Đề tài Quy trình về kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam

nh doanh nghiệp Trong các doanh nghiệp nhà nước- là tổng các công ty- bộ phận kiểm toán nội bộ có thể tổ chức thành một phòng trực thuộc tổng công ty. Người đứng đầu bộ phận này có thể được gọi là Kiểm toán trưởng nội bộ hoặc Trưởng phòng kiểm toán nội bộ, có trách nhiệm, quyền hạn theo chức năng, nhiệm vụ nhưng có quyền tự do liên hệ và báo cáo kết quả kiểm toán với lãnh đạo và ban kiểm soát của HĐQT. Các kiểm toán viên nội bộ được cử đến làm việc thường xuyên, ổn định tại các doanh nghiệp thành viên theo đúng chức năng của kiểm toán viên nội bộ, nhưng chịu sự điều hành chung của trưởng phòng kiểm toán nội bộ. Hoặc các kiểm toán viên nội bộ thực hiện công việc theo chương trình, mục tiêu cụ thể của từng cuộc kiểm toán đối với các doanh nghiệp thành viên. - Đối với các doanh nghiệp độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ đặt trực thuộc Tổng giám đốc và hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình trong phạm vi doanh nghiệp đảm bảm tính độc lập trong quá trình kiểm toán, trưởng bộ phận kiểm toán có quyền báo cáo kết quả kiểm toán cho giám đốc hoặc khi thấy cần thiết có thể báo cáo với các cơ quan tài chính nhà nước hoặc cấp trên. b. Đối với đơn vị hành chính sự nghiệp - Các bộ và cơ quan cấp Trung ương, có thể thành lập Vụ, Phòng, Ban kiểm toán nội bộ giúp thủ trưởng đơn vị kiểm soát các hoạt động tài chính, thẩm định các thông tin do cấp dưới báo cáo và có trách nhiệm là người phối hợp với các cơ quan ngoại kiểm. - Các đơn vị dự toán, cần có phòng hoặc một kiểm toán viên nội bộ. Mô hình tổ chức hệ thống nhân viên chuẩn chi của Pháp rất đáng lưu ý để vận dụng cho khối hành chính và sự nghiệp nhà nước. II Cơ sở lý luận chung về quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ ở Việt Nam Kiểm toán là một hệ thống có chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng tài chính. Các yếu tố của xác minh và bày tỏ ý kiến kết hợp theo một trình tự khoa học phù hợp với một đối tượng cụ thể ở một khách thể xác định. Và có thể dễ dàng đi đến thống nhất rằng một cuộc kiểm toán chỉ có thể thực hiện thành công nếu đối tượng kiểm toán được xác định thống nhất giữa chủ thể và khách thể kiểm toán, trong đó chủ thể kiểm toán phải xác định rõ mục tiêu và phạm vi kiểm toán và kết hợp khéo léo các phương pháp kỹ thuật theo trình tự kiểm toán trong khuôn khổ những cơ sở pháp lý nhất định để thực hiện cuộc kiểm toán, thoả mãn nhu cầu khách thể kiểm toán và các bên quan tâm. Từ đó có thể diễn giải một cách chi tiết các nguyên tắc và công việc cụ thể cần thực hiện trong quy trình kiểm toán với ba bước cơ bản: chuẩn bị kiểm toán, thực hành kiểm toán và kết thúc kiểm toán. 1. Chuẩn bị kiểm toán: Chuẩn bị là bước công việc đầu tiên của tổ chức công việc kiểm toán nhằm tạo ra tất cả các tiền đề và điều kiện cụ thể trước khi thực hành kiểm toán. Đây là công việc có ý nghĩa quyết định chất lượng kiểm toán. Đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam, công tác kiểm toán còn mới mẻ, có khi vừa làm vừa học, vừa tạo nếp nghĩ và thói quen trong kiểm toán. Trong khi đó các văn bản pháp lý chưa đầy đủ và phân tán, nguồn tài liệu thiếu về số lượng,về tính đồng bộ và cả chất lượng... Do vậy, chuẩn bị kiểm toán càng được coi trọng đặc biệt. Mỗi nhiệm vụ phải được kế hoạch hoá cẩn thận trước khi bắt đầu bởi một kế hoạch hoá đầy đủ và có chuẩn bị sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức. Hoạt động này sẽ giúp kiểm toán viên xác định phạm vi và các phương pháp sử dụng trong kiểm toán tạo ra sự nhất quán trong việc thực hiện. Bước 1: Xác định các mục tiêu và trọng tâm kiểm toán. Khi triển khai việc kiểm toán có ý nghĩa, trước hết chúng ta phải tự hỏi chúng ta muốn kiểm toán cái gì. Đây là câu hỏi cần được đặt ra cho toàn bộ công ty và cho mỗi cấp độ hoạt động nghiệp vụ. Và phần quan trọng của việc kế hoạch kiểm toán nội bộ cho một nhiệm vụ cá biệt là xác định các mục tiêu kiểm toán cụ thể. Những mục tiêu đó phải được nêu rõ ràng và nhân viên kiểm toán phải hiểu kỹ các mục tiêu đó. Một khi mục đích đã được xác định, phạm vi kiểm toán cũng được xác định. Một chiến lược kiểm toán phải được triển khai và các phương pháp phải được dự kiến để tiến hành cuộc kiểm toán. Như vậy, việc lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các mục tiêu hoàn chỉnh cho công ty, cả trên góc độ tổng thể và từng bộ phận cấu thành tổ chức. Những mục tiêu tổng thể và bộ phận cung cấp những luận điểm hỗ trợ cho các hoạt động kiểm soát. Việc lập kế hoạch đầy đủ và toàn diện làm cơ sở cho chức năng kiểm toán. Điều đó cũng nhấn mạnh rằng bất kỳ ai quan tâm đến việc phát triển hoặc cải tiến hiệu quả kiểm soát cần phải chú ý tới cả tính đầy đủ của lập kế hoạch và hiệu quả mà lập kế hoạch thực sự mang lại. Do đó, mối quan tâm đầu tiên của chúng ta là xác định mục tiêu cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Bước 2: ước lượng và sắp xếp thời gian hợp lý Các bảng ước tính thời gian sơ bộ được lập và các khung thời gian được định ra cho việc thực hiện mỗi cuộc kiểm toán. Ngoài ra, phải có những thay đổi trong cuộc kiểm toán đang tiến triển do có những phát hiện mới, có những thay đổi về nhân viên và những ưu tiên khác. Việc ước lượng có thể cho một tháng, một quý hay một thời kỳ dài hơn. Bảng này được sử dụng để dự kiến những nhiệm vụ giao cho kiểm toán viên vào một thời kỳ nhất định. Nó cũng ghi rõ việc nghỉ phép hàng năm đã dự tính, thời gian giám sát, thời gian quản trị và huấn luyện chính thức. Là một phương thức kiểm soát, bảng này phục vụ việc điều hoà số ngày công với những yêu cầu kiểm toán đã được dự định. Bước 3: Lựa chọn đơn vị kiểm toán, nhân viên thực hiện kiểm toán. Số lượng và trình độ của nhân viên cần thiết tuỳ thuộc vào việc đánh giá tính chất và sự phức tạp của công việc cũng như những ràng buộc của thời gian. Công việc phải chia nhỏ thành những nhiệm vụ của cá nhân khi ước tính về nhân viên. Việc này không những làm cho các bảng kê chung đáng tin cậy hơn, mà còn phục vụ như một tiêu chuẩn để so sánh thành tích cụ thể với công việc theo dự tính. Kỹ năng và những nhu cầu phát triển của nhân viên phải được nghiên cứu khi chọn những kiểm toán viên cụ thể cho công việc. Trong thời gian của các giai đoạn chuẩn bị, các yêu cầu khác phải được cân nhắc cẩn thận trong việc xét những đề nghị của nhân viên. Những nhu cầu về huấn luyện của nhân viên cũng được xem xét, vì mỗi công việc được coi như một cơ sở cho việc đáp ứng các nhu cầu phát triển. Như vậy, kiểm toán viên phải có đủ sự hiểu biết về cuộc kiểm toán để thảo luận kế hoạch kiểm toán một cách thông minh. Kiểm toán viên phải được chuẩn bị để trình bày với giám sát viên của mình,với người quản lý kiểm toán về các mục tiêu của cuộc kiểm toán, công việc phải làm và những bước tiến hành. Bước 4: Thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Trước khi bắt đầu công việc chuyên môn thực tế, điều chủ yếu là cần thẩm tra về tình hình chung và tài liệu thích hợp khác, và đó chính là cung cấp thông tin về chức năng, nhiệm vụ của công ty gắn với một mục tiêu cụ thể. -Tổ chức của đơn vị: kiểm toán viên phải có được một sơ đồ tổ chức của đơn vị được kiểm toán và thẩm tra về các cơ cấu và trách nhiệm. Nhiệm vụ hay chức năng của đơn vị cũng phải rõ để xác định mục đích của đơn vị. -Thẩm tra hồ sơ, báo cáo kiểm toán lần trước: các hồ sơ thường xuyên phải được nghiên cứu về mặt trình bày tình hình chung của tổ chức hoặc chức năng đã được thẩm định, việc kiểm soát nội bộ và số liệu thống kê. Phạm vi trước tiên của kiểm toán, các chương trình và hồ sơ kiểm toán phải được thẩm tra để quen với những kết quả và những cách tiếp cận được sử dụng. Thời gian kiểm toán thực hiện trong lần kiểm toán trước cũng phải được thẩm tra cẩn thận để xác định xem có thể tiết kiệm hay không. Còn tất cả những báo cáo kiểm toán đã phát hành cho đơn vị được kiểm toán phải được thẩm tra lại. Vấn đề trong những chỗ phát hiện và tầm quan trọng của chúng phải được phân tích cũng như phạm vi của hành động sửa chữa. Từ đó xác dịnh các đánh giá ban đầu về các loại rủi ro có liên quan đến nghiệp vụ cần kiểm toán . Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các khía cạnh sau: + Xem xét môi trường kiểm toán chung . + Đánh giá hệ thống kế toán. + Các quy chế và thủ tục kiểm toán nội bộ được vận hành đầy đủ. Trên cơ sở đó kiểm toán viên đưa ra những phương thức áp dụng kỹ thuật kiểm toán : Nội dung kiểm toán: Đó chính là câu trả lời cho việc đề ra mục tiêu kiểm toán để triển khai một cuộc kiểm toán có ý nghĩa, là thước đo kết quả kiểm toán cho từng nghiệp vụ cụ thể trong công ty. Phạm vi kiểm toán: là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tượng kiểm toán. Đó là việc xác định những phương pháp kiểm toán và cùng với việc xác định mục tiêu hướng tới những nghiệp vụ cụ thể. Xác định trọng tâm của việc kiểm toán: Căn cứ vào những vấn đề còn tồn đọng trong kết quả kiểm toán năm trước (nếu có) và tình thực tế của công ty năm nay để xác định trọng tâm của cuộc kiểm toán. Đồng thời chú trọng đến những vấn đề còn gặp nhiều sai phạm trong nghiệp vụ kiểm toán. Kỹ thuật kiểm toán áp dụng: Tuỳ vào từng công việc cụ thể và tình hình, điều kiện của công ty để áp dụng kỹ thuật kiểm toán thích hợp nhất. Yêu cầu về nhân lực: Bố trí kiểm toán viên có trình độ chuyên môn thích hợp với từng công việc cụ thể. Cuối cùng là chuẩn bị cơ sở vật chất và phương tiện đi lại để chuẩn bị thực hiện. 2. Thực hiện cuộc kiểm toán. Thực hiện cuộc kiểm toán là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chương trình kiểm toán. Trong bước công việc này, tính nghệ thuật trong tổ chức bao trùm suốt quá trình. Và ở giai đoạn này đã có sự tiếp cận và kiểm toán viên đã thu thập đủ thông tin về tổ chức và chương trình cần được thẩm tra. Lúc này nhiệm vụ của kiểm toán viên là phải chỉ đạo và kiểm soát cuộc kiểm toán nhằm đạt được kết quả như mong muốn. Tuy nhiên việc thực hành kiểm toán phải tôn trọng những nguyên tắc cơ bản: Thứ nhất: Kiểm toán phải tuyệt đối tuân thủ chương trình kiểm toán đã được xây dựng. Trong mọi trường hợp, kiểm toán viên không được thay đổi chương trình. Thứ hai: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thường xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số, các sự kiện...nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toánvà loại trừ những ấn tượng, nhận xét ban đầu không chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tượng kiểm toán. Thứ ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lượng công việc chung. Thông thường cách tổng hợp rõ nhất là dùng các bảng kê chênh lệch hoặc bảng kê xác minh. Thứ tư: Mọi điều chỉnh về nội dung, phạm vi kiểm toán, trình tự kiểm toán...đều phải có ý kiến thống nhất cử người phụ trách chung công việc kiểm toán (chủ thể) và người ký thư mời và hợp đồng kiểm toán (khách hàng)- nếu có. Mức độ pháp lý của những điều chỉnh này phải tương ứng với tính pháp lý trong lệnh kiểm toán hoặc hợp đồng kiểm toán. - Phát hiện sớm các vấn đề: Điều quan trọng là các vấn đề phải được phát hiện và giải quyết sớm. Ví dụ, khó khăn trong việc hợp tác giữa các nhân viên của một bộ phận có thể làm chậm công việc trong lĩnh vực đó. Thảo luận vấn đề với giám đốc ngay khi vấn đề phát sinh sẽ giúp cuộc kiểm toán có thể hoàn thành đúng thời hạn. - Trợ giúp kỹ thuật: Những vấn đề phức tạp cần có những quyết định về kỹ thuật có thể phát sinh trong cuộc kiểm toán. Những vấn đề đó thường đòi hỏi việc nghiên cứu, bàn luận sâu rộng với nhân viên nghiệp vụ và sự phối hợp của các giám sát viên cấp trên, và kiểm toán trưởng nếu cần. Những vấn đề này sẽ được kiểm toán viên chú ý và trợ giúp khi cần thiết. - Gặp gỡ chỉ đạo: Các cuộc gặp mang tính giám sát tại địa điểm kiểm toán phải được tiến hành thường xuyên, nhằm kiểm tra tiến độ thực hiện và chỉ đạo về mặt kỹ thuật cho cuộc kiểm toán. Những ý kiến sau khi kiểm tra phải viết thành văn bản, bao gồm những công việc cần bổ sung, những giải thích cần có, những vấn đề đặt ra, và những việc cần thay đổi. Và dựa vào đó để có hướng chỉ đạo tiến hành những công việc tiếp theo. - Chỉ dẫn kiểm toán: bất cứ khi nào kiểm toán viên nội bộ có chỉ dẫn kiểm toán, kiểm toán viên nội bộ nên soạn ra bản tóm tắt những thiếu sót có thể xảy ra, còn gọi là “bản chỉ dẫn”. Điều quan trọng là bản chỉ dẫn này được lập ngay khi kiểm toán viên chỉ ra vấn đề quan trọng còn tồn tại. Điều này làm cho tất cả các cấp giám sát chú ý tới các vấn đề như vậy ngay khi bắt đầu cuộc kiểm toán. Điều này cũng được coi là một kiểm tra để dảm bảo rằng tất cả các chỉ dẫn đều được tuân thủ. Giám sát viên cũng phải đảm bảo rằng có tài liệu chứng minh cho sự sắp đặt cuối cùng của ban chỉ dẫn trước khi hoàn thành cuộc kiểm toán. - Kỹ thuật kiểm toán chuyên môn hoá: Nhân viên kiểm toán được khuyến khích sử dụng các biện pháp kỹ thuật như chọn mẫu thống kê, các phần mềm kiểm toán khi có thể. Khi những kỹ thuật này có thể áp dụng cho việc trắc nghiệm, thì việc chọn mẫu và các kế hoạch khác phải được xem xét một cách cẩn thận để đảm bảo kết quả tốt nhất với hao phí các nguồn lực ít nhất. - Báo cáo định kỳ: trong những cuộc kiểm toán lớn hơn, hoặc những cuộc kiểm toán tiến hành cùng một lúc ở nhiều địa điểm khác nhau thì yêu cầu báo cáo về tiến độ hàng tuần, hoặc mỗi tuần hai lần là rất hữu ích. Những báo cáo này cung cấp những thông tin có ích cho giám sát viên cũng như việc kiểm soát cho kiểm toán viên đang phụ trách. Những báo cáo này bao gồm những thông tin về thời gian dự kiến và thời gian thực tế, thời gian ước tính để hoàn thành, số lượng, nội dung của các chỉ dẫn và phát hiện. Đây là một báo cáo được lập hàng tháng của mỗi văn phòng cơ sở dể cung cấp cho kiểm toán trưởng thông tin về hiện trạng các cuộc kiểm toán đang tiến triển hoặc chương trình hoạt động trong quý sau. Báo cáo được sử dụng để kiểm soát đối với những cuộc kiểm toán đã lập kế hoạch và đang thực hiện để đảm bảo rằng các cuộc kiểm toán đã bắt đầu và hoàn thành đúng thời hạn. -Điều chỉnh: Trong quá trình thực hiện kiểm toán, thường cần có những thay đổi trong kế hoạch kiểm toán. Do đó cần có sự linh hoạt trong các kế hoạch để đáp ứng những yêu cầu bất thường. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ ở địa bàn công ty, kiểm toán viên có thể gặp phải những tình huống, sự kiện bất ngờ, yêu cầu sửa đổi hoặc bỏ đi một phân đoạn kiểm toán, phát hiện một lĩnh vực mới phải thẩm tra, và những thay đổi trong nhân sự kiểm toán. Trong một số trường hợp có thể không giữ đúng thời hạn, phải dùng thêm giờ công để hoàn thành một phân đoạn công việc. Trong những tình huống này, sửa đổi kế hoạch là cần thiết và phải được chấp nhận phù hợp. Việc chỉ đạo này chỉ ra những kỹ thuật chưa được lập kế hoạch hoặc diễn giải. Trong một số trường hợp, vấn đề này có thể làm ngân sách không chính xác., trong các trường hợp khác có thể có các vấn đề đang được thực hiện. Việc kiểm tra chặt chẽ của kiểm toán sẽ ngăn ngừa được sự sai lệch thời hạn do thiếu nhân viên, chậm giải quyết các vấn đề, giám sát không đầy đủ và quá chú ý đến chi tiết. - Những phát hiện có ý nghĩa: Bản chất của những phát hiện phải được thẩm tra trong thời gian kiểm toán để xác định chúng có ích gì không? Có nhiều phát hiện chỉ có tính chất thủ tục thứ yếu không? Những phát hiện có liên quan đến hiệu quả nghiệp vụ không? Các viên chức điều hành có cho rằng những phát hiện này là có ích không? Trả lời những câu hỏi này sẽ cho biết những phát hiện đã triển khai có ý nghĩa hay không. - Đánh giá sau kiểm toán: Khi lúc kết thúc mỗi công việc, kiểm toán viên phụ trách đánh giá nhiệm vụ được giao về các yêú tố như: phương pháp tiếp cận, thời gian hao phí, các lĩnh vực trọng điểm, bố trí nhân viên và những đề xuất cho những lần kiểm toán sau. Những đánh giá được coi là bài học tốt cho nhân viên, đồng thời là cơ sở lập kế hoạch cho lần kiểm toán sau. Những đánh giá này được dùng để trình bày các biện pháp kỹ thuật đã được chứng tỏ một cách thành công, cũng như những cố gắng không mang lại hiệu quả. Những đánh giá sau kiểm toán, cũng như những đánh giá tổng kết khác cũng là thông tin có ích trong việc tự kiểm toán công việc đã thực hiện. 3.Kết thúc kiểm toán Để kết thúc kiểm toán, cần đưa ra kết luận kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán hoặc biên bản kiểm toán. Và trong giai đoạn kết thúc kiểm toán kiểm toán viên phải tiến hành hàng loạt công việc cụ thể: xem xét các khoản nợ ngoài dự kiến, xem xét các sự kện xảy ra sau ngày kết thúc niên độ, xem xét giả thuyết về tính liên tục trong hoạt động của đơn vị, thu thập thư giải trình của Ban giám đốc đơn vị, tổng hợp kết quả kiểm toán và lập báo cáo kiểm toán. Nội dung và hình thức của kết luận hay báo cáo kiểm toán có thể khái quát chung như sau: Kết luận kiểm toán là sự khái quát kết quả thực hiện các chức năng kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể. Vì vậy, kết luận kiểm toán phải đảm bảo yêu cầu cả về nội dung cũng như tính pháp lý. -Về nội dung: Kết luận kiểm toán phải phù hợp, đầy đủ. Sự phù hợp của kết luận kiểm toán là sự nhất quán giữa kết luận nêu ra với mục tiêu kiểm toán. Sự đầy đủ của kết luận là sự bao hàm toàn bộ yêu cầu, phạm vi kiểm toán đã xác định và đã điều chỉnh (nếu có); mọi khía cạnh khác nhau về nội dung đã xác định trong yêu cầu và mọi bộ phận thuộc phạm vi kiểm toán đã nêu trong kế hoạch kiểm toán hoặc được điều chỉnh đều phải bao hàm trong kết luận kiểm toán. - Tính pháp lý của kết luận trước hết đỏi hỏi những bằng chứng tương xứng theo yêu cầu của các quy chế, chuẩn mực, pháp luật. Đồng thời tính pháp lý cũng đỏi hỏi các kết luận phải chuẩn xác trong từ ngữ và văn phạm. Để đảm bảo các yêu cầu pháp lý, kết luận kiểm toán được quy định thành chuẩn mực với 4 loại phù hợp các tình huống cụ thể: 1.ý kiến chấp nhận toàn bộ được sử dụng trong tình huống các bảng khai tài chính trung thực, rõ ràng và lập đúng chuẩn mực kế toán. 2. ý kiến loại trừ được sử dụng khi có những điểm chưa xác minh được rõ ràng hoặc còn có những sự kiện, hiện tượng chưa thể giải quyết xong trước khi kết thúc kiểm toán. 3. ý kiến bác bỏ được sử dụng khi không chấp nhận bảng khai tài chính. 4. ý kiến từ chối được đưa ra khi không thực hiện được kế hoạch hay hợp đồng kiểm toán do điều kiện khách quan đưa lại, thiếu điều kiện thực hiện, thiếu chứng từ, tài liệu kế toán... Báo cáo kiểm toán là thể hiện chức năng kiểm toán và kết luận kiểm toán. Và một trong những giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình kiểm toán nội bộ là lập và gửi các báo cáo. Báo cáo là phương tiện chủ yếu giúp nhiều người (trong và ngoài công ty) biết được công việc của kiểm toán viên nội bộ và đánh giá sự đóng góp của anh ta. Báo cáo cũng là bằng chứng trải dài nhất về đặc tính nghề nghiệp trong hoạt động kiểm toán nội bộ của anh ta. Một công việc kiểm toán có thể tốt nhưng sẽ bị vô hiệu hoá bởi một báo cáo tồi. Báo cáo kiểm toán phản ánh: các mục tiêu nền tảng, các chiến lược ủng hộ và chính sách chủ yếu, các trình tự bao trùm công việc kiểm toán, phẩm chất và thành tích của nhân viên kiểm toán. Như vậy, báo cáo kiểm toán phối hợp