Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty Bia - Rượu –NGK Hà nội trong quá trình cổ phần hoá

h mức lao động, sản xuất, điều hành quá trình sản xuất của toàn Tổng công ty. Áp dụng các tiến bộ vào dây chuyền sản xuất Kiểm tra giám sát việc thực hiện sản xuất của Tổng công ty. Nhiệm vụ , quyền hạn: Xây dựng các kế hoạch sản xuất và trình lên hội đồng quản trị theo kỳ hạn đã định. Xây dựng và triển khai cải tiến hệ thống quản lý chất lượng môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Báo cáo kết quả về các vấn đề thuộc lĩnh vực của mình lên Tổng giám đốc theo từng kỳ nhất định. Được uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện những công việc cụ thể thuộc các lĩnh vực kĩ thuật - sản xuất. Có quyền kí các văn bản giấy tờ thuộc phạm vi thẩm quyền của mình và được Tổng giám đốc uỷ quyền. 2.6. Phó tổng giám đốc đầu tư. Chức năng: Được Tổng giám đốc uỷ quyền phụ trách việc điều hành sản xuất theo kế hoạch tác nghiệp, phụ trách công tác chất lượng kĩ thuật công nghệ, đào tạo, bảo hộ lao động, sáng kiến, đầu tư mua sắm và thanh lý tài sản thiết bị… Nhiệm vụ và quyền hạn: Đề ra các giải pháp kĩ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ùn tắc trong sản xuất và phục vụ sản xuất Có quyền đình chỉ sau đó báo cáo tổng giám đốc đối với các hoạt động vi phạm nghiêm trong quy trình quy phạm kĩ thuật gây mất an toàn lao động làm giảm chất lượng sản phẩm, thiết bị. Thường xuyên báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch được giao thuộc lĩnh vực mình phụ trách lên Tổng giám đốc. Xây dựng các kế hoạch đầu tư để trình lên tổng giám đốc khi có yêu cầu ,cùng tổng giám đốc kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch đầu tư ở tổng công ty cũng như các công ty con. Bảng 7 : Cơ cấu trình độ học vấn của ban lãnh đạo tổng công ty. STT Chức danh Trình độ học vấn 1 Tổng giám đốc PGS- TS 2 Phó tổng GĐ Tài chính Thạc sỹ 3 Phó Tổng GĐ KT- SX Thạc sỹ 4 Phó Tổng GĐ KHKT – ĐT Thạc sỹ ( Nguồn phòng tổ chức lao động) Nhận xét: Như vậy qua phân tích chức năng nhiệm vụ của từng vị trí trong ban lãnh đạo tổng công ty ta thấy , với loại hình doanh nghiệp Nhà nước các vị trí phân cấp như vậy là phù hợp. Mỗi vị trí trong ban lãnh đạo đảm nhiệm những chức năng nhiệm vụ nhất định theo từng lĩnh vực mà mình phụ trách. Thực hiện việc báo cáo lên cấp trên đầy đủ kịp thời và chính xác Tất cả đều hướng vào sự phát triển của công ty và cố gắng hoàn thành tốt công việc được giao . Mọi hoạt động đều chịu sự giám sát của các quy chế điều lệ của công ty và pháp luật nhà nước. Qua bảng trên ta thấy với biên chế một tổng giám đốc và 3 phó tổng giám đốc phù hợp với quy mô cũng như nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty. Ngành nghề đào tạo cũng như trình độ của ban lãnh đạo là phù hợp với tính chất nghành bia rượu. Vì đội ngũ ban lãnh đạo đều là nhữnh người có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong tổng công ty , hơn thế nữa đều có trình độ chuyên môn kĩ thuật trong nghành sản xuất bia rượu. - Toàn thể ban lãnh đạo đều qua các lớp bồi dưỡng về lý luận chính trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ. Đây là thuận lợi lớn cho công ty trong nền kinh tế thị trường cũng như trong giai đoạn chuyển sang doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần. Tuy nhiên việc quy định chức năng nhiệm vụ trên chỉ phù hợp với loại hình doanh nghiệp nhà nước. Các chức năng nhiệm vụ vẫn còn chung chung và có một số đan xen lẫn nhau gây khó khăn trong việc giải quyết các công việc mang tính cấp bách và trong việc xây dựng các chủ trương kế hoạch sản xuất kinh doanh. Hơn nữa, sự phối hợp trong chức năng và nhiệm vụ giữa các thành viên trong ban lãnh đạo còn hạn chế nhiều khi xảy ra mâu thuẫn trong phong cách làm việc cũng như trong hoạt động quản lý.Những chức năng nhiệm vụ này khi sang cổ phần hoá phải thay đổi nhiều để phù hợp với loại hình công ty cổ phần. - Một điều quan trọng là hiện nay công ty chưa xây dựng được định biên công việc cho từng chức danh tức là: Những việc mà từng vị trí cụ thể phải làm là gi? Có bao nhiêu công việc và họ phải hoàn thành trong thời gian bao lâu?. Chỉ khi nào xây dựng được công việc cụ thể như vậy thì hiệu quả mới đạt được tính tối ưu nhất. Trong sơ đồ mô hình của tổ chức ta cũng thấy công việc của các chức danh chưa cụ thể. Ví dụ: Phó giám đốc kỹ thuật sản xuất thì có quyền hạn trực tuyến với phòng ban nào? Có quyền tham mưu cho ai? Khi có sực cố xảy ra thì phối hợp với ai để giải quyết… 3. Nhiệm vụ, quyền hạn của trưởng các phòng ban, xí nghiệp trong tổng công ty. 3.1 Trưởng phòng Nhiệm vụ: - Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và Phó Tổng giám đốc phụ trách về lĩnh vực mà bộ phận được giao. - Thực hành chế độ một thủ trưởng, triển khai nhiệm vụ của bộ phận với cán bộ công nhân viên thuộc quyền, tổ chức giám sát kiểm tra quá trình thực hiện đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận được giao. - Tổ chức quản lý và sử dụng đúng mục đích có hiệu quả các máy móc thiết bị được trang bị, quản lý bảo vệ các tài liệu số liệu do bộ phận mình phụ trách theo đúng quy định. Quyền hạn. Có quyền phân công bố trí kiểm tra công việc của nhân viên thuộc phòng theo chức năng nhiệm vụ của phòng, chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Được trực tiếp can thiệp và báo cáo với tổng giám đốc để giải quyết các hành vi vi phạm các quy định thuộc phần nghiệp vụ chuyên môn của bộ phận mình quản lý. Đề xuất những kiến nghị cho các đề án kinh doanh cải tiến về tổ chức sản xuất lao động, cải tiến kỹ thuật… Tham gia đóng góp xây dựng nội quy quy chế theo đúng trình tự thẩm quyền quy định. 3.2 Giám đốc các xí nghiệp. Nhiệm vụ: Thực hành chế độ một thủ trưởng, tổ chức triển khai sản xuất điều hành giám sát và kiểm tra việc thực hiện theo đúng tiến độ SX- KT theo kế hoạch được giao trên cơ sở thực hiện đúng quy trình công nghệ, tiêu chuẩn quy tắc kĩ thuật, định mức kinh tế kĩ thuật của tổng công ty. Tổ chức công tác bảo vệ sản xuất, bảo