Chuyên đề Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I

ưởng Cơ điện, phân xưởng Mạ, phân xưởng Nhiệt luyện và phân xưởng Bao gói. Các phân xưởng này được bố trí như trong sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm sẽ được trình bầy ở phần sau. 2.1.2.2 - Về tổ chức bộ máy quản lý Công ty: Để quản lý điều hành Công ty hoàn thành công tác sản xuất kinh doanh, bộ máy Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo Công ty có thể nắm bắt được các thông tin kịp thời và đưa ra các quyết định về sản xuất kinh doanh một cách chính xác và đúng đắn. Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty như sau: ứ Khối lãnh đạo Công ty bao gồm: - Giám đốc Công ty là người đại diện hợp pháp của Công ty trước pháp luật, là người có quyền cao nhất, có trách nhiệm quản lý điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, cùng với kế toán trưởng chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty. - Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc: Phó giám đốc Kỹ thuật, Phó giám đốc sản xuất, Phó giám đốc kinh doanh, các Phó giám đốc có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thay mặt Giám đốc điều hành mọi hoạt động của Công ty khi giám đốc đi vắng theo phạm vi quyền hạn của mình. - Thường trực Đảng uỷ và Công đoàn giúp cho Ban giám đốc hoạt động có hiệu quả. ứ Khối phòng ban của Công ty bao gồm: - Phòng Kế hoạch kinh doanh gồm 11 người, có chức năng điều tra nghiên cứu thị trường, dự đoán tình hình tiêu thụ sản phẩm, tìm nguồn hàng và đối tác kinh doanh để ký các hợp đồng. Ngoài những chức năng trên còn có chức năng căn cứ vào nhu cầu của các đơn vị sản xuất trong Công ty để dự thảo kế hoạch sau đó trình Giám đốc duyệt và lập kế hoạch sản xuất. Các phòng ban khác theo kế hoạch đó để triển khai công việc theo phạm vi chức năng của đơn vị mình. - Phòng Thiết kế gồm 5 người và 4 người thành lập chi nhánh riêng, tiến hành thiết kế sản phẩm theo kế hoạch thiết kế, điều chỉnh các thiết kế cũ cho phù hợp đồng thời theo dõi quá trình thực hiện. - Phòng Công nghệ gồm có 14 người, căn cứ vào bản vẽ thiết kế lập ra quy trình công nghệ cho sản phẩm cần sản xuất. Chuẩn bị dụng cụ (dụng cụ cắt và dụng cụgá lắp), dụng cụ nào chưa có phải thiết kế và đưa cho phân xưởng Dụng cụ để tiến hành sản xuât. Tiến hành theo dõi quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm. - Phòng Cơ điện gồm 11 người, có chức năng lập kế hoạch sửa chữa và thiết kế được chi tiết thay thế giao cho phân xưởng Cơ điện thực hiện đồng thời có chức năng quản lý hệ thống điện hay gọi chung là quản lý kỹ thuật máy móc thiết bị. - Phòng KCS gồm 15 người, thực hiện chức năng kiểm tra chất lượng sản phẩm, kiểm tra ngay cả khâu đầu vào và đầu ra, các khâu trong quá trình sản xuất, tiến hành kiểm tra sản phẩm và mẫu mã bao gói. - Phòng Thiết kế cơ bản gồm 11 người, tiến hành sửa chữa các công trình nhỏ trong Công ty và xây dựng các công trình nhỏ. - Phòng Hành chính quản trị gồm 14 người với 4 người ở trạm y tế và 7 người ở trường mầm non, có nhiệm vụ thảo công văn, lưu trữ và vận chuyển các công văn, quản lý tài sản thuộc về hành chính, thực hiện công tác tạp vụ, quản lý xe con, vệ sinh công cộng trong Công ty, quản lý trạm y tế và trường mầm non. - Phòng Tổ chức lao động gồm có 6 người, có chức năng lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch về nhân sự, tuyển dụng mới lao động và đào tạo nghề hai, giải quyết các chế độ cho công nhân viên, định mức thời gian lao động, thanh toán tiền lương, thực hiện các khâu về bảo hộ lao động. - Phòng Bảo vệ gồm có 12 người, có nhiệm vụ bảo vệ chính trị, kinh tế, thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy và thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự. - Phòng Vật tư gồm có 15 người có nhiệm vụ thu mua vật tư, căn cứ vào định mức vật tư và nhu cầu sử dụng vật tư để cung cấp vật tư cho sản xuất, quản lý kho vật tư chính, nói cách khác Phòng vật tư có nhiệm vụ thống kê tình hình nhập – xuất và sử dụng vật tư. - Phòng Tài vụ gồm 8 người, có chức năng quản lý tình hình tài chính của Công ty, hạch toán lỗ lãi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, báo cáo cho Ban giám đốc Công ty để từ đó đưa ra kế hoạch kinh doanh hợp lý… Tóm lại, tổ chức sản xuất và bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1: 2.1.3 - Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: Sản phẩm sản xuất của Công ty rất đa dạng và nhiều loại, phải trải qua nhiều khâu, nhiều gian đoạn khác nhau, mỗi sản phẩm của Công ty có một quy trình công nghệ sản xuất đặc thù, cụ thể khác nhau tuy nhiên hầu hết các sản phẩm của Công ty đều tuân theo một quy trình công nghệ sản xuất chung sau đây: Thép vào Sơ đồ 2.2: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty: PX Khởi phẩm Kho VLC (Thép) PX Cơ khí II PX Cơ khí I PX Cơ điện PX Dụng cụ PX Nhiệt luyện, và PX Mạ PX Bao gói Quy trình công nghệ sản xuất được tiến hành theo tuần tự sau: Đầu tiên vật liệu chính để sản xuất sản phẩm là thép (thép gió, thép khác) được mua từ thị trường bên ngoài nhập kho vật tư, hoặc Công ty có thể mua các phôi ban đầu về nhập kho (không cần phân xưởng khởi phẩm). Khi sản xuất sản phẩm, từ kho vật liệu thép được đưa xuống phân xưởng khởi phẩm. Phân xưởng này có chức năng rèn, dập, cưa, cắt, tiện, phá và hàn nối vật liệu vào để tạo phôi ban đầu. Các phôi ban đầu được đưa xuống các phân xưởng tiếp theo là PX Cơ khí I, PX Cơ khí II, PX Dụng cụ, PX Cơ điện. Nếu Công ty mua phôi ban đầu nhập kho (không qua phân xưởng khởi phẩm) thì các phôi ban đầu này được chuyển từ kho xuống thẳng các phân xưởng trên. ơ PX Cơ khí I có chức năng sản xuất ra các loại bàn ren, ta rô, mũi khoan từ các phôi ban đầu… ơ PX Cơ khí II có chức năng sản xuất dao phay, doa, xoáy, dao tiện, lưỡi cưa, dao chuốt … ơ PX