Báo cáo Công tác văn phòng, công tác văn thư - lưu trữ tại Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội

i bộ phải thông qua đĩa mềm (dung lượng 1,4MB), tính năng bảo mật không cao ( nhiều loại viruts thế hệ mới có thể phá huỷ dữ liệu mà không thể hồi phục nguyên trạng. Thông qua hệ thống mạng nội bộ, tài liệu, thông tin dữ liệu giữ các phòng ban trong cơ quan được đảm bảo thông suốt, tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ trong cơ quan. Dự kiến kết nối hệ thống công nghệ thông tin giữ Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội với Liên đoàn lao động quận, huyện, Công đoàn ngành, Công đoàn cấp trên cơ sở phục vụ quản lý và tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ Năm 2006, Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội đã quyết định xây dựng đề án này vì đã dự tính được những hiệu quả tích cực khi đưa vào vận hành hệ thống kết nối thông tin giữa Liên đoàn lao động Hà Nội với các cấp Công đoàn cơ sở. Nó sẽ cung cấp nguồn thông tin đầy đủ, chính xác cho toàn bộ CBCNV trong Liên đoàn cũng như các cấp Công đoàn qua Website. Đảm bảo khả năng truy cập vào hệ thống thông tin của Liên đoàn lao động thành phố mọi lúc, mọi nơi phục vụ tối đa việc thu thập và xử lý thông tin. Khi dự án này chính thức được phê duyệt và cấp kinh phí đầu tư, đưa vào vận hành nó sẽ đem lại những hiệu quả đáng kể. Có được những thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời, dễ hiểu, dễ sử dụng, phục vụ cho điều hành và ra quyết định. Khả năng theo dõi dự kiến kết quả hoạt động và điều phối lập kế hoạch của các hoạt động của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội. Hạn chế và trong nhiều tình huống loại bỏ những việc nhập thông tin thừa, phát triển tốc độ xử lý thông tin liên quan đến quản lý hành chính. Dễ dàng có được các thông tin báo cáo với nội dung chi tiết được cập nhật chính xác. Nhanh chóng thu thập, lưu trữ lượng thông tin cần thiết phục vụ hoạt động quản lý. Phục vụ trình chiếu của Liên đoàn trong việc tiếp đón các đoàn khách các tỉnh và quốc tế đến thăm và làm việc, hội nghị, hội thảo của cơ quan. CHƯƠNG III: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1. NHẬN XÉT Do thời gian khảo sát có hạn, chúng tôi tìm hiểu và đề cập về công tác quản trị hành chính văn nphòng và công tác văn thư một cách sơ lược. Nhưng đó là những vấn đề cơ bản về mặt mạnh và mặt yếu của 2 công tác này tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội. Từ đây chúng tôi xin đưa ra một số giải pháp khắc phục để hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan. 1.1. Ưu điểm * Công tác quản trị hành chính văn phòng: - Mô hình tổ chức văn phòng theo kiểu truyền thống như hầu hết các cơ quan hành chính hiện nay ở nước ta đã tạo ra một không gian làm việc độc lập, môi trường làm việc yên tĩnh cho đội ngũ cán bộ. Việc bố trí các bộ phận thuộc cơ cấu của văn phòng ở tầng 1 và ở những vị trí gần nhau đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ trong khi xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên, phối hợp với các bộ phận để giải quyết công việc... từ đó tiết kiệm được thời gian, tiến độ giải quyết công việc được đảm bảo. - Tình hình đội ngũ cán bộ văn phòng: Đội ngũ cán bộ đang làm việc tại văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đã đáp ứng được các yêu cầu công việc chuyên môn hàng ngày mà họ đảm nhận. Đó đều là những cán bộ nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc được giao có nhiều năm kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực công đoàn. Đội ngũ cán bộ văn phòng không chỉ vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ về công tác quản lý Nhà nước còn tâm huyết với nghề. Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng, đội ngũ thường xuyên được cử đi tham dự các lớp tập huấn, các khoá học về chuyên môn nghiệp vụ. Thời gian gần đây việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ rất được coi trọng đây chính là đội ngũ kế cận của cơ quan. Những cán bộ trẻ trong Liên đoàn Lao động đều được phân công đúng chuyên môn đã được đào tạo. Hơn nữa, thường xuyên có sự trao đổi, học hỏi kinh nghiệm với những cán bộ công tác nhiều năm. Chất lượng đội ngũ cán bộ văn phòng ngày càng được cải thiện rõ rệt. - Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng: Trong Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội sự phân công lao động đối với từng cán bộ tương đối phức tạp. Hầu hết các cán bộ được đảm nhiệm các công việc đúng chuyên môn đã được đào tạo. Ngoài ra một số cán bộ được phân công kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, đây là cơ hội để cán bộ có điều kiện phTSCĐ huy cao nhất năng lực và trình độ của bản thân. - Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng: Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong công việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của công tác văn phòng cơ quan. Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn, Văn phòng đã tạo điều kiện để trang bị những thiết bị cần thiết và những thiết bị công nghệ hiện đại để phục vụ cho công việc chuyên môn. Nhờ có những trang thiết bị mà cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời gian và công sức trong qúa trình thực hiện công việc, mà nó còn giúp cho việc quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác cho lãnh đạo cơ quan. * Về công tác văn thư: - Sự chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Công tác này đã nhận được sự quan tâm của Ban lãnh đạo Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng cũng như các cán bộ trong Liên đoàn. Tháng 6/1996, Liên đoàn lao động thành phố có quyết định số 633/QĐ-LĐLĐ ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ và thể thức các loại văn bản áp dụng cho tất cả các Ban, đơn vị, quận, huyện, ngành trực thuộc cơ quan. Cùng với sự chỉ đạo của Liên đoàn Lao động Việt Nam đã góp phần tạo nền đưa công tác văn thư đi vào nề nếp. Hàng tháng văn phòng đều tổ chức họp để tổng kết công tác văn thư, công tác quản trị hành chính và những công việc khác. Lãnh đạo sẽ nhận xét về từng mảng công việc, từ đó phTSCĐ huy những ưu điểm và khắc phục những thiếu sót. - Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: cán bộ văn thư của Liên đoàn được đào tạo một cách bài bản, chính qui và nghiêm túc tại cơ sở đào tạo có chất lượng, có trình độ chuyên môn vững vàng, đã đáp