Chuyên đề Hoàn thiện công tác tạo động lực làm việc cho lao động quản lý tại cơ quan văn phòng Tổng công ty thép Việt Nam

ọ sự hứng thú. Đặc biệt các cán bộ làm việc ở đây là các cán bộ quản lý, đặc thù công việc của họ ở Tổng công ty là công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách. Công việc này không trực tiếp tạo ra sản phẩm nhưng lại có ý nghĩa rất quan trọng. Tổng công ty đã cố gắng bố trí lao động phù hợp với năng lực, ngành nghề của người lao động, để họ có thể thực hiện công việc một cách thuận lợi. Số người được bố trí công việc phù hợp với ngành nghề đã đào tạo là 82,4%. Điều này chứng tỏ số cán bộ tại văn phòng Tổng công ty được đảm nhận công việc phù hợp với trình độ của mình chiếm tỷ lệ lớn. Số lao động bố trí không phù hợp chiếm 17,6%, nguyên nhân là do công tác tuyển mộ tuyển chọn thực hiện chưa được tốt, chưa có sự phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban chức năng với phòng Tổ chức lao động. Vì thế trong văn phòng Tổng công ty cần thực hiện các biện pháp này tốt hơn nữa. Bên cạnh đó, công việc cũng rất dễ gây cho người lao động cảm giác nhàm chán khi họ thực hiện nó trong một thời gian dài và thành thạo. Chính vì thế Tổng công ty phải thường xuyên làm mới công việc, làm giàu công việc hoặc luân chuyển công việc để người lao động cảm thấy công việc luôn mới mẻ, có hứng thú. Đây cũng là một hạn chế mà văn phòng Tổng công ty chưa thực hiện được. Tổng công ty vẫn chưa làm tốt công tác phân tích công việc, thiết kế công việc cho phù hợp với người lao động. Nguyên nhân chính là do Tổng công ty vẫn chưa thực sự quan tâm đến vấn đề này một cách thỏa đáng. Vì thế trong thời gian tới Tổng công ty cần quan tâm hơn nữa đến công tác này. 3.2.2. Môi trường làm việc. 3.2.2.1. Về công tác đào tạo cho người lao động tại văn phòng Tổng công ty Người lao động luôn muốn được học hỏi để nâng cao trình độ, hoàn thành công việc mình đảm nhận tốt hơn và cũng là để có một công việc tốt hơn, một vị trí cao hơn trong tương lai. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay sự cạnh tranh càng ngày càng trở lên gay gắt, thì đào tạo để nâng cao năng lực cho nguồn nhân lực lại càng quan trọng hơn. Chính vì thế, đào tạo là một công tác quan trọng không thể thiếu trong việc tạo động lực làm việc cho người lao động. Tại văn phòng Tổng công ty thép Việt Nam, công tác đào tạo cho người lao động được Tổng công ty rất quan tâm và tạo điều kiện thuận lợi. Tổng công ty đã quy định tất cả các CBCNV nếu đủ tiêu chuẩn đào tạo đều có quyền và nghĩa vụ tham gia các khóa đào tạo do Tổng công ty tổ chức hoặc đầu tư kinh phí. Quy định này thể hiện sự công bằng giữa các CBCNV với nhau và nó cũng tạo động lực thúc đẩy người lao động làm việc tốt hơn nhằm đạt được các tiêu chuẩn để được tham gia các khóa đào tạo. Tổng công ty tổ chức nhiều hình thức đào tạo phong phú, người lao động tùy vào khả năng và nhu cầu có thể có nhiều lựa chọn phù hợp với bản thân. Có hai hình thức đào tạo chính là: + Đào tạo trong nước bao gồm: đào tạo tập trung; đào tạo tại chỗ hoặc gửi đến các cơ sở đào tạo bên ngoài; đào tạo tại chức. Tùy theo trình độ lao động và yêu cầu của Tổng công ty mà Tổng công ty có thể mời các chuyên gia có trình độ về giảng dạy ở Tổng công ty hoặc cử các cán bộ đi học ở các trung tâm uy tín khác. + Đào tạo ở nước ngoài: đào tạo bồi dưỡng kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ ngắn hạn; thực tập nâng cao trình độ chuyên gia; đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ. Tại văn phòng Tổng công ty, tùy vào hình thức và đối tượng được đào tạo mà có các quy định về kinh phí đào tạo riêng (có thể tài trợ 1 phần hoặc toàn bộ kinh phí đào tạo). Dưới đây là các số liệu về kinh phí, và số lao động ở văn phòng Tổng công ty được đào tạo trong 3 năm gần đây. Bảng 14: Số lượng cán bộ được đào tạo theo các hình thức và mức tài trợ kinh phí tại văn phòng Tổng công ty thép Việt Nam. STT Hình thức đào tạo Mức tài trợ kinh phí Số lao động tham gia qua các năm (người) Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 I Đào tạo trong nước 1 Đào tạo tập trung Đơn vị tổ chức 100% 19 17 20 Cá nhân tự xin học 50%(<=1,5trđ/năm) 4 3 8 2 Đào tạo tại chức Lý luận chính trị 100% 12 10 18 Đào tạo chuyên môn 100% 17 18 15 Đào tạo bằng 2 đại học/cao đẳng 50%(<=1,5trđ/năm) 3 4 6 Đào tạo thạc sĩ 50%/khóa học(<=25trđ/khóa) 2 2 4 Đào tạo tiến sĩ 50%/khóa học(<=30trđ/khóa) 2 1 3 II Đào tạo nước ngoài Bồi dưỡng kỹ năng 100% 3 2 4 Thực tập nâng cao trình độ chuyên môn 100% 2 0 0 Đào tạo thạc sĩ <=18.000USD/khóa học 1 0 2 Đào tạo tiến sĩ <=24.000USD/khóa học 1 0 1 Nguồn: Phòng Tổ chức lao động, Tổng công ty thép Việt Nam. Ta thấy mức kinh phí tài trợ đào tạo cho lao động tại văn phòng Tổng công ty khá cao. Đào tạo trong nước chiếm số lượng lớn lao động được đào tạo so với đào tạo ở nước ngoài, do kinh phí đào tạo ở nước ngoài cao nên số lượng bị hạn chế. Sau đây là số liệu về mức kinh phí mà văn phòng Tổng công ty đã đầu tư cho đào tạo so với các nguồn vốn khác. Bảng 15: Vốn đào tạo doanh nghiệp trong tương quan so sánh với các nguồn vốn khác của VP Tổng công ty thép Việt Nam. Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tổng số vốn Trđ 3.857.974 2.831.000 2.236.512 3.258.600 Vốn đào tạo doanh nghiệp Trđ 15.530 15.000 14.856 17.252 Vốn tín dụng Trđ 1.373.332 1.000.000 1.120.000 1.200.580 Vốn đầu tư phát triển Trđ 2.469.112 1.816.000 1.101.656 2.040.768 Nguồn: Phòng Tổ chức lao động, Tổng công ty thép Việt Nam. Qua bảng trên ta thấy vốn đào tạo của văn phòng Tổng công ty tuy chiếm tỷ lệ nhỏ nhất trong tổng số vốn đầu tư tại đây nhưng số vốn mà văn phòng Tổng công ty đã đầu tư cho đào tạo là tương đối lớn. Do trong 2 năm 2005 và 2006 kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty kém nên vốn đào tạo bị giảm. Nhưng văn phòng Tổng công ty vẫn quan tâm đến công tác đào tạo cho người lao động, tạo điều kiện tốt để người lao động nâng cao trình độ chuyên môn. Nó giúp người lao động thực hiện công việc hiện tại và trong tương lai tốt hơn. Tuy nhiên các chương trình đào tạo này chưa thật sự mang lại hiệu quả cao, việc sử dụng vốn đào tạo chưa hợp lý. Văn phòng Tổng công ty chưa sử dụng hết và hiệu quả những lao động đã được qua đào tạo. Như vậy đã gây ra hiện tượng lãng phí nhân lực và làm cho người lao động cảm thấy không còn hứng thú với các chương trình đào tạo. Nguyên nhân là khi Tổng công ty xây dựng các chương