Chuyên đề Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty TNHH hệ thống công nghiệp Việt Nam

o nguyên nhân Công ty không cung cấp sản phẩm đảm bảo theo đúng quy định của đơn hàng. Khi kiểm nhận hàng hoá, nếu người mua thấy số lượng hay chất lượng hàng không đảm bảo theo hợp đồng kinh tế thì trong biên bản kiểm nhận hàng hoá do hai bên giao nhận lập phải ghi rõ số hàng được chấp nhận và số hàng không được chấp nhận (nêu rõ lý do). Nhân viên kinh doanh sẽ trình Giám đốc giải quyết. Nếu đồng ý, Giám đốc sẽ ký quyết định giảm giá. Căn cứ quyết định này, kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 511 Nợ TK 3331 Có TK 131. 2.4.Hạch toán thanh toán với khách hàng: Do đặc điểm giá trị những thành phẩm của đơn vị thực hiện theo những dự án có quy mô lớn cho nên chế độ thanh toán thoả thuận với khách hàng theo quy định trong hợp đồng của Công ty bao gồm 2 đợt: đợt 1 người mua trả trước số tiền tương đương 30% tổng giá trị hợp đồng trong vòng 30 kể từ ngày ký kết hợp đồng, đợt 2 thanh toán 60% sau khi hàng được bàn giao tại kho của đơn vị, cuối cùng là thanh toán nốt 10% sau khi kết thúc thời gian bảo hành sản phẩm. Do khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị. Cho nên, đây là một khoản mục trọng yếu được kế toán đơn vị theo dõi chính xác và chi tiết theo nguyên tắc: cung cấp số liệu khoản phải thu chi tiết đến từng khách hàng. Với những khách hàng có quan hệ thường xuyên thì kế toán theo dõi trên một tờ sổ chi tiết. Đối với những khách hàng ít có quan hệ với DN thì theo dõi chung trên một sổ chi tiết. Đối với khoản tiền khách hàng đặt trước cho đơn vị để có nguồn lực tài chính phục vụ Công ty triển khai dự án (30% giá trị hợp đồng), hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu thu, giấy báo có để ghi vào sổ chi tiết TK 131 theo từng đối tượng thanh toán. Đối với khoản tiền khách hàng chấp nhận trả ngay sau khi nhận hàng (60% giá trị hợp đồng) và kể cả khoản tiền bảo đảm bảo hành mà khách hàng giữ lại thì kế toán đơn vị đều phản ánh thông qua TK 131 và hàng ngày, dựa vào phiếu giao nhận hàng hoá đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có kế toán phản ánh lên Sổ chi tiết TK131. Ví dụ: Ngày 11/01/2007, kế toán nhận được lệnh chuyển có và giấy báo có của ngân hàng thông báo về số tiền: 19.791.018 do công ty CP Giải pháp kỹ thuật năng lượng VN đã ứng trước tiền hàng cho Công ty thì kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 11211 :19.791.018 Có TK 131 :19.781.018 Sau đó, kế toán vào sổ chi tiết TK 131- Công ty CP GPKTNLVN. NGÂN HÀNG ĐT & PT VN Sở giao dịch Hà Nội GIẤY BÁO CÓ Ngày 11 tháng 01 năm 2007 Số chứng từ: 001 Người trả tiền: Công ty CP GIẢI PHÁP KT NĂNG LƯỢNG VN Địa chỉ: 121 ĐẶNG VĂN NGU-ĐỐNG ĐA-HÀ NỘI Tài khoản: 10320076303013 Tại NH: 103100109-NHTMCP Ky thương Hà Nội Người hưởng: Công ty TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VN Địa chỉ: Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội Tài khoản: 120.100.000.809.36 Tại NH: 10202020-NHDT & PT VN Sở giao dịch Nội dung: CT CP GIẢI PHÁP KỸ THUẬT NĂNG LƯỢNG VN TT 30% ĐƠN ĐẶT HÀNG SỐ 0801 ENCO-INDECO CHO CT TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VN Số tiền bằng số: 19.791.018 VNĐ Số tiền bằng chữ: Mười chín triệu bẩy trăm chín mươi mốt nghìn không trăm mười tám đồng. Giao dịch viên Liên2 Phòng nghiệp vụ Biểu 06- Giấy báo có CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:131-Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty CP GIẢI PHÁP KT NĂNG LƯỢNG VN. Đvt:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Dư đầu kỳ GBC 001 11/01/2007 Khách hàng đặt trước tiền 11211 19.791.018 Tổng số phát sinh 19.791.018 Dư cuối kỳ 19.791.018 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 07-Sổ chi tiết tài khoản Phải thu khách hàng Cuối quý, căn cứ vào số liệu tổng hợp của các sổ chi tiết phải thu khách hàng, kế toán lập “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” (Biểu 08-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng). Trong đó, mỗi khách hàng sẽ được trình bày trên một dòng. Sổ này là căn cứ để đối chiếu với Sổ cái TK 131. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Từ tháng 01/01/2007 đến tháng 31/03/2007 Đvt:VNĐ STT Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ .... ... ... ... ... ... ... ... 05 Công ty Tân Kỳ 19.218.986 70.469.360 70.469.360 0 06 Công ty Vĩnh Thịnh 69.300.000 231.000.000 100.000.000 131.000.000 07 Công ty CP giải pháp KT năng lượng VN 0 0 19.791.018 19.791.018 ... ...... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 4.682.765.344 1.240568.742 1.950.450.830 3.610.506.305 2.791.455.252 238.420.513 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 08-Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với khách hàng Hàng ngày, trên cơ sở các chứng từ trên cùng với việc vào sổ kế toán chi tiết phải thu khách hàng, kế toán cũng tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung. Cuối quý, căn cứ vào sổ nhật ký chung, kế toán lên Sổ cái TK 131 (Biểu 09). Sổ cái TK 131 là cơ sở để so sánh với số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng” về số dư đầu kỳ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối kỳ. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản: 131-Phải thu khách hàng Đvt:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 4.682.765.344 1.240.568.742 .... ...... ...... .... ... ... 11/01/07 GBC 001 Nhận tiền ứng trước dự án (CTCP GPKTNL-HN) 1121 19.791.018 15/02/07 HĐ 9200 Bán hàng theo DA Tân kỳ 511 64.063.050 15/02/07 HĐ 9200 VAT 33311 6.406.305 ... ... ... ... ... ... 01/03/07 HĐ 9203 Bán hàng theo DA Vĩnh Thịnh 511 210.000.000 01/03/07 HĐ 9203 VAT 33311 21.000.000 ..... ..... ... ... ... ... Tổng phát sinh 1.629.284.587 3.610.506.305 Dư cuối kỳ 2.791.445.252 238.420.513 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 09-Sổ cái tài khoản Phải thu khách hàng Tuy nhiên, do trong quá trình hạch toán trên phần mềm kế toán máy Bravo, đơn vị không cập nhật thông tin thời hạn thanh toán trên hoá đơn bán hàng. Vì vậy, công tác theo dõi tuổi công nợ phải thu chưa thể thực hiện được, dẫn theo vấn đề quản lý công nợ tại đơn vị còn nhiều hạn chế. Và cũng vì lý do này, Công ty chưa trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Khi phát sinh các khoản nợ không thu hồi được, kế toán đơn vị phản ánh trực tiếp làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp và làm lợi nhuận của kỳ đó giảm đột biến. Đây cũng là một trong những điểm tồn tại mà Công ty cần khắc phục trong giai đoạn tới. 2.5.Hạch toán giá vốn hàng bán: Công ty thực hiện tính giá thành phẩm xuất kho theo phương pháp giá đích danh. Tại đơn vị không có kho thành phẩm riêng mà thành phẩm sau khi lắp ráp xong được lưu ngay tại xưởng sản xuất và như đã trình bày trong phần đặc điểm tiêu thụ của Công ty, do tính chất thành phẩm xuất bán có thời gian lưu kho rất ngắn cho nên phương pháp giá đích danh tỏ ra phù hợp và đơn giản hoá công tác kế toán giá vốn hàng bán rất nhiều. Khi xuất kho thành phẩm kế toán chỉ cần cập nhật vào máy thông tin hàng xuất về mã số, số lượng sau đó chọn hình thức giá vốn “thực tế đích danh” đã được khai báo đầu kỳ, máy tính sẽ tự động tính chuyển ra giá vốn thành phẩm xuất bán vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: liên 1 giao cho thủ kho giữ để ghi thẻ kho và lưu, liên 2 giao cho phòng kế toán ghi sổ và lưu, liên 3 giao cho nhân viên bàn giao hàng cho khách hàng. Công ty có danh mục sản phẩm đa dạng với các đặc tính kỹ thuật khác nhau và giá cả khác nhau. Do bán hàng theo dự án cho nên chủng loại thành phẩm trong Công ty mang đặc trưng khác biệt chứa đựng những yêu cầu cá thể của từng đơn hàng. Vì thế, các loại thành phẩm của Công ty chỉ được quản lý qua mã mà không được theo dõi chi tiết trên sổ kế toán. Do đó, tương ứng với doanh thu tiêu thụ thì Sổ chi tiết TK 632 không mở cho từng loại thành phẩm mà tập hợp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn bán hàng thì kế toán lên sổ chi tiết giá vốn hàng bán. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội PHIẾU XUẤT KHO Nợ: 632 Ngày 01 tháng 03 năm 2007 Có: 155 Số: 003 Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Tứ Bộ phận: Phòng dự án Lý do xuất kho: Xuất hàng bán cho khách hàng theo hoá đơn 9203 Xuất tại kho : Kho Công ty Đvt:VNĐ Ngày Số Mặt hàng ĐVT Xuất Đơn giá Số lượng Thành tiền 01/03 003 Tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh tủ 207.269.935 01 207.269.935 Tổng cộng 207.269.935 Kế toán ghi sổ Thủ kho Ngày 01 tháng 03 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu 10-Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:632-Giá vốn hàng bán Đ v t:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ ... ... ... ... ... ... 15/02/2007 PCK002 Bán tủ theo dự án Tân Kỳ 155 49.279.273 ... ... ... ... ... ... 01/03/2007 PXK003 Bán tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh 155 207.269.935 ... ... ... ... ... ... 31/03/07 PKT02 Kết chuyển giá vốn 632→9111 9111 1.139.359.851 Tổng phát sinh 1.139.359.851 1.139.359.851 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 11-Sổ chi tiết tài khoản Giá vốn hàng bán Cuối quý, kế toán lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn căn cứ vào các sổ chi tiết TK 155 (Biểu 12) CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Kho: Kho thành phẩm (TP) Đvt:VNĐ Mã số Mặt hàng ĐVT Đầu kỳ Nhập Xuất Cuối kỳ Nhóm thành phẩm sản xuất 6 1.139.359.851 6 1.139.359.851 TPTD Tủ điện tủ 6 1.139.359.851 6 1.139.359.851 .... .... .... .... .... .... .... .... .... DATK Tủ dự án Tân Kỳ tủ 1 49.279.273 1 49.279.273 ... ... ... ... ... ... ... ... ... TTRAM Tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh tủ 1 207.269.935 1 207.269.935 ... .... ... ... ... ... ... ... ... Tổng cộng 6 1.139.359.851 6 1.139.359.851 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 12-Bảng tổng hợp nhập-xuất tồn Đồng thời hàng ngày, từ các chứng từ trên kế toán vào Sổ nhật ký chung đến cuối quý, kế toán lên Sổ cái TK 632. Số tổng cộng chính là tổng giá vốn hàng bán trong kỳ. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:632-Giá vốn hàng bán Đ v t:VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ ... ... ... ... ... ... 15/02/2007 HĐ 9200 Bán tủ theo dự án Tân Kỳ 155 49.279.273 ... ... ... ... ... ... 01/03/2007 HĐ 9203 Bán tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh 155 207.269.935 ... ... ... ... ... ... 31/03/07 PKT02 Kết chuyển giá vốn 632→9111 9111 1.139.359.851 Tổng phát sinh 1.139.359.851 1.139.359.851 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 13-Sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán 2.6.Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ thành phẩm: 2.6.1.Hạch toán chi phí quản lý kinh doanh Để xác định chính xác kết quả tiêu thụ, kế toán Công ty đã tiến hành tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán không theo dõi tách biệt hai loại chi phí này mà chỉ thu thập và phản ánh thông tin trên TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại Công ty là những chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ thành phẩm và những khoản chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động của cả đơn vị. Để theo dõi các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh tại đơn vị kế toán mở chi tiết TK 642 thành 7 tài khoản cấp 2 như sau: 6421- Chi phí nhân viên quản lý 6422- Chi phí vật liệu, thiết bị 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng 6424- Chi phí khấu hao 6425- Chi phí thuế, phí, lệ phí 6426- Chi phí chuyển tiền 6427- Chi phí bằng tiền khác. Trong đó, tỷ trọng của các khoản chi phí khác phát sinh bằng tiền rất lớn, đặc biệt là tiền công tác phí cho nhân viên bán hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí bán hàng của DN. Vì đây là chi phí mang tính chất thường xuyên và quan hệ trực tiếp tới doanh số của Công ty. Tiếp đó, phải kể đến chi phí bảo hành sản phẩm cũng chiếm một lượng không nhỏ tuy không có tính chất liên tục mà chỉ xuất hiện vào những kỳ nhất định. Cho nên việc chi tiết thành những tiểu khoản như trên không mang lại nhiều ý nghĩa về mặt quản lý vì những khoản mục trọng yếu lại không được theo dõi chi tiết. Hơn nữa, việc chi tiết như trên còn chưa đúng với quy định của QĐ số 48/2006/QĐ-BTC. Vì theo chế độ, TK 642 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2 là: 6421- chi phí bán hàng, 6422-chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là điểm hạn chế mà kế toán đơn vị cần khắc phục. Khi phát sinh các khoản chi phí này tuỳ thuộc vào nội dung của từng khoản mục chi phí mà kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp một cách phù hợp. Khi nhận được hoá đơn GTGT do nhân viên phòng hành chính mua văn phòng phẩm gửi xuống, thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi tiền mặt sau đó chuyển hoá đơn GTGT và phiếu chi này cho kế toán để cập nhật chứng từ vào máy tính. Phần mềm kế toán sẽ tự động lên sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp và vào sổ nhật ký chung. Chứng từ ghi nhận chi phí về tiền lương nhân viên quản lý là bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT. Chứng từ liên quan đến chi phí vật liệu, dụng cụ là phiếu xuất kho, hoá đơn mua vật tư. Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao để cập nhật khoản mục chi phí khấu hao. Đối với các chi phí khác, kế toán tập hợp các chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo Nợ...sau đó mở sổ chi tiết chi phí quản lý DN cho các khoản mục tương ứng. Chi phí bảo hành sản phẩm của Công ty là các chi phí liên quan đến khắc phục sửa chữa, thay thế thiết bị hư hỏng hoặc khi sản phẩm vận hành không bình thường mà do lỗi của đơn vị. Khi phát sinh chi phí bảo hành, căn cứ vào các chứng từ đó, kế toán hạch toán chi phí bảo hành sản phẩm như sau: Đối với chi phí bảo hành phát sinh khối lượng nhỏ: Nợ TK 6427 Có TK 111, 112, 152, 153. Đối với chi phí bảo hành phát sinh khối lượng lớn: Nợ TK 242 Có TK 111, 112, 153, 152 Hàng tháng, kế toán phân bổ chi phí bảo hành sản phẩm trả trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ: Nợ TK 6427 Có TK 242. Việc hạch toán như trên là chưa hợp lý. Do chi phí bảo hành sản phẩm có giá trị lớn cho nên để đảm bảo nguyên tắc thận trọng và thực hiện mục tiêu bù đắp chi phí tối đa của nhà quản lý thì kế toán Công ty cần trích lập trước khoản chi phí này thay vì phân bổ dần cho các kỳ hoạt động sau đó, để có nguồn lực tài chính chống lại những rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh. Hàng ngày khi phát sinh chi phí, căn cứ vào các chứng từ như: Phiếu thu, Hoá đơn GTGT, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ kế toán ghi vào các sổ chi tiết tương ứng của TK 642. Cuối tháng, căn cứ vào bảng thanh toán lương, bảng tính và phân bổ khấu hao, kế toán vào sổ chi tiết TK 6421, TK 6424. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Mẫu số 02- TT Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội PHIẾU CHI Số: 030 Ngày 28 tháng 02 năm 2007 Nợ: 642 Có: 1111 Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Bích Điạ chỉ: Số 55, Ngõ 191, Minh Khai, Hà Nội Về khoản: Trả tiền thuê văn phòng quản lý tháng 02. Nội dung Tài khoản Số tiền (VND) Trả tiền thuê văn phòng 642 5.000.000 Số tiền bằng số : 5.000.000 VND. Số tiền bằng chữ : Năm triệu đồng chẵn . Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ) : Năm triệu đồng chẵn. Biểu 14-Phiếu chi CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007. Tài khoản : 6427 – Chi phí khác bằng tiền Đvt: VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ 02/01/07 PC001 TT công tác phí: xăng xe 1111 542.500 ... ... .... ... ... 08/01/07 GBN004 TT phí làm bảo lãnh bảo hành DA Thiện Xuân 11211 600.000 16/01/07 GBN014 TT cước điện thoại T12/06 11211 1.414.095 ... ... ... ... ... 17/02/07 PC025 TT dịch vụ chuyển phát nhanh 1111 3.000.000 ... ... ... ... ... 28/02/07 PC030 TT tiền thuê văn phòng T02/07 1111 5.000.000 ... ... ... ... ... 31/03/07 PC053 Chi tiếp khách 1111 840.000 31/03/07 PKT03 Kết chuyển CP QLDN 642→9111 9111 79.959.680 Tổng phát sinh 79.959.680 79.959.680 Dư cuối kỳ Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 15-Sổ chi tiết tài khoản chi phí QLDN Hàng ngày, cùng với việc lên sổ chi tiết các tài khoản, kế toán tiến hành đồng thời vào “Sổ nhật ký chung”. Đến cuối quý, từ sổ nhật ký chung, kế toán vào Sổ cái TK 642 (xem Biểu 16) theo chương trình kế toán máy được cài sẵn. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản : 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Đvt: VNĐ Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Ngày Số Nợ Có [Dư đầu kỳ] 02/01/07 PC001 TT công tác phí: xăng xe 1111 542.500 03/01/07 PC003 Chi mua vpp giấy photo 1111 5.644.000 ... ... ... ... ... 15/01/07 153 Chi phí thuế môn bài năm 2007 3338 6.000.000 ... ... ... ... ... 28/02/07 PC030 TT tiền thuê văn phòng T02/07 1111 5.000.000 ... ... ... ... ... 31/03/07 PC053 Chi tiếp khách 1111 840.000 31/03/07 PL43 Chi phí tiền lương phải trả cho NV T03/07 3341 52.657.000 31/03/07 PKT03 Kết chuyển CP QLDN 642→9111 9111 211.818.909 Tổng phát sinh 211.818.909 211.818.909 [Dư cuối kỳ] Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 16-Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp 2.6.2.Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ: Xác định kết quả tiêu thụ của đơn vị được tiến hành định kỳ theo quý. Dựa vào các chứng từ, sổ chi tiết và sổ cái các TK đã được lập ở trên, kế toán xác định được doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh để từ đó xác định kết quả tiêu thụ trong kỳ. Các bút toán kết chuyển sẽ được thực hiện tự động bằng phần mềm kế toán trên cơ sở khai báo từng bút toán kết chuyển tự động theo đúng thứ tự cần thiết. Phần mềm kế toán Bravo cho phép thực hiện kết chuyển nhiều bút toán trong một lần thực hiện vào ngày cuối cùng của quý. Sau khi kết chuyển doanh thu, chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong quý vào TK 911-xác định kết quả, kế toán xác định lãi hoặc lỗ của hoạt động tiêu thụ thành phẩm trong quý theo công thức: Kết quả tiêu thụ = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – Chi phí quản lý kinh doanh Công ty chi tiết TK 911 thành ba tiểu khoản để theo dõi kết quả của ba hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động khác, hoạt động tài chính. Cuối quý, căn cứ vào kết quả tính toán, kế toán mở sổ chi tiết TK 9111- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh ( xem Biểu 17) sau đó, lập sổ cái TK 911 (Biểu 18) và lên Báo cáo kết quả kinh doanh (Biểu 19). Từ đó, việc xác định kết quả kinh doanh luôn chính xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho công tác quản trị nội bộ của đơn vị và cung cấp thông tin cho