Báo cáo Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng

LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang chuyển mình mạnh mẽ sau nhiều sự kiện kinh tế. Sự thay đổi đầy biến động về tình hình kinh tế xã hội của toàn thế giới cũng có ảnh hưởng không nhỏ đối với nền kinh tế của Việt Nam. Đặc biệt là sau khi chính thức được công nhận là thành viên thứ 150 của WTO- tổ chức thương mại thế giới, Việt Nam ta đứng trước những cơ hội vô cùng to lớn để có thể khẳng định mình phát triển tốt hơn nhưng cũng ẩn chứa rất nhiều khó khăn thử thách không dễ dàng. Nhất là trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ du lịch khách sạn hiện nay. Sự gia đời của hàng loạt các khách sạn đã làm sôi động thêm thị trường cung ứng du lịch và làm tăng thêm bầu không khí cạnh tranh vốn đã gay gắt của thị trường này. Muốn có một sự phát triển vững chắc, việc tổ chức một bộ máy tổ chức, đặc biệt một bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả sẽ là một điều kiện tiên quyết khẳng định sự thành công của một doanh nghiệp. Khi đã có thể tổ chức được bộ máy hoạt động hài hoà, phối hợp hiệu quả thì mới có những đường lối, chiến lược, những kế hoạch cho việc kinh doanh rõ ràng và đạt chất lượng cao. Nắm được vấn đề này, hiện nay ngày càng có nhiều doanh nghiệp ngày càng chú trọng hơn đến vấn đề tổ chức bộ máy làm việc, nâng cao hiệu quả quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Nhận thức rõ vấn đề này, Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng đã có nhiều bước đổi mới để tạo ra những bước phát triển mới cho doanh nghiệp. Đặc biệt là trong công tác quản lý kế toán của doanh nghiệp đã có nhiều cải thiện góp phần nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Sau một thời gian ngắn thực tập tại Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng , cùng với sự hướng dẫn dẫn và chỉ bảo tận tình của cô giáo hướng dẫn và của các cán bộ trong công ty đặc biệt là các nhân viên phòng tài chính-kế toán, em đã rút ra nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế bổ ích bổ sung cho những kiến thức đã học trong gần 4 năm qua. Nhờ đó mà em có thể hoàn thành được báo cáo thực tập tổng hợp về tổ chức họat động của Công ty cũng như bộ máy kế toán. Báo cáo gồm ba phần chính: Phần I: Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng Phần II: Thực trạng tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng Phần III: Nhận xét chung Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Đặng Thị Loan cùng các cô chú, anh chị phòng kế toán, đặc biệt là chị Phùng Thị Bích Hồng- người hướng dẫn thực tập tại Công ty - đã giúp em hoàn thành Báo cáo này. PHẦN I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH KHÁCH SẠN PHÙNG HƯNG 1.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Khách sạn Phùng Hưng ra đời trên cơ sở của chính sách tư bản tư doanh của Nhà nước từ những năm 1958 – 1960. Được xây dựng do một chủ hộ người Việt gốc Hoa từ trước thời kỳ giải phóng thủ đô 1954 với mục đích sử dụng để ở. Sau khi giải phóng Thủ đô, giải phóng miềm Bắc gia đình này đã giao lại khu nhà cho Nhà nước Việt Nam sử dụng. Khách sạn Phùng Hưng được hình thành với ba khu nhà, 42 phòng nghỉ bình dân không có trang thiết bị khách sạn, hệ thống nước sinh hoạt, vệ sinh, hệ thống thông tin cũng rất đơn sơ. Thực hiện chủ trương đổi mới cơ chế quản lý của Nhà nước, ngày 06/09/1999 Uỷ ban nhân dân TP Hà Nội ra Quyết định số 3611 QĐ/UB chuyển doanh nghiệp Nhà nước KHách sạn Phùng Hưng thành Công ty Cổ phần lấy tên là: Tên Công ty: Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng Tên giao dịch quốc tế : Phung Hung Hotel Stock Corporation Tên viết tắt : PHSC Trụ sở chính : Số 2D Đường Thành – Hoàn Kiếm – Hà Nội Công ty là pháp nhân theo pháp luật Việt Nam, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu riêng, hoạt động theo Điều lệ của Công ty Cổ phần, luật công ty. Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, cho đến nay với tổng số CBCNV là 92 người, khách sạn đã có 80 phòng nghỉ, trong đó có 10 phòng cao cấp đạt tiêu chuẩn quốc tế cùng hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, nhà hàng 120 chỗ ngồi và khu massage với 10 phòng đáp ứng nhu cầu phục vụ khách trong nước và quốc tế. 1.2. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY Là một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực du lịch, dịch vụ, chức năng chủ yếu của Công ty là kinh doanh khách sạn, nhà hàng ăn uống, kinh doanh lữ hành, vận chuyển và các dịch vụ bổ trợ: massage, karaoke, vũ trường, dịch vụ vui chơi giải trí. Bên cạnh đó, thực hiện đa dạng hoá các hoạt động, Công ty còn kinh doanh cho thuê văn phòng, cửa hàng trưng bày, bán hàng hoá. Kinh doanh tổng hợp các mặt hàng công nghệ phẩm, đại lý giới thiệu và tiêu thụ sản phẩm. Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng tổ chức kinh doanh những nhóm nghiệp vụ sau: *. Kinh doanh các dịch vụ lưu trú (buồng ngủ). Để thực hiện dịch vụ này có các tổ như tổ trực buồng, lễ tân ... *. Kinh doanh các dịch vụ ăn uống. Để thực hiện dịch vụ này có các tổ như tổ bàn, tổ bếp ... *. Kinh doanh các dịch vụ vận chuyển. Để thực hiện dịch vụ này có các bộ phận chuyên chở ... *. Kinh doanh các dịch vụ khác như dịch vụ cho thuê kiốt, dịch vụ điện thoại, giặt là cho khách, masage ... Ngoài ra, Công ty còn có chức năng liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nước, kinh doanh mua bán cổ phiếu, trái phiếu trên thị trường chứng khoán theo luật định. Nhiệm vụ của Công ty là không ngừng nâng cao lợi ích của các cổ đông, tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh, góp phần thiết thực vào việc thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. 1.3. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng là một công ty cổ phần vì vậy cơ quan quyết định cao nhât của Công ty là Đại hội đại biểu cổ đông ( gọi tắt là Đại hội đồng). Đại hội đồng họp mỗi năm một lần vào đầu năm tài chính. Trong trường hợp khẩn cấp khi có vấn đề bất thường ảnh hưởng lớn đến tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần thì có thể tổ chức Đại hội cổ đông bất thường. Đại hội đồng có quyền trong việc thông qua các bản báo cáo quan trọng như báo cáo tài chính năm, các báo cáo của trưởng ban kiểm soát. Bên cạnh đó Đại hội đồng có vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định quan trọng như xác định mức cổ tức hàng năm, quyết định bán số tài sản có giá trị lớn hơn hoặc bằng 50% tổng giá trị tài sản của công ty, quyết định thành viên của Hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Đại hội đồng có quyền tổ chức và giải thể công ty cổ phần. Ngoài ra Đại hội đồng có các quyền và nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật. Theo điều lệ công ty, Đại hội đồng sẽ bầu ra Hội đồng quản trị. Đây là cơ quan quản lý công ty cổ phần, có quyền nhân danh công ty cổ phần để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty cổ phần trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng. Nhiệm kì của Hội đồng quản trị là 4 năm. Thành viên của Hội đồng quản trị gồm 5 người gồm : chủ tịch, 1 phó chủ tịch và các uỷ viên. Hội đồng quản trị có trách nhiệm lập ra chiến lược phát triển, đưa ra các phương án đầu tư. Hội đồng quản trị có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, quản lý nội bộ của công ty, đồng thời có quyền bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng của công ty cổ phần cũng như quyết định mức lương, thưởng cho cán bộ quản lý. Ngoài ra Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật. Giám đốc là người có quyền quyết định trong mọi hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền hạn, nhiệm vụ được giao và chịu sự kiểm tra của ban kiểm soát công ty. Giám đốc là người quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, đề ra chính sách, mục tiêu phát triển của công ty và lãnh đạo việc thực hiện. Bên cạnh đó thường xuyên kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm soát và phê duyệt các báo cáo hoạt động của công ty trình cấp trên. Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám Đốc trong từng mặt công tác được Giám đốc chỉ định, thay thế điều hành khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Các phòng ban được đặt trực tiếp dưới sự điều hành của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các phần việc mà Giám đốc giao cho và chấp nhận các nội quy, quy định mà Giám đốc đề ra. Phòng Tổ chức Hành chính mà đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý, điều hành công việc của phòng Tổ chức Hành chính, quản lý tài sản các phòng ban, phân xưởng, cây xanh và vệ sinh môi trường của công ty. Bên cạnh đó có trách nhiệm về vấn đề tổ chức lao động, tuyển chọn, đào tạo, bố trí sắp xếp lao động, lập kế hoạch và quản lý tiền lương, thực hiện chế độ BHXH, công tác phí cho cán bộ công nhân viên. Phòng tài chính kế toán mà đứng đầu là kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, giúp giám đốc lập kế hoạch tài chính, tổ chức ghi chép các nghiệp kinh tế phát sinh, tính toán các chỉ tiêu kinh tế trên cơ sở đó tham mưu cho giám đốc thực hiện quá trình đầu tư vốn có lợi nhất. Tham mưu quản lý và phân phối quỹ lương, thưởng trong đơn vị, đề xuất các biện pháp phân phối theo đúng điều lệ công ty và chế độ chính sách của nhà nước. Phòng kinh doanh mà đứng đầu là trưởng phòng có nhiệm vụ nghiên cứu phương án kinh doanh trình ban giám đốc, thiết lập và giữ quan hệ với các đối tác như các công ty lữ hành. Đồng thời nghiên cứu thị trường, thực hiện công tác marketing nhằm quảng bá hình ảnh công ty cũng như thu hút khách đến nghỉ tại công ty. Bộ phận buồng có trách nhiệm chăm lo nghỉ ngơi cho khách trong thời gian khách nghỉ tại công ty. Bộ phận lễ tân chịu trách nhiêm quan hệ trực tiếp với khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách và là cầu nối trực tiếp giữa khách với các bộ phận khác. Bộ phận tu sửa chịu trác nhiệm sửa chữa những thiết bị, tài sản của công ty khi bị hỏng. Bộ phận giặt là có nhiệm vụ giặt là cho khách khi khách yêu cầu. Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm về sự an toàn cho khách và tài sản của công ty. Bộ phận nhà ăn có nhiệm vụ phục vụ nhu cầu ăn uống hàng ngày của khách nghỉ tại công ty cũng như các cuộc liên hoan, hội nghị khi khách yêu cầu. Hội Đồng Quản Trị Ban Giám Đốc Ban Kiểm Soát Phòng Tổ Chức Hành Chính Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Tài Chính Bộ Phận Lễ Tân Bộ Phận Buồng Bộ Phận Tu Sửa Bộ Phận Giặt Là Bộ Phận Bảo Vệ Bộ Phận Nhà Ăn Như vậy ta thấy rằng bộ máy tổ chức quản lý của Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng mang các đặc điểm của một công ty cổ phần, với quyền lực cao nhất thuộc về đại hội đồng cổ đông. Bộ máy tổ chức của công ty cũng được thực hiện theo hình thức trực tuyến, có sự quản lý lãnh đạo từ trên xuống, vừa được tổ chức theo hình thức chức năng, được chia thành nhiều phòng ban với các nhiệm vụ, quyền hạn khác nhau. Với cách tổ chức này, các phòng ban, các bộ phận không hề có sự tách biệt về hoạt động mà có mối quan hệ mật thiết sâu sắc với nhau trong tất cả hoạt động trên mọi mặt của công ty. Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng theo sơ đồ như sau: 1.4. KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY MỘT SỐ NĂM GẦN ĐÂY Nhằm khẳng định vị thế của công ty với các doanh nghiệp ở Thủ đô và cả nước, Công ty xác dịnh chiến lược kinh doanh lâu dài là đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ, chuyển dịch cơ cấu sản phẩm, dịch vụ, mở rộng thị trường, mở rộng các lĩnh vực kinh doanh. Ngoài hoạt động kinh doanh cho thuê buồng, công ty đã thành lập trung tâm du lịch lữ hành quốc tế và nội địa, xây dựng nhà hàng mới phục vụ ăn uống, bán hàng, tổ chức dịch vụ tắm hơi, massage, cho thuê hội trường, phục vụ tiệc cưới, phục vụ hội nghị,... Nếu như năm 2002 nguồn thu từ cho thuê buồng chiếm 90% tổng doanh thu của Công ty thì năm 2007 chỉ còn chiếm tỷ trọng là 55%, mặc dù doanh thu buồng vẫn tăng trưởng, ổn định hàng năm trong khi đó thu từ dịch vụ ăn uống, bán hàng, cho thuê hội trường, vận chuyển và các nguồn thu khác chiếm tới 45%. Để mở rộng thị trường công ty đã liên kết, làm đại lý cho các hãng lữ hành quốc tế, tăng cường tiếp thị, quảng cáo, khuyến mại và có chính sách cụ thể, hợp lý với các bạn hàng, chủ động khai thác nguồn khách, xây dựng các chương trình tour đáp ứng mọi nhu cầu du lịch văn hoá, du lịch lễ hội, du lịch nghiên cứu... Kết quả kinh doanh năm 2006 - Khách du lịch phục vụ: Tổng số khách đạt 21.241 lượt, tăng 5,3% so với kế hoạch, tăng 3,9 so với năm trước. Khách quốc tế đạt 1471 lượt khách, tăng 3,5% so với kế hoạch, tăng 1,5% so với năm trước. Khách quốc tế chiếm tỷ trọng 7%. Nói chung khách nội địa là chủ yếu và tăng 2,8% so với năm 2005. - Hiệu suất sử dụng buồng: Số buồng tối đa là 80, công suất đạt 63,45%. Tổng doanh thu tăng trưởng 1,4% - so với kế hoạch mức tăng trưởng là 2,1%. Đây là thành tích rất lớn của tập thể lãnh đạo, CBCNV toàn Công ty một năm qua. Doanh thu tăng trưởng ở hầu hết các dịch vụ. Kết quả kinh doanh năm 2007 - Khách du lịch phục vụ: Tổng số khách đạt 21912 lượt khách, tăng 3.2% so với năm trước và 1,9% sp với kế hoạch Khách quốc tế đạt 1500 lượt, tăng 1,9% so với năm trước và 0,8% so với kế hoạch - Hiệu suất sử dụng buồng : đạt 70%, tăng 6,6% so với năn trước Khách ở tăng so với năm trước và tăng so với kế hoạch, lượng khách quốc tế chiếm tỷ trọng 7,2% và tăng 1% so với thực hiện năm trước. Thị trường khách quốc tế chủ yếu là khách Trung Quốc (chiếm tỷ trọng 86% và chủ yếu là khách đi du lịch bằng CMT). Tổng doanh thu 18tỷ - tăng 1,4% so với năm trước và tăng 0,9% so với kế hoạch. PHẦN II:THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH KHÁCH SẠN PHÙNG HƯNG 2.1. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN Việc lựa chọn hình thức kế toán là một trong những nội dung quan trọng để tổ chức công tác kế toán phù hợp với quy mô hoạt động của trung tâm . Bộ phận kế toán của trung tâm được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung . Phòng kế toán thực hiện từ khâu thu nhập và xử lý chứng từ ,ghi sổ , lập báo cáo kế toán , phân tích và kiểm tra kinh tế . Tuy nhiên ở trường hợp bộ phận có liên quan đến tài chính trung tâm bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thu thập chứng từ rồi tập trung lên phòng kế toán . Phòng kế toán của trung tâm gồm 6 thành viên : - Kế toán trưởng : là người điều hành chung công việc của cả phòng , chịu trách nhiệm trước giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kinh tế . - Kế toán tổng hợp : Thực hiện tập hợp chi phí sản xuất trong đơn vị qua các kế toán viên để tính giá thành sản phẩm , kiêm kế toán tài sản cố định, nguyên vật liệu. Cuối tháng đưa số liệu vào sổ chi tiết, sổ tổng hợp - Kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ theo dõi các khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền lương, BHXH. Cụ thể kế toán cập nhật chứng từ hàng ngày, các khoản thu chi trong đơn vị dựa vào chứng từ ghi sổ, bảng tổng hợp số liệu, đối chiếu phát hiện kịp thời những sai sót nhầm lẫn đẻ có biện pháp xử lý. Đồng thời cuối tháng ký xác nhận bảng chấm công đối chiếu ngày công làm căn cứ tính và thanh toán lương cho công nhân. - Kế toán công cụ, dụng cụ: Có nhiệm vụ phản ánh chính xác tình hình có của công cụ dụng cụ quản lý từ khi nhập dến lúc xuất dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời tính và phân bổ chính xác giá trị công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Cuối tháng , kế toán công cụ dụng cụ phải lập và nộp lên kế toán tổng hợp ký hoá đơn giá trị gia tăng, phiéu xuất – nhập kho công cụ dụng cụ, phiếu báo hỏng công cụ dụng cụ và biên bản kiểm kê công cụ dụng cụ . - Kế toán chi phí giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp mọi chi phí phát sinh, vận dụng phương pháp thích hợp để tính giá thành và giá thành đơn vị của các đối tượng tính giá thành theo đúng khoản mục, đúng kỳ tính giá thành. Đồng thời , định kỳ cung cấp các báo cáo về giá mức và dự toán chi phí tình hình thực hiện kế hoạch giá thành. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu – chi các khoản tiền mặt trong đơn vị thông qua các giấy tờ, chứng từ hợp lệ mà kế toán đã ký duyệt. Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh , căn cứ vào yêu cầu quản lý, Công ty Cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán công cụ dụng cụ Kế toán chi phí và giá thành Thủ quỹ 2.2. TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 2.2.1 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Đối với hoạt động kế toán, chứng từ là một loại hồ sơ đặc biệt quan trọng, đóng vai trò chủ chốt, là phương tiện quan trọng bậc nhất để tiến hành các hoạt động kế toán. Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng hiện nay áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, vì vậy công ty sử dụng mọi chứng từ kế toán theo biểu, mẫu được qui định trong quyết định này bao gồm cả chứng từ bắt buộc và các chứng từ hướng dẫn. Vì công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng là một công ty có chức năng chủ yếu là kinh doanh, cho nên những loại chứng từ được công ty sử dụng chủ yếu bao gồm các chứng từ như sau: Ÿ Chứng từ về tiền tệ : Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ, bảng kê chi tiền. Ÿ Chứng từ về hàng tồn kho : Phiếu nhập kho; phiếu xuất kho; biên bản kiểm nghiệm vật tư,công cụ; bảng kê mua hàng, bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; biên bản kiểm kê vật tư, công cụ.. Ÿ Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy đi đường, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toan tiền thuê ngoài, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thai sản. Ÿ Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành. Những