Chuyên đề Hoàn thiện công tác giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FCL/FCL ở công ty cổ phần giao nhận vận tải miền trung (vinatrans đà nẵng)

chuyển từ cảng đi cho đến Việt Nam thì người Xuất Khẩu gửi các chứng từ có liên quan đến hàng hoá kèm theo House B/L cho người Nhập khẩu ở Việt Nam Khi người Nhận hàng xuất trình House B/L thì Vinatrans tiến hành giao cont tại CY.Tiến hành giám định hàng tổn thất ( nếu có). Sau khi hoàn tất việc giao cont cho người chủ thực sự của lô hàng thì tiến hành thanh lý hợp đồng Tình hình thực hiện B1: Khi nhận được yêu cầu của Khách hàng nước ngoài về việc giao nhận lô hàng Nhập khẩu về Việt Nam thì Vinatrans Đà Nẵng kí 1 Hợp đồng đại lý với đại lý của Vinatrans ở nước của người xuất khẩu.Yêu cầu đại lý của Vinatrans tiến hành nhận lô hàng trên đê vận chuyển về Việt Nam. B2: Kí Hợp đồng vận chuyển với người chuyên chở , yêu cầu vận chuyển lô hàng trên về Việt Nam. Tiếp đó gửi các thông tin về người chuyên chở cho đại lý ở nước ngoài để đại lý giao nhận có thể tự truy cập để biết ngày giờ tàu xuất phát. B3: Khi đại lý của Vinatrans giao cont cho người chuyên chở thì sẽ nhận được B/L do họ cấp phát.Trong lúc hang hóa được vận chuyển về Việt Nam thì đại lý gửi B/L đó cho Vinatrans. B4: Khi tàu sắp cập cảng thì đại lý của hãng tàu sẽ thông báo cho Vinatrans thời gian dự kiến tàu đến để Vinatrans chuẩn bị các chứng từ cần thiết. B5: Nhận được thông báo Vinatrans xuất trình B/L cho đại lý hãng tàu để nhận D/O,đồng thời đóng phí phát hành D/O,phí lưu công lưu bãi v.v… B6: tùy theo điệu kiện giao hàng mà Vinatrans sẽ giao cont hàng cho người Nhập khẩu tại cảng hay tại Kho của khách hàng ( theo phương thức door to door).nếu giao tại kho của khách hàng thì Vinatrans còn phải làm thêm các dịch vụ như khai thuê hải quan ,vận tải nội địa….. B7: sau khi giao hàng xong cho người nhập khẩu thì tiến hành thanh lý hợp đồng ( nếu không xảy ra các trường hợp khiếu nại tổn thất) Các khoản mà Vinatrans phải thu là: tiền cước vận chuyển + Tiền phát hành D/O +Tiền khai thuê Hải quan, Thuế, vận tải nội địa, tiền lưu cont lưu bãi, tiền vệ sinh cont…. Khi công ty đóng vai trò là người được chủ hàng ủy thác Sơ đồ Người Nhập khẩu VN Đường đi của hàng hóa: Đường đi của chứng từ: cont Người gửi hàng nước ngoài Công ty giao nhận quốc tế Đại lý tại Singapor Người chuyên chở 1 Vinatrans Người chuyên chở 2 Through B/L B/L 1 cont B/L 1 cont B/L1 cont B/L 2 B/L 2 cont B/L 2 HĐ Through B/L cont Through B/L (1) (2a) (2a) (2b) (3) (4) Đại lý công ty giao nhận cont Through B/L (5) Nội dung thực hiện Người gửi hàng điền vào booking note rồi gửi cho công ty giao nhận quốc tế yêu cầu vận chuyển những cont hàng nguyên đến Cảng Việt Nam.Khi Hàng được giao cho công ty giao nhận ở cảng đi thì 1 vận đơn Through B/L được cấp phát cho người gửi Có 2 trường hợp xảy ra: TH a>: Công ty giao nhận quốc tế kí HĐ vận tải với người chuyên chở 1 yêu cầu người chuyên chở này vận chuyển lô hàng này đến cảng Singapor.Người chuyên chở cấp cho công ty giao nhận B/L1. Khi tàu đến Singapor ,đại lý của công ty giao nhận quốc tế tại Singapor xuất trình B/L1 do công ty giao nhận gửi đến để nhận cont .Tiếp đó đại lý tại Singapor sẽ tiếp tục đưa hàng lên tàu người chuyên chở 2và nhận B/L 2 do họ cấp phát.(Đây là người đã kí HĐ vận tải với công ty giao nhận quốc tế nhận vận chuyển lô hàng này từ Singapor về Viêt Nam.).Sau khi cont hàng được đưa lên tàu của người chuyên chở 2 thì đại lý tại Singapor tiến hành gửi B/L2 cho Đại lý giao nhận ở Viêt Nam TH b>:Công ty giao nhận quốc tế chỉ kí HĐ vận chuyển với 1 người chuyên chở để yêu cầu người này vận chuyển cont hàng từ cảng đi đến cảng Viêt Nam( không cần biết có phải đi qua bất kì cảng trung chuyển nào hay không).Khi hàng hoá được đưa lên tàu người chuyên chở sẽ cấp phát cho công ty 1 B/L.Khi tàu cập cảng Viê t Nam thì đại lý của công ty giao nhận quốc tế ở Việt Nam xuất trình B/L để nhận hàng Trong thời gian hàng hoá đươc vận chuyển từ cảng đi đến cảng dở cuối cùng thì người gửi hàng cũng tiến hành gửi các chứng từ hàng hoá có liên quan kèm theo Through B/L để người nhận hàng có thể nhận hàng Người nhận hàng ủy thác Vinatrans đứng ra nhận lô hàng NK này. Vinatrans xuất trình Through B/L để lấy lệnh giao hàng . Vinatrans tiến hành lập tờ khai hàng NK, xuất trình bộ chứng từ và làm thủ tục Hải quan cho lô hàng.Nhận hàng và giao hàng cho Người Nhập khẩu Tình hình thực hiện B1: Đầu tiên Vinatrans tiếp nhận sự ủy thác của người NK Viêt Nam tiến hành nhận lô hàng Nhập khẩu B2:Khi nhận được thông báo tàu sắp cập cảng thì khẩn trương đẩy nhanh quá trình tiếp nhận bộ chứng từ hàng hoá có liên quan.Nếu quá trình tiếp nhận các chứng từ hàng hoá diễn ra chậm sẽ ảnh hưởng đến quá trình nhận hàng B3: Khi nhận được thông báo hàng về Vinatrans xuất trình through B/L + các chứng từ liên quan cho đại lý của công ty giao nhận quốc tế tại Việt Nam.Đại lý kiểm tra, yêu cầu Vinatrans nộp các phí có liên quan đồng thời cấp Lệnh Giao hàng D/O.Phí phải nộp là phí phát hành D/O thường là 100.000vnd/bill B4:Sau khi lấy được D/O Vinatrans tiến hành lập tờ khai HQ hàng NK,Parking List,và xuất trình bộ hồ sơ cho HQ đăng kiểm.HQ kiểm tra và ra thông báo thuế yêu cầu Vinatrans phải nộp các có liên quan.Trong thời gian đó công ty kí HĐ ủy thác nhận hàng từ tàu cho cảng.Cung cấp B/L,D/O cho cảng để cảng nhận hàng từ tàu.Trong quá trình nhận hàng từ tàu thì 1 cán bộ của Vinatrans cùng với cảng lập một số biên bản.Nếu xảy ra tổn thất rõ rệt thì lập bảng COR,nếu chỉ nghi Ngờ thì lập thư dự kháng.Nếu hàng giao không đủ so với vận đơn thì lập biên bản hàng thiếu. Và nộp lại những biên bản đó cho thuyền trưởng ngay trong ngày nhận hàng B5: Mời cơ quan giám định đến địa điểm rút hàng, tiến hành giám định và lập chứng từ nếu hàng hoá cần phải giám định. B6: Dở hàng ra khỏi cảng và tiến hành vận chuyển giao hàng cho khách hàng Ở đây xảy ra 2 Trường hợp : TH1: -Thuê phương tiện vận chuyển nội địa -Giao hàng cho khách hàng - Trao trả cont rỗng theo qui định của cảng bãi TH2 : - Rút hàng ngay tại bãi - Thuê phương tiện vận chuyển -Giao hàng cho khách hàng