Chuyên đề Kế toán nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ ở Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội

t/tháng 7 hộp/tháng 1 kg/tháng Phân xưởng offset Mực in đen Xà phòng Giẻ lau Giấy lít/triệu trang in thực tế 37 hộp/tháng 150 kg/tháng 3 kg/triệu trang in thực tế Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in: Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng Công ty in phải sử dụng một khối lượng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật liệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác một khối lượng vật tư nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại. Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nhờ đó mà kế toán theo dõi được tình hình biến động của từng thứ loại vật liệu, cung cấp thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu được kịp thời. Vật liệu của công ty được phân loại như sau: _Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm. Nó bao gồm các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu như của VN, Nhật, TQ...và bản kẽm. _Vật liệu phụ: Là vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm, góp phần hoàn thiện sản phẩm như các chủng loại ghim, thép đóng sách, chỉ khâu... _Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in. _Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ cho sửa chữa các máy in, máy xén...như vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốp sét... _Phế liệu: Bao gồm giấy xước ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ in bị hỏng... _Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại và chia ra thành nhóm loại như sau: +Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay... +Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít... Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khi xuất dùng giá trị của nó sẽ được phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó, còn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùng vào sản xuất thì giá trị của chúng được phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành. 1.2 Đánh giá vật liệu dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định . Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in được nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua từ ngoài, không có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh. Công ty in đánh giá vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế vật tư nhập kho: Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá trị thực tế của chúng được xác định theo các cách khác nhau. Thường thường công ty mua vật liệu với phương thức buôn bán vận chuyển về tận kho công ty. Vì vậy chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL đều do bên bán chịu. Do đó giá trị thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT).Còn một số vật liệu phụ mua lẻ thì do cán bộ cung tiêu mua về nhập kho. Trong trường hợp này giá thực tế của vật liệu nhập kho được kế toán vật liệu tính là giá ghi trên hoá đơn (giá chưa có thuế GTGT) cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với phế liệu thu hồi: là giấy xước, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực tế phế liệu thu hồi được đánh giá theo giá ước tính (giá có thể bán được). Giá thực tế vật liệu xuất kho: ở Công ty in Bộ LĐTB-XH thì NVL xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Khi xuất kho vật liệu kế toán vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Theo cách tính này thì cuối tháng mới tính được giá trị thực tế vật liệu xuất kho, bởi vì phải đến cuối tháng mới tổng hợp được NVL nhập kho trong tháng. Do vậy trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng. Trên phiếu xuất kho cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, hàng ngày các chứng từ nhập xuất được thủ kho ghi song song vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Kế toán vật liệu phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất kho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu. Phiếu xuất được tính riêng và ghi vào sổ chi tiết tương ứng với từng loại vật liệu xuất và được tập hợp vào bảng kê xuất. Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Giá trị thực tế NVL xuất kho được tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá thực tế bình quân vật liệu ở Công ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền được kế toán vật liệu thực hiện tính toán ở ngoài sổ sách. Vì vậy theo dõi việc tính toán này rất khó khăn. Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau: NVl chính: Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Trị giá tồn đầu kỳ : 19.224.140đ Số lượng tồn đầu kỳ : 117.820 tờ Trị giá giấy nhập trong kỳ : 30.481.000đ Số lượng nhập trong kỳ : 163.000 tờ Số lượng xuất trong kỳ : 261.935 tờ Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) là: Đơn giá thực tế bình quân GQ = 19.224.140 + 30.481.000 117.820 + 163.000 = 177/ tờ Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phương pháp kê khai thường xuyên. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy việc ghi chép còn trùng lặp nhưng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra. 2.Thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty in . 2.1 Thủ tục cần thiết khi nhập – xuất kho nguyên vật liệu Thủ tục nhập kho. Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài theo quy định của công ty thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho, khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua nguyên liệu) đem hoá đơn lên phòng vật tư (trong hoá đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng loại, số lượng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh toán) tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra đối chiếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng đã ký từ chủng loại đến chất lượng, thì đồng ý cho nhập NVl đó vào kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật tư, trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho cho nhập kho. Biên bản kiểm nghiệm bao gồm 1 đại diện phòng vật tư, 1 phòng kế toán, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lượng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải ký nhận số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu tại phòng vật tư. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để đi thanh toán. Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng, các loại vật liệu được mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho 1 cách khoa học hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVl. NVL Phòng KH-SX Kiểm nghiệm Nhập kho HĐơn GTGT Phiếu NK BBản KN VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH như sau: Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54) và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m2(79x109) của Nhà máy giấy Bãi Bằng Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thường Kiệt. Công ty nhận được các hoá đơn sau:  Mẫu số : 01/ GTGT_3LL Hoá đơn GTGT Liên 2:(giao hàng cho khách hàng) Ngày 21 tháng 6 năm 2003 Ký hiệu:EY 077454 Số: 02_B Đơn vị bán hàng: Công ty giấy Bãi Bằng Địa chỉ:............................................................................................................... Điện thoại:....................................MS:................................................................ Họ tên người mua hàng: Phan Văn Trọng Đơn vị: Công ty in Bộ LĐTB-XH Địa chỉ: Ngõ Hòa Bình 4_Minh Khai_Hai Bà Trưng_Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 010010567_1 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60) Giấy Bãi Bằng60g/m2(39x54) Giấy cút sê 105g/m2(79x109) tờ tờ tờ 163.000 381.500 5.000 187 140 1072 30.481.000 44.590.000 5.360.000 Cộng tiền hàng: 80.431.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 8.043.100 Tổng cộng tiền thanh toán: 88.474.100 Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi tám triệu bốn trăm bảy mươi tư nghìn một trăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ HT) Mẫu số: 01/GTGT-2LN Hoá đơn GTGT Liên 2:(giao cho khách hàng) Ngày 25 tháng 6 năm 2003 Ký hiệu: HK 065312 Số: 04_B Đơn vị bán hàng: Cửa hàng văn phòng phẩm Địa chỉ: 42 Lý Thường Kiệt Điện thoại: 9721110 Họ tên người mua hàng: Nguyễn thu Ngà Đơn vị: Ngõ Hoà Bình 4 Minh Khai_Hai Bà Trưng_Hà Nội Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS:0100257866 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 96.400 80.350 43.291 3.470.400 2.892.600 1.298.730 Cộng tiền hàng : 7.661.730 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 766.173 Tổng cộng tiền thanh toán: 8.427.903 Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm linh ba đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu,ghi rõ HT) Ngày 21/6/2003 phòng vật tư nhận được hoá đơn mua hàng, đã thành lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm toàn bộ số vật liệu đã mua về theo hoá đơn trên. Kết quả kiểm nghiệm được ghi ở biên bản kiểm nghiệm vật liệu như sau: Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT PhòngKH _Vật Tư Số:104 Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 21 tháng 6 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm : Ông : Nguyễn Xuân Tiến : Trưởng ban Ông : Phạm Hoàng Minh : Uỷ viên Bà : Phạm Thị Liên : Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: STT Tên quy cách sp, h2, lao vụ, dịch vụ MS ĐVT SL theo HĐ Kết quả KN Ghi chú SL đúng QĐ SL KĐ QĐ 1 2 3 Giấy B2 60g/m2(42x60) Giấy B2 60g/m2(39x54) Giấy cútsê 105g/m2(79x109) tờ tờ tờ 163.000 381.500 5.000 163.000 381.500 5.000 ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho. Đại diện kỹ thuật Trưởng ban Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 05 - VT Phòng KH_Vật tư Số :105 Biên bản kiểm nghiệm (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 25 tháng 6 năm 2003 Ban kiểm nghiệm gồm : Ông: Nguyễn Tuấn Anh : Trưởng ban Ông: Bùi Trung Dũng : Uỷ viên Bà : Hoàng Tuyết Mai : Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại vật liệu sau: STT Tên quy cách sản phẩm, h2, lao vụ, dịch vụ MS ĐVT SL theo HĐ Kết quả KN Ghi chú SL đúng QĐ SL KĐ QĐ 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 36 36 30 ý kiến của Ban Kiểm Nghiệm : Số lượng vật liệu nói trên đủ điều kiện để làm thủ tục nhập kho. Đại diện kỹ thuật Trưởng ban Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 01 – VT Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 6 năm 2003 Số:106 Họ tên người giao hàng: Phạm Thu Minh Địa chỉ:......................................................................... Chứng từ số:................................................................. Biên bản kiểm nghiệm số 104 ngày 21 tháng 6 năm 2003 Nhập vào kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai – Hà Nội. STT Tên hàng ĐVT Số lượng ĐG Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 3 Giấy B260g/m2(42x60) Giấy B260g/m2(39x54) Giấy cútsê 105g/m2 (79x109) tờ tờ tờ 163.000 318.500 5.000 163.000 318.500 5.000 187 140 1072 30.481.000 44.590.000 5.360.000 Cộng Thuế GTGT 10% Tổng cộng 80.431.000 8.043.100 88.473.100 Tổng số tiền (viết bằng chữ):Tám mươi tám triệu bốn trăm bảy mươi ba nghìn một trăm đồng. Nhập, ngày 21 tháng 6 năm 2003 Phụ trách cung tiêu Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký ,họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số :01 - VT Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 6 năm 2003 Số:107 Họ tên người giao hàng:Nguyễn Xuân Anh Địa chỉ:................................................................. Chứng từ số:.......................................................... Biên bản kiểm nghiệm số 105 ngày 25 tháng 6 năm 2003 Nhập vào kho:Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai - Hà Nội . STT Tên hàng ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền Theo CT Thực nhập 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 36 36 30 96.400 80.350 43.291 3.470.400 2.892.600 1.298.730 Cộng Thuế GTGT 10% Tổng cộng 7.661.730 766.173 8.427.903 Tổng số tiền(viết bằng chữ): Tám triệu bốn trăm hai mươi bảy nghìn chín trăm linh ba đồng. Nhập, ngày 25 tháng6 năm 2003 Phụ trách c. tiêu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người giao Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số: 06/VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: ngày 21 tháng 6 năm 2003 Tờ số: Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Đơn vị tính : tờ Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 106 21/6 Tháng 5/2003 Mua giấy Bãi Bằng 60g/m2 (42x60) 21/6 163.000 117.820 280.820 Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số: 06/VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: ngày 27 tháng 6 năm 2003 Tờ số: Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng60g/m2(39x54) Đơn vị tính: tờ Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N-X Số lượng Ký xác nhận KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 106 27/6 Tháng 5/2003 Mua giấy Bãi Bằng 60g/m2 (39x54) 27/6 318.500 84.114 402.614 Thủ tục xuất kho Căn cứ vào lệnh sản xuất và định mức tiêu hao NVL và căn cứ vào nhu cầu sản xuất thực tế (theo từng đơn đặt hàng) phân xưởng ghi danh mục vật liệu cần lĩnh cụ thể về số lượng, quy cách, phẩm cấp nguyên vật liệu, cần dùng gửi lên phòng KH-VT. Sau khi phòng VT xem xét đối chiếu với KHsản xuất (đơn đặt hàng) để viết phiếu xuất kho. NVL xuất dùng cho sản xuất được thống kê vật tư ghi sổ để theo dõi tình hình N-X-T kho của vật liệu để phục vụ cho việc hạch toán chính xác vật liệu xuất dùng vào sản xuất. ở Công ty in Bộ LĐTB-XH sử dụng phiếu xuất kho để lĩnh vật liệu, phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: _Một liên lưu tại phòng vật tư. _Một liên để thủ kho giữ ghi vào thẻ kho rồi sau đó chuyển lên phòng kế toán. VD:Ngày 23 tháng 6 năm 2003, phòng KH-VT viết phiếu xuất kho một số vật liệu cho phân xưởng in sách. Người nhận hàng: Anh Hiển Số lượng xin lệnh: 261.935 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) 399.330 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54) 763 tờ giấy cút sê105g/m2(79x109) Lý do xuất:In sách. Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 02-VT Phiếu xuất kho Ngày 23 tháng 6 năm 2003 Số: 110 Họ tên người nhận: Nguyễn Hồng Liên Lý do xuất:để in sách Lĩnh tại kho: Ngõ Hoà Bình 4 - Minh Khai – Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, vật tư ĐVT Số lượng ĐGiá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 Giấy B260g/m2(42x60) Giấy B260g/m2(39x54) Giấy cút sê 105g/m2(79x109) tờ tờ tờ 261.935 399.330 763 261.935 399.330 763 Cộng Tổng số tiền(viết bằng chữ): ............................................................................... ............................................................................................................................. Xuất, ngày 23 tháng 6 năm 2003 Phụ trách c.tiêu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số:02-VT Phiếu xuất kho Ngày 27 tháng 6 năm 2003 Số:111 Họ tên người nhận hàng: Phạm Thanh Loan Lý do xuất:để in sách Lĩnh tại kho: Ngõ Hoà Bình 4- Minh Khai – Hà Nội. STT Tên nhãn hiệu quy cách, phẩm chất, vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 2 3 Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ kg kg kg 36 36 30 36 36 30 Cộng Tổng số tiền (viết bằng chữ):................................................................................. ............................................................................................................................... Xuất, ngày 27 tháng 6 năm 2003 Phụ trách c.tiêu Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người nhận Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Phiếu xuất kho chỉ ghi cột số lượng vì giá trị vật liệu xuất kho tính theo phương pháp bình quân gia quyền, nên cuối tháng mới tổng hợp được số vật liệu nhập trong tháng, từ đó mới tính được đơn giá bình quân gia quyền. 2.2 Kế toán chi tiết NVL ở Công ty in Bộ LĐTB-XH. Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh kế toán chi tiết NVL được thực hiện theo từng thứ vật liệu và được tiến hành ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Vì vậy để phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ sự biến động của NVL làm cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và kiểm tra giám sát sự biến động của NVL, kế toán vật liệu ở Công ty sử dụng các chứng từ sau: Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, trình tự kế toán cụ thể ở công ty như sau: ở kho: việc ghi chép tình hình nhập-xuất-tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập-xuất NVL thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất, vào chứng từ và thẻ kho. Cuối kỳ tính ra số lượng tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ, thủ kho chuyển lên phòfg kế toán các chứng từ nhập-xuất đã được phân loại theo từng thứ nguyên liệu, vật liệu. VD:Ngày 21 tháng 6 năm 2003 thủ kho nhận được phiếu nhập kho vật liệu số 106(nhập giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60)) . Ngày 23 tháng 6 năm 2003 thủ kho nhận được phiếu xuất kho số 110 (xuất giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) cho phân xưởng in sách. Căn cứ vào các chứng từ trên thủ kho sẽ đem thẻ kho loại giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) trong tập thẻ (giấy Bãi Bằng các loại) để ghi như sau: Công ty in Bộ LĐTB-XH Mẫu số 06/VT Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số: Số: Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Đơn vị tính: tờ Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N_X Số lượng Ký XN KT SH NT Nhập Xuất Tồn 1 2 106 110 21/6 23/6 Tồn đầu kỳ Mua giấyB260g/m2 (42x60) Xuất cho PX in sách 21/6 23/6 163.000 261.935 117.820 Tồn cuối kỳ 163.000 261.935 18.885 ở phòng kế toán: Theo định kỳ thủ kho chuyển lên phòng kế toán chứng từ nhập-xuất NVL, khi xuống nhận chứng từ kế toán kiểm tra tại chỗ tính hợp lệ của chứng từ, tính hợp lý của việc phân loại chứng từ và cách ghi chép trên thẻ kho của thủ kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lý của việc phân loại chứng từ và tính chính xác của số liệu ghi trên thẻ kho, nếu đúng thì kế toán nhận chứng từ và ký xác nhận vào thẻ kho. Khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho từ thủ kho thì kế toán vật liệu mới phân loại chứng từ theo từng danh điểm vật liệu để dễ dàng ghi vào sổ chi tiết của từng loại nguyên liệu, vật liệu chi tiết. Tất cả các loại vật liệu có cùng tính chất lý hoá được xếp vào một loại. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu theo từng nhóm loại nguyên vật liệu. VD:Giấy Bãi Bằng có nhiều kích cỡ chủng loại khác nhau, ở sổ chi tiết của cùng chủng loại căn cứ vào chứng từ gốc ghi đúng dòng, đúng cột của loại giấy đó.VD khi kế toán nhận được chứng từ, phiếu nhập kho số 106 (giấy B260g/m2(42x60)), phiếu nhập kho số 107 (Mực in các loại), phiếu xuất kho số 110 (giấy B2 60g/m2 (42x60)) cho phân xưởng in sách thì kế toán vật liệu sẽ tìm sổ kế toán tương ứng để theo từng loại vật liệu và ghi vào sổ chi tiết. Cách ghi vào sổ chi tiết như sau: _Tồn đầu kỳ: Lấy số liệu tồn cuối kỳ của sổ chi tiết NVL tương ứng ký trước. _Nhập-xuất trong kỳ: Căn cứ vào chứng từ nhập-xuất trong kỳ để ghi. +Cột nhập: Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lượng và cột thành tiền. +Cột xuất : Cộng toàn bộ số phát sinh của cột số lượng và cột thành tiền. _Tồn cuối kỳ: +Cột số lượng: Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ – Số lượng xuất trong kỳ. +Cột đơn giá tồn: Là đơn giá xuất tính theo đơn giá bình quân gia quyền +Cột giá trị tồn = Số lượng tồn x Đơn giá tồn Cuối kỳ kế toán vật liệu tiến hành lập bảng báo cáo nhập-xuất-tồn Phương pháp lập bảng báo cáo N-X-T được công ty tính giá thực tế xuất kho của NVl _Phần số dư đầu kỳ: Căn cứ vào số dư cuối kỳ của bảng báo cáo N-X-T kỳ trước. _Phần nhập - xuất: Căn cứ vào dòng cộng của từng sổ chi tiết vật tư tương ứng và kết quả tính giá thực tế, giá thực tế này cũng được ghi vào sổ chi tiết từng loại vật tư. _Phần dư cuối kỳ: +Cột số lượng = Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ – Số lượng xuất trong kỳ. +Cột đơn giá = Cột đơn giá thực tế xuất. +Cột thành tiền = Đơn giá x Số lượng tồn. Công ty in Bộ LĐTB-XH Sổ chi tiết vật liệu Danh điểm : Nhãn hiệu quy cách vật tư : Giấy B260g/m2(42x60) Tên vật tư : Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Đơn vị tính: tờ Kho : Ngõ Hoà Bình 4-Minh Khai-Hà Nội. NT Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng ĐG Thành tiền Số lượng ĐG Thành tiền Số lượng ĐG Thành tiền 21/6 23/6 106 110 Tồn đầu kỳ Mua giấy B260g/m2 (42x60) ở nhà máy giấy Bãi Bằng Xuất cho PX in sách 163.000 187 30.481.000 261.935 177 46.362.495 117.820 163 19.224.140 Cộng 163.000 30.481.000 261.935 46.362.495 18.885 3.342.645 Công ty in Bộ LĐTB-XH Sổ chi tiết vật liệu Danh điểm : Nhãn hiệu quy cách vật tư: Giấy B260g/m2(39x54) Tên vật tư : Giấy Bãi bằng 60g/m2(39x54) Đơn vị tính : tờ Kho : Ngõ Hoà Bình 4-Minh Khai-Hà Nội NT Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Số lượng ĐG Thành tiền Số lượng ĐG Thành tiền Số lượng ĐG Thành tiền 21/6 23/6 106 110 Tồn đầu kỳ Mua giấy B260g/m2 (39x54) ở nhà máy giấy Bãi Bằng Xuất cho PX in sách 318.500 140 44.590.000 399.330 139 55.506.870 84.114 137 11.523.618 Cộng 318.500 44.590.000 399.330 55.506.870 3.284 606.748 Công ty in Bộ LĐTB-XH Sổ chi tiết vật liệu Danh điểm : Nhãn hiệu quy cách vật tư Tên vật tư : Mực xanh Nhật Đơn vị tính : kg Kho : Ngõ Hoà Bình 4-Minh Khai-Hà Nội NT Số hiệu CT Trích yếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền SL ĐG Thành tiền 25/6 27/6 107 111 Tồn đầu kỳ Mua mực xanh Nhật ở cửa hàng VPP 42 Lý Thường Kiệt Xuất cho PX in sách 36 96.400 3.470.400 32 96.438 3.086.016 35 96.477 3.376.695 Cộng 36 3.470.400 32 3.086.016 39 3.761.079 Căn cứ vào các nghiệp vụ đã lấy ở trên, kế toán vật liệu lập bảng kê nhập – xuất -tồn vật liệu như sau: Công ty in Bộ LĐTB-XH Bảng kê nhập-xuất-tồn nguyên liệu, vật liệu CHíNH Tháng 6 năm 2003 STT Diễn giải Đơn vị tính Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 2 3 4 5 6 7 Giấy B260g/m2(42x60) Giấy B260g/m2(39x54) Giấy cutsê 105g/m2 (79x109) Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ Mực đen TQ tờ tờ tờ kg kg kg kg 117.820 84.114 388 35 21 - 47 163 137 1.073 96.477 80.290 - 39.500 19.224.140 11.523.618 416.324 3.376.695 1.686.090 - 1.856.500 163.000 318.500 5.000 36 36 30 - 187 140 1.072 96.400 80.350 43.291 - 30.481.000 44.590.000 5.360.000 3.470.400 2.892.600 1.298.730 - 261.935 399.330 763 32 23 12 47 177 139 1.073 96.438 80.328 43.201 39.500 46.362.495 55.506.870 818.699 3.086.016 1.847.544 519.492 1.856.500 18.885 3.284 4.625 39 34 18 - 177 184,76 1071,92 96.438 80.328 43.291 - 3.342.645 606.748 4.957.625 3.761.079 2.731.146 779.238 - Tổng cộng 38.083.367 88.092.730 109.997.616 16.178.481 2.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu . Cùng với việc hạch toán chi tiết NL,VL hàng ngày kế toán tổng hợp nhập –xuất NVL là công việc không thể thiếu được trong công tác kế toán NVL ở Công ty in Bộ LĐTB-XH. Vì NVL nhập kho hầu hết là mua ngoài và một số được nhập lại kho khi sử dụng không hết. Vì vậy kế toán tổng hợp NVL ở công ty sử dụng những tài khoản chủ yếu sau: TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Công ty in mở các tài khoản cấp 2 TK 1521 Nguyên vật liệu chính TK 1522 Nguyên vật liệu phụ TK 1523 Nhiên liệu TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 133 Thuế VAT được khấu trừ Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty in sử dụng các TK TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 141 Tạm ứng TK 331 Phải trả cho người bán Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh được phản ánh TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp TK 627 Chi phí sản xuất chung TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Công ty in. _Đối với nguồn NVL mua ngoài : +Trường hợp công ty chưa thanh toán với người bán. Công ty mua NVL của người bán là những bạn hàng có quan hệ thường xuyên lâu dài. Công ty thường thanh toán sau nghĩa là công ty mua chịu, sau khi nhập, được phiếu nhập kho và hoá đơn thì kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn ghi vào sổ chi tiết, thanh toán cho người bán. Để quản lý chặt chẽ và có hiệu quả, công ty mở riêng cho mỗi đơn vị bán có mối quan hệ thường xuyên với công ty một quyển sổ riêng, còn những đơn vị bán không có quan hệ thường xuyên thì mở chung một quyển sổ. Mỗi hoá đơn được ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian chứng từ về phòng kế toán và được theo dõi từ khi hoá đơn xuất hiện cho đến khi thanh toán xong. Cuối kỳ tiến hành khóa sổ chi tiết (thanh toán cho người bán), tiến hành cộng dồn lấy số liệu ở dòng cột của sổ chi tiết ghi vào chứng từ ghi sổ. Sổ chi tiết đó là sổ chi tiết thanh toán với người bán dùng để theo dõi tình hình thanh toán và công nợ với người cung cấp vật tư cho công ty. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty có định khoản liên quan đến tài khoản 331 trước hết được phản ánh vào sổ chi tiết (trang sau) Kết cấu sổ chi tiết được chia thành hai phần: + Phần ghi Có tài khoản 331 và Nợ tài khoản 152 + Phần ghi Nợ tài khoản 331 và Có tài khoản 111, 112 Phương pháp lập và cách ghi số liệu vào sổ chi tiết như sau: + Số dư đầu kỳ: Căn cứ vào sổ chi tiết lấy số dư cuối tháng trước chuyển lên đầu kỳ cho các sổ chi tiết thanh toán với người bán. + Số phát sinh : Căn cứ vào các hoá đơn, phiếu nhập kho theo từng người bán để ghi vào phần Có tài khoản 331, Nợ tài khoản 152. Đồng thời căn cứ vào các phiếu thanh toán để ghi Nợ tài khoản 331, Có tài khoản 111, 112. + Khoá sổ cuối kỳ: tiến hành khoá sổ. Công ty in Bộ LĐTB-XH Sổ chi tiết thanh toán với người bán Năm : tháng 6 năm 2003 Tài khoản: 331_ Phải trả cho người bán Đối tượng: Nhà máy giấy Bãi Bằng NT GS Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21/6 30/6 106 150 21/6 28/6 Số dư đầu kỳ Giấy B2 60g/m2 (42x60) Giấy B2 60g/m2 (39x54) Trả tiền mua giấy 1521 1521 112 50.981.000 30.481.000 44.590.000 20.500.000 Cộng 50.981.000 75.071.000 44.590.000 Ngày ......... tháng......... năm 2003 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Tại đây kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên phiếu nhập kho và bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. ở Công ty in Bộ LĐTB-XH thì kế toán lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng (1 tháng 1 lần), do vậy kế toán tổng hợp đều dồn vào cuối tháng. Căn cứ vào số liệu trên kế toán lập bảng tổng hợp rồi vào chứng từ ghi sổ Bảng 1 Bảng tổng hợp nhập vật liệu chính Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu N-X Nơi giao nhận Tên quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi Nợ TK 1521 Ghi Có các TK SL TT 111 112 331 21/6 02 Anh Minh Anh Tuấn Anh Toàn Chị Hoa Chị Hoa Chị Liên Chị Liên Giấy Bãi Bằng 60g/m2 (42x60) Giấy Bãi Bằng 60g/m2 (39x54) Giấy cút sê 105g/m2 (79x109) Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ Mực đen TQ tờ tờ tờ kg kg kg kg 187 140 1.072 96.400 80.350 43.291 - 163.000 318.500 5.000 36 36 30 - 30.481.000 44.590.000 5.360.000 3.470.400 2.892.600 1.298.730 - 3.470.000 2.892.600 1.298.730 5.360.000 30.481.000 44.590.000 Cộng 88.092.730 7.661.730 5.360.000 75.071.000 Công ty in Bộ LĐTB-XH Chứng từ ghi sổ Số 09 (kèm theo) Ngày 30/6/2003 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật liệu chính 1521 111 112 331 133 96.902.003 7.661.730 5.360.000 75.071.000 8.809.273 Cộng 96.902.003 96.902.003 Người lập Kế toán trưởng (ký) (ký) Sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 152 Nợ TK 1521 96.902.003 Có TK 111 7.661.730 Có TK 112 5.360.000 Có TK 331 75.071.000 Có TK 133 8.809.273 Sau khi làm xong bảng tổng hợp nhập vật liệu chính và chứng từ ghi sổ vật liệu chính, kế toán tiếp tục làm bảng tổng hợp nhập vật liệu phụ và chứng từ ghi sổ kèm theo. Bảng 2 Bảng tổng hợp nhập vật liệu phụ Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu N-X Nơi giao nhận Tên qui cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi Nợ TK 1522 Ghi Có các TK SL TT 111 112 331 22/6 23/6 24/6 25/6 26/6 03 04 05 06 07 Anh Khánh Chị Nga Chị Liên Chị Thảo Chị Phương Dầu công nghiệp Axitôn Thuốc tẩy Nhật Xà phòng bột Dây buộc nilon lít lít lọ kg kg 5.800 12.000 33.900 11.000 11.000 160 07 29 20 20 928.000 84.000 983.100 220.000 220.000 84.000 220.000 220.000 928.000 983.100 Cộng 2.435.100 524.000 1.911.100 Công ty in Bộ LĐTB-XH Chứng từ ghi sổ Số : 07 (kèm theo) Ngày 30/6/2003 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật liệu phụ 1522 111 112 133 2.678.610 524.000 1.911.100 243.510 Cộng 2.678.610 2.678.610 Người lập Kế toán trưởng (ký) (ký) Ghi vào tài khoản 152: Nợ TK 152(1522) 2.678.610 Có TK 111 524.000 Có TK 112 1.911.100 Có TK 133 243.510 Bảng 3 Bảng tổng hợp nhập nhiên liệu Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu N-X Nơi giao nhận Tên qui cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi Nợ TK 1523 Ghi Có các TK SL TT 111 112 331 20/6 01 Anh Khánh Dầu hoả Dung dịch ẩm lít lít 3.900 12.900 265 40 1.033.500 516.000 516.000 1.033.500 Cộng 1.549.500 516.000 1.033.500 Bảng 4 Bảng tổng hợp nhập phụ tùng thay thế Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu N-X Nơi giao nhận Tên qui cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi Nợ TK 1524 Ghi Có các TK SL TT 111 112 331 27/6 28/6 29/6 30/6 08 09 10 11 Anh Khánh Chị Hoa Chị Nga Chị Liên Vòng bi 203 Dây côroa 10x400 Dây côroa 1800x10 Cao su ốp sét máy 16 vòng cái sợi tấn 12.234 12.000 53.729 915.454 8 22 19 4 97.872 264.000 1.020.851 3.661.816 97.872 264.000 1.020.851 3.661.816 Cộng 5.044.539 361.872 1.020.851 3.661.816 +Trường hợp công ty mua vật liệu thanh toán ngay cho đơn vị bán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Thông thường mua NVL bên bán vận chuyển đến tận kho do đó chi phí vận chuyển, bốc dỡ đều bên bán chịu. Vì vậy khi nhận được hoá đơn và phiếu nhậpkho kế toán căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn vào sổ chi tiết (thanh toán với người bán) đồng thời căn cứ vào chứng từ thanh toán: phiếu chi tiền mặt hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán lập chứng từ ghi sổ vào sổ cái tài khoản 111, 