toàn bộ nỗ lực kiểm toán nội bộ và tạo ra một căn cứ cho việc đánh giá chung, do vậy có nhiều chức năng quan trọng đối với cả kiểm toán viên và ban quản lý. - Kết luận dựa vào kiểm toán: Báo cáo dùng để tổng kết bằng chứng đã thu thập trong thời gian kiểm toán, có trình bày những phát hiện và kết luận. Nó thể hiện kết quả làm xong của kiểm toán viên. - Nêu rõ tình trạng: Báo cáo cung cấp cho tổ chức một bảng tóm tắt các lĩnh vực cần phải cải tiến. Nó có thể coi là một công cụ thông tin cho quản lý về các nghiệp vụ của tổ chức. Nó cũng phần nào được coi như một việc đánh giá thành tích, nêu ra những lĩnh vực tốt xấu, và phạm vi có thể cải tiến. - Khuôn khổ của hành động quản lý: Những kiến nghị trong báo cáo đại diện cho những kết luận của kiểm toán viên về những hành động phải có của quản lý. Dựa vào tình hình đã nêu ra và những nguyên nhân đã nhận thức, các kiến nghị đã được sử dụng như một khuôn khổ cho hành động sửa chữa những thiếu sót và cải tiến các nghiệp vụ. - Làm sáng tỏ cách nhìn được kiểm toán: Người muốn kiểm toán thường muốn nói rõ những tình tiết giảm nhẹ hoặc muốn làm sáng tỏ các vấn đề bất đồng. Việc trình bày rõ ràng quan điểm của người được kiểm toán, có ý kiến nhận xét của kiểm toán viên, sẽ giúp xác định các vấn đề cho quản lý và cung cấp cơ sở đi đến những quyết định về những hành động cần thiết. Hình thức và nội dung báo cáo cũng rất khác nhau. Chúng ta có thể nêu ra cách tiếp cận chung và đánh giá ngắn gọn về giá trị của chúng: - Nội dung toàn diện: Một số báo cáo kiểm toán nội bộ cố gắng trình bày một lượng lớn thông tin đã được thẩm tra. Mục tiêu có thể là cung cấp một tài liệu tham khảo cho người sử dụng báo cáo kiểm toán. Thông tin này có thể thuộc về tình hình đã qua hoặc tình hình hiện tại. Có thể bao gồm công việc và kết quả của các nghiệp vụ hoặc thông tin tài chính. - Mô tả công việc kiểm toán: Các bước kiểm toán, cũng như phạm vi đối chiếu và trắc nghiệp cụ thể đều được miêu tả. Trong một chừng mực nào đó cách làm này có phần chồng chéo với quy định về trình tự nói chung trong cẩm nang kiểm toán. Vấn đề ở đây là người đọc báo cáo quan tâm như thế nào đến chi tiết của trình tự, và mục đích phục vụ của báo cáo là gì. - Giải thích chi tiết những phát hiện kiểm toán: Một cách tiếp cận có liên quan chặt chẽ của một số kiểm toán viên nội bộ là đi vào khối lượng chi tiết rất lớn xung quanh kết quả của nhiều loại công việc kiểm toán. Người đọc báo cáo có thể bỏ qua những chi tiết rất quan trọng, do đó nếu có thể thì chúng ta nên ra sức tổng kết những phát hiện của kiểm toán. - Tập trung vào những vấn đề quan trọng: Cách tiếp cận thường dùng trong các báo cáo viết là tập trung vào những vấn đề quan trọng- tức là loại vấn đề mang nặng tính chất chủ trương, các phương pháp nghiệp vụ, việc sử dụng các nguồn lực, thành tích của lực lượng lao động và những kết quả đạt được. Cũng có khi những vấn đề có ý nghĩa đó liên quan đến hành động đã hoàn thành, nhưng trong trường hợp này, vấn đề có ý nghĩa là tương xứng với việc lập báo cáo cụ thể. Ưu điểm đặc biệt của việc tập trung vào những vấn đề là các nhà quản lý nhận được những thông tin mà họ cần., không phải vất vả đọc quá nhiều chi tiết. Đó là cách tiếp cận mà những người lãnh đạo kiểm toán nội bộ rất muốn theo. III. Khái quát quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại công ty Điện lực I. Do kết quả kiểm toán chủ yếu phục vụ cho quá trình quản trị nội bộ và không có giá trị pháp lý cao như các cuộc kiểm toán do kiểm toán độc lập hay kiểm toán nhà nước tiến hành, vì vậy quy mô và quá trình thực hiện cuộc kiểm toán nội bộ cũng đơn giản hơn nhiều so với các loại kiểm toán khác. Tuy nhiên kiểm toán nội bộ của công ty cũng thực hiện kiểm toán đầy đủ các khoản mục và tuân thủ tương đối đầy đủ các bước theo quy định. Trong phạm vi bài viết, em chỉ nghiên cứu về kiểm toán hàng tồn kho – là phần hành rất được chú trọng trong quy trình kiểm toán tại công ty điện lực I. 1. Chuẩn bị kiểm toán. Bước 1: Xác định các mục tiêu và trọng tâm cuộc kiểm toán. Mục đích của cuộc kiểm toán là cung cấp thông tin giúp Giám đốc công ty và các đơn vị có biện pháp điều hành, quản lý hoạt động của đơn vị. Giúp cho các đơn vị được kiểm toán chấn chỉnh công tác kế toán tài chính của mình. Do lực lượng nhân sự của Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ là có hạn nên không thể thực hiện quy trình kiểm toán đầy đủ cho tất cả các khoản mục. Vì vậy, Phòng sẽ lựa chọn trọng tâm kiểm toán cho từng năm. Ví dụ: Năm 2000 trọng tâm kiểm toán là khoản mục tài sản cố định. Năm 2001 trọng tâm kiểm toán là khoản mục hàng tồn kho. Năm 2002 trọng tâm kiểm toán là khoản mục công nợ. Để xác định được trọng tâm này phải căn cứ vào những vấn đề còn tồn đọng trong kết quả kiểm toán năm trước và tình hình thực tế của các đơn vị và Công ty. Ví dụ năm 2001, trọng tâm kiểm toán là khoản mục hàng tồn kho. Do hàng tồn kho của các đơn vị thường có giá trị không cao so với tổng giá trị tài sản lưu động nhưng có rất nhiều chủng loại và được lưu ở nhiều kho, địa điểm khác nhau. Đồng thời các chương trình máy tính về quản lý và hạch toán hàng tồn kho mới đưa vào sử dụng cuối năm 2000, các đơn vị thực hiện áp dụng chương trình này còn nhiều lúng túng, nên việc phản ánh kịp thời, chính xác giá trị hàng tồn kho còn nhiều vấn đề đặt ra. - Đánh giá ban đầu về rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát: Công ty có quy mô lớn, có rất nhiều đơn vị thành viên và phân tán ở các đơn vị phía Bắc. Hơn nữa, mỗi đơn vị ở các tỉnh có những kho riêng, với nhiều loại hàng tồn kho phục vụ cho cả hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động xây dựng cơ bản. Làm cho công tác quản lý, hạch toán hàng tồn kho là rất khó khăn, phức tạp. Vì vậy, rủi ro kiểm toán đặc biệt đối với khoản mục hàng tồn kho được đánh giá tương đối cao. . Bước 2: Ước lượng và sắp xếp thời gian hợp lý. Công tác lên lịch trình kiểm toán và sắp xếp thời gian kiểm toán đã được trưởng phòng Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ lập vào đầu năm. Thời gian kiểm toán thường là vào giữa năm từ tháng 5 đến tháng 11. Niên độ kế toán kiểm tra là theo các quý hoặc theo các tháng đầu năm. Thời gian này đảm bảo cho kiểm toán viên có thể vừa thực hiện kiểm toán vừa góp ý cho các đơn vị để giải quyết ngay các sai sót. Nên tốc độ kiểm toán nhanh hơn, đây cũng là một ưu điểm lớn so với loại hình kiểm toán khác. Dựa trên các nội dung trên, trưởng phòng Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ lập bản kế hoạch sơ bộ và trình lên Giám đốc phê duyệt để có kế hoạch gửi thông báo xuống cho các đơn vị được kiểm toán. Bước 3: Lựa chọn đơn vị kiểm toán và nhân viên thực hiện kiểm toán. Để thực hiện việc kiểm tra vật tư, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hoá đơn vị đã thành lập hội đồng kiểm kê và chỉ đạo xử lý kiểm kê gồm có Giám đốc xí nghiệp, đại diện Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ của Công ty, Kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng vật tư, thủ kho, trưởng phòng tài chính và một số nhân viên khác thực hiện kiểm tra ở từng kho, phản ánh giá trị hiện có trong kho. Đối với vật tư đã xuất dùng, xác định rõ người, đơn vị sử dụng ký xác nhận. Đối với sản phẩm dở dang kiểm kê, khối lượng thực hiện ở từng công đoạn, xác định giá trị theo giá kế hoạch và phân rõ theo khoản mục. Bước 4: Thu thập thông tin, nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ. Các đơn vị trực thuộc phải thường xuyên gửi các báo cáo quyết toán để Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ kiểm tra trước khi trình Công ty duyệt quyết toán và các báo cáo về tình hình hoạt động của đơn vị mình khi có yêu cầu của Phòng. Do đó, kiểm toán viên có thể nắm bắt tình hình hoạt động kinh doanh cũng như hiệu quả của hệ thống kiểm soát của các đơn vị một cách thường xuyên. Ví dụ như ở đơn vị trực thuộc là Xí nghiệp Cơ điện vật tư- đơn vị hạch toán phụ thuộc, có tư cách pháp nhân, hệ thống kinh doanh theo phân cấp tài chính của công ty Điện lực I và Tổng Công ty Điện lực Việt Nam và các chính sách chế độ tài chính được quy định cho các doanh nghiệp nhà nước. Xí nghiệp Cơ điện vật tư thực hiện chức năng và nhiệm vụ sau: + Sửa chữa, cải tạo, phục hồi và chế tạo máy biến áp. + Sản xuất, chế tạo các cấu kiện và thiết bị đo đếm cho lưới điện phân phối. + Sữa chữa cơ điện và các thiết bị động lực. + Kinh doanh, cung ứng và bảo quản vật tư thiết bị điện. + Xây lắp và sửa chữa đường dây, trạm biến áp từ 110Kv trở xuống. Các chính sách chủ yếu liên quan đến hệ thống hàng tồn kho của Công ty mà xí nghiệp phải thực: + Lập các sổ kế toán theo từng quý. + Hạch toán kế toán tổng hợp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. + Công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. + Giá thực tế vật tư xuất kho trong các đơn vị thực hiện theo phương pháp “tính giá thực tế bình quân gia quyền”. Trường hợp vật tư thiết bị chuyên dùng cho xây dựng cơ bản, tính giá số vật tư thiết bị này là: “giá thực tế đích danh”. + Đối với sản phẩm dở dang được tính theo giá thành sản xuất (giá thành công xưởng) bao gồm chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. + Phương pháp phân bổ chi phí: chi phí sản xuất chung được phân bổ theo sản phẩm, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ theo doanh thu. Với chức năng và nhiệm vụ, lĩnh vực hoạt động của mình đơn vị chứa đựng một lượng hàng tồn kho khá lớn, chủng loại đa dạng. Hàng tồn kho của xí nghiệp chủ yếu gồm: thành phẩm dây cáp điện, hòm công tơ, máy biến áp, thiết bị, sản phẩm dở dang,vật tư, hàng hoá... Một số tồn tại kiểm toán báo cáo tài chính đối với hàng tồn kho mà kiểm toán viên cần kiểm tra: + Đơn vị chưa áp dụng đầy đủ chương trình quản lý hàng tồn kho bằng máy vi tính. + Quy trình lập, luân chuyển chứng từ chưa phù hợp với quy định. + Hàng tồn kho còn tồn đọng nhiều. ** Trên cở đó kiểm toán viên đưa ra những phương pháp áp dụng kỹ thuật kiểm toán. + Nội dung kiểm toán: Khắc phục những tồn tại kiểm toán năm trước. + Phạm vi kiểm toán: Đối với hàng tồn kho dùng phương pháp chọn mẫu để kiểm tra. + Xác địng trọng tâm kiểm toán: Chú ý các mặt hàng tồn kho chủ yếu, có giá tri lớn, dễ có nhiều sai sót theo quan điểm của kiểm toán viên, những nghiệp vụ phát sinh bất thường. + Yêu cầu về nhân lực: Bố trí kiểm toán viên thực hiện kiểm toán, xuống một số kho hàng trọng điểm thực hiện quan sát vật chất, kiểm tra thủ tục kiểm kê. + Kỹ thuật kiểm toán được áp dụng: Nội dung công việc Người thực hiện Thời gian 1 2 3 1-Kiểm tra sự chấp hành các thủ tục kiểm soát nội bộ hàng tồn kho Xác định hệ thống Tiến hành kiểm tra hệ thống 2- Khảo sát nghiệp vụ hàng tồn kho Thiết kế phạm vi kiểm toán: Khảo sát những nghiệp có giá trị lớn, sát ngày báo cáo, những nghiệp vụ nghi ngờ. Tiến hành khảo sát và lập bảng khảo sát nghiệp vụ. 3- Kiểm tra chi tiết 3.1- Kiểm tra khối lượng hàng tồn kho Thực hiện kiểm tra hồ sơ kiểm kê Chọn một số mặt hàng kiểm kê lại. Chú ý những lô hàng để riêng, thùng chứa rỗng, hàng kém, mất phẩm chất. Thực hiện đối chiếu kết quả kiểm kê của kiểm toán viên với kết quả kiểm kê của đơn vị tại thời điểm đầu năm. 3.2- Kiểm tra giá trị hàng tồn kho 3.2.1. Kiểm tra chi tiết tài khoản nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Chọn một số mặt hàng: thực hiện đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho, bảng tổng hợp nhập xuất tồn và sổ tổng hợp. Chọn một số phiếu nhập, phiếu xuất kiểm tra chi tiết. Thực hiện tính toán lại số dư nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. 3.2.2.Kiểm tra chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Chọn một số mặt hàng để kiểm tra chi tiết. Kiểm tra quá trình tập hợp chi phí. Kiểm tra quá trình đánh giá chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Thực hiện kiểm toán: Dựa trên cơ sở chương trình kiểm toán đã lập, kiểm toán viên tiến hành thực hiện kiểm toán hàng tồn kho qua các bước cơ bản sau: 2.1.Khảo sát các quá trình kiểm soát chu trình hàng tồn kho và nghiệp vụ hàng tồn kho. Trước hết kiểm toán viên tiến hành kiểm tra tính đầy đủ về số lượng báo cáo tài chính, sự trình bày của sổ sách kế toán, qua đó đánh giá nề nếp công tác kế toán của đơn vị kiểm toán. Để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu kế toán, kiểm toán viên chỉ thực hiện khi báo cáo kế toán và các sổ sách liên quan đã có ký duyệt của Giám đốc đơn vị, Kế toán trưởng và những người có liên quan.Vì vậy trước khi tiến hành kiểm toán, kiểm toán viên phải chú ý tới yếu tố pháp lý đầy đủ của báo cáo kế toán cũng như sổ sách liên quan như sổ cái, bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn... Kiểm toán viên thông qua việc quan sát, phỏng vấn, điều tra xem xét hệ thống hàng tồn kho có được hạch toán chi tiết cho từng mặt hàng không. Có thực hiện đối chiếu và xử lý chênh lệch giữa kết quả kiểm kê với sổ sách chưa. Xem xét việc quy định các chức năng, nhiệm vụ của từng người trong quản lý hàng tồn kho đã phù hợp với quy định chưa. 2.1.1.Thực hiện các khảo sát quá trình kiểm toán chu kỳ hàng tồn kho ** Kiểm soát quá trình tiếp nhận, nhập kho và xuất kho Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục quan sát, điều tra phỏng vấn để kiểm tra cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng phòng, từng bộ phận và quy trình luân chuyển hàng tồn kho có phù hợp với quy định của Công ty hay không. Đối với các khảo sát này, kiểm toán viên thường mô tả thành các sơ đồ để tiện đối chiếu, kiểm tra. * Đối với quá trình tiếp nhận và nhập kho: Phải có kế hoạch cung ứng hàng tồn kho. Các hợp đồng mua bán phải hợp lệ. Khi hàng về phải được kiểm nghiệm, thủ kho ký nhận vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kèm chứng từ gốc cho kế toán hàng tồn kho để ghi sổ và lưu trữ. Kiểm tra các phiếu nhập kho có được đánh số thứ tự không để phát hiện sự trùng lặp, các phiếu nhập kho có đầy đủ các chữ ký hay không? * Kiểm soát quá trình xuất kho: Phải có phiếu yêu cầu xuất kho có chữ ký của thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị qua việc kiểm tra sự đính kèm giữa phiếu xuất kho với lệnh xuất, phiếu xin lĩnh vật tư hàng hoá với các lệnh sản xuất. Quy trình luân chuyển chứng từ có theo quy định hạch toán của Tổng công ty hay không? Qua việc kiểm tra các quy trình thực hiện trên, xem xét sự độc lập giữa người bảo quản tài sản với kế toán, giữa người có trách nhiệm điều hành với người ghi sổ, giữa người mua hàng, có nhu cầu hàng với người bảo quản tài sản và kiểm tra cách ly quyền phê chuẩn. ** Khảo sát quá trình sản xuất và chi phí sản xuất: Khảo sát này thực hiện khi kiểm toán các đơn vị sản xuất vật tư, thiết bị phục vụ cho ngành điện Khi khảo sát cơ cấu kiểm soát sản xuất và chi phí sản xuất, kiểm toán viên có thể tiến hành xem xét một số vấn đề sau: + Việc tổ chức quản lý và theo dõi sản xuất ở các phân xưởng hoặc tổ, đội, quy trình và cách thức làm việc,ghi chép của nhân viên thống kê phân xưởng, tổ, đội, cũng như giám sát của Quản đốc phân xưởng hoặc tổ trưởng có thường xuyên và chặt chẽ hay không. + Xem xét việc ghi chép nhật ký sản xuất của từng bộ phận sản xuất theo dõi số lượng, chất lượng, chủng loại, sản phẩm hỏng, phế liệu... + Quan sát quy trình làm việc của bộ phận kiểm tra chất lượng ở phân xưởng, tổ, độivà tính độc lập của bộ phận này với bộ phận kiểm nhận hàng nhập kho. + Xem xét việc lập báo cáo sản xuất phân xưởng. + Xem xét sự giám sát của những người có trách nhiệm trong việc kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Quá trình khảo sát kiểm soát chi phí tiền lương ở chu kỳ tiền lương và nhân viên cũng là một phần liên quan đến khảo sát kiểm soát chi phí sản xuất nói chung. ** Khảo sát quá trình bảo quản hàng tồn kho Thông qua việc quan sát và thẩm vấn, kiểm toán viên khảo sát thu nhận những bằng chứng về việc tổ chức bảo quản ở kho: kho của đơn vị được tổ chức ngăn nắp, an toàn, khoa học. Thủ kho có năng lực, có trách nhiệm, có thể tin tưởng rằng hàng được bảo quản tốt, an toàn của hàng tồn kho cao. 2.1.2. Khảo sát nghiệp vụ hàng tồn kho. Để đánh giá khả năng sai sót trong quá trình hạch toán hàng tồn kho, kiểm toán viên chọn những nghiệp vụ phát sinh lớn, có nghi vấn, đặc biệt đối với những nghiệp vụ gần những ngày trước và sau khi lập báo cáo. Kết quả khảo sát các quá trình kiểm soát và khảo sát nghiệp vụ, đoàn kiểm toán nhận thấy: việc tổ chức quản lý hàng tồn kho đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm, hầu hết các nghiệp vụ đã được phê chuẩn đầy đủ; hệ thống sổ sách, chứng từ được trình bày đầy đủ và đúng quy định. Các thủ tục để nhập kho kịp thời đã từng bước chấn chỉnh, đến nay đơn vị đã thực hiện đầy đủ việc quản lý và hạch toán hàng tồn kho bằng máy tính, khắc phục được những tồn tại năm trước. Do đó, kiểm toán viên quyết định giảm quy mô kiểm tra chi tiết hàng tồn kho. 2.2. Kiểm tra chi tiết số dư hàng tồn kho. Kiểm toán viên thường không thực hiện các thủ tục phân tích hàng tồn kho vì ngành điện có rất nhiều biến động, không có định mức quy định rõ ràng cho các đơn vị nên thực hiện trực tiếp kiểm tra số dư. 2.2.1.Kiểm tra khối lượng hàng tồn kho. Đoàn kiểm toán quyết định chọn một số mặt hàng để thực hiện kiểm kê lại tại thời điểm kiểm toán và thực hiện tính toán theo công thức: Kết quả kiểm kê tại thời điểm KT = Giá tri KK lần trước + Tổng cộng số lượng hàng xuất trên phiếu nhập – Tổng cộng số nhập trên phiếu xuất. Lấy kết quả trên so với số dư hàng tồn kho trên báo cáo kiểm kê kỳ trước nhận thấy không có chênh lệch đáng kể. Tuy nhiên, theo quan sát của kiểm toán viên cũng như kết quả kiểm kê của Xí nghiệp thực hiện đầu năm thì Xí nghiệp có nhiều loại vật tư kém phẩm chất và ứ đọng lâu năm không dùng đến. Nguyên nhân là Xí nghiệp Điện cơ Vật tư có một Xí nghiệp cung ứng vật tư thuộc công ty Điện lực Việt Nam, trước đây là trực thuộc Bộ điện và Bộ than. Sau khi hai bộ này tách riêng, thì trực thuộc Bộ điện nay lại trực thuộc Công ty Điện lực I và có rất nhiều các vật tư, thiết bị của Liên Xô tài trợ xây dựng các nhà máy điện được đưa về đây lưu trữ...Do nhiều lần tách, nhập như vậy nên dẫn đến tồn đọng nhiều loại hàng tồn kho ứ đọng không dùng đến. 2.2.2.Kiểm tra giá trị hàng tồn kho. Việc kiểm tra giá trị hàng tồn kho bao gồm cả việc kiểm tra thực hiện các nguyên tắc kế toán sau: Kiểm tra sự đảm bảo nhất quán của các phương pháp áp dụng và tính phù hợp với các chuẩn mực kế toán là cơ sở để kiểm toán. Kiểm tra sự trình bày các phương pháp đánh giá hàng tồn kho và các loại chi phí tính vào giá thành. Kiểm tra tính nhất quán của các phương pháp đánh giá hàng hoá, nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm. Kiểm tra giá trị hàng tồn kho được mua theo các nghiệp vụ không phải bằng tiền. ** Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá: Kiểm toán viên chọn một số mặt hàng để kiểm tra chi tiết. Đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết để xem xét về mặt số lượng xem có sự trùng khớp không. Đối chiếu sổ chi tiết với bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn và sổ cái để kiểm tra chính xác về số cộng dồn. ** Đối với sản phẩm dở dang: Do đặc thù của ngành điện, các đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực I thường có 2 loại hình hoạt động kinh doanh, đó là: * Hoạt động sản xuất kinh doanh (kinh doanh điện) : Đối với hoạt động này, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (TK154) là toàn bộ chi phí tập hợp trong kỳ cho sản phẩm điện. Đơn vị không thực hiện xác định kết quả cho hoạt động này mà báo cáo cho công ty thực hiện. Kiểm toán viên chỉ kiểm tra quá trình tập hợp chi phí cho hoạt động này. * Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh phụ: Đối tượng tính giá thành là từng công trình, hợp đồng cung cấp cho khách hàng. Chính vì vậy, việc xác minh tính chính xác và đầy đủ của khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh dở dang là cơ sở để xác định giá vốn hàng bán ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của từng đơn vị. Nên kiểm toán chia theo từng loại hình hoạt động và trong mỗi loại hình chọn một số hợp đồng để kiểm tra chi tiết. ** Quá trình tập hợp chi phí: Kiểm toán viên xem xét chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung khi tập hợp chi phí sản xuất sản phẩm cho từng đối tượng sản phẩm cá biệt. Thông thường, kiểm toán viên kiểm tra đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính giá thành đã phù hợp chưa. Có những chi phí nào không thuộc phạm vi của chi phí sản xuất mà tập hợp vào chi phí sản xuất hay không. Các phương pháp tính toán có nhất quán với kỳ trước không? ** Kiểm tra chi tiết đánh giá chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Trên cơ sở kiểm tra quá trình tập hợp chi phí, kiểm toán viên thực hiện tính toán lại chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho từng đối tượng. Đối chiếu, so sánh tỷ lệ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang với định mức có thể phát hiện những thay đổi bất thường. Nếu có gì bất thường, kiểm toán viên cần tìm nguyên nhân. **Đối với thành phẩm xuất bán, căn cứ vào hợp đồng mua bán đã được, ký kết, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Kiểm tra chủng loại, mẫu mã, số lượng, đơn vị tính, đơn giá giữa hoá đơn kiêm phiếu xuất kho có khớp với hợp đồng kinh tế không. Kiểm tra các thành phần trong chứng từ gốc đã đủ chưa. Thực hiện lại việc kiểm tra tính giá vốn hàng xuất. Căn cứ vào kết quả khảo sát quá trình tính giá hàng nhập, xuất, kiểm toán viên tìm số chênh lệch giữa số kiểm toán và báo cáo, tìm nguyên nhân chênh lệch và kiến nghị. 3.Kết thúc kiểm toán Kết thúc kiểm toán hàng tồn kho, Đoàn kiểm toán tổ chức cuộc họp với đơn vị để thảo luận đưa ra nhận xét, kiến nghị, giải pháp chung cho công tác quản lý và hạch toán hàng tồn kho. Qua khảo sát, kiểm tra, chọn mẫu chứng từ sổ sách vật tư, thiết bị của Xí nghiệp nhận thức rằng: Một số tồn tại trong biên bản kiểm toán đã chấn chỉnh khắc phục.Tuy nhiên, đơn vị cần thực hiện triệt để, đặc biệt chú trọng khâu lập và luân chuyển chứng từ, tập hợp chi phí xác định sản phẩm dở dang kịp thời. Đối với chương trình kế toán đơn vị đã thực hiện tương đối tốt, hàng tháng các bảng kê, nhật ký, sản phẩm dở dang được in đầy đủ để kiểm tra đối chiếu và lưu trữ theo quy định. Đơn vị đã thực hiện tương đối đầy đủ chương trình quản lý và hạch toán hàng tồn kho theo quy định. Phòng kế hoạch vật tư cần có biện pháp tăng cường khâu lập kế hoạch để phục vụ sản xuất kịp thời. Một số phiếu xuất vật tư, khi xuất kho thủ kho không ghi số lượng thực xuất theo quy định. Một số phiếu xuất còn sửa chữa tẩy xoá. Yêu cầu đơn vị chấn chỉnh khâu viết, ghi chép trên phiếu đúng nguyên tắc. Một số phiếu xuất vật tư đã lập, nhưng các đơn vị trực thuộc chưa lấy vật tư kịp thời. Điều này gây khó khăn cho việc khoá sổ kho và kế toán. Thủ kho chỉ xuất kho khi có phiếu xuất kho có đầy đủ các chữ ký theo quy định. Đối với hoạt động khảo sát thiết kế, đơn vị cần tập hợp chi phí cho từng hợp đồng khảo sát và thực hiện điều chỉnh lại việc hạch toán chi phí nhân công và số dư TK1542 cuối kỳ để xác định giá vốn và báo cáo theo quy định. Đơn vị đã thực hiện cấp vật tư cho các chi phí thực hiện dưới hình thức vay mượn, không làm thủ tục hạch toán khi lĩnh vật tư, mà cuối tháng khi quyết toán chính thức mới lập phiếu xuất và hạch toán vào chi phí, cách làm này không đúng quy định cho nên khi làm quyết toán vật tư với các chi nhánh nhiều vật tư tồn kho bị âm do chi nhánh tự vay mượn và khai thác để thi công. Đơn vị cần thay đổi cách quản lý khi các đơn vị trình xin cấp vật tư để lắp đặt, phải lập phiếu xuất ngay và hạch toán theo quy định, cuối tháng thực hiện quyết toán vật tư với các đơn vị sử dụng. Do đây là một cuộc kiểm toán nội bộ, chức năng, trách nhiệm của từng bộ phận đã được quy định cụ thể trong quy chế quản lý của công ty. Đồng thời do tính chất pháp lý của cuộc kiểm toán nội bộ là không cao, nên mẫu biên bản kiểm toán thường là đơn giản và bao gồm những yếu tố sau: Thành phần Nội dung kiểm tra Niên độ kế toán kiểm tra Thời gian làm việc Địa điểm làm việc Tổng hợp kết quả kiểm toán Tên, chữ ký của trưởng đoàn kiểm toán và giám đốc đơn vị kiểm toán. Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ có phương pháp theo dõi kiểm toán thông qua kết quả của kiểm toán bên ngoài (nếu có), việc kiểm tra báo cáo quyết toán cuối năm và thực hiện kiểm toán nội bộ năm sau. Đồng thời có biện pháp đôn đốc thực hiện. Biên bản kiểm toán III.Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán trong kiểm toán nội bộ Vấn đề kiểm toán nội bộ ở nước ta còn hết sức mới mẻ, vì vậy trong thời gian đầu hoạt động kiểm toán nội bộ nói chung và kiểm toán nội bộ của công ty Điện lực I nói riêng gặp không ít khó khăn, lúng túng trong việc xác định nội dung, phương pháp cũng như việc xác định cơ chế làm việc. Đây là vấn đề không thể tránh khỏi. Tuy nhiên trong những năm gần đây, kiểm toán nội bộ đã từng bước khẳng định được vai trò, vị trí của mình, thể hiện chức năng là một công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo công ty để kiểm soát, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động của công ty, đánh giá chất lượng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ. Đồng thời kiểm toán nội bộ cung cấp căn cứ để lãnh đạo công ty điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả nhất và chiếm lĩnh thị trường, không còn cơ chế ỷ lại, dựa dẫm vào nhà nước của thời quản lý bao cấp. Bên cạnh đó, kiểm toán khoản mục hàng tồn kho có ý nghĩa rất to lớn đối với công ty Điện lực I. Hàng tồn kho là một phần lớn trong vốn lưu động mà đối với công ty Điện lực I thì nó đóng một vai trò rất quan trọng. Các chỉ tiêu hàng tồn kho đều ảnh hưởng đến các thông tin trên các báo cáo tài chính. Kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính sẽ giúp cho các đơn vị thấy được sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán và quản lý, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hiệu quả kinh doanh nói chung. Trong quá trình hoàn thiện mình, Phòng kiểm toán nội bộ Công tyĐiện lực I đã không ngừng nỗ lực, cố gắng vươn lên và đã đạt được nhiều thành tích xứng đáng. Tuy nhiên bên cạnh đó còn một số tồn tại cần khắc phục trong kiểm toán hàng tồn kho nói riêng cũng như cuộc kiểm toán noí chung. + Về nhân sự của Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ với số lượng nhân viên hạn chế (chỉ có 7 người) nhưng với số đơn vị kiểm toán lớn nên công tác kiểm toán chưa thể triển khai một cách đồng bộ. Phòng phải lựa chọn đơn vị kiểm toán cũng như trọng tâm giải quyết cho cả năm kiểm toán theo kế hoạch. Kiểm toán viên ngoài sự am hiểu về lĩnh vực kiểm toán tài chính cần có sự am hiểu về các lĩnh vực khác để cho hoạt động kiểm toán đạt hiệu quả hơn. Ngoài ra, với kế hoạch kiểm toán đề ra yêu cầu kiểm toán viên phải làm việc với cường độ cao. Nếu cần công ty có thể tuyển dụng thêm nhân viên kiểm toán để giảm bớt cường độ làm việc hiện nay của các kiểm toán viên. Bên cạnh đó, công ty ngoài việc cung cấp các tài liệu, thông tin mới cho các kiểm toán viên mà còn phải tạo điều kiện cho các kiểm toán viên tham gia vào các khoá học, chương trình đào tạo trong giờ, tham gia vào các tổ chức nghề nghiệp ...để luôn nâng cao trình độ chuyên môn cũng như cập nhật những kiến thức mới. + Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên Kiểm toán viên nên sử dụng tối đa các bảng biểu trong khi thực hiện kiểm toán, nhất là đối với dữ liệu có thể lượng hoá được. Bởi vì trong trường hợp khối lượng ghi chép quá lớn sẽ gây khó khăn cho kiểm toán viên trong việc xác minh, đối chiếu và gây khó khăn cho trưởng đoàn kiểm toán và chính kiểm toán viên khi tổng hợp số liệu. Trong kiểm toán hàng tồn kho, khoản mục hàng tồn kho được phân thành nhiều khoản mục chi tiết và cho nhiều đối tượng tập hợp chi phí để kiểm toán. Chính vì vậy việc lập các biểu tính toán sẽ luôn giúp kiểm toán viên đảm bảo tính thận trọng đúng mực của mình. + Chọn mẫu kiểm toán Trong suốt quá trình kiểm toán, kiểm toán viên luôn luôn phải tiến hành chọn mẫu kiểm toán. Đối với loại hình kiểm toán nôi bộ, kiểm toán viên thường có sự hiẻu biết về công ty của mình, khi đó phương pháp chọn mẫu xét đoán dựa trên sự nhạy cảm và kinh nghiệm của kiểm toán viên có thể mang lại kết quả khả quan hơn. Tuy nhiên, muốn cho chất lượng mẫu điều tra tốt phải giải quyết được các vấn đề sau: Phải phân loại đối tượng tổng thể mẫu để được chọn có tính đại diện cao. Xác định số đơn vị điều tra. Cũng như xác định số đơn vị mẫu điều tra, sai số trong chọn mẫu phi ngẫu nhiên cũng không thể tính toán bằng toán học mà phải thông qua nhận xét, đánh giá. Trong trường hợp có thể xác định được phạm vi hay sai sót thường xảy ra thì kiểm toán viên nên sử dụng phương pháp chọn mẫu phi xác suất dựa trên sự xết đoán. Về số lượng đơn vị mẫu chọn: kiểm toán viên có thể sử dụng các công cụ của thống kê học. + Kiểm tra quá trình sử dụng, quản lý và tiêu thụ vật tư hàng hoá Phòng Kiểm tra và Kiểm toán nội bộ đã tiến hành các trắc nghiệm đạt yêu cầu để đánh giá quá trình này. Tức là thông qua thẩm vấn, kiểm toán viên thu thập bằng chứng và phát hiện những sơ hở trong quản lý, những dấu hiệu không an toàn trong bảo quản trên cơ sở đó tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết tương ứng.Nó giúp kiểm toán viên có cái nhìn tổng thể về đơn vị mình kiểm toán, đưa ra những phần cần phải tìm hiểu, giải thích cho đúng để tránh rủi ro kiểm toán ở mức cao.Kiểm toán viên ngoài việc sử dụng các trắc nghiệm đạt yêu cầu, còn nên kết hợp với trắc nghiệm phân tích. Công việc cụ thể được tiến hành như sau: So sánh lượng hàng tồn kho giữa các kỳ kế toán. Phân tích tỷ trọng của vật tư trong tổng tài sản lưu động giữa kỳ này với kỳ trước để xem xét có sự biến động nào lớn không. So sánh hàng tồn kho thực tế với định mức. Phân tích sự biến động của giá cả vật tư. Qua các thủ tục phân tích, kiểm toán viên cần có những đánh giá tổng quát về hoạt dộng sản xuất kinh doanh của đơn vị kiểm toán. Từ đó thiết lập phạm vi kiểm toán chi tiết. Kết thúc vấn đề Cùng với sự chuyển đổi mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, kiểm toán đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng quản lý của các doanh nghiệp. Tuy mới xuất hiện ở nước ta một quãng thời gian chưa lâu song kiểm toán cũng đã có được một địa vị pháp lý vững chắc, được Nhà nước ta bảo hộ, tạo điều kiện cho hoạt động kiểm toán phát triển. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp phải tự vươn lên bằng chính sức lực của bản thân mình, kiểm toán nội bộ giúp cho các nhà quản trị có đầy đủ các thông tin chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà từ đó ra các quyết định quản lý, đảm bảo kinh doanh một cách có lãi. Sự phát triển của kiểm toán nội bộ diễn ra rộng khắp xuất phát từ quá trình hoạt động của các bộ phận kiểm toán nội bộ tại từng doanh nghiệp và tổ chức Chính phủ. Những hoạt động này là cơ sở cho sự thành công của các tổ chức đó. Sự tiến triển trong tương lai của kiểm toán nội bộ cũmg sẽ lớn hơn qua những nỗ lực nghề nghiệp trên một phạm vi rộng lớn. Tuy nhiên về cơ bản, thành công của kiểm toán nội bộ bắt nguồn từ những kết quả trong các hoạt động cụ thể của doanh nghiệp, các tổ chức. Trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu quy trình kiểm toán tại công ty Điện lực I chúng ta có thể nhận thấy rằng, Công ty Điện lực I cần phát huy những lợi thế, những mặt thuận lợi cũng như những hạn chế, khắc phục những khó khăn trong quá trình đổi mới của đất nước. Giải quyết các vấn đề trên sẽ giúp ích thực tiễn cho việc hoạch định chính sách không chồng chéo, không trùng lắp, không mâu thuẫn. Nhờ đó, đảm bảo hệ thống hoàn chỉnh, có hiệu lực và hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp ở nước ta hiện nay. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn GS.TS Nguyễn Quang Quynh đã tận tình hướng dẫn để em hoàn thành đề án môn học này.