Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn

c phụ kiện cơ khí v.v. + Đại lý bán lẻ xăng dầu cho Công ty xăng dầu Quân đội - Bộ Quốc Phòng. Là một Công ty hoạt động sản xuất kinh doanh hạch toán kinh tế độc lập, với quy trình công nghệ giản đơn, Công ty đã mạnh dạn đầu tư kinh doanh trên cơ sở đa dạng hóa các mặt hàng. Do vậy công ty đã thu được nhiều lợi nhuận. 1.2.2. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh Công ty có 3 phân xưởng sản xuất : - Xưởng mạ - Xưởng kết cấu thép - Xưởng cán thép Tại mỗi xưởng đều có một quản đốc và các phó quản đốc giám sát, đôn đốc, kiểm tra và hướng dẫn kịp thời... từng khâu của quá trình sản xuất. Trước khi xuất thành phẩm bao giờ cũng có một tổ đội kiểm tra chất lượng sản phẩm xem đã đạt tiêu chuẩn chưa, đáp ứng các yêu cầu đặt ra chưa. Nếu đủ các tiêu chuẩn thì sản phẩm mới đem ra bán. Ngoài ra, trong mỗi phân xưởng có một nhân viên kinh tế có chuyên môn nghiệp vụ kinh tế với nhiệm vụ là quản lý tài sản máy móc, trang thiết bị tại phân xưởng. Hàng tháng phải lập báo cáo theo mẫu gửi lên phòng kế hoạch làm cơ sở cho việc hạch toán sau này. Quá trình sản xuất của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty: Phân xưởng mạ kẽm nhúng nóng Phân xưởng cán thép Phân xưởng kết cấu thép Kho bán thành phẩm Kho thành phẩm Kho vật liệu Phòng KTCT 1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý trong công ty Trong thực tế ta thấy để tiến hanh sản xuất kinh doanh có hiệu quả các công ty đều phải có tổ chức bộ máy quản lý hoàn thiện. Song tùy vào mô hình, loại hình và đặc điểm sản xuất mà doanh nghiệp tổ chức bộ máy bộ máy quản lý cho thích hợp. Với công ty cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, bộ máy tổ chức quản lý được tổ chức như sau: * Ban giám đốc gồm 4 người: - Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất trong mọi hoạt động của Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và hội đồng quản trị về hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Phó giám đốc sản xuất: Là người chỉ đạo xây dựng kế hoạch sản xuất, theo dõi đôn đốc sản xuất tại các phân xưởng. Mặt khác phó giám đốc sản xuất còn có nhiệm vụ chỉ đạo công tác kỹ thuật sản xuất trong xây dựng và thay mặt giám đốc giải quyết các công việc cụ thể về mặt kỹ thuật, sản xuất, điều độ, KCS. - Phó giám đốc kinh đoanh: Là người chỉ đạo kế hoạch tiêu thụ từng kỳ và xem xét nhu cầu khách hàng. Mặt khác phó giám đốc kinh doanh còn có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu việc tiêu thụ sản phẩm, thực hiện các dịch vụ bán hàng, giới thiệu sản phẩm, công nghệ sản phẩm. Khi giám đốc vắng mặt thì phó giám đốc kinh doanh có quyền thay mặt giám đốc giải quyết các công việc của Công ty dưới sự uỷ quyền của hội đồng quản trị. - Phó giám đốc kỹ thuật là người chỉ đạo việc thiết kế các bản vẽ kỹ thuật cho sản phẩm chế tạo. * Phòng tổ chức hành chính gồm 02 người: Có nhiệm vụ lập kế hoạch đào tạo hàng năm, tổ chứ thực hiện và theo dõi kết quả. Qua đó thực hiện các biện pháp kinh tế để khuyến khích sản xuất, khuyến khích cán bộ công nhân viên nâng cao năng xuất và chất lượng sản phẩm. Khi có các vi phạm về kỹ thuật lao động thì văn phòng tổ chức có nhiệm vụ xem xét và đề nghị xử lý các vi phạm đó. Mặt khác văn phòng tổ chức có nhiệm vụ lập kế hoạch phát triển nguồn lực, đào tạo, bồi dưỡng thi nâng bậc và lưu giữ hồ sơ nhân sự của Công ty. * Phòng kỹ thuật: Gồm 3 người có nhiệm vụ hướng dẫn và thiết kế bản vẽ kỹ thuật phục vụ cho việc chế tạo sản phẩm. Kiểm tra đôn đốc công nhân trong việc chế tạo theo đúng bản vẽ đã đưa ra. * Phòng Kế toán: Gồm 5 người có nhiệm vụ lập kế hoạch tài chính và kiểm soát ngân quỹ. Qua đó hỗ trợ cho các hoạt động quản lý chất lượng sản phẩm và khi cần thiết thì cung cấp các số liệu để thanh toán các chi phí sản xuất. * Phòng kinh doanh: Gồm 5 người có nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức vận chuyển và kiểm soát các hoạt động mua vật tư, nguyên liệu. Qua đó đánh giá và chấp nhận những cung ứng. Mặt khác phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ điều hành các hoạt động bán hàng, theo dõi việc phản ảnh, khiếu nạn của khách hàng về chất lượng. Quan trọng là phải đảm bảo hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng trước khi chấp nhận những đơn đặt hàng. * Phòng cơ điện - KCS: Gồm 8 người (1 quản đốc) có nhiệm vụ kiểm tra và theo dõi các quá trình sản xuất, kiểm tra các sản phẩm sản xuất ra theo đúng tiêu chuẩn đã quy định, đồng thời đảm bảo hệ thống điện của Công ty luôn hoạt động tốt để không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh. * Các tổ ngoài phân xưởng: Bao gồm tổ cơ khí, tổ đóng gói sản phẩm. Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý như sau: Phòng kĩ thuật Phòng kế tóan Phòng kinh doanh Phòng hành chính Bộ phận kho Phòng KCS- cơ điện Giám đốc công ty PGĐ kĩ thuật PGĐ sản xuất PGĐ kinh doanh PX cán thép PX mạ kẽm nhúng nóng PX kết cấu thép CHƯƠNG IITHỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 2.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức quản lý cũng như đặc điểm về tổ chức sản xuất, Công ty Cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn xây dựng bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung, theo hình thức này toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty từ khâu lập chứng từ gốc, hoá đơn bán hàng, ghi sổ kế toán chi tiết, tập hợp chứng từ vào máy vi tính, tạo lập sổ cái, lập báo cáo kế toán đề tập trung tại phòng kế toán. Tổ chức công tác kế toán của Công ty được xây dựng trên cơ sở kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết nhằm cung cấp kịp thời các thông tin cho yêu cầu quản lý, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời. Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên trong bộ máy kế toán có mối quan hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng của mình. Nhân viên kế toán đều được quy định quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng của mình. Bộ máy kế toán trong Công ty hoạt động theo phương thức trực tiếp nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhần viên kế toán phần hành mà không qua khâu trung gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán như vậy mà mối quan hệ trong bộ máy kế toán trở lên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung. Phòng kế toán là nơi cung cấp thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, cung cấp cụ thể chính xác những con số thống kê hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, hàng năm của công ty. Phòng kế toán của công ty đã được trang bị máy vi tính, các phương tiện thông tin phục vụ cho công tác hạch toán, giảm nhẹ công tác kế toán mang tính thủ công. Trong cơ cấu tổ chức phòng kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 3: Sơ đồ bộ máy kế toán công ty: Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán tiền lương và các khoản trích thep lương Kế toán TSCĐ và công cụ dụng cụ mặt Kế toán thuế Kế toán bán hàng và công nợ phải trả KT bán hàng và công nợ phải thu Thủ quỹ Kế toán tiền mặt * Nhiệm vụ của các bộ phận trong phòng - Kế toán trưởng: Phụ trách chung , hạch toán tài chính, lập các kế hoạch tài chính, theo dõi thu hồi công nợ, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, cuối kỳ vào sổ kế toán, đối chiếu, kiểm tra và lập các quyết toán của nhà máy, theo dõi tình hình quản lý, sử dụng tài sản cố định, tham gia cùng phòng kế hoạch sản xuất lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tính khấu hao và phân bổ hợp lý. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước ban Giám Đốc nhà máy về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của kế toán trưởng - Kế toán tiền mặt, tiền gửỉ ngân hàng: là người chịu trách nhiệm hạch toán chi tiết về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng lên sổ chi tiết về tiền, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ về các chứng từ gốc từ đó lập các phiếu thu, phiếu chi, giao dịch với ngân hàng. - Kế toán tài sản cố định: có nhiệm vụ: + Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ hiện có, tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác và phân bổ chi phí sửa chữa TSCĐ và chi phí kinh doanh. + Tiến hành tính toán và phân bổ chính xác mức khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn cảu tài sản và chế độ quy định, lập bảng tính và phân bổ khấu hao. + Tham gia kiểm kê định kỳ hoặc bất thường TSCĐ, lập bảng báo cáo định kỳ hoặc bất thường theo yêu cầu của Giám Đốc - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Theo dõi thời gian và kết quả lao động của cán bộ công nhân viên, tính lương và các khoản trích theo lương. - Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán: Theo dõi các khoản thu chi, các khoản tạm ứng thực hiện công tác thanh toán và thu hồi nợ, theo dõi tình hình biến động từng nguồn vốn, có trách nhiệm tư vấn kế toán trưởng để duy trì cơ cấu vốn hợp lý. - Kế toán nguyên vật liệu, CCDC: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình mua sắm, bảo quản, sử dụng vật tư, từ nguồn cung cấp vật tư có lợi nhất, tham gia cùng phòng kế hoạch sản xuất để xây dựng hạn mức vật tư hợp lý đảm bảo chất lượng và tiết kiệm chí phí. - Kế toán thuế: Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào , đầu ra của từng cơ sở. + Kiểm tra đối chiếu bảng kê khai hồ sơ xuất khẩu + Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu ra của toàn Công ty, phân loại theo thuế suất . + Hàng tháng lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào của toàn Công ty theo tỉ lệ phân bổ đầu ra được khấu trừ . + Theo dõi báo cáo tình hình nộp ngân sách, tồn đọng ngân sách, hoàn thuế của Công ty. + Cùng phối hợp với kế toán tổng hợp đối chiếu số liệu báo cáo thuế của các cơ sở giữa báo cáo với quyết toán . + Lập hồ sơ ưu đãi đối với dự án đầu tư mới, đăng ký đơn vị phát sinh mới hoặc điều chỉnh giảm khi có phát sinh. + Lập hồ sơ hoàn thuế khi có phát sinh . - Lập báo cáo tổng hợp thuế theo định kỳ hoặc đột xuất (nhóm thuế suất, đơn vị cơ sở).+ Kiểm tra hóa đơn đầu vào (sử dụng đèn cực tím ) đánh số thứ tự để dễ truy tìm , phát hiện loại hóa đơn không hợp pháp thông báo đến cơ sở có liên quan .+Hàng tháng đóng chứng từ báo cáo thuế của cơ sở toàn Công ty . + Kiểm tra báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thuế để báo cáo cục thuế . + Lập bảng kê danh sách lưu trữ, bảo quản hóa đơn thuế GTGT VCNB theo thời gian, thư tự số quyển không để thất thoát, hư hỏng. + Kiểm tra đối chiếu biên bản trả ,nhận hàng để điều chỉnh doanh thu báo cáo thuế kịp thời khi có phát sinh . + Cập nhật kịp thời các thông tin về Luật thuế ,soạn thông báo các nghiệp vụ qui định của Luật thuế có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để cơ sở biết thực hiện. + Lập kế hoạch thuế giá trị gia tăng ,thu nhập doanh nghiệp ,nộp ngân sách+ Yêu cầu chấp hành nguyên tắc bảo mật. + Cập nhật thep dõi việc giao nhận hoá đơn (mở sổ giao và ký nhận). + Theo dõi tình hình giao nhận hoá đơn các đơn vị cơ sở. - Thủ quỹ: Thực hiện các công việc sổ sách theo quy định của luật kế toán. Có trách nhiệm theo dõi và quản lý các khoản thu, chi phí của nhà máy. Hàng tháng phải tiến hành đối chiếu giữa sổ kế toán và quỹ để năm bắt được tình hình chính xác của việc thu, chi trong tháng và lượng tiền tồn quỹ.Thu chi theo đúng số liệu trên phiếu thu và phiếu chi khi đã có đầy đủ các chữ ký của những người có liên quan. Đồng thời thực hiện các nhiệm vụ khác được giao. - Kế toán bán hàng và công nợ phải thu: Ghi chép tất cả những nghiệp vụ lên quan đến hóa đơn bán hàng : ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT phải nộp, ghi sổ chi tiết hàng hoá, thành phẩm xuất bán...Định kỳ làm báo cáo bán hàng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2.1.2. Về hình thức tổ chức kế toán Công ty cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn là một doanh nghiệp có quy mô tương đối lớn với lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều. Vì vậy để giảm bớt khối lượng công việc cũng như để đảm bảo tính chính xác của các thông tin kế toán Công ty đã đưa kế toán máy vào sử dụng. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Bravo. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên sẽ kiểm tra chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ kinh tế phát sinh rồi nhập chứng từ vào máy. Bên cạnh đó, kế toán viên luôn luôn kiểm tra tính chính xác, khớp đúng số liệu trên máy với chứng từ gốc. Máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán phân bổ, kết chuyển đồng thời lên các báo cáo sổ sách : - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra Công ty còn sử dụng báo cáo nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ, chính sách kế toán 2.2.1. Đặc điểm chính sách kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 do Bộ Tài chính ban hành. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm. Kỳ kế toán được quy định là 1 tháng Đơn vị tiền tệ sử dụng: VNĐ Phương pháp tính khấu hao: phương pháp tính bình quân (theo tỷ lệ do Bộ Tài chính quy định), không có trường hợp khấu hao đặc biệt. Công ty quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì Công ty thực hiện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Công ty không lập các khoản dự phòng Đối với hàng hóa do Công ty tự sản xuất ra thì giá thực tế sản phẩm xuất kho được tính theo phương pháp bình quân di động(hay bình quân gia quyền): Giá đơn vị bình quân di động = Giá trị thực tế SP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế SP tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Tuy nhiên việc tính toán hoàn toàn trên máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp giá trị sản phẩm tồn đầu kỳ công với nhập trong kỳ chia cho số lượng. Khi có nghiệp vụ xuất kho kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT nhập ngày xuất kho, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá máy tính sẽ tự động tính thành tiền, tự tính giá vốn. Phương pháp này đơn giản, dễ tính toán và giúp cho kế toán tiết kiệm thời gian và kế toán có thể tính giá vốn cho hàng xuất tại bất kỳ thời điểm nào. Cũng như nhiều Công ty, Công ty Cổ phần Cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn luôn đặt ra cho mình mục tiêu là tối đa hóa lợi nhuận. 2.2.2. Đặc điểm hệ thống chứng từ. Chứng từ kế toán vừa là phương tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó. Nhìn vào mỗi chứng từ chúng ta có thể biết được các yếu tố đặc trưng cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh như nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ cũng như những người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bảng chứng từ. Các chứng từ lập tại Công ty là đúng quy đinh trong chế độ và được ghi chép đầy đủ kịp thời đúng với sự thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán và thông tin cho quản lý. Với đặc điểm là một doanh nghiệp sản xuất nên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh rất nhiều kéo theo đó là một khối lượng chứng từ rất lớn vì vậy ngoài những chứng từ mang tính bắt buộc theo quy định đối với một doanh nghiệp thì công ty còn sử dụng một số chứng từ hướng dẫn nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại công ty. Các chứng từ sau khi được luân chuyển và ghi sổ sẽ được lưu và bảo quản theo đúng quy định hiện hành. Doanh nghiệp áp dụng “chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa” theo quyết đinh số 48/2006/QĐ – BTC Danh mục các chứng từ doanh nghiệp đang dùng Hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho (Mẫu 01VT) Phiếu xuất kho ( Mẫu 02VT) Bảng kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 05-VT) Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ( Mẫu 07-VT) Phiếu thu (Mẫu 01-TT) Phiếu chi (Mẫu 02-TT) Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu 03-TT) Giấy thanh toán tiền tạm ứng(Mẫu 04-TT) Giấy đề nghị thanh toán ( Mẫu 05-TT) Bảng chấm công (Mẫu 01a - LĐTL) Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu 02 – LĐTL) Bảng kê trích nộp các khoản theo lương ( Mẫu 10-LĐTL) 2.2.3. Đặc điểm vận dụng hệ thống sổ kế toán tại công ty: Công ty ghi sổ kế toán theo hình thức nhật kí chung. Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chung như sau: Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hếtghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật kí chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng, cuối qúy, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật kí chung. Sổ,thẻ kế toán chi tiết Sổ nhật kí đb Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kì Quan hệ đối chiếu kiểm tra Danh mục sổ kế toán doanh nghiệp đang dùng Sổ Nhật ký chung Sổ quỹ tiền mặt Số kế toán chi tiết quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Thẻ kho (sổ kho) Sổ tài sản cố định Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) Sổ chi tiết tiền vay Sổ chi tiết bán hàng Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Sổ chi tiết các tài khoản (TK 141,152,155,333,334,…) Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh Đặc điểm tổ chức một số phần hành chủ yếu 2.3. Đặc điểm một số phần hành kế toán 2.3.1. Tổng quan một số phần hành kế toán 2.3.1.1. Phần hành tài sản cố định (TSCĐ) * Chứng từ sử dụng - Biên bản giao nhận TSCĐ (01- TSCĐ) - Biên bản thanh lý TSCĐ (02- TSCĐ) - Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (03- TSCĐ) - Biên bản đánh giá lại TSCĐ (04- TSCĐ) - Biên bản kiểm kê TSCĐ (05- TSCĐ) - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (06- TSCĐ) * Tài khoản sử dụng TK 211: TSCĐ hữu hình. TK 2112: Nhà cửa vật kiến trúc TK 2113: Máy móc, thiết bị. TK 2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn. TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý. TK 2118: Tài sản cố định khác. TK 213: Tài sản cố định vô hình TK 2132: Chí phí thành lập, chuẩn bị sản xuất. TK 214: Hao mòn TSCĐ TK 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình. TK 2143 Hao mòn TSCĐ vô hình. * Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ tăng giảm tài sản cố định Giám đốc ký duyệt Các bộ phận liên quan ký duyệt KT trưởng ký duyệt Kế toán TSCĐ, lập BBGN Hoá đơn, phiếu mua hàng Kế toán TSCĐ lập chứng từ khác, lập sổ theo dõi tăng giảm TSCĐ, thẻ TSCĐ Kế toán trưởng ký duyệt Kế toán TSCĐ ghi sổ Lưu trữ 2.3.1.2 Phần hành kế toán vốn bằng tiền Tiền mặt là một loại vốn bằng tiền có tại quỹ của doanh nghiệp. Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức trong công ty là đồng Việt nam, nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác theo tỷ giá là do ngân hàng ngoại thương Việt nam công bố. Tỷ giá quy đổi ngoại tệ là tỷ giá thực tế. * TK sử dụng: - TK 111 Tiền mặt TK 1111 Tiền mặt Việt nam. * Chứng từ sử dụng: - Phiếu thu, Phiếu chi. - Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tạm ứng. - Biên bản kiểm kê quỹ. * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ quỹ tiền mặt. - Sổ chi tiết tài khoản 111. - Nhật ký chung. - Sổ cái TK 111. Tiền mặt là một chỉ tiêu thuộc tài sản ngắn hạn trên bảng cân đối kế toán. Sơ đồ 6: Luân chuyển chứng từ tiền mặt: Người nộp (nhận) tiền Phiếu thu, chi Kế toán tiền mặt lập Kế toán trưởng ký duyệt Giám đốc ký duyệt Lưu trữ KT TM ghi Thủ quỹ Phiếu thu (chi) được lập thành 3 liên đặt giấy than viết cùng một lúc. Người nộp tiền (xin rút tiền) tại quỹ gặp kế toán tiền mặt yêu cầu viết phiếu thu (chi) và chuyển kế toán trưởng ký duyệt (riêng phiếu chi phải trình lên Giám đốc ký duyệt) chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ (xuất quỹ). Sauk hi đã nhận (xuất) đủ số tiền về quỹ ghi sổ tiền thực nhập (xuất) bằng chữ viết phiếu thu (chi) trước khi ký tên. Thủ quỹ giữ lại một liên, một liên giao cho người nộp tiền (rút tiền), một liên lưu li nơi lập phiếu. Cuối ngày phiếu thu (chi) kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ. Các chứng từ được lưu trữ theo quy định của Công ty để kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. 2.3.1.3. Phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương * Tài khoản sử dụng: TK 334: Phải trả công nhân viên. TK 338: Phải trả, phải nộp khác. TK 3382: Kinh phí công đoàn. TK 3383: Bảo hiểm xã hội. TK 3384: Bảo hiểm y tế. TK 3388: Phải trả, phải nộp khác. * Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công (Mẫu số 01a – LĐTL). - Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02 – LĐTL). - Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03 – LĐTL). - Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (Mẫu 06 – LĐTL). - Hợp đồng giao khoán (Mẫu 08 – LĐTL). - Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán (Mẫu 09 – LĐTL). - Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Mẫu số 11–LĐTL). * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi tiết: - Sổ lương của doanh nghiệp Sổ chi tiết TK 334, 338. - Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung Sổ cái TK 334, 338. Tiền lương là một chỉ tiêu thuộc nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán. Sơ đồ 7: Thủ tục lập và luân chuyển chứng từ thanh toán tiền lương. Bảng thanh toán lương Kế toán trưởng ký duyệt GĐ ký Bảng chấm công Lưu trữ KT TL ghi sổ Thủ quỹ Kế toán tiền lương lập Hàng ngày tổ trưởng đội sản xuất sẽ chấm công cho công nhân và ghi vào bảng chấm công. Cuối tháng sẽ nộp bảng chấm công, giấy nghỉ ốm… lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan để lập bảng thanh toán lương và BHXH. Sau đó trình lên kế toán trưởng ký duyệt, chuyển Giám đốc ký duyệt và đưa xuống thủ quỹ xem xét để xuất quỹ trả lương cho công nhân viên. Khi việc trả lương hoàn tất, thủ quỹ chuyển sổ sách kế toán để ghi sổ. Tất cả chứng từ sổ sách có liên quan được lưu trữ để kiểm tra đối chiếu khi cần thiết. Các khoản trích lương bao gồm BHXH, BHYT, KPCĐ được Công ty thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước 25% trong đó 19% tính vào chi phí và 6% trừ vào lương của cán bộ Công nhân viên. Trích BHXH là 20% trong đó 15% do đơn vị nộp và được tính vào chi phí, 5% do người lao đóng góp và được trừ vào thu nộp hàng tháng của họ. Trích BHYT theo tỷ lệ 3% trên tổng số lương phải trả cho công nhân viên trong đó 2% do đơn vị nộp và được tính vào chi phí, còn 1% do người lao động nộp và trừ vào lương hàng tháng. Trích KPCĐ 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong đó 1% chi hoạt động cho công đoàn chung nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động, còn 1% nộp cho công đoàn cấp trên. Sơ đồ 8: Thủ tục lập luân chuyển chứng từ phân bổ tiền lương Giám đốc ký duyệt Kế toán trưởng ký duyệt Kế toán tiền lương và BHXH lập Bảng phân bổ tiền lương Kế toán tiền lương ghi sổ Lưu trữ Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương toàn Công ty để lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. Bảng phân bổ tiền lương được thành từng tháng và theo từng bộ phận, đối tượng là công nhân trực tiếp sản xuất và bộ phận quản lý doanh nghiệp. Bảng phân bổ tiền lương được kế toán tiền lương và BHXH lập trình lên kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt rồi đưa xuống kế toán ghi sổ. Bảng phân bổ lương được lập thành 2 liên: liên 1 dùng để ghi sổ và 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. Các chứng từ có liên quan được lưu trữ theo quyết định tại Công ty. Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Chứng từ gốc về tiền lương Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Sổ thẻ chi tiết TK 334,338 Bảng tổng hợp Nhật ký chung Sổ cái BTH cân đối SPS Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu kiểm tra Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Cuối tháng căn cứ ở bảng chấm công từng bộ phận và các chứng từ khác có liên quan đến tiền lương, sau đó ở các bộ phận chuyển lên phòng kế toán. Kế toán tiền lương căn cứ vào những chứng từ đó lên bảng thanh toán tiền lương tổ, đội, xí nghiệp, phòng ban và toàn doanh nghiệp. Đây là căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp lương cho người lao động. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tổ, đội, xí nghiệp, phòng ban... cơ sở bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ lao động tiền lương. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan bộ phận kế toán lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát trả lương. 2.3.1.4. Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: * Tài khoản sử dụng: Toàn bộ chi phí sản xuất mà Công ty bỏ ra để sản xuất, chế tạo sản phẩm trong kỳ hạch toán theo khoản mục bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. - TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK này bao gồm nhiều tài khoản cấp 2 tương ứng với chi phí dở dang. - TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp. TK này bao gồm nhiều tài khoản cấp 2 tương ứng với chi phí dở dang. - TK 627: Chi phí sản xuất chung. TK 6271: Chi phí nhân viên phân xưởng. TK 6272: Chi phí vật liệu. TK 6273: Chi phí công cụ, dụng cụ. TK 6274: Chi phí khấu hao TSCĐ. TK 6277: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6278: Chi phí bằng tiền mặt. * Chứng từ sử dụng: - Chứng từ về lao động: Bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và BHXH. - Chứng từ phản ánh chi phí vật tư: Bảng phân bổ vật liệu, Bảng kê hoá đơn và chứng từ mua vật liệu sử dụng ngay cho sản xuất không qua kho. - Chứng từ phản ánh chi phí khấu hao: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. - Chứng từ phản ánh về chi phí dịch vụ mua ngoài: Hoá đơn mua hàng, các chứng từ chi mua dịch vụ. - Chứng từ phản ánh chi pí về thuế, phí, lệ phí: Bảng kê khai thuế, phí, lệ phí phải nộp. - Chứng từ phản ánh các chi phí khác bằng tiền: Chứng từ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, chứng từ thanh toán khác. * Sổ kế toán sử dụng: - Sổ chi phí sản xuất kinh doanh. - Bảng tính giá thành sản phẩm. - Sổ nhật ký chung. - Sổ cái các TK 621, TK 622, TK 627. Sơ đồ 10: Trình tự ghi sổ kế toán Chứng từ kế toán, chứng từ gốc, bảng kê chứng từ gốc, bảng phân bổ Nhật ký chung Sổ cái TK loại 6 Bảng cân đối sổ phát sinh Báo cáo tài chính Cchính Sổ chi tiết TK loại 6 Bảng tính giá thành sản phẩm Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng 2.3.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty 2.3.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại công ty Công ty cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn là công ty hoạt động trên lĩnh vực sản xuất gia công kết cấu thép với sản phẩm chủ yếu là Cột thép mạ kẽm nhúng nóng cho các tuyến đường dây từ 110kv đến 500kv. Cột anten viễn thông (Cột BTS và Cột Tự đứng) cho các ngành viễn thông trong nước và ngoài nước. Các kết cấu khung nhà thép tiền chế. Các kết cấu thép phục vụ cho ngành giao thông, xây dựng, cơ khí v.v. Ngoài ra Công ty còn chuyên kinh doanh và nhập khẩu các loại thép và kim loại phục vụ chủ yếu cho chế tạo kết cấu cơ khí. Do đó, nguyên vật liệu của công ty bao gồm các các loại nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất, xây dựng... trong đó, nguồn nhập chủ yếu nguyên vật liệu là các tình trên địa bàn thành phố như: Đông Anh, Hà Nội, Hải Phòng. Một số loại vật liệu kẽm công ty chủ yếu là nhập khẩu. NVL là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu để hình thành nên sản phẩm. Do đó, Công ty luôn duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với các nhà cung cấp để xây dựng cơ sở bền vững cho sự ổn định của nguồn cung ứng vật liệu. Mỗi năm, Công ty ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp theo số lượng hàng đã được đặt trước trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ trong kỳ cũng như những dự báo về kế hoạch kỳ tiếp theo và sự biến động của giá cả thị trường. Điều này đã tạo tiền đề cho sự ổn định của khối lượng NVL đầu vào, đồng thời cũng đảm bảo được chất lượng sản phẩm đầu ra theo đúng kế hoạch đã đặt ra của công ty. Nguyên vật liệu của công ty được phân theo ngành sản xuất bao gồm: nguyên vật liệu cho sản xuất, nguyên vật liệu cho xây dựng, nguyên vật liệu dùng cho mạ nhúng nóng. Trong đó, nguyên vật liệu dùng cho xây dựng bao gồm: các loại gạch, bê tông, tôn nóc, xi măng.... nguyên vật liệu dùng cho mạ nhúng nóng bao gồm: kẽm thỏi Nhật Bản, axít HCL, chất đông tụ...... 2.3.2.2. Quản lý nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty được thực hiện ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. * Khâu thu mua: Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xây dựng trên kế hoạch sản xuất do Phòng vật tư kỹ thuật lập, đồng thời dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính mà Công ty lên kế hoạch thu mua vật tư cho phù hợp. Nhờ vậy quá trình sản xuất luôn được đảm bảo liên tục, đều đặn. Nguyên vật liệu trước khi nhập đều được kiểm tra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách. * Khâu bảo quản: Nguyên vật liệu của Công ty là khối lượng lớn, được sắp xếp gọn gang, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật, thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê được thự\\c hiện dễ dàng. Mỗi kho, ngoài thủ kho có trực tiếp quản lý – là những thủ kho có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc còn có các nhân viên bảo vệ trung thực và có trách nhiệm. * Khâu sử dụng: Trước hết nguyên vật liệu được đưa vào sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu, Công ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Định mức vật tư sử dụng do phòng vật tư kỹ thuật xây dựng, theo dõi trên các thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất hàng năm. * Khâu dự trữ: Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu. Các định mức này do Phòng vật tư kỹ thuật thiết lập căn cứ vào đặc điểm nguyên vật liệu, tình hình giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của Công ty. Điều này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu dẫn đến hư hỏng lãng phí. Công tác dự trữ nguyên vật liệu càng được chú ý đối với những nguyên vật liệu mang tính thời vụ. 2.3.2.3. Tính giá nguyên vật liệu * Giá nguyên vật liệu nhập kho Giá thực tế nguyên vật liệu mùa ngoài nhập kho của Công ty được tính theo công thức sau: = Giá thực tế NVL mua ngoài Nhập kho = + Giá mua chưa có thuế GTGT + - Chi phí thu mua thực tế - Các khoản giảm trừ (nếu có) Do áp dụng phương pháp tính thuế là phương pháp khấu trừ nên giá mùa là giá chưa có thuế GTGT. Chi phí mua bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí bốc dỡ, bến bãi … Các khoản giảm trừ bao gồm: hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng mua, chiết khấu thương mại… Ví dụ: Theo hoá đơn số 0099988 ngày 2 tháng 3 năm 2010, Công ty mua 58.730 kg thép tròn trơn 16 với giá 10.000 đồng/kg (chưa có thuế GTGT), theo hợp đồng kinh tế thì đơn giá đã bao gồm cả chi phí vận chuyển nên giá thực tế của thép nhập kho là: 10.000 x 58730 = 587.300.000 đồng * Giá nguyên vật liệu xuất kho Hiện nay Công ty áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì và tính vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Trong đó: = Giá thực tế NVL = Số lượng NVL x Giá đơn vị Xuất dùng Xuất dùng bình quân Ví dụ: Cuối tháng 6 năm 2010, sau khi tổng hợp nguyên vật liệu tồn đầu tháng, cuối tháng 6/2010 căn cứ vào sổ kế toán chi tiết, tiến hành tính đơn giá nguyên vật liệu xuất kho trong tháng 6/2010 như sau: Sơn kova k360: - Tồn đầu tháng: Số lượng: 20 thùng Trị giá: 27.400.000 đồng - Tổng nhập trong tháng: Số lượng: 10 Trị giá: 13.700.000 đồng - Xuất tháng 6: Số lượng 15 thùng Trị giá thực tế xuất kho = 15 x 531.097,28 = 201.861.966,4 2.3.2.4. Chứng từ sử dụng - Phiếu nhập kho (01- VT). - Phiếu xuất kho (02 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (03 – VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (04- VT) - Biên bản kiểm kê vật tưn công cụ sản phẩm, hàng hóa (05 – VT) - Bảng kê mua hàng ( 06 – VT) - Bảng phân bổ nguyện vật liệu, công cụ, dụng cụ (07- VT) - Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTGT- 3LL) Sơ đồ 11: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho Ng. giao hàng Ban kiểm nhận C.bộ cung ứng Phụ trách phòg Thủ kho KT HTK Đề nghị NK Lập BB KN Lập PNK Ký PNK KN hàng Ghi sổ lưu N.vụ nhập vt,hh Sơ đồ 12: Quy trình luân chuyển phiếu xuất kho: Ng. mua hàng T. Tr KTT Bộ phận C/ư Thủ kho KT HTK Lập C.Từ xuất Duyệt lệnh Lập PX XK, ghi thẻ Ghi sổ Bảo quản lưu N.vụ xuất kho Biểu số 1: Phiếu nhập kho CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ Mẫu số 01- VT KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN Ban hành …… Km20 Quốc lộ 3 Phù Lỗ - Sóc Sơn - Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 4 năm 2010 Người nhập kho: Lê Minh Sáu Số: 003 Địa chỉ: Kho vật tư Nợ: 1521 Nội dung: Nhập thép tròn trơn 16 Có: 331 Kho: Nguyên vật liệu( NVL ) Theo hóa đơn số 001657 ngày 15 tháng 4 năm 2010 STT Mặt hàng Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Théo tròn 16( TT - TT16) Kg 5873000 1000000 587300000 Cộng tiền hàng Thuế NK Thuế GTGT Tổng tiền 587300000 587300000 Cộng thành tiền ( bằng chữ ): Năm trăm tám mươi bẩy triệu ba trăm ngàn đồng chẵn . Lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Biểu số 2: Phiếu xuất kho CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ Mẫu số 02- VT KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN Ban hành…… Km 20 Quốc Lộ 3 – Phù Lỗ - Sóc Sơn – Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Ngày 7 tháng 2 năm 2010 Họ và tên Người nhận hàng: Lê Văn Điểm Địa chỉ (bộ phận): Phân xưởng kết cấu Xuất tại kho: Hàng hóa Địa điểm: STT Mã vật tư Mã số Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép tấm 14x 1500x 6000 TH- 14.15 Kg 13.560 8.441,36 114.464.927 2 Thép cuộn 5.8 x 1225 TT- TC5.8 Kg 6.950 7.533,41 52.357.213 3 Thép tròn 16 TT- TT16 Kg 60.800 10.039,99 610.431.818 Cộng 777.253.958 Tổng số tiền :Bẩy trăm bẩy mươi bẩy triệu hai trăm năm mươi ba ngàn chín trăm năm mươi tám đồng chẵn. Chứng từ gốc kèm theo:……. Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 3: Biên bản kiểm nghiệm Công ty cổ phần kết cấu thép Sóc Sơn BM-KS.03.01-BBKN BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Số: 19/1 (vật tư, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 11 tháng 3 năm 2010 Căn cứ vào hoá đơn số 024327............... ngày 08 tháng 3 năm 2010 của đơn vị Tân Thành An Chúng tôi tiến hành kiểm nghiệm và nghiệm thu các loại. STT Tên nhãn hiệu hàng hoá Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Số lượng kiểm nghiệm Kết quả kiểm nghiệm Lượng đúng quy cách Lượng sai quy cách 1 Dầu Do Thùng 1.500 1.500 Đạt yêu cầu Phòng Kỹ Thuật Đại diện bên giao hàng Biểu số 4: Giấy đề nghị cấp vật tư. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc GIẤY ĐỀ NGHỊ CẤP VẬT TƯ Kính gửi: BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN. Tên tôi là: Trần Thị Loan Bộ phận làm việc: Phân xưởng 1 Đề nghị Ban giám đốc duyệt cấp cho bộ phận chúng tôi một số vật tư cụ thể như sau: STT DANH MỤC ĐVT SỐ LƯỢNG 1 Thép góc Kg 1.000 2 Que hàn tấn 350 Lý do sử dụng: Phục vụ sản xuất tại phân xưởng 1. Kính đề nghị Ban giám đốc xem xét và giải quyết. Hà Nội, ngày 20 tháng 5 nănm 2010. Ban giám đốc Phụ trách bộ phận Người đề nghị Biểu số 5: Bảng kê mua hàng CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ Mẫu số:06- VT KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN Ban hành…….. Km 20 Quốc Lộ3 Phù Lỗ- Sóc Sơn- Hà Nội BẢNG KÊ MUA HÀNG Ngày 5 tháng 1 năm 2010 Quyển số: 00567 Số: 00012 Họ và tên người mua: Nguyễn Thị Thủy Nợ 1521: Bộ phận: Kế toán. Có 111: STT Tên quy cách, phẩm chất hàng hóa, vật tư Địa chỉ mua hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Thép tròn trơn 16 Khối 2B Đức Giang, LB,HN kg 58.730,00 10.000,00 587.300.000 Cộng X x x x 587.300.000 Tổng số tiền: năm trăm tám mươi bẩy triệu ba trăm đồng chẵn Người mua Kế toán trưởng Người kí duyệt mua Biểu số 6: Hóa đơn giá trị gia tăng  HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL Liên 2: Giao cho khách hàng HS/2009B Ngày 08 tháng 3 năm 2010 024327 Đơn vị bán hàng: Công ty Thép Đông Anh Địa chỉ: Sóc Sơn – Hà Nội Số TK 21420000457897 Điện thoại: 043.326568 MST: 010015360 Họ tên người mua hàng: Hoàng Thị Hà Đơn vị: Công ty Cổ phần Cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn Địa chỉ: Km20 Quốc Lộ3 Phù Lỗ, Sóc Sơn, Hà Nộii Số: 0012345 Hình thức thanh toán: Trả chậm MST: 0102245714 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Dầu Do Lít 130 9.272,26 1.264.545 Cộng tiền hàng: 1.264.545 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 126.454,5 Tổng số tiền thanh toán: 1.390.999,5 Số viết bằng chữ: một triệu ba trăm chín mươi nghìn chín trăm chín mươi chín năm trăm đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị 2.3.2.5. Tài khoản sử dụng Do công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ nên một số tài khoản chính hay sử dụng là: Tài khoản 611: Mua nguyên liệu, vật liệu Tài khoản 611.1: Mua nguyên vật liệu Tài khoản 611.2: Mua hàng hóa Tài khoản 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài Khoản 627: Chi phí sản xuất chung Tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Tài khoản 111.1: Tiền mặt Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 331: Phải trả người bán Tài khoản 338.8: Phải trả khác Tài khoản 133: Thuế giá giá trị gia tăng. 2.3.2.6. Hạch toán chi tiết nguyên Vật liệu Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch tóan chi tiết nguyên vật liệu. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất NVL để ghi thẻ kho. Kế toán NVL cũng dựa trên chứng từ nhập, xuất để ghi số lượng và tính thành tiền nhập, xuất vào sổ kế tóan chi tiết . Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trến sổ kế tóan chi tết với thẻ kho tương ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ sổ kế tóan chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất tồn. Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dể kiểm tra, đối chiếu, dễ phát hiện sai sót. Cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kịp thời chính xác. Nhược điểm: Tốn nhiều công sức, chỉ sử dụng khi doanh nghiệp có ít danh điểm. Ta có sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song như sau: Sơ đồ 13: Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Thẻ kho Sổ kế tóan chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Phiếu nhập, xuất kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Biểu số 7: Thẻ kho CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN Mẫu số S10 Km 20 Quốc Lộ 3 – Phù Lỗ - Sóc Sơn – Hà Nội. Ban hành:…… THẺ KHO Tháng 2 năm 2010 Kho: HH- hàng hóa Tên, quy cách nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: TH-L200.15- Thép góc L200x15 STT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Kí xác nhận của KT Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G 03/1 009494 Tồn đầu kì Bán thép góc L200 3/1 2.718 174.165,01 171.447.01 Tổng nhập/xuất tồn 2.718 Tồn cuối kỳ 171.447,01 Sổ này có 01 trang, đánh số từ trang 01 đến trang 01 Ngày mở sổ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Biểu số 8: Sổ chi tiết vật liệu. CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN Mẫu số S10- DN SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tháng 2 năm 2010 Tên, quy cách vật tư: Thép tròn trơn 16 TK152 Tên Phân xưởng kết cấu. ĐVT: kg STT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT Dư đầu kỳ 10.000 300 3.000.000 1 4 ½ Mua tại công ty thép Đông Anh 331 15.000 1.500 22.500.000 1.800 25.500.000 2 0 20/2 Xuất để sản xuất 621 10.000 300 3.000.000 Cộng phát sinh 22.500.000 3.000.000 Dư cuối kỳ 1.500 22.500.000 Người lập Kế toán trưởng Giám Đốc Biểu số 9: Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn vật liệu CÔNG TY CỔ PHẦN CƠ KHÍ VÀ KẾT CẤU THÉP SÓC SƠN Km20 Quốc Lộ 3 Phù Lỗ, Sóc Sơn, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT LIỆU Tháng 2 năm 2010 ĐVT: 1000đ STT Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thanh tiền 1 Than cục Kg 600 6000 1000 15.000 5000 60.000 2 Que hàn Kg 20 40.000 2000 750.000 900 700.000 1.120 90.000 Cộng X 620 46.000 3000 765.000 5900 760.000 1.120 90.000 Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc 2.3.2.7. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu: Công ty kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo hình thức kiểm kê định kỳ. Ưu điểm của phương pháp này là giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Tuy nhiên độ chính xác về vật tư, hàng hóa xuất dùng cho các mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến, bãi...Công ty áp dụng theo hình thức nhật kí chung, sơ đồ tổ chức theo hình thức nhật kí chung: Sơ đồ 14: Hạch toán tổng hợp theo hình thức nhật kí chung. Chứng từ vật tư Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng cân đối phát sinh Sổ thẻ chi tiết phương pháp hạch toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập –xuất - tồn Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra. Biểu số 10: Sổ nhật kí chung. SỔ NHẬT KÍ CHUNG Tháng 2 năm 2010 Trang:13 .ĐVT:1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ Cái Số hiệu Tkđư Số phát sinh Số hiệu Ngày tháng Nợ Có A B C D E H 1 2 … … … … … … … … 05/1 001H 05/1 Nhập xăng A92 V 152 133 331 600.000 60.000 660.000 10/1 195/152 10/1 Nhập xăng dầu Do V 152 133 112 750.000 75.000 825.000 18/1 0075 18/1 Bán thép góc L70x6 V 632 152 131 511 333.1 65.000 687.500 65.000 625.000 62.500 …. ….. …. …. …. …. ….. …. Sổ này có … trang được đánh số từ trang …đến trang… Ngày mở sổ…. Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 11: Sổ cái. SỔ CÁI Năm 2010. Tên tài khoản: 152 ĐVT: 1000 đ NTGS Chứng từ Diễn giải Trang sổ nhật kí Số hiệu Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 98.576.000 Phát sinh trong kỳ 13 5/1 001H 5/1 Nhập xăng A92 13 331 600.000 10/1 195/152 10/1 Nhập xăng dầu DO 13 112 750.000 18/1 0075 18/1 Bán thép góc L70x6 13 632 65.000 Cộng phát sinh Cộng lũy kế từ đầu tháng X X X x 1.350.000 99.861.000 65.000 Sổ này có … trang đánh dấu từ trang… đến trang.. Ngày mở sổ… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc CHƯƠNG IIIĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY 3.1. Những ưu điểm: 3.1.1. Đánh giá chung: Nền kinh tế luôn vận động và phát triển mạnh mẽ. Những biến động của nền kinh tế thị trường ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của Công ty. Do đó, bên cạnh những thuận lợi Công ty phải đương đầu không ít khó khăn do những yếu tố khách quan của thị trường và các yếu tố chủ quan khác. Mặc dù vậy, với tiềm năng sẵn có cùng với sự chỉ đạo của ban lãnh đạo Công ty và sự năng động, sáng tạo, nhiệt tình của công nhân viên, Công ty đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh. Công ty đã lập cho mình một mạng lưới tiêu thụ phù hợp với từng mặt hàng. Hơn nữa, để có thể tồn tại và phát triển mỗi doanh nghiệp thương mại nói riêng và các doanh nghiệp nói chung phải tìm cho mình một chiến lược kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trường. Đối với doanh nghiệp thương mại giải quyết đầu ra cho sản phẩm là một trong những yếu tố rất quan trọng. Tuy nhiên, trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác bán hàng, có doanh nghiệp chỉ quan tâm tới lợi nhuận mà quên mất việc tìm hiểu nhu cầu thị trường lại có doanh nghiệp chú trọng khuyếch trương sản phẩm mà không tính đến mối quan hệ giữa chi phí và lợi nhuận dẫn đến nhiều sai lầm trong kinh doanh. Nhưng với bộ máy quản lý linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh Công ty Cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn đã đạt được những thành tựu lớn và ngày một khẳng định được vị trí của mình trên thị trường. 3.1.2.Về bộ máy kế toán: - Hình thức kế toán: Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến hiện nay ở Việt Nam, được thiết kế nhằm mục đích điện toán hóa công tác kế toán tài chính. Theo dõi công nợ, tự động thực hiện các bút toán phân bổ kết chuyển cuối kỳ, lên các báo cáo tài chính theo quy định yêu cầu của nhà quản trị. Vì vậy, Công ty đã sớm đưa phần mềm kế toán vào trong đơn vị mình. Công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung tức là chứng từ được gửi lên phòng kế toán để kiểm tra, lên sổ và lưu trữ. Do quy trình được hạch toán hoàn toàn trên máy tính nên số liệu từ chứng từ gốc sẽ chuyển sang các phần hành liên quan và hệ thống sổ kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán đã quán triệt nguyên tắc tiết kiệm đặc biệt trong tổ chức công tác kế toán (giảm được rất nhiều thao tác và sổ sách kế toán). Công việc chủ yếu tại phòng kế toán là phân loại chứng từ sao cho hợp lý, kiểm tra xem chứng từ đã hợp pháp, hợp lý chưa, sau đó nhập vào máy. Việc ghi sổ và chuyển sổ cũng như phần đối chiếu giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp và báo cáo tổng hợp thực hiện phần lớn bởi phần mềm kế toán. Thông qua việc sử dụng kế toán máy, kế toán có thể cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, chính xác vào bất cứ thời điểm nào. Hơn nữa, các thông tin này không có sự sai lệch giữa sổ kế toán và báo cáo kế toán do cùng được xử lý trực tiếp số liệu trên các chứng từ do kế toán nhập vào máy tính. Việc áp dụng kế toán máy còn giúp Công ty có thể quản lý chi tiết các đối tượng bằng một hệ thống mã dạng động, góp phần giảm nhẹ công việc trong phòng kế toán, Công ty có thể điều chuyển nhân lực trong phòng kế toán sang bộ phận khác. - Chứng từ kế toán: Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ. Các chứng từ sử dụng theo đúng mẫu của Bộ tài chính ban hành, thông tin ghi chép đầy đủ, chính xác với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ được lưu giữ, bảo quản cẩn thận. Kế toán phần hành nào thì lưu giữ chứng từ của phần hành đó, không chồng chéo nhau, nguyên tắc phân công nhiệm vụ rõ ràng. Quá trình luân chuyển chứng từ một cách hợp lý. Chứng từ, từ khâu bán hàng sang phòng kế toán được thực hiện một cách khẩn trương, liên tục - Về hệ thống TK sử dụng: Công ty áp dụng hệ thống TK thống nhất theo quy định của Bộ tài chính về việc áp dụng chế độ, chuẩn mực kế toán mới, thống nhất trên cả nước. Đồng thời trong quá trình hạch toán, Công ty phản ánh một cách chi tiết cụ thể phù hợp yêu cầu quản lý và đặc điểm riêng của đơn vị. -Về hệ thống sổ sách: Công ty mở một hệ thống sổ sách hợp lý, hoàn chỉnh, gọn nhẹ, có độ tin cậy cao. Đặc biệt việc mở sổ tổng hợp tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu được khách quan, nhanh chóng, thuận lợi trong việc phân tích hoạt động kinh tế. - Về bộ máy quản lý: Khi cơ chế thị trường thay đổi cũng là lúc Công ty gặp nhiều khó khăn về vốn, thị trường tiêu thụ nhưng với sự thay đổi về cung cách quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu đa dạng hóa các mặt hàng, tìm kiếm bạn hàng mới... đã đem lại cho công ty một kết quả đáng mừng. Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn khẳng định được vị trí của mình trên thị trường góp phần phát triển kinh tế nước nhà. 3.2. Những tồn tại và nguyên nhân - Về TK sử dụng: Theo chế độ kế toán hiện hành bên cạnh việc phản ánh tiền ngoại tệ quy đổi ra đồng VN trên TK 1112, 1122, 1132 thì phản ánh nguyên tệ trên TK 007 nhưng trên thực tế khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ thì kế toán không theo dõi nguyên tệ trên TK 007. Như vậy là không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và gây khó khăn trong việc quản lý từng loại ngoại tệ và tình hình biến động của chúng. Ngoài ra công ty chưa sử dụng TK1562-Chi phí thu mua hàng hoá và TK151-Hàng mua đang di trên đường, TK 641-Chi phí bán hàng. - Hình thức sổ sách áp dụng: Công ty không sử dụng hình thức kế toán NKCT mà sử dụng hình thức NKC là hình thức phù hợp với máy tính - Trích lập các khoản dự phòng: Khách hàng của Công ty là những khách hàng thường xuyên mua hàng nhiều lần nhưng lại thanh toán chậm, nợ nhiều dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn. Vậy mà Công ty chưa tiến hành trích lập các khoản dự phòng cho số khách hàng khó đòi và hàng hóa tồn kho (dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho) nên không lường trước rủi ro trong kinh doanh. Như vậy là đã làm sai nguyên tắc thận trọng của kế toán. Điều này dễ gây đột biến chi phí kinh doanh và phản ánh sai lệch kết quả kinh doanh của kỳ đó. - Thanh toán công nợ: Việc giải quyết tình trạng chiếm dụng vốn đang là một vấn đề nan giải của nhiều nhà quản lý. Trong khi Công ty cần vốn để đáp ứng đúng tiến độ, cung cấp cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng cao, mở rộng mặt hàng kinh doanh vậy mà Công ty lại bị chiếm dụng vốn. Điều đó chứng tỏ Công ty chưa áp dụng các biện pháp giảm trừ doanh thu một cách hiệu quả đặc biệt là các khoản chiết khấu thanh toán trong quá trình bán hàng. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế như hiện nay bất kì một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều phải nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, muốn đạt được mục tiêu đó doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao, cải thiện bộ máy quản lý cũng như các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để đạt được những kết quả mong muốn. Trong đó công tác hạch toán kế toán đã đóng góp một phần lớn cho doanh nghiệp hiện nay. Do đó doanh nghiệp nên xây dựng bộ máy kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp để đạt hiệu quả cao nhất. Trong thời gian kiến tập, em đã được tìm hiểu bộ máy kế toán công ty, quy trình hạch toán kế toán đặc biệt là phần hành nguyên vật liệu. Mặc dù rất cố gắng nhưng do thời gian kiến tập không dài cũng như kiến thức của em còn hạn chế nên bài viết của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn, các anh chị trong phòng kế toán của công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin chân thành cám ơn tới cô giáo hướng dẫn Nguyễn Thị Mai Anh cùng toàn thể các anh, chị trong phòng kế toán của Công ty cổ phần cơ khí và kết cấu thép Sóc Sơn đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo kiến tập này. Em xin chân thành cám ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Các thông tin tài liệu của phòng kế toán Công ty Cổ phần Kết cấu thép Sóc Sơn. Sổ kế toán và các bảng biểu của phòng kế toán tại Công ty Cổ phần kết cấu thép Sóc Sơn. - Trang web: “www.tusso.vn” “webketoan.com.” Giáo trình kế toán tài chính của trường Đại học kinh tế quốc dân. Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 2. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ KIẾN TẬP Hà Nội, ngày......... tháng...... năm 2010