Báo cáo Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại xí nghiệp dược phẩm trung ương II

là một đơn vị có quy mô lớn, nguyên vật liệu từ nhiều nguồn và nhiều chủng loại, đặc điểm sản xuất phải qua nhiều khâu và kiểm duyệt gắt gao, sản phẩm đa dạng, cung cấp những thông tin về tính hiệu quả của xí nghiệp không chỉ cho Giám đốc mà còn cho cả Tổng công ty. - Phòng Tài chính kế toán của Xí nghiệp có nhiệm vụ theo dõi toàn bộ các mặt liên quan đến tình hình tài chính, kế toán và thống kê trong và ngoài xí nghiệp. Điểm khác với các đơn vị khác là phòng còn kiêm thêm chức năng làm thống kê nhằm có đầy đủ thông tin của Xí nghiệp, từ đó là cơ sở cho những đề xuất thích hợp với giám đốc, cải thiện sản xuất, kinh doanh. Phòng kế toán có liên quan chặt chẽ với các phòng ban và phân xưởng khác. Hiện nay, để hạch toán các nghiệp vụ phát sinh xí nghiệp đang áp dụng hình thức nhật ký chứng từ với phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ bộ máy kế toán tại xí nghiệp dược phẩm Trung Ương II. Kế toán trưởng KT Ngân hàng Thủ quỹ KT lương Máy tính Phó phòng Các nhân viên dưới phân xưởng Phân xưởng thuốc tiêm Phân xưởng thuốc viên Phân xưởng chế phẩm Phân xưởng cơ điện KT thanh toán 3 KT kho KT giá thành 2 KT tiêu thụ Thu ngân Phòng tài chính kế toán gồm 13 người, dưới sự quản lý trực tiếp của kế toán trưởng và một phó phòng kế toán. Ngoài ra, còn có 4 nhân viên kinh tế ở 4 phân xưởng với chức năng thu thập thông tin tại phân xưởng cho kế toán trưởng. Trong phòng kế toán có sự phân công công tác cho kế toán viên, mỗi người phụ trách một phần hành kế toán nào đó. tuy nhiên sự phân công này không phải là tách biệt mà có sự liên hệ chặt chẽ với nhau để đảm bảo tính chặt chẽ, đầy đủ của thông tin kế toán. sau đây là chức năng và nhiệm vụ của từng người. 2.1. Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiệm vụ phụ trách chung mọi hoạt động trên tầm vĩ mô của phòng cũng như phân xưởng: tham mưu tình hình tài chính, tình hình sản xuất kinh doanh cho giám Đốc . Định kỳ Kế toán trưởng phải dựa trên các thông tin từ các nhân viên trong phòng, đối chiếu sổ sách để lập báo cáo phục vụ cho giám đốc và các đối tượng có nhu cầu thông tin về tình hình tài chính của xí nghiệp (kiểm toán, ngân hàng, các chủ đầu tư….) 2.2 Phó phòng kế toán. Phó phòng TC-KT xí nghiệp có nhiệm vụ như là một kế toán tổng hợp, cụ thể tổng hợp các thông tin từ các kế toán viên khác lên cân đối, báo cáo. Phó phòng phụ trách hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các kế toán viên như là nghiệp vụ kho, về giá thành, thanh toán, tiêu thụ... Phó phòng kiêm nhiệm hai nhiệm vụ là đối nội và hạch toán. ngoài ra phó phòng kế toán còn có trách nhiệm xem xét các đề tài nghiên cứu (quản lý mặt tài chính của đề tài, kiểm tra tính hợp lý các khoản chi của đề tài…). 2.3. Kế toán ngân hàng. Kế toán ngân hàng phụ trách nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng (ngân hàng Công thương, ngân hàng Ngoại thương, ngân hàng Đầu tư và phát triển). Kế toán ngân hàng lập các uỷ nhiệm chi viết séc, lập các bảng sao kê các khoản thanh toán qua ngân hàng. Hàng ngày, kế toán ngân hàng lập báo cáo quỹ, cuối ngày khoá sổ quỹ. Ngoài ra kế toán viên còn lập báo cáo thuế GTGT của các khoản mua, bán qua ngân hàng. 2.4. Thủ quỹ. Thủ quỹ có nhiệm vụ quản lý lượng tiền mặt tại két, nhận tiền vào ra. Hàng ngày, thủ quỹ vào sổ quỹ các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt, cuối ngày, đối chiếu sổ quỹ với báo cáo quỹ do kế toán ngân hàng lập để kiểm tra sai sót, kiểm quỹ. 2.5. Kế toán lương. Kế toán lượng phụ trách việc tính toán lương cho tất cả các cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp dựa trên các chế độ chính sách và cách thức tính lương cho từng đối tượng. Kế toán lương có đặc điểm liên hệ chặt chẽ với phòng Tổ chức ở các vấn đề Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm Y tế, Kinh phí công đoàn. 2.6.Kế toán kho. Xí nghiệp Dược phẩm trung ương 2 có 3 kho và tương ứng có 3 kế toán kho. Các kế toán kho hàng ngày, hàng tháng vào sổ các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, bao bì. Cuối tháng kế toán lên tổng hợp xuất, đối chiếu kiểm tra với sổ sách của thủ kho, kế toán thanh toán. Kế toán phụ trách kho bao bì còn kiêm việc hạch toán Xây dựng cơ bản và sửa chữa nhỏ. 2.7. Kế toán giá thành. Kế toán giá thành có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí để tính giá thành của các loại sản phẩm được sản xuất tại từng phân xưởng trong từng thời kỳ. Định kỳ kế toán giá thành lập báo cáo giá thành theo khoản mục. Kế toán giá thành còn có nhiệm vụ tập hợp chi phí bán hàng và quản lý phân xưởng để tính ra giá thành toàn bộ, là cơ sở để định giá bán sản phẩm của xí nghiệp. định kỳ kế toán lập báo cáo giá thành theo khoản mục, yếu tố để lập lên nhật ký chứng từ số 7. Ngoài ra, kế toán giá thành còn có nhiệm vụ xem xét giá thành của các sản phẩm mới. 2.8. Kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ được chia thành 2 phần hành do hai kế toán viên đảm nhận: 2.8.1.Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ theo dõi, tập hợp các chứng từ liên quan đến việc nhập xuất kho thành phẩm theo các mục đích khác nhau. Sau đó phản ánh vào các bảng kê có liên quan. 2.8.2. Kế toán tiêu thụ: tập hợp các hoá đơn chứng từ liên quan đến khâu tiêu thụ sản phẩm của xí nghiệp, ghi sổ. Hàng tháng, trước ngày 10, kế toán tiêu thụ lập báo cáo thuế GTGT. Đầu ra đồng thời dựa trên báo cáo thuế GTGT của kế toán ngân hàng và báo cáo thuế GTGT đầu vào của kế toán thanh toán với người bán để lên báo cáo tổng hợp thuế GTGT phải nộp của xí nghiệp. 2.9. Kế toán thanh toán. Kế toán thanh toán kiểm tra các hoá đơn, chứng từ mà phòng cung ứng, kho nộp lên để phản ánh ghi sổ các nghiệp vụ. Định kỳ, kế toán thanh toán lập báo cáo tổng hợp thuế GTGT đầu vào để cùng với báo cáo thuế của kế toán tiêu thụ lập thành báo cáo GTGT phải nộp. Ngoài ra, kế toán thanh toán còn theo dõi tình hình thanh toán các khoản tạm ứng cho khách hàng, công nhân viên, thanh toán lương, thu bảo hiểm...Cho cán bộ công nhân viên. Người có quyền quyết định duy nhất đối với các khoản chi tạm ứng lớn nhỏ là kế toán trưởng. 