trình đào tạo chưa thật hợp lý, chưa thật sự căn cứ vào nhu cầu của Tổng công ty. Thêm một nguyên nhân khác nữa là Tổng công ty chưa xây dựng được một kế hoạch hợp lý về sử dụng lao động đã qua đào tạo, nội dung đào tạo còn bất cập. Trong thời gian tới Tổng công ty cần xây dựng một chương trình đào tạo khoa học và sử dụng lao động sau đào tạo hợp lý hơn. 3.2.2.1. Cơ hội thăng tiến cho người lao động. Mong muốn có một vị trí công việc tốt hơn, được thăng tiến trong công việc là một nhu cầu chính đáng của người lao động. Người lao động nỗ lực làm việc ngoài mục đích là tiền lương, vật chất còn có một mục đích khác đó là được thăng tiến trong tương lai. Ở văn phòng Tổng công ty, môi trường làm việc ở đây chưa thật sự tạo được điều kiện thuận lợi cho sự thăng tiến của người lao động. Cơ hội thăng tiến của lao động quản lý ở đây chưa cao. Những vị trí quan trọng trong Tổng công ty đa phần là do các cán bộ có trình độ và đã làm việc lâu năm trong Tổng công ty nắm giữ. Người lao động muốn đạt được một vị trí cao hơn thì ngoài trình độ năng lực còn cần đến kinh nghiệm lâu năm trong công việc. Chính vì thế mà đã làm mất cơ hội cho những lao động trẻ có năng lực, nhiều người lao động trẻ trong Tổng công ty có khả năng làm việc tốt nhưng lại chưa làm lâu năm tại đây nên chỉ là nhân viên. Điều này đã làm giảm động lực làm việc của người lao động, làm cho nhân viên cảm thấy không công bằng trong việc thăng tiến. Nguyên nhân của tình trạng trên là do Tổng công ty là một cơ quan Nhà nước, nên vẫn tồn tại tâm lý những người lao động lâu năm là những người có kinh nghiệm, có đủ khả năng làm lãnh đạo. Việc bổ nhiệm lãnh đạo là do các nhà quản lý cấp cao quyết định, như các chức vụ Tổng giám đốc, chủ tịch HĐQT là do Thủ tướng chính phủ quyết định. Chính vì thế việc tạo động lực qua cơ hội thăng tiến ở văn phòng Tổng công ty là rất khó khăn. Phần III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ TẠO ĐỘNG LỰC CHO LAO ĐỘNG QUẢN LÝ Ở VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM. I. PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA TỔNG CÔNG TY TRONG GIAI ĐOẠN TỚI. 1. Hoàn thành việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Nhà nước giai đoạn 2005-2006 theo Quyết định số 08/2005/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ và sự chỉ đạo của Bộ Công nghiệp về cổ phần hoá 5 doanh nghiệp thành viên. Tiếp tục phát triển Tổng công ty theo mô hình công ty mẹ-công ty con. Công ty mẹ phải đủ mạnh để chi phối các công ty con, phải có tiềm lực về tài chính, công nghệ, để có thể chi phối các công ty con và tổ chức phối hợp với các công ty liên kết, duy trì vai trò nòng cốt trong ngành Thép. Bên cạnh đó từng bước tháo gỡ khó khăn nội tại ở các đơn vị thành viên hiện nay. 2. Tổng công ty phấn đấu từng bước xác lập và hình thành Tập đoàn Thép Việt Nam. Kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh thép làm nền tảng; có các loại hình công ty Nhà nước, công ty cổ phần, công ty liên doanh và công ty TNHH. Để đạt mục tiêu này một trong các biện pháp mà Tổng công ty thực hiện trong thời gian tới là phải chủ động đầu tư về vốn, công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học vào sản xuất thép. 3. Trong giai đoạn 5 năm 2006-2010, phấn đấu sản lượng thép cán tăng trưởng bình quân 10-15%/năm (thép cán đạt 50% thị phần thép cả nước); phôi thép cơ bản đáp ứng nhu cầu cho sản xuất của Tổng công ty và đáp ứng một phần nhu cầu về thép chất lượng cao, thép dự ứng lực cho nền kinh tế. Đầu tư đổi mới công nghệ, đưa trình độ công nghệ đạt mức tiên tiến chung của khu vực, đảm bảo khả năng cạnh tranh của các sản phẩm thép. Xây dựng nguồn nhân lực đảm bảo cả về số lượng và chất lượng. 4. Tiếp tục đầu tư chiều sâu, mở rộng sản xuất và nâng cao trình độ công nghệ ở các cơ sở hiện có. Đầu tư mới một số dự án với công suất lớn. II. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TẠO ĐỘNG LỰC CHO LAO ĐỘNG QUẢN LÝ Ở VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY. 1. Xây dựng các tiêu chuẩn, nhiệm vụ rõ ràng cho từng vị trí lao động. Việc xây dựng các bản tiêu chuẩn, nhiệm vụ cho người lao động là một phần của phân tích công việc. Hiện nay công tác phân tích công việc ở văn phòng Tổng công ty vẫn chưa được thực hiện tốt, vì thế Tổng công ty cần tiến hành hoàn thiện quá trình phân tích công việc, xây dựng nó một cách cụ thể, rõ ràng và khoa học. Phân tích công việc là cơ sở để người lao động hoàn thành tốt công việc, vì nhờ nó mà người lao động hiểu rõ các nhiệm vụ, nghĩa vụ, trách nhiệm của mình trong công việc. 1.1. Xây dựng các bản mô tả công việc. Một trong các nội dung của phân tích công việc là phải xây dựng các bản mô tả công việc. Nhờ có các bản mô tả công việc mà người lao động biết rõ được nhiệm vụ, trách nhiệm,..cụ thể của mình. Tổng công ty cần xây dựng các bản mô tả công việc cho từng vị trí lao động cụ thể và quản lý việc thực hiện nó một cách chặt chẽ. Bản mô tả công việc thường gồm các 3 phần sau: + Xác định công việc: gồm: tên công việc (chức danh công việc), mã số của công việc, tên địa điểm hay bộ phận thực hiện công việc, chức danh lãnh đạo trực tiếp,...phần này còn có thể bao gồm một vài ý tóm tắt về mục đích hoặc chức năng của công việc. + Tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc: là phần viết một cách tóm tắt và chính xác về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc về công việc. Trong phần này các câu mô tả phải chính xác người lao động phải làm gì, thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm như thế nào,.. + Các điều kiện làm việc: gồm các điều kiện về môi trường vật chất, thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động,.. Ta có thể xây dựng một bản mô tả công việc cho một chuyên viên phòng Tổ chức lao động như sau: Chức danh Chuyên viên phòng Tổ chức lao động Báo cáo với Trưởng phòng Tổ chức lao động Các nhiệm vụ - Nghiên cứu các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ chính sách của người lao động và làm các thủ tục liên quan đến chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ của khối văn phòng Tổng công ty tại khu vực phía Bắc. - Tham gia dự thảo kế hoạch định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm của Tổng công ty. Thẩm định các phương án sắp xếp lao động của Tổng công ty và các đơn vị. - Tổng hợp các báo cáo, thống kê định kỳ về lao động, thu nhập của Tổng công ty và các báo cáo thống kê khác có liên