mật thông tin KT- KT bảo hộ lao động, an toàn lao động vệ sinh công nghiệp, vệ sinh môi trường trong phạm vi được phân công. Quyền hạn: Có quyền tổ chức phân công bố trí điều động giám sát và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của tổ sản xuất, cá nhân trong xí nghiệp, chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Đề xuất kiến nghị các giải pháp cải tiến về tổ chức sản xuất lao động cải tiến kỹ thuật. Được đề nghị mức thi đua khen thưởng và kiến nghị mức kỉ luật với tổ và cá nhân thuộc mình phụ trách khi có thành tích hay hành vi vi phạm trong quá trình làm việc. 3.3 Trưởng ca. Trưởng ca là chức danh thuộc hệ thống chỉ huy sản xuất, thừa uỷ quyền Tổng giám đốc hay phó tổng giám đốc trực tiếp điều hành trong phạm vi ca sản xuất tại Tổng công ty theo kế hoạch, tiến độ được phê duyệt. Đối với các sự cố lớn không đủ thẩm quyền giảỉ quyết trưởng ca cần báo cáo kịp thời cho cấp trên và phối hợp giải quyết. Nhiệm vụ: Giám sát việc triển khai kế hoạch và lệnh sản xuất theo đúng tiến độ của từng xí nghiệp và sự phối hợp hoạt động chung. Giám sát và kiểm tra việc chấp hành quy trình công nghệ kĩ thuật, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ thực hiện các nội quy cháy nổ và các quy định quản lý khác. Điều phối lao động giữa các tổ sản xuất trong xí nghiệp cũng như lao động giữa các xí nghiệp trong ca phục vụ theo kế hoạch chung. Tổng hợp tình hình trong ca điều hành : sản xuất , an ninh trật tự , kỉ luật, lao động và bàn giao cho ca sau đồng thời thông tin đến các cán bộ có thẩm quyền. Quyền hạn: Có quyền kiểm tra giám sát theo chức năng nhiệm vụ được giao Có quyền đình chỉ tạm thời cá nhân hoặc tổ khi xét thấy có hành vi làm nguy hai đến tài sản và tính mạng của CBCVN . 3.4 Tổ trưởng Sản xuất. Là vị trí cuối cùng trong hệ thống chỉ huy sản xuất, trực tiếp bố trí lao động sử dụng tổng hợp các nguồn lực theo quy định và định mức Kinh tế - Kĩ thuật, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của bộ phận được giao. Nhiệm vụ: Chấp hành nghiêm chỉnh các mệnh lệnh sản xuất của cấp trên có thẩm quyền bố trí và điều hành các thành viên thực hiện đúng các quy định về kĩ thuật , về sử dụng các nguồn lực đảm bảo hoàn thành kế hoạch của tổ được giao. Hướng dẫn tổ viên về kĩ thuật kĩ năng làm việc, tổ chức sử dụng và bảo quản các thiết bị, máy móc nguyên nhiên vật liệu , tài liệu kỹ thuật … Xây dựng nhu cầu đề xuất nội dung cầc đào tạo chuyên môn cho các thành viên trong tổ Xây dựng nề nếp và giữ gìn kỷ luật lao động hướng dẫn thành viên về kĩ thuật nâng cao biện pháp an toàn lao động và tổ chức các biện pháp đảm bảo an toàn lao động và vệ sinh môi trường… Nhận xét: Các chức năng nhiệm vụ của các vị trí quản lý trong công ty phần nào phản ánh được nội dung cụ thể của từng người. Giúp cho người quản lý biết mình phải làm những công việc gì theo sự phân công của công ty. Tuy nhiên nó còn mang tính chung chung chưa thật cụ thể và đôi khi còn chồng chéo lên nhau về chức năng nhiệm vụ. Cũng như khi cần thì báo cáo lên ai? chịu sự giám sát trực tiếp từ ai?.. 4. Đánh giá chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, xí nghiệp trong tổng công ty. 4.1 Văn phòng . Chức năng :Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực văn phòng. Nhiệm vụ - Thực hành chế độ một thủ trưởng. - Công tác hành chính tổng hợp - Làm đầu mối thực hiện công tác Xã hội. - Công tác thi đua khen thưởng. - Các công tác khác. - Thực hiện các công tác khác Nhận xét: - Về chức năng nhiệm vụ: Chức năng nhiệm vụ của văn phòng như vậy là khá đầy đủ. Tuy nhiên cần khắc phục những khâu trung gian sao cho các văn bản chỉ đạo của cấp trên được đưa xuống các bộ phận một cách nhanh nhất. Tronh chức năng nhiệm vụ không chỉ rõ khi có các vấn đề phát sinh hay khi cần thì văn phòng phải báo cáo trực tiếp lên cấp nào? Và chịu sự quản lý trực tiếp của ai? - Về biên chế lao động: Nhìn chung độ tuổi trung bình tương đối cao từ 40- 55 chiếm phần lớn đã đến tuổi về hưu vì vậy cần trẻ hoá đội ngũ văn phòng. -Về bằng cấp đối với những vị trí chánh văn phòng và phó tránh văn phòng như vậy đã đảm bảo về mặt kiến thức. Tuy nhiên cần thường xuyên đạo tạo để đáp ứng những thay đổi mới. Nhân sự trong văn phòng còn thiếu cán bộ pháp chế ( người có chuyên môn về Luật) để đảm bảo cho các hợp đồng cũng như các văn bản thực hiện đúng thể thức pháp luật quy định 4.2 Phòng tài chính kế toán. Chức năng: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lĩnh vực tài chính kế toán tại công ty mẹ và giám sát phần vốn kinh doanh của công ty mẹ tại các công ty con. Nhiệm vụ: - Tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch tài chính kế toán quản lý nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh theo đúng chế đọ pháp luật của Nhà nước và điều lệ quy chế tài chính của Tổng công ty. - Công tác tài chính. - Công tác kế toán Nhận xét: Về chức năng nhiệm vụ: Có thể nói chức năng nhiệm vụ của bộ phân kế toán là tổ chức và quản lý các loại tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp trên giấy tờ. Đây là công việc tương đối khó khăn . Chức năng nhiệm vụ mà công ty quy định khá sát với yêu cầu của công việc. Tuy nhiên trong chức năng nhiệm vụ không cho biết ai là người trực tiếp quản lý phòng kế toán và phòng phải báo cáo trực tiếp với cấp nào? Phòng kế toán phải thường xuyên tham mưu cho tổng giám đốc khi được yêu cầu nhất là khi đề ra các chỉ tiêu và kế hoạch trong tương lai. - Về nhân sự biên chế: cơ cấu và độ tuổi trong phòng còn rất trẻ so với ngành kế toán điều này là thuận lợi trong hoạt động kế toán và nhanh chóng thay đổi với các điều chỉnh của Lụât kế toán nhất là thay đổi cách thức hạch toán kinh doanh từ doanh nghiệp nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần. Tuy nhiên điều này đặt ra một vấn đề là phải thưỡng xuyên đào tạo các cán bộ trẻ không chỉ về chuyên môn mà cả việc học hỏi trao rồi kinh nghiệm. 