Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí ô tô 1-5

5.000 ThuÕ GTGT 5%: TiÒn thuÕ GTGT 1.615.750 Tæng sè tiÒn thanh to¸n 33.950.750 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷: Ba m­¬i ba triÖu chÝn tr¨m n¨m m­¬i ngh×n b¶y tr¨m n¨m m­¬i ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ (kÝ) (kÝ) (kÝ) §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp khÈu tõ n­íc ngoµi th× cã ho¸ ®¬n sau: BiÓu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hµn Quèc. Ho¸ ®¬n Hîp ®ång sè: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Ho¸ ®¬n sè: 2004 EX 0326 §¬n vÞ: C«ng ty c¬ khÝ «t« 1-5 Ngµy 12 - 3- 2004 VËn chuyÓn tõ Seul, Hµn Quèc ®Õn ViÖt Nam Stt Tªn VT Sè l­îng §VT §¬n gi¸(USD) Thµnh tiÒn VN§ 1 S¬n 189 Kg 189 Kg 9 1.701 25.719.120 2 N­íc lµm m¸t 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 ThuÕ nhËp khÈu 3% 97,485 1.473.973 Tæng gi¸ trÞ: 3346,985 50.606.413 C«ng ty Huyndai C«ng ty AMC 1-5 KÝ KÝ Sau khi tiÕn hµnh kiÓm nghiÖm vËt t­, phßng §HSX c¨n cø vµo H§ GTGT lËp phiÕu nhËp kho (chØ ghi sè l­îng). BiÓu 2.4 Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ MÉu sè 05 - VT Ngµy 6 - 3 - 2004 Q§ 1141TC/Q§/C§KT §¬n vÞ: C«ng ty c¬ khÝ «t« 1-5 C¨n cø vµo ho¸ ®¬n sè 011246 ngµy 4 - 3 - 2004 cña xÝ nghiÖp VËt t­ §«ng Anh. Biªn b¶n kiÓm nghiÖm gåm: 1. ¤ng NguyÔn Duy M¹nh - Phßng §HSX - tr­ëng ban. 2. ¤ng NguyÔn Quang - Phßng KCS - Uû viªn 3. Bµ NguyÔn ThÞ Thuý - Thñ kho - Uû viªn. §· kiÓm nghiÖm c¸c lo¹i vËt t­ sau: Tªn VT §VT Ph­¬ng thøc KK Sè l­îng dtõ KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm Ghi chó Sè l­îng thùc tÕ kn Sè l­îng ®óng phÈm chÊt Sè l­îng sai phÈm chÊt 1.ThÐp èng F26,6 m ®o 250 250 250 0 2.T«n 3 ly m ®o 6000 6000 6000 0 3.T«n 10 ly chÞu nhiÖt Kg c©n 300 300 300 0 KÕt qu¶ kiÓm nghiÖm: ®Òu ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt. Tr­ëng ban Uû viªn Uû viªn BiÓu 2.5 MÉu sè 91 - VT C«ng ty c¬ khÝ «t« 1-5 Q§: 1141 - TC/Q§/C§KT Ngµy 1/11/1995 cña BTC Sè 270 PhiÕu nhËp kho Ngµy 6 - 3- 2004. Hä tªn ng­êi giao:¤ng Huúnh. §Þa chØ: Phßng §HSX Theo biªn b¶n kiÓm nghiÖm VTsè 22/3 cña phßng KCS. NhËp t¹i kho 1 (NVL chÝnh). Stt Tªn VT §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ghi chó thùc nhËp Chøng tõ 1 ThÐp èng F26,6 m 250 250 2 T«n 3 ly m 600 6000 3 T«n 10 ly chÞu nhiÖt Kg 300 300 Phô tr¸ch cung tiªu KÕ to¸n tr­ëng Ng­êi giao Thñ kho Thñ tr­ëng ®¬n vÞ b. §èi víi nghiÖp vô xuÊt nguyªn vËt liÖu: C¨n cø vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, vµ ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu cña phßng thiÕt kÕ m¸y c«ng tr×nh vµ thiÕt kÕ «t«, thèng kª ph©n x­ëng lªn phßng kÕ to¸n ®Ò nghÞ bé phËn viÕt phiÕu xuÊt vËt t­. Bé phËn nµy lËp phiÕu xuÊt thµnh 2 liªn. Liªn 1: ®­a cho ng­êi lÜnh vËt t­ ®Ó xuèng kho vËt t­, liªn nµy ph¶i cã ch÷ ký cña bé phËn viÕt phiÕu xuÊt vµ ch÷ kÝ cña kÕ to¸n tr­ëng. Liªn 2 ph¶i cã ch÷ kÝ cña lÜnh vËt t­, liªn nµy göi xuèng ®¬n vÞ nhËn vËt t­. Sau khi nhËn vËt t­ ng­êi lÜnh vËt t­ sÏ ®­a cho thñ kho liªn 1 vµ ghi vµo thÎ kho sè thùc nhËp. Liªn nµy ph¶i cã ch÷ kÝ cña ng­êi nhËn vËt t­ vµ thñ kho. §Þnh kú 5 hoÆc 7 ngµy, kÕ to¸n vËt liÖu xuèng kho kiÓm tra vµ nhËn phiÕu xuÊt kho. BiÓu 2.6 PhiÕu xuÊt kho Sè 277. Ngµy 4 - 3 -2004 Hä tªn ng­êi nhËn: Tr¹m trén 91. §¬n vÞ: C¬ khÝ. Lý do xuÊt: lµm mãng thÐp . XuÊt t¹i kho: 1 Stt Tªn VT §vt Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Ghi chó Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 T«n 3 ly m 1200 1200 Phô tr¸ch cung tiªu KTT BxuÊt phiÕu Ng­êi nhËn Thñ kho Thñ tr­ëng KÝ KÝ KÝ KÝ KÝ KÝ Tr­êng hîp vËt liÖukÐm phÈm chÊt kh«ng ®¶m b¶o chÊt l­îng s¶n phÈm, theo lÖnh cña gi¸m ®èc, phßng kinh tÕ thÞ tr­êng tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng lËp ho¸ ®¬n gi¸ trÞ gia t¨ng lµm 3 liªn. C«ng ty kiÓm trra ký duyÖt thanh to¸n råi ®­a liªn 2 cho kh¸ch hµng. Thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n tiÕn hµnh xuÊt vËt t­ giao cho kh¸ch hµng vµ cïng kh¸ch hµng kÝ vµo liªn 3. Liªn 1 l­u ë phßng Kt - TT, liªn 3. Thñ kho lµm c¨n cø ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n vËt t­ tÝnh thµnh tiÒn vµ ghi sæ. BiÓu 2.7 Ho¸ ®¬n GTGT Liªn 3 (ghi sæ) Ngµy 10 th¸ng 03 n¨m 2004 §¬n vÞ b¸n hµng: C«ng ty c¬ khÝ «t« 1-5 §Þa chØ: TT§A - HN §iÖn tho¹i: M· sè thuÕ: 0100704073 - 1 Hä tªn ng­êi mua: TrÇn Hïng §Þa chØ: C«ng ty TNHH §«ng Hµ H×nh thøc thanh to¸n: TiÒn mÆt. Stt Tªn hµng, VT §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 ThÐp F 27 m 9 9.000 81.000 Céng tiÒn hµng 81.000 ThuÕ suÊt GTGT 5% TiÒn thuª GTGT 4.050 Tæng gi¸ thanh to¸n 85.050 B»ng ch÷: T¸m m­¬i l¨m ngµn kh«ng tr¨m n¨m m­¬i ®ång ch½n Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ®¬n vÞ Thñ kho KÝ KÝ KÝ KÝ 2.2. H¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i C«ng ty c¬ khÝ «t« 1-5 Do ®Æc ®iÓm ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, nghiÖp vô nhËp - xuÊt vËt liÖu th­êng xuyªn nªn c«ng ty lËp sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu theo c¸ch ph©n lo¹i theo c«ng dông vµ vai trß cña nguyªn vËt liÖu. Tuy nhiªn lËp sæ nh­ thÕ cßn nhiÒu h¹n chÕ, ch­a khoa häc. Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu, Kho 1 (NVL chÝnh). Sè thÎ Tªn vËt liÖu 1 T«n d4 2 T«n 10 ly 3 T«n 3 ly 4 ThÐp F 26,6 … C«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n vµ h¹ch to¸n chi tiÕt theo h×nh thøc sæ sè d­ S¬ ®å 2.3: S¬ ®å kh¸i qu¸t h¹ch to¸n chi tiÕt NVL liÖu t¹i C«ng ty c¬ khÝ « t« 1-5 PhiÕu nhËp kho ThÎ kho PhiÕu xuÊt kho Sæ sè d­ B¶ng luü kÕ N-X-T B¶ng tæng hîp N-X-T B¶ng kÕ to¸n tæng hîp Ghi chó: Ghi hµng ngµy Ghi cuèi th¸ng Quan hÖ ®èi chiÕu Sæ sè d­ ®­îc lËp theo c¸ch ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu (tõng kho). ë kho: C¨n cø vµo phiÕu nhËp, xuÊt vËt liÖu, thñ kho ®¸nh sè danh ®iÓm vµo thÎ kho. ThÎ kho ®­îc lËp tõ ®Çu n¨m vµ ®­îc ®¸nh sè thø tù theo sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu. §Þnh kú 5 hoÆc 7 ngµy. Thñ kho giao toµn bé chøng tõ nhËp xuÊt cho kÕ to¸n vµ cuèi th¸ng vµo sæ sè d­. Trªn thÎ kho cßn ghi gi¸ h¹ch to¸n cho tõng lo¹i vËt liÖu. BiÓu 2.8 ThÎ kho LËp ngµy 1-1-2004 Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch VT: T«n 3 ly §¬n vÞ tÝnh: Kg Gi¸ h¹ch to¸n: 4500®/kg Tê thÎ sè 3 Ngµy N-X chøng tõ Nth¸ng DiÔn gi¶i Sè l­îng X¸c nhËn cña KT 3 hiÖu NhËp XuÊt Tån NhËp XuÊt Th¸ng 3-2002 3.000 270 6-3 XÝ nghiÖp VT §«ng Anh 6000 9000 277 4-3 Tr¹m trén 91-c¬ khÝ 1.200 7.800 379 8-3 Tr¹m trén 84-c¬ khÝ 1.700 6.100 315 18,3 C«ng ty CPTM Hµ Anh 2000 8.100 ë phßng kÕ to¸n: §Þnh kú 5 hoÆc 7 ngµy nhËn ®­îc chøng tõ nhËp - xuÊt nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n vËt t­ ®Þnh kho¶n, ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a thÎ kho víi phiÕu nhËp - xuÊt vËt liÖu, vµ tÝnh gi¸ cho tõng phiÕu nhËp - xuÊt - theo gi¸ h¹ch to¸n, ghi vµo b¶ng luü kÕ N - X - Tån vËt liÖu (biÓu 2.9).Cuèi th¸ng tÝnh tiÒn trªn sæ sè d­ do thñ kho chuyÓn ®Õn. Tõ b¶ng luü kÕ N - X - Tån vËt liÖu vµo b¶ng tæng hîp N - X - Tån (biÓu 2.10) vµ ®èi chiÕu víi sæ tæng hîp vÒ vËt liÖu BiÓu 2.11: TrÝch sæ sè d­ N¨m 2004, Kho 1 Sè D§ NVL Tªn VT §VT §¬n gi¸ h¹ch to¸n D­ th¸ng 1 Sè d­ cuèi th¸ng 2 Sè d­ cuèi th¸ng 3 SL ST SL ST SL ST 1 T«n d4 m 4.500 1.700 7.650.000 688 3.096.000 2 T«n 10 ly Kg 8.500 1500 12.750.000 1.400 11.900.000 3 T«n 3 ly m 4500 3000 13.500.000 4450 20.025.000 Céng 33.900.000 35.021.000 2.3. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu: 2.3.1. Tæ chøc TK - TK 152: Nguyªn vËt liÖu ph¶n ¸nh theo gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng gi¶m nguyªn vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ. TK nµy kh«ng ®­îc më chi tiÕt. - TK 331: Ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. - Vµ c¸c TK 111, 112, 133, 621, 627, 335, 642… 2.3.2. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu: Cïng víi h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu th× kÕ to¸n còng tiÕn hµnh h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu. §©y lµ c«ng viÖc quan träng vµ cÇn thiÕt bëi v× qua ®©y kÕ to¸n míi cã thÓ ph¶n ¸nh ®­îc gi¸ ®Ých thùc cña vËt liÖu. H¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu ®­îc ghi theo tr×nh tù sau: S¬ ®å 2.4: Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n NVL theo h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. Chøng tõ gèc: - Ho¸ ®¬n BH (ho¸ ®¬n GTGT) - PhiÕu nhËp kho - PhiÕu xuÊt kho - Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ B¶ng ph©n bæ sè 2 B¶ng kª sè 3 B¶ng kª sè 4, 5, 6 NKCTsè 7 Sæ c¸i TK 152 B¸o c¸o tµi chÝnh NKCT sè 5 Sæ chi tiÕt TK 331 (Nî, Cã) NKCTsè 1,2,10… Ghi chó: : Ghi hµng ngµy : Ghi cuèi th¸ng : Quan hÖ ®èi chiÕu * Tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu t¨ng do mua s¾m nhËp kho víi h×nh thøc tr¶ chËm nguyªn vËt liÖu: VÝ dô: Ngµy 4-3-2004 mua t«n 3 ly cña xÝ nghiÖp vËt t­ §«ng Anh trÞ gi¸ 27.000.000 thuÕ GTGT 5% 1.350.000®. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua vËt liÖu sè 011246, phiÕu nhËp kho sè 270, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ sè 22/3. kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt TK 331 (quyÓn ghi Cã TK 331) Nî TK 152: 27.000.000 Nî TK 133: 1.350.000 Cã TK 133: 28.350.000 *Tr­êng hîp t¨ng do nhËp khÈu nguyªn vËt liÖu: VÝ dô: Ngµy 12 - 3- 2004, nhËp khÈu n­íc lµm m¸t trÞ gi¸ 548,5USD, thuÕ nhËp khÈu 46,455USD, tû gi¸ hèi ®o¸i 1 USD = 15,120 ®ång. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n mua vËt t­ sè 2002EXO0326 biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, vµ phiÕu nhËp kho sè 410, kÕ to¸n ghi vµo sæ chi tiÕt cã TK 331 ®Þnh kho¶n Nî TK 152: 24.115.680 Cã TK 3333 702.340 Cã TK 331 23.413.320 C¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, trong th¸ng kÕ to¸n sÏ ph¶n ¸nh trªn sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n (ghi Cã TK 331). C¬ së sè liÖu: Tõ phiÕu nhËp kho,ho¸ ®¬n, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ C¸ch ghi: + C¨n cø vµo phiÕu nhËp, ho¸ ®¬n kÕ to¸n ghi cét sè thø tù, ngµy th¸ng, sè hiÖu ho¸ ®¬n, sè phiÕu nhËp. + Cét néi dung: Ghi tªn ®¬n vÞ. + Cét TK ®èi øng: Ghi cã TK 331, ghi Nî c¸c TK kh¸c, ®èi víi nguyªn vËt liÖu, CCDC cét gi¸ h¹ch to¸n ®­îc ghi sau khi kÕ to¸n vËt t­ tÝnh thµnh tiÒn. Sau ®ã tÝnh tæng Cã TK 331 (theo gi¸ thùc tÕ mua). BiÓu 2.12: TrÝch sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n (ghi Cã TK 331) Th¸ng 3/2004 Stt Ho¸ ®¬n Tªn ®¬n vÞ PhiÕu nhËp Ghi cã TK 331, ghi nî c¸c TK kh¸c Céng cã TK 331 Nt Sè hiÖu Nt Sè hiÖu TK 152 133 … HT TT 1 4-3 011246 XN vËt t­ §«ng Anh 63 270 27.000.000 27.000.000 1.350.000 28.350.000 2 12-3 2002EXO326 C«ng ty Huyndai-HQ 203 410 23.436.000 2.345.320 23.413.320 3 13-3 185060 XN vËt t­ §«ng Anh 721 29.650.000 28.760.000 1.438.000 30.198.000 Céng Khi thanh to¸n tiÒn hµng cho nhµ cung cÊp, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ thanh to¸n víi c¸c h×nh thøc thanh to¸n, kÕ to¸n ghi vµo c¸c cét ®èi øng tµi kho¶n cho phï hîp. - NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn mÆt: Nî TK 331: 18.350.000 Cã TK 111: 18.350.000 - NÕu thanh to¸n b»ng TGNH Nî TK 331: 23.413.320 Cã TK 112: 23.413.320 - NÕu thanh to¸n b»ng tiÒn vay: VÝ dô: Vay ng¾n h¹n thanh to¸n víi ng­êi b¸n sè tiÒn 10.000.000VN§, Nî TK 331: 10.000.000 Cã TK 311: 10.000.000 VÝ dô: - Theo phiÕu chi sè 21 ngµy 10-3-2004, chi tr¶ cho xÝ nghiÖp vËt t­ §«ng Anh sè tiÒn 18.350.000® - Theo giÊy b¸o nî cña NH c«ng th­¬ng sè A05042004 vÒ viÖc tr¶ tiÒn mua vËt t­ cho c«ng ty Huyndai. KÕ to¸n thanh to¸n ng­êi b¸n më sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n (ghi Nî TK 331). C¸ch ghi: Cét 1: Ghi sè thø tù Cét 2: Ghi chøng tõ Cét 3: Ghi tªn ®¬nvÞ Cét 4: Ghi sè hiÖu TK ®èi øng Cét 5: Ghi ph¸t sinh Nî Cét 8 : Ghi chó: Ghi lo¹i vËt t­ mua. BiÓu 2.1.3: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 (ghi Nî TK 331) T3-2004. Stt Chøng tõ Tªn ®¬n vÞ TK ®èi øng PS Nî PS cã Sè d­ Ghi chó NT ShiÖu Nî Cã 1 10-3 21 XÝ nghiÖp VT§A 111 18.350.000 T«n 3 ly 2 14-3 A05042004 Cty Huyndai 112.1 23.413.320 N­íc lµm m¸t 3 21-3 63 XN vËt t­ §A 111 10.000.000 T«n 3 ly Céng 51.763.320 Cuèi th¸ng c¨n cø vµo NKCT cuèi th¸ng tr­íc, sæ chi tiÕt TK 331 (ghi cã TK 331) vµ sæ chi tiÕt TK 331 (ghi Nî TK 331) ®Ó ghi vµo NKCT sè 5 th¸ng nµy. C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi: - §­a toµn bé sè liÖu cña tõng nhµ cung cÊp trªn sæ chi tiÕt TK 331 (ghi cã TK 331) ®­a vµo NKCT sè 5 - Ghi ph¸t sinh Nî TK 331 cña tõng nhµ cung cÊp. - Sè d­ cuèi th¸ng: c¨n cø vµo sè d­ ®Çu th¸ng, ph¸t sinh cã TK 331, ph¸t sinh Nî TK 331 ®Ó tÝnh sè d­ cuèi th¸ng cña tõng ng­êi mua. NKCT sè 5 sÏ ®­îc tr×nh bµy ë BiÓu 2.14. * Tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu mua b»ng tiÒn t¹m øng: T¹m øng l­¬ng, t¹m øng c«ng t¸c phÝ, mua hµng vµ khi t¹m øng th­êng dïng b»ng tiÒn mÆt Khi ng­êi mua VL viÕt ®¬n ®Ò nghÞ t¹m øng ph¶i ghi râ mua VL g×, bao nhiªu, tr­ëng phßng §HSX xem xÐt vµ ký duyÖt ®Ó chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt, viÕt phiÕu chi, kÕ to¸n t¹m øng ghi vµo sæ chi tiÕt t¹m øng TK141. Khi nguyªn vËt liÖu nhËp kho, c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, biªn b¶n kiÓm nhËn vËt t­, phiÕu nhËp kho, kÕ to¸n t¹m øng ghi vµo sæ chi tiÕt TK 141. Cuèi kú sÏ ®­a vµo NKCT sè 10 (TK 141). theo gi¸ thùc tÕ, phÇn gi¸ h¹ch to¸n sau khi kÕ to¸n vËt t­ tÝnh thµnh tiÒn sÏ ghi sau. VÝ dô: Ngµy 5-3-2004, mua thÐp èng F26,6 víi trÞ gi¸ 18.880.000®, thuÕ GTGT 5% 944.000® ®· tr¶ b»ng tiÒn t¹m øng. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho sè 750, biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 18.880.000 Nî TK 133: 944.000 Cã TK 141: 19.824.000 BiÓu 2.15: TrÝch sæ chi tiÕt TK 141 Th¸ng 3 - 2004 stt C.tõ diÔn gi¶i P.nhËp Ghi cã TK 141, ghi nî c¸c TK 7 C«ng Cã TK 141 Ghi nî TK 141, ghi cã TK 111 NT s.hiÖu SH NT TK 152 TK 133 … … HT TT 1 1-3 37 ¤.Huúnh 26.670.000 2 2-3 011.428 ¤.Huúnh 130 2-3 6240.000 6.136.000 306.800 6.442.800 3 5-3 345680 ¤.Huúnh 750 5-3 18.891.328 18.880.000 944.000 19.824.000 … 11-3 110675 ¤.Nam 1011 12-3 16.375.000 16.000.000 800.000 16.800.000 Céng 41.506.328 41.016.000 2050800 43.066.800 26.670.000 BiÓu 2.16: NhËt ký chøng tõ sè 10 (TK 141) TrÝch th¸ng 3-2004 stt tªn ng­êi t¹m øng Sè d­ ®Çu th¸ng Ghi cã TK 141, ghi Nî c¸c TK kh¸c Céng cã TK 141 Céng Nî TK 141 Sè ®­ cuèi th¸ng Nî Cã TK 152 TK 133 … Nî Cã HT TT 1 ¤.Huúnh 25.131.328 25.016.000 1.250.800 26.266.800 26.670.000 403.200 2 ¤.Nam 17.000.000 16.375.000 16.000.000 800.000 16.800.000 0 200.000 … Céng 17.000.000 41.506.328 41.016.000 2.050.800 43.016.800 26.670.000 603.200 Tr­êng hîp nguyªn vËt liÖu ®­îc mua b»ng tiÒn mÆt: VÝ dô: L« hµng mua 6-3-2004, ®­îc tr¶ b»ng tiÒn mÆt tæng sè tiÒn 10.557.787 trong ®ã VAT 5% C¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp 800, phiÕu chi… kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo NKCT sè 1 Nî TK 152: 10.055.035 Nî TK 133: 502.752 Cã TK 111: 10,557.757 §èi víi tÊt c¶ c¸cphiÕu nhËp vËt t­, kÕ to¸n c¸c phÇn hµnh liªn quan ghi theo gi¸ thùc tÕ. Sau khi kÕ to¸n vËt t­ tÝnh thµnh tiÒn theo gi¸ h¹ch to¸n víi c¸c phiÕu nhËp vËt t­ sÏ ®­a cho c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh liªn quan ®Ó ghi vµo cét TK 152 phÇn gi¸ h¹ch to¸n. b. H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu §Ó tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu xuÊt dïng, kÕ to¸n ¸p dông tÝnh gi¸ h¹ch to¸n C¸c phiÕu xuÊt sau khi ®­îc tÝnh thµnh tiÒn theo gi¸ h¹ch to¸n sÏ ®­îc ph©n bæ cho tõng kho¶n môc chi phÝ chi tiÕt cho tõng s¶n phÈm , ph©n x­ëng, xÝ nghiÖp. Cuèi th¸ng céng tæng cho tõng kho¶n môc ®Ó vµo b¶ng ph©n bæ sè 2 theo gi¸ h¹ch to¸n. Cuèi th¸ng vµo B¶ng kª sè 3 c¨n cø vµo B¶ng tæng hîp nhËp -xuÊt tån kho, ®Ó ghi vµo cét h¹ch to¸n cña TK 152. C¨n cø vµo NKCT sè 1, sè 2, sè 5, sè 10… kÕ to¸n vËt t­ vµo cét gi¸ thùc tÕ TK 152, vµ phÇn gi¸ h¹ch to¸n ®èi víi sè ph¸t sinh nî cña TK 152. Tõ ®ã tÝnh hÖ sè gi¸ vµ tÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt trong th¸ng. BiÓu 2.17: B¶ng kª sè 3 (B¶ng kª tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu) Th¸ng 3 -2004 STT Ghi cã TK Ghi nî  c¸c TK TK 152 TK 153 Céng HT TT HT TT 1 I. D­ ®Çu th¸ng 11.178.398.240 11.113.185.490 2 II. Ph¸t sinh nî trong th¸ng 1.452.690.450 1.358.565.930 3 -TK111 (NKCT sè 1) 99.070.080 96.150.899 4 -TK141(NKCT sè 10) 24.580.600 25.765.453 5 -TK331(NKCTsè 5) 1.329.039.770 1.212.089.216 6 -TK333(NKCTsè 10) 24.559.972 7 III. Céng d­ ®Çu th¸ng vµ ps nî trong th¸ng (III=I+II) 12.631.0088.690 12.487.751.020 8 IV. HÖ sè gi¸ 0,987 9 V. XuÊt trong th¸ng 4.398.989.324 4.341.802.420 Tõ b¶ng kª sè 3, cuèi th¸ng kÕ to¸n c¨n cø vµo hÖ sè gi¸ tÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn vËt liÖu xuÊt kho theo c¸c kho¶n môc chi phÝ va ®­îc ®­a vµo b¶ng ph©n bæ sè 2: BiÓu 2.18: B¶ng ph©n bæ sè 2. Th¸ng 3-2004. TT Ghi cã TK Ghi nî c¸c TK TK 152 TK 153 Céng HT TT HT TT 1 TK621-CPNVLTT 3.438.728.314 3.394.024.810 3.394.024.810 -Tr¹m b¬m 84 799.536.544 7.89.142.564 7.89.142.564 -Tr¹m trén 85 189.992.600 187.522.690 187.522.690 … 2 TK 627.CPSXPX,XN 38.521.760 38.020.977 38.020.977 -M¸y c«ng tr×nh -Ph©n x­ëng c¬ khÝ … 3 TK2412-XDCB 85.085.300 83.979.191 83.979.191 4 TK 335. CP b¶o hµnh 735.184.220 725.626.820 725.626.820 -Tr¹m 64 1.385.000 1.366.995 1.366.995 -Tr¹m 74 44.128.800 43.555.125 43.555.125 … 5 TK642 - CPQLDN 79.441.980 69.526.234 69.526.234 6 TK 632 - Nh­îng b¸n 29.107.400 28.729.003 28.729.003 Céng 4.398.989.324 4.341.802.420 4.341.802.420 B¶ng ph©n bæ sè 2 lµ c¨n cø ®Ó vµo b¶ng kª sè 4, sè 5, sè 6, sè ph¸t sinh Cã TK 152. Xem biÓu 2.19, 2.20. 2.21. BiÓu 2.19: TrÝch b¶ng kª sè 4 (TËp hîp CPSX theo c¸c TK 621, 627) Th¸ng 3 - 2004 Stt TK ghi cã TK ghi Nî TK152 I TK621- chi phÝ NVL trùc tiÕp 3.394.024.810 1 -Tr¹m 84 799.842.564 2 -Tr¹m 85 187.522.690 3 -Xe bus 51 chç ngåi 218.180.020 … … … II TK627-cphÝ s¶n xuÊt PX 38.020.977 1 -M¸y c«ng tr×nh 2 -Px­ëng c¬ khÝ … Céng 3.432.045.787 BiÓu 2.20: TrÝch b¶ng kª sè 5 Chi phÝ nguyªn vËt liÖu cho x©y dùng c¬ b¶n, qu¶n lý doanh nghiÖp. Th¸ng 0 3 -2004 STT TK ghi cã ghi Nî c¸c TK TK152 I TK 241 - CPXDCB 83.979.191 II TK 642 -CPQLDN 69.526.234 Céng 153.505.425 BiÓu 2.21: TrÝch b¶ng kª sè 6- Chi phÝ b¶o hµnh s¶n phÈm TK 335 TT TK ghi cã ghi Nî c¸c TK TK152 TK 335 - chi phÝ b¶o hµnh 725.626.820 1 -Tr¹m 64 1.366.995 2 - Tr¹m 74 43.555.125 3... - Tr¹m … … C¸c b¶ng kª sè 4, 5, 6 sau khi kho¸ sæ sÏ vµo NKCT sè 7 (BiÓu 2.22) BiÓu 2.22: TrÝch NhËt ký chøng tõ sè 7 Th¸ng 3 - 2004 PhÇn I: TËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh toµn c«ng ty: TT TK ghi cã TK ghi nî TK 152 … Céng I PhÇn A 1 TK 621- chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp 3.394.024.810 3.394.024.810 2 TK 241.2 - chi phÝ XDCB 83.979.191 83.979.191 3 TK 335 - chi phÝ b¶o hµnh 725.626.820 725.626.820 4 TK 627 - chi phÝ s¶n xuÊt px 38.521.760 38.521.760 5 TK 642- chi phÝ QLDN 69.526.234 69.526.234 Céng 4.313.073.417 4.313.073.417 II PhÇn B 28.729.003 28.729.003 1 TK 632-Nh­îng b¸n NVL 28.729.003 28.729.003 Céng 4.341.802.420 4.341.802.420 Sau khi ®· kho¸ sæ c¸c NKCT, sæ kÕ to¸n kh¸c… vµo sæ c¸i TK 152. Sæ nµy ®­îc më cho c¶ n¨m. Mçi tê sæ më cho 3 th¸ng, trong ®ã ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh Nî, sè ph¸t sinh Cã, d­ ®Çu n¨m, d­ cuèi th¸ng. - Sè ph¸t sinh Nî. §­îc lÊy tõ NKCT sè 1,2,5,10 - Sè ph¸t sinh Cã: §­îc lÊy tõ NKCT sè 7. Sæ c¸i TK 152 ®­îc ghi vµo cuèi th¸ng sau khi ®· kho¸ sæ, kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu trªn NKCT … Xem biÓu 2.23 BiÓu 2.23: Sæ c¸i TK 152 - NVL Sè d­ ®Çu n¨m : 11.113.997.679VN§ TT Ghi nî TK 152 Ghi nî c¸c TK kh¸c Th¸ng 1 Th¸ng 2 Th¸ng 3 1 NKCT sè 1 (TK 111) 96.150.889 2 NKCT sè 5 (TK 331) 1.212.089.216 3 NKCT sè 10 (TK 141) 25.765.453 4 NKCT sè 10 (TK 3333) 24.559.972 5 Céng ph¸t sinh Nî 1.358.565.530 6 Céng ph¸t sinh Cã 4.341.802.420 7 Sè d­ cuèi th¸ng Nî Cã 11.113.185.490 8.129.948.600 2.4. C«ng t¸c kiÓm kª nguyªn vËt liÖu t¹i c«ng ty: §Þnh kú vµo 1/1 hµng n¨m, c«ng ty tæ chøc kiÓm kª nguyªn vËt liÖu ®Ó ph¸t hiÖn vµ xö lý chªnh lÖch gi÷a sè liÖu sæ s¸ch vµ thùc tÕ kiÓm kª. Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­ ®­îc thiÕt kÕ sau BiÓu 2.24: Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­: (TrÝch) Tõ 0h ngµy 1-1-2004 C¸c thµnh viªn tham gia kiÓm kª: - Bµ NguyÔn ThÞ Thuý - Thñ kho - Bµ Vò BÝch ViÖt - kÕ to¸n vËt t­ - ¤ng NguyÔn M¹nh Huúnh - Phßng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt. KÕt qu¶ kiÓm kª: Kho 1: nguyªn vËt liÖu chÝnh Sè d® Tªn VL §VT ®¬n gi¸ h¹ch to¸n Sè l­îng §Þnh møc hao hôt Chªnh lÖch sæ s¸ch, thùc tÕ Sæ s¸ch Thùc tÕ % Sè l­îng Sè l­îng Thµnh tiÒn 1 T«n d4 m 4.500 2150 2150 0,005 10,75 0 0 2 T«n 10 ly Kg 8.500 1456 1455 0,005 7,28 -1 -8.500 3 T«n 3 ly m 4.500 2.728 2.728 0,005 13,64 0 0 4 ThÐp f26,6 m 12.000 4.800 4.800 0,005 24 0 0 Tr­ëng ban Thñ kho KÕ to¸n vËt t­ C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª nguyªn vËt liÖu, thñ kho vµo c¸c thÎ kho theo sè danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu ®­îc kiÓm kª; ®ång thêi kÕ to¸n vËt t­ xö lý ®èi víi c¸c chªnh lÖch - Tr­êng hîp ph¸t hiÖn thiÕu hôt nguyªn vËt liÖu so víi sæ s¸ch: + NÕu hao hôt trong ®Þnh møc th× ®­îc coi lµ 1 kho¶n chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, kho¶n ®­îc tÝnh vµo chi phÝ th¸ng 1 -2004 Nî TK 642.6 : 8500 Cã TK 152: 1x 8500 = 8500 + NÕu hao hôt ngoµi ®Þnh møc th× coi nh­ mét phiÕu xuÊt vËt t­ th× cÇn x¸c ®Þnh nguyªn nh©n vµ xö lý: 1. NÕu ch­a x¸c ®Þnh ®­îc nguyªn nh©n Nî TK 1381: 105.000 Cã TK 152: 105.000 2. NÕu do nh©n viªn trong C«ng ty lÊy c¾p th× trõ l­¬ng. Nî TK 334: 105.000 Cã TK 152: 105.000 C¨n cø vµo sè liÖu b¸o c¸o kÕ tµi s¶n to¸n cña C«ng ty trong hai n¨m 2002-2003 ta cã thÓ ph©n tÝch c¸c chØ tiªu trªn theo b¶ng d­íi ®©y.(BiÓu 2.25) BiÓu 2.25. Mét sè chØ tiªu ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ sö dông NVL t¹i C«ng ty c¬ khÝ « t« 1-5. §¬n vÞ tÝnh: 1000® TT ChØ tiªu N¨m 2000 N¨m 2001 Chªnh lÖch (+,-) % 1 Tæng doanh thu 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 2 Doanh thu thuÇn 45.163.766 100.673.636 +55.509.810 2,229 3 Lîi nhuËn thuÇn 669.039 1.409.386 +740.341 2,106 4 Gi¸ trÞ NVL tån ®Çu kú 3.139.829 6.214.625 +3.074.796 1,979 5 Gi¸ trÞ NVL tån cuèi kú 6.214.625 11.113.997 +4.899.372 1,788 6 Gi¸ trÞ NVL b×nh qu©n 4.677.277 8.664.311 +3.987.034 1,852 7 Gi¸ trÞ NVL xuÊt trong kú 27.398.541 62.232.750 +34.834.209 2,271 8 Søc s¶n xuÊt cña NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 9 Sè vßng quay cña NVL 9,660 11,620 +1,96 1,202 10 Søc sinh lêi cña NVL 0,143 0,163 +0,02 1,139 11 HÖ sè quay kho cña NVL 5,858 7,183 +1,325 1,226 12 Kú lu©n chuyÓn cña NVL 37,270 30,981 -6,289 0,831 13 HÖ sè ®¶m nhiÖm 0,104 0,086 -0,018 0,8269 Dùa vµo b¶ng chØ tiªu trªn ta thÊy: * Søc s¶n xuÊt cña NVL n¨m 2003 lµ 11,62, n¨m 2002 lµ 9,66. Nh­ vËy søc s¶n xuÊt cña NVL n¨m 2003 t¨ng 20,2% tøc lµ t¨ng 1,96. §iÒu ®ã cã nghÜa 1 ®ång NVL ë n¨m 2003 sÏ t¹o thªm ®­îc 1,96 ®ånh doanh thu so víi n¨m 2002.§Ó cã ®­îc nh­ vËy lµ do doanh thu n¨m 2003 t¨ng gÊp 2,229 lÇn so v íi n¨m 2002tøc lµ t¨ng 55.509.810.000® gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu b×nh qu©n n¨m 2003 t¨ng 1,852 lÇn tøc lµ t¨ng 3.987.034.000® vµ møc t¨ng vÒ gi¸ trÞ tuyÖt ®èi cña doanh thu cao h¬n møc t¨ng tuyÖt ®èi cña gi¸ trÞ NVL b×nh qu©n. Doanh thu cña C«ng ty t¨ng lªn nhanh lµ do cã thÕ m¹nh vÒ s¶n phÈm phôc vô cho x©y dùng nh­ tr¹m trén, may nghiÒn sái ®¸ ... c¸c s¶n phÈm nµy cã uy tÝn trªn thÞ tr­êng, ®ång thêi nhu cÇu vÒ c¸c s¶n phÈm nµy l¹i t¨ng do ®ßi hái vÒ x©y dùng nhµ cöa, xÝ nghiÖp, ®­êng giao th«ng vµ ®Æc biÖt lµ tõ khi cã luËt ®Çu t­ n­íc ngoµi vµo ViÖt Nam. * Søc sinh lêi cña NVL: N¨m 2003 ®· t¨ng so víi n¨m 2002 lµ 0,02 tøc lµ t¨ng 1,139lÇn. Tøc lµ n¨m 2003 tõ mét ®ång nguyªn vËt liÖu sÏ t¹o thªm ®­îc 0,02 ®ång lîi nhuËn so n¨m 2002. §iÒu nµy cã ®­îc lµ do läi nhuËn thuÇn n¨m 2003 t¨ng 2,106 lÇn tøc lµ t¨ng thªm 740.341.000® vµ t¨ng cao h¬n møc t¨ng vÒ NVL b×nh qu©n. Nh­ vËy C«ng ty ®· sö dông NVL cã hiÖu qu¶ , hîp lý vµ tiÕt kiÖm h¬n . * Sè vßng quay cña NVL:n¨m 2003 ®· t¨ng so víi n¨m 2002 lµ 1,96 tøc lµ t¨ng 1,202 lÇn. Nh­ vËy tèc ®é quay cña NVL t¨ng, tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng ø ®äng vèn. HÖ sè quay kho cña NVL: n¨m 2003 lµ 7,183 vßng, n¨m 2002 lµ 5,858 lÇn do ®ã sè vßng quay kho cña NVL n¨m 2003 ®· t¨ng 1,325 vßng/n¨m. Do ®ã l­îng vËt t­ l­u chuyÓn qua kho t¨ng nhanh. Nguyªn nh©n la do mÆc dï gi¸ trÞ NVL tån kho n¨m 2003 cã t¨ng so víi n¨m 2002, t¨ng 3.987.034.000® nh­ng do gi¸ trÞ NVL xuÊt dïng trong n¨m 2003 t¨ng so víi n¨m 2002 lµ 34.834.209.000® tøc t¨ng 2,271. V× thÕ mÆc dï dù trö lín h¬n song hÖ sè quay kho vÉn t¨ng. §iÒu ®ã thÓ hiÖn hiÖu qu¶ sö dông NVL cµng cao. Theo kÕt qu¶ tÝnh to¸n trªn cho thÊy bèn chØ tiªu trªn n¨m 2003 ®Òu t¨ng so víi n¨m 2002 ®iÒu ®ã chøng tá hiÖu qu¶ sö dông NVL cã t¨ng ®¸ng kÓ. * HÖ thèng ®¶m nhiÖm cña NVL: N¨m 2003 lµ 0,086 vµ gi¶m so víi n¨m 2002 lµ 0,018. Nguyªn nh©n lµ do NVL b×nh qu©n t¨ng lªn nh­ng møc t¨ng tuyÖt ®èi cña NVL thÊp h¬n so víi doanh thu thuÇn, §iÒu nµy chøng tá hiÖu qu¶ sö dông NVL lµ tèt. * HÖ sè kú lu©n chuyÓn cña NVL: Thêi gian mét vßng lu©n chuyÓn NVL ë n¨m 2003 lµ 30,981 ngµy, trong khi n¨m 2002 lµ 37,27 ngµy. Nh­ vËy 1 vßng quay ë n¨m 2003 ®· gi¶m ®i 6,289 ngµy so víi n¨m 2002. Nguyªn nh©n do sè vßng quay cña NVL ®· t¨ng lªn 1,96 vßng tøc lµ t¨ng 1,202 lÇn. Hai chØ tiªu nµy n¨m 2003 thÊp h¬n n¨m 2002. Chøng tá hiÖu qu¶ sö dông NVL ®· t¨ng lªn. Cã thÓ nãi ®Ó sö dông hiÖu qu¶ NVL nh­ trªn lµ do C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc ®Þnh møc tiªu hao NVL ®óng h¬n thÕ t×nh h×nh b¶o qu¶n , t×nh h×nh dù trö b¶o qu¶n NVL ë C«ng ty lµ kh¸c tèt, v× thÕ dÉn ®Õn hiÖu qu¶ sö dông NVL n¨m 2003 cao h¬n n¨m 2002, tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm , t¨ng søc c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng vµ n©ng cao lîi nhuËn cho C«ng ty. I. §¸nh gi¸ chung c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL víi viÖc t¨ng c­êng hiÖu qu¶ sö dông NVL C«ng ty c¬ khÝ « t« 1-5: Còng nh­ c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc kh¸cm C«ng ty c¬ khÝ « t« 1-5 gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n khi chuyÓn sang c¬ chÕ thÞ tr­êng. Nh­ng víi sù n¨ng ®éng t×m tßi nghiªn cøu cña l·nh ®¹o C«ng ty còng nh­ nç lùc cña toµn thÓ c¸n bé c«ng nh©n trong C«ng ty, C«ng ty ®· cã nh÷ng b­íc chuyÓn míi víi nh÷ng thµnh tùu hÕt søc to lín. Mét trong nh÷ng b­íc chuyÓn ®ã lµ nh÷ng c¶i tiÕn trong kÕ to¸n tµi chÝnh. Cã thÓ thÊy ®iÒu ®ã qua c¸c mÆt sau. 1.Nh÷ng ­u ®iÓm trong h¹ch to¸n NVL t¹i C«ng ty Thø nhÊt vÒ hÖ thèng chøng tõ tµi kho¶n, C«ng ty ®· tæ chøc hÖ thèng chøng tõ vµ vËn dông tµi kho¶n kÕ to¸n t­¬ng ®èi ®óng víi chÕ ®é vµ biÓu mÉu do Bé tµi chÝnh ban hµnh. C¸c chøng tõ ®­îc lËp, kiÓm tra lu©n chuyÓn mét c¸ch th­êng xuyªn, phï hîp víi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. HÖ thèng tµi kho¶n cña C«ng ty ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ mäi ho¹t ®éng kinh tÕ, viÖc s¾p xÕp ph©n lo¹i c¸c tµi kho¶n trong hÖ thèng tµi kho¶n cña C«ng ty t­¬ng ®èi phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Thø hai vÒ h×nh thøc sæ kÕ to¸n: C«ng ty ®· sö dông h×nh thøc Sæ nhËt ký chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n. §©y lµ h×nh thøc ghi sæ kÕ to¸n phï hîp víi mét C«ng ty lín, c¸c sæ s¸ch nhËt ký chøng tõ, b¶ng kª, b¶ng ph©n bæ , sæ chi tiÕt.. ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi ®Çy ®ñm, ghi chÐp cÈn thËn râ rµng cã hÖ thèng, h¹ch to¸n t­¬ng ®èi chÝnh x¸c theo ®óng chÕ ®é cña Bé tµi chÝnh vµ Nhµ n­íc ban hµnh. Thø ba vÒ h¹ch to¸n NVL: c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL nãi riªng ®· ph¶n ¸nh ®óng thùc tr¹ng cña C«ng , ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý mµ C«ng ty ®Æt ra. §¶m b¶o sù thèng nhÊt vÒ ph¹m vi vµ ph­¬ng ph¸p tÝnh c¸c chØ tiªu gi÷a kÕ c¸c bé phËn liªn quan. KÕ to¸n vËt liÖu ®· thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu gi÷a chøng tõ sæ kÕ to¸n víi thÎ kho, kiÓm kª kho ®¶m b¶o tÝnh cÇn ®èi gi÷a chØ tiªu sè l­îng vµ chØ tiªu gi¸ trÞ. Gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt còng th­êng xuyªn ®èi chiÕu ®¶m b¶o chÝnh x¸c c¸c th«ng tin vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng NVL. Nh©n viªn th«ng kª ph©n x­ëng thùc hiÖn tèt viÖc theo dâi t×nh h×nh lÜnh vµ sö dông NVL ë ph©n x­ìng, xÝ nghiÖp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt dïng kÞp thêi. H¬n n÷a ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ xuÊt NVL theo gi¸ h¹ch to¸n rÊt phï hîp víi t×nh h×nh xuÊt- nhËp NVL cña C«ng ty, vµ phï hîp víi ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt sæ sè d­. Bëi v× ®Ó ®¸p øng ph­¬ng ph¸p sæ sè d­ th× cÇn ph¶i tÝnh gia theo hÖ sè gi¸. Thø t­ lµ hÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao NVL: C«ng ty ®· x©y dùng hÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao NVL cho mçi lo¹i s¶n phÈm còng nh­ tõng chi tiÕt cña s¶n phÈm t­¬ng ®èi chÝnh x¸c, khoa häc. Th«ng qua hÖ thèng nµy gióp cho qu¸ tr×nh thu mua, b¶o qu¶n dù trö vµ sö dông NVL hîp lý, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông NVL. Thø n¨m C«ng ty ®· x©y dùng kÕ ho¹ch thu mua hµng th¸ng. Víi khèi l­îng vËt liÖu sö dông lín víi nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau nh­ng bé phËn cung øng thu mua vÉn cung cÊp mét c¸ch kÞp thêi , ®Çy ®ñ cho nhu cÇu s¶n xuÊt. Phßng §HSX lµ n¬i tæ chøc trùc tiÕp viÖc thu mua vµ nhËp kho vËt liÖu. C¸n bé cña phßng lu«n lµm tèt nhiÖm vô cña m×nh tõ viÖc t×m nguån hµng ®Õn viÖc cung øng kÞp thêi ®Çy ®ñ vËt liÖu cho s¶n xuÊt. Thø s¸u lµ viÖc tæ chøc kiÓm tra chÊt l­îng vËt liÖu, thµnh phÈm khi nhËp kho nguyªn vËt liÖu vÒ tíi C«ng ty ch­a ®­îc nhËp kho lu«n mµ ph¶i qua sù kiÓm tra chÊt l­îng cña phßng KCS, phßng KCS chÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm nghiÖm vÒ mÆt sè l­îng, chÊt l­îng th«ng sè kü thuËt sè, chung lo¹i quy c¸ch. NÕu kiÓm tra thÊy chÊt l­îng kh«ng ®¶m b¶o yªu cÇu nh©n viªn cung øng ®æi l¹i. Sau khi kiÓm tra xong lËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ vµ ®ãng dÊu vµo ho¸ ®¬n mua hµng. V× thÕ chÊt l­îng cña vËt t­ lu«n ®­îc b¶o ®¶m , tõ ®ã khi ®em vµo sö dông sÏ tr¸nh ®­îc vËt t­ h­ háng hoÆc g©y gi¸n ®o¹n trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, ®¶m b¶o chÊt l­îng ®Çu ra vµ nh»m gi¶m chi phÝ gi¸ thµnh. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm trªn, h¹ch to¸n NVL ë C«ng ty cßn cã nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh ®ßi hái cÇn tiÕp tôc t×m ra c¸c gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn. 2.Nh÷ng h¹n chÕ trong c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL Thø nhÊt lµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ch­a hîp lý. §ã lµ sù kiªm nhiÖm trong viÖc h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh; vµ viÖc lËp phiÕu xuÊt kho vËt t­ ch­a hîp lý. Thø hai vÒ viÖc x©y dùng sæ danh ®iÓm cßn ch­a khoa häc. Thø ba lµ viÖc më sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n ch­a phï hîp. Thø t­ lµ thiÕu phiÕu giao nhËn chøng tõ (h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu) Thø n¨m lµ viÖc kh«ng sö dông TK 151-hµng mua ®i ®­êng. Thø s¸u lµ viÖc ch­a ®­a phÇn mÒm kÕ to¸n vµo sö dông. II. Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL víi viÖc t¨ng c­êng hiÖu qu¶ sö dông NVL t¹i C«ng ty c¬ khÝ « t« 1-5. ý kiÕn thø nhÊt, vÒ bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty: MÆc dï bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung nh­ng viÖc tæ chøc, ph©n c«ng c¸c phÇn hµnh cho tõng kÕ to¸n viªn lµ ch­a hîp lý. KÕ to¸n vËt t­ kiªm nhiÖm thñ quü: PhÇn hµnh NVL víi c¸c nghiÖp vô xuÊt nhËp vËt t­ rÊt nhiÒu víi kho¶n 700 lo¹i vËt t­ kh¸c nhau víi sè l­îng chøng tõ rÊt lín, trong khi ®ã viÖc tÝnh thµnh tiÒn ®èi víi c¸c chøng tõ nhËp-xuÊt vÉn lµm b»ng thñ c«ng, khèi l­îng c«ng viÖc nhiÒu, ph©n bæ cho nhiÒu ®èi t­îng sö dông, ph¶i ph¶n ¸nh vµo nhiÒu sæ s¸ch. Mét sè chøng tõ xuÊt-nhËp vËt liÖu mÆc dï ®· ph¸t sinh ë th¸ng tr­íc nh­ng th¸ng nµy vÉn ch­a ph¶n ¸nh vµo c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n dÉn ®Õn chi phÝ ch­a chÝnh x¸c. Trong khi ®ã c¸c nghiÖp vô vÒ thu chi tiÒn mÆt diÔn ra rÊt th­êng xuyªn vµ ®Æc biÖt ®èi víi nghiÖp vô thñ tiÒn tõ b¸n hµng do gi¸ b¸n rÊt lín nªn viÖc t×m kiÕm tiÒn b¹c còng mÊt rÊt nhiÒu thêi gian. Víi nh÷ng ®Æc ®iÓm ®ã c«ng t¸c h¹ch to¸n NVL ë C«ng ty lu«n hoµn thµnh rÊt chËm, g©y ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn viÖc ®èi chiÕu víi c¸c sæ kÕ to¸n tæng hîp vµ lªn b¸o c¸o v× vËy theo em C«ng ty nªn ph©n c«ng ph©n nhiÖm hîp lý h¬n nh­ : phÇn hµnh NVL do mét ng­êi phô tr¸ch, cßn thñ quü lµ ng­êi kh¸c. Cã nh­ thÕ c«ng viÖc kÕ to¸n NVL sÏ ®¶m b¶o ®óng thêi gian,.n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc vµ tÝnh chÜnh x¸c chi phÝ kinh doanh trong kú. -Bé phËn viÕt phiÕu xuÊt vËt t­ : nh­ phÇn thñ tôc chøng tõ nhËp vËt t­ ®· nªu, bé phËn viÕt phiÕu xuÊt vËt t­ do mét kÕ to¸n phô tr¸ch. Do ®ã, mÆc dï phiÕu xuÊt vÒ vËt t­ ®ã ®· cã nh­ng khi xuèng kho cã thÓ kh«ng cßn hoÆc kh«ng ®ñ cung cÊp cho c¸c ph©n x­ìng. H¬n thÕ, phiÕu xuÊt vËt t­ ®­îc lËp thµnh hai liªn. Liªn 1 giao cho thñ kho ®Ó ghi vµo thÎ kho sau ®ã ®em lªn phong kÕ to¸n. Liªn 2 giao cho ng­êi lÜnh vËt t­. Nh­ vËy mÆc dï phßng §HSX thu mua, nhËp kho NVL trong kú nh­ng l¹i kh«ng n¾m râ sè l­îng tån tõng lo¹i NVL trong tõng ngµy. ChÝnh sù kh«ng liªn hÖ chÆt chÏ gi÷a ba phong kÕ to¸n, §HSX, kho sÏ g©y ra sù ø ®äng NVL hoÆc gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt do thiÕu NVL. V× vËy theo em C«ng ty nªn ®Ó phßng §HSX lËp phiÕu xuÊt vËt t­. Bëi v× phßng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt víi nhiÖm vô cung øng c¸c lo¹i NVL c¨n cøc vµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµo ®Þnh møc tiªu hao NVL vµ c¨n cø vµo sè l­îng ®· xuÊt cña tõng lo¹i vËt liÖu phßng §HSX sÏ tÝnh ra sè l­îng tån cña tõng ngµy tõ ®ã dùa vµo nhu cÇu ®Þnh møc sÏ lËp phiÕu xuÊt. Khi ®ã phiÕu xuÊt nµy sÏ ®­îc lÜnh ®Çy ®ñ c¸c lo¹i vËt t­ do phßng §HSX ®· x¸c ®óng sè l­îng cßn l¹i cña tõng NVL. H¬n n÷a th«ng th­êng nÕu nÕu NVL nµo ®ã tån