quan đến nhiệm vụ được giao. - Dự thảo các quyết định nâng, hạ bậc lương cho người lao động. - Tính tiền lương, lập sổ lương hàng tháng và tính thu nhập năm của cán bộ văn phòng Tổng công ty. Điều kiện làm việc - Được trang bị đầy đủ các điều kiện vật chất như: máy tính, máy in, máy fax, bàn ghế,... - Làm việc theo giờ hành chính 8 tiếng. Không chỉ xây dựng hệ thống các bản mô tả công việc, Tổng công ty cần phải quản lý việc thực hiện các bản này một cách chặt chẽ và có hiệu quả. 1.2. Xây dựng các bản mô tả công việc. Ngoài bản mô tả công việc, văn phòng Tổng công ty còn cần phải xây dựng các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Các bản tiêu chuẩn thực hiện công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo động lực cho người lao động, vì nó là cơ sở để người lao động thực hiện công việc, nó còn là căn cứ tổ chức đánh giá thực hiện công việc để trả lương cho người lao động. Dưới đây là ví dụ về một bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của một nhân viên kế toán tổng hợp như sau: TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC CỦA MỘT NHÂN VIÊN KẾ TOÁN TỔNG HỢP Lập các báo cáo kế toán hàng tháng, quý năm chính xác và đúng thời hạn quy định. Lập chính xác và đúng thời gian các bản báo cáo tài chính, các bản thu chi ngân quỹ, các khoản nộp ngân sách và các khoản phải nộp khác. Quản lý, kiểm tra sổ sách trong mọi lĩnh vực kế toán: giấy báo thu, nợ phải trả, tài sản cố định, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,.. chính xác, rõ ràng. Thực hiện báo cáo đầy đủ cho kế toán trưởng, hỗ trợ kế toán trưởng thực hiện một số công việc khác đạt kết quả tốt. Hoàn thành tốt các công việc khác được cấp trên giao phó. Thực hiện và quản lý tốt việc xây dựng và thực hiện các bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc sẽ là cơ sở cho hoạt động đánh giá thực hiện công việc. 1.3. Đánh giá thực hiện công việc Đây cũng là một hoạt động hết sức quan trọng, không thể thiếu trong công tác tạo động lực làm việc cho người lao động. Như đã phân tích, hoạt động đánh giá thực hiện công việc ở văn phòng Tổng công ty chưa đạt được hiệu quả cao. Vì thế Tổng công ty cần hoàn thiện hơn nữa công tác đánh giá thực hiện công việc. Một nguyên nhân quan trọng dẫn đến công tác đánh giá thực hiện công việc của văn phòng Tổng công ty chưa được tốt là do chưa xây dựng được hệ thống các bản mô tả công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng lao động. Khi hệ thống này được xây dựng, việc đánh giá thực hiện công việc của người lao động sẽ chính xác và hiệu quả hơn. Tại văn phòng Tổng công ty, cần xây dựng một hệ thống đánh giá thực hiện công việc khoa học, hợp lý và thực hiện một cách chính xác. Một hệ thống đánh giá thực hiện công việc thường gồm 3 yếu tố cơ bản sau: + Các tiêu chuẩn thực hiện công việc. + Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức đã xây dựng trong tiêu chuẩn. + Thông tin phản hồi với người lao động và với phòng Tổ chức lao động. Để đánh giá thực hiện công việc một cách chính xác thì đầu tiên cần phải xác định phương pháp đánh giá phù hợp. Văn phòng Tổng công ty có thể lựa chọn một phương pháp đơn giản dễ thực hiện như phương pháp thang đo đánh giá đồ họa. Tại Văn phòng Tổng công ty đã xây dựng được các mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc một cách rõ ràng và khoa học ( như đã đề cập ở phần 2 và ở phụ lục). Tuy nhiên công ty có thể xây dựng thêm một số mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc khác. Dưới đây là ví dụ một mẫu phiếu đánh giá thực hiện công việc ta có thể xây dựng cho văn phòng Tổng công ty như sau: PHIẾU ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Họ tên:………………………………… Đơn vị: Phòng………………………… Nội dung đánh giá Xếp loại A B C D I. Tinh thần kỷ luật, thái độ 1. Thực hiện nội quy của Tổng công ty. 2. Chấp hành quy định giờ làm việc. 3. Thái độ giao tiếp với đồng nghiệp. 4. Ý thức bảo vệ của công. 5. Tích cực trong công việc. II. Khả năng chuyên môn, nghiệp vụ 1. Đáp ứng yêu cầu công việc. 2. Tinh thần học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. 3. Có đề xuất, sáng kiến, năng động trong công việc. III. Kết quả công tác 1. Hoàn thành công việc được giao. Ghi chú: - Đánh giá bằng cách đánh dấu vào cột xếp loại các nội dung đánh giá trong bảng sau. - Trong đó: loại A: Giỏi; loại B: Khá; loại C: Trung bình; loại D: Kém. Hà Nội, ngày….tháng….năm… TRƯỞNG PHÒNG Tuy nhiên bên cạnh việc sử dụng các mẫu phiếu đánh giá này, Tổng công ty cần thực hiện đánh giá công bằng và hiệu quả hơn nữa. Đánh giá thực hiện công việc phải căn cứ vào kết quả phân tích công việc mà Tổng công ty đã tiến hành. Khi đánh giá, người đánh giá phải dựa vào các tiêu chuẩn rõ ràng, cụ thể, có khoa học, không dựa vào phán đoán chủ quan của người đánh giá. Mặt khác quá trình đánh giá phải được thực hiện công bằng giữa những người lao động với nhau, không có sự thiên vị do chức vụ quyền lợi. Tâm lý “dĩ hòa vi quý”, sợ mất lòng, cả nể cũng cần phải được xóa bỏ. Tổng công ty cần làm cho người lao động cảm thấy tin tưởng vào sự công bằng, chính xác, của chương trình đánh giá. Những cán bộ đánh giá phải được lựa chọn kỹ càng và phải được huấn luyện, đào tạo kỹ về chuyên môn nghiệp vụ để có thể đáp ứng được yêu cầu công việc. Sau khi thực hiện chương trình đánh giá trên, cần phải áp dụng triệt để kết quả của chương trình đánh giá vào việc trả lương, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Cần áp dụng các hình thức thưởng phạt rõ ràng, công bằng giữa những người làm việc tốt và những người làm việc không tốt. Khi đó người lao động mới thấy được sự công bằng của chương trình đánh giá và họ sẽ có động lực để làm việc tốt hơn. Khi công tác đánh giá thực hiện công việc tốt sẽ tạo động lực làm việc cho người lao động ở văn phòng Tổng công ty. 2. Tạo điều kiện đầy đủ cho cán bộ quản lý thực hiện hiệu quả nhiệm vụ của mình. Sau khi phân công rõ chức năng, nhiệm vụ cho từng lao động cụ thể để họ thuận lợi trong quá trình thực hiện công việc, tiếp theo Tổng công ty cần tạo điều kiện đầy đủ cho lao động hoàn thành công việc của mình Tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của người lao động là một yếu tố rất quan trọng và cần thiết. Khi người lao động có đầy đủ các điều kiện cần thiết thì họ mới cảm thấy thoải mái và có điều kiện để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Văn phòng Tổng công ty cần thực hiện các biện pháp dưới đây nhằm duy trì và cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động. 2.1. Tạo điều kiện và môi trường làm việc thuận lợi cho lao động quản lý để họ hoàn thành công việc tốt nhất. Cung cấp đầy đủ các trang thiết bị và điều kiện cần thiết để người lao động hoàn thành nhiệm vụ. Tổng công ty cần duy trì việc cung cấp các điều kiện cần thiết cho người lao động làm việc như hiện nay. Tại văn phòng Tổng công ty, lao động làm việc ở đây chủ yếu làm công tác quản lý nên các điều kiện để làm việc như máy tính, máy fax, máy in,..như hiện nay là rất cần thiết. Ngoài ra Tổng công ty nên tiếp tục bố trí, thiết kế nơi làm việc khoa học, có thẩm mỹ hơn nữa như: trang trí thêm cây xanh, treo thêm một số bức tranh,.. cho phòng làm việc sinh động, không khí dễ chịu, giảm căng thẳng. Bên cạnh đó Tổng công ty nên đầu tư cho các dự án nghiên cứu khoa học, các viện nghiên cứu như Viện luyện kim đen,..