Xây dựng hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần lắp máy và Xây dựng điện

ần đây, ngành công nghệ thông tin nước ta đang từng bước phát triển trên mọi lĩnh vực trong cuộc sống nói chung cũng như trên lĩnh vực quản lý nói riêng. Đặc biệt, trong thời đại công nghiệp và nền kinh tế thị trường, việc ứng dựng công nghệ thông tin trong các doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng to lớn. Nó là một rong những công cụ hữu hiệu mang lại cho doanh nghiệp một khoản thu lớn trong thời gian ngắn mà tốn ít công sức nhất. Thực chất, quản lý thông tin, xử lý thông tin một cách khoa học là nhằm đảm bảo an toàn thông tin, tránh thông tin bị mất mát, sai sót, đồng thời tiết kiệm thời gian, tiền bạc và những chi phí không đáng có. Thông tin chính xác kịp thời, phù hợp là yếu tố then chốt đối với sự thành công của các doanh nghiệp. Một trong những thông tin không thể thiếu trong các doanh nghiệp và thông tin nhân sự vì thông tin nhân sự là cơ sở cho việc tuyển chọn được những người – hợp người – hợp việc. Chất lượng của những thông tin này phụ thuộc vào chất lượng của hệ thống thông tin tạo ra nó. Đó là hệ thống thông tin nguồn nhân lực, trung tâm của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Đó cũng chính là lý do việc ứng dụng tin học hóa hệ thống thông tin nhân sự ngày càng trở thành nhu cầu thiết yếu đối với tất cả các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần lắp máy & Xây dựng điện em được biết rằng hiện tại Công ty có đội ngũ nhân viên tương đối lớn nhưng trong quá trình quản lý nhân sự công ty vẫn áp dụng các phương pháp thủ công và lưu trữ thông tin trên giấy tờ là chủ yếu. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của cô: Trần Thu Hà và các cán bộ, nhân viên trong công ty, em đã lựa chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin Quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần lắp máy & Xây dựng điện” và phát triển thành luận văn tốt nghiệp của mình. Nhằm áp dụng tin học hóa vào quá trình quản lý nhân sự của công ty, giúp tiết kiệm thời gian và giảm đáng kể số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm thiểu sai sót, đảm bảo yêu cầu thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. Với điều kiện thời gian có hạn, khả năng và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, lĩnh vực đề tài lại rộng và khó nên không thể tránh được những thiếu xót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo và toàn thể các bạn. Hà Nội, ngày 25 tháng 3 năm 2009 Sinh viên Bùi Xuân Thắng CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG ĐIỆN I: Giới thiệu về công ty: Tiền than là xí nghiệp cơ khí điện – Công ty xây lắp điện I được thành lập theo quyết định số 1326-NL/TCCB-LĐ ngày 14/11/1989 của bộ năng lượng. Theo quyết định số 566NL/TCCB-LĐ ngày 30/06/1993 của năng lượng đổi tên thành Xí nghiệp cơ khí và xây dựng điện thuộc Công ty xây lắp điện I - Tổng công ty Điện lực Việt Nam. Năm 1999 trên cơ sở sắp xếp lại cơ cấu ngành nghề của chính phủ, Bộ Công nghiệp đã ra quyết định số 24/1999 ngày 11/05/1999 thành lập Công ty lắp máy (INCO) và Tổng công ty Xây dựng Việt Nam có quyết định số 33/QĐ-HĐQT ngày 09/08/1999 chuyển Xí nghiệp cơ khí và xây dựng điện – Công ty Xây lắp điện I sang Công ty lắp máy (INCO) và được đổi tên thành Xí nghiệp lắp máy và xây dựng điện. Xí nghiệp lắp máy và Xây dựng điện được xếp hạng doanh nghiệp hạng 2 theo quyết định số 2485/QĐ-TCCB ngày 01/09/2000 của Bộ Công nghọêp. Năm 2004 Xí nghiệp Lắp máy và Xây dựng điện thực hiện việc chuyển đổi DNNN thành công ty cổ phần theo Nghị định 64/2002 NĐ_CP ngày 19/06/2002 của Chính phủ. Xí nghiệp Lắp máy và xây dựng điện đơn vị thành viên của Công ty Lắp máy được tổ cổ phần hoá theo quyết định số 2191/QĐ_TCCB ngày 23/08/2004 của Bộ Công nghiệp. II: Thực trạng về hoạt động của công ty: Quyết định số 145/2004/QĐ-BCN ngày 23/11/2004 của Bộ trưởng bộ Công nghiệp về việc chuyển Xí nghiệp lắp máy và Xây dựng điện thuộc Công ty Lắp máy thành Công ty Cổ phần lắp máy và xây dựng Điện. Công ty Cổ phần lắp máy và Xây dựng điện là đơn vị chuyên ngành xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp có cấp điện áp đến 500Kv. Gia công chế tạo, sản xuất các sản phẩm gia công cơ khí như cột thép, xà thép và giàn TBA phục vụ cho các công trình điện đến cấp điện áp 220Kv. Công ty hoạt động trên toàn quốc và nước ngoài theo luật pháp của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trong những năm qua Công ty chủ yếu khai thác thị trường và kinh doanh trên các tỉnh phía Bắc như: Hà Giang, Tuyên Quang, Sơn La, Cao Bằng, Thái Nguyên, Bắc Cạn. Công ty Cổ phần Lắp máy và xây dựng Điện với đội ngũ cán bộ công nhân viên bao gồm: Kỹ sư, cử nhân kinh tế, kỹ thuật viên, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao chuyên đảm nhận xây lắp các công trình. Trong những năm qua công ty đã tham gia nhiều công trình trọng điểm của Nhà nước như: Đường dây tải điện siêu cao áp 500Kv mạch 1 và 2; các trạm biến áp có điện áp đến 220Kv; Thuỷ điện vừa và nhỏ; các công trình đường dây 110Kv, 220Kv. Tổng số cán bộ trong công ty là 264 người. Trong đó: CBCNV có trình độ kỹ sư và Cử nhân: 54 người. Công nhân kỹ thuật: 210 người Công ty cổ phần lắp máy và xây dựng điện hiện đang sở hữu nhiều loại máy móc và thiết bị thi công chuyên ngành có tính năng, công nghệ tiên tiến phục vụ cho công tác xây lắp các công trình điện và xây dựng dân dụng. * Hệ thống quản trị cũ Hiện nay, công tác quản lý của công ty vẫn còn làm thủ công. Vì vậy nơi làm việc của phòng quản lý nhân sự đòi hỏi môt