ứng khá tốt yêu cầu của cơ quan. Với ý thức và tinh thần trách nhiệm cao, cán bộ văn thư đã và đang từng bước khắc phục những thiếu sót, những hạn chế về chuyên môn mà các cán bộ chuyên môn vẫn không bị ảnh hưởng từ những năm trước (soạn thảo không đúng thể thức, không đúng qui trình, lưu giữ những văn bản chỉ có chữ ký tươi mà không có con dấu đỏ...) Tình hình nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan có tiến chuyển tốt hơn từ phía các phòng ban trong Liên đoàn. Nhờ có sự tham mưu của cán bộ văn thư, công tác văn thư lưu trữ cơ quan ngày càng được coi trọng và dầu tư thích đáng (cơ sở vật chất trang bị cho phòng lưu trữ). - Tình hình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản: + Thẩm quyền ban hành văn bản: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Liên đoàn đã đạt được những kết quả nhất định. Chủ tịch Liên đoàn có quyền ban hành tất cả các loại văn bản quy định trong quy chế làm việc của cơ quan. Liên đoàn là một tổ chức chính trị -- xã hội, Chủ tịch đã uỷ nhiệm cho Phó chủ tịch thường trực là thủ trưởng cơ quan, điều hành những việc hàng ngày của cơ quan. Thủ trưởng cơ quan được quyền ký các văn bản: thông tri, chỉ thị, kế hoạch, dự toán quyết toán tài chính, bảo hiểm xã hội, các quyết định, kỷ luật, nâng lương, chỉ công tác tiếp nhận cán bộ từ chuyên viên trở xuống (sau khi đã trao đổi với chủ tịch). Ngoài ra, thẩm quyền ban hành được giao cho trưởng phòng các phòng, ban có quyền ban hành một số loại văn bản. Như thế nội dung các văn bản do các phòng ban trực tiếp ban hành thường phù hợp với tình hình thực tế, qua đó giảm bớt một phần công việc cho đội ngũ lãnh đạo cơ quan. + Về thể thức văn bản: Phần lớn các văn bản do Liên đoàn ban hành đều đảm bảo về mặt nội dung và hình thức. Các cán bộ chuyên viên của các phòng ban sau khi soạn thảo văn bản đều mang đến bộ phận văn thư để cán bộ văn thư kiểm tra thể thức, nếu còn sai sót được sửa chữa ngay. Việc này đã góp phần nâng cao giá trị pháp lý và đảm bảo hiệu lực thi hành của văn bản. + Nhân bản văn bản: Công tác này được quản lý khá chặt chẽ và nghiêm ngặt, Cơ quan có mạng nộ bộ cho nên máy tính các phòng ban được nối với máy chủ ở phòng máy. Có ban tổ chức và ban tài chính có máy in đi kèm máy tính nhưng muốn in tài liệu phải gửi file xuống máy chủ. Sau đó số lượng bản in được đăng ký vào sổ sao in tài liệu tại văn thư. Như vậy số lượng bản in bản chụp được quản lý chặt chẽ. Đây là cơ sở sau mỗi quý, văn phòng sẽ thống kê lượng giấy sử dụng bằng cách so sánh khối lượng giấy nhập và khối lượng giấy đã sử dụng để đề nghị ban Tài chính quyết toán. + Quản lý văn bản đến: Lượng văn bản đi và đến hàng năm của Liên đoàn là tương đương nhau, số lượng văn bản do cơ quan ban hành khá lớn. Số lượng văn bản đi đến năm sau nhiều hơn năm trước. Đặt ra yêu cầu khá cao cho cán bộ văn thư trong việc quản lý văn bản. Công văn đi và đến đều được đăng ký vào máy tính. Đó là ưu điểm lớn trong công tác quản lý văn bản. Nó đảm bảo chính xác, khoa học và nhanh chóng, hạn chế được thiếu sót. Việc lưu giữ tra tìm thông tin nhanh gọn và kịp thời. Hiện nay Liên đoàn vẫn đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản do Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam xây dựng và sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống công đoàn Việt Nam. Cuối giờ làm việc trong ngày văn thư kiểm tra tổng hợp lại những công văn đã giải quyết trong ngày và in danh sách công văn đi đến đã được đăng ký trong ngày. Bản danh sách đó xếp theo thứ tự từ ngày đầu năm đến cuối năm. Cuối năm văn thư đóng thành quyển công văn đi, đến trong năm đó. Hàng tháng văn thư thống kê, tổng hợp những văn bản đi, đến và chuyển giao đầy đủ những tập công văn đi, đến được lưu ở văn thư cơ quan. Tạo điều kiện cho việc nộp lưu vào lưu trữ chủ động và thuận tiện hơn. + Quản lý con dấu: Văn thư cơ quan quản lý và sử dụng con dấu khá chặt chẽ và nghiêm chỉnh theo đúng quy định của Nhà nước và cơ quan. Dấu có tủ đựng có khoá chỉ văn thư mới được giữ và đóng dấu. * Áp dụng công nghệ thông tin. Hệ thống mạng nội bộ được đưa vào sử dụng tại Liên đoàn Lao động. Việc trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan khá thuận lợi. Thông qua hệ thống mail nội bộ truyền tải thông tin giữa các phòng ban trong cơ quan nhanh chóng và kịp thời. Vừa tiết kiệm thời gian, vừa mang lại lợi ích kinh tế khá cao. Công tác quản lý hành chính trở nên đơn giản và nhanh gọn. Văn thư chỉ cần thực hiện thao thác trên máy tính thì công văn giấy tờ sẽ được chuyển tới lãnh đạo, phòng ban có liên quan. Việc trao đổi trực tuyến văn bản, thông tin qua mạng mang lại hiệu quả công việc cao. Công tác tài chính và quản lý mạng nội bộ hỗ trợ hữu hiệu và đắc lực cho việc nhận tài liệu. Cho ý kiến giải quyết công việc liên quan đến nội dung văn bản đề cập. không cần phải thao tác sao in tài liệu rồi gửi đến từng phòng ban nữa. Giảm lượng văn phòng phẩm sử dụng cho việc sao in đó. Góp phần tiết kiệm kinh phí cơ quan. Tại Liên đoàn việc sử dụng chung máy in, máy scanner sẽ tiết kiệm và thuận lợi hơn cho cơ quan. Các máy trong hệ thống có thể cùng một lúc truy cập Internet để khai thác sử dụng thông tin mạng với tốc độ cao, thuận tiện hơn nhiều cho hoạt động của cơ quan. Việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại sẽ tăng cường khả năng cải cách hành chính và hội nhập kinh tế quốc dân. Máy chủ đặt tại phòng máy thông với phòng văn thư. Giúp cho văn thư quản lý việc in ấn và sao chụp tập trung nhất. Máy phôt đặt cạnh máy in và máy tính chỉ nên việc nhân bản văn bản tiện lợi tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ. Dự án kết nối với hệ thống công nghệ thông tin giữa Liên đoàn với Liên đoàn Lao động các quận, huyện, công đoàn ngành, công đoàn cấp trên cơ sở phục vụ quản lý và tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ, chính thức được phê duyệt sẽ là một bước tiến quan trọng trong việc điều hành hoạt động của Liên đoàn. Thông tin chỉ đạo của Liên đoàn truyền tải thông qua mạng này đến với các cơ quan đơn vị trong cùng hệ thống có thể cập nhật ngay lập tức. Đương nhiên công văn giấy tờ nhanh chóng được gửi đến các cơ quan, đơn vị chịu sự chỉ đạo của Liên đoàn. 1.2. Hạn chế Song song với thành tựu đạt được thì văn phòng Liên đoàn vẫn tồn tại những hạn chế nhất định cần sớm khắc phục. Cụ thể: * Công tác quản trị văn phòng: - Mô hình tổ chức văn phòng: Việc bố trí văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội theo kiểu phổ biến như các cơ quan hành chính ở Việt Nam hiện nay, bên cạnh những ưu điểm nổi bật thì cũng tồn tại một số hạn chế. Nhiều phòng, ban có quan hệ trực tiếp với nhau nhưng lại bố trí cẫch nhau ảnh hưởng tới công việc của văn phòng. Việc sao chụp in tài liệu chỉ có thể xuống phòng máy thông với phòng văn thư ở tầng 1. Điều này làm cho cán bộ mất nhiều thời gian di chuyển mà còn ảnh hưởng tới công việc của văn thư và phó văn phòng quản trị hành chính. - Tình hình đội ngũ cán bộ Đội ngũ cán bộ của văn phòng đa phần là lớn tuổi. Việc trẻ hoá đội ngũ cán bộ được quan tâm nhưng thực hiện còn rất chậm. Do đó, có những cán bộ ngoài việc chuyên môn của mình còn phải kiêm nhiệm thêm một số công việc khác, ảnh hưởng không tốt đến chất lượng và hiệu quả công việc. Ví dụ: cán bộ văn thư ngoài công việc chuyên môn ra còn kiêm nhiệm cả văn thư giao liên, lưu trữ, nhân viên lễ tân khánh tiết, đối ngoại tiếp khách của cơ quan, hỗ trợ chuyên viên phòng máy, mua sắm chuẩn bị cho cuộc họp. - Sự phân công lao động trong văn phòng: Nhìn chung sự phân công lao động trong văn phòng Liên đoàn đã hợp lý. Nhưng còn tồn tại cần sớm khắc phục đó là nguồn nhân lực, cán bộ thiếu cho nên nhiều người phải kiêm nhiệm công việc ngoài chuyên môn. Ví dụ: thiếu nhân viên lễ tân, khánh tiết, văn thư giao liên... Thiếu nhân lực nên việc triển khai kế hoạch không đúng tiến độ, sắp xếp công việc chồng chéo lên nhau, ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng công tác. Vị trí làm việc của cán bộ chưa hợp lý. Chẳng hạn phó văn phòng hành chính - quản trị chưa có phòng làm việc riêng, bố trí cùng phòng với văn thư ảnh hưởng đến việc tập trung giải quyết công việc của lãnh đạo. Bởi đó là nơi nhiều khách đến liên hệ công tác. Gây ồn ào mất tập trung đối với phó văn phòng khi có sự việc bất kỳ xảy ra. - Trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng: Về cơ bản trang thiết bị phục vụ văn phòng được trang bị khá đầy đủ song vẫn còn một mặt chưa tốt cần được quan tâm hơn: máy tính cấu hình cũ và sử dụng trong thời gian dài hay xảy ra sự cố hỏng hóc ảnh hưởng lớn đến công việc cơ quan. Trong khi đó máy tiính mới chỉ sử dụng cho quản lý văn bản và soạn thảo văn bản thông thường mà chưa khai thác hết công dụng của nó. Một số thiết bị chưa được sử dụng thường xuyên (scaner) dùng để scaner những văn bản lên mạng nội bộ để lãnh đạo giải quyết tại máy tính. Hoặc là dùng khôi phục lưu lại văn bản tài liệu lưu trữ cũ rách, nát. Chưa phát huy hết tính năng của máy scaner đối với công việc. Trong khi máy cũ hỏng chưa được đầu tư, sửa chữa hoặc thay mới: điện nước, quạt thông gió, điều hoà nhiệt độ tại phòng lưu trữ. * Công tác văn thư - Tình hình soạn thảo và ban hành văn bản: + Thẩm quyền ban hành văn bản: được quy định trong quy chế làm việc của Liên đoàn và trong quy chế xây dựng, ban hành văn bản, công tác văn thư lưu trữ trong Liên đoàn do Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam quy định. Nhưng chưa có văn bản quy định về hình thức uỷ quyền. + Thể thức văn bản: Quy định về thể thức văn bản khá rõ ràng, cơ bản giống thông tư 55 của Bộ Nội vụ nhưng vẫn không tránh khỏi những sai sót. Chẳng hạn văn bản thiếu trích yếu nội dung hoặc có thì chưa khái quát chính xác nội dung văn bản muốn đề cập (gặp rất nhiều ở công văn hành chính). Nhiều văn bản thiếu số ký hiệu hoặc có trình bày không đầy đủ các yếu tố: số, tên loại, tác giả. Ví dụ: TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội ---------------- Số: 342/CV-LĐLĐHN CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------–²— --------- Hà Nội, Ngày 19 tháng 6 năm 2007 Kính gửi: LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG QUẬN HOÀN HOÀN KIẾM Công văn này sai một số lỗi cụ thể: + Tên cơ quan chủ quan viết chữ in hoa (chữ in thường). + Tên cơ quan ban hành viết chữ in thường (chữ in hoa). + Đường gạch chân là nét đứt và sao (nét liền không có sao). + Tên ngữ viết in nghiêng (in thường). + Không có trích yếu nội dung. + Ký hiệu sai vì công văn không có tên loại. + Viết hoa linh tinh (ngày tháng không cần viết hoa). Căn cứ vào qui chế của Tổng Liên đoàn về thể thức trình bày văn bản, công văn trên sửa lại: TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- Số: 342/ LĐLD V/v:.................... CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------–²— --------- Hà Nội, ngày 19 tháng 6 năm 2007 Kính gửi: LĐLĐ QUẬN HOÀN HOÀN KIẾM Mặc dù sai sót nhỏ nhưng làm mất đi đô chân thực, giảm hiệu lực pháp lý và thẩm mỹ của văn bản. Cách diễn đạt còn hơi dài, không khoa học, chưa rõ ý. - Quản lý văn bản: + Văn bản đi: Còn một số tồn tại đó là: việc kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành chưa được sát sao kỹ lưỡng vì có những văn bản vẫn thiếu hoặc sai về thể thức mà vẫn được ban hành sẽ ảnh hưởng đến giá trị pháp lý, hiệu lực, uy tín của cơ quan. Văn phòng cũng chưa có quy định cụ thể về quản lý văn bản mật, trong quy chế không đề cập tới. Do vậy văn thư quản lý văn bản mật theo quy định chung của Nhà nước và kinh nghiệm thực tiễn của mình. Phần mềm quản lý của cơ quan nhiều khi trục trặc. Ví dụ: khi đăng ký văn bản vào máy hay có hiện tượng máy nhảy số. Cho nên cán bộ văn thư vẫn phải ghi ra giấy để trong trường hợp này điều chỉnh lại chính xác số của văn bản. - Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ: Đây là vấn đề bức xúc còn nan giải ở hầu hết các cơ quan không riêng ở Liên đoàn. Phần lớn cán bộ chuyên môn không lập hồ sơ công việc liên quan đến công văn giấy tờ gây nên thực trạng mất mát văn bản rất nhiều. Tài liệu chuyên môn để cán bộ lưu trữ lập hồ sơ thì chất lượng hồ sơ không cao. Do nội dung hồ sơ không phản ánh đúng trình tự giải quyết công việc. Mà bản chất hồ sơ ở lưu trữ là khôi phục (bổ sung và hoàn thiện) hồ sơ lập ở văn thư. Tại Liên đoàn công tác lập hồ sơ còn gặp nhiều khó khăn vì thiếu cán bộ văn thư phải kiêm nhiệm không chỉ lưu trữ, còn khánh tiết, lễ tân nữa. Do đó việc lập hồ sơ vẫn phải thuê cán bộ bên ngoài vào làm. Vì thế chất lượng hồ sơ sẽ không cao vì bản thân người lập hồ sơ không nắm rõ hoạt động cua các phòng ban Liên đoàn. Trong khi đó đa phần tài liệu lưu trữ vẫn chất đống hoặc để trong hòm chứ chưa hề được phân loại sắp xếp. Tình trạng tài liệu bó gói vẫn chưa được chỉnh lý xong. Do đó khi tìm tài liệu phải tháo dỡ mất nhiều thời gian. Nguyên nhân của tình trạng trên đầu tiên do văn phòng Liên đoàn Lao động chưa có hướng dẫn cụ thể về công tác lập hồ sơ. Quy định trong Quy chế làm việc của văn phòng còn rất chung chung không nêu rõ trách nhiệm lập hồ sơ công việc cho từng cán bộ chuyên môn. Cho đến hiện nay, Liên đoàn chưa xây dựng và ban hành được bản danh mục hồ sơ tài liệu của các đơn vị cần giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Tình trạng chung là tài liệu giao nộp rất lôm côm (cả những tài liệu tham khảo, để biết...). Khi giao nộp cán bộ lưu trữ sẽ không kiểm soát hết tài liệu gồm những loại gì và qúa trình phân loại sẽ tốn khá nhiều thời gian. Và trách nhiệm cuối cùng lại thuộc về lưu trữ. Vì khi tra tìm không thấy tài liệu đầu thì cán bộ lưu trữ phải chịu trách nhiệm. Thêm vào nữa là các phòng ban chưa giao nộp hết tài liệu vào lưu trữ. Lí do phục vụ cho công việc của phòng, ban mình. Cho nên việc lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh là điều dễ thấy. Rồi đến khi bổ sung tài liệu rất khó khăn và tốn kém nữa. * Áp dụng công nghệ thông tin Cho đến nay trang web của Liên đoàn chưa có trên thực tế. Nhưng trong dự án "Đầu tư xây dựng hệ thống mạng máy tính nội bộ tại Liên đoàn" đã đề cập đến việc thiết lập trang web riêng. Với tốc độ phát triển công nghệ thông tin như hiện nay chắc chắn trong tương lai (một hai năm nữa) Liên đoàn sẽ có trang web riêng hoạt động. Rất nhiều cán bộ cơ quan chưa sử dụng thành thạo các thao tác trên máy tính bằng mạng nội bộ khi xử lý giải quyết văn bản. Về mặt khách quan chưa có thời gian nhưng chủ quan do ý thức của từng cán bộ trong việc khai thác triệt để tính năng, công dụng hữu ích của trang thiết bị phục vụ cho giải quyết chính công việc của mình. Việc trao đổi thông tin giữa Liên đoàn và công đoàn cấp dưới vẫn thực hiện thông qua bưu điện và máy fax vì công đoàn cấp dưới chưa có hệ thống mạng máy tính, chưa kết nối Internet. Việc chia kẻ dữ liệu mới chỉ thực hiện ở nội bộ Liên đoàn thôi. Dự án kết nối công nghệ thông tin giưã Liên đoàn và các công đoàn quận, huyện, công đoàn ngành, công đoàn cấp trên cơ sở do chưa được phê duyệt nên chưa được thực thi trong thực tế. II. KIẾN NGHỊ Góp phần khắc phục những hạn chế trong thực tế tại Liên đoàn, chúng tôi xin đưa ra một số kiến nghị để giúp Liên đoàn thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Cụ thể trên các mặt sau: * Quản trị hành chính văn phòng Đối với các phòng ban, bộ phận trong cơ quan cần được bố trí sắp xếp lại. Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của từng cán bộ. Chẳng hạn, phòng văn thư nên tách riêng không cùng phòng với phó văn phòng hành chính quản trị. Phòng lưu trữ nên chuyển lên tầng cao hơn. Không nên đặt ở tầng một như hiện nay. Thường xuyên mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn phòng và công tác văn thư. Nội dung đào tạo không chỉ nâng cao trình độ chuyên môn mà còn phổ biến những quy định mới nhất cho cán bộ, để công tác văn thư được chuẩn hoá và đảm bảo cả việc soạn thảo văn bản theo quy trình, đúng thể thức quy định. Mặt khác, việc phân công lại cán bộ cần tiến hành theo đúng chuyên môn họ được đào tạo sẽ hợp lý hơn. Đồng thời tăng cường nguồn nhân lực cho văn phòng giảm và tiến tới không còn tình trạng một cán bộ phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc. Đầu tư hoàn chỉnh trang thiết bị phục vụ văn phòng. Mở lớp hướng dẫn cho cán bộ sử dụng các trang thiết bị mới. Một số máy hiện đang sử dụng cài phần mềm cũ cần thay đổi phần mềm mới của những năm gần đây. Vì nó có nhiều tính năng ưu việt hơn. Đrm bảo sạon thảo nhanh và giảm bớt thao tác như khi sử dụng hệ điều hành và phần mềm soạn thảo cũ. Cần sửa chữa thay mới thiết bị đèn, điện tại phòng lưu trữ. Thường xuyên kiểm tra hệ thống điện nước để tránh tình trạng đột xuất xảy ra (đường ống vỡ nước tràn vào phòng lưu trữ, điện trong phòng chập chờn...) ký hợp đồng với công ty phân phối trang thiết bị văn phòng để định kỳ bảo dưỡng sửa chữa máy móc phục vụ hoạt động chung cơ quan. Liên đoàn cần có một trang web riêng để việc trao đổi thông tin, cập nhật thông tin phục vụ cho giải quyết công việc hiệu quả hơn. * Về công tác văn thư: Chánh văn phòng cần tham mưu sớm cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành những quy định cụ thể cho công tác văn thư, trách nhiệm của cán bộ văn thư, quy định cụ thể về việc quản lý văn bản mật; quy định cụ thể về việc lập hồ sơ. Thường xuyên kiểm tra thể thức văn bản trước khi ban hành tránh tình trạng ban hành văn bản không đúng thể thức, làm giảm hiệu lực pháp lý của văn bản. Khi soạn thảo văn bản phải có những quy định chung thống nhất trong toàn cơ quan để đảm bảo giá trị thẩm mỹ và pháp lý của văn bản. Đôn đốc, nhắc nhở, động viên công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Do đó cần ban hành những quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Để giảm thiểu và tiến tới chấmd ứt tình trạng tài liệu rời lẻ, thất lạc, mất mát, ảnh hưởng đến năng suất lao động công việc của từng cán bộ và hiệu quả hoạt động quản lý của Liên đoàn. * Áp dụng công nghệ thông tin Cán bộ trong các phòng, ban của Liên đoàn cần nâng cao ý thức tầm quan trọng của công nghệ thông tin cũng như việc khai thác hết những tính năng ưu việt của máy tính để phục vụ cho công việc của mình. Về phía Liên đoàn thì lãnh đạo cần quan tâm tới việc nâng cao trình độ tin học cho cán bộ trong cơ quan. Chẳng hạn mở các lớp đào tạo ngắn hạn trình độ tin học cho cán bộ, không chỉ giải quyết văn bản trên máy mà còn cập nhật thông tin hàng ngày để phục vụ tốt cho công tác chuyên môn. Theo như khảo sát tìm hiểu chúng tôi được biết dự án kết nối hệ thống công nghệ thông tin giữa Liên đoàn với công đoàn quận, huyện, công đoàn ngành, công đoàn cấp trên cơ sở sau khi được phê duyệt thì ban lãnh đạo Liên đoàn sẽ cho triển khai thực hiện ngay trong thời gian ngắn và có đầu tư cho việc nâng cao trình độ cán bộ và trang bị thiết bị hiện đại trong cơ quan theo đúng dự án. Sự quan tâm hơn nữa của ban lãnh đạo Liên đoàn đối với công tác văn phòng và công tác văn thư là nguồn động lực cho toàn thể cán bộ nhân viên trong cơ quan hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và góp phần vào sự phát triển chung của công đoàn cả nước. PHẦN KẾT LUẬN Kết quả sau một tháng khảo sát và thực tập tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội về công tác văn phòng và công tác văn thư, chúng tôi đã có một cái nhìn tổng quan về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của một tổ chức chính trị - xã hội điển hình. Cơ quan đại diện cho tiếng nói, quyền và lợi ích của đội ngũ công nhân viên chức thủ đô. Hơn nữa kiến thức mà chúng tôi thu được rất quý báu không chỉ nhận thấy sự khác biệt giữa công tác văn phòng và công tác văn thư giữa cơ quan hành chính và tổ chức chính trị - xã hội mà quan trọng hơn là học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn về nghiệp vụ đã được đào tạo ở trường. Do lý do khách quan (thời gian và hiểu biết của bản thân) chúng tôi chưa có điều kiện tìm hiểu sâu và chi tiết hơn về từng mảng công tác nhất định. Về cơ bản chúng tôi nắm và hiểu một cách khái quát công tác văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan. Qua thời gian thực tập này chúng tôi hiểu sâu hơn về nghề nghiệp của mình trong thực tế. Quan trọng hơn là ý thức nghề nghiệp nâng cao có phần thêm yêu nghề và gán bó với nghề hơn. Điều này rất bổ ích cho bản thân chúng tôi sau khi ra trường. Vì ở Liên đoàn chúng tôi có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc mới với những con người mới, học hỏi được rất nhiều điều từ cách ứng xử đến những mối quan hệ mới. Từ đây lòng tin về nghề nghiệp của chúng tôi bền chặt hơn. Chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Ban lãnh đạo Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội đặc biệt là các cán bộ văn phòng đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ chúng tôi hoàn thành tốt đợt thực tập vừa qua. Xin chân thành cảm ơn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Công đoàn trên trang web: www.congdoanvn.org.vn. Điều lệ công đoàn Việt Nam, Nxb Lao động Hà Nội, 2005. Quy chế làm việc của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội, Văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội , 1995. Lịch sử phong trào công nhân viên chức, lao động và tổ chức công đoàn Hà Nội, Nxb Lao động, 2003. Từ điển lưu trữ, Cục lưu trữ Nhà nước ấn hành, 1992. Nguyễn Hữu Thâm, Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, 2003. Nguyễn Văn Thâm, Quản trị văn phòng lý luận và thực tiễn, Tư liệu khoa LTH và QTVP. Vương Đình Quyền, Lý luận và thực tiễn công tác văn thư, nxb Đại học quốc gia Hà Nội, 2005. Phạm Thị Diệu Linh: Báo cáo thực tập năm thứ 3 niên khoá 2001 - 2005, ngành LTH & QTVP, Tư liệu Khoa LTH & QTVP. Hoàng Hải Hậu, Báo cáo thực tập năm thứ 3, niên khoá 2003 - 2007, ngành LTH & QTVP, Tư liệu khoa LTH & QTVP. Đàm Thanh Hằng: Báo cáo thực tập năm thứ 3, niên khoá 2003 - 2008, ngành LTH & QTVP, Tư liệu khoa LTH & QTVP. PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bản tự nhận xét qúa trình thực tập. Phụ lục 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội. Phụ lục 3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng. Phụ lục 4: Sơ đồ vị trí làm việc của phòng văn thư. Phụ lục 5: Sơ đồ hệ thống Liên đoàn Hà Nội. Phụ lục 6: Giao diện phần mềm quản lý văn bản Phụ lục 7: Mẫu sổ quản lý văn bản đi - đến. Phụ lục 8: Danh mục 10 hồ sơ tiêu biểu Phụ lục 9: Mục lục tài liệu của một hồ sơ. Phụ lục 10: Một số văn bản do sinh viên tự soạn thảo PHỤ LỤC 2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội Ban chấp hành Ban thường vụ Thường trực LĐLĐ TPHN Công ty Kinh Đô Trung tâm đào tạo cán bộ Công đoàn Hà Nội Trung tâm dịch vụ việc làm công đoàn Hà Nội Công ty TNHH DL Công đoàn Hà Nội Cung văn hoá hữu nghị Việt Xô Báo lao động Thủ đô Đơn vị trực thuộc Trung tâm tư vấn pháp luật Ban Bảo hộ lao động UB kiểm tra Ban CSKTXH Ban nữ công Ban tuyên giáo Ban tổ chức Ban tài chính Văn phòng Khối các ban Phụ lục 3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội Chánh văn phòng Phó Văn phòng hành chính quản trị Phó Văn phòng tổng hợp Đội xe Thường trực Tiếp tân Tạp vụ Cấp dưỡng Chuyên viên văn thư lưu trữ Chuyên viên tin học Chuyên viên tổng hợp Phụ lục 4: Sơ đồ vị trí làm việc của văn thư Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Máy tính, máy in Văn thư Máy fax Tủ đựng công văn Phó văn phòng hành chính quản trị Phụ lục 7: Công văn đến (31/12/2004) STT Ngày đến Nơi gửi Số CV Ngày CV Loại CV Nội dung Nơi nhận Ký nhận 1688 31/12/2004 LĐLĐ quận Hoàng Mai 204/HD-LĐ 27/12/2007 Hướng dẫn Tổ chức phát động thi đua trong CNVC quận Hoàng Mai chào mừng những ngày kỷ niệm lớn năm 2005 Đ/c Tuế 1689 31/12/2004 TLĐLĐViệt Nam 2406/ĐN-TL 31/12/2004 Công văn Đón chào Công đoàn Australia Đ/c Đà 1690 31/12/2004 Công ty KS &DL CĐ HN 125/CT 28/12/2004 TTr V/v đề bạt và bổ nhiệm cán bộ Đ/c Thuộc 1691 31/12/2004 Thành uỷ Hà Nội 925/CV-TU 24/12/2004 CV V/v thực hiện quy định SPPS 3045/Qđ-TU Đ/c Phúc 1692 31/12/2004 LĐLĐ quận Long Biên 364/TB-LĐLĐ 29/12/2004 Thông báo V/v giới thiệu chữ ký Đ/c Thuộc Công văn đến (23/12/2004) STT Ngày đến Nơi gửi Số CV Ngày CV Loại CV Nội dung Nơi nhận Ký nhận 2027 23/12/2004 UBDS-GĐTE 21/12/2005 Mời họp Mít tinh kỉ niệm này dân số Việt Nam 26/12 Đ/c Hà 2028 23/12/2004 Bưu điện TPHN 9109/CV-BĐ 20/12/2005 CV Báo cáo tai nạn giao thông Đ/c Thuộc 2029 23/12/2004 Sở GTCTHN 987/GTCC 20/12/2005 Thông báo Kiểm tra thực hiện phong trào "Vì môi trường xanh sạch đẹp" BHLĐ 2030 23/12/2004 Tạp chí BHLĐ 42/TCBH 12/12/2005 Thông báo Thay đổi trụ sở làm việc và số ĐT VP lưu 2031 23/12/2004 UBND quận Hoàn Kiếm 23/12/2005 Mời họp Hà Nội tổng kết công tác DSGĐTE quận Đ/c Hà Công văn đi (31/12/2004) STT Ngày CV Loại CV Số CV Người ký Nội dung Nơi nhận Nơi lưu 514 31/12/2004 CV 514/CV-LĐLĐ Đ/c Dương Nội dung NV của BHLĐ sau khi thành lập BTC TT LĐLĐ Hà Nội VP, CSKTXH 515 31/12/2004 CV 515/CV-LĐLĐ Đ/c Đà V/v hiệp y khen thưởng Tổng LĐLĐ Việt Nam, CĐBĐViệt Nam VP, CSKTXH 516 31/12/2004 CV 516/CV-LĐLĐ Đ/c Đà V/v hiệp y khen thưởng Công ty DVVT Tổng LĐLĐ Việt Nam, CĐBĐViệt Nam VP, Tổ chức 517 31/12/2004 CV 517/CV-LĐLĐ Đ/c Đà V/v hiệp y khen thưởng Tổng LĐLĐ Việt Nam VP, Tổ chức 580 31/12/2004 QĐ 580/CV-LĐLĐ Đ/c Đà V/v nghỉ dưỡng sức, phục hồi SK năm 2004 Tổ chức các ban VP, Tổ chức Công văn đi (01/11/2005 đến 30/12/2005) STT Ngày CV Loại CV Số CV Người ký Nội dung Nơi nhận Nơi lưu 656 28/12/2005 QĐ 656/QĐ-LĐLĐ Đ/c Phúc Thành lập HĐ kỷ luật LĐLĐTPHN CĐ thương mại VP, TC 657 28/12/2005 QĐ 657/QĐ-LĐLĐ Đ/c Phúc Bổ nhiệm CB (Lê Th.Bích Thanh) Công ty Kinh Đô VP, TC 534 28/12/2005 CV 524/ LĐLĐ Đ/c Tiến Bổ nhiệm các chức danh của Cty BGĐ Cty Kinh Đô VP, TC 535 29/12/2005 CV 535/ LĐLĐ Đ/c Tuế Bổ sung thêm nguồn vốn Tổng LĐLĐ VN VP, CSKTXH 536 30/12/2005 CV 536/CV-LĐLĐ Đ/c Tuế Hiệp y khen thưởng Tổng LĐLĐ, BTV CĐ đường sắt Việt Nam VP, CSKTXH Công văn đi (29/12/2006) STT Ngày CV Loại CV Số CV Người ký Nội dung Nơi nhận Nơi lưu 618 29/12/2006 QĐ 618/QĐ-LĐLĐ Đ/c Dĩnh N/cấp CĐCS học viện CTQGHCM VP, các ban, tổ CĐ VP, TC 221 29/12/2006 M.họp 221/GM-LĐLĐ Đ/c Đồng CĐCTCS T/viên tiểu ban VP, TC 619 29/12/2006 QĐ 619/QĐ-LĐLĐ Đ/c Dĩnh Họp tiểu ban V/động nữ CNVCLĐ VP, TC 620 29/12/2006 QĐ 620/QĐ-LĐLĐ Đ/c Dĩnh Hưởng phụ cấp chức vụ LĐLĐ H. Sóc Sơn VP, TC Công văn đến (28/12/2006) STT Ngày Nơi gửi Số CV Ngày Loại CV Nội dung Nơi nhận 2428 28/12/2006 Sở GTCC Hà Nội 904/GTCC 25/12/2006 T. báo K/luận k. tra thực hiện p.trào vì môi trường trong sạch Đ/c Thuộc 2429 28/12/2006 TTPCHIV - AIDS Sở Y tế 464/TB-TTAIDS 26/12/2006 T. báo Lịch quyết toán kinh phí HĐ phòng chống AIDS 06 Đ/c Hà 2430 28/12/2006 Cung Văn hoá 272/CVH 27/12/2006 CV Xin ký HĐLĐ Đ/c Dĩnh 2430 28/12/2006 CĐ đường sắt VN 315/TB-CĐ 19/12/2006 T. báo Giới thiệu chức vụ và chữ ký VP lưu Phụ lục 8: Mục lục 10 hồ sơ tiêu biểu Cặp số 15 HS số Tiêu đề HS Thbq Ghi chú 15 266 Thông tri của Thành uỷ Hà Nội v/v xây dựng nếp sống văn minh - gia đình văn hoá năm 1991 10 năm ĐG 267 Tập kế hoạch, bài phát biểu của LĐLĐ Hà Nội nhân kỷ niệm ngày lễ lớn năm 1991 10 năm ĐG 268 Tập báo cáo, kế hoạch, hướng dẫn của LĐLĐ Hà Nội, LĐLĐ quận huyện về thực hiện chỉ thị 135/CT của Chủ tịch HĐBT tăng cường công tác bảo vệ trật tự an toàn xã hội 1991 20 năm ĐG 269 QĐ, CT, kế hoạch, thông báo, báo cáo của UBND quận Hoàn Kiếm, BCH QS quận Hoàn Kiếm, cơ quan LĐLĐ Hà Nội về công tác động viên, huấn luyện quân dự bị 1991. 20 năm ĐG 270 Tập biên bản của LĐLĐ Nội vụ - Y tế - Công an TPHN, TLĐVN về công tác PCCC, bảo hộ lao động 1991 20 năm ĐG 271 Chỉ thị, công văn của Tổng LĐLĐ Việt Nam, UBND TPHN về hội thi sáng tạo kỹ thuật năm 1991 20 năm ĐG 272 Chỉ thị, công văn của Tổng LĐLĐ Việt Nam v/v triển khai thực hiện pháp lệnh bảo hộ lao động năm 1991 VV 273 Báo cáo và hướng dẫn nội dung chương trình công tác BHLĐ và LĐLĐ Hà Nội năm 1991 10 năm ĐG 274 Kế hoạch của LĐLĐ Hà Nội về hướng dẫn ĐH nữ công nhân viên chức năm 1991 VV 275 Báo cáo của LĐLĐ Hà Nội về kết quả phong trào nữ CNVC và huy động nữ công của LĐLĐ Hà Nội năm 1991 VV Phụ lục 9: Mục lục tài liệu trong một hồ sơ Hồ sơ số 89: Tập báo cáo của công đoàn quận về phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" trong công nhân viên chức lao động thủ đô năm 2003. TT Số ký hiệu Ngày tháng Tác giả Trích yếu Tờ số Ghi chú 1 73/BC-HK 13/12/2003 LĐLĐ quận Hoàn Kiếm Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 1 2 89/BC-BĐ 11/12/2003 LĐLĐ Q. Ba Đình Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 05 3 75/BC-HBT 18/12/2003 LĐLĐ Quận Hai Bà Trưng Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 08 4 69/BC-CG 15/12/2003 LĐLĐ Quận Cầu Giấy Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 12 5 83/BC-TH 19/12/2003 LĐLĐ Quận Tây Hồ Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 15 6 97/BC-TX 11/12/2003 LĐLĐ Quận Thanh Xuân Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 19 7 84/BC-LB 10/12/2003 LĐLĐ Quận Long Biên Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 24 8 61/BC-HM 28/12/2003 LĐLĐ Quận Hoàng Mai Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 26 9 78/BC-ĐĐ 28/12/2003 LĐLĐ Quận Đống Đa Báo cáo kết quả tổ chức phong trào "xây dựng nếp sống công nghiệp" 30 Phụ lục 10: Các văn bản soạn thảo TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- Số:......./BC-TCĐ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***-------- Hà Nội, ngày 17 tháng 6 năm 2007 BÁO CÁO CÔNG TÁC 6 THÁNG ĐẦU NĂM 2003 I. Tháng 6: 1. Đào tạo - bồi dưỡng: * Ngắn hạn: 6 lớp 720 học viên trong đó: - Đào tạo 48 tiết : 2 lớp 240 học viên - Bồi dưỡng 24 tiết : 4 lớp 480 học viên - Mở theo yêu cầu cs : 140 học viên (3 lớp) * Đào tạo dài hạn: - Lớp ôn ĐHTC QTKD và CĐ trên 70 học viên tham dự. - Lớp K54A và K65A vẫn tiến hành theo KH bình thường. 2. Nghiên cứu khoa học - Hoàn tất việc biên tập xuất bản tài liệu tập huấn cán bộ CĐCS năm 2003. 3. Công tác khác - Hoàn thành tiến trình kế hoạch chống mối để thường trực duyệt. - Tổ chức sơ kết 6 tháng và phong trào thi đua LĐG - NTVT phát động từ 10/10/2002 đến 19/5/2003. II. Công tác thực hiện 6 tháng đầu năm 1. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ: - Mở 12 lớp cho 720 học viên, trong đó đào tạo 48 tiết 2 lớp và bồi dưỡng 24 tiết 10 lớp. - Mở theo yêu cầu cơ sở 12 lớp cho 640 học viên. 2. Đào tạo dài hạn - Hai lớp ĐHKTQD và CĐ K65 và K54 học tập bình thường. - Phục vụ lớp ôn thi và hoàn thiện việc thu nộp học phí, có 100 học viên đăng ký dự thi và tuyển sinh, trong đó 8 học viên đã tốt nghiệp ĐH, CĐ. 3. Nghiên cứu khoa học Hoàn thành biên soạn và in ấn 5000 cuốn tài liệu "Tập huấn CBCĐ cơ sở phục vụ cho các lớp đào tạo bồi dưỡng cán bộ CĐCS năm 2003. III. Công tác khác - Hoàn thành kiểm kê tài sản. - Triển khai công tác PCCC và ổn định công tác bảo vệ. - Lập dự án trình thường trực duyệt kinh phí chống mối. - Tổ chức các hoạt động thể dục thể thao, hoạt động xã hội. - Chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ giáo viên trường. Đảm bảo tốt công tác tư tưởng, động viên cán bộ - GV - CNV hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn và các hoạt động khác, lập thành tích chào mừng thành ĐH XIII Công đoàn thành phố, ĐH VIII Công đoàn Việt Nam. Nơi nhận: - Thường trực LĐLĐ Hà Nội - Ban tổ chức, VP LĐLĐ Hà Nội (để b/c) - Đảng uỷ, CĐ cơ quan LĐLĐ Hà Nội - Ban GH, cán bộ, CĐ, TTND trường. - Lưu HC HIỆU TRƯỞNG Vũ Ngọc Triển TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- Số:......./BC-TCĐ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***-------- Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 1999 QUYẾT ĐỊNH CẤP MÁYPHOTO CHO LĐLĐ QUẬN CẦU GIẤY LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI - Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Liên đoàn Lao động thành phố. - Xét công văn đề nghị của LĐLĐ quận Cầu Giấy v/v xin trang thiết bị photo phục vụ công tác LĐLĐ quận Cầu Giấy. QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Cấp 01 máy photo RICOH ký hiệu FT4418, giá trị còn lại là: 6.895.200đ (Sáu triệu tám trăm chín lăm ngàn hai trăm đồng) cho LĐLĐ Quận Cầu Giấy để phục vụ hoạt động LĐLĐ Quận. Điều 2: Giao cho BTC hướng dẫn LĐLĐ Quận Cấu Giấy hạch toán ghi chép teo dõi tài sản cố định. Điều 3: Văn phòng, BTC LĐLĐ Thành phố Hà Nội, LĐLĐ Quận Cầu Giấy chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Nơi nhận: - Các đ/c thường trực. - LĐLĐ Quận Cầu Giấy. - Ban TC, VP - Lưu VP TM. BTV BCH LĐLĐ HÀ NỘI PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Thế Phúc TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- Số: 843-TG CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***-------- Hà Nội, ngày 16 tháng 12 năm 1994 KẾ HOẠCH V/V TỔ CHỨC QUÁN TRIỆT VÀ THỰC HIỆN NGHỊ QUYẾT HÀ NỘI LẦN THỨ VII BCHTW Hội nghị lần thứ VII BCH TW Đảng khoá VII đã ra Nghị quyết về phát triển công nghiệp, công nghệ theo hướng CNH - HĐH đất nước và xây dựng GCCN trong giai đoạn đổi mới. Căn cứ vào chỉ thị số 07/CT-TLĐ của Đoàn chủ tịch Tổng LĐLĐ Việt Nam và kế hoạch số 43-KH/TU của Thành uỷ Hà Nội v/v tổ chức nghiên cứu quán triệt nghị quyết HNTW lần thứ VII, BCH LĐLĐ Hà Nội hướng dẫn Công đoàn các quận, huyện, ngành, đơn vị trực thuộc thực hiện một số công tác sau đây: I. Mục đích, yêu cầu 1. Qua nghiên cứu, quán triệt Nghị quyết HNTW VII khoá VIII làm cho công nhân lao động nhận thức vị trí và tầm quan trọng của CNH - HĐH đất nước, xây dựng Thủ đô trong giai đoạn mới; tạo sự nhất trí cao trong CNLĐ Thủ đô, xây dựng lòng tin và quyết tâm thực hiện thắng lợi các mục tiêu của Nghị quyết của Đảng đã đề ra; trước mắt là phấn đấu hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch nhà nước năm 1994. 2. Gắn việc nghiên cứu, quán triệt Nghị quyết HNTW VII với việc đổi mới nội dung và phương thức hoạt động công đoàn với phong trào công nhân lao động Thủ đô và tình hình kinh tế xã hội của cơ sở và thành phố. Nhằm giúp công nhân lao động nhận thức rõ hơn thành tựu đạt được trong công cuộc đổi mới đồng thời thấy hết những thử thách, những khó khăn to lớn mà ta phải vượt qua, để thực hiện sự nghiệp CNH - HĐH Thủ đô và đất nước. II. Nội dung 1. Tổ chức cho công nhân lao động, cán bộ và đoàn viên Công đoàn nghiên cứu toàn văn Nghị quyết và bài phát biểu của Tổng Bí thư Đỗ Mười (đăng trên các số báo Nhân dân ngày 2 và 12/8/1994 ), trên cơ sở đó tuyên truyền phổ biến Nghị quyết trong công nhân, lao động, làm cho cán bộ đoàn viên Công đoàn, công nhân lao động nhận rõ ý nghĩa chiến lược và sự nghiệp CNH, HĐH đất nước và tầm quan trọng của nhiệm vụ xây dựng giai cấp công nhân trong giai đoạn mới. 2. Kịp thời bổ sung chương trình, kế hoạch hành động thực hiện nghị quyết ở mỗi cấp trong năm 1994. Chương trình, kế hoạch của Công đoàn phải hướng trọng tâm vào vận động xây dựng đội ngũ giai cấp công nhân và tổ chức Công đoàn vững mạnh với việc phát triển Công đoàn, tổ chức công đoàn trong các thành phần kinh tế HTX, cá thể, tư nhân phù hợp với tinh thần Nghị quyết, mang lại hiệu quả thiết thực. 3. Tài liệu dùng cho việc nghiên cứu nghị quyết bao gồm: - Những nội dung chủ yếu của HN VII BCH TW (khoá VIII) do Ban tư tưởng văn hoá TW biên soạn, Nxb CTQG phát hành. - Tài liệu học tập Nghị quyết dành cho cơ sở. - Văn kiện HN lần thứ VII BCH TW (khoá VIII) Nxb CTQG phát hành; ngoài ra có thể tham khảo thêm các bài viết minh hoạ cho Nghị quyết đăng trên báo Nhân dân tháng 8/1994. III. Tổ chức thực hiện 1. BTV LĐLĐ Quận, huyện, ngành và đoàn viên trực thuộc có kế hoạch tổ chức và chỉ đạo việc nghiên cứu quán triệt Nghị quyết của cán bộ, đoàn viên công đoàn và công nhân lao động với hình thức sát hợp cho từng đối tượng, từng đơn vị trên địa bàn. 2. Trong các chỉ thị, kế hoạch thực hiện Nghị quyết cần chú ý đề ra những giải pháp cụ thể vừa tầm và thiết thực, xác định những việc ưu tiên cần làm ngay đem lại hiệu quả thiết thực cho đơn vị và tổ chức công đoàn, đồng thời phải có kế hoạch phát triển trong những mặt tiếp theo. 3. Ban Tuyên giáo LĐLĐ cùng với hệ thống tuyên giáo công đoàn có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến tinh thần và nội dung nghị quyết, phối hợp các đơn vị tổ chức cho công nhân lao động nghiên cứu quán triệt nghị quyết, cung cấp tài liệu và mời báo cáo viên nếu các đơn vị yêu cầu. 4. Trong quá trình tổ chức thực hiện nghị quyết các đoàn viên cần chú trọng công tác kiểm tra đôn đốc, có kế hoạch sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm, kịp thời phát hiện vấn đề mới nảy sinh và có hướng giải quyết. Trên đây là một số việc trọng tâm, yêu cầu BTV LĐLĐ các quận, huyện, ngành và đoàn viên trực thuộc tổ chức thực hiện nhằm góp phần triển khai bước đầu về quán triệt và thực hiện Nghị quyết HNTW VII của Đảng trong công nhân lao động thủ đô. TM. BTV BCH LĐLĐ HÀ NỘI PHÓ CHỦ TỊCH Bùi Thị Thìn TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- Số: 197TB/VP CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***-------- Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 1994 THÔNG BÁO V/V KẾT LUẬN CỦA THƯỜNG TRỰC LĐLĐ HÀ NỘI VỀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 1994 CUNG VĂN HOÁ HỮU NGHỊ VIỆT XÔ Sáng 18/12/1994, Chủ tịch LĐLĐ Hà Nội làm việc với BGĐ Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô về chương trình nhiệm vụ công tác năm 1994. Tham dự buổi làm việc còn có đ/c Bùi Thị Thìn, Nguyễn Thế Phúc - Phó chủ tịch và đồng chí trưởng ban Tuyên giáo, tổ chức, TC & CVP. Sau khi nghe đ/c Nguyễn Kế Yết, giám đốc Cung Văn hoá hữu nghị Việt Xô báo cáo chương trình công tác năm 1994 và những ý kiến bổ sung cụ thể của các đồng chí và BGĐ. Đồng chí Trần Quang Giao kết luận như sau: 1. BGĐ Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô căn cứ vào Nghi quyết HN BCH LĐLĐ Hà Nội sóo 06/NQ/LĐLĐ ngày 15/1/1994 để xây dựng chương trình công tác và của Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô, nhằm góp phần vào công cuộc đổi mới công tác tuyên truyền văn hoá, nhằm góp phần vào công cuộc đổi moíư công tác tuyên truyền giáo dục xây dựng giai cấp công nhân vững mạnh, tạo lòng tin của công nhân, lao động, đoàn viên công đoàn đối với Đảng và Nhà nước, gắn bó với các tổ chức công đoàn, phấn đấu thực hiện thắng lợi nhiệm vụ kinh tế - xã hội Thủ đô năm 1994. Với chức năng là cơ sở hoạt động văn hoá - nghệ thuật của quần chúng lao động, là nơi hoạt động văn hoá - nghệ thuật tiêu biểu của Thủ đô. Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô phấn đấu thu hút ngày càng đông đảo công nhân lao động đến tham gia sinh hoạt văn hoá - nghệ thuật, nâng cao đời sống tinh thần, tạo môi trường văn hoá - nghệ thuật gắn bó với người lao động. 2. Trên cơ sở nội dung chương trình công tác năm, xây dựng chỉ tiêu phấn đấu theo từng mặt hoạt động có mức phát triển so với năm trước. Những hoạt động do khách quan thì nêu hướng phấn đấu. Tổng hợp và xây dựng KP 94 ước thu, phấn đấu nộp về LĐLĐ 40 triệu / năm. 3. Việc xây dựng chương trình công tác của Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô cần phải lưu ý thực hiện một số điểm sau: a. Mở rộng các hoạt động có thu của Cung văn hoá để tận thu bù đắp cho chi phí phục vụ phong trào công đoàn. b. Trung tâm hoạt động văn hoá - nghệ thuật của Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô là nhằm thu hút ngày càng đông đảo công nhân - lao động đến sinh hoạt. c. Về kinh phí hoạt động cho Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô cần khai thá thêm các nguồn của thành phố, Tổng LĐLĐ Việt Nam và các ngành TW có nhiều hoạt động tại Cung Văn hoá. d. Về kiến thiết cơ bản năm 1994, BGĐ Cung Văn hoá Hữu nghị Việt Xô có trách nhiệm dựa trên quy hoạch mặt bằng đã được thành phố phê duyệt, làm luận chứng kinh tế, báo cáo thường trực để xin kinh phí xây dựng của thành phố. e. BGĐ Cung Văn hoá có trách nhiệm thành lập Hội đồng thanh lý tài sản ứ đọng không cho sử dụng đến báo cáo thường trực đề giải quyết xong trong tháng 3/1994. f. Cung văn hoá là đơn vị trực thuộc LĐLĐ Hà Nội, do thường trực LĐLĐ quản lý trực tiếp. Ban Tuyên giáo giúp Thường vụ chỉ đạo nghiêp vụ công tác tuyên truyền, giáo dục, thông qua Cung văn hoá là công cụ tổ chức thực hiện các nhiệm vụ tuyên truyền, giáo dục văn hoá - nghệ thuật, thể dục thể thao. 4. Ban Giáo dục có trách nhiệm xây dựng chương trình công tác năm 1994 cụ thể, chi tiết từng phần và dự toán kinh phí, báo cáo Thường trực LĐLĐ trước ngày 20/3/1994. Văn phòng LĐLĐ thông báo đến Cung văn hoá và các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện. TM. BTV BCH LĐLĐ HÀ NỘI PHÓ CHỦ TỊCH Bùi Thị Thìn TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***-------- Hà Nội, ngày 08 tháng 3 năm 1994 THÔNG BÁO KẾT LUẬN CỦA Đ/C CHỦ TỊCH LĐLĐ HÀ NỘI VỀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC NĂM 1994 CỦA BAN TỔ CHỨC Ngày 4/3/1994, đ/c Chủ tịch và Phó chủ tịch đã làm việc với tập thể Ban tổ chức về nhiệm vụ công tác năm 1994. Sau khi nghe đ/c Trưởng ban báo cáo dự thảo nhiệm vụ công tác của Ban năm 1994 và phân công cán bộ phụ trách các phần việc cụ thể. ý kiến phát biểu bổ sung của cán bộ trong Ban, Đ/c Chủ tịch LĐLĐ đã kết luận như sau: 1. BTC đã xây dựng chương trình công tác của ban, rõ được định hướng công việc nhằm thực hiện Nghị quyết BCH LĐLĐ TP năm 1994. Cơ bản nhất trí với Chủ tịch của Ban đã trình bày. 2. Những việc BTC cần chuẩn bị tiếp để xây dựng hoàn chỉnh chương trình năm 1994 cho cán bộ trong Ban và hương dẫn công đoàn các cấp thực hiện. - Nội dung chương trình phải nhằm thực hiện từng bước mục tiêu: "đổi mới tổ chức và hoạt động công đoàn..." phải rõ việc làm của ban trong năm 1994, theo nhiệm vụ và chương trình của nội dung ĐH Công đoàn thành phố, khoá X và ĐH VII Công đoàn Việt Nam. - BTC tham mưu cho BTV xây dựng chương trình, kế hoạch xây dựng công đoàn vững mạnh năm 1994 và những năm sau; chương trình, kế hoạch tập hợp người lao động tự nguyện gia nhập và thàn lập công đoàn ngoài quốc doanh; Chương trình và kế hoạch thực hiện công tác tổ chức và cán bộ năm 1994. Hoàn tất các nhiệm vụ trên trong 6 tháng đầu năm 1994. - Đánh giá công tác tổ chức cán bộ của các Ban và đơn vị sự nghiêp có thu, các đoàn viên làm kinh tế công đoàn để xây dựng kế hoạch củng cố, bổ sung đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lực làm tốt công tác cỉ đạo quản lý, kinh doanh có hiệu quả. - Phân công cán bộ trong ban làm tốt công tác quản lý cán bộ về quá khứ, hiện tại, tương lai và thực hiện chính sách cán bộ của Đảng; làm tốt công tác đánh giá cán bộ công đoàn hàng năm thông qua việc hoàn thành nhiệm vụ và hiệu quả công tác. - Xây dựng kế hoạch và thực hiện tót công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ công đoàn, nhằm thực hiện nghị quyết của BCH LĐLĐ TP, các chỉ thị, nghị quyết của Tổng LĐLĐ Hà Nội, các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước. - Phân công và điều hành nội bộ cán bộ và ban làm tốt các công việc nghiệp vụ của Ban: tiền lương, CSCĐ CB, qui ché làm việc của hệ thống.. Văn phòng xin thông báo BTC và các bộ phận có liên quan để tổ chức thực hiện. Nơi nhận: - Các đ/c thường trực. - VP, TC, TCH, UBKT - Lưu VP TM. BTV BCH LĐLĐ HÀ NỘI PHÓ CHỦ TỊCH Phạm Ngọc Định TỔNG LĐLĐ VIỆT NAM LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG TP HÀ NỘI ---------------- Số: ....../LĐLĐ V/v thực hiện chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------***-------- Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2007 Kính gửi: LĐLĐ CÁC QUẬN, HUYỆN, CẤP TRÊN CƠ SỞ Để công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ tài liệu của LĐLĐ các quận, huyện đóng trên địa bàn Thành phố được thực hiện nghiêm chỉnh và thuận lợi. LĐLĐ Thành phố Hà Nội căn cứ vào mục C phần 1 của Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 v/v tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ của Thủ tướng Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số điểm cụ thể như sau: 1. LĐLĐ các quận huyện thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành. 2. LĐLĐ các quận huyện cần nhanh chóng khắc phục tình trạng tài liệu còn tồn đọng tại các phòng ban qua nhiều năm chưa nộp vào lưu trữ cơ quan; 3. Hồ sơ tài liệu trước khi nộp từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử cần phải có biên bản giao nộp cụ thể. 4. Tài liệu cần phải được phân loại, lập hồ sơ, thống kê trước khi nộp vào phòng hoặc bộ phận lữu trữ cơ quan; 5. Cán bộ văn thư đôn đốc nhắc nhở cán bộ chuyên môn thu thập, phân loại, lập hồ sơ công việc và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 6. Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm quản lý, kiểm tra hồ sơ, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. LĐLĐ TP đề nghị LĐLĐ các quận, huyện thực hiện nghiêm túc theo đúng hướng dẫn của văn bản này. Nơi nhận: - Các đ/c thường trực. - VP, TC, TCH, UBKT - Lưu VP TM. BTV BCH LĐLĐ HÀ NỘI CHỦ TỊCH Nguyễn Văn A