để người lao động có thể đảm bảo điều kiện phát huy tính sáng tạo cao nhất. Sắp xếp bố trí lao động phù hợp với trình độ, năng lực, đảm bảo yêu cầu công việc. Để sắp xếp, bố trí lao động hợp lý, phù hợp với khả năng và ngành nghề đã được đào tạo của lao động Tổng công ty cần xây dựng một chương trình tuyển mộ, tuyển chọn hợp lý, rõ ràng và công bằng, khoa học. Kế hoạch tuyển mộ phải được dựa trên nhu cầu nhân lực của Tổng công ty, không nên tuyển dư thừa lao động. Các phòng thiếu lao động sẽ kết hợp với phòng Tổ chức lao động để xây dựng và thực hiện chương trình tuyển dụng lao động. Khi xây dựng thành công chương trình này, cần thực hiện chương trình một cách triệt để nhằm thu được kết quả cao nhất. Quá trình này cần phải được thực hiện đảm bảo yêu cầu của công việc, đối với tất cả các vị trí từ cao nhất đến thấp nhất. Có thể tuyển mộ, tuyển dụng lao động ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Sau khi tuyển chọn được lực lượng lao động phù hợp thì cần phải bố trí lao động phù hợp với vị trí công việc yêu cầu, phù hợp với khả năng và nguyện vọng của họ để có thể đảm nhận công việc tốt nhất. Vì nếu bố trí lao động không phù hợp có thể gây lãng phí cho Tổng công ty về kinh phí đào tạo, không tận dụng hết được khả năng của nhân viên,..Bố trí lao động hợp lý sẽ tạo điều kiện cho họ phát huy năng lực bản thân, phù hợp với nguyện vọng của họ sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái, có động lực làm việc hơn. Cần quán triệt nguyên tắc này trong quá trình tuyển dụng bố trí lao động từ vị trí cao đến vị trí thấp. Nếu bố trí không phù hợp có thể dẫn đến việc lao động không thể thực hiện tốt công việc vì không đủ khả năng hoặc gây lãng phí chất xám do lao động trình độ cao lại bố trí công việc đơn giản. Khi sử dụng lao động hợp lý họ sẽ có cơ hội phát huy hết khả năng của bản thân, giảm bớt chi phí đào tạo cho doanh nghiệp. Xây dựng các chương trình đào tạo hợp lý, khoa học và các kế hoạch sử dụng lao động sau đào tạo. Nhằm cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, văn phòng Tổng công ty cần thường xuyên đào tạo các cán bộ lao động để đáp ứng các nhu cầu công việc và đáp ứng nhu cầu của cá nhân người lao động. Đặc biệt trong giai đoạn cạnh tranh như hiện nay, việc đào tạo cho người lao động sẽ tạo ra sức mạnh cho Tổng công ty, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tổng công ty cần xây dựng các kế hoạch đào tạo hợp lý, dựa vào nhu cầu công việc của Tổng công ty ( đào tạo cái gì ? ai cần đào tạo ?) và nhu cầu của bản thân người lao động. Vì thế cần kết hợp hài hòa lợi ích của Tổng công ty với lợi ích của người lao động. Hình thức đào tạo cũng cần dựa vào yêu cầu thực tế của Tổng công ty, Tổng công ty có thể mời các chuyên gia giỏi về hướng dẫn, mở các buổi hội thảo ngắn hạn. Đối với một số vị trí quản lý cấp cao, quan trọng văn phòng Tổng công ty nên cử các cán bộ này đi học tập ở nước ngoài để nâng cao trình độ, tiếp cận với khoa học hiện đại. Về kinh phí đào tạo, văn phòng Tổng công ty cần đầu tư kinh phí nhiều hơn nữa cho công tác đào tạo phát triển nhân lực. Nguồn kinh phí có thể kết hợp giữa kinh phí của cán bộ đi đào tạo và của văn phòng Tổng công ty. Tuy nhiên cần có tỷ lệ hợp lý giữa 2 nguồn này, phần đóng góp của cán bộ công nhân viên chỉ là phần bổ sung thêm, nhỏ hơn kinh phí do văn phòng Tổng công ty bỏ ra. Mặt khác văn phòng Tổng công ty cũng cần phải sử dụng vốn đầu tư cho đào tạo một cách hợp lý, trong khả năng chi trả của Tổng công ty, không quá lãng phí. Như hiện nay, tại văn phòng Tổng công ty, các khóa đào tạo cho lao động tại đây chủ yếu là về chuyên môn nghiệp vụ. Vì thế ngoài đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, Tổng công ty cần đào tạo cho người lao động về các kỹ năng cơ bản như giao tiếp, kỹ năng giải quyết vấn đề,.. và nâng cao về ngoại ngữ, tin học, giao tiếp,.. nhất là khi hiện nay thời đại công nghệ thông tin đang bùng nổ mạnh mẽ. Mặt khác không chỉ xây dựng các chương trình đào tạo, Tổng công ty còn cần phải có kế hoạch sử dụng lao động đã qua đào tạo. Hiện nay ở văn phòng Tổng công ty vẫn còn tồn tại thực trạng chưa sử dụng hết và hiệu quả lao động đã qua đào tạo. Nguyên nhân là do văn phòng Tổng công ty chưa xây dựng được kế hoạch đào tạo hợp lý, chưa có kế hoạch cụ thể đối với lao động đã qua đào tạo,.. Điều này sẽ gây lãng phí cho doanh nghiệp về chi phí đào tạo, người lao động không phát huy hết khả năng của bản thân và khiến người lao động không có động lực, không muốn phấn đấu để được tham dự các chương trình đào tạo.Vì thế Tổng công ty cần xây dựng kế hoạch sử lao động đã được đào tạo ngay từ khi xây dựng chương trình đào tạo và thực hiện đúng theo kế hoạch đã xây dựng. Thường xuyên thiết kế lại công việc, làm phong phú công việc. Trong quá trình thực hiện công việc, người lao động rất dễ cảm thấy nhàm chán với công việc mình đang đảm nhận. Bản thân công việc đóng vai trò quan trọng trong qua trình thực hiện công việc của người lao động. Rất khó để người lao động thực hiện tốt công việc mà bản thân họ cảm thấy nhàm chán, đơn điệu, không tạo sự say mê, mới mẻ. Vì thế văn phòng Tổng công ty phải thường xuyên làm phong phú, làm mới công việc. Thường xuyên thiết kế lại công việc cho phù hợp với trình độ, năng lực và sở trường của người lao động, khiến nó trở lên phong phú hấp dẫn với người lao động quản lý hơn. Có thể làm cho công việc phong phú hơn bằng nhiều hình thức như: mở rộng công việc (một người có thể đảm nhận thêm nhiều công