4.3 Phòng kế hoạch. Chức năng: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về lĩnh vực qui hoạch và kế hoạch kinh doanh của công ty mẹ. Nhiệm vụ. Tổng hợp và xây dựng quy hoạch chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn hàng năm của công ty Thống kê ghi chép tình hình thực hiện kế hoạch hàng ngày phục vụ công tác điều độ sản xuất công tác quản lý của ban giám đốc các phòng ban và xí nghiệp. Nhận xét: - Về chức năng nhiệm vụ: Các chức năng nhiệm vụ được quy đinh khá rõ ràng cho các hoạt động của tổ chức. Tuy nhiên, cần đảm bảo một số chức năng nhiệm vụ khác để có thể đạt hiệu quả tối ưu trong công tác lập kế hoạch. - Về biên chế: Nhìn chung về độ tuổi, trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng đã đáp ứng nhu cầu của công việc được giao. Vấn đề thường xuyên đào tạo đội ngũ cán bộ là rất cần thiết và quan trọng hơn là căn cứ vào năng lực của từng người để giao việc một cách chính xác đạt hiệu quả cao với chi phí nhỏ nhất có thể. Hơn nữa đây là phòng có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc hoạch định chiến lược và kế hoạch vì vậy các kỹ năng trình bày rất quan trọng. Chức năng: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về các lĩnh vực đầu tư. Nhiệm vụ: Xây dựng kề hoạch đầu tư dài hạn và hàng năm báo cáo với Tổng giám đốc. Thường trực các vấn đề về đầu tư , đảm nhận trách nhiệm tìm nguồn vốn cho các dự án đầu tư Nhận xét - Về chức năng nhiệm: Chức năng của phòng đầu tư khá rõ ràng nhưng khối lượng công viêc công việc không lớn , Có nhiều chức năng trùng lắp mà phòng kế hoạch có thể đảm nhận được với trình độ chuyên môn mà phòng kế hoạch có. - Về biên chế: Với chức năng nhiệm vụ như vậy biên chế 07 người là nhiều và như vậy làm cho công việc không hiệu quả , không sử dụng hết năng lực của nhân viên trong phòng gây lãng phí nguồn lực 4 .5 Phòng vật tư nguyên liệu Chức năng Đảm nhận nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về lĩnh vực nguyên nhiên vật liệu, vật tư trong Tổng công ty. Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu chính và tổ chức thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, máy móc thiết bị phụ tùng cho hoạt động sản xuất của công ty. Tìm nguồn cung ứng đánh giá chấp nhận hồ sơ của những người cung ứng, người thầu phụ, giao kết và tổ chức các hoạt động về cung cấp vật tư.Lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động mua hàng. Nhận xét - Về chức năng nhiệm vụ : Thực chất đây là một tổ hợp nguyên vật liệu , cung cấp cho toàn Tổng công ty. Đây là phòng đảm nhiệm chức vụ quan trọng của công ty nó là đầu mối hoạt động cho các hoạt động khác trong công ty. Chính vì vậy mà trong quá trình cổ phần hoá công ty chức năng nhiệm vụ cần điều chỉnh cho phù hợp với định hướng phát triển chung của công ty , Đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch mà công ty đã đưa ra. Về biên chế: Trưởng phòng và phó phòng về trình độ phần nào đã đảm nhận được chức năng nhiệm vụ.Nhưng xét về độ tuổi thì đã cao vì vậy mà công tác trẻ hoá cán bộ rất cần thiết để đáp ứng việc thay thế khi nghỉ hưu. Và các vi trí quản lý phải chịu trách nhiệm trước rất nhiều cán bộ công nhân viên do phòng số lượng đông. Hơn nữa công tác bố trí sắp xếp đào tạo lao động rất quan trọng. 4.6 Phòng tiêu thụ thị trường. Chức năng : Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước tổng công ty về lĩnh vực tiêu thụ sản phẩm của công ty. Nhiệm vụ Xây dựng kế hoạch định hướng phát triển thị trường, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm dài hạn và hàng năm tại công ty. Triển khai hoạt động tiêu thụ Xây dựng bố trí mạng lưới tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước Xây dựng triển khai kế hoạch quảng cáo . Nhận xét: - Về chức năng nhiệm vụ: Nhìn chung phòng tiêu thụ là một bộ phận quan trọng của Tổng công ty bởi trong điều kiện kinh doanh hiện nay vấn đề quảng bao tiêu thụ sản phẩm rất quan trọng. Nhiều sản phẩm chỉ hơn các sản phẩm cùng loại khác về khâu quảng bá và tiêu thụ. Chính vì vậy mà trong quá trình làm việc phòng tiêu thụ cần có những nhiệm vụ mới trong quá trình đổi mới phương thức hoạt động của công ty. - Về biên chế: Phòng tiêu thụ thị trường đóng vai trò quan trong và nhiều công việc như vậy với số lượng là 32 người vẫn còn thiếu. Những công việc quan trọng như hoạt động quảng cáo khuyến mại giới thiệu sản phẩm của công ty phải do nhiều người đảm nhận chứ không phải chỉ một người như hiện nay . - Về trình độ bằng cấp thì phòng còn tương đối thiếu chưa đáp ứng đầy đủ về chuyên môn nghiệp vụ chính vì vậy mà công tác đào tạo cán bộ cần được bổ xung thường xuyên . 4.6 Phòng kỹ thuật công nghệ - kĩ thuật. Chức năng: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước tổng công ty về lĩnh vực công nghệ và kiểm tra chất lượng sản phẩm. Nhiệm vụ. Xây dựng trình ban hành hướng dẫn thực hiện quản lý các quy trình công nghệ tiêu chuẩn, định mức kĩ thuật cho mỗi giai đoạn sản xuất và mỗi loại sản phảm . Thực hiện cải tiến kĩ thuật thường xuyên. Tổ chức theo dõi kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các quy trình công nghệ , xác nhận số lượng chỉ tiêu kĩ thuật trong giai đoạn sản xuất. Tiến hành kiểm tra kiểm nghiệm chất lượng sản phẩm và toàn bộ yếu tố đầu vào liên quan đến quá trình công nghệ, chỉ tiêu thành phẩm theo đúng tiêu chuẩn quy định. Nhận xét: - Về nhiệm vụ và quyền hạn: nhiệm vụ quyền hạn của phòng đã được quy định cụ thể và khá rõ ràng.Tuy nhiên trong quá trình cổ phần hoá phòng phải đảm nhận một sổ chức năng nhiệm vụ khác phù hợp với sự phát triển cũng như các kế hoạch sản xuất của công ty. - Về biên chế: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ trẻ, năng động sáng tạo có khả năng đáp ứng nhanh những thay đổi của môi trường. Tuy nhiên vấn đề đào tạo và trao dồi kinh nghiệm cho các cán bộ trẻ là cần thiết. 4.7 Phòng tổ chức lao động. Chức năng: Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước TCT về lĩnh vực tổ chức - lao động. Nhiệm vụ: - Công tác Tổ chức cán bộ. - Công tác quản lý lao động. - Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn và hàng năm, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu sản xuất kinh doanh trước mắt và lâu dài của TCT. - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng hàng năm, tổ chức thực hiện theo kế hoạch và trình tự quy định. - Xây dựng tiêu chuẩn viên chức chuyên môn nghiệp vụ - kỹ thuật, tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật; tiêu chuẩn cán bộ chức danh. Thường xuyên hoàn thiện các tiêu chuẩn và tổ chức thực hiện trên thực tế. Nhận xét: - Về chức năng nhiệm vụ: Phòng tổ chức lao động đảm nhiệm rất nhiều nhiệm vụ quan trọng và nó cần có sự phồi hợpc của tất cả các phòng ban chức năng khác để hoàn thành công việc của mình. Vì vấn đề nhân sự luôn là vấn đề quan trọng trong mọi doanh nghiệp cách bố trí phân công lao động như thế nào là yếu tố tác động nhiều đền kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Phòng tổ chức lao động phải thường xuyên làm nhiệm vụ tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc đề ra các chiến lược chỉ tiêu kế hoạch trong từng - Về biên chế: Về trình độ chuyên môn và tuổi tác như vậy là đảm bảo yêu cầu của công việc . Nhưng bên cạnh đó phòng cũng cần chú ý tới các hoạt động đào tạo cán bộ nhân viên để đáp ứng được yêu cầu trong điều kiện hiện nay. Giúp cán bộ nhân viên tiếp cận những phương pháp khoa học quản lý hiện đại để áp dụng vào doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công viêc 4.9 Viện kỹ thuật rượu Bia- Rượu – NGK Hà nội. Chức năng: Nghiên cứu kĩ thuật rượu bia- NGK và đào tạo chuyên nghành cho Tổng công ty. Nhiệm vụ: - Tổ chức nghiên cứu phát triển kỹ thuật lĩnh vực bia, rượu, nước giải khát theo kế hoạch của Tổng công ty và các đề tài nghiên cứu của Nhà nước theo kế hoạch và hợp đồng ký kết. - Nghiên cứu ứng dụng tiến bộ kỹ thuật công nghệ, thiết bị, vật liệu, để phát triển nguồn gen vi sinh vật của Tổng công ty. Nhận xét: - Về chức năng nhiệm vụ: Đây là phòng mới thành lập dựa trên cơ sở phòng nghiên cứu ứng dụng và phát triển sản phẩm mới. Về chức năng nhiệm vụ khá đầy đủ . Hoạt động dưới hình thức một viện để các hoạt động được đầy đủ và có tư cách pháp lý bên ngoài trong các hoạt động đối ngoại. - Về biên chế: Phòng có các cán bộ trẻ và có trính độ chuyên môn cao tuy nhiên có một số vị trí cũng cần được đào tạo nhằm đáp ứng nhu công việc , đảm bảo 100% những cán bộ lãnh đạo có bằng đại học 4.10 Phòng kỹ thuật cơ điện. Chức năng. Đảm nhiệm và chịu trách nhiệm trước Tổng công ty về lình vực quản lý Kĩ thuật cơ điện trong Tổng công ty. Nhiệm vụ. Xây dựng , lưu kí hồ sơ lý lịch quy trình vận hành máy móc thiết bị nhà xưởng trong Tổng công ty. Lập phương án kế hoạch sửa chữa định kỳ và đột xuất thiết bị nhà xưởng công trình kiến trúc, giám sát kiểm tra nghiệm thu. Hướng dẫn vận hành bảo dưỡng bảo trì sửa chữa máy móc thiết bị trong Tổng công ty. Nhận xét: Về chức năng nhiệm vụ: phòng đảm nhiệm khá rõ ràng cụ thế .Tuy nhiên cần quan tâm đến công tác báo cáo thường xuyên các vấn đề lên cấp trên trực tiếp một cách kịp thời nhất. Về biên chế: Cán bộ nhân viên trong phòng có độ tuổi cao so với mặt bằng chung . Vì vậy đặt ra vấn đề là phải có các phương án đào tạo cán bộ thay thế kịp thời khi họ về hưu. 4.11. Xí nghiệp chế biến. Chức năng. Thực hiện chức các công đoạn sản xuất : Nấu, lên men, lọc bia các loại theo kế hoạch đảm bảo chất lượng, số lượng cho toàn bộ quá trình sản xuất của Tổng công ty, Nhiệm vụ. Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất của Tổng công ty theo đúng chức năng đảm bảo quy trình Công nghệ tiêu chuẩn , quy phạm kĩ thuật. Quản lý và sử dụng lao động, vật tư, nguyên vật liệu, đồ nghề đúng mục đích , tiêu chuẩn định mức chế độ do nhà nước và Tổng công ty quy định. Quản lý và sử dụng bảo quản trang thiết bị máy móc được giao theo đúng mục đích , đúng quy trình kĩ thuật đảm bảo an toàn lao động theo đúng quy định. 4.12 Xí nghiệp thành phẩm. Chức năng. Thực hiện việc chiết bia chai , bia lon, bia hơi, theo kế hoạch đảm bảo chất lượng , số lượng , mẫu mã của Tổng công ty. Nhiệm vụ. Thực hiện việc chiết bia các loại theo đúng quy trình công nghệ , tiêu chuẩn quy phạm kĩ thuật. kế hoạch được Tổng công ty giao. Quản lý số lượng lao động , NVL , dụng cụ đố nghề theo đúng mục đích. Quản lý máy móc thiết bị được giao theo đúng quy định , đúng quy trình công nghệ . Tổ chức thực hiện các quy trình công nghệ , quy phạm kĩ thuật an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp đã được quy định tổ chức thực hiện các biện pháp an toàn bảo hộ lao động. Tham gia sửa chữa máy móc Thống kê số liệu báo cáo lên cấp trên. Thực hiện các biện pháp phòng ngừa kịp thời cho sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Cải tiến và triển khai hệ thống quản lý chất lượng môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2001 và Iso 1400 mà công ty đã đăng kí. 4.13 Xí nghiệp cơ điện. Chức năng Cung cấp điện bảo dưỡng sửa chữa toàn bộ máy móc thiết bị phục vụ tại Tổng công ty theo kế hoạch được giao, lắp đặt và sửa chữa những công trình nhỏ tại công ty. Nhiệm vụ Đảm bảo cung cấp điện đầy đủ cho quá trình sản xuất và phục vụ sản xuất Triển khai thực hiện các nội dung trong kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa được giao hàng tháng và đột xuất. đảm bảo máy móc thiết bị hoạt động liên tục, có hiệu suất cao Chế tạo phụ tùng thay thế phục vụ cho việc sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị Lắp đặt các thiết bị mới của Tổng công ty theo yêu cầu Tiến hành xây dựng mới sửa chữa ( vừa và nhỏ) nhà xưởng , kiến trúc mạng lưới cống thoát nước Quản lý và sử dụng lao động , nguyên vật liệu đúng quy định theo tiêu chuẩn Quản lý và sử dụng máy móc thiết bị được giao theo đúng mục đích chế độ do nhà nước và công ty quy định. Thống kê số liệu định kỳ báo cáo. Cải tiến và triển khai hệ thống quản lý chất lượng môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2001 và ISO 1400 mà công ty đã đăng kí. 4.14 Xí nghiệp động lực Chức năng : Sản xuất cung cấp hơi nóng, lạnh , khí nén CO2, nước cho quá trình sản xuất và phục vụ sản xuất, tiến hành xử