Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I

số 01/1999/QĐ-BCN ngày 11/1/1999 đổi tên Công ty Khảo sát thiết kế điện 1 thành Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1. Ngày 28/12/2006, Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 3907/QĐ-BCN phê duyệt phương án và chuyển Công ty Tư vấn Xây dựng điện 1 thành Công ty cổ phần Tư vấn Xây dựng điện 1. Có thể sơ lược như sau Tên gọi doanh nghiệp : Công ty CP Tư vấn Xây dựng Điện 1 Tên tiếng Anh :Power Engineering Consulting Company 1 Tên viết tắt : PECC1 Địa chỉ : Km 9+200 Đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại : (84).4.8544270 Fax : (84).4.8541208 Email : pecc1@fpt.vn Website : Vốn điều lệ : 100.000.000.000 đồng, trong đó: Số cổ phần Nhà nước nắm giữ: 5.100.000 cổ phần (51% vốn điều lệ). Số cổ phần bán ưu đãi cho CBCNV Công ty: 2.697.300 cổ phần (26,97% vốn điều lệ). Số cổ phần bán đấu giá ra ngoài: 2.202.700 cổ phần (22,03% vốn điều lệ) trong đó số cổ phần bán đấu giá tiếp lần hai là 1.447.207 cổ phần (14,47% vốn điều lệ). Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty 2.1. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Công ty Tư vấn Xây dựng Điện 1 là đơn vị thành viên hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Việt Nam (EVN), nay là Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Căn cứ vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 108889 cấp ngày 01/07/1993, sửa đổi lần thứ 3 ngày 05/11/2004, ngành nghề kinh doanh chính của Công ty bao gồm: Tư vấn dịch vụ và xây dựng các công trình nguồn điện, lưới điện và các công trình công nghiệp, dân dụng khác bao gồm : Công tác điều tra, khảo sát, lập dự án đầu tư, lập quy hoạch xây dựng, khảo sát thiết kế và lập dự toán công trình, lập hồ sơ và dịch vụ tổ chức đấu thầu về thiết kế, mua sắm vật tư thiết bị, xây lắp công trình, giám sát xây dựng, nhận thầu quản lý xây dựng. Xây dựng công trình lưới điện có điện áp đến 110kV; Tư vấn thiết kế công trình viễn thông; Đầu tư công trình xây dựng nguồn điện; Sản xuất kinh doanh điện năng; Thi công xây dựng công trình điện lực, công nghiệp, dân dụng; Chế tạo cơ khí; Thẩm định đồ án công trình điện lực, thủy lợi, công nghiệp dân dụng (chỉ thẩm định trong phạm vi các thiết kế đã đăng kí kinh doanh); Tư vấn đầu tư, tư vấn đầu tư thiết kế, tư vấn đấu thầu xây dựng công trình điện lực (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính); Kiểm định chất lượng xây dựng công trình và các dịnh vụ thí nghiệmkiểm tra độ bền cơ học bê tông, kết cấu, vật liệu xây dựng; Đo vẽ địa hình, địa chất, thủy văn, môi trường, địa vật lý, thí nghiệm cơ lý đất đá, cát, cuội, sỏi, nước ngầm, vật liệu xây dựng phục vụ thiết kế; Nhận đầu tư khai thác, tinh chế, lọc nước phục vụ sinh hoạt và các hoạt động sản xuất kinh doanh; Khoan phun chống thấm, gia cố xử lý nền móng công trình xây dựng; Dịnh vụ đo vẽ bản đồ địa hình, địa chính; Tổng thầu cung ứng vật tư thiết bị, quản lý dự án và thi công xây dựng công trình điện lực; Đầu tư xây dựng công trình và kinh doanh bất động sản; Thiết kế kiến trúc công trình; Thiết kế công trình thủy điện; Thiết kế thủy văn công trình thủy điện; 2.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty Công ty Tư vấn Xây dựng Điện có cơ cấu tổ chức như sau: 01 Cơ quan Công ty: Trụ sở Công ty: Km 9 + 200 Đường Nguyễn Trãi, Phường Thanh Xuân Nam - Quận Thanh Xuân- Thành phố Hà Nội 04 xí nghiệp trực thuộc Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 1: Km 2 đường Phùng Hưng, thị xã Hà Đông, tỉnh Hà Tây Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 2: Số 8/2 hẻm Phan Đình Phùng, thành phố Pleiku, tỉnh Gia Lai Xí nghiệp Khảo sát Xây dựng điện 3: 503 đường Núi Thành, thành phố Đà Nẵng Xí nghiệp Dịch vụ khoa học kỹ thuật: 599 Đường Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Khi Công ty chuyển sang hoạt động theo hình thức Công ty cổ phần, trong đó, cơ quan có thẩm quyền cao nhất là Đại hội đồng cổ đông với đại diện là Hội đồng quản trị với bộ máy tổ chức như sau: * Hội đồng quản trị : Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. * Tổng giám đốc: Là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. * Phó tổng giám đốc thuỷ điện : giúp việc cho Tổng giám đốc và được phân công phụ trách các lĩnh vực liên quan đến hoạt động thuỷ điện của Công ty * Phó tổng giám đốc đường dây và trạm : giúp việc cho Tổng giám đốc và được phân công phụ trách các lĩnh vực liên quan đến đường dây và trạm biến áp của Công ty * Phó tổng giám đốc giám sát : giúp việc cho Tổng giám đốc và được phân công phụ trách hoạt động giám sát * Phòng kinh tế - kế hoạch : Tham mưu cho Tổng giám đốc về lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tham gia ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác * Phòng tổ chức cán bộ lao động : Tham mưu cho Tổng giám đốc về công tác tổ chức lao động, tiền lương, tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực… * Phòng tài chính kế toán: Với nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong việc hình thành nguồn vốn, thực hiện cân đối tài chính, đảm bảo đủ vốn để thực hiện kế hoạch SXKD xây dựng cơ bản của Công ty cũng như việc phân phối, sử dụng vốn đúng mục đích, đúng chính sách, chế độ và đạt hiệu quả kinh tế cao, xử lý tốt mối quan hệ với các tổ chức tín dụng, ngân hàng. Xây dựng quy chế, quy định về quản lý tài chính của Công ty trên cơ sở chính sách và các quy định hiện hành của nhà nước. Tổ chức công tác kế toán thống nhất công tác hạch toán trong Công ty trên cơ sở chính sách luật kế toán, luật thống kê và các quy định chế độ kế toán hiện hành. * Phòng hợp tác quốc tế: có chức năng hợp tác trong lĩnh vực tư vấn thiết kế các chương trình dự án với các chuyên gia nước ngoài * Phòng thiết kế: Tư vấn, thiết kế các hợp đồng tư vấn, khảo sát, thiết kế các công trình điện Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT XNKS XD Điện 1 ( Hà Tây) XNKS XD Điện 3( Đà Nẵng) XNKS XD Điện 2 ( Gia Lai) XN DVKHKT (Hà nội ) PTGĐ THỦY ĐIỆN PTGĐ ĐƯỜNG DÂY TẢI ĐIỆN PTGĐ KHẢO SÁT Các ban TVGS t/điện lớn Phòng kỹ thuật địa hình Đoàn TKTĐ 1 Phòng thiết kế nhiệt điện Phòng kỹ thuật Địa chất Phòng thiết kế đường dây Phòng thiết kế Trạm biến áp Phòng thiết kế địa phương Trung tâm tư vấn xây dựng viễn thông Phòng thiết bị công nghệ Đoàn Khảo sát Địa/ vật lý Văn phòng Công ty Phòng kỹ thuật Trung tâm tin học Phòng hợp tác Quốc tế Phòng Tài chính- Kế toán Phòng TCCB-LĐ Phòng kinh tế - kế hoạch Đoàn TKTĐ 2 Đoàn Khảo sát công trình lưới điện Phòng tư vấn TNKTNL Trung tâm thí nghiệm Nguồn: Phòng cán bộ tổ chức của Công ty  Là một Công ty lớn nên cơ cấu tổ chức của công ty khá lớn với rất nhiều phòng ban và 4 công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên. Tuy cơ cấu tổ chức khá lớn nhưng không vì thế mà hoạt động trồng chéo cản trở lẫn nhau. Mỗi phòng ban có các chức năng khác nhau và hỗ trợ nhau trong công việc để tạo nên hiệu quả cao nhất. Song ta vẫn nhận thấy rằng tại Công ty không hề có bộ phận kinh doanh, nghiên cứu thị trường, điều này có thể chấp nhận được trong cơ chế cũ khi công ty chưa cổ phần bởi lúc này còn có sự bao cấp chỉ định công việc và bù lỗ của nhà nước. Nhưng bước sang giai đoạn cổ phần hóa đồng nghĩa với việc công ty phải tự nghiên cứu phát triển những công việc, thị trường mà mình hoạt động, phải đối diện với các đối thủ cạnh tranh trong và ngoài nước. Nhất là lúc này khi Việt Nam đang thực hiện chính sách mở cửa, tham gia vào các tổ chức thương mại quốc tế nếu công ty không linh động và nghiên cứu kỹ thị trường cũng như nhu cầu của khách hàng thì không những không phát triển được công ty mà ngay cả thị phần và uy tín lâu nay mà công ty đang chiếm giữa cũng có thể bị đánh mất 3. Cơ cấu tổ chức và chức năng của bộ máy kế hoạch 3.1 Cơ cấu tổ chức và mối quan hệ. Trưởng phòng Phó phòng 1 Phó phòng 2 Phó phòng 3 Phó phòng 4 CV CV CV CV CV CV CV CV CV CV CV Phòng kinh tế- kế hoạch là một trong các phòng ban quan lý của công ty. Phòng bao gồm 17 người với một trợ lý Hội đồng Quản trị, một trưởng phòng, bốn phó phòng và 11 chuyên viên. Trong đó: -Trưởng phòng: Là người chỉ đạo tổ chức và thực hiện công tác kế hoạch của công ty theo pháp luật hiện hành là người có trách nhiệm cao nhất trong bộ máy kế hoạch của Công ty -Phó phòng 1: Chịu trách nhiệm về công tác nghiệm thu nội bộ và công tác nguồn. Hàng tháng, cuối quỹ và cuối năm thống kê số liệu, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của các đơn vị được giao. -Phó phòng 2: Phụ trách công tác thủy điện nhỏ và đấu thầu. Là người chịu trách nhiệm về việc -Phó phòng 3: Phụ trách khối đường dây và trạm. Hệ thống đường dây vô cùng phức tạp và thường xuyên có các sự cố vì vậy phải có kế hoạch kiểm tra và bảo dưỡng thường xuyên. -Phó phòng 4: Phụ trách khối khảo sát. Vì là một Công ty tư vấn xây dựng nên khâu khảo sát được xem là then chốt. Đối với mỗi dự án phải được khảo sát chặt chẽ vè tổng hợp kĩ lưỡng. Vì vậy phải có kế hoạch cụ thể ngay từ đầu và được triển khai theo đúng kế hoạch để dự án đảm bảo được tiến độ. - Đối với các chuyên viên sẽ được hình thành theo nhóm và loại hình công trình, bao gồm 3 phân nhóm chính: thủy điện, nhiệt điện và đường dây. Các chuyên viên theo từng nhóm sẽ được phân công trách nhiệm theo dõi, thiết kế và khảo sát. 3.2. Chức năng của bộ máy kế hoạch 3.2.1. Công tác kế hoạch. -Đầu mối thực hiện việc nghiên cứu thị truờng, nghiên cứu nhu cầu khách hang và tiềm lực Công ty để phối hợp với các đơn vị quản lý lập kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh hang năm trình Tổng giám đốc. - Đầu mối chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị sản xuất nghiên cứu thông tin thị truờng, hồ sơ chào thầu, lập hồ sơ dự thầu, tham gia đầu thầu thuơng thảo các gói thầu và dự thảo hợp đồng kinh tế trình Lãnh đạo Công ty xem xét. - Thực hiện việc cân đối và dự thảo các quyết định giao việc cho các đợn vị trực thuộc Công ty. - Thực hiện việc thống kê, theo dõi, đôn đốc, kiểm soát, điều độ tiến độ triển khai các hợp đồng kinh tế và ý kiến khách hàng để lập báo cáo trình Lãnh đạo Công ty kèm theo các ý kiến đề xuất biện pháp xử lý cần thiết. - Đề xuất biện pháp đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng kinh tế và những điều chỉnh kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh cần thiết để đảm bảo thực hiện được các chỉ tiêu kinh doanh đã được Hội đồng cổ đông biểu quyết, phê duyệt. 3.2.2. Công tác kinh doanh. - Đầu mối tổ chức công tác thiết bị năng lực, thương hiệu Công ty, tổ chức hội nghị và thu thập ý kiến của khách hàng truyền thống, khách hàng tiềm năng để lập kế hoạch phát triển thị trường. - Thu thập, nghiên cứu hồ sơ mời thầu, phối hợp với các đơn vị sản xuất lập hồ sơ dự thầu, tham gia đấu thầu. Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị sản xuất trong quá trình thương thảo các điều kiện hợp đồng, dự thảo hợp đồng kinh tế trình Lãnh đạo Công ty xem xét quyết định . - Quản lý, lưu trữ các hợp đồng kinh tế của Công ty theo quy định của pháp luật. - Theo dõi tiến độ và lập các báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng kinh tế từng kỳ trình Lãnh đạo Công ty và thực hiện việc quản lý pháp chế trong kinh doanh của Công ty. - Chủ trì hoặc tham gia với các đơn vị sản xuất thực hiện việc nghiệm thu kỹ thuật khối luợng công việc và là đầu mối giao nộp sản phẩm, dịch vụ của Công ty. - Tổ chức công tác thống kê số liệu về doanh thu, sản luợng thực hiện từng kỳ và theo dõi tình hình thực hiện, nghiệm thu thanh toán hợp đồng các công trình, công việc do các đơn vị sản xuất thực hiện. - Lập, trình duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đầu tư mua sắm xe, máy, thiết bị sản xuất và đầu tư kinh doanh khác. - Thực hiện và tổng hợp công tác nghiệm thu nội bộ các đơn vị trực thuộc Công ty từng kỳ. - Thực hiện những nhiệm vụ khác thuộc lĩnh vực kinh tế, kế hoạch do Lãnh đạo Công ty giao. - Đầu mối đề xuất và theo dõi qui chế khoán quản, hợp đồng kinh tế trong toàn Công ty. 4. Kết quả sản xuất kinh doanh năm của Công ty từ năm 2005 đến nay Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I là một Công ty có uy tín lâu năm trên thị trường, hoạt động và kinh doanh trong lĩnh vực độc quyền lại công thêm sự ưu ái của Nhà nước trong suốt thời gian dài nên kết quả sản xuất kinh doanh khá cao. Nhất là trong những năm gần đây, khi đất nước đi lên hoạt động công nghiệp được đẩy mạnh, lượng điện năng luôn thiếu hụt nên các công trình thủy điện, nhiệt điện lớn nhỏ được đầu tư mở rộng và nâng cấp thì hầu như khối lượng công việc và thị trường của công ty lại càng được mở rộng. Mặc dù từ năm 2007 Công ty được nâng lên là công ty cổ phần nên sự ưu đãi của Nhà nước không nhiều nhưng không vì thế mà kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty sụt giảm. Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2005 - 2008 Đơn vị: nghìn đồng STT Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1 Tổng tài sản 319.803.476 411.925.700 458.946.883 517.329.342 2 Nguồn vốn Nhà nước 57.707.882 78.886.220 82.731.189 123.952.844 3 Nguồn vốn kinh doanh 319.803.476 411.925.700 458.946.883 517.329.342 4 Nợ ngắn hạn: Trong đó:+ Nợ vay ngắn hạn +Nợ quá hạn 257.038.972 50.737.871 0 324.175.500 54.708.783 0 336.385.419 102.390.689 0 345.289.122 87.236.972 0 5 Nợ vay dài hạn: Trong đó: +Nợ quá hạn 181.468 0 3.403.735 0 25.859.731 0 0 0 6 Lao động bình quân Trong đó : - LĐ thường xuyên - LĐ thời vụ 2.838 1.532 1.306 2.713 1.595 1.118 2.640 1.641 1.999 2.827 1.689 1.138 7 Tổng quỹ lương 132.285.000 147.993.000 157.001.000 174.109.262 8 Thu nhập bình quân triệu đồng/người/tháng 3,884 4,545 4,955 5,051 9 Tổng Doanh thu Trong đó tự làm : - DTTư vấn Thiết kế - DT khác và Xây lắp 335.140.621 226.614.115 62.364.759 406.294.237 264.177044 49.507.201 380.270.246 285.730.719 26.173.962 406.031.370 312.303.479 93.727.891 10 Tổng chi phí 311.521.853 378.593.750 349.302.839 372.901.462 11 Lợi nhuận thực hiện 23.618.768 27.700.487 30.967.407 33.129.909 12 Lợi nhuận sau thuế 16.060.761 19.941.484 22.296.533 23.815.187 13 Tỷ suất lợi nhuận sau thuế/vốn Nhà nước 0,278 0,25 0,25 0,19 Nguồn: Báo cáo tài chính công ty giai đoạn 2005 - 2008 Nhìn vào bảng ta có thể nhận thấy lợi nhuận thực hiện và lợi nhuận sau thuế luôn luôn dương và khá cao, năm sau cao hơn năm trước. Không có hiện tượng nợ vay quá hạn, lượng lao động cũng khá ổn định Kế hoạch sản lượng và doanh thu khảo sát thiết kế của Công ty 2006 – 2009 giảm do khối lượng công việc khảo sát thiết kế công trình điện đã qua thời kỳ đỉnh điểm (năm 2004) và bắt đầu giảm từ năm 2005. Những công trình nguồn và lưới điện có khối lượng công tác khảo sát thiết kế lớn hầu như đã được hoàn thành. Công việc trong giai đoạn tới chủ yếu là công tác thiết kế hoặc khảo sát thiết kế ở những công trình vừa và nhỏ. Kế hoạch doanh thu của Công ty cho những năm tới gồm 2 phần: Phần thứ nhất là khối lượng công việc của các dự án, công trình còn đang tiếp tục triển khai, hoặc sẽ được đưa vào nghiên cứu đầu tư theo kế hoạch phát triển nguồn điện, lưới điện đã được Nhà nước phê duyệt. Phần thứ hai là dự kiến công việc tăng thêm cho kế hoạch công tác 2006 – 2009. Nguồn bổ sung này do Công ty tiếp tục khai thác chương trình phát triển nguồn và lưới điện trong và ngoài Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN). Về chi phí Chi phí nguyên vật liệu: Sau cổ phần hoá, Công ty tiếp tục áp dụng chế độ khoán quản trong sản xuất để tiết kiệm các khoản chi phí. Riêng về nguyên vật liệu, chi phí giảm 0,7% so với 2005 do hợp lý hoá tổ chức sản xuất và tăng cường sử dụng dịch vụ xã hội. Chi phí nhân công: Sau cổ phần hoá Công ty phấn đấu năng suất lao động tăng 3%, tiền lương tăng 1,5% mỗi năm. Bên cạnh đó, Công ty chú trọng trả lương thích đáng cho số lao động làm công việc phức tạp và giảm thiểu đáng kể tiền công của những lao động làm công việc giản đơn hoặc dễ tuyển dụng. - Chi phí đào tạo, hiện Công ty thực hiện khoảng từ 0,1 – 0,5% tính theo doanh thu. Những năm tới, chi phí đào tạo phải tăng lên ở mức 1 – 2% để chất lượng lao động đáp ứng nhu cầu công việc trong tương lai. Ngoài ra, để thu hút lao động giỏi, Công ty có chế độ đãi ngộ lương thưởng thích đáng cộng chế độ sở hữu cổ phiếu ưu đãi cổ tức trong suốt thời gian làm việc trong Công ty. Sau cổ phần hóa Công ty có rất nhiều thay đổi trong cơ chế làm việc vì vậy đòi hỏi các công cụ quản lý phải được thay đổi sao cho phù hợp để có thể mang lại hiệu quả cao hơn thời gian trước. Công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh là một trong những công cụ quan trọng nhất cho người lãnh đạo cũng như là kim chỉ nam cho hoạt động của các phòng ban và xí nghiệp, nên hơn hết đòi hỏi công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh phải nhanh chóng được hoàn thiện Bảng 2: Một số chỉ số tài chính của Công ty năm 2005 – 2008 Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 1. Chỉ tiêu về khả năng thanh toán TSLĐ/Nợ ngắn hạn 0,92 1,11 1,06 1,24 (TSLĐ - Hàng tồn kho)/Nợ ngắn hạn 0,74 0,75 0,6 0,79 2. Chỉ tiêu về cơ cấu vốn Hệ số Nợ/Tổng tài sản 0,81 0,8 0,79 0,69 3. Chỉ tiêu về năng lực hoạt động Doanh thu thuần/Tổng tài sản 1,04 0,98 0,82 0,78 4. Chỉ tiêu về khả năng sinh lời Lợi nhuận sau thuế/Doanh thu thuần 0,048 0,049 0,059 0,059 Lợi nhuận sau thuế/Tổng tài sản (ROA) 0,05 0,048 0,049 0,046 Lợi nhuận sau thuế/Vốn chủ sở hữu (ROE) 0,27 0,24 0,23 0,15 Từ năm 2005 đến nay, Công ty không phải trả lãi khoản nợ lương cán bộ công nhân viên 60 đến 70 tỷ đồng hàng năm. Thu nhập bình quân của công nhân viên có xu hướng tăng. Tuy nhiên tổng doanh thu năm 2007 giảm hơn so vơi năm 2006 do đây là năm bản lề để cổ phần hóa, nhưng bước sang năm 2008 doanh thu đã gần bằng năm 2006. Và đặc biệt năm 2008 đã không có hiện tượng nợ vay dài hay ngắn hạn, có được kết quả này là do sự cố gắng không ngừng của ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty. Nhưng ta vẫn thấy ROE có xu hướng giảm chứng tỏ chất lượng SXKD chưa cao.Vì vậy, đòi hỏi trong thời gan tới Công ty tiếp tục hoàn thiện các công tác nhất là công tác kế hoạch bởi nó là công tác nguồn cho các công tác trong Công ty Thực trạng công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tư vấn xây dựng điện 1 1 Căn cứ để xây dựng kế hoạch 1.1. Các nhân tố ảnh huởng tới công tác lập kế hoạch Trước khi cổ phần hóa : Căn cứ để xây dựng kế hoạch chủ yếu được dựa vào các hợp đồng đã ký kết với chủ đầu tư bao gồm các dự án thủy điện, nhiệt điện, đường dây và trạm đang thực hiện. Những dự án chuyển tiếp từ giai đoạn lập dự án đầu tư sang giai đoạn thiết kế kỹ thuật, giai đoạn bản vẽ thi công Sau khi cổ phần hóa, thị trường tư vấn điện có nhiều đơn vị tham gia ( trước 2007 chỉ có 4 Công ty tư vấn hoạt động trong lĩnh vực xây dựng các công trình nguồn điện, lưới điện. Khi này việc lập kế hoạch chủ yếu dựa vào các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Ngoài các hợp đồng chuyển tiếp, việc lập kế hoạch còn căn cứ vào khả năng thực hiện của các dự án, tình hình phát triển của thị trường, khả năng nhu cầu của khách hàng, bám sát nhu cầu của thị trường. Mục tiêu kinh doanh tăng lãi để chi trả cổ tức cho cổ đông và bảo toàn vốn phát triển công ty. Ta nhận thấy trước