B7: Thanh toán HĐ.Yêu cầu người NK thanh lý HĐ Sau đây là bảng giá cước của một số dịch vụ điển hình mà Vinatrans cũng như 1 số công ty khác cung cấp cho dịch vụ phục vụ quá trình giao nhận , mỗi một Công ty có một lợi thế nhất định cho nên những dịch vụ cá thể của các Công ty có giá cước thấp. Nhưng tính chung thì cước phí giao nhận trọn gói của các Công ty trên không chênh lệch nhau là mấy BẢNG 9: MỨC GIÁ CƯỚC DỊCH VỤ CỦA MỘT SỐ CÔNG TY GIAO NHẬN TẠI THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG. Giá cước dịch vụ của các công ty Vinatrans Vietfract Viconship Germatrans Dịch vụ trọn gói 2.000.000d/20 2.050.000d/20 2.000.000d/20 2.100.000d/20 Thủ tục hảiquan 150.000d/bộ 170.000d/bộ 200.000d/bộ 200.000d/bộ Kho bãi/1 ngày đêm 50.000d/20’ 70.000d/40 70.000d/20’ 100.000d/40’ 70.000d/20’ 100.000d/40’ 75.000d/20’ 120.000d/40’ Vận tải nội địa 700.000d/20’ 760.000d/20’ 750.000d/20’ 700.000/20’ -Khu vực nội thành Đà Nẵng 1.100.000d/40’ 1.175.000d/40’ 1.200.000d/40’ 1.100.000d/40’ - Đà Nẵng-Tphố HCM 850.000d/20’ 1.000.000d/20’ 900.000d/20’ 800.000d/20’ (Số liệu: Tổng hợp từ các báo giá năm 2007 của các Công ty trên) Chú ý: Thời hạn được miễn lưu cont là 5 ngày tính luôn ngày tàu đến sau 5 ngày khách hàng phải trả tiền lưu cont. Phí này không nhất định tuỳ thuộc vào từng hãng tàu. Thời hạn được miễn lưu kho là 7 ngày tính từ ngày hàng được rút vào kho và phí này cũng không nhất định tuỳ thuộc vào từng kho ở mổi cảng. Tình hình cung cấp các dịch vụ có liên quan Tiếp nhận bộ chứng từ nhận hàng Nhập Khẩu: Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động NK vì nó là cơ sở để làm các thủ tục như: thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng, với đại lý hãng tàu, đồng thời nó cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng NK và cũng là cơ sở để ngời NK thanh toán cho ngời XK. Đối với Công ty Vinatrans , khi nhận được sự uỷ thác của chủ hàng NK, Công ty sẽ tự hoàn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng. Với những loại hàng hoá có hạn ngạch hoặc chịu sự quản lý của các Bộ chuyên ngành thì người NK phải xin được giấy phép NK sau đó trao lại cho Công ty để đưa vào bộ chứng từ làm thủ tục khai thuê Hải quan, Còn nếu người NK uỷ thác toàn bộ quá trình NK hàng hoá cho Công ty thì Công ty sẽ có thể phải trực tiếp xin được giấy phép NK cho chủ hàng NK. Khác với hoạt động XK, người XK phải trực tiếp lập các chứng từ như: Hoá đơn thương mại (Invoice), bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List), xin giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Original)... từ khi đóng hàng vào Container và gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động NK, Công ty (và cả người NK) sẽ không trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đó thông qua bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ người XK. Công việc còn lại của Công ty là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền ( nếu thanh toán bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK và lập lại những chứng từ cần thiết bằng tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng với Cảng. Bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ phía người XK gồm có: - Vận đơn đường biển (Bill of Lading) - Hoá đơn thương mại (Invoice) - Bản kê chi tiết hàng hoá (Packing List) - Phiếu gửi hàng. - Giấy chứng nhận xuất xứ (chỉ dùng cho hàng hoá được tính thuế ưu đãi) - Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng (nếu có) - Giấy chứng nhận kiểm dịch (nếu có). Khi nhận được bộ chứng từ nói trên,cán bộ giao nhận của Công ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đó khi nhận được thông báo tàu đến và thông báo nhận hàng (Notice of Arrival và Shiping Advice), cán bộ giao nhận của Công ty sẽ lấy giới thiệu từ Ban giám đốc Công ty đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của Công ty 3 bản lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) khi cán bộ giao nhận của Công ty xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading of Original), phiếu gửi hàng và giấy giới thiệu của Công ty. Khi đã có đầy đủ những chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương Công ty sẽ hoàn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan. Dịch vụ khai thuê Hải quan Khai báo Hải quan là một công đoạn trong quá trình làm thủ tục cho hàng hoá XNK, tuỳ thuộc vào chủ hàng mà Công ty có thực hiện việc khai thuê hải quan hay không. Thông thường thì chủ hàng giao cho Công ty làm trọn gói các dịch vụ, nhưng cũng có trường hợp chủ hàng muốn tự mình khai báo thủ tục Hải quan thì Công ty chỉ thực hiện các công việc còn lại. Việc khai thuê Hải quan được thực hiện một cách chặt chẽ. Tuy người khai thuê Hải quan được uỷ quyền hoặc có giấy giới thiệu đúng dưới danh nghĩa là một doanh nghiệp có giấy phép kinh doanh XNK, nhưng nếu người khai thuê không có giấy chứng nhận công nhận có đủ chức năng, trách nhiệm và thẩm quyền do Tổng cục Hải quan cấp thì người khai thuê Hải quan cũng không được phép thực hiện việc khai báo thủ tục Hải quan. Thủ tục Hải quan được tiến hành qua các bước sau: Điền vào tờ khai Hải quan theo mẫu. Hoàn thành bộ chứng từ và tính thuế cho hàng NK. Khai báo thủ tục Hải quan (xuất trình bộ chứng từ) Hải quan kiểm tra bộ hồ sơ và ra thông báo thuế (8 tiếng đồng hồ) Hải quan kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực tế với khai báo. Thông quan cho hàng nhập khẩu (trong vòng 2 ngày nếu kiểm tra toàn bộ) hoặc trong vòng 1 ngày nếu kiểm tra đại diện). Tờ khai Hải quan là chứng từ có tính chất pháp lý. Nó là cơ sở để xác định trách nhiệm của người khai trước pháp luật về lời khai của mình, là cơ sở để Hải quan kiểm tra, đối chiếu giữa khai báo với thực tế về tên hàng, phẩm cấp hàng, số lượng, trọng lượng hàng... để từ đó xác định hàng hoá thuộc đối tượng chịu thuế hay được miễn thuế, đồng thời nó cũng là cơ sở để Hải quan giám sát khi hàng nhập khẩu qua biên giới. Trong tờ khai Hải quan , Công ty ghi rõ đầy đủ mọi chi tiết liên quan đến lô hàng NK, gồm 38 mục, trong đó 29 mục ở mặt trước và 9 mục ở mặt sau. Người khai thuê Hải quan (Công ty) phải điền