lý nước trong công ty. Nhiệm vụ. Đảm bảo cung cấp đủ về mặt số lượng ,chất lượng điện , hơi CO2 đáp ứng yêu cầu quá trình sản xuất . Quản lý và sử dụng nguyên vật liệu theo đúng quy định. Quản lý máy móc và bảo quản theo đúng quy định Thực hiện công tác phòng ngừa khắc phục xử lý kịp thời khi có sự cố xẩy ra. Cải tiến và triển khai hệ thống quản lý chất lượng môi trường theo tiêu chuẩn ISO 9000: 2001 và ISO 1400 mà công ty đã đăng kí. Nhận xét về các xí nghiệp: Các xí nghiệp là đơn vị trực tiếp sản xuất ra các sản phẩm của công ty. Đây cũng là một bộ phận quan trọng trong quá trình phát triển của công ty. Tuy nhiên các xí nghiệp cần thường xuyên phối hợp với nhau để đảm bảo thống nhất thực hiện mục tiêu chung. Lao động trong các xí nghiệp có trình độ từ cao đẳng xuống nhưng cũng đáp ứng yêu cầu của công việc.Nó cũng đặt ra vấn đề phải thường xuyên đào tạo cán bộ công nhân trong việc nâng cấp bậc tay nghề. Tổng công ty bố trí 4 xí nghiệp mỗi xí nghiệp đảm nhận chức năng riêng . Nhưng trong đó có xí nghiệp động lực khối lượng công việc không nhiều vì vậy thật lãng phí khi tách ra làm một xí nghiệp riêng khiến cho bộ máy thêm cồng kềnh, Chức năng nhiệm vụ mà xí nghiệp động lực đang đảm nhận thì xí nghiệp Cơ điện hoàn toàn có thể kiêm nhiệm được trong.Cán bộ nhân viên xí nghiệp động lực có thể được bố trí sắp xếp vào công việc khác phù hợp và phát huy được khả năng và năng lực của mình hơn. Nhận xét chung: Các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban đảm nhiệm tương đối đầy đủ đối với công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Rượu – Bia – NGK.Các phòng ban đã có sự phân công cụ thể từng chức năng nhiệm mà mỗi bộ phận chức năng phải đảm nhận Tuy nhiên sự phối hợp nhiệm vụ của các phòng ban còn yếu vì vậy mà khó thống nhất trong quá trình làm việc. Khi chuyển sang cổ phần hoá các phòng ban phải đảm nhận thêm một số chức năng và phương thức hoạt động có điểm khác so với công ty Nhà nước. Một trong những mục đích của cổ phần hoá là tinh giảm bộ máy quản lý nhằm hoạt động có hiệu quả hơn với chi phí thấp hơn, vì vậy mà không nên chia nhỏ các nhiệm vụ chức năng làm cho bộ máy cồng kềnh. Có những phòng ban , xí nghiệp với lao động và trình độ quản lý như vậy hoàn toàn có khả năng đảm nhận chức năng nhiệm vụ của phòng khác mà vẫn hoạt động hiệu quả vì vậy mà có thể cắt giảm chi phí quản lý.Ví dụ + Phòng tài kế hoạch và phòng đầu tư có thể sát nhập làm 1 thành phòng Kế hoạch- đầu tư. - Xí nghiệp động lực sẽ được bỏ đi và chức năng nhiệm vụ của nó do xí nghiệp cơ điện đảm nhận. Nhìn chung về trình độ lao động của công ty đã đáp ứng được nhu cầu về lao động khi chuyển sang công ty cổ phần. Tuy nhiên xét về độ tuổi thì độ tuổi trung bình cao so với các nghành khác vì vậy mà đặt ra nhu cầu trẻ hoá đội ngũ cán bộ công nhân viên và vấn đề đào tạo nâng cao kĩ năng cho đội ngũ quản lý trẻ. Chương III: PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA TỔNG CÔNG TY BIA- RƯỢU- NGK HÀ NỘI 1 Mục tiêu hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong giai đoạn cổ phần hoá. - Khi doanh nghiệp chuyển sang loại hình doanh nghiệp mới( từ doanh nghiệp nhà nước sang doanh nghiệp cổ phần) đòi hỏi khách quan là phải thay đổi phương thức quản lý cho phù hợp, muốn thay đổi phương thức quản lý thì phải hoàn thiện lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Để từ đó hướng hoạt động của những đơn vị chức năng vào việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. - Xây dựng cơ cấu tinh giảm gọn nhẹ, có tính năng động cao nhằm phản ứng nhanh trước các thay đổi của môi trường đạt hiệu quả cao với chi phí nhỏ nhất. - Giúp các thành viên trong bộ máy quản lý nhận rõ được chức năng nhiệm vụ của mình từ đó thực hiện đúng và đầy đủ nhằm mang lại tính hiệu quả cao trong công việc, tránh được những khâu trung gian, những việc thừa và nhất không được đủn đẩy trách nhiệm cho người khác. Phân công lao động theo đúng nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận từ đó đánh giá khả năng và năng lực của các vị trí trong tổ chức . đánh giá đúng đắn khả năng đóng góp của từng bộ phận . Tăng động lực cho người lao động phát huy tối đa khă năng và sự đóng góp của bản thân vì mục tiêu chung của toàn công ty. 2. Đề xuất mô hình mới Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức mới Hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Bộ phận tư vấn quản trị chiến lược Tổng giám đốc Ban kiểm soát Phó giám đốc KT-SX Phó tổng giám đốc KD - nghiệp vụ Ph. vật tư nguyên liệu Phòng Kỹ thuật cơ điện Viện kỹ thuật Bia – R _ NGK Văn Phòng Phòng tổ chức lao động Phòng tiêu thụ thị trường. Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng Tài chính kế toán Xí nghiệp chế biến Xí nghiệp thành phẩm Xí nghiệp cơ điện CN phố Nối CN Nam Định CN Nghệ An * Phân tích mô hình mới: - Mô hình mới đã khắc phục được những nhược điểm của mô hình cũ: + Bộ máy quản lý đã được thu gọn lại : 2 phó tổng giám đốc và 8 phòng ban chức năng. Nó đã đáp ứng được mục tiêu là tinh giảm bộ máy quản lý trong quá trình tiến hành cổ phần hoá doanh nghiệp + Các cấp lãnh đạo đã giảm được khối lượng công việc mà trước đây phải đảm nhiệm nhằm tập trung cao vào công việc chuyên môn của mình một cách chuyên nghiệp hơn. + Tầm quản lý đã được giảm bớt từ đó chế độ một thủ trưởng cũng giảm , đảm bảo tính dân chủ hiệu quả. + Có sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong các cấp quản lý khác nhau. Nó không còn mang tính chung chung như là trong mô hình cũ bởi từng phòng ban đã biết được ai là người trực tiếp quản lý mình và khi có vấn đề xảy ra thì báo cáo lên cấp nào? 3. Chức năng nhiệm vụ mới của các vị trí trong mô hình mới như sau: 3.1 Đại hội đồng cổ đông. Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau đây: 1- Thông qua định hướng phát triển của công ty; 2- Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác; 3- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát; 4- Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác; 5- Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty; 6- Thông qua báo cáo tài chính hằng năm; 7- Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại; 8- Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty; 9- Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty; 3.2 Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây: 1) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty; 2) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; 3) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định của Luật này hoặc Điều lệ công ty; 4) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quy định 5) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định; quyết định mức lương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diện theo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó; 6) Giám sát, chỉ đạo Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; 7) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác; 8) Trình báo cáo quyết toán tài chính hằng năm lên Đại hội đồng cổ đông; 9) Kiến nghị mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh; 10) Kiến nghị việc tổ chức lại, giải thể hoặc yêu cầu phá sản công ty; -. Khi thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, Hội đồng quản trị tuân thủ đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông. Trong trường hợp quyết định do Hội đồng quản trị thông qua trái với quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty gây thiệt hại cho công ty thì các thành viên chấp thuận thông qua quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về quyết định đó và phải đền bù thiệt hại cho công ty; thành viên phản đối thông qua quyết định nói trên được miễn trừ trách nhiệm. Trong trường hợp này, cổ đông sở hữu cổ phần của công ty liên tục trong thời hạn ít nhất một năm có quyền yêu cầu Hội đồng quản trị đình chỉ thực hiện quyết định nói trên. 3.3 Tổng giám đốc. . Hội đồng quản trị bổ nhiệm một người trong số họ hoặc thuê người khác Tổng giám đốc. -. Tổng giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Nhiệm kỳ của Tổng giám đốc không quá năm năm; có thể được bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác. . Tổng giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây: 1) Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của Hội đồng quản trị; 2) Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị; 3) Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; 4) Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty; 5) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị; 6) Quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; 7) Tuyển dụng lao động; 8) Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh; - Tổng giám đốc phải điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của Hội đồng quản trị. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho công ty thì Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho công ty. 3.4 Ban kiểm soát - Ban kiểm soát có từ ba đến năm thành viên nếu Điều lệ công ty không có quy định khác; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát không quá năm năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. - Các thành viên Ban kiểm soát bầu một người trong số họ làm Trưởng ban kiểm soát. Quyền và nhiệm vụ của Trưởng ban kiểm soát do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số thành viên thường trú ở Việt Nam và phải có ít nhất một thành viên là kế toán viên hoặc kiểm toán viên. - Trong trường hợp vào thời điểm kết thúc nhiệm kỳ mà Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới chưa được bầu thì Ban kiểm soát đã hết nhiệm kỳ vẫn tiếp tục thực hiện quyền và nhiệm vụ cho đến khi Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới được bầu và nhận nhiệm vụ. Quyền và nhiệm vụ của Ban kiểm soát: 1). Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông trong thực hiện các nhiệm vụ được giao. 2). Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. 3). Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và sáu tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị. Trình báo cáo thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh hằng năm của công ty và báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị lên Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên. 4). Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định . 5). Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. 6). Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông. 3.5 Ban quản trị chiến lược Chức năng & nhiệm vụ: Tham mưu cho Tổng giám đốc và Hội đồng quản trị những chiến lược phát triển của công ty trong từng thời kỳ. -Yêu cầu các phòng ban chức năng tham mưu phối hợp trong việc đề ra và thực hiện các chỉ tiêu chiến lược . Chính vì vậy mà ban lãnh đạo công ty có thể nắm rõ tình hình hơn không phải qua nhiều cấp trung gian. -Nhân Sự: Những cán bộ và nhân viên phòng kế hoạch đầu tư sẽ đảm nhận chức vụ này bao gồm: Phó GĐ Đầu tư , Trưởng phòng kế hoạch, Trưỏng phòng đầu tư. và nhân viên của hai phòng này. 3.6 Phó tổng giám đốc Kĩ thuật sản xuất. Nhiêm vụ & chức năng mới: - Quản lý trực tiếp 3 phòng và 3 phân xưởng. Nhận báo cáo từ các phòng này và báo cáo trực tiếp lên lãnh đạo cấp trên - Tham mưu cho Tổng giám đốc và hội đồng quản trị, ban chiến lược trong việc xây dựng các kế hoạch chiến lược phát triển. - Xác định cụ thể những công việc phải làm trong những khoảng thời gian nhất định tránh gây lãng phí nguồn lực. - Được trực tiếp yêu cầu các phòng ban dưới sự quản lý của mình báo cáo thường xuyên hoặc định kỳ các vấn đề cần thiết. 3.7 Phó Tống giám đốc Kinh doanh và nghiệp vụ. Nhiệm vụ & chức năng mới: Quản lý trực tiếp 4 phòng ban sau: + Phòng tổ chức lao động + Văn phòng +Phòng tiêu thụ thị trường. + Phòng tài chính kế toán. Điều hành quản lý trực tiếp 4 phòng ban . Phó tổng giám đốc Kinh doanh nghiệp vụ đảm nhiệm một số chức năng , nhiệm vụ sau: Phân công công việc cho 4 phòng ban theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng, đảm bảo đúng mục đích và hiệu quả Làm việc theo định mức đã được quy định : có bao nhiêu công việc phải đảm nhận và trong thời gian là bao lâu? Thưỡng xuyên nhận báo cáo từ các phòng ban nhằm đề ra các công việc cụ thể cho từng phòng trong từng giai đoạn cụ thể. Tham mưu cho Tổng giám đốc để điều hành công ty và lập kế hoạch chiến lược phat triển trong tương lai Giám sát và kiểm tra công việc của phòng ban chức năng do mình phụ trách. Lập các kế hoạch nguồn nhân lực và nhu cầu đạo tạo cho cán bộ trong phòng Phồi hợp với Phó Tổng giám đốc kĩ thuật- sản xuất trong công việc nhằm đảm bảo hiệu quả tối ưu. Ngoài ra còn một số nhiệm vụ và quỳên hạn khác theo quy định. 3.8. Các phòng ban xí nghiệp. Ngoài các nhiệm vụ trên các phong ban cần đảm nhiệm một số chức năng nhiệm vụ sau: 3.8.1.Văn phòng cần đảm nhiệm thêm một số nhiệm vụ sau: - Báo cáo công việc trực tiếp lên Phó giám đốc Kinh doanh và nghiệp vụ. - Xây dựng quy chế làm việc của Tổng công ty và kiểm tra việc thực hiện quy chế của Tổng công ty. - Làm thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của Tổng công ty. 3.8.2. Phòng tài chính kế toán. - Tình toán hiệu quả kinh tế cho từng phương án sản xuất kinh doanh của Tổng công ty để HĐQT và Tổng giám đốc có những căn cứ quyết định chính xác và hiệu quả thúc đẩy SX- KD phát triển, bảo toàn vốn, hoàn thành tốt nhiệm vụ mà hội đồng cổ đông và các nhà đầu tư mong đợi. - Cùng với bộ phận thống kê xây dựng các chế độ ghi chép và tổ chức hướng dẫn các đơn vị trong Tổng công ty thực hiện tốt chế độ ghi chép ban đầu, lịch báo cáo luân chuyển chứng từ và tiến hành phân tích hoạt động kế toán, toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, phân tích chuyên đề, phân tích phân xưởng. - Lập cáo báo cáo : Bản cáo bạch , tình hình sản xuất kinh doanh trình công chúng và UBCK theo định kỳ quy định. - Quản lý các nguồn vốn của công ty: cổ phần, chứng quyền hay quyền mua cổ phiếu của Tổng công ty. - Tham gia xử lý khiếu nại và các ý kiến của khách hàng liên quan đến hoạt động tài chính. - Tham gia các hoạt động mua – bán hàng. - Tham gia bồi dưỡng, quy hoạch đội ngũ cán bộ kế toán của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty. 3.8.3. Phòng kế vật tư nguyên liệu. - Thực hiện các công tác ngoại giao về nguyên vật liệu đảm bảo cung ứng vật tư đấy đủ - Quản lý hồ sơ của các nhà thầu cung ứng vật tư cho Tổng công ty. - Tham gia xử lý khiếu nại tố cáo của khách hàng thuộc các vấn đề liên quan. - Lập báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình cung cấp nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. - Có nhiệm vụ báo cáo với Phó Tổng giám đốc KT- SX. 3.8.4. Phòng tiêu thụ thị trường. - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và phát triển thương hiệu trong nước cũng như nước ngoài. - Thành lập thêm 1 tổ marketing để đảm nhiệm các công việc marketing trong Tổng công ty. Các hoạt động cần đẩy mạnh: quảng báo thương hiệu và chương trình khuyến mại và giới thiệu sản phẩm mới. - Phòng tiêu thụ thị trường cần tuyển thêm nhân viên nhằm đáp ứng công việc của phòng được giao. 3.8.5. Phòng kĩ thuật công nghệ. - Xây dựng quản lý chỉ đạo các dự án , đề án cấp công ty và nhà nước về nghiên cứu ứng dụng Khoa học công nghệ, sử dụng nguyên liệu mới để nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty. - Thường xuyên chú ý đến công tác đào tạo cán bộ để nâng cao trình độ sử dụng máy móc trang thiết bị mới, đồng thời vận hành máy móc đang sử dụng có hiệu quả phát huy hết công suất có thể. 3.8.6. Phòng kĩ thuật - cơ điện. - Phối hợp cùng phòng Tổ chức lao động lập và quản lý các tài liệu liên quan đến đào tạo. Tham gia nâng cấp nâng bậc và đào tạo mới cho công nhân: ra đề thi , tổ chức thi, chấm thi. - Thường xuyên phối hợp với phòng kĩ thuật công nghệ để lập các kế hoạch về máy móc thiết bị cho Tổng công ty. - Phối hợp với Viện kĩ thuật rượu bia – NGK 3.8.7 Viện kỹ thuật Rượu- Bia – NGK. - Tăng cường công tác nghiên cứu ứng dụng sản phẩm mới. - Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm. - Phối hợp với các phòng ban như: phòng công nghệ nhằm lập kế hoạch nghiên cứu và kiểm tra việc sản xuất sản phẩm mới. 3.8.8 Phòng tổ chức lao động. - Hàng năm, phối hợp với các bộ phận xây dựng kế hoạch về bảo hộ lao động của TCT, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, công nhân thực hiện đúng kế hoạch về bảo hộ lao động và các chế độ của nhà nước về bảo hộ lao động. Kịp thời có biện pháp ngăn ngừa và xử lý những vi phạm an toàn lao động và nguy cơ mất an toàn lao động. Hàng năm tổng hợp thống kê báo cáo tình hình bảo hộ lao động và tìm nguyên nhân, cách khắc phục, đề nghị cấp trên có thẩm quyền về các biện pháp tăng cường công tác bảo hộ lao động. Tham mưu cho bộ phận quản trị chiến lược trong việc lập các kế hoạch lao động dài hạn và trung hạn. Phối hợp với các phòng ban lập nhu cầu đào tạo cho cán bộ công nhân viên trong công ty. - Phối hợp với các bộ phận có liên quan xây dựng, hoàn thiên các định mức lao động/mức khoán theo quy định của nhà nước. Theo dõi thực hiện định mức, kiến nghị sửa đổi những định mức lao động/mức khoán lạc hậu. 3.8.9 Các xí nghiệp. Các xí nghiệp vẫn đảm nhận chức năng nhiệm vụ cũ nhưng riêng chức năng nhiệm vụ xí nghiệp động lực do xí nghiệp cơ điện đảm nhận.Vì vậy mà công ty bây giờ chỉ còn 3 xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Kĩ thuật - Sản xuất 4 . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý. 4.1 Xây dựng chiến lược. - Xây dựng chiến lược 10 năm , 5 năm và hàng năm , kế hoạch trong từng quý tháng cụ thể. Chiến lược phát triển như là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của công ty. Các đơn vị trong tổ chức căn cứ vào đó mà xác định được nhiệm vụ của mình. Muốn có cơ cấu hoàn thiện đạt hiệu quả cao công ty cần lập cac kế hoạch chiến lược ngắn hạn trung hạn và dài hạn. Trong đó chiến lược phải rõ ràng cụ thể , phân công một cách chính xác nhằm tận dụng tối đa năng lực của các bộ phận trong tổ chức Bộ phận quản trị chiến lược của công ty đảm nhận công việc này. Thường xuyên tổ chức định biên lại công việc của từng phòng ban cho phù hợp với những thay đổi do môi trường bên ngoài. 4.2 Nâng cao hiệu quả công tác đào tạo và tiêu chuẩn hoá cán bộ quản lý. a. Nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý. Xuất phát từ vai trò rất quan trọng của đội ngũ cán bộ quản lý vì vậy phải từng bước chuẩn hoá đội ngũ cán bộ quản lý: Thường xuyên đào tạo chuyên môn quản lý cho từng vị trí cho phù hợp với yêu cầu của quá trình phát triển của công ty và nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của môi trường kinh doanh Nâng cao tính năng động sáng tạo trong đội ngũ quản lý của công ty Đảm bảo đội ngũ lãnh đạo được đào tạo chuyên ngành quản lý kinh tế , có trình độ chuyên môn cao cả về tin học và ngoại ngữ. b. Thường xuyên có kế hoạch đào tạo cán bộ công nhân trong toàn công ty. Đây là biện pháp cần thiết để công ty có thể đảm bảo mọi mặt về nguồn nhân lực – là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình phát triển công ty. Quá trình đào tạo có thể được thực hiện theo hướng sau: * Lập nhu cầu đào tạo. Căn cứ tiêu chuẩn cấp bậc KTCN, mô tả vị trí công việc, yêu cầu thực tế của quá trình kinh doanh; thông qua việc đánh giá chất lượng lao động, Trưởng bộ phận xác định nhu cầu đào tạo cho từng người lao động thuộc bộ phận mình quản lý, vào cuối năm (hoặc khi có nhu cầu đột xuất), lập biểu nhu cầu đào tạo gửi về phòng tổ chức. * Tổng hợp, xem xét, phê duyệt. - Cuối năm, trên cơ sở đánh giá tổng thể nguồn nhân lực, xác định yêu cầu thực tế về nguồn nhân lực phục vụ cho chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của TCT, nhu cầu đào tạo thiết thực do các bộ phận đề xuất... , phòng Tổ chức xem xét, tổng hợp nhu cầu đào tạo và xây dựng kế hoạch đào tạo cho năm sau theo biểu trình lãnh đạo phê duyệt. - Căn cứ kế hoạch đào tạo được phê duyệt, phòng Tổ chức lập đề xuất chương trình đào tạo cụ thể đối với từng khóa đào tạo trình lãnh đạo phê duyệt, các nhu cầu đào tạo đột xuất trong năm kế hoạch sẽ được phê duyệt tại trình tự này. * Thực hiện đào tạo. - Phòng Tổ chức triển khai đào tạo theo kế hoạch/chương trình đã được phê duyệt; thông báo cụ thể đến các học viên nội dung chương trình đào tạo; theo dõi khóa học; cập nhật hồ sơ khóa học theo biểu theo dõi đào tạo ,thông báo kết quả khóa học (nếu có) đến các học viên, lập phương án đào tạo đối với các học viên không đạt yêu cầu, không tham gia đào tạo. - Đối với các khóa đào tạo bắt buộc không thực hiện đào tạo đầu kỳ theo các quy định hiện hành của nhà nước và yêu cầu của hệ thống ISO. 4.3 Hoàn thiện công tác định biên lao động và bố trí sắp xếp lao động. - Đối với công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm thì việc xác định mức có thể dựa trên mức thời gian hoặc mức sản lượng. Thông quan việc xác định bằng phương pháp khoa học, người cán bộ định mức có thể thấy được thời gain hao phí trong ngày. Từ đó đề ra những biện pháp giảm thiểu thời gian lãng phí và tăng tố đa thời gian tác nghiệp . Những vị trí công việc mà chưa đúng với chức danh nhiệm vụ nên bố trí sắp xếp lại đảm bảo việc trả lương công bằng theo đúng năng lực của từng cá nhân. 4.4 Tổ chức phục vụ nơi làm việc - Thường xuyên cung cấp đầy đủ trang thiết bị hiện đại cho từng phòng ban trong công ty. - Tận dụng tối đa sự phụ vụ của máy móc hiện đại giảm thiểu công sức của con người trong những việc mà máy móc có thể làm được - Có các chế độ thưởng hay ưu đãi cho cán bộ công nhân viên làm tăng động lực làm việc và sự tin tưởng của họ nhằm góp phần nâng cao năng suất lao động. 4.5 Thường xuyên quan tâm và tuyển dụng những cán bộ trẻ có năng lực. Hiện nay nhìn chung độ tuổi binh quân của người lao động trong công ty cao, vì vậy mà có ảnh hưởng phần nào đến tác phong quản lý hay phong cách làm việc , đôi lúc khó tiếp nhận những vấn đề hiện đại. Vì vậy để đảm bảo sự phát triển của công ty lâu dài trong tương lai điều quan trong là phai thường xuyên quan tâm đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ những người thay thế kế cận, đẩy nhanh công tác trẻ hoá đội ngũ cán bộ trong công ty. KẾT LUẬN Trên đây chỉ là những đề xuất của tôi trong trình thực tập và tìm hiểu các vấn đề của công ty. Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải được tiền hành liên tục xuất phát từ vai trò quan trọng của nó đối với hoạt động của các doanh nghiệp. Chúng ta phải thường xuyên nghiên cứu các yếu tố có ảnh hưởng đến hoạt động quản lý trong doanh nghiêp . Từ đó đưa ra những biện pháp nhằm điều chỉnh nó sao cho phù hợp với mục đích hoạt động của doanh nghiệp trong môi trường luôn biến đổi như trong giai đoạn hiện nay.Một trong những biện pháp đó là luôn luôn hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp nhằm phân công lao động theo đúng chức năng và nhiệm vụ của từng người nhằm hướng tới mục tiêu của doang nghiệp trong thời gian ngắn nhất và chi phí nhỏ nhất có thể. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) ĐH Kinh tế quốc dân,Giáo trình tài chính doanh nghiệp,Lưu Thị Hương,Nxb Kinh tế quốc dân , 2007, Hà nội. 2) Viện đại học Mở, Giáo trình quản trị kinh doanh nghiệp,Nguyễn Kim Truy, Nxb Thống kê , 2007. 3) Phạm Hoàng Minh, Cẩm nang điều hành và quản trị doanh nghiệp , Nxb Hà nội ,2005. 4) Đỗ Hoàng Toàn và Nguyễn Kim Truy, Giáo trình Quản trị doanh nhiệp .Nxb thống kê, Hà nội , 2007 5) Đại học kinh tế Quốc Dân, Giáo trình Khoa học quản lý I, Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2007 6) Luật Doanh nghiệp 2005. 7)Lê Hồng Hạnh, Cổ phần hoá doanh nghiệp Nhà nước những vấn đề lí luận và thực tiễn, NXB chính trị Quốc Gia, năm 2004, Hà nội. 8) Đại học kinh tế Quốc Dân, Giáo trình Khoa học quản lý II, PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, NXB Khoa học kĩ thuật. năm 2004, Hà Nội, 9) Bản công bố thông tin của Tổng công ty Bia Rượu- NGK Hà nội. 10)ớithiệu/Sơđồtổchức/tabid/67/language/en-US/Default.aspx 11) ảnphẩm/tabid/56/language/en-US/Default.aspx. 12)ớithiệu/Sơđồtổchức/tabid/67/language/en-US/Default.aspx