cổ phần hóa các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế hoạch đã không được xem xét trong suốt quá trình xây dựng kế hoạch. Nhưng sau khi cổ phần căn cứ xây dựng kế hoạch đã được đầu tư chú ý hơn đặc biệt là yếu tố thị trường. Tuy là chưa đầy đủ song ta cũng nhận thấy được sự thay đổi tích cực trong công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh. 1.2. Kết quả thực hiện sản xuất kinh doanh năm truớc Đây được coi là căn cứ quan trọng hàng đầu trong công tác xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp. Thông qua các số liệu thực hiện được qua các năm trước, bằng phương pháp dự báo như ngoại suy xu thế, phương pháp tuyến tính doanh nghiệp có thể dự báo nhu cầu của thị trường. Bên cạnh đó, thông qua báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp qua các năm, đặc biệt là báo cáo trước năm kế hoạch, người làm kế hoạch của doanh nghiệp có thể biết được thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thời gian gần nhất, các nhân tố ảnh hưởng ngắn hạn hay dài hạn đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đó. Căn cứ này có được thông qua các số liệu thống kê do phòng kế hoạch cung cấp và qua các bản báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.3. Chiến luợc phát triển của ngành điện Đây là căn cứ tương đối quan trọng, Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I là doanh nghiệp CP có 51 % cổ phần nhà nước là công ty trực thuộc tổng công ty Điện Lực 1 - Tập đoàn Điện Lực Việt Nam nên mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều phải theo quy định của Công ty Điện Lực 1 và Tập đoàn Điện Lực Việt Nam. Phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và kế hoạch phát triển của Công ty phải phù hợp với chiến lược phát triển chung của toàn ngành điện. 1.4. Dự báo nhu cầu thị trường Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong cơ chế thị trường, căn cứ về thị trường luôn là một trong những căn cứ quan trọng nhất trong hoạt động xây dựng kế hoạch. Thông qua căn cứ này, doanh nghiệp có thể nhận biết được nhu cầu của thị trường để có kế hoạch phù hợp, tận dụng khả năng của mình để phát triển. Vì vậy, sau khi cổ phần hóa Công ty đã rất chú trọng bám sát nhu cầu thị trường, coi thị trường là căn cứ hàng đầu. Điều này cũng dễ hiểu bởi Công ty được cổ phần trong thời kỳ rất nhạy cảm. Mặc dù nhu cầu về điện năng của đất nước vẫn tiếp tục tăng cao trong nhiều năm tới nhưng phương thức đầu tư, yêu cầu công nghệ của các công trình nguồn và lưới điện, sẽ có nhiều đổi khác. Khi Việt Nam tham gia Tổ chức thương mại thế giới WTO, cạnh tranh trên thị trường tư vấn xây dựng sẽ rất gay gắt. Công ty phải đối mặt với những tập đoàn tư vấn xây dựng đa quốc gia, giàu kinh nghiệm, có các nguồn lực kinh tế, chất xám dồi dào. Những Công ty tư vấn xây dựng tư nhân nhỏ gọn, năng động trong nước cũng là một lực lượng sẵn sàng chia sẻ thị trường mà Công ty đã có được trong cơ chế còn có phần bao cấp, chỉ định công việc Tóm lại, hệ thống căn cứ mà Cong ty sử dụng là rất đúng đắn, tuy nhiên chưa đầy đủ. Công ty chỉ mới sử dụng các căn cứ bên trong chứ chưa đưa được các nhân tố bên ngoài vào trong quá trình công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh 2. Quy trình kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty CP tư vấn xây dựng Điện 1 Cụ thể như sau 2.1. Lập, duyệt, giao kế hoạch sản xuất kinh doanh. Hàng năm, trước ngày 30 tháng 11, phòng Kinh tế Kế hoạch chủ trì, phối hợp với các đơn vị quản l‎ý, các đơn vị sản xuất lập, báo cáo Tổng giám đốc xem xét để trình Hội đồng quản trị phê duyệt trong tháng 12 Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm tiếp theo của Công ty gồm: Kế hoạch sản lượng, kế hoạch doanh thu, chỉ tiêu lợi nhuận làm cơ sở triển khai thực hiện. Trong vòng 15 ngày kể khi Kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm được Hội đồng quản trị phê duyệt, các đơn vị sản xuất lập, phòng Kinh tế Kế hoạch tổng hợp Kế hoạch sản xuất kinh doanh từng quí, trình Tổng giám đốc phê duyệt. Khi có cơ sở thực hiện, phòng Kinh tế Kế hoạch soạn thảo, trình Tổng giám đốc quyết định giao nhiệm vụ triển khai công việc phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và khả năng thực tế của từng đơn vị. Căn cứ Kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao, đơn vị sản xuất chủ động đề xuất Kế hoạch chi phí từng quí; phòng Tài chính Kế toán chủ trì, phối hợp với phòng Kinh tế Kế hoạch, phòng Tổ chức cán bộ Lao động và đơn vị sản xuất tổng hợp, xem xét, trình Tổng giám đốc phê duyệt. 2.2. Quản lý kế hoạch và chế độ báo cáo. Các đơn vị chủ động tổ chức thực hiện theo kế hoạch được giao, lập và gửi báo cáo định kỳ vào ngày 25 hàng tháng về phòng Kinh tế Kế hoạch tổng hợp, đánh giá, đề xuất biện pháp thực hiện, trình Tổng giám đốc xem xét, chỉ đạo kịp thời, gồm: Báo cáo hàng tháng về kết quả thực hiện từng dự án, lập kế hoạch triển khai của tháng tiếp theo. Báo cáo hàng quí về kết quả thực hiện từng dự án; kết quả thực hiện kế hoạch sản lượng, kế hoạch doanh thu và lập kế hoạch triển khai chi tiết của quí tiếp theo. Trong quá trình thực hiện, khi có các yếu tố làm ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, các đơn vị phải kịp thời báo cáo, kiến nghị gửi phòng Kinh tế Kế hoạch để tổng hợp, đề xuất, báo cáo Tổng giám đốc chỉ đạo giải quyết. Phòng Kinh tế Kế hoạch theo dõi, quản lý tập trung, kiểm tra, đôn đốc, thống kê, tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh, quản trị Công ty. Quy trình kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty mặc dù chỉ gói gọn trong 2 giai đoạn nhưng đã bao hàm được tất cả 4 khâu theo đúng tình tự quy trình kế hoạch PDCA là lập kế hoạch ( plan); thực hiện (Do); điều chỉnh ( Atc) và kiểm tra ( Check) Trong tất cả các khâu Công ty đều tổ chức thực hiện rất chi tiết, kỹ càng. Bắt đầu từ quá trình soạn lập kế hoạch, từ trên xuống dưới, hội đồng quản trị cho đến các đơn vị sản xuất đều tham gia. Phòng kinh tế kế hoạch chủ trì phối hợp với các đơn vị quản lý các đơn vị sản xuất lập, báo cáo Tổng giám đốc xem xét sau đó mới trình Hội đồng quản trị phê duyệt trong tháng 12 kế hoạch sản xuất kinh doanh năm. Như vậy khâu soạn lập đã có sự tham gia của các cấp, tuy nhiên ở đây ban giám đốc và Hội đồng quản trị chỉ xem xét và duyệt chứ chưa thật sự tham gia vào công tác kế hoạch. Đúng ra ban giám đốc phải trực tiếp tham gia vào soạn lập kế