2.10. Nhân viên kinh tế phân xưởng. Hàng tháng, nhân viên kinh tế phân xưởng phối hợp cùng các kế toán kho, kế toán giá thành để lên tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu, phục vụ cho sản xuất. Nhân viên kinh tế phân xưởng còn quản lý lao động của phân xưởng. Nhân viên kinh tế phân xưởng phải thông tin kịp thời cho kế toán trưởng các tình huống đột xuất ở phân xưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. 3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán tại Xí nghiệp. Hệ thống tài khoản kế toán cung cấp các thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất những nội dung cần thiết cho quản lý của Nhà nước như hệ thống các khoản nộp, giá cả, chính sách về tài chính tín dụng... của doanh nghiệp. Với ý nghĩa trên, Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II sử dụng hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra còn một số tài khoản mới được bổ sung như TK 133: thuế GTGT được khấu trừ, TK 3331: thuế GTGT phải nộp... Nhằm phục vụ yêu cầu quản lý về quá trình kinh doanh, Xí nghiệp đăng ký với Bộ Tài chính hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2 Loại TK1- tài sản lưu động. 111: Tiền mặt. 1111: Tiền Việt nam. 1112: Tiền ngân phiếu. 112: Tiền gửi ngân hàng. 1121: Tiền gửi ngân hàng tại NH Công Thương Việt nam. 1122: Tiền gửi ngân hàng tại NH Ngoại Thương Việt nam. 152: Nguyên vật liệu. 1521: Nguyên vật liệu chính (tinh chất Ampicilin, tancum, bột sắn, cồn 90o,...). 1522: Vật liệu phụ. 15221: Vật liệu kim loại. 15222: Vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu (xăng, dầu...). 1524: Phụ tùng (vòng bi, dây curoa...). 1525: Vật liệu cho xây dựng cơ bản (Ximăng, sắt thép...). 1527: Bao bì (chai lọ, túi đựng...). 153: Công cụ dụng cụ. 15311: Dụng cụ cơ khí tự chế. 15212: Vật liệu rẻ tiền, mau hỏng. Loại TK4 - Nguồn vốn chủ sở hữu. 411: Nguồn vốn kinh doanh. 4111: Nguồn vốn kinh doanh lưu động. 4112: Nguồn vốn kinh doanh cố định. 4113: Nguồn vốn kinh doanh liên doanh. Loại TK5 - doanh thu. 511: Doanh thu bán hàng. 5111: Doanh thu bán hàng hóa. 5112: Doanh thu cho thuê cửa hàng. 5113: Doanh thu khác. Loại TK6 - Chi phí sản xuất kinh doanh. 621: Chi phí vật liệu trực tiếp. 6211: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xưởng Tiêm. 6212: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xưởng Viên. 6213: Chi phí vật liệu trực tiếp phân bổ cho Xưởng Hóa. TK 622, 627 cũng được chi tiết tương tự. 4/ Tổ chức hệ thống sổ kế toán. Xí nghiệp là một đơn vị có quy mô lớn, nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên và đa dạng. Bộ máy kế toán gồm những người có trình độ đại học chuyên ngành kế toán. Chính vì vậy Xí nghiệp áp dụng hình thức tổ chức sổ Nhật ký-Chứng từ (NK-CT). đồng thời hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX. Xí nghiệp sử dụng NKCT 1,2,4,5,7,8 và bảng kê số 1,2,4,5,6,10. Chứng từ gốc Bảng phân loại chứng từ Bảng kê NK-CT Sổ chi tiết Sổ cái TK Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Sổ chi tiết bao gồm sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp, sổ chi tiết nhập xuất vật tư, sổ chi tiết các mặt hàng bán trong tháng, sổ theo dõi công nợ... Sổ cái là sổ tổng hợp các trang sổ cái tài khoản. Bảng tổng hợp chi tiết bao gồm sổ tổng hợp nhập, sổ tổng hợp xuất vật tư, bảng tổng hợp bảng kê xuất vật tư (theo tháng), sổ tổng hợp thanh toán... II/ Tổ chức kế toán một số phần hành chủ yếu ở Xí nghiệp. 1. Nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Báo cáo Chứng từ gốc Bảng kê số 1,2 NK-CT số 1,2 Sổ cái tài khoản số 111,112,311,331 Nhật ký chứng từ số 5 Liên quan đến phần hành này gồm: Nhật ký chứng từ số 1,2,5. Bảng kê số 1,2. Sổ chi tiết: sổ qũy, sổ theo dõi chi tiết theo tài khoản mở tại ngân hàng, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người cung cấp. Sổ cái TK 111,112,311,331. 2. Tổ chức hạch toán nguyên vật liệu 2.1. Nguyên vật liệu nhập kho: vật liệu của xí nghiệp được nhập từ nhiều nguồn khác nhau với giá mua và chi phí vận chuyển khác nhau. Nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài và một số tự gia công chế biến hoặc thuê ngoài gia công. Đối với vật liệu mua ngoài Vật liệu mua ngoài ở xí nghiệp chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số nguyên vật liệu nhập kho giá thực tế của các loại vật liệu mà xí nghiệp sử dụng thường xuyên biến động. Sự biến động này là do giá cả thị trường biến động. Do xí nghiệp mua từ nhiều nguồn khác nhau. để thuận tiện cho việc ghi sổ hạch toán hàng ngày kế tón sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế). Do xí nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nên đối với hoá đơn GTGT, ghi giá thức tế của vật liệu tách riêng với phần thuế được khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá vật liệu là tổng giá thanh toán cho người bán. như vậy nếu mua vật tư của các đơn vị dùng hoá đơn này thì xí nghiệp sẽ bị thiệt hại, làm tăng chi phí vật tư, phần thuế nộp cho người sử dụng sẽ không được khấu trừ. Vật liệu mua ngoài của xí nghiệp chủ yếu là mua trong nước, ngoài ra còn có vật liệu mua từ nước ngoài . Đối với vật liệu mua trong nước: + Vật liệu mua ngoài nhập tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn. + Vật liệu xí nghiệp mua, tự vận chuyển về xí nghiệp thì: Giá vật liệu nhập kho = giá hoá đơn + chi phí mua (vận chuyển, bốc dỡ) Đối với vật liệu nhập ngoại như sufamethoxazol, doxycilin, amoxilin… giá vật liêu được tính bao gồm cả thuế nhập khẩu: Giá vật liệu nhập kho = giá trên hoá đơn + chi phí thu mua + thuế nhập khẩu Đối với bật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế = giá thực tế NVL + chi phí gia công + chi phí vận NVL nhập kho nhập kho chế biến phải trả chuyển, bốc dỡ Đối với nguyên vật liệu tự chế nhập kho như bột nếp, hồ.. giá thực tế NVL = giá thực tế NVL + chi phí nhập kho xuất chế biến chế biến 2.2. Nguyên vật liệu xuất kho ở xí nghiệp NVL xuất kho được tính theo giá thực tế bình quân gia quyền của tồn đầu kỳ và các lần nhập trong tháng. Giá thực tế bình quân Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ Giá thực tế NVL nhập trong kỳ + Số lượng NVL tồn đầu kỳ Số lượng NVL nhập trong kỳ + = Giá thực tế xuất kho = số lượng NVL xuất kho * đơn giá thực tế bình quân 2.3. Thủ tục nhập kho NVL Khi nhận được hoá đơn của người bán gửi tới hoặc nhân viên tiếp liệu của xí nghiệp đem về, phòng thị trường phải kiểm tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận hay không. Trước khi nhập kho vật liệu phải tiến hành kiểm nghiệm thông qua ban kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào “ biên bản kiểm nghiệm vật tư”. Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phòng thị trường lập phiếu nhập kho vật tư thành 2 bản, người phụ trách phòng thị trường ký tên vào 2 bản và chuyển cho thủ kho làm căn cứ cho nhập vật liệu. Hoá đơn của người bán hàng chuyển đến cho kế toán thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán. phiếu nhập kho vật liệu phải ghi rõ số, ngày nhập tên quy cách, số lượng vật liệu nhập theo chứng từ (hoá đơn của người bán). căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập kho, ghi số lượng thực nhập và cùng với người giao hàng ký tên vào 2 bản. nếu phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng từ thủ kho phải báo cáo cho phòng thị trường biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với người cung cấp. Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký 1 bản giao cho kế toán thanh toán, 1 bản còn lại sau khi ghi thẻ kho được chuyển cho kế toán vật liệu làm căn cứ ghi sổ. Vật tư nhập kho được xắp xếp, phân loại riêng biệt và đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật tư khi cần dùng. 2.4. Thủ tục xuất kho Vật liệu sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất, quản lý sản xuất ngoài ra vật liệu còn xuất bán. Nguyên vật liệu của xí nghiệp gồm nhiều thứ loại khác nhau và được sử dùng để sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vật tư xác định trên cơ sở định mức tiêu hao lập định mức vật tư cho từng phân xưởng ( tiêm, viên, chế phẩm). Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” làm 2 bản ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận sau đó chuyển cho thủ kho 1 bản, đơn vị sử dụng 1 bản. khi lĩnh vật tư đơn vị lĩnh đem phiếu này xuống kho, thủ kho ghi số liệu thực phát và ký tên vào 2 bản. sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc khi hết hạn mức thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh tính ra tổng số vật liệu đã xuất và hạn mức còn lại cuối tháng và ký tên vào 2 bản. sau đó thủ kho trả lại 1 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử dụng NVL, 1 bản chuyển cho kế toán NVL để làm căn cứ ghi sổ. 2.5. Kế toán chi tiết NVL Do sự biến động thường xuyên và có tính đa dạng của NVL nên hạch toán chi tiết có khối lượng lớn. để thuận tiện cho việc hạch toán. kế toán chit tiết vật liệu dùng phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán vật liệu ở Xí nghiệp dược phẩm trung ương II Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho vật tư Sổ chi tiết vật tư Bảng kê xuất Sổ số dư Sổ tổng hợp nhập Việc hạch toán chi tiết vật liệu ở kho và phòng kế toán được tiến hành như sau: Tại kho: thủ kho tiến hành mở thẻ kho. Sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình N- X-T kho của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày từ các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư sau khi đã đối chiếu với số lượng thực nhập , thực xuất thủ kho ghi vào thẻ kho cuối ngày tính ra số tồn và ghi vào thẻ kho. Thẻ kho được thủ kho lập và xắp xếp theo từng loại, thứ vật tư để tiện cho việc theo dõi quản lý và kiểm tra đối chiếu. định kỳ (10 ngày) thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất ( phiếu nhập, phiếu xuất được sắp xếp theo từng nhóm vật tư) cho kế toán chi tiết vật liệu tại phòng kế toán. để đảm bảo tính chính xác của vật liệu của hàng tồn kho hàng tháng phải đối chiếu số thực tồn từng kho và số tồn thẻ kho. Song ở xí nghiệp việc này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lượng vật liệu này không diễn ra thường xuyên bởi vì có rất nhiều chủng loại khối lượng vật liệu việc kiểm nghiệm này tốn rất nhiều thời gian và công sức. Xí nghiệp chỉ thực hiện tổng kiểm kê vào cuối năm. Mẫu thẻ kho của xí nghiệp như sau: Thẻ kho Ngày lập thẻ: 5/9/2003 Tờ số: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: vitamin B12 Đơn vị tính: gam Tt Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký nhận của KT Số Ngày Nhập Xuất Tồn 1 2 3 4 5 30 07 20NC 09 03 8/2 20/2 24/2 25/2 27/2 Tồn đầu tháng Cty dptư II Px tiêm Phòng NC Px viên Phòng KCS 1440 206,448 2,4 89,76 1,2 456,632 1896,632 1690,184 1687,784 1598,024 1596,824 1440 299,808 1596,824 Tại phòng kế toán, kế toán sử dụng sổ kế toán chi tiết vật tư để ghi chép tình hình N-X-T kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Sổ chi tiết vật tư có kết cấu giống thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Sau khi nhận được các chứng từ ở kho, kế toán phân loại theo từng thứ loại vật liệu (vật liệu chính, vật liệu phụ, nhãn hoá.. ghi vào sổ chi tiết. Trên số chi tiết kế toán tính ra số tiền mỗi lần nhập xuất. Số tiền của mỗi lần nhập tính được căn cứ theo giá trị bình quân của số tồn và số nhập nhập trong kỳ, cuối tháng mới tính được đơn giá và ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết vật liệu kiểm tra đối chiếu với thẻ kho xem số lượng N-X-T có khớp không, nếu không kiểm tra lại. Sổ chi tiết vật tư là cơ sở để kế toán tổng hợp vật liệu lên bảng kê xuất vật tư trong tháng để lên số dư vào phần xuất, bên có của chữ T Ngoài ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp nhập kế toán chi tiết sử dụng số tổng hợp nhập. Căn cứ vào các phiếu nhập kho, kế toán vào sổ tổng hợp nhập, sổ này là căn cứ để kế toán lên số dư phần nhập/ 2.6 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp vật liệu là việc ghi chép kế toán về tình hình nhập xuất vật tư trên các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo chỉ tiêu giá trị. Do đặc điểm của xí nghiệp là một đơn vị sản xuất theo quy mô lớn, NVL nhiều chủng loại nhập từ nhiều nguồn, để thuận tiện cho việc quản lý, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh sự biến động của nguyên vật liệu, phản ánh liêu tục về giá trị X-N-T của từng loại vật liệu, phương pháp này theo dõi được chính xác tuy nhiên kế toán phải tốn nhiều thời gian. + Về tài khoản TK152-nguyên vật liệu Nội dung: dùng để phản ánh số liệu có và tình hình tăng giảm các nguyên vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu: Bên nợ: trị giá vốn thực tế vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác làm tăng giá trị vật liệu Bên có: trị giá vốn thực tế NVL xuất kho, chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, các nghiệp vụ khác là giảm giá trị NVL Dư nợ: trị giá vốn thực tế vật liệu tồn kho + Về sổ: Sổ chi tiết số 2 (sổ chi tiết thanh toán với người bán) NKCT số 1, NKCT số 5 Bảng kê xuất vật tư trong tháng Sổ chữ T (số dư) theo dõi SPS vật liệu trong từng tháng 3. Kế toán giá thành sản xuất 3.1 Đối tượng và phương pháp hạnh toán CPSX Đối tượng chi phí sản xuất tại XN gắn liền với các đặc điểm về quy trình công nghệ và sản xuất sản phẩm. Tại XN với quy trình công nghệ đơn giản theo kiểu liên tục, chu kỳ sản xuất ngắn nên đối tượng tập hợp chi phí sản xuất theo từng phân xưởng, trong mỗi phân xưởng lại hạch toán chi phí cho mỗi loại sản phẩm . Để phục vụ công tác này, các tài khoản chi phí được mở chi tiết theo từng phân xưởng. * TK 621 - 6211: CPNVLTT của phân xưởng tiêm. - 6212: CPNVLTT của phân xưởng viên. - 6213: CPNVLTT của phân xưởng hoá. * TK 622 - 6221: CPNCTT của phân xưởng tiêm. - 6222: CPNCTT của phân xưởngviên. - 6223: CPNCTT của phân xưởng hoá. * TK 627 - 6271: CPSXC của phân xưởng tiêm. - 6272: CPSXC của phân xưởng viên. - 6273: CPSXC của phân xưởng hoá. * TK 154 - 1541: CPSXKD dở dang phân xưởng tiêm. - 1542: CPSXKD dở dang phân xưởng viên. - 1543: CPSXKD dở dang phân xưởng hoá. * TK 1544: - CP phát sinh tại phân xưởng cơ điện Kết cấu: + Bên nợ: CF NVL,NCTT và CFSXC chung tại phân xưởng cơ điện. + Bên có: - Gía trị hàng hoá gia công hoàn thành nhập kho - Kết chuyển lao vụ hoàn thành trong kỳ cho các đối tượng sử dụng. * TK 1421: Chi phí phát sinh tại phòng nghiên cứu Kết cấu: + Bên nợ: CF NVL, NCTT, CFSXC + Bên có: Kết chuyển toàn bộ chi phí tập hợp được sang TK 6272. TK này không có số dư cuối kỳ vì nếu tồn tại sản phẩm dở dang cũng sẽ được chuyển sang phân xuởng viên và tính vào giá trị sản phẩm dở dang của phân xưởng viên đó. 3.2 Trình tự tập hợp CPSX tại XNDP TW2 3.2.1 Kế toán tập hợp nguyên vật liệu trực tiếp Vật liệu sử dụng trong XN bao gồm rất nhiều loại khác nhau. Theo vai trò và tác dụng của các loại vật liệu trong SXKD, kế toán theo dõi nó trên các tài khoản chi tiết của TK152 như sau: -TK1521: NVLC(Ampicilin, moocpin, atropin…) -TK1522: NVL phụ (bột nếp, bột sắn…) -TK1523: Nhiên liệu (xăng, dầu…) -TK1524: Phụ tùng (vòng bi, dây cô doa…). -TK1525: Vật liệu XDCP (Xi măng, sắt thép…) -TK1527: Bao bì (Chai, túi đựng…) Thuốc là loại sản phẩm mà định mức NVL tưong đối ổn định vì được quy định bởi công thức pha chế. Phòng kế hoạch căn cứ vào định mức công nghệ co mỗi loạ sản phẩm và kế hoạch sản xuất để tính lượng NVL cần cho sản xuất cho phòng cung ứng thực hiện. Khối lượng mỗi loại vật liệu được xác định theo công thức sau: Lượng VL(i) cần Định mức VL(i) cần Sản lượng = x sản xuất sản phẩm(j) cho sản xuất sản phẩm(j) kế hoạch Trong trường hợp sản xuất lô sản phẩm có 2 sản phẩm cùng loại nhưng khác nhau về kích cỡ, XN phân bổ CP NVLTT theogiờ công sản xuất. Chi phí VL(i) phân Tổng chi phi VL(i) Gìơ công sản xuất = x bổ cho sản phẩm (j) Tổng giờ công sản xuất sản phẩm (j) Đến kỳ sản xuất, nhân viên kinh tế phân xưởng theo dõi toàn bộ khối lượng vật liệu nhập và chi dùng cho từng loaị,từng lô sản phẩm trên giá thành .Cuối tháng lập bảng kê xuất vật tư cho phân xưởng mình . Sau đó kế toán vật tư lấy lượng vật tư xuất dùng cho từng phân xưởng từ kho vật liệu để đối chiếu với bảng kê xuất vật tư tại các phân xưởng, tính giá vật liệu xuất, lập bảng tổng hợp vật tư xuất. Cuối cùng, kế toán vật tư lập bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ . Chứng từ theo dõi vật liệu xuất dùng trực tiếp là phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. Phương pháp tính giá vật liệu kho tại XN là phương pháp bình quân gia quyền, công thức tính như sau: Gía thực tế VL = Sản lượng VL x Đơn giá thực tế xuất dùng xuất dùng bình quân Đơn giá thực tế Giá thực tế VL tồn ĐK + Gía thực tế VLnhập trong kỳ = bình quân Lượng thực tế VL tồn ĐK+ Lượng thực tế VL nhập trong kỳ Việc tính toán chi phí nguyên vật liệu ở XN có sự khác biệt so với nguyên tắc kế toán chung là: Số vật tư dùng còn thừa ở các phân xưởng không phập lại kho mà để lại, cuối kỳ kế toán vật liệu tổng hợp coi đó là lượng tồn kho. Sở dĩ có sự khác biệt này là do đặc điểm quy trình sản xuất ở XN theo kiểu chế biến liên tục, sản xuất khối lượng lớn. Phương pháp hạch toán CPNVLTT tại XN được thể hiện như sau : Theo hình thức NKCT thì trình tự kế toán NVL được thể hiện trên các loại sổ: Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức,bảng kê vật tư xuất, sổ số dư, NKCT số 7 và sổ cái TK621 3.2.2 Kế toán tập hợp CPNCTT CPNCTT bao gồm toàn bộ tiền lương của công nhân trực tiếp tham gia sản xuất, chế tạo sản phẩm ở 3 phân xưởng sản xuất chính và các khoản trích theo lương . Hiện nay do đặc điểm của các phân xưởng khác nhau nên XN áp dụng các phương pháp thanh toán lương khác nhau. Phân xưởng viên áp dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, còn lương trả cho công nhân phân xưởng tiêm, hoá dựa vào giờ công lao động thực tế. Trình tự hạch toán CPNCTT được tiến hành như sau : - Hàng ngày, nhân viên phân xưởng theo dõi số lượng sản bảng chấm công, lập bảng theo dõi sản lượng . - Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công của phân xưởng tiêm, hoá và bảng theo dõi sản lượng của phân xưởng viên. Kế toán tiến hành tính tổng quỹ lương rồi tính lương cho từng công nhẩn trực tiếp sản xuất theo công thức sau: Lương thực tế Tổng quỹ lương phân xưởng Giờ công = x một lao động Tổng số giờ công lao động ở PX một lao động Lương cơ bản Hệ số lương + Hệ số phụ cấp Ngày công = x một lao động Ngày làm việc theo chế độ thực tế Ngoài tiền lương chính, tiền thanh toán cho công nhân còn có những khoản sau : Lương thưởng 1LĐ = Hệ số thưởng cá biệt x Mức thưởng Phụ cấp trách nhiệm = Mức lương tối thiểu x Hệ số phụ cấp Vậy: Thu nhập 1 LĐ = Lương thực tế + Phụ cấp + Lương thưởng - Các khoản giảm trừ Lương cơ bản chi có ý nghĩa với công tác tạm ứng và tính toán các khoản trích tại XN. Lương thực tế công nhân được nhận là lương sản phẩm hoặc lương thời gian và tiền thưởng. XN trả lương cho công nhân làm 3 lần trong tháng dưới dạng tạm ứng (theo lương cơ bản ), sau đó căn cứ vào lương thực tế được lĩnh trừ đi số đã nhận trước còn lại là số được thanh toán khi đến hạn trả lương của mỗi lao động. Công tác thanh toán được thể hiện trên Bảng thanh toán lương . Ngoài các khoản tiền lương phải trả công nhân viên, XN còn tính vào CPSX những khoản trích theo lương như : BHXH, BHYT, KPCĐ, cụ thể : -Trích 15% quỹ lương cơ bản vào quỹ BHXH -Trích 2% quỹ lương cơ bản vào quỹ BHYT -Trích 2% quỹ lương cơ bản vào quỹ KPCĐ Đồng thời trừ vào thu nhập công nhân sản xuất 5% lương cơ bản cho BHXH và 1% lương cơ bản cho BHYT . Các khoản trừ bằng 6% x Lương cơ bản Sau khi đã thanh toán xong CPNCTT cho các đối tượng, kế toán lập bảng phân bố tiền lương và BHXH rồi lên bảng kê số 4, NKCT số 7 và sổ cái TK 622. 