Dụng cụ sản xuất dụng cụ cắt, dụng cụ gá lắp để phục vụ cho các phân xưởng khác. ơ PX Cơ điện sửa chữa điện cho máy móc thiết bị tất cả các phân xưởng và sản xuất các chi tiết thay thế,… Khi sản phẩm được sản xuất ra từ các phân xưởng trên cần phải mạ hay nhiệt luyện như tôi cứng, nhuộm đen, sơn thì được chuyển xuống phân xưởng Nhiệt luyện, PX Mạ. Sau khi qua hai PX này các sản phẩm được chuyển quay trở lại các PX sản xuất để gia công tinh được mài gọt thật chính xác, hoàn thành sản phẩm. Các sản phẩm hoàn thành lại được chuyển xuống PX Bao gói. Đối với những sản phẩm không cần phải mài gọt lại thì từ PX Nhiệt luyện, PX Mạ chuyển thẳng tới PX Bao gói. Tại PX bao gói các sản phẩm được đóng gói bằng hòm gỗ hay bằng túi nilông sau đó được nhập vào kho thành phẩm chuyển đi nhập về kho tiêu thụ. 2.1.4 - Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty: Để phù hợp với đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty Dụng cụ số I tổ chức công tác hạch toán kế toán theo hình thức tập trung, toàn bộ công việc kế toán tập trung ở phòng tài vụ. Các phân xưởng không có bộ phận kế toán nói riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu thập thông tin kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng tại vụ tập trung tại của Công ty. Phòng tài vụ của Công ty gồm 7 người được bố trí cụ thể như sau: ơ Kế toán trưởng có nhiệm vụ: - Chịu trách nhiệm chung trước giám đốc về công tác kế toán tài chính của Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo điều hành về tài chính, tổ chức và hướng dẫn thực hiện các chính sách chế độ và các quy định của Nhà nước, của Ngành về công tác kế toán tài chính. - Bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng Công ty, giao kế hoạch tài chính cho các phân xưởng, phòng ban liên quan. - Tham gia ký và kiểm tra các Hợp đồng kinh tế, tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của toàn Công ty. ơ Phó phòng tài vụ: - Thay thế kế toán trưởng điều hành công tác kế toán tài chính khi kế toán trưởng đi vắng. - Xây dựng kế hoạch tài chính năm để bảo vệ với Tổng Công ty. - Trực tiếp phụ trách công tác kế toán kho vật liệu chính, kế toán tổng hợp và chi tiết toàn bộ quá trình thu mua vật liệu chính để việc xuất kho, tồn kho vật liệu chính xuất dùng cho từng tháng để phân bổ cho phù hợp với giá thành sản phẩm. ơ Kế toán tổng hợp toàn Công ty: - Tổng hợp toàn bộ quyết toán, tổng hợp nhật kí chứng từ, sổ cái bảng tổng kết tài sản của toàn Công ty. - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về giá trị tài sản cố định tổ chức ghi tình hình tăng giảm TSCĐ của Công ty, khấu hao TSCĐ từng tháng và chi phí sản xuất theo đúng nguyên tắc. ơ Kế toán tiền lương và BHXH: - Kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết về thời gian lao động, kết quả của lao động, kiểm tra giám sát quyết toán tiền lương, thưởng và BHXH vào các đối tượng tập trung chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán tổng hợp và chi tiết toàn bộ quá trình thu mua vận chuyển xuất kho vật liệu phụ, nhiên liệu, động lực cho sản xuất theo nhu cầu để phân bổ vào chi phí sản xuất cho phù hợp ơ Kế toán ngân hàng: - Theo dõi các khoản thu, chi tiền gửi Ngân hàng và các khoản vay Ngân hàng. - Theo dõi, kế toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình các khoản phải thu của khách hàng và chuyển tiền bán hàng. ơ Kế toán thanh toán: - Có nhiệm vụ theo dõi kế toán tổng hợp toàn bộ các khoản phải trả cho người bán và tình hình công nợ của Công ty. Kế toán tổng hợp và chi tiết quá trình thu mua, vận chuyển xuất kho công cụ dụng cụ, công nghệ xuất dùng vào việc sản xuất chế tạo sản phẩm để phân bổ vào chi phí và tính giá thành theo đúng nguyên tắc. ơ Thủ quỹ: - Kiêm kế toán kho thành phẩm, kế toán tiền mặt theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ, kiểm tra theo dõi vào sổ, chứng từ, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan đến thành phẩm. Thủ quỹ còn kiêm kế toán các công nợ phải thu, phải trả và tạm ứng. Như vậy, hình thức kế toán tập trung rất phù hợp với Công ty vì nó đảm bảo chỉ đạo tập trung thống nhất, trực tiếp của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của Công ty. Hình thức kế toán của Công ty được khái quát theo sơ đồ sau đây: Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty. Phó phòng Tài vụ Kế toán thanh toán kiêm kho Dụng cụ công nghệ Thủ quỹ và KT kho Thành phẩm Kế toán Ngân hàng Kế toán Tổng hợp và TSCĐ Kế toán trưởng Kế toán Tiền lương và BHXH Nhân viên kinh tế phân xưởng 2.2-Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I: 2.2.1 - Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty: Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản, là cơ sở vật chất để tạo nên thực thể sản phẩm đặc biệt là nguyên vật liệu đó lại gắn với ngành sản xuất sản phẩm cơ khí. Sản phẩm của Công ty chủ yếu là bulông các loại, ốc vít, các loại khung… là những sản phẩm phục vụ cho ngành cơ khí nên nguyên vật liệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại như: thép tròn, thép tấm, thép ống, thép chữ U, thép chữ I, thép góc, que hàn, các chất phốtphát hoá, thép tấm, thép lá… Nguyên vật liệu của Công ty cũng mang những đặc điểm của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung đó là: Vật liệu thuộc loại tài sản lưu động của Công ty, là đối tượng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm và giá trị của nó được chuyển dịch một lần vào giá trị của sản phẩm. Xét về chi phí: Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỉ trọng lớn (khoảng 60 – 65%) trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Công ty. Vì vậy khi có sự biến động nhỏ về chi phí nguyên vật liệu thì cũng ảnh hưởng ngay đến giá thành sản phẩm của Công ty, ảnh hưởng ngay đến doanh thu và lợi nhuận của Công ty nên cần phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả. Do đặc thù nguyên vật liệu của Công ty là dễ bị ôxy hoá, hoá chất rất dễ bị mất phẩm chất, que hàn dễ bị ẩm, ướt nên nếu việc vận chuyển và bảo quản không tốt thì chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Vì vậy, Công ty cần có biện pháp bảo quản, vận chuyển và dự trữ phù hợp với từng loại nguyên vật liệu, tránh mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất. 2.2.2 - Phân loại và tính giá nguyên vật liệu: 2.2.2.1 - Phân loại: Công ty Dụng cụ cơ khí I xây dựng nguyên vật liệu phân loại căn cứ vào công dụng, vai trò của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của Công ty được chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng chủ yếu của Công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm các loại nguyên vật liệu sau: Thép lá, thép trò, thép góc, thép chữ U, thép chữ I, thép tấm. Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau: Thép lá: Lá 0.8 ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44 Thép tròn: Thép fi 25 g/c; Thép fi 21 g/c - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất cần thiết cho quá trình sản xuất như: que hàn, các loại đinh, ốc vít, chất phốt phát, sơn chống gỉ, axit tẩy mối hàn… - Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu, bôi trơn… - Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc như galê, vòng bi, dây cu roa… Việc phân loại vật liệu trên giúp cho Công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và từ đó đưa ra hình thức hạch toán thích hợp. 2.2.2.2 - Tính giá nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu mua ngoài được Công ty đánh giá theo giá thực tế. Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho của Công ty là giá mua chưa có thuế GTGT cộng (+) chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản…) trừ các khoản giảm trừ (nếu có). Đối với nguyên vật liệu mua ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá nguyên vật liệu xuất kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ Công ty tới nơi thuê gia công và từ nơi thuê gia công về Công ty Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân. x Số lượng nguyên vật liệu xuất kho = Trị giá vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân = Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ 2.2.3 - Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I: Tại Công ty việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được hạch toán theo phương pháp thẻ song song. Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên một tờ thẻ kho, thẻ kho được đóng thành từng quyển dùng cho cả năm. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất nguyên vật liệu thẻ kho phải ghi số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế toán. Ví dụ 1: Trong tháng 1 năm 2004 thủ kho nhận được các phiếu nhập và xuất như sau: Biểu 1: Công ty Dụng cụ số I Mẫu số 06-VT Kho: VTKK QĐ số 1141 TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/95 của bộ TC THẻ kho Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thép tấm 25ly Đơn vị tính: Kg Mã số: Stt Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính Số lượng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Kiểm kê ngày 31/12/2003 1.650 01 01 4/1 Kg 1.550 02 12 8/1 Kg 1.915 03 13 8/1 Kg 1.915 04 15 11/1 Kg 1.875 05 21 16/1 Kg 635 06 22 23/1 Kg 1.750 Cộng cuối tháng 5.340 4.300 Tồn kho tháng 1 2.690 Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán vật liệu xuống kho lấy các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý chưa. Nếu như các chứng từ đã hợp lý hợp pháp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Giá bình quân được tính như sau: Ví dụ giá bình quân của thép tấm 25 ly: Theo biên bản kiểm kê ngày 31/12/2003 số lượng thép tấm tồn đầu kỳ là 1650kg, giá thực tế là 4250đ, giá thực tế của nguyên vật liệu nhập trong kỳ là 4500đ. Đơn giá 7.012.500đ + (8.617.500đ + 8.437.500đ) bình quân = trong tháng 1.650kg + (1.915kg + 1.875kg) 24.067.500 = = 4.507đ/kg 5.340 Trị giá hàng tồn kho của thép tấm là 25 ly là: 2.690kg x 4.507đ = 12.123.830đ Trị giá hàng xuất kho của thép tấm 25 ly là: 4.300kg x 4.507đ = 19.380.100 đ Cuối tháng sau khi tổng hợp tất cả các chứng từ và đối chiếu với thẻ kho, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu làm căn cứ để đối chiếu với phần kế toán tổng hợp. Tất cả mọi sai sót phát hiện khi đối chiếu phải được kiểm tra, xác minh và điều chỉnh kịp thời. 2.2.4 - Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 2.2.4.1 - Tài khoản sử dụng: Thực tế tại Công ty Dụng cụ số I, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ. Các tài khoản Công ty sử dụng là: TK 152, TK 133, TK 111, TK 112, TK 141, TK 331, TK 621, TK 627, TK 154, TK 338, TK 138. 2.2.4.2 – Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: 2.2.4.2.1 - Trường hợp mua ngoài: Hàng và hoá đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay. Sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập. * Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt: Ví dụ: Ngày 03/01/2004 Công ty mua thép của Công ty gang thép Thái Nguyên, tổng số tiền là 13.876.500đ bao gồm cả các chi phí mua hàng như vận chuyển, bốc xếp, bao gồm cả thuế GTGT. Công ty trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 20, hoá đơn GTGT ghi: Nợ TK 152: 12.615.000 Nợ TK 133: 1.261.500 Có TK 111: 13.876.500 Nghiệp vụ chi tiền mặt tại Công ty để trực tiếp mua hàng rất ít xẩy ra mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và tạm ứng cho nhân viên đi mua. Biểu 4: Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số I Ghi có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2004 ĐVT: đồng Stt Ngày Ghi có TK 111, Nợ các TK… TK 133 TK 152 TK 153 … … 01 03/01/2004 1.261.500 12.615.000 02 06/01/2004 1.580.462 