hoạch chiến lược của công ty, ra quyết định về kế hoạch chiến lược, xác định các mục tiêu chung cho công ty. Chính vì vậy mà sản phẩm của quá trình soạn lập kế hoạch chỉ bao gồm: kế hoạch sản lượng, kế hoạch doanh thu, chỉ tiêu lợi nhuận làm cơ sở triển khai. Đây là một nhược điểm mà trong thời gian tới chúng ta cần phải hoàn thiện. Bước sang giai đoạn thực hiện phòng kinh tế kế hoạch soạn thảo trình Tổng giám đốc giao nhiệm vụ, triển khai công việc phù hợp với từng chức năng, nhiệm vụ và khả năng thực tế của từng đơn vị. Các đơn vị chủ động thực hiện theo kế hoạch được giao. Như vậy, công tác tổ chức thực hiện đã được triển khai rất linh động không hề có hiện tượng cưỡng chế. Tuy nhiên vẫn phải có sự giám sát của cấp trên. Các đơn vị hàng tháng lập và gửi báo cáo định kỳ vào ngày 25 hàng tháng về phòng kinh tế kế hoạch tổng hợp, đánh giá, đề xuất biện pháp thực hiện, trình Tổng giám đốc xem xét chỉ đạo kịp thời. Đây cũng chính là giai đoạn điều chỉnh. Cuối cùng là giai đoạn kiểm tra. Phòng kinh tế kế hoạch theo dõi, quản lý tập trung, kiểm tra, đôn đốc, thống kê, tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý. Hai khâu này hoàn toàn phù hợp với những lý thuyêt và cũng rất kịp thời và thuyết phục Như vậy, quy trình công tác kế hoạch tại công ty tương đối hoàn chỉnh, tuy còn một vài thiếu sót nhưng sẽ được hoàn thiện dần 3. Các phuơng pháp sử dụng trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Trước Cổ phần hóa: Công tác lập kế hoạch từ dưới lên. Đầu năm trình cơ quan chủ quản (EVN) phê duyệt. Tiếp theo các đơn vị triển khai thực hiện, cuối năm lập kế hoạch điều chỉnh ( tháng 9-10) trình EVN phê duyệt kế hoạch điều chỉnh Đặc điểm kế hoạch thời kỳ này Kế hoạch lập chủ yếu dựa vào sản lượng, giá trị các dự án dự kiến do EVN giao trong từng giai đoạn ( Qui hoạch phát triển ngành điện – Tổng sơ đồ) Trong kế hoạch của thời kỳ có chỉ rõ việc xây dựng nguồn ( NM thủy điện, nhiệt điện) lưới điện ( Đường dây 120, 220, 500 kv) Các dự án thực hiện chủ yếu do giao kế hoạch, chỉ đạo thầu ( không phải đấu thầu) Các chủ đầu tư đều thuộc EVN Vốn thanh toán cho các dự án: ổn định, các chủ đầu tư thanh toán khối lượng hoàn thành theo thực tế và kế hoạch đã lập Công tác lập kế hoạch còn mang nặng tính phụ thuộc bị động vào cấp trên Kế hoạch lập tổng hợp cho toàn công ty, chưa chú trọng đến chi tiết từng đơn vị thực hiện Xây dựng kế hoạch bao gồm giá trị sản lượng và doanh thu Sau Cổ phần hóa ( năm 2008 ): Công tác kế hoạch đã có những thay đổi EVN không duyệt kế hoạch, Công ty tư vấn xây dựng kế hoạch theo tình hình thực tế của các dự án nguồn điện, lưới điện Phối hợp với các phòng quản lý ( tài chính, kế toán…) để bổ sung vào SXKD Báo cáo lãnh đạo công ty: Trình bày chi tiết kế hoạch dự kiến xây dựng ( chỉ tiêu sản lượng, doanh thu, khối lượng dự kiến thực hiện của năm kế hoạch. Lãnh đạo công ty chỉ đạo bổ sung hoàn thiện Như vậy, sau cổ phần hóa phương pháp lập kế hoạch đã có nhiều thay đổi, thay vì lập kế hoạch từ trên xuống thì kế hoạch đã được lập từ dưới lên. Tuy nhiên ta vẫn nhận thấy rằng trong quá trình tổ chức lập kế hoạch cho đến khi nghiệm thu thì chỉ có một phương pháp duy nhất được sử dụng đó là thống kê. Các con số, chỉ tiêu được đưa ra trong bản kế hoạch là do quá trình thống kê các hợp đồng đã ký từ trước đó chứ chưa có sự kết hợp của các phương pháp dự báo, hay phương pháp chuyên gia. Đây là một điểm yếu cần phải được khắc phục ngay trong thời kỳ nhạy cảm này – vừa mới cổ phần. Cần phải đem các phương pháp hiện đại, linh hoạt tham gia vào quá trình như vậy bản kế hoạch mới thật sự trở nên đúng đắn, linh động, mới có thể là kim chỉ nam cho sản xuất kinh doanh III. Đánh giá chung công tác kế hoạch sản xuất kinh doanh tại Công ty CP tư vấn xây dựng Điện 1 Ưu điểm Hoạt động kế hoạch có sự tham gia của các đơn vị trong công ty Hoạt động lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty CP tư vấn xây dựng Điện I là hoạt động của toàn bộ công ty, của tất cả các phòng ban chức năng. Giữa kế hoạch sản xuất kinh doanh với các kế hoạch khác như: kế hoạch tài chính, kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị… có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khiến kế hoạch ssản xuất kinh doanh có độ chính xác nhất định. Các chỉ tiêu kế hoạch được tính toán ột cách có khoa học, đảm bảo chính xác, đúng với định mức. Công tác kế hoạch theo định hướng linh động Điện lực là một ngành có nhiệm vụ đặc biêt quan trọng đối với sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Điện là nguồn năng lượng, một loại vật tư chiến lược đặc biệt có tính quyết định thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Chính vì thế, điện lực là ngành kinh tế kỹ thuật có đặc thù hoạt động độc lập nhưng lại có quan hệ gắn bó với mọi hoạt động kinh tế xã hội của đất nước Cùng với sự tăng trưởng không ngừng của đất nước, cơ cấu kinh tế chung cũng như nội bộ từng ngành nghề chuyển dịch theo hướng tăng tỷ trọng công nghiệp, dịch vụ, giảm tỷ trọng nông nghiệp. Văn hoá xã hội có nhiều đổi mới, đời sống vật chất tinh thần của nhân dân từng bước được cải thiện, an ninh được giữ vững và tăng cường, Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I đã luôn bám sát, đồng hành và phát triển cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội, các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh được xây dựng một cách hợp lý và mang tính khả thi 2. Nhược điểm và nguyên nhân 2.1. Về căn cứ Hiện nay, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đang được xây dựng trên những căn cứ đúng đắn. Tuy nhiên, những căn cứ này chưa thật đầy đủ, chủ yếu là các căn cứ thuộc về yếu tố bên trong như định hướng kế hoạch của Tổng công ty giao, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ trước, các hợp đồng đã được ký kết. Các căn cứ bên ngoài doanh nghiệp ít được sử dụng hoặc có thì ở mức độ đơn giản, chưa coi trọng thu thập thông tin thị trường, phân tích, đánh giá và dự báo chúng một cách chưa đầy đủ. Nguyên nhân là do công ty chưa có các phòng ban kinh doanh và nghiên cứu thị trường. Phòng kế hoạch ngoài chức năng về công tác kế hoạch thì còn phải kiêm thêm công tác kinh doanh chính vì thế mà hệ thống căn cứ còn chưa đầy đủ 2.2. Về thời gian Để có một bản kế hoạch hoàn chỉnh mất quá nhiều thời gian. Các phòng công ty căn cứ vào chức năng nhiệm vụ tổng hợp kế hoạch trên lĩnh vực theo dõi của phòng và gửi biểu mẫu số liệu về phòng kế hoạch trước ngày 30 tháng 10 của năm trước năm kế hoạch. Đối với kế hoạch sản xuất quý và 6 tháng công ty sẽ thông báo kế hoạch sản xuất, sửa chữa vào tháng cuối của quý trước. Đối với kế hoạch năm, Công ty sẽ thông báo vào cuối quý 4 năm trước hoặc tháng 1 năm kế hoạch. Như vậy thời gian để hoàn thành bản kế hoạch phải mất 5 đến 6 tháng. Nguyên nhân chủ yếu gây nên yếu điểm này là do tính chất chưa chuyên nghiệp trong công tác phối hợp lập và thực hiện kế hoạch. Các phòng ban trong quá trình lập không tham gia đưa ‎ý kiến, tác phong ỷ lại, chờ phòng kế hoạch chuyển kế hoạch xuống cho mình, đây chính là dư âm của sự quan liêu, trì trệ trong thời kì cũ ( trước cổ phần hóa) để lại, khi kế hoạch được chuyển xuống thì đã có đóng góp phản hồi, tuy nhiên vì thế mà thời gian bị kéo dài 2.3. Về quy trình công tác kế hoạch Bản kế hoạch sản xuất kinh doanh chỉ đơn thuần là đưa ra mức sản phẩm phải hòan thành trong kỳ kế hoạch chứ chưa bao gồm các kế hoạch bộ phận như: kế hoạch chỉ đạo hay kế hoạch nhu cầu sản xuất kinh doanh để trợ giúp cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tổng thể. Mặt khác, vì là phòng kế hoạch tổng hợp nên bộ máy kế hoạch chỉ chịu trách nhiệm lập kế hoạch tổng thể, còn các kế hoạch bộ phận do các phòng liên quan làm rồi đưa lên phòng kế hoạch, chưa có sự tham gia cùng làm kế hoạch. Nguyên nhân là do Ban giám đốc và Hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia vào công tác kế hoạch nên không có được kế hoạch chỉ đạo. Còn hệ thống kế hoạch bổ trợ như kế hoạch nhu cầu sản xuất cũng chưa được công ty sử dụng bởi mới chuyển sang cổ phần nên công ty chưa có phòng ban chuyên kinh doanh nghiên cứu thị trường, mà công việc này phòng kế hoạch đang đảm nhiệm Ngoài ra, chiến lược phát triển đã không được lồng ghép chú ý trong quá trình lên lập kế hoạch, các nhà kế hoạch chỉ chăm chăm tới tính khả thi của bản kế hoạch mà đã quên mất điều quan trọng đó 2.4. Về phương pháp lập kế hoạch Do đặc trưng là phân phối và sảm phẩm của ngành Điện mang tính độc quyền nên công tác nghiên cứu nhu cầu thị trường chưa được coi trọng mặc dù nhu cầu tiêu thụ trên thị trường là một căn cứ quan trọng để lập kế hoạch. Các chỉ tiêu đề ra chỉ chủ yếu dựa vào các báo cáo và sản lượng tiêu thụ kỳ trước. Các con số đưa ra mang nặng tính quan liêu chỉ đơn thuần dựa vào các hợp đồng đã ký chứ chưa kết hợp với tất cả các yếu tố khác. Chủ yếu dựa vào phương pháp thống kê, đã có sử dụng phương pháp dự báo, phương pháp phân tích cung – cầu tuy nhiên còn rất hạn chế Trong phương pháp tính toán có nhiều điểm không chính xác do thất thoát điện năng có thể xuất phát từ sự xuống cấp của đường dây truyền tải, hiện tượng an cắp điện hoặc cũng có thể do hoạt động quản lý chưa thực sự sát sao. Điều này có thể hiểu do quan niệm sai lầm trước Cổ phần hóa, nếu kế hoạch không thực hiện được thì đã có cấp trên, có nhà nước can thiệp giúp đỡ, tháo gỡ. 2.5. Về tổ chức bộ máy kế hoạch Bộ máy kế hoạch khá cồng kềnh, gồm 17 người với một trưởng phòng và bốn phó phòng. Bộ máy không linh hoạt, năng động và kém sáng tạo, làm việc chủ yếu dựa trên kinh nghiệm Một phần nguyên nhân của vấn đề này là cán bộ quản lý của Công ty đều là cán bộ được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật, cán bộ phòng kế hoạch đều là những người được đạo tạo theo các chuyên ngành khác chứ không phải chuyên ngành kinh tế kế hoạch. Phòng kế hoạch có 17 người thì chỉ có một người được đào tạo đúng khối ngành kinh tế. Vì vậy tuy đã được bồi dưỡng thêm về nghiệp vụ kinh tế nhưng hiện nay các biện pháp về lập kế hoạch vẫn chưa được áp dụng nhiều. Một nguyên nhân nữa là cán bộ phòng kế hoạch có độ tuổi khá cao, chủ yếu từ 40 tuổi trở lên, vì vậy hạn chế trong việc học hỏi, tiếp cận cái mới. Đặc biệt trong giai đoạn Công ty cổ phần đòi hỏi khả năng nhạy bén thay đổi cách thức làm việc trì trệ lâu nay thì yếu điểm này cần phải nhanh chóng được khắc phục CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT - KINH DOANH TẠI CÔNG TY CP TƯ VẤN XÂY DỰNG ĐIỆN I Định hướng hoàn thiện công tác kế hoạch sản xuất – kinh doanh tại Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh là khâu đầu tiên trong công tác kế hoạch nhưng lại giữ vị trí quan trọng hàng đầu trong công tác kế hoạch của công ty. Kết quả của việc soạn lập kế hoạch là một bản kế hoạch được hình thành và nó chính là cơ sở cho việc thực hiện các công tác sau của kế hoạch. Vì vậy để đưa ra một bản kế hoạch vừa khả thi vừa tham vọng thì công ty cần phải đổi mới và hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch của mình từ việc tổ chức xây dựng lựa chọn các căn cứ xây dựng đến nội dung cần phải xây dựng. 1.Chiến luợc phát triển chung của Công ty Trong quá trình xây dựng kế hoạch, các nhà kế hoạch thường chỉ cố gắng xây dựng một bản kế hoạch mang tính khả thi, mà đã quên mất rằng nó còn phải phù hợp cho chiến lược phát triển chung cho cả một giai đoạn của Công ty. Vì vậy chiến lược phát triển chung của Công ty trong thời gian sắp tới phải là sợi chỉ đỏ xuyên suốt các bản kế hoạch Hoàn thiện nhận thức về tầm quan trọng của công tác kế hoạch trong Công ty Một trong những quan niệm sai lầm về công tác xây dựng kế hoạch là coi việc lập kế hoạch là của riêng ban lãnh đạo. Vì vậy trong thời gian tới cần được hoàn thiện theo hướng Tổ chức sự tham gia đầy đủ của các nhà kế hoạch, ban giám đốc, các phòng ban chức năng, các đội xây dựng và người lao động vào công tác xây dựng kế hoạch của Công ty. Tất cả các bộ phận sẽ cùng bàn bạc và thảo luận để xây dựng bản kế hoạch đảm bảo tập trung trí tuệ và mọi nguồn thông tin để có thể xây dựng kế hoạch tối ưu. Đồng thời mỗi bộ phận cũng tự xây dựng kế hoạch riêng cho mình phù hợp với kế hoạch tổng thể của Công ty. Tổ chức tham gia của các bộ phận vào công tác kế hoạch dưới hình thức khoa hoc, hiệu quả. Các thành viên, các bộ phận tham gia vừa độc lập về nhiệm vụ và quyền hạn của mính song cũng phải có sự phối hợp hỗ trợ nhau trong công tác xây dựng kế hoạch. Cụ thể: - Ban giám đốc: Giám đốc công ty đề ra một quy trình phù hợp với tình hình thực tế của công ty dưới sự tư vấn của bộ phận kế hoạch. Trực tiếp chỉ đạo bộ phận kế hoạch xây dựng kế haọch, tham gia soạn lập kế hoạch chiến lược, đề xuất chính sách giải pháp cơ bản để hoàn thành mụcc tiêu đề ra, xem xét tính phù hợp của bản kế hoạch trước khi trình lên Tổng