diện tích lớn, biên chế nhân lực nhiều nhưng vẫn chưa hiệu quả và chưa thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu đòi hỏi của công tác quản lý nhân sự với khối lượng thông tin lớn dẫn đến mất nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép, sửa, xoá, tìm kiếm. Do đó không đảm bảo được tốt yêu cầu về thời gian và độ chính xác của báo cáo. Để khắc phục nhược điểm thì cần phải có hệ thống mới trang bị tin học hoá tham gia vào công tác quản lý, giúp công việc được nhanh chóng chính xác hơn. * Hệ thống quản trị mới Yêu cầu đặt ra là phải thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự mới cho công ty ứng dụng tiến bộ của công nghệ thông tin. Hệ thống mới phải khắc phục được những nhược điểm kể trên của hệ thống cũ làm việc bằng thủ công. Đáp ứng được kịp thời, nhanh chóng, chính xác yêu cầu đa dạng của công tác quản lý nguồn nhân lực trong công ty, cải thiện điều kiện làm việc cho các thành viên nâng cao hiệu quả quản lý của công ty. Chương trình phải ứng dụng được trong thực tế và tin học một cách khả thi, đáp ứng được yêu cầu đặt ra trong thời đại của khoa học và công nghệ, phải thuận tiện an toàn, chính xác v à đạt hiệu quả cao. * Yêu cầu của đồ án: - Cập nhât thông tin hồ sơ của từng nhân viên - Xem, sửa, xoá thông tin một cách nhanh chóng - Xử lý tìm kiếm tổng hợp về CBCNV khi lãnh đạo yêu cầu, ngoài ra còn có thể tìm kiếm thông tin về CBCNV theo từng tiêu thức cụ thể. - Đưa ra những báo cáo nhanh chóng - Chương trình sử dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạo sâu về máy tính cũng sử dụng được. III: Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty: Sơ đồ hệ thống tổ chức và quản lý nhân sự Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng tổ chức cán bộ Phòng kế hoạch Phòng biên tập Phòng kỹ thuật máy tính Phòng kế toán tài chính Phòng thanh tra bảo vệ 1. Nhiệm vụ của các phòng ban: * Nhiệm vụ chung: Văn phòng cơ quan Công ty cơ quan giúp Giám đốc phối hợp các mặt hoạt động của Công ty, quản lý lĩnh vực hành chính và thi đua khen thưởng, tổ chức thực hiện công tác lưu trữ, quản trị của cơ quan Công ty, đảm bảo các điều kiện làm việc để bộ máy cơ quan Công ty hoạt động có hiệu quả phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh. * Văn phòng Công ty có nhiệm vụ cụ thể: - Tổng hợp và chuẩn bị nội dung về công tác tổ chức các hội nghị sơ kết, tổng kết quí, 6 tháng, năm về kế hoạch sản xuất kinh doanh toàn Công ty và các khu vực. - Thực hiện chức năng thư ký tổng hợp của Giám đốc và Phó Giám đốc. - Xử lý các loại công văn đến, đi theo đúng qui định, đảm bảo thủ tục hành chính, thời gian tiếp nhận và thời gian chuyển giao; - Giúp Giám đốc chuẩn bị các loại văn bản, chỉ thị và thông báo kết luận của các cuộc họp do Giám đốc và Phó Giám đốc chủ trì. - Theo dõi, đôn đốc và được yêu cầu các phòng ban cơ quan chức năng, các đơn vị thành viên trực thuộc trong việc thực hiện các quyết định, chỉ thị của Giám đốc Công ty, của Tổng công ty, Bộ chủ quản và các văn bản của Nhà nước có liên quan đến hoạt động của Công ty. - Chắp mối chương trình công tác hàng tuần của Giám đốc và các Phó Giám đốc. - Hướng dẫn các phòng ban, đơn vị thành viên về kỹ thuật soạn thảo văn bản, đảm bảo đúng thủ tục hành chính theo qui định của Nhà nước. - Tổ chức lưu trữ hồ sơ, tài liệu và phục cụ cho việc tra cứu tài liệu khi cần thiết. - Thông báo và đôn đốc các thành phần dự họp theo lịch làm việc hoặc giấy mời của Giám đốc, các Phó Giám đốc và các Hội đồng. - Tổ chức việc thăm hỏi hiếu hỷ theo qui định của Giám đốc Công ty và Thủ trưởng cơ quan. - Quản lý toàn bộ cơ sở vật chất của cơ quan Công ty như Hội trường, nhà làm việc, nhà ở, điện nước, quĩ đấtLập kế hoạch sữa chữa, bảo dưỡng, nâng cấp kịp thời nhà cửa và các trang thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan Công ty. - Tổ chức quản lý xe ôtô và điều hành các phương tiện để phục vụ tốt kịp thời công tác của cơ quan. - Tổ chức phục vụ đón tiếp khách trong và ngoài nước đến làm việc - Đảm bảo mối quan hệ thường xuyên với các cơ quan thông tin đại chúng để khi cần báo cáo Giám đốc và phản ánh kịp thời tình hình hoạt động của Công ty lên đài, báo - Làm nhiệm vụ thường trực hội đồng thi đua khen thưởng Công ty, theo dõi tổng hợp báo cáo với Giám đốc, hội đồng thi đua, đề nghị cấp trên xét khen thưởng định kỳ và đột xuất đối với những tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc. - Giúp Giám đốc công ty theo dõi và làm thủ tục đăng ký kinh doanh kể cả bổ sung ngành nghề kinh doanh của Công ty và các đơn vị thành viên trực thuộc. - Thực hiện công tác thanh tra, bảo vệ, tự vệ toàn Công ty. 2. Chức năng: * Chức năng: là phòng nghiệp vụ giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác quản lý lao động tiền lương, công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công nhân viên, công tác thanh tra, bảo vệ và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động. Chịu sự quản lý chỉ đạo trực tiếp của cấp trên là Tổng công ty xây dựng Công nghiệp Việt Nam và các cơ quan ngành độc lập của Nhà nước. * Nhiệm vụ cụ thể. - Công tác tổ chức và cán bộ: Tham mưu giúp Giám đốc Công ty kiện toàn, sáp nhập, giải thể, thành lập tổ chức mới theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh: Nhận xét, đánh giá cán bộ, qui hoạch đào tạo, bồi dưỡng, bố trí sử dụng cán bộ; Quản lý cán bộ, thực hiện chính sách cán bộ, lập hồ sơ thống kê - Công tác lao động tiền lương - Xây dựng kế hoạch và biên chế lao động, xác định tăng, giảm lao động hàng năm và từng thời kỳ theo phương án sản xuất kinh doanh. Xây