đối tượng quan tâm bên ngoài DN. CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007 Tài khoản: 9111- Xác định kết quả hoạt động kinh doanh Đvt: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có [Dư đầu kỳ] 0 31/03/07 PKT 01 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 1.481.167.680 31/03/07 PKT 02 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 1.139.359.851 31/03/07 PKT 03 Kết chuyển chi phí QLKD 642 211.818.909 31/03/07 PKT 04 Kết chuyển lãi HĐKD trong quý 421 129.988.920 [Tổng phát sinh] 129.988.920 129.988.920 [Dư cuối kỳ] Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 17 -Sổ chi tiết tài khoản xác định kết quả kinh doanh CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007 Tài khoản: 911- Xác định kết quả kinh doanh Đvt: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có [Dư đầu kỳ] 0 31/03/07 PKT 01 Kết chuyển doanh thu bán hàng 511 1.481.167.680 31/03/07 PKT 02 Kết chuyển giá vốn hàng bán 632 1.139.359.851 31/03/07 PKT 03 Kết chuyển chi phí QLKD 642 211.818.909 31/03/07 PKT 04 Kết chuyển lãi HĐKD trong quý 421 129.988.920 [Tổng phát sinh] 129.988.920 129.988.920 [Dư cuối kỳ] Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 18 -Sổ cái tài khoản xác định kết quả kinh doanh Biểu 19 –Báo cáo kết quả kinh doanh (Đã kèm theo bản phô tô báo cáo kết quả kinh doanh 06 tháng đầu năm 2007 của Công ty vào bài làm chuyên đề thực tập chuyên ngành) Từ báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty cho thấy đơn vị đã có sự nhầm lẫn về biểu mẫu của chế độ. Mặc dù thực hiện trên kế toán máy, nhưng kế toán đơn vị chưa chú ý thiết kế biểu mẫu theo quy định của chế độ kế toán cho DN vừa và nhỏ. Điều này dẫn đến hiệu ứng dây chuyền các báo cáo kết quả kinh doanh không chuẩn cho những kỳ tiếp theo. Theo biểu mẫu quy định của Bộ tài chính thì Báo cáo kết quả kinh doanh của ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 chỉ gồm 15 chỉ tiêu và chỉ tiêu số 8 là chỉ tiêu chi phí quản lý kinh doanh chứ không phải chỉ tiêu chi phí bán hàng. Sai sót này nếu được xem xét kỹ lưỡng ta có thể thấy nó liên quan đến sai sót trong cách sử dụng TK 642 hiện tại trong đơn vị. Vì vậy, đây là lỗi khá trọng yếu cần được điều chỉnh kịp thời đảm bảo cung cấp báo cáo kết quả kinh doanh đúng, chuẩn trong thời gian tới. II.Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty: 1. Đánh giá chung về tình hình tiêu thụ tại Công ty trong ba năm gần đây: Công ty xây dựng được quy trình kiểm soát bán hàng rất khoa học giữa các bộ phận đảm bảo sự hợp tác và phối hợp chặt chẽ nhằm đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ và thực hiện có hiệu quả mọi yêu cầu của khách hàng. Để đánh giá được tình hình tiêu thụ ta theo dõi biểu đồ hình cột sau về lợi nhuận gộp từ hoạt động bán hàng qua ba năm 2005, 2006, 2007. Số liệu thu được trên báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty trong ba năm gần đây do phòng kế toán đơn vị cung cấp: Biểu đồ 02- Biểu đồ lợi nhuận gộp Qua sơ đồ trên ta thấy tình hình tiêu thụ năm 2007 của Công ty đang có chiều hướng tốt. Mặc dù năm 2006 lợi nhuận có giảm nhẹ vì tốc độ tăng doanh thu chậm hơn tốc độ tăng giá vốn nhưng nguyên nhân là do giá cả thị trường yếu tố đầu vào biến động theo chiều hướng tăng cao làm tăng giá vốn hàng bán của DN trong khi giá bán phải điều chỉnh với tốc độ chậm hơn tốc độ gia tăng đầu vào. Sang đến năm 2007 thì doanh thu tăng đột biến tới 92,8% so với năm 2006. Có được kết quả trên là do năm 2007 một mặt, giá đầu ra đã được điều chỉnh kịp thời với tốc độ tăng giá đầu vào mặt khác, quan trọng hơn là Công ty đã luôn quan tâm chỉ đạo sát sao mục tiêu tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng, tạo sự gắn bó lợi ích trách nhiệm giữa đơn vị và người tiêu dùng; Xây dựng đội ngũ bán hàng năng động, nhiệt tình; thực hiện chính sách tiêu thụ sản phẩm phù hợp với từng đối tượng khách hàng, giành được sự tín nhiệm của khách hàng đối với sản phẩm của Công ty. Cụ thể, với khách hàng muốn sản phẩm có chất lượng cao thì đơn vị luôn chứng tỏ và đáp ứng được cho khách hàng thấy họ đang chọn đúng là nhà cung cấp. Còn đối với khách hàng đang tìm kiếm khả năng giảm chi phí sản xuất đầu vào, thì Công ty có thể đáp ứng rất linh hoạt mức giá cả nhấn mạnh cho họ thấy rõ lợi thế về kinh tế từ việc sử dụng sản phẩm của đơn vị. Đặc biệt là đối với đối tượng khách hàng là các nhà máy điện có vốn cổ phần chi phối của Nhà nước thì Công ty đã trở thành người bán mới được tin tưởng và được lựa chọn. Điều này thể hiện qua con số doanh thu dự án cung cấp cho các nhà máy điện trên các khu vực miền Bắc bình quân chiếm 70% tổng doanh số của Công ty. Trong năm 2008, Công ty phấn đầu hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch tiêu thụ của năm như sau: doanh thu dự kiến mà phòng dự án cam kết thực hiện với một con số tương đối khả quan: 25 tỷ VNĐ, nộp ngân sách được 891 triệu đồng; đồng thời, đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm tại các khu vực thị trường phía Nam nhằm mở rộng thị phần; củng cố hệ thống kênh phân phối sản phẩm theo hướng chuyên nghiệp và gọn nhẹ, hiện đại... Đây cũng tạo đà để Công ty thực hiện tốt nhiệm vụ kế hoạch của những năm tiếp theo. 2. Những ưu điểm đạt được trong công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty: Nhìn chung, tổ chức công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại đơn vị thực hiện tương đối tốt, phù hợp với chế độ quy định và đảm bảo thông tin, kiểm tra tình hình hoạt động tiêu thụ cho nhà quản trị, cụ thể như sau: Về tổ chức bộ máy kế toán: Do số lượng lao động của đơn vị hạn chế cho nên bộ máy kế toán của Công ty hiện tại chỉ có bốn nhân viên kể cả kế toán trưởng. Vì vậy, mỗi kế toán viên phải đảm nhận nhiều phần hành kế toán. Việc đó làm cho tính chuyên môn hoá không cao. Tuy nhiên, nhờ sự phân công lao động hợp lý mà các kế toán viên vẫn đảm bảo thực hiện được khối lượng công việc của mình. Hiện tại, chỉ có một nhân viên thực hiện phần hành kế toán tiêu thụ và thanh toán với khách hàng, còn kế toán trưởng sẽ đảm nhận khâu xác định kết quả tiêu thụ. Tuy nhiên như đã trình bày trong phần đặc tính của sản phẩm thì tần suất đặt hàng của đơn vị thấp nên các nghiệp vụ phát sinh mặc dù có quy mô lớn nhưng số