Báo cáo Công tác tổ chức và công tác kế toán tại chi nhánh Vật tư Hà Nội

. Trô së cña C«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì t¹i: Ph­êng CÈm §«ng thÞ x· CÈm Ph¶ tØnh Qu¶ng Ninh. Trong nh÷ng n¨m th¸ng chiÕn tranh, ngµnh vËt t­ cã hai chøc n¨ng chñ yÕu ®ã lµ: + Gióp gi¸m ®èc c«ng ty qu¶n lý, kiÓm tra, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn c¸c chØ tiªu ®Þnh møc vËt t­ trong s¶n xuÊt, tæ chøc h­íng dÉn thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch qui ®Þnh vÒ qu¶n lý vËt t­ cña Nhµ N­íc. + Tæ chøc theo dâi vµ tæ chøc tiÕp nhËn vËt t­, thiÕt bÞ nhËp khÈu do c«ng ty than Hßn Gai trùc tiÕp ký hîp ®ång. Th¸ng 5 n¨m 1996, chÝnh phñ ban hµnh NghÞ ®Þnh sè 27/ CP, phª duyÖt ®iÒu lÖ cña Tæng c«ng ty than ViÖt Nam trong ®ã ph©n cÊp xÝ nghiÖp vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì C«ng ty than CÈm Ph¶ thµnh c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì vµ lµ ®¬n vÞ thµnh viªn cña tæng c«ng ty than ViÖt Nam. Tr­íc nh÷ng diÔn biÕn vÒ t×nh h×nh kinh tÕ x· héi cña ®Êt n­íc, cña ngµnh ®ång thêi ®Ó cã ®Þnh h­íng chØ ®¹o s¶n xuÊt, x©y dùng vµ ph¸t triÓn c«ng ty t¹i §¹i héi §¶ng bé c«ng ty lÇn thø nhÊt, lÇn thø hai, §¹i héi c¸c tæ chøc ®oµn thÓ còng ®· ®Ò ra nh÷ng ph­íng h­íng môc tiªu míi phï hîp víi t×nh h×nh míi. VÒ mÆt tæ chøc , c«ng ty nghiªn cøu s¾p xÕp l¹i m« h×nh ®Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý míi. V× vËy. Ngµy 23 th¸ng 09 n¨m 1996 c¨n cø vµo quyÕt ®Þnh sè 2531 TVN / TCC B2 cña tæng c«ng ty than ViÖt Nam, chi nh¸nh vËt t­ vËn tØa vµ xÕp dì ®­îc thµnh lËp gäi t¾t lµ Chi nh¸nh vËt t­ Hµ Néi. Chi nh¸nh lµ ®¬n vÞ trùc thuéc c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì. Trô së t¹i: Sè 11 – V­¬ng Thõa Vò – Kh­¬ng Mai – Thanh Xu©n – Hµ Néi KÓ tõ khi thµnh lËp ®Õn nay, b»ng nh÷ng biÖn ph¸p liªn doanh liªn kÕt trong vµ ngoµi n­íc d­íi sù cho phÐp cña c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì, chi nh¸nh ®· tham gia ký kÕt vµ tæ chøc thùc hiÖn nhiÒu hîp ®ång xó©t nhËp khÈu, ®ãng gãp ®¸ng kÓ vµo doanh thu cña toµn c«ng ty. §Æc biÖt, n¨m 1999 ®· gãp phÇn ®­a doanh thu cña c«ng ty t¨ng thªm h¬n 6000 triÖu ®ång. II. NhiÖm vô, tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n cña chi nh¸nh. NhiÖm vô cña chi nh¸nh vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì. - Chi nh¸nh lµ ®¹i diÖn duy nhÊt cña c«ng ty t¹i Hµ Néi ®Ó tiÕp thi víi kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc, trong vµ ngoµi ngµnh than ViÖt Nam ®Ó khai th¸c mäi kh¶ n¨ng kinh doanh s¶n xuÊt, liªn doanh, t×m hiÓu kh¶ n¨ng thùc hiÖn dÞch vô cã hiÖu qu¶ ®óng víi c¸c quy ®Þnh vµ ph¸p luËt cña Nhµ n­íc ban hµnh, thiªts lËp c¸c hîp ®ång ngo¹i th­¬ng, hîp ®ång kinh tÕ, hîp ®ång dÞch vô ®Ó tr×nh gi¸m ®èc c«ng ty ký duyÖt hoÆc c¸c hîp ®ång cã giÊy uû quyÒn cña c«ng ty. - NhËp khÈu nhËn uû th¸c nhËp khÈu hµng ho¸ tõ n­íc ngoµi vÒ phôc vô ngµnh than vµ c¸c ngµnh c«ng nghiÖpkh¸c - Mua b¸n vËt t­ hµng ho¸ trªn c¬ së kinh doanh lÊy thu bï chi cã l·i sau khi ®ãng thuÕ cho Nhµ n­íc. - Giao dÞch, tiÕp thÞ t×m kh¸ch hµng ®Ó ®Ó mua b¸n x¨ng dÇu nhên, nhËn vËn t¶i thuû bé , tiÕp nhËn hµng t¹i cöa khÈu hoÆc lµm thñ tôc xuÊt khÈu. - Qu¶n lý tµi s¶n cña c«ng ty t¹i Hµ Néi, x©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc bé m¸y chi nh¸nh ®Ó gi¸m ®èc c«ng ty cã quy ®Þnh phï hîp cho tõng giai ®o¹n sao cho ho¹t ®éng cña chi nh¸nh cã hiÖu qu¶. 2. Tr¸ch nhiÖm. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc c«ng ty vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc b¶o ®¶m cã hiÖu qu¶ vµ ®óng ph¸p luËt. Cã tr¸ch nhiÖm ph¸p nh©n thay c«ng ty trªn ®Þa bµn Hµ Néi ®Ó gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn c¸c c¬ quan trung ­¬ng, c¬ quan Nhµ N­íc c¸c bé ngµnh vµ tæng c«ng ty than ViÖt Nam trong ph¹m vi nhiÑm vô ®­îc giao vµ ®­îc c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì uû quyÒn. Thùc hiÖn nghiªm tóc c¸c chÕ ®é b¸o c¸o tr×nh duyÖt v¨n b¶n theo ph©n c«ng hµnh chÝnh. §¶n b¶o chÕ ®é qu¶n lý hå s¬ theo quy ®Þnh. 3. QuyÒn h¹n. §­îc tiÕp xóc giao dÞch, ®µm ph¸n víi c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh cã t­ c¸ch ph¸p nh©n liªn quan ®Õn c¸c nghiÖp vô ®­îc giao. §­îc phÐp ký c¸c v¨n b¶n thuéc ph¹m vi nhiÖm vô cña m×nh hoÆc ký c¸c v¨n b¶n cña c«ng ty khi ®­îc gi¸m ®èc uû quyÒn. §­îc chñ ®éng t×m ®èi t¸c kinh doanh, ®­îc quyÒn ®Ò xuÊt tíi gi¸m ®èc c«ng ty ®Ó tham gia mét phÇn hoÆc toµn bé dÞch vô trong nh÷ng tr­êng hîp cã hiÖu qu¶ vµ ®óng víi ph¸p luËt, ®­îc ®Ò nghÞ sö dông vèn tù cã hoÆc vèn vay cña c«ng ty vµo c¸c dÞch vô cã hiÖu qu¶ ®­îc gi¸m ®èc c«ng ty thõa nhËn vµ duyÖt ph­¬ng ¸n kinh doanh. III. C¸c mÆt hµng kinh doanh, kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp chñ yÕu cña chi nh¸nh. 1. C¸c mÆt hµng kinh doanh chñ yÕu cña chi nh¸nh vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì. T¹i chi nh¸nh ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu hµng ho¸ diÔn ra th­ên xuyªn, trong ®ã chñ yÕu lµ nhËp khÈu. HiÖn nay chi nh¸nh lµ ®¹i diÖn duy nhÊt cña c«ng ty t¹i Hµ Néi. Do ®ã, mäi nhu cÇu vÒ hµng nhËp khÈu c«ng ty th­êng giao cho chi nh¸nh tæ chøc thùc hiÖn. Bªn c¹nh viÖc ký kÕt c¸c hîp ®ång nhËp khÈu theo sù chØ ®¹o cña c«ng ty, chi nh¸nh cßn ®­îc phÐp tù thùc hiÖn c¸c hîp ®ång víi c¸c tæ chøc, doanh nghiÖp bªn ngoµi. V× lµ ®¬n vÞ trùc thuéc ngµnh than, nªn c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chñ yÕu lµ c¸c vËt t­ thiÕt bÞ, dÇu mì phôc vô ngµnh than nh­: + C¸p ®iÖn phßng næ dïng trong hÇm má. + Phô tïng m¸y cµo ®¸. + Ch©n m¸y khoan + Bé têi kÐo + CÇu giao phßng næ + Khëi ®éng tõ + VËt t­ phô tïng cét chèng thuû lùc + VËt t­ thiÕt bÞ cho lß chî cét thuû lùc + VËt t­ thiÕt bÞ söa ch÷a cét thuû lùc + §éng c¬ ®iÖn phßng næ ba pha xoay chiÒu. + C¸c lo¹i dÇu gèc nh­: dÇu gèc BS 150, dÇu gèc SN 150... 2. Kh¸ch hµng chñ yÕu. Do ®Æc thï cña c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chØ phôc vô cho mét nhãm c¸c ®¬n vÞ, xÝ nghiÖp, nªn viÖc nhËp khÈu chñ yÕu dùa vµo t×nh h×nh khai th¸c, s¶n xuÊt cña tõng ®¬n vÞ. Chi nh¸nh kh«ng chñ ®éng ®­îc c¸c mÆt hµng nhËp khÈu mµ chñ yÕu dùa vµo c¸c hîp ®ång ®Ó tõ ®ã tæ chøc nhËp khÈu. C¸c k¸ch hµng chñ yÕu cña c«ng ty lµ: + XÝ nghiÖp vËt t­ vËn t¶i CÈm Ph¶ + C«ng ty than Vµng Danh + C«ng ty than M¹o Khª + C«ng ty than U«ng BÝ + C«ng ty than H¹ Long + C«ng ty than Khe Chµm + Nhµ m¸y c¬ khÝ M¹o Khª...... 3. C¸c nhµ cung cÊp chÝnh. MÆc dï míi tham gia vµo ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu ®­îc t¸m n¨m, chi nh¸nh ®· t¹o vµ duy tr× ®­îc mèi quan hÖ tèt víi nhiÒu b¹n hµng ë mét sè n­íc.Th«ng qua viÖc tham quan trùc tiÕp d©y truyÒn c«ng nghÖ, viÖc kiÓm tra chÊt l­îng cña c¸c mÆt hµng nhËp khÈu chi nh¸nh ®· hîp t¸c l©u dµi víi mét sè nhµ cung cÊp chñ yÕu nh­ + C«ng ty DAYTON ( Nga ) + C«ng ty SIMEX ( Hµn Quèc ) + C«ng ty thiÕt bÞ toµn bé than Trung Quèc + C«ng ty xuÊt nhËp khÈu than Qu¶ng T©y + C«ng ty DARYAR §µi Loan + C«ng ty mËu dÞch quèc tÕ Liªu Ninh + C«ng ty tr¸ch nhiÖm h÷u h¹n T©n Nguyªn, Trung Quèc IV. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc qu¶n lý cña doanh nghiÖp. 1. C¸c phßng ban. V× lµ ®¹i diÖn cña c«ng ty t¹i Hµ Néi, tham gia chñ yÕu vµ c¸c ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu vµ kÝ kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ, nªn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý ®­îc bè trÝ mét c¸ch gän gµng nhÊt tr¸nh cho bé m¸y qu¶n lý kång kÒnh, tËn dông hÕt d­îc kh¶ n¨ng lµm viÖc cña b¸n bé c«ng nh©n viªn cña chi nh¸nh KÓ tõ ngµy thµnh lËp ®Õn nay, sè l­îng phßng ban cña chi nh¸nh kh«ng cã g× thay ®æi. Bao gåm 5 phßng ban. + Ban l·nh ®¹o gåm: 01 Gi¸m ®èc 01 Phã gi¸m ®èc + Phßng kÕ to¸n : 04 nh©n viªn c¶ kÕ to¸n tr­ëng. + Phßng kÕ ho¹ch : 06 nh©n viªn + Phßng tæng hîp : 05 nh©n viªn + Ban thu håi c«ng nî: 03 nh©n viªn 2. NhiÖm vô cña c¸c phßng ban Do c¸c phßng ban ®­îc bè trÝ nh­ trªn, nªn nhiÖm vô cña c¸c phßng ban d­îc quy ®Þnh mét c¸ch cô thÓ. Tr­ëng phßng lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt cã nhiÖm vô ®«n ®èc, gi¸m s¸t nh©n viªn d­íi quyÒn trong viÖc hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô ®­îc giao ®ång thêi b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña phßng ban m×nh cho gi¸m ®èc. Hµng tuÇn vµo ngµy thø hai, gi¸m ®èc cïng c¸c tr­ëng phßng lu«n co mét cuéc häp nh»m ®¸ng gi¸ nhËn xÐt t×nh h×nh cña chi nh¸nh trong mét tuÇn lµm viÖc. Tõ ®ã, gi¸m ®èc cã nhiÖm vô b¸o c¸o l¹i t×nh h×nh víi c«ng ty. NhiÖm vô cô thÓ cña c¸c phßng ban. Gi¸m ®èc chi nh¸nh: - ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc c«ng ty vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn chi nh¸nh vµ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. - Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ phßng ban trong c«ng ty ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô d­îc giao dång thêi chÞu sù kiÓm tra, h­íng dÉn hé trî cña c¸c phßng ban nghiÖp cô ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng c¸c quy ®Þnh cña Nhµ N­íc cña tæng c«ng ty trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña chi nh¸nh phßng kÕ ho¹ch NhiÖm vô nghiªn cøu thÞ tr­êng, tham gia vµo c¸c giao dÞch, ký kÕt hîp ®ång. Tæ chøc viÖc tiÕp nhËn hµng ho¸ nhËp khÈu, giao hµng cho c«ng ty, cho kh¸ch hµng theo ®óng quy ®Þnh... Phßng kÕ to¸n Lµ phßng ban kh«ng thÓ thiÕu trong bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo dï quy m« lín hay nhá. NhiÖm vô cña nã lµ: Theo dâi, qu¶n lý t×nh h×nh tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh, kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, tiÕn hµnh thu nép, tÝnh to¸n, kiÓm tra viÖc g×n gÜ­ vµ sö dông c¸c lo¹i tµi s¶n, tiÒn vèn, kinh phÝ ph¸t hiÖn vµ ng¨n ngõa kÞp thêi nh÷ng hµnh vi l·ng phÝ, vi ph¹m chinh s¸ch, chÕ ®é tµi chÝnh cña nhµ n­íc. Ph¶n ¸nh gi¸m ®èc c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt, thanh to¸n, thu håi kÞp thêi c«ng nî trong mçi thu vô nhËp xuÊt hµng ho¸. Hµng th¸ng, quý cuèi n¨m kÕ to¸n tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm quyÕt to¸n b¸o c¸o cho c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc chi nh¸nh, gi¸m ®èc c«ng ty vÒ tr¸ch nhiÖm cña m×nh. Ban thu håi c«ng nî Cã nhiÖm vô cïng víi phßng kÕ to¸n theo dâi c¸c kho¶n nî cña c¸c kh¸ch hµng, tiÕn hµnh thu håi c¸c kho¶n nî theo ®óng thêi h¹n. HiÖn nay sè nh©n viªn trong ban thu håi c«ng nî lµ 03 ng­êi. Víi t×nh h×nh hiÖn nay cña chi nh¸nh th× sè nh©n viªn biªn chÕ trong ban nµy gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n trong c«ng t¸c thu håi c«ng nî, c¸c kho¶n nî thu håi ®­îc so víi sè tiÒn kh¸ch hµng nî lµ rÊt nhá. IV. Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña chi nh¸nh vËt t­ Hµ Néi D­íi ®©y lµ mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh trong B¸o c¸o tµi chÝnh ba n¨m gÇn ®©y: 2001, 2002, 2003 cña chi nh¸nh ChØ tiªu N¨m 2001 N¨m 2002 N¨m 2003 TSL§ vµ ®Çu t­ ng¾n h¹n 169.481.054.304 91.223.617.840 85.908.256.103 TSC§ vµ ®Çu t­ dµi h¹n 218.506.506 186.764.677 121.952.514 Tæng tµi s¶n 169.699.560.810 91.410.382.517 85.030.208.617 Nî ph¶i tr¶ 169.213.487.534 90.806.494.916 85.194.358.256 Nguån vèn chñ së h÷u 486.073.276 603.887.601 835.850.361 Tæng nguån vèn 169.699.560.810 91.410.382.517 86.030.208.617 Tæng doanh thu thuÇn 210.224.224.570 41.767.346.187 15.020.493.790 Gi¸ vèn 200.753.360.028 40.317.155.024 14.018.074.143 Lîi nhuËn gép 9.470.864.524 1.450.191.163 1.002.419.647 Chi phÝ b¸n hµng 10.179.851.729 1.557.955.566 1.203.135.091 Lîi nhuËn tõ H§KD -708.987.187 -107.764.403 -200.715.444 Lîi nhuËn tõ H§TC -3.685.046.981 -4.813.914.255 Lîi nhuËn tõ H§BT -8.417.424 695.798.301 -347.100.607 Thu nhËp tr­íc thuÕ -482.594.347 -3.097.013.083 -5.361.730.306 NhËn xÐt. V× lµ ®¬n vÞ trong lÜnh vùc th­¬ng m¹i, chñ yÕu tham gia xuÊt nhËp khÈu nªn t×nh h×nh tµi s¶n, nguån vèn cã nhiÒu nÐt kh¸c biÖt víi c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. Tµi s¶n chñ yÕu ®Ó kinh doanh lµ vèn vay. Nªn tµi s¶n cè ®Þnh cña chi nh¸nh chiÕm mét phÇn rÊt nhá trong tæng sè tµi s¶n. lµ ®¬n vÞ trùc thuéc nªn tµi s¶n cè ®Þnh chñ yÕu do c«ng ty cÊp, viÖc thanh lý nh­îng vb¸n còng do c«ng ty quyÕt ®Þnh. Hµng n¨m, vµo ®Çu kú chi nh¸nh cã nhiÖm vô lËp b¶ng trÝch vµ sö dông khÊu hao nép cho c«ng ty. Tµi s¶n l­u déng chiÕm ®a sè trong tæng tµi s¶n, ë chi nh¸nh trong 3 n¨m gÇn ®©y c¸c kho¶n ph¶i thu cña kh¸ch hµng lµ rÊt lín. TiÒn ®Ó tham gia c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu lµ tiÒn vèn tù cã t¹i ng©n hµng hoÆc do ®i vay, tiÒn mÆt t¹i quü lµ rÊt h¹n chÕ. C¸c kho¶n ph¶i thu lín chøng tá chi nh¸nh ®ang bÞ kh¸ch hµng chiÕm dông vèn, kh¶ n¨ng thu håi c«ng nî ®Ó tr¶ tiÒn vay lµ rÊt khã kh¨n, ®Èy chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh nªn cao (n¨m 2003: 4.934.938.965 ®ång) v× vËy, mÆc dï ho¹t ®éng cã t¨ng nªn qua c¸c n¨m nh­ng thu nhËp cña ho¹t ®éng nµy vÉn ©m. nguyªn nh©n chñ yÕu theo thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh lµ do hËu qu¶ cña nh÷ng n¨m tr­íc 2001 ®Ó l¹i vµ sù cè tµi chÝnh n¨m 2002. ThÞ tr­êng ngµy cµng thu hÑp do vèn kh«ng cã nªn kh«ng chñ ®éng ®­îc ®· bá lì nhiÒu c¬ héi kinh doanh. HiÖn nay chi nh¸nh ®ang dÇn kh¾c phôc t×nh h×nh tµi chÝnh cña m×nh. Cïng víi sù chØ ®¹o cña c«ng ty, chi nh¸nh ®ang tËp trung vµo viÖc thu håi c«ng nî qu¸ h¹n. §©y lµ c«ng viÖc chi phèi rÊt nhiÒu thêi gian vµ tiÒn b¹c. C¸c chØ tiªu trªn ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî ng¾n h¹n lµ rÊt lín (n¨m 2003. 