31.609.268 7.771.900 … … … … … Cộng 12.841.962 112.968.420 27.771.900 Người ghi nhật ký (ký tên) Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ Nhật ký chứng từ số 1. Xác định tổng số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng bên nợ TK 152 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 (ghi Có TK 111 – Nợ TK 152) * Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: Đối với trường hợp này kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận được sổ phụ của ngân hàng (giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và ghi vào sổ tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Ngày 10/1/2004 sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản như sau: Nợ TK 152: 36.950.000 Nợ TK 133: 1.847.500 Có TK 112(1): 38.797.500 Cuối quý hay cuối tháng kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu ở sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có của TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ cái TK 152. Biểu 5: Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số I Ghi có TK 111: Tiền mặt Tháng1/2004 ĐVT: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 Hoá đơn PN NT … TK 152 TK 133 … 042876 13 10/1 Trả tiền mua thép 36.950.000 1.847.500 38.797.500 036971 17 12/1 Trả tiền mua thép 11.200.000 562.500 11.762.500 Cộng 73.057.325 3.652.866 476.710.191 Đã ghi sổ cái ngày … tháng … năm Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) * Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán tiền cho người bán: Đối với nguyên vật liệu mua ngoài chưa trả tiền Công ty hạch toán vào TK 331, trong đó theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán. Vì nguyên vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú và của nhiều đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau. Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán được mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này được mở cho cả một năm, bắt đầu từ 01/01/2004 đến hết năm, mỗi tờ hoá đơn được ghi trên một dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong. Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán được ghi một dòng trong NKCT số 5 như biểu 15. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ cái TK 331, xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng bên Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 (Ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331). Biểu 6: Công ty Dụng cụ số I Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản 331: Phải trả người bán Tháng 1/2004 Đối tượng: Công ty gang thép Thái Nguyên Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số HĐ Số PN NT nhập Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 70.000.000 09619 18 13/1 Mua thép 152 21.820.851 Thuế GTGT 133 1.091.042 097118 20 21/1 Mua thép 152 6.976.763 Thuế GTGT 133 348.838 23/1 Trả bằng TGNH 80.000.000 ….. Cộng 80.000.000 135.237.494 Số dư cuối kỳ 125.237.494 Người ghi sổ (ký tên) Kế toán trưởng (ký tên) Biểu 8: Công ty Dụng cụ số I Sổ cái TK 331 – Phải trả cho người bán Đơn vị tính: đồng Số dư đầu năm Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. TK 112 120.000.000 TK 311 428.041.326 Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số dư cuối tháng Nợ Có 162.978.494 Ngày … tháng … năm… Kế toán trưởng (Ký tên) * Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng: Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền, sổ quỹ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số I và Nhật ký chứng từ số 10. Nợ TK 141 Có TK 111 Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi Có TK 111. Trong cột Nhật ký chứng từ số 10, các đối tượng được tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau. Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập… để định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK141 Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 141 đối ứng bên Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi sổ cái TK 152 (Ghi Có TK 141, ghi Nợ TK 152). Biểu 9: Công ty Dụng cụ số I Nhật ký chứng từ số 10 Ghi Có TK 141 – Tạm ứng Tháng 1/2004 Đơn vị tính: đồng Stt Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 141, ghi Có các TK Ghi Có TK 141, ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ N C TK 111 .. Cộng TK 152 TK 133 .. N C 1 Nguyễn Toàn Thắng 20.000.000 20.000.000 19.047.600 952.400 2 Nguyễn Xuân Thành 3.400.000 3.400.000 3..238.100 161.900 ….. ….. ….. ….. Cộng 32.000.000 32.000.000 26.000.000 1.500.000 4.500.000 Đã ghi sổ cái ngày… tháng… năm… Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) * Trường hợp nhập kho hàng đi đường tháng trước: Vì nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu mua trên địa bàn Hà Nội nên trường hợp này thường không xẩy ra. Hãn hữu có trường hợp cuối tháng hàng chưa về thì Công ty vẫn lưu hoá đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ. 2.2.4.2.2 - Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công: Tại Công ty Dụng cụ số I, nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ nguồn mua ngoài, trường hợp thuê ngoài gia công rất ít. Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công kế toán căn cứ vào: Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho gia công… ghi định khoản như sau: Nợ TK 152 Có TK 154 2.2.4.3 - Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu: Tại Công ty Dụng cụ số I, quá trình kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trường hợp điển hình sau: * Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm (chi tiết cho từng phân xưởng): Nợ TK 621 (chi tiết theo phân xưởng) Có TK 152 (chi tiết nguyên vật liệu) Ví dụ: Ngày 2/1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2/1/2004 về xuất 635 kg thép tấm 25 ly sản xuất máy tiện gien loại 0,8 x 1m kế toán định khoản như sau: Nợ TK 621. XCK: 4.611.02đ Có TK152: 4.611.02đ Định khoản này được ghi ngay trên sổ chi tiết vật tư. * Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627 (chi tiết theo phân xưởng) Có TK 152 Ví dụ: Ngày 2/1/2004 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xưởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị. Nợ TK 627 (PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152: 1.333.32đ * Trường hợp xuất nguyên vật liệu phục vụ cho bán hàng: Nợ TK 641 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 4/1/2004 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên phòng KH và TT. Nợ TK 641: 48.570đ Có TK 152: 48.570đ * Trường hợp xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 20/1/2004 phiếu xuất số 22 xuất nguyên vật liệu đi thuê gia công. Nợ TK 154: 21.393.473đ Có TK 152: 21.393.473đ * Trường hợp xuất nguyên vật liệu đi bán: Nợ TK 632 Có TK 152 Ví dụ: Công ty bán 1.178,8 thép ống fi 140 cho Nhà máy cơ khí 2129 hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2004. Nợ TK 632: 30.648.800đ Có TK 152: 30.648.80đ * Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng: Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích, trên cơ sở đó lập bảng phân bổ số 2. Biểu 10: Công ty Dụng cụ số I Bảng phân bổ số 2 Bảng phân bổ nguyên vật liệu – công cụ dụng cụ Tháng 1/2004 Đơn vị tính: đồng STT Các TK ghi Có Ghi Nợ các TK TK 152 TK 153 1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 642 126.645.790 Cộng 653.561.798 Bảng phẩn bổ số 2 được chuyển cho kế toán tập hợp chi phí để lập bảng kê số 4 và bảng kê số 5: Phần ghi Nợ TK 621, 627, 641…đối ứng Có TK 152. Lập bảng kê số 3. Biểu11: Công ty Dụng cụ số I Bảng kê số 3 Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2004 Đơn vị tính: đồng STT Các TK ghi Nợ Các TK ghi Có TK 152 …… 1 I. Số dư đầu tháng 115.220.800 2 II. Số phát sinh trong tháng 712.666.018 TK 111 (Từ NKCT số 1) 112.968.420 TK 112 (Từ NKCT số 2) 73.057.325 TK 331 (Từ NKCT số 5) 468.942.686 TK 154 (Từ NKCT số 7) 31.697.587 TK 141 (Từ NKCT số 10) 26.000.000 3 Cộng số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng 827.886.818 Cộng xuất trong tháng 653.561.798 Tồn cuối tháng 174.325.020 * Ghi sổ cái TK 152: Sổ cái tổng hợp TK 152 được mở cho cả năm, phản ánh biến động của nguyên vật liệu theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152: - Số dư đầu năm: Được lấy từ sổ cái TK 152 năm trước. - Số phát sinh Nợ: Được lấy từ các NKCT số 1, 2, 5, 7, 10. Từ NKCT số 1: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 112. Từ NKCT số 2: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 331. Từ NKCT số 5: Căn cứ số liệu dòng ghi Nợ TK 152 – cột ghi Có TK 154. Từ NKCT số 10: Căn cứ số liệu tổng cộng cột ghi Nợ TK 152 – ghi Có TK 141. Số phát sinh Có: Được lấy từ bảng phân bổ số 2. Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên NKCT. Biểu12: Công ty Dụng cụ số I Sổ cái TK 152 – Nguyên vật liệu Đơn vị tính: đồng Số dư đầu năm Nợ Có 115.220.800 Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ….. TK 111 (NKCT số 1) 112.968.420 TK 111 (NKCT số 1) 73.057.325 TK 111 (NKCT số 1) 26.000.000 TK 111 (NKCT số 1) 468.942.686 TK 111 (NKCT số 1) 31.697.587 Cộng số phát sinh Nợ 712.666.018 Tổng số phát sinh Có 653.561.798 Số dư cuối tháng Nợ Có 174.325.020 Ngày… tháng… năm… Kế toán trưởng (Ký tên) 2.2.5 - Công tác kiểm kê nguyên vật liệu: Do đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty có loại rất cồng kềnh (như các loại sắt, thép), có loại rất khó bảo quản như hoá chất. Hơn nữa, giá trị của nguyên vật liệu lại chiếm một tỉ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm (60 – 65%). Do vậy để đạt mục tiêu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đòi hỏi Công ty phải tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung, tổ chức công tác quản lý kho vật tư nói riêng. ở Công ty Dụng cụ số I định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu một lần để phát hiện và xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra kinh nghiệm, bổ sung các biện pháp để không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Ban kiểm kê bao gồm 3 người: 1 thủ kho, 1 thống kê (nhân viên phòng Kế hoạch Vật tư), 1 kế toán (Kế toán nguyên vật liệu). Kết quả kiểm kê được ghi vào “Biên bản kiểm kê” do phòng Kế hoạch Vật tư lập. Cuối kỳ kiểm kê, biên bản kiểm kê được gửi về phòng kế toán. Kế toán tập hợp số liệu tính giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại. - = Chênh lệch Số lượng tồn Số lượng tồn thừa thiếu kho kiểm kê kho sổ sách Trước khi lập báo cáo, căn cứ kết quả kiểm kê kế toán hạch toán như sau: - Thừa phát hiện khi kiểm kê: Nợ TK 152 Có TK 338(3381) - Thừa phát hiện qua kiểm kê: Thiếu trong định mức: Nợ TK 642: Trị giá thiếu hụt trong định mức Có TK 152 Thiếu ngoài định mức: Nợ TK 152 Có TK 338(3381) Kết quả kiểm kê cho thấy Công ty đã có sự kết hợp chặt chẽ giữa quản lý và kế toán vật tư nhập kho, xuất dùng, giữa kế toán và thủ kho. Hệ thống kho tàng được bố trí, bảo quản hợp lý an toàn. Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty dụng cụ số I 3.1 - Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự tác động của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này cơ chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền sản xuất hàng hoá. ở nước ta, Đảng và Nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường. Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà nước trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Khi chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế, Nhà nước cho phép các Doanh nghiệp chủ động trong sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán càng có vai trò quan trọng – là nguồn cung cấp các số liệu về kinh tế tài chính để làm nền tảng cho việc ra quyết định kinh doanh và có liên quan trực tiếp đến tương lai của Doanh nghiệp. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, hạch toán kế toán cũng chịu sự chi phối cần đổi mới hoàn thiện. Kế toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức, dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí, đồng thời giảm chi phí hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp cồng kềnh cần được giảm bớt. Vì vậy, các Doanh nghiệp tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình cần có các biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn giản nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ quy định. Công cuộc cải cách chế độ kế toán của nước ta theo quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 đã đáp ứng yêu cầu quản lý hạch toán trong tình hình mới và phù hợp với chuẩn mực thông lệ quốc tế. Do điều kiện nước ta đi sau nên chúng ta đã vận dụng được những kinh nghiệm và sự giúp đỡ của các chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp không tránh khỏi những sai sót, do vậy công tác hoàn thiện tổ chức kế toán là vô cùng cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. 3.2 - Nhận xét chung về công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I : Trong lịch sử phát triển của mình, Công ty đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, trở thành một trong những bạn hàng lớn và ổn định cung cấp trang thiết bị cho ngành công nghiệp, xây dựng. Sản phẩm của Công ty luôn giữ được uy tín với khách hàng về mặt chất lượng, mẫu mã và chủng loại. Để đạt được kết quả như vậy, Công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản lý kế toán nói riêng. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, em thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dụng cụ số I có những ưu điểm sau: - Về công tác quản lý: Công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng cho sản xuất. - ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình một thị trường cung cấp nguyên vật liệu ổn định trên địa bàn Hà Nội, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản lý hoá đơn, chứng từ thu mua. - ở khâu bảo quản: Trong kho của Công ty đã và đang được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho, phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng. - ở khâu sử dụng: Khi có nhu cầu sử dụng, phòng Kế hoạch vật tư xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất. Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với quy mô của Công ty. Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và cung cấp thông tin về quá trình kinh tế diễn ra trong Công ty. Kế toán áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ chức hợp pháp hợp lệ và theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ ràng trong công tác hạch toán. Công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tiến hành có nề nếp theo đúng chế độ. Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Về cơ bản Công ty đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy đủ các biến động về nguyên vật liệu. - áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu: Công ty đã sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, phương pháp này tuy dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Kế toán vật tư phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả công việc. Nhưng đổi lại để hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hướng tiến bộ của Thế giới và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu quả của công tác kế toán, Công ty đã trang bị máy tính cho phòng kế toán. Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Standard 5.0 nhằm giảm bớt công việc ghi chép của kế toán. Kế toán nhập dữ liệu cho máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu như sổ chi tiết vật tư. Cuối tháng kế toán thực hiện các lệch lọc đưa ra các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê tổng hợp giúp kế toán giảm bớt khối lượng công việc và tăng độ chính xác của số liệu kế toán. Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của các cán bộ phòng tài vụ nói chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của Kế toán trưởng Công ty. Bên cạnh những ưu điểm cơ bản nêu trên công tác quản lý kế toán nguyên vật liệu còn tồn tại những mặt chưa hợp lý: - Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính của Công ty chủ yếu là sắt, thép nhưng Công ty sử dụng rất nhiều loại sắt, thép khác nhau về hình dáng (lá, tấm, góc, tròn…); khác nhau về kích thước (cũng là thép tròn nhưng có: 15,5; 17,5 ; 21,5…) nên dễ bị nhầm lẫn, nhưng Công ty chưa xây dựng sổ danh điểm vật tư nên có ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu giữa kho và kế toán trong công việc tìm kiếm. - Cuối tháng khi hàng còn đang đi đường, Công ty không hạch toán vào tài khoản 151 để theo dõi mà chờ đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế toán, điều này chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành. - Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay giá cả của nhiều mặt hàng luôn thường xuyên biến động, Công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nếu gặp phải tình huống giá cả nguyên vật liêu trên thị trường biến động lớn. 3.3- Phương hướng chung để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu: Khi tiến hành việc gì bất cứ ai cũng muốn đạt hiệu quả cao, nghĩa là với chi phí tối thiểu phải đem lại lợi ích tối đa. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là yêu cầu rất bức thiết. Hoàn thiện nghĩa là thay đổi, bổ sung cái mới, cái tiên tiến nhất, phù hợp nhất để công việc tiến hành đạt hiệu quả cao hơn. Tuy nhiên việc hoàn thiện đó cũng phải tuân theo những nguyên tắc nhất định. Chuẩn mực kế toán quốc tế là cơ sở để nước ta xây dựng hệ thống chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh tế của Việt Nam. Trên cơ sở đó chuẩn mực kế toán quốc gia là nguyên tắc kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên các doanh nghiệp căn cứ vào thực tế sản xuất kinh doanh của đơn vị mình mà rút ngắn, thay đổi công tác kế toán cho phù hợp trên nguyên tắc chấp hành những quy định chung mà Nhà nước ban hành. Như vậy hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dụng cụ số I phải dựa trên các chế độ kế toán ban hành của Bộ tài chính về hệ thống, phướng pháp thực hiện, các tài khoản, các chứng từ và sổ sách kế toán đang sử dụng. Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Dụng cụ số I cũng là nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng đồng thời góp phần tích cực vào việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Yêu cầu xây dựng chuẩn mực kế toán trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi phải tăng cường hoàn thiện công tác kế toán trong các doanh nghiệp. Điều này cũng đặt ra nhiệm vụ hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng tại Công ty Dụng cụ Số I. 3.4 - Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I: Với tư cách là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I như sau: 3.4.1 - Xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật tư thống nhất trong Công ty: Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu và thủ kho được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh khi có sai sót, Công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”. Danh điểm vật tư xây dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu… Sổ danh điểm vật tư tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho Công ty áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán được thuận lợi. Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau: Biểu số 13: Đơn vị: Sổ danh điểm vật tư STT Danh điểm vật tư (ký hiệu) Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất nguyên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú V.15,5 S35C Thép tròn 15,5 S35C Kg V.15,6 S35C Thép tròn 15,6 S35C Kg ……. V.17,5 Q215 Thép tròn 17,5 Q215 Kg V.17,5 SCM415 Thép tròn 17,5 SCM415 Kg ……. V.TAM 25 Thép tấm 25 ly Kg V.TAM 40 Thép tấm 40 ly Kg ……. V.VQH1 Que hàn VQH1 Kg V.VQH2 Que hàn VQH2 Kg 3.4.2 - Lập phiếu giao nhận chứng từ nhập xuất: Về giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu của Công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lượng chứng từ về nhập xuất nguyên vật liệu ở Công ty tương đối nhiều, để nâng cao chất lượng bảo quản chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập như sau: Biểu số 14: Phiếu giao nhận chứng từ Từ ngày … đến ngày … STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Ghi chú Người giao Người nhận 3.4.3 – Lập bảng kê chứng từ nhập, bảng kê chứng từ xuất nguyên vật liệu: Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất nhiều, nguyên vật liệu phải xuất làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót nhầm lẫn dễ xẩy ra. Có những trường hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trường hợp chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu không trùng khớp nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập, xuất có thể xây dựng như sau: Ví dụ: Lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất tháng 1/2004. Biểu số 15: Đơn vị: Bảng kê chứng từ nhập nguyên vật liệu Tháng 1 năm 2004 Kho: Vật tư kim khí Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính TK đối ứng Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 4.1 Thép tròn 15,6 S35C Kg 111 584,4 27619 16140543 Thép tròn 15,6 S35C Kg 111 240,2 24286 5833497 02 4.1 Cái 331 7500 1018 7653000 Cái 331 2500 2666 6665000 …….. ….. ….. ….. ….. ….. Tổng cộng 712666018 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 16: Đơn vị: Bảng kê chứng từ xuất Tháng 1 năm 2004 Kho: Vật tư kim khí Chứng từ Diễn giải Đơn vị tính TK đối ứng Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) SH NT 01 2.1 Thép U200 (V.U200) Kg 621 156 29557,85 4611024 02 2.1 Bu lông M8*60 – PX2 Cái 621 50 2580 129000 03 2.1 Que hàn – PX 3 Kg 627 20 66666 1333320 ….. ….. ….. ….. ….. ….. Tổng cộng 653561798 Người lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) Số liệu tổng cộng trên Bảng kê chứng từ nhập và Bảng kê chứng từ xuất được dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ được liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xẩy ra tình trạng thất lạc chứng từ sẽ phát hiện được ngay. Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn rà soát với từng sổ chi tiết. 3.4.4 - Việc mở sổ chi tiết “Phải trả cho người bán”: Mua hàng với hình thức thanh toán trả chậm được kế toán vật liệu theo dõi trên báo cáo chi tiết tài khoản 331 và mở sổ chi tiết số 2, theo dõi trên Nhật ký chứng từ số 5. Tuy nhiên ở Công ty kế toán nguyên vật liệu mở Báo cáo chi tiết tài khoản 331, mẫu này còn sơ sài không có phần theo dõi thời gian của hoá đơn, các phiếu nhập kho trong trường hợp một tính tổng cộng số tiền ghi vào một dòng trên báo cáo chi tiết tài khoản 331 nên ở cột hoá đơn rất khó ghi, có trường hợp còn gây ra thiếu sót hoặc trùng lắp. Sổ chi tiết vừa được kế toán chi tiết nguyên vật liệu làm bằng tay, sau đó tổng hợp lại cho kế toán tổng hợp nguyên vật liệu làm trên máy, như vậy sẽ gây ra sự trùng lặp. Công ty nên mở sổ chi tiết thanh toán với người bán theo mẫu sau: Biểu số 17: Sổ chi tiết thanh toán với người bán TK 331 Đối tượng Loại tiền Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Thời hạn chiết khấu Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 3.4.5 - Công tác hạch toán “Hàng đang đi đường”: Việc hạch toán hàng đi đường chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành, Công ty cần mở tài khoản 151 để theo dõi. Khi nhận được hoá