lượng nghiệp vụ không nhiều. Ngoài ra, do Công ty lắp ráp sản phẩm theo đơn đặt hàng cho nên công tác tính giá thành phẩm xuất kho rất đơn giản. Hơn nữa, đơn vị đã trang bị đầy đủ cho phòng kế toán các thiết bị hiện đại gồm các dụng cụ văn phòng cần thiết và bốn máy tính có cài đặt phần mềm kế toán Bravo thì khối lượng công việc cũng không phải là quá tải đối với kế toán viên. Mặt khác, tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị vẫn đảm bảo phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong việc thực hiện công tác kế toán. Kế toán tiêu thụ thành phẩm, thanh toán với khách hàng và kế toán thu tiền (kế toán tiền mặt) được tiến hành tách biệt bởi hai kế toán viên. Do đó, sổ bán hàng và sổ thu tiền được hai kế toán theo dõi độc lập nhau, đối chiếu định kỳ với sổ cái, sổ quỹ tạo ra sự kiểm soát chéo, tăng độ tin cậy của thông tin. Về chứng từ sử dụng: Hệ thống chứng từ bán hàng đã được thiết lập theo đúng biểu mẫu quy định của Nhà nước và có quy trình luân chuyển khoa học, hợp lý. Các chứng từ đều được ghi chép thống nhất, kịp thời, đúng với tình hình thực tế phát sinh và có đủ chữ ký phê duyệt cần thiết đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ. Ví dụ như: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị xuất hàng đều phải có chữ ký phê duyệt của Giám đốc và các phòng ban liên quan như: phòng dự án, phòng vật tư, phòng kế toán. Cuối quy trình luân chuyển các chứng từ này đều được tổ chức bảo quản, lưu trữ tại phòng kế toán theo đúng quy định của chế độ. Về chế độ và hình thức kế toán: Công ty lựa chọn hạch toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC áp dụng cho mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc lựa chọn này đã giúp đơn vị đơn giản hoá được quá trình hạch toán cho phù hợp với quy mô hoạt động, nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin và kiểm tra tình hình tiêu thụ thành phẩm của DN nói riêng và các phần hành kế toán nói chung. Cũng xuất phát từ đặc điểm đó, Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán áp dụng là: Nhật ký chung. Đây là hình thức phù hợp tạo điều kiện cho phân công lao động kế toán và thuận lợi cho công tác kế toán máy. Về sổ sách kế toán Các sổ sách được lập tuân thủ theo biểu mẫu quy định của chế độ và được lưu trữ trên phần mềm kế toán đảm bảo tính an toàn, bảo mật cao. Các nghiệp vụ bán hàng đều được kế toán ghi nhận vào sổ sách liên quan trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. Về chế độ báo cáo Báo cáo tài chính Công ty bắt buộc phải lập đối với phần hành kế toán tiêu thụ là báo cáo kết quả kinh doanh. Kế toán đơn vị đã chấp hành lập và nộp đúng hạn theo yêu cầu của chế độ. 3. Những tồn tại và giải pháp đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty: Bên cạnh những ưu điểm đạt được thì công tác kế toán vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế cần được nhìn nhận đúng mức và khắc phục kịp thời làm cơ sở nâng cao hiệu quả hạch toán cho Công ty trong những kỳ kinh doanh tiếp theo. 3.1.Về tài khoản sử dụng: Thứ nhất, theo quy định hiện hành về chế độ tài khoản sử dụng trong doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì tất cả các TK sử dụng trong công tác hạch toán kế toán tại đơn vị đều phải tuân theo đúng hệ thống TK do Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Kế toán chỉ được phép mở thêm TK cấp 3 để đáp ứng nhu cầu quản lý. Theo quyết định này thì TK 642- Chi phí quản lý kinh doanh được mở chi tiết thành 2 TK cấp 2 như sau: 6421: Chi phí bán hàng 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp Còn hiện tại ở Công ty thì TK 642 có tên gọi là chi phí quản lý doanh nghiệp và được chi tiết thành 7 tiểu khoản như đã trình bày trong phần trước. Kế toán đơn vị cho biết tại Công ty không có chi phí bán hàng. Tuy nhiên thực tế thì kế toán đã hiểu sai về chi phí bán hàng cho nên những khoản mục chi phí bán hàng thực tế phát sinh đều được hạch toán trên chung trên TK chi phí quản lý DN. Như vậy là kế toán đơn vị đã có sự nhầm lẫn trong việc vận dụng chế độ tài khoản. Trong quãng thời gian từ năm 2003 khi mới bắt đầu đi vào hoạt động cho đến hết năm 2005, Công ty đã áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành theo quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC. Từ năm 2006 đến nay, Công ty tổ chức hạch toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Song đơn vị vẫn sử dụng TK 642 như chế độ trước mà không chuyển đổi tên gọi và nội dung theo dõi cho phù hợp với chế độ đang vận dụng. Việc mở chi tiết như hiện nay một mặt là không phù hợp với đặc điểm các khoản mục chi phí phát sinh tại Công ty, mặt khác, sai so với quy định của chế độ. Do vậy, Công ty cần chú ý đặt tên gọi tài khoản cho đúng và mở chi tiết tài khoản cấp 2 theo quy định của chế dụng đồng thời lập các tài khoản cấp 3 theo hướng có thể phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý nhằm có biện pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao lợi nhuận. Công ty có thể mở chi tiết TK 6421, 6422 theo các nội dung khoản mục chi phí chính và trọng yếu phát sinh trong đơn vị như sau: 64211- Chi phí nhân viên bán hàng 64212- Chi phí khấu hao TSCĐ 64213- Chi phí dụng cụ, đồ dùng 64214- Chi phí bảo hành sản phẩm 64215- Chi phí bán hàng bằng tiền khác 64221- Chi phí nhân viên quản lý 64222- Chi phí vật liệu quản lý 64223- Chi phí đồ dùng văn phòng 64224- Chi phí khấu hao TSCĐ 64225- Thuế, phí và lệ phí 64226- Chi phí dự phòng 64227- Chi phí chuyển tiền 64228- Chi phí quản lý bằng tiền khác Thứ hai, theo quy định trong hợp đồng, khách hàng sẽ giữ lại một khoản tiền trị giá 10% tổng giá trị đơn hàng để đảm bảo Công ty sẽ thực hiện nghĩa vụ bảo hành sản phẩm trong vòng 1 năm. Khoản này được kế toán đơn vị theo dõi trên TK 131. Tuy nhiên, số tiền mà khách hàng giữ lại trên về bản chất là một khoản ký cược đối với DN. Nó có tính chất ràng buộc và có mức độ rủi ro thu hồi cao hơn khoản phải thu khách hàng. Theo quy định tại chế độ kế toán DN nhỏ và vừa (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) các khoản cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn được phản ánh trên TK138-Phải thu khác. Đối với khoản tiền khách hàng giữ lại kế toán ghi: Nợ TK 138 Có TK 511 Có TK 3331 Khi khách hàng