Chuyên đề Công tác tham dự thầu tại công ty cổ phần phát triển công nghiệp, xây lắp và thương mại Hà Tĩnh: Thực trạng và giải pháp

n có thể có các sự cố xẩy ra do nhiều nguyên nhân khác nhau không thể lường trước được. Thông thường, sự cố được chia thành: - Sự cố tai nạn. - Sự cố hư hỏng công trình. - Sự cố kỹ thuật. Căn cứ vào các quy định hiện hành, căn cứ vào lương tâm và trách nhiệm nghề nghiệp, bằng kinh nghiệm thực tế. Nhà thầu đưa ra các biện pháp xử lý sự cố như sau: a. Đối với sự cố tai nạn: Khi có tai nạn xẩy ra, bất kể đó là ai, bất kể vì lý do gì, chúng tôi lập tức tiến hành ngay các thao tác sơ cứu, cấp cứu và chuyển đến cơ sở y tế gần nhất. Mọi vấn đề khác có liên quan tiếp theo sẽ được các nhà chức trách xem xét giải quyết. Biết rằng tất cả các tai nạn lao động, thương vong, tử vong do bất cẩn hay do quá trình thi công gây ra đều do nhà thầu chịu trách nhiệm. Tuyệt đối không đòi hỏi hoặc gây phiền hà cho phía chủ đầu tư. b. Đối với sự cố hư hỏng công trình: Khi có sự cố xẩy ra, bất luận nguyên nhân nào, chúng tôi cũng tổ chức tiến hành ngay việc khắc phục sơ bộ, nhằm ngăn chặn các hư hỏng tiếp theo. Sau đó báo cáo với các bên có liên quan như : Chủ đầu tư, cơ quan tư vấn thiết kế, tư vấn giám sát... để thống nhất ý kiến, xác định nguyên nhân, xác định trách nhiệm tìm biện pháp khắc phục tối ưu, hữu hiệu nhất. c. Đối với các sự cố kỹ thuật: Sự cố kỹ thuật tương đối đa dạng như : - Sự cố do nhầm lẫn, sót, thiếu hoặc tất hợp lý từ phía cơ quan thiết kế mà khi thi công mới phát hiện ra. Khi xẩy ra sự cố này, chúng tôi lập tức cho tạm dừng thi công phần việc đó, báo cáo giám sát kỹ thuật bên A, chủ đầu tư và cơ quan tư vấn thiết kế để xin ý kiến chỉ đạo. - Sự cố do thi công không đúng thiết kế, không tuân theo quy trình quy phạm chuyên ngành, hoặc sử dụng vật tư, vật liệu sai quy cách, không đảm bảo chất lượng. Khi được phát hiện, bất kể do người có trách nhiệm hoặc không có trách nhiệm phát hiện và phản ánh, chúng tôi sẽ cử đoàn cán bộ gồm Giám đốc ( hoặc phó Giám đốc ) Công ty, cán bộ phòng kỹ thuật, kế hoạch của Công ty xuống tận hiện trường xác minh thông tin. Nếu đúng, lập tức tạm thời đình chỉ phần việc thi công có vi phạm. Trao đổi với các bên có liên quan, xin ý kiến chỉ đạo của chủ đầu tư để khắc phục, sửa chữa các sai sót đã vi phạm. Dỡ bỏ, làm lại tất cả những hạng mục thi công phi kỹ thuật ( khi có yêu cầu ) xem xét mức độ vi phạm của người thực hiện; nếu là vi phạm cố tình, vi phạm có hệ thống thì kiên quyết buộc thôi việc tại công trường. Tất cả các chi phí để khắc phục, sửa chữa, làm lại nêu trên đều do nhà thầu chịu trách nhiệm vô điều kiện. PHẦN IV CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TRÌNH a. Các biện pháp quản lý nâng cao chất lượng công trình Nhà thầu cam kết đảm bảo chất lượng cao của bất kỳ công đoạn nào liên quan tới công trình. Bắt đầu từ công tác chuẩn bị mặt bằng, định vị công trình, độ chính xác của các hạng mục xây dựng về kích thước hình học, chất lượng vật tư, vật liệu cho công trình... dựa trên những tiêu chí sau đây: 1- Về con người: - Cán bộ là những kỹ sư chuyên ngành có nhiều kinh nghiệm trong công tác, có phẩm chất, đạo đức tốt, có ý thức trách nhiệm cao. - Công nhân: Nhà thầu chủ trương sử dụng máy móc là chính, công nhân bố trí ít nhưng tay nghề cao, có sức khoẻ tốt và có ý thức trách nhiệm cao và đều là công nhân được đào tạo cơ bản qua các trường lớp. 2- Về vật tư, vật liệu: Nhà thầu chỉ sử dụng các loại vật tư, vật liệu đảm bảo như chỉ định của thiết kế và 100% số lượng, chủng loại đạt TCVN và đăng ký chất lượng của nhà sản xuất ( Như đã nêu ở phần trên ). 3- Về thiết bị: Như đã nêu, nhà thầu chủ trương sử dụng máy móc là chủ yếu từ khâu chuẩn bị mặt bằng cho đến khi kết thúc thi công đều sử dụng máy, nhờ vậy chất lượng công trình luôn được nâng cao và ổn định. Nhà thầu xác định làm tốt công tác thí nghiệm và đảm bảo chất lượng đối với các thiết bị cần thiết. Ngoài thiết bị thi công nhà thầu còn sử dụng các máy kiểm tra chất lượng thường xuyên tự kiểm tra chất lượng công việc mình làm. Thiết bị kiểm tra nhà thầu sử dụng được kê chi tiết trong phụ lục ở phần thiết bị. - Các biện pháp quản lý chất lượng trên công trường Nhà thầu chịu sự giám sát kỹ thuật của cán bộ giám sát thay mặt cho Chủ đầu tư. Nhà thầu luôn tuân thủ mọi điều khoản trong hợp đồng thi công đã được ký kết với Chủ đầu tư; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy phạm, các quy chế, điều lệ và các văn bản pháp quy hiện hành. Thực hiện giám sát kỹ thuật chặt chẽ, hai bên A và B tiến hành kiểm tra nghiệm thu từng kết cấu, từng bộ phận công trình và chỉ khi nào chất lượng phần việc trước đã đạt yêu cầu mới cho phép tiến hành các phần việc tiếp sau. Mọi nhận xét về chất lượng công trình đều phải được ghi đầy đủ vào nhật ký công trình theo quy định. Tất cả những yêu cầu và quyết định của Tư vấn giám sát hoặc người đại diện cho bên thi công đều phải thông qua Chủ đầu tư. Nhà thầu không tự ý thay đổi các chủng loại vật liệu và quy cách kỹ thuật các hạng mục công trình nêu trong bản vẽ thiết kế cũng như trong bảng tính giá dự thầu. Đối với các bộ phận công trình khuất và ẩn dấu, trước khi tiến hành lấp đất, phải được tổ chức nghiệm thu theo quy định. Vật tư và thiết bị trước khi đưa vào sử dụng cho công trình, Nhà thầu sẽ lấy mẫu gửi cho Chủ đầu tư và được Chủ đầu tư chấp nhận. Khi sử dụng thực hiện đúng những chỉ dẫn sử dụng của nhà sản xuất. Toàn bộ chất lượng các công việc, vật tư, vật liệu được bảo đảm bằng các chứng chỉ của nơi sản xuất, chứng chỉ thí nghiệm, chứng chỉ nghiệm thu, bản vẽ hoàn công. Thực hiện việc lấy mẫu thí nghiệm theo đúng quy trình, quy phạm hiện hành; tổ chức kiểm tra chất lượng các cấu kiện trên hiện trường cũng như trong phòng thí nghiệm chặt chẽ bằng các thiết bị hiện đại và tin cậy. Hệ thống tổ chức quản lý, giám sát chất lượng công trình, quản lý kiểm tra chất lượng vật tư sử dụng cho công trình và quản lý điều hành, kiểm tra thiết bị đưa vào công trình được thể hiện theo 3 sơ đồ sau đây: Giám đốc công ty Phó Giámđốc K.T.T.C Phòng kế hoạch - kỹ thuật Công ty Chỉ huy trưởng công trường Chỉ huy phó Phụ trách kỹ thuật Nhân viên KCS Kỹ thuật viên công trình Giám sát viên chuyên quản Đội trưởng Kỹ thuật viên Giám sát Kỹ thuật bên A Một công việc hay một sản phẩm đang thi công Cơ quan thiết kế giám sát quyền tác giả SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIÁM SÁT CHẤT LƯỢNG CÔNG TRÌNH SƠ ĐỒ QUẢN LÝ - KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG VẬT TƯ CÔNG TRÌNH CHỈ HUY TRƯỞNG CHỈ HUY PHÓ CÁN BỘ VẬT TƯ CÔNG TY NƠI CUNG CẤP CHÍNH HÃNG TIN CẬY Thực hiện Lựa chọn KCS KIỂM TRA CHỨNG CHỈ CHẤT LƯỢNG - ĐO KIỂM - THÍ NGHIỆM NHẬP KHO XUẤT KHO KIỂM TRA LẠI ĐƯA VÀO CÔNG TRÌNH ĐƯỢC SỰ ĐỒNG Ý CỦA GIÁM SÁT A SƠ ĐỒ QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH VÀ KIỂM TRA THIẾT BỊ ĐƯA VÀO CÔNG TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY ĐỘI THI CÔNG CƠ GIỚI ĐIỀU HÀNH PHÒNG KẾ HOẠCH - KỸ THUẬT XE MÁY THIẾT BỊ THI CÔNG KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG TỔ SỬA CHỮA MÁY MÓC THIẾT BỊ CÁC HẠNG MỤC SỬ DỤNG THIẾT BỊ CÁC HẠNG MỤC SỬ DỤNG THIẾT BỊ CHỈ HUY NHẬN THIẾT BỊ CHO CÔNG TRÌNH CÁC HẠNG MỤC THI CÔNG ĐIỀU HÀNH KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG THIẾT BỊ SỬA CHỮA XONG ĐƯA VÀO SỬ DỤNG b. Các biện pháp đảm bảo tiến độ thi công Để đảm bảo thi công công trình đúng theo tiến độ đã đề ra, nhà thầu luôn chủ động quan tâm đến các vấn đề sau: 1- Về lực lượng thi công: Mặc dù đã bố trí lực lượng thợ có tay nghề chuyên môn cao, có sức khoẻ tốt và một lực lượng cơ động đáp ứng nhu cầu công việc theo giai đoạn nhưng chúng tôi vẫn có lực lượng dự phòng và sẳn sàng có thể tăng cường lực lượng nếu lực lượng thi công bố trí ban đầu không đảm bảo hoàn thành công tác thi công công trình đúng kế hoạch. 2- Về máy móc thiết bị: Lực lượng máy móc, thiết bị bố trí theo như kê khai trong bảng đã kê chi tiết ở mục thiết bị là những thiết bị được bố trí cố định tại công trường. Nhà thầu luôn luôn có cơ số thiết bị dự phòng sẵn sàng bổ sung thay thế những thiết bị phương tiện bị hỏng hóc khi cần. 3- Về vốn thi công: Như đã nêu trong phần giới thiệu năng lực nhà thầu có khả năng ứng vốn 100% để thi công, vì thế việc thi công sẽ được triển khai liên tục không bị gián đoạn vì thiếu vốn trong trường hợp Chủ đầu tư chưa kịp cấp vốn cho công trình. 4- Về vật tư, vật liệu: Các nguồn cung cấp vật tư, vật liệu là nguồn nơi chúng tôi đã khảo sát và đã quen thuộc, có sự tin cậy và là bạn hàng uy tín của nhau, do đó không thể có yếu tố chậm trễ hay thiếu hụt vật tư, vật liệu làm ảnh hưởng tới tiến độ thi công. 5- Về biện pháp quản lý: Ngay từ khi bắt tay vào thi công, nhà thầu phải xây dựng tiến độ kế hoạch thi công và thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ theo ngày, theo tuần, tháng. Nếu có phần việc hoặc hạng mục nào không đảm bảo đúng tiến độ thì lập tức sẽ bố trí tăng ca, tăng kíp, nhân lực, thiết bị để kịp thời bù lại khoảng thời gian bị kéo dài. Trên đây là biện pháp thi công chúng tôi lập được dựa trên các cơ sở theo hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công, hồ sơ mời thầu nhằm thi công: Công trình: Nâng cấp đường giao thông nông thôn xã Đức Lâm Huyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh Tên gói thầu : Nâng cấp đường giao thông nông thôn xã Đức Lâm Huyện Đức Thọ - Tỉnh Hà Tĩnh Số gói thầu : 33 - CW Nhà thầu chúng tôi xin cam kết nếu được trúng thầu chúng tôi sẽ thi công công trình đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và tuân thủ đúng các quy trình, quy phạm thi công hiện hành. Trên đây là toàn bộ thuyết minh biện pháp tổ chức thi công công trình. Nếu được các cấp phê duyệt trúng thầu, Công ty chúng tôi sẽ tập trung cao trí tuệ, sức lực, tài chính, trang thiết bị kỹ thuật, máy móc hiện đại cùng với kinh nghiệm thi công từ các công trình để xây dựng công trình đảm bảo yêu cầu chất lượng, mỹ quan, đúng tiến độ. PHẦN KẾT TỔNG TIẾN ĐỘ THI CÔNG I - Tổng tiến độ thi công : Dựa trên các số liệu thống kê trong biện pháp tổ chức thi công, Nhà thầu ấn định thời gian trực tiếp thi công công trình là 120 ngày. Trên cơ sở đó chúng tôi đã lập Biểu đồ tổng tiến độ thi công cho các hạng mục công việc cụ thể và tổng thể công trình (Có biểu đồ kèm theo). II. Các biện pháp đảm bảo tiến độ thi công: Để đảm bảo thi công công trình đúng theo tiến độ đã đề ra, nhà thầu chủ động quan tâm đến các vấn đề sau: 1- Về lực lượng thi công Mặc dù đã bố trí lực lượng thợ máy có tay nghề chuyên môn cao, sức khoẻ tốt và một lực lượng cơ động đáp ứng nhu cầu công việc theo giai đoạn nhưng chúng tôi vẫn có lực lượng dự phòng và sẵn sàng có thể tăng cường lực lượng nếu lực lượng thi công bố trí ban đầu không đảm bảo hoàn thành công tác thi công công trình đúng kế hoạch. 2. Về máy móc thiết bị Lưc lượng máy móc, thiết bị bố trí theo như kê khai trong bảng đã kê chi tiết ở mục thiết bị là những thiết bị được bố trí cố định tại công trường. Nhà thầu luôn luôn có cơ số thiết bị dự phòng sẵn sàng bổ sung thay thế những thiết bị phương tiện bị hỏng hóc khi cần. 3. Về vốn thi công Như đã nêu trong phần giới thiệu năng lực, nhà thầu có khả năng ứng vốn 100% để thi công, vì thế việc thi công sẽ được triển khai liên tục không bị gián đoạn vì thiếu vốn trong trường hợp chủ đầu tư chưa kịp cấp vốn cho công trình. 4. Về vật tư, vật liệu Các nguồn cung cấp vật tư, vật liệu là những nơi chúng tôi đã khảo sát và đã quen thuộc, có sự tin cậy và là bạn hàng uy tín của nhau, do đó không thể có yếu tố chậm trễ hay thiếu hụt vật tư, vật liệu làm ảnh hưởng tới tiến độ thi công. 5. Về biện pháp quản lý Ngay từ khi bắt tay vào thi công, nhà thầu sẽ xây dựng tiến độ kế hoạch thi công và thường xuyên kiểm tra, giám sát việc thực hiện tiến độ theo ngày, theo tuần, tháng. Nếu có phần việc hoặc hạng mục nào không đảm bảo đúng tiến độ thì lập tức sẽ bố trí tăng ca, tăng kíp, nhân lực, thiết bị để kịp thời bù lại khoảng thời gian bị kéo dài. III.Kết luận: Biện pháp và tiến độ thi công được lập ra là đảm bảo cơ sở về thời gian ấn định thi công. Chúng tôi khẳng định rằng nếu được trúng thầu đơn vị chúng tôi cam kết làm hết khả năng để đảm bảo chất lượng công trình, đúng tiến độ đã đặt ra và các yêu cầu chủ đầu tư và thiết kế./ Ngày 30 tháng 08 năm 2008 ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU 1.S¬ ®å tæ chøc hiÖn tr­êng §¬n vÞ gi¸m s¸t c«ng tr×nh C«ng ty Gi¸m ®èc Ban chØ ®¹o thi c«ng Chñ ®Çu t­ ChÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng BCH C«ng tr­êng Bé phËn Kü thuËt,KCS Bé phËn KH - VT §éi thi c«ng sè 1 Tæ thÝ nghiÖm vµ tæ c¬ giíi vËn chuyÓn vËt liÖu thi c«ng §éi thi c«ng sè 2 2. Thuyết minh Sơ đồ tổ chức hiện trường: - Giám đốc công ty sẽ chỉ đạo hoặc uỷ quyền cho trưởng ban chỉ đạo công trình chỉ đạo các phòng