qu¸ Ýt, hoÆc b»ng 0 th× nh©n viªn phô tr¸ch phßng §HSX ®Ó tõ ®ã cã biÖn ph¸p ®Ò nghÞ thñ tr­ëng ®¬n vÞ cÊp thªm kinh phÝ ®Ó mua thªm NVL ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt. PhiÕu xuÊt kho nªn ®­îc lËp thµnh 3 liªn. Mét liªn l­u á phong §HSX ®Ó ghi sæ vµ ®­îc céng dån hµnh ngµy cho nh÷ng NVL nµo th­êng xuyªn sö dông. Mét liªn göi cho thñ kho ®Ó ghi sæ s¸ch sau ®ã ®­a lªn phßng kÕ to¸n ®Ó tÝnh thµnh tiÒn vµ ghi sæ. Mét liªn giao cho ng­êi lÜnh vËt t­ ®Ó theo sö dông vËt t­ ë tõng ph©n x­ëng xÝ nghiÖp. Cã nh­ vËy sÏ cung øng kÞp thêi NVL cho s¶n xuÊt vµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông NVL t¨ng hiÖu qu¶ lao ®éng. ý kiÕn thø hai vÒ h¹ch to¸n chi tiÕt NVL: *X©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm NVL HÖ thèng danh ®iÓm NVL cßn rÊt ®¬n gi¶n, ch­a khoa häc vµ viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu cßn khã kh¨n, kh«ng thuËn tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý NVL. Vµ ®Ó thuËn lîi cho c«ng t¸c qu¶n lý NVL ®­îc chÆt chÏ hÖ thèng nhÊt, ®èi chiÕu kiÓm tra dÔ dµng, dÔ ph¸t hiÖn sai sãt vµ thuËn lîi cho viÖc t×m kiÕm th«ng tin vÒ mét lo¹i vËt t­ nµo ®ã, th× ®Çu tiªn C«ng ty nªn lËp l¹i sæ danh ®iÓm vËt liÖu cho tõng kho vËt liÖu. ViÖc më sæ danh ®iÓm phï hîp sÏ gãp phÇn gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n, xö lý nhanh chãng cung cÊp th«ng tin kÞp thêi phôc vô qu¶n lý, ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ thuËn lîi cho viÖc sö dông phÇn mÒn kÕ to¸n cho vËn hµnh kÕ to¸n vËt liÖu trªn m¸y tÝnh. HÖ thèng danh ®iÓm NVL sÏ g¾n liÒn víi chñng lo¹i, quy c¸ch, th«ng sè, kü thuËt cña nã, ch¼ng h¹n: BiÓu 3.1: Sæ danh ®iÓm NVL- Kho 1 TT Ký hiÖu Tªn vËt liÖu §v. tÝnh §¬n gi¸ HT Ghi chó Nhãm Danh ®iÓm NVL I T«n 152T T«n 1 152T3 T«n 3 ly m 4500 2 152T10 T«n 10ly kg 8500 3 152TD4 T«n D4 m 4500 ... ... ... Më sæ danh ®iÓm vËt liÖu ph¶i nªn cã sù kÕt hîp nghiªn cøu cña phßng kÕ to¸n vµ phßng §HSX sau ®ã tr×nh lªn ban gi¸m ®èc ®Ó thèng nhÊt sö dông vµ qu¶n lý trong toµn C«ng ty. *LËp phiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt (nhËp) nguyªn liÖu Nh­ ®· nªu ë trªn, sè l­îng chøng tõ nhËp - xuÊt rÊt nhiÒu, diÔn ra th­êng xuyªn. Cø ®Þnh kú 5 hoÆc 7 ngµy, kÕ to¸n sau khi xuèng kho lÊy phiÕu xuÊt, nhËp vµ ®èi chiÕu víi thÎ kho thÊy khíp sè l­îng th× ký vµo thÎ kho mµ kh«ng lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ gi÷a kÕ to¸n vËt t­ vµ thñ kho. §©y lµ ®iÒu cßn thiÕu vµ g©y khã kh¨n, nhÇm lÉn cho viÖc tÝnh gi¸ ®ång thêi ph¶i tÝnh sè l­îng nhËp- xuÊt-tån. V× thÕ nã ¶nh h­ëng kh«ng nhá ®Õn tÝnh kh¸ch quan cña sè liÖu. V× vËy theo em C«ng ty nªn lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp (hoÆc xuÊt) vËt liÖu theo tõng kho.V× khi nhËn ®­îc chøng tõ kÕ to¸n kiÓm tra vµ tÝnh theo tõng chøng tõ nhËp (xuÊt) theo gi¸ h¹ch to¸n céng sè tiÒn vµ ghi vµo cét sè tiÒn trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp (xuÊt) vËt liÖu. Cø 5 ®Õn 7 ngµy tõ sè liÖu trªn cét sè tiÒn ë mæi phiÕu giao nhËn vµo cét nhËp, xuÊt c¶ sè l­îng vµ gi¸ trÞ trªn b¶ng luü kÕ nhËp- xuÊt- tån, ®ång thêi cßn lµ c¨n cø ®Ó ®èi chiÕu víi thÎ kho. BiÓu 3.2: MÉu phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp (xuÊt) vËt liÖu Kho : Th¸ng 3 n¨m .... Sè danh ®iÓm Ngµy th¸ng ghi Tªn VL PhiÕu nhËp (xuÊt) Gi¸ h¹ch to¸n X¸c nhËn cña ng­êi giao Sè liÖu Sè l­îng §¬n gi¸ Sè tiÒn 152T3 7-3-2002 T«n 3 ly 277,379 2900 4.500 13.050.000 152T10 T«n 10 ly ... ... ... ... Céng ** 15-3-2002 ... ... ... Céng ý kiÕn thø ba: H¹ch to¸n tæng hîp NVL *Më thªm TK 151 Thùc tÕ t¹i C«ng ty kh«ng sö dông TK 151- Hµng mua ®ang ®i ®­êng mµ chØ sö dông TK 152- NVL chØ khi nµo cã ®Çy ®ñ chøng tõ hîp lÖ nh­ ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t­ th× míi ghi vµo sæ s¸ch vµ ®­îc h¹ch to¸n vµo TK 152. Trong khi ®ã nhµ cung cÊp cña C«ng ty ë kh¾p mäi miÒn ®Êt n­íc vµ c¶ ë n­íc ngoµi do ®ã ho¸ ®¬n ®· vÒ nh­ng hµng vÉn ch­a vÒ cuèi th¸ng, hoÆc hµng ®· vÒ C«ng ty nh­ng cuèi th¸ng phßng KCS ch­a kiÓm nghiÖm xong ®Ó hoµn tÊt thñ tôc nhËp kho. V× thÕ nh÷ng l« hµng nµy kh«ng ®­îc ghi chÐp mµ chØ khi cã ®Çy ®ñ 3 chøng tõ trªn míi ®­îc nhËp kho, ghi sæ. Nh­ vËy, th«ng tin cuèi th¸ng vÒ HTK sÏ kh«ng ®Çy ®ñ hoÆc ®· ghi nhËn kho¶n nî chÝnh mÆc dï ®· cã nh÷ng l« ®· tr¶ b»ng tµi s¶n cña m×nh. Nh­ vËy mÆc dï TK111, TK 112®· ghi gi¶m nh­ng TK 151 th× ch­a t¨ng. NÕu nh­ thÕ trong b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n sÏ thiÕu hôt phÇn gi¸ trÞ NVL nµy. Do ®ã ®Ò nghÞ C«ng ty nªn më thªm Tk 151. KÕt cÊu vµ c¸ch h¹ch to¸n t­¬ng tù nh­ ch­¬ng I vµ ®ång thêi còng cÇn ghi chÐp hµng mua ®ang ®i ®­êng vµo NKCT sè 6 (Ghi cã Tk 151). BiÓu 3.4) vµ sæ c¸i TK 151 BiÓu 3.4: NKCT sè 6 (TK 152) Th¸ng ... n¨m ... TT DiÔn gi¶i D­ ®Çu th¸ng Ho¸ ®¬n PhiÕu nhËp Ghi cã TK 151, ghi nî c¸c TK D­ cuèi kú SH NT SH NT Tk 152 ... Céng cã TK 151 HT TT ... Céng x x x x x x x C¸ch ghi: - C¨n cø vµo tËp hå s¬ hµng mua ®ang ®i ®­êng th¸ng tr­íc (®­îc xÕp theo tõng chñng lo¹i hµng mua), kÕ to¸n tiÕn hµnh më NKCT sè 6 th¸ng nµy ®Ó theo dái c¸c l« hµng th¸ng tr­íc nh­ng th¸ng nµy vÒ nhËp kho vµ ghi vµo d­ ®Çu th¸ng (mçi ho¸ ®¬n mét dßng) - Sang th¸ng khi hµng ®· vÒ lµm thñ tôc nhËp kho , c¨n cø vµo phiÕu nhËp ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng nhËp , vµ ghi sè tiÒn theo gi¸ thùc tÕ vµ h¹ch to¸n NVL nhËp. Cuèi th¸ng kho¸ sæ, x¸c ®Þnh tæng ph¸t sinh TK 151 vµ lÊy sè tæng céng cña NKCT sè 6 ghi vµo sæ C¸i Tk 151 BiÓu3.5: MÉu sæ C¸i TK 151 N¨m 2002 D­ ®Çu n¨m Nî Cã Ghi Cã TK Ghi Nî TK Th¸ng 1 Th¸ng 2 Th¸ng 3 TK 152 Tk 153 Céng ph¸t sinh Cã Tk nµy Céng ph¸t sinh Nî TK nµy Sè d­ cuèi th¸ng Nî Cã Më sæ chi tiÕt tµi kho¶n 331 ViÖc thiÕt kÕ sæ nh­ trªn lµ kh«ng phï hîp v× nhµ cung cÊp cña c«ng ty bao gåm c¶ ng­êi b¸n th­êng xuyªn vµ kh«ng th­êng xuyªn. ®èi víi nh÷ng nhµ cung cÊp kh«ng th­êng xuyªn th× viÖc tæng hîp sè d­ cho tõng nhµ cung cÊp lµ dÔ dµng. tuy nhiªn ®èi víi nh÷ng nhµ cung cÊp th­êng xuyªn, nÕu më nh­ vËy th× cÇn ph¶i ghi nhiÒu dßng(ghi Cã TK 331) víi thø tù kh¸c nhau. §Õn cuèi th¸ng tæng hîp sè liÖu ghi Cã TK 331 cho tõng ng­êi sÏ rÊt khã kh¨n, kh«ng chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ. ViÖc thiÕt kÕ hai sæ chi tiÕt TK331 sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc t×m kiÕm sè liÖu cho tõng nhµ cung cÊp ®Ó tÝnh sè d­ cuèi th¸ng cho tõng ng­êi, cã khi dÔ nhÇm lÉn gi÷a sè liÖu cña nhµ cung cÊp nµy víi nhµ cung cÊp kh¸c, ®ång thêi vµo NhËt ký chøng tõ s« 5 khã kh¨n. V× vËy theo em, c«ng ty chØ nªn më mét sæ chi tiÕt TK 331, nh­ng ®èi víi nhµ cung cÊp th­êng xuyªn th× nªn më trang sæ riªng cho tõng nhµ cung cÊp, cßn nh÷ng nhµ cung cÊp kh«ng th­êng xuyªn th× ®­îc theo dâi trªn mét trang sæ riªng. Cã nh­ vËy, cuèi th¸ng céng tõng TK liªn quan ®Õn TL 331 sÏ dÔ dµng vµ nhanh chãng khi vµo NhËt ký chøng tõ sè 5, ®ång thêi ®èi chiÕu, kiÓm tra sÏ dÔ dµng. Do ®ã, ®Ó phï hîp víi yªu cÇu theo dâi mét c¸ch thuËn lîi, liªn tôc cã hÖ thèng nªn më sæ chi tiÕt theo mÉu sau(biÓu 3.6): C¬ së sè liÖu: sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n th¸ng tr­íc, ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp vËt liÖu, c¸c chøng tõ thanh to¸n… Ph­¬ng ph¸p ghi: + Cét sè d­ ®Çu th¸ng: lÊy sè liÖu ë cét sè d­ cuèi th¸ng tr­íc cña sæ nµy: D­ Nî: ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n th¸ng tr­íc D­ Cã: ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n th¸ng tr­íc + Sè ph¸t sinh: -PhÇn ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK kh¸c: ghi theo ho¸ ®¬n Sè tiÒn hµng ghi vµo cét TK 152 theo gi¸ thùc tÕ(cét TK 152 ®­îc më ®Ó theo dâi c¶ gi¸ h¹ch to¸n vµ thùc tÕ . Gi¸ h¹ch to¸n sÏ ®­îc ghi sæ sau khi kÕ to¸n vËt liÖu tÝnh thµnh tiÒn theo gi¸ h¹ch to¸n trªn phiÕu nhËp . TiÒn thuÕ GTGT ghi cét tµi kho¶n 133 -PhÇn ghi Nî TK 331 ghi cã c¸c tµi kho¶n kh¸c : Khi thanh to¸n cho ng­êi b¸n tuú theo ph­¬ng thøc h¹ch to¸n ghi vµo c¸c cét tµi kho¶n t­¬ng øng . Sè d­ cuèi th¸ng : Sè d­ nî ph¶n ¸nh sè tiÒn c«ng ty øng tr­íc cho ng­êi b¸n nh­ng cuèi th¸ng ch­a lÊy hµng . - Sè d­ cã : Ph¶n ¸nh sè tiÒn cuèi th¸ng c«ng ty cßn nî ng­êi b¸n. Tõ sè liÖu dßng tæng céng cña tõng trang sæ chi tiÕt TK 331, tõng dßng cña trang sæ chi tiÕt TK 331( cho kh¸ch hµng kh«ng th­êng xuyªn) ®­îc lËp theo mÉu míi ta ®­a vµo NhËt ký chøng tõ sè 5 sÏ dÔ dµng, theo tõng tµi kho¶n, sè liÖu dÔ dµng, tr¸nh nhÇm lÉn, sai sãt. Trang sæ chi tiÕt TK 331 cho tõng ng­êi b¸n th­êng xuyªn vµ kh«ng th­êng xuyªn ®­îc thiÕt kÕ gièng hÖt nhau, chØ kh¸c ë trang sæ ®èi víi ng­êi b¸n th­êng xuyªn th× ghi tªn ng­êi b¸n ë ngay ®Çu trang, trang sæ cho nh÷ng ng­êi b¸n kh«ng th­êng xuyªn ®­îc ghi theo cét tªn ®¬n vÞ b¸n ý kiÕn thø t­ vÒ viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL: Cã thÓ nãi NVL ë C«ng ty rÊt nhiÒu chñng lo¹i, gi¸ c¶ l¹i th­êng xuyªn biÕn ®éng ch¼ng h¹n thÐp, t«n gi¸ c¶ ®· gi¶m do thÞ tr­êng Mü kh«ng nhËp khÈu thÐp, t«n cña n­íc ngoµi , song C«ng ty l¹i kh«ng lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL ®Ó nh»m chñ ®éng trong tr­êng hîp cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ NVL trªn thÞ tr­êng. Do ®ã viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL cã ý nghÜa thùc sù. ViÖc lËp dù phßng sÏ gióp cho doanh nghiÖp ®iÒu hoµ thu nhËp h¹n chÕ ®­îc c¸c thiÖt h¹i rñi ro do c¸c t¸c nh©n kh¸ch quan ®em l¹i, ®ång thêi ho¶n mét phÇn thuÕ ph¶i nép vµ chñ ®éng h¬n vÒ tµi chÝnh. C¸c nguyªn t¾c ®Ó lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL: -ChØ lËp dù phßng gi¶m gi¸ ®èi víi nh÷ng NVL mµ gi¸ thÞ tr­êng hiÖn t¹i thÊp h¬n gi¸ gèc (gi¸ h¹ch to¸n). -LËp dù phßng giµm gi¸ NVL ®­îc x¸c ®Þnh mét lÇn vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n trªn c¬ së kÕt qu¶ kiÓm kª NVL vµ ®èi chiÕu gi¸ trªn sæ kÕ to¸n víi gi¸ thÞ tr­êng cña NVL ®ã. -ViÖc trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ NVL kh«ng ®­îc vù¬t qua sè lîi nhuËn thùc tÕ ph¸t sinh cña c«ng ty sau khi ®· hoµn nhËp c¸c kho¶n dù phßng ®· trÝch tõ n¨m tr­íc. - Tr­íc khi lËp dù phßng, c«ng ty ph¶i lËp Héi ®ång thÈm ®Þnh møc ®é gi¶m gi¸ cña nguyªn vËt liÖu. *C«ng thøc trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu: Møc dù phßng cÇn lËp cho VLA = Sè l­îng VLA x Møc chªnh lÖch trªn sæ kÕ to¸n(gi¸ h¹ch to¸n) víi gi¸ thÞ tr­êng VLA Ta cã b¶ng sau theo dâi dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu cho tõng kho BiÓu 3.6: B¶ng theo dâi dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu. Kho 1: N¨m 2003 Nhãm Danh ®iÓm Tªn VL §vÞ tÝnh §¬n gi¸ h¹ch to¸n(Gi¸ trªn sæ KT) §¬n gi¸ TT møc chªnh lÖch HT-TT Sè l­îng Møc dù phßng Céng xx * Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu: - Cuèi niªn ®é N, kÕ to¸n lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu. Nî TK 6426: chi phÝ dù phßng Cã TK 159: TrÝch dù phßng - Cuèi niªn ®é N+1, hoµn nhËp dù phßng ®· lËp tõ n¨m N Nî TK 159: Hoµn nhËp dù phßng Cã TK 721 Vµ lËp dù phßng cho n¨m N+1 Nî TK 6462 Cã TK 159 Tãm l¹i qua viÖc ph©n tÝch còng nh­ c¸ch h¹ch to¸n dù phßng nh­ trªn, thiÕt nghÜ c«ng ty nªn trÝch dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu. Nh­ vËy, võa tu©n thñ nguyªn t¾c thËn trong trong kÕ to¸n, võa gãp phÇn b×nh æn trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ ®iÒu hoµ thu nhËp ý kiÕn thø n¨m, vÒ viÖc t¨ng c­êng hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu: ViÖc sö dông cã hiÖu qu¶ nguyªn vËt liÖu lµ mét vÊn ®Ò bøc xóc ®èi víi mäi doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Bëi v× cã sö dông tèt vµ hiÖu qu¶ nguyªn vËt liÖu sÏ lµ tiÒn ®Ò thóc ®Èy s¶n xuÊt ph¸t triÓn vµ ®em l¹i thu nhËp thÞ phÇn réng lín cho doanh nghiÖp, tõ ®ã sÏ n©ng cao lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. Nh­ ph©n tÝch ë ch­¬ng II, viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu ë C«ng ty c¬ khÝ «t« 1 -5 lµ t­¬ng ®èi tèt vµ cã hiÖu qu¶. HiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu n¨m 2003 cao h¬n n¨m 2002. Cã ®­îc ®iÒu ®ã lµ do ®· x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu hîp lý, khoa häc cho tõng chi tiÕt, s¶n phÈm, do nguyªn vËt liÖu ®­îc kiÓm tra chÊt l­îng tr­íc khi nhËp kho, do nguyªn vËt liÖu ®­îc b¶o qu¶n trong ®iÒu kiÖn t­¬ng ®èi tèt tr¸nh bÞ h­ háng, mÊt m¸t. Tuy vËy, gi¸ thµnh c¸c s¶n phÈm cña c«ng ty vÉn t­¬ng ®èi cao, dÉn ®Õn gi¸ b¸n ph¶i cao do ®ã ®ßi hái tiÕp tôc h¹ gi¸ thµnh, cã gi¸ b¸n phï hîp ®Ó n©ng cao thÞ phÇn. §Ó cã ®­îc ®iÒu ®ã th× c«ng ty cÇn tiÕp tôc n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu, n©ng cao chÊt l­îng thu mua ®Çu vµo. VËy theo em, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu, c«ng ty cÇn: -§èi víi nh÷ng nguyªn vËt liÖu tån kho qu¸ l©u do nhËp kho qu¸ nhiÒu so víi nhu cÇu s¶n phÈm hoÆc do kh«ng cßn ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ tÝnh n¨ng kü thuËt ®Ó s¶n xuÊt s¶n phÈm… c«ng ty cÇn tiÕn hµnh gi¶i phãng ngay b»ng c¸ch b¸n hay trao ®æi cho c¸c ®¬n vÞ cã nhu cÇu ®Ó nhanh chãng thu håi, t¨ng tèc ®é chu chuyÓn cña nguyªn vËt liÖu, ®ång thêi gi¶i to¶ ®­îc mÆt b»ng kho b·i, gi¶m bít chi phÝ b¶o qu¶n. - §èi víi nh÷ng nguyªn vËt liÖu nhËp ngo¹i, gi¸ trÞ lín nªn t×m hiÓu, nghiªn cøu mua nguyªn vËt liÖu trong n­íc thay thÕ cho c¸c nguyªn vËt liÖu nµy mµ vÉn ®¶m b¶o chÊt l­îng, gi¸ c¶ l¹i rÎ h¬n, gi¶m ®­îc c¸c chi phÝ vÒ vËn chuyÓn,x¨ng, c«ng t¸c phÝ cho nh©n viªn thu mua… Nh­ vËy, gi¸ thµnh s¶n phÈm sÏ h¹, nh­ng chÊt l­îng s¶n phÈm vÉn ®¶m b¶o vµ kh«ng phô thuéc qóa nhiÒu vµo thÞ tr­êng n­íc ngoµi. §iÒu nµy ®ßi hái ®éi ngò c¸n bé cung øng cÇn n¨ng ®éng linh ho¹t, n¾m b¾t c¸c yÕu tè cña thÞ tr­êng mét c¸ch nhanh nh¹y. - Cïng víi viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu, c«ng ty nªn tiÕn hµnh ph©n tÝch chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong gi¸ thµnh cña tõng s¶n phÈm. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng víi sù c¹nh tranh gay g¾t gi÷a c¸c thµnh phÇn kinh tÕ, gi÷a c¸c doanh nghiÖp cã s¶n phÈm cïng lo¹i th× chÊt l­îng còng nh­ gi¸ thµnh ®Òu cã ý nghÜa hÕt søc quan träng. §èi víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× chi phÝ nguyªn vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong qu¸ tr×nh h×nh thµnh gi¸ thµnh s¶n phÈm, do ®ã ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu th× c«ng ty cÇn ph¶i phÊn ®Êu h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ biÖn ph¸p chñ yÕu lµ gi¶m chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong gi¸ thµnh. Muèn lµm ®­îc ®iÒu ®ã, th× hµng th¸ng c«ng ty cÇn tiÕn hµnh ph©n tÝch chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong tæng gi¸ thµnh cña tõng lo¹i s¶n phÈm ®Ó cïng c«ng suÊt… ®Ó so s¸nh chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm cña th¸ng nµy so víi th¸ng tr­íc t¨ng hay gi¶m sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m nµy do ¶nh h­ëng bëi nh÷ng nh©n tè nh­: møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu b×nh qu©n, ®¬n gi¸ vËt liÖu thay ®æi , qua ®ã, c«ng ty míi ®¸nh gi¸ vµ ®­a ra biÖn ph¸p nh»m gi¶m chi phÝ nguyªn vËt liÖu trong gi¸ thµnh n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông NVL. - C«ng ty còng cÇn n©ng cao tay nghÒ cho c«ng nh©n kü thuËt, ®Æc biÖt lµ c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt. Bëi nÕu n¨ng suÊt lao ®éng ®­îc t¨ng lªn sÏ h¹n chÕ s¶n phÈm háng, tiÕt kiÖm ®­îc nguyªn vËt liÖu, cã thÓ tËn dông ®­îc c¸c phÕ liÖu tõ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµo s¶n xuÊt, chÕ t¹o c¸c chi tiÕt, phô tïng. §Ó thùc hiÖn biÖn ph¸p nµy, c«ng ty cÇn cã kÕ ho¹ch cô thÓ nh­ tæ chøc c¸c kho¸ häc ng¾n h¹n ngay t¹i c«ng ty cho c«ng nh©n vÒ chuyªn m«n, tæ chøc c¸c cuéc thi tay nghÒ giái cho c«ng nh©n, khuyÕn khÝch biÓu d­¬ng c¸c c¸c nh©n cã thµnh tÝch cao nh»m häc hái kinh nghiÖm cña nhau. §ång thêi c¸c tæ tr­ëng, ph©n x­ëng gi¸m s¸t c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt vµ cã thÓ ®Ò xuÊt nh÷ng tiÕn bé kü thuËt, tiÕn hµnh bè trÝ lao ®éng s¶n xuÊt hîp lý ®óng ng­êi ®óng viÖc. - Ngoµi ra ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông nguyªn vËt liÖu, c«ng ty cÇn tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸ quy tr×nh c«ng nghÖ tiªn tiÕn, m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ®ång thêi cÇn tiÕp tôc kÕt hîp vµ hîp t¸c víi c¸c nhµ nghiªn cøu, c¸c tr­êng kü thuËt, c¸c viÖn nghiªn cøu ®Ó chÕ t¹o ra c¸c s¶n phÈm c¶i tiÕn cã cïng tÝnh n¨ng c«ng dông nh­ng chi phÝ thÊp h¬n, ®Æc biÖt lµ chi phÝ nguyªn vËt liÖu. Cã nh­ vËy sÏ h¹n chÕ ®Õn møc tèi ®a nguyªn vËt liÖu xuÊt kho cho s¶n phÈm. ý kiÕn thø s¸u vÒ viÖc ¸p dông phÇn mÒm kÕ to¸n trong h¹ch to¸n: Lµ mét doanh nghiÖp cã quy m« kh¸ lín, khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n t­¬ng ®èi lín nh­ng vÉn ch­a ¸p dông nh÷ng phÇn mÒm kÕ to¸n, chñ yÕu vÇn lµm thñ c«ng duy chØ cã phÇn hµnh TGNH, tiÒn mÆt, DTBH, XDCB ®­îc tÝnh to¸n trªn m¸y nh­ng ch­ sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n mµ chØ sö dông excel. §iÒu ®ã lµm cho sè liÖu thiÕu chÝnh x¸c, tèn nhiÒu thêi gian, cÇn nhiÒu kÕ to¸n, c¸c th«ng tin kÕ to¸n kh«ng cung cÊp kÞp thêi cho qu¶n lý nãi chung vµ trong ho¹t ®éng h¹ch to¸n t­ng phÇn hµnh nãi riªng. Tõ nh÷ng thùc tÕ trªn, theo em, c«ng ty cÇn lùa chän mét phÇn mÒm kÕ to¸n thÝch hîp víi kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é cña kÕ to¸n viªn. Bªn c¹nh ®ã, cÇn ®µo t¹o cho kÕ to¸n sö dông thµnh th¹o phÇn mÒm nµy. Cã nh­ vËy, n¨ng suÊt lao ®éng cña bé phËn kÕ to¸n ®­îc n©ng cao. Th«ng qua vi tÝnh ho¸, khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc gi¶m nhÑ vÒ mÆt tÝnh to¸n, ghi chÐp vµ tæng hîp sè liÖu, tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian, sè liÖu ®­îc ghi chÐp chÝnh x¸c ®Çy ®ñ, cã thÓ kiÓm tra, ®èi chiÕu vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi, dÔ dµng ®ång thêi th«ng tin kÕ to¸n ®­îc nhanh chãng cËp nhËt bÊt kú lóc nµo còng cã thÓ xem. KÕt luËn Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty c¬ khÝ «t« 1 -5, ®­îc lµm quen víi c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu vµ nghiªn cøu thªm phÇn lý thuyÕt, em thÊy h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt rÊt quan träng, viÖc thu mua, qu¶n lý, sö dông tiÕt kiÖm vµ dù tr÷ phï hîp nguyªn vËt liÖu cã ý nghÜa rÊt quan träng ®Ó thùc hiÖn môc tiªu h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, vµ t¨ng lîi nhuËn. môc tiªu nµy lu«n lu«n lµ viÖc lµm c¬ b¶n cña mét doanh nghiÖp tån t¹i, ph¸t triÓn vµ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng. Nguyªn vËt liÖu ë c«ng ty ®a d¹ng nhiÒu chñng lo¹i quy c¸ch kh¸c nhau, ®­îc b¶o qu¶n ë nhiÒu kho kh¸c nhau nªn viÖc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu lµ khã kh¨n vµ mÊt nhiÒu thêi gian. Nh×n chung c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu vµ kÕ to¸n c¸c phÇn hµnh nãi chung ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu qu¶n lý - C«ng t¸c h¹ch to¸n ë c«ng ty t­¬ng ®èi hoµn thiÖn tuy nhiªn vÉn cßn nhiÒu ®iÒu cÇn ph¶i hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n trong C«ng ty. Trong qu¸ tr×nh ®i s©u vµo thùc tÕ nghiªn cøu hoµn thiÖn chuyªn ®Ò nµy, em thùc sù ®· thu ®­îc nhiÒu bµi häc kinhnghiÖm quý b¸u vÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu nãi riªng vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung t¹i doanh nghiÖp. Chuyªn ®Ò nµy ®· ®­îc hoµn thiÖn b»ng sù nç lùc cña b¶n th©n, víi mong muèn néi dung chuyªn ®Ò ®­îc thÓ hiÖn b»ng c¶ qu¸ tr×nh häc tËp vµ nghiªn cøu thùc sù nghiªm tóc nh­ng kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng sai sãt em rÊt mong cã sù ®ãng gãp cña thÇy c« vµ b¹n bÌ ®Ó chuyªn ®Ò thùc tËp cuèi kho¸ ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin göi lêi c¶m ¬n ch©n thµnh tíi c« gi¸o TrÇn ThÞ BiÕt, c¸c anh chÞ trong phßng kÕ to¸n c«ng ty c¬ khÝ « t« 1- 5 vµ c¸c b¹n ®· gióp em hoµn thiÖn chuyªn ®Ò nµy. Hµ néi, th¸ng 07 n¨m 2004 Sinh viªn thùc hiÖn Hµ ThÞ T©n Tªn tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh " Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n" - PTS NguyÔn ThÞ §«ng - Nhµ XB Tµi chÝnh - 1997. 2. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp - Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh - 1995. 3. 400 s¬ ®å tµi chÝnh kÕ to¸n - PTS NguyÔn V¨n C«ng - Nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh - N¨m 1999. 4. Gi¸o tr×nh "Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh" - Nhµ XB Thèng kª - 2001. 5. Gi¸o tr×nh " KÕ to¸n tµi chÝnh" - Ph¹m Quang. 6. KÕ to¸n quèc tÕ - N¨m 2002. 7. ChuÈn mùc kÕ to¸n quèc tÕ. Ngoµi ra cßn tham kh¶o mét sè luËn v¨n kho¸ 38, 39 cña Tr­êng §H Kinh tÕ quèc d©n Hµ néi.