thanh toán Công ty nhận lại số tiền ký cược, ký quỹ ngắn hạn, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 152, 153... Có TK 138. Kế toán cần tham chiếu nguyên tắc hạch toán tại phần hướng dẫn tài khoản 138 (QĐ 48/2006/QĐ-BTC) để hạch toán đúng theo quy định của chế độ nhằm đảm bảo phân loại và cung cấp thông tin hữu ích về công nợ theo tính chất, mức độ của chúng. Từ đó, có biện pháp chính sách quản lý, thu hồi thích hợp. 3.2.Về phương pháp hạch toán: 3.2.1.Về hạch toán các khoản dự phòng Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Công ty chưa quan tâm đến việc trích lập dự phòng nói chung, cho các khoản nợ phải thu khó đòi nói riêng. Nhưng những dự án của đơn vị thường có giá trị rất lớn, chế độ thanh toán phải chia làm nhiều đợt. Do nhiều nguyên nhân mà trên thực tế các khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của DN. Ta có thể theo dõi con số tính toán được qua thống kê số liệu trên bảng cân đối kế toán do phòng kế toán cung cấp qua bảng sau: Bảng 04. Phân tích tình hình nợ phải thu khách hàng của Công ty Năm Chỉ tiêu 2005 2006 Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản 36,2% 25,2% Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng trong tổng tài sản ngắn hạn 37,2% 26,5% Tỷ trọng nợ phải thu khách hàng so với nợ phải trả 0,6 1,43 Qua bảng trên ta thấy tỷ trọng các khoản phải thu so với tổng tài sản luôn ở mức cao hơn 25% mặc dù năm 2006 có xu hướng giảm xuống. Theo cách đánh giá của kiểm toán thì đây là khoản mục khá trọng yếu. Ngoài ra, tỷ lệ nợ phải thu so với nợ phải trả đang có xu hướng tăng nhanh cho thấy số vốn bị chiếm dụng của DN tăng mạnh hơn số vốn đi chiếm dụng. Điều này gây bất lợi cho DN trong việc tìm nguồn vốn phục vụ hoạt động kinh doanh. Tóm lại, đây là một khoản mục rủi ro và công tác thu hồi nợ luôn là khâu khó khăn, phát sinh nhiều rắc rối. Thực tế tại đơn vị đã, đang tồn tại những khoản nợ phải thu đã quá hạn rất lâu, thậm chí có nhiều khoản nợ không thu hồi được. Vì vậy, Công ty cần thiết phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi một mặt, để cân đối lợi nhuận giữa các năm trong trường hợp xảy ra những khoản thiệt hại do không thu hồi được nợ, mặt khác, cung cấp thông tin về giá trị thực của các khoản nợ phải thu trên BCĐKT, nâng cao chất lượng thông tin cho người đọc. Muốn vậy, kế toán cần dựa trên tài liệu hạch toán chi tiết các khoản nợ phải thu của từng khách hàng để phân loại theo thời hạn thu hồi nợ. Các khoản phải thu quá hạn được xếp loại nợ khó đòi, nghi ngờ. Cuối kỳ, kế toán phải lên các báo cáo công nợ phải thu theo thời hạn thanh toán của từng đối tượng khách hàng. Đây là chức năng đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Bravo của Công ty. Ngoài ra, nợ phải thu khó đòi còn bao gồm những khoản nợ chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể không đòi được do người nợ không có khả năng thanh toán. Vì vậy, kế toán bán hàng và công nợ phải thu vừa phải kích hoạt chức năng theo dõi tuổi công nợ trên phần mềm kế toán Bravo vừa kết hợp thường xuyên theo dõi và đối chiếu công nợ với khách hàng nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời cho công tác quản lý công nợ tại đơn vị mình. Đồng thời, đây là căn cứ để xác định mức trích lập dự phòng hợp lý cho các khoản nợ. Theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC, mức trích lập dự phòng đối với các khoản nợ cần trích lập dự phòng cụ thể như sau: Số dự phòng phải lập = Doanh số phải thu × Tỷ lệ ước tính Khi có bằng chứng chắc chắn về khoản nợ phải thu chưa quá hạn thanh toán nhưng có thể bị thất thu, DN xác định tỷ lệ ước tính ở trên dựa vào kinh nghiệm. Thông thường, nó là hệ số nợ của người mua chịu. Đối với những khoản nợ đã quá hạn thanh toán DN xác định tỷ lệ trích lập tuỳ theo thời gian quá hạn cụ thể có các mức như sau: Bảng 05- Mức trích lập dự phòng Thời gian quá hạn Tỷ lệ trích lập 3 tháng –1 năm 30% 1năm – 2 năm 50% 2 năm – 3 năm 70% Cuối năm tài chính, sau khi xác định được mức trích lập kế toán lập bảng kê dự phòng mỗi khách hàng theo dõi trên một dòng, kế toán định khoản nghiệp vụ như sau: Nợ TK 6422 Có TK1592 Đối với những khách hàng đã lập dự phòng mà DN tiến hành xoá sổ khi có bằng chứng chắc chắn về sự mất khả năng thanh toán của khách hàng đó. Kế toán dùng dự phòng đã lập và chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu dự phòng không đủ) để xoá sổ khoản nợ phải thu đồng thời ghi đơn trên TK 004 để theo dõi khoản nợ này. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Tương tự đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hàng tồn kho tại đơn vị có tốc độ luân chuyển khá nhanh. Tuy nhiên, là các sản phẩm công nghiệp cho nên hàng của đơn vị dễ bị lỗi thời. Trong trường hợp hàng không bán kịp do có một số yếu tố khách quan tác động thì sẽ làm cho hàng trở nên khó bán. Do đó, đơn vị cần trích lập khoản dự phòng phần giá trị bị tổn thất do giá vật tư, thành phẩm, hàng hoá tồn kho bị giảm giá (bao gồm cả hàng tồn kho bị hư hỏng, kém phẩm chất, lạc hậu mốt, lạc hậu kỹ thuật, lỗi thời, ứ đọng, chậm luân chuyển, sản phẩm dở dang). Sau đó định khoản vào các TK tương ứng như sau: Nợ TK 632 Có TK 1593 Việc hoàn nhập các khoản dự phòng: nợ phải thu khó đòi, giảm giá hàng tồn kho được hạch toán ghi giảm các khoản chi phí tương ứng. Dự phòng bảo hành sản phẩm: Tiếp đó, sản phẩm của Công ty là tủ bảng điện đã qua lắp ráp do đặc thù của sản phẩm nên sau khi chuyển giao quyền sở hữu cho khách hàng, Công ty sẽ phát sinh nghĩa vụ bảo hành kể từ thời điểm đó nhằm thực hiện chiến lược sau bán hàng và đảm bảo làm tốt quy trình chăm sóc khách hàng. Vì thế, Công ty cần ước lượng hợp lý tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ bảo hành trong tương lai phát sinh từ nghiệp vụ bán hàng đã thực hiện trong năm. Dựa trên hướng dẫn của thông tư số 21 ngày 20/03/2006 quy định về trích lập dự phòng phải trả để đưa ra mức trích thích hợp và hạch toán vào các tài khoản tương ứng như sau: Nợ TK 6421 Có TK352 Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm mà không phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm, kế toán phản ánh: Nợ TK 352 Có TK 711 Lập dự phòng là cách thức ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưa thực chi vào chi