Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II

ời lĩnh vật tư, một bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ. Phòng nghiên cứu có nhu cầu dùng Cloroxit làm mẫu nghiên cứu. Biểu số 6: Phiếu xuất kho. Số 10 NC Ngày 11/2/2004 Xuất cho: Phòng nghiên cứu Dùng vào việc: Lấy mẫu nghiên cứu sản xuất. Lĩnh tại kho: Nguyên liệu chính. Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất KHB Cloroxit Kg 0.655 0.655 298477 195502.345 Cộng 0.655 Cộng thành tiền( viết bằng chữ) Thủ kho Người lĩnh Trưởng phòng nghiên cứu Phụ trách cung tiêu Ký tên Ký tên Ký tên Ký tên Trường hợp khi có lệnh của giám đốc xí nghiệp về xuất bán vật liệu, phòng thị trường căn cứ vào thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn (GTGT) làm 3 bản, xí nghiệp kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi trao cho khách hàng đến kho nhận hàng. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt hoặc sức thì khách hàng phải đến thủ quĩ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu đã thu tiền vào phiếu. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hàng xuất giao vật liệu cho khách hàng và cùng khách hàng ký tên vào 3 bản: Liên 1: Lưu ở phòng thị trường Liên 2: Giao cho khách hàng ( liên đỏ) Liên 3: Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán làm căn cứ ghi sổ... Xuất kho Vitamin B12 bán cho Công ty Dược Vật tư Y tế Thanh Hoá Biểu số 7 Hoá đơn Liên 3: ( Dùng để thanh toán) Mẫu số 01 GTKT-3LL Ngày 20 tháng 2 năm 2004 N0: 40015 Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp Dược Phẩm Trung Ương II Địa chỉ : Số 9 Trần Thánh Tông Số tài khoản Điện thoại: Mã số : 01 001 0911 31 Đơn vị mua hàng: Công ty Dược vật tư Y Tế Thanh hoá Địa chỉ Số tài khoản Hình thức thanh toán Mã số : 28 0031948 1 TT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Vitamin B12 G 100 100.000 10.000.000đ Cộng tiền hàng: 10.000.000đ Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 500.000đ Tổng cộng tiền thanh toán 10.500.000đ Số tiền viết bằng chữ: Mười triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đối với một số loại vật tư như màng PE cần thuê ngoài gia công thành túi PE, ống tuýp thuê gia công thành ống tiêm, ống dịch truyền... Lập phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến làm thành 2 bản, 1 bản giao cho bên gia công, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán vật liệu để làm căn cứ ghi sổ: Xuất màng PE cho Công ty Tấn Thành gia công túi PE Biểu số 8: Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến Số : 19 Ngày 7 tháng 2 năm 2004 Đơn vị chế biến : Công ty Tấn Thành Theo hợp đồng số 19 ngày 7/2/04 Nhận tại kho: VLP Danh điểm vật tư Nhãn hiệu, qui cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 1 Màng PE Kg 15 Cộng thành tiền Thủ trưởng đơn vị Thủ kho Người nhận Phụ trách cung tiêu (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) 2.3.3 Kế toán chi tiết vật liệu: Mặc dù vật liệu của xí nghiệp có tới hàng nghìn chủng loại, việc xuất nhập vật liệu diễn ra thường xuyên hàng ngày, trình độ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán của xí nghiệp tương đối vững nhưng kế toán lại sử dụng phưong pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Thực tế công tác hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hàng như sau: ở kho: Việc hạch toán chi tiết được tiến hành trên thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập, ghi vào sổ đăng ký thẻ kho rồi giao cho thủ kho. Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng, xuất vật tư vào thẻ kho của thứ vật tư có liên quan. Cuối ngày thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột "tồn" của thẻ kho định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho. Song ở xí nghiệp việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lượng vật liệu, kiểm nghiệm rất tốn thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ thực hiện tổng kiểm kho vào cuối năm. Biểu mẫu thẻ kho của xí nghiệp như sau: Biểu số 9 Thẻ kho Ngày lập thẻ:1/2/2004 Tên, nhãn hiệu qui cách vật tư: Cloroxit Đơn vị tính: Kilogam Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 111 55/2 Tồn đầu tháng XNDPTWII 600 21.443 621.443 7/2 PX Viên Phòng nghiên cứu 600 0.655 21.443 20.788 8/2 XNDP TW2 500 520.788 1100 600.655 520.788 Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình N- X-T kho theo hiện vật và giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kiểm tra và sắp xếp chứng từ, kế toán căn cứ vào chứng từ N-X để ghi vào sổ chi tiết. Trên sổ chi tiết kế toán tính ra số tiền của mỗi lần Nhập - Xuất. Số tiền của mỗi lần nhập được tính căn cứ từ hoá đơn, phiếu nhập kho. Số tiền của mỗi lần xuất căn cứ theo giá trị bình quân của số tồn và nhập trong kỳ, cuối tháng, kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra, đối chiếu với thẻ kho xem số lượng N-X-T có khớp không nếu không kiểm tra lại. Sổ chi tiết vật tư là cơ sở để kế toán tổng hợp vật liệu lên bảng kê xuất vật tư trong tháng, sau đó lên số dư vào phần xuất, bên có sổ chữ T. Thực chất sổ số dư là bảng nhập và phân bổ vật liệu trong kỳ dạng chữ T. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp nhập, kế toán chi tiết sử dụng sổ tổng hợp nhập. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, kế toán vào sổ tổng hợp nhập. Sổ này là căn cứ để kế toán lên số dư phần nhập ( Bên nợ của sổ chữ T Sơ đồ 13: Trình tự hạch toán vật liệu ở XNDPTWII Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng kê xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp Nhập Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.3.4 Tổ chức kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu. Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập xuất vật liệu trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Qua việc dùng kế toán tổng hợp thì mới phản ánh được chính xác sự biến động của toàn bộ vật tư hàng hoá. Do đặc điểm của xí nghiệp là một đơn vị sản xuất theo qui mô lớn, nguyên vật liệu nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn, để thuận lợi cho việc quản lý, kế toán áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh liên tục về giá trị N-X-T cũng như sự biến động của từng loại vật liệu. Phương pháp này theo dõi được chính xác tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian. Kế toán tổng hợp nhập xuất của xí nghiệp sử dụng chủ yếu một số tài khoản và sổ kế toán sau: + Về tài khoản TK 152- Nguyên liệu- vật liệu TK 152 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 phù hợp với cách phân loạI theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị bao gồm: TK 1521: - NVL chính TK 1522:- NVL phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524 –Phụ tùng thay thế Tk 1525 – Vật liệu xây dựng TK 1527 – Vật liệu khác ( bao bì, vỏ chai…) TK 1531- Vật liệu mau hỏng, rẻ tiền. TK 311- Phải trả người bán TK 111,TK 112, TK 131, TK 311.. + Về sổ Sổ chi tiết số 2 ( Sổ chi tiết thanh toán với người bán ) NKCT số 1, NKCT số 5 Bảng kê xuất vật tư trong tháng Sổ số dư theo dõi số phát sinh vật liệu trong tháng. 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nhập vật liệu Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạc toán tổng hợp vật tư. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng bởi vì qua đây kế tóan mới có thể phản ánh được giá trị đích thực của vật liệu nhập vào, từ đó mà quản lý được vật liệu về mặt giá trị 2.4.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu * Trường hợp nhập kho vật liệu từ nguồn thu mua bên ngoài. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, hàng hoá nói chung và vật liệu nói riêng rất phong phú, đa dạng nên việc tìm nguồn cung ứng vật tư không phải là khó. Việc mua bán diễn ra nhanh chóng, có thể trả tiền ngay hoặc là trả chậm. Đối với khối lượng vật tư lớn mà xí nghiệp thường mua thì trước khi mua, xí nghiệp thường làm hợp đồng mua bán. ở xí nghiệp Dược phẩm TW 2, khi nào có hàng về nhập kho cùng với hoá đơn của người bán gửi đến kế toán mới tiến hành làm thủ tục thanh toán. Vì vậy, không có trường hợp hoá đơn về mà hàng chưa về hoặc ngược lại, nên xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 hàng đi đường ở xí nghiệp, sử dụng nhiều phương thức thanh toán như: Trả ngay bằng tiền mặt, séc, trả trước, trả chậm hay bằng tiền tạm ứng. Nhưng dù theo phương thức nào kế toán vẫn tiến hành theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. + Trình tự hạch toán trường hợp trả tiền ngay và trả chậm Trường hợp trả tiền ngay ở xí nghiệp, kế toán vẫn hạch toán ban đầu như trường hợp trả chậm. Đối với xí nghiệp do áp dụng hình thức kế toán " Nhật Ký Chứng Từ" nên khi có vật liệu mua ngoài về nhập kho trong tháng, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục nhập kho, kế toán thanh toán với người bán tiến hành ghi vào sổ chi tiết TK 331- Phải trả cho người bán. Sổ chi tiết TK 331 được mở hàng tháng. Đối với người bán có mối quan hệ thường xuyên với xí nghiệp thì được mở riêng một số trang sổ, còn những người bán không thường xuyên thì theo dõi qua nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp. - Cơ sở số liệu: Từ phiếu nhập kho,hoá đơn và các chứng từ thanh toán (giấy báo Nợ của ngân hàng, phiếu chi tiền mặt...) - Phương pháp ghi: . Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập vật tư, hoá đơn, kế toán ghi cột ngày tháng, số hiệu hoá đơn, số hiệu phiếu nhập. . Cột nội dung: Ghi các nghiệp vụ nhập vật tư và các nghệp vụ thanh toán với người bán. . Cột tài khoản đối ứng: Căn cứ phiếu nhập kho, hóa đơn mua, kế toán ghi chi tiết theo từng tài khoản (1521, 1522, 1523...), căn cứ hoá đơn GTGT ghi phần thuế (TK 133). Khi thanh toán với người bán thì tuỳ thuộc vào hình thức thanh toán mà ghi vào tài khoản tương ứng theo hình thức đó, chẳng hạn thanh toán bằng tiền mặt -ghi TK 111, bằng tiền gửi ngân hàng- ghi TK112, đối với người bán có mua hàng của xí nghiệp có thể thanh toán bù trừ-ghi TK 131... . Cột phát sinh: Số phát sinh Có: căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 theo định khoản: Nợ TK 152- nguyên vật liệu Nợ TK 133-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331- phải trả cho người bán Nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 112- tiền gửi ngân hàng Nếu thanh toán bằng phương thức bù trừ thì kế toán ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 131-phải thu của khách hàng + Trường hợp mua vật liệu bằng tiền tạm ứng Tại xí nghiệp TK 141 chỉ dùng để theo dõi các khoản tạm ứng nội bộ như công tác phí..., còn việc thu mua vật liệu bằng tiền tạm ứng không theo dõi trên sổ TK 141. Khi cán bộ cung tiêu tạm ứng mua vật liệu thì khoản tạm ứng này được theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán (biểu số 10) Trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ngoài số trang mở cho người bán còn có trang sổ mở cho từng cán bộ cung tiêu thường tạm ứng mua vật tư. Như vậy thì cán bộ cung tiêu đóng vai trò như người bán hàng cho xí nghiệp, việc theo dõi chi tiết cũng giống như việc theo dõi với người bán. Khi người đi mua vật liệu viết đơn xin tạm ứng sẽ ghi rõ là mua vật tư gì, số lượng và số tiền là bao nhiêu rồi đưa lên phòng kế hoạch cung ứng. Phòng kế hoạch cung ứng xem xét và duyệt để chuyển sang phòng Tài chính kế toán, Kế toán trưởng ký rồi viết phiếu chi và kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán trang sổ ghi tên cán bộ cung tiêu đó. Khoản tạm ứng này được ghi theo định khoản: Nợ TK 331-phải trả cho người bán Có TK 111-tiền mặt Việc phản ánh này giống như trường hợp ứng trước tiền hàng cho người bán. Xét về một mặt nào đó, nó gộp những nghiệp vụ liên quan đến mua hàng và thanh toán theo dõi ở một sổ chi tiết. Nhưng thực chất đây không phải là trả tiền trước cho người bán mà lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán như một khoản trả trước tiền hàng. Điều này không phản ánh đúng ý nghĩa kinh tế của nghiệp vụ phát sinh. Khi người tạm ứng mua vật liệu về nhập kho kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán theo định khoản: Nợ TK 152-nguyên vật liệu Nợ TK 133-thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331-phải trả cho người bán Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết TK 331 theo từng người bán hoặc từng nhân viên tiếp liệu, lấy số liệu dòng cộng để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 (ghi Có TK 331). Mỗi đối tượng được theo dõi 1dòng trên NK. NKCT số 5 được sử dụng để theo dõi tổng hợp tình hình thanh toán với người bán của xí nghiệp. - Kết cấu: biểu số 13. - Cơ sở số liệu: căn cứ vào NKCT số 5 tháng trước và sổ chi tiết thanh toán với người bán của xí nghiệp. - Phương pháp ghi: . Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu từ cột số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước Số dư Nợ: phản ánh số tiền xí nghiệp đã trả trước cho người bán nhưng hàng chưa về nhập kho trong tháng Số dư Có: phản ánh số tiền xí nghiệp còn nợ người bán . Số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi nợ các TK... : lấy số liệu cộng của từng vât liệu mua của từng người bán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán ghi vào các TK tương ứng Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK... :lấy số liệu cộng ở các TK tuỳ theo hình thức thanh toán trên sổ chi tiết thanh toán với người bán để ghi số tiền vào tài khoản tương ứng với hình thức thanh toán đó. . Số dư cuối tháng: căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng để tính số dư cuối tháng + Chi phí vận chuyển khi mua vật liệu ở xí nghiệp mặc dù mua vật liệu trả tiền ngay nhưng vẫn hạch toán như truờng hợp trả chậm, tức là các nghiệp vụ thanh toán mua hàng đều theo dõi trên TK331. Chỉ riêng thanh toán chi phí mua hàng là được phản ánh trực tiếp trên NKCT số 1 theo định khoản: Nợ TK 152-Nguyên vật liệu Có TK 111-Tiền mặt Số liệu phản ánh chi phí thu mua vật liệu được thể hiện trên NKCT số 1 (ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) NKCT số 1 được mở từng tháng căn cứ vào các chứng từ thanh toán và báo cáo quỹ hàng ngày phản ánh các khoản chi tiền mặt vào các đối tượng liên quan theo từng tháng: như chi cho thanh toán nợ với người cung cấp, khoản chi cho công vận chuyển vật tư về đến xí nghiệp... Cuối tháng đối chiếu số liệu đó với phần ghi Nợ TK 152, Có TK 111 trên sổ chi tiết TK 152 của kế toán vật liệu. Đồng thời đối chiếu phần ghi Nợ TK 331, Có TK 111 với phần ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 331 trên NKCT số 5. Biểu số 10: Trích nhật ký chứng từ số 1 Ghi Có TK 111- Tiền mặt Tháng 2 năm 2004 Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các TK... Cộng Có 111 1521 1522 1421 1527 331 ... 8/2 60070500 11/2 3878000 66636798 12/2 100000 925300 106926841 16/2 941160 27347262 18828800 20/2 25265439 30/2 60000 ... Cộng 160000 941160 31225262 925300 934647772 * trường hợp nhập vật liệu từ ngoài tự chế và thuê gia công + Đối với vật liệu thuê ngoài gia công Khi có vật liệu thuê ngoài chế biến nhập kho, căn cứ vào hoá đơn của đơn vị nhận gia công gửi đến, kế toán tiền lương (đồng thời là kế toán theo dõi gia công) tính được giá vốn thực tế của hàng nhập. Giá này bao gồm giá thực tế của vật liệu khi xuất kho đưa gia công cộng với chi phí chế biến và chi phí vận chuyển. Kế toán gia công sử dụng TK 1545 để tập hợp, phản ánh tình hình tăng, giảm hàng mang thuê gia công của xí nghiệp Bên Nợ: phản ánh nguyên vật liệu xuất kho đem thuê gia công và chi phí phải trả cho bên gia công B ên Có: phản ánh số nguyên vật liệu hoàn thành về nhập kho Số dư Nợ: giá trị nguyên vật liệu gia công chưa hoàn thành còn tồn ở bên gia công Khi nhận được hoá đơn, kế toán thanh toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người bán, trang số hàng gia công theo định khoản: Nợ TK 1545 Nợ TK 133 Có TK 331 Quá trình thanh toán cũng giống như mua vật liệu từ bên ngoài. Cuối tháng kế toán gia công tập hợp trên sổ theo dõi gia công để lên Sổ số dư TK1545(dạng chữ T) Sổ số dư TK 1545 Tháng 2 năm 2004 DĐK: 10325317 PS: PS: TK 1522: 10251292 TK 1522: x TK 331: 1404920 TK 1527: 11427939 DCK : 10553590 Sau đó kế toán vật liệu lấy số liệu từ sổ số dư TK 1545 phần phát sinh Có để ghi vào bên Nợ TK 152( chi tiết) của các sổ số dư 152 (chi tiết tương ứng) + Đối với vật liệu tự chế Căn cứ vào báo cáo tình hình sản xuất của bộ phận sản xuất gửi lên và giá thực tế vật liệu xuất kho tự chế, kế toán tiền lương tính ra giá thực tế của số vật liệu này nhập kho. Căn cứ vào giá thực tế, kế toán ghi vào sổ nhập vật liệu Việc tập hợp, phản ánh tình hình tăng giảm vật liệu tự chế sử dụng TK1546 2.4.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2, vật liệu xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm, quản lý và phục vụ quá trình sản xuất sản phẩm đó. Ngoài ra vật liệu còn được xuất kho cho các nhu cầu khác của xí nghiệp như xuất kho cho việc bao bì, đóng gói sản phẩm, xuất bán. Quản lý vật tư không phải chỉ quản lý tình hình thu mua, bảo quản và dự trữ vật liệu mà còn phải quản lý cả việc xuất dùng vật tư. Đây là khâu quản lý cuối cùng rất quan trọng trước khi vật liệu đi vào sản xuất. Chi phí về vật liệu là một trong những chi phí tạo nên giá thành sản phẩm. Vì vậy nhiệm vụ quan trọng của kế toán tổng hợp xuất vật liệu không những chỉ là tính trị giá vốn của vật liệu xuất kho mà còn phải xác định đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất để có thể tiến hành tập hợp chi phí theo từng đối tượng Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu ở xí nghiệp phát sinh một cách thường xuyên, với khối lượng lớn. Vì vậy, việc phản ánh kịp thời, tính toán và phân bổ chính xác, đúng đối tượng trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất dùng, làm cơ sở cho việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là công việc hết sức quan trọng. Hàng tháng kế toán tổng hợp vật liệu thu thập các chứng từ xuất vật liệu, sau đó phân loại và tập hợp theo từng thứ vật liệu để lên “Bảng kê xuất vật tư chi tiết”. Bảng này để ghi cho từng thứ vật liệu xuất cho các đối tượng sử dụng”. Sau đó từ “Bảng kê xuất vật tư chi tiết”, kế toán lập “Bảng kê xuất vật tư” Bảng này để ghi cho từng loại vật liệu (nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ...), mỗi loại một bảng, Trong mỗi bảng từng thứ vật liệu được ghi một dòng và ghi rõ thứ vật liệu đó xuất cho các đối tượng sử dụng nào tương ứng với các tài khoản 621, 627, 642, 632, 138, 142, 154, 623... ở “Bảng kê xuất vật tư”, của nguyên vật liệu chính có trường hợp riêng là đối với nguyên vật liệu chính xuất trực tiếp cho 3 phân xưởng sản xuất chính: PX Tiêm, PX Viên, PX Hoá thì để tính số thực xuất sử dụng còn căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và cuối tháng ở các phân xưởng để tính. Do yêu cầu sản xuất liên tục, vật sản xuất cuối tháng còn lại không đem nhập kho xí nghiệp mà để lại ở các phân xưởng để tiếp tục sản xuất. Do vật liệu chính có giá trị lớn mà xí nghiệp lại tính giá trị sản phẩm dở theo nguyên vật liệu chính trực tiếp, nên để tính giá thành chính xác, kế toán phải tính đúng số vật liệu chính thực sử dụng vào sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở các phân xưởng gửi lên, kế toán tập hợp chi phí sản xuất lập “Bảng tồn kho nguyên vật liệu” ở các phân xưởng thành 2 bản: - Một bản ghi đen: Số vật liệu xuất cho sản xuất chính còn thừa cuối tháng trước không nhập kho mà để lại dùng cho tháng này ( biểu 12) - Một bản ghi đỏ: Số vật liệu xuất dùng cho sản xuất chính còn thừa cuối tháng này không nhập kho mà để lại dùng cho tháng sau (biểu 13) Biểu số 11: Bảng tồn kho nguyên vật liệu ở các phân xưởng Tháng 1 năm 2004 Phân xưởng Tiêm Phân xưởng Viên Phân xưởng Hoá 5917706 800243775 219788301 Biểu số 12: Tháng 2 năm 2004 Phân xưởng Tiêm Phân xưởng Viên Phân xưởng Hoá 55815800 386203399 201903072 Căn cứ vào số tồn kho của các phân xưởng và số vật liệu xuất trong tháng ở dòng cộng bảng kê xuất vật tư, kế toán tính ra lượng vật liệu dùng thực tế vào sản xuất trong tháng như sau: Giá vốn thực tế VL = Giá vốn thực tếVL + Giá vốn thực tế VL _ Giá vốn thực tế VL xuất dùng trong tháng tồn ở PX đầu tháng xuất cho PX trong tháng tồn ở PX cuối tháng Theo biểu số 12, 13: lượng tồn kho đầu tháng 2 PX Tiêm là:5917706đ và tồn kho cuối tháng 2 là 55815800đ. Trên bảng kê xuất vật tư: nguyên vật liệu chính xuất cho PX Tiêm trong tháng là:187776471đ. Do đó trị giá vốn thực tế vật liệu xuất dùng cho PX Tiêm là: 187776471 + 5917706 – 55815800 = 137878377 Tương tự tính vật liệu sử dụng cho phân xưởng Viên và phân xưởng Hoá Kết cấu của “Bảng kê xuất vật tư” được thể hiện qua biểu số 16 Số liệu ở dòng cộng của “Bảng kê xuất vật tư” trong tháng cho các đối tượng sử dụng là căn cứ để ghi vào sổ số dư bên Có các TK nguyên vật liệu, cũng như bảng kê số 4 và bảng kê số 5 Sau khi lập bảng kê xuất vật tư, lấy số liệu để vào sổ số dư bên Có TK 152 ( Biểu số 14) Sổ số dư (chữ T) thực chất là sổ TK 152 chi tiết cho từng loại vật liệu, phản ánh tổng hợp giá trị vật liệu nhập và phân bổ vật liệu xuất cho các đối tượng. + Phần nhập phản ánh ở bên Nợ Ghi TK 331-giá trị vật liệu mua ngoài trong tháng Ghi TK 111- các khoản chi tiền mặt trực tiếp cho thu mua vật liệu Ghi TK 1545- giá trị vật liệu nhập từ thuê ngoài gia công Ghi TK 1388- giá trị vật liệu cho vay nay thu về + Phần xuất phản ánh bên Có: xuất cho các đối tượng sử dụng: Ghi TK 621, 627... Biểu số 13a Sổ số dư TK 1521 Tháng 2 năm 2004 TK 331: 3070238919 TK 6211: 137878377 TK 111: 160000 TK 6212: 2628664896 TK 1388: 5200000 TK 6213: 40445587 (XN DPTƯ I nhập trả Era- Gel) TK 6271: 1722083 TK 6272: 548178 TK 642: 2564973 TK 1388: 20960000 TK 632: 1549515 TK 1548: 291255 TK 1544: 1604840 3075598919 2836229988 Biểu số 13b Sổ số dư TK 1522 Tháng 2 năm 2004 TK 331: 56904881 TK 6211: 6528256 TK 111: 941160 TK 6212: 81446202 TK 6213: 3455173 TK 6271: 1292070 TK 6272: 3832116 TK 6273: 451875 TK 641: 64778 TK 642: 2469470 TK 1421: 3936807 TK 1544: 10251292 57846014 113788357 Số liệu bên có của sổ chữ T này là căn cứ để lên các bảng kê 4, 5, 6 phần chi vật liệu (Biểu số 18, 19) Đồng thời số liệu trên các bảng kê 4, 5, 6 là cơ sở để lập NKCT số 7. Cuối cùng, từ NKCT số 5, NKCT số 7 và các NKCT có liên quan khác, kế toán vào sổ cái TK 152 Biểu số 14 Sổ cái TK 1521 Số Dư đầu năm Nợ Có 801636500 Số TT Ghi Có cácTK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tháng12 Cộng TK 331 2256704500 3070238919 TK 111 130000 160000 TK 1388 5200000 1 Cộng số PS Nợ 2256834500 3075598919 2 Cộng số PS Có 2849437218 2836229988 3 Số dư Nợ... Cuối tháng Có... 209403782 448772713 Biểu số 15 Sổ cái TK 1522 Số dư đầu năm Nợ Có 23782559 Số TT Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ... TTháng 12 TK 331 109240273 56904881 TK 111 2562550 941160 1 Cộng số PS Nợ 111802823 57846041 2 Tổng số PS Có 75236250 113788357 3 Số dư Nợ... Cuối tháng Có... 60349132 4406816 2.5. Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả quản lý vật liệu ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nói chung các nghiệp vụ về vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Quản lý tốt các nghiệp vụ về vật liệu cho phép các doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn lưu động ít ỏi của mình, tiết kiệm được các khoản chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng, duy trì và đảm bảo cho quá trình sản xuất và kinh doanh diễn ra liên tục, tránh được thiệt hại vì ngừng sản xuất do thiếu vật liệu cung ứng. Ngoài ra quản lý tốt các nghiệp vụ về vật liệu còn giúp cho doanh nghiệp giảm được những hao phí, mất mát từ khâu vận chuyển, lưu kho đến khâu xuất vật liệu cho sử dụng. Điều này góp phần không nhỏ trong việc tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2, vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí phát sinh. Ngoài ra, các nghiệp vụ về vật liệu lại diễn ra khá thường xuyên, đa dạng về chủng loại nên đòi hỏi phải được quản lý nghiêm ngặt. để đánh giá hiệu quả các nghiệp vụ vật tư tại xí nghiệp ta tiến hành phân tích trên một số mặt sau: 2.5.1 Phân tích tình hình cung cấp vật liệu Do chủng loại vật liệu ở xí nghiệp rất đa dạng có tới hàng nghìn thứ vật liệu nên để thuận tiện cho việc phân tích, ta chỉ lấy số liệu của một vài loại cụ thể thông qua bảng sau: Biểu số 17 Tình hình cung cấp vật liệu ở xí nghiệp Tên vật liệu Đơn giá Kế hoạch cung cấp Số thực cung cấp Vaselin 12500 500 6250000 555 6937500 Tinh bột sắn 4200 3000 12600000 3200 13440000 Sử dụng chỉ tiêu tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp từng loại vật liệu ta thấy: Với Vaselin: 555 x 12500 6937500 TVt = = = 1,11 500 x 12500 6250000 Với Tinh bột sắn: 3200 x 4200 13440000 TVt = = = 1,07 3000 x 4200 12600000 Ta thấy, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp từng loại vật liệu đều lớn hơn 1 chứng tỏ doanh nghiệp đã hoàn thành kế hoạch cung cấp 2 loại vật liệu trên 2.5.2 Phân tích tình hình sử dụng vật liệu Quá trình sử dụng vật liệu là một trong những nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí sản xuất phát sinh và giá thành sản phẩm. Quản lý tốt quá trình sử dụng vật liệu sẽ góp phần vào việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể đánh giá quá trình sử dụng vật liệu tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 qua biểu sau: Biểu số 18 Tình hình sử dụng vật liệu ở xí nghiệp Tháng 2 năm 2004 Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ % Chi phí về vật liệu Tổng sản lượng 3219825763 7953568295 3138964582 7923645815 Tỷ lệ % hoàn Tổng mức VL sử dụng TT thành kế hoạch = x 100% sử dụng vật liệu Tổng mức VL sử dụng KH x GTTSLTT GTTSLKH Tỷ lệ % hoàn 3138964582 thành kế hoạch = x 100% sử dụng vật liệu 3219825763 x 7923645815 7953568295 = 97,8% Số tuyệt đối = Tổng mức NVL - Tổng mức NVL x GTTSLTT sử dụng TT sử dụng KH GTTSLKH = 3138964582 - 3219825763 x 7923645815 = - 68.747.728 7953568295 Như vậy xí nghiệp đã không hoàn thành kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu. Trong thời gian tới xí nghiệp cần cố gắng tìm ra nguyên nhân và giải pháp khắc phục tình trạng này để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Chương 2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm trung ương II 1. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm trung ương II. Như đã nói ở trên, Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 là một trong những đơn vị sản xuất thuốc chủ lực của ngành y tế Việt nam, sản xuất ra khối lượng thuốc lớn phục vụ chăm lo cho sức khoẻ của toàn dân. Hiện nay xí nghiệp vẫn đang không ngừng phát triển, đứng vững trong cạnh tranh mặc dù gặp phải không ít những khó khăn thách thức (vừa phải đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, vừa đảm bảo được mức lợi nhuận hợp lý trong khi phải cạnh tranh với vô số sản phẩm của các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Sau gần 3 tháng thực tập tại xí nghiệp, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán, với sự hướng dẫn của các cán bộ trong phòng Tài chính - kế toán tôi nhận thấy, công tác kế toán của xí nghiệp có những ưu khuyết điểm nổi bật sau đây: + Việc tổ chức hệ thống sổ sách, tài khoản kế toán và sử dụng các chứng từ luân chuyển hợp lý, khoa học giữa các bộ phận có liên quan trên cơ sở đảm bảo đúng chế độ và biểu mẫu do Nhà nước ban hành. đặc biệt là việc vận dụng một số sổ sách trung gian theo yêu cầu quản lý của xí nghiệp, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện nay, đảm bảo quản lý chặt chẽ việc thu mau, bảo quản và sử dụng nguyên vật liệu. + Việc vận dụng hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” là hình thức có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý và tổ chức công tác kế toán nói chung. + Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu tương đối ổn định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán, giúp cho quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. + Về tổ chức công tác kế toán vật liệu: nhìn chung kế toán vật liệu ở xí nghiệp được tổ chức khá chặt chẽ, khoa học từ việc xây dựng kế hoạch thu mua vật tư đến các kho tàng để bảo quản, giữ gìn vật tư cùng với một hệ thống tài khoản, sổ sách được sắp xếp theo một trình từ khoa học, sử dụng một cách linh hoạt để hạch toán, theo dõi sự biến động của vật tư. Để ngày càng phát huy được thế mạnh, không ngừng phát triển, xí nghiệp đã và đang tìm tòi sáng tạo để hoàn thiện công tác quản lý hạch toán. Tuy nhiên, trong việc sử dụng các công cụ quản lý kinh tế nói chung cũng như trong công tác kế toán vật liệu nói riêng còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi phải được cải tiến và hoàn thiện phù hợp với yêu cầu quản ký kinh tế: + Về phân loại vật liệu Về lập sổ danh điểm vật liệu: xí nghiệp chưa xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất áp dụng trong toàn xí nghiệp, trong khi chủng loại và khối lượng vật liệu lớn do đó không thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý vật liệu. + Về hạch toán chi tiết: kế toán vật liệu áp dụng phương pháp thể song song tuy đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu nhưng còn trùng lắp về chỉ tiêu số liệu giữa kế toán và thủ kho mà chưa nắm được số vật liệu tồn đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán không lập bảng kê tổng hợp N-X-T để tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết mà kế toán chỉ lên sổ tổng hợp nhập. Cách ghi trên sổ tổng hợp nhập là trùng lắp với sổ chi tiết vật tư (cả về số lượng và giá trị), nó chỉ có tác dụng đối chiếu với số liệu của kế toán thanh toán mà không đối chiếu số liệu được với kế toán tổng hợp. Như vậy có thể thấy việc sử dụng sổ này là không hiệu quả mà tốn công sức, trong đó rất khó để biết được số liệu tồn kho, không phản ánh được kịp thời thông tin về hàng tồn kho... làm ảnh hưởng đến việc phân tích vòng luân chuyển của vốn lưu động, từ đó ảnh hưởng đến phân tích hoạt động kinh tế. Vấn đề này sẽ được khắc phục nếu kế toán lập bảng kê tổng hợp N-X-T. + Về kế toán tổng hợp Kế toán nhập vật liệu: Việc sử dụng sổ chi tiết TK 331 – Phải trả cho người bán: Việc sử dụng sổ kế toán chi tiết là để phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp, các quy định về loại sổ này chỉ mang tính hướng dẫn. Tuỳ theo yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn và mở các mẫu sổ chi tiết phù hợp. ở xí nghiệp thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức NKCT nếu các số liệu trên sổ chi tiết thanh toán với người bán là căn cứ để ghi NKCT số 5. Mẫu biểu như xí nghiệp đang dùng là chưa phù hợp, chưa ghi riêng từng tài khoản, nên việc tổng hợp số liệu cuối tháng theo từng tài khoản (1521, 1522..., 111, 112.. ) sẽ rất phức tạp và dễ sai sót. Về khoản tạm ứng khi mua vật liệu ở xí nghiệp không dùng tài khoản tạm ứng để phản ánh, theo dõi các khoản tạm ứng thu mua vật liệu mà các khoản tạm ứng này lại được ghi trên trang sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng cán bộ cung tiêu theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 111. Như vậy ở đây mỗi cán bộ cung tiêu có vai trò như một người bán hàng và khoản tạm ứng giống như nghiệp vụ ứng trước tiền hàng cho người bán. Điều này chưa đúng với tính chất của khoản tạm ứng, không phản ánh được riêng vai trò của việc mua hàng bằng tạm ứng. - Kế toán xuất vật liệu Khi xuất vật liệu, kế toán xí nghiệp không lập bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ nguyên vật liệu mà lài dùng sổ số dư dạng chữ T để phản ánh tổng hợp từng loại vật liệu (vật liệu chính, vật liệu phụ...) cho các đối tượng sử dụng. Việc sử dụng sổ số dư chữ T là chưa đúng theo quy định của hệ thống sổ kế toán của chế độ kế toán hiện hành. Mặt khác sử dụng sổ số dư chữ T chỉ phản ánh về từng loại vật liệu xuát cho các đối tượng