ban của công ty theo nhiệm vụ được giao, trực tiếp kiểm tra giám sát giúp đỡ công trường trong việc thi công công trình và trực tiếp chỉ đạo đốc thúc giải quyết các khó khăn vướng mắc trong quá trình thi công công trình như việc giải quyết vốn, con người, các mối quan hệ khác để công trình thi công đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng theo yêu cầu . - Ban chỉ huy công trường theo nhiệm vụ được giao trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra việc thi công tại hiện trường và quan hệ trực tiếp với bên A thông qua các và các bộ phận nghiệp vụ, trực tiếp chỉ đạo đến từng tổ sản xuất thông qua các đội trưởng để đảm baỏ thi công công trình đúng tiến độ đạt chất lượng kỹ thuật và mỹ thuật. - Chỉ huy trưởng công trình và ban chỉ huy đội thi công kết hợp với các bộ phận nghiệp vụ chịu trách nhiệm chính trong việc chỉ đạo các tổ sản xuất để thi công công trình, trong quá trình thi công các đội sản xuất có nhiệm vụ liên hệ mật thiết với nhau để thi công công trình một cách khoa học, hợp lý và đảm bảo tiến độ thi công. - Bộ phận Kỹ thuật và KCS của công trường có trách nhiệm trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật thi công và kiểm tra các loại vật tư, thiết bị máy móc sử dụng trên công trình, làm các mẫu thí nghiệm và kiểm tra chất lượng sản phẩm theo đúng quy trình, quy phạm hiện hành, kiểm tra việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động và vệ sinh môi trường. Phối hợp với tư vấn giám sát của bên A trong việc thí nghiệm để đảm bảo đúng theo yêu cầu cuả tư vấn giám sát. - Bộ phận Kế hoạch - Vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch thi công, dự trù vật tư, dự trù tài chính, kết hợp với các đội thi công để điều động nhân lực, máy móc, thiết bị thi công nhằm đảm bảo thi công công trình đúng tiến độ.Cung cấp đầy đủ và kịp thời khối lượng vật tư đạt chất lượng, đủ khối lượng, đúng chủng loại và có đầy đủ các hoá đơn chứng từ hợp lệ để thi công công trình đạt chất lượng và đúng tiến độ. Hàng tháng, hàng quý có trách nhiệm thống kê, quyết toán và báo cáo khối lượng thi công hoàn thành và tình hình sử dụng vật tư, thiết bị trên công trình. - Các tổ sản xuất theo nhiệm vụ được phân công trực tiếp tiến hành sản xuất và chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban chỉ huy đội 3.- Mối quan hệ giữa trụ sở chính và việc quản lý ngoài hiện trường : -Hàng tháng Công ty thường xuyên cử cán bộ trực tiếp đi kiểm tra việc thi công tại hiện trường, kịp thời đôn đốc nhắc nhở và giải quyết các công việc tồn tại nếu có. - Hàng tháng trực tiếp giám đốc điều hành công trình phải báo cáo khối lượng thực hiện, tiến độ cho giám đốc Công ty hoặc Ban chỉ đạo công trường để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình cụ thể và có sự chỉ đạo kịp thời. 4.- Trách nhiệm và thẩm quyền sẽ được giao phó cho quản lý hiện trường : - Văn phòng điều hành của Công ty tại hiện trường được uỷ quyền quan hệ trực tiếp với các địa phương nơi thi công công trình và chủ đầu tư công trình, kỹ sư tư vấn giám sát tại hiện trường, giải quyết mọi công việc phát sinh trong quá trình thi công công trình. - Trưởng ban chỉ đạo được uỷ quyền của giám đốc Công ty thay mặt giám đốc Công ty ký kết các văn bản với tư vấn giám sát, chủ công trình, ký hợp đồng mua bán vật tư, vật liệu, thuê nhân công, thuê xe, máy nếu cần thiết và toàn quyền giải quyết các công việc liên quan tới việc thi công công trình. Kết luận : Đây là một gói thầu cung cấp hàng hóa có giá trị khá lớn, có yêu cầu về mặt kỹ thuật không quá cao nên có tới 8 nhà thầu trong nước tham gia dự thầu gói thầu này. Trong số các nhà thầu tham gia thì mức giá giữa các nhà thầu có sự chênh lệch tương đối do các nhà thầu có sự lựa chọn nhà cung cấp thiết bị khác nhau. Trong lần dự thầu này, Công ty HAINDECO đã thắng thầu là do đã đưa ra được mức giá dự thầu thấp nhất đồng thời các nhà cung cấp sản phẩm cho gói thầu này đều là những hãng có tiếng trên thị trường thế giới đảm bảo yêu cầu của bên mời thầu. Bên cạnh đó Công ty HAINDECO cũng là Công ty có dịch vụ bảo hành, hỗ trợ và khắc phục sự cố tốt nhất trong các HSDT tham gia đấu thầu gói thầu này. Như vậy để cho một gói thầu có khả năng trúng thầu cao thì bên cạnh năng lực của nhà thầu phải đảm bảo yêu cầu của bên mời thầu thì giá dự thầu là một yếu tố rất quan trọng quyết định đến khả năng thắng thầu cho Công ty. Tuy nhiên ngoài giá dự thầu thì các yếu tố khác như về chất lượng ky thuật và tiến độ , cam kết bảo hành, cách thức tổ chức thực hiện gói thầu cũng là những nhân tố quan trọng giúp cho Công ty có thể thắng thầu. Có những gói thầu Công ty tham gia với mức giá dự thầu thấp nhất nhưng do không đáp ứng được những yêu cầu về xuất xứ hàng hóa hoặc dịch vụ bảo hành chưa phù hợp nên đã làm cho Công ty HAINDECO trượt thầu, công ty trúng thầu lại là công ty có giá dự thầu cao hơn tuy nhiên họ lại đảm bảo được các yêu cầu của bên mời thầu. Điều này đặt ra yêu cầu đối với cán bộ lập HSDT tại Công ty HAINDECO là phải có sự nghiên cứu thật kỹ HSMT để tránh tình trạng không nắm vững những yêu cầu trong HSMT dẫn đến việc lập HSDT có chất lượng không tốt. 1.4. Đánh giá hoạt động dự thầu tại Công ty HAINDECO 1.4.1. Những kết quả đã đạt được của Công ty HAINDECO Trong thời gian qua Công ty HAINDECO đã có sự phát triển không ngừng. Công ty đã tham gia đấu thầu trên khắp trung và bắc miên trung, số lượng gói thầu mà Công ty đã trúng và thực hiện là rất lớn. Các gói thầu mà Công ty tham gia chủ yếu tập trung vào các gói thầu cung cấp hàng hóa và lắp đặt thiết bị, có thể phân chia các gói thầu Công ty đã trúng theo 2loại sau : Các gói thầu xây dựng cơ bản . cơ sở hạ tầng Các gói thầu về sửa chữa máy móc Những kết quả đã đạt được trong những năm qua là một minh chứng cho sự nỗ lực không ngừng của Công ty HAINDECO, điều này được thể hiện qua các bảng sau : Bảng 1.7. Kết quả hoạt động đấu thầu tại Công ty HAINDECOgiai đoạn 2003 – quý I, II 2007 Năm Số gói thầu tham dự Số gói thầu trúng thầu Tỷ lệ trúng thầu Giá trị bình quân 1 gói thầu trúng thầu (tỷ đồng) Số lượng Giá trị (tỷ đồng ) 2004 12 4 30.29 33.33% 7.65 2005 14 6 36.56 44.17% 6.36 2006 18 9 44.68 50.5% 4.98 2007 27 18 83.53 66.88% 5.91 Quý I, II 2008 10 7 62.91 70% 8.62 ( Nguồn : Tổng hợp từ hồ sơ kinh nghiệm của HAINDECO ) - Năm 2004 là năm đầu tiên Công ty bắt đầu thực hiện cổ phần hóa nên còn gặp nhiều khó khăn. Năm này Công ty đã tham