việc khác như kế toán có thể đảm nhận thêm công việc của ban kiểm soát HĐQT,..). Khi mở rộng thêm công việc thì trách nhiệm cũng tăng lên, người lao động được đảm nhận thêm công việc mới, khi đó người lao động sẽ phấn đấu hơn để hoàn thành nhiệm vụ. Ngoài hình thức này còn có thể thiết kế, làm mới công việc bằng cách: làm giàu công việc, luân chuyển công việc,..Ngoài ra để khiến công việc của người lao động mới mẻ, hấp dẫn hơn, văn phòng Tổng công ty có thể tổ chức các nhóm làm việc như làm việc theo dự án, mỗi người sẽ đảm nhận một công việc khác nhau trong nhóm. Khi đó họ sẽ có ý thức về vị trí của bản thân trong nhóm, lợi ích chung của nhóm, vì thế họ sẽ cố gắng làm việc để đạt kết quả cao hơn. Tùy nhiên hình thức này chỉ áp dụng được cho một số lĩnh vực nhất định. Khi công việc luôn tạo được sự mới mẻ đối với người lao động, họ sẽ có động lực làm việc, thỏa mãn với công việc đang thực hiện hơn, và nó cũng khiến kết quả công việc của người lao động tốt hơn. Tạo môi trường thăng tiến cho người lao động. Nhiều lao động quản lý nỗ lực làm việc đạt kết quả tốt vì mong muốn mình có một vị trí tốt, được thăng tiến trong tương lai. Chính vì vậy cơ hội thăng tiến trong công việc có ý nghĩa quan trọng trong quá trình thực hiện công việc của người lao động. Rất nhiều doanh nghiệp Nhà nước hiện nay xảy ra hiện tượng “chảy máu chất xám” một phần là do cơ hội thăng tiến ở đây thấp. Vì thế văn phòng Tổng công ty cần phải xây dựng một môi trường làm việc tạo điều kiện cho người lao động phát triển sự nghiệp. Không chỉ xây dựng môi trường làm việc tạo cơ hội phát triển cho lao động quản lý, mà còn cần phải xây dựng chương trình này thật sự công bằng trong việc tạo cơ hội thăng tiến với những người có thành tích và không có thành tích. Mặt khác cũng cần làm cho người lao động nhận thấy họ cần phải thực hiện công việc như thế nào để đạt được vị trí như họ mong muốn. Để làm tốt công tác này thì văn phòng Tổng công ty cần xây dựng một hệ thống các mức, các tiêu chuẩn thăng tiến cho người lao động. Thông qua hệ thống này, người lao động sẽ có đích để vươn tới, và biết rõ điều kiện thăng tiến là gì, họ phải thực hiện công việc như thế nào để đạt được một vị trí cụ thể cao hơn. Mặt khác, khi xây dựng được hệ thống này sẽ giảm bớt sự cạnh tranh không lành mạnh hay sự bất mãn trong Tổng công ty. Bên cạnh việc xây dựng chính sách thăng tiến công bằng, minh bạch, văn phòng Tổng công ty cần phải quan tâm thực hiện chính sách này một cách triệt để, khoa học. Như thế mới làm cho người lao động cảm thấy an tâm cố gắng làm việc, nỗ lực cống hiến vì Tổng công ty. 2.2. Sự quan tâm của lãnh đạo đối với nhân viên. Sự quan tâm, cách đối xử của người lãnh đạo đối với nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đối với việc thực hiện công việc của họ. Người lãnh đạo là người trực tiếp quản lý sự thực hiện công việc của người lao động, nếu người lãnh đạo gây khó khăn hoặc thiếu quan tâm cho nhân viên thì sự thực hiện công việc của người lao động rất dễ gặp khó khăn không thu được kết quả cao. Hiện nay văn phòng Tổng công ty cần duy trì như hiện nay và thực hiện tốt hơn nữa vấn đề trên. Lãnh đạo ở Tổng công ty không chỉ tạo điều kiện cho người lao động, quan tâm đến đời sống gia đình họ mà còn cần phải tiếp xúc, quan tâm để hiểu rõ nhân viên hơn nữa. Cần tìm hiểu những khó khăn trong công việc của nhân viên là gì, họ có mục tiêu gì trong tương lai, những vấn đề gì về lãnh đạo về tổ chức khiến họ cảm thấy căng thăng,..Người lãnh đạo phải thường xuyên gần gũi với nhân viên, tin tưởng họ, gửi gắm và cho họ biết mình sự mong chờ gì ở nhân viên, không được có ấn tượng tiêu cực hay ác cảm với nhân viên của mình. Thường xuyên khen ngợi những nhân viên làm việc tốt, công nhận khả năng của họ như vậy người lao động sẽ có động lực làm việc tốt hơn. Tin tưởng giao trọng trách công việc cho nhân viên đảm nhận. Việc quan tâm, gần gũi này sẽ khiến người lãnh đạo đánh giá việc thực hiện công việc của người lao động một cách công bằng, hiệu quả. Trong cách cư xử với nhân viên, lãnh đạo không được quá gay gắt, nhưng nói đúng làm đúng, xử đúng người đúng việc, truy cứu đúng trách nhiệm, đúng lỗi bằng những bằng chứng thuyết phục, sẽ làm nhân viên cảm thấy thỏa đáng, chứ không cảm thấy mình bị chèn ép. Người lãnh đạo không chỉ phải quan tâm đến nhân viên của mình mà còn phải quan tâm đến kết quả thực hiện công việc của bản thân mình. Người lãnh đạo thực hiện công việc tốt, luôn cố gắng trong công việc là tấm gương để các nhân viên dưới quyền noi theo. Như vậy các nhân viên mới phấn đấu nỗ lực làm việc, bởi một người lãnh đạo không có động lực thì các nhân viên dưới quyền khó có thể có động lực làm việc cao. Mặt khác, người lãnh đạo cần phải xây dựng được hình ảnh tốt đối với nhân viên, phải làm cho nhân viên tôn trọng và tin tưởng mình. Thêm vào đó nhận thức của người lao động về Tổng công ty có tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào người lãnh đạo. Người lãnh đạo cần tạo sự tin tưởng cho nhân viên về tương lai của Tổng công ty, tạo dựng hình ảnh đẹp về Tổng công ty đối với nhân viên. 2.3. Tạo dựng uy tín của Tổng công ty đối với người lao động trong văn phòng Tổng công ty và trên thương trường. Hình ảnh và uy tín của Tổng công ty trên thương trường có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của Tổng công ty. Đối với lĩnh vực nhân sự, uy tín của Tổng công ty sẽ giúp doanh nghiệp thu hút được một lực lượng lao động giỏi, người lao động trong Tổng công ty cũng sẽ an tâm làm việc và cống hiến cho doanh nghiệp. Chính vì điều này mà Tổng công ty cần phải xây dựng hình ảnh và tạo dựng uy tín của mình trên thương trường trong nước và quốc tế. Để làm được điều này Tổng công ty cần tăng cường hiệu quả trong hoạt động marketing để quảng bá hình ảnh Tổng công ty, có chế độ đãi ngộ nhân viên hợp lý nhằm thu hút nhân tài, tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, các vấn đề tài chính,.. Việc tạo uy tín bên trong tổ chức cũng hết sức quan trọng. Một doanh nghiệp mà làm cho người lao động cảm thấy không tôn trọng, không tạo được uy tín đối với nhân viên thì sẽ khiến người lao động không gắn bó và nỗ lực làm việc vì doanh nghiệp đó. Vì thế doanh nghiệp muốn tồn tại vững chắc thì không chỉ tạo uy tín ngoài thương trường mà còn cần phải tạo dựng uy tín với những người lao động trong bên trong doanh nghiệp. Tại văn phòng Tổng công ty, để làm điều này