Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

ồ 2.3: Quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty Tình hình tiêu thụ năm trước Dự đoán nhu cầu tiêu thụ năm nay Khả năng của các phân xưởng Trưởng phòng KH lập KHSX KD năm Giám đốc xem xét Dự kiến KHSX quý KHSX tháng Giao cho các đơn vị thực hiện Thực hiện và theo dõi Điều chỉnh kế hoạch Báo cáo kết quả KH đột xuất bổ sung Nguồn: Biểu mẫu ISO Từ biểu đồ trên ta có thể thấy công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty là một quy trình gồm nhiều khâu nhưng tựu chung lại có thể chia thành 3 bước cơ bản sau: - Lập kế hoạch - Tổ chức thực hiện - Đánh giá thực hiện và các điều chỉnh 2.1.Lập kế hoạch sản xuất Trong công ty Hồng Hà, lập kế hoạch sản xuất được giao chủ yếu cho khối kế hoạch bên cạnh đó có sự phối hợp của các phòng ban chức năng khác và các nhà máy sản xuất. Có thể khái quát trình tự lập kế hoạch sản xuất của công ty như sau: Sơ đồ 2.4: Trình tự lập kế hoạch sản xuất Xử lý thông tin Kết quả Nhận thông tin Các căn cứ thu thập từ các khối chức năng Khối kế hoạch xử lý thông tin Bản KHSX Nguồn: Tự tổng hợp Quy trình trên được thực hiện như sau: Giai đoạn chuẩn bị cho việc lập kế hoạch sản xuất, các cán bộ phụ trách việc lập kế hoạch sẽ thu thập thông tin làm căn cứ cho việc lập kế hoạch gồm mục tiêu phát triển của công ty, dự báo nhu cầu tiêu thụ kỳ kế hoạch, chiến lược dồn hàng mùa vụ chính, khả năng sản xuất. Các thông tin này được các nhà máy và các khối chức năng gửi lên khi có yêu cầu từ khối kế hoạch. 2.1.1.Các căn cứ lập kế hoạch sản xuất Hoạch định kế hoạch là một phương pháp tiếp cận hợp lý để đạt được những mục tiêu đã đề ra, nhưng quá trình thực hiện lại diễn ra trong tương lai, trong sự tác động qua lại giữa nhiều yếu tố: Mục tiêu với thời gian và các căn cứ xây dựng thực hiện. Trong đó thì tương lại lại không chắc chắn, nếu các căn cứ không rõ ràng và thiếu chính xác thì bản kế hoạch sẽ thiếu đi tính hiệu quả, khả thi. Vì vậy để bản kế hoạch có tính khả thi cao thì ngay từ đầu các căn cứ phải thật chính xác và đầy đủ. Sau đây là những căn cứ mà công ty sử dụng để ra quyết định kế hoạch. a. Căn cứ vào mục tiêu phát triển của công ty Căn cứ này chưa được thể hiện trong sơ đồ quy trình kế hoạch hóa sản xuất của công ty. Tuy nhiên khi tiến hành lập kế hoạch kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch có dựa vào căn cứ này. Hàng năm công ty đều đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình trong năm và đề ra mục tiêu phát triển trong năm tới. Mục tiêu đặt ra này được căn cứ vào những phân tích đánh giá tổng kết kinh nghiệm thực tiễn, được coi là chỉ tiêu pháp lệnh mà toàn bộ công ty phải phấn đấu thực hiện. Chỉ tiêu này được thể hiện trong báo cáo tổng kết kết quả kinh doanh hang năm của công ty và phương hướng nhiệm vụ cho năm tới, báo cáo được gửi tới tất cả các phòng ban trong công ty ngay sau khi được phê duyệt tại đại hội cổ đông Ví dụ trong phương hướng nhiệm vụ năm 2009 có đề ra: năm 2009 sản xuất 10,5 triệu bút và dụng cụ học sinh các loại, 51,5 triệu quyển vở. Như vậy khi lập kế hoạch sản xuất năm thì cán bộ kế hoạch phải phấn đấu lập kế hoạch sản xuất hoàn thành chỉ tiêu này. Tuy nhiên thông tin này chỉ dừng lại ở những con số, những đích đến chung mà chưa có những căn cứ cụ thể. Bởi vậy nó chỉ mang tính hình thức mà chưa mang đúng nghĩa là định hướng cho sự phát triển của công ty. b.Dự báo nhu cầu tiêu thụ năm nay *Dự báo nhu cầu tiêu thụ Hiện nay, đây là căn cứ quan trọng nhất trong việc lập kế hoạch sản xuất tại công ty. Thông tin về kế hoạch tiêu thụ dự kiến được cán bộ kế hoạch thu thập qua báo cáo tổng hợp từ phòng thị trường gửi tới định kỳ vào cuối mỗi năm và mỗi tháng. Kết quả điều tra nghiên cứu thị trường là một căn cứ hết sức quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch. Yêu cầu của việc nghiên cứu thị trường phải xác định được quy mô, nhu cầu đối với từng loại sản phẩm ở từng thị trường khác nhau. Tại công ty thông tin này được phòng thị trường dự báo thông qua việc nghiên cứu thực tế nhu cầu của các thị trường. Các thị trường của công ty được chia ra làm thị trường Hà Nội, Thị trường miền bắc, miền trung, miền nam. Với mỗi thị trường công ty có những cán bộ theo dõi trực tiếp việc tiêu thụ sản phẩm, từ đó xác định được nhu cầu tiêu thụ sản phẩm trong thời gian kế hoạch. Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ là thực hiện tổng hợp nhu cầu các sản phẩm trên các thị trường khác nhau mà chưa có những nghiên cứu thật sâu sắc, không có những dự báo ngắn hạn, dài hạn thật chính xác mà chủ yếu dựa vào tình hình tiêu thụ giai đoạn trước. Thực tế đó dẫn tới kết quả nghiên cứu thị trường chưa thực sự chuẩn xác, ảnh hưởng tới tính chính xác của các chỉ tiêu trong bản kế hoạch sản xuất. *Chiến lược dồn hàng mùa vụ chính của công ty Đây cũng là một căn cứ quan trọng trong việc lập kế hoạch sản xuất của công ty. Căn cứ này chỉ được lấy khi công ty vào mùa vụ sản xuất chính. Mùa vụ sản xuất chính bắt đầu từ tháng 5 cho đến tháng 8, đây là thời điểm công ty bắt đầu thực hiện kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu cho mùa khai giảng. Trong thời gian này công tác sản xuất của công ty được tiến hành gấp rút hơn bao giờ hết. Là giai đoạn mà nhu cầu tiêu dùng của thị trường tăng cao đột biến và cao nhất trong năm. Yêu cầu lập kế hoạch sản xuất và dự trữ sản phẩm đáp ứng nhu cầu thị trường trong giai đoạn này là ưu tiên số 1, vì có thể nói đây là giai đoạn mà công ty có cơ hội thu được doanh thu và lợi nhuận cao nhất trong năm. Bắt đầu từ tháng 5 công ty tiến hành lập kế hoạch sản xuất đáp ứng nhu cầu của thị trường và sản xuất để dự trữ cho tháng có nhu cầu tiêu dùng tăng cao đột biến là tháng 7,8. Trong giai đoạn này máy móc được sử dụng hết công suất, lượng công nhân được huy động tối đa và tiến hành làm thêm ca thêm giờ. Bảng 2.3: Tình hình tiêu thụ dự kiến của dòng sản phẩm Pupil Fantasy thời vụ năm 2008 (đã bao gồm nghiên cứu nhu cầu thực của thị trường) Tên sản phẩm Mã số T.05 T.06 T.07 T.08 T.09 Sổ Pupil Fantasy 200 trang 1024 30.587 51.786 120.544 52.585 57425 Vở Pupil Fantasy 72 trang 1029 119.044 154.042 257.702 205.422 7388 Vở Pupil Fantasy 120 trang 1030 51.528 51.526 151.908 154.337 Nguồn: Khối kế hoạch *Các hợp đồng kinh tế được ký kết Ngoài việc sản xuất đáp ứng nhu cầu chung của thi trường, công ty còn tiến hành sản xuất theo những đơn đặt