công ty phê duyệt. - Các phòng ban chức năng: Cung cấp số liệu và các thông tin liên quan đến lĩnh vực chuyên môn phụ trách và đề xuất các giải pháp cho bộ phận kế hoạch xây dựng kế hoạch tổng thể, phối hợp hỗ trợ thường xuyên cho bộ phận kế hoạch. Đông thời xây dựng các kế hoạch chức năng thuộc lĩnh vực chuyên môn phòng phụ trách phù hợp với kế hoạch tổng thể của công ty. - Các đội xây dựng và người lao động: Cung cấp số liệu, thông tin cho bộ phận kế hoạch và các phòng ban xây dựng kế hoạch đồng thời tham gia góp ý kiến, đề ra giải pháp thực hiện kế hoạch của công ty. - Bộ phận làm kế hoạch: Là lực lượng nòng cốt trong khâu xây dựng kế hoạch. Vì vậy, phải phát huy triệt để vai trrò của phòng này. Bộ phận làm kế hoạch hoàn thiện theo hướng đủ số lượng, vững vàng về chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện chức năng tư vấn cho lãnh đạo Công ty về chiến lược phát triển của công ty, cung cấp thông tin và các phương pháp lập kế hoạch cho các phòng ban chức năng và các đội xây dựng để các kế hoạch tác nghiệp phù hợp với kế hoạch tổng thể của Công ty. Hoàn thiện các căn cứ bên ngoài để xây dựng kế hoạch Hiện nay, kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đang được xây dựng trên những căn cứ đúng đắn. Tuy nhiên, những căn cứ này chưa thật đầy đủ, chủ yếu là các căn cứ thuộc về yếu tố bên trong như định hướng kế hoạch của Tổng công ty giao, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của kỳ trước, các hợp đồng đã được ký kết. Các căn cứ bên ngoài doanh nghiệp ít được sử dụng hoặc có thì ở mức độ đơn giản, chưa coi trọng thu thập thông tin thị trường, phân tích, đánh giá và dự báo chúng một cách chưa đầy đủ. Vì vậy hướng hoàn thiện của công ty trong thời gian tới như sau: Hoàn thiện cả về số lượng và chất lượng các căn cứ để xây dựng kế hoạch. Về số lượng ngoài những căn cứ thuộc yếu tố đang được sử dụng cần bổ sung các căn cứ thuộc về yếu tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn đến tính khả thi của bản kế hoạch bao gồm; Các căn cứ về đường lối chính sách của Nhà nước: Công ty nắm bắt những đường lối chính sách về việc định hướng quy hoạch phát triển đô thị, nông thôn, quy hoạch xây dựng…của Nhà nước và địa phương để có sự lựa chọn chính xác về địa bàn hoạt động, định hướng khách hàng… Căn cứ luật pháp: Căn cứ luật pháp là một căn cứ cần thiết cho việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Cụ thể là công ty cần phải căn cứ vào những quy định trong luật của ngành điện, xây dựng, đấu thầu… Căn cứ vào kết quả điề tra nghiên cứu thị trường. Đây là căn cứ quan trọng để công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của mình. Thực hiện nghiên cứu thị trường một cách chuyên nghiệp, thu thập đầy đủ các loại thông tin, sử dụng các biện pháp nghiên cứu dự báo tiên tiến, khoa học. Hoàn thiện các hạn chế trong công tác kế hoạch hiện nay Như đã phân tích ở trên bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty còn rất nhều hạn chế về nội dung, về các chỉ tiêu…Vì vậy, hướng hoàn thiện nội dung xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty như sau: Xây dựng đầy đủ các nôi dung trong một bản kế hoạch bao gồm các phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu và các chỉ tiêu về nguồn lực vật chất, nguồn lực tài chính…cho việc thực hiện mục tiêu phát triển của công ty trong thời kỳ kế hoạch nhất định. Xây dựng một hệ thống các kế hoạch đầy đủ từ kế hoạch chiến lược đến kế hoạch tác nghiệp như: Kế hoạch sửa chữa lớn, kế hoạch vật tư kỹ thuật… Giảm dần các chỉ tiêu số lượng,tăng cường các chỉ tiêu phản ánh chất lượng. Thiết lập các chỉ tiêu kế hoạch thích hợp và tạo cơ sở tốt cho việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh vào các mục tiêu mong muốn. Đổi mới chỉ tiêu kế hoạch do tổng công ty giao xuống cho công ty, kế hoạch Tổng công ty giao xuống chỉ mang tính tham khảo định hướng. Công ty cần chủ động xây dựng các chỉ tiêu kế hoạc của mình sao cho kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đảm bảo được tính khả thi II. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế hoạch Tổ chức huấn luyện nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác kế hoạch Con người luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định lớn đến sự thành công của mọi lĩnh vực. Với công tác lập kế hoạch của công ty CP tư vấn xây dựng Điện I, cán bộ làm công tác kế hoạch là những người đầu tiên quyết định đến hiệu quả của công tác kế hoạch. Bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty có đúng với quy trình không? Có dựa trên đầy đủ các căn cứ khoa học không? Có đúng phương pháp và đầy đủ nội dung hay không? Phụ thuộc với trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác kế hoạch. Vì vậy tổ chức các lớp huấn luyện nghiệp vụ để cán bộ kế hoạch có thể trau dồi, cập nhật nâng cao nghiệp vụ của mình là giải pháp đảm bảo cho công ty trả lời được các câu hỏi trên một cách tích cực. Cán bộ kế hoạch không chỉ có phòng kế hoạch mà còn bao gồm các cán bộ kiêm nhiệm trực thuộc các phòng chức năng. Vì công tác kế hoạch trong công ty đòi hỏi các phòng chức năng phải tự xây dựng kế hoạch chức năng thuộc lĩnh vực phòng ban của mình. Với những cán bộ kiêm nhiệm, do chuyên môn chính của họ không phải là kế hoạch nên phần nghiệp vụ của họ có phần bị hạn chế. Do đó, cần phải huấn luyện đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ cho cả 2 đối tượng trên, cụ thể như sau: Hàng năm công ty nên tổ chức các lớp huấn luyện, đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn cho các cán bộ kế hoạch và đầu quý 4 vì đây là hời điểm chuẩn bị tổng kết đánh giá việc thực hiện kế hoạch năm vừa qua, và chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho năm tới. Tại lớp huấn luyện các học viên sẽ được cung cấp các kỹ năng nghiệp vụ về kế hoạch khoa học, cập nhật và phù hợp với tình hình hoạt động của công ty. Riêng đối với cán bộ kế hoạch thuộc phòng kế hoạch phải thường xuyên tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ do Tổng công ty tổ chức. Đối với các cán bộ có trình độ, năng lực phải tạo điều kiện cho hộ tiếp tục đi học sau đại học. Họ không chỉ có nhiệm vụ lập kế hoạch, tổ chức công tác kế hoạch, thực hiện kiểm tra đánh giá kế hoạch mà còn có nhiệm vụ đào tạo huấn luyện nghiệp vụ cho các cán bộ kiêm nhiệm. Do vậy, trình độ chuyên môn của các cán bộ này có ảnh hưởng đến chất lượng của các