Chuyên đề Giải pháp thực hiện việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 (1996) sang hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001(2000) tại công ty cơ khí Hà Nội

ười duyệt sau đó mới đưa vào áp dụng. Công tác phân công đó thể hiện qua bảng sau: 3.1. Quy trình ban hàng văn bản. Quy trình ban hành hạch toán văn bản của Công ty tuân thủ theo đúng quy định của ISO 9002. Có thể biểu diễn theo lưu đồ sau: Bắt đầu Đề nghị viết - sửa tài liệu Phân công trách nhiệm Quyết định - (Không viết) Viết - sửa - hoàn chỉnh Kiểm tra Duyệt Phân phối - Lưu trữ Kết thúc - + - + Hình 9: Quy trình ban hành văn bản tại HAMECO 3.2. Hình thức của hạch toán văn bản. Hệ thống văn bản theo ISO 9002 tại Công ty có hình thức sau: Trang 1 (của mỗi loại tài liệu) Biểu tượng HAMECO Tên tài liệu (Sổ tay chất lượng - Quy trình - Hướng dẫn - Biểu mẫu) Mã số Ngày Trang Mục đích: Nêu lên mục đích của tài liệu. Phạm vi áp dụng: Phạm vi và lĩnh vực nà tài liệu được áp dụng. Tài liệu có liên quan: Các lài liệu được trích dẫn hay áp dụng trong quá trình viết Định nghĩa và viết tắt: Giải thích các từ viết tắt hoặc thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu (trường hợp không cần có thể bỏ). Người soạn Người kiểm tra Người duyệt Bản số Tên Tên Tên Chữ ký Chữ ký Chữ ký Dấu kiểm soát Ký/Ngày Từ trang 2 của mỗi loại tài liệu có hình thức như sau: Biểu tượng HAMECO Tên tài liệu Mã số Ngày Trang Stt Ngày Trang Nội dung thay đổi Duyệt 1 2 3 . . . Thay đổi tài liệu. Nội dung: Quy định chi tiết cụ thể quy trình hoặc hướng dẫn công việc do ai làm, làm như thế nào, ở đâu, bao giờ. Tài liệu: Thống kê các tài liệu kèm theo các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu. Hồ sơ: Thống kê các hồ sơ chất lượng, thời hạn lưu trữ. 3.3 Kết cấu của hệ thống văn bản theo ISO 9002. Công ty xây dựng hệ thống văn bản gồm 5 tầng : 3.3.1 Tầng 1 : Sổ tay chất lượng. Sổ tay chất lượng là : bộ tài liệu giới thiệu toàn bộ hệ thống tổ chức và hoạt động đảm bảo chất lượng của Công ty Cơ khí Hà Nội phù hợp với những yêu câù của TCVN ISO 9002 : 1996. Là công cụ giúp cán bộ công nhân viên của Công ty lao động có chất lượng, đồng thời để đánh giá hiệu quả và chứng minh với khách hàngvề hệ thống đảm bảo chất lượng của Công ty. Sổ tay chất lượng là tài liệu gồm có: Chính sách chất lượng : Nêu lên chính sách về chất lượng mà Công ty đang áp dụng. Chính sách chất lượng của Công ty ban hành ngày 1/08/1999 như sau: Lãnh đạo Công ty Cơ khí Hà Nội cam kết: Luôn luôn cung cấp sản phẩm và dịch vụ có chất lượng thoả mãn mọi yêu cầu của khách hàng. Thực hiện đúng và đầy đủ phương châm: “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”. Luôn cải tiến phương thức phục vụ, tôn trọng mọi cam kết với khách hàng. Bằng mọi phương tiện, tuyên truyền và giáo dục cho cán bộ công nhân viên hiểu rõ: Chất lượng là sự sống còn của Công ty. Lao động có chất lượng là nghĩa vụ đồng thời là quyền lợi sát sườn của mỗi người. Thường xuyên cải tiến sản phẩm. Thực hiện chiến lược đầu tư đổi mới công nghệ, đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên: đáp ứng mọi yêu cầu phát triển Công ty. Xây dựng, duy trì hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình TCVN ISO 9002 – 96. Giám đốc Công ty yêu cầu mọi cán bộ công nhân viên Công ty thực hiện 5 điều cam kết trên mọi lúc, mọi nơi mình làm việc. Mục tiêu chất lượng và mô tả hệ thống chất lượng của Công ty. Mục tiêu chất lượng có thể được thay đổi theo từng thời kỳ cho phù hợp với tình hình thực tế. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ từng chức danh và đơn vị chủ yếu. Những nguyên tắc trong từng mảng hoạt động của Công ty theo các chuẩn mực của TCVN ISO 9002 : 1996. 3.3.2 Tầng 2 : Quy trình quản lý. Là các tài liệu quy định quyền hạn, trách nhiệm và các phương pháp tiến hành để hoàn thành một chuỗi công việc hoặc từng bước công việc. Hệ thống văn bản của Công ty có 19 quy trình được soạn thảo theo đúng yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 9002 :1994 (TCVN ISO 9002 : 1996) và phù hợp với điầu kiện thực tế tại Công ty. 3.3.3 Tầng 3 : Hướng dẫn. Gồm các loại văn bản chỉ dẫn cách làm cụ thể đối với một công việc cụ thể quy định trong các tài liệu của tầng 2. (Công nghệ, vận hành và bảo trì máy móc, hiệu chuẩn thiết bị hoặc các loại bản vẽ, tài liệu kỹ thuật khác). 3.3.4 Tầng 4 : Hồ sơ chất lượng, biểu mẫu. Là kết quả sau khi diễn các số liệu vào các biểu mẫu trong quá trình thực hiện các quy trình, hướng dẫn.(các quy trình, hướng dẫn, biếu mẫu có thể được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp điều kiện thực tế). 3.3.5 Tầng 5 : Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài. Đó có thể là các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế; tài liệu do khách hàng cung cấp (bản vẽ, đặc tính kỹ thuật); các quy định pháp lý. 4. áp dụng hệ thống văn bản theo ISO 9002 và xin chứng nhận. Trên thực tế, Công ty không phân biệt hẳn giai đoạn xây dựng và áp dụng. Văn bản nào được xây dựng xong là được đưa vào áp dụng ngay để có thể rút kinh nghiệm và bổ sung sửa đổi cho hoàn thiệnđúng yêu cầu của ISO 9002 và phù hợp với điều kiện thực tế tại Công ty. Đến tháng 7/1999, toàn bộ hệ thống văn bản ban hành theo yêu cầu của ISO 9002 đã được đưa ra áp dụng, sau đó là các cuộc đánh giá nội bộ được tổ chức bởi Ban bảo đảm chất lượng của Công ty kết hợp với bên tư vấn. Những cuộc đánh giá nội bộ đã tìm ra những điểm chưa phù hợp tiêu chuẩn hoặc thực tế của hệ thống nhằm đề ra biện pháp sửa đổi, bổ sung. Cho đến ngày 20 và 21/12/1999, cuộc đánh giá sơ bộ của AJA và QUACERT được tiến hành tại Công ty đã chỉ ra ba điểm “không phù hợp”, đề nghị Công ty sửa đổi hoàn thiện trước khi đánh giá chính thức. Ngày 23/02/2000, cuộc đánh giá chính thức được tiến hành. Đoàn đánh giá gồm có: + Bà Nguyễn Thị Minh Lý – Trưởng đại diện Quacert. + ông Pathep Handhuflek – Trưởng đại diện AJA. Cùng các thành viên đã xem xét và đánh giá việc áp dụng hệ thống văn bản tại những đơn vị: + Văn phòng giao dịch thương mại. + Phòng điều độ sản xuất. + Phòng vật tư. + Tổng kho. + Phòng tổ chức. + Phòng QLCL SP & MT. + Phòng kỹ thuật. + Cùng một số phòng ban, phân xưởng. Đoàn đánh giá cũng kiểm tra kỹ các mặt: + Quản lý hồ sơ. + Thực hiện các văn bản ISO 9002 trong công tác chuyên môn. + Xem xét kỹ các hành động khắc phục, phòng ngừa qua các cuộc đánh giá nội bộ. Kết thúc cuộc