hàng. Các đơn đặt hàng này chủ yếu là từ các sở giáo dục và các trường tiểu học, trung học thuộc miền bắc. Tất các các đơn hàng đều là đơn hàng về giấy vở. Đây có thể nói là những đơn hàng mang tính chất cá biệt vì với mỗi đơn vị khác nhau lại có những yêu cầu về hình thức và quy cách sản phẩm khác nhau. Vì thế, trước khi các hợp đồng được ký kết cũng đã được khối kế hoạch kiểm tra xem công ty có thể đáp ứng được các yêu cầu về quy cách, chất lượng, giá cả trong hợp đồng hay không. Trước khi tiến hành lập kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch sẽ tổng hợp tất cả các đơn đặt hàng từ các hợp đồng đã được ký kết trong kỳ gốc, cần được thực hiện trong kỳ kế hoạch để lên kế hoạch sản xuất sản phẩm cho các đơn hàng này. Thường thì công ty luôn ưu tiên sản xuất đáp ứng các đơn hàng này trước, hoàn thành càng sớm hợp đồng càng tốt, lấy uy tín với khách hàng. c.Lượng hàng tồn kho cuối kỳ Thông tin này chưa được thể hiện trong biểu đồ trên, tuy nhiên trong thực tế khi tiến hành lập kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch cũng có sử dụng thông tin này vào các quyết định của mình. Lượng hàng tồn kho luôn được cập nhập hàng ngày tại công ty qua các báo cáo hàng ngày của các thủ kho lên cán bộ kế hoạch. Cuối mỗi kỳ lượng tồn của tất cả hàng hóa được tổng hợp lại giúp cán bộ kế hoạch có thêm thông tin cho việc ra quyết định của mình. Việc nắm bắt được số lượng hàng tồn kho giúp cho khối kế hoạch có thể có những quyết định sản xuất phù hợp để vừa đáp ứng được nhu cầu thị trường, vừa không xảy ra tình trạng hàng tồn kho quá nhiều hoặc hàng sản xuất ra không có chỗ để lưu kho. d.Tình hình tiêu thụ cùng kỳ giai đoạn trước Đây cũng là một căn cứ quan trọng trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất của công ty. Thông qua việc phân tích tình hình tiêu thụ và mức độ hoàn thành kế hoạch giai đoạn trước, sẽ rút ra được những mặt được và hạn chế từ đó có hướng rút kinh nghiệm và khắc phục những khó khăn, tiếp tục phát huy những lợi thế đã có được. Ngoài ra việc thu thập số liệu về tình hình tiêu thụ giai đoạn trước còn giúp cho cán bộ kế hoạch có thể dự đoán được tình hình tiêu thụ sản phẩm trong giai đoạn tới, góp phần tăng tính khả thi cho phương án kế hoạch. Thông tin về tình hình tiêu thụ cùng kỳ giai đoạn trước được khối kế hoạch thu thập từ phòng thị trường. Đây là kết quả của việc thu thập thông tin tổng hợp từ các thị trường Miền Bắc, miền Trung, miền Nam và Hà Nội của công ty. e.Căn cứ vào khả năng sản xuất của công ty Để xây dựng một bản kế hoạch khả thi thì một căn cứ không kém phần quan trọng là tình hình các nguồn lực tại công ty hay nói cách khác là khả năng sản xuất. Khả năng sản xuất của công ty bao gồm khả năng về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị,…Tuy nhiên trong thực tế khi xây dựng KHSX cán bộ kế hoạch chưa dựa vào tất cả các thông tin này. Thông tin mà cán bộ kế hoạch sử dụng là thông tin về khả năng sản xuất của máy móc thiết bị. Thông tin về khả năng sản xuất của máy móc thiết bị được thu thập từ khối kỹ thuật. Biết được khả năng của máy móc thiết bị sẽ giúp cho cán bộ kế hoạch có thể cân đối giữa khả năng sản xuất thực tế của công ty và chỉ tiêu kế hoạch từ đó có phương án thuê gia công ngoài, đặt hàng sản xuất. Ví dụ hiện nay khả năng sản xuất thực tế của công ty Hồng Hà là 40 triệu quyển vở và 11 triệu cái bút và dụng cụ một năm. Như vậy so với chỉ tiêu kế hoạch mà ban giám đốc đề ra thì không đáp ứng được yêu cầu. Vậy cán bộ kế hoạch sẽ tiến hành thuê ngoài gia công và đặt hàng sản xuất tại công ty vệ tinh của công ty (Công ty Tân Thành Phương). Trong quá trình sản xuất nếu xảy ra hiện tượng máy hỏng hóc thì các giám đốc nhà máy sẽ có báo cáo kịp thời với khối kế hoạch để có biện pháp xử lý kịp thời, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra. 2.1.2.Bản kế hoạch sản xuất Sau khi thu thập đầy đủ các thông tin trên thì cán bộ kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất. Hiện nay tại công ty thì cán bộ kế hoạch chỉ tiến hành lập kế hoạch năm và kế hoạch tháng. Bản kế hoạch năm được tổng hợp cùng với các kế hoạch tài chính, nhân sự,… để thành bản kế hoạch tổng thể trình lên tổng công ty giấy. Đây được coi là bản kế hoạch sản xuất kinh doanh năm của công ty. Sau khi được tổng công ty giấy phê duyệt thì cán bộ kế hoạch sẽ tiến hành tách kế hoạch năm thành các kế hoạch tháng. Tuy nhiên khi lập kế hoạch tháng cán bộ kế hoạch không chỉ thực hiện đơn thuần việc tách mà vẫn phải sử dụng đến các thông tin căn cứ lập kế hoạch như đã trình bày ở trên. Việc tách kế hoạch năm thành kế hoạch tháng chỉ để cho cán bộ kế hoạch có thể cân đối việc lập kế hoạch sản xuất sao cho hoàn thành được chỉ tiêu kế hoạch năm mà thôi. Bản kế hoạch sau khi được lập ra phải đáp ứng những yêu cầu mà ban lãnh đạo công ty đã đề ra là: - Khả thi: Số liệu trong bản kế hoạch không phải là những con số vô nghĩa, không có tính thực tiễn mà nó phải nằm trong khả năng sản xuất của công ty, đảm bảo thực hiện được - Hiệu quả: Kế hoạch sản xuất phải tận dụng tối đa nguồn lực của doanh nghiệp, tránh lãng phí trong sản xuất, đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh - Linh hoạt: Kế hoạch đặt ra có khả năng điều chỉnh tuỳ thuộc vào tình hình thực tiễn của doanh nghiệp và những biến động của thị trường - Cụ thể: Kế hoạch sản xuất phải đưa ra được những con số cụ thể cần sản xuất trong kỳ, số lượng mà mỗi đơn vị phải thực hiện 2.2.Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất Sau khi kế hoạch năm được tổng công ty giấy thông qua thì công ty sẽ tiến hành cuộc họp kế hoạch sản xuất kinh doanh năm để thông qua toàn bộ các chỉ tiêu kế hoạch cho tất cả các đơn vị trong công ty nắm được. Cán bộ kế hoạch sản xuất sẽ dựa vào chỉ tiêu trong bản kế hoạch năm để lập nên kế hoạch sản xuất cho các tháng trong năm Đầu mỗi tháng, khối kế hoạch tiến hành tổ chức một cuộc họp kế hoạch sản xuất với sự có mặt của lãnh đạo công ty, đại diện các phòng ban và các giám đốc nhà máy. Trong cuộc họp này giám đốc khối kế hoạch sẽ công bố các chỉ tiêu kế hoạch sau đó đề xuất các biện pháp thực hiện. Sau khi thống nhất, các chỉ tiêu kế hoạch chính thức được giao cho các đơn vị có liên quan thực hiện Giám đốc nhà máy dựa vào các chỉ tiêu trong kế hoạch mà khối kế hoạch đặt hàng để tiến hành giao nhiệm vụ cho các phân xưởng, tổ sản xuất. Các giám đốc có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tiến độ sản xuất để có thể hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch Các phân xưởng và tổ sản xuất căn cứ vào lệnh sản xuất của giám đốc để thực hiện theo đúng tiến độ được giao Sơ đồ 2.5: Tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất Khối Kế hoạch Kế hoạch SX NM Lắp ráp (KH tác nghiệp) NM Kim loại (KH tác nghiệp) NM Nhựa (KH tác nghiệp) NM Giấy vở (KH tác nghiệp) Phân xưởng Tổ SX Phân xưởng Phân xưởng Phân xưởng Tổ SX Tổ SX Tổ SX Nguồn: Khối kế hoạch 2.3.Đánh giá thực hiện và các điều chỉnh 2.3.1. Đánh giá thực hiện Việc đánh giá việc thực hiện kế hoạch và những điều chỉnh ở Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà được thực hiện theo một quy trình thống nhất như sau: Thống kê Công ty, phân xưởng thường xuyên theo dõi kế hoạch của đơn vị mình nếu phát hiện thấy việc thực hiện không đúng với kế hoạch phải kịp thời báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp để kịp thời điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sản xuất. Trong quá trình thực hiện kế hoạch nếu có nhu cầu phát sinh chuyển đến Khối Kế hoạch, như các đơn hàng có thể đáp ứng ngay trong tháng. Khối Kế hoạch lập phiếu đặt hàng phát sinh ngoài kế hoạch, trình Tổng giám đốc phê duyệt và chuyển cho đơn vị liên quan (kế hoạch đột xuất) tiến hành sản xuất đáp ứng nhu cầu khách hàng Các phát sinh đột xuất được giao cho các phân xưởng thông qua phiếu đặt hàng phát sinh ngoài kế hoạch (xem phụ lục) và ký nhận qua sổ điều độ sản xuất, có khó khăn gì, phân xưởng phản ánh vào sổ điều độ. Nếu không có khó khăn gì phân xưởng phải thực hiện theo đúng kế hoạch đã đặt ra Cuối mỗi tháng, các tổ trưởng thực hiện giao hàng với thủ kho, đồng thời ghi đầy đủ thông tin vào sổ giao nhận hàng và nộp phiếu nhập kho cho thống kê phân xưởng. - Định kỳ hàng tháng các thống kê phân xưởng, thống kê công ty, thủ kho lập báo cáo thống kê gửi lên cán bộ phụ trách Việc đánh giá hoàn thành kế hoạch của công ty chỉ mang tính chất hình thức chứ thực chất chưa có một hình thức khen thưởng hay phạt nào cả 2.3.2. Điều chỉnh kế hoạch Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất của công ty được thực hiện như sau: Các trường hợp bất khả kháng phát sinh như hỏng máy móc, nguyên vật liệu không đáp ứng được sẽ làm thay đổi việc thực hiện các chỉ tiêu trong kế hoạch. Trước những tình huống phát sinh bất ngờ trên thì cán bộ kế hoạch sẽ có các biện pháp xử lý kịp thời. Với trường hợp máy móc hỏng đột xuất, sau khi có báo cáo từ các nhà máy, cán bộ kế hoạch sẽ có yêu cầu tới các nhà máy tiến hành sửa chữa máy móc ngay lập tức không để công nhân không có việc làm, tiến độ thực hiện kế hoạch bị chậm chễ. Với trường hợp nguyên vật liệu không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, cán bộ kế hoạch sẽ có những biện pháp như tiến hành đổi nguyên vật liệu nếu nguyên vật liệu không đáp ứng chất lượng, tiến hành mua gấp đối với những nguyên vật liệu thiếu. Khi các biện pháp trên được áp dụng nhưng vẫn không đạt tiến độ thì cán bộ kế hoạch dựa vào từng tình huống sẽ điều chỉnh giảm chỉ tiêu trong kế hoạch. Với trường hợp các đơn hàng phát sinh ngoài dự kiến mà công ty có thể tiến hành sản xuất ngay trong kỳ kế hoạch thì sẽ được ưu tiên sản xuất ngay sau khi nhận được đơn hàng và hoạt động sản xuất khác đang được tiến hành trên dây chuyền sẽ tạm thời dừng lại. Sau khi hoàn thành các đơn đặt hàng này thì các nhà máy lại tiếp tục tiến hành sản xuất như bình thường. Việc nhận các đơn hàng đột xuất này sẽ làm tăng việc làm cho công nhân, các cán bộ kế hoạch sẽ phải tiến hành đặt mua thêm nguyên vật liệu phục vụ sản xuất. Việc làm này cũng làm cho việc thực hiện tiến độ kế hoạch sản xuất thay đổi, tuy nhiên thay đổi theo chiều hướng tích cực là góp phần vào việc hoàn thành sớm và vượt các chỉ tiêu kế hoạch đề ra. 3.Nội dung và phương pháp lập một số loại kế hoạch sản xuất tại công ty CP VPP Hồng Hà a.Kế hoạch hàng năm (kế hoạch tổng thể) Đầu quý 4 khối kế hoạch thu thập các thông tin cần thiết sau đó xây dựng lên kế hoạch năm trình lên Phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất phê duyệt, sau đó bản kế hoạch tiếp tục được trình lên Tổng giám đốc phê duyệt. Sau khi được phê duyệt bởi lãnh đạo công ty thì bản kế hoạch được chuyển lên tổng công ty giấy. Được sự đồng ý của tổng công ty giấy, bản kế hoạch này sẽ là bản kế hoạch sản xuất kinh doanh năm chính thức của công ty. Bản kế hoạch bao gồm rất nhiều chỉ tiêu về tất cả các mặt như doanh thu, số lượng sản phẩm, kim ngạch xuất nhập khẩu, chi phí, đầu tư, lao động,…Ngoài các chỉ tiêu về số lượng sản phẩm, đơn giá sản phẩm,..được khối kế hoạch xây dựng thì các chỉ tiêu khác được tổng hợp từ kế hoạch của các phòng ban có liên quan. Kế hoạch bảo hộ lao động do khối kỹ thuật lập, kế hoạch vốn, khấu hao do khối tài chính lập, khối kế hoạch lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành. Để lập ra các chỉ tiêu về kế hoạch sản xuất trong bản kế hoạch năm thì cán bộ kế hoạch dựa vào các căn cứ thu thập được sau đó đưa ra các con số kế hoạch cho năm kế hoạch: Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong thời gian kế hoạch = Số lượng tiêu thụ dự kiến kỳ KH + Số lượng dự trữ cuối kỳ KH – Lượng tồn kho kỳ gốc Số lượng tiêu thụ dự kiến kỳ KH như đã được nói ở phần trên được cung cấp bởi phòng thị trường .Số lượng tồn kho kỳ gốc gồm lượng tồn kho tại các kho trong công ty và lượng tồn kho dịch vụ. Lượng hàng tồn tại các kho của công ty được khối kế hoạch tự tổng hợp qua các thông tin thu thập được từ báo cáo định kỳ của các thủ kho. Lượng tồn dịch vụ là lượng hàng hóa tồn đọng ở các trung tâm thương mại và các đại lý của công ty. Lượng dự trữ cuối kỳ KH là số lượng do cán bộ KH định lượng dựa vào kinh nghiệm của bản thân Sau đây là ví dụ về kế hoạch sản xuất năm của công ty CP VPP Hồng Hà Bảng 2.4: Kế hoạch sản xuất sản phẩm năm 2008 công ty CP VPP Hồng Hà STT Sản phẩm ĐV Tồn đầu kỳ SX trong kỳ Tiêu thụ trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 Bút máy phổ thông cái 300.000 1.500.000 1.300.000 500.000 2 Bút Hồng Hà cao cấp cái 250.000 1.500.000 1.500.000 250.000 3 Dụng cụ học sinh Bộ 400.000 8.000.000 5.800.000 2.600.000 4 Vở 96 trang Quyển 3.500.000 34.500.000 34.500.000 3.500.000 5 Vở 72 trang Quyển 2.500.000 9.000.000 9.000.000 ◘2.500.000 Nguồn: Khối kế hoạch b.Kế hoạch tháng Trước mỗi tháng khối kế hoạch tiến hành lập kế hoạch sản xuất tháng dựa vào các thông tin thu thập được trong kỳ gốc. Số lượng sản phẩm sản xuất ra trong tháng kế hoạch = Số lượng tiêu thụ dự kiến trong tháng KH + Số lượng dự trữ cuối tháng KH – tồn kho cuối tháng trước Khác bản kế hoạch năm một chút, số lượng tiêu thụ dự kiến trong tháng KH không chỉ bao gồm dự báo bán hàng được khối thị trường cung cấp mà còn gồm các đơn hàng đã được ký kết trong tháng trước cần phải hoàn thành trong tháng kế hoạch. Lượng dự trữ tháng KH được cán bộ làm kế hoạch dự tính dựa trên kinh nghiệm của bản thân. Tồn kho cuối tháng trước được tổng hợp dựa trên báo cáo định kỳ của thủ kho và tồn kho dịch vụ tại các trung tâm thương mại và các đại lý của công ty. Kế hoạch sản xuất tháng lại được cụ thể tới từng sản phẩm và từng nhà máy Bảng 2.5: Kế hoạch sản xuất tháng 1 năm 2008 công ty CP VPP Hồng Hà Sản phẩm ĐV Mã số KH Tháng 1 KH điều chỉnh Thực hiện I.Nhà máy lắp ráp Bút các loại 1000 chiếc 853 Bút Trường Sơn 2001 150 Bút máy nét hoa 2216 50 ……… ….. …… II.Nhà máy giấy vở I Vở các loại 1000 Quyển 1033 Vở 48tr các loại 150 Vở 96tr các loại 50 ….. ….. Nguồn: Khối kế hoạch c.Kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu Hiện tại công ty đang có dự tính sẽ bắt đầu lập kế hoạch nguyên vật liệu, vì thế hiện tại công ty chưa có một bản kế hoạch nguyên vật liệu cụ thể mà chỉ tiến hành các hoạt động thu mua nguyên vật liệu theo nhu cầu sản xuất. Dựa vào kế hoạch tháng, cán bộ kế hoạch tiến hành thu mua nguyên vật liệu để có thể chủ động trong việc đáp ứng nguyên vật liệu cho sản xuất Số lượng nguyên vật liệu cần thu mua được xây dựng dựa trên phương pháp định mức. Tức là với mỗi sản phẩm hàng hóa sẽ có một định mức nguyên vật liệu cụ thể được khối kỹ thuật xây dựng (phụ lục). Sau khi xây dựng kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch sẽ nhân với định mức này để ra số lượng nguyên vật liệu cần thiết trong tháng. Chính vì thế, mức độ phù hợp của kế hoạch này lại phụ thuộc vào kế hoạch tháng. Lượng nguyên vật liệu cần đặt hàng trong kỳ KH = Số lượng nguyên vật liệu cần phát sinh trong kỳ KH + Số lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ KH – Số lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ trước Số lượng nguyên vật liệu phát sinh trong kỳ = Số lượng hàng hóa * định mức Ví dụ: Kế hoạch sản xuất tháng 5 năm 2008 cho loại sản phẩm là vở Pupil Fantasy 200tr là 100.000 quyển. Định mức giấy cho loại sản phẩm này là 222.95kg giấy/ 1000q. Giấy khổ tời 1025*730 Như vậy để có thể sản xuất được 100.000 quyển vở Pupil Fantasy thì cần 222950 kg giấy khổ 1025*730 Cán bộ quản lý vật tư tiến hành tổng hợp nhu cầu vật tư bằng việc cộng tổng tất cả nhu cầu từng loại vật tư của mỗi loại sản phẩm khác nhau theo từng chủng loại vật tư. Thông tin về số lượng nguyên vật liệu tồn kho kỳ trước được cung cấp bởi các thủ kho. Số lượng nguyên vật liệu cần dự trữ hiện nay của công ty vẫn chưa có một quy định cụ thể về lượng vật tư dự trữ tối thiểu. Chính vì thế con số này chủ yếu được cán bộ quản lý vật tư quyết định, là một con số ước lượng miễn sao không để xảy ra trường hợp không có nguyên vật liệu sản xuất khi hàng đặt chưa về tới kho. d. Kế hoạch tiến độ sản xuất (kế hoạch tác nghiệp) Trong bản kế hoạch sản xuất hàng tháng thì khối kế hoạch cũng đã đưa ra các chỉ tiêu cho từng nhà máy trong công ty Sau khi kế hoạch sản xuất tháng được thông qua tại cuộc họp kế hoạch sản xuất định kỳ hàng tháng của công ty, các giám đốc nhà máy sẽ tiến hành lập kế hoạch tiến độ sản xuất hàng tháng cho nhà máy mình quản lý. Giám đốc lập kế hoạch tiến độ sản xuất dựa trên tình hình nhân công và công xuất máy móc hiện nhà máy đang có. Giám đốc các nhà máy tiến hành lập kế hoạch tiến độ sản xuất tới từng tổ sản xuất, cho từng tuần từng ngày làm việc của công nhân trong nhà máy. Tuy nhiên kế hoạch sản xuất tác nghiệp này mới chỉ dừng lại ở việc giao số lượng mỗi phân xưởng mỗi tổ sản xuất cần sản xuất trong tuần , trong ngày mà chưa cụ thể hóa cần thực hiện như thế nào. 4. Đánh giá về công tác KH sản xuất tại công ty CP VPP Hồng Hà 4.1.Các ưu điểm *Các điều kiện phục vụ công tác KH sản xuất Các cán bộ trực tiếp tham gia lập kế hoạch đều là các cán bộ có kinh nghiêm lâu năm, gắn bó với công ty trong thời gian dài. Chính vì thế các cán bộ nắm chắc đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Các cán bộ đều là những người đã từng được đào tạo các chuyên ngành về kinh tế nên họ đều có những hiểu biết về tình hình kinh tế trong và ngoài nước, luôn có những biện pháp phù hợp và nhanh chóng trước những tình huống bất ngờ xảy ra. Cở sở vật chất phục vụ CBNV khối đã tạm thời đáp ứng được yêu cầu làm việc hiện nay của CBNV. *Quy trình KHH sản xuất - Các căn cứ trong việc xây dựng kế hoạch được thu thập khá đầy đủ Về cơ bản lý thuyết thì quy trình kế hoạch hóa tại công ty đã bao gồm các bước cơ bản nhất là lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiếm tra giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Tất cả được thực hiện một cách tuần tự và khoa học. Nó đã đáp ứng những nhu cầu cơ bản về hoạt động kế hoạch hóa của một doanh nghiệp. Quy trình lập kế hoạch hóa sản xuất này là công cụ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong việc quản lý hoạt động sản xuất - một hoạt động mấu chốt quan trọng hàng đầu với một công ty sản xuất như Hồng Hà. Kế hoạch tác nghiệp được để cho các giám đốc nhà máy tự lập là một quyết định hoàn toàn phù hợp, thể hiện sự linh hoạt trong hoạt động quản lý của công ty. Qui trình xây dựng kế hoạch cũng đã có sự tham gia, phối hợp của nhiều đơn vị có liên quan. Hoạt động kế hoạch không chỉ là hoạt động đơn lẻ của khối kế hoạc mà mà có sự tham gia của các phòng các phân xưởng bằng việc cung cấp các số liệu và thông tin cần thiết Công ty đã tổ chức, chỉ đạo các bộ phận theo dõi, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch Công tác tổ chức trong việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và tiến hành các đánh giá và điều chỉnh được tiến hành hợp lý, nhanh gọn và hiệu quả *Nội dung Bản kế hoạch sản xuất của công ty các chỉ tiêu rất rõ ràng về số lượng sản phẩm cho từng loại sản phẩm một. Với kế hoạch tháng thì còn giao các chỉ tiêu sản xuất từng loại sản phẩm đến từng nhà máy một *Phương pháp Cán bộ kế hoạch đã sử dụng rất nhiều thông tin cần thiết để ra quyết định. Phương pháp tiến hành rất đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí 4.2.Nhược điểm *Điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất Các cán bộ làm kế hoạch tuy đều tốt nghiệp qua các trường kinh tế như Kinh tế quốc dân, thương mại,…nhưng chưa ai được đào tạo qua chuyên ngành kế hoạch. Chính vì thế các cán bộ chưa nắm được một cách đầy đủ và toàn diện các kiến thức cơ bản về kế hoạch. Về điều kiện làm việc của cán bộ kế hoạch tuy đã tạm thời đáp ứng được nhu cầu làm việc nhưng phòng làm việc còn hơi chật. Các thủ kho làm việc tại các kho vẫn chưa được trang bị máy tính nối mạng Lan với phòng làm việc của khối nên hiện nay việc trao đổi thông tin vẫn được thực hiện qua hình thức báo cáo qua giấy tờ và gặp trực tiếp. Thực tế này dẫn tới tốn kém thời gian đi lại, tốn kém thời gian trong việc thực hiện quản lý hàng hóa và vật tư bằng các phần mềm máy tính của khối. Sở dĩ nói như vậy vì, các thủ kho thu thập thông tin tại kho sau đó tổng hợp bằng văn bản và gửi lên văn phòng của khối, sau khi nhận được thông tin, cán bộ phụ trách quản lý hàng hóa, vật tư lại phải tiến hành vào các số liệu đó vào trong phần mềm quản lý ở máy tính của mình. Việc làm này vừa làm gián đoạn công việc của các thủ kho tại kho, làm tốn thêm thời gian vào số liệu của cán bộ quản lý. Công ty chưa cung cấp phần mềm nào hỗ trợ trực tiếp các cán bộ kế hoạch trong việc ra quyết định. Các phần mềm hiện đang được sử dụng mới chỉ là các phần mềm quản lý hàng hóa và vật tư, phục vụ gián tiếp cho việc ra quyết định kế hoạch. *Quy trình KHH sản xuất - Trong quá trình thực hiện thì không phải tất cả các khâu trong quy trình đều được tuân thủ nghiêm ngặt. Thể hiện công ty chưa có kế hoạch sản xuất quí, kế hoạch công suất, kế hoạch nguyên vật liệu. Ngoài ra công tác đánh giá thực hiện kế hoạch có được làm nhưng chưa thực sự hiệu quả. Chưa có hình thức khen thưởng hay xử phạt nào đối với các trường hợp hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch. Hoạt động điều chỉnh kế hoạch cũng không được tiến hành thường xuyên khi có những phát sinh ngoài dự kiến mà chỉ được thực hiện khi thực sự cần thiết. - Về mối quan hệ giữa kế hoạch sản xuất và các kế hoạch khác trong công ty được tiến hành ngược so với lý thuyết chung. Đáng lẽ ra kế hoạch sản xuất phải được lập dựa vào kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính,… thì ở đây kế hoạch sản xuất lại được lập trước sau đó từ kế hoạch sản xuất tiến hành lập kế hoạch nhân sự và tài chính,… - Trong qui trình lập kế hoạch, cán bộ kế hoạch mới chỉ đưa ra một phương án kế hoạch duy nhất mà không phải là việc dựng lên nhiều kịch bản (phương án) sản xuất khác nhau với những tình huống khác nhau sau đó lựa chọn một phương án tối ưu phù hợp với tình hình thực tế. *Nội dung các bản KH sản xuất - Nội dung của bản kế hoạch sản xuất được lập khá đầy đủ tuy nhiên trong bản kế hoạch sản xuất chúng ta mới chỉ nhìn thấy các số liệu mà chưa thấy thể hiện bằng lời các căn cứ lập kế hoạch, các biện pháp thực hiện kế hoạch như thế nào - Bản kế hoạch năm bao gồm rất nhiều các chỉ tiêu về tất cả các mặt nhưng chưa chỉ ra được mối quan hệ mật thiết giữa các chỉ tiêu. Mỗi chỉ tiêu lại do một phòng ban lập ra, vì vậy thiếu đi sự liên kết chặt chẽ. - Công ty đã tiến hành thu mua và dự trữ nguyên vật liệu tuy nhiên việc làm này chưa được cụ thể hóa thành văn bản chính thức. Chính điều đó làm cho công tác thu mua dự trữ và quản lý nguyên vật liệu còn tỏ ra rất lỏng lẻo và chưa chuyên nghiệp. *Phương pháp Chính vì sử dụng chủ yếu kinh nghiệm của người làm kế hoạch nên phương pháp dù tiết kiệm được chi phí nhưng tính chính xác chưa thực sự cao 5. Nguyên nhân của những nhược điểm - Kinh phí cho công tác kế hoạch hóa còn hạn chế vì thế công ty chưa thể đầu tư được các phần mềm hỗ trợ cho hoạt động kế hoạch hóa, đầu tư kinh phí cho hoạt động kế hoạch sản xuất/ - Công ty mới chuyển sang địa điểm mới tại cầu Đuống nên ban đầu cơ sở vật chất còn chưa được tốt, văn phòng làm việc còn tương đối chật. - Công tác kế hoạch hóa còn nhiều thiếu sót tuy nhiên lãnh đạo công ty chưa chú trọng tới việc hoàn thiện. Ví dụ như nếu công tác theo dõi và giám sát được thực hiện chặt chẽ hơn thì hiệu quả của công tác kế hoạch sản xuất sẽ cao hơn nữa. Toàn bộ quy trình kế hoạch hóa sản xuất sẽ được thể hiện đầy đủ và rõ ràng trên giấy tờ. - Cán bộ làm kế hoạch chưa ai được đào tạo chính quy về chuyên ngành kế hoạch, cũng không được đào tạo thường xuyên về công tác kế hoạch. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CP VPP HỒNG HÀ I. Định hướng đầu tư phát triển của công ty giai đoạn 2008-2010 Trong 2 năm tới là 2009 và 2010 được xác định là giai đoạn khó khăn đối với công ty. Ngoài khó khăn chung mà tất cả các doanh nghiệp đang phải đối mặt là sự suy thoái kinh tế, sự biến động bất thường của giá cả nguyên vật liệu, công ty phải đối mặt với những khó khăn nội tại. Là một doanh nghiệp sản xuất vật chất nên chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành (60-70%), thời gian gần đây giá nguyên vật liệu chính của công ty tăng 10-12% khiến cho giá thành sản phẩm của công ty bị dội lên cao, gây khó khăn cho việc tiêu thụ sản phẩm. Trong thời gian gần đây công ty phải chịu những áp lực cạnh tranh rất lớn từ các đối thủ. Các tên tuổi lớn trong thị trường VPP như Thiên Long, Vĩnh Tiến trước đây chủ yếu kinh doanh tại thị trường miền Nam nay đã có mặt và đang phát triển rất nhanh chóng trên thị trường miền Bắc. Công ty ngoài khó khăn trong việc mở rộng thị phần tại miền Nam nay lại thêm khó khăn trong việc duy trì và mở rộng thị phần tại thị trường miền bắc. - Hiện tại công ty đang tiến hành đầu tư xây dựng dự án trung tâm thương mại tại 25 Lý Thường Kiệt nên ngoài việc trung tâm thương mại phải ngừng hoạt động ảnh hưởng tới nguồn thu từ hoạt động bán hàng tại trung tâm thương mại (do thuê các địa điểm mới nên chưa thu hút được khách hàng), nguồn thu cho thuê nhà, công ty lại phải tập trung vốn để hoàn thành dự án đầu tư lớn này. Trong giai đoạn tới, công ty xác định sẽ “tập trung nguồn lực để trở thành một trong những doanh nghiệp văn phòng phẩm lớn nhất tại thị trường Việt Nam, có mức tăng trưởng cao và bền vững với chiến lược xây dựng và phát triển sản phẩm văn phòng phẩm, dụng cụ học sinh chất lượng cao thân thiện với người tiêu dùng” Bảng 3.1:Các chỉ tiêu chủ yếu năm 2008-2010 TT Chỉ tiêu Đơn vị Kế hoạch năm TH 2007 2008 2009 2010 1 Vốn điều lệ Tr.đồng 47,190 47,190 47,190 47,190 2 Giá trị TSL Tr.đồng 139,000 152,000 167,000 175,000 3 Doanh thu  “ 229,503 252,450 290,000 339,000 4  SP chủ yếu - Bút,dụng cụ HS 1000c 9,600 10,000 10,500 11,000 - Vở các loại  “ 42,562 46,820 51,500 56,600 ( tấn giấy) Tấn 8,000 9,000 10,000 5 Nộp ngân sách Tr.đồng 7,719 7,900 8,200 10,000 6 Lợi nhuận trước thuế “ 7,937 8,500 9,000 14,000 7 Lợi nhuận sau thuế “ 7,937 7,310 7,740 10,500 8 Lao động th.xuyên(HĐ có thời hạn) Người  526 575  625    670 9 Thu nhập bình quân 1.000đ 2,543  3,015 3,467  4,500 10 Cổ tức hàng năm (%)  10  11  12  15 Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động SXKD năm 2007 và phương hướng nhiệm vụ giai đoạn 2008-2010 công ty Cp VPP Hồng Hà II. Giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty 1.Điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất Để hoạt động kế hoạch hóa hoạt động thực sự hiệu quả thì yêu cầu đầu tiên phải đổi mới đó là cơ chế và tổ chức bộ máy kế hoạch ở công ty. Vì đơn giản là nếu có một cơ chế tổ chức tốt thì mới tạo tiền đề để nhanh chóng đổi mới quy trình, nội dung và phương pháp 1.1. Hoàn thiện cơ cấu và thay đổi một số chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch Hiện tại theo quy định của công ty thì chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch là “Nghiên cứu xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn như kế hoạch năm, quý, tháng. Xậy dựng giá thành cho từng sản phẩm. Cung ứng nguyên vật liệu và hàng hoá phục vụ cho hoạt động sản xuất cho công ty. Theo dõi điều độ việc thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị” Việc khối kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn, theo dõi điều độ thực hiện kế hoạch sản xuất của các đơn vị là phù hợp. tuy nhiên nên chuyển nhiệm vụ xây dựng giá thành cho từng sản phẩm sang cho khối tài chính. Ngoài ra bộ phận thống kê của công ty nên chuyển sang khối kế hoạch để đảm bảo khối kế hoạch là khối thực hiện đầy đủ 4 khâu của kế hoạch hóa sản xuất là xây dựng kế hoạch, thực hiện kế hoạch, giám sát, điều chỉnh kế hoạch. Như vậy cơ cấu tổ chức của khối kế hoạch cần chia ra làm 3 bộ phận nhỏ là: Bộ phận hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch: Hiện tại khối kế hoạch đã có bộ phận này đó là các cán bộ quản lý vật tư và hàng hóa. Tuy nhiên để đảm bảo công tác hỗ trợ thật sự hiệu quả thì ngoài các cán bộ cung cấp thông tin về hàng hóa và vật tư tồn kho nên thêm cán bộ có nhiệm vụ thu thập các thông tin từ các phòng ban chức năng khác nhất là thông tin tiêu thụ, thông tin tài chính, nhân sự,.. Nói tóm lại bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm thu thập và chuẩn bị đầy đủ và chính xác tất cả những thông tin cần thiết cho công tác lập kế hoạch sản xuất của công ty. Bộ phận lập kế hoạch: Bộ phận này hiện tại đã có và không cần phải có sự thay đổi nào. Hiện tại công việc lập kế hoạch là công việc của phó giám đốc và giám đốc khối. Bộ phận theo dõi, giám sát kế hoạch: Ngoài việc phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất và giám đốc khối kế hoạch thường xuyên giám sát, sau khi bộ phận thống kê được chuyển sang khối kế hoạch thì sẽ công việc theo dõi và giám sát thực hiện sẽ là công việc thống nhất chung trong chức năng nhiệm vụ của khối kế hoạch. Nhiệm vụ của các cán bộ này sẽ là thường xuyên theo dõi việc thực hiện kế hoạch tại các nhà máy, phát hiện những biểu hiện bất thường, tìm ra nguyên nhân và báo cáo lên cấp trên để có biện pháp xử lý kịp thời. Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau khi được đổi mới sẽ như sau: Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau hoàn thiện Giám đốc khối CB quản lý hàng hoá Các thủ kho Phó giám đốc I CB quản lý vật tư Phó giám đốc II Tổ xe nâng Các CB thống kê 1.2. Các điều kiện khác Công ty cần quan tâm hơn đến cơ sở vật chất của khối kế hoạch, bằng việc mở rộng không gian làm việc cho phòng. Cung cấp máy tính và các phần mềm cần thiết cho các thủ kho để việc trao đổi thông tin trong khối thuận tiện hơn. Hiện nay việc trao đổi thông tin giữa các thủ kho và cán bộ kế hoạch còn thủ công, việc trang bị máy tính tại mỗi kho cho các thủ kho làm việc sẽ tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng hơn, giảm bớt công việc tập hợp số liệu cho các cán bộ kế hoạch. Tiết kiệm được chi phí và thời gian đi lại. Hiện nay phần mềm quản lý vật tư còn chưa được hoàn thiện, dẫn tới công tác quản lý vật tư của công ty còn chưa thực sự hiệu quả và chính xác. Cần hoàn thiện ngay phần mềm này trong thời gian tới để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của khối kế hoạch. Công ty cũng nên xem xét tới việc mua phần mềm quản trị kế hoạch sản xuất để tăng thêm công cụ cho cán bộ kế hoạch, giảm thiểu tính thủ công trong công tác tính toán các chỉ tiêu kế hoạch. Như đã đánh giá trong phần trước là cán bộ làm công tác kế hoạch chưa được đào tạo đúng chuyên ngành kế hoạch, phần lớn là những cán bộ làm việc bằng kinh nghiệm. Vì thế công ty cần có những phương án tổ chức các lớp huấn luyện, thuê các chuyên gia về làm việc để trao đổi thông tin với cán bộ kế hoạch hoặc gửi các cán bộ đi đào tạo trong những khóa đào tạo ngắn về kiến thức kế hoạch, tiếp thu những kiến thức và kinh nghiệm mới từ bên ngoài. Giúp cho cán bộ kế hoạch có thể khai thác các căn cứ xây dựng kế hoạch một cách hiệu quả nhất, xây dựng được nhiều phương án kế hoạch và lựa chọn được phương án tối ưu nhất. 2.Qui trình lập KH sản xuất - Việc làm đầu tiên là tiến hành sửa đổi văn bản về quy trình lập kế hoạch sản xuất vì hiện nay thực tế thực hiện và qui trình được thể hiện trong tài liệu không còn phù hợp. Thể hiên ở chỗ trong các căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất có căn cứ định hướng của công ty nhưng trong văn bản thì điều này lại không được thể hiện - Tiến hành lập kế hoạch sản xuất quý, kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch dự trữ hàng hóa. Như chúng ta thấy hiện nay kinh tế luôn có những biến động khó lường, giá cả nguyên vật liệu liên tục biến động, là một doanh nghiệp sản xuất vật chất với chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60-70% giá thành nếu không có kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên vật liệu phù hợp sẽ dẫn tới không chủ động được sản xuất và quyết định giá cả sản phẩm. Kế hoạch dự trữ hàng hóa cũng nên được xây dựng. Như đã phân tích ở phần trên, đặc điểm sản xuất văn phòng phẩm là có tính chất mùa vụ, vì thế nếu không