dựng qui chế tuyển dụng và tổ chức quản lý lao động hàng năm theo yêu cầu. Ký kết hợp đồng lao động và đăng ký hợp đồng theo qui định. Xây dựng chương trình, kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề cho người lao động. Thực hiện các chế độ cho người lao động - Tham mưu giúp Giám đốc Công ty tổ chức xây dựng đơn giá tiền lương trên cơ sở định mức lao động, xác định quĩ tiền lương thực hiện hàng năm theo qui định của Nhà nước. Xây dựng và thực hiện qui chế trả lương , trả thưởng. Xem xét đề nghị xếp hạng doanh nghiệp cho Công ty và các đơn vị thành viên . Tổng hợp tình hình thực hiện công tác tiền lương. Kiểm tra thanh tra về tình hình thực hiện các chế độ về lao động tiền lương ở các đơn vị thành viên theo định kỳ, xét nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên(CBCNV) - Thực hiện và chỉ đạo các đơn vị thực hiện công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cho CBCNV. - Công tác đào tạo: + Theo dõi thống kê trình độ hiện có của CBCNV trong toàn công ty. +Tổ chức hoặc tham gia với các đơn vị tổ chức các lớp đào tạo mới và đào tao lại, thi nâng bậc công nhân trực tiếp, tiến tới thi nâng bậc CBCNV gián tiếp theo qui định của Nhà nước. + Hướng dẫn các đơn vị kiểm tra tay nghề trước khi tiếp nhận lao động mới. + Liên hệ với các trường làm thủ tục gửi CBCNV đi hoc khoa học kỹ thuật, quản lý đến lý luận theo yêu cầu sản xuất kinh doanh trên cơ sở qui hoạch cán bộ của Công ty và kế hoạch đào tạo hàng năm để nâng cao trình độ của CBCNV. +Đề xuất công tác đào tạo năm sau và yêu cầu về quĩ đào tạo cần có, từ đó dự trù kinh phí đào tạo. + Tổ chức tham quan các mô hình quản lý tiên tiến cho các đối tượng cần thiết. 3. Phòng kế toán: * Chức năng: Là phòng nghiệp vụ Giám đốc Công ty quản lý bộ máy kế toán của công ty và đơn vị thành viên để chỉ đạo ttổ chức hoạch toán kế toán quản lý tài sản, tiền vốn biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh để phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác kết quả đạt được theo định kỳ * Nhiệm vụ Phổ biến kịp thời những văn bản hướng dẫn của Nhà nước về công tác quản lý tài chính, tổ chức hoạch toán, chính sách chế độ mới có liên quan đến tài chính doanh nghiệp. Xây dựng qui chế quản lý tài chính toàn công ty và hướng dẫn, kiểm tra qui chế tài chính của các đơn vị thành viên trên cơ sở nguyên tắc tài chính của công ty. Tập trung xây dựng và chỉ đạo các qui chế về huy động các nguồn vốn để phục vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị và công ty. 4. Chức năng, nhiệm vụ của phòng quản lý dự án * Chức năng : - Là phòng nghiệp vụ Giám đốc Công ty quản lý điều hành các dự án của Công ty như sau: - Khai thác, mở rộng thị trường, tiến hành đấu thầu, thương thảo, triển khai thực hiện các hợp đồng thi công xây lắp - Quản lý điều hành các dự án do Giám đốc Công ty ký hợp đồng, lập phương án tổ chức thi công, phương án kinh tế. - Kiểm tra giám sát việc thực hiện qui chế xây lắp trong toàn Công ty và các hợp đồng thi công xây lắp do Công ty ủy quyền hoặc giao thầu cho các đơn vị thành viên. - Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác khi Giám đốc công ty phân công. * Nhiệm vụ: - Điều tra và khai thác thị trường xây dựng trên cơ sở năng lực của Công ty. - Lập phương án thi công, giao thầu, kinh tế - Thành lập ban chỉ hy công trường, quản lý điều hành dự án. - Quản lý kiểm soát các hợp đồng kinh tế. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện qui chế xây lắp trong toàn công ty 5. Chức năng, nhiệm vụ của phòng thị trường công ty - Là cơ quan tham mưu giúp việc cho Giám đốc Công ty về công tác kinh doanh, thị trường, trực tiếp tìm kiếm và quản lý các dự án mang lại hiệu quả kinh tế cho Công ty. - Quản lý các hoạt động kinh doanh của các đơn vị trong công ty. - Tổ chức các hoạt động dịch vụ kinh doanh vật tư, vận tải hàng hóa, tiêu thụ các sản phẩm vật liệu xây dựng, các loại kết cấu thép, kết cấu bê tông do công ty tự sản xuất cho các đơn vị sản xuất trong và ngoài công ty. - Cung ứng các loại vật tư thiết bị, tư liệu sản xuất để xây dựng kế hoạch kinh doanh và phục vụ cho công tác đấu thầu. - Nắm bắt thông tin giá cả thị trường trình Giám đốc kịp thời chỉ đạo các đơn vị có đủ thông tin để đấu thầu. 6. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế hoạch đầu tư - Giúp Giám độc Công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn trong toàn Công ty . - Xây dựng phương hướng đầu tư từng giai đoạn trước mắt và lâu dài trong toàn Công ty trình Giám đốc phê duyệt - Tổng hợp báo cáo toàn diện kết quả sản xuất kinh doanh của toàn Công ty theo đúng qui định về chế độ báo cáo thống kê của Nhà nước và Tổng công ty. -Theo dõi, kiểm tra, quyết toán về kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên Công ty theo định kỳ. 7. Chức năng, nhiệm vụ của phòng cơ điện - Là phòng chức năng tham mưu giúp việc giám đốc Công ty về công tác quản lý kỹ thuật cơ điện trong toàn Công ty. - Theo dỗi quản lý hệ thống máy móc thiết bị cơ điện phục vụ sản xuất của các đơn vị thành viên Công ty. - Định kỳ tổng hợp, báo cáo Giám đốc công ty về hoạt đông của hệ thống máy mọc thiết bị cơ điện trong toàn Công ty 8. Chức năng, nhiệm vụ của ban kỹ thuật – chất lượng – an toàn công ty Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra về kỹ thuật, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ các công trình xây lắp dân dụng và công nghiệp, xây lắp điện, sản xuất các sản phẩm công nghiệp mà công ty hoặc đơn vị thành viên tham gia. IV- LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì vấn đề quản lý nhân sự luôn là vấn đề quan trọng hàng đầu, vì con người là yếu tố quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Hiện tại Công ty cổ phân Lắp máy và Xây dựng điện chưa áp dụng tin học hoá vào quá trình quản lý. Việc quản lý nhân sự do nhân viên của phòng tổ chức lao động đảm nhiệm. Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách khi cần bổ sung nhân viên phòng tổ chức lao động phải sửa đổi, thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến sự sai lệch về thông tin, dễ nhầm lẫn. Đối với khối lượng hồ sơ ngày càng nhiều các công việc lưu trữ, bảo quản, bổ sung, cập nhật, tra cứu thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều thời gian, của cải và con người. Qua thời gian thực tập tại công ty em đã thấy được những nhươc điểm của hệ thống quản lý nhân sự thủ công nên em đã quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại công ty cổ phần lắp máy và xây dựng điện” với mục đích xây dựng HHTT quản lý nhân sự phù hợp với sự phát triển của Công ty và yêu cầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo và xây dựng công ty trong giai đoạn mới. Giúp tiết kiệm sức người, sức của giảm được đáng kể số lượng cán bộ quản lý nhân sự, đáp ứng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời. CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Các khái niệm: Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin: - Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ với nhau và cùng hoạt động nhằm đạt được một số mục tiêu chung, trong đó có hoạt động trao đổi với môi trường bên ngoài. - Một hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ với nhau tác động chi phối với nhau theo một quy luật nào đó để trở thành một chỉnh thể. - Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu.. thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu, thiết bị tin học và không tin học. Đầu vào( input) của hệ thống thông tin được láy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xứ lý (Outputs) được chuyển đến các đích ( Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu ( Storage) Thông tin ra là đích đến của thông tin, nội dung và cách tính toán các giá trị nội dung, tần suất sản sinh thông tin, khối lượng, mô tả thiết bị sản sinh thông tin, khuôn dạng và đánh giá khuôn dạng .. Nguồn Đích Thu thập Phân phát Xử lý và lưu giữ Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin Một hệ thống thông tin bao gồm bốn bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào Bộ phận xử lý, Kho dữ liệu Bộ phận đưa dữ liệu ra 2. Phân loại hệ thống thông tin 2.1 Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin được chia thành 5 loại : Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS Hệ thống thông tin quản lý MIS Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS Hệ thống chuyên gia ES Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA Trong các hệ thống thông tin kể trên thì hệ thống thông tin quản lý là hệ thống quan trọng và phổ biến nhất. Hệ thống thông tin quản lý là các hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều kiện tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập điều khiển chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn ngoài tổ chức. Hệ thống thông tin quản lý tạo ra báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt hoạt động nào đó của tổ chức. Các báo cào này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu là các hệ thông thông tin quản lý. 2.2 Theo tính tự động hoá Hệ thống thông tin tự động hoá là hệ thống thông tin có sự tham gia của máy tính. Tự động hoá một phần: Phân chia công việc xử lý thông tin giữa con người và máy tính. Đây là hình thức phổ biến do thực hiện đơn giản. Tuy nhiên do thực hiện tự động hoá một phần nên dẫn đến sự tập trung kém, kết nối từng phần tử nhỏ có mâu thuẫn. Tự động hoá toàn bộ: Hệ thống thông tin được xử lý hoàn toàn bằng máy tính, con người chỉ đóng vai trò phụ. Ưu điểm: xử lý thông tin một cách tổng thể, tập trung, điều khiển tập trung nằm tại một khối nên rất có hiệu quả. Dữ liệu được tập trung ở một nới nên giảm chi phí và chống sai lêch. Nhược điểm: Khó xây dựng về cả con người và tài chính, khó thực hiện diễn tả và xử lý. 3. Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin 3.1 Nguyên nhân cần xây dựng một hệ thống thông tin Xây dựng một hệ thống thông tin là nhằm cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống tin đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Một hệ thống thông tin cần được phát triển vì nhiều lý do: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị 3.2. Phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 3.2.1 Nguyên tắc xây dựng một hệ thống thông tin Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin phải dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại, có cấu trúc để xây dựng một hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: * Sử dụng mô hình Nguyên tắc này đảm bảo khi phát triển một hệ thống thông tin quản lý cần sử dụng tốt các công cụ mô hình hoá. Các loại mô hình thường gặp là: Mô hình lôgíc: Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, các xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa dữ liệu, kết quả lấy ra từ các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi : “cái gì ?” và “để làm gì ?”. Nó không quan tâm tới phương tiện sử dụng hay địa điểm cũng như thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài: Mô hình này chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như: vật mang dữ liệu, vật mang kết quả, hình thức của đầu ra, đầu vào, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về các thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý ngoài trả lời cho câu hỏi: Cái gì? Ai ? ở đâu ? và khi nào ?. Mô hình vật lý trong Mô hình này liên quan đến khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc là góc nhìn của nhà quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn của nhân viên kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau. Mô hình lôgíc là ổn định nhất còn mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. * Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Đây là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Nguyên tắc này là thực sự cần thiết tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá hệ thống bằng các thông tin chi tiết hơn. * Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế. Khi áp dụng nguyên tắc này thì nhiệm vụ phát triển một hệ thống thông tin cũng sẽ đơn giản hơn. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu từ hệ thống thông tin đang tồn tại và khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là người sử dụng và các tài liệu quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. 3.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện nhanh và không tốn chi phí. Nó bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bầy báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là: hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của các vấn đề đó, xác định các đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung của báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay dừng phát triển một hệ thống mới. Để làm các việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được các mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và các hợp thức hoá sẽ phải thực hiện, và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thết kế lôgíc bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế sơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc - Hợp thức hoá mô hình lôgíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thi phân tích viên và nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Để giúp người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt nhất các mục tiêu đã được định trước, nhóm phân tích viên phải đánh giá chi phí và lợi ích của mỗi phương án. Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc về tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bầy báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: tài liệu chứa các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuậ; tài liệu dành cho người sử dụng trong đó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Các công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra) - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá - Thiết kế các thủ tục thủ công - Chuẩn bị và trình bầy báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là: - Lập kế hoạch thực hiện ký thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm chương trình - Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với ít sai sót nhất, cần phải lập kế hoạch cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: - Lập kế hoạch chuyển đổi - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá Kết quả của quá trình phân tích thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. II. ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ. Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến. Ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò và vị trí của mình trong các lĩnh vực kinh tế xã hội. Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc máy móc, tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc sức cao. Tuy nhiên từng nhiệm vụ cụ thể mà ta có thể tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa toàn bộ. Tin học hóa toàn bộ. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa đồng thời các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. Ưu tiên của chức năng này là các chức năng quản lý tin học một cách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán và tránh trùng lắp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của phương pháp này là thực hiện rất lâu, khó khăn và chi phí đầu tư ban đầu lớn. Tin học hóa từng phần. Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hóa từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống đc thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau. Ưu điểm: là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn. Nhược điểm: là không bảo đảm tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin . Cả hai phương pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hóa phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất. III. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỔNG QUẢN LÝ. Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp nhà lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống. Hệ thống được phân thành nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới. Luồng thông tin vào. Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhật là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán. Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: Loại thông tin dùng cho tra cứu. Loại thông tin luân chuyển chi tiết. Loại thông tin luẩn chuyển tổng hợp. Cụ thể: + Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đỏi, các loại thông tin này được đưa vào một lần và chỉ dùng để tra cứu. + Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động thường nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lượng loại thông tin này rất lớn. + Các thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin tổng hợp về hoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin. Luồng thông tin ra. Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý của từng trường hợp cụ thể. Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báo cáo và các loại thông tin báo cáo. IV. CÁC PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÝ. Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể làm theo phương pháp sau: Phương pháp phân tích: Là phương pháp trước hết đòi hỏi phải xây dựng đảm bảo khoa học trong toàn hệ thống rồi sau mới xây dựng các chương trình làm việc. + Ưu điểm: Tránh được việc thiết lập các mảng làm một việc một cách thủ công. + Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi được đưa vào đồng thời và toàn bộ. Phương pháp tổng hợp: Là phương pháp phải xây dựng các mảng làm việc cho những bài toán riêng biệt. + Ưu điểm: Cho phép chúng ta có thể đưa dần hệ thống và hoạt động theo từng giai đoạn. Như vậy nhanh chóng thu được kết quả. + Nhược điểm: khó tránh khỏi sự trùng lặp thông tin. Kết hợp cả 2 phương pháp: Với phương pháp này người ta kết hợp đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số mảng làm việc cần thiết. Tuy nhiên cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ. CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH CỦA HTTT. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, học tập của học sinh. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên. Các thành phần của hệ thống thông tin. Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lượng thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách thức xử lý. Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luông thông tin ra. Luồng thông tin vào: Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau: + Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu là thông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thông tin say này. + Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết về hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịp thời. + Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn, thông tin này thường cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô. Luồng thông tin ra: + Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng hợp đồng cụ thể. Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm đồng thời phải bảo đảm chính xác kịp thời. + Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo. Các mẫu biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. + Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ Biểu đồ phân cấp chức năng Hệ thống quản lý nhân sự Quản trị thành viên Quản lý hồ sơ Tìm kiếm thông tin Báo cáo Sửa đổi mật khẩu Quản lý thành viên LogIn, Logout Thêm mới Xóa hồ sơ Cập nhật MANV, Họ tên Phòng, Địa chỉ QTCT, b. lương TĐVH, TĐNN Hình1 Biểu đồ phân cấp chức năng Trình độ Phòng ban Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống (DFD) Để xác định được yêu cầu của công việc thì người ta phải phân tích sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống thông tin chuyển vận qua các quá trình hoặc các chức năng khác nhau. Điều quan trọng là phải có sẵn các thông tin vào và biết được yêu cầu của thông tin ra trước khi có thực hiện một quá trình. Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu: Các chức năng xử lý: Là các chức năng dùng để chỉ ra một chức năng hay một quá trình. Chức năng quan trọng trong mô hình luồng dữ liệu là biến đổi thong tin từ đầu vào theo một cách nào đó. Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm người ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có trao đổi thông tin về hệ thống. Tác nhân trong: Là một chức năng hoặc một quá trình ở bên trong hệ thống được mô tả ở trang khác của biểu đồ, nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Luồng dữ liệu: Là luồng thông tin vào ra của một quá trình hoặc một chức năng xử lý, mũi tên chỉ ra hướng của luồng thông tin. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa các chức năng của hệ thống với thông tin mà chúng ta sử dụng. Ta xây dựng các loại biểu đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram_ DFD) của hệ thống quản lý nhân sự sau: Mô hình phân tích Hệ thống quản lý nhân sự được chia thành 3 hệ thống mức nhỏ hơn là: Cập nhật hồ sơ, tra cứu và lập báo cáo. - Quản lý cập nhật hồ sơ: Hệ thống quản lý tiếp nhận thông tin mới từ phía nhân viên, từ các cấp lãnh đạo gửi xuống và lưu trữ, sửa đổi, thay thế hoặc xóa vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Trong quá trình sửa đổi cập nhật hệ thống đã thực hiện lấy thông tin hồ sơ từ kho dữ liệu, sau đó thực hiện phép sửa đổi và cập nhật trở lại kho lưu trữ. - Tra cứu: Hệ thống tra cứu tiếp nhận các yêu cầu tra cứu hỏi đáp từ các cấp lãnh đạo, từ các nhân viên cho đến các cơ quan khách. Ghi nhận những yêu cầu này và tra cứu vào kho dữ liệu của hệ thống, cấp trả lại tin tìm thấy cho những đối tượng yêu cầu tra cứu. - Lập báo cáo: Hệ thống quản lý nhân sự cũng cần đáp ứng một số các yêu cầu về báo cáo số liệu nhân sự cho các lãnh đạo, nhân viên và cơ quan ngoài. Chẳng hạn như bảng lương theo đơn vị, bảng phân tích chất lượng nhân viên, hồ sơ cá nhân một nhân viên trong cơ quan Ngoài ra hệ thống nhận kết quả của việc tra cứu để thực hiện báo cáo, sau đó gửi đến các nơi yêu cầu. Nhân viên Lãnh đạo Các cơ quan khác 1. Cập nhật hồ sơ 2. Tìm kiếm hồ sơ 3. Báo cáo hồ sơ Hồ sơ Thông tin mới Thông tin mới Yêu cầu tìm Lưu trữ Lấy thông tin Yêu cầu tìm Yêu cầu tìm Thông tin tìm Kêt quả tìm Kêt quả tìm Báo cáo Báo cáo Lấy thông tin Yêu cầu báo