85.194.358.256 ®ång) lín h¬n rÊt nhiÕu chñ së h÷u. trong ®ã chñ yÕu lµ vay tõ c¸c ®¬n vÞ néi bé, n¨m 2003 nî tæng c«ng ty Than: 29.650.290.432 ®ång, c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì 46.635.631.166 ®ång, kho¶n vay ng¾n h¹n, nî dµi h¹n lín lµm cho chi phÝ tr¶ ng©n hµng lín. §©y lµ nguyªn nh©n chñ yÕu dÉn ®Õn t×nh tr¹ng thua lè hiÖn nay cña chi nh¸nh Tuy nhiªn, nÕu t¸ch riªng t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh 6 th¸ng cuèi n¨m 2003, t¸ch riªng c¸c kho¶n chi phÝ do c«ng nî khã ®ßi mang l¹i th× chi nh¸nh kinh doanh b¶o tßan vèn, thu nî, vèn vay quay vong nhanh kh¶ n¨ng thanh to¸n kÞp thêi vµ kinh doanh cã l·i, ®©y lµ dÊu hiÖu ®¸ng mõng cho chi nh¸nh, nã ph¶n ¸nh sù cè g¾ng trong viÖc kh¾c phôc t×nh tr¹ng tµi chÝnh hiÖn nay. PhÇn II §Æc ®iÓm qu¶n lý tµi chÝnh vµ tæ chøc kÕ to¸n I. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Phßng kÕ to¸n cã 04 nh©n viªn trong ®ã bao gåm c¶ kÕ to¸n tr­ëng. Do sè l­îng kÕ to¸n viªn Ýt nªn mçi kÕ to¸n viªn ph¶i kiªm nhiÖm mét sè phÇn hµnh cô thÓ. Bé m¸y kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh lµm viÖc theo nguyªn t¾c tËp trung, mçi kÕ to¸n viªn ngoµi nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ trong ph¹m vi phÇn hµnh cña m×nh ®¶m nhËn cßn ph¶i gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc kh¸c do kÕ to¸n tr­ëng giao phã. NhiÖm vô cña tong nh©n viªn ®­îc bè trÝ nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng kiªm kÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi tiÒn l­¬ng KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸ KÕ to¸n ng©n hµng, thuÕ T¹i chi nh¸nh thñ quü l¹i kh«ng thuéc nh©n viªn trong phßng kÕ to¸n mµ do mét nh©n viªn cña phßng tæng hîp ®¶m nhiÖm, khi cã nghiÖp vô ph¸t sinh liªn quan ®Õn viÖc thu chi tiÒn mÆt th× do nh©n viªn nµy d­íi sù cho phÐp cña gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng sÏ tiÕn hµnh chi, hay nhËp tiÒn vµo quü. C¸c phÇn hµnh nªu trªn lµ c«ng viÖc cô thÓ giao cho mçi ng­êi tuy nhiªn víi c¸c nghiÖp vô kh«ng th­êng xuyªn ph¸t sinh, khi x¶y ra th× kÕ to¸n tr­ëng ph©n c«ng cô thÓ cho tõng ng­êi nh­: Vµo ®Çu n¨m kÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô tÝnh vµ lËp b¶ng ph©n bæ sö dông khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, hay víi nh÷ng kh¸ch hµng nî chi nh¸nh qu¸ h¹n mµ ch­a thanh to¸n kÕ to¸n tr­ëng cã nhiÖm vô ®«n ®èc vµ trùc tiÕp ®i thu håi c«ng nî…§iÒu thuËn lîi ë chi nh¸nh lµ gi÷a c¸c nh©n viªn cã thÓ ®¶m nhiÖm c«ng viÖc ®­îc cho nhau, nªn khi mét nh©n viªn trong phßng nghØ viÖc v× c¸c lý do kh¸c nhau th× nh©n viªn kh¸c cã thÓ ®¶m nhiÖm thay,do ®ã tr¸nh ®­îc sù ïn t¾c c«ng viÖc, ®¶m b¶o cho c«ng viÖc kÕ to¸n lu«n ph¶n ¸nh ®­îc kÞp thêi ®óng thêi ®iÓm ph¸t sinh. Tãm t¾t c¸c phÇn hµnh chñ yÕu taÞ chi nh¸nh th«ng qua s¬ ®å sau KÕ to¸n tr­ëng kiªm kÕ to¸n tæng hîp Thñ quü ( Trùc huéc phßng tæng hîp ) KÕ to¸n ng©n hµng, KÕ to¸n ThuÕ KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸ KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi tiÒn l­¬ng S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng kÕ to¸n. Tuy lµm viÖc theo nguyªn t¾c tËp trung, nh­ng nh÷ng c«ng viÖc cô thÓ ®­îc giao trùc tiÕp cho tong ng­êi nh­ sau: KÕ to¸n tr­ëng Lµ ng­êi cã quyÒn cao nhÊt trong phßng, chÞu tr¸ch nhiÖm chung cho toµn bé ho¹t ®éng cña phßng kÕ to¸n. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc chi nh¸nh, gi¸m ®èc c«ng ty vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n vµ qu¶n lý tµI chÝnh. Lµ ng­êi ký duyÖt c¸c chøng tõ thanh to¸n, sÐc, uû nhiÖm chi, phiÕu thu, phiÕu chi… KiÓm tra nghiÖp vô h¹ch to¸n c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n trong kú , chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tÝnh chÝnh x¸c trung thùc cña sè liÖu tr­íc cÊp trªn vµ tr­íc c¸c c¬ quan thuÕ, c¬ quan thanh tra, kiÓm to¸n. §Þnh kú tæng hîp sè liÖu ®Ó lªn c¸c b¸o c¸c quyÕt to¸n ®Ó kiÓm tra theo dâi t×nh h×nh kinh doanh cña chi nh¸nh vµ ®Ó b¸o c¸o kÕt qu¶ víi phßng kÕ to¸n cña c«ng ty. LËp kÕ ho¹ch c©n ®èi thu chi dù kiÕn nguån vèn cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c¸c th­¬ng vô nhËp xuÊt, tõ ®ã dù kiÕn l·i lç ®Ó cïng gi¸m ®èc ®i ®Õn quyÕt ®Þnh cã kÝ kÕt hîp ®ång nhËp kh¶u hang ho¸ hay kh«ng. KÕ to¸n viªn. - KÕ to¸n thanh to¸n vµ theo dâi tiÒn l­¬ng: Theo dâi c¸c kho¶n c«ng nî cña tõng kh¸ch hµng, còng nh­ ph¶n ¸nh c¸c kho¶n nî, vay cña chi nh¸nh, nghÜa vô tanh to¸n víi kh¸ch hµng, thanh to¸n néi bé víi c«ng ty, tæng c«ng ty. Thùc hiÖn viÖc chÊm c«ng cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n trong phßng, hµng th¸ng cã nhiÖm vô tÝnh to¸n tiÒn l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, tÝnh sè tiÒn b¶o hiÓm y tÕ, kinh phÝ c«ng ®oµn ph¶i thu tõ l­¬ng cña nh©n viªn theo ®óng chÕ ®é qui ®inh cña Nhµ N­íc. Ph©n bæ ®Çy ®ñ chÝnh x¸c tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trÝch theo l­¬ng vµo chi phÝ - KÕ to¸n c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸: Lµm nhiÖm vô ghi chÐp sè l­îng, chÊt l­îng vµ gÝa phÝ chi tiªu mua hµng theo chøng tõ ®· lËp. Ph¶n ¸nh kÞp thêi khèi l­îng hµng b¸n, ghi nhËn doanh thu b¸n hµng c¸c chØ tiªu liªn quan kh¸c cña khèi l­îng hµng b¸n nh­: gi¸ vèn, doanh thu. X¸c ®Þnh kÕt qu¶ b¸n hµng qu¶n lý chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng µ dù tr÷ hµng ho¸, tr¸nh t×nh tr¹ng hµng ho¸ bÞ ø ®äng. Vµ thùc hiÖn viÖc b¸o c¸o víi kÕ to¸n tr­ëng t×nh h×nh hµng hãa. - KÕ to¸n ng©n hµng, kÕ to¸n thuÕ: V× chi nh¸nh thùc hiÖn viÖc thanh to¸n chñ yÕu theo h×nh thøc chuyÓn kho¶n kÓ c¶ gi÷a c¸c ®¬n vÞ trong né bé c«ng ty víi nhau vµ c¶ trong nghiÖp vô nhËp khÈu. Do ®ã, kÕ to¸n tiÒn göi ph¶n ¸nh t×nh h×nh t¨ng gi¶m tiÒn göi ë c¸c ng©n hµng hµng ngµy. Th­êng xuyªn ®èi chiÕu c¸c sæ s¸ch theo dâi TK 112 víi c¸c sæ phô cña c¸c ng©n hµng ®Ó ®¶m b¶o sù khíp ®óng tõ ®ã b¸o c¸o víi kÕ to¸n tr­ëng ®Ó cã quyÕt ®Þnh tr­íc khi kÝ kÕt hîp ®ång. Kª khai chÝnh x¸c c¸c lo¹i thuÕ ®Çu vµo, thuÕ ®Çu ra ®Ó lµm c¬ së tÝnh to¸n vµ nép thuÕ cho c¸c c¬ quan thuÕ. - Thñ quü: Tuy kh«ng ph¶i lµ nh©n viªn cña phßng kÕ to¸n nh­ng vÉn chÞu sù gi¸m s¸t cña kÕ to¸n tr­ëng. Thùc hiÖn viÖc thu chi quü khi cã c¸c chøng tõ hîp lý, hîp lÖ. Thñ quü theo dâi tiÒn t¹i quü vµ thùc hiÖn viÖc ghi chÐp vµ sæ theo dâi tiÒn mÆt, ®Þnh kú ®èi chiÕu víi kÕ to¸n ®Ó so s¸nh sù khíp ®óng. Tuy nhiªn do ®Æc thï cña ngµnh nghÒ kinh doanh nªn l­îng tiÒn mÆt t¹i quü cña chi nh¸nh lµ kh«ng ®¸ng kÓ, c¸c kho¶n tiÒn sau khi thu håi ®­îc tõ kh¸ch hµng th­êng ®­îc göi ngay vµo ng©n hµng mµ kh«ng l­u t¹i quü, tiÒn mÆt t¹i quü th­êng dïng ®Ó tËm øng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i c«ng t¸c hay c¸c chi phÝ nhá ph¸t sinh trong ph¹m vi n«i bé nh­ dïng ®Ó tr¶ l­¬ng khi ®Õn h¹n… II. §Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n. 1. Nh÷ng nÐt chung. Theo b¸o c¸o tµi chÝnh ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003, c«ng t¸c kÕ to¸n cña chi nh¸nh cã