sử dụng, không thuận tiện cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. + Một số vấn đề khác: -Về tổ chức bộ máy kế toán: ở phòng, các nhân viên kế toán vẫn phải kiêm nhiệm công việc của nhau, ví dụ như về việc quản lý vật liệu tự chế và thuê ngoài gia công chế biến: kế toán vật liệu chính quản lý trị giá vốn của vật liệu xuất kho, còn chi phí tự chế và gia công lại do kế toán tiền lương phụ trách. Sau đó kế toán vật liệu căn cứ vào trị giá của vật liệu do kế toán tiền lương tập hợp được để ghi vật liệu nhập kho. Do đó dẫn đến phân tán trong việc quản lý và hạch toán vật tư . Tuy nhiên, do công việc của một số bộ phận kế toán tương đối nhiều hơn các bộ phận khác nên tạm thời vẫn phải sắp xếp như vậy. - Về việc sử dụng tài khoản: Khi xuất vật liệu cho phân xưởng sản xuất phụ, kế toán ghi : Nợ TK 1544 Có TK 152 Như vậy là chưa đúng theo quy định, tuy không ảnh hưởng đến chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng khó khăn cho việc xác định các yếu tố chi phí theo 3 khoản mục. Khi xuất vật liệu cho quản lý phân xưởng, kế toán ghi: Nợ TK 6271- Chi phí quản lý phân xưởng Tiêm. Nợ TK 6272- Chi phí quản lý phân xưởng Viên. Nợ TK 6273- Chi phí quản lý phân xưởng Hoá. Có TK 152.-nguyên vật liệu Theo chế độ hiện hành thì chi phí vật liệu dùng cho quản lý phân xưởng ghi vào TK 6272, sau đó chi tiết theo yêu cầu quản lý bằng các TK cấp 2. Việc ghi như ở xí nghiệp dễ bị hiểu lầm làm sai lạc thông tin kế toán 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp dược phảm trung ương II. Qua thực trạng công tác kế toán vật liệu trung ương 2 chứng tỏ xí nghiệp đã có nhiều cố gắng phát huy những kiến thức áp dụng vào công tác thực tế. Để làm cho công tác hạch toán ngày càng hoàn thiện hơn, đáp ứng nhu cầu quản lý kiểm tra và sử dụng vật liệu tôi xin đề xuất một vài ý kiến và biện pháp để xí nghiệp và phòng kế toán xem xét: 2.1. ý kiến thứ 1: Để đảm bảo cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, việc đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót, xí nghiệp nên mở sổ danh điểm vật liệu quy định lại tên gọi, quy cách vật liệu bằng hệ thống các chữ số thuận tiện cho việc quản lý vật liệu, việc ghi sổ thuận lợi và chính xác .Từ đó giảm bớt khối lượng công táckế toán và rất thuận tiện khi sử dụng phần mềm kế toán cho việc vận hành công tác kế toán vật liệu trên máy vi tính. Biểu số 19: Mẫu sổ danh điểm Ký hiệu danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu, quy cách vật liệu Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 1521 Nguyên vật liệu chính 1521.01 Thuốc độc A 1521.01.01 Atropin Sulfat .... 1521.02 Thuốc độc B 1521.02.01 Aminazin 1521.02.02 Axit clohydric .... .... Việc mở sổ danh điểm vật liệu phải có sự kết hợp nghiên cứu của phòng kế toán, phòng kế hoạch cung ứng và phòng thị trường, sau đó trình lên cơ quan chủ quản biết để thống nhất quản lý và sử dụng trong toàn xí nghiệp. 2.2. ý kiến thứ 2: Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu. Hiện nay kế toán chi tiết vật liệu ở xí nghiệp đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song thực ra là chưa phù hợp với một xí nghiệp có nhiều chủng loại vật tư và các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên như ở xí nghiệp. Do đó, kế toán nên xem xét nghiên cứu để cải tiến phương pháp ghi cho bớt sự trùng lắpkhông cần thiết hoặc áp dụng phương pháp khác để giảm bớt khối lượng công việc ghi chép. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là cuối tháng kế toán vật liệu mới chỉ lên sổ tổng hợp Nhập- Xuất (đã trình bày ở phần thực tế) mà không lập bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất- Tồn. Sổ tổng hợp chỉ có tác dụng đối chiếu với kế toán thanh toán (phần thu mua vật liệu) mà không phản ánh tình hình tồn kho nên việc nhận biết tình hình vật tư gặp khó khăn. Như vậy để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý nên thay sổ tổng hợp nhập- xuất bằng bảng kê tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp và cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng có liên quan. Khi đó có thể khái quát trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song như sau: (1) Thẻ kho (1) (1) Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho (2) Sổ chi tiết (2) vật tư Bảng tổng hợp N-X-T Bảng tổng hợp N-X-T : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu Việc ghi chép của thủ kho và kế toán vật liệu vẫn tiến hành như bình thường nhưng cuối tháng thay vì lên sổ tổng hợp nhập thì căn cứ vào sổ chi tiết, kế toán lấy số liệu ở dòng cộng Nhập- Xuất- Tồn để vào bảng kê Nhập-Xuất-Tồn theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn được lập như sau: + Cơ sở số liệu: Căn cứ từ các sổ chi tiết vật tư ghi theo từng nhóm thứ vật tư. + Kết cấu: Biểu số 26 + Phương pháp ghi: - Cột danh điểm: Ghi theo thứ tự danh điểm vật liệu đã thống nhất. - Cột tên vật liệu: Ghi tên từng vật liệu - Cột tồn đầu tháng: Căn cứ vào số tồn cuối tháng của bảng kê tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn của tháng trước để ghi. Nếu bắt đầu lập thì lấy số liệu ở sổ chi tiết vật tư số tồn cuối tháng trước. - Cột nhập trong tháng: Căn cứ vào dòng cộng cột nhập của từng thứ vật tư trên sổ chi tiết vật tư. - Cột xuất trong tháng: Căn cứ vào dòng cộng cột xuất của từng thứ vật tư trên sổ chi tiết vật tư để ghi. - Cột tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất trong tháng. Từ sổ chi tiết vật tư của Cloroxit ta vào bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn như sau: 2.3. ý kiến thứ 3: Hoàn thiện vệc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán Vật tư nhập kho của xí nghiệp chủ yêú từ nguồn thu mua bên ngoài. Để ghi chép các nghiệpvụ phát sinh trong quan hệ mua bán với từng người bán hoặc qua cán bộ cung tiêu kế toán, xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Để đảm bảo cho việc cung cấp vật tư được liên tục làm cho sản xuất không bị gián đoạn là công việc quan trọng hàng đầu. Trong đó việc theo dõi tình hình thanh toán cùng với các phương thức thanh toán, từ đó có những biện pháp thích hợp là một việc làm tích cực để thúc đẩy các mối quan hệ mua bán. Sổ chi tiết thanh toán với người bán mở để theo dõi các khoản phải trả cho người bán từ khi phát sinh quan hệ mua bán đến khi thanh toán xong tiền hàng. Số liệu trên sổ này là cơ sở để ghi NKCT