3.2.3 Kế toán tập hợp chi phí trả trước ( Phòng Nghiên Cứu ) Phòng Nghiên Cứu bên cạnh chức năng nghiên cứu thực hiện chức năng sản xuất như một phân xưởng sản xuất phụ để tận dụng máy móc và nhân công sẵn có. Vì vậy, nó cũng có những yếu tố chi phí và được tập hợp trên các bảng phân bổ giống như phân xưởng cơ điện. Tuy nhiên, do thành phẩm là thuốc viên (bán thành phẩm cuối kỳ được chuyển sang gia công tiếp tại phân xưởng viên ) nên việc tập hợp chi phí cuối kỳ sẽ được phản ánh trên bảng kê số 6, NKCT số 7 3.2.4 Kế toán tập hợp CPSX kinh doanh phụ . CPSXKD phụ là những chi phí phát sinh ở phân xưởng cơ điện nhằm phục vụ hoạt động của 3 phân xưởng sản xuất chính. Nhân viên kinh tế phân xưởng thao dõi chi tiết vật liệu xuất dùng, số giờ làm việc cho từng phân xưởng chính, phân xưởng cơ điện để lập bảng giờ công ở phân xưởng cơ điện. Cuối kỳ, kế toán giá thành tập hợp mọi chi tiết chi phí phát sinh vào TK 1544 và phân bổ cho các đối tượng theo giờ công lao động trên bảng kê số 4, rồi lên NKCT số 7 . 3.2.5 Kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung CPSXC của XN là tất cả những khoản chi phí liên quan đến quản lý, phục vụ cho sản xuất trong phạm vi phân xưởng . cpsxc của xn được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí là các phân xưởng sản xuất chính . CPSXC của XN bao gồm: *Chi phí nhân viên phân xưởng Chi phí nhân viên phân xưởng cũng bao gồm tất cả các khoản phải trả và các khoản trích trên lương cơ bản của nhân viên phân xưởng . Qúa trình tập hợp chi phí nhân viên phân xưởng cũng giống như tập hợp CPNCTT. Hàng tháng các nhân viên kinh tế phân xưởng căn cứ vào bảng chấm công để tính ra lương lao động thực tế cho nhân viên phân xưởng sau đó chuyển toàn bộ chứng từ và bảng thanh toán lương lên phòng kế toán . Kế toán lương dựa vào đó lập bảng phân bổ tiền lương và BHXH . *Chi phi nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ NVL,CCDC xuất dùng cho phân xưởng để phục vụ đến quản lý phân xưởng, sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhà xưởng . Chi phí này được theo dõi trên bảng phân bổ NVL và CCDC . Chứng từ xuất kho vật liệu xuất dùng chung cho phân xưởng là phiếu lĩnh vật tư, khác với CPNVLTT là phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức . Cũng như vật liệu xuất dùng trực tiếp nếu cuối kỳ vật liệu tại phân xưởng vẫn còn thì không ghi giảm CPSXC. *Chi phí khấu hao TSCĐ. Khấu hao TSCĐ sử dụng trong các phân xưởng sản xuất là một trong các khoản chi phí đựơc hạch toán vào CPSXC . Tại XN, khấu hao TSCĐ bao gồm khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn + Khấu hao cơ bản : Trước 1996, khấu hoa nhà xưởng là 4%, máy móc thiết bị là 8%. Hiện nay, với má móc thiết bị cũ đánh giá theo giá theo giá trị còn lại (khung giới hạn từ 5 – 12 năm ), với máy móc thiết bị mới thì đánh số năm sử dụng và tỷ lệ khấu hao theo tháng như sau: Nguyên giá Tỷ lệ khấu hao = Số năm sử dụng dự kiến + Khấu hao sửa chữa lớn: Không tính theo tỷ lệ quy định mà căn cứ vào thực tế sửa chữa lớn hàng tháng Kế toán TSCĐ tính khấu hao cho từng máy móc thiết bị, nhà xưởng ở từng phân xưởng và lập bảng tính và phân bổ khấu hao (biểu số 4 ) và chuyển cho kế toán giá thành tập hợp vào TK CPSXC của các phân xưởng trên bảng kê số 4 (Biếu số 5 ) cho phòng nghiên cứu trên bảng kê số 6. *Chi phí mua ngoài Tại XN, khoản chi phí khác lớn nhất là khoản chi điện năng phục vụ sản xuất và thự hiện thanh toán khoản chi phí này qua ngân hàng bằng chuyển khoản Chi phi điện năng = Số KW sử dụng x Đơn giá 1KW Chi phí này được phân bổ cho các phân xưởng sản xuất theo chính tỷ lệ quy định của XN : +Phân xưởng Tiêm : Chiếm 40% tổng chi phí điện năng +Phân xưởng Viêm : Chiếm 50% tổng chi phí điện năng +Phân xưởng Hoá : Chiếm 10% tổng chi phí điện năng Ngoài ra, CPSXC ở các phân xưởng còn bao gồm CPSX của phân xưởng cơ điện phân bổ cho các phân xưởng và CPSX của phòng nghiên cứu chuyển cho phân xưởng Viên . Cũng giống như CPNC, CPSXC được phân bổ cho từng sản phẩm theo giờ công tiêu hao thực tế tại phân xưởng cho từng phân xưởng đó Mức CPSXC phân Tổng CPSXC Số giờ công xuất = x Bổ cho sản phẩm (i) Tổng giờ công sã xuất ở PX sản phẩm (i) Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH sổ số dư, Bảng tính và phân bổ KHTSCĐ, Kế toán vào Bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số 7 rồi vào sổ cái TK627. 3.2.6 Tổng hợp chi phí sản xuất Để phục cho công tác tính giá thành, cuối kỳ kế toán tổng hợp tiến hành kết chuyển các chi phí sản xuất bao gồm: CPNVLTT, CPNCTT, CPSXC vào bên nợ TK154 “ chi phí sxkd dở dang”. Kế toán giá thành sau khi hạch toán chi phí vào bảng kê số 4, kế toán tiếp tục phản ánh vào NK-CT số 7 theo từng khoản mục chi phí. Cuối cùng, kế toán vào sổ cái TK154 4. Kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang. Để đánh SPDD, kế toán giá thành căn cứ vào quyết toán vật tư của bộ phận kiểm kê để tổng hợp phần giá trị dở dang của từng phân xưởng trên báo cáo SPDD. Tại xí nghiệp dược phẩm trung ương II, SPDD cuối kỳ ở các phân xưởng sản xuất mang đặc điểm khác nhau nên phương pháp đánh giá giá trị SPDD cuối kỳ cũng khác nhau. Sản phẩm của phân xưởng viên có tỷ trọng NVL chính rất lớn trong tổng chi phí. SPDD có đặc điểm là lô sản phẩm đã pha chế (tiêu hao NVL chính) nhưng chưa qua dập viên, dập vỉ và bao gói nên SPDD phân xưởng này được đánh giá theo chi phí NVL chính. Giá trị SPDD CPNVLC đầu kỳ + CPNVLC trong kỳ khối lượng cuối kỳ = x DD cuối kỳ (theo NVLC) KLDD đầu kỳ + KL pha chế Tại phân xưởng tiêm, sản phẩm có đặc điểm là chi phí bao bì (ống tiêm) khá lớn, do đó SPDD cuối kỳ của phân xưởng này được đánh giá theo chi phí ống. Giá trị SPDD CP ống đầu kỳ + CP ống cuối kỳ khối lượng cuối kỳ = x dở dang (theo giá trị ống) khối lượng + khối lượng cuối kỳ pha chế DD đầu kỳ * Tính giá thành sản phẩm Tại phân xưởng viên, nhân viên kinh tế phân xưởng căn cứ vào phiếu xuất kho NVL cho mặt hàng thuốc Ampicilin, căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, CPSXC phân