gia đấu thầu tổng cộng là 12 gói thầu nhưng chỉ trúng thầu được có 4 gói thầu với tỷ lệ trúng thầu là 33.33 %. Tỷ lệ thắng thầu này đã phản ánh được những khó khăn mà Công ty đã gặp phải khi bắt đầu chuyển đổi hình thức kinh doanh. Tuy trúng thầu với số lượng ít nhưng những gói thầu Công ty thực hiện đều là những gói thầu có giá trị lớn nên tổng giá trị các gói thầu trúng thầu là 30.29 tỷ và giá trị bình quân 1 gói thầu trúng là 7.65 tỷ. Đây cũng là năm có giá trị bình quân 1 gói thầu trúng khá cao. - Sau 1 năm khó khăn thì vào năm 2004 tình hình hoạt động dự thầu đã được cải thiện một các đáng kể, Công ty đã tham gia đấu thầu 14 gói thầu và trúng thầu tới6 gói thầu với tổng giá trị 36.56 tỷ, tỷ lệ trúng thầu đã tăng lên đến44.17 % . Năm 2005, Công ty đã có những bước phát triển mạnh mẽ, không chỉ số lượng gói thầu trúng tăng một cách ngoạn mục mà cả giá trị các gói thầu trúng đã có được mức tăng rất cao từ 30.39 tỷ năm 2004lên tới 36.56 tỷ. Tuy nhiên giá trị bình quân 1 gói thầu trúng lại giảm hơn so với năm 2004, năm 2005 giá trị này chỉ là 6.36 tỷ, điều này thể hiện các gói thầu Công ty đã trúng có giá trị không lớn bằng năm trước - Năm 2006 mặc dù Công ty đã tham gia đấu thầu nhiều hơn : 18 gói thầu, số lượng gói thầu trúng cũng tăng lên đạt 9 gói thầu với tỷ lệ thắng thầu là 50 %. Nhưng tổng giá trị các gói thầu trúng chỉ là 44.68 tỷ tức là giá trị bình quân 1 gói thầu chỉ được có 4.98 tỷ đồng. Điều này phản ánh một thực trạng đó là Công ty mặc dù trúng thầu nhiều hơn nhưng chỉ trúng được những gói thầu có giá trị nhỏ, không thắng thầu được ở những gói thầu có giá trị lớn nên làm cho tổng giá trị các gói thầu chỉ tăng không đáng kể so với năm 2004. - Năm 2007 Công ty đã thực hiện rất nhiều biện pháp để cải thiện hiệu quả của hoạt động dự thầu do đó tình hình hoạt động dự thầu của Công ty đã có nhiều bước tiến mạnh mẽ. Năm nay Công ty đã tham gia tổng cộng là 27gói thầu, trúng thầu tới 18 gói với tỷ lệ 66.88 %. Mặc dù tỷ lệ trúng thầu tăng không quá nhiều nhưng đây lại là một năm rất thành công của Công ty HAINDECO vì trong số các gói thầu mà Công ty đã trúng có những gói có giá trị rất lớn nên tổng giá trị các gói thầu trúng lên tới 83.53 tỷ đồng tăng gần gấp2 so với năm 2005, do đó đây cũng là năm có giá trị bình quân cao với giá trị bình quân 1 gói thầu là 4.98 tỷ đồng - Năm 2008, mặc dù mới chỉ có số liệu của quý I , II nhưng cũng đủ cho ta thấy được sự thành công đang tiếp tục đến với Công ty HAINDECO. Chỉ trong vòng hai quý đầu năm, Công ty đã tham gia 10 gói thầu và trúng tới 7 gói thầu, tức là tỷ lệ trúng thầu đạt 48.33 % lại là sự tăng trưởng so với năm 2006. Và tiếp nối những biện pháp hiệu quả trong năm 2006, năm nay Công ty lại thắng lớn tại những gói thầu có giá trị lớn. Chỉ trúng có 29 gói thầu nhưng tổng giá trị các gói thầu trúng đã lên tới 62.91 tỷ với giá trị bình quân một gói thầu là 8.62 tỷ đồng. Đây cũng là giai đoạn có giá trị bình quân một gói thầu cao nhất từ trước đến nay. Điều này thể hiện sự đúng đắn trong công tác chỉ đạo hoạt động tham gia dự thầu của lãnh đạo Công ty HAINDECO, với nhiều biện pháp hữu hiệu, Công ty HAINDECO không chỉ nâng cao được tỷ lệ thắng thầu, số lượng thắng thầu nhiều hơn mà còn giành được nhiều gói thầu có giá trị rất lớn. Trong giai đoạn từ năm 2004 đến nay Công ty đã có được hiệu quả cao trong hoạt động dự thầu và khả năng thắng thầu của Công ty HAINDECO đang ngày càng được cải thiện và nâng cao lên. Để có được những thành công này có thể kể đến một vài nguyên nhân chính sau đây: Thứ nhất : Công tác tiếp thị đấu thầu tổng cộng Công tác tiếp thị đấu thầu của Công ty HAINDECO đang đươc chú trọng nhiều hơn. Công ty đã lập trang web của Công ty để khách hàng cũng như những nhà đầu tư quan tâm có thể tìm kiếm các thông tin về Công ty tại đây. Hiệu quả của công tác đấu thầu này được thể hiện rõ ở việc hiện nay Công ty đang thực hiện rất nhiều gói thầu từ Bắc vào Nam, và các đối tác của Công ty không chỉ là các nhà đầu tư và nhà cung cấp trong nước mà còn có cả những nhà đầu tư cũng như những nhà cung cấp nước ngoài. Thứ hai : Năng lực Công ty Trong thời gian qua, lãnh đạo Công ty luôn chú trọng đầu tư cho năng lực của Công ty nhằm nâng cao khả năng thắng thầu của Công ty. Để thực hiện được điều này, Công ty HAINDEO chú trọng đầu tư cho các lĩnh vực chủ yếu sau : Đầu tư cho nguồn nhân lực Công ty rất chú trọng đầu tư để nâng cao năng lực nhân lực nhằm nâng cao khả năng thắng thầu cho Công ty. Trong năm 2006, 9 lượt CBCNV Công ty đã được cử đi đào tạo Song song với việc gửi CBCNV đi đào tạo trong và ngoài nước HAINDECO cũng luôn chú trọng thu hút nhân tài bằng chính sách tiền lương, đãi ngộ và luôn tạo điều kiện cho mỗi cá nhân được phát huy năng lực bản thân trong một môi trường làm việc ổn định. Và một yếu tố không kém phần quan trọng là : HAINDECO động viên, khuyến khích người lao động luôn sáng tạo trong công việc, đề cao tính chủ động trong khi thực thi nhiệm vụ. Trân trọng và phổ biến rộng rãi trong toàn Công ty những sáng kiến cải tiến kỹ thuật, những đề xuất hợp lý hoá trong công tác. Tôn vinh những cá nhân tích cực học tập, nâng cao kiến thức, trình độ chuyên môn và năng lực quản lý Đầu tư cho máy móc thiết bị Một trong những nguyên nhân giúp cho Công ty có được khả năng thắng thầu cao đó là năng lực máy móc thiết bị của Công ty luôn được đảm bảo nhu cầu của các bên mời thầu. Có được điều này là do Công ty luôn chú trọng vào đầu tư máy móc thiết bị. Năm 2007 HAINDECO đã tiến hành đầu tư với số lượng khá lớn các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho việc thi công phù hợp với nhu cầu của công trình trong nước cũng như các yêu cầu chất lượng ). Thứ ba: Khả năng thu thập thông tin Công ty luôn chú trọng vào việc tìm kiếm thông tin về các gói thầu thuộc lĩnh vực của Công ty. Các nguồn thông tin mà Công ty thu thâp bên cạnh những nguồn thông tin như từ nhân viên của Công ty, tại các bản tin đấu thầu của Bộ Kế hoạch- Đầu tư Thứ tư : Chất lượng HSDT Để trúng thầu thì chất lượng HSDT là một nhân tố hết sức quan trọng. Công ty HAINDECO luôn chú trọng về chất lượng HSDT nhăm có được những HSDT có khả năng thắng thầu cao. Để có được HSDT có chất lượng Công ty đã tập trung vào hình thức và nội dung của HSDT nhằm đáp ứng những yêu cầu của HSMT. Bên canh đó để nâng cao khả năng thắng thầu đối với những gói thầu cung cấp hàng hóa Công ty đã tiến hành nghiên