nhiệm vụ do chính họ thực hiện trong công tác kế hoạch mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch của công ty. Vì vậy, nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác kế hoạch sẽ giúp cho việc thực hiện đổi mới tất cả các khâu của công tác kế hoạch. Đổi mới phuơng pháp tinh toán để đảm bảo tính chính xác Sử dụng các phương pháp tính toán mới, các phương pháp chuyên dùng để lập kế hoạch như : phương pháp dự báo, phương pháp phân tích cung - cầu, phương pháp ngoại suy xu thế… Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ làm kế hoạch, các con số phải được tính toán một cách chính xác và trung thực nhất mà vẫn đảm bảo được mục tiêu kế hoạch sản xuât kinh doanh đã đề ra. Xây dựng các kế hoạch bộ phận đi kèm với kế hoạch tổng thể xây dựng chiến luợc phát triển bên cạnh các kế hoạch năm Xây dựng các kế hoạch bộ phận bổ trợ để hoàn thiện cho kế hoạch tổng thể. Tạo mối quan hệ khăng khít giữa kế hoạch bộ phận và kế hoạch tổng thể. Khi đó nội dung bản kế hoạch sẽ logic và sát thực, chi tiết hơn rất nhiều, đảm bảo tính khả thi của bản kế hoạch Ngoài ra còn phải xây dựng chiến lược phát triển bên cạnh các kế hoạch năm để có một cái nhìn dài hạn về tiến trình phát triển của Công ty. Khi chiến lược phát triển đã được hình thành thì tức Công ty đã xác định được hướng đi của mình trong tương lai thì việc lập và thực hiện các kế hoạch năm sẽ cụ thể và rõ rang. Tuy nhiên để xây dựng được chiến lược phát triển cho riêng mình thì cũng cần phải có những căn cứ chính xác, cần phải dựa vào quy luât, tình hình phát triển và xu hướng phát triển kinh tế xã hội của tỉnh cũng như cả nước. Điều chỉnh công tác lập kế họach để đảm bảo thời gian và tiến độ Rút ngắn thời gian lập kế hoạch mà vẫn đảm bảo được tính khả thi và độ chính xác của bản kế hoạch. Loại bỏ giờ chết trong thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên. Độc lập hơn trong công tác lập kế hoạch, xoá bỏ những bước rườm rà trong quy trình lập kế hoạch để đảm bảo thời gian và đẩy nhanh tiến độ thực hiện. Tổ chức hội nghị để đảm bảo tham gia xây dựng có hiệu quả Công tác xây dựng kế hoạch của công ty đòi hỏi phải có sự tham gia của tập thể. Trong thời gian qua về mặt hình thức công tác xây dựng kế hoạch của công ty đã có phần đảm bảo được yêu cầu này. Các phòng ban tham gia đóng góp ý kiến cho bộ phận kế hoạch thông qua các văn bản nên cũng có hạn chế nhất định, hoặc bộ phận, phòng ban tham gia đóng góp ý kiến chỉ làm cho hết trách nhiệm…do đó việc tham gia đóng góp sẽ không hiệu quả. Ngược lại việc tiếp thu ý kiến để sửa đổi của bộ phận kế hoạch không thực sự có ý nghĩa. Vì vậy, để việc tham gia của tập thể vào công tác xây dựng một kế hoạch có hiệu quả, khoa học công ty nên tổ chức hội nghị cùng thảo luận và đưa ra ý kiến đóng góp xây dựng kế hoạch như sau: Đại biểu của hội nghị bao gồm: đại diện của các bộ phận trong công ty, từ giám đốc, đại diện các phòng ban chức năng, đại diện các đội xây dựng. Ngoài ra công ty có thể mời thêm các cán bộ kế hoạch ở cấp tổng công ty để được sự tư vấn của họ. Các bước cơ bản cần thực hiện trong hội nghị: - Các đại biểu sẽ nhận được bản kế hoạch sơ bộ cùng các giải thích, giải đáp về bản kế hoạch sơ bộ từ bộ phận kế hoạch. - Xin ý kiến đóng góp của các vị đại biểu về nội dung trong bản kế hoạch sơ bộ và cùng bàn bạc thảo luận xây dựng các định hướng phát triển, các mục tiêu, chỉ tiêu, cũng như những giải pháp chi tiết hơn để hoàn thiện bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. - Cuối cùng, đại diện phòng kế hoạch sẽ tổng kết lại nội dung của bản kế hoạch hoàn chỉnh, một lần nữa thống nhất lại với hội nghị. Phòng kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm hoàn chỉnh bản kế hoạch sản xuất kinh doanh rồi trình lên ban giám đốc. Như vây, bản kế hoạch thực sự là hoạt động của tập thể. Điều này không những đảm bảo nguyên tắc tham gia mà con đảm bảo tính hiệu quả cao của công tác xây dựng kế hoạch. Ngoài ra hội nghị còn có ý nghĩa lớn đối với các nhà thực hiện kế hoạch.Điều này đảm bảo cho bản kế hoạch được thực hiện thành công. KẾT LUẬN Đối với một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, việc định hình một mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể cho một giai đoạn là rất quan trọng. Do có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như vậy, nên việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đối với doanh nghiệp sản xuất sản phẩm vô hình trở thành nhiệm vụ hàng đầu trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp muốn có một quy trình sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì phải có kế hoạch sản xuất kinh doanh. Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I là doanh nghiệp tư vấn kinh doanh một loại sản phẩm đặc biệt là điện năng. Trong đó quá trình tư vấn, phân phối, tiêu thụ điện diễn ra cùng một thời điểm nên kế hoạch sản xuất kinh doanh có liên quan trực tiếp đến mọi hoạt động của công ty. Dù vây, nhưng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và tổ chức bộ máy kế hoạch hoá tai công ty còn rất nhiều những hạn chế như: Mối liên hệ giữa kế hoạch sản xuất kinh doanh với các kế hoạch bộ phận còn lỏng lẻo, việc dự báo nhu cầu thị trường còn chưa được coi trọng, chưa tiến hành theo dõi tiến độ sản xuất kinh doanh một cách khoa học theo kiểu sơ đồ… Do vậy, để khắc phục các hạn chế còn tồn tại, đề tài đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty CP tư vấn xây dựng Điện I. Để đề tài được hoàn thiện hơn thì công tác nghiên cứu cần được tiếp tục thực hiện và bổ sung trong thời gian tới để có thể đáp ứng yêu cầu phát triển của công ty trên thị trường. TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế hoạch kinh doanh. Th.s Bùi Đức Tuân, NXB Lao Động – Xã hội, Hà Nội. Giáo trình kế hoạch hoá phát triển kinh tế xã hội, TS Ngô Thắng Lợi, NXB Thống kê, Hà Nội. Dự báo phát triển kinh tế xã hội, TS Lê Huy Đức, NXB Thống kê, Hà Nội. Chiến lược kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiêp, TS Phan Thị Ngọc Thuận, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội. Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006, 2007, 2007 của công ty CP tư vấn xây dựng Điện I. Điều lệ, Công ty CP tư vấn xây dựng Điện I Quy trình lập và theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuâts kinh doanh, công ty CP tư vấn xây dựng Điện I Các website: Http// Đienluc1.vn MỤC LỤC