số 5. Việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán ở xí nghiệp hiện nay là chưa khoa hcj, không thuận tiện cho việc lấy số liệu để đưa vào NKCT số 5, không phản ánh riêng được từng thứ, loại vật liệu mua về cũng như tình hình thanh toán đối với thứ, loại vật liệu đó. Do đó để thuận tiện cho nhu cầu theo dõi một cách thuận lợi, có hệ thống, xí nghiệp nên mở sổ chi tiết thanh toán với người bán theo mẫu sau: + Kết cấu:theo biểu số 27 + Cơ sở số liệu:sổ chi tiết thanh toán với người bán tháng trước, hoá đơn, phiếu nhập khi mua hàng và các chứng từ thanh toán + Phương pháp ghi: - Cột số dư đầu tháng: lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng của sổ chi tiết TK 331 tháng trước để ghi. Số dư Nợ: Phản ánh số tiền xí nghiệp ứng trước cho người bán của tháng trước nhưng trong tháng hàng chưa về nhập kho. Lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng- phần dư Nợ của sổ chi tiết TK 331 tháng trước để ghi. Số dư Có: Phản ánh số tiền xí nghiệp còn nợ người bán của tháng trước. Lấy số liệu ở cột số dư cuối tháng – phần dư Có của sổ chi tiết TK 331 tháng trước để ghi. -Cột số phát sinh: Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ các TK... Căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho ghi theo định khoản: Nếu mua có hoá đơn GTGT ghi: Nợ TK 152 (chi tiết)- giá chưa có thuế Nợ TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 331-Tổng giá thanh toán. Nếu mua có hoá đơn bán hàng ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Có TK 331-Tổng giá thanh toán. Phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK... Khi thanh toán cho người bán, tuỳ theo phương thức thanh toán ghi vào các TK tương ứng. - Số dư cuối tháng: Số dư Nợ: phản ánh số tiền xí nghiệp ứng trước cho người bán nhưng đến cuối tháng chưa lấy hàng. Số dư Có : phản ánh số tiền cuối tháng xí nghiệp còn nợ người bán. Từ số liệu dòng cộng của sổ chi tiết thanh toán với người bán được lập lại theo biểu trên, khi đưa vào NKCT số 5 sẽ dễ dàng, số liệu theo từng tài khoản không bị sai sót, nhầm lẫn 2.4. ý kiến thứ 4: Về tổ chức kế toán khoản tạm ứng để mua vật liệu Như đã nói khi tạm ứng cho cán bộ cung tiêu để mua vật liệu, kế toán không mở sổ theo dõi tạm ứng mà lại theo dõi trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như thế tạm ứng và thanh toán tạm ứng không được theo dõi về thời hạn thanh toán, hạch toán không đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc hạch toán như vậy dẫn đến kéo dài thời gian thanh toán tạm ứng có thể gây ra tình trạng chiếm dụng vốn và thất thoát vốn của xí nghiệp. Để khắc phục điều này, kế toán có thể làm như sau: + Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh tức là khi người đi mua nguyên vật liệu viết đơn xin tạm ứng. Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đơn xin tạm ứng kế toán thanh toán viết phiếu chi, khi đó kế toán ghi sổ theo dõi thanh toán tạm ứng theo định khoản: Nợ TK 141 Có TK 111 Chứ không phải như thực tế: Nợ TK 331 Có TK 111 Khi vật tư về nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập ghi: Nợ TK 152 (chi tiết) Nợ TK 133 Có TK 141 + Nếu số tiền tạm ứng thừa, người tạm ứng sẽ nộp lại cho kế toán và kế toán ghi vào sổ theo dõi thanh toán tạm ứng: Nộp bằng tiền: Nợ TK 111 Có TK 141 Trừ vào lương của đối tượng đó ghi: Nợ TK 234 (chi tiết) Có TK 141 + Nếu số tiền mua nguyên vật liệu lớn hơn số tạm ứng kế toán lập phiếu thanh toán cho người tạm ứng: Nợ TK 141 Có TK 111 Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán tạm ứng TK 141. Sổ này được mở cho cả năm, mỗi đối tượng tạm ứng thường xuyên được theo dõi trên một vài trang (Vì thực tế ở xí nghiệp, chỉ có vài cán bộ cung tiêu thường tạm ứng để mua vật liệu). + Kết cấu: Biểu số 28 + Cơ sở số liệu: Căn cứ vào phiếu tạm ứng, phiếu chi, séc, hoá đơn, phiếu nhập. + Phương pháp ghi: - Cột chứng từ: Ghi số liệu, ngày tháng của phiếu chi, số séc... - Cột diễn giải: Ghi nội dung chi tạm ứng thời hạn thanh toán tạm ứng. - Cột số dư: Số dư Nợ TK 141: Phản ánh số chi chưa hết của các lần tạm ứng - Cột tổng số: Lấy tổng số dư nợ đầu tháng + Số PS Nợ – Số PS Có. - Cột quá hạn: Phản ánh các khoản thừa tạm ứng đã quá hạn mà người được tạm ứng chưa thanh toán cho xí nghiệp, được tính bằng tổng các khoản chênh lệch giữa PS Nợ và PS Có TK 141 - Cột ghi Nợ TK 141: Phản ánh các khoản tạm ứng cho người đi mua vật liệu. - Cột ghi Có TK 141: Phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá mua về. Số liệu tổng cộng mỗi tháng trên sổ này dùng để ghi vào NKCT số 10 (Ghi Có TK 141). Mỗi người tạm ứng ghi một dòng (Biểu số 29) Thực hiện theo dõi mua vật tư bằng tiền tạm ứng là cần thiết, bởi khoản vật tư mua bằng nguồn này là tương đối lớn. Như vậy xí nghiệp phải theo dõi chặt chẽ để đảm bảo không bị thất thoát, lãng phí nguồn vốn của xí nghiệp để nhằm mục đích đẩy mạnh vòng chu chuyển vốn lưu động nhằm tăng lợi nhuận cho xí nghiệp. 2.5. ý kiến thứ 5: Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu Như đã nói ở trên, kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở xí nghiệp không lập bảng phân bổ số 2 – Bảng phân bổ nguyên vật liệu để phân bổ giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng hàng tháng. Thay vào đó, kế toán lại sử dụng sổ số dư (dạng chữ T) cho từng tài khoản (1521, 1522, 1523...) để phản ánh giá trị từng loại vật liệu xuất cho các đối tượng sử dụng. Mỗi loại vật liệu sử dụng một sổ như vậy sẽ gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng sủ dụng vì phải sử dụng một khối lượng sổ nhiều. Để giảm bớt khối lượng sổ sách vừa theo đúng quy định hiện hành vừa phản ánh được một cách tổng quát toàn bộ nguyên vật liệu sử dụng cho các đối tượng lại thuận tiện cho việc tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xí nghiệp nên sử dụng Bảng phân bổ số 2 thay cho việc sử dụng sổ chữ T này. + Kết cấu: Biểu số 30 + Cơ sở lập: Căn cứ vào dòng cộng trên bảng kê xuất vật tư trong tháng bởi vì bảng kê xuất vật tư trong tháng đã ghi chép một cách chi tiết từng thứ vật liệu sử dụng cho các đối tượng về số lượng, giá trị. Số liệu tổng hợp trên bảng kê xuất vật tư (theo từng loại vật liệu) chính là trị giá vật liệu xuất trong kỳ cho từng đối tượng sử dụng. -Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng. -Các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng. 2.6. Một số ý kiến khác - Về việc hoàn thiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán Hiện nay, ở xí nghiệp Dược phẩm trung ương 2 việc ứng dụng máy tính vào công tác kế toán chưa phát huy hết được vai trò của nó. Chỉ một vài phần hành được ứng dụng còn lại đều làm bằng tay nên không đem lại năng suất và hiệu quả làm việc. Do chưa sử dụng các phần mềm kế toán để phục vụ công tác hạch toán cho nên không làm giảm được khối lượng ghi chép của kế toán, trong đó có kế toán vật liệu, đồng thời thông tin không được cung cấp kịp thời để phục vụ công tác quản lý. Xuất phát từ lý do trên, trong thời gian tới xí nghiệp cần ứng dụng tin học nhiều hơn vào công tác kế toán bằng cách lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp để cài đặt chương trình. Bên cạnh đó xí nghiệp cũng cần quan tâm đến việc bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng sử dụng máy vi tính cho cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo tất cả đều có khả năng sử dụng thành thạo phần mềm kế toán mà xí nghiệp ứng dụng - Về việc sử dụng tài khoản tập hợp chi phí vật liệu + Hiện nay ở xí nghiệp, khi xuất vật liệu cho phân xưởng sản xuất phụ, kế toán ghi: Nợ TK 1544 Có TK 152 Việc ghi như vậy là chưa đúng quy định mà lại khó khăn cho việc xác định yếu tố chi phí theo 3 khoản mục. Vì vậy xí nghiệp nên ghi: Nợ TK 6214 (chi phí NVL trực tiếp-PX sản xuất phụ) Có TK 152 + Khi xuất vật liệu cho quản lý phân xưởng, kế toán tập hợp vào TK 627 sau đó chi tiết : TK 6271-Chi phí quản lý phân xưởng Tiêm TK 6272-Chi phí quản lý phân xưởng Viên TK 6273-Chi phí quản lý phân xưởng Hoá Ghi như vậy khi nhìn vào số liệu trên các tài khoản dễ hiểu nhầm các khoản chi phí. Kế toán nên tập hợp vào đúng tài khoản 6272-Chi phí vật liệu dùng vào quản lý phân xưởng, sau đó chi tiết cấp 3 cho các phân xưởng TK 6272.1-Chi phí quản lý phân xưởng Tiêm TK 6272.2-Chi phí quản lý phân xưởng Viên TK 6272.3-Chi phí quản lý phân xưởng Hóa Như vậy sẽ phản ánh đúng đối tượng chi phí theo TK đồng thời thực hiện đúng chế độ quy định hiện hành. Ngoài ra, trong điều kiện hiện nay yêu cầu của thị trường về chất lượng thuốc ngày càng cao đòi hỏi xí nghiệp phải cải tiến sản xuất để đáp ứng nhu cầu đó. Về trang thiết bị, xí nghiệp mới có dây chuyền sản xuất thuốc tiêm đạt tiêu chuẩn GMP, trong sản xuất hao hụt nhiều nguyên vật liệu. Vì vậy để nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm bớt hao hụt, hạ giá thành, xí nghiệp cần nghiên cứu đổi mới đầu tư máy móc cho các dây chuyền sản xuất khác. Trên đây là một số ý kiến tôi đưa ra để xí nghiệp xem xét áp dụng trong thời gian tới. Hy vọng rằng cùng với sự cố gắng của cán bộ công nhân viên toàn xí nghiệp công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý nói chung của xí nghiệp thêm hoàn thiện để xí nghiệp ngày càng phát triển vững mạnh. Kết luận Qua nghiên cứu và tìm hiểu về lý luận cũng như thực tiễn công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 tôi thực sự thấy được tầm quan trọng của tổ chức công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán vật liệu. Đó là bộ phận không thể thiếu được trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp sản xuất. Nó cung cấp số liệu cho việc phân tích tình hình sản xuất, phản ánh một cách chặt chẽ, chính xác tình hình Nhập-Xuất-Tồn vật liệu, giúp cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, từ đó cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho lãnh đạo xí nghiệp để chỉ đạo tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Hơn nữa tổ chức công tác kế toán vạtt liệu còn phản ánh giám đốc tình hình thanh toán với khách hàng trên cơ sở đó theo dõi được tình hình thanh toán công nợ, tránh tình trạng thất thoát ứ đọng vốn, giúp cho xí nghiệp sử dụng có hiệu quả hơn nguồn vốn của mình và chấp hành đúng chế độ chính sách kế toán của nhà nước. Qua thời gian thực tập, tôi nhận thấy công tác kế toán vật liệu của xí nghiệp có nhiều ưu điểm đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý kinh tế, song bên cạnh đó còn có một số tồn tại cần xem xét điều chỉnh, nhằm góp phần nhỏ hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp Cùng với thời gian này đã giúp tôi hiểu và khẳng định rằng người cán bộ kế toán không chỉ cần nắm vững lý luận mà còn phải hiểu sâu sắc thực tế, biết vận dụng lý luận vào thực tiễn một cách sang tạo, khoa học, hợp lý, có như vậy mới làm tốt được công việc của mình và kế toán mới thực sự trở thành công cụ đắc lực của quản lý kinh tế. Với thời gian thực tập ngắn, trình độ và kinh nghiệm thực tế có hạn nên luận văn không tránh khỏi những sai sót khiếm khuyết. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô giáo và cán bộ trong phòng kế toán. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS. Nguyễn Hữu ánh và các cán bộ kế toán Xí nghiệp Dược phẩm trung ương II đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này Hà Nội tháng 4 năm 2004 Mục lục Lời nói đầu 1 Chương 1: Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp dược phẩm trung ương II 3 1. Tình hình chung của xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 3 1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý XNDPTƯII 4 1.3. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán xí nghiệp 10 1.4. Thị trường, thị phần kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của xí nghiệp 14 2. Thực trạng tổ chức kế toán vật liệu tại XNDPTƯII 19 2.1. Đặc điểm vật liệu và tình hình thực hiện kế hoạch cung cấp vật liệu 19 2.2. Phân loại - đánh giá vật liệu 20 2.3. Tổ chức kế toán chi tiết vật liệu 24 2.4. Tổ chức kế toán tổng hợp nhập vật liệu 37 2.5. Phân tích tình hình cung cấp và sử dụng vật liệu với việc nâng cao hiệu quả quản lý vật liệu ở xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II 46 chương 2: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II 49 1. Những nhận xét và đánh giá chung về công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II 49 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II 51 2.1. Về công tác quản lý vật liệu 51 2.2. Hoàn thiện kế toán chi tiết vật liệu 52 2.3. Hoàn thiện việc ghi sổ chi tiết thanh toán với người bán. 54 2.4. Về tổ chức kế toán khoản tạm ứng để mua vật liệu 55 2.5. Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu 56 2.6. Một số ý kiến khác 56 Kết luận 58