thì trước hết doanh nghiệp cần phải xây dựng văn hóa tổ chức và duy trì nó. Văn phòng Tổng công ty cần xây dựng một hệ thống văn hóa doanh nghiệp và phát triển nó trở thành văn hóa mạnh. Văn hóa tổ chức mạnh sẽ chi phối và định hướng hành vi của các thành viên trong Tổng công ty. Khi có văn hóa tổ chức mạnh, người lao động sẽ gắn bó với Tổng công ty hơn, giảm bớt sự luân chuyển công việc. Tổng công ty không những tạo dựng được uy tín với những người lao động trong tổ chức mà còn xây dựng được uy tín trên thị trường. Nhưng việc xây dựng văn hóa tổ chức là một việc làm khó khăn, phải trải qua một quá trình lâu dài và bền bỉ. Vì thế đòi hỏi các thành viên trong ban lãnh đạo phải kiên trì, cố gắng thực hiện tới cùng, và phải có sự hợp tác giữa người lãnh đạo và người lao động trong Tổng công ty. Phần lớn người lao động chưa hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp, vì vậy đầu tiên Tổng công ty cần làm cho họ hiểu văn hóa doanh nghiệp là gì?, bản thân họ có vai trò gì trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp? Tổng công ty sẽ xây dựng hệ thống văn hóa tổ chức như thế nào?..Văn phòng Tổng công ty có thể đề ra các tiêu chí, các quan điểm cần phải thực hiện và duy trì như: tạo mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên trong Tổng công ty, lãnh đạo luôn quan tâm giúp đỡ nhân viên hoàn thành công việc, người lao động luôn cố gắng thực hiện tốt công việc,.. Thêm vào đó để tạo dựng uy tín với người lao động, Tổng công ty cần đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, không ngừng phát triển doanh nghiệp, đảm bảo việc làm và cải thiện thu nhập cho người lao động. 2.4. Làm cho người lao động tin tưởng vào sự phát triển của Tổng công ty. Làm cho người lao động tin tưởng vào sự phát triển của doanh nghiệp cũng là một nhiệm vụ rất quan trọng trong công tác tạo động lực làm việc cho người lao động. Chỉ khi người lao động cảm thấy tin tưởng vào sự phát triển của Tổng công ty thì họ mới có thể an tâm làm việc và cố gắng đạt kết quả làm việc tốt. Muốn làm cho người lao động tin tưởng vào doanh nghiệp thì cần phải đảm bảo việc làm cho họ, không để người lao động rơi vào tình trạng thiếu hoặc mất việc làm. Đảm bảo và không ngừng nâng cao thu nhập cho người lao động. Gắn chặt thu nhập của người lao động với kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, và làm cho người lao động hiểu rằng thu nhập của người lao động tăng lên đồng nghĩa với việc Tổng công ty ngày càng hoạt động hiệu quả và ngược lại. Tổng công ty có thể tổ chức một số hoạt động kỷ niệm, phát thưởng cho cán bộ công nhân viên vào một số ngày lễ tết. Để người lao động tin tưởng vào sự phát triển của Tổng công ty thì người lãnh đạo là một cầu nối hết sức quan trọng. Người lãnh đạo cần làm cho nhân viên thấy và tin tưởng vào viễn cảnh tốt đẹp của Tổng công ty. Bản thân họ cũng cần làm cho nhân viên nhận thấy sự tin tưởng của họ đối với tổ chức, khi nhân viên mất niềm tin vào lãnh đạo họ sẽ không nhiệt tình làm việc, và nguy hiểm hơn họ có thể cảm thấy mất lòng tin vào Tổng công ty. 3. Nâng cao hiệu quả của các khuyến khích vật chất và tinh thần. 3.1. Duy trì và hoàn thiện chính sách tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi cho người lao động. Đảm bảo cơ chế trả lương công bằng, mang tính cạnh tranh. Tổng công ty cần đảm bảo tiền lương, thu nhập cho người lao động và không ngừng cải thiện tiền lương cho người lao động theo xu hướng nâng cao về giá trị.. Hiện nay giá cả thị trường liên tục tăng cao, vì thế cần điều chỉnh thu nhập của người lao động linh hoạt theo sự biến động của giá cả thị trường (với xu hướng tăng lên). Như vậy nó mới giúp cho người lao động đảm bảo được cuộc sống nhờ tiền lương. Khi đó tiền lương mới có tác dụng kích thích người lao động làm việc tốt hơn. Tổng công ty nên gắn tiền lương của người lao động với kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tức là tiền lương nên chia làm 2 phần là phần cố định và phần biến đổi. Phần lương cố định được tính dựa theo hệ số lương và lương tối thiểu của nhà nước cụ thể là: Lương cố định = hệ số lương * lương tối thiểu Còn phần lương biến đổi được tính dựa trên kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty. Tùy theo mức đóng góp của người lao động, vị trí làm việc mà được tính lương theo phần trăm của kết quả sản xuất tương ứng. Việc trả lương cho người lao động cần phải trả lương công bằng (cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp), xứng đáng với công sức người lao động bỏ ra. Hiện nay để thực hiện được vấn đề này tốt hơn nữa, văn phòng Tổng công ty cần xây dựng hoàn chỉnh hệ thống đánh giá thực hiện công việc và tiến hành đánh giá nghiêm túc, chính xác. Sau đó tiến hành trả lương theo đúng kết quả của hoạt động đánh giá thực hiện công việc. Xây dựng chính sách tiền thưởng và sử dụng các hình thức thưởng phạt công bằng, hợp lý. Tổng công ty cũng cần phải xây dựng chế độ tiền thưởng hợp lý hơn cả về hình thức và mức thưởng. Cần nâng cao mức thưởng của các cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty. Mức thưởng cao mới có tác dụng kích thích người lao động. Thêm vào đó cần xác định mức thưởng giữa các cấp quản lý phù hợp hơn, không thấp như hiện nay, tránh tình trạng “bình quân hóa”. Vì mức chênh lệch tiền thưởng giữa các cấp còn là động lực thúc đẩy người lao động có tinh thần trách nhiệm hơn. Đối với những nhà quản lý đảm nhận vị trí cao cần phải được thưởng cao hơn nữa khi họ hoàn thành tốt nhiệm vụ bởi vì những người lao động có vị trí cao là những người phải đảm nhiệm trọng trách lớn, có vai trò quan trọng. Chính sách tiền thưởng cần phải rõ ràng giữa những người có thành tích và những người không có thành tích, không khen thưởng chung chung ai cũng như ai. Cần xây dựng tiêu chuẩn thưởng phạt rõ ràng, những người có công thì được thưởng, những người không hoàn thành nhiệm vụ, kết quả làm việc kém thì phải bị phạt, kỷ luật,..Làm như vậy sẽ kích thích người lao động nỗ lực làm việc, và hạn chế, loại bỏ các hành vi sai phạm. Tiếp tục đảm bảo cung cấp các loại phúc lợi cho người lao động và thiết kế chương trình phúc lợi ngày càng phong phú, chất lượng hơn. Về các phúc lợi cho người lao động, Tổng công ty đã thực hiện khá tốt, vì thế Tổng công ty nên duy trì và phát huy hơn nữa công tác này. Nỗ lực hơn nữa để hoàn thiện công tác này đạt hiệu quả cao nhất. Để làm cho các hình thức phúc lợi phong phú và mang lại hiệu quả cao hơn, văn phòng Tổng công ty nên quan tâm đến các phúc lợi tự nguyện. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của người lao động và công đoàn về xây dựng các chương trình phúc lợi. Có thể tham khảo các ý kiến này bằng các bảng hỏi hoặc phỏng vấn,.. Việc cung cấp các phúc lợi này cần được đảm bảo thường xuyên. Văn phòng Tổng công ty nên xây dựng một chương trình phúc lợi bao gồm hai phần chính. Một phần cố định Tổng công ty luôn phải đảm bảo cho người lao động. Phần còn lại là phúc lợi linh hoạt, tùy thuộc vào kết quả sản xuất kinh doanh của Tổng công ty mà cung cấp phúc lợi tương ứng (theo tỷ lệ thuận). Mặt khác với mức sống ngày càng cao như hiện nay, các phúc lợi dành cho người lao động cần không ngừng nâng cao về giá trị và chủng loại. Vào các dịp lễ tết hoặc ngày đặc biệt, văn phòng Tổng công ty nên tổ chức gặp gỡ (như tổ chức ăn uống, hoạt động thi đua,..), khen thưởng cho người lao động,..để động viên người lao động và giúp tạo sự gắn kết giữa các thành viên trong doanh nghiệp với nhau. Văn phòng Tổng công ty cũng cần duy trì và nâng cao các phúc lợi đảm bảo sức khỏe cho người lao động như tổ chức cho nhân viên đi nghỉ mát, khám sức khỏe... 3.2. Kết hợp hài hòa các khuyến khích vật chất và tinh thần cho người lao động. Bản thân con người luôn tồn tại 2 nhu cầu chủ yếu là nhu cầu vật chất và nhu cầu về tinh thần. Tùy vào tính chất công việc và bản thân người lao động mà có nhu cầu vật chất và tinh thần khác nhau. Vì vậy trong công tác tạo động lực làm việc cho người lao động, cần chú ý kết hợp hài hòa hai nhu cầu này. Các biện pháp khuyến khích về tinh thần như đã trình bày ở trên. Do đặc thù lao động tại văn phòng Tổng công ty là lao động quản lý, vì thế vấn đề vật chất chưa phải là quan trọng nhất. Tổng công ty cần kết hợp hài hòa các biện pháp kích thích về mặt tinh thần và về vật chất, không quá chú trọng vào một công cụ mà lơ là công cụ còn lại. KẾT LUẬN Tạo động lực làm việc cho lao động quản lý là điều kiện tiên quyết để nâng cao năng suất lao động, chất lượng thực hiện công việc, giúp doanh nghiệp tồn tại và đứng vững trên thương trường. Có rất nhiều nhân tố tác động tới động lực làm việc của người lao động, vì thế tùy vào đặc điểm của văn phòng Tổng công ty trong từng thời kỳ mà lựa chọn các phương pháp phù hợp. Trong quá trình thực tập tại văn phòng Tổng công ty, bản thân em nhận thấy, công tác tạo động lực làm việc cho lao động quản lý ở đây đã được quan tâm và thực hiện tốt. Tuy nhiên công tác này vẫn còn một số mặt hạn chế cần khắc phục. Với năng lực còn hạn chế của bản thân em xin đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tạo động lực làm việc tại văn phòng Tổng công ty. Hy vọng đề tài nghiên cứu của em sẽ giúp ích cho công tác tạo động lực lao động tại văn phòng Tổng công ty. MỤC LỤC Trang Phụ lục 1: TỔNG CÔNG TY THÉP VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC- LAO ĐỘNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 18 tháng 7 năm 2007 THÔNG BÁO Về việc phân công nhiệm vụ của Lãnh đạo và chuyên viên Phòng Tổ chức - Lao động Căn cứ Quyết định số 180/QĐ- TCLĐ ngày 13/6/2007 của Tổng giám đốc Tổng công ty về việc thành lập Phòng Tổ chức - Lao động thuộc Công ty mẹ - Tổng công ty Thép Việt Nam và các quyết định của Tổng giám đốc về việc bổ nhiệm cán bộ, Phòng Tổ chức - Lao động phân công nhiệm vụ cụ thể đối với Lãnh đạo và chuyên viên như sau : I. Phân công nhiệm vụ 1. Trưởng phòng : Ông Nguyễn Hữu Chiến : Phụ trách chung các mặt công tác của Phòng và trực tiếp chỉ đạo, thực hiện các công việc : - Nghiên cứu chính sách cán bộ của Đảng và Nhà nước, tham mưu đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và đào tạo cán bộ chủ chốt trong Tổng công ty. Kể cả việc quản lý nhân sự người đại diện vốn của Tổng công ty tại các Công ty con, Công ty liên kết. - Xây dựng quy chế quản lý cán bộ của Tổng công ty, hướng dẫn đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc thực hiện công tác cán bộ theo đúng quy định của Đảng, Nhà nước và Quy chế của Tổng công ty. - Triển khai biện pháp bảo vệ chính trị nội bộ; bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cán bộ thuộc diện Tổng công ty quản lý theo quy định của pháp luật. - Tổng hợp, đánh giá các mặt hoạt động của Phòng theo chức năng nhiệm vụ được giao. Chỉ đạo triển khai, tổ chức thực hiện các chương trình công tác trọng tâm của Phòng theo từng tháng, quý, năm. - Chỉ đạo việc tham gia ý kiến đóng góp vào dự thảo các văn bản pháp quy của các Bộ, Ngành gửi đến Tổng công ty mà Phòng Tổ chức- Lao động có trách nhiệm tham gia hoặc tổng hợp các ý kiến tham gia trình Lãnh đạo Tổng công ty xem xét, thông qua. Chuyên viên trực tiếp giúp việc Trưởng phòng có : * Bà Nguyễn Thị Kim Oanh : - Triển khai theo quy trình để đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ của Tổng công ty; việc cử hoặc thay thế, khen thưởng, kỷ luật đối với người đại diện vốn Tổng công ty tại các công ty con, công ty liên kết - Dự thảo các quyết định và các công văn, báo cáo có liên quan đến công tác cán bộ. Quản lý hồ sơ cán bộ của Tổng công ty khu vực phía bắc. - Quản lý các văn bản đi, đến của Phòng. * Bà Đặng Thị Tuyết Lan : - Nghiên cứu hệ thống các văn bản pháp quy liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Tư vấn về mặt pháp luật để bảo vệ quyền lợi chính đáng của các tổ chức, cá nhân trong Tổng công ty trong các trường hợp xẩy ra tranh chấp (nếu có). - Dự thảo các ý kiến tham gia của Phòng hoặc tổng hợp các ý kiến tham gia của Lãnh đạo Tổng công ty, của các Phòng, Ban chức năng và các đơn vị liên quan đối với dự thảo các văn bản pháp quy của các Bộ, Ngành chức năng gửi Tổng công ty tham gia ý kiến trước khi ban hành. - Tổng hợp báo cáo đánh giá các mặt hoạt động của Phòng theo từng tháng, quý, năm. 2. Phó trưởng phòng : Ông Nguyễn Văn Cảnh. - Giúp Trưởng phòng trực tiếp triển khai công tác tổ chức quản lý và sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng. Xây dựng dự thảo Điều lệ, Quy chế tổ chức quản lý của Tổng công ty và việc sửa đổi, bổ sung (nếu có). Xây dựng dự thảo các phương án đổi mới, sắp xếp tổ chức của Tổng công ty và phối hợp cùng các Phòng, Ban chức năng triển khai các phương án được cấp có thẩm quyền phê duyệt. - Tham gia với các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc để hoàn thiện Điều lệ, Quy chế tổ chức quản lý và các phương án về tổ chức trước khi trình ký, ban hành. Phối hợp hướng dẫn các đơn vị triển khai thực hiện. - Làm đầu mối quan hệ với các Bộ, Ngành chức năng để triển khai công tác tổ chức quản lý, đổi mới doanh nghiệp của Tổng công ty. Giúp Trưởng phòng triển khai công việc của Phòng khi Trưởng phòng vắng mặt. * Chuyên viên giúp việc : Ông Nhâm Tuấn Dũng. - Nghiên cứu các văn bản pháp quy và dự thảo các quyết định, văn bản, báo cáo của Tổng công ty có liên quan đến công tác tổ chức quản lý và sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp. - Tổng hợp và dự thảo đề xuất ý kiến, biện pháp giải quyết đề nghị của các đơn vị về công tác tổ chức quản lý, sắp xếp đổi mới doanh nghiệp. - Dự thảo các quyết định cử hoặc cho phép cán bộ của Tổng công ty đi công tác, học tập, tham quan, du lịch ở nước ngoài sau khi được Tổng giám đốc chấp thuận, phê duyệt. 