chứng từ trên được công ty sử dụng theo đúng mẫu quy định trong quyết định số 15 của Bộ Tài chính, vì vậy nó có tính khuôn mẫu và qui phạm cao, có giá trị pháp lý đúng đắn. 2.2.2 Chương trình luân chuyển một số chứng từ chủ yếu 2.2.2.1 Phần hành kế toán TSCĐ § Các loại chứng từ được sử dụng trong việc tổ chức hạch toán TSCĐ của công ty: - Biên bản giao nhận TSCĐ ( mã số 01- TSCĐ ) : sử dụng khi mua TSCĐ - Biên bản thanh lý TSCĐ ( mã số 02- TSCĐ ) : sử dụng khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ ( mã số 06- TSCĐ ) : sử dụng để tính và hạch toán giá trị hao mòn TSCĐ - Biên bản kiểm kê TSCĐ ( mã số 05- TSCĐ ) : sử dụng khi thực hiện kiểm kê TSCĐ - Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành ( mã số 03- TSCĐ ) : sử dụng khi thuê đơn vị ngoài sửa chữa TSCĐ § Quy trình luân chuyển chứng từ - Lập, tiếp nhận và tiến hành xử lý các loại chứng từ khác nhau về TSCĐ trong các nghiệp vụ kinh tế cụ thể; - Những người có trách nhiệm như kế toán tổng hợp và những người có thẩm quyền như kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, kí xác nhận các chứng từ kế toán, và trình cho giám đốc doanh nghiệp kí duyệt thông qua; - Kế toán phần hành TSCĐ sẽ tiến hành phân loại, sắp xếp các chứng từ về TSCĐ, tiến hành nhập các số liệu trên các chứng từ và lưu trữ vào phần mềm máy tính của công ty; - Những người có nhiệm vụ sẽ lưu trữ và bảo quản chứng từ về TSCĐ, phục vụ cho các công việc kiểm tra, kiểm soát sau này về TSCĐ; 2.2.2.2 Phần hành kế toán tiền lương § Các chứng từ sử dụng chủ yếu tại công ty trong quá trình hạch toán lương và các khoản trích theo lương bao gồm : - Bảng chấm công ( mẫu số 01a-LĐTL ) : được sử dụng để theo dõi việc thực hiện công việc của người lao động - Bảng chấm công làm thêm giờ ( mẫu số 01b-LĐTL ) : được sử dụng để theo dõi tình hình làm thêm ngoài giờ của người lao động tại công ty; - Bảng thanh toán tiền lương ( mẫu số 02-LĐTL ) : được sử dụng để quản lý việc thanh toán và chi trả tiền lương cho cán bộ công nhân viên của công ty; - Bảng thanh toán tiền thưởng ( mẫu số 03-LĐTL ) : được sử dụng để quản lý việc thanh toán và chi trả tiền thưởng cho nhân viên; - Giấy đi đường ( mẫu số 04-LĐTL ) : được sử dụng để cấp cho nhân viên khi đi công tác, theo dõi và hạch toán công tác phí cho công nhân viên; - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành ( mẫu số 05-LĐTL ) : sử dụng để theo dõi việc hoàn thành công việc, khối lượng công việc đã thực hiện của cán bộ công nhân viên; -Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ ( mẫu số 06-LĐTL ) : được sử dụng để theo dõi việc thanh toán và chi trả tiền làm thêm ngoài giờ cho nhân viên; - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (mẫu số 07-LĐTL ) : sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán và chi trả các khoản nhân công thuê ngoài công ty; - Bảng kê các khoản trích nộp theo lương ( mẫu số 10-LĐTL ) : theo dõi và quản lý việc tính toán và trích lập các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ; - Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội ( mẫu số 11-LĐTL ) : dùng để tính toán phân bổ tiền lương và khoản BHXH cho cán bộ công nhân viên; - Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH : được cấp cho các cán bộ công nhân viên tạm thời nghỉ làm việc và được hưởng khoản trợ cấp BHXH; - Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản : là chứng từ được sử dụng để quản lý những cán bộ nhân viên đang được hưởng trợ cấp của công ty. § Quy trình luân chuyển chứng từ - Lập, trích nộp và xử lý các chứng từ về lương và các khoản trích theo lương; - Kế toán trưởng tiến hành kiểm tra và kí xác nhận các chứng từ, sau đó trình giám đốc kí duyệt; - Kế toán viên phụ trách phần hành tiền lương sẽ tiến hành phân loại và sắp xếp các chứng từ về tiền lương và nhập các thông tin trên chứng từ vào hệ thống máy tính và lưu trữ thông tin trên phần mềm máy tính; -Kế toán viên tiến hành lưu trữ và bảo quản các chứng từ kế toán này nhằm phục vụ quá trình kiểm tra kiểm soát sau này về phần hành tiền lương; 2.2.2.3 Phần hành kế toán chi phí và giá thành Các chứng từ được sử dụng chủ yếu trong phần hành kế toán về chi phí và giá thành bao gồm : - Các chứng từ được sử dụng để hạch toán chi phí về công cụ dụng cụ bao gồm phiếu xuất kho, bảng phân bổ công cụ, dụng cụ. - Các chứng từ được sử dụng để hạch toán chi phí về tiền lương, khoản theo lương bao gồm bảng chấm công, bảng tính và phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng kê trích nộp các khoản theo lương. - Các chứng từ được sử dụng để hạch toán chi phí khi mua ngoài bao gồm phiếu chi, hoá đơn mua hàng. Chứng từ được sử dụng để hạch toán chi phí về khấu hao TSCĐ là bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Ÿ Quy trình luân chuyển chứng từ - Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên sẽ tiến hành lập và xử lý các chứng từ như đã nêu ở trên ; - Kế toán trưởng sẽ xem xét và kí duyệt chứng từ, sau đó trình giám đốc kí duyệt ; - Hàng ngày kế toán viên nhập thông tin mới trên các chứng từ vào hệ thống máy tính của công ty. - Tiến hành bảo quản và lưu trữ chứng từ. 2.3. TỔ CHỨC VẬN DỤNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN Về hệ thống tài khoản được áp dụng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, hiện nay, công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng tuân thủ đúng hệ thống tài khoản chuẩn được qui định trong quyết định số 15 về chế độ kế toán doanh nghiệp Nhóm tài khoản phản ánh tài sản ngắn hạn : 111, 112, 113, 131, 133,138, 141, 142, 144, 152, 153, 154. Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh tài sản dài hạn : 211, 213, 214, 241. Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh nợ phải trả : 311, 315, 331, 333, 334, 335, 338. Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh vốn chủ sở hữu : 411, 414, 421, 431. Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh doanh thu : 511, 515, 521 Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh chi phí : 627, 641, 642 Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh thu nhập khác : 711 . Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh chi phí khác : 811 . Ÿ Nhóm tài khoản phản ánh xác định kết quả : 911 . Tuy nhiên do đặc thù hoạt động của công ty chủ yếu là kinh doanh dịch vụ khách sạn nên để phục vụ tốt nhất cho quá trình ghi chép một cách khoa học và hợp lý, trên cơ sở tuân thủ đúng theo qui định được ban hành, bộ phận kế toán tại công ty mở rộng thêm hệ thống tài khoản kế toán theo hướng chi tiết đến tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho một số tài khoản nhằm phục vụ tốt nhất cho quá trình ghi sổ kế toán, đáp ứng thông tin tốt nhất cho các nhà quản lý. Cụ thể một số tài khoản sau: Về TK tính giá thành : Tài khoản 154 “chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau 1541: chi phí kinh doanh buồng ngủ 1542: chi phí kinh doanh nhà hàng 1544: chi phí kinh doanh dịch vụ khác Về TK phải thu khách hàng, phải trả người bán được chi tiết cho từng đối tác lớn và quan trọng của công ty. Về chi phí: Công ty đưa mọi chi phí vào tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung”, tuy nhiên để tiện cho việc hạch toán và quản lý công ty chi tiết thành các tài khoản cấp 3 cho từng bộ phận như tổ buồng, tổ ăn uống… 2.4. TỔ CHỨC VẬN DỤNG SỔ KẾ TOÁN Công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng hiện nay đang áp dụng hình thức Nhật kí chứng từ. Đây là loại hình kế toán phức tạp nhưng rất khoa học và chặt chẽ, đòi hỏi sự quản lý phức tạp tuy nhiên việc cung cấp thông tin sẽ thuận tiện và dễ dàng hơn. Các mẫu sổ mà doanh nghiệp áp dụng đều theo mẫu qui định của Bộ Tài chính trong quyết định số 15 năm 2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp. Các loại sổ chi tiết mà công ty thường sử dụng bao gồm : sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt, sổ chi tiết vật tư, sổ tài sản cố định, sổ chi tiết thanh toán với người mua ( người bán ), sổ chi tiết bán hàng và cung cấp dịch vụ, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, thẻ tính giá thành sản phẩm, sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh và sổ chi tiết một số các loại tài khoản ( 333, 334.... ) Các loại sổ tổng hợp phù hợp với hình thức kế toán mà công ty đã sử dụng, bao gồm : Nhật kí chứng từ số 1, bảng kế số 1, Nhật kí chứng từ số 2, bảng kê số 2, nhật kí chứng từ số 5, Nhật kí chứng từ số 7, bảng kê số 3, bảng kê số 4, nhật kí chứng từ số 8, bảng kê số 8, bảng kê số 11, nhật kí chứng từ số 10, sổ cái của các tài khoản. Từ đầu năm 2007 công ty đã áp dụng phần mềm kế toán máy vào hoạt động kế toán của đơn vị, qui trình ghi sổ của kế toán máy có một số đặc điểm khác so với qui trình ghi sổ đối với kế toán thủ công như sau : § Hàng ngày dựa vào căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán hoặc các bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính trên cơ sở xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có và nhập dữ liệu vào các bảng biểu đã có sẵn trên phần mềm. Sau đó, chương trình kế toán sẽ tự động nhập vào các sổ tổng hợp ( các nhật kí chứng từ, các bảng kê, sổ cái... ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan ( thẻ kho, sổ chi tiết các tài khoản... ) § Cuối tháng, kế toán viên tiến hành khoá sổ kế toán và lập ra báo cáo tài chính cho công ty. Khi thực hiện bút toán khoá sổ kế toán, tức là kế toán viên thao tác trên máy tính, chương trình sẽ hoạt động tự động, luôn luôn có sự đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết để có sự đảm bảo một cách chính xác, trung thực theo lượng thông tin đã nhập trong kì của kế toán viên. Sau khi phần mềm đã thực hiện xong, các báo cáo tài chính về cơ bản đã hoàn thành, kế toán viên thực hiện các thao tác để in ra các báo cáo tài chính theo quy định. Cuối năm, kế toán viên tiến hành in ra giấy các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, đóng lại thành quyển và lưu trữ sau khi đã thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về số kế toán ghi bằng tay. Quy trình ghi sổ chung của công ty dựa vào phần mềm kế toán có thể khái quát thông qua sơ đồ sau BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN Sổ tổng hợp Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN 2.5. TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO Cuối mỗi quí và cuối mỗi năm, kế toán trưởng sẽ tiến hành tổng hợp số liệu, phân tích và lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc của đơn vị. Công ty cổ phần Du lịch Khác sạn Phùng Hưng áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo quyết định số 15 của Bộ Tài Chính, vì vậy các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập vào cuỗi mỗi quý và mỗi năm bao gồm : § Bảng cân đối kế toán. § Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. § Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ. § Thuyết minh báo cáo tài chính. Thông thường báo cáo này phải lập xong trước ngày 15 tháng đầu quý sau và ngày 15 tháng 3 hàng năm để kịp cho Đại hội thường niên Vào cuối mỗi quý, sau khi tiến hành lập xong các báo cáo tài chính bắt buộc theo qui định của nhà nước, công ty phải nộp các báo cáo tài chính này lên các cơ quan cấp trên. Cụ thể đối với công ty cổ phần Du lịch Khách sạn Phùng Hưng, sau khi báo cáo tài chính được lập, công ty sẽ phải nộp lên các cơ quan : § Các ngân hàng thương mại mà công ty đang vay vốn § Chi cục thuế Hà Nội. Dưới đây là trích dẫn báo cáo tài chính năm gần nhất của công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN DU LỊCH KHÁCH SẠN PHÙNG HƯNG Số 2D Đường Thành- Hoàn Kiếm- Hà Nội Mẫu số 02 DN Ban hành theo QĐ Số 15/2006/QĐ-BTC BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Năm 2007 Đơn vị tính : đồng Việt Nam CHỈ TIÊU Mã số Thuyết minh Năm nay Năm Trước 1 2 3 4 5 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01 VI.25 19075298209 18513885731 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 290171860 213793841 3. Doanh thu thuần và bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 02) 10 18785126349 18300091890 4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 14297471323 14194494232 5. 5. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 4487655026 4105597658 6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 VI.26 499696437 440486217 7. Chi phí tài chính 22 VI.28 136905129 222790279 - Trong đó : Chi phí lãi vay 23 136905129 222790279 8. Chi phí bán hàng 24 547780238 542656986 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 2605443613 2285382846 10Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh {30 = 20 + (21 - 22) - (24 + 25)} 30 1697222483 1495344764 11. Thu nhập khác 31 9241365 15467013 12. Chi phí khác 32 60990147 13. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 (51748782) 15467013 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 1645473701 1510811777 15 15. Chi phí phí thuế TNDN hiện hành 16. Chi phí phí thuế TNDN hoãn lại 51 52 VI.30 VI.30 406132636 406227298 17. Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN (60 = 50 – 51 - 52) 60 1239341065 1104584479 Ngày 10 tháng 01 năm 2008 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên ) (Ký, họ tên, đóng dấu ) PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG 3.1. NHỮNG MẶT TÍCH CỰC Qua những phân tích và nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty như trên ta có thể thấy công ty đã vận dụng khá tốt các chuẩn mực và chế độ kế toán của nước ta. Công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng đã từng bước thực hiện mô hình quản lý, hạch toán khoa học phù hợp với địa bàn hoạt động, quy mô kinh doanh giúp cho công ty ngày càng ổn định về tài chính và đứng vững trên thị trường. Về tổ chức bộ máy của công ty: Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô kinh doanh, các bộ phận chuyên trách được chia thành các phòng ban chức năng khác nhau để quản lý hoạt động kinh doanh của toàn Công ty. Các bộ phận có mỗi quan hệ chặt chẽ với nhau và kịp thời cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo Công ty trong việc giám sát, kiểm tra và nghiên cứu thay đổi chính sách quản lý kinh tế phù hợp với yêu cầu quản lý nói chung và đặc điểm kinh doanh của Công ty nói riêng. Về công tác tổ chức kế toán tại công ty: Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình hỗn hợp : vừa theo quản lý trực tuyến: có sự quản lý từ trên cao xuống tập trung thống nhất, vừa quản lý theo chức năng : có phân chia thành các phòng ban chức năng. Việc tổ chức bộ máy quản lý như vậy là hợp lý, tạo điều kiện để các bộ phận hoạt động hiệu quả, tránh sự chồng chéo về mặt công việc, nhiệm vụ. Ngoài ra việc tổ chức bộ máy quản lý như vậy là phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với ngành nghề của công ty. Tuy phân chia thành các phòng ban chức năng khác nhau nhưng các phòng ban luôn có sự liên hệ chặt chẽ với nhau trong việc cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý, thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh phát triển. Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ là cơ sở để nhập số liệu vào máy và để xác minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do vậy, chứng từ tại Công ty đã được quy định thống nhất và chặt chẽ về cả nội dung và hình thức, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của chứng từ. 3.2. NHỮNG TỒN TẠI VÀ HẠN CHẾ Cùng với những mặt tích cực đã nêu trên, nếu đi vào chi tiết, công ty vẫn còn một số điểm hạn chế trong thực hiện công tác kế toán Về tổ chức bộ máy: Thủ quỹ chưa có sự độc lập cần thiết với kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng. Khu vực làm việc của thủ quỹ vẫn ở trong phòng kế toán, không được tách ra thành bộ phận riêng biệt và chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Điều này có thể dẫn tới tình trạng trách nhiệm không được phân chia rõ ràng, khi xảy ra sai sót rất khó để quy trách nhiệm. Đó là còn chưa kể có thể dẫn tới các hiện tượng tiêu cực như thông đồng, móc ngoặc...Để tránh tình trạng này, công ty cần có sự phân chia rõ về khu vực làm việc của thủ quỹ và kế toán như thủ quỹ cần có một khu vực làm việc riêng, tách biệt với kế toán. Về công tác kế toán: Do sự thiếu hụt về nhân lực cho nên một nhân viên kế toán phải đồng thời kiêm nhiều phần hành, điều đó gây khó khăn trong việc giải quyết, đảm bảo tiến độ công việc. Thêm nữa, vì còn làm việc kiêm nhiệm, chưa có sự phân tách nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng. Vì vậy gây khó khăn trong việc quản lý, kiểm tra kiểm soát, khi xảy ra sai sót khó qui trách nhiệm rõ ràng, dễ xảy ra hiện tượng thông đồng, móc ngoặc nhau. Về chứng từ: Hình thức Nhật kí chứng từ mà công ty đang áp dụng là một hình thức kế toán phức tạp, qui củ và chặt chẽ. Tuy cung cấp thông tin rất cụ thể và chính xác nhưng đòi hỏi công tác kế toán phải nỗ lực hết mình, có trình độ, kinh nghiệm để thực hiện. Vì vậy đây cũng là một hạn chế cần khắc phục của công ty. 3.3 MỘT VÀI KIẾN NGHỊ Công ty cần hoàn thiện hệ thống qui chế chung của công ty trên mọi lĩnh vực từ bộ máy quản lý, quá trình hạch toán kế toán, qui trình sản xuất và công tác kiểm tra và giám sát. Đối với công tác kế toán, công ty cần có những biện pháp, chính sách cụ thể, rõ ràng và chặt chẽ để nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy kế toán của công ty. Nên xây dựng hệ thống kiểm tra, kiểm soát đối với công việc kế toán trong doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, cung cấp những thông tin xác thực nhất, nhanh chóng nhất cho bộ máy quản lý, phục vụ quá trình ra quyết định, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất kinh doanh của toàn công ty được diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả. MỤC LỤC