khác. Ban kiểm toán trong những trường hợp phát hiện sai phạm của thành viên Ban Tổng giám đốc có quyền báo cáo cho hội đồng quản trị. Bộ phận kiểm toán nội bộ tại chi nhánh có quyền báo cáo trực tiếp cho ban kiểm toán cấp trên, không cần sự chấp thuận của giám đốc chi nhánh. Bộ phận kiểm toán nội bộ có quyền được nhận thông tin về những nghị quyết của ban giám đốc đối với hoạt động kinh doanh. Bộ phân kiểm toán nội bộ được quyền tiếp cận không hạn chế các hồ sơ, thông tin tại các bộ phận được kiểm toán. Các quy chế về tổ chức, hoạt động trước khi công bố được gửi cho bộ phận kiểm toán nội bộ để xin ý kiến. (5) Xây dựng kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán cần định hướng theo rủi ro. Hoạt động kiểm toán của kiểm toán nội bộ phải bao trùm lên mọi quy trình hoạt động kinh doanh của ngân hàng, có lưu ý đến quy mô và mức độ rủi ro của các hoạt động kinh doanh. Kiểm toán nội bộ cần xây dựng kế hoạch kiểm toán dài hạn và kế hoạch ngắn hạn. Việc lập kế hoạch kiểm toán phải định hướng theo mức độ rủi ro. Đối với kế hoạch dài hạn cần đảm bảo mọi quy trình hoạt động và kinh doanh cũng như các bộ phận đóng ngoài trụ sở chính phải được kiểm tra sau một khoảng thời gian thích hợp. Đối với hoạt động có nhiều rủi ro, những lĩnh vực trọng yếu thì phải được kiểm toán hàng năm, còn lại phải được kiểm toán ít nhất 3 năm một lần. Kế hoạch kiểm toán phải được ban giám đốc phê duyệt và được ghi chép đầy đủ bằng văn bản. Những điều chỉnh cơ bản trong kế hoạch kiểm toán phải được sự phê duyệt của ban giám đốc. Phải thường xuyên rà soát lại và không ngừng hoàn thiện công tác lập kế hoạch, phương pháp kiểm toán và chất lượng kiểm toán. Chu kỳ kiểm toán không đều đặn để các đơn vị kiểm toán không thể đối phó với kế hoạch kiểm toán. Ngoài ra, cần phải đảm bảo sao cho bất cứ lúc nào cũng có thể tiến hành kiểm toán đặc biệt ngoài kế hoạch (nếu cần thiết) khi các sai phạm đã trở lên rõ ràng hoặc có khi yêu cầu về thông tin nhất định. (6) Thay đổi phương pháp kiểm toán Lựa chọn phương pháp kiểm toán phù hợp tuỳ theo mục đích yêu cầu của cuộc kiểm toán. Phương pháp kiểm toán chung nên theo hướng chuyển dịch trọng tâm kiểm tra từ kiểm toán từng trường hợp riêng lẻ sang kiểm toán hệ thống và kiểm toán chức năng như : kiểm toán tổ chức quy trình hoạt động, kiểm toán việc quản lý và điều tiết rủi ro, cũng như tính hiệu quả và hiệu lực của cơ chế điều tra nội bộ cài dặt trong các quy trình hoạt động và kinh doanh của ngân hàng. Cần phải xác định các bảng mẫu câu hỏi để sử dụng trong kiểm toán giúp kiểm toán viên nhanh chóng xác định đúng điềm yếu của lĩnh vực kiểm toán. Thứ năm, cần có sự cộng tác tốt hơn giữa các cơ quan giám sát ngân hàng, với kiểm toán từ bên ngoài, với kiểm toán nội bộ. Ví dụ, thanh tra ngân hàng cần thay đổi phương pháp công tác của mình: tăng cường thanh tra thông qua phương pháp giám sát từ xa; thanh tra ngân hàng nên định kỳ trao đổi với kiểm toán nội bộ của ngân hàng để có thể bàn bạc về các lĩnh vực rủi ro đã được xác định và về biện pháp hạn chế rủi ro thanh tra ngân hàng có thể yêu cầu các tài chính tín dùng khi ký hợp đồng kiểm toán báo cáo quyết năm vơí công ty kiểm toán độc lập: yêu cầu công ty kiểm toán độc lập phải phát hành một “ Thư quản lý”, trong đó đề cập những điểm yếu kém liên quan đến hệ thống kế toán cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị, làm rõ những sai phạm nghiêm trọng trong năm hoạt động. “ Thư quản lý” của công ty kiểm toán độc lập cùng với báo cáo kiểm toán quyết toán năm không chỉ nộp cho đơn vị ngân hàng thương mại được kiểm toán mà còn phải nộp cho thanh tra ngân hàng. Kết thúc cuộc kiểm toán, thanh tra ngân hàng có thể thảo luận, yêu cầu kiểm toán từ bên ngoài cho biết sự đánh giá của họ về hệ thống kiểm soát nội bộ về kiểm toán nội bộ của ngân hàng thương mại được kiểm toán, cũng như báo cáo về những rủi ro, sai sót nghiêm trọng được phát hiện qua kiểm toán mà ngân hàng thương mại cần có biện pháp khắc phục ngay. Trong trường hợp đột xuất, cần thiết: Ví dụ: nếu có biểu hiện sai phạm nghiêm trọng, trong khi đó kiểm toán nội bộ của ngân hàng thương mại yếu kém, thanh tra ngân hàng mới nên thực hiện thanh tra tại chỗ. Đồng thời, khi thanh tra tại chỗ, cán bộ thanh tra ngân hàng nhà nước cần phải là những chuyên gia về chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng, có kỹ năng kiểm tra, thanh tra để phát hiện nhanh bản chất vấn đề sai phạm, tránh gây phiền hà cho đơn vị ngân hàng. Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm toán nội bộ nói chung, của bộ phận kiểm toán nội bộ nói riêng là yếu tố cơ bản ảnh hưởng lớn đến hiệu quả, an toàn hoạt động của đơn vị ngân hàng thương mại. Để hoạt động này ngày càng tốt, hoàn thiện thì bản thân từng ngân hàng thương mại, và các cơ quan giám sát ngân hàng phải giải quyết nhiều vấn đề toàn diện hơn. KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống ngân hàng và sự hội nhập quốc tế thì rủi ro cũng có tính đa dạng hoá và phức tạp hơn, nhất là khi các ngân hàng thương mại Việt Nam áp dụng kinh doanh các sản phẩm mới đang được thực hiện tổ nhiệm vụ của mình, đòi hỏi hoạt động kiểm toán nội bộ cũng phải có sự chuyển biến mạnh mẽ về công tác lập kế hoạch kiểm toán, phương pháp kiểm toán và chất lượng kiểm toán. Sự an toàn, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh ngân hàng là mục tiêu hoạt độmg chủ yếu của hoạt động kiểm toán nội bộ. Vì vậy, để tránh những thất thoát có thể đe doạ tới sự tồn tại của ngân hàng trong tương lai. Yêu cầu là phải thiết lập được một hệ thống kiểm toán nội đầy đủ và hiệu quả. Có như vậy thì kiểm toán nội bộ mới có thể hoàn thành được nhiệm vụ đặt ra và là một công cụ quản lý có hiệu quả của ban lãnh đạo. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Hồng Thuý đã tận tính giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Tuy nhiên do vốn kiến thức còn hạn chế đề án không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của cô giáo và các bạn để đề án được hoàn chỉnh hơn. Hà nội, ngày 24 tháng 12 năm 2003. Sinh viên thực hiện Phạm Thu Thủy DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách Kiểm toán tài chính: Chủ biên GS -TS Nguyễn Quang Quynh. Sách Kiểm toán nội bộ hiện đại: Victor Zbrink and Herbert Witt do tập thể giáo viên khoa Kiểm toán- ĐHKTQD dịch. Quản trị ngân hàng thương mại: Peter S.Rose. Sách tài liệu về Kiểm toán nội bộ:PGS, PTS Đặng Văn Thanh, Vụ trưởng vụ CĐKT-BTC. Tạp chí Kiểm toán số: 4/2000. Chuyên đề kiểm toán:1,2/2000. Tạp chí Kiểm toán số: 2,3/1998. Tạp chí ngân hàng số:1,2,7,9/2003. Tạp chí ngân hàng số:1,2,3,6/2002. Tạp chí ngân hàng số:9,10/2001. Tạp chí ngân hàng số:4,10/1998. Tạp chí ngân hàng số:5/1997. MỤC LỤC