Đàm phán, ký kết & thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không

ục nợ phải trả là khoản nợ thương mại (gồm khoản người mua trả tiền trước và phải trả cho người bán). Bên cạnh đó vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp chưa tăng mạnh do doanh nghiệp chưa tiến hành phát hành tăng thêm vốn mà nguồn chủ yếu là từ lợi nhuận để lại. Chỉ tiêu về năng lực hoạt động: Vòng quay hàng tồn kho năm 2007, 2008 duy trì khoảng 42 – 43 ngày, giảm đáng kể so với vòng quay 69 ngày của giai đoạn năm 2006. Chỉ số vòng quay hàng tồn kho dao động quanh mức 45 ngày là hợp lí đối với các doanh nghiệp thương mại như Airimex. Hiệu suất sử dụng tài sản thay đổi rõ rệt qua các năm. Nếu năm 2006, chỉ tiêu này chỉ đạt 0,81 thì đến năm 2007 và 2008 chỉ tiêu này đã tăng lên gấp đôi. Điều này đánh dấu bước phát triển vượt bậc của Airimex trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản sau cổ phần hóa. Khả năng sinh lời Sau một năm cổ phần hóa, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cải thiện một cách rõ rệt, thể hiện sự tăng trưởng lớn trong tỷ suất lợi nhuận. Năm 2006, 2007 tỷ suất giữ mức ổn định tăng hơn năm 2005 (công ty Nhà nước) 5 lần đạt 5,15%. Năm 2008, mặc dù Công ty gặp rất nhiều khó khăn do ảnh hưởng của kinh tế vĩ mô. Tuy nhiên tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu thuần cũng đạt 2,72%. Mức tỷ suất lợi nhuận của Công ty đạt mức trung bình so với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cùng ngành. Hiệu quả sử dụng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tăng rõ rệt sau khi cổ phần hóa, với tỉ lệ ROE tăng gần gấp 2 qua năm 2007. Năm 2008 đạt 16,92%. Tỉ số này càng lớn càng tốt, nó thể hiện hiệu quả của việc sử dụng vốn chủ sở hữu. Mặc dù trong năm 2008, nền kinh tế có nhiều biến động, lãi suất Ngân hàng cũng thay đổi liên tục. Nhưng nếu so sánh tỉ lệ này với lãi suất trung bình của Ngân hàng trong năm qua và so với năm 2007 thì đã chứng tỏ nguồn vốn của cổ đông ngày càng được sử dụng có hiệu quả hơn. Dưới đây là biểu đồ diễn biến lãi suất Ngân hàng trong năm 2008, ta thấy được với tỉ lệ ROE công ty đạt được là 16,92% cũng là mức có thể chấp nhận được. Biểu đồ 5 Nguồn: Vốn là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nên tổng tài sản của doanh nghiệp có giá trị không quá lớn. Do vậy tỉ lệ ROA khá cao đạt 4,19% hơn 6 tháng cuối năm 2006; 7,74% năm 2007 và năm 2008 đạt 4,58%. Tỉ lệ này càng lớn càng tốt vì nó chứng tỏ công ty sử dụng tài sản một cách có hiệu quả. Kết luận: theo những chỉ tiêu tài chính chủ yếu của Airimex có thể thấy tình hình hoạt động của Công ty đang có những tiến triển tốt, hiệu suất sử dụng vốn tăng, có triển vọng phát triển tốt trong tương lai. Công tác tổ chức đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty cổ phần xuất nhập khầu Hàng Không Tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng Trước khi tiến hành một cuộc đàm phán quốc tế để kí kết Hợp đồng ngoại thương, Công ty thường phải tham gia đấu thầu do Tổng công ty Hàng Không Việt Nam tổ chức. Buổi đấu thầu này sẽ được tổ chức công khai. Nếu Công ty giành được quyền thực hiện gói thầu này thì sẽ tiến hành tìm nhà cung cấp và thực hiện các cuộc đàm phán để kí kết Hợp đồng. Tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không, công tác tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng ngoại thương do bộ phận xuất nhập khẩu thực hiện. Quá trình tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty nhìn chung cũng trải qua 5 bước: a) Giai đoạn chuẩn bị Sau khi đấu thầu thành công, công ty sẽ tiến hành chọn lựa nhà cung cấp trong số những đối tác quen thuộc, hoặc tìm một đối tác mới sao cho phù hợp. Tìm được nhà cung cấp ưng ý, bộ phận kinh doanh, bộ phận xuất nhập khẩu cùng Ban giám đốc tiến hành lựa chọn thời gian và địa điểm cho cuộc đàm phán. Có 2 trường hợp xảy ra: Với đối tác lâu năm thì công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phán sẽ không căng thẳng, do hai bên đã có mối quan hệ hợp tác nhiều năm nên có thể bỏ qua những qui tắc không cần thiết. Trưởng phòng kinh doanh hoặc giám đốc có thể liên lạc qua điện thoại hoặc e-mail để hẹn thời gian và địa điểm cho cuộc tiếp xúc. Cuộc tiếp xúc hai bên chủ yếu là bàn lại về giá cả, chất lượng hàng hóa… Với những đối tác mới: công tác chuẩn bị cho cuộc đàm phàn sẽ khẩn trương hơn. Do đây là đối tác mới, chưa hiểu nhau nhiều nên cần chuẩn bị thật kỹ trước khi tiến hành đàm phán. Cần chuẩn bị về các mặt: Ngôn ngữ: tất cả các cuộc đàm phán của Công ty đều sử dụng ngôn ngữ là tiếng Anh. Các thành viên trong đoàn đàm phán được trang bị khả năng ngoại ngữ rất tốt, đặc biệt là tiếng Anh. Thông tin: từ trước khi tham gia gói đấu thầu của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam, công ty đã có sự chuẩn bị về khả năng tìm kiếm mặt hàng từ các đối tác khác. Thông tin về những nhà cung cấp các mặt hàng thuộc lĩnh vực Hàng không luôn được Công ty thường xuyên cập nhật. Bên cạnh đó, Công ty cũng luôn tìm hiểu thông tin về các sản phẩm đối tác có khả năng cung cấp, cũng như những mặt hàng Công ty nhập khẩu thường xuyên. Đó là các linh kiện máy bay, phụ tùng, thiết bị hỗ trợ bay… Đoàn đàm phán: thường bao gồm: giám đốc, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng xuất nhập khẩu, luật sư tư vấn nếu là Hợp đồng giá trị lớn và đối tác chưa lâu năm. Thời gian và địa điểm: công ty và bên đối tác sẽ tiến hành thương lượng và quyết định thời gian và địa điểm thích hợp để tổ chức cuộc đàm phán. Có thể là tại Việt Nam hoặc nước ngoài. b) Giai đoạn tiếp xúc Nếu hai bên đã là đối tác trong nhều năm thì giai đoạn tiếp xúc sẽ là thời gian để hai bên hỏi thăm sức khỏe, tình hình của công ty. Sau đó sẽ đi thẳng vào vấn đề với tâm lí thoải mái. Trường hợp nếu mặt hàng nhập khẩu là quen thuộc, đối tác lại là quen biết nhiều năm, có thể không cần tổ chức buổi đàm phán trực tiếp mà chỉ qua e-mail, fax… cũng có thể chấp nhận được. Nếu là đối tác mới thì trong giai đoạn tiếp xúc này, phía Công ty sẽ thể hiện thành ý, thiện chí hợp tác. Điều này giúp cho đối tác tin cậy, đồng thời tìm hiểu xem thông tin mình có được về họ có chính xác hay không. c) Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn quan trọng trong quá trình đàm phán. Hai bên sẽ thảo luận, thương lượng về các điều khoản trong Hợp đồng. Trước hết, đây là một Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa. Công ty Airimex là bên nhập khẩu. Mặt hàng nhập khẩu thường là rượu vang hoặc các thiết bị, máy móc, động