Báo cáo thực tập Mô tả, phân tích và đánh giá về hoạt động của chuyên viên phòng đào tạo Trường Cao đẳng Công nghiệp Quốc Phòng

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Thực tập cơ sở là hoạt động mang lại hiêu quả cao đối với sinh viên nói chung và sinh viên ngành quản lý giáo dục nói riêng. Đây là chương trình nằm trong kế hoạch đào tạo của các trường Đại học, cao đẳng nhằm nâng cao nhận thức nghề nghiệp, và tạo điều kiện để sinh viên bước đầu khẳng định bản thân. Qua đợt thực tập này chúng ta không chỉ được trực tiếp quan sát hoạt động quản lý trong các cơ quan ,ban nghành mà quan trọng hơn là mỗi sinh viên có cơ hội vận dụng ,so sánh ,khẳng định và bổ sung thêm những kiến thức cơ bản trong công tác quản lý. Đây là hoạt động mang ý nghĩa thiết thực, và rất bổ ích đối với sinh viên ngành quản lý giáo dục. Thông qua các đợt thực tập, chúng ta đã bước đầu làm quen với môi trường quản lý, thấy được quản lý trong sách vở được vận dụng vào thực tế như thế nào, từ đây ý thức nghề nghiệp được nâng cao, mỗi sinh viên sẽ nhận ra điểm mạnh, điểm yếu của mình để có kế hoạch hoàn thiện kĩ năng quản lý của mình trong tương lai. Trong đợt thực tập này, nhóm chúng tôi chọn cơ sở là Trường Cao Đẳng công nghiệp Quốc Phòng. Trường vốn là cơ sở đầu ngành trong công tác đào tạo công nhân kĩ thuật quân sự, là nguồn nhân lực của tổng cục quân đội. Do đặc thù của Trường là Trường quân đội, nên cơ chế quản lý cũng mang những nét riêng biệt so với cách quản lý của các cơ quan quản lý khác.Trong môi trường quân đội mọi hoạt động được chuẩn mực hóa đến mức tối đa có thể, tất cả kế hoạch đào tạo, chương trình hoạt động đều mang tính chiến lược lâu dài. Làm việc trong môi trường như vậy người cán bộ quản lý ngoài những tư chất bản thân còn phải có những hoạt động quản lý suất sắc, chính xác. Từ những đặc điểm đó, chúng tôi nhận thấy vai trò đặc biệt của người cán bộ quản lý Trong môi trường khắt khe này. Báo cáo này gồm những nội dung: PHẦN I: Giới thiệu về trường Cao đẳng Công nghiệp Quốc phòng, cơ sở 2, phòng đào tạo cơ sở 2. PHẦN II: Phân tích hoạt động của phòng Đào tạo cơ sở 2 và chuyên viên phòng Đào tạo. PHẦN III: Đánh giá về hoạt động của chuyên viên phòng đào tạo. Tuy nhiên do thời gian thực tập ngắn, khả năng của chúng tôi có hạn, trong khi công việc quản lý là một phạm vi rộng lớn.Vì vậy dù đã rất cố gắng, nỗ lực nhưng báo cáo sẽ không tránh khỏi những thiếu hạn chế.Chúng tôi rất mong nhận được sự chia sẻ và góp ý chân thành của thầy cô. Trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này, chúng tôi xin chân thành cảm ơn Phó hiệu trưởng Đại tá Trần Văn Chính, các đồng chí lãnh đạo quản lý cùng phòng đào tạo của trường cao đẳng Công nghiệp Quốc phòng. Đặc biệt là phó phòng đào tạo Thượng tá Đinh Văn Năm và chuyên viên Nguyễn Đức Quỳnh Anh đã tạo điều kiên hết sức thuận lợi để chúng tôi hoàn thành nhiệm vụ.Chúng tôi xin bày tỏ lời biết ơn tới thạc sĩ Nguyễn Thị Tuyết Hạnh đã tận tình hướng dẫn và cho chúng tôi những kinh nghiệm quý báu để có thể hoàn thành đợt thực tập cơ sở. Chúng tôi xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã tạo điều kiện giúp đỡ về cả vật chất và tinh thần để chúng tôi có thể tập trung và hoàn thành báo cáo. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CB : Cán bộ CĐ : Cao đẳng BGH : Ban giám hiệu ĐH : Đại học ĐH KD & CN HN: Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà nội HSHV : Học sinh sinh viên. GV : Giảng viên QLGD : Quản lý giáo dục TKB : Thời khóa biểu KHQL : Khoa học quản lý NDVN : Nhân dân Việt Nam. GDQP : Giáo dục quốc phòng. PHẦN I: GIỚI THIỆU VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG NGHIỆP QUỐC PHÒNG, CƠ SỞ 2, PHÒNG ĐÀO TẠO CƠ SỞ 2 I. Khái quát về trường Cao đẳng Quốc Phòng (CĐCNQP) 1. Quá trình hình thành và phát triển của trường Cao đẳng Công nghiệp Quốc phòng: Trường CĐCNQP đã trải qua 55 năm hình thành và phát triển: Trường CĐCNQP tiền thân là trường Trung học Công nghiệp Quốc Phòng (06/03/2000). Trong quá trình hình thành và phát triển trường đã trải qua nhiều giai đoạn khác nhau. Giai đoạn sát nhập bốn trường thành hai trường. Ngày 29/3/1989, Tổng tham mưu Trường Quân đội NDVN có quyết định số 85 (QĐ – TM hợp nhất 2 trường) Trường Trung học kĩ thuật (1952 - 1989), và trường công nhân kĩ thuật 3 (1978 - 1989) thành trường trung học kĩ thuật và dạy nghề trực thuộc tổng cục kĩ thuật. Ngày 14/03/1989 Thiếu tướng Phan Thu chủ nhiệm tổng cục kĩ thuật kí quyết định số 69/QĐ sát nhập trường bổ túc cán bộ (1979 - 1989) với trường trung học kinh tế (1970 - 1989) thành trường trung học kinh tế Giai đoạn sát nhập hai trường thành trường trung học kĩ thuật kinh tế và dạy nghề: Căn cứ vào nhiệm vụ của quân đội, của tổng cục và hệ thống các trường trong toàn quốc, ngày 28/10/1991 Tổng cục tham mưu có quyết định số 455/QĐ-TM do đồng chí Trung tướng Đỗ Đức phó tổng tham mưu trưởng kí thành lập trường trung học kĩ thuật kinh tế và dạy nghề trên cơ sở sát nhập trường trung học kĩ thuật và dạy nghề và trường trung học kinh tế thuộc tổng cục công nghiệp quốc phòng và kinh tế. Ngày 6/3/2000 Bộ trưởng Bộ Quốc Phòng có quyết định số 264/QP-QĐ quy định chức năng, quyền hạn, mối quan hệ công tác và cơ cấu tổ chức của tổng cục quốc phòng, trong đó trường trung học kĩ thuật kinh tế và dạy nghề được đổi thành Trung học công nghiệp quốc phòng. Ngày 6/5/2009, Bộ quốc phòng và Bộ giáo dục và Đào tạo quyết định thành lập trường Cao đẳng công nghiệp quốc phòng, rên cơ sở nâng cấp trường trung học công nghiệp quốc phòng, trực thuộc Tổng cục quốc phòng. 