phí kinh doanh để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ liền sau. Để xác định đối tượng và mức trích lập dự phòng hợp lý cho đơn vị, kế toán có thể nghiên cứu các văn bản quy định có liên quan đến dự phòng như vừa nêu. Lập dự phòng bảo hành sản phẩm, theo dõi và trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho là tuân thủ nguyên tắc thận trọng và thật sự có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp trong điều kiện sản xuất kinh doanh có nhiều rủi ro như hiện nay. 3.2.2.Về các khoản giảm trừ doanh thu: Hiện tại, các khoản giảm trừ doanh thu Công ty đang hạch toán chưa phù hợp so với chế độ quy định. Việc hạch toán khoản: giảm giá hàng bán trực tiếp trên TK 511, chiết khấu bán hàng trừ thẳng vào giá bán sẽ tiết kiệm được khối lượng công việc và đơn giản hoá sổ sách. Tuy nhiên, kết quả của việc hạch toán này là trên báo cáo kết quả kinh doanh thì chỉ tiêu “các khoản giảm trừ doanh thu” luôn bằng không. Do đó, nó chưa phản ánh trung thực, hợp lý thông tin theo quy định của chế độ dẫn đến hạn chế cho việc quản trị và công tác đánh giá hoạt động bán hàng của những đối tượng sử dụng báo cáo tài chính. Mặt khác, phần mềm kế toán Bravo là phần mềm hết sức tiện ích cho phép quản lý, hạch toán thuận lợi các khoản chiết khấu bán hàng. Cho nên, đơn vị nên sử dụng các TK 5211, 5212 và khi có các nghiệp vụ liên quan phát sinh thì hạch toán như sau: Nợ TK 5211,5212 Nợ TK 3331 Có TK 131,111,112 3.2.3.Về sổ sách kế toán: Ngoài những sổ chi tiết mà Công ty đang sử dụng, hàng tháng, đơn vị nên lập thêm sổ cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho khách hàng để đối chiếu. Bởi vì, Công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, việc tổng hợp, lập sổ cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, và các khoản phải thu sẽ giúp cho việc kiểm soát bán hàng và thu tiền được chính xác và tốt hơn. Một điểm cần nhìn nhận đó là sổ chi tiết doanh thu và giá vốn hàng bán tại đơn vị hoàn toàn giống với sổ cái tương ứng về nội dung cũng như kết cấu. Lý do là tại đơn vị, có số loại thành phẩm tiêu thụ nhiều và đa dạng cho nên chỉ cần theo dõi qua mã số là có thể kiết xuất ra các báo cáo tiêu thụ theo mặt hàng mà không cần theo dõi chi tiết trên các sổ. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty luôn có hai hoạt động tiêu thụ là tiêu thụ hàng hoá và tiêu thụ thành phẩm. Mặc dù, tiêu thụ thành phẩm từ sau năm 2007 đến nay trở thành hoạt động chính và chiếm tỷ trọng lớn đối với Công ty nhưng hoạt động bán hàng thương mại cũng thường xuyên phát sinh trong các kỳ kinh doanh và có ý nghĩa nhất định với DN. Vì thế, Công ty cần mở sổ chi tiết theo dõi doanh thu và giá vốn hàng bán theo hai hoạt động trên thông qua việc vào sổ chi tiết các tài khoản: 5111- Doanh thu bán hàng hoá 5112- Doanh thu bán các thành phẩm 6321- Giá vốn hàng hoá 6322- Giá vốn thành phẩm. 3.2.4.Về công tác kế toán quản trị: Hiện nay tại Công ty, công tác kế toán quản trị chưa được coi trọng. Kế toán tại đơn vị mới chỉ dừng lại ở chức năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời mà chưa có những phân tích qua những các báo cáo hỗ trợ cho nhà quản lý của đơn vị. Chính vì thế mà kế toán đơn vị cần xây dựng và hoàn thiện công tác kế toán quản trị nâng cao tác dụng tham mưu cho kế toán. Mặc dù làm kế toán trên máy cho phép tổng hợp thông tin theo yêu cầu và ra các báo cáo quản trị kịp thời. Tuy nhiên, chức năng này của phần mềm kế toán chỉ có thể hỗ trợ chứ không thể giúp các kế toán viên trong việc phân tích những con số để đưa ra nhận xét thích đáng về tình hình tiêu thụ của đơn vị mình. Chẳng hạn như: tính toán và nhận xét tốc độ tăng trưởng lợi nhuận của Công ty qua đó, hỗ trợ giám đốc nhìn nhận giai đoạn hoạt động của đơn vị mình để có những kế hoạch đổi mới sản phẩm nhằm đưa DN tồn tại và tiếp tục phát triển vào chu kỳ sống mới. Con số chỉ thực sự quan trọng nếu người đọc biết được ý nghĩa ẩn chứa qua chúng. Muốn vậy, mỗi kế toán viên cần phải tự nghiên cứu và học hỏi, bổ sung các kiến thức tài chính, nâng cao khả năng phân tích, đánh giá thông tin cần thiết để đáp ứng được yêu cầu hoàn thiện. 3.2.5.Về báo cáo kế toán: Báo cáo kết quả kinh doanh Công ty cần chú ý lập theo mẫu quy định của Bộ tài chính. Muốn vậy, kế toán DN cần chỉnh lại mẫu của báo cáo trên phần mềm Bravo để làm cơ sở lên báo cáo chuẩn trong những kỳ tiếp. Công ty cần tham chiếu biểu mẫu số B02-DNN (ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 /09/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính) để có những điều chỉnh lại biểu mẫu cho đúng. Và chú ý theo dõi để cập nhật bổ sung những thông tin cần thiết nếu có thay đổi. 4. Một số đề xuất đóng góp nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ cho Công ty: Công ty nên tăng cường thêm các hoạt động xúc tiến bán. Trong đó, đặc biệt là quan tâm đến việc tổ chức hội nghị khách hàng, hội chợ và triển lãm thương mại để giúp cho đơn vị tiếp cận khách hàng, tìm hiểu cặn kẽ hơn nhu cầu của họ đồng thời thu nhận những thông tin phản hồi. Hội chợ triển lãm sẽ giúp Công ty giới thiệu sản phẩm của mình với người mua đồng thời duy trì sự có mặt, uy tín của đơn vị cũng như sản phẩm của đơn vị trên thị trường, tạo lòng tin nơi khách hàng. Muốn vậy, Công ty cần phải thiết lập chương trình tổ chức phù hợp nhằm xác định: thời gian tiến hành chương trình, ngân sách thực hiện. Kế toán sẽ theo dõi và ghi nhận chi phí này vào chi phí bán hàng của đơn vị đồng thời lập bảng đánh giá kết quả của chương trình thông qua việc so sánh các chỉ tiêu doanh số tiêu thụ trước, trong và sau khi thực hiện chương trình cho nhà quản trị tham khảo để có những quyết định đúng đắn về chương trình trong thời gian tiếp theo. Ngoài ra, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì một phương thức quảng bá hình ảnh cho DN và sản phẩm rất đơn giản và hiệu quả đó là thiết kế một trang web riêng cho Công ty. Thông qua trang web, người quan tâm có thể tìm được thông tin về sản phẩm của đơn vị như: nguồn hàng, thông số kỹ thuật, giá cả tạo điều kiện thuận lợi cho họ tiếp cận với DN trước khi đưa ra những quyết định mua phù hợp. Thêm kênh thông tin quảng cáo cho DN là thêm một bước đưa DN tiến gần đến nhiều khách hàng mới và đưa DN ngang tầm các