Báo cáo thực tập Thực trạng và giải pháp quy trình xây dựng và ban hành văn bản tại UBND Quận Ba Đình

MỤC LỤC Trang Lời mở đầu 2 Chương I. Tổng quan về ủy ban nhân dân Quận Ba Đình Hà Nội 4 1.1. Đặc điểm tình hình chung năm 2007 của Quận Ba Đình 4 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân Quận Ba Đình – Hà Nội 5 1.2.1. Chức năng 5 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.3. Cơ cấu tổ chức UBND Quận và mối quan hệ công tác của văn phòng HĐND – UBND Quận Ba Đình 7 1.3.1. Cơ cấu tổ chức UBND Quận Ba Đình 7 1.3.2. Quan hệ công tác trong UBND Quận Ba Đình 9 Chương II. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 11 2.1. Những khái niệm và phân loại văn bản 11 2.2. Những yêu cầu về mặt nội dung và thể thức văn bản 12 2.2.1. Những yêu cầu về mặt nội dung 12 2.2.2. Những yêu cầu về mặt thể thức 12 2.3. Quy trình xây dựng và ban hành văn bản 13 2.3.1. Khái niệm 13 2.3.2. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản 14 2.3.3. Một số thủ tục ban hành văn bản 16 Chương III. Thực trạng và giải pháp quy trình xây dựng và ban hành văn bản tại UBND Quận Ba Đình. 18 3.1. Thực trạng việc ban hành văn bản của UBND Quận Ba Đình Hà Nội 18 3.1.1. Kết quả đạt được 18 3.1.2. Mặt tích cực 19 3.1.3. Mặt tồn tại 21 3.2. Phương hướng hoàn thiện 22 Kết luận 30 Tài liệu tham khảo 32 Nhật ký thực tập 33 LỜI MỞ ĐẦU Hành chính Nhà nước là sự thực thi quyền lực hành chính bao gồm: hệ thống tổ chức, thiết chế, định chế bao quát mọi hoạt động kinh tế – xã hội, làm cho mọi đường lối chủ trương của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước đi vào đời sống đem lại lợi ích cho nhân dân. Với mục đích bổ sung và nâng cao kiến thức thực tiễn. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước và cũng là để hoàn thiện những cơ sở lý luận được học, theo quy định của Bộ Giáo dục - Đào tạo nhà trường tổ chức cho sinh viên đi thực tập cuối khoá. Được sự giới thiệu của Học viện hành chính từ ngày 25/02/2008 đến ngày 25/04/2008, em đến thực tập tại UBND Quận Ba Đình Hà Nội. Trong quá trình thực tập em đã được sự chỉ bảo tận tình của thầy cô giáo các anh chị cùng các bạn nhóm thực tập, em đã soạn thảo văn bản, phân loại văn bản vào sổ đi, sổ đến. Hiện nay, Nhà nước Việt Nam đang tiếp tục tiến hành công cuộc đổi mới một cách sâu sắc và toàn diện nhằm thực hiện thắng lợi những mục tiêu của Đảng Cộng sản Việt Nam đặt ra là: làm cho dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh. Trên cơ sở đó tăng cường sự nghiệp công nghiệp hoa, hiện đại hóa đất nước, xây dựng thành công chủ nghĩa xã hội trên đất nước Việt Nam xinh đẹp. Để đạt được mục tiêu đó đòi hỏi chúng ta phải đổi mới, cải cách mọi hoạt động quản lý nhà nước về kinh tế – xã hội bằng pháp luật, quy trình soạn thảo văn bản phù hợp với tình hình và nhiệm vụ mới. Chính vì vậy, cải cách nền hành chính nhà nước hiện nay đang là vấn đề được Đảng, nhà nước và toàn xã hội quan tâm sâu sắc. Nhận thấy văn bản là công cụ hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước, nó không chỉ văn bản hoá quyết định quản lý mà nó còn phục vụ cho công tác tra cứu kiểm giám sát. Vì tính thiết thực của văn bản, cũng như việc hỗ trợ cho sinh viên Lào những kiến thức mình đã được học trong nhà trường nên em chọn viết về đề tài “Quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Quận Ba Đình Hà Nội”. Việc nghiên cứu đề tài này sẽ giúp em có được nhận thức sâu hơn những kiến thức trên cơ sở mình đã được học trong thời gian qua, đồng thời đây là vấn đề em rất quan tâm, vì vậy em đã lựa chọn làm đề tài nghiên cứu thực tập. Cùng với bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này em xin gửi lời cảm ơn tới ban lãnh đạo Học viện, các thầy cô gioá trong Học viện Hành chính, đặc biệt là cô giáo Th.S Nguyễn Thị Minh Phượng trưởng đoàn thực tập, thầy Nguyễn Dung phó trưởng đoàn và sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Huy Hoàng, giảng viên khoa Lý luận cơ sở và các bạn sinh viên Việt Nam khóa 5 đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo này. Đồng thời em cũng xin gửi lời biết ơn trân trọng đến Đảng cộng sản Việt Nam, nhà nước Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa, tập thể các cô, các chú, anh chị trong UBND Quận Ba Đình đã tạo điều kiện cung cấp tài liệu giúp em hoàn thành báo cáo thực tập. Mặc dù rất cố gắng, song thời gian và trình độ có hạn, tiếng Việt chưa thông thạo. Bản báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo của các thầy cô để báo cáo thực tập đạt kết quả tốt. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2008 Sinh viên Sẻng Đon PHÔMMA LẠT CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH HÀ NỘI. 1.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG NĂM 2007 CỦA QUẬN BA ĐÌNH. Quận Ba Đình là trung tâm hành chính, chính trị quốc gia ở thủ đô Hà Nội với diện tích 9,248 km2 là nơi tập trung các cơ quan đầu não của Đảng và Nhà nước, cơ quan ngoại giao nước ngoài. Phía Đông giáp Quận Hoàn Kiếm Phía Tây giáp Quận Cầu Giấy Phía Nam giáp Quận Đống Đa và Quận Hoàn Kiếm Phía Bắc giáp Quận Tây Hồ và Quận Gia Lâm. Toàn Quận có 14 phường: 1. Ngọc Hà 6. Nguyễn Trung Trực 11. Kim Mã 2. Đội Cấn 7. Trúc Bạch 12. Ngọc Khánh 3. Cống Vị 8. Thành Công 13. Liễu Giai 4. Quán Thánh 9. Điện Biên 14. Vĩnh Phúc 5. Phúc Xá 10. Giảng Võ Dân số 225.282 người, mật độ dân số 24.360 người/km2. Trên địa bàn quận có trên 130 cơ quan trung ương, thành phố và nhiều đơn vị hoạt động kinh tế. Đặc điểm tình hình năm 2007 của Quận Ba Đình Hà Nội là nơi diễn ra nhiều sự kiện quan trọng của đất nước. Thành phố đã xác định 5 nhiệm vụ trọng tâm trong năm là: cải cách hành