đơn của người bán nhưng hàng chưa về đến Công ty, kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ “Hàng đi đường”. Nếu trong tháng hàng về thì làm thủ tục nhập kho như bình thường. Đến cuối tháng hàng vẫn chưa về, kế toán căn cứ hoá đơn, hợp đồng mua hàng ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331 Và ghi chép trên Nhật ký chứng từ số 6. Tháng sau khi hàng về nhập kho ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 Ví dụ: Ngày 26/2/2004 Công ty mua dầu của cửa hàng Vinh Vượng nhận được hoá đơn sau: Biểu số 18: Hoá đơn (gtgt) Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng CĐ/00 B Ngày 26 tháng 2 năm 2004 N0: 092227 Đơn vị bán: Cửa hàng dầu Vinh Vượng Địa chỉ: 38 Thuốc Bắc – Hà Nội Số tài khoản: 710A- 00360908 Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm Điện thoại:………… MST: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Toàn Thắng. Đơn vị: Công ty Dụng cụ số I. Địa chỉ: Số TK: 710A-00130 Sở giao dịch NHPTNT-TL Hình thức thanh toán: Trả chậm Stt Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Dầu APPCS46 x BL Kg 394,4 270.620 10.893.328 2 Dầu APPCS32 x BL Kg 429,2 28.730 12.330.916 Cộng tiền hàng 23.224.244 Thuế suất thuế GTGT 10%: Tiền thuế GTGT 2.322.424,4 Tổng cộng tiền thanh toán 25.546.668 Số tiền bằng chữ: Hai mươi lăm triệu năm trăm bốn sáu nghìn sáu trăm sáu tám đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Nhưng do xe vận chuyển của cửa hàng bị tai nạn nên cả xe bị giữ chờ giải quyết. Vì vậy đến ngày 28/2 số hàng trên vẫn chưa về đến Công ty. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi bút toán: Nợ TK 151: 23.224.244đ Nợ TK 151: 2.322.424,4đ CóTK 331: 25.546.668đ Và ghi vào NKCT số 6 Đến ngày 6/3 số hàng trên đã về đến Công ty, phòng Kế hoạch Vật tư viết phiếu nhập kho số 42 ngày 6/3/2004. Kế toán ghi bút toán: Nợ TK 152: 23.224.244đ Nợ TK 151: 23.224.244đ Biểu số 19: Công ty Dụng cụ số I. Nhật ký chứng từ số 6 Ghi Có TK 151 – Hàng mua đang đi đường Tháng 3 năm 2004 Stt Diễn giải Số dư đầu tháng Hóa đơn PN Ghi có TK 151, ghi Nợ các TK Số dư CT SH NT SH NT 152 153 … Cộng 1 Mua dầu 23.224.244 92227 26/2 42 6/3 23.224.244 0 Cộng Đã ghi sổ cái ngày … tháng … năm … Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Số liệu ở dòng tổng cộng cột TK 152 của NKCT số 6 được dùng để ghi sổ cái TK 152. 3.4.6 - Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty cần trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Xét về phương diện kinh tế: Nhờ các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho mà bảng Cân đối kế toán của doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Xét về phương diện tài chính: Do dự phòng giảm giá, doanh nghiệp có thể tích luỹ được một số vốn nhất định đáng lẽ đã được phân chia. Số vốn này được sử dụng để bù đắp các khoản giảm giá hàng tồn kho thực sự phát sinh. Thực chất các khoản dự phòng là một nguồn tài chính của doanh nghiệp tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi sử dụng thực sự. Việc trích lập dự phòng được thực hiện ở thời điểm khoá sổ kế toán để lập báo cáo tài chính năm, sau khi tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Để lập dự phòng thì nguyên vật liệu phải có các điều kiện sau: Nguyên vật liệu là những vật tư tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính có giá trị thường thấp hơn giá ghi trên sổ kế toán. Nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá vốn tồn kho. Phương pháp xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Mức dự phòng giảm giá Số lượng hàng Giá đơn vị thực Giá đơn vị thực cần lập cho từng = tồn kho cuối niên x tế ghi sổ của - tế trên thị trường loại hàng tồn kho i độ kế toán i hàng i của hàng i Tài khoản được sử dụng để hạch toán là TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá. Bên Có: Trích lập dự phòng giảm giá. Dư Có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện còn. Phương pháp hạch toán: Cuối niên độ kế toán hoàn nhập toàn bộ số dự phòng đã lập năm trước. Nợ TK 159 Có TK 721 Đồng thời trích lập dự phòng cho năm tới: Nợ TK 642 Có TK 159 Kết luận Trong điều kiện nền kinh tế thị trường, chúng ta đã xoá bỏ cơ chế quan liêu bao cấp dựa dẫm vào sự hỗ trợ của Nhà nước đòi hỏi các doanh nghiệp phải bằng chính nội lực của mình để hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả. Đối với doanh nghiệp sản xuất thì việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu là rất quan trọng. Để phát huy mọi chức năng của kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu nói riêng, việc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu phải được giám sát chặt chẽ, luôn được hoàn thiện nhằm quản lý được tốt tình hình biến động nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng, chủng loại và giá trị. Công tác hạch toán nguyên vật liệu chiếm một thời gian lớn trong công tác kế toán, đồng thời việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Do vậy cần có những biện pháp tốt nhất để hạch toán cũng như để sử dụng và quản lý nguyên vật liệu được đảm bảo, duy trì hoạt động kinh doanh và để phát triển doanh nghiệp. Em đã chọn nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Dụng cụ số I” trong đề án môn học chuyên ngành Quản trị kinh doanh của trường Đại học Công Đoàn. Với sự cố gắng của bản thân trong việc tiếp thu bài giảng và nghiên cứu tài liệu tham khảo bài viết của em sẽ góp một phần nhỏ bé vào việc hoàn thiện lý luận, đánh giá thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại doanh sản xuất. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Tiến sĩ Lê Thị Hoà và các các cô chú trong ban lãnh đạo Công ty Dụng cụ số I đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em mong có sự góp ý nhiệt tình của thầy cô giáo và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn.