Chuyên đề Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 Trung Ương

g tổ sản xuất sẽ viết giấy “Giấy đề nghị cung cấp vật tư” và gửi lên phó giám đốc sản xuất. Nếu phó giám đốc sản xuất đồng ý cho lĩnh và ký duyệt, tổ trưởng sản xuất đưa giấy này sang phòng cung tiêu để viết “Phiếu xuất kho”. Thủ tục cũng giống như xuất NVL hàng ngày cho sản xuất. Trường hợp xuất NVL cho sản xuất ở Ngọc Hồi. Hàng ngày, thủ kho tại Ngọc Hồi tiến hành xuất NVL theo kế hoạch sản xuất đưa xuống và ghi vào sổ có sự ký nhận của người nhận. Sau đó, định kỳ một tuần hai lần, người viết phiếu sẽ xuống Ngọc Hồi để lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”, hoá đơn này cũng được lập làm 3 liên. Liên 1: Lưu ở sổ gốc của phòng cung tiêu. Liên 2: Thủ kho tại Ngọc Hồi giữ. Liên 3: Báo cáo viên tại Ngọc Hồi giữ để lập “Bảng kê chứng từ xuất vật liệu” tại Ngọc Hồi. Cuối tháng, bảng kê này được gửi về phòng kế toán của công ty để tiến hành hạch toán nguyên vật liệu. * Trong công tác kế toán tổng hợp xuất NVL, NVL được xuất dùng chủ yếu cho hai mục đích là sản xuất và tự gia công chế biến. Tuy nhiên lại có loại NVL tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất và giúp cho quá trình sản xuất vận hành đến khâu cuối cùng một cách tốt nhất. Chính vì vậy, tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại NVL và mục đích xuất dùng, kế toán tổng hợp xuất NVL được tiến hành như sau: (1). Khi xuất NVL (nguyên liệu, phụ gia, chai, nút…) dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 621 (chi tiết cho từng bộ phận) Có TK 152, 156 (chi tiết cho từng loại NVL) Ví dụ: Căn cứ bảng kê xuất NVL tại kho NVL - Văn phòng trong tháng 8 có nghiệp vụ xuất 5 256.891kg Methanol, đơn giá 13 842.29đ/kg. Kế toán xác định trị giá Methanol xuất kho là: 5 256.89 x 13 842.29 = 72 767 405đ và lập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 621 (px sản xuất TTS): 72 767 405 Có TK 156 (NL_MET): 72 767 405 (2). Khi xuất kho nguyên liệu dùng cho quản lý sản xuất chung ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng hoặc dùng cho quản lý công ty, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 152, 156 (chi tiết đến từng loại NVL) (3). Khi xuất phụ tùng thay thế, căn cứ vào từng loại phụ tùng: - Nếu là loại có giá trị nhỏ, phân bổ một lần thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty) Có TK 153 (chi tiết loại phụ tùng thay thế) - Nếu là loại có giá trị lớn, phân bổ từ hai lần trở lên thì kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (dùng cho sản xuất chung) Nợ TK 642 (dùng cho quản lý công ty) Có TK 142: Số tiền phân bổ mỗi lần. Ở đây, Công ty không theo dõi phụ tùng thay thế trên TK 152. Điều này sẽ gây khó khăn trong việc quản lý, theo dõi phụ tùng thay thế tại công ty. (4). Trong quá trình sản xuất chai có thể xẩy ra hiện tượng vỡ chai. Nếu vỡ chai trong định mức thì coi nó như một lượng hao hụt nằm ngay trong chi phí NVL chi tiết. Nếu có hiện tượng vỡ chai ngoài định mức, tuỳ theo quyết định xử lý kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 111: Nếu thu bằng tiền mặt Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương công nhân viên Nợ TK 138: Nếu chờ xử lý Có TK 621 Tuy nhiên trường hợp này ít xảy ra. Điển hình như tại tháng 8 lượng chai vỡ không bị vượt quá định mức vì vậy không phát sinh nghiệp vụ (4) trong quá trình hạch toán. (5). Đối với nhiên liệu, khi mua về Công ty không nhập kho mà xuất thẳng tới nơi sử dụng luôn, khi đó kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 Có TK 111 Ở đây, nhiên liệu là một loại NVL cũng không được theo dõi trên tài khoản 152. 2.2.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty PSC.1 NVL tham gia vào quá trình sản xuất của Công ty rất đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên liên tục. Do đó để hạch toán một cách hiệu quả kế toán phải sử dụng hệ thống chứng từ, sổ sách sao cho hợp lý để có thể quản lý việc nhập xuất một cách chi tiết. Để giám sát và phản ánh kịp thời, đầy đủ về sự biến động của NVL, từ đó làm cơ sở ghi sổ kế toán, kế toán sử dụng chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, phiếu kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… sổ sách được sử dụng để hạch toán chi tiết là: Thẻ kho, sổ chi tiết nhập vật tư, sổ chi tiết xuất vật tư… Hạch toán chi tiết NVL ở Công ty PSC.1 được tiến hành theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này giúp cho việc hạch toán NVL tại kho và phòng kế toán có sự phối hợp chặt chẽ, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh chóng đáp ứng yêu cầu quản lý. Trình tự hạch toán chi tiết NVL ở công ty PSC.1 như sau: * Tại kho: Việc hạch toán chi tiết NVL được thực hiện trên “Thẻ kho”, thủ kho theo dõi, ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ NVL chỉ đơn thuần theo chỉ tiêu số lượng, mỗi tờ “Thẻ kho” được mở riêng cho một thứ NVL. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập - xuất - tồn đã được kiểm tra, phân loại thủ kho tiến hành ghi vào “Thẻ kho” theo đúng số thực nhập, thực xuất của từng thứ NVL, mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho theo thứ tự thời gian. Cuối ngày, thủ kho phải cộng số luỹ kế và rút lượng tồn hàng ngày. Ví dụ: Ngày 01/08/2008 thủ kho nhận được hàng và “Hoá đơn GTGT” của việc mua Xylen của Việt Quang Phát như sau: (Biểu 2.01). HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MK/2006B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Đơn vị bán hàng: Việt Quang Phát Địa chỉ: Số tài khoản: Điện thoại: Mã số thuế: Họ và tên người mua hàng: A. Cường Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1-Trung ương. Địa chỉ: 145 Hồ Đắc Di – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Chuyển khoản + TM Mã số thuế: STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Xylen kg 28 640 26 190 750 081 600 Cộng tiền hàng: 750 081 600 Thuế suất GTGT: 05% Tiền thuế GTGT 37 504 080 Tổng cộng tiền thanh toán 787 585 680 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm tám bảy triệu năm trăm tám năm nghìn sáu trăm tám mươi đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Sau đó ban KCS của công ty PSC.1 sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm và thủ kho kiểm tra số lượng hàng đúng với “Hoá đơn GTGT” của người bán do người mua mang về để kiểm nghiệm và tiến hành viết “Phiếu kiểm nghiệm” như sau (biểu 2.02): BỘ NN VÀ PTNT CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1TW VĂN PHÒNG Mẫu số: 03- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC) Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC PHIẾU KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Ý kiến ban kiểm nghiệm : Xylen : NL_XY : kg : 28 640 : 28 640 : Số lượng đủ, đúng quy cách, phẩm chất. : Đồng ý cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban ( Ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Người mang hàng về sẽ đem phiếu này và “Hoá đơn GTGT” đến phòng cung tiêu để được viết “Phiếu nhập kho”, trên “Phiếu nhập kho” luôn ghi giá thực tế nhập kho là giá không bao gồm thuế GTGT. Sau đó, đem “Phiếu nhập kho” đưa cho thủ kho để thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. biểu 2.03: CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1TW VĂN PHÒNG Mẫu số 01-VT (QĐ số 1141- TC/CĐKT của Bộ Tài Chính) PHIẾU NHẬP KHO Số: 152 Ngày 01 tháng 8 năm 2008 Tên người nhập: Trần Việt Cường Theo HĐ GTGT số 04/2008 – Công ty Việt Quang Phát Nhập vào kho: Vũ Tiên Phong STT Tên hàng ĐVT Số lượng Số lô Ghi chú 1 Xylen kg 28 640 Người nhập Thủ kho Người viết phiếu Thủ trưởng đơn vị Vũ Tiên Phong Kim Phương NVL sau khi hoàn thành thủ tục nhập kho sẽ được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định đảm bảo tính khoa học, hợp lý cho việc bảo quản NVL và thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra tình hình nhập NVL. Hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ nhận “Phiếu giao việc” của bộ phận thống kê thuộc phòng cung tiêu. Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này sang bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Phiếu này chỉ ghi lượng xuất chứ không ghi giá trị NVL vì việc tính giá thực tế xuất kho NVL được kế toán thực hiện vào cuối tháng trên máy. Ví dụ: Ngày 30/8/2008 tổ trưởng tổ sản xuất nhận được “Phiếu giao việc” như sau biểu 2.04: PHIẾU GIAO VIỆC Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Số 29/8 Giao cho: Đặng Nhật Duệ STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Ghi chú 1 Trichlorfon 90% NL_TRI Kg 1600.000 2 Fenitrothion 96% NL_FENI Kg 1487.600 3 A. Tano NL_TANOA Kg 734.400 4 Methanol NL_MET Kg 1728.000 5 Xylen NL_XYL kg 1664.400 Người lập phiếu Người nhận phiếu Thủ trưởng đơn vị Tổ trưởng sản xuất sẽ đưa phiếu này cho bộ phận cung ứng vật tư để viết “Phiếu xuất kho”. Sau đó tổ trưởng sản xuất mang “Phiếu xuất kho” xuống kho để nhận NVL về sản xuất. biểu 2.05: CÔNG TY CP BVTV 1TW CHI NHÁNH HẢI PHÒNG Mẫu số 02-VT Theo QĐ: 1141 – TC/QĐ/CĐKT PHIẾU XUẤT KHO Ngày 30 tháng 8 năm 2008 Số XNL_T8 Nợ TK 621 Có TK 156 Họ tên người nhận hàng: Đặng Nhật Duệ Lý do xuất : Sản xuất TTS Ofatox 400 EC Xuất tại kho : Công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Trichlorfon 90% NL_TRI Kg 1600.000 2 Fenitrothion 96% NL_FENI Kg 1487.600 3 A. Tano NL_TANOA Kg 734.400 4 Methanol NL_MET Kg 1728.000 5 Xylen NL_XYL kg 1664.400 Cộng Cộng thành tiền: Xuất ngày 30 tháng 8 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) Sau đây là chích dẫn thẻ kho theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất “Tango 800WG” tháng 8 năm 2008. (biểu 2.06) Đơn vị: …. Tên kho: … TH Ẻ KHO KV ISO 9001 M ẫu s ố: Ban hành theo QĐ s ố: Ngày lập thẻ: 01/8/2008 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Tango 800WG Mã số: TTS_TANG STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký, xác nhận của KToán Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ: 364,1 1 NM- 10366 04/8/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng. 04/8/08 200 564,1 2 NM- 10422 08/8/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng 08/8/08 200 764,1 3 NM- 10450 12/08/08 Nhập mua 200kg FILRONIL 80% WG của Việt Thắng 12/8/08 200 964,1 4 NM- 106 14/8/08 Nhập mua 2.000 kg Tango 800WG của Dalian. 14/8/08 2000 2964,1 5 XTP- T08 31/8/08 Xuất thành phẩm để sang chai đóng gói T08/2008 31/8/08 2150,8 813,3 Tổng cộng 2600 2150,8 813,3 Cuối tháng thủ kho cộng số lượng nhập (2600,000), số lượng xuất (2150,800) và tồn cuối tháng (813,300) Ngoài “Thẻ kho”, thủ kho còn có sổ nhật ký để ghi số lượng NVL thực nhập, thực xuất. Mặt khác, sổ nhật ký này còn để ghi chép tất cả tình hình liên quan đến NVL ở kho như: hao hụt hoá chất, vỡ chai …Sổ này không chỉ theo dõi đối với từng loại NVL mà còn theo dõi từng thứ, nhóm NVL. Tuy nhiên, sổ này không có mẫu cụ thể mà do thủ kho tự ghi để có thể theo dõi chi tiết hơn về NVL. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, sau khi nhập số liệu vào máy sẽ tự động kết chuyển số liệu vào “Sổ chi tiết nhập vật tư”. Với NVL chính thì có sổ chi tiết nhập vật tư của NVL chính, còn với NVL phụ thì có sổ chi tiết nhập vật tư của NVL phụ. Trong sổ chi tiết nhập vật tư mỗi chứng từ sẽ được thể hiện trên một dòng với đầy đủ dữ liệu: Ngày, chứng từ, TK có, mã, tên vật tư, số lượng, đơn giá, tiền… Việc lập “Sổ chi tiết nhập vật tư” giúp cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu của kế toán dễ dàng hơn, cung cấp số liệu về số lượng, tiền của từng loại NVL trong tháng. Công ty sử dụng “Sổ chi tiết nhập vật tư” - TK 152 để theo dõi tình hình nhập các loại vật tư như nhãn, chai, thùng… (Biểu số 2.07). SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 01/8/2008 đến 31/8/2008 Tài khoản 152- Nguyên vật liệu Số Ngày Tên vật tư Mã ĐVT TK có Lượng Đơn giá Tiền HĐ404 01/8/08 Màng túi Ferim10g MT_FE10 Cái 3311 10 000 153,6 1 526 000 … … … … HĐ473 05/8/08 Túi Fujione 400WP100g TU_FU100 Cái 3311 220 000 386,9 85 117 500 HĐ2148 06/8/08 Thùng Pet 480ml TH_PET480 Cái 3311 7 500 746,2 5 596 500 … … … … HĐ89867 29/8/08 Nhãn Ofatox 100ml NH_OFA711 Cái 3311 50 000 49 2 425 000 HĐ89867 29/8/08 Nhãn Ofatox 480ml NH_OFA713 Cái 3311 30 000 120 3 600 000 Cộng … “Sổ chi tiết nhập vật tư”- TK 156 được dùng để theo dõi chi tiết tình hình nhập các loại Nguyên liệu và hàng hoá. (Biểu số 2.08) SỔ CHI TIẾT NHẬP VẬT TƯ Từ ngày 01/8/2008 đến 31/8/2008 Tài khoản: 156- Hàng hoá Số Ngày Tên vật tư Mã ĐVT TK có Lượng Đơn giá Tiền NM-10366 04/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-10422 08/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-10450 12/8/08 FILPRONIL 80% WG NL_TTS Thùng 3311 200.000 1 600 000 320 000 000 NM-106 14/8/08 Tango 800 WG NL_TTS Thùng 3311 2 000 1 529 550 3 059 100 000 … … … … … NM-140 25/8/08 Xylen NL_XYL Kg 3311 14 320 17 714 253 664 480 NM-143 26/8/08 Xylen NL_XYL Kg 3311 14 320 17 714 253 664 480 … … … … … NM-149 29/8/08 Methanol NL_MET Kg 3311 13 040 18 930 246 848 160 Cộng … … Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL kế toán tiến hành nhập liệu và các số liệu liên quan sẽ được máy tự động xử lý vào “Sổ chi tiết vật tư, CCDC”. Sổ này theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng thứ NVL theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Đơn giá NVL xuất kho được tính vào cuối tháng. Sau đây là trích dẫn “Sổ chi tiết vật tư, CCDC” - Tango 800WG trong tháng 08/2008 tại Công ty PSC.1 (Biểu số 2.09). BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CÔNG TY CP BVTV 1 TW (VĂN PHÒNG) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 156 – Hàng hoá TTS_TANG_THUNG – Tango 800WG-thùng(bao) Tháng 8 năm 2008 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SLượng Số tiền SLượng Số tiền SLượng Số tiền Tồn đầu kỳ: 1 564 908 364.100 569 783 118 04/8/08 NM-10366 04/8/08 Công ty -Nhập mua 200kg FILPRONIL 80%WG của Việt Thắng-Nhập kho HP. 1 600 000 200.000 320 000 000 564.100 889 783 118 08/8/08 NM-10422 08/8/08 Công ty -Nhập mua 200kg FILPRONIL 80%WG của Việt Thắng-Nhập kho HP 1 600 000 200.000 320 000 000 764.100 1 209 783 118 12/8/08 NM-10450 12/8/08 Công ty -Nhập mua 200kg FILPRONIL 80%WG của Việt Thắng-Nhập kho HP 1 600 000 200.000 320 000 000 964.100 1 529 783 118 14/8/08 NM-106 14/8/08 Chi nhánh Hải Phòng-Nhập mua 2.000kg Tango 800WG của Dalian. 1 529 550 2 000.000 3 059 100 000 2 964.100 4 588 883 118 19/8/08 CH-505HP 19/8/08 Nguyễn Công Trường-Chi phí nhận hàng từ cảng về. 3 147 428 2 964.100 4 592 030 546 31/8/08 XTP-T08 31/8/08 CN HP- Xuất thành phẩm để sang chai đóng gói tháng T08/2008. 1 549 216 2 150.800 3 332 053 338 813.300 1 259 977 208 Tổng cộng: 1 549 216 2 600.000 4 022 247 428 2 150.800 3 332 053 338 813.300 1 259 977 208 Cuối tháng, sau khi đối chiếu “Thẻ kho” của thủ kho, kế toán tiến hành cộng các sổ theo dõi chi tiết để đưa lên bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Lấy dòng cộng của sổ theo dõi chi tiết của từng thứ vật tư, mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng của bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Ví dụ: Lấy dòng cộng của sổ theo dõi chi tiết -Tango 800WG (biểu 2.09) Chỉ tiêu Số lượng Tiền Số dư đầu kỳ: 364.100 569 783 118 Nhập trong kỳ: 2 600.000 4 022 247 428 Xuất trong kỳ: 2 150.800 3 332 053 338 Số dư cuối kỳ: 813.300 1 259 977 208 Sau đây là trích dẫn bảng “Tổng hợp nhập - xuất - tồn” tháng 8 năm 2008 của NVL chính trong công ty ( biểu số 2.10 và 2.11). CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1 TW BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN 152 – Nguyên liệu, vật liệu Từ ngày 01/8/2008 đến ngày 31/8/2008 Đơn vị tính: VNĐ Sản phẩm, CCDC Tên sản phẩm,CCDC ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền CH Chai các loại Cái 923 629.000 888 663 547 1 043 517.000 1 514 387 628 820 198.000 1 256 401 798 1 146 948.000 1 146 649 377 CH_2 CHAI NHỰA Cái 923 629.000 888 663 547 1 043 517.000 1 514 387 628 820 198.000 1 256 401 798 1 146 948.000 1 146 649 377 CH_2_ CNHANH Nhập v.tư của CN thuộc c.ty Cái 16 265.000 19 629 425 16 265.000 19 629 425 CNhánh 1 Nhập của ĐN Cái 16 256.000 19 629 425 16 265.000 19 629 425 … … … … … … … … … CH_2_ HHANG Hưng Hằng Cái 165 228.000 250 804 972 780 333.000 945 924 668 493 308.000 635 466 836 452 249.000 561 262 804 CH_2_H HANG100 Chai Pet 100 Bộ 69 015.000 74 193 314 612 362.000 672 373 476 340 945.000 373 564 435 340 432.000 373 002 355 … … … … … … … … … … TU_ZI Túi Zithane Cái 34 594.000 59 847 620 34 594.000 59 847 620 … … … … … … … … … … Tổng cộng 26877790.410 5614541121 7042440.000 2351844948 9317553.010 2253079860 24602677.400 5713306209 CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1 TW BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN 156 – Hàng hoá Từ ngày 01/8/2008 đến ngày 31/8/2008 Đơn vị tính: VNĐ Sản phẩm, CCDC Tên sản phẩm,CCDC ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền NL NL phụ gia 170 158.011 12 656704181 192 280.000 12 482691414 156 969.431 12 485124782 205 468.581 12 654270813 BPMC BPMC 98% kg 73 600.000 6 497 901 914 45 000.000 4 005 138 517 41 600.000 3 472 999 110 77 000.000 7 030 041 321 BUT Butachio 93% kg 8 400.000 548 067 113 2 100.000 137 016 778 6 300.000 411 050 335 … … … … … … … … … TB_KAT Katana 20SC Lít 180.000 45 182 925 180.000 45 182 925 KAT_P Katana phuy Lít 180.000 45 182 925 180.000 45 182 925 … … … … … … … … … … TTSTANG Tango800WG 44 898.100 653 198 001 2 188 300.000 7 827 514 580 2009750.000 6 834 495 888 223 447.300 1 646 216 693 ...THUNG Tango thùng kg 364.100 569 783 118 2 600.000 4 022 247 428 2 150.800 3 332 053 338 813.300 1 259 977 208 … … … … … … … … … … Tổng cộng 2 135 796.511 31 044059293 5 007 099.000 39 590422300 4333491.231 37 162759029 2 809 404.281 33 471722564 * Tại phòng kế toán: Ở phòng kế toán, mỗi danh điểm vật tư được sử dụng một “Sổ chi tiết” riêng tương tự thẻ kho nhưng được ghi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn NVL theo cả chỉ tiêu số lượng và số tiền cùng với nghiệp vụ phát sinh đi kèm định khoản. Hàng ngày, sau khi sang phòng cung tiêu nhận chứng từ nhập, xuất NVL kế toán sẽ tiến hành nhập số liệu để ghi vào các sổ liên quan đến NVL. Cuối tháng, kế toán và thủ kho sẽ tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho của từng người. Nếu xẩy ra sự sai lệch giữa hai bên, kế toán và thủ kho phải cùng nhau tìm ra nguyên nhân trên cơ sở những chứng từ gốc để có những số liệu chính xác nhất. Bên cạnh đó, kế toán cũng phải tập hợp số liệu trước khi in ra các sổ sách, báo cáo phục vụ công tác quản lý. Trong công tác kế toán chi tiết NVL, ngoài việc sử dụng thẻ kho kế toán còn dùng “Bảng kê chi tiết nhập - xuất sản phẩm, CCDC”, “Sổ chi tiết vật tư, CCDC” đối với từng thứ NVL và các sổ liên quan khác. Theo dõi chi tiết tình hình công nợ của công ty với khách hàng, theo dõi các nghiệp vụ nhập NVL và quá trình thanh toán với từng người bán của Công ty. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo nợ…để lập sổ chi tiết thanh toán với người bán. Ví dụ: Tháng 8/2008 Công ty có quan hệ mua bán với Công ty Dalian. Sau đây là “Sổ chi tiết tài khoản theo công nợ” (Biểu 2.12) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN THEO CÔNG NỢ 3312- Phải trả cho người bán (Ngoại tệ) USD- Đô la Mỹ NCU_DAL – Dalian Raiser Pesticides Co.LTD china Tháng 8 năm 2008 Ngày ghi sổ Chứng từ Diến giải TKĐƯ Tỷ giá Phát sinh nợ Phát sinh có Loại tiền Số Ngày Ngoại tệ Số tiền Ngoại tệ Số tiền Số dư đầu kỳ: 19 840 000 14/8/08 NM-106 14/8/08 Chi nhánh Hải Phòng-Nhập mua 2.000kg Tango 800WG của Dalian (HĐ số 04/PSC.1-DLRZ/2008 ngày 30/6/2008) 156 16 500 180 000.00 2 970 000 000 Tổng cộng số phát sinh: 180 000.00 2 970 000 000 Số dư cuối kỳ: 180 000.00 2 950 160 000 Lập ngày 15 tháng 01 năm 2009 Người lập Kế toán trưởng Giám đốc Trên đây là phần trình bày lần lượt các bước tiến hành kế toán chi tiết NVL của Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương. Cuối tháng sau khi hoàn tất việc lập sổ, kế toán NVL còn tiến hành đối chiếu giữa “Báo cáo nhập - xuất - tồn” với sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp các tài khoản để tránh hiện tượng nhầm lẫn, sai sót. 2.3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương Song song với việc hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp NVL không thể thiếu được trong công tác hạch toán NVL. Kế toán tổng hợp NVL là vịêc sử dụng các tài khoản để phản ánh, kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung ở dạng tổng quát. Do đặc điểm sản xuất các nghiệp vụ nhập, xuất NVL diễn ra thường xuyên nên để đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời và đảm bảo sự theo dõi chặt chẽ tình hình biến động NVL, công tác kế toán NVL ở Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Áp dụng phương pháp này việc nhập, xuất, tồn NVL được theo dõi thường xuyên trên sổ kế toán, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập - xuất - tồn NVL, do đó thông tin kế toán có độ chính xác cao và cung cấp một cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử dụng tài khoản chủ yếu là TK 152, TK 156 và các tài khoản liên quan. * TK 152 – “Nguyên liệu, vật liệu”: Phản ánh số liệu hiện có, tình hình tăng, giảm vật tư (Bao bì, nhãn, mác, chai lọ…) theo giá thực tế. Tài khoản này được ghi chi tiết cho từng loại vật tư. * TK 156 - “Hàng hoá”: Phản ánh số liệu hiện có, tình hình tăng, giảm NVL và hàng hoá theo giá thực tế. Riêng phụ tùng thay thế được theo dõi trên tài khoản 153 với CCDC (Đối với loại có giá trị nhỏ, phân bổ một lần) và tài khoản 142 (Đối với loại có giá trị lớn, phân bổ từ hai lần trở lên). * Các tài khoản liên quan: - TK 331 “Phải trả cho người bán”: Phản ánh việc mua NVL ở bên ngoài. - TK 141 “Tạm ứng”: Liên quan đến việc mua NVL bằng tiền tạm ứng. Các tài khoản khác như: TK 154, TK 621, TK 627, TK 642… a. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: Sơ đồ 2.03: SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1 TRUNG ƯƠNG. TK 141 TK 152, 156 Công ty nhập NVL từ chi nhánh TK 331 NVL mua ngoài nhập kho TK 111 Thanh toán: Tiền mặt TK112 TK 154 Thanh toán: Tiền gửi ngân hàng NVL tự gia công chế biến TK 311 TK 152 Thanh toán: Vay ngân hàng Nhập từ chi nhánh để trả TK 141 TK 621 Thanh toán: Tiền tạm ứng Nhập từ sản xuất TK 153 Mua ngoài PTTT Phân bổ 1 lần TK 142 Mua ngoài PTTT phân bổ 2 lần trở lên b. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu * Các tài khoản sử dụng khi tiến hành kế toán tổng hợp xuất NVL. Ngoài việc sử dụng TK 152 và TK 156 như kế toán tổng hợp nhập NVL để phục vụ cho việc ghi chép phản ánh NVL giảm NVL khi xuất NVL, kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 621, TK 627, TK 154. Đây là những tài khoản có mặt chủ yếu trong công tác kế toán tổng hợp xuất NVL. * TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”: Phản ánh sự biến động của các chi phí NVL trong chi phí sản xuất chung. * TK 627 “ Chi phí NVL_ trong chi phí sản xuất chung”: Phản ánh sự biến động của các chi phí NVL trong chi phí sản xuất chung. * TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”: Phản ánh sự biến động của các chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Có thể khái quát kế toán tổng hợp xuất NVL tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vât 1 trung ương theo sơ đồ sau: Sơ đồ 2.04 SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG HỢP XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU. TK 152(chi tiết TK 621(chi tiết TK 111 từng loại NVL) từng bộ phận) Xuất NVL cho sản xuất Thu bằng tiền mặt TK 334 Trừ vào lương CNV TK 331 Chờ xử lý TK 627 Xuất NVL cho quản lý sản xuất, quản lý chung TK 111 Nhiên liệu mua về đưa Vào sử dụng ngay TK153 Xuất PTTT loại phân bổ 1 lần TK142 Số tiền phân bổ mỗi kỳ TK 642 Xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp TK 153 Xuất PTTT loại phân bổ 1 lần TK 142 Số tiền phân bổ mỗi kỳ * Các sổ kế toán sử dụng trong kế toán tổng hợp NVL. (1). Sổ nhật ký chung: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và xác định số tiền, tài khoản ghi nợ hoặc ghi có để phục vụ cho sổ cái. Số liệu trên sổ nhật ký chung được làm căn cứ để ghi vào sổ cái. Căn cứ vào các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…) kế toán ghi vào sổ nhật ký chung. Biểu 2.11: SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 8 năm 2008 đơn vị tính: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diến gíải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/8/08 01/8/08 CH-547 Trần Thị Minh Nguyệt-Chi phí nhận hàng tại cửa khẩu Lạng Sơn. Tiền Việt Nam 1111 10 040 000 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 614 083 Chi phí QLDN 642 40 000 Hàng hoá 156 9 385 917 … … … … 14/8/08 14/8/08 CH-573 Nguyễn Thế Mạnh-Chi tạm ứng tiền theo QĐ 420 ngày 12/08/2008 Tiền Việt Nam 1111 111 000 000 Tạm ứng 141 111 000 000 14/8/08 14/8/08 HĐ-9286 CN HP-Nhập chai nhựa Pet 100ml trắng nút đồng bộ của Hưng Hằng Nguyên liệu, vật liệu 152 230 687 604 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 23 068 760 Phải trả cho người bán(VNĐ) 3311 253 756 364 … … … … 31/8/08 31/8/08 CH-524HP Đàm Thanh Hải-Chi tiền đóng, độc hại tháng 8/2008 Tiền Việt Nam 1111 60 674 750 Chi phí sản xuất chung 627 3 849 000 Chi phí nhân công trực tiếp 622 56 825 750 … … … … Tổng cộng: 233 064 064 932 233 064 064 932 (2). Sổ cái tài khoản 152, 156: Phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến NVL. Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái tuỳ theo số lượng nghiệp vụ liên quan đến tài khoản đó. Căn cứ để lập sổ cái là các số liệu trên sổ nhật ký chung. Ví dụ: Trên sổ nhật ký chung: Chứng từ số HĐ-9286 ngày 14/08/2008, Chi nhánh Hải Phòng - Nhập mua chai nhựa Pet 100ml trắng nút đồng bộ của Công ty TNHH Hưng Hằng tổng tiền là 230 687 604đ được phản ánh trên sổ cái tài khoản 152 (Nguyên liệu, vật liệu). Sau đây là trích dẫn “Sổ cái tài khoản 152 – Nguyên liệu, vật liệu” Biểu số 2.12 CÔNG TY CP BVTV 1 TW SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/08/2008 đến 31/08/2008 Tài khoản: 152 – Nguyên liệu, vật liệu. Đơn vị tính: VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ: 5 614 541 121 3/8/08 HĐ-9281 3/8/08 Nhập chai nhựa Pet 100ml trắng nút đồng bộ của Hưng Hằng 3311 79 095 528 5/8/08 HĐ-63714 5/8/08 Nhập nhãn Ofatox 400EC 90ml, nhãn Basa 450EC 240ml của Việt Anh 3311 27 135 000 … … … … 21/8/08 HĐ-32993 21/8/08 Nhập chai 3 lớp 500ml+nắp 28 xanh lá của Tân Phú. 3311 91 589 400 31/8/08 XVT-T08 31/8/08 Xuất vật tư để sang chai đóng gói T08/2008 621 1 579 959 173 … … … … … Tổng cộng: 2 351 844 948 2 253 079 860 Số dư cuối kỳ: 5 713 306 209 CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1 – TRUNG ƯƠNG 3.1. Những ưu điểm của kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương đã phát triển không ngừng thành một công ty có quy mô sản xuất lớn, trình độ quản lý cao. Đó là cả một quá trình phấn đấu, nỗ lực vượt bậc của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. Từ chỗ vật chất còn nghèo nàn, máy móc thiết bị lạc hậu, lao động thủ công là chủ yếu đến nay công ty đã có có sở vật chất kỹ thuật tiên tiến, dây chuyền sản xuất hiện đại với đội ngũ đông đảo cán bộ và công nhân lành nghề. Sản phẩm của công ty ngày càng chiếm ưu thế trên thị trường vì đạt chất lượng cao. Cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bước được nâng cao và hoàn thiện. Trong cơ chế thị trường hiện nay sự linh hoạt và nhạy bén trong công tác quản lý kinh tế, quản lý sản xuất đã thực sự trở thành đòn bẩy mạnh mẽ cho quá trình phấn đấu của công ty. Để thích nghi với hệ thống cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, trình độ quản lý cao, công tác kế toán cũng từng bước được hoàn thiện, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ máy kế toán của công ty gồm tám người là những cán bộ có năng lực, nhiệt tình, trung thực, được sắp xếp, bố trí phù hợp với yêu cầu công việc cũng như phù hợp với trình độ và khả năng chuyên môn của từng người. Hiện nay công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán có nhiều ưu điểm trong điều kiện công ty áp dụng phần mềm kế toán. Tuy nhiên, để có thể thực hiện việc xử lý thông tin trên máy một cách thuận tiện, công ty đã xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, phù hợp việc tổng hợp số liệu trên máy. Nhìn chung, công ty có hệ thống sổ sách kế toán tương đối đầy đủ, rõ ràng và chi tiết. a. Về mặt quản lý NVL Nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành, chiếm đến 70%, do đó việc tổ chức, quản lý và sử dụng tốt khoản mục chi phí này sẽ góp phần thực hiện được mục tiêu hạ giá thành sản phẩm của công ty, điều này thể hiện sự chú trọng từ khâu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử dụng NVL. - Về khâu thu mua: Công ty đã ký hợp đồng với nhiều công ty có uy tín lớn, vật tư có chất lượng cao, đúng chủng loại, giá cả hợp lý và đáp ứng được yêu cầu thu mua. Mặt khác, công ty có đội ngũ cán bộ thu mua linh hoạt am hiểu chất lượng và giá cả thị trường nên việc thu mua NVL tương đối ổn định, đảm bảo cung cấp NVL cho quá trình sản xuất đúng tiến độ và đúng kế hoạch. - Về khâu dự trữ, bảo quản: Việc tổ chức dự trữ và bảo quản NVL luôn được công ty quan tâm. Công ty luôn dự trữ NVL ở mức hợp lý, xây dựng định mức NVL tối đa và tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất không bị ngừng trệ, không gây lãng phí vốn và giải phóng vốn lưu động đáng kể. Bên cạnh đó hệ thống kho tàng của công ty được xây dựng và có quy hoạch tốt, phù hợp với quy mô sản xuất của công ty, tránh được tổn thất lãng phí, bảo đảm an toàn cho các loại NVL. - Về khâu sử dụng: Mọi nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu đều được đưa qua phòng Công nghệ và Sản xuất sản phẩm. Việc quản lý nguyên vật liệu, sử dụng đúng theo kế hoạch và định mức nên cũng đã phần nào tiết kiệm được chi phí. b. Về hạch toán chi tiết NVL - Về hạch toán ban đầu: Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL được thực hiện khá đầy đủ rõ ràng tuân theo từng bước cụ thể đối với từng loại NVL . Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng quy định đã ban hành. Việc theo dõi nhập - xuất kho NVL được tổ chức khá chặt chẽ, có sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán để đảm bảo sự chính xác và đầy đủ số liệu. - Về hạch toán chi tiết NVL: Công ty áp dụng phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này khá đơn giản, dễ thực hiện, đảm bảo khả năng cung cấp thông tin nhanh và chính xác, bất cứ lúc nào khi các nhà quản lý doanh nghiệp cần. Hình thức này phù hợp với tình hình, đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty, phù hợp với việc sử dụng kế toán máy ở doanh nghiệp. Chính hệ thống máy tính với đặc điểm tốc độ xử lý nhanh đã hạn chế phần nào được nhược điểm của phương pháp này và do đó tăng thêm phần ưu điểm của nó. Mặt khác, với sự ra đời của chuẩn mực kế toán kế toán số 02-CM về hàng tồn kho, trong đó quy định việc tính giá hàng tồn kho (trong đó có tính giá nguyên vật liệu) theo giá thực tế, như vậy thì trong ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho chỉ có phương pháo ghi thẻ song song là đáp ứng được yêu cầu này. Ngoài ra việc xây dựng hệ thống sổ theo dõi chi tiết tương tự thẻ kho sẽ giúp cho kế toán có thể dễ dàng đối chiếu về số lượng nhập xuất tồn trong tháng, các sổ chi tiết sau khi đã in ra đều được kế toán kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ gốc để đảm bảo sự tin cậy về số liệu. Ở công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương có đặc điểm là NVL phong phú về chủng loại, nhiều về số lượng, có xuất sứ từ nhiều nguồn khác nhau.Việc quản lý sẽ rất khó khăn, khó có thể đạt được hiệu quả cao nếu công ty làm kế toán thủ công. Xong với hệ thống máy tính công ty đã lập được danh điểm NVL rất chi tiết, rõ ràng, cụ thể và có hệ thống. Hệ thống danh điểm này chặt chẽ, đảm bảo nguyên tắc không trùng lặp… tiện cho công tác kế toán ngay cả khi cung cấp thông tin vào máy, hay khi yêu cầu thông tin đầu ra để phục vụ nhanh cho các quết định trong công tác quản lý sản xuất và kinh doanh. c. Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với đặc điểm sản xuất và đặc điểm NVL của công ty. Là một doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất NVL xảy ra thường xuyên với khối lượng lớn, kế toán theo phương pháp kê khai thường xuyên sẽ đảm bảo theo dõi tình hình biến động của NVL một cách kịp thời, đầy đủ, đáp ứng nhanh yêu cầu về thông tin. NVL được đánh giá theo giá thực tế giúp cho việc hạch toán chính xác chi phí NVL trong quá trình sản xuất, đây là yếu tố chi phí chủ yếu ảnh hưởng đến việc phân tích giá thành sản phẩm. Các chứng từ,sổ sách kế toán và báo cáo vật tư khi được in từ máy ra đều được kế toán lưu trữ và bảo quản hợp lý. Ngoài ra, như đã trình bày ở trên NVL của công ty nhập kho chủ yếu là nguồn mua ngoài. Khi NVL về nhập kho, kế toán sử dụng TK 331 để phản ánh toàn bộ tình hình thu mua và thanh toán với người bán (không kể NVL mua trả tiền ngay hay chưa trả tiền người bán). Tất cả NVL mua về nhập kho đều được phản ánh trên sổ sách kế toán theo định khoản: Nợ TK 152 Có TK 331 Như vậy thông qua tài khoản 331 lãnh đạo công ty có thể nắm bắt được tình hình vât tư, tài sản của công ty. Từ đó có ngững quyết định đúng đắn, kịp thời đỗi với công tác thu mua NVL trong những kỳ tiếp theo. Qua việc phân tích những ưu điểm trên có thể thấy nhòn chung công tác kế toán NVL tại công ty được tiến hành khá nề nếp, đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đồng thời đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý, tạo điều kiện để quản lý chặt chẽ tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL, tính toán, phân bổ chính xác cho từng đối tượng sử dụng, cung cấp số liệu cho công tác tập hợp chi phí một cách kịp thời đầy đủ. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, việc quản lý NVL và công tác kế toán ở công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện. 3.2. Hạn chế và giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương 3.2.1. Về hệ thống tài khoản sử dụng trong công tác kế toán NVL Trong công tác kế toán NVL tại Công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương có sử dụng hai tài khoản chính để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm NVLlà: - TK 152: Phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm của các loại vật tư như bao bì, nhãn mác, chai… - TK 156: Bên cạnh phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm của các loại hàng hoá, thành phẩm còn phản ánh cả số hiện có và tình hình tăng giảm của các loại hoá chất là NVL để sản xuất thuốc bảo vệ htực vật. Mặt khác, để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm của các loại thành phẩm, kế toán trong công ty cũng sử dụng luôn TK 156. Với đặc điểm trên, hệ thống các tài khoản của công ty gây nhiều khó khăn cho việc tra cứu và tìm hiểu về công tác kế toán hàng tồn kho. Hơn nữa, việc gộp các tài khoản vào với nhau sẽ không phản ánh chính xác được bản chất của những đối mà tài khoản đó phản ánh. Ví dụ như TK 156 phản ánh cả số hiện có và tình hình tăng giảm ủa NVL và hàng hoá. Nhưng đặc điểm của NVL và hàng háo là khác nhau. NVL là tư liệu sản xuất, là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất, trong khi hàng háo lại là yếu tố đầu ra. NVL tham gia vào quá trình sản xuất, trong khi đó hàng háo lại là một yếu tố trong quá trình thương mại. Việc hạch toán chung NVL và hàng hoá vào cùng một tài khoản sẽ làm cho sự khác biệt giữa chúng mất đi. Mặt khác, khi sử dụng hệ thống sổ sách của công ty, đối với những người mới tiếp cận hệ thống kế toán của công ty sẽ gặp nhiều khó khăn. Ví dụ như khi muón tìm sổ chi tiết NVL “Fenitrothion 96%”, nếu bình thường ta sẽ tìm ở mục “Chi tiết NVL”, nhưng đối với trường hợp này lại phải tìm ở “Chi tiết hàng hoá”. Sự khác biệt này sẽ gây cản trở lớn cho những người quan tâm đến tổ chức kế toán của công ty. 3.2.2. Về công tác tính giá nguyên vật liệu xuất kho Tại công ty, kế toán sử dụng phương pháp đơn giá bình quân cố dịnh để tính giá NVL xuất kho, có thể hạch toán khá chính xác giá trị NVL xuât sdùng cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên đơn giá NVL xuất kho chỉ có thể được tình bình quân vào cuối tháng nên chưa áp ứng được nhu cầu thông tin nhanh về vật tư. Để bảm bảo cung cấp thông tin hàng ngày và định kỳ, việc tính vốn thực tế của hàng xuất kho và tồn kho nên sử dụng đơn giá thực tế bình quân liên hoàn. Đặc biệt trong điều kiện kế toán máy thì việc sử dụng phương pháp này trở nên đơn giản, có thể tính được giá trị NVL ngay khi xuất, không những đảm bảo tính chính xác về mặt số liệu mà còn giúp kế toán theo dõi một cách cặt chẽ hơn giá trị NVL ở mỗi lần xuất dùng. Theo phương pháp này đơn giá thực tế bình quân liên hoàn được tính như sau: Đơn giá thực tế bình quân liên hoàn = Trị giá thực tế NVL tồn sau lần xuất trước + Trị giá NVL nhập lần này Số lượng NVL tồn sau lần xuất trước + Số lượng NVL nhập lần này Do vậy trong mỗi trường hợp xuất kho NVL đơn giá được tính cho mỗi lần xuất là khác nhau và có thể phản ánh chính xác hơn giá trị NVL theo từng lần xuất một cách nhanh chóng và kịp thời. Ví dụ: Tháng 8/2008, tại công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương có tình hình nhập, xuất NVL là Tango 800 WG (thùng-bao) – TTS_TANG_THUNG như sau. Số lượng (kg) Số tiền (đồng) Số dư đầu kỳ 364.100 569 783 118 Nhập trong kỳ 2 600.000 4 019 100 000 Theo cách tính đơn giá thực tế NVL xuất kho bình quân cố định, ta có: Đơn giá thực tế NVL xuất kho = 569 783 118 + 4 019 100 000 = 1 548 153 đ/kg 364.100 + 2 600.000 Khi có các nghiệp vụ xuất kho NVL – Tango 800WG, kế toán chỉ nhập số lượng. Đến cuối tháng, kế toán sử dụng cách tính đơn giá thực tế NVL xuất kho như trên theo phần mền đã cài đặt sẵn. Máy sẽ tự động tính đơn giá thực tế NVL xuất kho là 1 548 153 đ/kg và cuối tháng ta có sổ theo dõi chi tiết (biểu 2.07). Tuy nhiên, cách tính này không đảm bảo cung cấp thông tin nhanh theo từng ngày, từng lần nhập, xuất NVL, phục vụ nhanh chóng các yêu cầu quản lý. Nếu tính theo đơn giá bình quân liên hoàn ta có sổ theo dõi chi tiết như sau. (biểu số 3.01). BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PTNT CÔNG TY CỔ PHẦN BVTV 1 TW (VĂN PHÒNG) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ CÔNG CỤ DỤNG CỤ 156 – Hàng hoá TTS_ TANG_ THUNG – Tago 800WG – thùng (bao) Ngày ghi sổ Chứng từ Diến giải Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL Đơn giá Số tiền SL ĐG Số tiền SL ĐG Số tiền Tồn đầu kỳ: 364.1 1564908 569783118 4/8/08 NM- 10366 4/8/08 Công ty -Nhập mua 200kg FILPRONIL 80%WG của Việt Thắng-Nhập kho HP. 200 1600000 320000000 1564908 564.1 1577349 889782570 8/8/08 NM- 10422 8/8/08 Công ty -Nhập mua 200kg FILPRONIL 80%WG của Việt Thắng-Nhập kho HP 200 1600000 320000000 1564908 764.1 1583277 1209781956 12/8/08 NM- 10450 12/8/08 Công ty -Nhập mua 200kg FILPRONIL 80%WG của Việt Thắng-Nhập kho HP 200 1600000 320000000 964.1 1586746 1529781819 14/8/08 NM- 106 14/8/08 Chi nhánh Hải Phòng-Nhập mua 2.000kg Tango 800WG của Dalian. 2000 1529550 3059100000 2964.1 1548153 4588880307 19/8/08 CH- 505HP 19/8/08 Nguyễn Công Trường-Chi phí nhận hàng từ cảng về. 3147428 31/8/08 XTP- T08 31/8/08 CN HP- Xuất thành phẩm để sang chai đóng gói tháng T08/2008. 2150.8 1548153 3329767472 813.3 1548153 1259112835 Tổng cộng: 2600 4022247428 2150.8 3329767472 813.3 1259112835 3.2.3. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay công ty mới chỉ áp dụng việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đối với thành phẩm sản xuất ra còn đối với NVL thì chưa quan tâm tới đây là yếu tố làm cho việc tính giá NVL xuất kho không chuẩn do sự biến động về giá cả của thị trường đặc biệt là thị trường NVL trong chế biến thuốc BVTV dẫn đến việc tính giá thành không chính xác trong các kỳ tính toán. Trong điều kiện hiện nay, để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh thì việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho NVL sẽ giúp công ty tránh được những rủi ro khi có sự biến động về giá. Đồng thời nhiều khi nó còn đóng vai trò là những bằng chứng quan trọng trong công tác kiểm tra, kiểm soát toàn bộ công ty. Và đây cũng là một nguyên tác thận trọng trong kế toán góp phần ổn định nền tài chính trong công ty. 3.2.4. Về việc tính giá NVL mua ngoài và hạch toán vật tư còn lại cuối kỳ Đối với NVL mua ngoài hiện nay công ty mới tính giá NVL nhập kho bằng giá NVL mua ngoài, còn chi phí phát sinh không tính phân bổ vào giá NVL nhập kho trong kỳ mà tính vào chi phí khác bằng tiền của chi phí sản xuất chung đối với vật liệu mua dùng cho sản xuất. Hạch toán theo phương pháp này tuy đơn giản trong tính toán song nó sai nguyên tắc đánh giá NVL, phản ánh không chính xác giá trị thực tế nhập - xuất - tồn, ảnh hưởng tới kết quả tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Về việc hạch toán vật tư còn lại cuối kỳ việc quản lý NVL cũng như việc sử dụng lãng phí NVL là bởi công ty thường coi số vật tư xuất ra đều sử dụng hết nhưng trên thực tế số vật liệu vẫn chưa sử dụng hết mà chỉ còn lại ít.Vì vậy, công ty nên lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ của mỗi loại vật tư. Đặc biệt là tránh tình trạng NVL thừa thiếu trong quá trình sản xuất đòi hỏi việc ghi chép của kế toán là hoàn toàn chính xác dựa vào nhập - xuất - tồn trong kỳ và kế hoạch của phòng kinh doanh sẽ có kế hoạch nhập NVL cho hợp lý và chất lượng đảm bảo tránh tình trạng NVL nhập về thừa thiếu so với nhu cầu sản xuất và chất lượng không đảm bảo. 3.2.5. Về kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại công ty Cổ phần Bảo vệ thực vât 1 trung ương, trê tài khoản 152 không theo dõi nhiên liệu và phụ tùng thay thế, mặc dù đây là hai loại NVL của công ty. * Hiện nay tại công ty không có điều kiện để dự trữ, bảo quản nhiên liệu phục vụ cho sản xuất (ví dụ như xăng, dầu…), do vậy nhiên liệu mua về được đưa ngay xuống nơi sản xuất. Kế toán sẽ nhập dữ liệu theo định khoản như sau: Nợ TK 627 (chi tiết cho tổ, kho) Có TK 111 Như vậy nhiên liệu không được theo dõi chi tiết, có thể gây nhẫm lẫn khi tổng hợp để xác định chi phí nhiên liệu trong tổng số chi phí NVL của quá trình sản xuất, và khó khăn khi phâ bổ cho các đối tượng chịu chi phí này. Do vậy, công ty nên mở thêm vào tài khoản 152 phần nhiên liệu để theo dõi về các loại nhiên liệu trong quá trình sản xuất. Khi đó, có các nghiệp vụ phát sinh về mua nhiên liệu, kế toán sẽ nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 152 (chi tiết từng loại nhiên liệu) Có TK 111 Nhiên liệu được xuất dùng ngay cho sản xuất, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nợ TK 627 (chi tiết theo phân xưởng, tổ có nhu cầu sử dụng) Có TK 152 (chi tiết theo từng loại nhiên liệu) Ví dụ: Căn cứ nhu cầu của tổ kho vận về việc mua dầu diezen phục vụ các xe chuyên chở của công ty trong tháng 8/2008. Tổng trị giá mua dầu diezen (Hoá đơn ngày 2/8/2008) là: 800.000đ và đưa ngay vào sản xuât. Kế toán nhập dữ liệu theo định khoản như sau: (1) Nợ TK 152 800.000 Có TK 111 800.000 (2) Nợ TK 627 (chi tiết: tổ kho vận) 800.000 Có TK 152 800.000 * Hiện nay tại công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1- trung ương, phụ tùng thay thế là một loại hàng tồn kho nhưng lại được theo dõi trên tài khoản 153 - đối với loại có giá trị nhỏ, phân bổ một lần và tài khoản 142 - đối với loại có giá trị lớn, phân bổ từ hai lần trở lên. Công ty không theo dõi riêng phụ tùng thay thế trên tài khoản 152. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phụ tùng thay thế, kế toán nhập dữ liệu theo định khoản: Nhập phụ tùng thay thế: Nợ TK 153 (hay TK 142) Có TK 331 Xuất phụ tùng thay thế: Nợ TK 627 (hay TK 642) Có TK 153 (hay TK 142) Từ thực tế trên, công ty cần mở thêm vào tài khoản 152 phần phụ tùng thay thế vì phụ tùng thay thế là một loại NVL công ty mua về có nhập kho nên cần theo dõi trên tài khoản hàng tồn kho. Mặt khác, theo chế độ kế toán hiện hành, tài khoản 153 chỉ sử dụng để theo dõi các khoản chi phí trả trước. Tài khoản 142 chỉ phản ánh giá trị của phụ tùng thay thế như một khoản chi phí trả trước trong trường hợp loại phụ tùng thay thế đó có giá trị lớn, được phân bổ hai lần trở lên. Vì vậy với việc mở thêm phần phụ tùng thay thế trong tài khoản 152, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về phụ tùng thay thế, kế toán sẽ phản ánh trực tiếp trên tài khoản 152. Ví dụ : Trong tháng 8/2008, do yêu cầu sửa chữa đường ống dẫn thuốc nước, công ty cần mua thêm đoạn ống dẫn D13 có chiều dài 10mét, trị giá là 30triệu đồng, được phân bổ vào chi phí sản xuất chung tháng 8/2008. Khi nhận được đầy đủ bộ chứng từ liên quan, kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK 152 (chi tiết: ống dẫn D13) 30.000.000 Có TK 3311 30.000.000 Trong tháng 8/2008, kế toán phân bổ chi phí về phụ tùng thay thế này vào chi phí sản xuất chung theo định khoản: Nợ TK 627 30.000.000 Có TK 152 (chi tiết: ống dẫn D13) 30.000.000 Như vậy, phụ tùng thay thế là loại ống dẫn D13 được theo dõi, quản lý riêng trên tài khoản 152 – NVL chứ không quản lý trên TK 153 – công cụ, dụng cụ. 3.3. Điều kiện để thực hiện các giải pháp Quá trình sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp đều hướng tới mục đích cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận. Để đạt được mục đích này mỗi doanh nghiệp có một biện pháp khác nhau, tuy nhiên một trong những biện pháp cơ bản được hầu hết các doanh nghiệp cùng quan tâm đó là không ngừng tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung, chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu cũng góp phần thực hiện mục tiêu hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Dưới áp lực của cơ chế thị trường, của môi trường cạnh tranh khốc liệt, sự phát triển như vũ bão của khoa học kỹ thuật, các doanh nghiệp muốn tồn tại phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện về cơ chế quản lý, quy trình sản xuất và cả công tác kế toán, trong đó có kế toán NVL. Tuy nhiên, việc hoàn thiện kế toán NVL phải đảm bảo các nguyên tác sau: - Phải tuân thủ chế độ quy định của Nhà nước đã ban hành như các chuẩn mực kế toán, luật kế toán, các thông tư hướng dẫn, hệ thống tài khoản, mẫu sổ bắt buộc của Bộ tài chính… - Đảm bảo nguyên tác phù hợp và sự vận dụng linh hoạt vời tình hình cụ thể của đơn vị. - Đảm bảo tính hiệu quả của công tác kế toán. KẾT LUẬN Có thể khẳng định kế toán nguyên vật liệu là nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế. Quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm, có hiệu quả sẽ góp phần làm hạ giá thành sản phẩm sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập được tìm hiểu thực tế tại công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến quản lý nguyên vật liệu và quản lý công ty. Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản giúp ban lãnh đạo công ty năm được tình hình và chỉ đạo sản xuất. Kế toán nguyên vật liệu có phản ánh chính xác đầy đủ tình hình thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu thì lãnh đạo công ty mới có biện pháp chỉ thị đúng đắn. Vì vậy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng phải không ngừng được hoàn thiện. Những kết quả nghiên cứu trong thời gian thực tập đã giúp em củng cố được những kiến thức đã học trong trường và việc vận dụng lý thuyết vào thực tế. Trong chuyên đề này, em đã cố gắng phản ánh một cách đầy đủ, trung thực những ưu điểm, những cố gắng của công ty đồng thời cũng nêu lên một số giả pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. Tuy nhiên do thời gian thực tập có hạn và kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên chuyên đề này còn có những điều thiếu sót. Một lần nữa em kinh mong sự góp ý của các thầy, cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán của công ty để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Lời và các anh chị trong phòng kế toán cùng các phòng ban của công ty đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bản chuyên đề này. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1 TRUNG ƯƠNG 3 1.1. Giới thiệu về công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương 3 1.2. Quá trình hình thành và phát triển của công ty PSC.1 3 1.2.1. Lịch sử hình thành 3 1.2.2. Một số thành tích đã đạt được 4 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty PSC.1 7 1.3.1. Đặc điểm hoạt động bọ máy quản lý 7 1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 9 1.4. Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất, quy trình công nghệ 15 1.4.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 15 1.4.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 17 1.5. Tổ chức công tác kế toán ở PSC.1 18 1.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán ở công ty 18 1.5.2. Bộ máy kế toán của công ty 20 1.5.3. Đặc điểm tổ chức hình thức sổ kế toán 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1 TRUNG ƯƠNG 24 2.1. Khái quát chung về NVL tại công ty Cổ phần Bảo vệ thực vật 1 trung ương 24 2.1.1. Khái niện NVL 24 2.1.2. Tính giá NVL tại PSC.1 24 2.1.2.1. Đánh giá NVL nhập kho 24 2.1.2.2. Đánh giá NVL xuất kho 25 2.1.3. Phân loại NVL tại PSC.1 27 2.2. Hạch toán chi tiết NVL tại PSC.1 28 2.2.1. Hệ thống chứng từ và sổ kế toán sử dụng 28 2.2.2. Thủ tục nhập kho NVL ở PSC.1 31 2.2.3. Thủ tục xuất kho NVL ở PSC.1 34 2.2.4. Kế toán chi tiết NVL tại PSC.1 37 2.3. Hạch toán tổng hợp NVL tại PSC.1 52 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO VỆ THỰC VẬT 1 TRUNG ƯƠNG 61 3.1. Những ưu điểm của kế toán NVL tại PSC.1 61 3.2. Hạn chế và giải pháp hoàn thiện kế toán NVL tại PSC.1 65 3.2.1. Về hệ thống tài khoản sử dụng trong công tác kế toán NVL 65 3.2.2. Về công tác tính giá NVL xuất kho 66 3.2.3. Về việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 69 3.2.4. Về việc tính giá NVL mua ngoài và hạch toán vật tư còn lại cuối kỳ 69 3.2.5. Về kế toán tổng hợp NVL 70 3.3. Điều kiện để thực hiện các giả pháp 72 KẾT LUẬN 74