mét sè ®iÓm nh­ sau: - H×nh thøc së h÷u vèn: Doanh nghiÖp Nhµ n­íc - LÜnh vùc kinh doanh: Mua b¸n thiÕt bÞ, vËt t­, x¨ng dÇu mì. - Ph­¬ng ph¸p tÝnh khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh: KhÊu hao c¬ b¶n cña tµi s¶n ®­îc tÝnh theo ph­¬ng ph¸p ®­êng th¼ng - Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: Ghi sæ theo gi¸ gèc vµ h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. - H×nh thøc sæ kÕ to¸n: NhËt ký chung - Ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ: ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng tÝnh theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. - HiÖn t¹i chi nh¸nh ®· tæ chøc viÖc ¸p dông 04 chuÈn mùc kÕ to¸n míi ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 149/ 2001/Q§-BTC. 2. C¸c lo¹i chøng tõ ®­îc sö dông t¹i chi nh¸nh. Víi mçi phÇn hµnh kÕ to¸n cô thÓ, kÕ to¸n phÇn hµnh tiÕn hµnh h¹ch to¸n sau ®ã tæ chøc l­u gi÷ theo quy ®Þnh. H¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸. C¸c chøng tõ h¹ch to¸n ban ®Çu bao gåm. *H¬p ®ång uû th¸c nhËp khÈu: §©y lµ hîp ®ång ký kÕt gi÷ c«ng ty víi chi nh¸nh, trong ®ã gi¸m ®èc c«ng ty uû quyÒn cho gi¸m ®èc chi nh¸nh thùc hiÖn viÖc nhËp khÈu hµng ho¸. *GiÊy uû quyÒn nhËp khÈu: *Biªn b¶n duyÖt ph­¬ng ¸n kinh doanh: §Ó cã quyÕt ®Þnh cuèi cïng r­íc khi muèn thùc hiÖn mét hîp ®ång, phong kinh doanh ®­a ra ph­¬ng ¸n kinh doanh trong ®ã gi râ mÆt hµng ®Þnh nhËp khÈu, sè l­îng cÇn nhËp, ®¬n gi¸ dù kiÕn cïng c¸c chi phÝ ph¸t sinh…. Sau ®ã tr×nh lªn gi¸m ®èc, nÕu ban gi¸m ®èc thÊy hîp lý vµ hîp ®ång nµy cã kh¶ n¨ng ®em l¹i lîi nhuËn th× ký duyÖt vµo biªn b¶n duyÖt ph­¬ng ¸n kinh doanh cho phÐp thùc hiÖn ph­¬ng ¸n ®ã. §©y còng lµ chøng tõ cÇn thiÕt ®Ó ng©n hµng lµm thñ tôc thanh to¸n cho chi nh¸nh víi bªn cung cÊp * Hîp ®ång nhËp khÈu hµng ho¸: lµ v¨n b¶n kÝ kÕt cña chi nh¸nh víi nhµ cung cÊp n­íc ngoµi. Qui ®Þnh c¸c ®iÒu kiÖn cô thÓ vÒ sè l­îng, chÊt l­äng cña c¸c laäi hµng ho¸ nhËp khÈu, còng nh­ thêi gian, ®Þa ®iÓm giao nhËn hµng,ph­¬ng thøc thanh to¸n, vµ mét sè quy ®Þnh b¾t buéc kh¸c….. * Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i: * B¶ng kª ®ãng gãi s¶m phÈm * GiÊy chøng nhËn phÈm cÊp. * Tê khai h¶i qu¶n: Khi hµng hãa vÒ ®Õn ®Þa ®iÓm giao nhËn nh©n viªn phong kinh doanh ph¶i cã nhiÖm vô khai b¸o tªn mÆt hµng nhËp khÈu ®Ó c¬ quan h¶i qu¶n tiÕn hµnh tÝnh thuÕ cho hµng nhËp khÈu. Sau ®ã sÏ ra th«ng b¸o thuÕ nªu râ sè tiÒn thuÕ ph¶i nép. * GiÊy th«ng b¸o thuÕ cña c¬ quan h¶i quan: * PhiÕu nhËp kho hµng ho¸: * PhiÕu xuÊt kho hµng ho¸. * Ho¸ ®¬n ( gi¸ trÞ gia t¨ng )…… H¹ch to¸n tiÒn l­¬ng vµ c¸c kho¶n trich theo l­¬ng. KÕ to¸n dùa trªn c¸c chøng tõ chñ yÕu lµ b¶ng chÊm c«ng cña c¸c phßng ban. Dùa trªn c¸c th«ng tin vÒ ngµy lµm viÖc, ngµy nghØphÐp, nghØ èm, nghØ chÕ ®é…kÕ to¸n tÝnh to¸n tiÒn l­¬ng ®Ó tr¶ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. KÕ to¸n tiÒn mÆt, tiÒn göi ng©n hµng. Chñ yÕu dùa trªn c¸c chøng tõ nh­: GiÊy nép tiÒn ( theo mÉu cã s½n cña c¸c ng©n hµng ) LÖnh chi Uû nhiÖm chi GiÊy b¸o Nî GiÊy b¸o cã Sæ sè d­ kh¸c hµng PhiÕu thu PhiÕu chi * Do chi nh¸nh ¸p dông kÕ to¸n m¸y nªn sæ s¸ch, vµ mét sè chøng tõ sö dông ®­îc in trùc tiÕp nªn mÉu cã sù kh¸c biÖt so víi mÉu chung cña Bé tµi chÝnh. VÝ dô: mÉu PhiÕu thu, PhiÕu chi ( MÉu: Phô lôc 1, 2 ) KÕ to¸n chi phÝ: KÕ to¸n phÇn hµnh sö dông c¸c chøng tõ nh­: * Ho¸ ®¬n ( GTGT ) cña ng­êi cung cÊp dÞch vô mµ c¸n bé c«ng nh©n viªn sö dông ®Óphôc vô cho c«ng t¸c cña chi nh¸nh * §¬n ®Ò nghÞ t¹m øng. * GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n t¹m øng… 3. Tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n. HÖ thèng tµi kho¶n ¸p dông theo quyÕt ®Þnh sè 1141 TC / Q§ / C§KT ban hµnh ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 cña Bé tr­ëng Bé tµi chÝnh, tuy nhiªn hiÖn nay ®· cã nh÷ng thay ®æi, bæ sung theo quyÕt ®Þnh sè 149 / 2001 / BTC ban hµnh ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2001. HÖ thèng tµi kho¶n ¸p dông t¹i chi nh¸nh TK lo¹i 1: 111, 112, 131, 133, 138, 141, 142, 156, 157. TK lo¹i 2: 211, 214. TK lo¹i 3: 311, 331, 333, 334, 336, 344, 338. TK lo¹i 4. 411, 413, 421. TK Lo¹i 5: 511, 512, 515, 531. TK Lo¹i 6: 632, 635, 641. TK Lo¹i 7: 711 TK Lo¹i 8: 811 TK Lo¹i 9: 911 Nh­ vËy, t¹i chi nh¸nh kh«ng sö dông mét TK lo¹i 0 nµo, mÆc dï ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu th× c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ lµ th­êng xuyªn. Do ®ã TK 007 ph¶i ®­îc sö dông ®Ó theo dâi c¸c lo¹i ngo¹i tÖ ®Ó phôc vô cho viÖc theo dâi ®­îc chÝnh x¸c vµ ph¶n ¸nh ®óng ®¾n. ë ®©y chi nh¸nh l¹i kh«ng sö dông TK nµy Bªn c¹nh nh÷ng TK tæng hîp ë trªn, tuú thuéc vµo tõng phÇn hµnh cô thÓ kÕ to¸n viªn chi tiÕt c¸c TK tæng hîp thµnh nh÷ng TK cÊp hai, cÊp ba…®Ó theo dâi ®­îc chÝnh x¸c. VÝ dô: TK 112 ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n nh­: 1121: TiÒn VN§ göi ng©n hµng 11211: Ng©n hµng c«ng th­¬ng Hoµn KiÕm 11212: Ng©n hµng n«ng nghiÖp ViÖt Nam 11213: Ng©n hµng c«ng th­¬ng §«ng §a 11214: Ng©n hµng ANZ 11215: Ng©n hµng Standand 11216: Ng©n hµng City 1122: Ngo¹i tÖ göi ng©n hµng 11221: Ng©n hµng c«ng th­¬ng Hoµn KiÕm 11222: Ng©n hµng City… C¸c TK 131, TK 331 ®­îc më chi tiÕt cho tõng kh¸ch hµng. 4. HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n. T¹i chi nh¸nh, viÖc ghi chÐp hoµn toµn ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh ( PhÇn mÒm AFSYS ) Nhê viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y nªn c«ng viÖc cña c¸c kÕ to¸n viªn cã nhiÒu thuËn lîi, th«ng tin cung cÊp ®­îc nhanh chãng chÝnh x¸c. C¸c kÕ to¸n viªn c¨n cø vµo c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ tiÕn hµnh h¹ch to¸n vµo c¸c phÇn hµnh cô thÓ, d÷ liÖu sau khi ®­îc nhËp vµo m¸y sÏ ®­îc xö lý vµ tù ®éng cËp nhËt vµo c¸c b¶ng biÓu, sè s¸ch. Cuèi kú ( th­êng lµ 6 th¸ng mét lÇn) kÕ to¸n tiÕn hµnh in ra c¸c sæ s¸ch cÇn thiÕt vµ ®ãng thµnh sæ s¸ch vµ tæ chøc l­u gi÷. C¸c lo¹i sæ chÝnh t¹i chi nh¸nh: sæ kÕ to¸n chi tiÕt c¸c TK, Sæ c¸i, Sæ nhËt ký chung. Tr×nh tù ghi chÐp sæ s¸ch theo h×nh thøc NhËt ký chung t¹i doanh nghiÖp Chøng tõ gèc Sæ NhËt ký chung Sæ chi tiÕt C¸c TK Liªn quan B¶ng tæng hîp Chi tiÕt Sæ c¸i B¸o c¸o tµi chÝnh §èi chiÕu gi÷a c¸c sæ Ghi hµng ngµy. Ghi ®Þnh kú. 5. ChÕ ®é B¸o c¸o tµi chÝnh. Theo ®Þnh kú 6 th¸ng mét lÇn, kÕ to¸n tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm lËp b¸o c¸o mét lÇn , ®Ó ®µng gi¸ t×nh h×nh ho¹t ®éng cho 6 th¸ng ®Çu n¨m vµ 6 th¸ng cuèi n¨m, ®Õn cuèi n¨m th× thùc hiÖn c«ng viÖc quyÕt to¸n cho mét n¨m tµi chÝnh. Trong B¸o c¸o tµi chÝnh cña chi nh¸nh bao gåm 3 b¸o c¸o chñ yÕu sau: B¶ng c©n ®èi tµi chÝnh ( MÉu B01 – DNN ) B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ( MÉu B02 – DNN ) ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh ( MÉu B09 – DNN ) Chi nh¸nh kh«ng lËp b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ Ngoµi 3 B¸o c¸o trªn, cßn kÌm theo mét sè c¸c b¸o c¸o chi tiÕt gi¶i thÝch cho c¸c chØ tiªu quan träng cho c¸c b¸o c¸o trªn, nh­: B¸o c¸o chi phÝ s¶n xuÊt theo yÕu tè B¸o c¸o chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng B¸o c¸o chi tiÕt c«ng nî ph¶i tr¶ B¸o c¸o doanh thu néi bé B¸o c¸o thu, chi tµi chÝnh B¸o c¸o thu, chi ho¹t ®éng bÊt th­êng. B¸o c¸o trÝch vµ sö dông quü tiÒn l­¬ng B¸o c¸o chi tiÕt t¨ng gi¶m TSC§… * C¬ së ®Ó lËp B¸o c¸o tµi chÝnh. §Ó lËp c¸c B¸o c¸o trªn, kÕ to¸n tr­ëng lÊy sè liÖu tõ c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh cung cÊp. Sè liÖu ®­îc tËp hîp tõ c¸c sæ c¸i, b¶ng tæng hîp chi tiÕt c¸c TK cña c¸c th¸ng, c¸c quý trong n¨m V× lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n phô thuéc nªn c¸c B¸o c¸o nµy cong ®­îc göi lªn phßng kÕ to¸n cña c«ng ty, ®Ó c«ng ty gi¸m s¸t vµ cã nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý cho phï hîp. KÕ to¸n tr­ëng ph¶i ph¶i tu©n thñ c¸c quy ®Þnh cña chÕ ®é, ®ång thêi pahØ thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh riªng cña cÊp trªn, ®¶m b¶o c¸c sè liÖu trªn c¸c B¸o c¸o lµ hoµn toµn chÝnh x¸c. D­íi ®©y lµ mÉu B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng SXKD B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng SXKD PhÇn I – L·i, Lç §VT: §ång Néi dung M· sè Quý IV Luü kÕ Tæng doanh sè 01 4.408.866.522 15.021.422.170 C¸c kho¶n gi¶m trõ 03 928.380 + ChiÕt khÊu 04 + Gi¶m gi¸ 05 + Hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i 06 928.380 +ThuÕ TT§B, thuÕ XNK 07 1. Doanh thu thuÇn 10 4.408.866.522 15.020.493.790 2. Gi¸ vèn hµng b¸n 11 4.131.838.012 14.018.074.143 3. Lîi nhuËn gép 20 277.028.510 1.002.419.647 4. Chi phÝ b¸n hµng 21 301.057.662 1.203.135.091 5. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 22 6. Lîi nhuËn thuÇn tõ H§KD 30 -24.029.152 -200.715.444 - Thu nhËp tõ H§TC 31 54.816.327 121.024.210 - ChÝ phÝ H§TC 32 1.675.069.689 4.934.938.465 7. Lîi nhuËn tõ H§TC 40 -1.620.253.362 -4.813.914.255 - C¸c kho¶n thu nhËp kh¸c 41 182.318 - Chi phÝ kh¸c 42 347.282.925 8. Lîi nhuËn kh¸c 50 0 -347.100.607 9. Tæng lîi nhuËn tr­íc thuÕ. 60 -1.644.282.514 -5.361.730.306 10. ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 70 11. lîi tøc sau thuÕ 80 -1.644.282.514 -5.361.730.306 III. KÕ to¸n mét sè phÇn hµnh chñ yÕu t¹i chi nh¸nh 1. H¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸. C«ng t¸c l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp kh¶u t¹i chi nh¸nh ®­îc thùc hiÖn theo hai giai ®o¹n: Giai ®o¹n nhËp khÈu hµng ho¸ vµ giai ®o¹n tiªu thô hµng nhËp khÈu t¹i thÞ tr­êng trog n­íc. Qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu ®­îc thùc hiÖn b¾t ®Çu tõ khi hµng vÒ nhËp kh©u cña c«ng ty hoÆc qua b¸n th¼ng vµ tiÒn hµng ®· thanh to¸n. * NhiÖm vô cña kÕ to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu - Ph¶n ¸nh, gi¸m ®èc t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c hîp ®ång nhËp khÈu hµng ho¸. ®ay lµ nhiÖm vô ®µu tiªn vµ quan träng bëi v× th«ng qua viÖc ph¶n ¸nh cña kÕ to¸n ng­êi lµm c«ng t¸c l·nh ®¹o míi cã thÓ n¾m ®­îc toµn bé c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kiÓm tra ®­îc qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch tõ ®ã cã biÖn ph¸p c¶i tiÕn hoµn thiÖn c«ng t¸c kinh doanh nh»m hoµn thµnh vµ v­ît møc kÕ ho¹ch ®Ó ®¶m b¶o thu ®­îc lîi nhuËn tèi ®a. - KiÓm tra ®«ng ®èc t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu ®«n ®èc t×nh h×nh thanh to¸n nãi chung vµ ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu nãi riªng hiÖn nay kh«ng tr¸ng khái t×nh h×nh ®i chiÕm dông vèn vµ c¸c ®¬n vÞ kh¸c chiÕm dông vèn cña m×nh. TÊt c¶ c¸c d¬n vÞ ®Òu cã nguån vay ng©n hµng ®Ó kinh doanh t­¬ng ®èi lín. Nõu kh«ng ng¨n chÆn t×nh tr¹ng chiÕm dông vèn lín sÏ g©y ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ héat ®éng kinh doanh cña ®¬n vÞ KiÓm tra t×nh h×nh chi phÝ nhËp khÈu vµ sö dông tiÕt kiÖm c¸c vËt t­ tiÒn vèn. C¸c ®¬n vÞ ph¶i x¸c ®Þnh tÝnh to¸n ®Çy ®ñ c¸c kho¶n chi phÝ bao gåm: gi¸ mua, thuÕ, chi phÝ ®Ó bï ®¾p vµ ®¶m b¶o cho doanh nghiÖp b¶o toµn vèn kinh doanh. - Cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu cho viÖc lËp kÕ ho¹ch kú sau - KiÓm tra, x¸c ®Þnh ®­îc ph¹m vi vµ thêi ®iÓm nhËp hµng ®Ó tõ ®ã h¹ch to¸n ®óng ®¾n vµ hîp lý ho¹t ®éng nhËp khÈu. 2. Nh÷ng nÐt chung trong ho¹t ®éng nhËp khÈu t¹i chi nh¸nh * Ph­¬ng thøc kinh doanh xÊt nhËp khÈu. T¹i chi nh¸nh, tæ chøc nhËp khÈu chñ yÕu d­íi hai ph­¬ng thøc chñ yÕu lµ nhËp khÈu uû th¸c vµ nhËp khÈu trùc tiÕp. Trong ®ã, h×nh thøc nhËp khÈu uû th¸c lµ chñ yÕu. C¸c hîp ®ång nhËp khÈu uû th¸c th­êng xuyªn ®­îc ký kÕt gi÷a chi nh¸nh vµ c«ng ty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì, bªn c¹nh ®ã trong mét sè tr­êng hîp chi nh¸nh cßn nhËn nhËp khÈu uû th¸c cho mét sè c¸c ®¬n vÞ cã nhu cÇu, c¸c ®¬n vÞ nµy th­êng lµ c¸c doanh nghiÖp trong ngµnh than.Bªn c¹nh nh÷ng hîp ®ång uû th¸c, chi nh¸nh cßm tù t×m b¹n hµng trong n­íc sau ®ã tù ®øng ra nhËp khÈu trùc tiÕp ®Ó cung cÊp cho c¸c ®¬n vÞ nµy. Tuy nhiªn ph­¬ng thøc nhËp khÈu nµy rÊt h¹n chÕ, do phô thuéc rÊt lín vµo c«ng ty, do kh«ng chñ ®éng ®­îc nguån vèn kinh doanh. HiÖn nay, chi nh¸nh ®ang cã mét sè kiÕn nghÞ víi c«ng ty nh­ hç trî vèn, cho phÐp më réng ph­¬ng thøc ho¹t ®éng… Mét mÆt võa t¨ng doanh thu cho c«ng ty mÆt kh¸c n©ng cao thu nhËp cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong chi nh¸nh. * Ph­¬ng thøc thanh to¸n: Còng nh­ hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu t¹i ViÖt nam hiÖn nay, ph­¬ng thøc thanh to¸n chñ yÕu lµ b»ng th­ tÝn dông – L/C (Thñ tôc thanh to¸n sÏ tr×nh bµy t¹i c¸c b­íc cña qu¸ tr×nh nhËp khÈu ), ngoµi ra cßn sö dông h×nh thøc tr¶ chËm – TTR tuy nhiªn chØ ¸p dông víi c¸c nhµ cung cÊp cã quan hÖ ®· l©u dµi vµ cã uy tÝn víi chi nh¸nh. * Gi¸ c¶ vµ ®¬n vÞ tiÒn tÖ ¸p dông T¹i chi nh¸nh th­êng ¸p dông hai lo¹i gi¸ chñ yÕu trong mç th­¬ng vô nhËp khÈu. §ã lµ gi¸ CIF vµ gi¸ DAF - Gi¸ CIF: Chi nh¸nh ¸p dông gi¸ nµy khi hµng nhËp khÈu tõ c¸c n­íc nh­: Nga, Hµn Quèc, C¸c c«ng ty cña §µi Loan. Hµng ®­îc giao vÒ c¸c c¶ng biÓn nh­: H¶i Phßng, §µ N½ng…, - Gi¸ DAF: Hµng ®­îc vËn chuyÓn vµ giao t¹i c¸c cöa khÈu t¹i biªn giíi gi÷a ViÖt Nam vµ Trung quèc nh­ cöa khÈu §ång §¨ng- L¹ng S¬n, cöa khÈu Hoµnh M«… §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông chñ yÕu lµ ®ång §«la Mü, vµ ®ång Nh©n d©n tÖ 3. C¸c b­íc thùc hiÖn qu¸ tr×nh nhËp khÈu B­íc 1: Ký kÕt hîp ®ång. NÕu lµ nhËp khÈu uû th¸c, gi¸m ®èc chi nh¸nh sÏ ký víi ®¬n vÞ giao uû th¸c Hîp ®ång giao uû th¸c ( Phô lôc 3) NÕu lµ nhËp khÈu trùc tiÕp th× gi¸m ®èc chi nh¸nh ký víi bªn cã nhu cÇu nhËp khÈu Hîp dång kinh tÕ. B­íc 2: Më L/C ( NÕu thanh to¸n b»ng th­ tÝn dông ) Tr×nh tù më th­ tÝn dông, ®­îc tiÕn hµnh nh­ sau. * Chi nh¸nh viÕt ®¬n ®Ò nghÞ ng©n hµng më L/C ( T¹i c¸c ng©n hµng mµ chi nh¸nh më tµi kho¶n, th­êng lµ c¸c ng©n hµng ANZ, ng©n hµng CiTy ). Trong ®¬n ghi râ c¸c quy ®Þnh cô thÓ nh­ : Tªn ng©n hµng cña ng­êi ®­îc h­ëng lîi Sè tµi kho¶n. Thêi h¹n më L/C…. * Ng©n hµng sÏ dùa vµo bé hå s¬ mµ chi nh¸nh chuyÓn ®Õn ®Ó xem xÐt, vµ ®­a ra quyÕt ®Þnh cã chÊp nhËn më L/C hay kh«ng. Bé hå s¬ ng©n hµng yªu cÇu bao gåm: Hîp ®ång ngo¹i th­¬ng vµ 01 b¶n dÞch Hîp ®ång ngo¹i sao y b¶n chÝnh Hîp ®ång néi( Hîp ®ång uû th¸c nhËp khÈu hoÆc Hîp ®ång kinh tÕ sao y b¶n chÝnh ) GiÊy ®Ò nghÞ më th­ tÝn dông( B¶n gèc ) GiÊy uû quyÒn cña Cty vËt t­ vËn t¶i cho phÐp chi nh¸nh giao dÞch, kÝ kÕt vµ më th­ tÝn dông t¹i ng©n hµng ) GiÊy cam kÕt viÖc dÞch thuËt Hîp ®ång ngo¹i lµ chÝnh x¸c * Ng©n hµng ®ång ý më L/C cho chi nh¸nh. Cã hai tr­êng hîp NÕu tiÒn vèn cña chi nh¸nh t¹i ng©n hµng ®ñ ®Ó thanh to¸n c¸c hîp ®ång th× sÏ dïng tiÒn vèn cña m×nh ®Ó giao dÞch. NÕu kh«ng ®ñ, chi nh¸nh sÏ ®Ò nghÞ vay vèn cña ng©n hµng, ng©n hµng chÊp nhËn th× sÏ dïng tiÒn vay ®Ó mua ngo¹i tÖ cña ng©n hµng, sau ®ã chuyÓn tiÒn vµo tµi kho¶n ký quü cña chi nh¸nh t¹i ng©n hµng. Trong Hîp ®ång mua ngo¹i tÖ, ng©n hµng th­êng qui ®Þnh: Trong vßng 5 ngµy sau khi ký hîp ®ång chi nh¸nh më L/C kh«ng huû ngang víi sè tiÒn 100% gi¸ trÞ Hîp ®ång ngo¹i. * Khi chi nh¸nh tiÕn hµnh giao nhËn hµng víi bªn xuÊt khÈu, sau ®ã chuyÓn cho ng©n hµng bé hå s¬ gåm: Hîp ®ång ngo¹i Hîp ®ång th­¬ng m¹i PhiÕu ®ãng gãi GiÊy chøng nhËn chÊt l­îng GiÊy chøng nhËn xuÊt xø hµng hãa Tê khai h¶i quan Th«ng b¸o tthuÕ cña h¶i quan Biªn b¶n giao nhËn hµng ho¸ Th× tiÕn hµnh th«ng b¸o cho ng©n hµng bªn ng­êi xuÊt khÈu chÊp nhËn thanh to¸n. Hai ng©n hµng sÏ lµm thñ tôc thanh to¸n víi nhau B­íc 3: Lµm thñ tôc h¶i quan Khi bªn xuÊt khÈu ®­a hµng ®Õn ®Þa ®iÓm giao hµng nh­ ®· tho¶ thuËn trong hîp ®ång ®· ký kÕt, ®¹i diÖn phßng kinh doanh cã tr¸ch nhiÖm kª khai tªn c¸c mÆt hµng, sè l­îng hµng nhËp khÈu vµo Tê khai h¶i quan. Nh©n viªn H¶i quan tiÕn hµnh kiÓm tra l¹i vµ tiÕn hµnh tÝnh thuÕ cho hµng nhËp khÈu. Sau ®ã, H¶i quan ra th«ng b¸o thuÕ quy ®Þnh ngµy nép thuÕ. B­íc 4. TiÕn hµnh giao nhËn hµng. Nh©n viªn kiÓm ®Þnh chÊt l­îng qui c¸ch kü thuËt cña hµng nhËp khÈu ( Th­êng chi nh¸nh thuª cña Cty kiÓm tra chÊt l­îng hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu Nhµ n­íc –Vinacontrol) sau khi kiÓm tra chÊt l­îng cña hµng nhËp khÈu, x¸c nhËn c¸c tiªu chuÈn cña hµng hãa lµ hîp lÖ th× hai bªn tiÕn hµnh giao nhËn hµng ho¸. Nõu x¶y ra thiÕu hôt vÒ sè l­îng th× tiÕn hµnh xem xÐt ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña tõng bªn ®Ó cã kÕt luËn chÝnh thøc. Th«ng th­êng, hµng hãa nhËn tõ bªn xuÊt khÈu sÏ ®­îc chuyÓn giao th¼ng cho ®¬n vÞ mua hµng trong n­íc hoÆc giao cho c«ng ty giao uû th¸c. B­íc 5: Thanh to¸n tiÒn hµng Thanh to¸n cho nhµ cung cÊp lµ do c¸c ng©n hµng thanh to¸n víi nhau, chi nh¸nh chØ thanh to¸n víi ng©n hµng phÝ më L/C. Tr­êng hîp nhËp khÈu uû th¸c, chi nh¸nh sÏ ®­îc h­ëng hoa hång uû th¸c theo phÇn tr¨m ®· ®­îc quy ®Þnh trong hîp ®ång uû th¸c, tuy theo tõng hîp ®ång mµ hoa hång cã thÓ tõ 1% ®Õn 2% gi¸ trÞ hîp ®ång nhËp khÈu. Chi nh¸nh lµm thñ tôc thanh to¸n víi bªn giao uû th¸c. Toµn bé gi¸ trÞ thanh to¸n ®Òu ®­îc ph¶n ¸nh trong Ho¸ ®¬n GTGT. C¸c Ho¸ ®¬n nµy sÏ ®­îc chuyÓn vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó ghi chÐp vµ l­u gi÷. B­íc 6. KhiÕu n¹i ( NÕu cã ) NÕu trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn Hîp ®ång nÕu x¶y ra sai sãt mµ hai bªn kh«ng tù th­¬ng l­îng ®­îc th× tiÕn hµnh khiÕu kiÖn t¹i c¸c c¬ quan ph¸p luËt nh­ ®· quy ®Þnh trong hîp ®ång. A.1/ KÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu uû th¸c 1.1. C¸c ®iÒu kiÖn nhËp khÈu uû th¸c. Cty vËt t­ vËn t¶i vµ xÕp dì vµ chi nh¸nh sÏ ký víi nhau hîp ®ång uû th¸c nhËp khÈu, dùa vµo ®ã Gi¸m ®èc Cty viÕt giÊy uû quyÒn cho Gi¸m ®èc chi nh¸nh tiÕn hµnh lµm c¸c thñ tôc nhËp khÈu. Nh­ vËy thñ tôc cña mçi bªn - Bªn giao uû th¸c. * ChuyÓn vèn cho chi nh¸nh ®Ó thùc hiÖn hîp ®ång th«ng qua c¸c ng©n hµng. * Tæ chøc nhËn hµng khi chi nh¸nh b¸o hµng vÒ * Thanh to¸n cho chi nh¸nh tiÒn ho© hång uû th¸c vµ c¸c kho¶n phÝ kh¸c ph¸t sinh ( NÕu cã ) - Chi nh¸nh. * Ký hîp ®ång ngo¹i víi bªn xuÊt khÈu n­íc ngoµi * TiÕn hµnh thanh to¸n ®µy ®ñ cho bªn xuÊt khÈu b»ng tiÒn vèn mµ Cty ®· cÊp * Cã tr¸ch nhiÖm kª khai theo yªu cÇu cña H¶i quan, tiÕn hµnh nép thuÕ hµng nhËp khÈu cho Cty. * §­îc h­ëng hoa hång do Cty tr¶, vµ h¹ch to¸n vµo doanh thu… Chi nh¸nh sÏ ký víi ®¬n vÞ xuÊt khÈu n­íc ngoµi Hîp ®ång ngo¹i th­¬ng, tiÕn hµnh giao nhËn hµng chuyÓn giao hµng cho c«ng ty. 1.2 Chøng tõ sö dông Sau mçi nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸, phßng kÕ to¸n ph¶i dùa trªn bé chøng tõ ®Ó h¹ch to¸n. Bé chøng tõ bao gåm Hîp ®ång uû th¸c nhËp khÈu GiÊy uû quyÒn nhËp khÈu Hîp ®ång ngo¹i Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i Tê khai h¶i quan Th«ng b¸o thuÕ cña h¶i quan Ho¸ ®¬n GTGT: Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ cña l« hµng nhËp khÈu Ho¸ ®¬n GTGT : Ph¶n ¸nh sè hoa hång ®­îc h­ëng ( MÉu Ho¸ ®¬n GTGT sö dông t¹i chi nh¸nh in theo quy ®Þnh sè 4660 TCT/ AC ngµy 7/12/1998 cña Tæng Cty than ViÖt Nam ) Phô lôc 3 1.3. H¹ch to¸n. - NÕu ®­îc c«ng ty cÊp vèn ®Ó nhËp khÈu Nî TK 1121: TiÒn viÖt göi ng©n hµng Nî TK 1122: TiÒn ngo¹i tÖ göi ng©n hµng Cã TK 131: - Khi tiÕn hµnh më L/C * Ph¶n ¸nh sè tiÒn më L/C. Nî TK 344: Ký quü, ký c­îc dµi h¹n Cã TK 112: Dïng tiÒn göi ng©n hµng ®Ó thanh to¸n Cã TK 311: Vay ng©n hµng ®Ó thanh to¸n Nh­ vËy, theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh th× kÕ to¸n ph¶n ¸nh tiÒn më L/C vµo TK 344 lµ kh«ng ®óng víi quy ®Þnh, mµ ph¶i h¹ch to¸n vµo TK 144 ( Ký quü, ký c­îc ng¾n h¹n ) * Kho¶n phÝ më L/C ph¶i tr¶ ng©n hµng Nî TK 6413: Cã TK 1121 * ThuÕ GTGT cña kho¶n phÝ trªn Nî TK 1331: Cã TK 1121: - Khi hµng vÒ. * Nép thuÕ hé bªn giao uû th¸c. Nî TK 131: Cã TK 3333: ThuÕ nhËp khÈu Cã TK 33312: thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu - Ng©n hµng göi GiÊy b¸o nî ®· thanh to¸n cho nhµ cung cÊp Nî TK 331: Cã TK 344: - Ph¶n ¸nh sè hoa hång ®­îc h­ëng Nî TK 131: Cã TK 5111: Cã TK 33311: ThuÕ GTGT cña hoa hång uû th¸c TK131 TK 1121 TK 344 TK 331 TK 131 NhËn tiÒn cña bªn ký quü më Thanh to¸n cho Thanh to¸n tiÒn hµng cho Giao uû th¸c L/C nhµ cung cÊp bªn giao uû th¸c TK 3332 Nép thuÕ hé bªn giao uû th¸c TK 3333 Nép thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu TK 5512 Thanh to¸n tiÒn hoa hång uû th¸c víi bªn giao uû th¸c TK 33311 ThuÕ GTGT cña hoa hång uû th¸c ( 10 % ) TK 5113 PhÝ giao nhËn vËn chuyÓn Tk 33311 ThuÕ GTGT cña phÝ trªn S¬ ®å kh¸i qu¸t nghiÖp vô nhËp khÈu uû th¸c 1.4.Tr×nh tù chi chÐp vµo sæ s¸ch - KÕ to¸n phÇn hµnh, dùa vµo c¸c chøng tõ trªn ®Þnh kho¶n, sau ®ã ch­¬ng tr×nh sÏ tù cËp nhËt vµo sæ NhËt ký chung: ( MÉu sæ: Phô lôc 4 ) Sæ chi tiÕt : ( MÉu sæ: phô lôc 5 ) Sæ c¸i : ( MÉu sæ: phô lôc 6 ) §Þnh kú, dùa vµo c¸c th«ng tin trªn c¸c sæ nµy, kÕ to¸n tæng hîp tiÕn hµnh quyÕt to¸n, ch­¬ng tr×nh sÏ lªn b¶ng c©n ®èi, lËp b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh… Nh­ v©y, c¸c mÉu sæ s¸ch sö dông t¹i chi nh¸nh ®Òu cã mét sè kh¸c biÖt so víi c¸c mÉu quy ®Þnh s½n cña Bé tµi chÝnh. Tuy nhiªn, vÉn ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ c¸c th«ng tin cÇn thiÕt, ngoµi ra cßn thªm mét sè th«ng tin Nh­: Sæ chi tiÕt c«ng nî, kÕ to¸n thiÕt kÕ thªm cét tû gi¸ ®Ó tiÖn cho viÖc theo dâi tû gi¸ cña ngµy ph¸t sinh, ®ång thêi dÔ dµng cho viÖc kiÓm tra tr¸nh nhÇm lÉn, ë c¸c cét sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã, sè d­ ngoµi viÖc theo dâi b»ng tiÒn ®ång ViÖt Nam cßn cã thÓ theo dâi lu«n c¶ ®ång ngo¹i tÖ nÕu nghiÖp vô cã ph¸t sinh ngo¹i tÖ. ( MÉu sæ: Phô lôc 7 ) Sù kh¸c biÖt nµy, lµ do ®Æc thï cña ho¹t ®éng nhËp khÈu,tû gi¸ cña ®ång ngo¹i tÖ lu«n thay ®æi, cét tû gi¸ nµy gióp ng­êi kÕ to¸n tr¸nh nhÇm lÉn vµ dÔ dµng kiÓm tra nÕu cã sai sãt x¶y ra… A.2/ H¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu trùc tiÕp. 2.1. Chøng tõ: Kh«ng nh­ nghiÖp vô nhËp khÈu uû th¸c, tøc lµ chi nh¸nh nhËp khÈu c¸c m¹t hµng do c«ng ty chØ ®Þnh, ë ®©y chi nh¸nh ph¶i tù t×m b¹n hµng trong n­íc, sau ®ã tiÕn hµnh nhËp khÈu vµ tæ chøc tù tiªu thô. Ho¸ ®¬n h¹ch to¸n bao gåm: Hîp ®ång ngo¹i Hîp ®ång kinh tÕ Ho¸ ®¬n th­¬ng m¹i Tê khai H¶i quan GiÊy th«ng b¸o thuÕ cña H¶i quan PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Ho¸ ®¬n GTGT 2.2. H¹ch to¸n Tr×nh tù c¸c b­íc thùc hiÖn t­¬ng tù nh­ nhËp khÈu uû th¸c nh­ng chi nh¸nh ph¶i tù huy ®éng vèn ®Ó kinh doanh, trong tr­êng hîp nµy Cty kh«ng cÊp vèn.nªn - Më L/C: Chi nh¸nh dïng vèn tù cã hoÆc vay ng©n hµng. * ng©n hµng chÊp nhËn më L/C. Nî TK 344: Ký quü, ký c­îc dµi h¹n Cã TK 112: Dïng tiÒn göi ng©n hµng ®Ó thanh to¸n Cã TK 311: Vay ng©n hµng ®Ó thanh to¸n * Chi phÝ tr¶ cho ng©n hµng h¹ch to¸n vµo TK 6413. Nî TK 6413: Cã TK 1121: - Khi hµng vÒ vµ nhËn ®­îc Ho¸ ®¬n GTGT * Gi¸ trÞ l« hµng ph¶i thanh to¸n víi nhµ cung cÊp. Nî TK 156: Cã TK 331: * ThuÕ nhËp khÈu, thuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu. Nî TK 156: Cã TK 3333: ThuÕ nhËp kh©ñ Cã TK 33312: ThuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu * C¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu, tiªu thô hµng nhËp khÈu. Nî TK 6413: Cã TK 111, 112: Nh­ vËy, KÓ c¶ nghiÖp vô nhËp khÈu uû th¸c vµ nhËp khÈu trùc tiÕp kÕ to¸n ®Þnh kho¶n c¸c chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu vµ tiªu thô vµo TK 6413, nh­ vËy lµ kh«ng ®óng víi quy ®Þnh hiÖn hµnh. §¸ng lÏ kÕ to¸n ph¶i sö dông TK 1562 ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi phÝ ph¸t sinh, sau ®ã ®Õn cuèi kú kÕ to¸n thùc hiÖn bót to¸n ph©n bæ chi phÝ cho hµng ho¸ tiªu thô. Nguyªn nh©n chi nh¸nh kh«ng sö dông TK 1562 lµ do, gi¸ mua hµng nhËp khÈu chñ yÕu theo gi¸ CIF, DAF – bªn xuÊt chÞu mäi chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc vËn chuyÓn, b¶o qu¶n … cho ®Õn khi hµng ®Õn ®Þa ®iÓm giao nhËn. Khi tiÕp nhËn hµng, nÕu lµ theo hîp ®ång uû th¸c nhËp khÈu th× c«ng ty tiÕn hµnh tiÕp nhËn hµng t¹i n¬i ng­êi xuÊt giao. Còng nh­ vËy, víi Hîp ®ång nhËp khÈu trùc tiÕp, ®a sè sau khi nhËn hµng th× chuyÓn th¼ng cho bªn mua, chi phÝ vËn chuyÓn do ®¬n vÞ b¹n chÞu cã ®«i khi do chi nh¸nh chÞu kÕ to¸n h¹ch trùc tiÕp vµo TK 632. Do ®ã, TK 632 kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh mét c¸ch chÝnh x¸c. Tuy nhiªn, c¸ch h¹ch to¸n nµy kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh ( PhÇn l·i lç ). * Khi nhËn ®­îc nhËn ®­îc GiÊy b¸o Nî cña ng©n hµng. Nî TK 331: Cã TK 344: Kh¸i qu¸t tr×nh tù h¹ch to¸n theo s¬ ®å sau TK 1121 TK 344 TK 331 TK 156 Më L/C b»ng TGNH Thanh to¸n tiÒn hµng Gi¸ trÞ cña l« hµng nhËp khÈu Cho nhµ cung cÊp TK 311 TK 3333 Vay ng©n hµng ThuÕ nhËp khÈu hµng ho¸ Më L/C TK 33312 ThuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu S¬ ®å kh¸i qu¸t nghiÖp vô nhËp khÈu trùc tiÕp A.3.H¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸. C¸c hîp ®ång nhËp khÈu hµng ho¸ th­êng thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ, chi nh¸nh ph¶i mua ngo¹i tÖ cña ng©n hµng ®Ó chi tr¶ cho nhµ cung cÊp. Do ®ã, c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ngo¹i tÖ th­êng xuyªn ph¸t sinh, ®Þnh kú ph¶i tiÕn hµnh ®iÒu chØnh chªnh lÖch tû gi¸. Chªnh lÖch tû gi¸ h¹ch to¸n vµo TK 413 Khi mua ngo¹i tÖ cña ng©n hµng h¹ch to¸n theo tû gi¸ thùc tÕ t¹i ngµy ph¸t sinh ( Tû gi¸ do ng©n hµng c«ng bè ) Khi hµng vÒ ®Õn cöa khÈu, C¬ quan h¶i quan sö dông tû gi¸ thùc tÕ cña ngµy ®ã vµ tÝnh thuÕ cho hµng nhËp nhËp khÈu Tû gi¸ tr¶ nî ®­îc ghi theo tû gi¸ thùc tÕ lóc nhËn nî. Cuèi kú, kÕ to¸n xö lý chªnh lÖch tû gi¸. * NÕu chªnh lÖch tû gi¸ t¨ng, h¹ch to¸n vµo thu nhËp ho¹t ®éng tµi chÝnh (TK515 ) Nî TK 413: Cã TK 515: * NÕu chªnh lÖch tû gi¸ gi¶m, h¹ch to¸n vµo chi phÝ ho¹t ®éng tµi chÝnh ( TK 635 ) Nî TK 635: Cã TK 413: A.4. H¹ch to¸n nghiÖp vô tiªu thô hµng nhËp khÈu. Tæ chøc tiªu thô hµng nhËp khÈu lµ giai ®o¹n cuèi cïng cña qu¸ tr×nh l­u chuyÓn hµng nhËp khÈu. Tæ chøc tèt qu¸ tr×nh tiªu thô kh«ng nh÷ng thu håi ®­îc vèn ®Ó t¸i s¶n xuÊt mµ cßn lµ c¬ së ®¸nh gÝa hiÖu qu¶ ho¹t ®éng nhËp khÈu. C¸c mÆt hµng nhËp khÈu cña chi nh¸nh chñ yÕu theo c¸c hîp ®ång néi ®· kÝ kÕt tr­íc khi nhËp khÈu, do ®ã ph­¬ng thøc b¸n hµng chñ yÕu lµ b¸n bu«n chuyÓn th¼ng kh«ng qua kho c¶ l« hµng nhËp khÈu, tr­êng hîp b¸n bu«n qua kho cã sö dông nh­ng kh«ng th­êng xuyªn, kh«ng tæ chøc b¸n lÎ v× chi nh¸nh kh«ng cã hÖ thèng cöa hµng, hay ®¹i lý 3.1. Chøng tõ Hîp ®ång kinh tÕ. Ho¸ ®¬n ( GTGT ) 3.2. H¹ch to¸n nghiÖp vô b¸n hµng chuyÓn th¼ng. Giao hµng trùc tiÕp cho ng­êi mua t¹i cöa khÈu, kÕ to¸n ph¶n ¸nh Nî TK 632: Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 156: - §ång thêi, khi nhËn ®­îc Ho¸ ®¬n thanh to¸n cña kh¸ch hµng ( HoÆc giÊy b¸o Cã cña ng©n hµng ), kÕ to¸n ®Þnh kho¶n Nî TK 111, 1121: Cã TK 511: ThuÕ GTGT cña sè hµng tiªu thô. Nî TK 1111, 1121: Cã TK 33311: 3.3. Tr×nh tù ghi chÐp sæ s¸ch. Tr×nh tù ghi chÐp còng t­¬ng tù nh­ c¸c tr­êng hîp trªn, kÕ to¸n phÇn hµnh tiÕn hµnh cËp nhËt th«ng tin tõ c¸c chøng tõ vµo c¸c phÇn hµnh kÕ to¸n trªn m¸y sau ®ã ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n sÏ tù ®éng cËp nhËt vµo c¸c sæ s¸ch nh­: sæ chi tiÕt tµi kho¶n 156, sæ chi tiÕt TK 632, 5111…§Þnh kú, kÕ to¸n tæng hîp tæng hîp sè liÖu thùc hiÖn bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng, ch­¬ng tr×nh tÝnh to¸n vµ tËp hîp kÕt qu¶, x¸c ®Þnh l·i, lç. A.5. H¹ch to¸n nghiÖp vô thanh to¸n víi Nhµ n­íc. T¹i chi nh¸nh, thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc h¹ch to¸n theo ph­¬ng ph¸p khÊu trõ. 4.1. Chøng tõ. KÕ to¸n thuÕ dùa trªn c¸c chøng tõ sau ®Ó tæ chøc h¹ch to¸n Ho¸ ®¬n ( GTGT ) cña chi nh¸nh Th«ng b¸o thuÕ c¶u H¶i quan Ho¸ ®¬n ( GTGT ) cña bªn cung cÊp hµng ho¸ dÞc vô GiÊy nép tiÒn vµo ng©n s¸ch Nhµ n­íc b»ng chuyÓn kho¶n. 4.2. H¹ch to¸n. Khi mua hµng ho¸, dÞch vô c¨n cø trªn Ho¸ ®¬n cña ng­êi b¸n, kÕ to¸n ®Þnh kho¶n. Nî TK 1331: Cã TK 1111, 1121: Khi tiªu thô hµng ho¸. Nî TK 1111, 1121: Cã TK 33311: Cuèi th¸ng, kÕ to¸n tËp hîp tÊt c¶ c¸c kho¶n thuÕ ®Çu ra, thuÕ ®Çu vµo vµ tiÕn hµnh lËp tê khai thuÕ GTGT ( phô lôc 8 ) nép cho c¬ quan thuÕ (Côc thuÕ Hµ Néi) Trªn c¬ së Tê khai thuÕ, c¬ quan thuÕ ra th«ng b¸o nép thuÕ, trong ®ã ghi râ: Lo¹i thuÕ, sè thuÕ cßn ph¶i nép kú tr­íc, sè ph¶i nép trong kú, sè ®· nép trong kú, sè cßn ph¶i nép, thêi gian nép thuÕ…Khi nhËn ®­îc th«ng b¸o nµy, chi nh¸nh cã nghÜa vô ph¶i nép ®ñ thuÕ theo ®óng thêi h¹n vµo Tµi kho¶n quy ®Þnh ghi trªn th«ng b¸o thuÕ. KÕ to¸n thuÕ sÏ viÕt giÊy nép tiÒn vµo Ng©n s¸ch b»ng chuyÓn kho¶n. ( Theo mÉu 03/TNS ban hµnh theo th«ng t­ sè 12/ 1999/ TT- BTC ngµy 01 th¸ng 02 n¨m 1999 cña Bé tµi chÝnh , Phô lôc 9 ). KÕ to¸n sÏ ®Þnh kho¶n Nî TK 33311: Cã TK 1331: Cuèi n¨m tµi chÝnh, lËp quyÕt to¸n thuÕ GTGT theo mÉu sè: 11/ GTGT ( phô lôc 10 ) göi ®Õn phßng kÕ to¸n Cty 01 b¶n vµ Phßng c«ng nghiÖp côc thuÕ Hµ Néi 01 b¶n. PhÇn III. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n MÆc dï chi nh¸nh thuéc lo¹i h×nh doanh nghiÖp Nhµ n­íc, nh­ng qui m« nhá do phô thuéc vµo Cty, thêi gian ho¹t ®éng ch­a nhiÒu nh­ng b»ng sù cè g¾ng cña c¸n bé nh©n viªn vµ sù chØ ®¹o th­êng xuyªn cña cÊp trªn chi nh¸nh còng ®· ®ãng gãp vµo viÖc t¨ng doanh thu chung cña c¶ Cty. §Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ nh­ trªn lµ c«ng søc cña tÊt c¶ c¸c phßng ban trong ®ã cã sù ®ãng gãp cña phßng kÕ to¸n nãi riªng. Qua t¸m tuÇn thùc tËp t¹i chi nh¸nh vËt t­ Hµ Néi, thêi gian t×m hiÓu c«ng t¸c kÕ to¸n ch­a ®­îc nhiÒu cïng víi sù kÕt hîp nnh÷ng ®· häc trong nhµ tr­êng, em thÊy ®­îc mét sè ­u nh­îc ®iÓm trong c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh nh­ sau. Nh÷ng mÆt ®· ®¹t ®­îc. Cïng víi sù chØ ®¹o tõ phÝa c«ng ty vËt t­ vËn t¶i & xÕp dì vµ viÖc cËp nhËt nh÷ng quyÕt ®Þnh míi vÒ sù thay ®æi trong c«ng t¸c kÕ to¸n, mÆc dï quy m« ho¹t ®éng nhá, h¹ch to¸n phô thuéc nh­ng chi nh¸nh còng ®· cã nh÷ng cè g¾ng trong viÖc ¸p dông, thùc hiÖn c¸c chuÈn mùc míi vµo h¹ch to¸n. HiÖn nay, chi nh¸nh ®· thùc hiÖn h¹ch to¸n theo quyÕt ®Þnh sè 149/2001/Q§-BTC. Chi nh¸nh lu«n hoµn thµnh vµ nép c¸c b¸o c¸o cho Cty theo ®Þnh kú vµ cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n chÝnh x¸c cho phßng kÕ to¸n cÊp trªn. ViÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y, ®· t¹o ra nhiÒu thuËn lîi cho c«ng viÖc cña kÕ to¸n viªn, tÊt c¶ nh©n viªn trong phßng ®Òu sö dông thµnh th¹o phÇn mÒm kÕ to¸n ¸p dông, nªn viÖc theo dâi h¹ch to¸n ®­îc ph¶n ¸nh kÞp thêi, th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi, gióp cho ban gi¸m ®èc ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh phï hîp. C«ng viÖc ghi chÐp sæ s¸ch ®¬n gi¶n, cô thÓ, dÔ theo dâi. HÖ thèng tµi kho¶n, sæ s¸ch sö dông t­¬ng ®èi hoµn chØnh. Tuy mçi trang sæ ®Òu ®­îc in tõ m¸y tÝnh nh÷ng ®­îc kÕ to¸n ®ãng thµnh tõng quyÓn, tæ chøc s¾p xÕp theo tõng phÇn hµnh vµ l­u gi÷ theo quy ®Þnh. ViÖc ph©n chia nhiÖm vô cho mçi kÕ tãan viªn nªn rÊt thuËn lîi cho viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra, gióp kÕ to¸n tr­ëng n¾m b¾t ®­îc nhiÖm vô cô thÓ, nhanh chãng c¸c kho¶n môc ph¸t sinh. Nh÷ng mÆt cßn tån t¹i. Bªn c¹nh nh÷ng mÆt ®· ®¹t ®­îc, c«ng t¸c kÕ to¸n vÉn cßn mét sè tån t¹i nh­: ViÖc h¹ch to¸n mét sè nghiÖp vô ch­a chÝnh x¸c mÆc dï kh«ng lµm ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña chi nh¸nh nh­ng theo em, kÕ to¸n nªn ®iÒu chØnh ®Ó phï h¬n theo quy ®Þnh VÝ dô nh­: theo quy ®Þnh th× t¹i c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i chi phÝ ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh mua hµng ph¶i h¹ch to¸n vµo TK 1562, sau ®ã cuãi kú thùc hiÖn ph©n bæ cho hµng tiªu thô, nh­ng do ®Æc thï cña nghiÖp vô lu©n chuyÓn hµng ho¸ xuÊt nhËp khÈu nªn chi nh¸nh kh«ng sö dông tµi kho¶n nµy mµ tÊt c¶ c¸c kho¶n chi phÝ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh mua hµng, tiªu thô hµng nhËp khÈu ®Òu tËp hîp vµo TK 641. Mét ®Æc thï cña c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu lµ tµi s¶n ®Ó kinh doanh chñ yÕu tµi s¶n l­u ®éng, nªn c¸c kho¶n tiÒn vay lµ rÊt lín. T¹i chi nh¸nh chñ yÕu lµ tõ c«ng ty vËt t­ vËn t¶i & xÕp dì vµ tõ Tæng Cty than ngoµi ra cßn vay tõ c¸c ng©n hµng, l·i tiÒn vay ph¸t sinh lµ rÊt lín do ®ã ph¶i h¹n chÕ viÖc bÞ c¸c ®¬n vÞ kh¸c chiÕm dông vèn, ph¶i ®¶m b¶o viÖc thu håi vèn sau mçi th­¬ng vô ®Ó thùc hiÖn viÖc quay vßng vèn nhanh, t¨ng ®­îc c¸c hîp ®ång nhËp kh©ñ tõ ®ã t¨ng lîi nhuËn cho chi nh¸nh. Nh­ vËy, nÕu ®¶m b¶o viÖc thu håi vèn tèt th× ®¶m b¶o cho viÖc ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶. NÕu kh«ng thu håi ®­îc th× sÏ ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh. Do vËy, viÖc lËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi lµ rÊt cÇn thiÕt. HiÖn t¹i, chi nh¸nh kh«ng thùc hiÖn viÖc trÝch lËp dù phßng ph¶i thu khã ®ßi. Do ®ã, x¶y ra rñi ro rÊt lín ®èi víi nh÷ng kho¶n nî lín tõ phÝa kh¸ch hµng. môc lôc Lêi më ®Çu 1 PhÇn I. Tæng quan chung vÒ c¬ së thùc tËp 2 I. Kh¸i qu¸t vÒ c¬ së thùc tËp 2 II. NhiÖm vô, trÊch nhiÖm, quyÒn h¹n cña chi nh¸nh 3 1. NhiÖm vô 3 2. Tr¸ch nhiÖm 4 3. QuyÒn h¹n 4 III. C¸c mÆt hµng kinh doanh, kh¸ch hµng vµ nhµ cung cÊp chñ yÕu 5 1. C¸c mÆt hµng kinh doanh 5 2. Kh¸ch hµng chñ yÕu 6 3. C¸c nhµ cung cÊp 6 IV. §Æc ®iÓm vÒ tæ chøc qu¶n lý 7 1. C¸c phßng ban 7 2. NhiÖm vô cña c¸c phßng ban 8 V. Mét sè chØ tiªu ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh ph¸t triÓn 10 PhÇn II. §Æc ®iÓm qu¶n lý tµi chÝnh vµ tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n 12 I. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 12 1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 12 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô cña phßng kÕ to¸n 14 II. §Æc ®iÓm c«ng t¸c kÕ to¸n 16 1. Nh÷ng nÐt chung 16 2, C¸c lo¹i chøng tõ sö dông 16 3. HÖ thèng tµi kho¶n 18 4. HÖ thèng sæ s¸ch 20 5. ChÕ ®é b¸o c¸o tµi chÝnh 21 III. KÕ to¸n mét sè phÇn hµnh chñ yÕu 24 1. H¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu 24 2. Nh÷ng nÐt chung 25 3. C¸c b­íc thùc hiÖn qu¸ tr×nh nhËp khÈu 26 A.1. KÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu uû th¸c 29 A.2. KÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu trùc tiÕp 33 A.3. H¹ch to¸n chªnh lÖch tû gi¸ 36 A.4. H¹ch to¸n nghiÖp vô tiªu thô hµng nhËp khÈu 37 A.5. H¹ch to¸n nghiÖp vô thanh to¸n víi Nhµ n­íc 39 PhÇn III. §¸nh gi¸ kh¸i qu¸t tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i chi nh¸nh 40 KÕt luËn 43