cứu thị trường rất kỹ để có thể tìm những nhà cung cấp có chất lượng cao nhưng giá cả lại phải chăng nhằm làm giảm giá dự thầu nâng cao khả năng thắng thầu Thứ năm : Công ty luôn chú trọng vào giai đoạn hậu đấu thầu nhằm đảm bảo uy tín cũng như hình ảnh của Công ty. Công ty luôn có sự giám sát thường xuyên đối với tiến độ và chất lượng các gói thầu đang thực hiện nhằm đảm bảo yêu cầu theo hợp đồng đã ký. Điều này càng nâng cao uy tín và hình ảnh của Công ty đối với các nhà đầu tư. 1.4.2. Một số hạn chế còn tồn tại trong hoạt động dự thầu của Công ty HAINDECO Mặc dù công tác dự thầu của Công ty đã đạt được một số kết quả đáng chú ý, nhưng qua sự phân tích trên chúng ta cũng có thể thấy quá trình đấu thầu vẫn còn tiềm ẩn nhiều vấn đề mà Công ty cần đặc biệt quan tâm và giải quyết trong thời gian tới. Sau đây là một vài hạn chế mà Công ty HAINDECO còn mắc phải trong thời gian qua : a. Hạn chế trong công tác tiếp thị đấu thầu - Công ty chưa đánh giá đúng hết sức mạnh thật sự của các đối thủ cạnh tranh trên thị trương do đó tạo điều kiện cho các đối thủ cạnh tranh vượt qua chiếm đi một số thị trường truyền thống của Công ty - Khả năng thu thập thông tin của Công ty cũng chưa thành một hệ thống và chưa có sự linh hoạt cần thiết đối với một Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng b. Hạn chế về năng lực - Năng lực tài chính của Công ty hiện nay đang có một số vấn đề cần phải khắc phục, đó là : + Nguồn vốn của Công ty đang phụ thuộc khá nhiều vào các khoản tín dụng cũng như các khoản nợ đối với các nhà cung cấp nên làm cho khả năng thanh toán của Công ty chưa được đảm bảo + Công ty có doanh thu rất lớn nhưng chi phí sản xuất bỏ ra cũng lớn không kém điều đó làm cho lợi nhuận thực tế mà Công ty thu về không thật sự lớn + Nguồn vốn dành cho đầu tư chưa được quan tâm đúng mức nên giá trị của nguồn vốn này còn chưa đáp ứng hết được nhu cầu của Công ty - Năng lực máy móc thiết bị còn hạn chế cần được khắc phục : Một số máy móc thiết bị của Công ty vẫn chưa đáp ứng hết được tất cả những yêu cầu kỹ thuật của một số gói thầu có yêu cầu kỹ thuật quá cao do đó Công ty còn chưa có thể thắng thầu ở những gói thầu như thế - Trình độ nhân sự của Công ty cần nâng cao hơn nữa để có thể sử dụng được những máy móc thiết bị, công nghệ tiên tiến hiện đại. Yêu cầu về nhân sự phục vụ cho các gói thầu của chủ đầu tư ngày càng cao nên cán bộ nhân viên Công ty phải có ý thức tự nâng cao trình độ, kiến thức bản thân về lĩnh vực chuyên môn. Có thể là tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn, các khóa học bổ sung kiến thức về các công nghệ mới tiến tiến đang được sử dụng trong lĩnh vực viễn thông. c. Hạn chế trong quá trình lập HSDT và tham gia đấu thầu - Chất lượng HSDT còn thiếu tính ổn định và đồng đều về chất lượng. Đây có thể là do cán bộ làm thầu không nghiên cứu kỹ HSMT dẫn đến trong công tác lập HSDT còn có thiếu sót so với yêu cầu của HSMT như thiếu các giấy tờ pháp lý có liên quan... Tuy nhiên đôi khi nguyên nhân lại do bên mời thầu khi lập HSMT đã cung cấp thông tin không rõ ràng, đầy đủ gây nên tình trạng hiểu nhầm yêu cầu của bên mời thầu đối với cán bộ làm thầu - Công tác lập HSDT của Công ty mặc dù đã thành một quy trình nhưng có lúc sự phối hợp giữa các phòng ban liên quan trong quy trình chưa được thực hiện tốt dẫn đến làm chậm tiến độ lập HSDT so với tiến độ mà Công ty đã đề ra, làm lãng phí thời gian và nguồn lực của Công ty. d. Hạn chế trong quá trình thực hiện gói thầu Công ty tuy rất chú trọng đến việc thực hiện các gói thầu đảm bảo tiến độ và chất lượng theo hợp đồng đã ký kết nhưng ở một số gói thầu do một số nguyên nhân khách quan và cả chủ quan làm cho tiến độ thực hiện gói thầu chưa đúng theo hợp đồng làm ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. CHƯƠNG 2 KIẾN NGHỊ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG DỰ THẦU TẠI CÔNG TY HAINDECO TRONG THỜI GIAN TỚI 2.1. Nâng cao năng lực của công ty 2.1.1. Đầu tư nâng cao năng lực thiêt bị của công ty Thiết bị, máy móc là một bộ phận quan trọng trong tài sản cố định của doanh nghiệp. Nó đại diện cho trình độ kỹ thuật và năng lực sản xuất của Công ty, là chỉ tiêu được chủ đầu tư quan tâm hàng đầu khi xét thầu. Để thực hiện đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, để cạnh tranh với những đối thủ lớn trên thị trường viễn thông- tin học tại Việt Nam hiện nay và đảm bảo khả năng nhận thầu thi công những dự án lớn, có tầm cỡ quốc gia , vì vậy việc đầu tư nâng cao năng lực thiết bị máy móc mới và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật là hết sức cần thiết nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Tuy nhiên, việc đầu tư máy móc thiết bị cần phải tiến hành thận trọng trên cơ sở xem xét chất lượng thực tế còn lại của máy móc thiết bị và khả năng tài chính của Công ty. - Tại Công ty HAINDECO, có một số máy móc thiết bị đã hết thời gian khấu hao, sữa chữa nhiều lần công suất hoạt động không cao, giá trị sử dụng thấp, khiến cho chi phí sử dụng máy quá cao nhưng chất lượng hoàn thành công việc và tiến độ chưa cao. Đối với những loại máy móc thiết bị này, Công ty cần lập kế hoạch thanh lý và đầu tư tài chính vào những máy móc công nghệ mới thay thế. Còn đối với những máy móc thiết bị vẫn sử dụng được nhưng mức độ hiện đại chưa đáp ứng kịp với những tiến bộ khoa học kỹ thuật mới thì Công ty có thể xem xét nâng cấp, đầu tư bổ sung những máy móc khác kết hợp với số lượng máy móc thiết bị hiện có này nhằm nâng cao năng lực của những thiết bị này. Việc đánh giá và phân loại các máy móc trang thiết bị này cần phải thực hiện khoa học và chính xác, công tâm, tránh tình trạng đầu tư tràn lan, thanh lý những máy móc thiết bị vẫn còn hoạt động tốt gây lãng phí cho Công ty. Quá trình mua sắm và nhập khẩu trang thiết bị cũng phải thực hiện một cách có kế hoạch : bộ phận mua sắm cần phải xem xét, tham khảo kỹ lưỡng để lựa chọn những máy móc thiết bị phù hợp, hiện đại, đồng bộ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật của các công trình, lựa chọn thời điểm mua sắm hợp lý để mua được hàng hóa với giá cả cạnh tranh nhất. - Ngoài việc đổi mới máy móc thiết bị phục vụ cho việc thực hiện các gói thầu, Công ty cần chú trọng đến các máy móc phục vụ công tác đấu thầu: như hệ thống thông tin nội bộ, máy vi tính, máy quét, các hệ thống phần mềm tin học... vì đây là phương tiện giúp nâng cao chất lượng HSDT và cũng là nâng cao hiệu quả làm việc của cán bộ. - Bên cạnh việc đầu tư mới, Công ty cần có kế hoạch nâng cấp, bảo dưỡng, kéo dài tuổi thọ, nâng cao hiệu quả sử dụng của máy móc thiết bị hiện có bằng cách ban hành các văn bản hướng dẫn vận hành máy móc thiết bị, kịp thời sửa chữa các sự cố, phát huy sáng kiến về quản lý, cải tiến máy móc thiết bị, kịp thời sửa chữa các sự cố, phát huy sáng kiến về quản lý, cải tiến máy móc thiết bị và luân chuyển máy móc thiết bị hợp lý giữa các công trình nhằm khai thác tối đa hiệu suất của máy móc thiết bị. 2.1.2. Nâng cao năng lực tài chính của công ty Trong đấu thầu, khả năng tài chính lành mạnh là một lợi thế cạnh tranh tạo niềm tin cho chủ đầu tư về khả năng thanh toán, huy động vốn cho thi công xây lắp, khả năng tài chính mạnh cho phép Công ty ra quyết định về giá chào thầu quyết đoán, sáng suốt hơn. Vì vậy cần phải có giải pháp để huy động vốn hợp lý tăng tính an toàn đối với nguồn tài chính của công ty. - Đa dạng hóa sản phẩm để huy động vốn và mở rộng vốn, ngoài những sản phẩm dịch vụ truyền thống, Công ty cần tìm cách mở rộng thị trường của mình hơn nữa. Công ty phải tích cực tìm kiếm và tham gia đấu thầu nhiều hơn nữa các gói thầu thuộc lĩnh vực viễn thông- tin học để tận dụng được các nguồn vốn tạm ứng trước từ các chủ đầu tư, tăng nguồn vốn lưu động cho các gói thầu khác đang thi công. - Tăng cường huy động vốn từ nhiều nguồn như ngân hàng, các tổ chức tín dụng, cán bộ công nhân viên, công tác viên...Để thu hút được nguồn vốn dồi dào này, Công ty cần phải xây dựng chính sách lãi suất hợp lý : trả lãi suất cao hơn lãi suất tiết kiệm. Công ty có thể chiếm dụng vốn từ các nguồn khác như ký hợp đồng trả chậm với các nhà cung cấp máy móc thiết bị, hàng hóa đầu vào, các công ty cho thuê máy móc thiết bị... nhằm mục đích giải quyết tình trạng thiếu vốn lưu động. - Tăng năng lực tài chính thông qua liên danh, liên kết để giảm bớt gánh nặng về vốn đối với những công trình lớn nhiều hạng mục, tạo mối quan hệ hợp tác trong chiếm lĩnh thị phần công việc, tăng uy tín, tạo điều kiện hỗ trợ vốn lưu động để cùng bắt tay thực hiện các dự án có quy mô lớn. - Tiếp tục thực hiện tốt kế hoạch cổ phần hóa và tham gia vào thị trường chứng khoán trong thời gian sớm nhất, giúp Công ty tiếp nhận với lượng vốn lớn từ dân chúng với chi phí thấp. - Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn bằng việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, cải tiến máy móc thiết bị, áp dụng công nghệ hiện đại để tăng năng suất lao động giúp Công ty tiết kiệm chi phí và tăng lợi nhuận. - Công ty cũng cần chú trọng và đẩy mạnh công tác thu hồi nợ. Tình trạng công trình thi công hoàn thành và bàn giao cho chủ đầu tư nhưng vẫn không thanh toán hết là do nhiều nguyên nhân. Bên cạnh những nguyên nhân khách quan do bên mời thầu thì cũng có một nguyên nhân khác là do cán bộ thanh toán của Công ty không nắm bắt đầy đủ, khi nộp hồ sơ quyết toán không đạt yêu cầu và phải mất thời gian làm đi làm lại nhiều lần, tốn nhiều thời gian và kinh phí đi lại. Để khắc phục tình trạng này Công ty phải nắm bắt được các thông tin về nguồn vốn, kế hoạch ghi vốn và giải ngân cũng như trình tự, thủ tục thanh quyết toán dự án. - Trong quá trình thi công Công ty phải tổ chức bộ máy điều hành công trường hợp lý, gọn nhẹ, đưa ra biện pháp tổ chức thi công đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, mỹ thuật của gói thầu, đẩy nhanh tiến độ thi công, tính toán khối lượng vật tư thiết bị máy móc cần thiết để tận dụng triệt để các nguồn lực và tránh tình trạng lãng phí và gián đoạn thi công, dẫn đến giảm đáng kể chi phí thi công. Việc rút ngắn thời gian thực hiện các gói thầu cũng chính là tăng tốc độ chu chuyển của vốn lưu động và tăng hiệu quả sử dụng vốn. - Công ty HAINDECO phải xây dựng kế hoạch tài chính hợp lý, tăng cường công tác quản lý vốn đảm bảo tính hiệu quả của việc sử dụng vốn, giảm thiểu vốn ứ đọng không cần thiết, nâng cao hiệu quả vòng quay của vốn và luân chuyển hợp lý vốn tránh tình trạng có dự án thừa vốn mà lại có dự án thiếu vốn. Để làm được điều này Công ty phải lên kế hoạch dài hạn khi mua sắm tài sản cố định hoặc các khoản chi tiêu chiến lược, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí các nguồn lực. 2.1.3. Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực Do ngày càng có nhiều doanh nghiệp tham gia đấu thầu thi công trong lĩnh vực xây dựng cơ bản nen để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh, Công ty càng cần phải chú trọng đến việc phát triển trình độ chuyên môn, tay nghề của các cán bộ, công nhân kỹ thuật. Hiện nay, Công ty đã có một đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ tay nghề cao nhưng hiện nay vẫn gặp một số khó khăn do thị trường không ổn định, thiên tai Công ty không không xoay vòng vốn dể xử lý kịp. Đây là một trở ngại không nhỏ làm cho Công ty đã không thể thắng thầu được một số gói thầu có yêu cầu kỹ thuật chất lượng cao, tiến độ nhanh . Đồng thời, do tính chất đặc thù của một Công ty xây dưng, tham gia đấu thầu là một công việc hết sức thường xuyên của Công ty HAINDECO nên Công ty phải đặc biệt chú trọng đến chất lượng đội ngũ làm HSDT. Những cán bộ này phải có trình độ nghiệp vụ chuyên môn tốt, am hiểu công tác đấu thầu, có kỹ năng chuẩn bị HSDT, nắm chắc Luật, cụ thể là Luật Đấu thầu, Luật Xây dựng và các văn bản liên quan, Chuẩn bị HSDT là một kỹ năng rất quan trọng vì chất lượng HSDT sẽ ảnh hưởng đến kết quả đấu thầu. Do vậy, trong thời gian tới, Công ty cần có kế hoạch cụ thể nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ của mình nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh với các giải pháp như : - Ban lãnh đạo công ty phải thống kê số lượng và chất lượng lao động hiện có, đồng thời nhu cầu lao động của từng phòng ban như cán bộ quản lý dự án, cán bộ kế hoạch, cán bộ marketing, kiến trúc sư, công nhân lành nghề... từ đó có kế hoạch tuyển dụng hợp lý. 2.2. Giải pháp cho quá trình tham gia dự thầu của công ty HAINDECO 2.2.1. Nâng cao khả năng nghiên cứu xác định cơ hội, xây dựng kế hoạch dự thầu - Trước hết, Công ty cần phải tăng cường việc thu thập và nắm vững thông tin liên quan đến các dự án và các gói thầu : Đây là bước cần thiết để có thể tiếp cận được gói thầu về mọi mặt. Thực tế cho thấy việc tiếp cận được gói thầu và chủ đầu tư để lấy thông tin là khá hạn chế nhưng đây là điều vô cùng quan trọng đối với nhà thầu. Sự hiểu biết của nhà thầu và chủ đầu tư và lĩnh vực thi công ảnh hưởng rất lớn đến việc xây dựng HSDT. Xu hướng hiện nay là các công ty xây dựng hệ thống thông tin thị trường hữu hiệu biểu hiện cụ thể đó là việc mở các chi nhánh, các văn phòng đại diện tại các khu vực để phục vụ cho mục đích tìm kiếm thông tin thị trường. Bên cạnh đó việc tận dụng các mối quan hệ để tìm kiếm thông tin cũng khá quan trọng đôi khi trở thành cách thức tìm kiếm thông tin hiệu quả nhất. Tuy nhiên, trước tiên thì Công ty cần nắm vững các chiến lược phát triển của chính phủ, của ngành sau đó là các quy hoạch cụ thể của vùng, của tỉnh, rồi tìm hiểu về nhu cầu của thị trường, nắm bắt các dữ liệu về điều kiện tự nhiên- xã hội- kinh tế, điều kiện về hạ tầng cơ sở ... để tính toán các phương án thi công, tìm hiệu thị trường cung cấp thiết bị để tính toán phương án xây dựng giá dự thầu. Công ty phải nắm vững quy chế đấu thầu và các thông tư, nghị định, văn bản sửa đổi bổ sung. Do mỗi chủ đầu tư đều có quy chế đầu tư riêng như nếu sử dụng vốn nhà nước thì sẽ áp dụng quy chế đấu thầu riêng còn đối với các gói thầu sử dụng vốn vay nước ngoài nhu của ADB... thì sẽ áp dụng quy chế đấu thầu riêng nên công ty phải nắm vững quy chế đấu thầu để soạn thảo HSDT cho phù hợp - Thứ hai, Công ty cần xây dựng kế hoạch đấu thầu : Điều này có nghĩa là Công ty cần phải xây dựng được kế hoạch xem trong năm tới cần tham gia đấu thầu bao nhiêu công trình, xác suất trúng thầu mong muốn là bao nhiêu, tốc độ tăng trưởng là bao nhiêu, tổng giá trị sản lượng mong muốn là bao nhiêu...Tuy nhiên cần tùy tình hình của công ty để có thể xây dựng được kế hoạch này, vì việc dự báo số gói thầu trúng thầu, giá trị hợp đồng mong muốn bị ảnh hưởng khá nhiều vào các yếu tố thị trường. Bên cạnh xây dựng dự báo về số gói thàu cần trúng trong năm, xây dựng kế hoạch dự thầu ở đây còn boa gồm cả việc sử dụng cac nguồn lực có kế hoạch để có thể sẵn sàng đảm bỏa thực hiện khi Công ty trúng thầu : + Về nguồn nhân lực : Công ty phải luôn sẵn sàng thi công ở mọi nơi khi cần thiết, luôn có kế hoạch bổ sung nguồn lực khi cần thiết, với những cán bộ có kinh nghiệm thì giữ những nhiệm vụ chỉ huy quan trọng, bên cạnh đó nên kèm theo các cán bộ kỹ thuật đang có ít kinh nghiệm để đào tạo thực tế. + Về nguồn máy móc thiết bị : Công ty cần xây dựng mạng lưới các nhầ cung cấp truyền thống để luôn sẵn sàng cho việc thi công khi cần thiết. Bên cạnh đó công ty có thể mở rộng việc đầu tư cho trung tâm viễn thông, trung tâm tin học, xưởng điện cơ khí để có thể tự đáp ứng một phần nguồn lực đầu vào cho việc thực hiện các gói thầu. 2.2.2. Giải pháp về mở rộng quan hệ liên danh, liên kết với các đối tác trong và ngoài nước - Với những gói thầu có quy mô lớn, đặc điểm kỹ thuật phức tạp, Công ty không có đủ năng lực để đáp ứng được tất cả các yêu cầu thì việc mở rộng quan hệ liên danh, liên kết là rất cần thiết vì có thể giúp cho Công ty giành được những gói thầu này - Vấn đề tài chính, kinh nghiệm quản lý và thực hiện hoạt động của Công ty vẫn có những hạn chế nhất định do đó việc tham gia liên danh, liên kết với các đối tác khác sẽ giải quyết được những vấn đề này. Đặc biệt là khi liên danh, liên kết với các đối tác nước ngoài: Công ty sẽ được tiếp cận với các kỹ năng quản lý chuyên nghiệp, dây chuyền công nghệ hiện đại, khả năng tài chính vững mạnh - Liên kết với các công ty nước ngoài sẽ là cớ hội đưa Công ty ra thị trường quốc tế và tiến tới việc tham gia dự thầu quốc tế. Đây là một cơ hội mở ra tiềm năng to lớn cho Công ty - Việc tăng cường tìm kiếm đối tác sẽ giúp cho Công ty có được nhiều bạn hàng kinh doanh hơn từ đó sẽ có được những mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp cũng như những nhà đầu tư từ đó sẽ giúp Công ty có được những thuận lơi đặc biệt hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác 2.2.3. Nâng cao chất lượng HSDT Mặc dù đã có thâm niên hàng chục năm trong lĩnh vực viễn thông, đã từng tham gia rất nhiều các cuộc đấu thầu nhưng Công ty HAINDECOkhông thể coi nhẹ vấn đề chất lượng HSDT được. Chất lượng HSDT có thể coi là tiêu chí có tính chất quyết định cho việc trúng hay trượt thầu của Công ty. Để hoàn thiện chất lượng HSDT, Công ty phải xây dựng một bộ HSDT hoàn thiện, đảm bảo tính chặt chẽ và hợp lệ của hồ sơ, đáp ứng các đòi hỏi khắt khe của chủ đầu tư. Một HSDT có tính thuyết phục cao đối với bên mời thầu trước hết phải là một hồ sơ chuẩn, trình bày khoa học. Sau đó, hồ sơ phải thể hiện được sức mạnh của doanh nghiệp, trình bày các giải pháp kỹ thuật và thi công xác đáng, đưa ra các dự toán về chi phí và giá thành một cách khoa học, chính xác và cạnh tranh... có tính thuyết phục đối với chủ đầu tư. Thế nhưng công việc lập HSDT lại thường phải thực hiện trong một thời gian nhất định cho phép, đòi hỏi Công ty và đội ngũ cán bộ làm HSDT phải hoàn thiện kỹ năng này, đặc biệt chú ý đến các công việc sau : - Về việc quản lý tài liệu sử dụng trong đấu thầu : Công ty nên thiết lập thư viện lưu trữ các tài liệu chứng minh năng lực nhà thầu, các tài liệu liên quan đến văn bản pháp lý, hợp đồng kinh tế...Nếu có thể thì thiết lập một cơ sở dữ liệu về khách hàng( các chủ đầu tư, các nhà cung cấp thiết bị...) để khi cần có thể sử dụng ngay. Việc quản lý tài liệu này khá quan trọng, tạo được một cơ sở dữ liệu tốt sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí khác khi quản lý thông tin đồng thời đây cũng là việc cần thiết để công ty đảm bảo tiêu chuẩn quản lý doanh nghiệp theo tiêu chuẩn TCVN 9001 :2000 - Nghiên cứu kỹ HSMT : khi nghiên cứu HSMT cần tìm hiểu các vấn đề sau : + Thuyết minh tổng hợp gói thầu + Bản thiết kế kỹ thuật, bản tiên lượng hoặc bản yêu cầu về chất lượng hàng hóa + Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng + Các điều kiện khác - Tăng cường điều tra thu thập thông tin và khảo sát hiện trường: Công việc quan trọng này có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng HSDT. Công ty phải thu thập đầy đủ các thông tin liên quan đến gói thầu như đặc điểm vị trí địa lý, địa chất địa hình, giao thông vận tải, bưu chính viễn thông, các điều kiện khai thác tài nguyên tại chỗ, các điều kiện về cung cấp nhà thầu phụ và nhân công... để làm cơ sở cho việc thiết lập các giải pháp kỹ thuật, tổ chức thi công, xác lập giá thầu. - Xây dựng đề xuất kỹ thuật có tính khả thi cao : Khi đề xuất các giải pháp kỹ thuật Công ty cần xây dựng các biện pháp về