đối thủ cạnh tranh. Hiện tại, đơn vị chưa có một trang web riêng. Vì thế, đơn vị cần khẩn trương triển khai việc lập trang web cho Công ty. Giám đốc nên cử một nhân viên kỹ thuật am hiểu về sản phẩm và lĩnh vực hoạt động của mình phụ trách công việc này ký hợp đồng phối hợp với một công ty cung cấp trang web để có chương trình làm việc trao đổi cụ thể đưa ra thiết kế tối ưu nhằm đảm bảo hiệu quả cho thông tin cung cấp trên trang web của Công ty. Như đã biết, Công ty sử dụng rất hiệu quả hình thức bán hàng cá nhân. Bán hàng cá nhân bao gồm mối quan hệ trực tiếp giữa người bán và khách hàng hiện tại, tiềm năng. Nó là một loại ảnh hưởng cá nhân và là một quá trình phức tạp. Bán hàng cá nhân là một nghệ thuật hơn là một khoa học. Bởi vì, quá trình bán hàng phải rất sáng tạo và để bán được sản phẩm đòi hỏi đội ngũ phòng kinh doanh phải được đào tạo giỏi về nghiệp vụ bán hàng lẫn nghiệp vụ kỹ thuật. Hiện tại, nhân viên kinh doanh của đơn vị mặc dù làm việc rất năng động và đảm bảo được doanh số yêu cầu nhưng họ không có kiến thức về kỹ thuật chỉ nắm bắt được giá cả của từng chủng loại hàng. Vì vậy, hiệu quả đem lại chưa thể là tối ưu do hạn chế về tính chuyên nghiệp so với đội ngũ nhân viên kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh. Từ đó, xét trong dài hạn, đơn vị cần thiết phải có chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh về mặt kỹ thuật. Ngoài ra, để kịp thời nắm bắt công nghệ mới, Công ty cần bố trí chương trình đào tạo định kỳ để cập nhật những thay đổi công nghệ cho các nhân viên kỹ thuật và kinh doanh, nâng cao trình độ cho đội ngũ nhân viên của mình. Các chi phí này được coi là chi phí nâng cao tay nghề cho người lao động. Do đó, kế toán sẽ tính và theo dõi chi tiết trên TK chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, thực trạng vận dụng chính sách chiết khấu của đơn vị còn điểm tồn tại là Công ty chưa phân biệt được tính chất khác nhau cũng như vai trò, ý nghĩa của từng loại chiết khấu bán hàng và quy trình thực hiện chúng còn chưa hợp lý. Khác với chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán có tác dụng lớn trong việc nâng cao hiệu quả công tác thu hồi nợ của đơn vị. Chiết khấu thanh toán là khoản giảm trừ cho người mua do họ đã thanh toán trước thời hạn thoả thuận trên hợp đồng. Cũng với ý nghĩa đó, Công ty đã thêm tỷ lệ phần trăm giảm giá khuyến khích người mua trả tiền nhanh. Tuy nhiên quy trình thực hiện chiết khấu thanh toán tại đơn vị được đồng nhất với chiết khấu thương mại đều trừ trực tiếp vào giá bán. Tức là, đơn vị chiết khấu thanh toán cho khách hàng trước khi khách hàng thanh toán. Điều đó làm mất đi ý nghĩa của khoản giảm trừ này và tạo sơ hở cho khách hàng chiếm thêm một khoản vốn của đơn vị. Vì vậy, để tránh rủi ro, Công ty chỉ áp dụng chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng quen và có uy tín. Thực tế này rất mâu thuẫn do công tác thu hồi nợ gặp phức tạp và gặp khó khăn chủ yếu do những khách hàng mới. Từ những phân tích đó, chính sách chiết khấu thanh toán phải được áp dụng đến mọi đối tượng khách hàng. Muốn vậy, Công ty cần chỉ đạo phòng dự án nghiên cứu xây dựng và thực hiện một chính sách chiết khấu hợp lý, xác lập được các mức chiết khấu linh hoạt tương ứng tại từng thời điểm thanh toán và thực hiện tính trả chỉ khi khách hàng thực hiện đúng yêu cầu mà chính sách đặt ra thay vì trừ thẳng vào giá như vẫn làm. Giá trị chiết khấu nhiều hay ít sẽ phụ thuộc vào tiến độ thanh toán nhanh hay chậm. Nhờ đó, sẽ tác động tích cực đến người mua, để được hưởng chiết khấu thì họ sẽ cố gắng trả tiền đúng hạn. Kế toán đơn vị sẽ tính toán mức chiết khấu thanh toán và hạch toán vào TK 635. KẾT LUẬN Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam được nằm trong danh sách những DN trẻ của thị trường điện công nghiệp nước ta. Tuy nhiên, Công ty đã, đang đạt được những thành tích đáng kể với những bước đi vững chắc và những chiến lược kinh doanh phù hợp, củng cố uy tín, giữ vững và mở rộng thị phần hơn nữa. Từ khi mới thành lập cho đến nay, công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ luôn là công cụ đắc lực hỗ trợ cho ban lãnh đạo có những quyết định đúng đắn và hợp lý trong từng giai đoạn. Tiêu thụ là khâu quan trọng và do đó kế toán tiêu thụ đóng vai trò to lớn. Công tác hạch toán tiêu thụ tại đơn vị nhìn chung đã được tổ chức khá khoa học đảm bảo việc cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, kế toán tiêu thụ vẫn còn một số điểm cần điều chỉnh để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán và nâng cao tính chuyên nghiệp cho bộ máy kế toán của đơn vị, chuẩn bị sẵn sàng cho một quy mô mở rộng trong tương lai. Trong thời gian tiến hành thực tập chuyên đề, tôi đã thu được những kiến thức thực tế rất bổ ích về công tác kế toán tiêu thụ tại một đơn vị kinh doanh trên thị trường tư liệu sản xuất. Qua đó, tôi nhận thức được sâu sắc hơn về những điều đã học. Đó là hành trang quý báu cho tôi trước khi bước vào đảm nhiệm vai trò là kế toán viên của DN. Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cô giáo hướng dẫn và các anh chị trong phòng kế toán Công ty đã chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình để tôi hoàn thành bản chuyên đề thực tập này.  DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ban lãnh đạo công ty TNHH Hệ thống công nghiệp VN (2006), “Bản điều lệ thành lập công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam”, tr 5-10. 2. Ban lãnh đạo công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam (2007), “Hồ sơ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 của công ty TNHH Hệ thống công nghệ VN”, kiểm soát quy trình bán hàng, tr 91-171. 3. Bộ tài chính (2006), “Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC”. 4. PGS.TS: Đặng Thị Loan (2006), “Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân, tr. 143-167. 5. PGS.TS Nguyễn Văn Công (2005), “Chuyên khảo về báo cáo tài chính”, tr 290-361. 6. www.kiểm toán.com.vn. 7. TS Nguyễn Phương Liên (năm 2006), “Hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa”, NXB Tài chính. 8. Vụ chế độ kế toán và kiểm toán (năm 2006), “Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa”, NXB Thống kê. NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN