Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở công công ty in Công Đoàn

chức hành chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tá tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính sách tiền lương đối với người lao động. Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Phòng kế hoạch vật tư: là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm, về thời gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật tư cho quá trình sản xuất. Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng làm công tác điều độ sản xuất. Xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trường, điều tra khai thác nguồn hàng. - Phòng kế toán tài vụ: tham mưu cho giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn có hiệu quả, thanh toán ccsc hợp đồng kinh tế phát trinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo quy định. - Phòng kỹ thuật cơ điện: chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện. Chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn Công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn. - Các phân xưởng: là cáp quản lý có nhiệm vụ tổ chức, quản lý mọi hoạt động của phân xưởng mình, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty giao phó. 5. Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty In Công Đoàn. Vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp vơi điều kiện cụ thẻ của doanh nghiệp về cơ cấu sản xuất, tính chất và quy mô sản xuất kinh doanh, về sự phân cấp quản lý… đã chi phối nhiều đến việc sử dụng cán bộ, nhân viên kế toán và việc thực hiện chức năng phản ánh giữa giám đốc và kế toán. Trên cơ sở lý luận đó, thực tế ở Công ty In Công Đoàn đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong Công ty (ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo kế toán, kiểm toán…) đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xưởng Công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Mọi chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán tài vụ của Công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của Công ty. Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng như yêu cầu quản trị đặt ra, số lượng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của Công ty gồm 5 người, mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng. - Kế toán trưởng: đồng thời cũng là trường phòng tài vụ, có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. kế toán trường còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán và lập kế hoạch cho thời gian tiếp theo. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán nội bộ như tạm ứng, thanh toán tạm ứng. Đồng thời phụ trách công việc giao dịch, theo dõi, tính toán lãi vay, kế hoạch trả lãi vay và tiền gốc vay với ngân hàng. Hàng tháng, thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ cho kế toán trưởng. Thủ quỹ theo dõi các tài khoản: TK111, TK12, TK141, TK311, TK341. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và giá trị thực tế của NVL, nhập, xuất, kiểm tra và việc chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Cùng với thủ kho, tính toán kiểm tra số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời, nguyên vật liệu thiếu, thừa, kém phẩm chấ giúp Công ty có biện phát xử lý kip thời hạn, hạn chế tốt đa thiêt hại có thể xảy ra. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản. TK152, TK153 (TK1531, TK1532), TK621. - Kế toán thanh toán tiền lương: kế toán thanh toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của Công ty với nhà cung cấp và với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp. Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: TK331; TK131 (chi tiết theo từng đối tượng); TK133 (TK1331, TK1332); TK333 (TK3331; TK3333; TK3334; TK3335; TK3339). - Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Kế toán tiền lương phải lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương chuyển cho kế toán tổng hợp để lập bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên. Kế toán tiền lương theo dõi các tài khoản: TK334; TK338 (TK3381; TK3382; TK3383; TK3384; TK3388); TK622; TK627(TK6271 - TK6278). - Kế tóan tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợ chi phí và tính giá thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà Công ty sử dụng như: TK211; TK214; TK414; TK415; TK421; TK431; TK511; TK632; TK641; TK642; TK721; TK711; TK911. Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi người nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty in Công Đoàn Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán thanh toán và tiền lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trưởng Công ty In Công Đoàn áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế toán Công ty đang vận dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ". Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh rõ chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản), giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng: - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản - Sổ kế toán chi tiết, thẻ kho, sổ xuất, nhập vật tư, sổ chi tiết thanh toán với người mua… Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát như sau: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty In Công Đoàn Sổ chi tiết Bảng tổng hợp Chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ) Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi rố Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ: Đối chiếu: II. Thực trạng hạch toán kế toán NVL ở Công ty In Công Đoàn. 1. Đặc điểm chung về nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu và nguyên vật liệu chi tiết ở Công ty In Công Đoàn. * Đặc điểm chung về NVL của Công ty In Công Đoàn. Do đặc thù của ngành in nên các loại NVL chính cần sử dụng là: giấy, mực, bản kẽm các loại phụ khác như: gim, keo, kẹp, chỉ băng dính… Cùng với sự chuyển đổi của nền kinh tế từ cơ chế cấp phát, quan liêu sang kinh tế thị trường thì việc mua bán vận chuyển NVL của Công ty cũng dễ dàng và thuận tiên hơn. Thị trường cung cấp giấy cho Công ty chủ yếu là nhà máy giấy Tân Mai (chủ yếu là cung cấp giấy báo), nhà máy giấy Bãi Bằng - Việt Trì (cung cấp giấy để in sách và giấy bìa). Hiện nay Công ty In Công Đoàn vừa là bạn hàng lâu dài vừa là đạilý cho Công ty Giấy Bãi Bằng nên giá cả đầu vào của giấy khá ổn định. Điều này tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hiện nay, ở Công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy và mực là hai loại vật liệu quan trọng nhất. Hầu hết các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty đều có sẵn trên thị trường với giá cả ít biến động cho nên việc thu mua NVL không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt được số lượng vật liệu dự trữ trong kho không để xảy ra tình trạng ứ đọng vốn. Có một số loại vật liệu như: mực in và bản kẽm Công ty chủ yếu là nhập ngoại từ Đức, Nhật, Trung Quốc hoặc có thể mua qua uỷ thác ký hợp đồng chính thức hoặc mua các các trung gian phân phối. Mỗi loại vật liệu có tính chất lý, hóa học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quản cũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hút ẩm, thấm nước, dễ mối mọt. Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng, tránh hư hỏng, hao hụt lãng phí. * Phân loại vật liệu ở Công ty In công Đoàn. - Vật liệu chính: gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của Công ty gốm ba nhóm. + Giấy các loại: như giấy cuộn, giấy conche, giấy offset… + Mực in các loại: mực đen, mực màu của các nước khác nhau + Kẽm các loại. - Vật liệu phụ: gồm rất nhiều chủng loại như lưỡi dao chổ tút bảng, chổi tút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô. - Nhiên liệu, phụ tùng thay thế - Phế liệu thu hồi 2. Kế toán nguyên vật liệu chi tiết và tổng hợp. 2.1. Chứng từ Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 17 Ngày 31 tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có ……. …… ….. …… ……. ……… Mua vật tư PN số 15 152 111 750.000 750.000 …….. …… ….. …… ……. ……… Cộng 17.824.856 17.824.856 Kèm theo ….. chứng từ gốc Kế toán trưởng Người lập biểu - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn số 062534, Phiếu nhập kho số 22 giấy báo số dư khách hàng ngày 29/1 số bút toán 056004, kế toán sẽ vào bảng kê chứng từ chi TGNH của tháng 1 năm 2002 để lập chứng từ vào cuối tháng như sau. Bảng kê chứng từ chi TGNH Tháng 1 năm 2002 Đơn vị tính: đồng Ngày tháng Số phiếu Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có …. …. …. …. …. …. …. 29/1 UNC Công ty in BHP phiếu nhập số 22 152 112 29.158.679 32.074.546 133 112 2.915.867 Cộng 529.047.778 529.047.778 Bằng chữ: Năm trăm hai chín triệu, không trăm bốn bảy ngàn, bảy trăm bảy tám đồng. Kế toán trưởng Người lập bảng Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 25 Ngày 31 tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có ……. …… ….. …… ……. …… Mua vật tư PN số 22 152 112 29.158.679 32.074.546 133 2.915.867 Cộng 529.047.778 529.047.778 Kế toán trưởng Người lập biểu - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho chưa trả tiền nhà cung cấp. Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 54 Ngày 31 tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Mua vật tư nợ người bán 152 331 689.991.191 750.584.909 133 60.593.618 Cộng 750.584.909 750.584.909 Kế toán trưởng Người lập biểu * Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Thực tế ở Công ty In Công Đoàn, xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho sản xuất sản phẩm. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào chứng từ gốc như lệnh xuất giấy, giấy xin lĩnh vật liệu phiếu xuất giấy và phiếu xuất vật tư. Các nghiệp vụ giảm vật liệu chủ yếu ở Công ty như sau: - Xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất Cuối tháng kế toán tập hợp các phiếu xuất và tổng hợp số liệu để lập chứng từ ghi sổ như sau: Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 59 Ngày 31 tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Xuất giấy T1/2002 621 152 563.504.594 563.504.594 Cộng 563.504.594 563.504.594 Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 83 Ngày 28 tháng 2 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Xuất giấy T1/2002 621 152 1.221.053.855 1.221.053.855 Cộng 1.221.053.855 1.221.053.855 Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 124 Ngày 31 tháng 3 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Xuất giấy T1/2002 621 152 1.788.838.639 1.788.838.639 Cộng 1.788.838.639 1.788.838.639 Kế toán trưởng Người lập biểu Cũng vào cuối tháng, các phiếu xuất vật tư trong tháng đã được xác định đơn giá và tổng số tiền sẽ được kế toán tổng hợp lại, tổng hợp số liệu và lập một chứng từ ghi sổ. Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 60 Ngày 31 tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Xuất giấy T1/2002 621 152 384.638.660 384.638.660 Xuất nhượng bán vật liệu 632 152 26.920.000 26.920.000 Cộng 411.558.660 411.558.660 Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 84 Ngày 28 tháng 2 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Xuất giấy T1/2002 621 152 343.229.698 343.229.698 Cộng 343.229.698 343.229.698 Kế toán trưởng Người lập biểu Công ty in Công Đoàn Mã số 1CT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------- chứng từ ghi sổ Số 125 Ngày 31 tháng 3 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Nợ Có Xuất giấy T1/2002 621 152 593.609.080 593.609.080 Cộng 593.609.080 593.609.080 Kế toán trưởng Người lập biểu Xuất nhượng bán vật liệu: căn cứ vào văn bản nhượng bán vật liệu của Công ty in và VHP Hồng Hà, căn cứ vào phiếu xuất vật tư số 132, cuối tháng kế toán ghi và phản ánh vào chứng từ theo định khoản. Nợ TK632 26.920.000 Có TK152 26.920.000 Công ty In Công Đoàn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2002 (trích) Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền SH NT SH NT 1 2 3 1 2 3 …. ….. …. ….. …. ….. 17 31/1 17.824.586 83 28/2 1.221.053.855 …. ….. …. 84 28/2 343.229.698 25 31/1 529.047.778 …. ….. …. …. ….. …. 54 31/1 750.584.909 124 31/3 1.788.838.639 59 31/1 563.504.594 125 31/3 593.609.080 60 31/1 411.558.660 Ngày 31 tháng 3 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Công ty In Công Đoàn Sổ cái Tài khoản: 152 - Nguyên liệu - Vật liệu ĐVT: đồng NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Quý I/2002 Dư đầu kỳ 1.460.834.394 31/1 17 31/1 Mua vật tư 111 750.000 ….. … ….. ….. ….. ….. ….. ….. 31/1 25 31/1 Mua giấy 112 32.074.546 ….. … ….. ….. ….. ….. ….. ….. 31/1 54 31/1 Mua chịu 331 689.991.291 ….. … ….. ….. ….. ….. ….. ….. 31/1 59 31/1 Xuất giấy T1 621 563.504.594 31/1 60 31/1 Xuất vật tư T1 621 384.638.660 31/1 60 31/1 Nhượng bán VT 632 26.920.000 28/2 83 28/2 Xuất giấy T2 621 1.221.053.855 28/2 84 28/2 Xuất giấy T2 621 343.229.698 ….. … ….. ….. ….. ….. ….. ….. 31/3 124 31/3 Xuất giấy T3 621 1.788.838.639 31/3 125 31/3 Xuất giấy T3 621 593.609.080 Cộng PS quý I/2002 6.968.303.977 5.109.240.514 Dư cuối quý I/2002 3.319.897.857 Ngày 31 tháng 3 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu) Công ty In Công Đoàn Sổ cái Tài khoản: 331 - Phải trả người bán ĐVT: đồng NT Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có Quý I/2002 Dư đầu quý 2.629.979.137 … … … ….. … …….. …….. 31/1 54 31/1 Mua chịu 152 689.991.291 31/1 54 31/1 133 60.593.618 Cộng PS Quý I/2002 5.077.493.027 Dư cuối Quý I/2002 7..707.472.164 Ngày 31 tháng 3 năm 2002 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, đóng dấu) 2.2. Trình tự kế toán NVL nhập Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôn dự trữ một lượng cần thiết. Khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn Công ty phải tiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Quá trình thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận. Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế tại Công ty In Công Đoàn, khi vật liệu về đến thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu như tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán… Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kinh tế vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho viết thành ba liên: 1 liên thủ kho lưu làm căn cứ để ghi vào sổ kho, 1 liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toán lưu cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căn cứ thanh toán với người bán và ghi sổ kế toán. Mẫu hoá đơn khi mua vật liệu nhập kho của Công ty In Công Đoàn: Hoá đơn (GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 8 tháng 01 năm 2002 Mẫu số:01GTTK - 3LL GK/01 - B N0 063016 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Công ty In Công Đoàn Phan Huy Chú Số tài khoản: Mã số: 0100108085 -1 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Nguyễn Cao Khải Công ty In Công Đoàn 169- Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội: Số tài khoản: MS: 0100110454 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Giấy couche 120g/m2 (65 x 86) Kg 1341,6 (80 ram) 11.545,45 15.489.376 2 Giấy couche 80g/m2 (65 x 86) Kg 894,4 (80 ram) 12.000 10.732.800 Cộng tiền hàng: 26.222.176 Thuế suất GTGT: 10% - Tiền thuế GTGT: 2.622.217 Tổng cộng tiền thanh toán: 28.844.393 Số tiền viết bằng chữ: Hai tám triệu tám trăm bốn bốn nghìn ba trăm chín ba đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn bán hàng Liên 2: Giao khách hàng Ngày 21 tháng 01 năm 2002 Mẫu số:02GTTK - 3LL GK/01 - B N0 049416 Đơn vị bán hàng: Địa chỉ: Điện thoại: Lưu Thị Bích Huệ 28 Hàng Hòm - Hà Nội Số tài khoản: MS: 0100128902 - 3 Họ tên người mua hàng: Đơn vị: Địa chỉ: Hình thức thanh toán: Nguyễn Cao Khải Công ty In Công Đoàn 169- Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội: Số tài khoản: MS: 0100110454 - 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1x 2 1 Băng dính nhật Cuộn 100 7.500 750.000 Cộng tiền hàng: 750.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 750.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Địa chỉ: 169 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội  Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKINH Tế Ngày 01/11/1995 của BTC Số 02 Phiếu nhập kho Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Nợ TK152 Có TK331 Họ tên người nhận: Nguyễn Cao Khải Theo hoá đơn số 063016 ngày 08/01/2002 của Công ty Tin học TTX - VN Nhập tại kho: Giấy TT Tên nhãn hiệu (sản phẩm) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Giấy couche 120g/m2 (65 x 86) 80ram x 250 tờ = 20.000 tờ Kg 1341,6 1341,6 11.545,45 15.489.376 2 Giấy couche 80g/m2 (65 x 86) 80ram x 250 tờ = 20.000 tờ Kg 894,4 894,4 12.000 10.732.800 Cộng: 26.222.176 Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai sáu triệu, hai trăm hai hai ngàn, một trăm bảy sáu đồng./. Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Thủ kho Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Địa chỉ: 169 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội  Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKINH Tế Ngày 01/11/1995 của BTC Số 15 Phiếu nhập kho Ngày 21 tháng 1 năm 2002 Nợ TK152 Có TK111 Họ tên người nhận: Nguyễn Thái Hà Theo hoá đơn số 049461 của Cửa hàng Lưu Thị Bích Huệ Nhập tại kho: vật liệu TT Tên nhãn hiệu (sản phẩm) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Băng dính Nhật Cuộn 100 100 7.500 750.000 Cộng: 750.000 Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn./. Ngày 21 tháng 1 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Trường hợp số vật liệu nhập kho không đạt tiêu chuẩn cũng như các yêu cầu khác thì thủ kho không nhập kho và có quyền trả lại người bán. * Đối với vật liệu nhận gia công chế biến nhập kho Tuỳ từng hợp đồng in ấn đã ký kết, giấy có thể do khách hàng giao còn Công ty chỉ làm gia công in ấn. Mọi thủ tục nhập, xuất giấy của khách đều được tiến hành tương tự như thủ tục nhập vật liệu từ mua ngoài và xuát vật liệu cho sản xuất ở Công ty, chỉ khác ở chỗ thủ kho chỉ theo dõi chi tiết chứ không theo dõi về mặt giá trị. * Đối với phế liệu thu hồi. Công ty không làm thủ tục nhập phế liệu thu hồi mà sau mỗi kỳ sản xuất, phế liệu lấy ra từ các xưởng sản xuất được tập trung ở nơi quy định, không qua một hình thức kiểm tra nào. 2.3. Trình tự kế toán NVL xuất Công ty In Công Đoàn là một doanh nghiệp sản xuất nên việc xuất kho vật liệu chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập lệnh sản xuất ghi rõ tên sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm, loại vật liệu sử dụng… lệnh sản xuất được lập 03 liên, một liên lưu lại phòng kế hoạch vật tư, một liên lưu lại phòng kế toán, còn một liên giao cho phân xưởng sản xuất, các phân xưởng căn cứ vào lệnh sản xuất xác định nhu cầu thực tế của bộ phận mình để lập giấy xin lĩnh vật liệu, giấy xin lĩnh vật liệu nhất thiết phải có chữ ký của cán bộ phụ trách phân xưởng. Căn cứ vào lệnh xuất giấy và giấy xin lĩnh vật liệu kế toán viết phiếu xuất giấy và phiếu xuất vật tư, ghi rõ vật liệu được xuất cho phân xưởng nào, phiếu xuất giấy, xuất vật tư đều được lập thành 3 liên, một liên được lưu lại phòng kế toán, một liên chuyển cho thủ kho một liên để lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào phiếu xuất kho kiểm tra tính hợp lệ và cho xuất vật tư theo số lượng ghi trong phiếu xuất và lưu phiếu vào hồ sơ kho, vật liệu được chuyển về phân xưởng sản xuất nếu thiếu hụt thì người nhận sẽ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. Trích lệnh xuất giấy. Công ty in Công Đoàn Cộng hoà xã hội chù nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Lệnh xuất giấy Số phiếu sản xuất Tên tài liệu: Tập san nghiên cứu khoa học tài chính kế toán, số 2/2002 Cơ quan: Chị Lan- Học viện tài chính Tên giấy: Couché 120/m2(65x86) Số lượng: 2.590 tờ Quy cách pha: Cắt 3 khổ 36x50, Cắt 3 khổ 26x36 Bìa Couché 150/m2(7+x109) Số lượng:192 tờ Quy cách pha: cắt 4 khổ 36x50 Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Thủ kho Người đề nghị Công ty in Công Đoàn Phiếu xuất giấy Số: 32 Ngày 9 tháng 1 năm 2002 Tên đơn vị lĩnh; Hoàng Anh Sơn- Máy 5 màu Lĩnh Tại kho: Giấy STT Tên vật lệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Số phiếu 1 Giấy couche 120g/m2 (65x86) Tờ 2.590 2.620.562 45 2 Giấy couche 150g/m2 (79x109) Tờ 192 230.400 45 Cộng 2.850.962 Viết bằng chữ; Hai triệu tám trăm năm mươi ngàn chín trăm sáu hai đồng Người lĩnh Kế toán Thủ kho Thủ trưởng Công ty in Công Đoàn Cộng hoà xã hội chù nghĩa Việt Nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Giấy xin lĩnh vật liệu Họ tên: Trần Anh Tuấn Đơn vị: Máy 5 màu Dùng vào việc: in tập san nghiên cức KHTCKT, số 2/2002 STT Tên vật liệu ĐVT Số lượng 1 Mực xanh đức Kg 5 2 Mực đen đức Kg 5 3 Bột phun khô Gói 2 Duyệt Ngày 10 tháng 1 năm 2002 Người xin lĩnh Công ty in Công Đoàn Phiếu xuất vật tư Số: 35 Ngày 10 tháng 1 năm 2002 Tên đơn vị lĩnh; Trần Anh Tuấn- Máy 5 màu Lĩnh tại kho: Vật liệu STT Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Mực xanh đức Kg 5 86.000 430.000 2 Mực đen đức Kg 5 74.000 370.000 3 Bột phun khô Gói 2 8.500 17.000 Cộng 817.000 Viết bằng chữ: Tám trăm mười bảy ngàn đồng chẵn Thủ trưởng Kế toán Thủ kho Người lĩnh * Thủ tục nhượng bán vật liệu: ở công ty in Công Đoàn, nhượng bán vạt liệu là nghiệp vụ xẩy ra không thường xuyên với số lượng không lớn. Công ty chỉ nhượng bán vật liệu với khách hàng quen có quan hệ mua bán lâu dài với công ty. Muốn được mua vật liẹu của công ty trước hết bên mua ohải lập văn bản đề nghị và phải được giám đốc phê duyệt. Căn cứ vào văn bản duyệt kế toán vật liệu viết phiếu xuất kho gồm 4 liên một liên giao cho thủ kho một liên giao kế toán lưu làm chứng từ ghi sổ một liên kế toán lưu một liên giao cho bên mua, đồng thời kế toán viết hoá đơn GTGT cho bên mua Vật liệu nhượng bán chủ yếu là những phụ liệu cho việc in ấn có nguồn gốc nhập khẩu như các loại mực và dịch hoá chất. Việc nhượng bán chỉ được thực hiện khi không gây ảnh hưởng tới nhu cầu vật liệu cho quá trình sản xuất liên tục của công ty. Ví dụ: Công ty in Công Đoàn Phiếu xuất vật tư Số: 135 Ngày 29 tháng 1 năm 2002 Tên đơn vị lĩnh: Ông Lê Văn Châu- Công ty VPP Hồng Hà Lĩnh tại kho: vật liệu STT Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Mực đen đức Kg 50 74.000 3.700.000 2 Mực đỏ đức Kg 100 86.000 8.600.000 3 Mực vàng đức Goí 50 86.000 4.300.000 4 Mực xanh đức 100 86.000 8.600.000 5 Dung dịch copic Lít 20 86.000 1.720.000 Cộng 26.920.000 Viết bằng chữ: Hai mươi sáu triệu chín trăm hai mươi ngàn đồng chẵn Thủ trưởng Kế toán Thủ kho Người lĩnh * Thủ tục xuất bán phế liệu: Được sự cho phép của giám đốc, mỗi tuần một lần công ty tiến hành bán phế liệu thu hồi. Người mua phế liệu phải được giám đốc xét duyệt. Trên phiếu xuất này, phải có đầy đủ chữ ký của những người liên quan và được lập thành 3 liên, một liên kế toán vật liệu lưu một liên giao cho người mua kế toán thanh toán nhận một liên làm cơ sở viết phiếu thu nhận tiền bán hàng. Ví dụ Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Địa chỉ: 169 Tây Sơn - Đống Đa - Hà Nội  Mẫu số 01 - VT QĐ số 1141 - TC/QĐ/CĐKINH Tế Ngày 01/11/1995 của BTC Số 01 Phiếu xuất kho Ngày 05 tháng 1 năm 2002 Nợ TK: 621 Có TK: 152 Địa chỉ: Công ty TNHH Phúc Đạt Xuất tại kho: TT Tên nhãn hiệu(sản phẩm) Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Bãi bằng chính Kg 200 200 2.800 560.000 02 Bãi bằng xước Kg 500 500 6.300 3.150.000 03 Bãi gói Kg 100 100 1.700 170.000 04 Lõi lô Kg 50 50 900 45.000 05 Giấy tạp Kg 150 150 2.800 420.000 Cộng 4.345.000 Cộng thành tiền( bằng chữ): Bốn triệu ba trăm bốn lăm ngàn đồng chẵn. Ngày 05 tháng 1 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận hàng Thủ kho Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Mẫu số C21-H Quyển số 1(Ghi 3 liên) Phiếu xuất kho Ngày 5 tháng 1 năm 2002 Số 12 Nợ: TK 111 Có: TK 721 Họ tên người nộp tiền: Nguyễn văn Tám Địa chỉ: công ty TNHH Phúc Đạt Lý do nộp: Mua phế liệu Số tiền: 4.345.000 (viết bằng chữ) bốn triệu ba trăm bốn lăm ngàn đồng chẵn Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người nộp Thủ quỹ * NVL chi tiết ở Công ty In Công Đoàn Một vài số liệu về NVL chính của Công ty Tên Loại Khổ Giá 1. Giấy Bãi Bằng 58g/m2 84 x 125cm 640 đồng/tờ 58g/m2 79 x 84cm 11.020 đồng/kg 74g/m2 79 x 84cm 10.700 đồng/kg 60g/m2 65 x 100cm 112 đồng/tờ 2. Giấy Cuitche 80g/m2 79 x 109cm 103 đồng/tờ 210g/m2 79 x 109cm 2.170 đồng/tờ 3. Giấy cuitche Indo 85g/m2 83,5 x 89cm 647,7 đồng/kg Khó khăn đối với một số loại sách đòi hỏi giấy chất lượng cao do vậy phải nhập ngoại nên chi phí rất cao, chi phí từ 70% - 80% giá thành công in. Tên Loại Khổ Giá(đồng/tấn) Kẽm Trung Quốc 80 x 103cm 49.400 Trung Quốc 55 x 65cm 21.125 Đức 60 x 90cm 26.430 Bun 60,8 x 90cm 48.554,22 Đức 77 x103cm 73.046 A3P24 61,8 x 92,1cm 53.045 Tên Mầu Loại Giá (đồng) Mực Vàng (Đức) 1kg 96.403,5 Vàng (Đức) 10kg 66.625,8 Xanh (Đức) 1kg 97.648 Xanh (Đức) 10kg 63.463,6 Đen (Đức) 1kg 80.591,6 Đỏ (Đức) 1kg 96.632 Chủng loại vật liệu của công ty đa dạng việc nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên cùng với đặc điểm sản xuất của công ty do vậy công ty in công đoàn đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Theo phương pháp này thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả mặt số lượng lẫn giá trị. Phương pháp ghi thẻ song song được tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau: Phiếu nhập kho Phiếu xuất giấy Phiếu xuất vật tư Các hoá đơn của người bán Trình tự hạch toán cụ thể như sau: ở kho: Sử dụng sổ(thẻ) kho để chép tình hình nhập xuất tồn vật liệu các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu. Công ty in Công Đoàn Sổ kho Tên vật tư: giấy couche 120g/m2 Quy cách: 65x86 Phẩm chất: Hoá đơn Diễn giải ĐVT Số lượng Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1/2002 Tờ 4.720 07 03/1 Psx 18 bản tin ks Tờ 670 4.050 32 09/1 Psx 15 tạp san Tờ 2.590 1.460 02 09/1 Nhập của c.ty tin học Tờ 20.000 21.460 50 15/1 Psx 59 bìa VPF Tờ 300 21.160 60 17/1 Psx 102 T/c bưu chính Tờ 9.380 11.780 64 18/1 Psx 17 thâm nhập TT Tờ 2.298 9.482 73 19/1 Psx 155 nguyệt san Tờ 5.560 3.922 78 21/1 Psx 162 lịch phong cảnh Tờ 2.700 1.222 12 28/1 Nhập của c. ty tin học Tờ 20.000 21.222 150 31/1 Psx 242 bản tin hội Nd Tờ 3.583 17.639 Cộng p/s T1 40.000 27.081 Tồn cuối T1 17.639 ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ vật liệu để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại vật liệu. Cuối tháng trên cơ sở sổ ghi chi tiết đã đối chiếu với sổ kho của thủ kho kế toán tiến hành tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ghi vào cột đơn giá và cột thành tiền trên sổ xuất, nhập vật tư. Đồng thời kế toán ghi vào cột đơn giá và cột thành tiền trên phiếu xuất giấy phiếu xuất vật tư để làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ. * Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty in Công Đoàn. Công ty in Công Đoàn áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên vật liệu tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. - Các tài khoản liên quan khác: TK111,112,133,331,621,632 Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên định kỳ cứ cuối tháng kế toán lại vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. * Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Tại Công ty không có trường hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn vừa về hoặc ngược lại, kế toán chỉ ghi duy nhất một trường hợp là hàng và hoá đơn cùng về. Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hình thức thanh toán với nhà cung cấp mà kế toán tiến hành tổng hợp nhập vật liệu như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho trả bằng tiền mặt: Ví dụ: Căn cứ vào hoà đơn bán hàng số 049416, phiếu nhập kho số 15, phiếu chi tiền mặt số 58 ngày 21/1/2002, kế toán sẽ vào bảng kê chứng từ chi tiền mặt của tháng 1/2000 để lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng như sau: Đơn vị: Công ty In Công Đoàn Mẫu số C22-H (Ghi 3 liên) Quyển số: Phiếu chi Ngày 21 tháng 1 năm 2002 Số 58 Nợ TK 151 Có TK 111 Họ tên người nhận tiền: Ông Nguyễn Cao Khải Địa chỉ: Công ty In Công Đoàn Lý do chi: Mua vật tư Số tiền: 750.000đ (viết bằng chữ): Bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn. Kèm theo: 02 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người nộp Thủ quỹ Bảng kê chứng từ chi tiền mặt Tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Ngày tháng Số phiếu Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có …. ….. …. ….. …. ….. …… 21/1 58 Mua vật tư phiếu nhập số 15 152 111 750.000 750.000 …. ….. …. ….. …. ….. …… Cộng 17.824.856 17.824.856 Bằng chữ: Mười bảy triệu, tám trăm hai tư ngàn, tám trăm năm sáu ngàn đồng. Kế toán trưởng Người lập bảng III. Tình hình quản lý NVL tại Công ty In Công Đoàn. Công tác quản lý NVL, vật tư và sử dụng nguyên vật liệu. Về công tác quản lý NVL nhỏ lẻ, giấy tờ rời tức là những thứ dễ mất, dùng dở. Còn các loại vật tư khác như giấy cuộn, lớn khó mất mát và dễ bảo quản cho nên khi nhập về thì để ngay ở khu làm việc có máy điều hoà để chống ẩm. Vì điều kiện Công ty mới phát triển trong vài năm gần đây và diện tích khá nhỏ hẹp nên hệ thống kho tàng còn thiếu công tác bảo quản NVL qua đó đó đánh giá được số lượng, chất lượng NVL để có kế hoạch cung cấp thu mua kịp thời đảm bảo ổn định cho sản xuất. Mức tồn kho NVL: vật tư tồn kho chủ yếu là giấy in báo 30% đến 40% tấn, mực 10 tấn, kẽm 1000 tấn nhưng thường không tồn lâu. Do đặc tính của giấy là dễ hư hỏng nên không được để tồn lâu, nên việc cung cấp NVL theo yêu cầu của từng bộ phận sản xuất được thực hiện theo phương pháp nhập trước xuất trước và tính theo giá thực tế. Như vậy, công tác quản lý, sử dụng NVL đồng bộ đúng quy cách làm cho quá trình sản xuất được liên tục, hạn chế phế liệu, xác định được NVL dự trữ và thuận lợi cho việc quyết toán của Công ty. Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu trong công ty in công đoàn 1. Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công Đoàn Trải qua hơn hai mươi năm xây dựng và phát triển, vượt qua những khó khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, đến nay công ty in Công Đoàn đã trở thành một nhà in lớn mạnh trong ngành in cả nước, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý giỏi. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những ưu, nhược điểm sau: A.Những ưu điểm cơ bản: Vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. Trình từ nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ kế toán. Công ty đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu và phản ánh chính xác được giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toán của công ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của vật liệu. Ngoài ra, công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực tiếp sản xuất . B. Những nhược điểm còn tồn tại: Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu của quản lý trong nền kinh tế thị trường. Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn, song khi có biến động bất thường trên thị trường vật tư, doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng lớn, có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật tư…như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến sản xuất cũng như việc thực hiện hợp đồng. Công ty cũng không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này dẫn đến tình trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng qui cách phẩm chất…ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất ra. Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vật liệu cho quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đặc biệt là khâu bảo quản vật liệu. Các lô giấy cuộn có kích thước lớn dùng để in báo, với khối lượng ít nhất là 20 tấn đều chưa có kho bảo quản mà còn để ngoài trời dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị hư hỏng, giảm chất lượng. Phế liệu không được làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phế liệu đều có thể tận thu tái chế được.Phế liệu thu hồi không được nhập kho, không phản ánh trên sổ sách về số lượng và giá trị làm hao hụt phế liệu và làm thất thoát nguồn thu của công ty. Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật liệu. Vì vậy, công tác kiểm tra rất khó khăn và phức tạp. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn, mất nhiều thời gian và công sức. Sổ sách kế toán chi tiết của công ty chưa có kết cấu hợp lý. Công tác kế toán chi tiết vật liệu của công ty cũng chưa được hoàn thiện vì định kỳ vào cuối tháng kế toán chưa lập “bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu”. Việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, ngoài sổ cái TK331 phải trả người bán, công ty không sử dụng bất cứ sổ kế toán chi tiết nào để theo dõi quan hệ thanh toán của công ty với đơn vị bán. Việc lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng căn cứ ghi sổ cái Tk331 được lấy số liệu tổng cộng trong tháng. Như vậy, việc theo dõi từng loại vật liệu mua trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp khó khăn. Công ty vẫn chưa áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả. 2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in Công Đoàn: Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật tư để công tác quản lý thu mua và sử dụng vật liệu được hiệu quả hơn. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định đối với những vật liệu chính có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong sản xuất kinh doanh. Công ty cũng chưa vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gây lãng phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy công ty nên xây dựng định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng. Hệ thống định mức tiêu hao đó phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với thực tế và kinh nghiệm sản xuất. Hệ thống các định mức vật liệu STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sản xuất Định mức dự trữ 1 Phân xưởng chế bản Dầu tra máy 0,5 lít/ tháng … 2 Phân xưởng in offset Mực in 2,8 kg/trang Giấy cuộn 20 lần … … … … Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm cho các loại vật tư mua ngoài nhập kho. Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục vụ công tác quản lý vật liệu và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Muốn vậy công ty phải thành lập một ban kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để tiến hành kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp cùng những hiểu biết và kinh nghiệm quản lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên môn của các thành viên trong ban kiểm nghiệm. Trong quá trình kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để xử lý. Công ty in Công Đoàn Mã số 05VT Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư sản phẩm hàng hoá) Ngày 9 tháng1 năm 2002 Căn cứ vào hoá đơn số 063016 ngày 8 tháng 1 năm 2002 của công ty tin họcTTX-Việt Nam Ban kiểm nghiệm gồm: Ông: Nguyễn Cao Khải trưởng ban Bà : Nguyễn Thị Thuần uỷ viên Bà : Ngô Thị Cách uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư TT Tên nhãn hiệu Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả đúng quy cách phẩm chất Kết quả sai quy cách phẩm chất 1 Giấy Couché 120g/m2 Toàn diện Kg 1.341,6 1341,6 0 2 Giấy Couché 80g/m2 Toàn diện Kg 894,4 894,4 0 ý kiến của ban kiểm nghiệm: số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu: sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đã và đang sử dụng để theo dõi vật liệu theo từng loại giúp cho công tác quản lý và kế toán được dễ dàng và thống nhất. Mỗi loại, nhóm vật liệu được quy định một mã riêng, sắp xếp một cách trật tự, khoa học, thuận tiện khi cần tìm những thông tin về một nhóm, một loại vật liệu nào đó. Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là phải xây dựng được bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ sung những mã vật liệu mới thuận tiện và hợp lý. Công ty nên lập lại sổ chi tiết vật liệu. Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán sử dụng sổ xuất nhập vật tư, theo sổ này kế toán không theo dõi được số tồn kho vì trên sổ không có cột tồn. Cứ một trang sổ có tên là nhập thì trang kế tiếp có tên là xuất, vì vậy kế toán sẽ gặp khó khăn trong việc đối chiếu theo dõi chi tiết việc sử dụng vật liệu. Sổ chi tiết vật liệu Tháng 1 năm 2002 Tên, quy cách vật liệu: Đơn vị tính: Tên kho: Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn Sh Nt Sl ĐG TT Sl ĐG TT Sl ĐG TT Tồn kho ngày 1/1 Cộng P/S T1 Tồn kho 31/1 Người lập bảng Kế toán trưởng Trong việc quản lý, sử dụng vật liệu nói chung và công tác kế toán vật liệu nói riêng, thủ kho có mối liên hệ mật thiết với kế toán vật liệu. Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý, sổ sách của thủ kho phải phù hợp với sổ sách của kế toán. Dù áp dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu nhưng thủ kho không sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo chỉ tiêu số lượng mà sử dụng sổ kho theo mỗi thứ vật liệu trên một trang sổ. Như vậy, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán vật liệu, thủ kho cần phải sử dụng thẻ kho để ghi chép. Công ty in Công Đoàn Mã số 06VT Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1/2002 Tờ số: Kho: Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Tồn kho 1/1 Cộng PS T1 Tồn cuối T1 Công ty nên lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu. Vào cuối tháng, ngoài việc đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với thẻ kho nhằm đảm bảo tính chính xác của số liêụ, để đáp ứng một cách tốt hơn cho những yêu cầu quản lý, kế toán phải tổng hợp số liệu từ các sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo từng loại, nhóm. Trong điều kiện thực tế ở công ty in Công Đoàn, phòng kế hoạch vật tư không trực tiếp viết các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu, nên bảng kê này sẽ được sử dụng như một báo cáo vật tư cuối tháng, giúp cho phòng kế hoạch vật tư của công ty chủ động hơn trong việc lập kế hoạch thu mua cũng như trong công tác quản lý sử dụng vật liệu. Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Tháng 1 năm 2002 Đơn vị tính: đồng Danh điểm vật liệu Tên vật liệu đơn vị tính Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Cộng nhóm Cộng loại Tổng cộng Hoàn thiện về định kỳ lập chứng từ ghi sổ và lập bảng phân bố vật liệu xuất dùng. Hiện nay, công ty mới tập trung chứng từ và lập chứng từ ghi sổ một tháng một lần cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng. Để giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin kinh tế, công ty nên lập chứng từ ghi sổ từ 10-15 ngày một lần sẽ giúp cho công tác kế toán không bị giồn dập vào cuối tháng và việc lập báo cáo vào cuối tháng được kịp thời. Cũng để thuận tiện cho việc lập chứng từ ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ xuất vật liệu và phục vụ cho công tác kế toán chi phí tính giá thành, cuối mỗi tháng công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu dùng trong tháng, để từ đó lấy số liệu ghi vào chứng từ ghi sổ. Bảng phân bổ vật liệu Tháng1 năm 2002 TK có TK nợ TK152 TK152.1 TK152.2 TK152.3 TK152.4 Cộng TK621 TK627 TK642 TK641 Cộng Người lập bảng Kế toán trưởng Để hoàn thiện công tác thanh toán với người bán, công ty nên mở cho mỗi người bán một dòng vào cột diễn giải. Có như vậy việc kiểm tra các khoản thanh toán mới dễ dàng, ngăn ngừa các trường hợp dây dưa nợ đọng hay chiếm vốn làm giảm uy tín của công ty đối với nhà cung cấp. Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản: Đối tượng: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ P/S trong kỳ Cộng P/S Dư cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Công ty cần phải tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi và quan tâm đến việc bảo quản vật liệu. Với những vật liệu nhỏ công ty bảo quản tương đối tốt nhưng với những vật liệu có kích thước lớn như giấy thì việc bảo quản còn chưa tốt, nên công công ty cần nâng cấp xây dựng thêm kho bảo quản vật liệu. Đối với phế liệu công ty cũng cần làm tốt công tác tận thu phế liệu để giúp cho việc tiết kiệm chi phí vật liệu hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Phế liệu nhập kho phải được các bộ phận có trách nhiệm tổ chức cân đong ước tính giá trị. Sau đó kế toán viết phiếu nhập kho làm hai liên, một liên để lưu vào sổ một liên giao cho thủ kho khi đã nhập phế liệu vào kho. Công ty nên sớm đưa tin học vào sử dụng trong công tác kế toán để đảm bảo đáp ứng nhanh chóng, kịp thời thông tin do kế toán cung cấp, giảm bớt khối lượng tính toán. Để đạt được yêu cầu sử dụng kế toán máy công công ty cần phải cài đặt được phần mềm kế toán phù hợp vơí thực tiễn công tác kế toán cũng như loại hình sản xuất kinh doanh của công ty và phải đào tạo được đội ngũ nhân viên kế toán sử dụng thành thạo phần mềm kế toán đó. Kết luận Chúng ta đều biết vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu của quá trình sản xuất chi phí vật liệu có ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm sản xuất ra. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trong quá trình sản xuất giúp hạn giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Mục tiêu đó chỉ có thể đạt được khi công tác kế toán vật liệu được quan tâm đúng mức, được cải tiến và hoàn thiện không ngừng. Qua thời gian tìm hiểu thực tế ở công ty in Công Đoàn tôi nhận thấy công ty đã tổ chức, sắp xếp và đưa công tác kế toán vật liệu đi vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.Tuy nhiên để trở thành công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu đòi hỏi công ty phải tích cực phát huy sáng kiến nhằm kiện toàn hơn nữa công tác kế toán vật liệu, vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của công ty vừa có ý nghĩa chỉ đạo thực tiễn trong khi áp dụng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán mới ban hành. Thời gian thực tập tuy không nhiều nhưng cũng đã giúp tôi hiểu biết hơn rất nhiều về thực tiễn nghề nghiệp. Với những cố gắng phản ánh đầy đủ và trung thực tình hình tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty cùng với một số ý kiến đề xuất với mong muốn công ty ngày một phát triển. Tuy nhiên với trình độ kinh nghiệm và thời gian có hạn nên chuyên đề của tôi không tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến xây dựng của thầy, cô giáo để được hoàn thiện hơn nữa. Tôi xin chân thành cảm ơn! Mục lục Lời mở đầu Phần I: Cơ sở lý luận của công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất I.Sự cần thiết phải hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 3 1-Khái niệm và đặc điểm của NVL 3 2-Vai trò của NVL trong quá trình sản xuất 3 3-Yêu cầu quản lý đối với NVL 4 4-Vai trò và chức năng nhiệm vụ của hạch toán kế toán NVL 5 II.Những nội dung cơ bản trong hạch toán kế toán NVL ở doanh nghiệp sản xuất. 6 1-Phân loại NVL và lập sổ danh điểm 6 2 - Đánh giá NVL nhập - xuất 9 2.1. Tính giá NVL nhập 9 2.2. Tính giá NVL xuất 11 3-Tổ chức hạch toán chi tiết NVL 13 3.1 - Chứng từ kế toán sử dụng 13 3.2 - Sổ kế toán chi tiết NVL 14 3.3 - Các phương pháp kế toán chi tiết 14 4 -Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL 18 4.1- Theo phương pháp kê khai thường xuyên 18 4.2 - Theo phương pháp kiểm kê định kỳ 21 III. Tổ chức sổ kế toán NVL theo các hình thức sổ 23 phần II: Thực trạng hách toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty công đoàn I.Đặc điểm chung của công ty in Công Đoàn 1-Quá trình hình thành và phát triển của công ty 24 2-Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty in Công Đoàn 26 3-Tổ chức sản xuất 28 4-Tổ chức bộ máy quản lý của công ty 29 5-Tổ chức công tác kế toán và bộ sổ kế toán ở công ty in Công Đoàn 31 II. Thực trạng hạch toán kế toán NVL ở Công ty In Công Đoàn 34 1. Đặc điểm chung về NVL, phân loại NVL và đánh giá NVL 34 2. Nguyên vật liệu chi tiết và tổng hợp 36 2.1- Chứng từ 36 2.2- Trình tự kế toán NVL nhập 48 2.3- Trình tự kế toán NVL xuất 53 III. Tình hình quản lý NVL tại Công ty In Công Đoàn 64 phần III: một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in công đoàn 1-Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công Đoàn 65 2-Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in Công Đoàn 67 kết luận nhận xét của đơn vị thực tập nhận xét của giáo viên hướng dẫn