vào 27 mục ở mặt trước, mục 25, 29 và 9 mục ở mặt sau do Hải quan ghi, Hải quan chỉ tiếp nhận đăng ký cho bộ hồ sơ Hải quan sau khi đã đối chiếu xác nhận việc khai báo là hợp lệ và đầy đủ các chứng từ kèm theo (phù hợp với từng loại hình NK). Đối với hàng hoá NK, bộ hồ sơ gồm có: - Tờ khai hải quan hàng NK (2 tờ) - Bản kê chi tiết hàng hoá (2 tờ gồm :1 gốc + 1 bản sao) - Hoá đơn (1 tờ gốc) - Hợp đồng mua bán ngoại thương (1 bản sao) - Vận đơn (1 bản sao) - Giấy chứng nhận xuất xứ (bản gốc), (chỉ cần cho những loại hàng được tính thuế suất ưu đãi) - Giấy phép XNK (chỉ cần cho những loại hàng hoá có hạn ngạch và chịu sự quản lý của Bộ chuyên ngành) - Giấy chứng nhận đăng ký kiểm tra của cơ quan chuyên ngành (nếu có), ví dụ: văn hoá phẩm đã qua Sở văn hoá thông tin. - Giấy phép ngành nghề kinh doanh. Nếu một lô hàng NK có từ 4 mặt hàng trở lên thì cán bộ lập chứng từ của Công ty phải lập thêm phụ lục tờ khai, đóng dấu giáp lai với bản chính. Khi cán bộ của Công ty xuất trình bộ hồ sơ Hải quan, công chức Hải quan sẽ tiến hành kiểm tra bộ hồ sơ. Sau khi kiểm tra xong công chức Hải quan trực tiếp kiểm tra đối chiếu hàng hoá thực hiện đúng với thời gian như người khai đã đăng ký kiểm tra. Việc kiểm tra hàng hoá chỉ được tiến hành sau khi lô hàng NK đã được đăng ký vào tờ khai trên cơ sở đã đăng ký bộ hồ sơ hợp lệ, tuyệt đối không được kiểm hoá hàng hoá xong rồi mới đăng ký tờ khai. Chỉ được kiểm tra lô hàng ở cửa khẩu hoặc địa điểm ngoài khu vực cửa khẩu đã được Hải quan qui định nhằm giám sát an toàn cho lô hàng. Trong quá trình làm thủ tục Hải quan, nếu do lỗi vô ý dẫn đến các công văn giấy tờ bị sai (số seal, số Container bị viết nhầm), gặp trường hợp này, cán bộ của Công ty không tự ý sửa chữa mà phải lập tức thông báo cho Hãng tàu để họ tiến hành kiểm tra số seal, số Container đúng thực tế và làm công văn cam kết sai số seal, số Cont’ gửi đến cơ quan Hải quan. Khi có công văn này Hải quan sẽ giải quyết theo luật định. Sau khi hoàn thành thủ tục Hải quan, công chức Hải quan sẽ đóng dấu”đã hoàn thành thủ tục Hải quan” vào tờ khai Hải quan hàng NK và cán bộ của Công ty sẽ nộp lệ phí Hải quan. Nếu như hàng hoá được kiểm hoá ở khu vực ngoài cửa khẩu theo sự cho phép của Hải quan, thì cơ quan Hải quan sẽ giao cho cán bộ của Công ty bộ hồ sơ Hải quan và thông báo thuế để cán bộ Công ty xuất trình cho Hải quan giám sát cửa khẩu cho kiểm hoá và thông quan cho hàng hoá đúng như trong tờ khai. Công ty Nhận hàng từ tàu Xếp hàng lên phương tiện Đưa hàng hoá về kho Lưu kho hàng hoá Tổ chức quá trình vận chuyển Giao hàng cho người NK Giao trả cont’ rỗng (1) (2) Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK Nếu hàng hóa phải lưu kho của công ty Nếu hàng hoá không phải lưu kho của công ty Để Cảng có thể dỡ hàng từ tàu thì 1 ngày (24h) trước khi tàu đến Cảng, cán bộ giao nhận của Công ty phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với lệnh giao hàng của đại lý hãng tàu đến văn phòng quản lý tàu tại Cảng để xác nhận lệnh giao hàng D/O ( Delivery Order). Khi Cảng tiến hành dỡ hàng từ tàu, cán bộ giao nhận của Công ty phải xuất trình vận đơn gốc (Bill of Lading Original) và lệnh giao hàng (D/O) cho feeder để nhận hàng. Trong quá trình nhận hàng thì cán bộ giao nhận của Công ty cùng với cán bộ Cảng phải lập một số chứng từ với tàu như: Biên bản dỡ hàng (COR: cargo on receipt), thư dự kháng, biên bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC: report on receipt of cargo), biên bản giám định, giấy chứng nhận hàng thiếu (cargo out turn report)... các biên bản này phải được lập trong đúng thời gian qui định mới có thể khiếu nại các bên liên quan đòi bồi thường tổn thất. Đối với hàng hoá nhập bằng Container, khi tàu đến Cảng thì không cần lập biên bản giám định hầm hàng. Tuy nhiên cũng có một số trờng hợp bắt buộc phải lập biên bản giám định hầm hàng và mời chuyên gia giám định như đối với một số hàng hoá yêu cầu phải đợc bảo quản trong một điều kiện môi trờng nhiệt độ nhất định: hàng giữ lạnh và hàng đông lạnh là hai trờng hợp điển hình, bởi vì đối với hai loại hàng hoá này cần phải được bảo quản tốt theo đúng tiêu chuẩn nếu không sẽ rất nhanh chóng bị hư hỏng do những đặc tính riêng biệt của nó, ví dụ: Hàng rau quả tươi sống tức là còn dưỡng khí, hút CO2 và nhả O2, hơi nước, những chất hay mùi và khí nóng. Sự biến chất của chúng giảm đi khi nhiệt không đến “nhiệt độ tới hạn” gần với những điểm đông kết nếu đạt điểm “tới hạn” này thì những tế bào sống bị huỷ hoại không cứu chữa được nữa và hàng hoá bị hư hỏng hoàn toàn. Do vậy trong những trường hợp yêu cầu bắt buộc đặt ra là phải giám định hầm hàng để xác định xem hàng hoá có được bảo quản theo đúng qui định không và khi dỡ hàng này cũng cần phải có một qui trình bảo quản hợp lý. Khi nhận hàng từ tàu, nếu như cán bộ của Công ty bằng kinh nghiệm của mình phát hiện tình trạng bên ngoài của Container không tốt (container bị móp méo, thủng) có thể gây ảnh hưởng đến hàng hoá bên trong Container, lúc đó cán bộ giao nhận của Công ty phải lập biên bản xác định tình trạng bên ngoài không tốt của Container (hoặc Container bị hư hỏng) và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu, đại diện Cảng ký xác nhận. Trong trường hợp này khi tiến hành dỡ hàng ra khỏi Container, Công ty phải mời đại diện hãng tàu giám sát quá trình rút hàng. Nếu xảy ra trường hợp hàng hoá bị hư hỏng, đổ vỡ, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ phải lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng và mời đại diện hãng tàu, chủ tàu ký xác nhận để có thể xác định trách nhiệm thuộc về người vận tải hay do người XK đóng hàng không đúng qui định. Biên bản này sẽ là cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại bồi thường các bên liên quan. Cùng với quá trình rút hàng từ Container thì cán bộ giao nhận của Công ty phải mời công chức Hải quan đến để giám sát quá trình dỡ hàng kiểm tra số seal, số container và kiểm hoá hàng hoá. Thông thường hàng hoá được rút ra khỏi Container tại Cảng (theo B/L) do vậy đại diện Hải quan sẽ đến Cảng để giám sát quá trình dỡ hàng. Kết thúc quá trình kiểm hoá, công chức Hải quan sẽ hoàn thành các thông tin ở mặt sau của tờ khai Hải quan hàng NK như: kết quả kiểm hoá... Nếu hàng hoá thừa hay thiếu so với tờ khai thì cán bộ giao nhận của Công ty phải lập biên bản hàng thừa thiếu. Nếu hàng thừa, số hàng thừa phải được làm đầy đủ mọi thủ tục Hải quan như một lần NK, tính lại thuế cho lô hàng, khi đó công chức Hải quan sẽ tính lại thuế cho lô hàng và điền đầy đủ vào mục “phần tính lại thuế của cơ quan Hải quan” (từ mục 32 đến mục 36). Sau đó công chức Hải quan sẽ đóng dấu xác nhận “chứng thực xuất nhập” (mục 38) và thông quan cho hàng NK. Ngoài ra có một số trường hợp được đề nghị đem cả Container về kho riêng để kiểm hoá, khi đó Công ty phải mời công chức Hải quan áp tải hàng hoá đến địa điểm kiểm hoá, mọi chi phí đi lại cho công chức Hải quan, Công ty hoặc chủ hàng sẽ phải chịu, tuỳ theo thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác. Tuy nhiên đối với bất cứ loại hàng hoá nào thì Công ty cũng nên thương lượng với chủ hàng NK rút hàng và kiểm hoá tại Cảng, bởi vì khi đó sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí lớn, đó là chi phí nâng hạ vận chuyển Container về kho riêng giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu. Một chú ý trong quá trình nhận hàng là: - Nếu như Công ty chưa sắp xếp được phương tiện vận tải nội địa hoặc hàng hoá đã tháo ra khỏi Container, đã làm thủ tục Hải quan nhưng chưa thể vận chuyển đến cho chủ hàng thì Công ty không nên tháo hàng ra khỏi Container trong 5 ngày đầu khi Container còn đang ở bãi Cảng, vì lệ phí lưu Container tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Công ty không phải nộp theo qui định của Cảng, còn từ ngày thứ 6 trở đi phí lưu Container tại bãi Cảng là 5USD cho một Container 20’ và 7USD cho một Container 40’ một ngày đêm, hết tuần đầu tiên số lệ phí trên sẽ bị Cảng phạt gấp đôi và hãng tàu phạt giao Container rỗng chậm trễ. Còn nếu như hàng hoá đã được rút ra bãi Cảng, nhưng mặc dù hàng hoá đặt tại bãi Cảng trong 5 ngày đầu Công ty vẫn phải chịu chi phí lưu bãi tại Cảng, chi phí này được tính theo tấn hoặc chiếc tuỳ theo từng mặt hàng. - Vấn đề nghiệm thu hàng NK về số lượng và chất lượng: + Số lượng: Phơng pháp nghiệm thu chủ yếu là kiểm đếm (cân, đo, đong, đếm) đại diện: *) Tính số thùng, kiện pallet đợc đóng theo từng hàng, sau đó tính cho cả Cont. *) Cân đo đại diện sau đó tính ra số lượng, khối lượng cả Container. + Chất lượng: Nếu hàng hoá thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước thì chất lượng hàng hoá sẽ được chứng nhận bởi cơ quan giám định như trong hợp đồng mua bán ngoại thương đã chỉ định. Còn nếu như hàng hoá không thuộc diện phải qua kiểm tra chất lượng nhà nước, nhưng nhà NK muốn được nghiệm thu về chất lượng hàng hoá thì cán bộ giao nhận của Công ty sẽ tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định chất lợng hàng NK trong quá trình rút hàng ra khỏi Container tại Cảng hoặc địa điểm rút hàng ngoài Cảng được cơ quan Hải quan cho phép. Chất lượng hàng hoá chỉ được xác định bởi cơ quan giám định mà thôi (chi phí giám định do nhà NK chịu) - Giao hàng cho chủ hàng: Khi hàng hoá đã được thông quan, Cty sẽ tiến hành vận chuyển hàng đến cho chủ hàng NK. Đồng thời với quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng từ tàu Cảng, Cty sẽ tiến hành thuê phương tiện vận tải nội địa để vận tải hàng hoá đến cho chủ hàng. Hiện tại Vinatrans chưa có đội xe vận chuyển hàng Container , tuy nhiên Công ty cũng đảm nhận được dịch vụ này để phục vụ khách hàng nhờ ký được những hợp đồng nguyên tắc có thời hạn lâu dài với một số công ty vận tải lớn như Công ty TNHH Cựu Kim Sơn, Công ty thương mại & dịch vụ vận tải Minh Toàn, Công ty TNHH Hoàng Đại….. Tuy nhiên cũng vẫn thiếu xe vận chuyển hàng nên hoạt động của đơn vị có nhiều lúc rơi vào thế bị động, nhất là vào mùa cao điểm khi các đội xe đều qua Lào vận chuyển hàng, làm cho thị trường trở nên khan hiếm xe và chỉ còn lại một số lượng xe nhất định phục vụ cho các hãng tàu. Điều này đã làm ảnh hưởng tới kế hoạch tiếp nhận hàng của khách hàng và ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Mặc khác trong nhiều trường hợp công tác thuê phương tiện vận tải đường bộ chưa được chú trọng đúng mức, Công ty chỉ dựa vào giá cước chuyên chở của các hãng vận tải để thuê phương tiện vận tải đường bộ mà chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của các yếu tố khác như dịch vụ cung cấp, thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quá trình vận tải... để đưa ra quyết định chung. Thanh lý Hợp đồng Mọi cước phí trong quá trình giao nhận Công ty phải thanh toán, được xem như chi phí giao nhận. Những chi phí mà Công ty phải trả là: lệ phí Hải quan, phí nâng hạ di chuyển Container tại Cảng, kho , phí rút hàng ra khỏi Container, phí vận tải đường bộ. Nếu như hàng hoá được rút ra khỏi Container tại Cảng thì Công ty sẽ giảm bớt được chi phí giao trả Container rỗng (vì việc giao trả Container rỗng cho đại lý hãng tàu ngay tại Cảng), ngoài ra việc dỡ hàng tại Cảng có một số thuận lợi như hệ thống xếp dỡ hàng tại Cảng hiện đại và có đưủ phương tiện xếp dỡ mọi loại hàng hoá cũng như nhân công bốc xếp làm việc tại Cảng tương đối đầy đủ. Còn nếu như đem Container về kho riêng để kiểm hoá thì Công ty phải chịu thêm 3 lần nâng hạ Container, chi phí vận chuyển hàng từ Cảng về kho và chi phí giao trả Container rỗng. Hơn nữa hiện tại Công ty lại chưa có đầy đủ phương tiện xếp dỡ hiện đại như tại Cảng cho nên việc thoả thuận được với chủ hàng để kiểm hoá tại Cảng là có lợi nhất cho Cty. Tuy nhiên cũng cần nhanh chóng đưa hàng ra khỏi Cảng để không phải chịu thêm chi phí lưu kho, lưu bãi Cảng. Mọi chi phí nói trên được Công ty dùng tiền mặt để thanh toán và sau đó sẽ nhận phí giao nhận uỷ thác từ khách hàng. Giao trả container rỗng Nếu quá trình dỡ hàng tại bãi Cảng thì việc giao trả Container rỗng cũng ngay tại bãi Cảng và như vậy Công ty không phải tốn thêm chi phí vận chuyển Container rỗng đến bãi Container của đại lý hãng tàu để giao trả. Ngay khi hàng hoá được rút hết khỏi Container, cán bộ giao nhận của Công ty sẽ lập văn bản giao trả Container rỗng cho đại diện đại lý hãng tàu và mời họ ký xác nhận đã trả Container rỗng. Còn nếu như việc rút hàng hoá ra khỏi Container tại một địa điểm khác ngoài Cảng thì Công ty phải vận chuyển Container rỗng đến bãi Container của đại lý hãng tàu để giao trả. Chú ý: Trong quá trình rút hàng hoá ra khỏi Container, cần phải bảo vệ Container cẩn thận, nếu Container bị hư hỏng trong quá trình này thì Công ty phải bồi thường thiệt hại cho đại lý hãng tàu. Giám định hàng Nhập Khẩu tổn thất Trong quá trình giao nhận hàng NK, nếu xảy ra trường hợp đổ vỡ, hư hỏng thì Công ty phải tiến hành mời cơ quan giám định đến để giám định mức độ tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định hàng hoá NK bị tổn thất làm cơ sở để chủ hàng NK khiếu nại đòi bồi thường các bên liên quan đã gây ra tổn thất. Một thực tế xảy ra là khi Công ty tiến hành mời cơ quan giám định thì không phải kết quả giám định của cơ quan giám định mà Cty đã mời sẽ được tất cả các bên liên quan chấp nhận, nhất là cơ quan Bảo hiểm. Khi đó có thể quá trình giám định sẽ phải tiến hành lại và nh vậy chủ hàng NK sẽ phải tốn thêm nhiều chi phí như chi phí cho nhân công xếp dỡ phục vụ giám định, chi phí cho việc mời cơ quan giám định khác, bên cạnh đó khi giám định hàng hoá bị tổn thất thì thời gian sẽ kéo dài và hàng hoá phải lưu kho, lưu bãi Cảng và chi phí lưu kho,lưu bãi tại Cảng sẽ tăng lên. Ngoài ra quá trình kiểm tra giám định hàng hoá phải được thực hiện theo đúng qui trình với sự kiểm tra giám sát của các bên liên quan như: chủ hàng NK, đại diện đại lý hãng tàu, đại diện Cảng, cơ quan Hải quan, cơ quan Bảo hiểm. Việc thực hiện tổ chức các bên liên quan phải được thực hiện chặt chẽ theo đúng qui trình và thời gian qui định thì mới có thể giảm được chi phí và có kết quả phản ảnh chính xác để xác định lỗi thuộc về bên nào và ai sẽ là người bồi thường cho số hàng hoá bị tổn thất. Nếu công tác này được chuẩn bị và thực hiện tốt thì sẽ giúp cho Cty cũng như chủ hàng NK giảm được chi phí và thời gian giám định cũng như việc chủ hàng được bồi thường theo đúng luật định. Đánh giá chung: Khi tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu bẳng cont nguyên thì Vinatrans có thể thực hiện với nhiều vai trò khác nhau, là đại lý hãng tàu, là đại lý cho công ty giao nhận quốc tế, làm người chuyên chở hay là người được chủ hàng ủy thác làm các dịch vụ khai thuê hải quan, vận tải nội địa v.v….Tuy nhiên trong tât cả những vai trò trên thì vai trò làm đại lý của hãng tàu là phổ biến nhất ở Vinatrans.Với vai trò là đại lý hãng tàu thì qui trình nhận hàng nhập khẩu được thực hiện đơn giản nhất và ít sai sót hay ít gặp khó khăn nhất.Vinatrans chỉ cần lấy bộ hồ sơ từ đại lý của họ ở nước ngoài, gửi hàng giao cho người nhận cùng với giấy ủy quyền nhận hàng.Và thu phí phát hành D/O, phí phạt lưu vỏ cont rút hàng chậm, phí mượn vỏ cont (nếu có)….Ngoài ra có thể thực hiện các dịch vụ cung cấp thêm như khai thuê hải quan,vận chuyển nội địa v.v…..Còn khi đóng vai trò là người vận chuyển thì gặp nhiều khó khăn hơnvà trách nhiệm cũng nhiều hơn.Lúc đó công việc của Vinatrans là nhiều hơn bao gồm nhiều công đoạn hơn từ đàm phán kí kết hợp đồng đến tổ chức vận chuyển ,thuê người chuyên chở..v.v. Các phí phải thu cũng nhiều hơn: cước tàu,phí D/O,phí khai thuê HQ, thuế, phí lưu cont,phí vệ sinh cont…….Trên thực tế thì trường hợp đóng vai trò là người vận chuyển hay đóng vai trò là đại lý công ty giao nhận quốc tế thì đều ít xảy ra vì số lượng khách hàng còn rất hạn chế.Nguyên nhân là do khả năng cạnh tranh của Vinatrans còn chưa cao, trình độ nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên không đồng đều thêm vào đó mức phí đưa ra còn cao không thể canh tranh với các công ty khác. Những tồn tại: Đối với những Trường hợp phổ biến ở Vinatrans. Đó là khi Vinatrans đóng vai trò là đại lý của hãng tàu và khi đóng vai trò là người được chủ hàng ủy thác Những tồn tại: Đối với qui trình 1 tức là khi Vinatrans đóng vai trò là đại lý hãng tàu thì ít khi gặp khó khăn nếu có thì chỉ là do người nhận hàng xuất trình chứng từ chậmà phát hành D/O châm; nên dẫn đến việc giao hàng chậm Còn đối với qui trình 4 khi Vinatrans đóng vai trò là người ủy thác thì gặp nhiều khó khăn hơn .Nhất là trong việc tiếp nhận bộ hồ sơ chứng từ, khai thuê hải quan và vận chuyển nội địa. +Đối với việc tiếp nhận hồ sơ chứng từ thì chủ yếu là do sự chậm trễ mà nguyên nhân của việc chậm trễ là: - Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu. - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ. - Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan. - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng. - Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ... +Đối với việc khai báo Hải quan thì gặp những khó khăn sau: Việc khai báo Hải quan là một trong những công việc chiếm nhiều thời gian của Công ty. Đôi khi có những trở ngại về giấy tờ cần thiết cho việc khai báo Hải quan như; -Trong bộ chứng từ về hàng hoá mà người XK gửi tới không có giấy chứng nhận xuất xứ trong khi hàng hoá thuộc diện ưu đãi về thuế quan. -có sự sai lệch thông tin giữa các chứng từ-hóa đơn -Hồ sơ chưa hoàn chỉnh -Chủ hàng khai giá thấp hơn giá trị thực tế gây khó khăn cho hải quan trong việc thẩm định giá và đưa ra mức thuế -Nội dung tên hàng không rõ ràng -Mã áp cho hàng không phù hợp -……… + Đối với việc vận chuyển nội địa :Phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc cạnh tranh với các đối thủ khác trong lĩnh vực này thường gặp nhiều bất lợi về giá cước cũng như điều động xe, đặc biệt vào mùa cao điểm ( từ tháng 10 đến tháng 3) Trong việc giao dịch và lựa chọn một số hãng vận tải nội địa, Công ty chỉ chú trọng đến một vài cơ sở chủ yếu để lựa chọn nh: giá cước, dịch vụ... mà chưa xem xét đúng mức đến các yếu tố tuy không mang lại lợi ích trước mắt cho Công ty nhưng sẽ mang lại những lợi ích khó nhận thấy ngay như: mức độ an toàn trong vận chuyển, sự linh hoạt trong việc giải quyết các vấn đề phát sinh về hàng hoá trong khi vận chuyển... cũng như xác định được tầm quan trọng của mỗi yếu tố trong việc ra quyết định chung. Để công tác giao nhận được thực hiện tốt thì Công ty cần phải khắc phục những mặt còn tồn tại, đưa ra những phương pháp giải quyết mang tính qui luật chung cho mọi tình huống nhằm nâng cao uy tín, phục vụ tốt nhất nhu cầu của khách hàng. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP Với những tồn tại đã được trình bày ở chương 2 em xin kiến nghị 1 số giải pháp sau đây: Biện pháp 1: Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng từ: Với sự đẩy mạnh của tốc độ vận tải, đặc biệt là việc sử dụng phương tiện chuyên chở bằng Container ngày càng nhiều. Đôi khi trong quá trình chuẩn bị Công ty cần lưu ý người nhập khẩu giục người xuất khẩu gửi toàn bộ các chứng từ đã được yêu cầu trong hợp đồng thương mại khi đã giao hàng lên phương tiện vận tải một cách nhanh chóng. a. Nguyên nhân của những sự chậm trễ: Những chậm trễ trong việc hoàn thành bộ chứng từ đang trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Sai sót của con người là một trong những nguyên nhân lớn và cũng có thể do năng lực công tác của nhân viên trong những cơ quan hữu quan gây nên. Những nguyên nhân phổ biến nhất của sự chậm trễ: - Người xuất khẩu gởi thiếu một trong những chứng từ cần thiết đã được yêu cầu. - Các sai sót về những thông tin giữa các chứng từ. - Chậm trễ trong việc liên lạc giữa nhân viên Cảng, Hải quan và các cơ quan. - Khi nhận bộ chứng từ không xem xét kiểm tra kỹ lưỡng. - Chậm trễ ở Ngân hàng do các chứng từ không ăn khớp ... b. Khắc phục những chậm trễ sai sót: Để khắc phục những vấn đề như thế cần phải có nhân viên đúng chức năng giải quyết công việc chứng từ. Trong quá trình nhận bộ chứng từ của người xuất khẩu, cán bộ lập chứng từ cần phải kiểm tra đối chiếu kỹ lưỡng giữa các chứng từ với nhau, nếu có sự sai lệch thông tin về hàng hoá giữa các chứng từ thì cần phải tìm hiểu những nguyên nhân nào gây ra sự sai lệch đó, sự sai lệch bắt đầu từ chứng từ nào, cần phải liên lạc nhanh với người xuất khẩu để tìm hiểu nguyên nhân các sự sai lệch đó và yêu cầu sửa đổi chứng từ cho ăn khớp với nhau. Bên cạnh đó thực tế cho thấy tại Phòng Kinh doanh dịch vụ XNK có thể có 1 hay 2 nhân viên đảm nhận một thương vụ từ khâu chuẩn bị các giấy tờ, chứng từ khai báo Hải quan cho đến khi vận chuyển hàng đến cho ngời nhập khẩu. Vì vấn đề xảy ra là có nhiều thương vụ cùng làm trong một thời gian nên phải chia cán bộ, nhân viên ra để làm, như vậy khi xảy ra trục trặc nào đó trong một công đoạn chưa giải quyết được thì sẽ làm ùn tắc, chậm trễ các công đoạn sau và ảnh hưởng đến thời gian giao nhận hàng nhập khẩu, ảnh hưởng đến tiến độ chung. Như vậy vấn đề này có thể được giải quyết một cách tốt hơn là: Xây dựng một trình tự làm việc và chia nhỏ công việc trong trình tự đó, mỗi cán bộ, nhân viên sẽ đảm nhận một công đoạn trong trình tự đó, như vậy mỗi người sẽ có thời gian chuyên sâu nghiên cứu nhiều hơn và thành thạo hơn trong lĩnh vực đó, đẩy nhanh được tiến độ công việc. Ví dụ: Trong công tác chuẩn bị có 2 công đoạn chủ yếu là lập tờ khai Hải quan, Packing list và lấy các chứng từ hàng hoá từ người nhập khẩu cũng như nhận D/O từ hãng tàu để làm thủ tục Hải quan. - 1 cán bộ nhân viên sẽ chuyên sâu về công tác lập các chứng từ nh tờ khai, Packing list. - 1 cán bộ nhân viên khác sẽ chuyên với công việc làm thủ tục Hải quan. 2 cán bộ nhân viên này luôn có mối quan hệ trực tiếp với nhau trong quá trình làm việc. Tương tự như trong công đoạn nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết ... công việc luôn luôn là một dây chuyền khép kín, như vậy các cán bộ, nhân viên trong Phòng sẽ luôn có quan hệ với nhau trong các công đoạn làm việc bổ trợ cho nhau (như các mắt xích của một dây chuyền) có thể với phương pháp này mặc dù cán bộ nhân viên ít vẫn có thể đảm nhận đợc nhiều thương vụ trong cùng 1 thời gian. Trong quá trình lập một số chứng từ cần thiết, thì cần phải có sự cập nhật thông tin, các văn bản hớng dẫn của cấp trên cũng như của các cơ quan hữu quan có liên quan phải tuyệt đối tuân theo những quy định mẫu đã có sẵn. Trong quá trình kiểm tra đối chiếu giữa chứng từ và thực tế nếu phát hiện có sự sai lệch giữa chứng từ và thực tế thì phải yêu cầu đại diện Hải quan lập “Biên bản chứng nhận về tình trạng của hàng hoá” và giải quyết sự sai lệch giữa thực tế và chứng từ đó theo luật định của Hải quan. Với kinh nghiệm của mình thì Công ty đã giải quyết được những vướng mắc khó khăn trong những chuyến hàng giao nhận nhập khẩu cũng như xuất khẩu. Nhưng có lẽ sự phục vụ giá trị nhất của Công ty đối với khách hàng của mình là trong lĩnh vực thông tin liên lạc và những mối quan hệ thân hữu. Thông qua những mối quan hệ thân hữu với những cơ quan hữu quan như Hải quan, Cảng, Bộ Thương mại cũng như giới vận tải bằng chính khả năng của mình, Công ty có thể giải quyết kịp thời khi xảy ra chậm trễ vướng mắc. Khi xảy ra những chậm trễ vướng mắc thì người nhập khẩu sẽ không có được những mối quan hệ như thế và thường thấy khó khăn tốn nhiều thời gian để tìm cách giải quyết. Và một trong những biện pháp khắc phục sự chậm trễ trong quá trình giao nhận đó là vấn đề lưu chuyển và lu trữ chứng từ. Trong quá trình giao nhận Công ty là trung tâm tập trung các loại chứng từ, và cũng từ Công ty các chứng từ được lưu chuyển đến Hải quan, Cảng. Trong quá trình chuẩn bị thì các chứng từ được chuyển từ người nhập khẩu qua Bưu điện hoặc ngân hàng, qua tay người nhập khẩu và đến Công ty. Các chứng từ khác Công ty sẽ nhận được từ hãng tàu hoặc một số cơ quan hữu quan khác. Do vậy trong quá trình lưu chuyển chứng từ Công ty cần phải kiểm tra theo dõi để tránh trường hợp có thể bị thất lạc chứng từ. Đồng thời với quá trình tập trung hoàn thành bộ chứng từ thì Công ty cần bảo quản và lưu trữ chứng từ một cách an toàn, cẩn thận. Để việc bảo đảm chứng từ của Công ty được tốt thì Công ty phải có một kế hoạch lưu trữ chứng từ tốt, nội dung cụ thể bao gồm: - Trước hết phải phân loại từng bộ chứng từ theo từng nhóm loại hàng hoá hoặc theo chủ hàng. - Có thể trong cùng một thời gian Công ty thực hiện một lúc nhiều hợp đồng, do vậy các bộ chứng từ này Công ty cần đánh số theo hợp đồng kinh doanh hoặc theo thời gian ký kết hoặc theo một quy luật thứ tự nào đó để tiện trong việc tìm kiếm tra cứu khi có trục trặc xảy ra và tiện cho việc sắp xếp sau này. Cũng có thể dùng máy vi tính, máy quét (Scaner) để quản lý bộ chứng từ theo từng tiêu mục để khi kiểm tra được nhanh chóng hơn. - Công ty nên lập một sổ theo dõi thực hiện hợp đồng, một sổ theo dõi chứng từ và nên kiểm tra thường xuyên các bộ chứng từ. Giao cho một nhân viên có trách nhiệm bảo quản lưu trữ các bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác. Kết luận: Để quy trình giao nhận hàng NK diễn ra tốt đẹp nhanh chóng thì Công ty nên hoàn thiện hơn nữa công tác lập, lưu trữ bảo quản, lưu chuyển bộ chứng từ, Công ty cần thực hiện tốt các vấn đề trên sẽ giúp cho quá trình nhận hàng nhập khẩu nhanh hơn, kinh danh có hiệu quả hơn. Biện pháp thứ 2 :HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VẬN CHUYỂN HÀNG NHẬP KHẨU CHO CHỦ HÀNG Để thực hiện được khâu vận tải nội địa này Công ty cần phải có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng đồng thời phải tổ chức tốt quá trình chuyên chở thì mới đảm bảo an toàn cho hàng hoá cũng như tiến độ thời gian giao hàng. a. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển: Việc tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển đến cho chủ hàng NK có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì nếu như không nắm bắt hiểu rõ được quá trình vận chuyển và làm cho hàng hoá dễ bị biến chất, hư hỏng, đổ vỡ. Đối với những mặt hàng khô như sắt thép, xi măng, bông vải sợi, nguyên phụ liệu... thì những đặc tính riêng biệt của những loại hàng hoá này dễ nhận biết. Việc dùng phương tiện nào? Cách thứ loại hàng hoá đó thì nó sẽ dễ bị hư hỏng, biến chất, có thể không sử dụng được nữa, mà lúc này hàng hoá đã được thông quan, trách nhiệm lưu trữ, bảo quản, vận chuyển thuộc về Công ty, do vậy Công ty phải bồi thường thiệt hại cho chủ hàng NK, không những thế đôi khi còn xảy ra tranh chấp và Công ty còn có thể gặp nhiều rắc rối khác và tất nhiên khi đó uy tín của Công ty sẽ bị giảm sút hoặc thua lỗ trong kinh doanh. Ví dụ: Đối với loại hàng hoá đông lạnh thì khi dở hàng khỏi tàu phải có ngay phương tiện chuyên dụng để chuyên chở Container đông lạnh hay đối với một số lọai hàng hoá tươi sống khác khác thì nhiệt độ cần phải được giữ ở mức bao nhiêu để đảm bảo cho hàng hoá không bị hư hỏng, giảm chất lượng, cần phải tìm hiểu xem khi hàng hoá chở trên tàu ngoài biển do trên biển có nhiều hơi nước nhiệt độ lại không cao thì hàng hoá được giữ ở mức a0C chẳng hạn nhng khi vào bờ thì hơi nước ít đi, nhiệt độ lại tăng lên do thời tiết nắng nóng, liệu khi đó hàng hoá vẫn giữ ở mức a0C đó thì vẫn đảm bảo cho hàng hoá không? đối với các loại hàng hoá tơi sống nghĩa là chúng còn dưỡng khí hút CO2 và nhả khí O2 ,vì vậy điều kiện nhiệt độ cũng như giữ cho vi khuẩn không xâm nhập là hết sức quan trọng để đảm bảo hàng hoá không bị giảm chất lợng và đợc phép lưu thông trên thị trường. Hay đối với các loại hàng hoá dễ gãy vỡ hư hỏng thì cách sắp xếp chèn lót khi xếp hàng lên phương tiện là nh thế nào, trọng tải tối đa đối với loại hàng hoá đó xe được phép chở bao nhiêu để khi vận chuyển có xảy ra va đập thì hàng hoá sẽ không bị vỡ...c sắp xếp lên phương tiện ra sao để vận chuyển thì không phải là việc khó khăn. Ngoài ra có nhiều mặt hàng trong quá trình xếp hàng lên phương tiện, vận chuyển nếu không được thực hiện đúng theo những tiêu chuẩn kỹ thuật quy định đối với Vì vậy việc tổ chức tốt khâu nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng của hàng hoá để bố trí sắp xếp phương tiện cũng như tổ chức quá trình chuyên chở sẽ đảm bảo cho Công ty thực hiện tốt khâu cuối cùng của nghiệp vụ nhận hàng NK, không để xảy ra những rủi ro đáng tiếc. b. Chuẩn bị nhân công, kho b i phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển Đồng thời với quá trình làm thủ tục nhận hàng NK thì Công ty cần phải có sự chuẩn bị về nhân công, kho bãi cũng như phương tiện vận chuyển để có thể tiến hành xếp dở, lưu kho hoặc vận chuyển thẳng hàng NK đến cho chủ hàng theo đúng tiến độ thời gian đã thoả thuận giữa hai bên. c. Tổ chức quá trình vận chuyển: Sau khi đã ký hợp đồng vận chuyển và giao hàng lên phương tiện vận chuyển chở hàng đến đúng nơi quy định mà người uỷ thác yêu cầu thì Công ty không phải đã hết trách nhiệm. Để thực hiện quá trình vận chuyển này thì đồng thời với việc người vận tải chở hàng đến cho nhà nhập khẩu Công ty phải cử 1 hoặc 2 cán bộ của Công ty cùng áp tải hàng hoá trong khi vận tải trên đường để cùng giám sát những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá được đặt ra cho ngời vận tải và hỗ trợ cho người vận tải trên đường đi khi gặp những khó khăn trở ngại. Cán bộ áp tải hàng phải luôn giữ liên lạc với Công ty để thông báo về tình hình vận chuyển. Khi gặp khó khăn cần phải liên lạc với Công ty để xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Công ty trong việc xử lý giải quyết tình huống khó khăn trở ngại đó. Trong quá trình vận chuyển cán bộ áp tải hàng phải yêu cầu ngời vận tải thực hiện nghiêm ngặt những yêu cầu kỹ thuật áp dụng cho hàng hoá để giảm thiểu mọi rủi ro có thể xảy ra. d Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu: Đây là khâu cuối cùng trong quá trình vận chuyển nội địa này. Khi hàng hoá đã được chở đến nơi quy định theo yêu cầu của chủ hàng nhập khẩu. Cán bộ áp tải hàng sẽ trực tiếp giao hàng cho chủ hàng và phải lập biên bản giao hàng theo đúng khối lợng chất lượng mà nhà xuất nhập khẩu đã uỷ thác cho Cty. Cán bộ áp tải phải mời trực tiếp chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký vào biên bản giao hàng vì đây sẽ là cơ sở để Công ty đòi tiền cước phí giao nhận của ngời uỷ thác. Cán bộ áp tải có thể trực tiếp thu tiền cước phí nhận hàng nhập khẩu từ người uỷ thác sau đó nộp lại cho Công ty. - Trong quá trình dỡ hàng giao cho người nhập khẩu thì cán bộ áp tải hàng có thể yêu cầu chủ hàng giúp đỡ về việc thuê phương tiện nâng hạ hàng hoặc dỡ hàng đưa vào kho. Việc này còn tuỳ thuộc vào thoả thuận giữa Công ty và chủ hàng trong hợp đồng uỷ thác xem