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của trường: 2.1 Vị trí: Là cơ sở giáo dục đào tạo bậc cao đẳng, nằm trong hệ thống các trường cao đẳng của cả nước, thuộc Tổng cục Quốc phòng. Trường thường xuyên có quan hệ đào tạo, liên thông với các trường trung học chuyên nghiệp, Cao đẳng, Đại học trong hệ thống giáo dục quốc dân. 2.2 Chức năng, nhiệm vụ: - Đào tạo các bậc cao đẳng và trung cấp các nghành kinh tế kĩ thuật - Đào tạo cao đẳng, trung cấp và dạy nghề ngắn hạn. - Đào tạo nâng cao, đào tạo lại, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ nhân viên chuyên môn kĩ thật, nghiệp vụ, thợ bậc cao cho ngành công nghiệp quốc phòng. - Đào tạo học viên quốc tế, đào tạo nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đát nước, khi được nhà nước và Bộ quốc phòng giao. - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ đào tạo huấn luyện, sản xuất quốc phòng và phát triển kinh tế xã hội. - Tận dụng khả năng hiện có để tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ theo quy định của pháp luật, xây dựng nhà trường vững mạnh, sẵn sàng nhận và hoàn thành các nhiệm vụ được giao. 3. Các cấp đào tạo: - Đào tạo trình độ cao đẳng hệ chính quy 4 ngành: + Công nghệ kĩ thuật cơ khí + Công nghệ kĩ thuật hóa học + Công nghệ kĩ thuật điện + Tài chính kế toán Sau khi tốt nghiệp, sinh viên được học tiếp liên thông lên đại học chính quy cùng ngành đào tạo. Đào tạo trình độ trung cấp chuyên nghiệp 2 năm gồm 8 ngành Đào tạo trung cấp nghề 1 đến 2 năm gồm 20 nghề. Đào tạo sơ cấp nghề 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng, tuyển sinh thường xuyên. 4. Cơ sở đào tạo: - Cơ sở 1: Xã Thanh vinh, thị xã Phú Thọ, Tỉnh Phú Thọ. - Cơ sở 2: Phường Ngọc Thụy, Quận Long Biên, TP Hà Nội. 5. Khái quát về cơ sở 2 và phòng Đào tạo cơ sở 2: 5.1 Khái quát về cơ sở 2: - Cơ cấu của trường: + Ban giám hiệu: Đại tá Trần Văn Chính – Phó hiệu trưởng cơ sở 2. + Các phòng chức năng: Phòng đào tạo Phòng chính trị Phòng hậu cần Ban tài chính Phòng văn thư Đại đội (công tác học sinh, sinh viên) + Khoa chuyên môn: Khoa tài chính kế toán Đội ngũ giáo viên: Số lượng: 60 công nhân viên chức (trong đó có 45 giáo viên) Trình độ đào tạo: Trong số giáo viên và lãnh đạo quản lý có: + Tiến sĩ: 02 + Thạc sĩ: 07 - Các hệ đào tạo: + Trung cấp + Cao đẳng + Hệ liên thông từ trung cấp lên cao đẳng và từ cao đẳng lên đại học (liên kết với trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà nội) 5.2. Giới thiệu khái quát về phòng đào tạo cơ sở 2: Phòng đào tạo cơ sở 2 gồm 4 biên chế, trong đó bao gồm 1 Phó phòng và 3 chuyên viên: Đại tá Đinh Văn Năm phó phòng Đào tạo Chuyên viên: Nguyễn Đức Quỳnh Anh Nguyễn Thị Xuân Phạm Thị An Chức năng và nhiệm vụ của phòng Đào tạo: Chức năng: Phòng đào tạo là phòng nghiệp vụ tham mưu giúp việc Hiệu trưởng về công tác đào tạo, khoa học công nghệ và phát triển của nhà trường. Thực hiện các nhiệm vụ quản lý, điều hành tiến độ, kế hoạch đào tạo, nghiên cứu khoa học của nhà trường. b. Nhiệm vụ cuả phòng đào tạo: + Xây dựng mục tiêu chương trình và quản lý nội dung chất lượng các loại hình đào tạo trong nhà trường. + Nghiên cứu tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình các môn học, lập kế hoạch in ấn giáo trình, tài liệu phục vụ đào tạo. + Xây dựng các quy định, quy chế cụ thể về các hoạt động dạy học trong nhà trường. + Xây dựng kế hoạch tiến độ đào tạo toàn khoá và năm học cho các khoá.Kiểm tra việc thực hiện các quy chế giảng dạy, học tập của giáo viên và học sinh, sinh viên. + Đánh giá phân loại kết quả học tập và rèn luyện của học sinh trong từng học kỳ, năm học theo quy chế. Tổng hợp báo cáo Hiệu trưởng và cấp trên theo yêu cầu đột xuất và định kỳ. + Quản lý chặt chẽ các loại bằng, chứng chỉ. Lập sổ theo dõi và tổ chức cấp phát bằng, chứng chỉ cho học sinh sau khi tốt nghiệp. + Tổ chức chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác giáo viên, giáo viên chủ nhiệm. + Có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, trình độ sư phạm cho đội ngũ giáo viên hiện có. + Tổ chức phong trào dạy tốt.Mở các hội thi giáo viên dạy giỏi, học sinh giỏi hàng năm. + Quản lý thư viện của nhà trường, có kế hoạch triển khai phục vụ tốt cho mục tiêu đào tạo. + Tổ chức thực hiện công tác tuyển sinh đúng kế hoạch, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng và đúng quy chế. + Là uỷ viên thường trực hội đồng tuyển sinh nhà trường. + Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học, công nghệ trong nhà trường.Gắn các hoạt động đào tạo với thực tiễn sản xuất, tổ chức học tập và chuyển giao công nghệ mới trong đào tạo và sản xuất. + Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban giám hiệu phân công. Trên đây là một số nét khái quát về nhà trường và Phòng đào tạo của trường Cao đẳng công nghệ quốc phòng. Phòng đào tạo của trường là một phòng có chức năng nhiệm vụ quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nhà trường. Sau đây chúng tôi xin đi sâu vào mô tả, và phân tích cụ thể các hoạt động của phòng đào tạo trong đó nhấn mạnh hoạt động của người chuyên viên phòng đào tạo. PHẦN II: MÔ TẢ VÀ PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG ĐÀO TẠO VÀ CHUYÊN VIÊN PHÒNG ĐÀO TẠO Các hoạt động của phòng đào tạo Trường Cao đẳng Công nghiệp Quốc Phòng. Phòng đào tạo với biên chế chỉ bốn người, tuy nguồn nhân lực ít nhưng ở đây lại đảm nhiệm khối lượng công việc rất lớn, và quan trọng trong toàn bộ công việc của trường. Những hoạt động chính của phòng gồm có: Xây dựng và quản lý chương trình đào tạo. Đưa ra những chương trình giảng dạy mới, cũng như các phương pháp, công nghệ dạy học phù hợp là một công việc quan trọng, góp phần quyết định chất lượng giảng dạy của nhà trường. Trưởng phòng đào tạo phân công chuyên viên liên hệ với các khoa, phân công giáo viên biên soạn giáo trình, tài liệu, cũng như trao đổi, cập nhật những tài liệu và thông tin mới về chương trình đào tạo, lịch trình hướng dẫn kĩ thuật thực hành. So sánh khung chương trình đào tạo do Bộ giáo dục yêu cầu và những tài liệu của giáo viên biên soạn. Để từ đó thống nhất tài liệu giảng dạy cho sinh viên cũng như bổ sung và điều chỉnh dạy cho hợp lý với thực tiễn của nhà trường về cơ sở vật chất. Lập kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu: Công việc này được thực hiện vào đầu mỗi năm học, hoặc khi bắt đầu một khóa học liên thông, tại chức của nhà trường. Phó phòng đào tạo Đinh