xưởng viên được tập hợp trên bảng 4 để phân bổ CPNCTT và CPSXC cho mặt hàng thuốc này. đồng thời dựa vào báo cáo sản phẩm dở dang phân xưởng viên, bảng tổng hợp giờ công, CPNVL, phụ liệu để xác định SPDD cuối kỳ. Trên cơ sở đó kế toán lập thẻ giá thành cho mặt hàng này. Xác định giá trị SPDD cuối kỳ. CPNVLC + CPNVLC đầu kỳ trong kỳ khối lượng Khối lượng SPDD = x dở dang cuối kỳ (theo CPNVLC) khối lượng + khối lượng cuối kỳ pha chế DD đầu kỳ Xác định chi phí vật liệu CPNVL xuất kho từng phân xưởng sẽ được nhân viên kinh tế phân xưởng tập hợp cho mặt hàng này. Giá trị NVLC cho = giá trị NVLC + giá trị NVLC - giá trị SPDD Sản phẩm hoàn thành đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ Chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung CPNC và CPSXC là những chi phí được phân bổ theo giờ công sản xuất. Vì vậy kế toán dựa vào bảng kê số 4 để xác định CPNC và CPSXC của phân xưởng. + Chi phí nhân công Tổng chi phí tiền lương PX giờ công sản Chi phí tiền lương = x xuất phân bổ cho sản phẩm tổng giờ công PX + Chi phí sản xuất chung Tổng CPSXC ở PX giờ công sản CPSXC phân bổ = x xuất sản phẩm Cho sản phẩm Tổng giờ công PX Tổng chi phí sản xuất = CPNVLC + CPNVLP + CP lương và trích theo lương + CPSXC Tổng giá thành cho sản phẩm hoàn thành = Giá trị SPDD đầu kỳ + tổng CPSX trong kỳ - giá trị SPDD cuối kỳ Tổng giá thành * Giá thành đơn vị = số lượng sản phẩm hoàn thàn 5. Tổ chức hạch toán thành phẩm của doanh nghiệp 5.1 giá thành phẩm thực tế nhập kho Thành phẩm hoàn thành nhập kho được đánh giá theo giá thành sản xuất thực tế bao gồm: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung. Trong đó chi phí nguyên vật liệu gồm có NVL chính, NVL phụ, bột dược liệu... những khoản mục chi phí này được các kế toán của 3 phân xưởng tiêm, viên, chế phẩm tập hợp theo số thực tế phát sinh trong tháng rồi chuyển lên phòng kế toán. kế toán giá thành sẽ căn cứ trên các số liệu đó để tính giá thành nhập kho. 5.2 Giá thành xuất kho. Tại xí nghiệp, giá vốn thực tế thành phẩm xuất kho được tính bằng phương pháp bình quân gia quyền (giá thực tế bình quân cuối kỳ). Cuối tháng hoặc sang đầu tháng sau, khi có giá nhập do kế toán giá thành chuyển sang thì kế toán tiêu thụ sẽ tiến hành tính giá xuất kho cho mỗi loại thành phẩm. Giá thực tế tồn đầu tháng + giá thực tế nhập trong tháng Giá thực tế = đơn vị xuất kho số lượng tồn đầu tháng + số lượng nhập trong tháng 5.3. Chứng từ và sổ kế toán chi tiết thành phẩm 5.3.1 Chứng từ sử dụng 5.3.1.1 Chứng từ nhập kho và tổ chức hạch toán - Phiếu nhập kho - Biên bản kiểm nghiệm * Hạch toán nghiệp vụ nhập kho thành phẩm Nghiệp vụ nhập kho của xí nghiệp phát sinh khi các phân xưởng hoàn thành công đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất. Thành phẩm trước khi chuyển vào kho được bộ phận kỹ thuật- quản lý chất lượng của xí nghiệp kiểm nghiệm. Ban kiểm nghiêm gồm một số cán bộ của phòng đảm bảo chất lượng và phòng KCS, trưởng ban do giám đốc ra quyết định bổ nhiệm. Khi kết thúc cuộc kiểm nghiệm chứng từ cần lập là biên bản kiểm nghiệm. Các cán bộ kỹ thuật, trưởng ban và thủ kho cùng có trách nhiệm ký nhận. Sau khi có kết quả kiểm nghiệm thì các phân xưởng sẽ lập phiếu nhập kho. Nguyên tắc lập: đơn vị nào nhập kho thì sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu lập kho được chia làm 3 liên, 1 liên do đơn vị lập giữ, 1 liên do thủ kho giữ, 1 liên do kế toán thành phẩm lưu. trên phiếu nhập kho người ta ghi các chỉ tiêu: tên, quy cách, đơn vị tính.. Mẫu phiếu nhập kho đơn vị: phòng số: 73 địa chỉ: t.tr Phiếu nhập kho nợ: Ngày14 tháng 11 năm 2003 có: Họ và tên người giao hàng: px viên Theo ... số ...ngày .... tháng... năm. Nhập tại kho: thành phẩm stt Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vitamin C lọ 1000v Viên 2.003.900 18,5 2 Vitamin C lọ 100v “ 3.322.000 22,5 3 Rutin C vỉ “ 78.700 65 Cộng “ Phụ trách cung tiêu Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng (các bộ phận cung đơn vị tiêu có nhu cầu) (ký, họ tên) (ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Chỉ tiêu số lượng ghi trên phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán thành phẩm ghi sổ chi tiết. 5.3.1.2. Chứng từ xuất kho - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. - Hoá đơn GTGT loại 3 liên. * Hạch toán nghiệp vụ xuất kho thành phẩm. Hạch toán nghiệp vụ xuất bán trực tiếp tại xí nghiệp để phản ánh ban đầu nghiệp vụ bán hàng tại xí nghiệp, kế toán sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu 01GTKT-3LL do bộ tài chính phát hành. Khi khách đến mua hàng phòng thị trường sẽ căn cứ vào yêu cầu của khách và tình hình thành phẩm tồn kho để viết hoá đơn. khách hàng có thể thanh toán tiền ngay hoặc làm giấy xin khất nợ tại phòng kế toán, có ký nhận của kế tóán trưởng. Sau đó khách hàng sẽ xuống kho để nhận hàng. Hoá đơn GTGT được coi như phiếu xuất kho và thủ kho căn cứ vào đó để xuất thành phẩm cho khách. Hoá đơn được lập làm 3 liên: liên 1 do phòng thị trường lưu, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho sau đó chuyển lên cho kế toán thành phẩm vào sổ chi tiết. * Hạch toán nghiệp vụ gửi bán qua các cửa hàng. Hiện nay tại xí nghiệp có 4 cửa hàng bán sản phẩm tại Hà nội. Cửa hàng số 7 Ngọc Khánh, cửa hàng số 8 Ngọc Khánh, cửa hàng số 9 Láng Hạ và cửa hàng giới thiệu sản phẩm số 9 Trần Thánh Tông. Riêng nhóm tiếp thị, số thu về bán hàng không được coi là doanh thu cửa hàng mà được ghi nhận như là doanh thu trực tiếp tại xí nghiệp. - Bắt đầu từ ngày 1/1/1999, luật thuế GTGT được áp dụng do đó việc tính doanh thu của xí nghiệp cũng có sự thay đổi. Nếu trước đây, thành phẩm khi xuất kho thì đã coi là tiêu thụ và tính doanh thu để chịu thuế doanh thu. Hiện nay, doanh thu chỉ được tính trên hoá đơn GTGT (vì xí nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). đối với lượng sản phẩm chuyển cho các cửa hàng xí nghiệp thì chưa tính doanh thu mà được coi là hàng gửi bán. để phản ánh lượng thành phẩm xuất kho của các cửa hàng, xí nghiệp sử dụng “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. - Phòng thị trường căn cứ vào yêu cầu nhập và thực tế tồn kho của mỗi cửa hàng để viết “phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập làm 3 liên: 1 liên phòng kế toán lưu, 1 liên lưu tại kho, 1 liên lưu tại cửa hàng. + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ gốc để thủ kho lấy làm căn cứ để ghi thẻ kho- chỉ tiêu số lượng xuất ra các cửa hàng. + Kế toán thành phẩm sẽ ghi 3 chỉ tiêu trên phiếu: số lượng xuất, đơn giá và thành tiền vào sổ chi tiết thành phẩm. + Nhân viên cửa hàng sẽ phản ánh 3 chỉ tiêu trên vào bảng kê chứng từ gốc N, X của cửa hàng, đến cuối tháng tổng hợp cho tất cả danh điểm thành phẩm có trong cửa hàng rồi lập “báo cáo tình hình tiêu thụ thành phẩm”, là căn cứ để kế toán tiêu thụ lập “tổng hợp báo cáo của các cửa hàng” 5.4 Phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm. Để hạch toán chi tiết thành phẩm, kế toán thành phẩm tại xí nghiệp dược phẩm trung ương II sử dụng phương pháp thẻ song song. 5.4.1 Các loại sổ, thẻ chi tiết sử dụng: - Thẻ kho - Sổ chi tiết thành phẩm - Bảng tiêu thụ tháng Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm theo phương pháp thẻ song song. Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT 3 liên Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm Bảng tiêu thụ tháng Bảng tổng hợp tiêu thụ tháng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Thẻ kho được mở chi tiết cho từng sản phẩm có trong kho và chi tiết cho mỗi phân xưởng. Vì tại xí nghiệp chỉ có mỗi một kho thành phẩm nên thẻ kho không thể mở chi tiết theo kho Căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập và ghi “bảng tiêu thụ tháng”, bảng này thực tế được sử dụng để ghi chi tiết nhập xuất thành phẩm bằng tiền, chi tiết theo quan hệ đối ứng tài khoản, không theo dõi doanh thu tiêu thụ của thành phẩm. Bảng tiêu thụ hàng tháng là căn cứ dể ghi “bảng tổng hợp tiêu thụ tháng” vừa thực hiện chức năng tổng hợp chi tiết thành phẩm tiêu thụ (nhập, xuất) của các phân xưởng, đồng thời cũng là sổ để hạch toán tổng hợp trên các loại sổ: NK-CT6, sổ cái các TK liên quan. 5.5. Hạch toán tổng hợp nhập, xuất thành phẩm. Hạch toán tổng hợp nhập, xuất được thực hiện trên “bảng tổng hợp tiêu thụ tháng”,NK-CT số 8-phần giá vốn thành phẩm và sổ cái TK155 mở theo phương pháp hạch toán của đơn vị. Trên cơ sở “bảng tiêu thụ tháng” kế tóan thành phẩm tổng hợp gía trị nhập, xuất ghi trên “bảng tổng hợp tiêu thụ tháng” 6. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả Bảng kê 10 Sổ chi tiết 131 Bảng kê 11 Báo cáo Sổ cái TK155,157,632, 511, 641, 642, 531, 532,911 Chứng từ kế toán Bảng kê 5 (TK641,642) Sct thành phẩm Bảng tiêu thụ tháng Tổng hợp tiêu thụ tháng Tổng hợp báo cáo của các cửa hàng Báo cáo tiêu thụ của các của hàng Bảng kê chứng từ gốc của cửa hàng Nhật ký- chứng từ số 8 Cửa hàng Giao bán trực tiếp GV GTDT GV,DT GTDT 6.1. Phương thức tiêu thụ Phương thức gửi bán qua các cửa hàng không giống với phương thức bán hàng đại lý, ký gửi. Các nhân viên của bốn cửa hàng thuộc biên chế chính thức của xí nghiệp và hưởng lương theo ngạch, bậc quy định. Các cửa hàng này có thể coi như các vệ tinh bán hàng của xí nghiệp dptưII. Cuối tháng, nhân viên của mỗi cửa hàng phải lập “báo cáo tình hình tiêu thụ sản phẩm” và gửi về xí nghiệp để kế toán lên “tổng hợp báo cáo của các cửa hàng”. Số liệu ở dòng cộng của “tổng hợp báo cáo” là căn cứ để tính tổng giá vốn thực tế của hàng gửi bán trong tháng. Kết toán giá vốn thành phẩm tiêu thụ. 6.1.1 Theo phương pháp bán trực tiếp. * Tài khoản, chứng từ sử dụng: TK 632 “giá vốn hàng bán”được chi tiết thành 2 tiểu khoản TK6321 “ giá vốn nguyên vật liệu nhượng bán” TK6322 “giá vốn thành phẩm tiêu thụ” - Chứng từ: liên 3 hoá đơn GTGT: trích cột số lượng xuất. Trên cơ sở chứng từ xuất bán trực tiếp , kế toán “giá vốn” thành phẩm tiêu thụ trực tiếp được ghi lần lượt trên “bảng tiêu thụ tháng”, “bảng tổng hợp tiêu thụ tháng”, “nhật ký chứng từ số 8”. Căn cứ vào “NK-CT8” kế toán ghi sổ cái TK632 6.1.2 Phương thức gửi bán qua các cửa hàng. Trường hợp hạch toán giá vốn theo phương thức gửi bán qua các cửa hàng được theo dõi trên các loại sổ: báo cáo tiêu thụ của các cửa hàng: tổng hợp báo cáo tiêu thụ của các cửa hàng, NK-CT số 8, sổ cái TK157,632. Cuối tháng nhân viên cửa hàng thống kê chứng từ tiếp nhận tại cửa hàng đã được phân loại theo chỉ tiêu nhập-xuất, loại hàng và ghi sổ tổng cộng vào “báo cáo tình hình hoạt động tiêu thụ sản phẩm”. Trường hợp chứng từ trong tháng phát sinh nhiều, các cửa hàng có thể lập bảng kê chứng từ gốc, nhập, xuất trước khi ghi “báo cáo tình hình hoạt động tiêu thụ sản phẩm”. 6.2. Kế toán doanh thu tiêu thụ và các khoản giảm trừ doanh thu * Tài khoản sử dụng TK511- doanh thu bán hàng, chi tiết thành các tiểu khoản TK5111-doanh thu bán hàng hoá (bán NVL, bột dược liệu, sản phẩm ngoài thuốc…) TK5112- doanh thu bán sản phẩm thuốc. TK531-giảm giá hàng bán TK532- hàng bán bị trả lại * Hạch toán doanh thu tiêu thụ. Việc hạch toán chỉ tiêu doanh thu tiêu thụ trực tiếp tại xí nghiệp được thực hiện trên sổ kế toán sau: Bảng kê số 10: mở và ghi theo từng hoá đơn bán hàng-phần chi tiết số lượng, doanh thu thanh toán và các khoản phải thu thuộc tài khoản 5111,5112,131 Sổ chi tiết mở cho tài khoản 131: cơ sở để ghi sổ này là các hoá đơn bán hàng đã ghi trên bảng kê số 10 và sổ quỹ theo dõi thanh toán của khách hàng. Bảng kê 11(tổng hợp chi tiết TK131): tổng hợp tất cả tình hình công nợ của các hộ khách hàng đối với xí nghiệp trong tháng. Kế toán tiêu thụ sẽ kết chuyển số liẹu ở dòng cộng của các cột chi tiêt có TK131 trên “bảng kê 11” sang NK-CT8, từ đó ghi sổ cái TK511 và TK131 cũng như sổ cái có liên quan khác. * Hạch toán kết quả tiêu thụ thành phẩm Hạch toán các khoản chi phí chung được thực hiện trên bảng kê số 5 Cuối tháng, kế toán gía thành tập hợp toàn bộ các khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thực tế phát sinh trên bảng kê số 5 chuyển cho kế toán tiêu thụ. Kế toán tiêu thụ sau khi nhận được bảng kê số 5 sẽ tiến hành kết chuyển một phần hay toàn bộ các khoản chi phí này vao sổ TK911 “xác định kết quả kinh doanh” đồng thời ghi lên NK-CT8 và các cột chi tiết có TK641,642 đối ứng tài khỏan Nợ TK911. III. Tổ chức hệ thống báo cáo tại Xí nghiệp. Báo cáo tài chính là kết quả cuối cùng của công tác kế toán tại Xí nghiệp. Báo cáo cung cấp thông tin về tình hình tài sản-nguồn vốn, năng lực tài chính và hiệu quả kinh doanh cho nhà quản lý nội bộ, các cơ quan chức năng, nhà đầu tư, tổ chức cho vay... Xí nghiệp Dược phẩm áp dụng 4 mẫu báo cáo tài chính bắt buộc dưới đây: 1. Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B01-DN). 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B02-DN). 