chính, tăng cường kỷ cương, quản lý đô thị đẩy mạnh xã hội hoá, giải quyết các vấn đề bức xúc và phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm chống lãng phí. Tình hình thực hiện các nhiệm vụ kinh tế – xã hội trong điều kiện còn nhiều khó khăn: dịch bệnh tiếp tục diễn biến phức tạp, chỉ số giá tiêu dùng tăng cao ảnh hưởng đến đời sống của nhân dân. Các chỉ tiêu kinh tế – xã hội do thành phố và HĐND quận giao cao so với năm 2006; UBNDvà các phường được phân cấp thực hiện nhiều nhiệm vụ mới, một số điểm nóng về quản lý đất đai, trật tự xây dựng yêu cầu phải tập trung giải quyết, đội ngũ cán bộ lãnh đạo UBND quận và một số phòng, ban, ngành đoàn thể, phường có sự thay đổi v.v... với sự quyết tâm, tập trung lãnh đạo, chỉ đạo của Quận uỷ, HĐND, UBND quận, sự nỗ lực cố gắng của cán bộ và nhân dân, Quận Ba Đình đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ kinh tế – xã hội, an ninh, quốc phòng năm 2007. Kinh tế tiếp tục tăng trưởng, an ninh chính trị được đảm bảo, trật tự an toàn xã hội được nâng cao, các hoạt động xã hội được thực hiện có chiều sâu phong trào thi đua được triển khai sâu rộng; các nhiệm vụ trọng tâm đột xuất được tổ chức thực hiện tốt, đặc biệt là công tác bầu cử đại biểu Quốc hội khoá XII; triển khai nghiêm túc các quyết định chỉ thị của trung ương và thành phố. Nhiều chỉ tiêu hoàn thành vượt mức như chỉ tiêu thu ngân sách, các chỉ tiêu về văn hoá xã hội. 1.2. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA UBND QUẬN BA ĐÌNH. - Căn cứ luật tổ chức HĐND và UBND (sửa đổi). - Căn cứ quyết định số 92/2001/QĐ - UBND ngày 23/10/2001 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định vị trí chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên viên thuộc UBND Quận. 1.2.1. Chức năng. Quận Ba Đình tổ chức việc thi hành hiến pháp, pháp luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp, phát huy quyền làm chủ của nhân dân tăng cường pháp chế XHCN chống quan liêu, hách dịch, tham nhũng phối hợp với cơ quan thường trực HĐND và các ban của HĐND chuẩn bị nội dung kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình HĐND xét và quyết định. Quản lý địa giới hành chính, xây dựng đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính. UBND Quận Ba Đình tổ chức và chỉ đạo thực thi quyền hành pháp để thực hiện các chức năng quản lý Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trên địa bàn quận theo hiến pháp và pháp luật. 1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn. UBND Quận Ba Đình do HĐND Quận bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND Quận UBND vừa là cơ quan chấp hành của cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương vừa là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương các nhiệm vụ chủ yếu của UBND Quận: + Quản lý nhà nước trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học công nghệ, môi trường, thể dục thể thao, báo chí phát thanh truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác. Quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá. + Tuyên truyền giáo dục, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, pháp luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND quận trong cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân ở quận. + Đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân. Thực hiện nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương, quản lý hộ khẩu hộ tịch ở quận, quản lý việc đi lại cư trú của người nước ngoài tại Quận. + Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế xã hội, bảo vệ tính mạng tự do danh dự nhân phẩm, tài sản và các quyền lợi ích hợp pháp của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác. + Quản lý công tác tổ chức lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức nhà nước và cán bộ cấp phường. + Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở quận theo quy định của pháp luật, phối hợp với cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở Quận. +Thực hiện việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới hành chính ở quận đưa ra HĐND Quận thông qua để trình cấp trên, xem xét UBND Quận chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND Quận và UBND thành phố. 1.3. CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND QUẬN BA ĐÌNH VÀ MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND QUẬN BA ĐÌNH. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức UBND Quận Ba Đình. Cơ cấu tổ chức UBND Quận bao gồm: một Chủ tịch, ba Phó chủ tịch, các uỷ viên ủy ban và các phòng ban chuyên môn. - Chủ tịch UBND Quận là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành công việc của UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình, cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động trước HĐND và trước cơ quan nhà nước cấp trên. - Phó chủ tịch và các thành viên khác của UBND Quận thực hiện nhiệm vụ quyền hạn do Chủ tịch UBND Quận phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Quận về thực hiện nhiệm vụ được giao. - Mỗi thành viên của UBND Quận chịu trách nhiệm cá nhân về phân công công tác của mình, HĐND Quận UBND Quận và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND và trước cơ quan nhà nước cấp trên. - Cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức biên chế và công tác của UBND Quận, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn thuộc UBND Quận, cơ quan chuyên môn cấp trên và báo cáo công tác trước HĐND cung cấp khi được yêu cầu. - Phòng ban chuyên môn cơ quan Quận Ba Đình được chia thành 12 phòng ban bao gồm: 1. Văn phòng HĐND và UBND; 2. Phòng giáo dục đào tạo; 3. Phòng văn hoá thông tin; 4. Uỷ ban dân số gia đình trẻ em; 5. Phòng Lao động Thương binh và xã hội; 6. Phòng tư pháp; 7. Phòng tổ chức chính quyền; 8. Phòng xây dựng đô thị; 9. Phòng tài nguyên môi trường; 10. Phòng kế hoạch kinh tế; 11. Phòng tài chính vật giá; 12. Thanh tra Quận; Các phòng ban trên có chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND theo từng lĩnh vực chuyên môn của ngành mình phụ trách, thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo ngành, theo lĩnh vực chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND Quận về công tác chuyên môn của mình. Có thể mô hình hoá cơ cấu tổ chức các phòng ban UBND Quận Ba Đình như sau: 1.3.2. Mối quan hệ công tác của văn phòng HĐND – UBND Quận Ba Đình. + Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND Quận với văn phòng HĐND – UBND thành phố. - Văn phòng HĐND – UBND quận thường xuyên giữa mối quan hệ với văn phòng HĐND – UBND thành phố để tiếp nhận thông tin, chủ trương chính sách chung, đồng thời chịu sự hướng dẫn của văn phòng HĐND – UBND thành phố quy định về nghiệp vụ công tác văn phòng. - Bảo đảm thực hiện chế độ thông tin báo cáo UBND thành phố theo định kỳ hoặc đột xuất, phản ánh tình hình chung về việc thực hiện các chủ trương chính sách của chính quyền địa phương. + Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND quận với văn phòng quận uỷ. - Quan hệ chặt chẽ với văn phòng Quận uỷ trên cơ sở phối hợp xây dựng chương trình làm việc, lịch công tác, cung cấp thông tin phục vụ cho sự lãnh đạo thống nhất của Quận uỷ, HĐND, UBND quận. - Phối hợp trong việc tổ chức xử lý công tác hàng ngày và thông báo cho nhau biết kết quả những việc đã xử lý theo sự chỉ đạo thống nhất của Quận uỷ HĐND – UBND Quận. +Quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND quận với phòng, ban, ngành và UBND phường. - Văn phòng HĐND – UBND Quận có quan hệ mật thiết với các phòng ban ngành và UBND phường để nắm tình hình thông tin hoạt động trên các lĩnh vực theo dõi đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận, phối hợp xây dựng chương trình công tác và chuẩn bị nội dung các cuộc họp, dự thảo. Các văn bản phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thường trực HĐND – UBND Quận. - Hướng dẫn, trao đổi giúp UBND các phường và phòng, ban, ngành thực hiện các quy chế về quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ đảm bảo sự phối hợp trên dưới được kịp thời thông suốt. - Tổ chức họp chuyên đề hoặc định kỳ với UBND phường các phòng ban đơn vị để trao đổi kinh nghiệm, phối hợp nhiệm vụ công tác. + Lịch sinh hoạt của văn phòng HĐND – UBND quận: - Chánh, phó văn phòng thực hiện chế độ giao ban hàng tuần, khi cần có thể họp đột xuất. - Hàng tháng văn phòng HĐND – UBND họp cơ quan vào ngày thứ hai đầu tháng để kiểm điểm, đánh giá việc thực hiện công tác chuyên môn của cán bộ công chức và thông báo tình hình chung, đôn đốc thực hiện những công tác trọng tâm của thường trực HĐND – UBND và văn phòng. - Hàng năm họp tổng kết cơ quan vào tháng 1 năm sau để đánh giá việc thực hiện nhiệm vụ của văn phòng và phương hướng nhiệm vụ của năm sau. Đồng thời biểu dương khen thưởng cán bộ, công chức có thành tích và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. CHƯƠNG II QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 2.1. NHỮNG KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN. 2.1.1. Văn bản là gì? - Theo nghĩa rộng: Văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hoặc một ký tự nhất định). - Theo nghĩa hẹp: Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, nó là tập hợp các đơn vị ngôn ngữ được liên kết với nhau khá chặt chẽ trong một mục đích giao tiếp nhất định. 2.1.2. Văn bản quản lý Nhà nước. Văn bản quản lý Nhà nước, là những thông tin, những quyết định thành văn (văn bản hoá), của các cơ quan Nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý Nhà nước. 2.1.3. Văn bản quản lý hành chính Nhà nước. Văn bản quản lý Hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản quản lý Nhà nước, nó được các cơ quan Nhà nước (chủ yếu là các cơ quan hành chính) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành và điều hành. 2.1.4. Văn bản pháp luật và văn bản thông thường. * Văn bản pháp luật, là các văn bản chứa các quy phạm pháp luật, tức là chứa các quy tắc sử dụng cho cộng đồng. 2.1.5. Văn bản thông thường. * Văn bản quản lý thông thường, là văn bản không chứa các quy phạm pháp luật thường là những văn bản áp dụng pháp luật để đưa ra các quyết định cá biệt hoặc sử dụng cho những sự vụ hành chính thông thường 2.1.6. Văn bản chuyên môn kỹ thuật -Văn bản chuyên môn kỹ thuật là một loại văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật - Văn bản chuyên môn: Như là trong các lĩnh vực tài chính tư pháp ngoại giao … - Văn bản kỹ thuật: Trong các lĩnh vực như xây dựng kiến trúc, trắc địa… 2.1.7. Văn bản cá biệt - Văn bản cá biệt là những quyết định thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành thể hiện một nội dung cá biệt được áp dụng với một nhóm đối tượng cụ thể 2.2. NHỮNG YÊU CẦU VỀ MẶT NỘI DUNG VÀ THỂ THỨC VĂN BẢN 2.2.1. Yêu cầu về mặt nội dụng Nhìn chung một văn bản ban hành ra đảm bảo được các yêu cầu sau, thì đáp ứng được các yêu cầu về mặt nội dung - Đảm bảo tính mục đích : Văn bản ban hành ra phải trả lời câu hỏi như là văn bản đó ban hành ra để làm gì? nhằm giải quyết công việc gì ? hiệu quả giải quyết - Tính đại chúng, văn bản ban hành phải rễ hiểu, rõ ràng sử dụng từ ngữ phổ thông, để phục vụ quần chúng nhân dân, là những người dân trí thấp. - Tính công quyền đó là thể hiện tính quyền lực của những trong văn bản, nhằm làm cho văn bản sau khi ban hành được áp