Báo cáo thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp

Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch +/- % Doanh thu thuần (tỷ đồng) 399 413 14 3.51 Lợi nhuận sau thuế (tỷ đồng) 3 4 1 33.33 Doanh thu của công ty bao gồm hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạt động tài chính, doanh thu khác. Nhưng doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Từ bảng trên ta nhận thấy rằng, doanh thu thuần của công ty chỉ tăng lên 3.51% mà lợi nhuận sau thuế lại tăng 33.33%. Điều này thể hiện công ty đang thực hiện hoạt động có hiệu quả và có thể giảm được chi phí. 1.2.3.2. Tình hình hoạt động của công ty năm 2007: Đơn vị triệu đồng Tài sản Nguồn vốn Chỉ tiêu Cuối năm Chỉ tiêu Cuối năm I. Tài sản ngắn hạn 77850 I. Nợ phải trả 75810 1. Tiền 11000 1. Vay và nợ ngắn hạn 52710 2. Phải thu khách hàng 24500 2. Phải trả người bán 13000 3. Trả trước cho người bán 16000 4. Hàng tồn kho 37350 3. Phải trả nội bộ 10000 - Hàng hóa 16000 4. Nợ dài hạn 100 - Thành phẩm 3000 II. Vốn chủ sở hữu 4190 - Công cụ dụng cụ 150 1. Lợi nhuận chưa phân phối 4000 - Nguyên liệu tồn kho 500 2. Kinh phí và các quỹ 190 - Hàng mua đang đi đường 17700 II. Tài sản dài hạn 2150 1. Tài sản cố định 1400 2. Tài sản dài hạn khác 750 Tổng tài sản 80000 Tổng nguồn vốn 80000 Xem xét phần tài sản: Trước hết ta thấy cơ cấu tài sản của doanh nghiệp như vậy là phù hợp. Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp cuối kỳ lớn bởi doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực nông lâm sản, thiết bị xây dựng và cuối năm thường là mùa xây dựng và là vụ thu hoạch. Chính vì thế mà hàng thu về nhiều hơn so với thời điểm khác. Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản hàng tồn kho tốt để tránh mất mát, hư hỏng do hàng tồn kho là nông sản dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và có hạn bảo quản. Ngoài ra cần phải theo dõi để xác định giá trị có thể thực hiện được của hàng tồn kho như vậy mới đánh giá chính xác giá trị hàng tồn kho. Nhằm có kế hoạch sản xuất tốt. Xem xét phần nguồn vốn: Công ty hoạt động dưới sự bảo lãnh của công ty mẹ là Tổng công ty xây dựng và phát triển nông thôn nên nguồn vốn chủ sở hữu của công ty không có. Công ty hoạt động kinh doanh độc lập nhưng lợi nhuận sẽ được chuyển về Tổng công ty và sau đó Tổng công ty sẽ cấp kinh phí dưới dạng các quỹ. Tổng công ty sẽ thực hiện bảo lãnh để công ty có thể vay vốn từ các tổ chức tín dụng. Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, công ty đã vay tiền ngân hàng với số lượng lớn để mở L/C. Điều này cho thấy khoản nợ và vay của công ty có giá trị khá lớn trên bảng cân đối. Nhìn lại kế quả hoạt động kinh doanh trong một vài năm qua của công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp: Trong hơn 20 năm đổi mới Việt Nam đã có những sự thay đổi vượt bậc. Cùng với sự với sự phát triển của đất nước hoạt động xuất nhập khẩu cũng có dịp bùng nổ. Công ty là một ví dụ minh chứng, từ những năm còn là bộ phận của tổng công ty, xuất nhập khẩu đã đem lại doanh thu lớn cho tổng công ty. Giờ đây là một doanh nghiệp tự làm ăn trên năng lực của bản thân mình, trong hai năm qua doanh nghiệp đã duy trì và tăng doanh thu xuất nhập khẩu góp một phần giá trị vào sự nghiệp phát triển đất nước. Năm 2006 doanh nghiệp đạt hơn 3.000.000.000 đ, năm 2007 doanh nghiệp đạt hơn 4.000.000.000 đ. Như vậy doanh nghiệp đang hoạt động có hiệu quả và thực hiện tốt nhiệm vụ do tổng công ty. Với đà phát triển như vậy trong những năm tới doanh nghiệp sẽ có triển vọng mang lại nguồn lợi lớn cho nền kinh tế nước nhà. Việt Nam đã tham gia WTO hơn một năm, đây là cơ hội và cũng là một thách thức lớn cho công ty. Công ty cần vạch rõ chiến lược hoạt động để có thể đứng vững và phát triển. Xem xét một số chỉ tiêu tài chính: Phải thu khách hàng/ tài sản ngắn hạn= 0.31 Như vậy khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sản ngắn hạn của công ty. Hàng tồn kho/ Tài sản ngắn hạn = 0.48 Như đã nói ở trên, bây giờ đang là mùa vụ thu mua ngyuyên vật liệu và mùa xây dựng nên hàng tồn kho của công ty nhiều. Trong tổng số hàng tồn kho thì giá trị gỗ xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất vì nó mang giá trị lớn. Bên cạnh đó nông sản thu mua cũng có giá trị cao. Vay và nợ ngắn hạn/ tổng nguồn vốn = 0.66 Thực chất công ty được sự bảo lãnh của tổng công ty để vay vốn hoạt động. Đặc điểm ngành nghề yêu cầu công ty cần có sự bảo lãnh của ngân hàng. 1.2.4.: Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh: 1.2.4.1. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Khách hàng của doanh nghiệp thường là những ông chủ khó tính có yêu cầu cao về chất lượng. Có khi sản phẩm xuất khẩu bị kiểm tra về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật quá mức độ cho phép và không được xuất đi. Để đảm bảo uy tín và hoạt động kinh doanh được hiệu qủa công ty đã sử dụng những thiết bị kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn Châu Âu. Ngoài ra thiết bị chế biến của công ty cũng phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ví dụ như khi xuất khẩu hạt cà phê chưa qua chế biến thì công ty cũng cần phải đảm bảo độ ẩm thấp hơn mức tối đa có thể chấp nhận được của hạt cà phê, trong khi đó việc thu mua cà phê của các hộ nông dân khác nhau sẽ rất khác nhau. Chính vì thế công ty cần phải thực hiện biện pháp phân loại chất lượng và sấy khô trước khi đem đi xuất khẩu. 1.2.4.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh Tổ chức sản xuất : Nhiệm vụ của doanh nghiệp là xuất khẩu nông lâm sản, công ty hầu hết xuất khẩu nông sản thô và chỉ có một nhà máy chế biến tinh bột sắn. Dù là xuất khẩu thô hay sản xuất thì phải dựa trên các hợp đồng xuất khẩu và nhu cầu thị trường. Để sản xuất thành công, công ty đã thực hiện các công việc sau: Lập kế hoạch Thu mua nguyên liệu Thực hiện sản xuất Dựa trên hợp đồng xuất khẩu và kế hoạch của công ty, dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp, giám đốc nhà máy cùng bộ phận kế toán, kế hoạch thực hiện lập kế hoạch sản xuất phù hợp cho nhà máy. Bộ phận thu mua có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu trên địa bàn Đắc Nông và các vùng lân cận. Trên thực tế nông sản Việt Nam thường bị xem là có chất lượng kém hơn nhiều nước xuất khẩu nông sản khác. Chính vì thế công ty đã tổ chức một bộ phận có am hiểu về chất lượng nông sản đến các khu thu mua thực hiện kiểm tra chất lượng nông sản để kết quả sản xuất có hiệu quả. Bộ phận sản xuất sẽ sử dụng công nghệ để chế biến tinh bột sắn. Thông thường việc sản xuất của công ty dựa trên các hợp đồng đã có sẵn. GD, PGĐ, Trưởng đơn vị BP kế hoạch Thông tin phản hồi BP cung ứng thu mua BP kế toán Cc tài chính Trao đổi KH Chính sách chung BP sản xuất, kinh doanh Cc thông tin tài chính Sơ đồ 1.1: sơ đồ tổ chức sản xuất Tổ chức kinh doanh: Các chi nhánh của công ty có 2 nhiệm vụ: Xuất khẩu nông sản. Nhập khẩu và tiêu thụ vật tư nông nghiệp Công ty thực hiện hình thức xuất khẩu nông lâm sản là xuất khẩu trực tiếp. Công ty tự động tìm kiếm thị trường cho sản phẩm của công ty. Sau khi có được những hợp đồng thì bộ phận lập kế hoạch sẽ lập kế hoạch và chuyển cho các bộ phận có liên quan, ngoài ra bộ phận lập kế hoạch còn phải dựa trên việc sản xuất kinh doanh của năm trước và dự đoán tình hình thị trường trong năm để quyết định số lượng, chất lượng trong mỗi hợp đồng ký kết. Công việc này nhằm tránh trường hợp công ty có thể ký được hợp đồng rồi nhưng không thể thu mua được những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng dẫn đến tình trạng mất uy tín. Bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu còn thực hiện việc vận chuyển hàng hóa đi xuất khẩu và nhập hàng về cảng cũng như chuyên trở tới các cơ sở của công ty. Bộ phận cung ứng sẽ thực hiện việc thu mua. Tuy nhiên việc thu mua nhiều khi không phụ thuộc vào hợp đồng bởi nguyên liệu của doanh nghiệp hầu như là có theo thời vụ nên công ty phải có kế hoạch thu mua theo vụ nông nghiệp kịp thời. Sau đó, những nông sản, lâm sản được vận chuyển về các cơ sở của công ty gần đó nhất để chế biến sơ qua như sấy khô, bóc vỏ… Bộ phận kế toán thực hiện phối hợp với các bộ phận khác để thông báo cho các bộ phận khác về tình hình tài chính. Ngoài ra bộ phận kế toán còn liên hệ với các ngân hàng để thực hiện thanh toán L/C. Việc nhập khẩu hàng cũng dựa trên kế hoạch do công ty định sẵn. Thông thường giá nhập khẩu thường là CIF. Sau khi hàng hóa được nhập về sẽ được chuyển tới các văn phòng đại diện để thực hiện phân phối trên toàn quốc. Nhìn chung việc kinh doanh cũng được thực hiện theo quy trình của việc sản xuất nhưng không có giai đoạn sản xuất. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh 1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý: Sơ độ bộ máy: Bộ máy quản trị được tổ chức như sau: P.GĐ P.Tổ chức hành chính P. Kế hoạch XNK P.Cung ứng thu mua P.Tài chính kế toán GĐ Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông Văn phòng đại diện công ty tại TP HCM Văn phòng đại diện công ty tại Đắc Nông Văn phòng đại diện công ty tại miền trung Tây nguyên Văn phòng đại diện công ty tại Móng Cái - Quảng Ninh Sơ đồ 1.2: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Mô hình tổ chức bộ máy: Bộ máy quản trị của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng. Theo mô hình này bộ phận chức năng chỉ có quyền tham mưu mà không có quyền ra quyết định đối với bộ phận chỉ huy và các cấp lãnh đạo của tuyến. Tuy rằng ngày nay các trang thiết bị hiện đại như điện thoại, máy fax, máy in giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn. Nhưng nhược điểm của mô hình này là các bộ phận chức năng muốn ký giấy tờ phải được thừa lệnh của giám đốc dưới một mức độ nào đấy vẫn ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động cũng như việc ra quyết định quản trị của toàn doanh nghiệp. Việc bố trí các tuyến thì doanh nghiệp tổ chức theo mô hình địa bàn kinh doanh. Theo mô hình này, các vùng địa dư trở thành cơ sở nền tảng cho việc nhóm các hoạt động của một tổ chức. Doanh nghiệp đã chia hoạt động của mình và thành lập các cơ sở sản xuất kinh doanh ở nhiều vùng địa lý khác nhau của đất nước. Việc này cho phép công ty đáp ứng được yêu cầu của khách hàng theo từng vùng miền và giảm được chi phí vận chuyển. Một cơ cấu theo địa dư cho phép kiểm soát tốt hơn việc thực hiện chức năng riêng biệt của mỗi tuyến. Thêm vào đó bộ phận chức năng của từng tuyến có thể tập trung vào việc phát triển hoạt động của tuyến mà họ tham gia công tác. Vì thế doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế về quy mô trong việc mua và phân phối, giảm bớt những vấn đề phối hợp và thông tin. Theo mô hình này, thị trường của doanh nghiệp không chỉ trên một địa bàn mà là trên các địa bàn khác nhau. Như vậy ưu điểm của mô hình này là có thể đề ra các nhiệm vụ và chương trình sản xuất theo đặc điểm nhu cầu của thị trường cụ thể; có thể tăng hoạt động của các bộ phận chức năng và hướng hoạt động này vào thị trường cụ thể; thuận tiện đào tạo cán bộ quản trị chung, am hiểu từng thị trường. Nhưng mô hình này còn chứa đựng các vấn đề như khó duy trì hoạt động thực tế trên chiều rộng của doanh nghiệp một cách nhất quán; đòi hỏi có nhiều cán bộ quản trị hơn; công việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc đề ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung. . Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban: Nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các phòng ban của doanh nghiệp được phân nhiệm vụ phù hợp với chức năng của mình. Điều này có thể khắc phục được sự chồng chéo của các quyết định cũng như công việc. Phòng tổ chức hành chính: Phòng này có nhiệm vụ tiếp nhận các chính sách cấp trên để thực hiện trên toàn doanh nghiệp. tổ chức quản lý các hoạt động hành chính, quản lý số lượng công nhân viên hiện tại, đã về hưu, nghỉ ốm thai sản… Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: phòng này có nhiệm vụ dự đoán về thị trường xuất nhập khẩu. Từ đó, phòng này đưa ra kế hoạch về xuất nhập khẩu hàng năm và từng chu kỳ. Phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của thị trường để có biện pháp thay đổi kịp thời kế hoạch cho phù hợp với điều kiện thực tế. Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu phải am hiểu về thực trạng, nhu cầu của nền kinh tế để tránh những rủi ro lớn cho doanh nghiệp. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu còn thực hiện việc vận chuyển hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu về cảng cũng như chuyển các hàng nhập khẩu đến các cơ sở của công ty. Phòng cung ứng thu mua: Dựa trên kế hoạch do phòng kế hoạch xuất nhập khẩu đặt ra và dựa trên nhu cầu thực tế, đặc biệt dựa trên tình hình tài chính của doanh nghiệp phòng cung ứng thu mua tiến hành thực hiện kế hoạch thu mua của doanh nghiệp. Nhân viên phòng cung ứng cần có những am hiểu sâu sắc về sản phẩm cần mua về chất lượng và thời vụ vì nguyên liệu của doanh nghiệp là nông sản. Ngoài ra họ cần phải nghiên cứu kỹ kế hoạch sản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp để kịp thời đáp ứng nhu cầu. Phòng tài chính kế toán: Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các hoạt động của văn phòng công ty. Chịu trách nhiệm kiểm tra xác định tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán; phải kịp thời báo cáo giám đốc các trường hợp chứng từ thanh toán không đảm bảo hợp pháp (kể cả trường hợp giám đốc đã duyệt chi). Lập báo cáo tài chính của văn phòng công ty. Hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán của phòng kế toán các đơn vị trực thuộc. Nhận báo cáo của các đơn vị trực thuộc, kiểm tra, xác định tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, tổng hợp lập báo cáo hợp nhất toàn công ty. Phân công cán bộ phòng kế toán- tài chính công ty chuyên trách theo dõi đơn vị trực thuộc; cán bộ được phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra kế toán các đơn vị trực thuộc, đối chiếu công nợ giữa công ty với đơn vị trực thuộc; kịp thời báo cáo kế toán trưởng công ty những khó khăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính và hạch toán kế toán của đơn vị. Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông: Đắc Nông là địa điểm mà khối lượng nguyên liệu sắn khá lớn. Như vậy việc đặt địa điểm tại đây đã làm giảm lượng chi phí vận chuyển nguyên liệu. Từ đó tăng lợi thế cạnh tranh cho sản phẩm nông nghiệp- một sản phẩm xuất khẩu nhiều của Việt Nam. Văn phòng đại diện (VPĐD ) công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh: Văn phòng này có nhiệm vụ thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp tại địa bàn phía nam. Đây là một khu vực kinh tế phát triển nhất cả nước và là trung tâm giao lưu thuận lợi với các tỉnh đồng bằng sông Cửu Long. Như vậy doanh nghiệp có thể thuận tiện trong việc tìm kiếm khách hàng vì đông bằng sông Cửu Long là thị trường lớn của thiết bị nông nghiệp như máy cày, máy gặt, máy tạo ôxy cho việc nuôi trồng tôm cá, thiết bị sản xuất thức ăn tôm cá... TP HCM cũng có cảng biển thuận tiện cho việc xuất nhập khẩu hàng của doanh nghiệp. VPĐD Đắc Nông: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch xuất khẩu tinh bột sắn do nhà máy chế biến Đắc Nông sản xuất cũng như sản phẩm nông nghiệp trong vùng và thực hiện việc kinh doanh các thiết bị nông nghiệp trên địa bàn VPĐD Miền Trung Tây Nguyên: Thực hiện nhiệm vụ nắm giữ thị trường tại miền trung Tây Nguyên. VPĐD Móng Cái- Quảng Ninh: Văn phòng này có thị trường các tỉnh phía bắc. Móng Cái là cửa khẩu của Quảng Ninh. Điều này sẽ thuận tiện cho việc chuyên trở hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty. Mỗi đơn vị trực thuộc thực hiện kinh doanh dựa trên số vốn mà công ty cấp. Dựa trên nhiệm vụ chung của công ty, mỗi đơn vị trực thuộc cần có biện pháp phù hợp với địa bàn mà mình đóng. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG SỔ SÁCH CHỨNG TỪ Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty: 2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau: Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, hang tồn kho, xác định kết quả,tiền lương Kế toán phải thu phải tra, tài sản cố định, Kế toán tại các chi nhánh Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của từng người: Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty. Giữa các bộ phận có sự gắn kết trao đổi với nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước giám đốc. Hiện tại, công ty chỉ có 4 kế toán thực hiện việc hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ diễn ra trong công ty và công việc đó được thực hiện tại trụ sở công ty. Ngoài ra, tại mỗi văn phòng đại diện cũng có kế toán từ công ty cử xuống. Nhân viên kế toán đều có trình độ đại học trở lên. Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty. Thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo điều lệ kế toán trưởng ban hành theo nghị định số 26-HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng bộ trưởng. Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chuyên môm nghiệp vụ cho cán bộ kế toán trong phòng và phòng kế toán đơn vị trực thuộc; đôn đốc, kiểm tra, xét duyệt báo cáo tài chính các đơn vị trực thuộc. Phân công công việc cụ thể cho từng thành viên trong phòng kế toán-tài chính công ty, chỉ đạo, góp ý cho phụ trách kế toán các đơn vị trực thuộc trong việc phân công công việc cụ thể ở phòng kế toán các đơn vị trực thuộc. Tổ chức học tập, bồi dưỡng nghiệp vụ, các chính sách chế độ mới cho toàn thể cán bộ kế toán thuộc công ty. Nhân viên kế toán: Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toán trưởng giao cho. Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng máy hoạt động liên tục. Kế toán tiền: kế toán tiền mặt:lập, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi cùng những chứng từ có liên quan ví dụ như giấy đề nghị thanh toán, giấy xin tạm ứng lệnh chi tiền…; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ do cơ sở gửi lên; thực hiện việc cập nhật số liệu vào máy tính; thực hiện đối chiếu với thủ quỹ vào cuối ngày; thực hiện kiểm kê tiền và lập bảng kiểm kê quỹ; Kế toán tiền gửi ngân hàng: Cập nhật, lưu trữ chứng từ liên quan đến TGNH; thực hiện lập hợp đồng mở L/C; thực hiện theo dõi chi tiết TGNH theo yêu cầu của việc quản lý. Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ; tính và phân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ quy định; lập, luân chuyển lưu trữ chứng từ liên quan đến TSCĐ; thực hiện kiểm tra các chứng từ do cơ sở và nhà máy gửi lên, cập nhật số liệu về TSCĐ vào máy tính; Kế toán vật tư: theo dõi sự biến động, tình hình nhập xuất tồn của các loại vật tư; cập nhật số liệu vật tư vào máy tính; thực hiện lưu trữ tài liệu về vật tư; Kế toán tiền lương nhân viên: Kiểm tra việc tính lương của công nhân viên chức trong công ty và của nhà máy sản xuất theo đúng phương pháp thời gian làm việc thực tế; theo dõi việc trả lương cho cán bộ công nhân viên tại các văn phòng đại diện và nhà máy; theo dõi khoản trích theo lương và việc thanh toán các khoản này cho Nhà nước; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ liên quan đến lao động tại cơ sở; cập nhật số liệu vào máy tính; Kế toán thanh toán: theo dõi việc thanh toán các khoản công nợ; lập kế hoạch thu nợ và trả nợ kịp thời để duy trì khách hàng và đảm bảo uy tín của công ty. Kế toán văn phòng đại diện: thu thập chứng từ hoạt động của cơ sở, kiểm tra độ chính xác và gửi kịp thời chứng từ về trụ sở chính để thực hiện hạch toán. Kế toán nhà máy: Công ty chỉ có một nhà máy chế biến. Nhà máy thực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ xảy ra và cuối quý hoặc cuối năm gửi sổ về công ty; kế toán của do công ty cử sẽ thực hiện việc kiểm tra chứng từ, phương pháp hạch toán và hạch toán của kế toán tại nhà máy. Do tại trụ sở công ty chỉ có 4 kế toán gồm cả kế toán trưởng nên mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm các phần hành khác nhau. Khi đã được giao nhiệm vụ kế toán sẽ thực hiện theo yêu cầu của các phần hành. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty: Các chính sách kế toán tài chính chung: Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, thông tư hướng dẫn đã ban hành và luật khác có liên quan nhu luật thuế Đối với nguồn vốn: Vốn của công ty được tổng công ty giao quản lý phù hợp với quy mô hoạt động và nhiệm vụ kinh doanh, Giám đốc công ty chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị tổng công ty về việc sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích nguồn vốn được giao. Công ty sẽ được tổng công ty cấp vốn bổ sung để tiếp tục phát triển kinh doanh hoặc thực hiện các nhiệm vụ do tổng công ty giao. Công ty còn có quyền bổ sung nguồn vốn từ lợi nhuận sau thuế của mình. Thực hiện đúng chế độ quản lý sử dụng vốn và tài sản theo quy định của Nhà nước. Mua bảo hiểm tài sản theo quy định. Được hạch toán vào chi phí kinh doanh và chi phí hoạt động khác các khoản dự phòng rủi ro như: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho; dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt động tài chính; ngoài nguồn vốn do Tổng công ty cấp, công ty có quyền được huy động vốn từ các nguồn khác nhau. Nêu huy động từ công nhân viên toàn công ty, Giám đốc công ty có thể ủy quyền cho các đơn vị tổ chức huy động theo phương án đã được công ty phê duyệt. Lãi suất huy động vốn thực hiện theo lãi suất thị trường. Riêng trường hợp huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời điểm vay vốn. Chi phí lãi vay huy động vốn hạch toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Công ty không được huy động vốn nước ngoài.Các khoản nợ phải trả là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh mà công ty chiếm dụng hợp pháp, thuộc quyền quản lý, sử dụng của công ty. Nợ phải trả bao gồm: Nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khác; phân theo đối tượng nợ bao gồm nợ ngân sách, nợ cán bộ công nhân viên, nợ khách hàng, nợ ngân hàng, nợ đối tượng khác. Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm về các khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình. Khi các đơn vị trực thuộc có khó khăn, không trả được các món nợ đã đến hạn theo cam kết phải báo cáo ngay cho giám đốc công ty để có biện pháp giải quyết. Các khoản nợ phải trả phải được hạch toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ. Tại thời điểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian và thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách nợ bằng văn bản. Những khoản nợ phải trả không rõ đối tượng, hoặc có đối tượng nhưng thời gian trên 2 năm không ai đòi cần báo cáo Kế toán trưởng và Giám đốc công ty để xử lý. Quản lý và sử dụng tài sản: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm: tài sản lưu động ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư ngắn hạn, các khoản phải thu và hàng tồn kho), tài sản cố định ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐ thuê tài chính, các khoản đầu tư dài hạn, XDCB dở dang). Tài sản của doanh nghiệp có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như được cấp, tự bổ sung, hình thành từ nguồn nợ. Tài sản của công ty có thể được sử dụng và quản lý tại văn phòng, tại đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh liên kết. + Đối với tiền mặt: Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Giám đốc và trước pháp luật về quản lý tiền mặt. Mọi khoản tiền qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của người có thâm quyền. Nghiêm cấm việc tám ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã chi tiền ra khỏi quỹ. Phiếu thu, Phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toán kịp thời, cuối mỗi ngày Thủ quỹ và kế toán quỹ phải thể hiện được số dư tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng. Không được sử dụng tiền của đơn vị vào mục đích cá nhân hoặc các mục đích khác không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần) hoặc đột xuất phải tiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ. Kết quả kiểm kê phải được lập có đủ chữ ký của những người có liên quan. Biên bản kiểm kê phải được lưu giữ trong chứng từ kế toán của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chênh lệch kiểm kê tiền mặt tồn quỹ được xử lý: Thiếu thủ quỹ phải bồi thường và nộp ngay số tiền thiếu vào quỹ, thừa ghi tăng thu nhập bất thường. + Đối với tiền gửi ngân hàng: Mọi khoản tiền thu chi qua ngân hàng phải thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng ngân hàng. Kế toán tiền gửi ngân hàng phải thường xuyên đối chiếu với ngân hàng. Các chính sách đối với tiền gửi ngân hàng giống như tiền mặt. + Các khoản phải thu: Khoản phải thu khách hàng phải được quản lý theo đối tượng và thời hạn thanh toán, và phải có chứng từ đầy đủ, các khoản phải thu quá hạn hoặc chưa đến hạn nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toán được lập dự phòng theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài chính, cuối quý hoặc 6 tháng các khoản phải thu khách hàng lớn phải thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu không phù hợp với sổ phải thu trên sổ kế toán của công ty hoặc các đơn vị thì phải cử cán bộ trực tiếp kiểm tra đối chiếu xác định nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh sổ kế toán cho phù hợp, từng quý bộ phận tài chính kế toán kết hợp với các bộ phận nghiệp vụ có liên quan phải báo cáo phân tích tình hình công nợ phân loại phải thu khách hàng theo các tiêu thức: chưa đến hạn, quá hạn thanh toán, nợ khó đòi mới phát sinh trong quý; đối với khoản nợ khó đòi cần được báo cáo với giám đốc để có biện pháp xử lý. + Đối với các khoản tạm ứng: Tạm ứng để chi dùng cho hoạt động nghiệp vụ phục vụ sản xuất kinh doanh, không tạm ứng cho các cá nhân không phải công nhân viên của công ty. Trước khi tạm ứng người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng với các mục sau: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng, thời gian hoàn tạm ứng; giấy tạm ứng phải có thêm chữ ký của trưởng bộ phận, kế toán trưởng ( phụ trách kế toán ), giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt. Khi kết thúc công việc cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạm ứng kịp thời. Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được số dư tạm chưa thanh toán, số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điều kiện thanh toán, số đề nghị được chi bổ sung hoặc số chưa chi hết đề nghị cho nợ tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt. Người nhận tạm ứng phải là người trực tiếp thanh toán tạm ứng. Sau khi hoàn thành công việc chậm nhất là 07 ngày phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Ngày hoàn thành công việc được xác định là ngày trên hóa đơn bán hàng (nếu là tạm ứng mua sắm vật tư, hang hóa, TSCĐ), ngày về trên giấy đi đường, trên vé máy bay, tàu xe ( nếu tạm ứng đi công tác). Nếu cá nhân đã hoàn thành công việc nhưng chưa thanh toán tạm ứng lần trước thì không cho tạm ứng tiếp lần sau. Các trường hợp đặc biệt sẽ do giám đốc quyết định. Vào 31/12 phòng kế toán tài chính in danh sách cá nhân còn dư tạm ứng. + Các khoản phải thu khác: Tài sản phát hiện thiếu chờ xử lý, các khoản bồi thường vật chất, khoản cho vay cho mượn vật tư mang tính chất tạm thời, phải thu về TSCĐ, lãi tài chính. Từng khoản phải thu đều được quản lý chặt chẽ theo đúng nội dung, thời hạn thanh toán hoặc xử lý. Các trường hợp cho vay, mượn, đầu tư… không rõ đối tượng, thời hạn thanh toán và không có hợp đồng, cam kết gây tổn thất thì người ký quyết định cho vay, đầu tư chịu trách nhiệm bồi thường. + Dự phòng phải thu khó đòi: Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi được thực hiện tập trung tại văn phòng công ty cho toàn bộ số nợ phải thu khó đòi của công ty và các đơn vị trực thuộc.Các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm báo cáo chi tiết các khoản nợ phải thu khó đòi của đơn vị mình theo bảng kê về công ty. Kế toán trưởng công ty chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo giám đốc công ty về tình hình các khoản nợ phải thu khó đòi và tỷ lệ trích lập dự phòng. Xử lý nợ phải thu khó đòi: nếu do lỗi khách quan thì người phạm lỗi phải bồi thường, nếu được chấp nhận xử lý cần phải có đầy đủ bằng chứng. + Quản lý vật tư hàng hóa: Toàn bộ các khoản mua sắm bắt buộc phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ kèm theo, cán bộ kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra các hóa đơn đủ điều kiện thanh toán khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu không hợp lý cần báo cáo trưởng phòng để xử lý. Việc nhập kho phải có phiếu kiểm hàng và phiếu nhập kho. Kế toán vật tư phải thực hiện ghi chép kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn vật tư vào sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. Kế toán phải xác định phương pháp hạch toán giá vật tư phù hợp với từng loại. Ít nhất 6 tháng một lần hoặc đột xuất các bộ phận có liên quan cần thực hiện kiểm kê. Nếu thiếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, nếu thừa khi xử lý sẽ được ghi tăng thu nhập. Hàng tồn kho sẽ được lập dự phòng dự phòng theo quy định của thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài chính. Phòng kế toán tổng hợp số vật tư, hàng hóa bị giảm giá trong toàn công ty trình Giám đốc duyệt và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho toàn bộ số vật tư hàng hóa bị giảm giá của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Chi phí dự phòng được hạch toán vào chi phí quản lý của công ty.Cuối năm tài chính công ty phải hoàn nhập số dự phòng được trích lập năm trước vào doanh thu bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau. + Quản lý TSCĐ: Phòng kế toán tài chính công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ số TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của Văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc thực hiện ghi sổ kế toán chi tiết TSCĐ và mở thể TSCĐ theo nơi sử dụng tài sản. Yêu cầu quản lý chi tiết đối với từng TSCĐ phải đảm bảo được: mỗi TSCĐ có hồ sơ riêng ghi đầy đủ nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, tình trạng kỹ thuật, tình hình sửa chữa, nâng cấp hằng năm…Khi có TSCĐ tăng, các bộ phận có liên quan phải chuyển hồ sơ về mua sắm TSCĐ để kế toán phản ánh tăng TSCĐ kịp thời vào sổ kế toán. Phòng kế toán tài vụ công ty chịu trách nhiện trước Giám đốc về việc tập hợp hoàn chỉnh hồ sơ, hạch toán tăng TSCĐ kịp thời. Khi thủ tục hồ sơ có vướng mắc tồn đọng ở các bộ phận có liên quan cần báo cáo Giám đốc để giải quyết. Khi thanh lý TSCĐ khoản chênh lệch giữa giá trị thu được khi nhượng bán thanh lý so với giá trị còn lại của tài sản và chi phí nhượng bán, thanh lý được hạch toán vào kết quả kinh doanh ( thu nhập khác) của công ty. Ít nhất một năm một lần tất cả đơn vị trực thuộc và văn phòng công ty thực hiện kiểm kê toàn diện TSCĐ hiện có toàn công ty. Căn cứ vào kết quả kiểm kê đối chiếu sổ kế toán TSCĐ, tài khoản kế toán, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có) và điều chỉnh sổ kế toán kịp thời. Kế toán phải khóa sổ kế toán theo dõi TSCĐ, tính ra số dư để thực hiện kiểm kê. + Quản lý đầu tư XDCB: Phòng kế toán tài vụ công ty có trách nhiệm quản lý giá cả, chi phí trong các phương án đấu thầu, chào thầu mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ XDCB, xác định giá trị quyết toán công trình. Khi kết thúc đâu tư, phải lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư. Khi công trình XDCB hoàn thành đưa vào sử dụng nhưng chưa được phê duyệt quyết toán vốn đầu tư, yêu cầu đơn vị thực hiện có trách nhiệm hoàn chỉnh thủ tục hồ sơ, cùng phòng kế toán tài vụ hoàn thành thủ tục quyết toán, xác định giá trị quyết toán công trình để có căn cứ tạm hạch toán tăng TSCĐ để trích khấu hao theo quy định. Việc tạm ứng và thanh toán chi phí XDCB được thực hiện theo quy định của Tổng công ty và công ty. + Quản lý chi phí: Chi phí khấu hao phải được trích hàng tháng và được theo dõi đầy đủ. Phương pháp tính khấu hao phải phù hợp và nhất quán đối với từng tài loại TSCĐ. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: các chi phí này phải đảm bảo có hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của bộ tài chính và hợp đồng mua bán được ký kết hoặc báo giá. Đối với hàng hóa không thể có hóa đơn thì yêu cầu người bán có văn bản đề nghị thanh toán. Quản lý chặt chẽ chi phí theo mức tiêu hao và giá vật tư. Đối với công cụ dụng cụ thì căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng để hạch toán cho phù hợp. Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc tính lương phải chính xác và nhanh chóng để kịp thời thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên đúng hạn. Các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng chế độ. Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm chi phí sửa chữa lớn TSCĐ,chi phí giao dịch mua giới, tiếp khách, tiếp thị, …; công tác phí kiểm tra, giám sát; khoản trích trước, chi phí bằng tiền khác phải được thực hiện đứng theo chính sách của công ty và chế độ của Bộ tài chính. Những chi phí không đúng theo quy định sẽ được quy kết trách nhiệm của cá nhân hay tập thể gây ra để có biện pháp xử lý và không được hạch toán vào sổ kế toán. + Lợi nhuận của công ty: Lợi nhuận của công ty sẽ được nộp toàn bộ cho Tổng công ty để hạch toán tập trung. Dựa trên kết quả hoạt động của công ty thì Tổng công ty sẽ trích cho công ty một phần lợi nhuận để lập quỹ khen thưởng và phúc lợi. + Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi: Quỹ khen thưởng dùng để thưởng cuối năm, thưởng định kỳ hoặc thưởng đột xuất cho các nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc. Mức khen thưởng do giám đốc quyết định. Quỹ phúc lợi dùng để đầu tư xây dựng hoặc sửa chữa các công trình phúc lợi của công trình phúc lợi của công ty; chi cho các hoạt động phúc lợi công cộng của tập thể công nhân viên công ty, phúc lợi xã hội; ngoài ra có thể dùng một phần quỹ phúc lợi để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những người lao động kể cả trường hợp về hưu, về mất sức, lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa hoặc làm công tác từ thiện xã hội. Việc sử dụng quỹ do giám đốc quyết định. Quỹ ban điều hành dùng để thưởng cho ban giám đốc điều hành. Chỉ được chi các quỹ khi đã thanh toán hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn phải trả. Tại các đơn vị trực thuộc tổ chức công tác kế toán theo hình thức báo sổ kế toán. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán: Các loại chứng từ mà công ty sử dụng như: Phần tiền: phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền, giấy đề nghị tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ. Phần hành hàng tồn kho: Hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm nhận hàng, phiếu kiểm kê, Phần thanh toán: hóa đơn và giấy đề nghị mua hàng ( nếu là mua hàng), hóa đơn và phiếu xuất (nếu bán hàng), phiếu thanh toán tạm ứng, các biên bản phạt vi phạm hoặc quy kết trách nhiệm. Phần tài sản cố định: biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nhận chất lượng, hóa đơn, biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, Phần tiền lương: bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng thời gian làm việc. Phần tiền gửi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, hợp đồng mở L/C Trên thực tế công ty sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán nên có trường hợp khi cần sử dụng chứng từ sẽ được kế toán in theo mẫu trên phần mềm. Ngoài ra công ty cũng sử dụng chứng từ lập thủ công. Các chứng từ gốc để nhập vào máy sẽ được sắp xếp theo phần hành khác nhau để sử dụng, quản lý và lưu. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty gần như một doanh nghiệp thương mại nên tài khoản hàng tồn kho, tài khoản phải thu phải trả phức tạp có nhiều tài khoản con. Tài khoản hàng tồn kho được chi tiết theo loại vật tư, tài khoản phải thu được chi tiết theo khách hàng. Điều này sẽ được làm rõ trong kế toán các phần hành dưới đây. Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng theo chế độ. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Công ty thực hiện hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Công việc hạch toán hoàn toàn trên máy tuân thủ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Các loại sổ mà công ty sử dụng cho quá trình hạch toán gồm sổ phân loại chứng từ cùng loại, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết các phần hành khách nhau, sổ tổng hợp của các sổ chi tiết. Mỗi phần hành khách nhau sẽ có các loại sổ chi tiết, sổ tổng hợp và sổ cái riêng. Sau khi thực hiện trên máy kế toán sẽ in để lưu các tài liệu. Sau mỗi quý thì sổ từng phần hành sẽ được in ra để đề phòng sự cố phần mềm. Ngoài những sổ sách theo quy định thì công ty còn thực hiện lập các bảng kê nhằm mục đích quản trị nội bộ. Các sổ chi tiết được công ty sử dụng: Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, thành phẩm, Thẻ kho Sổ chi tiết tài khoản phải thu, phải trả theo cơ sở Sổ chi tiết tài khoản 334, TK 335, TK 338 theo cơ sở. Sổ chi tiết TSCĐ dùng chung cho toàn doanh nghiệp và sổ chi tiết TSCĐ dùng cho các cơ sở. Sổ chi tiết TK 621, TK 622, TK 627, TK154 theo hợp đồng. Thẻ tính giá thành sản phẩm Sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng Sổ chi tiết tiền vay, tiền gửi … Các sổ chi tiết này sẽ được thực hiện trên exel. Dưới đây là sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng loại Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối quý Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2.2: sơ đồ hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Quy trình sử lý nghiệp vụ (NV) như sau: Các NV kinh tế phát sinh Các chứng từ kế toán Tệp số liệu kế toán Sổ đăng ký chứng từ Sổ chi tiết các TK Báo cáo tài chính, báo cáo quản trị Sổ cái Cập nhật chứng từ vào máy Lập chứng từ Kế toán tự làm Máy tự động thực hiện và có sự điều chỉnh của kế toán Sơ đồ 2.3: Quy trình sử lý nghiệp vụ theo hình thức chứng từ ghi sổ 2.2.5 Hệ thống các báo cáo: Công ty cũng thực hiện 4 báo cáo theo yêu cầu của bộ tài chính. Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo quản trị. Cuối mỗi năm tài chính kế toán trưởng có nhiệm vụ tập hợp số liệu và cho ra các báo cáo tài chính theo quy định. Còn riêng báo cáo quản trị sẽ được trình bày khi có sự yêu cầu của giám đốc để ra kế hoạch, vì thế báo cáo quản trị có thể được lập bất cứ lúc nào dựa trên nhu cầu. 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể: 2.3.1 Phần hành tiền: Bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, các giấy tờ dễ chuyển đổi sang tiền. Những tài khoản được dụng trong phần hành tiền là 111,112. Ngoài ra công ty sử dụng hệ thống tài khoản con phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp như sau: 1111- Tiền mặt Việt Nam đồng 1114 - Tiền mặt tại văn phòng HCM 1115 - Tiền mặt tại nhà máy 1121- Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng 1121DT - Tiền VNĐ gửi ngân hàng sở giao dịch 1NH đầu tư. 1121LV - Tiền VNĐ gửi ngân hàng liên doanh Lào Việt … 1122- Tiền gửi ngân hàng ngoại tệ 1122DT- Tiền gửi ngoại tệ USD tại sở giao dịch 1 NH đầu tư. 1122LV - Tiền gửi ngoại tệ USD tại ngân hàng liên doanh Lào Việt Mỗi loại ngoại tệ sẽ được mở một sổ chi tiết, và được tập hợp sổ tổng hợp tiền gửi ngân hàng ngoại tệ. Quy trình ghi sổ tiền mặt Phiếu thu Phiếu chi Sổ quỹ Sổ CT, tổng hợp TK 111,TK112, Sổ cái Sơ đồ 2.4. Sơ đồ quy trình ghi sổ tiền mặt Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ thu tiền: Người thực hiện thanh toán sẽ đề nghị thanh toán, qua những chứng từ kèm theo có liên quan kế toán phần hành thanh toán sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên,được kế toán trưởng soát xét và có đầy đủ nội dung, chữ ký của người lập phiếu, thủ trưởng. Sau đó phiếu thu sẽ được chuyển cho thủ quỹ thu tiền, ghi số tiền thu được bằng chữ và ký tên. Thủ quỹ giữ 1 liên để ghi sổ quỹ, 1liên giao cho người nộp tiền, 1 liên kế toán sẽ vào sổ và lưu cùng với những chứng từ gốc. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ chi tiền: Phiếu chi được lập thành 3 liên, sau khi đã đầy đủ nội dung theo mẫu và có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ kho thực hiện việc xuất tiền. Sau khi nhận tiền người nhận sẽ ghi số tiền đã nhận bằng chữ và bằng số rồi ký tên. Thủ quỹ giữ 1 liên để vào sổ quỹ, 1 liên được kế toán phần hành vào sổ kế toán và được lưu cùng chứng từ gốc, 1 liên do người nhận tiền giữ. Phần hành TSCĐ: Tài khoản được sử dụng: 2111- nhà cửa, vật kiến trúc 2112- máy móc, thiết bị 2113- phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114- Thiết bị dụng cụ quản lý … Chứng từ được sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ Dụng cụ, phụ tùng kèm theo. Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Kế toán chi tiết: Công ty tổ chức sổ chi tiết theo dõi TSCĐ được sử dụng ở các phòng ban khác nhau. Ngoài ra công ty còn mở sổ chi tiết để theo dõi sự biến động của từng tài sản dùng cho hoạt động chung của doanh nghiệp: đó là các thẻ TSCĐ. Hàng tháng kế toán sẽ tiến hành tính khẩu hao TSCĐ theo quy định kế toán tăng TSCĐ: Bộ phận có liên quan lập biên bản giao nhận TSCĐ và phụ tùng kèm theo sẽ được chuyển cho kế toán TSCĐ để ghi sổ kế toán và lưu. Kế toán giảm TSCĐ: Biên bản thanh lý TSCĐ do ban thanh lý TSCĐ lập với đầy đủ nội dung theo biêu mẫu và có đầy đủ chữ ký của Trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị sẽ được chuyển cho phòng kế toán để hạch toán và lưu. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ: Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Chứng từ này sẽ được kế toán trưởng soát xét và lưu. kế toán tổng hợp: từ các chứng từ gốc có liên quan đến TSCĐ, kế toán viên phần hành sẽ thực hiện phân loại nghiệp vụ và lập chứng từ ghi sổ. Và các chứng từ này sẽ được chuyển sang sổ đăng ký chứng từ và ghi vào sổ cái tài khoản TSCĐ. Chứng từ tăng, giảm và bảng phân bổ KH TSCĐ Chứng từ ghi sổ TK 211, 212,213,214 Sổ cái TK 211,212,213,214 Báo cáo kế toán Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ toàn công ty Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối quý Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán TSCĐ 2.3.3. Phần hành thanh toán: - Phần thanh toán có thể là thanh toán với người bán, thanh toán với người mua, thanh toán nội bộ, thanh toán với công nhân viên, thanh toán với nhà nước, thanh toán với ngân hàng… Công ty thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu nên số lượng khách hàng lớn và số lượng ngân hàng giao dịch cũng nhiều nên ở phần này ta chỉ quan tâm đến vấn đề thanh toán với ngườ bán, người mua, thanh toán với khách hàng và thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên. Còn những phần công tác thanh toán khác công ty đã thực hiện theo tài khoản của chế độ và hầu như không có tài khoản con. - Tài khoản sử dụng: + thanh toán với người bán: 331- phải trả người bán Công ty thực hiện theo dõi phần thanh toán với người bán theo đơn vị trực thuộc nên công ty thực hiện mở tài khoản chi tiết chi từng đơn vị trực thuộc như sau: 3311- phải trả người bán của nhà máy chế biến Đắc Nông 33111- phải trả người bán hoạt động sản xuất kinh doanh 331111- phải trả người bán hoạt động sản xuất kinh doanh VNĐ 331112- phải trả người bán HĐ SXKD USD + Thanh toán với người mua: tài khoản- 131 Tương tự như thanh toán với người bán công ty cũng mở chi tiết theo các đơn vị trực thuộc. + thanh toán với ngân hàng: Do việc kinh doanh của doanh nghiệp liên quan tới khách hàng nước ngoài nhiều nên doanh nghiệp cần có sự hỗ trợ của các ngân hàng trước hết là việc quy đổi ngoại tệ khi cần thiết và trợ giúp tài chính khi công ty cần. Công ty mở tài khoản vay ngân hàng chi tiết theo từng ngân hàng. 3111-vay ngắn hạn VNĐ 31111- vay ngắn hạn của ngân hàng nông nghiệp 31112- vay ngắn hạn của ngân hàng Lào Việt 31113- vay ngắn hạn ngân hang đầu tư. + thanh toán với công nhân viên: Hạch toán chi tiết: Đối với khoản phải thu khách hàng, phải trả người bán kế toán thực hiện phân loại, hạch toán vào sổ chi tiết, theo dõi công nợ cho từng lần nợ, từng người bán, từng lần thanh toán và số dư. Chính vì thế công ty có thể quản lý được các khoản thu, khoản phải trả mang giá trị lớn. Nhờ đó công ty đã có kế hoạch để tránh tình trạng lợi nhuận dương mà vẫn có thể bị phá sản do không thu hồi được tiền từ bán hàng hóa,dịch vụ. Nhất là việc buôn bán nước ngoài thì càng nhiều rủi ro hơn trong việc thu hồi nợ. Kế toán phần hành này liên quan đến các chứng từ bán hàng và mua hàng, ngoài việc cập nhật và lưu chứng từ công nợ kế toán còn lưu cùng chứng từ bán hàng mua hàng như hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… Thanh toán với công nhân viên có các chứng từ như bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Các chứng từ này được lập theo chế độ kế toán và làm chứng từ gốc để kế toán thực hiện thanh toán và ghi sổ phần hành tiền lương. Hạch toán tổng hợp: Từ những chứng từ do các đơn vị trực thuộc cung cấp kế toán phần hành thanh toán sẽ thực hiện nhập số liệu vào sổ, máy tính sẽ tiến hành phân loại chứng từ theo tiêu thức đã được lập trình sẵn và từ đó kế toán phần hành sẽ tiến hành lập chứng từ ghi sổ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ đó lập sổ cái tài khoản thanh toán. Quy trình ghi sổ phần thanh toán như sau: Chứng từ thanh toán Chứng từ ghi sổ TK thanh toán Sổ cái Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Báo cáo kế toán Bảng cân đối sổ phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Phần hành hàng tồn kho: Công ty vừa sản xuất vừa kinh doanh các hàng hóa nhập khẩu về nên hàng tồn kho của doanh nghiệp có nhiều loại và vì thế việc hạch toán hàng tồn kho yêu cầu phải chi tiết. - Tài khoản sử dụng: 151- hàng mua đang đi đường: 1511- hàng nông sản 1512- hàng nhập khẩu 152- nguyên vật liệu 155- thành phẩm 156- hàng hóa 15611- hàng nông sản 156111- mủ cao su 156112- cà phê 156113- tiêu 156114- hạt điều 156115-đỗ các loại 156116- Gỗ tinh chế 156117- Gỗ xây dựng 15612- hàng nhập khẩu 156121- thiết bị nông nghiệp 156122-thiết bị nuôi tôm. 1562- chi phí mua hàng hóa. - Hạch toán chi tiết: + Nhập kho: Bộ phận có nhu cầu hoặc bộ phận thu mua căn cứ vào hợp đồng thực hiện thu mua. Sau khi kiểm hàng và lập biên bản kiểm nhận hàng bộ phận thu mua lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho lập thành 2 hoặc 3 liên và người lập phiếu phải ghi đầy đủ thông tin, chữ ký. Người nhập kho sẽ mang phiếu để nhập vật tư. Sau khi nhập kho xong thủ kho sẽ cùng với người nhập kho ký. Thủ kho sẽ giữ 1 liên để ghi thẻ kho, 1 liên giao cho phòng kế toán hạch toán và lưu cùng với những chứng từ khác kèm theo như hợp đồng, biên bản kiểm kê. 1 liên còn lại nếu có sẽ giao cho người nhập kho. + Xuất kho: Do bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu lập thành 2 hoặc 3 liên. Sau khi lập xong người lập phiếu, kế toán trưởng ký và ghi rõ họ tên rồi chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, giao cho người nhận xuống kho để nhận hàng. Thủ kho sau khi xuất xong sẽ ghi vào cột thực xuất và cùng người nhận ký. 1liên sẽ được phòng kế hoạch xuất nhập khẩu lưu, 1liên do thu kho vào thẻ kho xong chuyển cho kế toán hạch toán và lưu, 1liên còn lại nếu có do người nhận lưu tại bộ phận sử dụng để theo dõi. Theo định kỳ hoặc bất thường công ty thực hiện kiểm kê, kế toán dùng biên bản kiểm kê đê điều chỉnh sự thay đổi HTK và lưu. - Hạch toán tổng hợp: Mỗi chứng từ sẽ được nhập vào máy và máy tính sẽ phân loại chứng từ theo mặt hàng. Sau đó cứ năm chứng từ sẽ được lập thành một chứng từ và đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ để thành chứng từ ghi sổ và chuyển vào sổ cái. Chứng từ hàng tồn kho Chứng từ ghi sổ Sổ cáiTK 155,152,157,156 Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ Sổ chi tiết TK 152, 155, 156, 157 Sổ tổng hợp TK tương ứng Thẻ kho Bảng cân đối TK Ghi hàng ngày Ghi hàng quý Đối chiếu Sơ đồ 2.7: Sơ đồ hạch toán HTK Các nghiệp vụ khác thường ít xảy ra nên tất cả các tài khoản được sử dụng không có thêm tài khoản con. Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại công ty: Đánh giá về tình hình tổ chức quản lý kinh doanh của công ty: Doanh nghiệp tổ chức các bộ phận theo mô hình theo cơ cấu trực tuyến chức năng có thể gây ra hiện tượng chậm trễ trong việc ra các quyết định của các bộ phận chức năng. Các đơn vị trực thuộc của công ty ở các vùng khác nhau chi phí đi lại sẽ tốn kém và việc hỗ trợ lẫn nhau giữa các đơn vị trực thuộc nhiều khi gặp khó khăn. Tuy vẫn ẩn chưa một số nhược điểm như vậy nhưng mô hình này là phù hợp với công ty kinh doanh các mặt hàng nông sản và vật tư nông nghiệp. Với một địa bàn rộng lớn và giá trị của nông sản thường là thấp, công ty đã đặt các trụ sở tại các tỉnh có cơ hội phát triển mạnh nhất là một biện pháp đúng đắn để giảm chi phí nâng cao lợi nhuận và sức cạnh tranh cho sản phẩm nông nghiệp của Việt Nam trên trường quốc tế. Như vậy công ty công ty đã giảm thiểu được một lượng lớn chi phí vận chuyển nông sản đi xa để chế biến. Hàng nông sản của chúng ta thường có chất lượng không đồng đều và có dư lượng chất bảo vệ thực vật nhiều khi không đảm bảo kĩ thuật nhập khâu. Tuy nhiên công ty chưa có chính sách nào để kiểm soát mức độ đảm bảo của chất lượng nông sản. Đánh giá về tổ chức kế toán tại công ty: Công ty đã sử dụng mẫu sổ sách, chứng từ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và sử dụng các sổ chi tiết phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh cua công ty. Tuy nhiên, một số chính sách kế toán tài chính của công ty vẫn chưa thể bao hàm được những vấn đề có thể xảy ra ví dụ như khi thanh lý nhượng bán TSCĐ thì vẫn có hiện tượng bị lỗ, nhưng doanh nghiệp vẫn chưa có chính sách ghi nhận phù hợp. Như vậy những chính sách chưa thể đi đến từng vấn đề có thể xảy ra trong tổ chức. Trong những trường hợp như vậy thì công ty sẽ thực hiện theo chế độ kế toán. Nói tóm lại từ việc vận dụng chứng từ, tài khoản, sổ sách của công ty là đúng với những quy định đã đề ra. Bên cạnh đó công ty còn sử dụng thêm những sổ sách mang tính đặc thù của công ty đã được đưa ra ở phần trên và có mẫu kèm theo. Những sổ sách này là cần thiết để các quyết định nội bộ được chính xác và việc theo dõi các bộ phận cũng trở nên dễ dàng hơn. KẾT LUẬN: Công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xuất nhập khẩu. Đây cũng là một ngành nghề chứa đựng nhiều rủi ro. Bên cạnh đó Việt Nam vẫn con đang ít kinh nghiệm trong kinh doanh quốc tế. Điều này đã đòi hỏi công ty có chiến lược kinh doanh tốt. Sản phẩm mà công ty thực hiện xuất khẩu thường là nông sản nên cần có chế độ bảo quản và chính sách hạch toán phù hợp để giá trị của hàng tồn kho không bị sai lệch. Công ty đã vận dụng tổt chuẩn mực, chế độ kế toán của Bộ tài chính để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra.. Trong báo cáo thực tập tổng hợp em đã nêu ra những hiểu ban đầu về công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn TS. Nguyễn Thanh Quý cùng anh chị bộ phận ké toán của công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. MỤC LỤC Trang