cáo Yêu cầu báo cáo Hình 1: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh a) Chức năng cập nhật hồ sơ Chức năng cập nhật hồ sơ được chia thành 2 chức năng con. Đó là: thứ nhất, chức năng nhận hồ sơ với công việc nhận các thông tin thay đổi từ phía nhân viên trong công ty và yêu cầu chỉnh sửa thông tin của lãnh đạo Công ty Xây lắp điện. Thứ hai, Tiến hành xem, sửa, xóa, ghi nhận thông tin hồ sơ vào kho dữ liệu. - Chức năng 1.1: nhận hồ sơ có thể thực hiện bằng tay, tức là người trực tiếp quản lý và thao tác trên hệ thống quản lý tiếp nhận các hồ sơ từ phía các hồ sơ giấy của các nhân viên, phỏng vấn trực tiếp các nhân viên qua các phiếu điều tra, tiếp nhận sự thay đổi từ phía nhân viên trong công ty, đồng thời tiếp nhận các ý lãnh đạo công ty yêu cầu thay đổi đối với một thông tin nào đó. - Chức năng 1.2: Thực hiện thêm hồ sơ mới. Từ chức năng 1.1, sẽ phân loại được loại hồ sơ mới và thực hiện chức năng mở hồ sơ mới trong hệ thống. - Chức năng 1.3: Thực hiện việc thay đổi, ghi nhận các thông tin hồ sơ vào kho lưu trữ. Chức năng này thao tác trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự. Nếu là thông tin sửa đổi bổ sung thì cần tìm ra hồ sơ cũ của cá nhân đó, tiếp tục chỉnh sửa theo yêu cầu và lưu trữ trở lại kho hồ sơ. 1.1. Nhận hồ sơ Nhân viên Lãnh đạo 1.2. Thêm hồ sơ mới 1.3. Sửa đổi thông tin hồ sơ Hồ sơ Cung cấp hồ sơ Yêu cầu sửa đổi Yêu cầu sửa đổi Hồ sơ mới Thông tin sửa Ghi nhận sửa Ghi nhận thêm Hình 2: Mức dưới đỉnh chức năng Cập nhật b) Chức năng tìm kiếm hồ sơ Gồm 2 chức năng: 2.1. và 2.2 - Chức năng 2.1. Chức năng tìm kiếm, nhận yêu cầu tìm kiếm từ phía lãnh đạo, nhân viên công ty và cơ quan liên quan từ đó tiến hành tìm kiếm thông tin hồ sơ đã lưu trữ trong hệ thống. - Chức năng 2.2. Từ kết quả tìm kiếm lập các báo cáo tương ứng để thông báo tới người truy vấn tin. Nhân viên Lãnh đạo Cơ quan khác 2.1. Thực hiện tìm kiếm 2.2. Báo cáo kết quả tìm kiếm Hồ sơ Hình 3: Mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm c) Chức năng báo cáo: Được phân thành ba chức năng con là: 3.1, 3.2 và 3.3. - Chức năng 3.1. Báo cáo hồ sơ. Việc báo cáo hồ sơ có thể bao gồm nhiều chức năng con như hồ sơ cá nhân, danh sách cán bộ theo phòng ban. Chất lượng cán bộ như trình độ đại học, trình độ ngoại ngữ, số lượng nam nữ - Chức năng 3.2. Báo cáo lương. Việc báo cáo lương được thực hiện từ việc tính toán lương cho từng cá nhân theo hệ số hưởng lương cũng như những tính chất lương như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên và các loại khác. Kết quả là in danh sách bảng lương toàn cơ quan theo từng phòng ban. - Chức năng 3.3. Báo cáo các loại bảo hiểm. Việc thống kê bảo hiểm hàng năm cho cán bộ nhân viên trong cơ quan để phối kết hợp với các cơ quan bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Lãnh đạo Nhân viên Cơ quan khác 3. Chức năng báo cáo 3.1. Báo cáo hồ sơ 3.2. Báo cáo lương 3.3. Thống kê các loại bảo hiểm Hồ sơ Hồ sơ Hồ sơ Hình 4: Mức dưới đỉnh chức năng báo cáo Ngoài ra, đảm bảo tính bảo mật của hệ thống, cần phải có một chức năng nữa của phần mềm quản lý nhân sự là quản lý thành viên được sử dụng. Đó là người nào được cập nhật sửa đổi thông tin, người nào chỉ được khai thác thông tin. Login: Đây là chức năng đầu tiên cần thực hiện của phần mềm. Nó xác định người dùng hệ thống quản lý nhân sự là ai, có được phép cập nhật dữ liệu hay không. LogOut: Đây là chức năng mà người dùng có thể sử dụng sau khi đã Login vào hệ thống để chuyển đổi tính năng sử dụng. Quản lý người dùng: Phòng quản lý nhân sự có nhiều cán bộ khác nhau, hay nói cách khác hệ thống quản lý nhân sự có thể được nhiều cán bộ sử dụng trong việc ghi nhận và tổ chức lưu trữ thông tin cũng như khai thác thông tin. Do vậy cần quản lý những người này bằng cách có thể thêm thành viên vào hoặc bớt thành viên đi, hoặc có thể thay đổi từ Admin thành User và ngược lại. Thay đổi mật khẩu truy cập: Đây là chức năng để người dùng có thể tự thay đổi mật khẩu của mình khi thao tác trên hệ thống. Người điều khiẩn phần mềm 4.1. Thay đổi mật khẩu 4.2. Quản lý người dùng 4.3. Login 4.2. LogOut Admin Admin Hình 5:Mô hình quản trị hệ thành viên Thiết kế hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu. S¬ ®å liªn kÕt thùc thÓ §Ó x©y dùng mét hÖ c¬ së d÷ liÖu gióp cho m¸y tÝnh lµm viÖc cã hiÖu qu¶ cao trong qu¸ tr×nh xö lý c¸c c«ng viÖc, ta ph¶i thiÕt kÕ mét hÖ c¬ së d÷ liÖu ®¶m b¶o ®ưîc nh÷ng yªu cÇu sau. Tr¸nh ®ưîc sù dư thõa th«ng tin, d÷ liÖu §¶m b¶o ®ưîc sù an toµn d÷ liÖu, tr¸nh sù mÊt m¸t th«ng tin khi thùc hiÖn c«ng viÖc. §¶m b¶o gi¶m ®ưîc ®é phøc t¹p tÝnh to¸n, dÔ sö dông khi khai th¸c d÷ liÖu. Giai ®o¹n nµy dùa trªn c¸c mÉu biÓu thu thËp th«ng tin ®Çu vµo cña hÖ thèng. Ngoµi th«ng tin nhËn ®ưîc khi tiÕn hµnh ph©n tÝch c¸c mÉu biÓu th× qu¸ tr×nh tiÕp xóc còng lµ nguån th«ng tin quan träng gióp x¸c ®Þnh c¸c thùc thÓ, kiÓu thùc thÓ, mçi quan hÖ c¸c thùc thÓ. Víi mçi thùc thÓ cÇn x¸c ®Þnh c¸c th«ng tin như: Tªn thùc thÓ, thuéc tÝnh, quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ, khãa. Sau khi chuÈn hãa m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt dùa theo d¹ng chuÈn 3 cña m« h×nh d÷ liÖu quan hÖ ta thu ®ưîc m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt. M« h×nh thùc thÓ liªn kÕt Dïng ®Ó x¸c ®Þnh c¸c th«ng tin c¬ së cã Ých cho hÖ thèng gióp ta nhËn râ mèi quan hÖ bªn trong hoÆc c¸c tham trá chÐo gi÷a chóng. M« h×nh luång d÷ liÖu chøa ®Çy ®ñ c¸c thuéc tÝnh hay c¸c c¬ së d÷ liÖu cÇn thiÕt cho c«ng t¸c qu¶n lý. Tr¸nh ®ưîc møc dư thõa hay tæn thÊt nhÊt ®Þnh, thuËn lîi cho viÖc x©y dùng vµ thiÕt kÕ chư¬ng tr×nh. Tõ sù ph©n tÝch vÒ hÖ thèng chøc n¨ng xö lý cña hÖ thèng biÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng, biÓu ®å luång d÷ liÖu ta cã thÓ x©y dùng m« h×nh thùc thÓ liªn kÕt ®Ó lưu tr÷ c¸c th«ng tin vÒ c¸c thùc thÓ như sau:  Hồ sơ Maso Họ và tên Giới tính Ngày sinh Số CMND Quê quán Địa chỉ Điện thoại Dân tộc Tôn giáo Đơn vị Mã chức vụ Mã ngạch Trình độ văn hóa Ngoại ngữ Đảng viên Đoàn viên Mã BHXH Mã BHYT Chính Sách Ngày tuyển dụng Ngày Chính thức Hệ số lương Khen thương Kỷ luật Ngày lập hồ sơ Đơn vị Mã Đơn vị Tên đơn vị Chức vụ Mã Chức vụ Tên Chức vụ QTCT Mã QTCT Mã số Từ ngày, đến ngày Làm gì, ở đâu Đào tạo Mã QTĐT Mã số Bằng, Trường Loại KHEN MaKhen Mã số Lý do Nơi, ngày, ký KYLUAT MaKL Mã số Lý do Nơi, ngày, ký QTLUONG MaLUONG Mã số NgàyLL Hệ số Hình 6: Sơ đồ liên kết E-R Thiết kế tệp Môc ®Ých: X©y dùng d÷ liÖu tõ biÓu ®å cÊu tróc d÷ liÖu cã th«ng tin ®Çy ®ñ vµ cho phÐp truy nhËp nhanh. Ph¬ng thøc tiÕn hµnh dùa trªn hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu cã s½n sö dông c¸c ng«n ng÷ ®Þnh nghÜa d÷ liÖu ®Ó x©y dùng c¸c tÖp d÷ liÖu. a, B¶ng HOSO Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri-key) MaNV Mã nhân viên Text 5 X Hodem Họ đệm Text 20 Ten Tên Text 10 NgaySinh Ngày sinh Date 10 GioiTinh Giới tính Yes/No 1 DanToc Dân tộc Text 20 TonGiao Tôn giáo Text 15 CMND Chứng minh nhân dân Text DiaChi Địa chỉ Text 30 DienThoai Điện thoại Text 15 Email Email Text 20 TDVH Trình độ văn hóa Text 20 Dang Đảng viên Yes/No 1 NgayDang Ngày vào đảng Date 10 Doan Đoàn viên Yes/No 1 NgayDoan Ngày vào đoàn Date 10 Suckhoe Tình trạng sức khỏe Text 20 MaPhong Mã phòng ban Text 10 MaCV Mã chức vụ Text 10 HDLD Hợp đồng lao động Text 10 b) Bảng Phòng ban (Phong) Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaPhong Mã phòng Text 5 X TenPhong Tên phòng Text 20 ChucTrach Chức trách nhiệm vụ Text 50 c) Bảng Chức vụ (chucvu) Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaCV Mã chức vụ Text 5 X Chucvu Chức vụ Text 20 HSPC Hệ số phụ cấp Number d) Trình độ ngoại ngữ Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaNN Mã ngoại ngữ Text 5 X MaNV Mã nhân viên Text 5 X Trinhdo Trình độ Text 15 NoiCap Nơi cấp chứng chỉ Text 30 ThoiGian Thời gian cấp Date 10 e) Bảng Quá trình công tác (QTCT): Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaNV Mã nhân viên Text 5 X SoTT Số thứ tự Text 5 X TuNgay Từ ngày Date 10 DenNgay Đến ngày Date 10 LamGi Làm gì Text 20 Odau Ở đâu Text 20 Chucvu Chức vụ giữ Text 20 g) Quá trình lên lương Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaNV Mã nhân viên Text 5 X SoQD Số quyết định Text 5 X ThoiGian Thời gian lên lương Date 10 NguoiKy Người ký quyết định Text 20 HeSo Hệ số lương Number 20 h) Bảng Hệ đào tạo (HeDaoTao) Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaNV Mã nhân viên Text 5 X MaHeDT Mã hệ đào tạo Text 5 X BacDT Bậc đào tạo Text 20 Truong Trường đào tạo Text 20 Ngaycap Ngày cấp bằng Date 10 Loai Loại tốt nghiệp Text 20 i) Bảng Admin (quản trị thành viên) Tên trường (Field name) Mô tả (Description) Loại (Type) Độ dài (Length) Khóa (Pri.key) MaTV Mã thành viên Text 5 X Password Mật khẩu Text 5 Quyen Quyền hạn Text 10 Thiết kế chương trình và các giao diện Form Quản lý hồ sơ nhân sự. Quản lý lương Tìm kiếm cán bộ Báo cáo bảng lương Đào tạo trình độ giáo dục Lùa chän ng«n ng÷ Qua h¬n hai n¨m häc t¹i trưêng em ®· häc c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh như: pascal, foxpro, c, c++, access,visualbasic... Qua ®ã em ®· ®ưîc biÕt c¸c tr×nh øng dông cña c¸c ng«n ng÷ chư¬ng tr×nh tõ c¸c lÖnh, hµm, ®Õn c¸c c¸ch sö dông vµ lËp tr×nh cña c¸c chư¬ng tr×nh. Víi kiÕn thøc mµ em ®· ®ưîc häc t¹i trưêng cïng víi sù gióp ®ì cña c¸c thÇy c« nªn em ®· lùa chän ng«n ng÷ chư¬ng tr×nh lµ VISUALBASIC ®Ó lµm ®å ¸n thùc tËp nµy. VISUALBASIC lµ mét hÖ thèng chư¬ng tr×nh qu¶n lý vµ khai th¸c c¸c tÖp c¬ së d÷ liÖu, ®ưîc x©y dùng trªn c¬ së cña VISUALBASIC vµ c¸c phiªn b¶n trưíc víi nhiÒu ®iÓm ưu viÖt h¬n.  KẾT LUẬN §ưîc sù gãp ý, hưíng dÉn chØ b¶o tËn t×nh cña c« Trần Thị Thu Hà em ®· hoµn thµnh c¬ b¶n ®ưîc néi dung chư¬ng tr×nh theo yªu cÇu ®· ®Æt ra. Cho ®Õn nay, chư¬ng tr×nh ®· ch¹y ®ưîc. Qua ch¹y thö nghiÖm chư¬ng tr×nh em thÊy chư¬ng tr×nh ®· mang l¹i mét sè hiÖu qu¶ sau: -Xö lý d÷ liÖu nhanh, chÝnh x¸c, kÞp thêi. a. TiÕt kiÖm thêi gian, c«ng søc vµ chi phÝ trong c«ng t¸c qu¶n lý. b. Mäi thao t¸c sö dông ®Òu râ rµng, dÔ hiÓu. c. §¸p øng kÞp thêi c¸c th«ng tin tæng hîp vµ chi tiÕt theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. d. Gãp phÇn quan träng vµo qu¸ tr×nh hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn hÖ thèng qu¶n lý cña nhµ trưêng. §Ò tµi “Qu¶n lý nh©n sù” lµ mét ®Ò tµi khã vµ cã øng dông thùc tÕ nªn ®ßi hái viÖc ph©n tÝch ph¶i cã nhiÒu thêi gian vµ kinh nghiÖm. Xong do kinh nghiÖm chuyªn m«n chưa nhiÒu, thêi gian cã h¹n, vµ ®©y còng lµ lÇn ®Çu tiªn b¾t tay vµo lËp tr×nh phÇn mÒm øng dông nªn ch¾c ch¾n chư¬ng tr×nh kh«ng tr¸nh khái thiÕu xãt. Em rÊt mong nhËn ®ưîc sù th«ng c¶m vµ chØ b¶o gióp ®ì cña c¸c thÇy c« gi¸o cïng sù ®ãng gãp ý kiÕn cña c¸c b¹n ®Ó chư¬ng tr×nh ®ưîc hoµn thiÖn h¬n n÷a. Tµi liÖu tham kh¶o 1. Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Th¹c B×nh C­êng 2. Ph©n tÝch thiÕt kÕ tin häc hÖ thèng qu¶n lý kinh doanh-nghiÖp vô Ng« Trung ViÖt 3. Ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng Nhµ xuÊt b¶n giao th«ng vËn t¶i Trung t©m KH-TN vµ c«ng nghÖ quèc gia 4. NhËp m«n c¬ së d÷ liÖu quan hÖ Nhµ xuÊt b¶n khoa häc vµ gi¸o dôc Lª TiÕn V­¬ng 5. Gióp tù häc VISUALBASIC