3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B03-DN). 4. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B04-DN). Các báo cáo tài chính lập và nộp cho cấp chủ quản theo qúy, năm. Ngoài ra, Xí nghiệp còn lập, nộp hàng tháng Báo cáo thống kê (biểu số 01/CNCS) trình bày tình hình sản xuất, tiêu thụ, lợi nhuận và tình hình khác cho Tổng công ty, Cục Thuế, Tổng Cục Thống kê, Cục Vốn (Cục Quản lý Ngân sách). Báo cáo thuế GTGT phải nộp cho Cục Thuế trước ngày 10 hàng tháng. Báo cáo tăng giảm TSCĐ được lập khi có nghiệp vụ phát sinh... Một số Báo cáo trong nội bộ dưới hình thức báo cáo quản trị. Nội dung của bán cáo phụ thuộc vào yêu cầu của quản lý, gồm: Báo cáo công nợ (thường xuyên). Báo cáo phân tích tình hình tài chính (thường xuyên). Báo cáo phân tích giá thành. Phần iii: một số đánh giá khái quát công tác hạch toán tại xí nghiệp dược phẩm trung ương II Cùng với sự đổi mới của nền kinh tế đất nước, sự sắp xếp lại các phòng ban cho phù hợp với quy mô hoạt động mới, hệ thống công tác kế toán tài chính của Xí nghiệp không ngừng được cải tiến và nâng cao cả về cơ cấu lẫn phương pháp hạch toán. Những ưu điểm nổi bật trong công tác kế toán hiện nay ở Xí nghiệp có thể được khái quát như sau: Hệ thống kế toán của Xí nghiệp tương đối hoàn chỉnh, gọn nhẹ, đội ngũ nhân viên có trình độ kế toán cao, nắm vững chính sách, nhiệm vụ chuyên môn của mình. Hiện nay, Xí nghiệp đang áp dụng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, sổ sách và báo cáo tương đối đầy đủ theo quy định chế độ kế toán của Nhà nước và đảm bảo phù hợp với hoạt động của Xí nghiệp, tạo mối quan hệ chặt chẽ và cần thiết giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán của Xí nghiệp, góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán các nghiệp vụ phát sinh nhanh chóng và chính xác. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán phần hành thường xuyên có sự kiểm tra, đối chiếu để sớm phát hiện và khắc phục những sai sót. Phòng kế toán tài chính tại Xí nghiệp không chỉ thực hiện chức năng kế toán đơn thuần mà còn thường xuyên thực hiện chức năng thống kê đáp ứng tối đa nhu cầu thông tin phục vụ quản lý. Hơn nữa, phòng kế toán tài chính khá tự chủ trong việc ra các quyết định tài chính đáp ứng nhu cầu về vốn của Xí nghiệp như tín dụng thương mại và các nguồn cho vay lớn. Tuy nhiên, công tác kế toán tại Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương 2 vẫn còn không tránh khỏi những bất hợp lý mà nếu có thể khắc phục được thì hiệu quả thu lại sẽ cao hơn. Cùng với sự phát triển chung, yêu cầu của công tác quản lý về khối lượng và chất lượng thông tin hạch toán ngày càng tăng. Thực tế cho thấy những đòi hỏi trên có thể đáp ứng khi áp dụng máy vi tính vào công tác tổ chức hạch toán. Quá trình này giảm khối lượng tính toán mang tính “cơ bắp” hơn rất nhiều cùng với mức độ chính xác cao, khả năng lưu trữ lớn và gọn nhẹ, thuận tiện khi tra cứu và sử dụng, khả năng cập nhật dễ dàng, cho thông tin nhanh chóng. Tuy nhiên, ở Xí nghiệp Dược phẩm Trung ương II, điều này là còn hạn chế. Trong công tác luân chuyển chứng từ phiếu chi tiền mặt, người có quyền quyết định với mọi khâu lớn nhỏ là kế toán trưởng. Yêu cầu trên là tương đối cứng nhắc vì có nhiều khoản chi có quy mô nhỏ, mang tính thường xuyên thì có thể chi trước, ghi sau. Quy định này gây khó khăn nhất định cho các cán bộ phòng cung ứng. Báo cáo tài chính yêu cầu nộp theo qúy, năm. Xí nghiệp thường lập xong và nộp quyết toán của năm trước vào giữa qúy 2 năm sau, nghĩa là quá hạn quy định. Thay cho lời kết Trên đây là một vài nét tổng quan về Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II và tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. Báo cáo tổng hợp là một khâu rất quan trọng giúp tôi thực hiện tốt chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong thời gian tới. Kính mong nhận được sự xem xét, đánh giá của thầy giáo cùng các đồng chí trong phòng Tài chính kế toán Xí nghiệp Dược phẩm TW2 để tôi được nâng cao hiểu biết và hoàn thành tốt những báo cáo lần sau. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 18 tháng 3 năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Lâm Tới. Phụ lục Hiện nay, Xí nghiệp Dược phẩm Trung Ương II đang sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quy định chế độ kế toán do Nhà nước ban hành, gồm 5 loại sau: Chứng từ lao động tiền lương. Chứng từ hàng tồn kho. Chứng từ bán hàng. Chứng từ tiền tệ. Chứng từ Tài sản cố định. Tuy nhiên, do đặc điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh và yêu cầu quản lý và thông tin, bộ phận kế toán cũng lập một số chứng từ để theo dõi thêm hoặc tồn tại dưới tên gọi khác. * Lao động tiền lương. 1. Bảng chấm công. 2. Bảng thanh toán tiền lương. 3. Bảng thanh toán BHXH. 4. Bảng thanh toán tiền thưởng. 5. Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành. 6. Biên bản điều tra tai nạn lao động. Xí nghiệp sử dụng 6/9 danh mục chứng từ lao động tiền lương. * Hàng tồn kho. 7. Phiếu nhập kho. 8. Phiếu lĩnh vật tư. 9. Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức. 10. Biên bản kiểm nghiệm. 11. Thẻ kho. 12. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ. 13. Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa. Xí nghiệp sử dụng 7/8 danh mục chứng từ hàng tồn kho. Ngoài ra còn có các chứng từ: 14. Phiếu nhập vật tư thuê ngoài chế biến. 15. Phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến. * Bán hàng. 16. Hóa đơn giá trị gia tăng (mẫu 01-GTKT). 17. Hóa đơn bán hàng (Mẫu 01a-BH). 18. Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho. 19. Hóa đơn cước phí vận chuyển. 20. Hóa đơn tiền điện. 21. Hóa đơn tiền nước. 22. Hóa đơn khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành. 23. Hóa đơn thu phí bảo hiểm. 24. Hợp đồng cho thuê nhà. 25. Phiếu mua hàng. 26. Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). 27. Thẻ quầy hàng. * Tiền tệ. 28. Phiếu thu. 29. Phiếu chi. 30. Giấy đề nghị tạm ứng. 31. Giấy thanh toán tiền tạm ứng. 32. Biên lai thu tiền. 33. Bảng kiểm kê qũy. Ngoài ra, Xí nghiệp còn lập thêm chứng từ cho quan hệ thanh toán chậm trả: 34. Giấy ghi nhận nợ. * Tài sản cố định. 35. Biên bản giao nhận tài sản cố định. 36. Thẻ tài sản cố định. 37. Biên bản thanh lý Tài sản cố định. 38. Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. 39. Biên bản đánh giá lại TSCĐ. Mục lục