112. VD: Ngày 21/6/2003 mua giấy cutsê, công ty thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Kế toán cài vào hoá đơn và phiếu nhập kho ghi định khoản: Nợ TK 152(1521) 5.360.000 Có TK 112 5.360.000 Ngày 25/6/2003 mua mực in các loại, công ty trả bằng tiền mặt Nợ TK 152(1521) 7.661.730 Có TK 111 7.661.730 Còn nếu công ty mua NVL mà có phát sinh chi phí thu mua(chi phí vận chuyển, bốc dỡ) thì kế toán căn cứ giá mua ghi trên hoá đơn và phiếu nhập kho ghi theo định khoản: Nợ TK 152(1521) (giá hoá đơn) Có TK 331 Có TK 133 Cò chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ....) thì kế toán định khoản: Nợ TK 152 Có TK 111 Khi có chứng từ thanh toán như phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng thì căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi theo định khoản. Nợ TK 331 Có TK 111, 112 Từ các chứng từ kế toán này, kế toán sẽ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi vào sổ cái. +Kế toán tổng hợp nhập vật liệu từ các nguồn khác: Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ nguyên liệu Kế toán tổng hợp xuất dùng vật liệu ở Công ty in cũng được tiến hành dựa trên các phiếu xuất kho và bảng tổng hợp xuất vật liệu. Bảng tổng hợp xuất vật liệu được sử dụng để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. Với mỗi bảng xuất vật liệu kế toán phải lập một chứng từ ghi sổ. Trên mỗi chứng từ ghi sổ phản ánh rõ mục đích sử dụng vật liệu. Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu chính ở Công ty in được xuất theo định mức. Trên phiếu xuất ghi rõ (sản phẩm) xuất cho loại sản phẩm nào thì kế toán phân bổ cho sản phẩm tương ứng (bảng7). Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật liệu chính kế toán tập hợp chứng từ ghi sổ (bảng vật liệu chính). Bảng 5 Bảng tổng hợp xuất vật liệu chính Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếuN-X Nơi giao nhận Tên qui cách vật liệu ĐVT Giá ĐV Ghi Có TK 1521 Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK642 SL TT Máy in 111 112 331 25/6 15 Phân xưởng offset 16 Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54) Giấy cút sê 105g/m2(79x109) Mực xanh Nhật Mực đen Nhật Mực xanh TQ Mực đen TQ tờ tờ tờ kg kg kg kg 177 139 1.073 96.438 80.328 43.291 39.500 261.935 399.330 763 32 23 12 47 46.362.495 55.506.870 818.699 3.086.016 1.847.544 519.492 1.856.500 55.506.870 818.699 3.086.016 1.847.544 519.492 1.856.500 Cộng 109997616 109.997.616 Công ty in Bộ LĐTB-XH Chứng từ ghi sổ Số 06 (kèm theo) Ngày 30/6/2003 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật liệu chính 621 1521 109.997.616 109.997.616 Cộng 109.997.616 109.997.616 Người lập Kế toán trưởng (ký) (ký) Sau đó kế toán ghi vào sổ cái: Nợ TK 621 109.997.616 Có TK 1521 109.997.616 Kế toán tổng hợp xuất và phân bổ vật liệu phụ Ví dụ : Ngày 20/6/2003 xuất 20 kg dây nilon theo phiếu xuất kho số 18 để buộc sản phẩm giao cho khách hàng được tính . Tên vật liệu Số lượng theo Thành tiền 1. Tạp chí phụ nữ 2. Sách tập tô 3. Truyện tranh 4. Sách Hương quê 5,5 kg 10 kg 2,5 kg 2 kg 60.500 110.000 27.500 22.000 Cộng 20 kg 220.000 Bảng 6 Bảng tổng hợp nhập xuất vật liệu phụ Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu N-X Nơi giao nhận Tên qui cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi Có TK 1522 Ghi Nợ các TK SL TT 621 6272 6412 30/6 26 Phân xưởng hoàn thiện đóng gói sách văn phòng phẩm (giấy viết) Dây nilon Xà phòng bột Thuốc tẩy Nhật Dầu CN Axitôn kg kg lọ lít lít 11.000 11.000 33.900 5.800 12.000 20 15 27 150 5 220.000 165.000 915.300 870.000 60.000 915.300 870.000 60.000 165.000 220.000 Cộng 2.230.300 1.845.300 165.000 220.000 Công ty in Bộ LĐTB-XH Chứng từ ghi sổ Số 08 (kèm theo) Ngày 30/6/2003 Trích yếu Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật liệu phụ 621 6272 6412 1522 1.845.300 165.000 220.000 2.230.300 Cộng 2.230.000 2.230.000 Người lập chứng từ Duyệt Kế toán ghi vào tài khoản 152(1522). Nợ TK 621 1.845.300 Nợ TK 6272 165.000 Nợ TK 6412 220.000 Có TK 1522 2.230.300 Bảng 7 Bảng tổng hợp xuất nhiên liệu Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu N-X Nơi giao nhận Tên qui cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi Có TK 1523 Ghi Nợ TK SL TT 6272 6412 6422 30/6 23 Phân xưởng in offset 16 Anh Tuấn lấy Dầu hoả Dung dịch ẩm lít lít 3.900 12.900 100 20 390.000 258.000 390.000 258.000 Cộng 648.000 648.000 Bảng 8 Bảng tổng hợp xuất phụ tùng thay thế Công ty in Bộ LĐTB-XH Tháng 6 năm 2003 NT Số phiếu Nơi giao nhận Tên qui cách vật tư ĐVT Đơn giá Ghi Có TK 1524 Ghi Nợ TK SL TT 6272 6412 6422 30/6 24 Phân xưởng in offset 16 Vòng bi 203 Dây côroa 10x400 Dây côroa 1800x10 Cao su ốp set máy16 vòng cái sợi tấn 12.234 12.000 53.729 915.454 5 18 19 3 61.170 216.000 1.020.851 2.746.362 61.170 216.000 1.020.851 2.746.362 Cộng 4.044.383 4.044.383 Căn cứ vào số liệu trên bảng tổng hợp xuất vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế được phản ánh vào các chứng từ ghi sổ số 5, 6 tươfg tự như chứng từ ghi sổ số 3, 4 đồng thời kế toán ghi vào sổ cái. Xuất nhiên liệu Nợ TK 6272 648.000 Có TK 1523 648.000 Xuất phụ tùng thay thế Nợ TK 627 4.044.383 Có TK 1524 4.044.383 Kế toán tiến hành phân bổ chi phí phụ tùng thay thế cho các sản phẩm như sau: Do ở Công ty in phụ tùng thay thế được phân bổ theo tổng số trang in công nghiệp của các tài liệu được in trong tháng. Ví dụ : Trong tháng6/2003 Công ty in đã in xong: Tạp chí phụ nữ, sách tập tô, truyện tranh, sách Hương quê. Tạp chí phụ nữ : 0,10kg/1 quyển x 15.000 quyển = 1.500kg Sách tập tô : 0,15kg/1 quyển x 1.000 quyển = 150kg Truyện tranh : 0,08kg/1 quyển x 1.300 quyển = 104kg Sách Hương quê: 0,20g/1 quyển x 500 quyển = 100kg Cộng : 1.854kg Tạp chí phụ nữ = 4.044.383 x 1.500 1.854 = 3.272.155 Sách tập tô = 4.044.383 x 150 1.854 = 327.215 Truyện tranh = 4.044.383 x 104 1.854 = 226.869 Phân bổ Sách Hương quê = 4.044.383 – 3.272.155 – 327.215 – 226.869 = 218.144 Sổ cái TK 152 _ Nguyên vật liệu Tháng 6 năm 2003 CT ghi sổ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có 05 06 07 08 09 10 11 12 30/6 - - - - - - - Số dư đầu tháng Nhập VLC trả bằng TM Nhập VLC trả bằng TGNH Nhập VLC chưa thanh toán Xuất vật liệu chính trong tháng Nhập VLP trả bằng TM Nhập VLP trả bằng TGNH Xuất vật liệu phụ cho SXTT Xuất vật liệu phụ cho SXC Xuất vật liệu phục vụ cho BH Nhập NVL trả bằng TM Nhập NVL trả bằng TGNH Xuất NVL trong tháng Nhập PTTT trả bằng TM Nhập PTTT trả bằng TGNH Nhập PTTT chưa trả tiền Xuất PTTT dùng cho SXC 111 112 331 621 111 112 621 6272 6412 111 112 6272 111 112 331 6272 38.083.367 7.661.730 5.360.000 75.071.000 524.000 1.911.100 516.000 1.033.500 361.872 1.020.851 3.661.816 109.997.616 1.845.300 165.000 220.000 648.000 4.044.383 Cộng phát sinh Dư cuối tháng 97.121.869 18.284.937 116.920.299 Chương III Nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán vật liệu tại công ty in Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội I_ Nhận xét , đánh giá chung về công tác kế toán vật liệu tại Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội. 1. Ưu điểm Công ty in là một doanh nghiệp sản xuất nên chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là một yếu tố chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong quá trình sản xuất sản phẩm. Việc tăng cường quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những vấn đề quan trọng góp phần phấn đấu tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Trong một quá trình thành lập cho đến nay Công ty in luôn khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế quốc dân, cùng với sự phát triển của Công ty in thì công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố hoàn thiện đáp ứng những yêu cầu khác của công tác quản lý kế toán trong nền kinh tế thị trưởng nước ta. Nhìn chung việc vận dụng chế độ kế toán mới ở Công ty in được thực hiện tương đối nhanh, công tác kế toán vật liệu tại đây cơ bản đã được đảm bảo thủ tục chế độ kế toán mới ban hành. Tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư ở Công ty in được theo dõi phản ánh một cách nhanh chóng, cung cấp kịp thời số liệu cho việc tập hợp chi phí tính giá thành.Việc bảo quản vật liệu của Công ty in là rất hợp lý, đúng tính chất lý hoá của từng vật tư và được xếp gọn gàng một cách hợp lý. Nói tóm lại là kho bảo quản vật liệu của Công ty in là rất tốt, thực hiện đúng mọi qui định, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho Công ty. Về hình thức sổ kế toán : Công ty in đã lựa chọn và sử dụng hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”, hình thức này đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc phân công công việc giữa kế toán vật tư và kế toán tổng hợp. 2. Nhược điểm Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nói chung và Công ty nói riêng thì bên cạnh những điểm tốt còn những hạn chế cần khắc phục. Sau một thời gian thực tập tại Công ty in em thấy rằng ngoài ưu điểm đã nêu ở trên thì còn có một số hạn chế sau: Do là doanh nghịêp sản xuất nên vật liệu của Công ty in rất nhiều chủng loại, qui cách khác nhau khó có thể nhớ được các loại vật tư mà Công ty in chưa sử dụng “Sổ điểm danh vật tư”. Sổ này có tác dụng giúp cho thủ kho theo dõi vật tư một cách dễ dàng hơn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng máy vi tính vào công tác vật tư này. 2.1Thủ tục chứng từ nhập xuất kho vật liệu. _Đối với vật tư xuất dùng cho sản xuất kinh doanh, bộ phận vật tư chỉ viết có 2 bản, 1 bản do bộ phận vật tư giữ còn 1 bản chuyển lên phòng kế toán vì vậy người nhận vật tư khi nhận vật tư về không có kèm theo chứng từ gốc khi cần kiểm tra thì sẽ khó đối chiếu. _Đối với phế liệu thu hồi : Tại Công ty in không có thủ tục nhập kho, không được phản ánh trên sổ sách giấy tờ cả về số lượng cũng như về mặt giá trị. Điều này có thể dẫn đến tình trạng hao hụt, mất mát...làm mất đi một nguồn thu nhập của Công ty. 2.2 Về công tác kế toán tổng hợp vật liệu. _Phương pháp chứng từ ghi sổ: ở Công ty in Bộ Lao Động Thương Binh Xã Hội, qui định cứ một tháng mới lập chứng từ ghi sổ một lần nên mọi công việc kế toán tổng hợp đều bị dồn vào cuối tháng và có khi sang cả tháng sau. Hơn nữa, số liệu trên chứng từ là số liệu tổng hợp từ các phiếu nhập – xuất vật liệu trong tháng do đó gây khó khăn cho kế toán tổng hợp. II_Một số đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở Công ty in. ý kiến 1:Hoàn thiện các thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu, tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi. ở Công ty in phế liệu thu hồi không có phiếu nhập kho kèm theo vì thế ở đây nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi trước khi nhập kho cần phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cần ước tính giá trị sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho. Ví dụ: Ngày 10/6/2003 có một số giấy Bãi Bằng bị hỏng được đưa ra khỏi phân xưởng để nhập kho phế liệu, thủ kho, cán bộ vật tư và kế toán nguyên vật liệu phải tiến hành và xác định đơn giá ước tính cho số lượngphế liệu này. Số lượng giấy hỏng : 175 kg Đơn giá : 3000đ/kg Thành tiền : 175 x 3000 = 525.000đ Phiếu nhập kho (phế liệu) Họ tên người giao hàng: ......................................... Nhập vào kho: phế liệu STT Tên qui cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Xin nhập Thực nhập 1 Giấy Bãi Bằng hỏng(phế liệu) kg 175 175 3.000 525.000 Cộng 175 175 525.