lập sơ đồ mặt bằng tổ chức thi công, phương án sử dụng máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, nhân công. Bám sát HSMT để đưa ra các giải pháp thi công phù hợp với từng địa bàn, quản lý việc thi công đúng tiến độ và đảm bảo an toàn cho người lao động, phòng chống cháy nổ và vệ sinh môi trường. - Xây dựng giá dự thầu hợp lý : Giá dự thầu là một trong những yếu tố mang tính quyết định trong cạnh tranh đấu thấu. Tất cả các doanh nghiệp đều muốn đưa ra mức giá hấp dẫn chủ đầu tư hơn tất cả so với đối thủ cạnh tranh. Điều đó làm cho cuộc cạnh tranh về giá cả ngày càng trở nên khốc liệt. Khác với giá cả của các sản phẩm viễn thông - tin học luôn thay đổi do có sự cải tiến thay đổi trong công nghệ sử dụng. Nên công ty luôn phải cập nhật giá cả thị trường để có được những sự lựa chọn phù hợp về nhà cung cấp cũng như thiết bị sử dụng. Xác định được tầm quan trọng quan trọng của giá dự thầu, Công ty HAINDECO luôn phải đầu tư nghiên cứu để đưa ra giải pháp kỹ thuật, giải pháp thi công hợp lý và tối ưu nhất, bố trí mặt bằng thi công, bố trí và sử dụng nhân lực, vật tư, trang thiết bị máy móc thi công hợp lý, quản lý và sử dụng có hiệu quả các nguyên vật liệu đầu vào, đẩy nhanh tiến độ thi công... nhằm mục đích giảm tối đa chi phí nhân công, có như vậy, giá dự thầu của Công ty mới có sức cạnh tranh với các nhà thầu khác . 2.2.4. Đảm bảo chất lượng của việc thực hiện các gói thầu đã trúng Trong hoạt động xây dựng cơ bản chữ tín và chất lượng công trinh rất được coi trọng. Trong đấu thầu cũng vậy, chủ đầu tư đánh giá rất cao các nhà thầu có uy tín trên thị trường. Do đó những công ty có vị thế và danh tiếng lớn trên thị trường sẽ có lợi thế lớn trong quá trình tham gia đấu thầu. Uy tín của một công ty là tài sản vô hình và có ảnh hưởng tích cực, hoặc tiêu cực đến khả năng cạnh tranh của công ty. Nêu uy tín mà tốt sẽ nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, ngược lại sẽ cản trở sự phát triển của công ty. Uy tín của một công ty phụ thuộc vào số lượng, chất lượng của dự án mà công ty đã và đang thực hiện, tiến độ thực hiện dự án, số năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng... và ảnh hưởng của dự án đến hiệu quả kinh tế xã hội. Trong những năm qua Công ty HAINDECO luôn tìm cách nâng cao uy tín của mình qua việc nâng cao chất lượng các công trình trúng thầu và hoàn thành các gói thầu đúng thời hạn. Tuy nhiên để đạt được kết quả cao hơn nữa trong việc thực hiện các gói thầu Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau : - Đầu tư nâng cao trình độ tay nghề và năng suất lao động của đội ngũ kỹ sư, công nhân lao động - Để đảm bảo tiến độ thi công thì Công ty cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng thiết kế, các yêu cầu của HSMT, điều kiện thi công thực tế để điều chỉnh biện pháp thi công hợp lý đảm bảo kế hoạch sản xuất trên công trường - Tổ chức thi công các công việc theo đúng trình tự, theo sát tiến độ thi công, lập kế hoạch cung cấp vật tư, vật liệu, tiến độ huy động thiết bị thi công phù hợp với tình hình thực tế trên công trường đảm bảo đầy đủ các điều kiện để công việc trên công trường được thực hiện liên tục, không bị gián đoạn do các yếu tố chủ quan - Đánh giá mức độ ảnh hưởng đến tiến độ thi công của các yếu tố khách quan để có biện pháp đề phòng hoặc khắc phục kịp thời để không làm chậm tiến độ đề ra - Bố trí cán bộ có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý, thi công vào các vị trí chủ chốt trên công trường. Đồng thời tăng cường sự hỗ trợ từ công ty để đảm bảo công tác điều hành sản xuất tại hiện trường được thuận lợi - Sử dụng công nhân với số lượng và tay nghề phù hợp với khối lượng và tính chất của từng loại hình công việc trên công trường - Để đảm bảo tiến độ dự kiến trong trường hợp cần thiết Công ty có thể áp dụng các biện pháp đặc biệt như : chuẩn bị lực lượng nhân lực và máy móc thiết bị để thay phiên thi công 3 ca liên tục - Trong thời gian thi công, nếu gặp phải thời tiết xấu không thể lường hết trước được, Công ty nên có báo cáo bằng văn bản gửi cho chủ đầu tư để cùng giải quyết. Tất cả những thời gian tạm hoãn ti công vì lý do trên cũng được ghi chép cẩn thận vào nhật ký thi công có xác nhận của giám sát thi công - Trong quá trình thi công : cần thực hiện thi công theo thiết kế đã được duyệt, tuân thủ các quy trình, quy phạm đã quy định. Sử dụng vật liệu, kết cấu xây dựng vào công trình đúng kích thước chủng loại máy móc thiết bị - Ngoài ra trên công trường có thể áp dụng các hình thức để đẩy nhanh tiến độ như : khuyến khích khen thưởng đối với các tổ đội hoàn thành trước kế hoạch, phát động thi đua./ KẾT LUẬN Đ ấu thầu nói chung và đấu thầu xây lắp nói riêng là một hoạt động vẫn còn mới ở nước ta, việc áp dụng phương thức này trên cả phương tiện quản lý Nhà nước cũng như ở dưới góc độ các chủ đầu tư và các doanh nghiệp đều đòi hỏi phải có sự thích ứng dần mới mong đạt hiệu quả như mong muốn.Tuy nhiên, do việc tham dự đấu thầu xây lắp có vị trí quan trọng trong hoạt động sản xuất - Kinh doanh của các doanh nghiệp xây dựng, quyết định sự tồn tại của các đơn vị này trong cơ chế thị trường nên việc coi trọng và không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh của hoạt động dự thầu của mình đối với các doanh nghiệp xây dựng có ý nghĩa thực tiễn rất lớn. Trên cơ sở nhừng vấn đề lý luận về đấu thầu, sau quá trình xem xét công tác dự thầu tại công ty xây dựng và trang trí nội thất Bạch đằng, bài viết đã phân tích và đóng góp một số biện pháp cùng các kiến nghị để nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác dự thầu tại công ty với mục đích nâng cao khả năng trúng thầu từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Tôi mong rằng những ý kiến đóng góp của mình được xem xét và ghi nhận ở công ty vì đó chính là kết quả hoạt động thực tiễn đầu tiên sau những năm học tập trên ghế nhà trường. Đồng thời cũng hi vọng với những lỗ lực và khả năng của mình, công ty sẽ không ngừng khẳng định vai trò chỉ đạo của một doanh nghiệp Nhà nước, đóng góp vào công cuộc đổi mới - công nghiệp hoá và hiện đại hoá ở nước ta./. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kinh tế đầu tư - Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Giáo trình Đấu thầu - Trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân Báo cáo tài chính Công ty HAINDECO Nguồn web: www.gso.gov.vn Hồ sơ năng lực Công ty HAINDECO Luận văn các khóa