Luận văn Hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội

ng, bậc lương của công ty theo từng tháng để chi trả kịp thời cho người lao động. Cũng từ đó tính trích BHXH và các khoản BHXH mà cán bộ công nhân viên được hưởng. Kế toán vốn bằng tiền: căn cứ vào các chứng từ thanh toán phát sinh để lập phiếu thu, phiếu chi và làm thủ tục thanh toán. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng, kế toán vốn bằng tiền phân loại và ghi sổ sách có liên quan. Hàng ngày đối chiếu giữa sổ sách kế toán với sổ quỹ và kết quả kiểm tra quỹ. Ngoài ra, kế toán vốn bằng tiền làm thủ tục vay vốn kinh doanh theo các chỉ tiêu đã được giám đốc phê duyệt. Kế toán công nợ: Là kế toán theo dõi và ghi sổ các khoản phải thu, phải trả đối với khách hàng, nhà cung cấp, với các đơn vị phụ thuộc. Căn cứ vào chứng từ có liên quan kế toán ghi vào sổ chi tiết cho từng khách hàng. Đối với những khách hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán phản ánh trên một trang sổ. Kế toán chi phí: Là kế toán theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng và quản lý. Kế toán vật liệu, công cụ – dụng cụ: Là kế toán theo dõi và tập hợp tình hình biến động tăng, giảm vật liệu, công cụ – dụng cụ cũng như tình hình nhập – xuất – tồn vật liệu, công cụ – dụng cụ trong toàn công ty. 2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Chính sách kế toán tại công ty được thực hiện theo đúng chế độ kế toán ban hành. Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12, công ty sử dụng đồng tiền Việt Nam để hạch toán và tỷ giá thực tế để chuyển đổi các đồng tiền ngoại tệ. Công ty tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, sử dụng phương pháp khấu hao đều để tính khấu hao tài sản cố định. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho của công ty là phương pháp kê khai thường xuyên và dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức sổ nhật ký- chứng từ để ghi sổ kế toán. Công tác kế toán của Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội được thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Các chứng từ áp dụng tại công ty đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài chính ban hành. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và phân cấp quản lý của công ty, hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo quyết định số 1141_QĐ_CĐKT ngày 01/11/1995 và có bổ sung các tài khoản mới theo quy định của Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty, trong hệ thống tài khoản của công ty có chi tiết thêm các tài khoản đặc thù với hoạt động kinh doanh của công ty. Các TK1561 “Giá mua hàng hoá”, TK 632 “Giá vốn hàng bán”, TK 511 “Doanh thu bán hàng” được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng nguồn hàng tương ứng phù hợp. Các TK 1368 “Phải thu nội bộ khác” và TK336 “Phải trả nội bộ” cũng được chi tiết theo từng đơn vị phụ thuộc. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Với hình thức sổ nhật ký- chứng từ trình tự hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty như sau: Chứng từ gốc (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT) Thẻ kho Bảng kê số 8 Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua Sổ cái TK 131, 156, 331, 511, 531, 532, 632, 641, 642, 911… Bảng tổng hợp chi tiết TK131, TK331 Báo cáo tài chính Bảng kê nhập, xuất Báo cáo tồn kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.3: Trình tự hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Căn cứ vào sự phân cấp quản lý đáp ứng yêu cầu thống nhất và tổng hợp tình hình kết quả kinh doanh của công ty, hệ thống báo cáo tài chính của công ty: Báo cáo kết quả kinh doanh – Mẫu số B02 – DN Bảng cân đối kế toán – Mẫu số B01 – DN Thuyết minh báo cáo tài chính – Mẫu số B09 – DN Ngoài ra, kể từ năm 2002 công ty còn phải lập thêm Báo cáo thực hiện phương án mua bán hàng – Công văn hướng dẫn số 04/THN ngày 23/01/2002. 2.3. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội 2.3.1. Hạch toán quá trình mua hàng: 2.3.1.1. Phương thức mua hàng và thanh toán áp dụng tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội là một đơn vị chuyên kinh doanh các mặt hàn thép, vòng bi, phôi thép... Mua hàng là nhiệm vụ khởi đầu và quan trọng của quá trình kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, công ty luôn tìm kiếm những nguồn hàng có uy tín và chất lượng cao. Hiện nay, các nguồn hàng của công ty chủ yếu là nhập mua các sản phẩm sản xuất trong nước có chất lượng cao. Phương thức mua hàng chủ yếu mà công ty đang áp dụng đó là mua trực tiếp từ các bạn hàng quen thuộc. Khi tìm kiếm được nguồn hàng, nhân viên công ty sẽ trao đổi với bạn hàng về một số yếu tố như giá cả, loại hàng, chất lượng hàng hoá...Nhân viên phòng kinh doanh sẽ lên phương án kinh doanh trong đó nêu rõ tên hàng, số lượng, đơn giá, giá bán, lợi nhuận sau đó trình lên giám đốc duyệt. Khi giám đốc phê duyệt thì nhân viên phòng kinh doanh thực hiện ký hợp đồng mua hàng với bên bán. Căn cứ vào thời điểm nhận hàng đã nêu trên hợp đồng mua hàng với bên bán, công ty cử nhân viên phòng kinh doanh đến nơi giao hàng để nhận hàng, nhân viên phải có trách nhiệm bảo quản, vận chuyển hàng về kho an toàn. Sau đó, ban kiểm nhận hàng hoá và thủ kho sẽ tiến hành kiểm nhận hàng hoá và làm thủ tục nhập kho. Ngoài ra, công ty còn mua hàng theo phương thức chuyển hàng. Qua đó, đơn vị bán căn cứ vào hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết, đến thời hạn giao hàng sẽ chuyển đến địa điểm giao hàng theo quy định trên hợp đồng và giao cho bên mua. Công ty sẽ nhận hàng tại địa điểm giao hàng. Cước phí vận chuyển tuỳ thuộc vào hợp đồng có thể bên bán, hoặc công ty phải chịu. Hình thức thanh toán cũng tuỳ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên ký kết. Các hình thức thanh toán với người bán hiện nay của công ty chủ yếu là thanh toán bắng tiền mặt, chuyển khoản, trả chậm... 2.3.1.2. Phương pháp tính giá hàng nhập kho: Hàng hoá nhập kho công ty được tính theo giá thực tế. Vì công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá mua hàng hoá không bao gồm thuế GTGT: Giá thực tế hàng hoá thu mua = Giá mua ghi trên hoá đơn - Giảm giá hàng mua được hưởng + Chi phí thu mua hàng hoá 2.3.1.3. Hạch toán chi tiết hàng hoá Công ty sử dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán chi tiết hàng hoá. Kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện với từng loại hàng hoá lưu chuyển qua kho cả về mặt giá trị lẫn hiện vật. Việc hạch toán chi tiết hàng hoá tại công ty được tiến hành như sau: Thẻ kho Báo cáo tồn kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Bảng kê xuất Sơ đồ 2.4: Trình tự hạch toán chi tiết hàng hoá tại công ty Hàng hoá mua về phải tiến hành thủ tục nhập kho. Chứng từ nhập kho là Hoá đơn (GTGT) của người bán. Bộ phận kiểm nhận sẽ kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ giao hàng và hợp đồng kinh tế đã ký kết, nếu như thấy phù hợp sẽ làm thủ tục nhập kho và lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên. Một liên lưu tại cuống và một liên được chuyển lên phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ và thanh toán với người bán. Ví dụ 1: Ngày 27/12/2002, công ty đã mua hàng của công ty TNHH thép tuyến năng với khối lượng như sau: Thép góc đều tuyến năng Khối lượng(kg) Đơn giá(đ/kg) Loại 50x4x12 65.250 4523,81 Loại 75x6x12 86.350 4666,87 Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Mẫu số 01-VT Phiếu nhập kho Số 15/12/K2 Ngày 27 tháng 12 năm 2002 Nợ:....... Có:........ Họ tên người giao hàng: Công ty TNHH thép tuyến năng Theo hợp đồng số 0348241 ngày 25 tháng 12 năm 2002 của 2 bên ký kết Nhập tại kho: Mai Động STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C 1 2 3 4 Thép góc tuyến năng 1 Loại 50x4x12 Kg 65.250 65.250 4.523,81 295.178.602 2 Loại 75x6x12 Kg 86.350 86.350 4.666,87 402.966.594 Tổng số tiền hàng hoá: 698.145.556 Tổng số tiền VAT hàng hoá dịch vụ: 34.907.277 Tổng số tiền thanh toán: 733.052.833 Nhập, ngày 27 tháng 12 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.2: Phiếu nhập kho Việc hạch toán nghiệp vụ hàng hoá tại kho do thủ kho tiến hành ghi chép và theo sự hướng dẫn của phòng kế toán. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập kho thủ kho ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Định kỳ, thủ kho kiểm kê hàng hoá rồi đối chiếu trên thẻ kho xem số liệu có khớp nhau hay không. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán cũng tiến hành mở thẻ kho, ghi bảng kê phiếu nhập, bảng kê xuất kho rồi cuối cùng tập hợp vào báo cáo tồn kho cuối kỳ. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Mẫu số 06-VT Kho: Mai Động Thẻ kho Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Hàng hoá: Thép góc 50x4x12 Đơn vị tính: kg Mã TK: 156103 Chứng từ Diễn giải Mã nhập xuất Nhập Xuất Tồn NT SH Tồn đầu kỳ 2.500 27/12 PN 15 Nhập thép góc 331 65.250 67.750 28/12 PX 011313 Xuất cho CH 4 136804 20.000 47.750 Cộng 65.250 20.000 47.750 Biểu số 2.3: Thẻ kho Căn cứ vào chứng phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán tiến hành mở Bảng kê phiếu nhập (Biểu số 2.4) và Bảng kê phiếu xuất (Biểu số 2.16 )sau đó, cuối tháng tổng hợp số liệu vào Báo cáo tồn kho cuối kỳ (Biểu số 2.5). Tổng công ty Thép Việt Nam Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Bảng kê phiếu nhập Tháng 12 năm 2002 Chứng từ Tên nhà cung cấp Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT PN 1 03/12 Công ty TNHH Việt Hùng-Việt Trì -Thép tấm 4ly 1.5x6LX -Thép tấm 5ly 1.5x6LX 30.000 56.520 4.190 4.190 125.700.000 236.818.000 ........ ....... ............. ..... ...... ....... PN 15 27/12 Công ty TNHH thép tuyến năng -Thép góc 50x4x12 -Thép góc 75x6x12 65.250 86.350 4.523,81 4.666,87 295.178.602 402.966.954 Cộng 270.000 1.365.664.556 Biểu số 2.4: Bảng kê phiếu nhập Tổng công ty thép Việt Nam Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Báo cáo tồn kho Kho: Mai Động Ngày 31 tháng 12 năm 2002 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Thành tiền 1 14.30A Thép lá 3SNG Kg 633 2.412.676 2 15.04A Thép tấm 4ly Kg 843 3.209.300 3 15.05A Thép tấm 5 ly Kg 11.488 44.197.029 .. .......... ........ .... .... 14 25.MV04A Thép tấm mắt võng Kg 7634 34.917.916 15 33.050 Thép góc 50x4x12 Kg 47.750 216.011.927 16 33.750 Thép góc 75x6x12 Kg 86.350 402.966.954 Cộng 556.734 2.210.415.357 Ngày 20 tháng 01 năm 2003 Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.5: Báo cáo tồn kho 2.3.1.4. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ mua hàng a. Tài khoản sử dụng: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Để hạch toán nghiệp vụ mua hàng công ty đã sử dụng các tài khoản sau: TK 156 “Hàng hoá” + TK 1561 “Giá mua hàng hoá” được chi tiết thành các tài khoản cấp 3 theo nguồn gốc các mặt hàng. + TK 1562 “Chi phí thu mua” TK 151 “Hàng mua đang trên đường đi” TK 1331 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ” TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” TK 111, TK 112... b. Phương pháp hạch toán: Hàng hoá mua về sau khi tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bán và phiếu nhập kho thì kế toán sẽ tiến hành ghi sổ. Để cụ thể hoá nội dung, ta xem xét lại ví dụ 1, kế toán sẽ hạch toán như sau: Nợ TK 15603 : 698.145.556 Nợ TK 1331 : 34.907.277 Có TK 331: 733.052.833 Đến ngày 31/12/2002, công ty thanh toán cho công ty TNHH thép tuyến năng tiền mua hàng ngày 27/12/2002 bằng chuyển khoản 500.000.000 đồng, công ty đã nhận được giấy báo nợ số 35 ngày 31/12/2002. Khi đó kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK 331: 500.000.000 Có TK 1121: 500.000.000 Chi phí thu bốc dỡ hàng hoá, nhân viên thu mua đã thanh toán băng tiền tạm ứng là: 2.100.000 đồng Nợ TK 1562: 2.100.000 Có TK 141: 2.100.000 Trường hợp hàng mua đã có hoá đơn nhưng đến cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho: Ví dụ 2: Ngày 05/12/2002, công ty mua của Nhà máy gang thép Thái Nguyên 1 tấn thép tròn trơn trị giá 4.228.039 đồng(giá chưa có thuế, Thuế suất thuế GTGT 5%), công ty đã thanh toán bằng tiền mặt và lấy hoá đơn(GTGT), nhưng cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, lúc này kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 151: 4.228.039 Nợ TK 1331: 211.402 Có TK 1111: 4.439.441 Hình thức sổ kế toán hiện công ty đang áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ nên căn cứ vào hoá đơn của bên bán, phiếu nhập kho kế toán sẽ tiến hành vào bảng kê số 8 (biểu số 2.6 ) cuối tháng sẽ tổng hợp vào sổ cái TK 1561 (Biểu số 2.7), 1562 (Biểu số 2.8), 151 (Biểu số 2.9)… bảng kê số 8 TK 1561- Giá mua hàng hoá Tháng 12 năm 2002 Số dư đầu kỳ: 4.854.056.094 STT Ngày Ghi Có TK 1561, Ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 1561, Ghi Có các TK 63202 63203 13601 ... Cộng 331 632 ... Cộng 1 2 3 4 ... 13 14 03/12 12/12 14/12 18/12 ....... 29/12 31/12 9.533.111 1.917.984 175.534.306 74.910.500 199.700.840 96.536.160 18.981.455.977 27.327.420 97.971.572 ... 36.860.531 98.208.144 175.534.306 172.822.072 19.183.547.817 87.099.980 18.975.939.625 1.455.000 1.455.000 Cộng 461.350.741 19.077.992.137 420.390.512 21.161.938.214 20.819.121.562 1.455.000 20.820.576.562 Số dư cuối kỳ: 4.512.694.442 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.6: Bảng kê số 8 sổ cái TK 1561- Giá mua hàng hoá Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có 1.971.775.836 Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 1 .......... Tháng 12 Cộng 632 331 1.455.000 20.819.121.562 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 20.820.576.562 21.161.938.214 Số dư Nợ Số dư Có 4.512.694.422 Biểu số 2.7: Sổ cái TK 1561 sổ cái TK 1562- Chi phí thu mua Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có 145.175.817 Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 1 .......... Tháng 12 Cộng 1121 141 9.942.683 35.225.200 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 45.167.883 229.949.913 Số dư Nợ Số dư Có 81.401.207 Biểu số 2.8: Sổ cái TK 1562 sổ cái TK 151- Hàng mua đang đi trên đường Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 1 .......... Tháng 12 Cộng 1111 4.228.039 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 4.228.039 26.918.218 Số dư Nợ Số dư Có 4.228.039 Biểu số 2.9: Sổ cái TK 151 Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán theo từng đối tượng sau đó tổng hợp số liệu lên sổ tổng hợp chi tiết TK 331. Dựa vào số liệu trên các sổ này và các sổ sách có liên quan kế toán ghi sổ Nhật ký chứng từ số 5. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với người bán Đối tượng: Công ty TNHH thép tuyến năng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễngiải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 27/12 043217 27/12 Mua thép góc đều 15603 1331 698.145.556 34.907.277 31/12 GBN 35 31/12 Thanh toán tiền hàng 1111 500.000.000 Cộng phát sinh 500.000.000 733.052.833 Số dư cuối kỳ 233.052.833 Biểu số 2.10: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 331 Tháng 12 năm 2002 STT Diễn giải Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 C.ty TNHH Việt Hùng 125.000.000 250.000.000 731.988.610 606.988.810 2 C.ty TNHH tuyến năng 0 500.000.000 733.052.833 233.052.833 3 C.ty cổ phần dịch vụ vận tải 578.683.750 578.683.750 0 ..... ......... ......... Cộng 3.384.576.321 7.224.499.775 21.735.949.217 17.896.205.763 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.11: Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 331 Nhật ký chứng từ số 5 TK 331 “Phải trả nhà cung cấp” Tháng 12 năm 2002 STT Tên người bán SD đầu tháng Ghi có TK331, Ghi Nợ các TK Ghi Nợ TK 331, Ghi Có các TK SD cuối tháng Nợ Có 156 1331 .. Cộng có 1111 1121 ... Cộng Nợ Nợ Có 1 CTy TNHH Việt Hùng 125.000.000 697.132.200 34.856.610 731.988.810 250.000.000 250.000.000 606.988.810 2 Cty TNHH tuyến năng 0 698.145.556 134.907.277 733.052.833 500.000.000 500.000.000 233.052.833 3 CTy cổ phần dịch vụ vận tải 578.683.752 578.683.752 578.633.752 .. .... ... ...... Cộng 3.384.576.521 20.700.904.016 1.035.045.201 ... 21.735.949.217 905.756.572 937.695.750 7.224.499.775 17.896.205.263 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.12: Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 331: căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 và các nhật ký chứng từ khác có liên quan để ghi sổ cái TK 331. Sổ cái này phản ánh nợ phải trả nhà cung cấp theo từng tháng, năm. sổ cái TK 331 - Phải trả nhà cung cấp Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có 2.768.975 18.805.369.907 Ghi Có TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 01 ..... Tháng 12 Cộng 1111 1121 311 3333 3381 905.756.572 937.695.750 2.634.223.867 2.630.672.613 116.150.973 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 7.224.499.775 21.735.949.217 Số dư Nợ Số dư Có 17.896.205.763 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số 2.13: Sổ cái TK 331 2.3.2. Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. 2.3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty: Giai đoạn tiêu thụ đóng vai trò rất quan trọng trong ngành kinh doanh thương mại nó quyết định đến sự thành bại trong kinh doanh của công ty. Để cho hoạt động tiêu thụ hàng hoá đạt hiệu quả cao công ty đã áp dụng những hình thức tiêu thụ hàng hoá sau: Bán buôn hàng hoá: hình thức bán hàng này thông qua các đơn đặt hàng hoặc ký kết hợp đồng kinh tế. Theo phương thức này thì công ty bán hàng theo 2 cách: Bán buôn trực tiếp qua kho: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, phòng kinh doanh của công ty lập hoá đơn (GTGT) theo mẫu quy định và chỉ đạo việc xuất hàng vào ngày giao hàng như hợp đồng đã ký kết hoặc đơn đặt hàng của người mua. Thủ kho lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và tiến hành giao hàng cho khách hàng. Khi giao hàng xong, khách hàng ký nhận đủ hàng, chấp nhận thanh toán và hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Cuối ngày, căn cứ vào hoá đơn (GTGT) và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thủ kho tiến hành ghi Thẻ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để tiến hành ghi sổ. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán: phương thức này thường dùng cho khách hàng mua với khối lượng lớn. Khi khách hàng mua hàng và chấp nhận thanh toán thì phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn (GTGT), liên 3 của Hoá đơn (GTGT) sẽ làm căn cứ cho kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán của công ty. Bán lẻ hàng hoá: Công ty có mạng lưới các cửa hàng kinh doanh khắp địa bàn Hà Nội chuyên bán lẻ các mặt hàng thép, vật liệu xây dựng, phụ tùng... ở các cửa hàng bán lẻ khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hoá, nhân viên bán hàng sẽ không lập Hoá đơn (GTGT) trừ khi khách hàng yêu cầu. Định kỳ, cứ 3 đến 5 ngày căn cứ vào báo cáo bán hàng hàng ngày của cửa hàng, nhân viên cửa hàng lập Hoá đơn (GTGT) để làm căn cứ tiến hành ghi sổ. Hàng tháng, các cửa hàng bán lẻ gửi bảng kê bán lẻ hàng hoá cùng báo cáo kết quả kinh doanh trong tháng của cửa hàng lên phòng tài chính kế toán của công ty để hạch toán. Hiện nay, sự đa dạng hoá hình thức thanh toán mà công ty đang áp dụng đã thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, kích thích tiêu thụ hàng hoá tại công ty. Tuỳ theo sự thoả thuận giữa khách hàng và công ty mà khách hàng có thể thanh toán theo các hình thức sau: tiền mặt, séc chuyển khoản, séc bảo chi, uỷ nhiệm thu, điện chuyển tiền, trả chậm... 2.3.2.2. Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá a. Tài khoản sử dụng: TK 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” TK này cũng được chi tiết thành các TK cấp 2 theo các nguồn doanh thu. TK 632 “Giá vốn hàng bán” TK 512 “Doanh thu nội bộ” TK 531 “Doanh thu hàng bán bị trả lại” TK 532 “Giảm giá hàng bán” TK 156 “Hàng hoá” TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp” Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản có liên quan như TK 111, TK112, TK 131,... b. Phương pháp hạch toán: Theo phương thức bán buôn trực tiếp qua kho: Dựa trên hợp đồng đã ký kết với khách hàng, hoặc đơn đặt hàng của người mua, phòng kinh doanh sẽ lập Hoá đơn (GTGT) thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại cuống Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán, giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho. Ví dụ 4: Ngày 31/12/2002, công ty bán khối lượng hàng lớn cho công ty xây lắp và kinh doanh dịch vụ Hải Phòng như sau: Tên hàng hoá Số lượng(kg) Giá bán(đ/kg) Thép tấm mắt võng SNG 43.660 4.776,19 Thép tấm 10ly 1.5x6LX 1.413 4.952,38 Phòng kinh doanh lập Hoá đơn (GTGT), căn cứ vào Hoá đơn thủ kho tiến hành xuất kho (Biểu số 2.14) và lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.15). Thủ kho chuyển Hoá đơn (GTGT) và Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ lên phòng kế toán. Kế toán sẽ tiến hành mở Bảng kê phiếu xuất (Biểu số 2.16) để lên Báo cáo tồn kho (Biểu số 2.5). Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01-GTKT-3LL Liên 3:( Dùng để thanh toán) N0 023190 Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Đơn vị bán hàng: Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Địa chỉ: 658-Trương Định-HBT-HN Số TK:........ Điện thoại: 8640605 Mã số: 0100162069-1 Họ tên người mua hàng: Anh Vị Đơn vị: Xí nghiệp xây lắp và kinh doanh dịch vụ Hải Phòng Địa chỉ: Hồng Bàng-TP. Hải Phòng Số TK:..... Hình thức thanh toán: Trả chậm Mã số: 01 01058736-007 STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Thép tấm mắt võng SNG Kg 43.660 4.776,19 208.528.455 2 Thép tấm 10ly 1.5x6LX Kg 1.413 4.952,38 6.997.713 Cộng tiền hàng: 215.526.168 Thuế suất thuế GTGT: 5%. Cộng tiền thuế: 10.776.308 Tổng cộng tiền thanh toán: 226.302.406 Số tiền viết bằng chữ:(Hai trăm hai mươi sáu tiệu ba trăm linh hai nghìn bốn trăm linh sáu đồng chẵn) Người mua hàng (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Biểu số 2.14: Hoá đơn (GTGT) của công ty Công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà nội Mẫu số 03- VT 658-Trương Định-HBT-HN Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 31 tháng 12 năm 2002 N0 011315 Căn cứ lệnh điều động số: 05 ngày 25 tháng 12 năm 2002 của Giám đốc công ty về việc xuất bán hàng. Họ tên người vận chuyển: Anh Hoàng Xuất tại kho: Đức Giang STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C 1 2 3 4 1 Thép tấm mắt võng SNG Kg 43.660 4.574 199.700.840 2 Thép tấm 10 ly 1.5x6LX Kg 1.413 3.904 5.516.352 Cộng 205.217.192 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ kho xuất (Ký, họ tên) Người vận chuyển (Ký, họ tên) Thủ kho nhập (Ký, họ tên) Biểu số 2.15: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Tổng công ty Thép Việt Nam Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Bảng kê phiếu xuất Tháng 12 năm 2002 Chứng từ Tên khách hàng Số lượng (kg) Đơn giá Thành tiền SH NT 011142 01/12 Xuất kho cho cửa hàng số 1 Thép tấm 5 ly 24.350 3.847 93.674.450 ........ ....... ............. ..... ...... ....... 011315 31/12 XN Xây lắp và kinh doanh dịch vụ HP Thép mắt võng 4 ly Thép tấm 10 ly 43.660 1.413 4.574 3.904 199.700.840 5.516.352 498.832 2.057.628.453 Biểu số 2.16: Bảng kê phiếu xuất Căn cứ vào các chứng từ gốc trên, kế toán sẽ hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá như sau: BT1: Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 131: 226.302.476 Có TK 51102: 208.528.455 Có TK 51103: 6.997.713 Có TK 33311: 10.776.308 BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán 1) Nợ TK 63202: 199.700.840 Có TK 15602: 199.700.840 2) Nợ TK 63203: 5.516.352 Có TK 15603: 5.516.352 Phương thức bán buôn vận chuyển có tham gia thanh tooán Trường hợp này, công ty coi số hàng mua về bán thẳng cho khách hàng là số hàng gửi bán: Ví dụ 4: Ngày 15/12/2002, công ty mua một lô hàng của công ty TNHH Việt Hùng 170.000 kg thép tấm lá với giá mua chưa có thuế là 679.132.200 đồng (thuế suất thế GTGT 5%), chưa thanh toán và xuất bán thẳng cho công ty TNHH Thanh Bình với giá bán chưa thuế là 718.250.000 đồng, công ty đã thu tiền hàng bằng chuyển khoản. Trường hợp này, kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản sau: BT1: Phản ánh giá trị hàng mua của công ty TNHH Việt Hùng: Nợ TK 157: 679.132.200 Nợ TK 1331: 34.856.610 Có TK 331: 731.988.810 BT2: Phản ánh doanh thu bán hàng khi công ty TNHH Thanh Bình chấp nhận thanh toán: Nợ TK 1121: 754.162.500 Có TK 51103: 718.250.000 Có TK 33311: 35.912.500 BT3: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 63203: 679.132.200 Có TK 157: 679.132.200 Phương thức bán lẻ hàng hoá qua hệ thống các đơn vị phụ thuộc của công ty: Khi xuất hàng chuyển cho các đơn vị phụ thuộc của công ty, kế toán tại văn phòng công ty theo dõi trên tài khoản 1368 (mở chi tiết cho từng cửa hàng). Định kỳ cứ một tháng, cửa hàng gửi bảng kê bán lẻ hàng hoá và báo cáo kết quả kinh doanh lên công ty để hạch toán. Ví dụ 5: Ngày 28/12/2002, Giám đốc quyết định điều động 20.000 kg thép góc loại 50x4x12 xuống cửa hàng số 4, tổng giá xuất: 90.640.000 đồng. Khi đó, thủ kho sẽ tiến hành xuất kho và viết Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ theo định khoản sau: Nợ TK 136804: 90.640.000 Có TK 15603: 90.640.000 Vào ngày 01/01/2003, cửa hàng số 4 gửi Bảng kê bán lẻ hàng hoá (Biểu số 2.17) và báo cáo kết quả kinh doanh tháng 12 của cửa hàng lên công ty, kế toán sẽ ghi: Nợ TK 136804: 17.156.200 Có TK 421: 17.156.200 Khi cửa hàng bán lẻ nộp tiền hàng: Nợ TK 1111: 17.156.200 Có TK 136804: 17.156.200 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: + Hạch toán hàng bán bị trả lại: Trường hợp công ty cung cấp hàng hoá cho khách hàng không đảm bảo chất lượng theo hợp đồng đã ký kết, hoặc hàng hoá bị hư hỏng, kém phẩm chất khách hàng có thể trả lại hàng hoá cho công ty sau khi được giám đốc chấp nhận. Ví dụ 7: Ngày 14/12/2002, công ty xây dựng số 5 trả lại số hàng thép không đúng chất lượng giá trị lô hàng này là 1.785.000 đồng bao gồm cả thuế GTGT. Giám đốc công ty chấp nhận nhận lại số hàng này trừ vào nợ phải thu của cong ty xây dựng số 5 và xác định giá vốn hàng bán là:1.455.000 đồng. Công ty sẽ kiểm nhận số hàng và làm thủ tục nhập kho hàng hoá này. Thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho cho lô hàng bị trả lại. Kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ hàng bán bị trả lại vào sổ chi tiết TK 531, bảng kê số 8, sổ cái TK 531, TK 511, TK 156, TK 632, TK 131, TK 33311 theo các định khoản sau: BT1: Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại: Nợ TK 531: 1.700.000 Nợ TK 33311: 85.000 Có TK 131: 1.785.000 BT2: Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 1.455.000 Có TK 632: 1.455.000 Cuối kỳ, kế toán kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào TK 511: Nợ TK 511: 1.700.000 Có TK 531: 1.700.000 Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội bảng kê bán lẻ hàng hoá Cửa hàng số 4 Tháng 12 năm 2002 Ngày Danh mục hàng hoá ĐVT Số lượng Giá vốn Thành tiền Giá bán Tổng tiền bán Giá quy định Chênh lệch 01/12 Thép U120-TN Thép tấm lá 4ly ........... Kg Kg ..... 200 1.000 4.700 3.820 940.000 3.820.000 5.550 4.500 1.110.000 4.500.000 5.500 4.500 10.000 0 02/12 Xi măng Thép U120-TN .............. Kg Kg .......... 1.700 850 2.300 4.700 3.910.000 3.995.000 2.500 5.600 4.250.000 4.760.000 2.500 5.500 0 85.000 Cộng tiền 24.420 85.469.000 105.320.000 1.115.000 Lãi gộp Phí được hưởng(1.5%xdoanh thu) Tiền chênh lệch giá Tiền nộp công ty 19.851.000 1.579.800 1.115.000 17.156.200 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Biểu số 2.17: Bảng kê bán lẻ hàng hoá Cửa hàng trưởng (Ký, họ tên) Sổ chi tiết TK 531- Hàng bán bị trả lại Tháng 12 năm 2002 NT Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú SH NT 14/12 029571 14/12 Công ty xây dựng số 5 131 1.700.000 Cộng 1.700.000 Biểu số 2.18: Sổ chi tiết hàng bán bị trả lại + Hạch toán giảm giá hàng bán: Ví dụ 6: Trong tháng 12/2002 công ty đã thực hiện giảm giá hàng bán cho khách hàng với số tiền là 500.000 đồng. Kế toán ghi vào sổ sách có liên quan theo định khoản: Nợ TK 532: 500.000 Có TK 131: 500.000 Cuối tháng, kế toán tiến hành kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu: Nợ TK 51102: 500.000 Có TK 532: 500.000 Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ) kế toán vào sổ chi tiết bán hàng và Bảng kê số 8 (TK1561, 1562). Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội Sổ chi tiết bán hàng Tháng 12 năm 2002 Tên hàng hoá: Thép mắt võng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu SH NT Số lượng Đơn giá Thành tiền 12/12 31/12 023190 12/12 31/12 Giảm giá hàng bán cho khách hàng Bán hàng cho XN xây lắp và dịch vụ HP 532 131 43.660 4.776,19 (500.000) 208.528.455 Cộng Giá vốn Chênh lệch 208.028.455 199.700.840 8.327.615 Biểu số 2.19: Sổ chi tiết bán hàng Cuối tháng, kế toán tập hợp chi phí thu mua phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ. Bảng tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá Tháng 12 năm 2002 STT Hàng hoá SD đầu kỳ Số PS Số phân bổ SD cuối kỳ 1 2 ... Hàng khai thác trong nước Hàng sản xuất trong nước ................. 40.040.000 212.143.237 3.225.200 7.969.083 24.553.809 201.396.104 18.711.391 18.716.216 Cộng 262.183.237 45.167.883 229.949.913 81.401.207 Biểu số 2.20: Bảng tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá Cuối kỳ, kế toán phân bổ chi phí thu mua hàng hoá và hạch toán vào sổ cái TK 632 theo định khoản: Nợ TK 63202: 24.553.809 Có TK 1562: 24.553.809 Hàng tháng, căn cứ vào các nhật ký chứng từ có liên quan, bảng tổng hợp chi tiết, bảng kê kế toán mở các sổ cái TK 511, 632, 156, 532, 531... sổ cái TK 51102- Doanh thu bán hàng khai thác trong nước Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 1 ... Tháng 12 Cộng 532 911 500.000 599.994.831 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 600.494.831 600.494.831 Số dư Nợ Số dư Có Biểu 2.21: Sổ cái TK 51102 Sổ cái TK 63202- Giá vốn hàng khai thác trong nước Năm 2002 Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 1 ... Tháng 12 Cộng 156102 1562 461.350.741 24.553.809 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 485.904.550 485.904.550 Số dư Nợ Số dư Có Biểu số 2.22: Sổ cái TK 63202 Để theo dõi tình hình thanh toán với người bán kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người mua cho từng đối tượng khách hàng và lên Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 và Bảng kê số 11. Công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội sổ chi tiết thanh toán với người mua Đối tượng: Xí nghiệp xây lắp và dịch vụ Hải Phòng Tháng 12 năm 2002 Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.100.000 31/12 31/12 023190 PT 315 31/12 31/12 Bán thép mắt võng Bán thép tấm 4 ly Thuế GTGT đầu ra Thanh toán tiền hàng tháng trước 51102 51103 33311 1121 208.528.455 6.997.713 10.776.308 1.100.000 Cộng phát sinh 226.302.476 1.100.000 Số dư cuối tháng 226.302.476 Biểu 2.23: Sổ chi tiết thanh toán với người mua. Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Tháng 12 năm 2002 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có 1 Công ty Kim Khí HP 101.274.682 78.532.776 32.741.906 2 XN xây lắp&dvụ HP 1.100.000 226.302.476 1.100.000 226.302.476 3 Công ty XD số 1 500.000 500.000 4 CTy TNHH Đức Thắng 19.162.802 19.162.802 ..... ................... Cộng 54.770.382.885 19.162.802 21.566.336.028 13.988.988.055 62.333.918.056 500.000 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.24: Bảng tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Bảng kê số 11 TK 131 Phải thu của khách hàng Tháng 12 năm 2002 STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 131, Ghi Có các TK Ghi Có TK 131, ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ Nợ Có 33311 51102 Cộng 1111 532 ... Công Nợ Có 1 2 3 4 Cty Kim khí HP XN xấy lắp & Kđvụ HP Cty XD số1 Cty TNHH Đức Thắng ................... 101.274.682 1.100.000 19.162.802 10.776.308 208.528.455 .. 226.302.476 78.532.776 1.100.000 19.162.802 500.000 78.532.776 32.741.906 226.302.476 500.000 Cộng 54.770.382.885 19.162.802 398.640.267 600.494.831 21.566.336.028 703.462.578 500.000 13.988.988.055 62.333.918.056 500.000 Kế toán ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu số 2.25: Bảng kê số 11 Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ 2.3.3.1. Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Để hạch toán CPBH và CPQLDN công ty đã sử dụng TK 641 “Chi phí bán hàng”, TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Tài khoản này cũng được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 theo từng loại chi phí như: chi phí nhân viên, chi phí dụng cụ- đồ dùng, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài… Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ có liên quan như phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tiền điện…, các chứng từ kế toán như bảng chấm công, bảng thanh toán tiên lương và BHXH, bảng phân bổ khấu hao kế toán sẽ tiến hành ghi vào Sổ chi tiết chi phí bán hàng hoặc Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp sau đó tiến hành ghi sổ cái các TK 641, 642. Các sổ chi tiết và sổ cái này được mở chi tiết cho từng tiểu khoản không mở cho tài khoản tổng hợp. sổ chi tiết TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài, lệ phí Tháng 12 năm 2002 Ngày SH CT Diễn giải TK đối ứng PS Nợ PS Có 5/12 ...... 31/12 Số dư đầu kỳ Chi tiền điện tháng 11 ….. Chi cho chi nhánh ở TP.HCM 1121 136811 6.342.872 815.000 Kết chuyển chi phí 9111 13.609.596 Cộng phát sinh 13.609.596 13.609.596 Số dư cuối kỳ Biểu số 2.26: Sổ chi tiết TK 6417 sổ cái TK 6417- Chi phí dịch vụ mua ngoài, lệ phí Số dư đầu năm Nợ Có Ghi Có các TK, ghi Nợ TK này Tháng 1 .... Tháng 12 Cộng 1121 1368 12.794.596 815.000 Cộng phát sinh Nợ Tổng phát sinh Có 13.609.596 13.609.596 Số dư Nợ Số dư Có Biểu số 2.27: Sổ cái TK 6417 Sổ chi tiết, sổ cái các tiểu khoản CPBH và CPQLDN khác được mở tương tự. 2.3.3.2. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá: Cuối kỳ, kế toán tổng hợp các số liệu trên các nhật ký chứng từ có liên quan, sổ cái cá tài khoản 511,632,641,642...để tính kết quả tiêu thụ hàng hoá trong toàn công ty. Để hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá kế đã sử dụng tài khoản cấp 2: TK9111 “Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá” Sổ chi tiết TK 9111- Xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá Tháng 12 năm 2002 STT Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ Có 1 Kết chuyển doanh thu thuần 511 23.356.250.980 Doanh thu hàng khai thác trong nước 51102 599.994.831 Doanh thu hàng sản xuất trong nước 51103 19.369.799.829 ..... ....... 2 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 21.203.202.291 Giá vốn hàng khai thác 63202 485.904.550 Giá vốn hàng trong nước 63203 19.279.388.241 ....... ........ 3 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 575.135.689 Chi phí nhân viên bán hàng 6411 13.298.250 ...... ....... 4 Kết chuyển chi phí QLDN 642 107.256.210 Chi phí nhân viên quản lý 6421 29.110.518 Chi phí đồ dùng văn phòng 6423 7.524.195 ....... .......... Cộng phát sinh 21.885.594.190 23.356.250.980 Kết chuyển 421 1.470.656.790 Biểu số 2.28: Sổ chi tiết tài khoản 9111 Chương 3: hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thép và vật tư hà nội 3.1. Đánh giá chung thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường tự do cạnh tranh hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đã gặp nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn. Thuận lợi là công ty được chủ quyền phát huy mọi tiềm năng, thế mạnh của mình để phát triển hoạt dộng sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng khó khăn của công ty đang gặp phải là phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt của thị trường. Hoạt động kinh doanh các sản phẩm công nghiệp hiện nay đang được các nhà đầu tư chú ý, chính vì vậy mà đối thủ cạnh tranh của công ty ngày càng nhiều. Tuy nhiên, hiện nay công ty đã áp dụng phương thức kinh doanh hợp lý, cơ cấu quản lý đạt hiệu quả cao nên công ty đã đạt được một số thành công nhất định trong lĩnh vực kinh doanh. Góp phần không nhỏ trong những thành công mà công ty đạt được đó là công tác kế toán tài chính của công ty mà đặc biệt là việc tổ chức hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty. 3.1.1. Về chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ: Công tác tổ chức hạch toán chứng từ ban đầu của công ty rất phù hợp với yêu cầu quản lý. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều có chứng từ đầy đủ. Khi đưa vào lưu trữ các chứng từ đều được kiểm tra, sắp xếp, phân loại, hệ thống theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh và theo thứ tự thời gian. Việc tổ chức vận dụng chứng từ ở công ty đã tạo điều kiện cho quá trình luân chuyển chứng từ ở công ty cũng dễ dàng hơn tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, đảm bảo các thông tin được cung cấp chính xác hơn. Nhưng riêng về việc lập hoá đơn đối với hàng hoá xuất kho, dù cho bán buôn hay bán lẻ, xuất cho nội bộ thì thủ kho đều ghi chứng từ là “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. Điều này không hợp lý và đã gây nhiều khó khăn trong việc phân loại chứng từ và doanh thu tiêu thụ. Ngoài ra, trong trường hợp bảng kê bán lẻ hàng hoá thì công ty quy định thời hạn nộp bảng kê sau 1 tháng, các cửa hàng thường nộp chậm hơn có khi từ 10 đến 15 ngày. Điều này đã gây việc chậm trễ cho việc cung cấp thông tin. 3.1.2. Về vận dụng hệ thống tài khoản và cách thức kế toán: Việc vận dụng hệ thống tài khoản của công ty cũng rất linh hoạt, công ty đã mở chi tiết các tài khoản cấp II, III cho phù hợp với tình hình đặc điểm kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, kế toán công ty luôn luôn cập nhật bổ sung những tài khoản mới theo quy định của Bộ tài chính. Do vẫn chưa ý thức được tầm quan trọng của dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên hiện nay công ty chưa hạch toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Công ty là một đơn vị kinh doanh thương mại, quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng trong nhiệm vụ kinh doanh của công ty. Hiện nay hàng hoá công ty giá cả thường có xu hướng không ổn định, không tránh khỏi việc những hàng hoá bảo quản lâu làm giảm chất lượng hàng hoá nên dẫn đến tình trạng mất giá. Đặc điểm các mặt hàng thép, phụ tùng, vật liệu xây dựng...rất dễ giảm giá trị khi để lâu trong kho. Vì thế, nếu công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho thì sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến những kỳ kinh doanh tiếp theo. Do vậy để vận dụng hệ thống tài khoản linh hoạt hơn công ty nên sử dụng thêm TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Về công tác hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty đang áp dụng phương pháp đối chiếu luân chuyển. Tuy nhiên, việc mở và ghi chép thẻ kho được mở hai nơi đó là phòng kế toán và ở kho. Việc ghi chép trùng lắp này đã làm cho việc hạch toán chi tiết hàng tồn kho trở nên cồng kềnh, mất công sức. Bên cạnh đó, căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất hàng hoá kế vào sổ báo cáo tồn kho chứ không vào sổ đối chiêu luân chuyển vì thế rất khó khăn trong việc kiểm tra quá trình nhập, xuất hàng hoá tại công ty. Hiện tại, công ty đang áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá vốn hàng xuất kho. Việc áp dụng phương pháp này đã phản ánh đúng thực tế giá vốn hàng xuất nhưng điều này đã gây khó khăn cho việc theo dõi, quản lý hàng hoá theo từng lô hàng vì công ty có rất nhiều mặt hàng, nghiệp vụ mua bán xảy ra thường xuyên, giá cả trên thị trường cũng luôn biến động. Chính vì vậy, việc tính giá vốn hàng xuất theo phương pháp này rất khó khăn và phức tạp, hiện nay công tác kế toán lại được thực hiện trên máy vi tính nếu áp dụng tính giá theo phương pháp này thì kế toán phải kiểm tra theo dõi từng lô hàng theo giá trị thực của nó để nhập vào máy. Như vậy, việc áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh đã lãng phí thời gian cũng như công sức của nhân viên 3.1.3. Về hệ thống sổ kế toán Về hệ thống sổ sách mà công ty sử dụng cũng tương đối phù hợp với hình thức kế toán mà công ty áp dụng (hình thức nhật ký chứng từ). Mặt khác, kết cấu sổ khá thuận lợi cho việc vào sổ cũng như việc kiểm tra đối chiếu. Tuy nhiên, hiện nay kế toán công ty không mở sổ nhật ký chứng từ số 8 (dùng để phản ánh số phát sinh bên Có của TK 156, 157, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 532, 632, 641, 642, 911...). Điều này đã gây khó khăn cho việc vào sổ cái các tài khoản đó và việc đối chiếu kiểm tra. 3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty. 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện: Trong môi trường kinh doanh như hiện nay thì quá trình cung cấp thông tin có vai trò quan trong trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị, nó quyết định sự thành bị trong lĩnh vực kinh doanh nhất là những thông tin về tình hình tài chính. Vì vậy việc hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường là việc làm hết sức cần thiết. Đặc biệt là trong hoạt động kinh doanh thương mại, nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá là khâu quan trọng nhất trong quá trình luân chuyển vốn kinh doanh của công ty. Hoàn thiện quá trình lưu chuyển hàng hoá là một việc làm rất cần thiết cho các đơn vị kinh doanh thương mại vì: Khi công tác kế toán hoàn thiện, việc tổ chức chứng từ, sử dụng hệ thống tài khoản đúng đắn tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra công tác kế toán. Góp phần nâng cao chất lượng của thông tin tài chính nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Hoàn thiện quá trình kế toán đồng thời đó cũng là việc hoàn thiện sổ sách kế toán. Việc ghi chép sổ sách chính xác dễ dàng kiểm tra đối chiếu hơn nhưng vẫn đảm bảo kết cấu sổ gọn nhẹ, giảm bớt khối lượng ghi chép, tiết kiệm lao động kế toán mà vẫn cung cấp đầy đủ những thông tin tài chính kế toán kịp thời và chính xác nhất. 3.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện: Để quá trình hoàn thiện đạt được hiệu quả cao thì cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: Việc hoàn thiện phải phù hợp với chế độ kế toán tài chính của nhà nước nới chung và phù hợp với quy định của Tổng công ty Thép Việt Nam nói riêng. Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty và tính chất sản phẩm hàng hoá, dịch vụ mà công ty đang kinh doanh. Việc hoàn thiện phải kết hợp được kế toán tài chính và kế toán quản trị, phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm hiệu quả. 3.2.3. Một số giải pháp hoàn thiện: Qua thời gian thực tập tại Công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội, kết hợp giữa lý luận và thực tiễn em xin đề xuất một số giải pháp sau nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty. 3.2.3.1. Về chứng từ và sự luân chuyển chứng từ Để tiện cho việc kiểm tra và theo dõi công ty cần mở thêm “Phiếu xuất kho” để dùng trong trường hợp công ty xuất hàng bán ra bên ngoài. Việc làm này tạo điều kiện thuận tiện cho việc phân loại chứng từ cũng như việc phân loại các khoản doanh thu. Đồng thời, thủ kho cũng dễ dàng hơn trong công tác ghi chép và theo dõi hàng tồn kho. Đối với trường hợp bảng kế bán lẻ hàng hoá, công ty cần quy định thời hạn nộp bảng kê bán lẻ trong vòng 5 đến 7 ngày để công tác kế toán được cập nhật kịp thời và chính xác. Kế toán cũng thường xuyên đôn đốc các cửa hàng phải gửi bảng kê bán lẻ hàng hoá lên công ty đúng thời hạn quy định tránh gây cản trở cho công tác quản lý và công tác kế toán của công ty. 3.2.3.2. Về hạch toán chiết khấu thanh toán cho khách hàng Tuy công ty đã áp dụng nhiều phương thức thanh toán nhưng hiện nay khách hàng công ty thanh toán chủ yếu là theo hình thức trả chậm. Điều này đã làm cho vòng luân chuyển vốn của công ty chậm chạp, hiệu quả sử dụng vốn chưa cao. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh thì công ty nên áp dụng hình thức chiết khấu bán hàng. Công ty nên xem xét các tỷ lệ chiết khấu phù hợp, mức chiết khấu có thể dựa trên tỷ lệ lãi vay ngân hàng. Khi chiết khấu cho khách hàng kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 635: Chi phí tài chính Có TK 111, 112…: Số tiền chiết khấu cho khách hàng 3.2.3.3. Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để phản ánh chính xác trị giá thực tế của HTK trên bảng cân đối kế toán công ty nên lập dự phòng giảm giá HTK. Thực chất khoản dự phòng này là một nguồn tài chính của công ty, tạm thời nằm trong tài sản lưu động. Phương pháp hạch toán dự phòng giảm giá HTK (Theo thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002): Trường hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá HTK phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá HTK đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, ghi: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). 3.2.3.4. Về hạch toán chi tiết hàng tồn kho Để tránh trùng lắp thì “Thẻ kho” chỉ được mở ở các kho, thủ kho sẽ tiến hành ghi chép thẻ kho. Còn ở phòng kế toán thì không mở thẻ kho mà hàng ngày kế toán sẽ mở “Bảng kê nhập” và “Bảng kê xuất” sau đó tổng hợp số liệu vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” để hạch toán số lượng và giá trị của từng danh điểm hàng hoá ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển sẽ được ghi tổng hợp một lần cuối tháng cho từng danh điểm hàng hoá. Sổ đối chiếu luân chuyển mở ra để theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn hàng hoá, mẫu sổ (Biểu số 3.2). 3.2.3.5. Về phương pháp tính giá hàng xuất kho: Để thuận lợi cho việc tính giá vốn hàng hoá tiêu thụ thì công ty nên áp dụng phương pháp tình giá vốn hàng xuất kho là phương pháp bình quân gia quyền. Với phương pháp này thì không cần phải theo dõi riêng từng lô hàng, giá cả của mỗi lô. Bên cạnh đó, công ty đang áp dụng phần mềm kế toán thì việc tính giá theo phương pháp này sẽ được máy tự tính như vậy công dụng của phần mềm kế toán được phát huy hơn. 3.2.3.6. Về vận dụng sổ kế toán Công ty nên mở thêm nhật ký chứng từ số 8 để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu kiểm tra và vào sổ cái. Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn mua bán hàng hoá kế toán vào sổ nhật ký chứng từ số 8 của các tài khoản có liên quan. Cuối tháng, căn cứ vào các bảng kê có liên quan, sổ chi tiết mua bán hàng hoá kế toán tổng hợp số liệu ghi vào nhật ký chứng từ số 8. Số liệu trên nhật ký chứng từ này sẽ tổng hợp vào các sổ cái các tài khoản liên quan. Theo em, để tiện cho việc theo dõi công ty nên mở Nhật ký chứng từ số 8 chi tiết theo từng tài khoản. nhật ký chứng từ số 8 TK 511 Tháng 12 năm 2002 TK ghi Có TK ghi Nợ 51101 51102 51103 51109 Cộng 521 531 532 911 ...... 500.000 599.994.831 Cộng Biểu số 3.1: Nhật ký chứng từ số 8 Sổ đối chiếu luân chuyển Kho: Mai Động Tháng 12 năm 2002 Mã hàng hoá Tên hàng hoá ĐVT Đơn giá SD đầu tháng Luân chuyển trong tháng SD cuối tháng SL TT Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT 33.050 Thép góc 50x4 .... kg 4.523,81 2.500 11.309.525 62.250 295.178.602 20.000 90.746.200 47.750 216.011.927 Cộng Sơ đồ 3.2: Sổ đối chiếu luân chuyển kết luận Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải tự chủ trong kinh doanh, do đó chất lợi nhuận là mục tiêu quan trọng nhất. Lợi nhuận cao hay thấp phản ánh hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán lưu chuyển hàng hoá đã góp phần quan trọng trong hiệu quả kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại. Việc nghiên cứu quá trình hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại công ty đã góp phần quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Qua thời gian thực tập ở công ty kinh doanh thép và vật tư Hà Nội, em nhận thấy giữa kiến thức lý luận được học ở trường và kiến thức thực tiễn có một khoảng cách nhất định đòi hỏi những người làm công tác kế toán phải năng động sáng tạo trong công việc. Với thời gian và trình độ có hạn, đề tài này em chỉ đề cập đến một số khía cạnh cơ bản nhất trong công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty. Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2003 Sinh viên Nguyễn Thị Hồng Trung tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Kế toán tài chính của Trường Đại học KTQD - năm 2002 2. Kế toán Thương mại- chủ biên Nguyễn Văn Công - năm 2002 3. Tổ chức hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp - chủ biên Nguyễn Thị Đông- năm 2001 4. Luận văn tốt nghiệp K39, K40 5. Thông tư 89/2002/TT-BTC ngày 9/10/2002 6. Báo cáo tài chính của công ty Kinh doanh thép và vật tư Hà Nội năm 1999, 2000, 2001, 2002. Nhận xét của giáo viên hướng dẫn …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Nhận xét của giáo viên phản biện ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..