Văn Năm phân công chuyên viên Nguyễn Đức Quỳnh Anh lập kế hoạch giảng dạy bao gồm: thời khóa biểu, kế hoạch triển khai chương trình giảng dạy và các hoạt động ngoại khóa trong quá trình học tập. Trước khi triển khai thực hiện, người cán bộ quản lý rà soát lại, sửa chữa những chỗ chưa hợp lý và ban hành chính thức thời khóa biểu và lịch trình giảng dạy. Tổ chức các kì thi như thi hết học kì, thi tuyển sinh, thi lại … Các kì thi được chuyên viên phòng Đào tạo lên lịch từ đầu năm học. Phòng Đào tạo có nhiệm vụ lên lịch thi, tổ chức phân công giáo viên coi thi, làm đề thi, và tổ chức giám sát quá trình coi thi rồi nhận lại bài, gửi lên khoa làm công tác chấn thi. Đây là công việc có ý nghĩa quan trọng, vì từ đây người quản lý đánh giá được chất lượng đào tạo và nắm được kết quả học tập của sinh viên để từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm và có những phương án phù hợp cho các năm học sau. Công tác liên kết của nhà trường với các cơ sở đào tạo các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp. Liên kết đào tạo là hoạt động đối ngoại của nhà trường.Hiện nay, trường đang liên kết với trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà nội, để tổ chức các khóa học liên thông từ trung cấp và cao đẳng lên đại học.Ngoài ra, trường còn liên kết với các nhà máy trong Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, để đào tạo nguồn nhân lực cho những cơ sở này. Phòng đào tạo tổ chức các buổi gặp gỡ, kí kết hợp đồng liên kết đào tạo, thu hút tài trợ hợp tác đào tạo nghề cho các doanh nghiệp tổ chức cá nhân trong và ngoài quân đội. Kiểm tra việc thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo. Phòng đào tạo kiểm tra việc thực hiện chương trình dạy học thông qua kiểm tra sổ đầu bài và sổ đánh giá giờ học. Lên kế hoạch xuống dự giờ và kiểm tra tiến độ giảng dạy, tinh thần học của sinh viên, sĩ số… Tiếp nhận và giải đáp các ý kiến thắc mắc của sinh viên về chương trình kế hoạch đào tạo. Đây là kênh thu thập các thông tin phản hồi của học sinh, sinh viên về chương trình kế hoạch giảng dạy của phòng đào tạo, từ đó rút kinh nghiệm để từ đó xây dựng kế hoạch cho các năm sau tốt hơn. Phòng đào tạo còn tổ chức các buổi tiếp sinh viên và giải đáp những thắc mắc, ý kiến của sinh viên trên tinh thần dân chủ… Công tác giáo vụ và văn thư: Phòng đào tạo còn tiếp nhận xử lý hồ sơ, sổ sách, thư từ, giấy tờ….Chuyên viên Nguyễn Thị Xuân chuyên trách hồ sơ về mặt chính sách cho sinh viên. Đồng chí Phạm Thị An chịu trách nhiệm về sổ đầu bài và hồ sơ học sinh, sinh viên. Chuyên viên Nguyễn Đức Quỳnh Anh chịu trách nhiệm làm điểm tổng kết học kì cho các khóa đào tạo và làm bằng tốt nghiệp. Phó phòng đạo tạo chịu trách nhiệm chung Trong quá trình hoạt động của phòng có những thuận lợi và khó khăn cơ bản: Thuận lợi: - Các bộ phận chuyên viên trong phòng có sự phối hợp chặt chẽ trong giải quyết các công việc.Tuy các bộ phận có sự phân công riêng về chuyên môn nhưng các chuyên viên trong phòng có sự linh hoạt trong giải quyết các công việc. - Các nhân viên trong phòng đều có trình độ chuyên môn tốt và ý thức kỉ luật trong môi trường quân đội nên có khả năng chịu được áp lực công việc. - Các chuyên viên trong phòng có trình độ tin học tốt, điều này thuân lợi cho các việc giải quyết các công việc bằng các thiết bị công nghệ thông tin, đảm bảo tính chích xác nhanh chóng… - Do đặc thù quân đội nên có sự kết hợp chặt chẽ không chỉ giữa các phòng ban trong nhà trường mà còn có sự kết hợp chặt chẽ với các cơ quan khac trong và quân đội. - Phòng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị , công nghệ thông tin phục vị cho quá trình quản lý. Khó khăn: - Công việc nhiều trong khi số lượng chuyên viên trong phòng ít nên đôi khi công việc của phòng còn rơi vào tình trạng quá tải, áp lực công việc lớn. - Phòng được trang bị các thiết bị công nghệ thông tin nhưng chưa thực sự đồng đều. - Các chuyên viên trong phòng có trình độ về chuyên môn tuy nhiên còn chưa đồng đều về trình độ tin học. Các hoạt động của phòng đào tạo diễn ra trong sự chỉ đạo chung của người phó phòng. Mặc dù có những khó khăn và hạn chế nhất định xong về cơ bản phòng đào tạo đã làm tốt công việc của mình, đảm bảo mọi hoạt độngc của phòng diễn ra suôn sẻ nhịp nhàng.Các cá nhân một mặt tích cực hoàn thành công việc được giao, mặt khác cũng rất cố gắng giúp đỡ, chia sẻ với nhau trong mọi công việc.Thể hiện tinh thần đoàn kết xây dựng một tập thể vững mạnh. II. Mô tả và phân tích hoạt động của chuyên viên phòng Đào tạo: Với chức năng, nhiệm vụ của Phòng Đào tạo, đồng chí Quỳnh Anh - chuyên viên chịu sự chỉ đạo, quản lý của phó phòng Đào tạo và thực hiện các công việc được giao, trên cơ sở quan sát và ghi chép có chọn lọc, xin được phân tích cụ thể các hoạt động cơ bản sau: 1. Phụ trách công tác xây dựng kế hoạch chung, xây dựng và quản lý kế hoạch giảng dạy, tiến trình đào tạo, thời khóa biểu, kế hoạch nhập học của các khóa, các hệ đào tạo, của cả trường: 1.1: Về kế hoạch chung: Do điều kiện thiếu nhân lực ở phòng Đào tạo, do Phó phòng đào tạo được phân công 1 số công tác ở cơ sở 1, nên Phó trưởng phòng, thiếu tá Đinh Văn Năm đã giao cho chuyên viên Quỳnh Anh đảm nhận 1 số công việc khá quan trọng, trong đó có công việc xây dựng kế hoạch chung của phòng đào tạo mà cụ thể là kế hoạch theo tháng. Trong 3 tuần quan sát chúng tôi đã thấy chuyên viên xây dựng kế hoạch công tác phòng Đào tạo tháng 11. Kế hoạch này được chuyên viên xây dựng dựa trên năng lực của của cán bộ, chuyên viên trong phòng (4 đồng chí). Kế hoạch được xây dựng trên cơ sở vì mục tiêu chung của cả phòng, đảm bảo tính cân đối, hợp lý trước khi triển khai. Với 1 kết quả là bảng kế hoạch với các nội dung chủ yếu: thời gian, nội dung công việc, người thực hiện. Kế hoạch chỉ rõ những công việc trọng tâm trong tháng 11 của phòng Đào tạo cần phải hoàn thành. Cụ thể: Xây dựng tiến độ đào tạo, lịch giảng dạy và thời khóa biểu cho năm học 2010 -2011 cho sv mới nhập học hệ trung cấp, CĐ, CĐ liên thông lên ĐH. Hoàn thành và công bố điểm tổng kết năm 2009 - 2010 (do trường tổ chức thi học kì I vào cuối tháng 3, học kỳ II vào cuối tháng 9 đầu tháng 10). Lập kế hoạch làm thủ tục nhập học cho sv hệ CĐ liên thông lên ĐH. Việc liên kết đào tạo với trường ĐH KD và CN Hà Nội. Tham dự tập huấn vào cuối tháng 11 trên cơ sở 1 ở Phú Thọ. Là người phụ trách công tác lập kế hoạch, chuyên viên đã lập kế hoạch công tác phù hợp với lý thuyết của khoa học QLGD, xây dựng kế hoạch có căn cứ và cơ sở đúng đắn là mục tiêu chung của nhà trường, chức năng, nhiệm vụ của nhà trường trong năm và nhân sự hiện có trong phòng. Bản kế hoạch được xât dựng nhằm mục tiêu làm cho mọi thành viên trong phòng hiểu rõ công việc của mình, và làm việc một cách chủ động, linh hoạt trong 1 tháng. Kết quả, công việc của mỗi cá nhân sẽ được đánh giá, bình xét vào cuối tháng. Qua quan sát và vận dụng những kiến thức đã học chúng tôi nhận thấy chuyên viên đã lập kế hoạch công tác phòng Đào tạo 1 cách phù hợp. Trong khi xây dựng kế hoạch chuyên viên đã xác định rõ rang những bước đi và biện pháp để đạt được mục tiêu với kết quả cao nhất. Nội dung kế hoạch tháng 11 của phòng Đào tạo đã đảm bảo được tính khoa học và tính kế hoạch trong khoa học QLGD, cụ thể: Tính khoa học được thể hiện rõ ở việc chuyên viên đã phân định quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ rang, tạo nên sự phối hợp chặt chẽ, thống nhất trong quá trình thực hiện nhiệm vụ công tác. Tính kế hoạch được thể hiện rõ ở việc kế hoạch đã cụ thể hóa những công việc cụ thể, dự kiến trước việc kiểm tra thực hiện kế hoạch, có dự kiến các biện pháp xử lý 1 số tình huống phát sinh. Chuyên viên đã xây dựng kế hoạch tháng 11 rất phù hợp, trên cơ sở thực tiễn của phòng. Đó là: thiếu nhân sự nhưng có rất nhiều nhiệm vụ, hoạt động cần giải quyết như: tổ chúc cho sinh viên hệ trung cấp liên thông lên cao đẳng nhập học, xây dựng kế hoạch giảng dạy, thời khóa biểu cho sinh viên hệ cao đẳng liên thông lên Đại học, công tác chào mừng ngày nhà giáo Việt Nam…Bên cạnh đó, tuy trường chỉ phụ trách đào tạo ngành tài chính kế toán nhưng đối tượng đào tạo lại gồm nhiều hệ: hệ trung cấp, hệ trung cấp liên thông lên cao đẳng, hệ cao đẳng, hệ cao đẳng liên thong lên Đại học liên kết với trường ĐH kinh doanh và công nghệ Hà Nội. 1.2: Xây dựng và quản lý kế hoạch giảng dạy, tiến trình đào tạo: Đây là một trong những công việc không thể thiếu, và rất quan trọng của bất kỳ một trường nào, để đảm bảo chất lượng đào tạo đạt kết quả cao nhất. Công việc này được thực hiện thường xuyên vào đầu năm học và đầu mỗi kỳ học, công việc này cũng do chuyên viên đảm nhận. Qua quan sát, chúng tôi nhận thấy chuyên viên đã thực hiện công việc này một cách khoa học, hợp lý, có đầy đủ căn cứ và cơ sở, tuân thủ đúng nguyên tắc xây dựng kế hoạch đã quy định. Trước tiên, chuyên viên xây dựng trên cơ sở chương trình khung của Bộ, cơ sở thực tiễn của trường ( cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên, số lượng học sinh, sinh viên ) rồi xây dựng kế hoạch giảng dạy của một năm, của một kỳ. Sau đó chuyên viên chuyển kế hoạch, xuống khoa tài chính-kế toán để xem xét, có ý kiến bổ xung nhằm hoàn thiện kế hoạch. Tiếp đó, trưởng khoa gửi lại kế hoạch (đã có ý kiến bổ sung) cho chuyên viên để điều chỉnh và hoàn thiện kế hoạch sao cho hợp lý. Khâu cuối cùng trước khi bản kế hoạch đi vào thực tiễn, là chuyển lên Ban giám hiệu ký duyệt. Kế hoạch giảng dạy thể hiện rõ thời gian, tên học phần, tổng số tiết (trong đó nêu rõ số tiết lý thuyết và số tiết thực hành) có dự kiến giáo viên sẽ giảng dạy học phần đó .Đồng thời bản kế hoạch được trình bày một cách khoa học, dễ quan sát, dễ hiểu, kế hoạch phân công giáo viên rất hợp lý, phù hợp với năng lực chuyên môn của đội ngũ giáo viên, theo đúng quy định cuả ngành. Ví dụ bảng kế hoạch sau: KẾ HOẠCH GIẢNG DẠY HỌC KỲ I NĂM 2010-2011 HỆ TRUNG CẤP K35 STT TÊN HỌC PHẦN TỔNG SỐ TIẾT GIÁO VIÊN GHI CHÚ KHOA Tổng LT TH 1 Tài chính doanh nghiệp 60 45 15 C.Mai Tài chính – kế toán 2 Thuế Nhà nước 30 30 0 T.Minh 3 Kế toán TCDN HP2 75 60 15 C.Thu + C.Huệ + C.Kiều Anh 4 Phân tích TCDN 45 45 0 T.Sướng 5 Thực hành kế toán 135 0 135 C.Thu + C.Huệ + C.Kiều Anh 6 Kế toán ĐV HCSN 30 30 0 C.Linh + T.Hòa 7 Kế toán TMDV 30 30 0 C.Ngà Nhìn vào bảng kế hoạch ta có thể nhận thấy dễ dàng các thông tin sau: Học kỳ 1, năm học 2010-2011 co 7 học phần cụ thể: Học phần Tài chính doanh nghiệp có tổng số 60 tiết ( có 45 tiết lý thuyết và 15 tiết thực hành), Giáo viên dạy học phần này là cô Mai. Học phần Thuế nhà nước có tổng số 30 tiết (có 30 tiết lý thuyết, không có tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là thầy Minh. Học phần Kế toán TCDN HP 2 có tổng số 75 tiết ( có 60 tiết lý thuyết, có 15 tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Thu + C.Huệ + C.Kiều Anh Học phần Phân tích TCDN có tổng số 45 tiết (có 45 tiết lý thuyết, không có tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là Thầy Sướng Học phần Thực hành kế toán có tổng số 135 tiết (có 0 tiết lý thuyết, có 135 tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Thu + C.Huệ + C.Kiều Anh Học phần Kế toán ĐV HCSN có tổng số 30 tiết (có 30 tiết lý thuyết, có 0 tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Linh + T.Hòa. Học phần Kế toán TMDV có tổng số 30 tiết (có 30 tiết lý thuyết, có 0 tiết thực hành). Giáo viên dạy học phần này là C.Ngà. Cùng với kế hoạch giảng dạy, chuyên viên còn có nhiệm vụ xây dựng tiến độ đào tạo. Tiến độ đào tạo sẽ quy định cụ thể hơn về thời gian và số tiết trong 1 tuần, quy định rõ thời gian dự trữ, thời gian ôn thi học kỳ, thời gian ôn thi tốt nghiệp, thời gian học lý thuyết, thời gian thực hành, thời gain nghỉ tết, nghỉ hè, nghỉ lễ. Điều này được thể hiện rõ trong ví dụ dưới đây: TIẾN ĐỘ ĐÀO TẠO KỲ I KHÓA K36 – TRUNG CẤP KINH TẾ CƠ SỞ 2 Tháng 9 10 11 12 1/2011 2 3 Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Ngày đầu 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 6 13 20 27 3 10 17 24 31 7 14 21 28 7 14 21 28 36A X X X X X X X X O O S S S 36B X X X X X X X X O O S S S 36C X X X X X X X X O O S S S 36D X X X X X X X X O O S S S Đợt 1 Đợt 2 Chú thích: X Quân Sự O Nghỉ hè, nghỉ tết Lý thuyết S Thi học kỳ Khoa căn cứ vào kế hoạch và tiến độ để triển khai thực hiện việc giảng dạy của các giáo viên trong khoa mình. Trong quá trình thực hiện, nếu có sự cố bất ngờ xảy ra như một giáo viên không may ốm nặng phải nghỉ lâu ngày thì trưởng khoa cần báo cáo ngay với phòng đào tạo cũng như cách giải quyết của mình. Phòng đào tạo thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đánh giá việc thực hiện tiến độ và kế hoạch giảng dạy của các khoa từ đó có những điều chỉnh, bổ xung hợp lý. Trong 3 tuần thực tập, nhưng chúng tôi đã bước đầu hình dung được qui trình xây dựng, cũng như cách thức trình bày bản kế hoạch và tiến độ giảng dạy ở các trường chuyên nghiệp. Theo qui định của Bộ, Phòng Đào tạo có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng, quản lí, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo, bao gồm kế hoạch, chương trình, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy theo quy chế đào tạo của Bộ, và theo quy định của Trường đã ban hành. Đối chiếu với qui định, chúng tôi nhận thấy chuyên viên phòng đào tạo trường Cao đẳng công nghiệp Quốc Phòng đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, xây dựng được một kế hoạch và tiến độ giảng dạy hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế của nhà trường, phù hợp với các điều kiện về nhân lực, vật lực hiện có ở các khoa. Với tầm nhìn chính xác xuyên suốt cả kỳ học, chúng tôi tin rằng kế hoạch và tiến độ giảng dạy mà chuyên viên phòng đào tạo trường Cao đẳng công nghiệp Quốc Phòng đã xây dựng sẽ được các khoa triển khai thực hiện tốt. 1.3: Xây dựng thời khóa biểu: Bên cạnh công việc chính của chuyên viên là xây dựng kế hoạch, thì 1 công việc quan trọng nữa của chuyên viên là xây dựng thời khóa biểu cho các khóa, hệ đào tạo, các lớp. Việc xây dựng thời khóa biểu được căn cứ vào kế hoạch giảng dạy, tiến độ đào tạo, đội ngũ giáo viên, cơ sở vật chất. Ví dụ cụ thể: THỜI KHÓA BIỂU KỲ I NĂM HỌC 2010-2011 KHÓA 35 HỆ TRUNG CẤP Học ca sáng Líp K35A K35B K35C K35D K35e TiÕt mh Gv P2 mh Gv P1 mh gv P3 mh Gv P4 mh gv P5 1 - 2 a3 A8 A7 A11 A5 T MAI Ngµ Síng d.minh k.anh H 3 - 4 A11 a3 th th th ø D.Minh mai thu huÖ k.anh 2 5 - 6 A5 th A11 a7 a3 Thu huÖ d.minh síng mai 1 - 2 a5 a5 a4 A11 A5 T Thu huÖ linh d.minh k.anh H 3 - 4 A4 a4 A8 Th A3 ø HßA Linh ngµ huÖ Mai 3 5 - 6 tH A7 a3 A8 a4 Thu Síng mai Ngµ hoµ 1 - 2 A8 A11 A7 A3 A5 T ngµ d.minh síng mai k.anh H 3 - 4 A11 a3 A5 Th Th ø D.Minh mai thu huÖ k.anh 4 5 - 6 TH tH a3 Th Th Thu huÖ mai huÖ k.anh 1 - 2 A7 a4 A5 A5 a3 T síng Linh THU huÖ mai H 3 - 4 a3 Th th A7 A4 ø Mai huÖ thu síng hoµ 5 5 - 6 th Th a4 a4 a5 Thu huÖ linh hßa k.anh 1 - 2 A7 A11 Th a4 Th T síng d.minh thu hßa k.anh H 3 - 4 a4 A5 th A3 Th ø Hoµ huÖ thu mai k.anh 6 5 - 6 TH A7 A11 A5 A3 THU Síng d.minh HUÖ mai KH Tªn häc phÇn Sè tiÕt A3 Tµi chÝnh DN 60 A11 ThuÕ Nhµ níc 30 A5 KÕ to¸n TCDN HP2 75 A7 Ph©n tÝch TCDN 45 TH Thùc hµnh kÕ to¸n 135 A4 KÕ to¸n §V HCSN 30 A8 KÕ to¸n TMDV 30 Thời khóa biểu quy định rõ thời gian, tổng số tiết học, GV đứng lớp. Để xây dựng được thời khóa biểu trên chuyên viên gặp trực tiếp GV để thống nhất thời gian và lịch giảng cho phù hợp, tránh tình trạng trùng thời khóa biểu cá nhân của GV, một giảng viên phải dạy quá nhiều trong một ngày hoặc dạy quá ít và dàn trải trong một tuần. Công việc này phải đảm bảo phù hợp để thực hiện đúng tiến độ, kế hoạch giảng dạy và kế hoạch chung của trường. Thời khóa biểu chuyên viên xây dựng đã ăn khớp với kế hoạch giảng dạy của nhà trường, làm đúng chức năng quản lý mà cụ thể là chức năng kế hoạch, hợp lý về mặt nhân sự và giảng viên đứng lớp. Kỹ năng giao tiếp, đàm thoại và xử lý tình huống là rất tốt, trong khi nhà trường đang thiếu GV, phải mời GV thỉnh giảng ở 1 số bộ môn. 1.4: Xây dựng kế hoạch công tác nhập học cho học sinh sinh viên hằng năm: Công tác làm thủ tục nhập học cho HSSV hàng năm đều do chuyên viên đảm nhận, nhà trường thường duyệt gọi nhập học vào đầu tháng 10, nhưng năm nay do mở thêm 2 hệ đào tạo là Trung cấp liên thông lên Cao đẳng và Cao đẳng liên thông lên Đại học nên nhà trường đã tổ chức nhập học cho 2 hệ này vào cuối tháng 10 và đầu tháng 11. Kế hoạch nhập học được xây dựng logic, theo trình tự của chức năng kế hoạch trong KHQL và được vận dụng linh hoạt trong điều kiện thực tế của nhà trường, trong các trường hợp thay đổi đột xuất… Qua quan sát chúng tôi nhận thấy chuyên viên đã xây dựng kế hoạch nhập học dựa trên thực tiễn của nhà trường như: số lượng GV trống tiết vào ngày nhập học, số lượng CB ở các bộ phận có thể tham gia công tác nhập học, số lượng HSSV nhập học… để từ đó xác định được thời gian cần thiết để toàn bộ số lượng HSSV có thể hoàn tất thủ tục nhập học, những công việc cụ thể, người phụ trách công việc. Kế hoạch đảm bảo tính khoa học được thể hiện ở chỗ phân định nhiệm vu, trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng, tạo nên sự thống nhất, phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Phân công đúng người, đúng việc, ví dụ như: Phòng tài chính được cử 2 CB phụ trách thu tiền học phí và các khoản tiền khác kèm theo, Đại Đội cử 2 đồng chí phụ trách đội SV tình nguyện hướng dẫn HSSV làm thủ tục nhập học… Sự linh hoạt trong khi lập kế hoạch được thể hiện rõ qua tình huống chúng tôi đã trực tiếp quan sát. Trong kế hoạch, chuyên viên đã phân công rõ cho 2 đồng chí làm ở ban tài chính, phụ trách thu tiền học phí cho buổi nhập học ngày 28, 29 tháng 10. Tuy nhiên do có công tác đột xuất nên không thể hoàn thành công việc được giao vào hai ngày nhập học. Vì vậy trong buổi họp chiều ngày 27 tháng 10, chuyên viên Quỳnh Anh đã bố trí một cán bộ khác ở ban tài chính cùng đồng chí Phạm Thị An, chuyên viên phòng đào tạo đảm nhận công việc thu tiền học phí. 2. Hoạt động tính điểm, xếp loại kết quả học tập và xây dựng thời khóa biểu: Điểm là một trong những tiêu chuẩn đánh giá mang tính khoa học và sát thực nhất đối với quá trình học tập, rèn luyện của mỗi sinh viên. Theo quy định, ở mỗi mức điểm khác nhau tương ứng với các mức đánh giá khác nhau.Do đó, ý thức vươn lên để đạt đượcmức đánh giá Xuất sắc, giỏi ,khá…được Sinh viên thể hiện qua điểm của các kì thi và điểm chuyên cần. Không những thế, bảng điểm trong quá trình đào tạo phần lớn quyết định năng lực, cũng như cơ hội nghề nghiệp cho mỗi sinh viên.Trường hợp ngược lại, nếu không có điểm thì sinh viên sẽ không đủ điều kiện để tiếp tục học hay xét tốt nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, chuyên viên đã rất chú trọng đến công tác tính điểm cho sinh viên. Phó phòng đào tạo đã phân công nhiệm vụ cho đồng chí Quỳnh Anh để đảm bảo tính chính xác, chuyên nghiệp. Điểm được quản lý chặt chẽ đối với từng sinh viên, kể từ khi bắt đầu học cho đến khi tốt nghiệp ra trường. Như vậy, yêu cầu đối với Chuyên viên khi làm điểm phải đảm bảo: tính trung thực khách quan, tính khoa học và hiệu quả, tính kịp thời và bảo mật khi cần thiết. Sau khi tổ chức thi học kỳ, nhận được kết quả từ trên khoa chuyên viên tiến hành kiểm tra tính chính xác của bảng điểm, sau đó nhập và tính điểm trung bình.Vì trường vẫn thực hiện Đào tạo theo niên chế nên điểm được tính theo quy chế 25, Chuyên viên sử dụng phần mềm Excel để phục vụ cho công tác tính điểm. Bảng điểm bao gồm các thông tin chủ yếu: Tính điểm học phần: Tên học phần, số đơn vị học trình, lớp, tên HSSV, thứ tự, mã HSSV, điểm chuyên cần, điểm giữa kỳ, điểm thi hết học phần, trung bình học phần, ghi chú, điểm rèn luyện. Với cách tính điểm như sau: chuyên cần tính 10%, giữa kỳ tính 20%, điểm thi hết học phần tính 70%. Tính điểm cả năm: Bảng Excel thể hiện nhiều thông tin hơn, trong đó quan trọng nhất là số học phần, đơn vị học trình, kết quả thi lần 1, lần 2, trung bình cộng lần 1, trung bình cộng lần 2, điểm rèn luyện. Dựa vào kết quả từng học phần và điểm thi tương ứng chuyên viên sẽ tính được trung bình chung cả học kì và năm học. Điểm trung bình để xét học bổng và khen thưởng sau mỗi kỳ học, chỉ tính theo kết quả thi lần thứ nhất. Điểm trung bình chung học kỳ và điểm trung bình chung tích lũy để xét thôi học, xếp hạng học lực SV và xét tốt nghiệp được tính theo điểm thi kết thúc học phần cao nhất trong các kỳ thi. Như vậy, quá trình làm điểm của chuyên viên ở phòng đào tạo vẫn áp dụng theo niên chế học phần. Để tiến hành công tác xét lên lớp, xét học lực và học bổng các chuyên viên vẫn thường xuyên sử dụng hàm trong Exel như sum, if, counif…để hỗ trợ và đảm bảo tính chính xác. Đây là sự vận dụng kiến thức chủ yếu môn tin học văn phòng ở các trường đại học. Tóm lại, chuyên viên đã vận dụng và kết hợp linh hoạt cách thức tính điểm, đảm bảo tính khoa học và chính xác, đặc biệt với hình thức tính điểm khi sử dụng Excel, chuyên viên đã thiết kế bảng điểm rất khoa học và độc đáo, đảm bảo cho việc quản lý điểm trở nên thuận lợi hơn. Chuyên viên làm việc nhiệt tình, và có tinh thần trách nhiệm cao. Tuy nhiên trong quá trình làm việc chuyên viên cũng mắc phải một số lỗi sai nhỏ như vào nhầm điểm khiến nhiều HSSV phải làm đơn xem xét lai bài thi, tính điểm còn sai sót…Hạn chế này đã được chuyên viên sửa sai ngay sau khi nhận ý kiến phản hồi từ HSSV. 3. Tiếp HSSV theo lịch: Đây là công việc đảm bảo tinh thần dân chủ trong công tác quản lý của nhà trường. Đồng thời đây cũng là phương pháp thu thập thông tin ngược quan trọng để chuyên viên phòng Đào tạo có sự cân nhắc, xem xét, điều chỉnh hoàn thiện kế hoạch đã vạch ra cho phù hợp với tình hình học tập thực tế của HSSV. Cụ thể chuyên viên giải đáp những thắc mắc về điểm thi, thời khóa biểu, hồ sơ, thông tin cá nhân trong hồ sơ, quy chế đào tạo… Thời gian thực tập chúng tôi tham gia thực tập cũng chính là thời gian phòng Đào tạo đang rất bận rộn trong công tác nhập học, hoàn thiện điểm thi…nên chúng tôi có cơ hội được quan sát nhiều hoạt đông của chuyên viên, trong đó công việc tiếp sinh viên để giải đáp các thắc mắc là công việc quan trọng. Cụ thể: Về hồ sơ: trong thời gian nhập học HSSV còn nhiều bỡ ngỡ trong việc hoàn thiện hồ sơ cũng như việc được hưởng chế độ chính sách, thủ tục để được ở KTX của trường nên chuyên viên khá bận rộn với việc giải đáp, hướng dẫn HSSV (trong khi số lượng HSSV thì nhiều mà số lượng chuyên viên lại ít). Về việc giải quyết các chế độ, chính sách chuyên viên giải thích rõ nhà trường không cấp giấy chế độ chính sách hay ưu tiên mà giấy xác nhận ưu tiên chế độ chính sách do UBND ở địa phương cấp, nhà trường chỉ xác nhận cho HSSV để hưởng chế độ ưu tiên trong quá trình học tập. Với những HSSV có chế độ ưu tiên thì chuyên viên giải thích rõ cho HSSV đó sẽ được hưởng quyền lợi như thế nào tùy theo mức độ ưu tiên và theo quy định của nhà trường. Với những HSSV có nhu cầu muốn ở trong kí túc xá thì chuyên viên hướng dẫn HSSV đó làm đơn xin ở kí túc xá, đơn sẽ được xét duyệt dựa vào hoàn cảng gia đình, chế độ ưu tiên. Sau đó tiến hành kiểm tra sinh viết đơn ở kí túc xá đã đủ và đúng theo yêu cầu của nhà trường chưa, nếu chưa đủ và đúng thì yêu cầu HSSV viết lại để nộp cho nhà trường trong thời gian sớm nhất. Đối với những HSSV thiếu một trong những giấy tờ cần thiết của hồ sơ nhập học chuyên viên nhắc nhở HSSV đó bổ sung nhanh chóng và kịp thời để không bị chậm trễ hạn nộp hồ sơ và thu bổ sung giấy tở để đảm bảo cho tiến độ đào tạo được diễn ra theo đúng kế hoạch đề ra. Về điểm thi: trong quá trình nhập điểm và làm điểm không thể tránh khỏi những trường hợp sai sót, nhầm lẫn. Vì vậy sau khi làm điểm xong chuyên viên gửi bảng điểm đến từng lớp, sau đó HSSV có ý kiến thắc mắc thì gặp trực tiếp chuyên viên để được giải quyết. Với những trường hợp bị nhầm lẫn hay tính sai điểm chuyên viên kiểm tra lại để khẳng định tính chính xác của bảng điểm, hoặc sửa chữa, điều chỉnh cho chính xác. Với những trường hợp làm đơn xem lại bài thi, chuyên viên hướng dẫn cho HSSV làm đơn, sau đó liên hệ lại với GV phụ trách môn có đơn để xem lại bài thi. Sau khi có kết quả chuyên viên Quỳnh Anh thông báo lại và chỉnh sửa lại nếu kết quả khác. Chuyên viên Quỳnh Anh đã xây dựng quy trình giải quyết các thắc mắc của sinh viên về điểm thi. Nhờ đó mà công việc làm điểm hoàn thành nhanh chóng. Trong công tác tiếp sinh viên và giải đáp thắc mắc chuyên viên đã tuân thủ quy tắc pháp chế, đảm bảo tính kế hoạch, năng động, linh hoạt trong giải quyết công việc. Bên cạnh đó còn áp dụng phương pháp tâm lý xã hội trong giải quyết các vấn đề phát sinh thắc mắc về hồ sơ, chế độ ưu tiên Qua đó chứng tỏ chuyên viên đã xây dựng, và làm việc đúng kế hoạch một cách khoa học và hợp lý. 4. Sắp xếp và quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên: Đây là công việc không thể thiếu của phòng Đào tạo mà cụ thể là chuyên viên thực hiện, sau khi học sinh, sinh viên nhập học hàng năm. Trường tổ chức làm thủ tục nhập học cho học sinh sinh viên sao khi hoàn tất công tác tuyển sinh, chấm điểm và xét tuyển theo quy định của Bộ Giáo Dục và Đào tạo. Trong thời gian 3 tuần quan sát chúng tôi đã được cùng chuyên viên sắp sếp hố sơ của hai hệ nhập học vào cuối tháng 10 (hệ Cao đẳng liên thông lên Đại học) và đầu tháng 11(hệ Trung cấp lên Cao đẳng), chúng tôi thấy chuyên viên thực hiện công việc này rất là khoa học, hợp lý, chính xác được thể hiện rõ như sau: - Rà soát hồ sơ nhằm kiểm tra lại một lần nữa số lượng giấy tờ đã đủ so với yêu cầu của hồ sơ nhập học chưa. Nếu chưa đủ, chuyên viên tiến hành lập danh sách những học sinh, sinh viên còn thiếu, để thông báo cho sinh viên hoàn thiện hồ sơ của mình. Bên cạnh đó qua việc rà soát hồ sơ chuyên viên đã lập được danh sách những học sinh sinh viên chưa làm thủ tục nhập học vào đúng lịch vì những lý do khác. Từ đó làm cơ sở để chuyên viên sắp xếp, lên lịch nhập học nhanh nhất cho học sinh sinh viên tiếp tục hoàn tất thủ tục nhập học theo đúng tiến độ của nhà trường. - Sắp xếp hồ sơ theo lớp đã phân (dựa trên cơ sở phòng học, số lượng sinh viên theo quy định của nhà trường) theo thứ tự chữ cái dễ rang cho việc thông tin và tìm kiếm hơn. - Sau khi sắp xếp hồ sơ theo lớp, chuyên viên đã tiến hành công tác kiểm tra thông tin của sinh viên. Đây là công việc rất cần thiết, trước khi lưu hồ sơ về thông tin của sinh viên. Công việc kiểm tra được thực hiện trên cơ sở đối chiếu hồ sơ gốc.Trên cơ sở đó nếu có sai sót hay thiếu thông tin thì bổ sung chỉnh sửa và hoàn thiện. Hồ sơ là một yêu cầu không thể thiếu của sinh viên khi nhập học, việc sắp xếp hồ sơ một cách chính xác khoa học và hợp lý là căn cứ cho việc quản lý học sinh sinh viên, cấp phát bằng, chứng chỉ tốt nghiệp .Đặc biệt với trường thuộc quân đội đây là một công việc rất quan trọng. Điều này được chúng tôi quan sát và ghi lại trong một buổi làm việc. Có một sinh viên hệ cao đẳng lên phòng đào tạo mượn giấy khai sinh để giải quyết công việc gia đình. Trong một thời gian ngắn, đồng chí Quỳnh Anh đã nhanh chóng tìm được hồ sơ của sinh viên này và giải quyết yêu cầu của sinh viên. Đồng chí hẹn sinh viên phải gửi lại trong thời hạn một tuần. Với một khối lượng hồ sơ lớn, nhưng đồng chí Quỳnh Anh đã nhanh chóng tìm ra giấy tờ cần thiết. Điều đó chứng tỏ cách sắp xếp và quản lý hồ sơ của chuyên viên rất khoa học và hợp lý. Với điều kiện phòng Đào tạo đang thiếu nhân sự, phó phòng đang thực hiện một số công tác ở cơ sở 1, thì chuyên viên là người được giao và chịu trách nhiệm hoàn về việc này. Trong một thời gian ngắn, nhiều công việc nhưng chuyên viên vẫn hoàn thành tốt trách nhiệm, công việc nhập học cuả sinh viên. Điều này chứng tỏ phẩm chất, năng lực, tinh thần trách nhiệm và sự tập trung cao độ công việc của chuyên viên phòng Đào tạo. Đây cũng là yếu tố không thể thiếu của nhà quản lý. 5. Phụ trách công tác liên kết đào tạo: Trong những năm kháng chiến và đất nước còn nhập khó khăn khi thực hiện đổi mới, trường chỉ chú trong đào tạo hệ sơ cấp dạy nghề và trung cấp nghề.Tuy nhiên trong những năm gần đây, đặc biệt là từ năm 2009, cở sở hay đã mở rộng tuyển sinh đào tạo hệ Cao đẳng, hệ từ Trung cấp lên Cao đẳng và chú trojnh liên kết đào tạo với các cơ sở giáo dục trong nước có cùng chuyên nghành. Cụ thể trong năm 2009, đã có khóa học đầu tiên thực hiện liên kết này. Đó là nghành Tài chính - Kế toán hệ Cao đẳng liên thông lên Đại học, liên kết với trường Đại học Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội. Trong khóa học đầu tiên này, chuyên viên phòng ĐT được sự phân công của Ban Giám Hiệu nhà trường giao cho phụ trách công tác liên kết này.Đây cũng là công việc đúng chuyên môn của đồng chí Quỳnh Anh. Việc liên kết đào tạo chú trọng vào kế hoạch giáo dục, và tiến độ đào tạo, đảm bảo cho tiến độ đào tạo sinh viên trong nhà trường có kết quả tốt. Công việc liên kết đào tạo là một trong những công việc tác nghiệp, ngoại giao của nhà trường mà chuyên viên Quỳnh anh đại diện và phụ trách. Anh đã thực hiện công việc này một cách khoa học, linh hoạt, chủ động và đạt được kết quả như mong muốn, cụ thể như: Đồng chí quỳnh Anh đã tổ chức họp với đại diện của trường Đại học Kinh Doanh và Công Nghệ Hà Nội tại trường và tới trường để dự cuộc họp do đại diện của trường Đại học Kinh Doanh và Công Nghệ mời. Trong cuộc họp anh đã chuyển những mong muốn và thành ý của trường trong việc liên kết đào tạo. Bày tỏ thẳng thắn quan điểm ý kiến về kế hoạch đào tạo tiến trình đào cùng một số công việc liên quan. Những cuộc họp diễn ra thuận lợi và đạt được kết quả tốt. Chúng tôi đã được đồng chí Quỳnh Anh tạo điều kiện tham dự một cuộc họp và nhận thấy đồng chí là người có kỹ năng mềm khá tốt như: Thu thập thông tin, thể hiện kỹ năng giao tiếp, phân tích và sử lý tình huống một cách linh hoạt và chủ động. Chuyên viên Quỳnh Anh cũng tạo cho đối tác không khí làm việc thân thiện, nhiệt tình, nghiêm túc, khoa học và logic. Sau khi tham dự họp với đối tác, đồng chí đã gặp trực tiếp BGH trường gồm đại diện của cơ sở 1 và Phó hiệu trưởng Đại tá Trần Văn Chính để báo cáo về những kết quả đạt được, tiến triển của việc liên kết, những vấn đề phát sinh trong quá trình liên kết. Sau đó chuyên viên Quỳnh Anh đã chủ động liên lạc lại với trường ĐH KD & CN Hà Nội để giải quyết những vấn đề phát sinh. Đông chí thực hiện công việc này một cách hợp lý, chủ động, linh hoạt, thể hiện 1 phong cách làm việc độc lập. Đây là một trong những yếu tố góp phần giúp chuyên viên Quỳnh Anh đạt kết quả cao trong công việc. PHẦN III: ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHUYÊN VIÊN PHÒNG ĐÀO TẠO Sau một thời gian thực tập, được quan sát, phân tích hoạt động của phòng Đào tạo cũng như phần lớn thời gian đi sâu vào phân tích các hoạt động chính của chuyên viên phòng Đào tạo, chúng tôi rút ra được những kết luận sau: Chúng tôi nhận thấy công việc của một chuyên viên phòng Đào tạo rất đa dạng, để hoàn thành tốt điều đó thì chuyên viên phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn. Bên cạnh đó còn phải nắm vững những kiến thức về pháp luật, quy chế đào tạo, nội quy cơ quan, vận dụng linh hoạt vào công việc để đạt được kết quả cao. Đánh giá một cách tổng quát, tuy là một chuyên viên phòng Đào tạo nhưng 4 chức năng cơ bản của quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra và các yếu tố quan trọng, cần thiết của người quản lý đều được người chuyên viên vận dụng để xử lý công việc. Với đặc thù là sinh viên ngành QLGD, xin được đánh giá những ưu nhược điểm của người chuyên viên. Ưu điểm: Có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, làm việc khoa học, có tính kế hoạch cao. Điều này được thể hiện rõ trong mọi công việc mà cụ thể, người chuyên viên đã làm tốt công tác xây dựng kế hoạch hoạt động cho cả phòng trong 1 tháng, kế hoạch cá nhân, kế hoạch giảng dạy…Các công việc quan trọng đều được lập kế hoạch với tầm nhìn đủ lớn, đủ bao quát, điều chỉnh kịp thời khi có sự thay đổi. Đây là một trong những yếu tố rất cần thiết của bất kỳ một chuyên viên, một cán bộ nào. Có phong cách làm việc linh hoạt, chủ động, độc lập nhưng khả năng phối hợp với các bộ phận khác trong công việc là khá tốt. Điều này được thể hiện rõ trong quá trình thực hiện liên kết đào tạo, chuyên viên đã chủ động, độc lập để giải quyết các vấn đề phát sinh, kịp thời báo cáo lên cấp trên. Tuy nhiên khi giải quyết nhiều công việc mang tính chất phức tạp chuyên viên đã phối hợp với đồng nghiệp và các bộ phận khác một cách hợp lý và đạt được mục tiêu đề ra. Sử dụng tốt những kỹ năng mềm trong các công tác đối ngoại, tác nghiệp, tiếp xúc với HSSV và đồng nghiệp đạt được kết quả cao. Đây là một trong những yếu tố không thể thiếu của một nhà quản lý. Luôn hòa đồng, thân thiện, tạo được môi trường làm việc thoải mái, tích cực, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Làm việc một cách nghiêm túc, tuân thủ, chấp hành mọi quy định, quy chế, nội quy của nhà trường. Đây là một trong những điều quan trọng với 1 cán bộ làm việc trong môi trường Quân đội. Nhìn chung, đã hoàn thành những nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên và các hoạt động mang tính đột xuât, giải quyết công việc phát sinh một cách khoa học, đảm bảo công việ đúng tiến độ. 2. Hạn chế: Tuy nhiên, do số lượng chuyên viên ít mà công việc có nhiều nên còn tồn tại một số hạn chế sau: Quá trình giải đáp thắc mắc củass HSSV nhiều khi còn chưa thỏa đáng, tồn tại một số sai sót, đôi khi do áp lực công việc chuyên viên còn có những thái độ không tích cực trong quá trình giải đáp cho HSSV. Đôi khi còn qua ôm đồm công việc, quá coi trọng việc tuân thủ các bước thực hiện công việc. Sự thoải mái trong phong cách làm việc đôi khi đã tạo ra sự xuề xòa, bỏ qua những vi phạm nhỏ. 3. Bài học: Qua lần thực tập này, được tiếp xúc trực tiếp với công việc của chuyên viên phòng Đào tạo, được quan sát trực tiếp 1 người cán bộ quản lý, chúng tôi có cơ hội tích lũy cho mình những bài học kinh nghiệm quý giá, có những cái nhìn mới cho công việc của mình sau này: Đầu tiên, mỗi người quản lý phải biết tự lập kế hoạch làm việc cho bản thân. Bất cứ một công việc gì cũng phải được chú trọng từ khâu lập kế hoạch. Biết ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công việc và trong quản lý. Một trong những yếu tố quan trọng để trở thành nhà quản lý giỏi là kỹ năng mềm, vì vậy bản thân mỗi người phải cố gắng rèn luyện kỹ năng cho bản thân ngay từ bây giờ, nhất là kỹ năng giao tiếp và đàm phán. Mỗi công việc được lên kế hoạch đều cần được hoàn thiện ngay từ khâu chuẩn bị. Là người cán bộ quản lý cần phải biết cách phân công công việc rõ ràng, đúng trách nhiệm và quyền hạn. Để nền giáo dục Việt Nam phát triển bền vững, trước hết cần phải có một đội ngũ cán bộ có trình độ, năng lực, tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình. Nhận thức được điều này, trong qua trình thực tập cơ sở, chúng tôi luôn tận dụng những cơ hội để học hỏi những kinh nghiệm ban đầu, so sánh, đối chiếu lý thuyết, kiến thức về quản lý đã được học để từ đó đưa ra những kết luận xát thực. Đây cũng là cơ hội để chúng tôi nhận ra những mặt tích cực của bản thân để tiếp tục phát huy, những mặt hạn chế để sửa chữa và hoàn thiện mình. Đợt thực tập có giá trị định hướng lớn cho bản thân mỗi SV chúng tôi, bước đầu hình dung được công việc sau này của bản thân, những kiến thức, kỹ năng cần thiết cần bổ sung, hoàn thiện. PHỤ LỤC Kế hoạch giảng dạy học kỳ I năm 2010-1011 hệ trung cấp K 35 Tiến độ đào tạo học kỳ I khóa k36 - trung cấp kinh tế cơ sở 2. Thời khóa biểu học kỳ I năm học 2010- 1011 hệ trung cấp k 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ TRÍCH DẪN Học viện Quản lý Giáo dục, Cơ sở pháp lý của giáo dục và quản lý giáo dục (tài liệu lưu hành nội bộ), 2009. Học viện Quản lý Giáo dục, Khoa học Quản lý (tài liệu lưu hành nội bộ), 2008. Học viện Quản lý Giáo dục, Khoa học Quản lý Giáo dục 1 (tài liệu lưu hành nội bộ), 2009 Học viện Quản lý Giáo dục, Quản lý Hành chính nhà nước (tài liệu lưu hành nội bộ), 2008.