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Năm trăm hai mươi lăm nghìn đồng chẵn Nhập, ngày 10 tháng 6 năm 2003 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập Thủ kho (ký) (ký) (ký) (ký) ý kiến 2: Giá xuất kho nguyên vật liệu. Để công việc tính toán nguyên vật liệu xuất kho của Công ty in được chính xác, cụ thể hơn, kế toán có thể tiến hành tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập (bình quân liên hoàn).Theo phương pháp này vừa chính xác vừa cập nhật đúng tuy phải tốn nhiều công sức tính toán nhiều lần. Công thức tính:Giá trị đơn vị BQ sau mỗi lần nhập = Giá vật liệu tồn trước khi nhập + Số nhập LượngVL tồn trước khi nhập + Lượng nhập Giá thực xuất hàng xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Giá đơn vị bình quân Ví dụ : Theo các phiếu nhập –xuất kho về loại giấy cutsê trong tháng 6/2003 Tồn kho đầu kỳ : 100.000 tờ _Đơn giá : 200đ/tờ Trong tháng có các nghiệp vụ phát sinh sau: Ngày 5/6 : Nhập thêm 80.000 tờ _ Đơn giá : 220đ/tờ Ngày 9/6 : Xuất kho 150.000 tờ _ Cho phân xưởng in máy 16 Ngày 15/6 : Nhập kho 120.000 tờ _ Đơn giá : 220đ/tờ Ngày 25/6 : Xuất kho 90.000 tờ _ Cho phân xưởng in máy 16 Như vậy trị giá thựctế xuất kho nguyên vật liệu được tính như sau: Giá trị đơn vị bình quân sau ngày 5/6 = (100.000 x 200) + (80.000 x 220) 30.000 + 120.000 = 250,66 Giá đơn vị bình quân sau ngày 15/6 = [(180.000 – 150.000)x 200] + (80.000x220) 30.000 + 120.000 = 157.33 Giá thực tế xuất dùng cho ngày 25/6 : 90.000 x 157.33 = 14.159.700 Vật liệu cuối kỳ : (100.000 + 80.000 – 150.000 + 120.000 – 90.000) x 157.33 = 9.439.800 Sau đó lập bảng báo cáo nhập xuất tồn trong tháng 6. ý kiến 3: áp dụng tin học trong công tác hạch toán kế toán, hoà nhập với sự phát triển của công nghệ khoa học kỹ thuật, hoà nhập với xu hướng tiến bộ trên toàn thế giới. Việc áp dụng công nghệ tin học trong hạch toán kế toán là hoàn toàn cần thiết. ở Công ty hiện nay, phòng kế toán mới có 2 máy tính trên tổng số 6 cán bộ kế toán. Như vậy việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn hạn chế, máy vi tính chưa phát huy hết vai trò của nó. Các phần công việc kế toán hầu hết làm bằng tay, sau đó được đưa vào máy vi tính dưới dạng biểu. Như vậy công việc trùng lắp là tất yếu, dẫn đến không tiết kiệm được lao động. Hơn nữa, ở Công ty hạch toán vật liệu với chủng loại rất phức tạp (hoàn toàn bằng tay, khoa có thể tránh khỏi sai sót, khó đảm bảo tính kịp thời vì khối lượng công việc nhiều). Vì vậy trong thời gian tới đây, Công ty nên đầu tư trang thiết bị máy vi tính cho phòng kế toán (đảm bảo mỗi nhân viên một máy). Mặc dù chi phí ban đầu có thể là rất cao nhưng đảm bảo được tính chính xác và nhất quán trong công tác hạch toán kế toán. Hơn thế nữa, trang thiết bị hoàn hảo công nghệ tin học, tiết kiệm chi phí lao động, đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Việc cập nhật, thu nhập các thông tin diễn ra thường xuyên, nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các thông tin, phục vụ đắc lực trong công tác quản lý của công ty. Một số vấn đề phải đề cập tới chính là các phần mềm kế toán, cài đặt các chương trình kế toán phù hợp với đặc điểm của công ty. Cùng với trang bị máy vi tính ở phòng kế toán, công tác đào tạo nâng cao kỹ năng thành thạo trong việc sử dụng các chương trình kế toán cho cán bộ kế toán ở công ty là rất cần thiết. Hạch toán kế toán vật liệu bằng máy vi tính sẽ giảm bớt khối lượng ghi chép và khả năng chính xác cao hơn. Với chủng loại vật liệu đa dạng việc mã hoá vật liệu để đưa vào chương trình vi tính là hoàn toàn cần thiết, giảm bớt khối lượng vào máy cho kế toán viên. Việc áp dụng máy vi tính trong hạch toán sẽ áp dụng đầy đủ, chi tiết tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình thanh toán công nợ với khách hàng. Các hệ thống sổ sách trong chương trình có thể linh hoạt, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty nhưng đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở Công ty in Bộ LĐTB-XH Phiếu NK Thủ kho Phiếu XK Bảng tổng hợp nhập Báo cáo nhập xuất đơn nguyên vật liệu Bảng tổng hợp xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở Công ty in được tiến hành đồng thời tại bộ phận kế toán và tại kho. Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở phòng kế toán theo dõi cả về số lượng và giá trị vật tư. ở kho : thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho . Về mặt số lượng nhập – xuất – tồn thẻ này được mở cho từng loại vật tư ở từng kho. Sau khi ghi vào thẻ kho xong thì thủ kho chuyển chứng từ về phòng kế toán theo định kỳ 1 tuần 1 lần. Để phát huy một cách có hiệu lực công tác kế toán nói chung và đặc biệt kế toán nguyên vật liệu.Việc tổ chức công tác kế toán vật liệu phải luôn được cải tiến và hoàn thiện để phản ánh đầy đủ và chính xác tình hình biến động của nguyên vật liệu, cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, phấn đấu tiết kiệm chi phí vật liệu tham gia nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mặc dù nguyên vật liệu sử dụng ở công ty đa dạng nhiều loại giá cả và luôn biến động, thị trường của những loại vật liệu này nhiều lúc không ổn định, nhưng với sự năng động, sáng tạo của Ban Giám Đốc Công ty cùng với sự giúp đỡ của Bộ, Tổng công ty và các cơ quan, cùng với sự nỗ lực phấn đấu của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, Công ty in Bộ LĐTB-XH đã phát triển không ngừng cả về chiều rộng và chiều sâu, đã đạt được(những thành tích đáng kể, đặc biệt là công ty có đủ công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên trong Công ty và làm tròn nghĩa vụ của mình với ngân sách đầy đủ, đúng hẹn. Cùng với sự phát triển của Công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, đặc biệt là khâu kế toán nguyên vật liệu không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu của sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất được liên tục. Tóm lại công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một công tác lớn, do điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn nên tập chuyên đề này mới chỉ nghiên cứu một số vấn đề. Em đã cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực những ưu điểm, những cố gắng của Công ty đồng thời ũng nêu lên một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Trong thời gian thực tập, nghiên cứu và viết chuyên đề tại Công ty in Bộ LĐTB-XH, em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình về mọi mặt của các cô chú trong Công ty, nhất là các cô chú ở phòng kế toán và thầy giáo hướng dẫn thực tập để em hoàn thành tập chuyên đề này đúng thời hạn. Em xin chân thành cảm ơn sự tận tình của thầy giáo Trần Long và các cô chú cán bộ Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành tập chuyên đề này. Mục Lục Nội dung Trang Lời mở đầu 1 kết luận 79