dụng trong thực tiễn, và đương nhiên là phải bắt mọi người chấp hành. - Tính khả thi: Yêu cầu này đòi hỏi văn bản ban hành phải phù hợp với đối tượng thi hành, phải phù hợp với thực tế… có như vậy mới có tính khả thi. 2.2.2. Yêu cầu về mặt thể thức. Thể thức văn bản là những yếu tố hình thức cơ cấu nội dung của văn bản đã được thể chế hoá. Các yếu tố thể thức văn bản. - Quốc hiệu. - Tên cơ quan, đơn vị ban hành. - Số, ký hiệu của văn bản. - Địa danh ngày, tháng, năm. - Tên và trích yếu nội dung văn bản. - Căn cứ ban hành. - Loại hình quyết định. - Nội dung điều chỉnh. - Điều khoản thi hành. - Thẩm quyền ký. - Con dấu hợp pháp. - Nơi nhận. - Dấu mức độ và mức độ khẩn. - Tên viết tắt người đánh máy, số lượng bản. - Các yếu tố chỉ dẫn phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị. Ngoài hai yêu cầu về mặt nội dung và hình thức trên ra, để một văn bản ban hành ra có hiệu lực, hiệu quả thì cần phải đáp ứng đến cả yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong hành chính. (Chẳng hạn như đối với từ ngữ cần phải lựa chọn từ ngữ làm sao cho nó đúng, phù hợp với nội dung văn bản, kỹ thuật cú pháp phải được dùng làm sao cho câu chữ chặt chẽ…). 2.3. QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN. 2.3.1. Khái niệm. - Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các bước mà cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. - Trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản, thì những nội dung quy định về quy trình xây dựng và ban hành văn bản phải được thể chế hoá, tức là cần được thể hiện bằng một văn bản tương ứng. 2.3.2. Trình tự chung xây dựng và ban hành văn bản. Một văn bản được xây dựng và ban hành cần phải tiến hành các bước sau. Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản. a. Sáng kiến văn bản. - Đề xuất văn bản. - Lập chương trình xây dựng dự thảo văn bản. - Quyết định cơ quan, đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo. - Thành lập ban soạn thảo hoặc chỉ định chuyên viên soạn thảo (gọi chung là ban soạn thảo). b. Ban soạn thảo tổ chức nghiên cứu biên soạn dự thảo: - Tổng kết đánh giá các văn bản có liên quan, thu thập tài liệu, thông tin; nghiên cứu rà soát các văn kiện của Đảng, các văn bản pháp luật hiện hành, tham khảo ý kiến của xã hội. - Chọn lựa phương án hợp lý; xác định mục đích, yêu cầu để có cơ sở chọn thể thức văn bản, ngôn ngữ diễn đạt văn phong trình bày và thời điểm ban hành. - Viết dự thảo: Phác thảo nội dung ban đầu, soạn thảo đề cương chi tiết. - Biên tập và tổ chức đánh máy dự thảo. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. - Đây là bước bắt buộc đối với mọi văn bản, đối với các loại văn bản như hiến pháp, luật… thì cần tiến hành một cách nghiêm ngặt theo luật định. Tuy nhiên đối với các loại văn bản có hiệu lực pháp lý thấp hơn thì lại không cần phải tuân thủ các quy định của luật. Kết quả ý kiến tham gia đóng góp cần được tổng hợp, nghiên cứu, đánh giá và xử lý bằng một loại văn bản tổng hợp các ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Trên cơ sở các ý kiến tham gia đóng góp này ban soạn thảo chỉnh lý dự thảo đề cương của mình… Bước 3: Thẩm định dự thảo. a. Ban dự thảo xem xét, đề xuất về việc tiến hành thẩm định dự thảo văn bản. b. Ban soạn thảo chuẩn bị hồ sơ và gửi đến cơ quan, tổ chức thẩm định. c. Bộ tư pháp, tổ chức pháp chế Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ có trách nhiệm thẩm định các dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Trung ương tương ứng. Đối với các loại văn bản khác tạm thời pháp luật của quy định bước bắt buộc, song về nguyên tắc cần thực hiện việc thẩm định ở tất cả mọi cấp, đối với dự thảo văn bản có tính chất quan trọng. d. Cơ quan thẩm định gửi lại văn bản thẩm định và hồ sơ dự thảo văn bản đã được thẩm định cho cơ quan, đơn vị soạn thảo. c. Cơ quan chủ trì soạn thảo chỉnh lý dự thảo và chuẩn bị hồ sơ trình ký. Bước 4: Xem xét, thông qua. a. Cơ quan, đơn vị soạn thảo trình hồ sơ trình duyệt dự thảo văn bản lên cấp trên (tập thể hoặc cá nhân) để xem xét và thông qua. b. Thông qua và ký văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền và thủ tục luật định. Việc thông qua văn bản có thể được tiến hành bằng hình thức tổ chức phiên họp hoặc thẩm quyền ban hành của thủ trưởng cơ quan tổ chức. Việc tổ chức các phiên họp phải đảm bảo các quy định của Nhà nước. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm pháp lý về văn bản mình ký, trách nhiệm đó liên quan đến cả nội dung lẫn thể thức văn bản, do đó trước khi ký cần xem xét kỹ lưỡng. e. Đóng dấu văn bản. d. Trong trường hợp không được thông qua, thì cơ quan, đơn vị soạn thảo phải chỉnh lý và trình lại dự thảo văn bản trong thời hạn nhất định. Bước 5: Công bố. a. Văn bản không thuộc danh mục bí mật của Nhà nước, thì tuỳ theo tính chất nội dung phải được công bố, yết thị và đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng theo luật định. b. Văn bản pháp luật của cơ quan Nhà nước ở Trung ương phải được đăng công báo nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam trong thời gian chậm nhất là 15 ngày, kể từ ngày công bố hoặc ký ban hành. c. Văn bản pháp luật của Hội đồng nhân dân , Uỷ ban nhân dân phải được yết thị tại trụ sở của cơ quan ban hành. d. Văn bản pháp luật do cơ quan Nhà nước Trung ương, văn bản pháp luật do Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ban hành phải được gửi, lưu trữ trên mạng tin học diện rộng của chính phủ và có giá trị như bản gốc. e. Các văn bản khác tuỳ theo nội dung, tính chất được công bố kịp thời theo quy định của pháp luật. Bước 6: Gửi và lưu trữ. Văn bản sau khi được ký ban hành phải được làm thủ tục gửi đi kịp thời và lưu trữ theo quy định của Luật. 2.3.3. Một số thủ tục ban hành văn bản. * Thủ tục trình ký: Hồ sơ trình ký phải đủ, nếu không đủ thì phải trực tiếp tường trình với người ký * Thủ tục ký văn bản: - Nguyên tắc: Người ký là người chịu trách nhiệm cao nhất về mặt pháp lý. - Nguyên tắc trong một số trưòng hợp thủ trưởng chỉ định người ký thay, trong trường hợp người được uỷ quyền không được uỷ quyền cho người khác - Ký thay: Phó ký thay Trưởng. -Thừa lệnh: Cấp dưới một bậc so với người thủ trưởng. - Ký tắt: Đã qua kiểm tra về mặt thể thức ngôn ngữ, người ký là người đứng đầu Văn phòng đó. * Thủ tục sao Sao văn bản sao y nguyên bản chính và do cơ quan ban hành sao và sao tại cơ quan đó (cơ quan ban hành) - Sao lục: là sao nguyên bản chính, sao văn bản do cơ quan mình nhận được và sao tại cơ quan nhận được văn bản. - Trích sao: là chỉ sao một phần tóm tắt không sao nguyên bản chính * Chuyển văn bản Chuyển văn bản phải theo đúng tuyến, đúng địa chỉ, đúng người và đúng thời hạn. * Sửa đổi bãi bỏ văn bản - Cần sửa đổi những văn bản bất hợp lý, hợp pháp - Cần sửa đổi những văn bản không còn phù hợp - Phải dùng hình thức quy phạm pháp luật tương ứng để sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản quy phạm pháp luật. CHƯƠNG III THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN BA ĐÌNH HÀ NỘI. 3.1.THỰC TRẠNG VIỆC BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND QUẬN BA ĐÌNH HÀ NỘI 3.1.1. Kết quả đạt được Trong tiến trình cải cách hành chính ở Việt Nam đang diễn ra mạnh mẽ cộng với vị trí là cơ quan quản lý nhà nước ở cấp Quận chính vì vậy mà hàng năm Quận Ba Đình ban hành một số lượng rất nhiều văn bản làm cơ sở hoạt động cho quận với tính chất đặc thù của công tác quản lý hành chính. Nhà nước ở VIệt Nam, khối lượng công việc ở Quận Ba Đình khá nhiều phức tạp liên quan đến nhiều lĩnh vực nhiều thể chế, và các quận các phường. Với một khối lượng công việc khá nhiều ở quận thì phải nói rầng hệ thống văn bản mà quận ban hành là khá phong phú và đa dạng về thể loại văn bản quản lý ở đây bao gồm : Các văn bản cá biệt như quyết định của Quận Ba Đình. Văn bản hành chính thông thường như chỉ thị, thông tư. Đặc biệt chiếm một khối lượng lớn các văn bản ở đây và công văn, các quyết định cá biệt để giải quyết công việc cụ thể. Qua thực tế cho thấy công tác xây dựng và ban hành văn bản ở Quận Ba Đình Hà Nội được thực hiện khá tốt. Việc soạn thảo các loại văn bản theo đúng quy định của pháp luật nước cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt Nam. Căn cứ nghị định 110/2003/NĐ - CP ngày 08 tháng 04 năm 2003 của chính phủ Việt Nam quy định về công tác văn thư lưu trữ. Quận Ba Đình Hà Nội ra quyết định về việc ban hành quy chế tiếp nhận và xử lý văn bản. Việc soạn thảo các văn bản hành chính thông thường UBND Quận đã chỉ đạo triển khai xuống các cơ quan, đơn vị, cán bộ công chức, quận để thực hiện. Văn phòng UBND- HĐND sao phổ biến, hướng dẫn văn thư UBND các phường thuộc quận thực hiện công tác theo hướng dẫn tại văn bản số 390/HĐ-VP ngày 16/10/2004 của văn phòng HĐND_UBND thành phố theo số liệu thống kê tổng báo cáo công tác văn thư hàng năm số văn bản đi và đến như sau: + Công văn đi - UBND Quận Năm 2004 Quyết định (văn bản cá biệt) 2.108 Cấp phép xây dựng (Văn bản hành chính thông thường) 457 Báo cáo 56 Thông báo 144 Văn bản hành chính 810 Văn phòng 85 Cộng 3732 + Tiếp nhận công văn đến 2400 Văn bản Cấp trung ương (văn bản quy phạm pháp luật) 214 Văn bản Cấp địa phương (văn bản hành chính thông thường) 2064 văn bản Các đơn vị khác 122 văn bản 3.1.2 Mặt tích cực Có thể nói để đạt được những kết quả như trên, trước hết là kể đến sự nỗ lực cố gắng của đội ngũ cán bộ viên chức làm công tác soạn thảo văn bản ở Quận sau đó là những văn bản đây là những đội ngũ cán bộ, có đủ trình độ chuyên môn cũng như trình độ kỹ thuật, có phẩm chất đạo đức chính trị tốt. Qua khảo sát thực tế thông qua việc kiểm tra rà soát văn bản của phòng văn thư lưu trữ trước khi phát hành văn bản thì công tác soạn thảo văn bản đặc biệt trong những năm gần đây được thực hiện khá tốt hầu như các văn bản ít phải sửa chữa và có những sai sót đáng tiếc. Có thể nói rằng hệ thống văn bản ở Quận Ba Đình được xây dựng và ban hành đều đáp ứng khá tốt những yêu cầu của văn bản về nội dung hình thức văn phong ngôn ngữ sự đáp ứng khá tốt các yêu cầu đó đã phần nào phản ánh qua việc các văn bản ở Quận Ba Đình bàn hành ra rất có hiệu lực và hiệu quả trong thực tế đây là những kết quả chung về văn bản còn riêng đối với việc xây dựng và ban hành văn bản về mặt quy trình thì đã có những mặt hết sức tích cực sau: Trước tiên cần phải khẳng định rằng việc tuân thủ những bắt buộc cũng như việc vận dụng các bước trong quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở quận Ba Đình Hà Nội được vận dụng một cách linh hoạt và phù hợp với thực tế của nội dung và tính chất văn bản ban hành. Khi có yêu cầu soạn thảo thủ trưởng đơn vị phụ trách các lĩnh vực chuyên môn chịu trách nhiệm chính trong việc chuẩn bị nội dung văn bản cần soạn thảo. Trong quá trình soạn thảo đối với các văn bản của liên quan theo quyết định số 92/2001 QĐ- UB ngày 23/10/2001 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành quy định vị trí chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc UBND Quận Ba Đình Quận huyện và theo quy định làm việc số 21/QC-VP ngày 26/04/2002 của văn phòng UBND-HĐND Quận Ba Đình trên thực tế khi soạn thảo văn bản công việc này được tiến hành rất chặt chẽ đầy đủ và đúng thủ tục do vậy mà các văn bản được rà soát rất kỹ. Đối với hồ sơ trình lãnh đạo quận có nội dung phức tạp liên quan đến quá trình giải quyết một vụ việc cụ thể thì sau khi văn bản đã dự thảo xong thủ trưởng đơn vị chủ trì và người chịu trách nhiệm soạn thảo phải ký vào mẫu văn bản (Hồ sơ trình ký) Sau đó văn bản phải chuyển tới chánh văn phòng ký trình lãnh đạo theo mẫu quy định. Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ký của thủ trưởng các đơn vị theo quy định và quy chế làm việc của Quận Ba Đình khi thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo đã ký chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, chuyên môn soạn thảo có trách nhiệm chuyển đến phòng hành chính. - Lưu trữ văn phòng quận để kiểm tra về mặt thể thức và thủ tục hành chính trước khi phát hành. - Đối với các văn bản mang tính chất thông báo trả lời của Quận, văn bản không có hồ sơ trình ký sau khi hoàn thành bản thảo đơn vị sau thảo chuyển trực tiếp các văn bản dến chánh văn phòng Quận để kiểm tra về mặt thể thức và thủ tục hành chính trước khi trình lãnh đạo Quận. - Đối với các văn bản được Chánh văn phòng ký trình đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm chuyển đến thư ký hoặc các chuyên viên giúp việc lãnh đạo. Các chuyên viên giúp việc lãnh đạo quận có trách nhiệm chuyển văn bản đã được ký duyệt nội dung về phòng hành chính lưu trữ để thông báo cho đơn vị soạn thảo văn bản là thủ tục phát hành hoặc sửa chữa theo yêu cầu của lãnh đạo. Các thủ tục trình ký cũng được thực hịên rất đúng quy trình, việc quy định chặt chẽ về thủ tục trình ký tránh được tình trạng ký sai, ký không đúng thẩm quyền, đnáh giá về mặt này chúng tôi thấy các văn bản ở Quận Ba Đình về mặt thẩm quyền ký là rất chính xác., người ký văn bản phải ghi rõ chức vụ họ tên và thẩm quyền ký. Nếu người ký là cấp phó thì phải ghi ký thay, nếu là thuộc cấp thì ghi là TL (ký thừa lệnh) nếu kỳ thừa uỷ quyền thì ghi là (TUQ) thì người ký phải được sự đồng ý của người uỷ quyền bằng văn bản thể hiện trong từng vụ việc hoặc một thời gian nhất định người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác. - Việc công bố văn bản tiến hành sau khi văn bản đã đầy đủ thủ tục và thể thức văn bản văn thư Quận sẽ làm thủ tục phát hành. 3.1.3 Mặt tồn tại Như trên đã trình bày vị trí là cơ quan cấp quận cộng với tiến trình cải cách nền hành chính quốc gia Việt Nam trong những năm qua. Do vậy mà khối lượng văn bản do Quận Ba Đình ban hành mỗi năm là rất lớn. Không những vậy mà tính đa dạng và phức tạp của các loại văn bản là tương đối lớn do vậy mà mặc dù trình độ, đội ngũ cán bộ trong Quận Ba Đình làm công tác soạn thảo văn bản là khá tốt. Song về thực tế mà nói bên cạnh những mặt đã được quy trình soạn thảo văn bản ở quận còn đọng lại một số điểm có thể gọi là những tồn tại của nó. Qua việc khảo sát thực tế cho thấy về mặt quy trình xây dựng và ban hành văn bản ở quận còn đọng lại các mặt sau: - Đối với vấn đề cần có sự thảo luận tập thể như các văn bản quy phạm pháp luật được tiến hành khá tốt, khá chặt chẽ còn các vấn đề soạn thảo các văn bản khác thường là do những chuyên viên soạn thảo được giao trách nhiệm việc đóng dấu sau đó của phòng văn thư lưu trữ chưa được kiểm tra chặt chẽ, không lập đề cương nên vẫn có những sai sót nhỏ xảy ra dẫn đến nhiều câu đọc tiếp sau bị lặp ý. 3.2. PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN Để thực hiện tốt quy trình xây dựng và ban hành văn bản nhằm đưa ra những văn bản có hiệu lực và hiệu quả, song thực tế đối với các cơ quan đơn vị nói chung và Quận Ba Đình nói riêng em xin đưa ra một số giải pháp dựa trên những kiến thức đã học qua môn “kỹ thuật soạn thảo văn bản” và những hiểu biết thực tế qua sự phân tích những kết quả đạt được những mặt tích cực và những mặt tồn tại của quá trình xây dựng và ban hành ở quận Ba Đình Hà Nội. - Thứ nhất : Về phía nhà nước cấp trên cần đưa ra những mẫu văn bản cụ thể để các cơ quan áp dụng trong việc ban hành các loại văn bản như thế sẽ đáp ứng được về mặt nội dung cũng như hình thức văn bản mặt khác nhà nước cũng có những quy định mang tính bắt buộc phải tiến hành tuần tự với những văn bản có nội dung quan trọng bên cạnh đó cần có những biện pháp sử lý thích đáng đối với những trường hợp không tuân thủ quy định - Thứ hai: về phía cấp Quận cần làm các công việc sau: * Cần tuyển chọn những người có đủ trình độ chuyên môn, kỹ năng có năng lực phẩm chất đạo đức vào làm. * Cần nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ công chức đào tạo các chuyên viên soạn thảo văn bản ở các cơ quan có chuyên môn nắm vững nghiệp vụ quy trình hành chính trong việc soạn thảo văn bản. Công việc bồi dưỡng nâng cao kỹ năng tham gia các lớp học bồi dưỡng chuyên viên từ chuyên viên đến chuyên viên cao cấp của quận Ba Đình học ở Học viện hành chính nơi chuyên đào tạo cung cấp kỹ năng, nghiệp vụ soạn thảo văn bản. * Cần nâng cao năng lực ý thức pháp luật của cán bộ công chức bở đó là những người trực tiếp soạn thảo văn bản, do vậy mà ý thức của họ cũng ảnh hưởng không nhỏ tới tinh thần trách nhiệm đối với công việc của mình. Cần có quy định chặt chẽ về các hình thức xử lý vi phạm công việc này cần phải được tiến hành một cách nghiêm minh, khách quan, trung thực. Ngoài những giải pháp trên theo em phía nhà nước cấp trên và cấp Quận cần phải tiến hành rà soát một cách thường xuyên và chặt chẽ hơn nữa đối với các văn bản để tránh tình trạng có những văn bản ban hành sai thẩm quyền và có những vi phạm pháp luật xảy ra. Phụ lục số 3 Mẫu 2: Phần trình bày văn bản có tên loại (khổ giấy A4 mặt trước) 25mm Tên cơ quan Tiêu đề (quốc hiệu) Số ký hiệu Địa danh, ngày… tháng…năm Độ mật, khẩn (nếu có) Tên loại (Trích yếu văn bản) (Ký xác nhận) 20mm 30-35mm Quyền hạn, chức vụ người ký Chữ ký và đóng dấu (Ký tắt, ký chính thức) Họ tên người ký Phụ lục số 3 Mẫu 1: Mẫu trình bầy không có tên loại (khổ giấy A4 trước mặt) 25mm Tiêu đề (quốc hiệu) Tên cơ quan Địa danh ngày…. tháng... năm… Số ký hiệu Trích yếu Độ mật khẩu, khẩn (nếu có) Kính gửi:(nơi gửi) (Ký xác nhận) 20MM 30-35MM Chữ ký và đóng dấu (Ký tắt, ký chính thức) Quyền hạn, chức vụ người ký Nơi nhận - Như trên - ……… - ……… (ký nháy) Họ tên người ký MỘT SỐ MẪU DÙNG TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ 1. PHIẾU NHẬN HỒ SƠ (Mẫu số 01, do bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả lập) QUẬN BA ĐÌNH BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH CHÍNH ------------ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 05 20105 010 PHIẾU NHẬN HỒ SƠ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của ông, bà, tổ chức: ...................... .................................................................................................................. Địa chỉ:..................................................................................................... Điện thoại................................................................................................. Hồ sơ gồm:............................................................................................... ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. ................................................................................................................. Về việc..................................................................................................... ................................................................................................................. Ngày nhận hồ sơ: / /200.... Ngày hẹn và trả kết quả: 3 giờ chiều ngày / / 200..... Hà Nội, ngày tháng năm 200.... NGƯỜI NỘP HỒ SƠ NGƯỜI NHẬN HỒ SƠ 2. PHIẾU NHẬN HỒ SƠ (Mẫu số 02, dùng để chuyển hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được bộ phận chủ trì xử lý, do bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả lập). QUẬN BA ĐÌNH BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH CHÍNH ------------ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày .....tháng....năm 200... Số: 05 20105 010 PHIẾU GIAO – NHẬN HỒ SƠ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả chuyển hồ sơ của: - Ông, bà, tổ chức:.................................................................................. - Địa chỉ:................................................................................................ - Yêu cầu giải quyết công việc:............................................................. - Đến phòng/ban...........................................................nghiên cứu, xem xét giải quyết và chuyển hồ sơ kết quả về bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để trả cho tổ chức, công dân có tên vào ngày.....tháng......năm 200.... Trường hợp quá thời gian quy định, yêu cầu gửi phiếu trả lời, nêu rõ lý do chậm và hẹn ngày trả hồ sơ kết quả để bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả để thông báo lại cho tổ chức, công dân. ĐẠI DIỆN PHÒNG NHẬN HỒ SƠ BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KQ (Ký nhận) (Ký giao) 3. PHIẾU NHẬN HỒ SƠ (Mẫu số 03, dùng khi xử lý hồ sơ không đảm bảo thời gian hẹn trả hồ sơ kết quả công việc cho tổ chức, công dân, do bộ phận chủ trì xử lý). QUẬN BA ĐÌNH BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH CHÍNH ------------ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày .....tháng....năm 200... Số: 05 20105 010 PHIẾU BÁO XỬ LÝ CHẬM HỒ SƠ (lần thứ) Kính gửi: Phòng tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Ngày ..../...../200....., chúng tôi đã nhận hồ sơ của ông, bà, tổ chức:..........................................................theo phiếu Giao – Nhận hồ sơ số: ......ngày......./....../200....., nhưng đến nay (ngày..../..../200....) do chưa xử lý xong, không thể trả cho tổ chức, công dân đúng thời gian đã hẹn được. Lý do chậm như sau: +................................................................................................................. +................................................................................................................. +................................................................................................................. +................................................................................................................. +................................................................................................................. Kính đề nghị bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thông báo lại để cho ông, bà, tổ chức, công dân có hồ sơ trên biết, thông cảm và xin hẹn lại trả kết quả vào ngày......./....../200..... TRƯỞNG PHÒNG, BAN..................... (Ký, ghi rõ họ tên) 4. SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT HỒ SƠ CỦA TỔ CHỨC, CÔNG DÂN TẠI BỘ PHẬN TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ TRẢ KẾT QUẢ. (Mẫu số 04, do bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả hồ sơ lập và quản lý) STT Họ tên, địa chỉ người nộp hồ sơ Nội dung công việc cần giải quyết Phòng, ban chịu trách nhiệm giải quyết 1 2 3 4 Ngày nhận hồ sơ Ngày hẹn trả kết quả Ngày hẹn lại Ngày trả chính thức Tổ chức, công dân ký nhận Ghi chú KẾT LUẬN Có thể nói quy trình xây dựng và ban hành văn bản là một kỹ thuật hành chính quan trọng trong quản lý nhà nước bằng pháp luật, xuất phát từ mục tiêu cơ bản của cải cách hành chính là xây dựng nhà nước pháp quyền trong sạch, vững mạnh, hiệu lực, hiệu quả của dân, do dân, vì dân. Được thực tập ở Quận Ba Đình em thấy thật vinh dự là được học tập và làm việc trong môi trường có những cán bộ công chức đầy nhiệt tình trong công việc, hoà nhã, cởi mở trong giao tiếp chính trong môi trường ấy đã tạo nên môi trường văn hoá công sở mà em cần tiếp thu, trong thời gian thực tập tại đây em có điều kiện quan sát , học hỏi và có quá trình thực tế. đó là những kiến thức thực tế bổ ích và quý báu để hoàn thiện mình khi trở thành một công chức nhà nước CHĐCN Lào. Nhưng quan trọng hơn cả em đã có cái nhìn thực tế trong quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung và ở Quận Ba Đình nói riêng. Tất nhiên những kết quả đạt được trong c ông tác soạn thảo văn bản ở đây cũng là điều rất đáng ghi nhận. Việc xây dựng và ban hành văn bản ở UBND Quận Ba Đình là yêu cầu giải quyết công việc, nâng cao tính chuyên môn và khả năng phân công phối hợp của các phòng ban trong quá trình thực thi công vụ và hoạt động ngày càng có hiệu quả trong thực tiễn để nó thực sự trở thành phương thức quản lý hiệu quả thiết thực nhằm thực hiện thắng lợi công cuộc đổi mới đất nước giải quyết tốt vấn đề kinh tế-xã hội trong phạm vi bài Báo cáo thực tập này, em mới chỉ nêu ra được những nét cơ bản nhất trong hoạt động chung của Quận. Những ghi nhận đánh giá, nhận xét và kiến nghị của em suy cho cùng cũng chỉ là ý kiến chủ quan của một cá nhân. Em mong rằng với những ý kiến đóng góp của mình đặc biệt là những quy định rõ ràng chặt chẽ hơn trong việc ban hành các văn bản của nhà nước sẽ khắc phục những thiếu sót hiện nay trong quá trình soạn thảo văn bản. Trong những năm học tại Học viện Hành chính với sự tận tâm giảng dạy của tập thể giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, thạc sĩ và các thầy cô đã truyền thụ những kiến thức cơ bản của hệ thống khoa học nói chung nghiên cứu tìm hiểu thực tế tại cơ quan UBND Quận Ba Đình, bản thân em nhận thấy mình còn phải cố gắng nỗ lực rất nhiều để mang những kiến thức lý luận được Nhà trường trang bị đóng góp vào công cuộc cải cách hành chính nói riêng và xây dựng đất nước nói chung. Trên đây là toàn bộ nội dung báo cáo của em về quy trình soạn thảo văn bản tại UBND Quận Ba Đình .Một lần nữa em sinh viên Lào vô cùng biết ơn và xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo hướng dẫn thầy cô giáo trong Học viện Hành chính cũng như các cô, các chú, các anh các chị, trong cơ quan UBND Quận Ba Đình Hà Nội đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành bản Báo cáo thực tập cuối khoá này, Sinh viên Sẻng Đon PHÔMMA LẠT TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình thủ tục hành chính của khoa văn bản và công nghệ hành chính. 2. Nghị quyết 38/CP ngày 04 tháng 05 năm 1994 về cải cách một bước nền hành chính nhà nước. 3. Nghị định 110/2003/NĐ - CP ngày 08 tháng 04 năm 2003 của Chính phủ Việt Nam quy định về công tác văn thư lưu trữ. 4. Quy định số 92/2001/QĐ - UB, ngày 23 tháng 10/2001 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành quy định vị trí, chức năng nhiệm vụ của các phòng chuyên môn thuộc UBND Quận. 5. Quyết định thành lập bộ phận “bộ phận tiếp nhận hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính” thuộc văn phòng HĐND – UBND của Quận Ba Đình. 6. Quyết định 1239/QĐ - UB về việc ban hành quy chế tổ chức, hoạt động tiếp nhận hồ sơ và giải quyết thủ tục hành chính tại UBND Quận Ba Đình. 7. Quyết định 1294/2005/QĐ - UB về việc ban hành quy trình thủ tục tiếp nhận, giải quyết các loại hồ sơ hành chính tại UBND Quận Ba đình. 8. Quyết định điều động 04 công chức về văn phòng HĐND – UBND Quận làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính và một số các văn bản khác có liên quan. 9. Quy chế làm việc số 21/QC – VP ngày 26/4/2002 của văn phòng HĐND – UBND Quận Ba Đình. 10. Báo cáo số 174/BC – UBND ngày 7/12/2007 về tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng năm 2007 và nhiệm vụ trọng tâm năm 2008. NHẬT KÝ THỰC TẬP Sinh viên : Sẻng Đon PHÔMMALẠT Lớp : KH5C – Khóa 5 – Học viện Hành chính Đơn vị thực tập: UBND Quận Ba Đình Thời gian thực tập: Từ ngày 25/2/2008 đến ngày 25/04/2008 Tuần Ngày Công việc Kết quả I 25-29/2/2008 - Tới cơ quan thực tập - Gặp lãnh đạo văn phòng + Giới thiệu bản thân + Đề xuất mong muốn thực tập - Nắm bắt sơ qua về cơ quan. - Được giới thiệu sang phòng chuyên viên II 3 – 7/3/2008 - Tìm hiểu các phòng + Giáo dục đào tạo – văn hoá thông tin + Lao động thương binh và xã hội + UBDS gia đình và trẻ em + Tư pháp Nắm được khái quát về các phòng được tìm hiểu. - Vị trí chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ các phòng III 10 – 14/3/2008 - Tìm hiểu và xin tài liệu các phòng (tổ chức chính quyền, xây dựng - đô thị, tài nguyên môi trường kế hoạch kinh tế) Nắm được khái quát về các phòng tìm được tài liệu liên quan với đề tài viết báo cáo thực tập IV 17 – 21/3/2008 Tìm hiểu vị trí nhiệm vụ tại bộ phận soạn thảo văn bản Xin được tài liệu có liên quan quy trình soạn thảo văn bản tại Quận Ba Đình V 24 – 28/3/2008 Tìm hiểu về chế độ làm việc và mối quan hệ phân công phối hợp giữa các bộ phận với các phòng ban chuyên môn Nắm được - Quy trình làm việc - Quy trình đối với một số lĩnh vực VI 31/3 – 4/4/2008 Tìm hiểu tài liệu, đọc tài liệu xin tài liệu có liên quan nội dung quy trình soạn thảo văn bản - Nắm được: Quy trình giải quyết và cách thức làm việc VII 7 – 11/4/2008 Xin nghỉ Ký túc xá viết báo cáo thực tập - Lên thư viện tại học viện tìm tài liệu có liên quan đề tài VIII & IX 14 – 18/4/2008 21 – 25/4/2008 Tiếp tục hệ thống tài liệu và viết báo cáo thực tập Hoàn thành báo cáo thực tập cuối khóa Sinh viên thực tập Sẻng Đon PHÔMMALẠT