cơ máy bay. Các điều khoản chính được thương lượng trong cuộc đàm phán: Mô tả hàng hóa: đối với các Hợp đồng công ty nhận từ gói thầu của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam, hàng hóa thường là các linh kiện máy bay, thiết bị thuộc chuyên ngành hàng không. Chất lượng: chất lượng được đưa ra theo yêu cầu của Tổng công ty Hàng Không Việt Nam. Vì đây là các thiết bị thuộc lĩnh vực chuyên ngành, người sử dụng cuối cùng là Tổng công ty Hàng Không Việt Nam (Vietnam Airlines) Đối với máy móc, thiết bị hàng không: kèm theo phụ kiện Hợp đồng, trong đó qui định chi tiết các tiêu chuẩn kĩ thuật… Nếu là các sản phẩm khác như rượu thì ngoài tên rượu còn qui định năm và nước sản xuất; thể tích chai; nồng độ rượu… Giá cả: hai bên cũng thống nhất điều khoản giá cả. Tất nhiên giá mà Công ty mua sẽ thấp hơn giá Công ty đấu thầu nếu là nhập khẩu thiết bị Hàng không. Khoảng chênh lệch chính là lợi nhuận mà Công ty nhận được. Đồng tiền thanh toán được qui định trong Hợp đồng là đồng USD hặc đồng EUR. Điều kiện giao hàng: điều kiện cơ sở giao hàng theo Incoterms 1990 hoặc 2000 (thường sử dụng Incoterms 2000); Công ty thường áp dụng điều kiện CIF Hochiminh. Theo đó, người bán phải chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Giao hàng: thời gian và địa điểm giao hàng được hai bên thống nhất sao cho hợp lí và thuận lợi cho cả hai bên. Nếu là nhập khẩu động cơ máy bay thì còn phải chú ý đến thời gian để đáp ứng nhu cầu sử dụng của Vietnam Airlines; không được giao hàng từng phần; có thể chuyển tải Nếu là Hợp đồng nhập khẩu khác như rượu với số lượng lớn thì cho phép giao hàng từng phần; có thể chuyển tải. Thanh toán: hai bên sẽ thống nhất sử dụng phương thức thanh toán nào thuận lợi cho cả hai bên. Đối với những mặt hàng có giá trị lớn, thường sử dụng phương thức tín dụng chứng từ (L/C) hoặc TTR. Như vậy sẽ đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Vận hành, sử dụng: nếu hàng hóa là máy móc, thiết bị thì giai đoạn vận hành và sử dụng rất quan trọng. Trong Hợp đồng, Công ty Airimex đưa ra yêu cầu bên xuất khẩu phải cử chuyên viên sang hướng dẫn cách sử dụng cũng như bảo quản cho người sử dụng cuối cùng là Vietnam Airlines sau khi Công ty làm thủ tục thông quan cho hàng hóa và giao cho Vietnam Airlines. Cung cấp phụ tùng thay thế: đối với những sản phẩm có thời gian sử dụng lâu dài và việc thay thế những phụ tùng của nó là cần thiết thì Hợp đồng còn qui định phía bán hàng phải cung cấp phụ tùng thay thế cho người sử dụng sản phẩm trong khoảng thời gian sử dụng sản phẩm. d) Giai đoạn kết thúc, kí kết Hợp đồng Khi các điều khoản trên được hai bên đồng ý thống nhất thì coi như Hợp đồng đã được chấp nhận về cơ bản. Hai bên sẽ quyết định bên nào chịu trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng. Thông thường, công ty Airimex sẽ giành quyền soạn thảo Hợp đồng. Ngôn ngữ sử dụng trong Hợp đồng là tiếng Anh. e) Giai đoạn rút kinh nghiệm Hợp đồng được kí kết coi như cuộc đàm phán đã thành công. Công ty sẽ kiểm tra, so sánh với các cuộc đàm phán trước đây để rút kinh nghiệm cho lần đàm phán tới. Nếu như hai bên tin tưởng lần nhau thì những Hợp đồng tiếp theo có thể sẽ không tiến hành gặp mặt trực tiếp nữa mà qua e-mail, fax… Quy trình thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại công ty Xin giấy phép nhập khẩu Căn cứ theo quyết định số 24/2008/QĐ-BCT, ngày 01/08/2008 của Bộ Công Thương quyết định về việc áp dụng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối với một số mặt hàng, trong đó có mặt hàng Rượu vang mà công ty nhập khẩu. Do đó, công ty cũng tiến hành làm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu tự động theo đúng qui định của pháp luật. Hồ sơ để xin cấp Giấy phép nhập khẩu tự động gồm : Đơn đăng kí nhập khẩu tự động: 02 bản chính Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép kinh doanh: 01 bản sao (có dấu sao y bản chính của thương nhân) Hợp đồng nhập khẩu: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) L/C hoặc chứng từ thanh toán hoặc xác nhận thanh toán qua Ngân hàng: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) Vận đơn hoặc chứng từ vận tải của lô hàng: 01 bản sao (có đóng dấu sao y bản chính của thương nhân) Chuẩn bị khâu thanh toán Phương thức thanh toán được công ty Airimex sử dụng nhiều nhất trong các Hợp đồng nhập khẩu của mình là TTR (chuyển tiền) và L/C (tín dụng chứng từ) Sử dụng phương thức thanh toán TTR: Công ty thường áp dụng phương thức thanh toán này với những đối tác lâu năm và có sự tin tưởng lẫn nhau. Với phương thức thanh toán này, công ty sẽ phải thực hiện việc thanh toán của mình trong vòng 30 ngày, kể từ ngày nhận được hàng theo qui định trong Hợp đồng. Khi thanh toán, công ty phải xuất trình cho Ngân hàng các chứng từ sau: - Giấy yêu cầu chuyển tiền Hợp đồng mua bán hàng hóa Hóa đơn thương mại Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu Phương thức này thường được áp dụng đối với các Hợp đồng nhập khẩu rượu vang. Rượu vang là mặt hàng công ty nhập khẩu rất nhiều trong năm, từ những đối tác có mối quan hệ lâu dài và tốt đẹp. Do đó, công ty đã giảm bớt tình trạng ứ động vốn trong khi chờ nhận được hàng từ nhà xuất khẩu. Điều này tạo thuận lợi cho công ty trong việc sử dụng vốn một cách có hiệu quả. Sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ: Công ty áp dụng phương thức thanh toán này đối với những Hợp đồng nhập khẩu có giá trị lớn để tạo sự tin tưởng với đối tác, thường dùng đối với việc nhập khẩu động cơ, phụ tùng, thiết bị hỗ trợ bay. Cũng như các công ty nhập khẩu khác, khi sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ (L/C), công ty Airimex cũng thực hiện các bước sau: Viết đơn yêu cầu mở L/C theo mẫu của Ngân hàng: dựa vào Hợp đồng đã kí, công ty viết đơn yêu cầu mở L/C cho nhà xuất khẩu thụ hưởng. Do Hợp đồng có giá trị lớn, công ty chỉ mở L/C trước 1 ngày so với ngày qui định trong Hợp đồng để giảm bớt chi phí. Công ty thường sử dụng 2 hệ thống Ngân hàng phục vụ cho việc kinh doanh của mình đó là Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) và Ngân hàng Kĩ thương Việt Nam (Techcombank). Đây là những Ngân hàng có uy tín trong giao dịch ngoại thương. Các điều kiện trong L/C được nhân viên công ty xem xét và thực hiện cẩn trọng, đảm bảo quyền lợi của Công ty. Công ty phải lập cam kết thanh toán cho Ngân hàng và kí quỹ một khoản tiền bằng 10% - 30% trị giá L/C, tỉ lệ này không thống nhất đối với tất cả các thương vụ. Thư tín dụng công ty mở là loại L/C không hủy ngang, trả ngay và không cần Ngân hàng xác nhận. Sau khi được Ngân hàng chấp nhận việc mở L/C, Công ty sẽ nhận được một bản L/C nháp do Ngân hàng gửi tới để kiểm tra. Nếu thấy không có vấn đề gì thì Ngân hàng sẽ phát hành L/C chính thức. Và L/C này được gửi đến Ngân hàng nước ngoài nhờ chuyển cho nhà xuất khẩu. Và ngược lại, nếu có gì sai sót hoặc không đúng, công ty sẽ yêu cầu Ngân hàng tu chỉnh. Thuê phương tiện vận tải Hầu hết các Hợp đồng ngoại thương Công ty kí kết đều theo điều kiện CIF. Như vậy, việc thuê phương tiện vận tải là do bên xuất khẩu tiến hành và chịu trách nhiệm. Công ty có quy mô lớn, nhập khẩu hàng hóa đa dạng với nhiều phương tiện khác nhau, trong đó nhiều nhất là bằng tàu biển và máy bay. Trong Hợp đồng có quy định cụ thể thời gian giao hàng và cảng dỡ hàng, điều này là cơ sở để người bán tìm phương tiện vận tải. Mua bảo hiểm cho hàng hóa Cũng như việc thuê phương tiện vận tải, công ty kí Hợp đồng ngoại thương theo điều kiện CIF nên việc mua bảo hiểm cho hàng hóa trong chặng vận tải chính là do người bán chịu trách nhiệm. Công ty sẽ nhận được giấy chứng nhận mua bảo hiểm do người bán gửi tới cùng với bộ chứng từ, đây là cơ sở để công ty đòi bồi thường khi có tổn thất xảy ra. Bảo hiểm thường được mua với giá trị bằng 110% trị giá hàng hóa. Công ty cũng mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình khi vận chuyển hàng từ cảng về kho riêng của công ty bảo hiểm Bảo Minh. Nhận bộ chứng từ Sau khi Hợp đồng được kí kết, nhà xuất khẩu chuẩn bị hàng hóa theo yêu cầu của Hợp đồng. Đồng thời nhận được L/C (nếu thanh toán bằng L/C), nhà xuất khẩu sẽ tiến hành giao hàng cho nhà nhập khẩu. Giao hàng xong, nhà xuất khẩu sẽ gửi cho công ty một bộ chứng từ thông báo chi tiết về hàng hóa và tàu chở hàng, dự kiến ngày tàu đến… Dựa vào bộ chứng từ này, công ty chuẩn bị làm việc với Ngân hàng để có thể nhận được bộ chứng từ gốc từ Ngân hàng: Nếu Hợp đồng thanh toán bằng TTR: Trường hợp này công ty nhận trực tiếp bộ chứng từ do nhà nhập khẩu gửi đến. Khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên của Công ty tiến hành kiểm tra cẩn thận, nếu thấy đầy đủ và hợp lệ sẽ yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền bằng với trị giá Hóa đơn cho nhà xuất khẩu trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hàng. Bộ hồ sơ chuyển tiền gồm có: Lệnh chuyển tiền theo mẫu Ngân hàng Bản sao Hợp đồng ngoại thương Hóa đơn thương mại Tờ khai hải quan hàng nhập Nếu phương thức thanh toán áp dụng là L/C: Trường hợp này, công ty không nhận được bộ chứng từ để đi nhận hàng từ người xuất khẩu mà phải qua Ngân hàng. Ngân hàng ở đây là Ngân hàng được công ty yêu cầu mở L/C cho người xuất khẩu thụ hưởng (ngân hàng mở L/C). Do công ty chỉ kí quỹ một khoản nhỏ hơn 100% trị giá của Hợp đồng nên để đảm bảo quyền lợi của mình, Ngân hàng yêu cầu bộ chứng từ phải được chuyển đến Ngân hàng với mục Consignee (người nhận hàng) trong B/L được ghi là “To oder of…bank (theo lệnh Ngân hàng…), nghĩa là chỉ khi nào Ngân hàng kí hậu vào B/L thì công ty mới có thể nhận được hàng. Do đó, khi nhận được thông báo là bộ chứng từ đã về tới Ngân hàng thì nhân viên phòng kế toán đến Ngân hàng làm thủ tục thanh toán toàn bộ số tiền còn nợ Ngân hàng và yêu cầu Ngân hàng chuyển bộ chứng từ, đồng thời kí hậu vào B/L để Công ty có thể nhận được hàng. Chuẩn bị nhận hàng Sau khi nhận được bộ chứng từ và Thông báo hàng đến của Hãng tàu, nhân viên phòng xuất nhập khẩu tiến hành làm các chứng từ cần thiết để thông quan cho hàng hóa nhập khẩu. Bộ chứng từ cần chuẩn bị bao gồm: 02 Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu: nhân viên phòng xuất nhập khẩu của công ty lên tờ khai hàng hóa nhập khẩu. Dựa vào Thông báo hàng đến sẽ biết được hàng của Công ty về cảng nào, thường là ICD Phước Long và Cát Lái. Khi lên tờ khai phải chú ý các mục sau: Tên người xuất khẩu, nhập khẩu, số Hợp đồng, ngày kí Hợp đồng, điều kiện giao hàng… ghi đúng theo Hợp đồng. Tên, số hiệu phương tiện vận tải; số và ngày vận tải đơn: ghi đúng theo B/L. Tỉ giá tính thuế: là tỉ giá USD/VND hoặc EUR/VND, lấy trên trang web của hải quan Đồng Nai (www.dncustoms.vn) Điều kiện giao hàng: CIF HCM Phương thức thanh toán: TTR hoặc L/C Mã số hàng hóa: tra trong Biểu thuế suất xuất nhập khẩu của năm hiện hành. Thuế nhập khẩu: đây là mục quan trọng trong tờ khai. Thuế suất phải được tra kĩ trong Biểu thuế suất thuế nhập khẩu được Bộ công thương phát hành hàng năm, cách thuế phải chính xác. Giấy giới thiệu của công ty: ngoài Giấy giới thiệu của công ty, đôi khi cần đến Giấy ủy quyền từ công ty mẹ là Arimex Hà Nội, nếu như B/L được kí phát cho Airimex Hà Nội. 01 bản sao vận tải đơn: có kí hậu của Ngân hàng. 01 bản sao + 01 bản chính Invoice 01 bản sao + 01 bản chính Packing list 01 bản sao Hợp đồng ngoại thương Giấy chứng nhận xuất xứ 01 bản chính Lệnh giao hàng: khi nhận được B/L (có kí hậu của Ngân hàng nếu là thanh toán bằng L/C), nhân viên của công ty sẽ đến hãng tàu đóng các phí cần thiết như phí D/O, phí THC… và đổi lấy một bộ (thường là 5 bản) Lệnh giao hàng. Nếu mặt hàng nhập khẩu là Rượu vang thì ngoài các chứng từ trên còn phải có Giấy đăng kí kiểm tra Nhà nước và Giấy chứng nhận phân tích từ nước xuất khẩu. Trước khi làm thủ tục Hải quan, nhân viên giao nhận phải xin giấy kiểm tra nhà nước hàng nhập khẩu của Viện vệ sinh y tế công cộng. Làm thủ tục hải quan và nhận hàng Sau bước chuẩn bị nhận hàng, công ty đã có đầy đủ các chứng từ cần thiết để làm thủ tục thông quan và nhận hàng. Nộp bộ hồ sơ hải quan cho cán bộ hải quan của khẩu nơi có hàng của công ty (ICD Phước Long I, II, Cát Lái, Tân Cảng…. Sau khi kiểm tra đầy đủ, bộ hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận hải quan tính thuế. Hồ sơ hải quan hàng nhập của Công ty thuộc diện luồng đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa). Các mặt hàng công ty nhập khẩu thường phải qua khâu kiểm hóa, kể cả rượu vang và động cơ, thiết bị. Nhân viên công ty khi biết được tên cán bộ kiểm hóa sẽ liên hệ để hẹn giờ kiểm hàng. Kiểm tra thực tế 10% số lượng hàng. Nếu hàng hóa được khai đúng như kiểm tra thì cán bộ hải quan kiểm hóa sẽ ghi nội dung kiểm tra và kí tên vào tờ khai. Đối với mặt hàng rượu vang còn phải tiến hành dán tem nhập khẩu để tránh tình trạng hàng giả, hàng nhập lậu gây thiệt hại cho người tiêu dùng. Nhân viên sẽ nhận tem và thuê công nhân dán ngay tại chỗ để cán bộ kiểm hóa kiểm tra. Sau đó phải nộp lại cùi tem cho hải quan. Đối với khoản thuế nhập khẩu, công ty sẽ xuất trình bảo lãnh của Ngân hàng ngoại thương Việt Nam cho cán bộ hải quan tính thuế. Sau khi hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng nhập khẩu, công ty thuê phương tiện vận tải chở hàng về kho hàng tại sân bay Tân Sơn Nhất. Nếu là mặt hàng rượu vang với số lượng lớn thì thuê xe kéo cont về kho. Như vậy công ty sẽ phải làm giấy mượn cont với Hãng tàu và đóng phí. Nếu hàng là máy móc, thết bị thì thuê xe tải chở về kho. Công ty cũng tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hóa trong khi chở hàng từ cảng về kho của công ty bảo hiểm Bảo Minh. Khiếu nại Khi có tổn thất xảy ra như rượu bị bung nắp chai, bị xì hơi… thì Công ty sẽ tiến hành mời Giám định Vina control và đại diện Công ty bảo hiểm tới hiện trường và làm thủ tục giám định hàng hóa. Sau đó, công ty giám định cấp Giấy chứng nhận giám định tổn thất hàng hóa cho Công ty. Tùy theo nguyên nhân gây ra tổn thất mà công ty bảo hiểm hoặc người bán sẽ chịu trách nhiệm cho tổn thất này. Thanh toán Sau khi nhận được bộ chứng từ đầy đủ và hợp lệ, Công ty thực hiện nghĩa vụ thanh toán của mình. Nếu thanh toán bằng TTR: Khi nhận được bộ chứng từ và kiểm tra kỹ lưỡng, nhân viên bộ phận kế toán của Công ty đến Ngân hàng viết Lệnh chuyển tiền, yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền tương đương 70% trị giá Hợp đồng còn lại cho người bán. Công ty sẽ xuất trình cho Ngân hàng các chứng từ sau: Giấy yêu cầu chuyển tiền theo mẫu của Ngân hàng; Hợp đồng mua bán hàng hóa; Hóa đơn thương mại; Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu. Bằng nghiệp vụ của mình, Ngân hàng thực hiện việc chuyển tiền theo yêu cầu của Công ty và nhận phí chuyển tiền. Phí chuyển tiền do Công ty chịu. Khi tiền được chuyển đến Ngân hàng do người bán chỉ định thì các chi phí phát sinh ở Ngân hàng đó sẽ do phía người bán chịu. Sau khi thực hiện việc chuyển tiền thành công, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ cho công ty. Công ty sẽ thông báo với bên bán hàng là đã hoàn thành nghĩa vụ chuyển tiền, đồng thời yêu cầu phía đối tác kiểm tra tài khoản. Nếu thanh toán bằng L/C: Để nhận được bộ chứng từ nhận hàng, Công ty phải làm thủ tục thanh toán nợ cho Ngân hàng. Tùy theo thỏa thuận giữa Công ty và Ngân hàng trong từng thương vụ mà Công ty có thể trích tài khoản để trả ngay cho Ngân hàng, hoặc thế chấp lô hàng nhập khẩu, hoặc vay tiền của Ngân hàng… Ngân hàng nhận được thanh toán từ Công ty sẽ tiến hành trả tiền cho nhà xuất khẩu thông qua các đại lí Ngân hàng của mình ở nước ngoài hoặc Ngân hàng thông báo. Thanh toán thành công cho nhà xuất khẩu, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ về cho Công ty. Thanh lí Hợp đồng Đối với các Hợp đồng nhập khẩu rượu vang thường số lượng của một Hợp đồng sẽ được giao thành nhiều lần cho đến khi nào đầy đủ số lượng yêu cầu trong Hợp đồng. Do đó, hai bên sẽ tiến hành thanh lí sau khi hàng được giao đầy đủ. Đối với các hợp đồng nhập khẩu máy móc, trang thiết bị cho ngành Hàng không. Hai bên sẽ tiến hành làm biên bản nghiệm thu và thanh lí Hợp đồng sau khi Công ty nhận được hàng và bên bán thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình. Nghĩa vụ người bán phải thực hiện đối với những Hợp đồng nhập khẩu máy móc, trang thiết bị Hàng không sau khi Công ty làm thủ tục thông quan và đưa hàng về kho đó là: Cử nhân viên sang hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, bảo trì… Vận hành chạy thử phải đạt yêu cầu… Cam kết cung cấp các thiết bị, phụ tùng thay thế trong một thời gian nhất định. Những thuận lợi và khó khăn đối với công ty Thuận lợi Những yếu tố thuận lợi từ nền kinh tế: Tính đến tháng 7/2009, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam đạt 68,73 tỉ USD. Trong đó xuất khẩu là 32,55 tỉ USD và nhập khẩu là 36,18 tỉ USD, nhập siêu là 3,63 tỉ USD. Trong đó, nhập khẩu các mặt hàng máy móc, thiết bị, dụng cụ, phụ tùng trong tháng 7 là 1,05 tỉ USD (cao nhất từ đầu năm), nâng tổng kim ngạch nhập khẩu 7 tháng đầu năm 2009 ở mặt hàng này lên 6,34 tỉ USD . Con số trên chứng tỏ nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ của Việt Nam tăng mạnh, trong đó có mặt hàng máy móc, thiết bị, linh kiện, phụ tùng… Do nhu cầu tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ gia tăng, khối lượng và trị giá hàng hóa xuất nhập khẩu tăng cao, các mặt hàng xuất nhập khẩu đa dạng hơn tạo cơ hội thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong nước. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không là đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phục vụ cho Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam, với mặt hàng nhập khẩu chính là để phục vụ trên máy bay, vật tư, phụ tùng, trang thiết bị mặt đất phục vụ sân bay… Doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ nhu cầu của Tổng công ty Hàng Không, ngành Hàng không dân dụng Việt Nam cũng như mở rộng được hoạt động kinh doanh phục vụ cho các đối tượng thuộc các ngành kinh tế quốc dân, góp phần tăng doanh thu, cũng như đa dạng hóa các mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp. Nước ta hiện nay vẫn còn đang trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nên nhu cầu về máy móc, trang thiết bị nhập khẩu phục vụ cho sản xuất là rất lớn. Đây là cơ hội lớn cho Airimex bởi vì Công ty hoạt động trong lĩnh vực này đã nhiều năm, có nhiều kinh nghiệm và những đối tác đáng tin cậy… Các nghiệp vụ liên quan đến ngoại thương như vận tải biển, bảo hiểm, ngân hàng… có xu hướng phát triển tốt trong tương lai: Theo thống kê qui luật về chu kì kinh tế, thông thường ngành vận tải nói chung, trong đó có vận tải biển sẽ bứt phá khi nền kinh tế khởi sắc trở lại. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã đẩy mạnh vay vốn để trang bị tàu mới nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ cho xuất nhập khẩu của Việt Nam Các công ty bảo hiểm trong nước hiện nay đang từng bước nâng cao nghiệp vụ nhằm đáp ứng nhu cầu tình hình xuất nhập khẩu của Việt Nam đang ngày càng gia tăng. Những yếu tố thuận lợi từ Công ty: Đội ngũ cán bộ công nhân viên giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết: Hầu hết cán bộ nhân viên trong Công ty đều đã tốt nghiệp cao đẳng và đại học với chuyên ngành phù hợp. Do đó, nắm bắt nhanh công việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đối với nhân viên phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ được yêu cầu tối thiểu là TOEIC 600, có khả năng nghe, nói và đọc viết tốt tiếng Anh. Đây là ngôn ngữ chính được sử dụng trong các cuộc đàm phán quốc tế. Đối với các nhân viên thuộc bộ phận giao nhận hàng hóa có kinh nghiệm ít nhất là 2 năm làm công tác giao nhận. Thành thạo các nghiệp vụ giao nhận hàng hóa ngoại thương bằng đường biển và hàng không. Đội ngũ lãnh đạo năng lực cao. Bộ máy lãnh đạo của Công ty từng bước chứng tỏ bản lĩnh là một bộ máy lãnh đạo có uy tín, dẫn dắt Công ty vượt qua khó khăn trong giai đoạn nền kinh tế khủng hoảng. Những thành quả đạt được trong ngày hôm nay, có một phần rất lớn từ sự đóng góp của Ban lãnh đạo Airimex. Các Hợp đồng nhập khẩu của Công ty thường được kí kết theo điều kiện CIF. Như vậy, Công ty sẽ không phải chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đây vốn là những nghiệp vụ mà các nhân viên Công ty còn yếu. Đối tác trong Hợp đồng là những công ty, tập đoàn lớn có uy tín và mối quan hệ tốt trong nhiều năm. Đối với mặt hàng rượu vang, Công ty luôn sử dụng phương thức thanh toán TTR đối với các đối tác này. Phương thức thanh toán này, Công ty chỉ chuyển tiền thanh toán cho đối tác trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận được hàng. Điều này giúp Công ty giảm bớt rủi ro so với việc trả tiền trước, đồng thời có thể quay nhanh vòng vốn, vốn của Công ty không bị ứ động. Vấn đề làm thủ tục hải quan của Công ty cũng có nhiều thuận lợi hơn. Do hoạt động trong nhiều năm, và hàng nhập khẩu thường được đưa về những cửa khẩu nhất định (ICD Phước Long, Cát Lái) nên có mối quan hệ tốt với các cán bộ hải quan. Điều này giúp Công ty thực hiện công tác giao nhận hàng nhanh chóng, tiết kiệm được chi phí lưu cont, lưu bãi. Với những đối tác và các mặt hàng nhập khẩu quen thuộc, đặc biệt là mặt hàng rượu vang. Công ty thường sử dụng lại mẫu Hợp đồng đã được kí kết và thực hiện trước đó, chỉ thay thế những nội dung cần thiết như: tên hàng, số lượng, thời gian giao hàng…còn các điều khoản khác có thể được xem xét và giữ nguyên.Vì vậy, Công ty giảm bớt chi phí cho công việc đàm phán lại. Công việc để thực hiện đàm phán một Hợp đồng tốn nhiều chi phí. Sử dụng dịch vụ của các Ngân hàng trong nhiều năm, tạo được uy tín và mối quan hệ tốt. Công ty được Ngân hàng ưu tiên bảo lãnh các khoản thuế xuất nhập khẩu phải nộp. Hoặc bảo lãnh thanh toán các lô hàng nhập khẩu nếu như đối tác không tin tưởng. Đối với các Hợp đồng nhập khẩu, công ty luôn giành quyền soạn thảo Hợp đồng. Do đó, Công ty có thể có những quyền lợi được ưu tiên hơn phía đối tác, tránh những điều khoản bất lợi cho mình, tạo thuận lợi cho Công ty trong việc thực hiện Hợp đồng. Khó khăn Những thách thức từ bên ngoài: Hiện nay, kinh tế thế giới đang trong tình trạng khó khăn. Điều này ảnh hưởng lớn đến các doanh nghiệp trong nước, mà đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Bởi vì, xuất nhập khẩu có liên quan rất nhiều đến tình hình biến động kinh tế không những của Việt Nam mà còn của các nước khác trên thế giới. Tỉ giá USD/VND ngày càng có xu hướng tăng lên. Điều này sẽ gây thiệt hại cho các doanh nghiệp nhập khẩu như công ty Airimex. Nghiệp vụ ngoại thương liên quan đến các lĩnh vực như: vận tải, bảo hiểm… Các lĩnh vực này ở Việt Nam còn chưa được các doanh nghiệp quan tâm nhiều. Năng lực hoạt động của các doanh nghiệp Bảo hiểm Việt Nam còn hạn chế, chưa mang tầm quốc tế. Trình độ cán bộ làm công tác bảo hiểm nói chung còn bất cập so với đòi hỏi của thị trường mà còn non yếu so với mặt bằng thế giới ( Tình hình vận tải biển ở Việt Nam vẫn còn nhiều bất cập: nổi bật nhất trong ngành đó là chi phí giá thành cao trong khi giá cước vận tải thế giới lại giảm. Điều này cũng khiến cho các doanh nghiệp muốn thuê tàu cũng phải do dự. Thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa còn nhiều bất cập, nạn quan liêu… làm mất nhiều thời gian và chi phí của doanh nghiệp. Hệ thống giao thông vận tải, cơ sở hạ tầng của Việt Nam còn yếu kém. Đường vào các Cảng lớn ở Thành phố Hồ Chí Minh như Cát Lái, Phước Long, cảng VICT…còn đang thi công, gây khó khăn cho công tác vận chuyển hàng hóa, nhất là các xe chở container. Những khó khăn từ bên trong Công ty: Một điểm yếu lớn của Công ty đó là chưa quan tâm đến công tác marketing. Như chúng ta đã biết, marketing là một phần rất quan trọng và không thể thiếu đối với các công ty, nhất là đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu như Airimex. Tuy công việc marketing sẽ quan trọng hơn đối với công ty chuyên xuất khẩu, nhưng đối với một công ty nhập khẩu thì cũng quan trọng không kém. Các Hợp đồng Công ty kí kết hầu hết đều theo điều kiện CIF. Tuy điều này mang đến thuận lợi cho Công ty trong việc thực hiện Hợp đồng nhưng cũng thể hiện sự yếu kém về mặt nghiệp vụ của nhân viên. Không những thế, việc để cho đối tác thực hiện công tác thuê tàu, mua bảo hiểm cho hàng hóa cũng khiến cho Công ty mất một nguồn lợi khá lớn từ hoa hồng của các công ty bảo hiểm, hãng tàu… Về vấn đề mua bảo hiểm: nếu để cho đối tác mua bảo hiểm, Công ty sẽ gặp phải những khó khăn: Phải chi một lượng ngoại tệ lớn vì cộng thêm phí bảo hiểm trong khi nhu cầu về ngoại tệ hiện nay của quốc gia nói chung và của Công ty nói riêng là rất lớn. Đơn bảo hiểm do người xuất khẩu chuyển nhượng lại cho Công ty. Một khi có tổn thất xảy ra, người bồi thường lại là doanh nghiệp nước ngoài. Tổn thất xảy ra đa số là được phát hiện tại các cửa khẩu ở Việt Nam. Mặc dù doanh nghiệp nước ngoài có ủy thác một số công ty bảo hiểm trong nước giám định tổn thất. Song, do chưa am hiểu về thủ tục khiếu nại đòi bồi thường nên Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc nhận được bồi thường trừ những tổn thất thật sự nghiêm trọng. Về vấn đề thuê tàu biển: Cũng như việc để cho đối tác mua bảo hiểm, Công ty phải mất một khoản ngoại tệ cho việc để đối tác thuê phương tiện vận tải. Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty Airimex nói riêng từ lâu đã quen với việc để cho đối tác giành quyền thuê tàu vì một phần do tình hình vận tải biển ở Việt Nam còn yếu, một phần nữa là do nghiệp vụ của nhân viên cũng chưa đáp ứng được công tác tìm và thuê tàu. Lực lượng nhân viên thực hiện công tác giao nhận còn mỏng. Do đó, lượng hàng nhập về không kịp làm thủ tục hải quan nên công ty phải chịu một khoảng chi phí lưu kho, lưu bãi lớn. Và sự chênh lệch tỉ giá cũng làm ảnh hưởng đến số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước. Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN, KÍ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NK TẠI CÔNG TY CP XNK HÀNG KHÔNG 3.1. Thành lập bộ phận Marketing Trước tình hình Công ty sẽ mở rộng lĩnh vực kinh doanh, đa dạng hóa các nguồn hàng nhập khẩu. Công việc đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu sẽ diễn ra thường xuyên hơn và đa dạng hơn. Đa dạng hơn bởi vì với những mặt hàng khác nhau, Công ty sẽ có những nhà cung cấp khác nhau từ những thị trường khác nhau. Do đó, việc thành lập một bộ phận marketing cho Công ty sẽ rất có ích và sẽ hỗ trợ cho công tác tổ chức đàm phán và kí kết Hợp đồng của Công ty thuận lợi hơn. Phòng Marketing được thành lập với nhiệm vụ và chức năng: Chức năng của phòng Marketing: Là bộ phận chuyên môn nghiệp vụ, tham mưu cho Ban giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, tiếp thị, phát triển thị trường trong và ngoài nước. Nhiệm vụ phòng marketing Nghiên cứu thị trường thế giới: cụ thể là thị trường của các quốc gia Công ty có ý định hợp tác trong tương lai cũng như đã và đang hợp tác để hỗ trợ cho công tác tổ chức đàm phán, kí kết Hợp đồng của Công ty. Các thị trường châu Âu, Úc, Mỹ… Vì Công ty Airimex chuyên về lĩnh vực nhập khẩu, nên công tác marketing quốc tế không có nhiều vấn đề phức tạp như marketing ở các Công ty chuyên lĩnh vực xuất khẩu. Các vấn đề phòng Markeing cần tìm hiểu đối với thị trường trên thế giới là: Môi trường chính trị pháp luật: Mối quan hệ chính trị giữa Việt Nam với quốc gia của đối tác. Mối quan hệ tốt đẹp sẽ ủng hộ cho việc hợp tác của hai bên. Bằng ngược lại, Công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng để xem sự hợp tác của 2 bên có được pháp luật hai nước chấp nhận hay không? Nền kinh tế chính trị có ổn định không? Có thường xuyên xảy ra chiến tranh, xung đột làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty đối tác. Mặt hàng hai bên cần giao dịch có thuộc danh mục các mặt hàng cấm xuất, nhập của quốc gia đó hay không? Hay có được ưu đãi về thủ tục, thuế suất xuất nhập khẩu hay không? Môi trường kinh tế, văn hóa: Nền kinh tế của quốc gia đó có ổn định? Liên quan đến lĩnh vực thanh toán, cần xem xét hệ thống Ngân hàng hoạt động như thế nào? Mặt hàng công ty dự kiến nhập khẩu có phải là lĩnh vực chuyên môn của đất nước đó? Công ty đó mạnh về lĩnh vực nào? Có uy tín trên thương trường hay không? Tìm hiểu về phong tục, tập quán làm việc của đối tác để có thể hiểu được phong cách làm việc nhằm tránh những điều không hay xảy ra trong khi tiến hành đàm phán, nhất là trong khi hai bên không biết ngôn ngữ của nhau mà phải sử dung ngôn ngữ của nước thứ ba. Nghiên cứu, tìm hiểu thị trường trong nước: Như đã trình bày, Công ty xuất nhập khẩu Hàng Không chuyên về lĩnh vực nhập khẩu hàng hóa và các thiết bị chuyên ngành trong lĩnh vực hàng không. Công ty cũng đã và đang mở rộng sang lĩnh vực nhập khẩu các thiết bị ngoài ngành Hàng không như: phòng cháy chữa cháy, thủy điện… Như vậy, bộ phận Marketing thành lập, ngoài nhiệm vụ tìm hiểu thị trường nhập khẩu, còn giúp Công ty phát triển thị trường trong nước, trong các lĩnh vực ngoài ngành Hàng không. Phòng Marketing sẽ chịu trách nhiệm quảng bá hình ảnh của công ty, các sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp. Đó là các mảng kinh doanh truyền thống của công ty như: dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác, nhập khẩu và bán hàng hóa… Xây dựng chiến lược phân phối sản phẩm nhập khẩu của Công ty. Hoạch định sơ lược nhân sự phòng Marketing Phòng Marketing mới thành lập nên qui mô còn nhỏ, sẽ được mở rộng theo thời gian và hiệu quả hoạt động. Chức danh Yêu cầu Nhiệm vụ Trưởng phòng Marketing Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành Marketing Có kinh nghiệm am hiểu thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là những nước có ngành công nghiệp phát triển. Biết hoạch định, triển khai các chiến lược marketing trong và ngoài nước. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về mọi hoạt động của phòng Marketing. Hoạch định, triển khai các chiến lược thực hiện theo từng thời kì và yêu cầu của Ban giám đốc. Nhân viên Marketing Tốt nghiệp Đại học, cao đẳng chuyên ngành Marketing Có kinh nghiệm trong việc triển khai hệ thống kênh phân phối, quảng cáo các dịch vụ, sản phẩm Công ty cung cấp Am hiểu tình hình cung cầu thị trường trong nước và ngoài đối với các sản phẩm thuộc lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty. Nhận sự chỉ đạo từ trưởng phòng. Triển khai chiến lược marketing đã được duyệt. - Thực hiện nghiên cứu thị trường - Thiết lập các kênh phân phối sản phẩm nhập khẩu - Quảng bá, tiếp thị hình ảnh Công ty với khách hàng, nhà cung cấp ở trong và ngoài nước Sơ dồ tổ chức phòng marketing Sơ đồ 3 Với số lượng đề xuất ban đầu cho phòng marketing là 05 người. Trong đó có 01 trưởng phòng và 04 nhân viên: Trưởng phòng sẽ phụ trách quản lý và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của phòng Marketing. Lập chiến lược marketing phù hợp cho từng giai đoạn hoạt động của Công ty. Chịu trách nhiệm ở cả hai thị trường trong và ngoài nước. Phân công trách nhiệm cho 04 nhân viên cấp dưới. Nhân viên 1, 2: Phụ trách thị trường nước ngoài. Tìm hiểu về môi trường chính trị, pháp luật, kinh tế, văn hóa của quốc gia. Và mọi vấn đề liên quan để hỗ trợ cho công tác đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng tại Công ty. Theo sự chỉ đạo của cấp trên tiến hành nghiên cứu, thu thập các thông tin về thị trường nước ngoài, đó là các thị trường có nguồn cung cấp các sản phẩm công ty cần nhập khẩu như: Pháp, Nhật Bản, Tây Ban Nha, Anh, Mỹ… Nhân viên 3, 4: Phụ trách mọi hoạt động Marketing trong nước, có trách nhiệm hoạch định chiến lược, tìm hiểu nhu cầu của thị trường trong nước đối với những mặt hàng Công ty kinh doanh. Tìm hiểu nhu cầu trong nước đối với những mặt hàng thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty; báo cáo lên cấp trên. Lập kế hoạch nhập khẩu những mặt hàng cần thiết. Đồng thời thực hiện triển khai các chiến lược được cấp trên giao, thành lập các kênh phân phối sản phẩm sau khi nhập về. Thực hiện việc thiết lập các hệ thống kênh phân phối, phụ trách lĩnh vực tìm kiếm khách hàng và bán hàng qua mạng. Đào tạo đội ngũ nhân viên phòng xuất nhập khẩu có năng lực Phòng xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng không thể thiếu trong công tác đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu hàng hóa tại Công ty. Do đó, để công tác đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu ngày càng tốt hơn, Công ty phải chú trọng vào lực lượng nhân viên ở bộ phận xuất nhập khẩu này. Hiện nay, toàn bộ Công ty có 03 phòng xuất nhập khẩu như phân tích trên Sơ đồ tổ chức của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không, phụ trách 03 lĩnh vực: Phòng xuất nhập khẩu 1: thực hiện nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng ngoài ngành Hàng không Phòng xuất nhập khẩu 2: tập trung vào công tác nhập khẩu ủy thác cho VietNam Airlines. Phòng xuất nhập khẩu 3: thực hiện nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng trong và ngoài ngành Hàng không. Như vậy, nhân viên phòng xuất nhập khẩu vừa thực hiện công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu, vừa thực hiện công việc của một nhân viên kinh doanh. Mặc dù như vậy có thể làm tăng sự chủ động sáng tạo của nhân viên nhưng cũng làm cho nhân viên không có chuyên sâu vào lĩnh vực chuyên môn. Hơn nữa, đã có phòng kinh doanh tổng hợp, có thể thực hiện tốt công việc kinh doanh của Công ty. Để thực hiện tốt công tác đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty, ngoài việc tách rời hai nhiệm vụ kinh doanh và xuất nhập khẩu, nhân viên phòng xuất nhập khẩu nên được đào tạo, huấn luyện để nâng cao các nghiệp vụ: Nghiệp vụ đàm phán, kí kết Hợp đồng Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người thường xuyên tham gia các cuộc đàm phán quốc tế để kí kết các Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty. Do đó, cần phải nâng cao hơn nữa kỹ năng đàm phán để thực hiện tốt các cuộc đàm phán kí kết Hợp đồng. Đặc biệt chú ý đến khả năng ngoại ngữ, nhất là tiếng Anh. Tiếng Anh là ngôn ngữ chính thường được sử dụng trong các cuộc đàm phán của công ty. Bên cạnh đó, còn phải chú trọng đến nghiệp vụ ngoại thương. Trưởng phòng xuất nhập khẩu phải có kiến thức cũng như kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, đặc biệt là nhập khẩu các mặt hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của Công ty. Từ trước đến nay, Công ty chỉ nhập khẩu theo điều kiện CIF, có nghĩa là không chịu trách nhiệm thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Thật ra nhập khẩu theo điều kiện CIF và FOB, Công ty cũng phải chịu rủi ro như nhau vì cả hai điều kiện rủi ro được chuyển từ người bán sang người mua là tại nước xuất khẩu. Chỉ khác một điều là người mua hay người bán thuê tàu và mua bảo hiểm thôi. Như vậy, một khi có tổn thất xảy ra thì Công ty cũng là người giải quyết sự việc. Nếu như đội ngũ nhân viên đã được đào tạo, nâng cao năng lực thì công ty hãy mạnh dạng kí Hợp đồng nhập khẩu với điều kiện FOB để giành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Có như vậy, một mặt Công ty có thể mua hàng với giá thấp hơn, mặt khác Công ty tiến hành mua bảo hiểm, thuê tàu sẽ nhận được một khoản hoa hồng góp phần tạo sự hăng hái làm việc của nhân viên trong Công ty. Đồng thời góp phần phát triển ngành kinh doanh tàu biển và bảo hiểm trong nước, tiết kiệm một số lượng ngoại tệ chảy ra nước ngoài. Theo nhận định của công ty Bảo Hiểm Bảo Việt thì số lượng hàng nhập khẩu được mua bảo hiểm tại Việt Nam còn quá khiêm tốn, chỉ chiếm khoảng 20%, 80% còn lại được mua bảo hiểm ở nước ngoài Hiện nay, cán cân thương mại Việt Nam thường xuyên thâm hụt do nhập khẩu nhiều hơn xuất khẩu. Để góp phần giảm bớt tình trạng nhập siêu, các công ty xuất nhập khẩu hãy “xuất khẩu theo giá CIF nhập khẩu theo giá FOB”. Như vậy sẽ không những mang lại lợi ích cho chính mình mà còn góp phần mang lại lợi ích cho đất nước. Nghiệp vụ soạn thảo Hợp đồng Thường là trưởng phòng xuất nhập khẩu hoặc nhân viên có năng lực thực hiện. Người soạn thảo Hợp đồng phải nắm bắt rõ các thỏa thuận giữa hai bên để tiến hành soạn thảo Hợp đồng cho tốt. Phải hiểu rõ các điều khoản trong Hợp đồng, các điều kiện Incoterms, phương thức thanh toán quốc tế… Đưa vào Hợp đồng những điều khoản cần thiết để bảo vệ quyền lợi của công ty. Hầu hết tất cả các Hợp đồng đều sử dụng tiếng Anh. Do đó, nhân viên chịu trách nhiệm soạn thảo Hợp đồng phải có vốn Anh ngữ giỏi, đặc biệt là trong chuyên ngành ngoại thương. Có như vậy, Hợp đồng được soạn thảo mới đảm bảo tính chính xác và không gây hiểu lầm giữa hai bên do bất đồng ngôn ngữ. Nghiệp vụ giao nhận hàng hóa Hiện nay, tại Công ty, nhân viên bộ phận giao nhận còn hạn chế, trong khi số lượng hàng nhập về lại lớn nên thường xuyên bị quá tải. Số lượng hàng nằm chờ thông quan tại cảng nhiều, Công ty sẽ chịu chi phí lưu kho, lưu bãi lớn. Giải pháp đưa ra là tuyển thêm nhân viên thực hiện công tác giao nhận hàng hóa đường biển. Nhân viên mới phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận (hàng lẻ lẫn hàng nguyên container), thông quan hàng nhập khẩu. Thông thạo các chứng từ cần thiết cho quá trình thực hiện công tác giao nhận. Cho nhân viên tham gia các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu và khai báo hải quan Một số khóa học công ty có thể tài trợ cho nhân viên Khóa học Trường/ Trung tâm đào tạo Thời gian Học phí - Kỹ năng kinh doanh xuất nhập khẩu - Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 10 buổi 950.000 VNĐ - Nghiệp vụ xuất nhập khẩu và khai báo hải quan điện tử - Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 8 buổi 2.000.000VNĐ - Kỹ năng kinh doanh xuất nhập khẩu - Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam 8 buổi 900.000 VNĐ Đối tượng tham gia khóa học Là nhân viên chính thức của công ty, có Hợp đồng lao động lâu dài. Nhân viên có biểu hiện tốt, xuất sắc trong công việc. Chi phí không cao, thời gian lại ngắn, Công ty nên tài trợ cho nhân viên của mình tham gia. Sau các khóa học trên, chắc chắn Công ty sẽ có được một đội ngũ nhân viên không những nắm vững lý thuyết mà còn giỏi về nghiệp vụ. Như vậy công tác đàm phán, kí kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại công ty sẽ thuận lợi hơn nhờ có đội ngũ nhân viên giàu năng lực. 3.3. Chủ động trong khâu vận chuyển và bảo hiểm Như đã biết, nhập khẩu theo điều kiện FOB không những mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, cho cá nhân mà còn góp phần mang lại lợi ích cho nền kinh tế của quốc gia: Lợi ích đối với quốc gia: Nhập khẩu theo điều kiện FOB, doanh nghiệp trong nước sẽ thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa. Điều này làm giảm bớt lượng ngoại tệ chạy ra nước ngoài, góp phần giảm nhập siêu cho quốc gia. Doanh nghiệp mua bảo hiểm cho hàng hóa và thuê tàu trong nước đã góp phần vào sự phát triển ngành vận tải biển và bảo hiểm của Việt Nam. Lợi ích đối với doanh nghiệp: Chủ động trong khâu vận chuyển và bảo hiểm, không phụ thuộc vào đối tác nước ngoài. Giảm chi phí trong khâu thanh toán qua Ngân hàng. Nếu thanh toán bằng TTR, công ty cũng sẽ chịu ít phí chuyển tiền hơn nếu chuyển số tiền ít hơn. Nếu thanh toán bằng L/C thì công ty sẽ kí quỹ ít hơn nếu trị giá L/C muốn mở ít hơn. Nhận hoa hồng từ các công ty bảo hiểm, vận tải trong nước. Nếu hợp tác lâu dài, trở thành khách hàng thân thiết, công ty sẽ được chiết khấu giá nhiều hơn. Mua bảo hiểm trong nước, khi có tổn thất xảy ra thì quy trình đòi bồi thường cũng dễ hơn so với nước ngoài. Lợi ích đối với cá nhân: theo thông lệ của các công ty bảo hiểm và hãng tàu luôn trích một tỉ lệ gọi là “tiền hoa hồng” cho những người trực tiếp giao dịch với họ. Số tiền này không ảnh hưởng đến tiền hàng của doanh nghiệp. Đứng về phía một doanh nghiệp chuyên lĩnh vực nhập khẩu như Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không, phương án nhập khẩu theo giá FOB sẽ mang lại nhiều lợi ích cho Công ty hơn so với cách nhập khẩu thông thường mà lâu nay công ty vẫn thực hiện, đó là nhập khẩu với điều kiện CIF. Nhập khẩu giá FOB công ty sẽ chủ động hơn trong khâu vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa. Sử dụng điều kiện CIF, đối tác có quyền ra giá mà Công ty khó có thể trả giá được. Bởi vì không biết được đối tác thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa hết bao nhiêu mà chi phí đó được cộng vào giá bán hàng nên công ty có thể phải chịu mua với giá cao hơn nhiều so với giá FOB. Nếu theo điều kiện FOB, Công ty có thể tự do mua bảo hiểm cho hàng hóa của mình với bất kì điều kiện nào. Nhưng nếu để đối tác mua bảo hiểm thì chỉ mua với điều kiện C, là điều kiện tối thiểu nên phạm vi bảo hiểm hẹp hơn so với các điều kiện khác. Thông thường sau khi giao hàng khoảng 03 ngày thì phía đối tác sẽ đòi tiền (tuy nhiên còn tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán) nếu nhập khẩu theo điều kiện CIF. Nhưng nếu theo điều kiện FOB thì sau khi tàu cập cảng mới phải trả cước phí. Như vậy, Công ty không bị tồn vốn hoặc không phải trả lãi vay Ngân hàng cho khoản tiền cước tàu, giảm được giá thành nhập khẩu. Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán TTR và L/C. Nếu như thường lệ, mua theo giá CIF thì số tiền phải trả sẽ lớn hơn so với mua giá FOB. Điều đó cũng có nghĩa là phí chuyển tiền cũng như số tiền kí quỹ để mở L/C sẽ lớn hơn. Như vậy sẽ không có lợi cho Công ty. Nếu như theo phương án thực hiện Hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện FOB, Công ty sẽ tiến hành mua bảo hiểm và thuê tàu. Vấn đề thuê tàu Sau khi kí Hợp đồng nhập khẩu, Công ty sẽ liên hệ với các hãng tàu biển, công ty logistic tại Việt Nam để tìm tàu thích hợp cho việc chuyên chở. Mặt hàng Công ty nhập với số lượng không đủ lớn để thuê tàu chuyến mà chỉ thuê tàu chợ. Công ty có thể tìm được các Hãng tàu cũng như các công ty hoạt động trong lĩnh vực Logistic trên website: www.vietnamshipper.com. Hiện nay ở Việt Nam có rất nhiều các hãng tàu và công ty logistic hoạt động như: công ty cổ phần vận tải biển Sài Gòn, công ty cổ phần container Viconship, công ty cổ phần vận tải biển Việt Nam… Đó là những hãng tàu biển lớn, có tiếng tăm ở Việt Nam. Tất cả những công ty này đều có nhiều đại lí tại các thành phố lớn như Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Hà Nội…nên Công ty sẽ dễ dàng liên lạc được. Chỉ cần cung cấp chi tiết về lô hàng cần nhập thì nhân viên các đại lí Hãng tàu, công ty logistic sẽ cung cấp bảng báo giá cho Công ty lựa chọn. Sau khi chọn được hãng tàu hoặc công ty logistic nào báo giá thích hợp, Công ty liên hệ để tìm hiểu lịch trình tàu chạy và chọn chuyến sao cho phù hợp với điều khoản giao hàng trong Hợp đồng về thời gian. Công ty sẽ tiến hành các bước để book cont và thông báo chi tiết cho bên xuất khẩu để chuẩn bị giao hàng đúng thời hạn. Thị trường Đức, Pháp, Úc là những thị trường Công ty nhập hàng nhiều nhất. Cước phí tham khảo để vận chyển hàng container bằng đường biển từ các cảng về Thành phố Hồ Chí Minh: Cảng đi Cảng đến Cước phí Cont 20’ Cont 40’ Cont 40’ HC Hamburge (Đức) Hồ Chi Minh 704 USD 950 USD 1283 USD 721 USD 1057 USD 1057 USD Adelaide (Úc) Hồ Chí Minh 960 USD 1450 USD - Nguồn: Báo giá của công ty Green Logistic (công ty con của Viconship) Mức giá trên có thể thay đổi và còn thương lượng được. Thời gian vận chuyển từ cảng bốc đến cảng dỡ tối đa là 30 ngày. Vấn đề bảo hiểm Để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra với mình, công ty nên mua bảo hiểm cho hàng hóa mặc dù không bắt buộc. Mua bảo hiểm tại các công ty bảo hiểm trong nước để một khi có tổn thất xảy ra, quá trình khiếu nại đòi bồi thường sẽ dễ dàng hơn. Công ty mua bảo hiểm với giá trị bằng 110% giá trị hóa đơn để nếu có tổn thất xảy ra, Công ty sẽ nhận được bồi thường bao gồm phần tiền hàng thiệt hại và một khoản lợi nhuận là 10% trên số tiền đó. Công ty có thể mua bảo hiểm với điều kiện A, B hoặc C. Trong đó C là điều kiện tối thiểu. Nếu chuyến hàng không có gì đặc biệt, công ty nên mua bảo hiểm theo điều kiện này, với tỉ lệ phí bảo hiểm (R) của các điều kiện như sau: Bảo hiểm theo điều kiện A => R = từ 0,4 đến 7,2% giá trị lô hàng Bảo hiểm theo điều kiện B=> R = từ 0,36 đến 0,38 giá trị lô hàng Bảo hiểm theo điều kiện C => R = từ 0,25 đến 0,28% giá trị lô hàng Một số công ty bảo hiểm trong nước mà công ty có thể liên hệ để mua bảo hiểm là Bảo Việt, Bảo Minh, Viễn Đông… Đây là những công ty bảo hiểm lớn trong nước. Ä Ví dụ về tính chi phí thuê tàu và mua bảo hiểm: Giả sử công ty kí Hợp đồng nhập khẩu trị giá 31500 EUR (giá FOB) từ cảng Adelaide (Úc) về cảng HoChiMinh (Việt Nam). Hàng được chở trong 1 cont 40’ => cước phí tàu = 1450 USD (theo báo giá của công ty Green Logistic) Công ty mua bảo hiểm bằng 110% trị giá hàng hóa; tỉ suất phí bảo hiểm là 0,28% (điều kiện C), không mua bảo hiểm tàu già. Chuyển từ giá FOB sang giá CIF: Giá CIF = (31500+1450)/(1-0,0028) = 33042,51905 USD Mua bảo hiểm 110% trị giá hàng hóa: Giá CIF = 33042,51905 x 110% = 36346,77096 USD Phí bảo hiểm phải nộp (không có phí bảo hiểm tàu già) I = 36346,77096 x 0,0028 = 101,77 USD Tương tự như cách tính trên, Công ty có thể tự mình tính toán cùng với sự hỗ trợ từ các nhân viên đại lí Hãng tàu, công ty Bảo hiểm khoản chi phí phải bỏ ra cho việc thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu ký Hợp đồng nhập khẩu với giá FOB. Kết luận: Các giải pháp được đưa ra dựa vào sự phân tích những thuận lợi và khó khăn của Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hàng Không, đặc biệt trong công tác đàm phán, ký kết và thực hiện Hợp đồng nhập khẩu tại Công ty. ----------?----------