Bài giảng Kỹ năng đàm phán và soạn thảo hợp đồng - Bài 1: Tổng quan về đàm phán - Bùi Kim Hiếu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC TPHCM KHOA LUẬT Bài 1: TỔNG QUAN VỀ ĐÀM PHÁN GVC.TS.Bùi Kim Hiếu Trưởng Khoa Luật – Trường Đại học Huflit Trọng tài Thương mại – Hòa giải Thương mại – Cố vấn Cao cấp Hệ thống Luật Thịnh Trí Những nội dung cơ bản  Khái niệm và bản chất của ĐP  Các yếu tố trong ĐP  Các phong cách ĐP  Các nội dung cơ bản của ĐP  Các phương thức ĐP  Các kỹ năng cơ bản của ĐP  Sơn vừa vượt qua 3 đối thủ cạnh tranh để dành được hợp đồng thiết kế nội thất cho một nhà máy. Theo yêu cầu của khách hàng, Sơn phải sửa lại một số chi tiết trong bản thiết kế. Sơn đề nghị khách hàng cho thương lượng lại thời hạn bàn giao công trình.  Hãng taxi G muốn được độc quyền đón khách cho toà nhà SYS. Giám đốc điều hành của SYS yêu cầu một mức lệ phí khá cao. Lâm, giám đốc kinh doanh của G muốn gặp giám đốc điều hành của SYS để thương lượng.  Một lô giày xuất khẩu của cty Tân Lạc bị khách hàng trả lại vì không đảm bảo chất lượng. Ngân, trưởng phòng thu mua của cty này yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm vì họ cung cấp nguyên liệu không đảm bảo chất lượng. Các ví dụ về ĐP Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột cùng nhau bàn bạc thoả thuận những vấn đề liên quan đến lợi ích của các bên 1. Khái niệm đàm phán  Là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện của các bên liên quan  Lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản  Không phải là thoả mãn lợi ích một cách không hạn chế mà có giới hạn lợi ích nhất định  Giá cả/Giá trị là hạt nhân của ĐP  Chứa đựng các xung đột về lợi ích (kinh tế)  Không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” mà là mâu thuẫn một cách thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” Bản chất của ĐP  ĐP thành công có tác động to lớn đến hoạt động kinh doanh của DN:  Mang lại nhiều doanh thu, lợi nhuận hơn  Giảm các chi phí kinh doanh  Mở ra các cơ hội mới cho DN  Giúp DN xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ hợp tác lâu dài  ĐP sai lầm, thất bại: DN chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản Lợi ích của ĐP Cty Hà Nguyên (HN) là nhà cung cấp bao bì nhựa cho cty Ánh Dương (AD) từ 2 năm nay. Ánh Dương hài lòng về chất lượng SP cũng như DV của HN, họ dự định sẽ mua bao bì của HN cho loại SP mới của mình và như vậy lượng hàng mà AD mua của HN sẽ tăng gấp đôi. AD đề nghị HN xem xét lại hợp đồng cung cấp: AD sẽ mua khối lượng hàng lớn gấp đôi, đổi lại HN giảm 2% giá bán và tăng thời hạn thanh toán chậm từ 10 ngày lên 20 ngày. Trong quá trình ĐP, HN nhất định không thay đổi các điều kiện của hợp đồng cung cấp. Lý do HN đưa ra là trong năm nay, mặc dù giá nguyên liệu đã tăng hơn 10% nhưng HN vẫn giữ nguyên giá cung cấp cho AD. Ngoài ra, yêu cầu tăng thời hạn thanh toán là không hợp lý vì khi tăng lượng hàng lên gấp đôi thì hạn mức tín dụng mà HN cung cấp cho AD cũng tăng lên gấp đôi AD bảo vệ quan điểm của mình bằng cách chứng minh nhiều nhà cung cấp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của họ. ĐÀM PHÁN TRÊN LẬP TRƯỜNG VÀ ĐÀM PHÁN TRÊN LỢI ÍCH Ví dụ  Hai bên ĐP với lập trường đối lập, mỗi bên đều nỗ lực bảo vệ lập trường của mình và tấn công lập trường của đối tác  Chỉ tập trung vào các mâu thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân phía sau mâu thuẫn: nhu cầu thực sự  không tìm ra được cách giải quyết có thể đáp ứng được yêu cầu của các bên mà dễ dẫn đến bế tắc trong ĐP  Cuộc ĐP mang tính cạnh tranh, ảnh hưởng xấu đến mối quan hệ của các bên  Áp dụng trong các trường hợp:  Kết quả không quan trọng lắm đối với người ĐP  Vấn đề không phức tạp  Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác là không quan trọng Đàm phán trên lập trường  Hai bên tập trung vào những nhu cầu thật sự (lợi ích cốt lõi) để tìm ra những giải pháp giải quyết những mâu thuẫn về lập trường  Đem lại kết quả tốt hơn cho các bên tham gia ĐP  Là cơ sở của đàm phán cùng thắng  Khó thực hiện hơn so với ĐP dựa trên lập trường vì:  Đòi hỏi người ĐP phải tìm hiểu nhu cầu thực sự nằm phía sau lập trường của đối tác  Phải có được sự hợp tác và tin tưởng của đối tác  Phải tìm ra được những giải pháp sáng tạo cho cả hai bên Đàm phán dựa trên lợi ích  Tại sao AD muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán? Vì AD đang phải đương đầu với cạnh tranh nên cố gắng không tăng giá trong khi một số nguyên liệu đã bị tăng giá  cty muốn cắt giảm giá thành và chiếm dụng tín dụng từ các nhà cung cấp  Tại sao HN lại không muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán cho AD? Vì HN đã cố gắng duy trì mức giá cũ cho AD trong khi giá hạt nhựa nhập khẩu tăng do ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái. Do dự đoán giá hạt nhựa còn biến động nên HN đã mua dự trữ hạt nhựa với khối lượng lớn, vì vậy vốn quay vòng bị thu hẹp.  Giải pháp có thể thoả mãn lợi ích của cả 2 bên:  HN giúp AD cắt giảm giá thành thông qua việc giảm lượng sản phẩm hỏng do lỗi của bao bì  HN giúp AD ổn định giá thành thông qua việc ký kết hợp đồng dài hạn với mức giá cố định  HN giúp AD cạnh tranh tốt hơn bằng cách cung cấp bao bì với chất lượng vượt trội Ví dụ: Cty Hà Nguyên và Ánh Dương 1. Việc tham gia/không tham gia ĐP là tự nguyện 2. ĐP xảy ra khi các bên ĐP nhận thức rằng sự việc chỉ được quyết định khi có sự thỏa thuận chung, nếu đơn phương ra quyết định thì không cần ĐP 3. Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng trong ĐP 4. Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi ĐP có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình ĐP 5. Cùng có lợi là nguyên tắc cốt lõi của ĐP Các nguyên tắc của ĐP 6. Đánh giá một cuộc ĐP thành công hay thất bại cần sử dụng các tiêu chuẩn tổng hợp sau: -Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu :So sánh kết quả cuối cùng của đàm phán với mục tiêu ban đầu -Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành- chi phí thấp nhất (chi phí cơ bản:sự nhượng bộ để ký được hợp đồng;chi phí trực tiếp cho đàm phán(nhân lực,vật lực tài lực);chi phí cơ hội -Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên Các nguyên tắc của ĐP 7. Đàm phán là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật 8. Đừng bao giờ đẩy đối tác vào bước đường cùng Các nguyên tắc của ĐP  Ngồi vào đàm phán với cái đầu đầy định kiến  Không xác định được người có quyền quyết định từ phía đối tác  Không xác định được thê ́ mạnh của mình  Xây dựng 1 phương án duy nhất  Không kiểm soát được thời gian,vấn đề đp Một số sai lầm thường mắc trong ĐP  Không tận dụng cơ hội quyền ra yêu cầu trước  Không tận dụng được ưu thê ́ vê ̀ thời gian, địa điểm đàm phán  Vội bỏ cuộc khi đàm phán có ve ̉ bê ́ tắc  Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc đàm phán Một số sai lầm thường mắc trong ĐP Quyền lực đàm phán Bối cảnh đàm phán Thời gian Đàm phán Các yếu tố của ĐPKD 2. Các yếu tố của ĐP  Là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà tại đó các chủ thể tiến hành ĐP  Ảnh hưởng đến hiện thực ĐP và kết quả ĐP  Bao gồm:  Tình hình thực tế Vấn đề ưu tiên Nhu cầu thực sự  Sức ép từ bên ngoài Bối cảnh đàm phán  Nguyên tắc: Giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh của đối tác  Cần:  Triển khai sớm  Bí mật điều tra  Tìm đúng đối tượng  Quan sát hành động của đối tác Bối cảnh đàm phán  Là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc đàm phán  ĐP là một quá trình: có khởi điểm và kết điểm (“điểm chết”)  Nguyên tắc: giấu kín “điểm chết”  Cần: -Kiên nhẫn, bình tĩnh, nhanh trí -Thăm dò thái độ và phản ứng của đối tác Thời gian đàm phán  Là sức mạnh mà chủ thể và các thành viên đoàn ĐP có thể huy động và sử dụng trong quá trình ĐP Quyền lực ĐP Quyền lực hợp pháp Quyền lực tiềm tàng Quyền lực mạo hiểm Quyền lực hứa hẹn Quyền lực chuyên môn Quyền lực đàm phán Phong cách lẩn tránh Phong cách nhượng bộ Phong cách cạnh tranh Phong cách chấp nhận Phong cách hợp tác Các phong cách đàm phán 3. Các phong cách đàm phán  Các bên tham gia ĐP mỗi bên đều nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác, không chấp nhận nhượng bộ  Áp dụng:  Khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng  Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác được  Khi mục tiêu đề ra là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính đáng ấy  Khi cần “tự vệ”: đối tác muốn khai thác điểm yếu của ta để gây sức ép mà lợi ích đó lại quan trọng đối với ta  Hạn chế: không duy trì được quan hệ lâu dài, dễ bị bế tắc trong đàm phán Phong cách cạnh tranh  Các bên tham gia ĐP làm việc với nhau để cố tìm ra giải pháp liên kết và thoả mãn lợi ích của tất cả các bên liên quan  Ưu điểm:  Tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững  Các vấn đề phức tạp, có chuyên môn sâu sẽ được bàn thảo kỹ càng và giải quyết có hiệu quả  Áp dụng:  Khi các bên đều có thiện ý, mong muốn tìm ra được giải pháp chung  Khi có các xung đột lợi ích phức tạp và có ý nghĩa quan trọng đối với tất cả các bên  Khi cần tạo ra hợp lực Phong cách hợp tác  Là sự thỏa mãn các yêu cầu của đối tác  Áp dụng: Khi gặp vấn đề đàm phán nhỏ,lợi nhuận không lớn, không căn bản Nếu không chấp nhận thi ̀ sự thiệt hại còn lớn hơn Khi chấp nhận vấn đề này thì buộc đối tác phải chấp nhận vấn đề khác mà lợi nhuận mang lại lớn hơn Khi không còn con đường nào khác Phong cách chấp nhận  Chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân  Áp dụng:  Khi xung đột đang tạo ra trở ngại không thể vượt qua được và có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm phán  Khi yêu cầu của ta có phần không hợp lý  Khi muốn giảm căng thẳng cho cuộc ĐP  Khi muốn đạt được một thoả thuận tạm thời  Khi không còn cách nào khác Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp  Là phong cách không dứt khoát,không hợp tác và trốn tránh các vấn đề của cuộc đàm phán  Áp dụng: Khi vấn đề đàm phán không quan trọng,không liên quan gi ̀ tới mình Nếu giải quyết vấn đề thì gây hậu quả tiêu cực còn lớn hơn lợi ích của nó Vấn đề đó người khác giải quyết tốt hơn hoặc thiếu thông tin về vấn đề đàm phán Phong cách lẩn tránh Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp Nên bắt đầu bằng phong cách hợp tác Linh hoạt trong việc sử dụng các phong cách trong quá trình đàm phán để chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng 2 3 1 4. Nguyên tắc chung khi sử dụng các phong cách đàm phán Giá cả Chất lượng hàng hoá Tên hàng Bao bì Thanh toán Giao hàng Số lượng hàng hoá Nội dung ĐPKD Các nội dung cơ bản của ĐPKD  Tên thông thường của hàng hoá được ghi kèm với tên thương mại và tên khoa học của nó  Tên hàng được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá  Tên hàng được ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá đó  Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng chủ yếu của hàng hoá đó  Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng hoá đó  Tên hàng được ghi kèm với số hạng mục của danh mục hàng hoá thống nhất đã được ban hành. Tên gọi va ̀ chủng loại hàng hoá KD chất lượng hàng hoá Chất lượng theo mẫu Chất lượng theo nhãn hiệu Chất lượng theo tiêu chuẩn Chất lượng thoả thuận Chất lượng hàng hoá  Xác định đơn vị tính số lượng  Phương pháp quy định số lượng: Quy định cụ thể (dứt khoát) Quy định phỏng chừng  Phương pháp xác định trọng lượng: Trọng lượng tịnh Trọng lượng cả bì Số lượng hàng hoá Chất lượng bao bì •Phù hợp với: phương thức vận tải hàng hoá Phương thức cung cấp bao bì •Bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua •Bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, sau đó bên mua trả lại bao bì •Bên mua chuyển bao bì cho bên bán đóng gói và gửi hàng Quy định về bao bì hàng hoá Bao bì hàng hoá Mức giá Phương pháp tính giá Giảm giá Đàm phán về giá Giá cả hàng hoá Phương thức giao nhận Thời hạn Địa điểm Giao hàng Giao hàng Số kỳ Đồng tiền Thời gian Tỷ giá Điều kiện Phương thức chuyển tiền Thanh toán Thanh toán Đàm phán trực tiếp ĐP qua thư ĐP qua điện thoại Các phương thức ĐPKD 5. Các phương thức đàm phán Trả lời Đặt câu hỏi Nghe và quan sát Kỹ năng đàm phán 6. Các kỹ năng ĐP cơ bản Câu hỏi đóng Câu hỏi mở Câu hỏi xác nhận Câu hỏi hùng biện Câu hỏi chuyển hướng đột ngột Kỹ năng Đặt câu hỏi  Câu hỏi đóng là câu hỏi có dạng: Có hay không? Đồng ý hay không đồng ý? Hoặc câu hỏi giúp có được thông tin cụ thể → sử khi đàm phán chuẩn bị kết thúc Câu hỏi mở : Cái gi ̀? Như thê ́ nào?Tại sao? ->Nên thường xuyên sử dụng,đặc biệt trong giai đoạn mở đầu đàm phán Câu hỏi xác nhận: để hiểu chính xác ý của đối tác Kỹ năng hỏi trong đàm phán  Câu hỏi hùng biện: phục vụ khảo sát vấn đề sâu sát hoặc pha loãng vấn đề  Câu hỏi chuyển hướng đột ngột :Nhằm duy trì cuộc đàm phán theo hướng đã định  Câu hỏi để suy nghi ̃ : Buộc đối tác phải cân nhắc cẩn thận trước khi nêu ý kiến Kỹ năng hỏi trong đàm phán  Gây ấn tượng  Chọn một trong nhiều vấn đề để trả lời  Trả lời bằng cách hỏi lại  Trả lời bằng cách viện dẫn ý kiến của người có uy tín  Kéo dài thời gian để tìm câu trả lời thích hợp  Trả lời mập mờ  Hỏi một đằng trả lời một nẻo  Nhún vai Kỹ năng Trả lời Kỹ năng lắng nghe  Kỹ năng nghe trong đàm phán có chức năng: -Thỏa mãn nhu cầu của đối tác -Biết được bối cảnh,thời gian,quyền lợi và nhu cầu của đối tác -Biết được đối tác đã thật sự hiểu mình chưa -Có thể làm cho quan hệ các bên gắn bo ́ hơn  Các bệnh hay mắc khi nghe : -Bệnh đãng trí -Bệnh nghe không hiểu, nghe không ro ̃ -Hay bị kích động, chi phối khi nghe -Phân tâm khi nghe Kỹ năng lằng nghe Giao tiếp bằng mắt với người nói Khuyến khích người nói bằng cả lời nói và hành động Không cắt ngang người nói Lắng nghe ngay cả khi đã hiểu vấn đề Đặt câu hỏi để người nói trả lời Kỹ năng Nghe và quan sát  Thách giá phải cao và nhượng bô ̣ từ từ  Trả gia ́ thấp và nhượng bô ̣ cũng từ từ  Đạt được thỏa thuận nhanh quá có hại cho cả hai bên Kỹ năng thách giá,trả giá trong đàm phán  Dễ trước, kho ́ sau  Nghê ̣ thuật đi đường vòng  Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng  Chia nho ̉ mục tiêu  Tạm thời đình chỉ Kỹ năng khắc phục bế tắc trong đàm phán