3. Phó trưởng phòng : Ông Lê Hồng Việt : - Giúp Trưởng phòng trực tiếp triển khai kế hoạch định mức lao động, đơn giá tiền lương và đảm bảo chế độ, quyền lợi cho người lao động trong Tổng công ty. Tham mưu đề xuất việc giao và quyết toán quỹ lương cho các đơn vị. Hướng dẫn các đơn vị thành viên, đơn vị trực thuộc và tham gia với các liên doanh, Công ty cổ phần về việc thực hiện và đảm bảo chế độ quyền lợi của người lao động theo quy định của pháp luật. - Làm đầu mối quan hệ với các Bộ, Ngành hữu quan giải quyết các vấn đề về quyền lợi của người lao động trong Tổng công ty theo quy định của pháp luật. - Hướng dẫn lập và trực tiếp thẩm định các phương án kiện toàn sắp xếp lao động trong Tổng công ty. - Thường trực Hội đồng Lương của Tổng công ty. * Chuyên viên giúp việc : Bà Đào Thị Ánh Vân: - Nghiên cứu các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ chính sách của người lao động và làm các thủ tục liên quan đến chế độ chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với cán bộ của khối văn phòng Tổng công ty tại khu vực phía bắc. - Tham gia dự thảo kế hoạch định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm của Tổng công ty. Thẩm định các phương án sắp xếp lao động của Tổng công ty và các đơn vị. - Tổng hợp các báo cáo, thống kê định kỳ về lao động, thu nhập của Tổng công ty và các báo cáo thống kê khác có liên quan đến nhiệm vụ được giao. - Dự thảo các quyết định nâng, hạ bậc lương. - Tính tiền lương, lập sổ lương hàng tháng và tính thu nhập năm của cán bộ Tổng công ty. 4. Phó Trưởng phòng : Ông Đào Xuân Kỷ : - Giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thanh tra theo yêu cầu của Tổng giám đốc. - Là thường trực bộ phận tiếp dân và tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến các tổ chức, cá nhân trong Tổng công ty. Trực tiếp giải đáp trong thẩm quyền hoặc báo cáo, kiến nghị với Lãnh đạo Tổng công ty biện pháp giải quyết đối với những trường hợp vượt thẩm quyền hoặc đơn thư khiếu nại kéo dài, vượt cấp. - Là đầu mối phối hợp với thanh tra cấp trên giải quyết các vụ việc có liên quan đến Tổng công ty. Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu. 5. Phó Trưởng phòng : Ông Phan Độc Lập : - Giúp Trưởng phòng xây dựng kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực của Tổng công ty trình Tổng giám đốc duyệt. Làm đầu mối phối hợp với các cơ sở đào tạo đủ điều kiện, tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo được phê duyệt. Lập dự án và quyết toán kinh phí đào tạo theo đúng chế độ quy định của nhà nước, của Tổng công ty. - Triển khai công tác quốc phòng theo chỉ đạo và hướng dẫn của Bộ Quốc phòng, của Ban Chỉ huy quân sự địa phương. Thực hiện chế độ báo cáo theo yêu cầu. 6. Phó Trưởng phòng : Ông Phan Văn Trúc : Giúp Trưởng phòng triển khai chức năng, nhiệm vụ của Phòng tại khu vực phía nam. Trực tiếp phụ trách các nội dung công việc chủ yếu sau : - Xây dựng định mức lao động, đơn giá tiền lương của các Công ty, Chi nhánh trực thuộc Tổng công ty tại khu vực phía nam. Quản lý kế hoạch tiền lương và quyết toán quỹ lương theo chỉ đạo của Trưởng phòng. Giúp Trưởng phòng triển khai thực hiện công tác cán bộ tại trụ sở phía nam. Tổng hợp nhu cầu tuyển dụng, đào tạo của các đơn vị và đề xuất biện pháp tổ chức thực hiện, thống nhất với Trưởng phòng trình Tổng giám đốc duyệt. - Đề xuất với Phòng để tổng hợp trình Tổng giám đốc kiến nghị với các Bộ, Ngành chức năng điều chỉnh, bổ sung cơ chế, chính sách có liên quan đến chế độ, quyền lợi của người lao động và công tác cán bộ. 7. Phó Trưởng phòng : Ông Nguyễn Văn Lũy : - Giúp Trưởng phòng triển khai thực hiện công tác củng cố, kiện toàn tổ chức, kiện toàn quản lý đối với các Công ty, Chi nhánh trực thuộc Tổng công ty tại khu vực phía nam. - Hướng dẫn và trực tiếp Triển khai việc cổ phần hóa các đơn vị trực thuộc theo kế hoạch đã được phê duyệt. - Đề xuất với Phòng để tổng hợp trình Tổng giám đốc kiến nghị với các Bộ, Ngành chức năng điều chỉnh, bổ sung cơ chế có liên quan đến tổ chức quản lý, đổi mới sắp xếp doanh nghiệp. Chuyên viên giúp việc các Phó phòng tại khu vực phía nam : * Bà Trịnh Thị Huyền * Ông Trần Ngọc Vũ Trưởng phòng ủy nhiệm Ông Phan Văn Trúc phân công công việc cụ thể cho các chuyên viên giúp việc để đảm bảo nguyên tắc hiệu quả và linh hoạt phù hợp, hỗ trợ nhau hoàn thành nhiệm vụ. II. Nguyên tắc làm việc 1. Căn cứ vào chức năng nhiệm, vụ chủ yếu được phân công, các Phó trưởng phòng chủ động tổ chức triển khai công việc và tạo mọi điều kiện cho các chuyên viên giúp việc chủ động phát huy năng lực hoàn thành tôt nhiệm vụ. Định kỳ hàng tuần báo cáo Trưởng phòng kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao và đột xuất, báo cáo kịp thời những khó khăn vướng mắc để thống nhất biện pháp tháo gỡ hoặc kiến nghị Lãnh đạo Tổng công ty xem xét giải quyết. 2. Duy trì và đảm bảo nguyên tắc phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các Lanh đạo Phòng, các chuyên viên giúp việc vì mục tiêu hoàn thành có chất lượng, hiệu quả mọi nhiệm vụ được giao cho Phòng. Trong những trường hợp cụ thể, Lãnh đạo Phòng có quyền yêu cầu sự cộng tác, tăng cường giữa các bộ phận trong Phòng để đáp ứng kịp thời yêu cầu của Lãnh đạo Tổng công ty và yêu cầu đối với nhiệm vụ của từng bộ phận. 3. Nội dung phân công này được thực hiện sau khi đã thống nhất thông qua Lãnh đạo và các chuyên viên trong Phòng Tổ chức Lao động. Trong quá trình thực hiện, nếu cần điều chỉnh bổ sung, các chuyên viên và Phó trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo Trưởng phòng để xem xét, quyết định. TRƯỞNG PHÒNG Nguyễn Hữu Chiến