đánh giá, đoàn đánh giá đã công nhận: hệ thống quản lý chất lượng của Công ty Cơ khí Hà Nội đã đạt tiêu chuẩn ISO 9002. Ngày 7/3/2000, Công ty đã chính thức đón nhận chứng chỉ ISO 9002 được cấp bởi AJA và Quacert, chứng chỉ mang số HT. 057.00.29 có giá trị đến ngày 23/02/2003. VII. Thực trạng việc áp dụng hệ thống ISO 9002 hiện nay tại Công ty. Theo như sơ đồ thể hiện hệ thống quản lý chất lượng của Công ty thì ISO 9002 được áp dụng đối với hầu hết các bộ phận, các đơn vị, phòng ban quan trọng trong toàn Công ty và áp dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh dịch vụ các sản phẩm máy công cụ và thiết bị công nghiệp được sản xuất tại Công ty. Công ty có ban chỉ đạo thực hiện chương trình ISO với các thành viên hầu hết là trưởng các bộ phận, các đơn vị, phòng ban quan trọng trong toàn Công ty. Có ban đại diện lãnh đạo về chất lượng với ba thành viên là những người am hiểu về lĩnh vực quản lý chất lượng. Trong quá trình áp dụng kể từ khi hệ thống quản lý chất lượng được công nhận đến nay, Công ty đã tiến hành ba cuộc đánh giá nội bộ đều cho thấy kết quả tốt. Công ty cũng đã thường xuyên nghiên cứu để bổ sung, sửa đổi hệ thống văn bản cho phù hợp. Đến nay, Công ty đã bổ sung sửa đổi 18 lần cho 13/19 quy trình. Ngày 15/08/2000, cuộc đánh giá giám sát đầu tiên đã được tiến hành, Bà Nguyễn Thị Minh Lý cùng đoàn đánh giá của Quacert đã công nhận hệ thống quản lý chất lượng của Công ty vẫn duy trì đúng theo tiêu chuẩn ISO 9002. Công tác ISO 9002 đã đi vào nề nếp, thực sự là nòng cốt trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty và mang lại hiệu quả thiết thực; đã góp phần phát hiện, điều chỉnh kịp thời những sai sót trong từng khâu sản xuất. Do đó, sản phẩm hỏng tại một số khâu đã giảm xuống; khâu đúc năm 2000 giảm 14% so 1999, năm 2001 giảm 9% so với năm 2000. Tỷ lệ hàng hỏng ở các khâu khác bằng hoặc thấp hơn mức quy định. Tuy nhiên nếu cho rằng: sau khi hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9002 được thực hiện mà có sự thay đổi đột biến trong lĩnh vực chất lượng sản phẩm thì đó là điều duy ý chí. Còn nếu nói là không có dấu hiệu của sự thay đổi về chất lượng sản phẩm thì cũng không đúng . Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9002 không tự nó làm ra chất lượng sản phẩm mà hoàn toàn phụ thuộc vào việc thực hiện của mỗi người ở mỗi công đoạn sản xuất, ở mọi nơi làm việc cho từng chi tiết, từng thiết bị có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến chất lượng sản phẩm… đều được kiểm soát một cách đầy đủ và liên tục thì chất lượng sản phẩm mới ổn định. Việc nhận biết, phát hiện, ngăn chặn được các yếu tố tiềm ẩn nguy cơ ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm nằm ngoài vùng kiểm soát chỉ thực hiện được khi mà tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng và cọ sát nhiều với thực tế, được mọi người nghiêm túc thực hiện. Trên cơ sở đó mới phát hiện được vấn dề chưa phù hợp, tính hiệu quả chưa cao để không ngừng cải tiến, sửa đổi hệ thống quản lý chất lượng nhằm phát huy tính sáng tạo của cả tập thể lao động ở mọi lĩnh vực. Các đợt đánh giá chất lượng nội bộ theo định kỳ là một yêu cầu không thể thiếu được của Công ty khi đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000. Mục đích của các đợt đành giá nội bộ là xem xét tính hiệu lực trong công tác điều hành, quản lý chất lượng sản phẩm, đồng thời xem xét hệ thống đã được cải tiến sửa đổi như thế nào? Tính hiệu lực là vấn đề quan trọng trong đợt đánh giá, nó thể hiện từ việc chúng ta thực hiện các quy định của hệ thống có đầy đủ hoặc thừa thiếu ra sao? Lý do? Chỉ khi tính hiệu lực càng cao sẽ trở thành động lực thúc đẩy sự sáng tạo áp dụng hệ thống. Với việc liên tục cải tiến sửa đổi làm cho hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9002 ngày một hoàn thiện và phù hợp nhất với hệ thống quản lý SXKD của Công ty. Lúc đó tính hiệu quả của hệ thống mới được phát huy tối đa. Qua đợt đánh giá (tháng 12/2001), ban đánh giá thấy một số quy trình chưa được thực hiện đầy đủ như: - Kiểm soát sản phẩm và vật tư đầu vào: Kiểm tra chưa hết các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm và vật tư được nhập. - Nhận biết và sắp xếp vật tư trong kho chưa đúng quy định. - Lập thẻ kho chưa chính xác. - Việc xác nhận sản phẩm được kiểm tra còn thiếu nhiều trên biểu BM09-12 (phiếu công đoạn) xuất hiện ở nhiều đơn vị. - Lưu trữ hồ sơ chất lượng chưa khoa học, đầy đủ, gây nhiều trở ngại khi truy tìm nguồn gốc tại các phân xưởng sản xuất. - Phiếu thông báo xử lý hàng sai thiết kế, biểu BM13.03 các mục trong thông báo chưa được sử dụng sai theo yêu cầu. Những nhận thức mới qua đợt đánh giá chất lượng nội bộ là hết sức cần thiết, phải được chấn chỉnh làm tốt hơn trong quá trình áp dụng hệ thống ISO 9002. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002 của Công ty qua đợt đánh giá chứng nhận lại tháng 3/2002. Ngày 28/02 và 01/03/2002 Đoàn chuyên gia đánh giá của cơ quan chứng nhận phù họp tiêu chuẩn QUARCERT đã làm việc tại Công ty. Đoàn đánh giá gồm 3 người do Ông Phạm Minh Thắng làm Trưởng đoàn. Nhiệm vụ của Đoàn là xem xét tình hình thực hiện 20 quy trình của hệ thống quản lý chất lượng tại hầu hết các đơn vị, lãnh đạo Công ty, đại diện lãnh đạo chất lượng, ban chỉ đạo ISO để có quyết định trong việc duy trì và chứng nhận cho phép kéo dài hiệu lực của hệ thống từ tháng 03/2003 đến 14/12/2003. Sau hai ngày làm việc Đoàn đã kết luận như sau: - Số điểm không phù hợp nặng: không có. - Số điểm không phù hợp nhẹ: 02. - Số điểm lưu ý: 25. Kết luận: Đề nghị QUACERT cấp giấy chứng nhận nếu doanh nghiệp khắc phục 02 điểm không phù hợp nhẹ và 25 điểm lưu ý trên và thông báo bằng văn bản (trong thời gian không quá một tháng). QUACERT sẽ kiểm tra thực tế nếu phù hợp sẽ có văn bản quyết định duy trì hệ thống. Nội dung cụ thể của 02 điểm không phù hợp nhẹ là: 1. Tại XNLĐĐT & BDTBCN, thuộc QT 09 chưa lập kế hoạch bảo dưỡng cho 21/24 thiết bị trong “Nhóm máy tiện vạn năng” theo yêu cầu của mục 6.3 thuộc hướng dẫn HĐ09.20. Ví dụ: chỉ có 3 thiết bị SU50A, 16A25, 16A25 được lập kế hoạch tiểu tu theo thời hạn quy định 13 tháng đối với thiết bị Ê 10 tấn. 2. Tại phòng QLCL SP & MT, thuộc QT 11 các dụng cụ đo lường tại xưởng Đúc như cân phân tích A+D ; máy phân tích C+S ; máy đo nhiệt độ cầm tay... tại phân xưởng chưa được lập danh mục (theo mục 6.2) lập kế hoạch hiệu chuẩn... để kiểm soát theo các yêu cầu cảu QT 11 NBH 05/12/2001 trước khi đưa vào sử dụng. Với hai điểm không phù hợp nhẹ trên, các đơn vị liên quan sẽ phối hợp xác lập hành động khắc phục, phòng ngừa và hoàn thành trước ngày 15/03/2002, gửi QUACERT xem xét, kiểm tra. 25 điểm lưu ý gồm: 1. Không thực hiện đúng và đủ các yêu cầu của quy trình. Đặc biệt đối với “Quy trình xem xét của lãnh đạo” QT 01, “Quy trình xem xét hợp đồng” QT 03, “Quy trình kiểm soát tài liệu” QT 05, “Quy trình kiểm soát quá trình” QT 09, “Quy trình kiểm soát thiết bị kỹ thuật đo lường thử nghiệm” QT 11 và “Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp” QT 13. 2. Cần phải cải tiến các quy trình sau để tăng tính hiệu quả của hệ thống: “Mục tiêu chất lượng và Chương trình thực hiện mục tiêu chất lượng”, các hoạt động theo đề tài hoặc giao khoán cần đưa vào kiểm soát theo các yêu cầu của QT 09, các bản vẽ do khách hàng cấp nếu các yêu cầu kỹ thuật ghi bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch sang tiếng Việt trước khi tung ra sản xuất, nên quy định bổ sung tiêu chí giá cả để đánh giá nhà thầu phụ và xem xét thời gian trong chu kỳ đánh giá nhà thầu phụ cho phù hợp thực tế với bằng cấp cá nhân được nhận, bổ sung vào hệ thống tài liệu để nhất quán trong cách thức tuyển dụng... QUACERT yêu cầu Công ty khắc phục và thực hiện ngay trong tháng 03/2002, kết quả sẽ được cơ quan cấp chứng chỉ xem xét, kiểm tra trước khi ra quyết định duy trì hệ thống 1. Những thuận lợi của Công ty trong việc áp dụng ISO 9002. Khi áp dụng hệ thống ISO 9002, Công ty có một số thuận lợi sau: Về nền tảng của hệ thống quản lý chất lượng: Công ty vốn đã xây dựng được một hệ thống quản lý chất lượng theo phương pháp của Liên Xô trước đây, tuy không phải là tiên tiến nhưng cũng mang tính khoa học. Hệ thống đã được xây dựng trong nhiều năm cho nên cũng phần nào duy trì được nề nếp trong công tác quản lý chất lượng, tuy không mang tính liên tục, thống nhất. Các hướng dẫn về kỹ thuật, nghiệp vụ trong sản xuất – kinh doanh, các biểu mẫu phục vụ cho việc mua bán, kiểm tra, thống kê cũng đã có sẵn và tương đối phù hợp với thực tế. Vì vậy có thể nói: Khi tiến hành xây dựng ISO 9002, Công ty Cơ khí Hà Nội đã có một nền tảng tương đối vững chắc là hệ thống quản lý chất lượng trước đây của Công ty. Ngay từ khi tiến hành xây dựng hệ thống, Công ty đã nhận được sự giúp đỡ về nhiều mặt của Tổng Công ty máy và thiết bị công nghiệp cùng với cơ quan tư vấn để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng đúng theo tiêu chuẩn và phù hợp thực tế của Công ty. Cơ quan tư vấn VPC cùng Tổng cục tiêu chuẩn - Đo lường – Chất lượng đã giúp Công ty mở những lớp huấn luyện chuyên gia về quản lý chất lượng, lớp đào tạo ngắn ngày cho công nhân về hệ thống ISO 9002, Công ty cũng duy trì tốt chuyên mục ISO 9002 trên từ báo nội bộ “Cơ khí Hà Nội” để công nhân hiểu và thi hành tốt nhiệm vụ trong phạm vi trách nhiệm của mình. Thêm vào đó, đội ngũ lao động của Công ty vốn giàu kinh nghiệm trong sản xuất, đã nắm bắt các quy định được ban hành cùng với hệ thống văn bản theo ISO 9002. Các hướng dẫn, biểu mẫu cho các quy trình vốn được cải tiến dựa trên các quy trình nghiệp vụ có sẵn, các biểu mẫu có sẵn cho nên cũng tương đối dễ tiếp nhận và thích nghi. Tinh thần chấp hành kỷ luật lao động trong đội ngũ cán bộ công nhân viên Công ty tương đối nghiêm túc nên các quy trình được thực hiện đúng theo các hướng dẫn, đúng theo quy định, đảm bảo cho hệ thống được vận hành thông suốt. Máy móc thiết bị của Công ty không phải là hiện đại nhưng vốn được trang bị đồng bộ, đồng thời lại là một Công ty có hệ thống máy móc thiết bị để sản xuất máy công cụ và gia công cơ khí lớn nhất ở Việt nam. Công tác sửa chữa, bảo dưỡng và nâng cấp máy móc, thiết bị được tiến hành thường xuyên cùng với việc đầu tư cho các thiết bị kiểm định đã đảm bảo được độ chính xác trong sản xuất, đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng. Mà điều cốt yếu nhất của ISO 9002 đó là sản xuất đúng theo thiết kế, theo yêu cầu của khách hàng. Sau khi đi vào áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, chất lượng sản phẩm của Công ty đã được đảm bảo đúng các yêu cầu đã cam kết với khách hàng. Tỷ lệ sản phẩm hỏng đã giảm xuống và đáp ứng đúng như mục tiêu chất lượng mà Công ty đẫ đề ra, không những thế còn được giảm xuống so với trước khi áp dụng hệ thống ISO 9002. Chúng ta có thể thấy được điều này qua bảng thống kê về tỷ lệ hàng hỏng sau: Loại sản phẩm Tỷ lệ sản phẩm hỏng (%) Tỷ lệ % tăng lên của chất lượng 1999 2000 Đúc gang 6 5.7 105.26% Đúc thép 2.9 2.6 111.54% Cơ khí 0.41 0.37 110.81% Rèn, cắt thép, kết cấu thép 0.55 0.48 114058% Nhiệt luyện 0.32 0.3 106.67% Tỷ lệ hàng hỏng của HAMECO trước và sau khi áp dụng ISO 9002. Điều này chứng tỏ tác động tích cực của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002, không những đảm bảo chất lượng mà còn góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. Từ đó cho thấy lợi ích đem lại của hệ thống quản lý chất lượng không chỉ về mặt vật chất, đó là làm giảm chi phí cho sản phẩm hỏng mà còn là ý nghĩa của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng một cách khoa học đã củng cố thêm uy tín của Công ty, đem lại lòng tin với khách hàng và tạo sự tin tưởng, yên tâm trong nội bộ cán bộ công nhân viên của Công ty đối với hệ thống ISO 9002. Khuyến khích mọi người tiếp tục thực hiện tốt hơn nữa các yêu cầu của hệ thống ISO 9002. 2. Những khó khăn của Công ty trong việc áp dụng và duy trì hệ thống ISO 9002. Bên cạnh những thuận lợi nêu trên, Công ty còn gặp một số khó khăn sau: Bản thân hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng cũng chưa phải là thực sự hoàn thiện, theo thời gian áp dụng, có nhiều điểm chưa hợp lý xuất hiện đòi hỏi phải có sự thay đổi cho phù hợp với tình hình thực tế. Công tác ISO còn có nhiều giấy tờ, biểu mẫu phức tạp cần được tính gọn trong thời gian tới. Trong một số đơn vị nghiệp vụ hoặc đơn vị sản xuất, một số cán bộ công nhân viên còn chưa quan tâm và chưa hiểu biết sâu đến ISO 9002, do đó để xảy ra tình trạng ghi thiếu hồ sơ, thiếu ngày tháng thực hiện, bản vẽ thiếu dấu lưu hành sản xuất… gây khó khăn cho công tác kiểm soát quá trình. Do đòi hỏi ngày càng cao của việc sản xuất kinh doanh, cùng với việc đa dạng hoá các loại sản phẩm, các thiết bị kiểm định độ chính xác của sản phẩm, của nguyên vật liệu cũng cần nhiều hơn. Việc đầu tư cho các loại thiết bị này là rất tốn kém, chưa kể phải có người biết sử dụng, nghĩa là phải tốn thêm chi phí cho việc đào tạo người sử dụng. Nhưng cũng như nhiều đơn vị trong ngành cơ khí, Công ty gặp khó khăn về vấn đề tài chính, cho nên việc đàu tư cho máy móc thiết bị phụ vụ sản xuất cũng như phục vụ công tác quản lý chất lượng là tương đối khó khăn. Đội ngũ công nhân của Công ty vốn có thâm niên trong nghề nên có nhiều kinh nghiệm sản xuất thực tế nhưng về kiến thức cơ bản lại thiếu, do vậy đôi khi họ không thể hiểu hết được nguyên nhân những vấn đề họ gặp phải trong sản xuất từ đó không thực hiện theo đúng hết các hướng dẫn đã ban hành, làm ảnh hưởng tới hệ thống chất lượng của Công ty. Công tác thống kê hàng hỏng của Công ty gặp nhiều khó khăn bởi vì sản phẩm được sản xuất tương đối đa dạng, qua nhiều công đoạn, có nhiều nguyên nhân gây sai hỏng. Hiện nay, theo quy trình 20 (Kỹ thuật thống kê), Công ty thực hiện công tác thống kê và phân tích nguyên nhân theo Biểu đồ Pareto và Biểu đồ nhân quả, Biểu đồ Pareto dùng để phát hiện vấn đề cần ưu tiên giải quyết, đó là tính xem tỷ lệ hàng hỏng tại khâu nào là lớn nhất. Tuy nhiên khó khăn là Công ty tính khối lượng hàng hỏng theo trọng lượng chi tiết (kg), mà các chi tiết cơ khí nhiều khi khác nhau về kích thước, khối lượng, có chi tiết có khối lượng lớn mà bị hỏng tại một khâu nào đó dù chỉ một lần trong môt giai đoạn sản xuất cũng đủ làm cho đó là nguyên nhân chính chiếm tỷ lệ lớn nhất trong khối lượng hàng hỏng. Biểu đồ nhân quả dùng để tìm ra nguyên nhân chủ yêu gây sai hỏng sản phẩm lại gặp khó khăn là có rất nhiều nguyên nhân gây hỏng, vì vậy khó phát hiện nguyên nhân chủ yếu. Do vậy hiện nay mới chỉ có biểu đồ Pareto được sử dụng và cũng chỉ mới sử dụng cho sản phẩm đúc kim loại, còn biểu đồ nhân quả chưa được sử dụng. Để có được chứng chỉ ISO 9002 đã là một quá trình phấn đấu của Công ty. Việc duy trì hệ thống này lại cần sự cố gắng hơn của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Mọi người, mọi đơn vị trong Công ty phải hiểu rõ trách nhiệm của mình trong hệ thống để hoàn thành tốt và hỗ trợ đồng nghiệp để cho hệ thống ISO 9002 của Công ty vận hành thông suốt, có hiệu quả cao. Đó mới là điều quan trọng để có thể giữ được chứng chỉ cho hệ thống trong những lần đánh giá giám sát của cơ quan chứng nhận. 3. Những điều kiện để áp dụng thành công ISO 9001 : 2000. Do Công ty đã và đang áp dụng ISO 9002 : 1996 cho nên việc nghiên cứu và áp dụng ISO 9001 : 2000 sẽ có những điều kiện thuận lợi nhất định. - Trong phiên bản mới này, thay vì phân biệt ra thành các tiêu chuẩn ISO 9001:2000 9001/2/3 thì tất cả hợp nhất lại thành ISO 9001 : 2000. Tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 khắc phục được nhược điểm của ISO 9002 : 1996 là đề cập đến vấn đề cải tiến chất lượng mà phiên bản trước không có. Những tổ chức đã áp dụng ISO 9000 : 1996 có thể áp dụng bộ tiêu chuẩn mới này bằng cách loại trừ một số điều hoặc cải tiến hệ thống văn bản vốn có cho phù hợp. Như vậy,về cơ bản thì bộ tiêu chuẩn mới có thể hiểu là một phiên bản được nâng cấp chỉnh lý sao cho phù hợp với các điều kiện thực tế của các doanh nghiệp. Do đó Công ty sẽ không phải tốn thời gian và tiền bạc như khi bắt đầu xây dựng mới từ đầu. - Công ty hiện nay đang có mối quan hệ tốt đẹp với QUACERT và vậy có thể tranh thủ sự giúp đỡ của tổ chức này về mặt tư vấn, vì họ có các chuyên gia có nhiều kinh nghiệm. - Các cấp lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên chức trong toàn Công ty đã có thói quen làm việc có trách nhiệm, thực hiện tốt theo tiêu chuẩn của hệ thống. Vì vậy họ có thể dễ dàng tiếp nhận với hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000. - Công ty Cơ khí Hà Nội là một Công ty cơ khí lớn, được Đảng và Nhà nước quan tâm, và với đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm và công tác quản lý hầu hết đều được đào tạon ở nước ngoài. - Máy móc thiết bị của Công ty hiện nay tương đối hiện đại và được trang bị tương đối đồng bộ, đồng thời lại là một Công ty có hệ thống máy móc thiết bị để sản xuất máy công cụ và gia công cơ khí lớn nhất Việt Nam. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty trong việc thiết kế một hệ thống quản lý sao cho hoạt động sản xuất được nhịp nhàng và hiệu quả. - Công ty có nhưng mối quan hệ tốt với các đối tác nước ngoài như Nhật Bản, Hàn Quốc, Nga... Công ty học hỏi được nhiều kinh nghiệm của họ trong quản lý sản xuất. Vì họ là những nước có nền cơ khí hiện đại của thế giới. Phần thứ ba Giải pháp nhằm thực hiện việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 : 1994 sang hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 I. Phiên bản ISO 9000 : 2000 - Những thay đổi chính. 1. Sự cần thiết phải thực hiện chuyển đổi. Vào tháng 12-2000, Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) đã chính thức ban hành tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 thay thế cho 3 tiêu chuẩn hiện hành ISO 9001/2/3 : 1994. Sự ra đời của phiên bản 2000 của tiêu chuẩn ISO 9000 không phải là chuyện đặc biệt, bởi lẽ, trên thực tế, tất cả các tiêu chuẩn của ISO (hiện có trên 11500 tiêu chuẩn) đều được xem xét lại sau 5 năm áp dụng để đảm bảo rằng chúng vẫn còn thích hợp với trình độ phát triển hiện tại. Thực tế cho thấy, việc đầu tư cho hệ thống quản lí chất lượng đã mang lại hiệu quả thực sự về mặt tổ chức, điều hành, thương mại cũng như nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ. Trong quá trình áp dụng, người ta cũng nhận ra rằng cấu trúc và yêu cầu cụ thể của tiêu chuẩn ISO 9001/2/3 : 1994 chỉ thuận lợi cho việc quản lí chất lượng của các đơn vị tổ chức sản xuất, khó áp dụng cho các tổ chức dịch vụ, khó gắn nó với hệ thống quản lí chung, với hệ thống quản lý môi trường nếu có. ISO 9001/2/3 : 1994 được thay thế bằng tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 với cấu trúc mới gồm 4 điều lớn tương tự với tiêu chuẩn ISO 14001 : 1996 sao cho có thể áp dụng rộng rãi với mọi quy mô và loại hình doanh nghiệp trong khu vực sản xuất, dịch vụ và phần mềm. Mặt khác các định nghĩa và thuật ngữ trong ISO 9000 : 1994 rất trìu tượng chỉ dành cho các chuyên gia, những người đi sâu vào nghiên cứu lĩnh vực quản lý chất lượng. Việc sửa đổi đưa ra những thuật ngữ, định nghĩa dễ hiểu, dễ áp dụng cho những người không chuyên sâu về lĩnh vực quản lý chất lượng là yêu cầu khách quan, ISO 9000: 2000 ra đời để đáp ứng nhu cầu đó. Cụ thể, cơ sở áp dụng ISO 9001 : 2000 sẽ được gọi là “tổ chức” (organization) chứ không phải là “nhà cung ứng” (supplier) như tiêu chuẩn hiện hành, còn “nhà thầu phụ” (subcontractor) sẽ được gọi là “nhà cung ứng” (supplier). 2. Nguyên tắc quản lý chất lượng của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000. 8 nguyên tắc quản lý chất lượng: Tập trung vào khách hàng. Mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cố gắng vượt cao hơn sự mong đợi của họ. Vai trò của lãnh đạo cấp cao. Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức. Lãnh đạo cần tạo ra va duy trì môi trường nội bộ để có thể hoàn thành lôi cuốn mọi người tham gia để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Lôi cuốn được mọi người vào hệ chất lượng. Mọi người ở tất cả các cấp là yêu tố của một tổ chức và việc huy động họ tham gia đầy đủ sẽ giúp cho việc sử dụng được năng lực của họ vì lợi ích của tổ chức. Phải tiếp cận quan điểm hệ thống. Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn lực và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình. Tiếp cận hệ thống đối với quản lý. Việc xác định, hiểu và quản lý các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống sẽ đem lại hiệu lực và hiệu quả của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Phải cải tiến liên tục. Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là mục tiêu thường trực của tổ chức. Tiếp cận bằng sự kiện đối với việc ra quyết định. Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. Quan hệ lợi ích song phương với người cung ứng. Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị. Tám nguyên tắc quản lý chất lượng này tạo thành cơ sở cho các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng trong bộ ISO 9000. 3. Cơ cấu bộ tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 ISO 9000: 2000 đưa ra những vấn đề cơ bản và thuật ngữ của hệ quản lý chất lượng nó thay thế cho ISO 8402:1994. ISO 9001: 2000 đưa ra những yêu cầu của hệ quản lý chất lượng mà một tổ chức cần thể hiện khả năng của mình có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng được yêu cầu của khách hàng nhằm nâng cao sự thoả mãn của khách hàng. Như vậy ISO 9001: 2000 thay thế cho ISO 9001/ 2/ 3:1994. ISO 9004: 2000 đưa ra những hướng dẫn về thúc đẩy hiệu quả và hiệu suất của hệ quản lý chất lượng. Mục đích của tiêu chuẩn này là cải tiến việc thực hiện của tổ chức, nâng cao sự thoả mãn của khách hàng cũng như các bên có liên quan khác. ISO 19011: 2000 đưa ra những hướng dẫn, kiểm chứng, quy định về tác động của môi trường, kiểm chứng các hệ quản lý chất lượng và môi trường. 4. Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu. Yêu cầu chung. Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyên nâng cao hiệu lực của hệ thống tho các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Tổ chức phải: a.Nhận biết các quá trình cần thiết trong hệ thốn quản lý chất lượng và áp dụn chúng trong toàn bộ tổ chức. b.Xác định trình từ và mối tương tác của các quá trình này. c.Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiét để đảm bảo viêvj tác nghiệp và kiểm soát các quá trình này so hệu lực. d.Đảm bảo sự sẵn có của các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ hoạt động tác nghiệp và theo dõi các quá trình này. e.Đo lương, theo dõi và phân tích các qua trình này, và f.Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này. Tổ chức phải quản lý các quá trình tuân thủ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này. Khi tổ chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát được những quá trình đó. Việc kiểm soát những quá trình do nguồn bên ngoài phỉ được nhận biết trong hệ thống quản lý chất lượng. Yêu cầu về hệ thống tài liệu. Khái quát. Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm: a.Các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. b.Sổ tay chất lượng. c.Các thủ tục dạng văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, d.Các tài liệu cần có của tổ chức để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức đó, và e.Các hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này. Sổ tay chất lượng. Tổ chức phỉ lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm: a.Phạm vi của hệ thốn quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào. b.Các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng và, c.Mô tả sự tương tác giữa các qua trình trong hệ thốn quản lý chất lượng. Kiểm soát tài liệu. Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát. Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải dược kiểm soát theo các yêu cầu nêu trong 4.2. Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm: a.Phê duyết tài liệu về sự thoả đáng trước khi ban hành, b.Xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu. c.Đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu. d.Đảm bảo các bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng. e.Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết. f.Đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát và g.Ngăn ngừa việc sử dụng vo tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biét thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó. Kiểm soát hồ sơ. Phải lập và duy trì các hồ sơ dể cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Các hồ sơ chất lượng phải lập một thủ tuc bằng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu giữ và huỷ bỏ các hồ sơ chất lượng. 5. Sự khác nhau giữa hai phiên bản ISO 9000 : 2000 và ISO 9000 : 1994. ISO 9000 gồm có hệ thống quản lí chất lượng - những nguyên tắc chủ yếu và từ ngữ. ISO 9001 có tên là hệ thống chất lượng - những yêu cầu (của văn bản chứng nhận). Đó là một chuẩn mực để cấp chứng nhận của bên thứ ba dành cho những hệ thống quản lí chất lượng. ISO 9004 có tên là hệ thống quản lí chất lượng - những tư vấn để cải tiến kết quả công việc. Thật ra, đây là một bản hướng dẫn để tự đánh giá dành cho các doanh nghiệp. ISO 19011 Sự đánh giá hệ thống quản lí chất lượng hoặc môi trường. Tiêu chuẩn này quy định những chỉ tiêu để cấp chứng nhận dành cho cơ quan đánh giá và phương cách tiến hành đánh giá chất lượng hay môi trường. Liên quan đến việc chỉnh tu các tiêu chuẩn ISO trước đây là các tiêu chuẩn mới, gồm có: Tiêu chuẩn DIS (Draft International Standard) của ISO 9000, 9001, 9004 đã được quyết định vào tháng 12/1999. Tiêu chuẩn FDIS (Final Draft International Standard) dự kiến vào tháng 8/2000 và việc công bố chính thức được dự kiến cho tháng 11/ 2000. Đối với ISO 19011, tiêu chuẩn DIS được dự kiến cho tháng 11/2000 và công bố chính thức được dự trù vào quý 4 năm 2001. Những thay đổi chính: Về cấu trúc: Bộ tiêu chuẩn hiện hành (1994) có 20 tiêu chuẩn, trong đó có 3 tiêu chuẩn chính là ISO 9001 : 1994, ISO 9002 : 1994, ISO 9003 : 1994. Bộ tiêu chuẩn mới ban hành (2000) chỉ còn 4 tiêu chuẩn, trong đó có một tiêu chuẩn chính là ISO 9001 : 2000 (ba tiêu chuẩn trên đã được đưa vào một tiêu chuẩn này). Điều này có nghĩa là không còn 3 tiêu chuẩn ISO 9001/2/3 : 1994 mà chỉ còn duy nhất một tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Đối với bản thân tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000, thay vì có 20 yêu cầu như bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ban hành 1994 , tiêu chuẩn mới gồm 5 yêu cầu: + Hệ thống quản lí chất lượng. + Trách nhiệm lãnh đạo. + Quản lí nguồn lực. + Tạo thành sản phẩm. + Đo đạc đánh giá, phân tích và cải tiến. Về thuật ngữ sử dụng trong tiêu chuẩn: Tên tiêu chuẩn: Tiêu chuẩn 1994 : Hệ thống chất lượng - Mô hình đảm bảo chất lượng trong thiết kế triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ. Tiêu chuẩn 2000 : Hệ thống quản lí chất lượng - Các yêu cầu. Chuỗi cung ứng được thể hiện: Năm 1994 : Nhà thầu phụ đ Nhà cung ứng đ Khách hàng (hiện hành). Năm 2000 : Nhà cung ứng đ Tổ chức đ Khách hàng (DIS) hệ thống chất lượng được thay bằng hệ thống quản lí chất lượng. Về nội dung tiêu chuẩn. Không còn 20 yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 : 1994. Tuy nhiên 20 yêu cầu này đã được trình bày xen lẫn trong 5 yêu cầu của tiêu chuẩn mới. Chúng không được tách riêng ra như trong tiêu chuẩn năm 1994 mà được đề cập theo cách tiếp cận mới. Tiêu chuẩn mới chỉ ra cách thức quản lí theo phương thức tiếp cận quá trình . Các hoạt động của một tổ chức sẽ được phân tích, nhận biết và quản lí theo các quá trình thực hiện các hoạt động đó.Với nguyên lí cơ bản là: Kế hoạch đ Thực hiện đ Kiểm tra đ Khắc phục, cải tiến (hay còn gọi là P_D_C_A). Tiêu chuẩn mới được xây dựng dựa trên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng (đã được nêu ở mục 2). Về phương diện văn bản hoá (văn bản, quy trình chất lượng), tiêu chuẩn mới đòi hỏi ít hơn tiêu chuẩn 1994 . Nhìn chung, các yêu cầu theo tiêu chuẩn mới đi theo chiều hướng tích cực hơn cho các doanh nghiệp. Thay vì phải xây dựng một hệ thống văn bản cho cả 20 yêu cầu của tiêu chuẩn cũ mà đôi khi trở nên quan liêu và phức tạp cho các hoạt động thì theo phiên bản mới chỉ còn sáu quy trình cần được văn bản hoá. 6 quy trình còn lại bao gồm : Nắm vững công tác tài liệu. Nắm vững việc lưu trữ hồ sơ, văn thư. Công tác đánh giá nội bộ. Nắm vững những điểm không phù hợp. Hoạt động khắc phục. Hoạt động phòng ngừa. Đưa vào văn bản khái niệm “quá trình lưu trữ thành tài liệu”. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp vẫn còn linh hoạt trong việc lựa chọn phương cách thích hợp nhất để quy định việc nắm vững nhu cầu quá trình của doanh nghiệp. Ngoài ra, tổ chức có thể xác định những văn bản khác cần thiết cho tổ chức hoạt động hiệu quả. Việc xác định này có thể dựa trên quy mô của tổ chức, lĩnh vực hoạt động, tính phức tạp của quá trình cũng như mối tương quan giữa chúng và năng lực của nhân viên. Chính tính mềm dẻo, linh hoạt này mà các tổ chức cần phải hết sức thận trọng trong việc xác định tính cần thiết của việc xây dựng hệ thống văn bản vì đây là một điểm mà bên đánh giá thứ ba có thể hỏi bằng chứng cho việc kiểm soát có hiệu quả các quá trình và hệ thống. Đặc biệt với những hoạt động mà thiếu vắng các quy trình văn bản có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới năng lực kiểm soát của hệ thống. Tuy nhiên nó lại đòi hỏi những bằng chứng cụ thể hơn của việc thực hiện nhằm: Chứng minh khả năng của tổ chức trong việc cung cấp những sản phẩm đồng nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu khác được áp dụng. Chỉ ra sự thoả mãn yêu cầu của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu quả hệ thống quản lí chất lượng. Một số điểm được nhấn mạnh trong tiêu chuẩn mới đòi hỏi hệ thống phải thể hiện được sự cải tiến liên tục. Các mục tiêu chất lượng phải cụ thể, có thể đánh giá được. Việc hoạch định bắt buộc phải triển khai để thực hiện các mục tiêu chất lượng đề ra và thực hiện việc cải tiến liên tục. Quan hệ thông tin trao đổi trong nội bộ. Đối với khách hàng thì đề cập rõ hơn yêu cầu xác định các nhu cầu của khách hàng và đánh giá sự thoả mãn yêu cầu khách hàng... II. Giải pháp thực hiện việc chuyển đổi. 1.Cam kết của lãnh đạo. Không phải ngẫu nhiên mà trong một số nguyên tắc của một số hệ thống quản lý chất lượng thì nguyên tắc số một được nêu ra ở đây là trách nhiệm của lãnh đạo. Thật vậy, lãnh đạo là nhà quản lý cấp cao của doanh nghiệp, là người có quyền quyết định những vấn đề lớn của doanh nghiệp. Chỉ có lãnh đạo mới có quyền quyết định về mặt tài chính để áp dụng hệ thống quản lý sao cho phù hợp với Công ty. Có thể nói lãnh đạo trong quản lý chất lượng là một yêu cầu quan trọng. Nếu lãnh đạo của công ty không nhận thức đúng đắn, không thấu hiểu đúng đắn về chất lượng thì sẽ không thể có quyết định, hướng đi đúng đắn cũng như lãnh đạo sẽ không ý thức được sự cần thiết phải làm chất lượng. Mặt khác lãnh đạo cấp cao trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm cam, kết đối với chính sách, mục tiêu chất lượng thì bản thân việc đó sẽ tạo ra một sự đề cập rộng lớn vượt ra ngoài những thủ tục đã được chấp nhận, những chức năng đảm bảo chất lượng.Đồng thời nó sẽ tạo ra sự tự chịu trách nhiệm tác động lẫn nhau trong mọi hoạt động của doanh nghiệp từ nghiên cứu thị trường đến cung cấp sản phẩm dịch vụ. Để làm tốt chức năng và thể hiện được vai trò của mình đối với công tác quản lý chất lượng theo tôi lãnh đạo của Công ty cần: + Đề ra được mục đích thường xuyên hướng tới cải tiến sản phẩm và triết lý của Công ty. + Cam kết và lôi cuốn mọi người cùng tham gia vào công tác quản lý chất lượng. + Tạo điều kiện và nguồn lực cho việc phát triển có hiệu quả và hiệu lực hệ thống chất lượng. + Dỡ bỏ hàng rào ngăn cách giữa các phòng ban. + Thay thế những mục tiêu số lượng, những khẩu hiệu và lời hô hào mà không có một phương pháp thích ứng nào bằng việc cải tiến liên tục. + Tạo môi trường khuyến khích sự lôi cuốn và phát triển con người. 2. Giáo dục và đào tạo. Đào tạo bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, kỹ năng tay nghề và những kiến thức và quản lý chất lượnglà khâu có ý nghĩa quyết định với năng suất, chất lượng và hiệu quả của công ty. Đó cũng chính là tiền đề cần thiết nâng cao khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Trên thực tế, từ khi áp dụng ISO 9002 : 1994 thì công ty đã có những chương trình đào tạo và tìm hiểu hệ thống quản lý chất lượng. Tuy nhiên để áp dụng thành công phiên bản ISO 9001 : 2000 thì công ty phải có kế hoạch đào tạo, tìm hiểu phiên bản mới. Phải có kế hoạch đào tạo cập nhật những kiến thức về tiêu chuẩn mới. Chương trình đào tạo của công ty có thể tiến hành theo tiến trình ba bước: - Đào tạo cho đội ngũ cán bộ lãnh đạo cấp cao. ở đây cần tập trung đào tạo về những vấn đề có tính chất chiến lược như xây dựng chính sách chiến lược, các kế hoạch chất lượng, các mục tiêu chiến lược dài hạn và trung hạn cho công ty, các nguyên lý cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng. Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 vai trò của lãnh đạo cấp cao được đặc biệt nhấn mạnh và chú trọng. Để tiến trình chuyển đổi diễn ra đúng tiến độ và có hiệu quả thì lãnh đạo cấp cao phải hiểu thấu đáo những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn mới từ đó đề ra những cam kết cũng như những bước đi cụ thể đồng thời đảm bảo đầy đủ các nguồn lực cần thiết cho việc chuyển đổi và áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Công ty có thể mời chuyên gia của QUACERT về để đào tạo cho đội ngũ lãnh đạo cấp cao thời gian thực hiện có thể kéo dài từ 1-3 ngày. - Đào tạo cán cho đội ngũ lãnh đạo cấp trung gian (bao gồm các phòng ban, giám sát viên ở Công ty) trực tiếp chịu trách nhiệm về chất lưọng, họ phải được đào tạo cụ thể về những yêu cầu của bộ tiêu chuẩn mới những kiến thức tác nghiệp về quản lý chất lượng, đặc biệt là các công cụ thống kê trong kiểm tra kiểm soát chất lượng, họ là những người quản lý có liên quan trực tiếp đến tình hính sản xuất kinh doanh và chất lượng sản phẩm của công ty. Vì vậy họ phải hiểu thấu đáo cụ thể về nội dung và phương pháp làm việc theo các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn mới. Như vậy việc áp dụng và vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 mới có hiệu quả. Việc đào tạo cho đội ngũ lãnh đạo cấp trung gian này Công ty có thể tiến hành theo hai cách: + Thứ nhất: mời chuyên gia của QUACERT về đào tạo tại Công ty rong thời gian từ 1-3 ngày. + Thư hai: cử một nhóm tù 2-3 người tham gia vào trương trình đào tạo cập nhật ISO 9001 : 2000 tại trung tâm chứng nhận chất lượng thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng. Sau đó về Công ty để dào tạo cho đội ngũ lãnh đạo cấp trung gian. Việc thực hiện theo cách nào tuy thuộc vào khả năng về tài chính cũng như chủ chương của lãnh đạo Công ty. - Đào tạo cho đội ngũ công nhân viên trực tiếp tham gia sản xuất kinh doanh họ phải được đánh giá một cách đúng đắn về vai trò thực hiện những mục tiêu chính sách của Công ty. Hơn nữa, đây là lực lượng chủ yếu của Công ty là người trực tiếp tạo ra các chỉ tiêu của chất lượng do vâỵ họ phải được đào tạo huấn luyện để thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao. Mặt khác, các cấp lãnh đạo phải giúp họ thấy được ý thức trách nhiệm, tinh thần tự giác và tính tập thể cùng nhau hoạt động vì mục tiêu chung của Công ty. Gắn quyền lợi và trách nhiệm của họ với công việc được giao. Hiện nay, Công ty Cơ khí Hà Nội đang có trong tay một đội ngũ cán bộ công nhân kỹ thuật lành nghề, nhưng tuổi trung bình cũng đã cao (trên 40 tuổi). Kinh nghiệm nhiều song sức bật đã giảm sút, Công ty rất cần bổ sung một đội ngũ cán bộ công nhân viên trẻ, có khả năng đáp ứng những yêu cầu phát triển của Công ty trong thời gian tới và cho tương lai. Công ty nên: - Bố trí các lớp đào tạo ngắn hạn với những nội dung, chương trình và thời gian phù hợp với đội ngũ công nhân hiện có nhằm cung cấp và hoàn thiện các kiến thức mới về kỹ thuật công nghệ hiện đại, đáp ứng nhu cầu ứng dụng máy móc thiết bị công nghệ vào sản xuất. - Thường xuyên tổ chức các cuộc thi tay nghề cán bộ công nhân viên chức giúp cho công nhân có hướng phấn đấu nâng cao và hoàn thiện tay nghề của mình. Qua đó, Công ty sẽ có thể phân loại công nhân để có hướng đào tạo hợp lý. - Giáo dục cho công nhân ý thức lao động, phong cách, tác phong làm việc công nghiệp, có tổ chức kỷ luật cao, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm. - Xây dựng quy chế trả lương hợp lý hơn nữa nhằm khuyến khích lao động gắn bó với Công ty. Trong công tác đào tạo, huấn luyện nếu chỉ bó hẹp trong phạm vi của Công ty thì sản xuất rất khó có cự “đột phá”, chất lượng sản phẩm chỉ được cải tiến chậm chạp. Để có những bước đi dài, vững chắc Công ty phải tiếp tục duy trì mối quan hệ, liên kết với một số trường Đại học và Viện nghiên cứu để hình thành, khai thác hiệu quả tổ hợp: Giáo dục - Đào tạo; Khoa học - Công nghệ. Năm tới, công tác nghiên cứu quy chế sử dụng chuyên gia trong và ngoài Công ty phải nhanh chóng hoàn thành để góp phần thực hiện các mục tiêu phát triển của Công ty đến năm 2020. 3. Từng bước sửa đổi hệ thống văn bản: Sau khi tiến hành đào tạo cập nhật những kiến thức về quản lý chất lượng theo tinh thần của bộ tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Công ty cần tiến hành sửa đổi hệ thống văn bản theo yêu cầu của tiêu chuẩn mới. Việc thay đổi đầu tiên đó chính là sổ tay chất lượng bởi vì sổ tay chất lượng bao quát toàn bộ hệ thống quản lý mà Công ty xây dựng và áp dụng. Hơn nữa nó còn bao gồm cả những cam kết của lãnh đạo, chính sách và mục tiêu chất lượng. Công việc tiếp theo là sửa đổi các qui trình. Công ty có thể rút gọn các quy trình hoặc thêm vào đó những quy trình sao cho phù hợp với tình hình quản lý của Công ty. Hiện nay, do Công ty không tự thiết kế các mẫu sản phẩm mà phần này thường do khách hàng đem tới. Do đó, hiện nay không có QT 04 (quy trình về thiết kế). Nhưng sắp tới đây Công ty sẽ tự thiết kế, sáng tạo ra các sản phẩm cho nên có thể khi áp dụng phiên bản ISO mới thì phải thêm QT 04 vào. Những bảng biểu và hướng dẫn công việc cũng cần phải sửa đổi cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn mới. Lần sửa đổi này các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng trong tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 chỉ bao gồm 4 chủ đề chính thay vì có tới 20 yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000: 1994 đó là: + Trách nhiệm của lãnh đạo. + Quản lý của nguồn lực. + Thực hiên sản phẩm. + Đo lường, phân tích, cải tiến. Toàn bộ qúa trình sửa đổi hệ thống văn bản cần được nghiên cứu kỹ lưỡng nhưng cũng phải khẩn trương thực hiện có thể trong vòng nửa năm để có thể nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành. 4. Vận hành thử hệ thống văn bản mới. Sau khi đã sửa đổi hệ thống văn bản thì trước tiên là phải vận hành thử hệ thống văn bản này. Phải để ra một khoảng thời gian thử nghiệm sau đó đánh giá hiệu quả và so sánh với hệ thống văn bản cũ. Mục đích là để tìm ra những điểm bất hợp lý khi tiến hành xây dựng sửa đổi để từ đó điều chỉnh cho phù hợp. Tránh lãng phí thời gian và nguồn lực không cần thiết. Trong thời gian vận hành thử hệ thống văn bản mới Công ty cần tổ chức các buổi đánh giá kiểm tra tính thực thi và hiệu lực của các văn bản mới thông qua đó để đánh giá tiến độ thực hiện việc áp dụng những yêu cầu của tiêu chuẩn mới, phát hiện và xử lý những điều bất cập để chỉnh lý bổ sung kịp thời. 5. Vận hành hệ thống quản lý chất lượng. Sau khi sửa đổi và vận hành thử các quy trình thủ tục theo tiêu chuẩn mới thì bắt đầu tiến hành đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng mới. Công ty cần tiến hành đánh giá nội bộ và sau đó mời chuyên gia của QUACERT để việc đánh giá mang tính khách quan hơn và yêu cầu chuyên gia ghi nhận các kết quả đánh giá. Ban chỉ đạo ISO thường xuyên kiểm tra chấn chỉnh quá trình thực hiện ISO. Đây là việc làm cần thiết bên cạnh việc đánh giá chất lượng nội bộ. Điều này cũng tương tự như việc duy trì kỷ luật lao động trong sản xuất kinh doanh. Việc kiểm tra, chấn chỉnh qúa trình thực hiện hệ thống văn bản quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001 : 2000 một cách thường xuyên sẽ duy trì tốt hơn ý thức của người lao động trong việc chấp hành đúng các điều khoản đã đề ra trong hệ thống văn bản theo ISO 9001 : 2000 cuả Công ty. Quá trình kiểm tra không nên xem xét một cách sơ bộ, chung chung mà phải kiểm tra, xem xét trong từng đơn vị, từng vị trí sản xuất, có như vậy mới phát hiện được những điều còn tồn tại, những gì chưa hợp lý để có thể đề ra cách khắc phục, đồng thời phát hiện những bộ phận, đơn vị, cá nhân không thực hiện đúng theo các điều khoản đẫ ban hành. Có như vậy mới đảm bảo việc thực hiện một cách nghiêm túc, đúng quy định. 6. Đánh giá chất lượng, phân tích dữ liệu bằng các công cụ thống kê. Trong tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 công cụ thống kê vẫn được coi trọng của nó là cơ sở của hoạt động cải tiến liên tục hệ thống thông qua việc phân tích các kết quả của việc triển khai thực hiện của tổ chức với các mục tiêu, cam kết mà tổ chức đưa ra. Hiện nay, Công ty mới sử dụng công cụ thống kê đơn giản đó là biểu đồ Pareto để phân tích nguyên nhân chính gây hỏng cho sản phẩm đúc kim loại. Việc sử dụng công cụ này mới chỉ ra được tỷ lệ sai hỏng. Biểu đồ chỉ đưa ra được tỷ lệ sai hỏng chứ chưa đưa ra được nguyên nhân sai hỏng. Vì vậy trong thời gian tới Công ty có thể thực hiện kết hợp với sơ đồ nhân quả để có thể phân tích nguyên nhân rõ ràng hơn. từ đó đề ra các biện pháp để khắc phục được tình trạng sai hỏng. Trong thời gian tới Công ty cũng cần phải nghiên cứu và đưa thêm vào các sơ đồ thống kê kế toán để xác định rõ ràng các chi phí thiệt hại và công bố trên tờ bản tin nội bộ để cán bọ công nhân viên trong toàn bộ Công ty được biết và từ đó sẽ nâng cao ý thức trách nhiệm trong lao động để tránh sai hỏng. 7. Tranh thủ sự giúp đỡ của QUACERT. QUACERT là một tổ chức chứng nhận lớn của Việt Nam, QUACERT có đủ khả năng để chứng nhận cho các doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực quản lý chất lượng. Trên thực tế Công ty đã được QUACERT giúp đỡ, tư vấn và chứng nhận trong lần áp dụng hệ thống quản lý ISO 9002 : 1996 và cũng có mối quan hệ tốt đẹp với QUACERT. Vì vậy, trong lần sửa đổi này Công ty sẽ có nhiều thuận lợi trong việc tư vấn và xin chứng nhận. Tuy nhiên đây là lần sửa đổi cho nên cũng cần phải tự lực vì Công ty cũng có kinh nghiệm trong việc áp dụng hệ thống quản lý áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Không nên lãng phí quá vào việc thuê tư vấn, thiết kế hệ thống chất lượng mà phải tự mình và bằng những kinh nghiệm của mình và quản lý sao đạt hiệu quả cao nhất. Kết luận Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (2000) là một quá trình đầy nỗ lực của cán bộ công nhân viên Công ty Cơ khí Hà Nội. Hệ thống quản lý chất lượng này sẽ đem lại nhiều lợi ích trong quản lý chất lượng, đảm bảo nâng cao chất lượng và uy tín cũng như khả năng cạnh tranh của Công ty trên đường phát triển. Qua thời gian thực tập tại Công ty Cơ khí Hà Nội, nhờ được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú tại phòng QLCL SP&MT cũng như các cô chú lãnh đạo trong Công ty, đề tài " Giải pháp thực hiện việc chuyển đổi hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 (1996) sang hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 (2000) tại Công ty Cơ khí Hà Nội" của tôi đã được hoàn thành một cách thuận lợi. Mặc dù đã có thời gian nghiên cứu lý luận, kết hợp thực tiễn tìm hiểu tình hình sản xuất - kinh doanh và hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002 tại Công ty Cơ khí Hà Nội và được sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Quang Hồng, nhưng với những hạn chế về kiến thức nên đề tài không tránh khỏi những sai sót. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Thầy giáo Thạc sĩ Nguyễn Quang Hồng, các cô chú trong Công ty Cơ khí Hà Nội và bạn bè đã góp ý, giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này. Doanh mục tài liệu tham khảo ISO 9000:2000. Tài liệu hướng dẫn thực hiện (TCĐLCL VN) Quản lý chất lượng - ĐHKTQD Quản lý chất lượng đồng bộ - Johnsoakland - XNB Giáo dục 1997. Quản lý chất lượng theo phương pháp của Nhật Bản - Kaora Ishikawa - NXB Khoa học kỹ thuật 1990. Tờ tin nội bộ Công ty Cơ khí Hà Nội (Tháng 12/2001- 2/2002) Tạp chí Tiêu chuẩn đo lường chất lượng - Số 7 (24)/2001. Nội quy và các tài liệu của Công ty Cơ khí Hà Nội. Và các tài liệu tham khảo khác Mục lục Trang