có chiến lược sản xuất để dự trữ sản phẩm phù hợp thì sẽ rất dễ dẫn tới trường hợp hàng hóa sản xuất ra không đáp ứng đủ nhu cầu của thị trường vào những tháng thị trường có nhu cầu cao. Quan tâm hơn đến công tác giám sát và đánh giá thực hiện kế hoạch. Công ty cần tiến hành soạn thảo các quy định về hình thức khen thưởng hay xử phạt với những trường hợp hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay không hoàn thành kế hoạch. Việc làm này sẽ giúp cho các các bộ kế hoạch có thêm tinh thần trách nhiệm khi làm việc, cống hiến hết mình cho sự phát triển của công ty. - Quy trình lập kế hoạch sản xuất của công ty nên có thay đổi đó là khi tiến hành lập kế hoạch sản xuất thì cán bộ kế hoạch phải dựa vào các kế hoạch khác như kế hoạch nhân sự và tài chính chứ không phải là tiến hành lập kế hoạch sản xuất sau đó từ kế hoạch sản xuất xác định kế hoạch nhân sự và tài chính. Thực tế đó đi ngược với lý thuyết mẫu. 3. Nội dung KH sản xuất Hiện nay tất cả các bản kế hoạch sản xuất của công ty mới chỉ dừng lại việc đưa ra các con số. Bản kế hoạch sản xuất không nên chỉ là những con số đơn thuần mà nên có các phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giai đoạn trước, phân tích những cơ hội và khó khăn trong giai đoạn tiếp theo. Sau cùng là đưa ra các biện pháp thực hiện kế hoạch Trong bản kế hoạch cũng nên đưa ra các kịch bản sản xuất khác nhau (tự sản xuất, theo gia công bao nhiêu) sau đó lựa chọn một kịch bản tối ưu nhất. Ngoài ra công ty cần tiến hành luôn việc bổ sung thêm kế hoạch nguyên vật liệu. Việc lập kế hoạch kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất phụ thuộc vào định mức và tỷ lệ hao hụt của nguyên vật liệu. Khi tiến hành lập kế hoạch nguyên vật liệu việc làm đầu tiên là tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu, nhu cầu này được thể hiện theo bảng sau: Bảng 3.2: Nhu cầu vật tư tháng X năm Y công ty CP VPP Hồng Hà Tên vật tư ĐV ĐM KL SP Tổng ĐM Hao hụt Tổng nhu cầu Vật tư chính Giấy các loại Bìa các loại Vật tư phụ Nhựa Bao bì ….. Xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất trong thời gian kế hoạch, cán bộ kế hoạch tiếp tục thu thập thông tin về tồn kho vật tư, khối lượng dự trữ vật tư cần thiết để tìm ra nhu cầu nguyên vật liệu cần đặt hàng trong thời kỳ kế hoạch Sau khi xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu, cán bộ kế hoạch tiến hành xác định các nhà cung cấp. Để xác định các nhà cung cấp, cán bộ kế hoạch tiến hành đánh giá chất lượng cung cấp của các nhà cung cấp trong giai đoạn trước, tìm kiếm các nhà cung cấp mới. Sau đó so sánh chất lượng hàng hóa, giá cả, thời gian cung cấp giữa các nhà cung cấp để đưa ra lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất. Quá trình này hoàn tất, cán bộ kế hoạch mới tiến hành đặt hàng vật tư với các nhà cung cấp. 4. Phương pháp xác định các chỉ tiêu Công ty nên sử dụng các phương pháp phân tích dự báo, mô hình vào việc xác định các chỉ tiêu thay vì xác định các chỉ tiêu theo cách thủ công như hiện nay. Riêng đối với khối thị trường cần áp dụng các phương pháp để có thể đưa ra các số liệu dự báo chính xác hơn. Sau đây là những phương pháp nên được áp dụng tại khối kế hoạch để góp phần tăng tính khả thi cho các số liệu kế hoạch: 4.1.Phương pháp cân đối Phương pháp này chủ yếu được áp dụng trong các doanh nghiệp hiện nay vì nó rất phù hợp với nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước và sự thay đổi các chính sách kinh tế thường xuyên. Thực hiện tốt các phương pháp này sẽ giúp cho kế hoạch được điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường và khả năng có thể đáp ứng của doanh nghiệp. Công ty có thể sử dụng phương pháp này để lập kế hoạch sản xuất năm và tháng. Phương pháp này được tiến hành thông qua 3 bước: Bước 1: Xác định nhu cầu các yếu tố sản xuất để thực hiện mục tiêu kế hoạch dự kiến để đưa ra các dự kiến về chi phí, doanh thu Bước 2: Xác định các khả năng thực tế và sẽ có trong thời gian kế hoạch của công ty như vốn, nhân lực, máy móc,… Bước 3: Lập bảng cân đối so sánh giữa nhu cầu và khả năng của các yếu tố sản xuất. Nếu nhu cầu và khả năng sản xuất là bằng nhau hoặc chênh lệch ít thì phương án kế hoạch là tốt không cần điều chỉnh gì. Nếu nhu cầu lớn hơn khả năng thì công ty phải tiến hành đầu tư thêm tiềm lực, tuyển thêm người mới, mua thêm thiết bị để tăng năng suất lao động. 4.2. Phương pháp Wilson Như đã đề cập ở phần trên, công ty cần tiến hành lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu. Tuy nhiên, như đã chỉ ra là phương pháp xác định mức cung ứng dự trữ nguyên vật liệu hiện nay của công ty còn chưa tối ưu. Chính vì thực tế đó, công ty nên thử áp dụng phương pháp xác định khối lượng đặt hàng tối ưu (Mô hình Wilson). Phương pháp này cho phép doanh nghiệp sử dụng các phép tính tối ưu để tìm ra khối lượng đặt hàng tương ứng với tổng chi phí cung ứng và dự trữ nhỏ nhất: Theo phương pháp này thì khối lượng mỗi lần đặt hàng (ký hiệu là Q*) được tính bằng công thức: Q* = Trong đó D là mức yêu cầu trong một thời kỳ (1 năm) S là chi phí đặt hàng H là chi phí lưu kho trung bình cho một đơn vị nguyên vật liệu (trong 1 năm) Ví dụ: Một năm công ty CP VPP Hồng Hà cần đến 1000 tấn giấy, chi phí cho mỗi đơn hàng là 5 triệu đồng, chi phí lưu kho là 1 triệu đồng một tấn trong một năm. Vậy theo phương pháp Wilson thì khối lượng giấy cần đặt hàng với một đơn hàng là: Q* = = 100 tấn Vậy công ty nên tiến hành đặt hàng 10 lần trong một năm, mỗi lần đặt hàng cách nhau 1,4 tháng là phương án tốt nhất tiết kiệm chi phí 5. Đối với các công tác khác - Để công tác kế hoạch sản xuất được hoàn thiện thì việc đầu tiên là công ty phải có công tác kế hoạch hóa hoàn thiện. Tức là công ty nên có kế hoạch chiến lược, sau đó là các kế hoạch chức năng (bao gồm kế hoạch sản xuất). Việc có kế hoạch chiến lược là rất cần thiết, vì bản kế hoạch chiến lược là sự xác định viễn cảnh mà công ty hướng tới, xác định tôn chỉ hoạt động của công ty, tất cả các hoạt động khác của công ty sẽ “soi” vào đó để thực hiện. Có kế hoạch chiến lược làm cho mọi hoạt động của công ty thống nhất theo một mục tiêu chung. Việc soạn lập kế hoạch chiến lược là nhiệm vụ của lãnh đạo công ty, các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo trong việc soạn lập chiến lược phát triển. - Trong các căn cứ để lập kế hoạch sản xuất thì căn cứ dự báo nhu cầu tiêu thụ thời kỳ kế hoach là quan trọng nhất, căn cứ này được cung cấp bởi khối thị trường. Hiện nay có một thực tế là có những giai đoạn sản phẩm sản xuất ra của công ty không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, mặc dù máy móc vẫn chưa hoạt động tối đa công suất. Đây chủ yếu là do công tác nghiên cứu thị trường của công ty chưa thực sự hiệu quả. Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ dừng lại ở việc dựa vào tình hình tiêu thụ giai đoạn trước sau đó dự báo cho giai đoạn tới mà chưa có sự phân tích sâu về sự biến động của thị hiếu người tiêu dùng, thị trường của các đối thủ cạnh tranh. Vì thế công ty cần bổ sung nhân sự giỏi chuyên nghiên cứu về thị trường để có thể có những thông tin chính xác cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất - Ngoài ra hiện tại trong kho công ty vẫn còn tồn đọng khá nhiều hàng không bán được, chủ yếu là do mẫu mã không được ưa chuộng, giá thành sản phẩm còn cao đối với đa số người tiêu dùng. Vì thế trong thời gian tới công ty cần quan tâm hơn nữa tới công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, chủ động tìm kiếm đối tác cung cấp nguyên vật liệu với giá rẻ, chất lượng tốt III. Một số kiến nghị với công ty Để hoàn thiện được công tác kế hoạch hóa sản xuất không phải là việc làm ngày một ngày hai mà phải tiến hành dần dần từng phần một, phù hợp với tình hình điều kiện của công ty hiện nay, phù hợp với sự phát triển của công ty giai đoạn tới Qua việc phân tích tình hình thực tế về công tác kế hoạch hóa, phân tích tình hình thực tế của công ty trong giai đoạn Hoàn thiện hệ thống phần mềm để công tác quản lý hàng hóa và vật tư khối được nhanh chóng chính xác. Tìm hiểu và mua phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất. Trang bị ngay máy tính có phần mềm quản lý cho các thủ kho Công ty cần yêu cầu bộ phận Marketing tiến hành cử cán bộ theo dõi tuổi thọ của sản phẩm để có báo cáo kịp thời với khối kế hoạch, khối tiến hành dừng lập kế hoạch sản xuất cho loại sản phẩm này. Nâng cấp, mở rộng hệ thống kho của công ty. Tạo điều kiện cho việc dự trữ sản phẩm và nguyên vật liệu, tránh tình trạng thiếu hàng hóa cung cấp cho thị trường vào mùa vụ Bắt đầu tiến hành lập kế hoạch cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu. Cần quan tâm hơn nữa tới công tác quản lý nguyên vật liệu tránh thất thoát gaay lãng phí tài sản của công ty. Tăng cường hơn nữa công tác giám sát kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất. Cần soạn thảo những quy định của công ty về chính sách khen thưởng đối với việc hoàn thành và vượt mức kế hoạch, có biện pháp xử lý đối với những đơn vị không hoàn thành kế hoạch (với lý do chủ quan) Yêu cầu khối kế hoạch tiến hành đánh giá lại các nhà cung cấp nguyên vật liệu hiện nay để có thể chọn ra được những nhà cung cấp tốt nhất. KẾT LUẬN Như đã phân tích, kế hoạch là một công cụ quản lý rất hiệu quả của doanh nghiệp nhất là trong điều kiện kinh tế thị trường có nhiều bất ổn như hiện nay. Chính vì thế đòi hỏi công tác kế hoạch ngày phải nâng cao chất lượng là một yêu cầu bức thiết Đối với công ty CP VPP Hồng Hà trong những năm gần đây công tác kế hoạch hóa sản xuất được tổ chức thực hiện khá tốt, góp phần không nhỏ vào sự thành công trong kinh doanh của công ty. Tuy nhiên những thành công đó vẫn chưa tương xứng với tiềm năng phát triển và lịch sử phát triển lâu đời của một công ty VPP đầu tiên của cả nước. Tham vọng phát triển hơn nữa không chỉ của lãnh đạo công ty mà còn là nguyện vọng của tất cả các cổ đông, các CBNV trong công ty. Và để đạt được mục tiêu trở thành doanh nghiệp kinh doanh VPP lớn nhất Việt Nam, với mức tăng trưởng cao và bền vững thì trong thời gian tới công ty cần phải hoàn thiện phương thức quản lý và kinh doanh của mình. Một trong những hoàn thiện đó là việc hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất – công tác được coi là quan trọng bậc nhất của hoạt động quản lý tại công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã nhận thấy công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty cần phải có những hoàn thiện và đổi mới, điều đó đã được chỉ ra trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Đây là lần đầu tiên được tiếp cận với vấn đề thực tế này nên không tránh khỏi những thiếu sót. Hi vọng với những ý kiến đóng góp chủ quan của cá nhân tôi này có thể là tham khảo cho công ty trong công cuộc hoàn thiện công tác quản lý, nâng cao hiệu quả của hoạt động SXKD. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ThS.Bùi Đức Tuân (2005), Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh”. Khoa kế hoạch và phát triển. NXB lao động-xã hội PGS.TS. Trương Đoàn Thể, giáo trình “Quản trị sản xuất và tác nghiệp”. Khoa quản trị kinh doanh. NXB Đại học Kinh tế quốc dân GS.TS. Đồng Thị Thanh Phương. Giáo trình “Quản trị sản xuất và dịch vụ”. NXB Thống kê TS. Hà Văn Hội, “Quản trị học- những vấn đề cơ bản” (Tập 1). NXB Bưu Điện Biểu mẫu ISO 2006 – Công ty CP VPP Hồng Hà Báo cáo “Tổng kết hoạt động SXKD năm 2007, phương hướng, chỉ tiêu và nhiệm vụ năm 2008. Định hướng đầu tư phát triển giai đoạn 2008-2010” – Công ty CP VPP Hồng Hà Báo cáo “Tổng kết hoạt động SXKD năm 2008, phương hướng, chỉ tiêu và nhiệm vụ năm 2009” – Công ty CP VPP Hồng Hà Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2008 công ty CP VPP Hồng Hà Kế hoạch sản xuất thời vụ năm 2008 công ty CP VPP Hồng Hà Phụ lục: Danh sách cán bộ công nhân viên TT Họ và tên Nghề nghiệp Tuổi Bằng cấp 1 Đào Mai Hạnh Phó tổng giám đốc 46 ĐH 2 Trần Thị Thanh Yên Giám đốc khối 50 ĐH 3 Bùi Tuấn Hải Phó giám đốc khối I 32 ĐH 4 Lê Hữu Châu Phó giám đốc khối II 50 ĐH 5 Nguyễn Kim Hạnh Cán bộ QL Hàng hoá 50 ĐH 6 Nguyễn Ngọc Thắng CBQL vật tư 26 ĐH 7 Vũ Hưng Yên Thủ kho 40 ĐH 8 Phan Thị Kiều Ngân Thủ kho 35 TC 9 Kiều Mạnh Cường Thủ kho 31 TC 10 Nguyễn Thị Thoa Thủ kho 28 TC 11 Lý Thị Hà Thủ kho 27 TC 12 Phạm Văn Sơn Thủ Kho 23 CĐ 13 Nguyễn Đức Mạnh Lái xe nâng 33 CN KT 14 Doãn Văn Tuấn Lái xe nâng 31 CNKT 15 Hoàng Gia Tùng Lái xe nâng 36 CNKT Nguồn: Khối kế hoạch PHIẾU ĐẶT HÀNG SẢN XUẤT PHÁT SINH NGOÀI KẾ HOẠCH VÀ ĐIỀU CHỈNH KẾ HOẠCH Ngày ban hành: ………. Số:…… Đơn vị đặt hàng:……….. Đơn vị thực hiện:……….. TT Tên SP Qui cách MS Số lượng Thời gian thực hiện Thời gian hoàn thành KH KH điều chỉnh Thực hiện ... ……. ………. ….. …... ………. …… ……….. …………. TỔNG GIÁM ĐỐC KHỐI KẾ HOẠCH ĐƠN VỊ THỰC HIỆN SỔ THEO DÕI KẾ HOẠCH TT Tên sản phẩm SL theo KH Ngày Tổng Số phiếu ngoài KH 1 2 … 7