Yếu tố thông tin trong công nghệ

LỜI MỞ ĐẦU Nói đến sự phát triển của xã hội loài người, không thể không nói đến sự phát triển và sự tác động của khoa học công nghệ. Vai trò của công nghệ trong bất cứ giai đoạn nào của xã hội loài người cũng đã được lịch sử thừa nhận và tiến bộ công nghệ là động lực mạnh mẽ nhất thúc đẩy sự phát triển của xã hội loài người. Trong thời đại ngày nay, công nghệ chính là công cụ chiến lược để phát triển kinh tế - xã hội một cách nhanh chóng và bền vững trong môi trường quốc tế ngày càng cạnh tranh quyết liệt. Đặc biệt, đối với một doanh nghiệp, nắm trong tay công nghệ phù hợp là nắm chắc một phần của sự thắng lợi. Vậy làm thế nào để tiếp cận với công nghệ, đó chính là nhờ thông tin. Thông tin chính là chìa khoá để tiếp cận những công nghệ tiên tiến và hiện đại. Trong lĩnh vực quản lý công nghệ, thông tin được coi là “sức mạnh” của một công nghệ thông qua những tri thức được tích luỹ. Với ý nghĩa quan trọng như vậy, cần thiết phải đi sâu vào tìm hiểu “yếu tố thông tin trong công nghệ”. Đó chính là đề tài của đề án môn học mà em đã chọn. Trong quá trình hoàn thiện đề án, có thể không tránh khỏi còn có sai sót, kính mong các thầy cô trong khoa giúp đỡ và đóng góp. Em xin chân thành cảm ơn! Kết cấu của đề án ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm có hai phần : Phần thứ nhất: Khái quát về công nghệ. Phần thứ hai: Yếu tố thông tin trong công nghệ. Phần thứ nhất KHÁI QUÁT VỀ CÔNG NGHỆ 1.1. KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CÔNG NGHỆ: 1.1.1. Công nghệ là gì? Có thể nói công nghệ xuất hiện đồng thời với sự hình thành xã hội loài người. Trong nền sản xuất giản đơn là nền sản xuất mà sự tham gia, can thiệp của máy móc hết sức hạn chế; các yếu tố đầu ra chủ yếu phụ thuộc vào khả năng tổ chức, khai thác, điều hành và quản lý quá trình ấy; bởi vậy, công nghệ được hiểu là nghệ thuật làm việc, tác động lên đối tượng lao động nhất định sao cho đem lại hiệu quả kinh tế - xã hội lớn nhất. Định nghĩa này chưa nêu được bản chất khoa học của công nghệ. Cùng với sự phát triển ngày một mạnh mẽ của khoa học - công nghệ, khái niệm công nghệ ngày càng được mở rộng. Tuy nhiên việc đưa ra một định nghĩa hoàn chỉnh lại chưa có được sự thống nhất. Đó là do số lượng các công nghệ nhiều đến mức không thể thống kê, công nghệ lại hết sức đa dạng khiến những người sử dụng một công nghệ cụ thể trong những điều kiện và hoàn cảnh không giống nhau sẽ dẫn đến sự khái quát của họ về công nghệ là khác nhau. Các tổ chức quốc tế về khoa học - công nghệ đã có nhiều cố gắng trong việc đưa ra một định nghĩa công nghệ có thể dung hoà các quan điểm, đồng thời tạo thuận lợi cho việc phát triển và hoà nhập của các quốc gia trong từng khu vực trên phạm vi toàn cầu: Theo định nghĩa của tổ chức phát triển công nghiệp của Liên Hợp Quốc UNIDO thì: “Công nghệ là việc áp dụng khoa học vào công nghệ bằng cách sử dụng các kết quả nghiên cứu và xử lý nó một cách có hệ thống và phương pháp”. Định nghĩa này lần đầu tiên nêu được bản chất khoa học của công nghệ. Tuy nhiên, nó chưa thể hiện được việc áp dụng mô hình sản xuất công nghiệp trong lĩnh vực phi công nghiệp, đặc biệt là dịch vụ. Bởi vậy, nó hạn chế xu thế công nghiệp hoá - hiên đại hoá trong lĩnh vực phi công nghiệp. Định nghĩa của Uỷ ban kinh tế và xã hội châu Á - Thái Bình Dương ESCAP: “Công nghệ là hệ thống kiến thức về quy trình và kỹ thuật dùng để chế biến vật liệu và thông tin. Nó bao gồm tất cả các kĩ năng, kiến thức, thiết bị và phương pháp sử dụng trong sản xuất, chế tạo, dịch vụ, quản lý, thông tin”. Với định nghĩa này, khái niệm công nghệ đã được mở rộng ra cả lĩnh vực dịch vụ và quản lý. Tuy nhiên, nó chưa thể hiện được quan hệ giữa khoa học công nghệ với nguồn lực của doanh nghiệp hoặc quốc tế, cũng như quan hệ nhân quả giữa lý thuyết và thực hành,… Từ những định nghĩa trên, ta có thể rút ra một định nghĩa khái quát nhất về công nghệ: Công nghệ là hệ thống tập hợp các kiến thức và kết quả của khoa học ứng dụng nhằm biến đổi nguồn lực tự nhiên thành mục tiêu sinh lời cho xã hội. 1.1.2. Phân loại công nghệ: Hiện nay số lượng công nghệ trên khắp thế giới là không thể tính được, do đó việc phân loại công nghệ một cách chính xác và chi tiết là khó có thể thực hiện được. Bởi vậy, tuỳ theo mục đích người ta có thể phân loại công nghệ theo các tiêu thức sau: Theo tính chất: có thể phân thành công nghệ dịch vụ, công nghệ thông tin, công nghệ giáo dục, công nghệ tin học,… Theo ngành nghề: có công nghệ công nghiệp, công nghệ nông nghiệp, công nghệ vật liệu,… Theo đặc tính công nghệ: có công nghệ đơn chiếc, công nghệ hàng loạt, công nghệ liên tục,… Theo sản phẩm: có công nghệ cổ điển, công nghệ trung gian, công nghệ tiên tiến,… Theo đặc thù: căn cứ vào vai trò của công nghệ đối với một quốc gia ta có thể phân thành công nghệ then chốt, công nghệ truyền thống, công nghệ mũi nhọn. Theo mục tiêu: có thể phân thành công nghệ dẫn dắt, công nghệ thúc đẩy, công nghệ phát triển. Theo sự ổn định của công nghệ: có công nghệ phần cứng và công nghệ phần mềm. 1.2. THÀNH PHẦN CÔNG NGHỆ: Có hai quan điểm về thành phần công nghệ: 1.2.1. Quan điểm điều chỉnh theo công nghệ hiện đại, công nghệ cao, công nghệ mới ra đời: Theo quan điểm này công nghệ gồm có hai thành phần là phần cứng công nghệ và phần mềm công nghệ. Phần cứng công nghệ gồm máy móc, trang thiết bị, công cụ,… Trong công nghệ sản xuất, các vật thể này thường làm thành dây chuyền để thực hiện quá trình biến đổi (thường gọi là dây chuyền công nghệ), ứng với một quy trình công nghệ nhất định, đảm bảo tính liên tục của quá trình công nghệ Phần mềm công nghệ: đặc trưng của phần này là chất xám, trí tuệ. Nó bao gồm công nghệ hàm chứa trong kĩ năng công nghệ của con người làm việc trong công nghệ, công nghệ hàm chứa trong khung thể chế để xây dựng cấu trúc tổ chức, công nghệ hàm chứa trong các dữ liệu đã được tư liệu hoá được sử dụng trong công nghệ. 1.2.2. Quan điểm Atlat công nghệ của Liên Hợp Quốc: Theo quan điểm này, công nghệ gồm có bốn thành phần. Thành phần công nghệ T H I O 1.2.2.1. T: máy móc, trang thiết bị: Đây là phần vật thể ở trong công nghệ, bao gồm mọi phương tiện vật chất như trang thiết bị, máy móc, nhà xưởng, kho tàng,… Bất kì công nghệ nào cũng phải chứa đựng bên trong nó phần thiết bị. Phần này được coi là cốt lõi của công nghệ. Nó được triển khai, lắp đặt và vận hành bởi con người. 1.2.2.2. H: Phần con người: Con người ở đây có thể là người sử dụng, vận hành, cũng có thể là người chế tạo, cải tiến máy móc,… Con người trong công nghệ được hiểu là năng lực của con người về công nghệ như kĩ năng, kinh nghiệm, sự sáng tạo, khả năng lãnh đạo,… Con người là yếu tố quyết định, không những làm cho máy móc thiết bị phát huy hết khả năng của chúng mà còn đóng vai trò chủ động trong công nghệ. Tuy nhiên, con người lại chịu sự chi phối của thông tin và tổ chức. 1.2.2.3. I: Phần thông tin: Phần thông tin thể hiện tri thức được tích luỹ trong công nghệ. Nó bao gồm toàn bộ tài liệu chuyên môn nghiệp vụ liên quan; toàn bộ số liệu, dữ liệu, thông số cơ bản liên quan; sơ đồ nguyên tác, nguyên lý lắp ráp; bản vẽ thiết kế, bí quyết công nghệ,…Có những phần tri thức này có thể rút ngắn được thời gian, sức lực khi giải quyết các công việc có liên quan đến công nghệ. 1.2.2.4. O: Phần tổ chức: Bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có một tổ chức để điều hành hoạt động của hệ thống. Công nghệ cũng vậy, nó cần phải có một bộ phận chịu trách nhiệm phối hợp các thành phần còn lại của công nghệ với nhau để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả nhất. Phần tổ chức giúp cho việc quản lý, lập kế hoạch, tổ chức bộ máy nhân lực, kiểm soát các hoạt động biến đổi,…Nó phụ thuộc vào độ phức tạp của các phần thiết bị và thông tin trong công nghệ Như vậy, các thành phần của một công nghệ có quan hệ mật thiết, hỗ trợ và bổ sung cho nhau, không thể thiếu bất cứ một thành phần nào. Trong mối quan hệ này, phần thông tin đóng một vai trò quan trọng. Nó biểu hiện các tri thức được tích luỹ trong công nghệ và giúp trả lời câu hỏi: “Làm cái gì?” và “Làm như thế nào?”. Bởi vậy, phần thông tin được coi là “sức mạnh” của một công nghệ, là một yếu tố không thể thiếu của công nghệ hiện đại. Phần thứ hai YẾU TỐ THÔNG TIN TRONG CÔNG NGHỆ 2.1. KHÁI NIỆM VÀ MỘT SỐ ĐẶC TRƯNG CỦA YẾU TỐ THÔNG TIN TRONG CÔNG NGHỆ: 2.1.1. Khái niệm: Thông tin là một khái niệm rộng và đã có từ lâu đời. Tùy thuộc vào lĩnh vực nghiên cứu mà người ta đưa ra những định nghĩa khác nhau và giới hạn khái niệm đó nhằm phục vụ lại mục đích nghiên cứu. Dưới khía cạnh triết học mà xét: thông tin là một quá trình từ phản ánh đến tiếp nhận phản ánh, biến phản ánh thành hiểu biết, tri thức để khám phá bản chất của đối tượng được phản ánh, từ đó điều khiển đối tượng, hệ thống đang xem xét. Dưới khía cạnh sản lượng: thông tin là một độ đo giảm tính bất định của một sự việc. Nó được thể hiện bởi công thức: n I = - ∑ Pilog2Pi i=1 (Đơn vị: Bit) Dưới khía cạnh lợi ích của thông tin thì lợi ích của thông tin nằm ngay trong nội dung của bản tin. Cùng một thông tin nhưng với các đối tượng khác nhau thì lợi ích của thông tin đó là khác nhau. Từ sự phân tích ba khía cạnh trên, ta đưa ra khái niệm tổng quát về thông tin như sau: Thông tin là những kiến thức mới được thừa nhận, đánh giá là những kiến thức có ích nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu, giải quyết một vấn đề nào đó. Trong công nghệ: Thông tin công nghệ là những đại lượng được đo lường, những tín hiệu được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định liên quan công nghệ. 2.1.2. Một số đặc trưng cơ bản: 2.1.2.1. Thông tin gắn liền với quá trình điều khiển: Bản thân thông tin không có mục đích tự thân. Nó chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống điều khiển nào đó. Thông tin công nghệ, dù ở bất kì hình thức nào: bảng biểu, bản vẽ, kí hiệu,…đều là những yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống công nghệ. 2.1.2.2. Thông tin có tính tương đối: Phương pháp phân tích hệ thống đã khẳng định tính bất định của một quá trình điều khiển phức tạp. Tính bất định đó chính là tình trạng không có đầy đủ thông tin. Điều này cũng có nghĩa là mỗi thông tin chỉ là một sự phản ánh chưa đầy đủ về hiện tượng và sự vật được phản ánh, đồng thời nó cũng phụ thuộc vào trình độ và khả năng của nơi nhận phản ánh. 2.1.2.3. Tính định hướng của thông tin: Thông tin phản ánh mối quan hệ giữa đối tượng được phản ánh và nơi nhận phản ánh, đây là mối quan hệ hai ngôi. Phản ánh Ngôi thứ nhất Ngôi thứ hai Hiểu biết Tri thức Hình 1: Sơ đồ thể hiện tính định hướng của thông tin Từ đối tượng được phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh được coi là hướng của thông tin. Thiếu một trong hai ngôi thông tin không có hướng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa. 2.1.2.4. Mỗi thông tin đều có vật mang tin và lượng tin: Bản thân thông tin không phải là vật chất nhưng luôn tồn tại trong vật mang tin. Thông tin là linh hồn còn vật mang tin là cái vỏ vật chất. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và thông tin thường thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của mình. Khái niệm khối lượng tin được dùng cho việc đo quy mô của vật mang tin, có thể gọi là độ dài bản tin. Đơn vị kỹ thuật tin học để đo bản tin hiện nay là Bit. 2.2. VAI TRÒ CỦA THÔNG TIN TRONG CÔNG NGHỆ: Có thể nói rằng thông tin công nghệ là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động liên quan đến công nghệ; là mắt xích kết nối các yếu tố con người, trang thiết bị, tổ chức trong công nghệ thành một chuỗi hoạt động lôgic. Như vậy, nó chính là mạch máu của hệ thống công nghệ. Mọi hoạt động của hệ thống này đều phụ thuộc vào thông tin để hợp tác, hợp nhất sao cho có hiệu quả nhất. Thông tin còn là cầu nối giữa tổ chức, doanh nghiệp với môi trường công nghệ bên ngoài. Chính qua thông tin mà các doanh nghiệp trở thành một hệ thống mở tác động tương hỗ với môi trường công nghệ, bởi vậy nó là cơ sở để đề ra các quyết định về công nghệ như quyết định lựa chọn công nghệ, đổi mới công nghệ, chuyển giao công nghệ,… Mọi doanh nghiệp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng đến mục đích lợi nhuận tối đa, muốn vậy phải kiếm được “đầu vào” với chi phí thấp nhất. Đầu vào dây chuyền công nghệ nếu hoạt động hiệu quả sẽ giúp tiết kiệm nguyên nhiên liêu, giảm sức người, sức của. Việc tìm kiếm một dây chuyền như vậy không quá khó khăn nhưng cũng không phải đơn giản, vấn đề quan trọng là doanh nghiệp phải có được những thông tin cần thiết để quyết định chọn nơi mua bán có lợi nhất cả về giá cả và hiệu quả sử dụng. Xu hướng kinh tế thế giới cũng đang thay thế sự tăng mức lợi nhuận chủ yếu bằng mở rộng quy mô sản xuất sang thực hiện tối ưu hóa quá trình sản xuất, đầu tư chiều sâu và áp dụng các kĩ thuật công nghệ mới. Trong lĩnh vực này, người ta đang bỏ ra rất nhiều công sức và chi phí để có được những thông tin mới mẻ, đôi khi mang tính chất giành giật quyết định. Như vậy, thông tin công nghệ góp phần phục vụ tối ưu hóa các yếu tố sản xuất. Thông tin công nghệ thể hiện tri thức được tích lũy trong công nghệ. Nhờ các tri thức này mà các sản phẩm của nó có các đặc trưng mà sản phẩm cùng loại của các công nghệ khác làm ra không thể có được. Đối với cùng một công nghệ nếu áp dụng những kiến thức khác nhau cũng có thể tạo ra những sản phẩm khác nhau. Như vậy, thông tin công nghệ còn góp phần phục vụ khác biệt hóa sản phẩm. Với những vai trò quan trọng như vậy, thông tin công nghệ là một trong những thông tin quan trọng nhất mà bất kể doanh nghiệp nào cũng phải tiếp cận. Thông tin đó là sức mạnh của một công nghệ, đòi hỏi phải thường xuyên được cập nhật đáp ứng sự tiến bộ không ngừng của khoa học công nghệ. 2.3. YÊU CẦU CỦA THÔNG TIN CÔNG NGHỆ: 2.3.1. Tính chính xác: Tính chính xác được hiểu là phản ánh đúng các tình hình, các sự kiện về công nghệ tức là điều mà người quản lý công nghệ cần phải biết. Tính chính xác của các dữ liệu về công nghệ có thể bị ảnh hưởng bởi nhiễu vật lý như các phương tiện cân, đong, đo, đếm khi thu thập số liệu, kỹ thuật truyền tin và đặc biệt là kĩ thuật xử lý tin; hoặc có thể bị ảnh hưởng bởi nhiễu ngữ nghĩa hoặc nhiễu thực dụng (do ý thức, trách nhiệm của người cung cấp, ghi chép hoặc xử lý số liệu). Thông tin thu thập không chính xác quản lý sẽ thất bại. Bởi vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức cần phải có sự đầu tư để có những thông tin chính xác, đặc biệt cần nắm rõ nguồn tin để tránh những thông tin sai lệch được tung ra từ đối thủ cạnh tranh. 2.3.2. Tính đầy đủ: Tính đầy đủ được hiểu là phản ánh đúng và đủ nội dung, đúng và đủ các đơn vị, các sự kiện thuộc lĩnh vực công nghệ. Thông tin quản lý công nghệ nếu không đầy đủ mà là chắp vá, vay mượn thì khó có thể đưa ra các quyết định quản lý có hiệu quả. Bởi vậy, đòi hỏi phải xây dựng một hệ thống thông tin công nghệ định lượng tất cả các hoạt động quan trọng trong lĩnh vực công nghệ. Hệ thống này phải cho phép khả năng tập hợp nhanh chóng, chi tiết thông tin từ các nguồn. 2.3.3.Tính kịp thời: Tính kịp thời được hiểu là cung cấp tài liệu đúng lúc cho người quản lý. Thông tin không kịp thời sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định về quản lý công nghệ, dẫn đến những thiếu hụt, yếu kém hoặc lỡ thời cơ có thể tiếp nhận một công nghệ tốt, từ đó có thể gây ra những hậu quả, thiệt hại lớn. Tính kịp thời còn thể hiện ở việc đi trước, đón đầu, tránh để những công nghệ phù hợp rơi vào tay đối thủ cạnh tranh. 2.3.4. Tính đồng bộ: Tính đồng bộ thể hiện ở hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin phải đồng bộ nghĩa là hệ thống đó phải phản ánh được toàn bộ hoạt động của hệ thống công nghệ đang xem xét. Các số liệu, dữ liệu thu thập được phải nhất quán với nhau, có vậy mới có thể quản lý được dễ dàng. 2.3.5. Tính liên tục: Khoa học công nghệ ngày một phát triển mạnh mẽ với những thành tựu không ngờ. Thông tin cần phải được cập nhật thường xuyên, liên tục để bắt kịp với sự phát triển ấy, vì trong bất cứ lĩnh vực nào sự lạc hậu sẽ dẫn đến sự thất bại nhanh chóng. Thông tin bị gián đoạn cũng rất dễ bị ảnh hưởng bởi nhiễu. Bởi vậy, đòi hỏi hệ thống thông tin phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đơn vị. 2.3.6. Tính tối ưu: Thông tin quản lý công nghệ phải đảm bảo yêu cầu về mặt kinh tế nhưng đồng thời cũng phải đảm bảo yêu cầu về mặt hiệu quả. Cần tránh việc phô trương hình thức, nhập và trang bị quá nhiều phương tiện hiện đại nhưng lại không có người có đủ trình độ sử dụng, hoặc không sử dụng được triệt để công suất của thiết bị máy móc gây tốn kém, lãng phí. 2.3.7. Tính bảo mật: Thông tin công nghệ là những thông tin hết sức quan trọng cần phải được bí mật trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức. Các bí quyết, quy trình, phương pháp, dữ liệu, các bản thiết kế của công nghệ,… phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối tránh để bị rò rỉ vào tay của đối thủ cạnh tranh gây ra những hậu quả khó lường. Những yêu cầu trên là cơ sở phục vụ cho đảm bảo thông tin trong công nghệ đạt hiệu quả cao. Đảm bảo thông tin là toàn bộ những phương pháp, phương tiện để thực hiện một cách đồng bộ các họat động cơ bản sau: Thu thập, xử lý, phân tích, so sánh, chọn lọc, sử dụng, bảo quản và lưu trữ. 2.4. ĐẶC TRƯNG CỦA CÔNG NGHỆ THỂ HIỆN QUA YẾU TỐ THÔNG TIN: 2.4.1. Chuỗi phát triển của thông tin công nghệ: Chuỗi phát triển của thông tin công nghệ bắt đầu từ thu thập dữ liệu cần thiết, rồi sàng lọc, phân loại, kết hợp, phân tích, tổng hợp và cập nhật. Chuỗi phát triển của phần thông tin ( các dữ liệu ) Thu thập Sàng lọc Phân loại Kết hợp Phân tích Tổng hợp Cập nhật Hình 2: Chuỗi phát triển của phần thông tin 2.4.1.1. Thu thập: Là khâu đầu tiên vô cùng quan trọng trong chuỗi thông tin. Bởi vậy, thông tin thu thập phải đảm bảo đúng yêu cầu, đầy đủ, có dung lượng và chất lượng thông tin cao. 2.4.1.2. Sàng lọc: Mục đích của khâu này là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Do đó, phải hiệu chỉnh những tài liệu, số liệu thu thập được để lọc lấy những thông tin cần thiết và loại trừ những “nhiễu”. 2.4.1.3. Phân loại: Nội dung của khâu này là sắp xếp các tài liệu thu thập được và phân loại chúng theo nhiều dấu hiệu như: nội dung tài liệu, thời gian nhận, số liệu, bản vẽ,…Việc phân loại giúp cho việc tìm kiếm thông tin được dễ dàng hơn và khi cần kiểm tra tính chính xác của thông tin thu thận thì biết được nguồn gốc của tài liệu chứa thông tin đó. Từ đó, việc quản lý cũng dễ dàng hơn. 2.4.1.4. Kết hợp: Nội dung của khâu này nhằm kết hợp các thông tin, dữ liệu, các thông số, bản vẽ,…sao cho phù hợp để có thể nhận dạng hoặc thiết kế một dây chuyền công nghệ phù hợp và cần thiết đối với doanh nghiệp. 2.4.1.5. Phân tích: Giai đoạn này nhằm rút ra từ các dữ liệu đã được kết hợp những kết quả quan trọng nhất, cần thiết nhất. 2.4.1.6. Tổng hợp: Nội dung của khâu này là tổng hợp lại các thông tin cần thiết đã được xử lý hoàn chỉnh để có thể dùng tin.Thông tin ở khâu này phải đảm bảo đúng loại thông tin yêu cầu, đủ mức độ chi tiết hóa và phải được giao nộp đúng thời hạn yêu cầu của người dùng tin. 2.4.1.7. Cập nhật: Vì các thông tin công nghệ có thể được sử dụng đồng thời trong nhiều công nghệ. Bởi vậy, nó phải được thu thập thường xuyên, cập nhật liên tục đáp ứng sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ. Như vậy, chuỗi phát triển của thông tin công nghệ là không có kết thúc. Muốn xây dựng một chuỗi thông tin tốt phải đứng trên quan điểm hiệu quả: việc thu thập, xử lý thông tin, tổng hợp để thu được thông tin mới,… đều đòi hỏi những chi phí nhất định, đều làm theo những hao phí này với những cái lợi mà việc xây dựng hệ thống thông tin đó đem lại. 2.4.2. Mức độ phức tạp của thông tin: Độ phức tạp của phần thông tin được đánh giá theo các mức sau: 1. Dữ liệu thông báo (báo hiệu): thể hiện bằng hình ảnh, mô hình, tham số cơ bản. Ví dụ: tham số ghi trên nhãn thiết bị,… 2. Dữ liệu mô tả: biểu thị các nguyên tắc cơ bản về cách sử dụng hay phương thức vận hành của phần thiết bị. Ví dụ: các catalo kèm theo thiết bị,… 3. Dữ liệu để lắp đặt: gồm các dữ liệu về đặc tính của thiết bị, nguyên vật liệu, chế tạo chi tiết. 4. Dữ liệu để sử dụng: nằm trong các tài liệu kèm theo thiết bị giúp cho người sử dụng thiết bị một cách hiệu quả, an toàn. 5. Dữ liệu để thiết kế: gồm các tài liệu thiết kế, chế tạo. 6. Dữ liệu để mở rộng: gồm các tài liệu cho phép tién hành những cảI tiến, thay thế các linh kiện hay mở rộng tính năng thiết bị. 7. Dữ liệu để đánh giá: là các thông tin mới nhất về các thành phần công nghệ, các xu thế phát triển và các thành tựu liên quan ở phạm vi thế giới. Độ phức tạp của các dữ liệu được thể hiện theo mức độ tăng dần. Ba dữ liệu cuối được coi là phần bí quyết của công nghệ. Dữ kiện, tư liệu Thông tin báo hiệu Thông tin mô tả Thông tin chi tiết Thông tin sử dụng Thông tin để thiết kế Thông tin mở rộng Thông tin đánh giá Hình 3: Mức độ phức tạp của các thông tin công nghệ 2.4.3. Độ hiện đại của phần thông tin: Khác với độ phức tạp, độ hiện đại của thông tin không thể chia thành “cấp” mà phải so sánh chúng với thành phần tương ứng được coi là “tốt nhất thế giới” vào thời điểm đánh giá. Độ hiện đại của thông tin được đánh giá bằng chỉ tiêu: tính thích hợp của thông tin - kí hiệu là A. Các tiêu chuẩn để đánh giá: Khả năng dễ dàng tìm kiếm Số lượng mối liên kết Khả năng cập nhật Khả năng giao lưu Công việc đánh giá này đòi hỏi phải có những chuyên gia có trình độ cao, thành thạo trong việc sử dụng công nghệ đánh giá. 2.5. PHÂN HỆ THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ: Để thiết kế một hệ thống thông tin cũng như thiết kế bất cứ một hệ thống nào, chúng ta đều phải xuất phát từ một sơ đồ mang tính nguyên tắc. Chúng ta tiếp nhận sơ đồ của một hệ thống thông tin liên lạc làm sơ đồ nguyên tắc để thiết kế hệ thống thông tin trong quản lý khoa học công nghệ. 2.5.1. Sơ đồ nguyên tắc của một hệ thống thông tin: Nguồn thông tin Mã hóa thông tin Kênh truyền tin Giải mã thông tin Nơi nhận tin Thông tin phản hồi >> Nhiễu > > Hình 4: Sơ đồ nguyên tắc của một hệ thống thông tin 2.5.1.1. Nguồn tin: Tiến trình thông tin bắt đầu từ nguồn tin là nơi phát sinh các thông tin. Trong doanh nghiệp, nguồn tin lấy từ các đơn vị cơ sở. 2.5.1.2. Mã hóa thông tin: Mã hóa thông tin là việc chuyển thông tin từ dạng ngôn ngữ sang dạng tín hiệu. Mã hóa thông tin là cơ sở để khoa học hóa các hồ sơ, tài liệu, từ đó nó là cơ sở để sử dụng các kĩ thuật thông tin liên lạc. 2.5.1.3. Kênh truyền tin: Kênh truyền tin là phương tiện mà qua đó dòng thông tin di chuyển từ nơi phát đến nơi nhận. Nó là đường dẫn tạo nên mạng lưới thông tin trong nội bộ hệ thống và từ hệ thống đang xem xét tới các địa chỉ khác nhau. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, ngày nay các tổ chức chủ yếu sử dụng những phương tiện thông tin hiện đại như điện tử thông qua hệ thống mạng thông tin. 2.5.1.4. Giải mã: Giải mã là việc chuyển thông tin từ dạng tín hiệu sang dạng ngôn ngữ, để giúp nơi nhận tin có thể hiểu và tiếp nhận thông tin. 2.5.1.5. Nơi nhận tin: Nơi nhận tin là nơi thu thập thông tin, có trách nhiệm giải mã và xử lý các thông tin đó. Thông tin phản hồi từ nơi nhận đến nơi gửi thức sự là thông điệp khác thể hiện hiệu quả của việc thông tin. Phản hồi là điều được đòi hỏi vì nguồn nhận tin có thể phát hiện ra những thông điệp ban đầu không được thông tin phù hợp và cần phải lặp lại. Phản hồi cũng có thể chỉ ra những thông điệp tiếp sau cần phải được điều chỉnh. Thông tin một chiều sẽ không tạo ra cơ hội cho việc phản hồi. Trong quá trình truyền thông tin từ nơi phát đến nơi nhận, thông tin có thể bị biến dạng, méo mó, sai lệch, hoặc lạc hướng, mất liên lạc, khi đó người ta nói rằng thông tin đã bị “nhiễu”. Có ba nguyên nhân gây ra nhiễu: + Nhiễu ngữ nghĩa: là nhiễu do các hiện tượng ngôn ngữ gây nên, bởi lẽ trong ngôn ngữ có các hiện tượng sau: tiếng địa phương, tiếng đồng âm dị nghĩa, tiếng đồng nghĩa dị âm, khái niệm chưa thống nhất. Để khắc phục nhiễu này cần phải lựa chọn một ngôn ngữ chuẩn quốc gia và phải có bộ chuẩn từ điển quốc gia,… + Nhiễu vật lý: là hiện tượng nhiễu do các sự cố về kỹ thuật gây nên như các phương tiện cân, đo, đong, đếm khi thu thập số liệu; kỹ thuật truyền tin và xử lý tin,… hoặc do sự tác động của môi trường tự nhiên. Để khắc phục nhiễu này chủ yếu bằng các giải pháp công nghệ. + Nhiễu do các hiện tượng xã hội gây nên: đây là hiện tượng nhiễu cơ bản nhất, bởi lẽ bản thân thông tin phải phản ánh chính xác các hiện tượng xã hội nhưng việc xử lý thông tin lại do con người xử lý, nếu động cơ không đúng đắn sẽ xuyên tạc thông tin gây nhiễu. Để khắc phục nhiễu này phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp mà trước hết là giáo dục ý thức con người. Thêm vào đó là đi sâu vào kĩ thuật thiết kế từ báo biểu cho đến các công nghệ hiện đại để xử lý thông tin. 2.5.2. Phân hệ thông tin khoa học công nghệ: Phân hệ thông tin khoa học công nghệ là phân hệ có nhiệm vụ thu thập thông tin về các thành tựu, phát minh mới trong lĩnh vực khoa học và công nghệ. Đó là các sáng kiến, phát minh từ những nhà khoa học là những người lao động trực tiếp và từ những kinh nghiệm được rút ra trong thực tế. Phân hệ thông tin khoa học công nghệ được thể hiện bằng sơ đồ sau: Phổ biến Hướng dẫn 4 x x x 3 Lọc thông tin 2 Hệ tự nhiên xã hội 1 Hệ tự nhiên xã hội 1 Đối tượng bị quản trị F X L V Hình 5: Phân hệ thông tin khoa học công nghệ 1: Hệ tự nhiên xã hội là nơi thường xuyên, liên tục cung cấp các yếu tố đầu vào cho hệ kinh tế, đồng thời cũng chính là nơi cung cấp các thông tin nghiên cứu khoa học, các sáng chế, phát minh, sáng kiến, kinh nghiệm của các nhà khoa học và các nhà thực tiễn. 2: Do thông tin về khoa học công nghệ ngày càng đa dạng, phong phú, bởi vậy trước khi được phổ biến thông tin phải được lọc, phân loại theo các yêu cầu khác nhau để cung cấp cho các lĩnh vực, nhu cầu khác nhau. 3: Thông tin sau khi được lọc phải được nhân lên thông qua in ấn thành nhiều tài liệu hoặc qua mạng Internet để thông tin đến với quảng đại quần chúng. 4: Tổ chức phổ biến, hướng dẫn các thông tin cho quảng đại quần chúng mà chủ yếu là những người hoạt động trong lĩnh vực sản xuất. Thông qua việc in ấn, phổ biến, hướng dẫn thông tin càng làm phong phú, giàu có hệ tự nhiên xã hội vì hệ tự nhiên xã hội cũng chính là nơi tiếp nhận thông tin. Nhờ những thông tin này tác động vào tiến độ mà quá trình hoạt động biến đổi sẽ hiệu quả hơn, sản xuất đem lại sản lượng cao hơn, chất lượng tốt hơn, mặt hàng đa dạng, phong phú hơn, từ đó góp phần vào tái sản xuất mở rộng. Như vậy, vấn đề quan trọng đối với những người quản lý công nghệ là phải tổ chức hệ thống thông tin công nghệ sao cho việc thu nhận tin, lọc thông tin, nhân thông tin và phổ biến thông tin được thực hiện một cách tốt nhất. Muốn vậy, cần phải chú trọng vào việc đầu tư hoàn thiện hệ thống thông tin. 2.5.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin: Thông tin hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của quá trình thông tin ở cả hai cấp độ: trong quan hệ qua lại giữa các cá nhân và trong tổ chức. Hoàn thiện thông tin trong tổ chức bao gồm việc hoàn thiện mã hóa, chuyển tải, giải mã và phản hồi ỏ cả hai cấp độ, đồng thời phải tạo ra và kiểm soát những kênh thông tin phù hợp. Có nhiều biện pháp giúp đỡ các nhà quản lý công nghệ nâng cao hiệu quả của các thông tin công nghệ, đó là: 2.5.3.1. Tăng cường thông tin phản hồi: Sự hiểu lầm được giảm khi thông tin phản hồi thích hợp được sử dụng. Nếu người đưa tin hiểu được rằng thông tin mà họ truyền đi được nhận thể nào thì họ có thể sửa chữa những sai sót. Nếu thông điệp là tối nghĩa hoặc không có nghĩa, người thông tin có thể truyền lại thông tin hoặc có thể có một thông điệp đơn giản dễ hiểu hơn. Những thông điệp gây ra sự nhầm lẫn được giải thích rõ ràng hơn. Cơ chế phản hồi là quan trọng trong thông tin qua lại giữa các cá nhân cũng như trong tổ chức. Cơ chế phản hồi phải được thiết lập để các nhà quản trị biết được những thông điệp của họ có được hiểu, chấp nhận và thi hành hay không. 2.5.3.2. Thiết lập kênh thông tin rõ ràng: Thông tin về công nghệ rất đa dạng và phong phú. Nguy hiểm về sự quá tải thông tin đòi hỏi các nhà quản lý phải quy đinh, sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết lập các kênh thông tin rõ ràng. Hiện nay, các thông tin về công nghệ được truyền tải rất nhiều qua mạng Internet, tuy nhiên không có sự xác định về nguồn tin. Bởi vậy, trong doanh nghiệp cần phải thiết lập kênh thông tin rõ ràng để xác định rõ những nguồn tin. 2.5.3.3. Bảo đảm thông tin đúng lúc: Một vấn đề quan trọng trong thông tin là người nói bắt đầu nói khi người nghe chưa sẵn sàng lắng nghe. Vì thế, mọi biện pháp có hiệu quả trong thông tin là kiểm soát thời điểm thông tin sao cho thông điệp được nhận đúng lúc. Cách đơn giản là sắp xếp các tài liệu theo chủ đề hoặc sắp xếp thời gian biểu thảo luận theo những chủ đề. 2.5.3.4. Biện pháp hạn chế sự quá tải thông tin: Có một nhận thức sai về những vấn đề thông tin đó là thông tin càng nhiều thì càng tốt. Tuy nhiên, sự thật là một trong những chức năng quan trọng nhất của cấu trúc tổ chức là để hạn chế dòng thông tin và hơn nữa làm giảm những khó khăn của sự quá tải thông tin. Do quá tải về thông tin nên nhiều kênh thông tin có thể được tạo ra để truyền và nhận thông tin. Sử dụng nhiều kênh thông tin là dạng phân cấp trong xử lý thông tin và là biện pháp chủ động trên quan điểm hiệu quả của tổ chức. KẾT LUẬN Thông tin là một yếu tố quan trọng của công nghệ hiện đại. Ngày nay, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ, thông tin công nghệ mang tính chất giành giật quyết định đối với sự thành công của một tổ chức, một doanh nghiệp. Bởi vậy, đòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức phải bỏ ra nhiều công sức và chi phí để có được những thông tin mới mẻ và có lợi nhất. Không thể phủ nhận vai trò của thông tin công nghệ. Nó có thể là chìa khóa đưa đến những thành công những cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến những thất bại của doanh nghiệp nếu như thông tin đưa ra không chính xác, và việc xử lý thông tin không đúng. Do vậy, người quản lý công nghệ phải là người có nhận thức đúng đắn và đầy đủ, đồng thời thường xuyên trau dồi kiến thức để có thể tiếp cận với những công nghệ ngày một tiên tiến và hiện đại trên thế giới, nhất là trong điều kiện Việt Nam đã hội nhập vào WTO. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình công nghệ và quản lý công nghệ, trường ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Khoa học và kỹ thuật, 1998. 2. Giáo trình quản lý công nghệ, trường ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Thống kê, 2003. 3. Giáo trình quản lý nhà nước về kinh tế, Viện ĐH Mở HN, NXB Thống kê, 2002. 4. Giáo trình quản trị kinh doanh, Viện ĐH Mở HN, NXB Thống kê, 2005. 5. Giáo trình quản trị doanh nghiệp, ĐH Kinh tế quốc dân, NXB Lao động xã hội, 2004. MỤC LỤC Lời mở đầu Phần thứ nhất: Khái quát về công nghệ 1.1. Khái niệm cơ bản về công nghệ 1.1.1. Công nghệ là gì? 1.1.2. Phân loại công nghệ 1.2. Thành phần công nghệ 1.2.1. Quan điểm điều chỉnh theo công nghệ hiện đại 1.2.2. Quan điểm Atlat công nghệ của Liên Hợp Quốc Phần thứ hai: Yếu tố thông tin trong công nghệ 2.1. Khái niệm và một số đặc trưng cơ bản của thông tin trong công nghệ 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Một số đặc trưng cơ bản 2.2. Vai trò của thông tin trong công nghệ 2.3. Yêu cầu của thông tin trong công nghệ 2.4. Đặc trưng của công nghệ thể hiện qua yếu tố thông tin 2.4.1. Chuỗi phát triển của thông tin công nghệ 2.4.2. Mức độ phức tạp của thông tin 2.4.3. Độ hiện đại của phần thông tin 2.5. Phân hệ thông tin khoa học công nghệ 2.5.1. Sơ đồ nguyên tắc của một hệ thống thông tin 2.5.2. Phân hệ thông tin khoa học công nghệ 2.5.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin Kết luận Tài liệu tham khảo Trang 1 2 2 2 3 4 4 4 7 7 7 8 9 10 12 12 13 14 15 15 17 18 20 21