việc dở hàng khỏi phương tiện vận tải là do người nhập khẩu làm hay Công ty tự làm. Sau khi hoàn thành việc giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu thì Công ty mới thực sự hoàn thành nhiệm vụ và hết trách nhiệm đối với hàng hoá. Tóm lại, công tác vận chuyển hàng nhập khẩu đến cho chủ hàng nhập khẩu đóng góp một phần không nhỏ vào sự thành công của mỗi thương vụ uỷ thác giao nhận của Công ty. Nó tuy là khâu cuối cùng dễ thực hiện nhất trong toàn bộ quy trình nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu bằng Container nhưng nếu không xác định đúng tầm quan trọng của công tác này thì Công ty sẽ không đảm bảo được tiến độ thực hiện hợp đồng uỷ thác. Và nếu không may xảy ra rủi ro xuất phát từ sự chuẩn bị không tốt của Công ty thì Công ty còn phải bồi thường thiệt hại cho nhà nhập khẩu trong khi giá trị của một lô hàng nhập khẩu không phải là nhỏ. Khi đó có thể làm cho Công ty bị thua lỗ nặng và giảm đi uy tín vốn có trong kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu của mình. Sơ đồ quá trình vận chuyển và giao hàng cho chủ hàng NK Trương hợp 1: Kiểm tra tại cảng. Công TY Nhận hàng từ tàu Đưa container về bãi cảng Rút hàng ra khỏi cont để kiểm hoá Đóng lại hàng vào cont Xếp cont lên p.tiện vận tải nội địa Tổ chức quá trình vận tải Giao trả container rỗng cho hãng tàu Giao trả hàng cho chủ hàng NK Trường hợp 2 Hàng hoá qua kho: Kiểm hoá tại kho hoặc tại điểm nhận hàng của ngời NK. Công TY Nhận hàng từ tàu Đưa container về bãi cảng V.chuyển container về kho riêng Rút hàng ra khỏi cont để kiểm hóa Đóng lại hàng vào container Xếp cont lên p.tiện vận tải nội địa Giao trả container rỗng cho hãng tàu Giao trả hàng cho chủ hàng NK Tổ chức quá trình vận tải PHỤ LỤC Bảng 4: Tổng kết tài sản, nguồn vốn của công ty năm 2007 ĐẦU NĂM CUỐI NĂM Số tiền (VND) TT% Số tiền (VND) TT% A. TÀI SẢN LƯU ĐỘNG 9.242.257.068 77,4 4.115.461.974 28.56 I- TIỀN 1.141.379.782 9,56 1.526.080.931 10.59 1.Tiền 1.141.379.782 9.56 1.526.080.931 10.59 2. Các khoản tương đương tiền II- CÁC KHOẢN PHẢI THU 7.721.788.200 64.66 2.292.508.435 15.9 1. Phải thu khách hàng 1.286.080.848 10.77 2.075.503.111 14.41 2. Phải thu khác 6.300.849.798 53.89 20.365.000 1.49 III- HÀNG TỒN KHO 1. NVL tồn kho 2. CCDC trong kho IV- TÀI SẢN LƯU ĐỘNG KHÁC 379.089.086 3.17 296.872.608 2.06 1. Tạm ứng 2. Thuế và các khoản phải thu Nhà Nước 9.549.086 0.79 9.549.086 0.66 3. Tài sản lưu động khác 369.540.000 2.38 287.323.522 2.05 B. TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 2.098.128.269 17.5 9.691.633.661 67.27 I- TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 1. TSCĐ hữu hình 1.691.778.269 14.2 663.364.647 4.6 - Nguyên giá 2.143.494.598 17.95 1.180.659.006 8.19 - Hao mòn (451.716.329) (3.75) (517.294.359) (3.59) 2.Tài sản cố định vô hình 406.350.000 3.4 9.028.269.014 62.66 II- ĐẦU TƯ TC DÀI HẠN 600.000.000 5.02 600.000.000 4.16 2. Đầu tư dài hạn khác 600.000.000 5.02 600.000.000 4.16 TỔNG TÀI SẢN 11.940.385.377 100 14.407.095.635 100 NGUỒN VỐN A. NỢ PHẢI TRẢ 6.106.113.688 51.13 4.636.778.674 32.18 I- NỢ NGẮN HẠN 6.106.113.688 51.13 4.636.778.674 32.18 1. Vay ngắn hạn 2. Phải trả người bán 2.214.891.155 18.55 2.317.266.407 16.08 3. Thuế và các khoản phải nộp 110.578.391 0.93 170.635.301 1.18 4. Phải trả CNV 43.268.211 0.36 68.496.613 0.47 5. Các khoản phải nộp khác 3.247.602.702 27.19 1.421.566.611 9.87 B. NGUỒN VỐN CSH 5.834.271.649 48.86 9.770.316.961 67.81 I- NGUỒN VỐN - QUỸ 5.589.019.195 46.8 9.665.189.847 67.08 1. Nguồn vốn kinh doanh 3.000.000.000 25.12 6.000.000.000 41.64 2. Quỹ phát triển kinh doanh (6.372.987) (0.053) 30.901.989 0.2 3. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 1.803.945.003 15.11 1.999.375.676 13.88 4. Quỹ khen thưởng phúc lợi 245.252.454 2.05 105.127.114 0.73 5. Nguồn vốn đầu tư XDCB TỔNG NGUỒN VỐN 11.940.385.377 100 14.407.095.635 100 Nguồn : Phòng kế toán tổng hợp năm 2007 KẾT LUẬN Qua gần 5 tháng tiếp xúc ,tìm hiểu và học hỏi tại công ty Vinatrans Đà Nẵng, với vốn kiến thức ít ỏi được trang bị tại trường,đặc biệt với sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo Ngô Quang Mỹ và cùng với sự giúp đỡ của các cô các chú anh chị trong công ty cũng như trong phòng vận tải biển.Em đã hoàn thành chuyên đề:”qui trình giao nhận hàng Nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức FC?/FCL tại công ty Vinatrans Đà Nẵng” Chuyên đề này đã vạch ra hướng đi mới cho công tác giao nhận nhập khẩu hàng hoá của Vinatrans Đà Nẵng trong những năm tới.Với chuyên đề này hy vọng sẽ đáp ứng được nhu cầu hiện nay là tiến đến hoàn thiện qui trình giao nhận hàng nhập tại công ty Vinatrans để đạt được những kết quả khả quan hơn Một lần nữa em xin cám ơn sự giúp đỡ quí báu của Ban lãnh đạo,các phòng ban và các anh chị trong công ty Vinatrans đã tạo điều kiện cho em được tiếp xúc tìm hiểu, học hỏi, nghiên cứu tài liệu cũng như truyền đạt những kinh nghiệm trong thực tế để em có thể hoàn thành chuyên đề Xin cảm ơn thầy giáo Ngô Quang Mỹ người đã trực tiếp hướng dẫn chu đáo và tận tình trong suốt quá trình em thực hiện chuyên đề này. TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS. TS. Nguyễn Hồng Đàm (Chủ biên) - GS. TS. Hoàng Văn Châu -PGS. TS. Nguyễn Như Tiến - TS. Vũ Sỹ Tuấn. VẬN TẢI VÀ GIAO NHẬN TRONG NGOẠI THƯƠNG (Nhà xuất bản Giao thông vận tải Hà Nội - 2003) TS. Đoàn Thị Hồng Vân Giáo trình KỸ THUẬT NGOẠI THƯƠNG (Nhà xuất bản thống kê - 2000) PTS Huỳnh Tấn Phát - PTS Bùi Quang Hùng SỔ TAY NGHIỆP VỤ VẬN CHUYỂN CONTAINER (NXB Giao thông vận tải - 1993) “ Các văn bản chọn lọc hướng nghiệp” ( Selected Documents ) - Hiệp hội Giao nhận Kho vận Việt Nam - 1997. Các báo cáo tài chính, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Vinatrans Đà Nẵng. Các báo giá cước phí dịch vụ giao nhận vận tải, xếp dở của các công ty Vietrans, Gematrans, Viconship, Inlaco, Cảng Đà Nẵng... MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY THỰC TẬP –—–— ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN –—–— ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN –—–— ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………