Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu với việc tăng cường quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy in Quân đội

161 1.602.136.581 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Do ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ m¸y lµ s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng nªn ®èi t­îng h¹ch to¸n chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp lµ tõng ®¬n ®Æt hµng. Tuy nhiªn, hiÖn nay ë Nhµ m¸y chØ cã chi phÝ giÊy in (TK 6211) lµ ®­îc h¹ch to¸n cô thÓ theo tõng ®¬n ®Æt hµng, cßn c¸c chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp kh¸c (TK 6212) ®­îc theo dâi chung theo c¸c ph©n x­ëng. Do ®ã, B¶ng ph©n bæ nµy ch­a theo dâi ®­îc chi tiÕt theo tõng ®èi t­îng h¹ch to¸n chi phÝ mµ míi chØ theo dâi ®­îc theo tõng bé phËn sö dông. Sè liÖu theo cét cña hai tµi kho¶n 1521 vµ 1522 trªn B¶ng ph©n bæ vËt liÖu ®­îc ®èi chiÕu víi sè ph¸t sinh bªn Cã trªn sæ C¸i hai tµi kho¶n nµy (B¶ng sè 20 trang 54 vµ b¶ng sè 22 trang 55). Sè liÖu theo dßng trªn B¶ng ph©n bæ ®­îc ®èi chiÕu víi sè ph¸t sinh bªn Nî (®èi øng víi hai TK 1521 vµ TK 1522) trªn sæ C¸i cña c¸c tµi kho¶n chi phÝ (B¶ng sè 25 trang 57 vµ b¶ng sè 26 trang 58). Ngoµi ra, sè liÖu trªn b¶ng ph©n bæ cßn ®­îc sö dông ®Ó tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. * Sæ NhËt ký chung Sæ NhËt ký chung lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÓ c¶ c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu, ë Nhµ m¸y theo tr×nh tù thêi gian. Hµng ngµy, khi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu ph¸t sinh, ngoµi viÖc ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt nh­ sæ NhËt ký mua hµng, sæ NhËt ký chi tiÒn, chóng cßn ®­îc ph¶n ¸nh trªn c¶ sæ NhËt ký chung. Sæ NhËt ký chung ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo quan hÖ ®èi øng tµi kho¶n (®Þnh kho¶n kÕ to¸n). Mçi mét tµi kho¶n ®­îc ghi mét dßng trªn sæ NhËt ký chung. C¬ së ®Ó ghi sæ NhËt ký chung lµ c¸c hãa ®¬n mua hµng, hãa ®¬n b¸n hµng, PhiÕu nhËp kho, PhiÕu xuÊt kho, PhiÕu thu, PhiÕu chi, GiÊy b¸o Nî, GiÊy b¸o Cã cña ng©n hµng, GiÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng,… Hµng ngµy, sè liÖu ghi trªn sæ NhËt ký chung ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo sæ C¸i c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n phï hîp. Ngoµi ra, cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh ®èi chiÕu sæ NhËt ký chung víi B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh theo nguyªn t¾c: tæng sè ph¸t sinh bªn Nî vµ tæng sè ph¸t sinh bªn Cã trªn B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh ph¶i b»ng tæng sè ph¸t sinh Nî vµ tæng sè ph¸t sinh Cã trªn sæ NhËt ký chung. B¶ng sè 18: Sæ nhËt ký chung Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 §¬n vÞ tÝnh: §ång NT GS Chøng tõ DiÔn gi¶i §· ghi SC Sè hiÖu TK Sè ph¸t sinh SH NT Nî Cã … 02/03/04 33 02/03/04 XuÊt giÊy in tµi liÖu x 6211 148.006.217 1521 148.006.217 … 03/03/04 40 03/03/04 XuÊt vËt t­ cho x 627 3.197.900 PX ChÕ b¶n 1522 3.197.900 … 03/03/04 36 03/03/04 XuÊt hép cacton x 641 29.183.400 ®ãng hép 1521 29.183.400 … 05/03/04 15 05/03/04 Mua dÇu x 1522 5.600.000 VAT 10% 133 560.000 Thanh to¸n b»ng TGNH 112 6.160.000 … 16/03/04 23 16/03/04 Mua v¶i (C­êng t.­) x 1521 870.000 VAT 10% 133 82.000 141 952.000 … 19/03/04 54 19/03/04 Mua giÊy Cty §«ng §« x 1521 99.722.500 VAT 10% 133 9.972.250 Ch­a thanh to¸n 331 109.694.750 19/03/04 55 19/03/04 Mua giÊy ®Ò can x 1521 5.550.000 VAT 10% 133 550.000 Thanh to¸n b»ng TM 111 6.105.000 … 23/03/04 47 23/03/04 XuÊt vËt t­ cho x 642 1.542.000 P. HCTC 1521 1.542.000 … Céng PS th¸ng 3/2004 … … Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) * Sæ C¸i Sæ C¸i lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong niªn ®é kÕ to¸n theo tµi kho¶n. Mçi tµi kho¶n ®­îc më trªn mét hoÆc mét sè trang liªn tiÕp trªn sæ C¸i ®ñ ®Ó ghi chÐp cho toµn bé niªn ®é kÕ to¸n. §èi víi h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, sæ C¸i ®­îc më chi tiÕt cho tµi kho¶n 1521 vµ 1522. Nhµ m¸y sö dông hai lo¹i sæ C¸i, ®ã lµ sæ C¸i chi tiÕt tµi kho¶n vµ sæ C¸i tµi kho¶n. C¨n cø ®Ó ghi vµo hai lo¹i sæ C¸i nµy lµ: - §èi víi sæ C¸i chi tiÕt tµi kho¶n 1521 vµ 1522: Dßng sè d­ ®Çu th¸ng ®­îc ghi vµo ngµy ®Çu tiªn cña th¸ng, c¬ së ®Ó ghi dßng nµy lµ sè d­ cuèi th¸ng trªn sæ C¸i chi tiÕt TK 1521 vµ 1522 cña th¸ng tr­íc. Cßn c¬ së ®Ó ghi trªn c¸c dßng ph¸t sinh Nî vµ ph¸t sinh Cã lµ sè liÖu ®· ®­îc ghi trªn sæ NhËt ký chung. - §èi víi sæ C¸i tµi kho¶n 1521 vµ 1522: §Õn cuèi th¸ng, sau khi ghi xong sæ C¸i chi tiÕt tµi kho¶n 1521 vµ 1522, kÕ to¸n sÏ lÊy sè tæng céng cña tõng tµi kho¶n ®èi øng trªn sæ C¸i chi tiÕt 1521 vµ 1522 ®Ó ghi vµo cét sè ph¸t sinh Nî vµ sè ph¸t sinh Cã trªn sæ C¸i tµi kho¶n 1521 vµ 1522. Cuèi th¸ng vµ cuèi niªn ®é kÕ to¸n ph¶i khãa sæ, céng tæng sè ph¸t sinh Nî, tæng sè ph¸t sinh Cã, tÝnh ra sè d­ cña tõng tµi kho¶n ®Ó lµm c¨n cø lËp B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh vµ c¸c B¸o c¸o tµi chÝnh. Ngoµi ra, sè liÖu trªn sæ C¸i TK 1521 vµ TK 1522 cßn ®­îc dïng ®Ó ®èi chiÕu víi sè liÖu trªn B¶ng nhËp - xuÊt - tån nguyªn vËt liÖu (B¶ng sè 11 trang 37). Nh­ vËy, hai lo¹i sæ C¸i nµy cung cÊp th«ng tin kh¸c nhau. Sè liÖu trªn sæ C¸i chi tiÕt TK 1521 vµ TK 1522 cho biÕt th«ng tin cô thÓ cña tõng lÇn nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y trong th¸ng theo tõng PhiÕu nhËp vµ PhiÕu xuÊt kho, cßn sæ C¸i TK 1521 vµ TK 1522 l¹i cho biÕt sè liÖu tæng céng nh­ trong th¸ng nhËp mua nguyªn vËt liÖu b»ng tiÒn mÆt lµ bao nhiªu, tiÒn göi ng©n hµng lµ bao nhiªu, ch­a thanh to¸n cho ng­êi b¸n lµ bao nhiªu, xuÊt dïng cho s¶n xuÊt lµ bao nhiªu, cho qu¶n lý, b¸n hµng lµ bao nhiªu… B¶ng sè 19: Sæ c¸I chi tiÕt tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 1521 - Nguyªn liÖu chÝnh §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh SH NT Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 1.573.991.203 33 02/03/04 XuÊt giÊy in tµi liÖu 6211 148.006.217 34 02/03/04 XuÊt giÊy in tµi liÖu 6211 40.389.341 35 02/03/04 §æi giÊy xÊu in tµi liÖu 6212 13.101.801 36 03/03/04 XuÊt cacton ®ãng hép 641 29.183.783 54 19/03/04 Mua giÊy Cty §«ng §« 331 99.722.500 … Céng PS trong th¸ng 1.575.889.114 1.426.233.420 Sè d­ cuèi th¸ng 1.723.646.897 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 20: Sæ c¸I tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 1521 - Nguyªn liÖu chÝnh §¬n vÞ tÝnh: §ång TK§¦ Tªn tµi kho¶n Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 1.573.991.203 111 TiÒn mÆt 5.550.000 331 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 1.570.389.114 6211 GiÊy 1.238.896.219 6212 Nguyªn vËt liÖu kh¸c 156.611.801 641 Chi phÝ b¸n hµng 29.183.400 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 1.542.000 Céng ph¸t sinh trong th¸ng 1.575.889.114 1.426.233.420 Sè d­ cuèi th¸ng 1.723.646.897 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 21: Sæ c¸I chi tiÕt tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 1522 - Nguyªn liÖu phô §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh SH NT Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 15.285.736 40 03/03/04 XuÊt vËt t­ cho PX ChÕ b¶n 627 3.197.900 41 03/03/04 XuÊt vËt t­ cho PX M¸y in 627 50.395.540 42 05/03/04 XuÊt vËt t­ cho PX SPhÈm 627 12.488.850 15 05/03/04 Mua dÇu 112 5.600.000 43 10/03/04 XuÊt x¨ng dÇu 642 15.142.400 44 10/03/04 XuÊt x¨ng dÇu 641 3.947.200 … Céng PS trong th¸ng 214.006.338 175.903.161 Sè d­ cuèi th¸ng 53.388.913 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 22: Sæ c¸I tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 1522 - Nguyªn liÖu phô §¬n vÞ tÝnh: §ång TK§¦ Tªn tµi kho¶n Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 15.285.736 112 TiÒn göi ng©n hµng 5.600.000 331 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 208.406.338 627 Chi phÝ s¶n xuÊt chung 156.565.061 641 Chi phÝ b¸n hµng 3.947.200 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 15.390.900 Céng ph¸t sinh trong th¸ng 214.006.338 175.903.161 Sè d­ cuèi th¸ng 53.388.913 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Do Nhµ m¸y th­êng mua nguyªn vËt liÖu cña c¸c nhµ cung cÊp th­êng xuyªn nªn th­êng ®­îc cho tr¶ chËm. V× vËy, trong h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu, ngoµi sæ C¸i hai TK 1521 vµ 1522, kÕ to¸n cßn më sæ C¸i cho TK 331 ®Ó theo t×nh h×nh thanh to¸n cho ng­êi b¸n. C¬ së ®Ó ghi vµo sæ nµy lµ sè liÖu ®· ghi trªn sæ NhËt ký chung. B¶ng sè 23: Sæ c¸I chi tiÕt tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh SH NT Nî Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 4.515.613.723 14 03/03/04 Tr¶ mua giÊy CT TMai 112 251.258.706 15 03/03/04 Mua giÊy CT TrÇn Phó 1521 183.168.000 133 18.316.800 78 05/03/04 Thanh to¸n tiÒn vËt t­ 111 15.354.000 … Céng PS trong th¸ng 2.388.089.440 2.130.756.476 Sè d­ cuèi th¸ng 4.258.280.759 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 24: Sæ c¸I tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 331 - Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n §¬n vÞ tÝnh: §ång TK§¦ Tªn tµi kho¶n Ph¸t sinh Nî Ph¸t sinh Cã Sè d­ ®Çu th¸ng 4.515.613.723 111 TiÒn mÆt 1.067.358.491 112 TiÒn göi ng©n hµng 1.302.730.949 133 ThuÕ GTGT 177.697.614 1521 Nguyªn liÖu, vËt liÖu chÝnh 1.570.389.114 1522 Nguyªn vËt liÖu phô 208.406.338 … Céng ph¸t sinh trong th¸ng 2.388.089.440 2.130.756.476 Sè d­ cuèi th¸ng 4.258.280.759 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 25: Sæ c¸I chi tiÕt tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 6211 - Chi phÝ giÊy in §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh SH NT Nî Cã 33 02/03/04 XuÊt giÊy in tµi liÖu 1521 148.006.217 34 02/03/04 XuÊt giÊy in tµi liÖu 1521 40.389.341 36 03/02/04 XuÊt cacton ®ãng hép 1521 29.183.400 … 31/03/04 KÕt chuyÓn chi phÝ giÊy in 154 1.238.896.219 Céng PS trong th¸ng 1.238.896.219 1.238.896.219 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 26: Sæ c¸I chi tiÕt tµI kho¶n Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 Tµi kho¶n: 6212 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu kh¸c §¬n vÞ tÝnh: §ång Chøng tõ DiÔn gi¶i TK§¦ Sè ph¸t sinh SH NT Nî Cã 35 02/03/04 §æi giÊy xÊu in tµi liÖu 1521 13.101.801 37 03/03/04 XuÊt giÊy ®ãng b×a cøng 1521 6.761.783 40 05/03/04 XuÊt vËt t­ cho PX chÕ b¶n 1521 2.008.900 … 31/03/04 K/C chi phÝ NVL kh¸c 154 156.611.801 Céng PS trong th¸ng 156.611.801 156.611.801 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) 6. C«ng t¸c kiÓm kª nguyªn vËt liÖu vµ lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 6.1. C«ng t¸c kiÓm kª nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi KiÓm kª nguyªn vËt liÖu lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt ®Ó b¶o vÖ an toµn cho nguyªn vËt liÖu vµ ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng sai sãt vµ vi ph¹m trong qu¶n lý, sö dông nguyªn vËt liÖu. §Þnh kú mét n¨m mét lÇn vµo ngµy 31/12, Nhµ m¸y in Qu©n ®éi tæ chøc kiÓm kª nguyªn vËt liÖu ®Ó ph¸t hiÖn vµ xö lý chªnh lÖch gi÷a sè tån kho thùc tÕ vµ sè tån trªn sæ s¸ch. Tr­íc khi tiÕn hµnh kiÓm kª nguyªn vËt liÖu, Nhµ m¸y thµnh lËp Héi ®ång kiÓm kª, bao gåm nh©n viªn phßng vËt t­ vµ kÕ to¸n vËt t­. Khi tiÕn hµnh kiÓm kª ph¶i thùc hiÖn c©n, ®ong, ®o, ®Õm nguyªn vËt liÖu b»ng c¸c dông cô vµ ph­¬ng tiÖn thÝch hîp nh»m x¸c ®Þnh ®­îc chÝnh x¸c sè l­îng tån kho cña tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. KÕt thóc qu¸ tr×nh kiÓm kª, tr­ëng ban kiÓm kª lËp Biªn b¶n kiÓm kª (theo mÉu B¶ng sè 27 trang 60), x¸c ®Þnh sè chªnh lÖch thõa hoÆc thiÕu so víi sæ s¸ch vµ t×m nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù chªnh lÖch ®ã. Biªn b¶n kiÓm kª sÏ lµ c¨n cø ®Ó kÕ to¸n h¹ch to¸n kÕt qu¶ kiÓm kª. 6.2. C«ng t¸c lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi HiÖn nay, do l­îng dù tr÷ nguyªn vËt liÖu ë trong kho cña Nhµ m¸y kh«ng nhiÒu, Nhµ m¸y chØ dù tr÷ mét l­îng nhá vµ khi cã ®¬n ®Æt hµng míi nhËp mua nguyªn vËt liÖu cho nªn Nhµ m¸y kh«ng tiÕn hµnh lËp dù phßng gi¶m gi¸ cho c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu tån trong kho. B¶ng sè 27: Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Biªn b¶n kiÓm kª vËt t­, s¶n phÈm, hµng hãa - Thêi ®iÓm kiÓm kª: 14 giê ngµy 31 th¸ng 12 n¨m 2003 - Ban kiÓm kª gåm: ¤ng, bµ: Chu V¨n §«ng Tr­ëng ban ¤ng, bµ: NguyÔn TuyÕt Thanh Uû viªn ¤ng, bµ: TrÇn ThÞ H»ng Uû viªn - §· kiÓm kª kho cã nh÷ng mÆt hµng d­íi ®©y: §¬n vÞ tÝnh: §ång S T T Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt t­ (s¶n phÈm, hµng hãa) M· sè §VÞ tÝnh §¬n gi¸ Theo sæ s¸ch Theo kiÓm kª Chªnh lÖch PhÈm chÊt SL TT SL TT Thõa ThiÕu Cßn tèt 100% KÐm phÈm chÊt MÊt phÈm chÊt SL TT SL TT 1 GiÊy cuén VP 84-58gm2 15210101 Kg 11.050 266 2.939.300 266 2.939.300 2 GiÊy cuén VP 65-58gm2 15210102 Kg 11.100 15364 1.701.540.400 15364 1.701.540.400 3 GiÊy cuén VP 84-65gm2 15210103 Kg 10.080 2874 28.969.920 2874 28.969.920 … Ngµy 31 th¸ng12 n¨m 2003 Thñ tr­ëng ®¬n vÞ KÕ to¸n tr­ëng Thñ kho Tr­ëng ban kiÓm kª (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) III. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung øng, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi §èi víi c¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh nh­ Nhµ m¸y in Qu©n ®éi th× c¸c ho¹t ®éng cung øng, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu cã nghÜa rÊt quan träng. Qu¶n lý tèt nguyªn vËt liÖu cho phÐp doanh nghiÖp sö dông tèt h¬n nguån vèn l­u ®éng cña m×nh, gãp phÇn duy tr× vµ b¶o ®¶m cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt - kinh doanh diÔn ra liªn tôc, tr¸nh ®­îc nh÷ng thiÖt h¹i v× ngõng s¶n xuÊt do thiÕu nguyªn vËt liÖu. Ngoµi ra, qu¶n lý tèt nguyªn vËt liÖu cßn gióp cho doanh nghiÖp gi¶m ®­îc nh÷ng hao phÝ, mÊt m¸t tõ kh©u vËn chuyÓn, l­u kho cho ®Õn kh©u xuÊt nguyªn vËt liÖu cho sö dông. §iÒu nµy gãp phÇn kh«ng nhá trong viÖc tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. T¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, nguyªn vËt liÖu lµ mét yÕu tè chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt. Ngoµi ra, nguyªn vËt liÖu ë Nhµ m¸y t­¬ng ®èi ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt nguyªn vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn, liªn tôc nªn ®ßi hái ph¶i ®­îc qu¶n lý nghiªm ngÆt. ChÝnh v× vËy, cÇn ph¶i th­êng xuyªn vµ ®Þnh kú ph©n tÝch t×nh h×nh cung øng, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu ®Ó cã thÓ kÞp thêi nªu lªn nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm trong c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu, trªn c¬ së ®ã ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p hîp lý nh»m qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ®­îc tèt h¬n. 1. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi §Ó hoµn thµnh ®­îc kÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®· ®Ò ra th× ®iÒu kiÖn chñ yÕu lµ thùc hiÖn mét c¸ch hîp lý viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu. NÕu nguyªn vËt liÖu ®­îc cung cÊp qu¸ lín, d­ thõa th× sÏ g©y ø ®äng vèn, ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ s¶n xuÊt. Tuy nhiªn, nÕu viÖc cung cÊp thiÕu còng sÏ ¶nh h­ëng tíi tÝnh liªn tôc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. §èi víi Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, viÖc ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp nguyªn vËt liÖu ®­îc xem xÐt trªn hai gãc ®é: kh¶ n¨ng ®¸p øng nhu cÇu nguyªn vËt liÖu mét c¸ch kÞp thêi vÒ mÆt thêi gian vµ sè l­îng, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®­îc diÔn ra liªn tôc. §èi víi viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu cho Nhµ m¸y, Nhµ m¸y th­êng ký c¸c hîp ®ång víi nh÷ng nhµ cung cÊp th­êng xuyªn nh­ C«ng ty §«ng §«, C«ng ty giÊy T©n Mai,…Sau ®©y em xin ®¸nh gi¸ t×nh h×nh cung cÊp ®èi víi c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ giÊy, mùc in vµ kÏm. B¶ng sè 28: T×nh h×nh cung øng NVL vÒ mÆt sè l­îng t¹i Nhµ m¸y Th¸ng 03/2004 Tªn nguyªn vËt liÖu §VT KÕ ho¹ch cung øng Thùc tÕ cung øng Thùc tÕ sö dông Chªnh lÖch TT cung øng so víi KH cung øng TT cung øng so víi TT sö dông +/- % +/- % A B 1 2 3 4=2-1 5=2/1 6=2-3 7=2/3 1. GiÊy Kg 155000 178250 169823 23250 115 8427 104,96 2. Mùc Kg 24500 27650 25974 3150 112,86 1676 106,06 3. KÏm TÊm 4640 4980 4845 340 107,33 135 102,71 Tõ b¶ng trªn cho thÊy, so víi kÕ ho¹ch cung øng, thùc tÕ cung øng cña c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y ®Òu t¨ng so víi kÕ ho¹ch (cô thÓ: ®èi víi giÊy in t¨ng 23250 kg hay ®¹t 115%; mùc in t¨ng 3150 kg, ®¹t 112,86%; kÏm t¨ng 340 tÊm, ®¹t 107,33%). Nguyªn nh©n cña sù t¨ng lªn nµy lµ do trong kú Nhµ m¸y nhËn ®­îc thªm mét sè ®¬n ®Æt hµng míi. So víi thùc tÕ sö dông, l­îng cung øng thùc tÕ lín h¬n (cô thÓ: giÊy in ®¹t 104,96%, mùc in ®¹t 106,06%, kÏm ®¹t 102,71%). §iÒu nµy cho thÊy thùc tÕ cung øng nguyªn vËt liÖu ë Nhµ m¸y ®· ®¶m b¶o ®­îc ®Çy ®ñ nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt, nhê ®ã mµ qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¹i Nhµ m¸y lu«n diÔn ra liªn tôc, kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n. Cã thÓ nãi, trong kú t×nh h×nh cung øng nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y ®· hoµn thµnh v­ît møc kÕ ho¹ch ®Ò ra, ®¸p øng tèt vÒ c¶ mÆt sè l­îng vµ thêi gian, do ®ã ®¸p ®¶m b¶o tèt nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt. 2. Ph©n tÝch t×nh h×nh dù tr÷ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Nguyªn vËt liÖu lµ ®èi t­îng lao ®éng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nã lµ nh©n tè ®Çu vµo quan träng ®Ó ®¶m b¶o sù liªn tôc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. V× vËy, dù tr÷ nguyªn vËt liÖu cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt lµ mét yªu cÇu tÊt yÕu kh¸ch quan. §Æc ®iÓm næi bËt trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi lµ s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng, v× vËy khi cã ®¬n ®Æt hµng Nhµ m¸y míi tiÕn hµnh nhËp mua nguyªn vËt liÖu. Tuy nhiªn, Nhµ m¸y vÉn tiÕn hµnh dù tr÷ th­êng xuyªn mét khèi l­îng nguyªn vËt liÖu hîp lý ®Ó ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt t¹i Nhµ m¸y ®­îc tiªn hµnh liªn tôc. B¶ng sè 29: T×nh h×nh dù tr÷ NVL t¹i nhµ m¸y Th¸ng 03/2004 ChØ tiªu GiÊy (Kg) Mùc (Kg) KÏm (TÊm) 1. Dù tr÷ ®Çu kú 57120 5585 1253 2. NhËp trong kú 178250 27650 4980 3. Sö dông trong kú 169823 25974 4845 4. HÖ sè ®¶m b¶o NVL (=(1+2)/3) 1,38 1,28 1,27 5. Tån kho b×nh qu©n 59422 5216 1358 6. HÖ sè quay kho (=3/5) 2,86 4,98 3,57 Qua b¶ng trªn cho thÊy møc dù tr÷ nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y lµ t­¬ng ®èi hîp lý so víi yªu cÇu sö dông. HÖ sè ®¶m b¶o nguyªn vËt liÖu cña c¶ ba lo¹i nguyªn vËt liÖu trªn ®Òu lín h¬n 1, cã nghÜa r»ng nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y ®ñ ®Ó ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt cña Nhµ m¸y khi cÇn. HÖ sè quay kho cña chóng lín chøng tá nguyªn vËt liÖu trong Nhµ m¸y ®· ®­îc lu©n chuyÓn mét c¸ch hîp lý, kÞp thêi trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt nªn kh«ng cã t×nh tr¹ng ø ®äng nguyªn vËt liÖu. 3. Ph©n tÝch t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Qu¸ tr×nh sö dông nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Qu¶n lý tèt qu¸ tr×nh sö dông nguyªn vËt liÖu sÏ gãp phÇn vµo tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ m¸y. B¶ng sè 30: T×nh h×nh sö dông NVL t¹i nhµ m¸y Th¸ng 03/2004 §¬n vÞ tÝnh: §ång ChØ tiªu KÕ ho¹ch Thùc tÕ Tû lÖ % - Chi phÝ vÒ nguyªn vËt liÖu - Tæng s¶n l­îng 1.412.245.500 2.248.592.220 1.602.136.581 2.308.120.245 113,45 102,65 Tæng møc NVL sö dông TT 100 = x Tû lÖ % hoµn thµnh KH sö dông NVL Tæng møc NVL sö dông KH x Gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng KH Gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng TT 2.308.120.245 100 x 1.412.245.500 1.602.136.581 = Tû lÖ % hoµn thµnh KH sö dông NVL x 2.248.592.220 110,52% = Tæng møc NVL sö dông KH Gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng KH Gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng TT x - Tæng møc NVL sö dông TT = Sè tuyÖt ®èi - 1.412.245.500 1.602.136.581 2.308.120.245 x = = + 15.250.405 2.248.592.220 Qua b¶ng trªn cho thÊy sè nguyªn vËt liÖu sö dông trong kú so víi kÕ ho¹ch ®¹t 113,45%, trong khi ®ã tæng s¶n l­îng thùc tÕ so víi kÕ ho¹ch chØ ®¹t 102,65%. §iÒu nµy lµm cho tû lÖ % hoµn thµnh kÕ ho¹ch sö dông nguyªn vËt liÖu thùc tÕ so víi kÕ ho¹ch lªn tíi 110,52%. Nh­ vËy, cã thÓ thÊy viÖc qu¶n lý sö dông nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y trong kú lµ ch­a tèt, l­îng nguyªn vËt liÖu tiªu hao ®Ó s¶n xuÊt t¨ng lªn ®· g©y ra l·ng phÝ vµ lµm t¨ng gi¸ thµnh. Nhµ m¸y cÇn t×m ra nguyªn nh©n ®Ó cã thÓ ®­a ra c¸c biÖn ph¸p thÝch hîp nh»m qu¶n lý tèt h¬n qu¸ tr×nh sö dông nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt, tõ ®ã tiÕt kiÖm chi phÝ vµ h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña Nhµ m¸y. PhÇn II Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi I. NhËn xÐt chung vÒ tæ chøc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Trong nh÷ng n¨m võa qua, víi sù l·nh ®¹o s¸ng suèt cña Ban gi¸m ®èc Nhµ m¸y cïng sù nç lùc tËn t×nh cña cña tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn, Nhµ m¸y ®· ®¹t ®­îc mét sè thµnh tùu nhÊt ®Þnh: lîi nhuËn hµng n¨m cña Nhµ m¸y lu«n cã xu h­íng t¨ng lªn, ®íi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc n©ng cao,… Nhµ m¸y kh«ng ngõng më réng thÞ tr­êng, chó träng ®æi míi c«ng nghÖ, ®Çu t­ trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i vµo s¶n xuÊt nh»m n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm còng nh­ mÉu m·, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh víi c¸c Nhµ m¸y in kh¸c. §Ó ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu trªn cã phÇn ®ãng gãp kh«ng nhá cña viÖc tæ chøc tèt c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y, trong ®ã ph¶i kÓ ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu ®ãng vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nã t¹o nªn 60% gi¸ thµnh s¶n phÈm. ViÖc t¨ng c­êng qu¶n lý còng nh­ hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu lµ mét trong nh÷ng vÊn ®Ò quan träng gãp phÇn tiÕt kiÖm chi phÝ s¶n xuÊt, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, ®· vµ ®ang ®­îc Nhµ m¸y chó ý quan t©m. Sau mét thêi gian nghiªn cøu thùc tiÔn c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, em rót ra ®­îc nh÷ng vÊn ®Ò sau ®©y. 1. ¦u ®iÓm * VÒ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu Trong c¬ chÕ míi hiÖn nay, ®Ó cã thÓ ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× Nhµ m¸y lu«n ph¶i t×m ra nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm, h¹ gi¸ thµnh, t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh, trong ®ã cã viÖc thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý nãi chung vµ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nãi riªng. Cô thÓ, Nhµ m¸y ®· cã nhiÒu chó träng trong c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu tõ kh©u thu mua, dù tr÷, b¶o qu¶n cho ®Õn kh©u sö dông. - §èi víi kh©u thu mua nguyªn vËt liÖu: Nh×n chung, Nhµ m¸y ®· thùc hiÖn tèt c«ng t¸c thu mua nguyªn vËt liÖu phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Víi khèi l­îng nguyªn vËt liÖu ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i, mÉu m· nh­ng Nhµ m¸y vÉn cung cÊp ®¸p øng ®Çy ®ñ, kÞp thêi cho nhu cÇu s¶n xuÊt, kh«ng lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nhµ m¸y cã ®éi ngò c¸n bé vËt t­ cã tr×nh ®é chuyªn m«n, cã sù am hiÓu vÒ tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu, lu«n t×m kiÕm ®­îc c¸c nguån cung øng nguyªn vËt liÖu tèt nhÊt, gi¸ c¶ hîp lý nªn lu«n ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi nguyªn vËt liÖu phôc vô cho s¶n xuÊt. - §èi víi kh©u dù tr÷, b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu: Nhµ m¸y ®· x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng kho tµng ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph­¬ng tiÖn b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu tèt, phï hîp víi c¸ch ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. Bªn c¹ch ®ã, thñ kho lµ ng­êi cã tr×nh ®é qu¶n lý, cã kinh nghiÖm, h¹ch to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi nh÷ng biÕn ®éng vÒ nguyªn vËt liÖu. Do trªn thÞ tr­êng hiÖn nay nguyªn vËt liÖu sö dông trong ngµnh in rÊt s½n nªn Nhµ m¸y kh«ng dù tr÷ nhiÒu nguyªn vËt liÖu trong kho mµ khi nµo ký ®­îc hîp ®ång, c¸n bé phßng vËt t­ míi liªn hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp vµ ®­îc vËn chuyÓn ®Õn tËn kho. - §èi víi kh©u sö dông nguyªn vËt liÖu: Víi nguyªn vËt liÖu chÝnh lµ giÊy th× Nhµ m¸y ®· theo dâi ®­îc theo tõng ®¬n ®Æt hµng. Cßn víi nh÷ng nguyªn vËt liÖu kh¸c, khi cã nhu cÇu sö dông, c¸c bé phËn sö dông lµm PhiÕu xin lÜnh vËt t­ göi lªn phßng s¶n xuÊt kinh doanh, sau khi xem xÐt tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña nhu cÇu sö dông nguyªn vËt liÖu, phßng kinh doanh ký xÐt duyÖt. B»ng c¸ch ®ã vÉn cã thÓ cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt mµ vÉn tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng hao hôt, mÊt m¸t, l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu. Ngoµi ra, Nhµ m¸y ®· lËp ®­îc Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu mét c¸ch khoa häc. Sæ nµy sÏ thèng nhÊt tªn gäi, m· sè, ®¬n vÞ tÝnh cña tõng danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu, gióp cho viÖc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y ®­îc tèt h¬n. * VÒ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu C«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y nh×n chung ®­îc thùc hiÖn t­¬ng ®èi toµn diÖn tõ viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu, h¹ch to¸n chi tiÕt ®Õn h¹ch to¸n tæng hîp. - VÒ hÖ thèng chøng tõ sö dông ®Ó h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu: HÖ thèng chøng tõ ®­îc sö dông t¹i Nhµ m¸y ®¶m b¶o ®Çy ®ñ c¸c chøng tõ b¾t buéc theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh vÒ nguyªn vËt liÖu nh­: PhiÕu nhËp kho, PhiÕu xuÊt kho, Biªn b¶n kiÓm nghiÖm, kiÓm kª, … - Ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu: §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp kho ®­îc tÝnh theo gi¸ gèc (theo chuÈn mùc sè 2 vÒ hµng tån kho), nh­ vËy Nhµ m¸y ®· ph¶n ¸nh ®­îc chÝnh x¸c gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp kho. §èi víi nguyªn vËt liÖu xuÊt kho, Nhµ m¸y sö dông ph­¬ng ph¸p NhËp tr­íc - XuÊt tr­íc ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt. Ph­¬ng ph¸p nµy ®­îc ®¸nh gi¸ lµ phï hîp víi Nhµ m¸y v× sè l­îng danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu vµ sè lÇn nhËp kho nguyªn vËt liÖu kh«ng nhiÒu. - VÒ h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu: HiÖn nay, Nhµ m¸y ®ang ¸p dông ph­¬ng ph¸p ThÎ song song ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu. Víi ®Æc ®iÓm lµ mét Nhµ m¸y cã sè l­îng danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu kh«ng nhiÒu th× viÖc ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy lµ rÊt phï hîp. - VÒ h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu: HiÖn nay, h×nh thøc sæ kÕ to¸n mµ Nhµ m¸y ®ang ¸p dông h×nh thøc NhËt ký chung. H×nh thøc sæ nµy kh¸ phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc s¶n xuÊt vµ quy m« s¶n xuÊt võa vµ nhá cña Nhµ m¸y. VÒ viÖc h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu, Nhµ m¸y thùc hiÖn theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. Víi ph­¬ng ph¸p nµy, nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y ®­îc qu¶n lý mét c¸ch chÆt chÏ vµ Nhµ m¸y còng n¾m ®­îc t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån nguyªn vËt liÖu mét c¸ch th­êng xuyªn vµ kÞp thêi. - §Æc biÖt, Nhµ m¸y ®· trang bÞ m¸y tÝnh cho phßng tµi chÝnh ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n. ViÖc ¸p dông m¸y tÝnh vµo h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu gióp gi¶m nhÑ khèi l­îng c«ng t¸c ghi chÐp cña kÕ to¸n, ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c cao, ®¸p øng kÞp thêi viÖc cung cÊp th«ng tin vÒ nguyªn vËt liÖu bÊt cø lóc nµo khi cã nhu cÇu. Nh×n chung, c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi ®­îc thùc hiÖn kh¸ tèt, ®¶m b¶o tu©n thñ theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, phï hîp víi ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt - kinh doanh cña Nhµ m¸y, vÒ c¬ b¶n cung cÊp ®Çy ®ñ th«ng tin vÒ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông nguyªn vËt liÖu trong Nhµ m¸y. 2. Nh­îc ®iÓm Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm, Nhµ m¸y vÉn cßn cã nh÷ng thiÕu sãt trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu cÇn ®­îc kh¾c phôc. * VÒ tæ chøc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu - Nhµ m¸y ch­a x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt. Ngoµi giÊy in th× c¸c nguyªn vËt liÖu kh¸c ®Òu ®­îc xuÊt kho theo nhu cÇu cña c¸c ph©n x­ëng, dÉn ®Õn t×nh tr¹ng sö dông nguyªn vËt liÖu kh«ng ®óng môc ®Ých, g©y l·ng phÝ, tõ ®ã lµm t¨ng chi phÝ vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt th­êng cã c¸c phÕ liÖu thu håi nh­ giÊy rèi, giÊy in háng, giÊy in thö, lâi giÊy cuén,… Tuy nhiªn, Nhµ m¸y kh«ng tiÕn hµnh nhËp kho sè phÕ liÖu thu håi nµy mµ chóng chØ ®­îc tËp trung t¹i tõng ph©n x­ëng vµ ®­îc b¸n. Do phÕ liÖu thu håi kh«ng ®­îc nhËp kho nªn trong Sæ danh ®iÓm vËt t­ ch­a cã m· hiÖu cho phÕ liÖu thu håi. * VÒ tæ chøc c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu - Tµi kho¶n sö dông: T¹i Nhµ m¸y, tµi kho¶n 152 - Nguyªn vËt liÖu ®­îc më chi tiÕt thµnh hai tµi kho¶n lµ TK 1521 - Nguyªn liÖu chÝnh vµ TK 1522 - Nguyªn liÖu phô, trong khi ®ã tµi kho¶n 621 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp ®­îc chi tiÕt thµnh TK 6211 - GiÊy vµ TK 6212 - Nguyªn vËt liÖu kh¸c. Nh­ vËy, c¸ch ph©n lo¹i gi÷a hai tµi kho¶n nµy ch­a cã sù thèng nhÊt víi nhau, g©y khã kh¨n trong c«ng t¸c h¹ch to¸n còng nh­ khã kh¨n cho nh÷ng ng­êi ®äc sæ s¸ch, b¸o c¸o. Ngoµi ra, viÖc chi tiÕt TK 152 ch­a phï hîp theo c¸ch ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu. HiÖn nay, nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y ®ang ®­îc ph©n lo¹i theo vai trß vµ c«ng dông cña chóng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n tæng hîp, Nhµ m¸y ®· sö dông TK 152 chi tiÕt theo tõng nhãm nguyªn vËt liÖu. Tuy nhiªn, trªn TK 1522 - Nguyªn liÖu phô cã qu¸ nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu cã vai trß vµ c«ng dông kh¸c nhau. Nhµ m¸y cÇn xem xÐt l¹i viÖc chi tiÕt trªn TK 152. - H¹ch to¸n hµng mua ®ang ®i ®­êng: Nhµ m¸y kh«ng sö dông TK 151 ®Ó theo dâi hµng mua ®ang ®i ®­êng. Trong qu¸ tr×nh Nhµ m¸y thu mua nguyªn vËt liÖu ®«i khi cã x¶y ra tr­êng hîp cuèi th¸ng hãa ®¬n ®· vÒ nh­ng hµng ch­a vÒ nhËp kho. Khi ®ã, Nhµ m¸y kh«ng ph¶n ¸nh nghiÖp vô nµy vµo sæ s¸ch khi nhËn ®­îc hãa ®¬n mµ chê ®Õn khi hµng vÒ míi ph¶n ¸nh. Nh­ vËy, th«ng tin vÒ nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y vµo thêi ®iÓm cuèi th¸ng sÏ kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c. - H¹ch to¸n phÕ liÖu thu håi HiÖn nay, Nhµ m¸y kh«ng tiÕn hµnh nhËp kho phÕ liÖu thu håi, do ®ã ch­a x©y dùng thñ tôc nhËp kho phÕ liÖu thu håi, trong hÖ thèng tµi kho¶n cña Nhµ m¸y còng kh«ng cã tµi kho¶n nµo ph¶n ¸nh gi¸ trÞ phÕ liÖu thu håi nhËp kho. - C«ng t¸c lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu Hµng tån kho nãi chung vµ nguyªn vËt liÖu nãi riªng lµ nh÷ng tµi s¶n l­u ®éng cã biÕn ®éng vÒ gi¸ theo thêi gian. §èi víi Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, tÊt c¶ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ®Òu ph¶i mua ngoµi. GiÊy in lµ nguyªn vËt liÖu chÝnh, chiÕm tû träng lín nhÊt trong tæng chi phÝ nguyªn vËt liÖu. §Çu vµo cña ngµnh giÊy phô thuéc vµo ngµnh khai th¸c gç nªn khi cã biÕn ®éng th× sÔ biÕn ®éng rÊt lín. Ngoµi ra, c¸c nguyªn vËt liÖu kh¸c nh­ mùc in, … dÔ bÞ h­ háng, gi¶m phÈm chÊt nÕu kh«ng ®­îc b¶o qu¶n tèt. Tuy nhiªn, hiÖn nay, Nhµ m¸y l¹i kh«ng tiÕn hµnh lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu. §©y lµ mét thiÕu sãt lín cña Nhµ m¸y. - Sæ s¸ch kÕ to¸n §èi víi mét sè nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh t¹i Nhµ m¸y nh­ nhËp mua nguyªn vËt liÖu hay thanh to¸n cho ng­êi b¸n th× ®­îc ph¶n ¸nh ®ång thêi vµo hai lo¹i sæ lµ sæ NhËt ký chung vµ sæ NhËt ký ®Æc biÖt. ViÖc ghi chÐp nh­ vËy lµ kh«ng cÇn thiÕt, g©y trïng l¾p sè liÖu. B¶ng ph©n bæ nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y ®­îc lËp mét c¸ch tæng hîp, chØ theo dâi ®­îc chi phÝ nguyªn vËt liÖu theo c¸c kho¶n môc chi phÝ mµ kh«ng theo dâi ®­îc theo tõng ®¬n ®Æt hµng. Bªn c¹nh ®ã, Nhµ m¸y kh«ng lËp B¶ng tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu. §iÒu nµy g©y khã kh¨n cho Nhµ m¸y trong viÖc theo dâi gi¸ nguyªn vËt liÖu nhËp, xuÊt vµ tån kho. II. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Sau thêi gian thùc tËp ®­îc tiÕp cËn vµ t×m hiÓu thùc tÕ c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, kÕt hîp víi nh÷ng kiÕn thøc ®­îc häc trong nhµ tr­êng, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè kiÕn nghÞ sau nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi. 1. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu HiÖn nay, Nhµ m¸y ch­a tiÕn hµnh x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt. Ngoµi giÊy in ®­îc quy ®Þnh sè l­îng xuÊt theo tõng ®¬n ®Æt hµng (th«ng qua PhiÕu s¶n xuÊt do phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt lËp), c¸c nguyªn vËt liÖu ®­îc kh¸c xuÊt sö dông theo nhu cÇu cña c¸c ph©n x­ëng. ChÝnh v× vËy ng­êi lao ®éng th­êng sö dông l·ng phÝ nguyªn vËt liÖu, lµm t¨ng chi phÝ vµ do ®ã gi¸ thµnh cña c¸c ®¬n ®Æt hµng kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c. §Ó cã thÓ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu tèt h¬n, Nhµ m¸y nªn x©y dùng mét hÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu, bao gåm: - §Þnh møc quay giÊy khi tiÕn hµnh quay giÊy chuyÓn giÊy cuén tÝnh theo kg sang giÊy tÝnh theo tê: bao nhiªu tê giÊy trªn mét kg giÊy cuén (theo tõng khæ giÊy). - §Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt: bao nhiªu mùc trªn mét trang in (theo tõng khæ giÊy); bao nhiªu b¶n kÏm cho mét ®¬n ®Æt hµng; … Nh­ vËy, Nhµ m¸y sÏ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ®­îc tèt h¬n, nguyªn vËt liÖu ®­îc sö dông hîp lý h¬n, gi¸ thµnh cña mçi ®¬n ®Æt hµng sÏ ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c h¬n. - Ngoµi ra, Nhµ m¸y còng nªn khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng sö dông tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu trong s¶n xuÊt trªn c¬ së c¸c ®Þnh møc ®· ®Ò ra b»ng c¸c biÖn ph¸p nh­ tuyªn d­¬ng, khen th­ëng ®èi víi nh÷ng ng­êi sö dông tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu vµ ph¹t båi th­êng ®èi víi nh÷ng ng­êi sö dông l·ng phÝ. Nh­ vËy sÏ h¹ ®­îc gi¸ thµnh vµ lµm t¨ng lîi nhuËn cña Nhµ m¸y. 2. VÒ tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt nªn khèi l­îng nguyªn vËt liÖu cña Nhµ m¸y t­¬ng ®èi lín. §Ó cã thÓ qu¶n lý mét c¸ch chi tiÕt vµ ®Çy ®ñ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu th× Nhµ m¸y ph¶i ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu mét c¸ch chÝnh x¸c vµ khoa häc. TK chi tiÕt 1522 kh«ng nªn cã nhiÒu chñng lo¹i nh­ hiÖn nay. TK 1522 nªn ®­îc chi tiÕt thµnh c¸c tiÓu kho¶n nh­ sau: TK 1521 - Nguyªn vËt liÖu chÝnh (giÊy, mùc, kÏm,…) TK 1522 - Nguyªn vËt liÖu phô (b×a cact«ng, chØ kh©u, ghim, thÐp ®ãng s¸ch,…) TK 1523 - Nhiªn liÖu (x¨ng, dÇu,…) TK 1524 - Phô tïng thay thÕ (bi, vßng bi, con l¨n,…) TK 1528 - PhÕ liÖu thu håi (giÊy thõa khi quay giÊy, giÊy in háng,…) T­¬ng øng víi c¸c TK nguyªn vËt liÖu, TK 621 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp còng nªn chi tiÕt thµnh: TK 6211 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu chÝnh TK 6212 - Chi phÝ nguyªn vËt liÖu phô ViÖc chi tiÕt TK 152 vµ TK 621 nh­ trªn sÏ ®¶m b¶o sù thèng nhÊt cho c¸c TK vµ sè liÖu cña c¸c TK ®ã trªn chøng tõ, sæ s¸ch. Bªn c¹nh viÖc x©y dùng l¹i hÖ thèng tµi kho¶n, phßng vËt t­ còng nªn x©y dùng l¹i Sæ danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu cho phï hîp víi sè hiÖu tµi kho¶n nh­ trªn, cô thÓ nh­ sau: B¶ng sè 31: Sæ danh ®iÓm vËt liÖu Ký hiÖu Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch NVL §¬n vÞ tÝnh Nhãm Danh ®iÓm NVL 1521 Nguyªn vËt liÖu chÝnh 1521.0101 GiÊy cuén VÜnh Phó 84-58 gm2 Kg 1522 Nguyªn vËt liÖu phô 1522.0101 ChØ kh©u tay 2000m Cuén 1523 Nhiªn liÖu 1523.0101 X¨ng A92 LÝt 1524 Phô tïng thay thÕ 15240101 Bãng ®iÖn C¸i 1528 PhÕ liÖu thu håi 15280101 GiÊy in háng … 3. VÒ h¹ch to¸n hµng mua ®ang ®i ®­êng HiÖn nay, Nhµ m¸y kh«ng sö dông TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng trong h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu. Tr­êng hîp hãa ®¬n ®· vÒ nh­ng hµng ch­a vÒ ®Õn Nhµ m¸y, kÕ to¸n ch­a tiÕn hµnh h¹ch to¸n mµ chê ®Õn khi hµng vÒ míi ph¶n ¸nh vµo trong sæ s¸ch. Nh­ vËy, th«ng tin vÒ nguyªn vËt liÖu vµo cuèi th¸ng kh«ng ®­îc chÝnh x¸c. H¬n n÷a, viÖc h¹ch to¸n nh­ vËy lµ kh«ng tu©n thñ theo chÕ ®é kÕ to¸n. V× vËy, Nhµ m¸y nªn sö dông TK 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô hµng mua ®ang ®i ®­êng vµo cuèi th¸ng. KÕt cÊu cña TK 151 nh­ sau: Bªn Nî: Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu ®ang ®i ®­êng cuèi th¸ng ch­a vÒ hoÆc ®· vÒ tíi Nhµ m¸y nh­ng ch­a lµm thñ tôc nhËp kho. Bªn Cã: Ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng mua ®ang ®i ®­êng kú tr­íc ®· vÒ nhËp kho. D­ Nî: Gi¸ trÞ hµng mua ®ang ®i ®­êng. Tr×nh tù h¹ch to¸n nh­ sau: + Trong th¸ng, nÕu hãa ®¬n ®· vÒ nh­ng hµng ch­a vÒ th× kÕ to¸n l­u hãa ®¬n vµo tËp hå s¬ “Hµng mua ®ang ®i ®­êng”. NÕu trong th¸ng hµng vÒ th× ghi sæ b×nh th­êng. Nh­ng nÕu cuèi th¸ng mµ hµng vÉn ch­a vÒ th× c¨n cø vµo hãa ®¬n vµ c¸c chøng tõ kh¸c liªn quan, kÕ to¸n ghi: Nî TK 151: Gi¸ trÞ hµng mua ®ang ®i ®­êng. Nî TK 133: ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ. Cã TK 111, 112, 331: Tæng gi¸ trÞ thanh to¸n. + Sang th¸ng sau, khi hµng vÒ kho, c¨n cø vµo PhiÕu nhËp kho, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152 Cã TK 151 ViÖc h¹ch to¸n hµng mua ®ang ®i ®­êng ®­îc theo dâi trªn sæ NhËt ký chung. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n céng sæ, lÊy sè liÖu ghi vµo sæ C¸i TK 151. 4. VÒ h¹ch to¸n phÕ liÖu thu håi Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cã mét sè c¸c s¶n phÈm háng, kh«ng ®¹t yªu cÇu cÇn ®­îc nhËp l¹i kho ®Ó t¸i sö dông hoÆc b¸n. T¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi, phÕ liÖu thu håi chñ yÕu ®­îc thu håi tõ ph©n x­ëng m¸y in vµ ph©n x­ëng hoµn thiÖn s¶n phÈm, bao gåm c¸c lo¹i giÊy in háng, giÊy in thö, giÊy thõa khi quay giÊy, lâi giÊy, kÏm,… Hµng ngµy, c¸c ph©n x­ëng tiÕn hµnh thu nhÆt c¸c lo¹i phÕ liÖu thu håi, sau ®ã ®Õn cuèi th¸ng, thñ kho, c¸n bé phßng vËt t­ vµ nh©n viªn ph©n x­ëng tiÕn hµnh ph©n lo¹i, c©n, ®ong, ®o, ®Õm vµ ­íc tÝnh gi¸ trÞ cña tõng lo¹i phÕ liÖu råi lµm thñ tôc nhËp kho. VÝ dô: GiÊy in háng, giÊy in thö kho¶ng 1.200®/kg GiÊy thõa khi quay giÊy kho¶ng 700®/kg Lâi giÊy kho¶ng 500®/kg KÏm kho¶ng 800®/kg Nhµ m¸y më thªm TK chi tiÕt 1528 - PhÕ liÖu thu håi vµ Phßng vËt t­ thªm vµo Sæ danh ®iÓm vËt liÖu m· hiÖu cña phÕ liÖu thu håi b¾t ®Çu b»ng tªn TK. Phßng vËt t­ sÏ viÕt PhiÕu nhËp kho (lËp thµnh 2 liªn, trong ®ã mét liªn l­u t¹i phßng vËt t­, mét liªn giao cho thñ kho ®Ó tiÕn hµnh nhËp kho, sau ®ã chuyÓn cho phßng tµi chÝnh ®Ó ghi sæ). B¶ng sè 32: Nhµ m¸y in qu©n ®éi Phßng vËt t­ PhiÕu nhËp kho Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 Sè: 01 Nî: Cã: Hä tªn ng­êi giao hµng: Ph©n x­ëng m¸y in. Lý do nhËp: PhÕ liÖu thu håi nhËp kho. NhËp t¹i kho: 1521 S T T Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch, phÈm chÊt vËt t­ (s¶n phÈm, hµng hãa) M· sè §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Theo c.tõ Thùc nhËp 1 GiÊy in háng 15240101 Kg 56 1.200 67.200 … Céng 464.000 C¸n bé phßng vËt t­ Qu¶n ®èc PX Thñ kho KÕ to¸n (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) Sau khi nhËn ®­îc PhiÕu nhËp kho do thñ kho chuyÓn ®Õn, kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi vµo sæ NhËt ký chung theo ®Þnh kho¶n sau: Nî TK 1528 Cã TK 6211, 6212 5. VÒ c«ng t¸c lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho HiÖn nay, t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi ch­a tiÕn hµnh lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho do nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c nhau. §©y lµ mét h¹n chÕ lín cña Nhµ m¸y v× lËp dù phßng sÏ gióp cho Nhµ m¸y chñ ®éng h¬n vÒ tµi chÝnh víi c¸c tr­êng hîp rñi ro x¶y ra trong s¶n xuÊt - kinh doanh. Dù phßng thùc chÊt lµ viÖc ghi nhËn tr­íc mét kho¶n chi phÝ thùc tÕ ch­a thùc chi vµo chi phÝ kinh doanh cña niªn ®é kÕ to¸n ®Ó cã nguån tµi chÝnh cÇn thiÕt bï ®¾p nh÷ng thiÖt h¹i cã thÓ x¶y ra cho niªn ®é kÕ to¸n sau. Do ®ã, Nhµ m¸y nªn lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho sÏ gióp cho Nhµ m¸y ph¶n ¸nh chÝnh x¸c gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú trªn B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n còng nh­ t×nh h×nh tµi chÝnh cña Nhµ m¸y. MÆt kh¸c, lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cßn lµm t¨ng chi phÝ, gi¶m lîi nhuËn dÉn ®Õn gi¶m thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ph¶i nép. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp cho tõng lo¹i hµng tån kho vµ ®­îc thùc hiÖn mét n¨m mét lÇn vµo cuèi n¨m trªn c¬ së kÕt qu¶ kiÓm kª hµng tån kho vµ ®èi chiÕu gi¸ gèc víi gi¸ thÞ tr­êng. Cuèi kú kÕ to¸n n¨m, khi gi¸ trÞ thuÇn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc cña hµng tån kho nhá h¬n gi¸ gèc th× Nhµ m¸y ph¶i lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Sè sù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp lµ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ gèc cña hµng tån kho lín h¬n gi¸ trÞ thuÇn cã thÓ thùc hiÖn ®­îc cña chóng. Sau khi tiÕn hµnh lËp dù phßng cho tõng lo¹i vËt t­, kÕ to¸n ph¶i tæng hîp toµn bé c¸c kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu vµo trong B¶ng kª chi tiÕt dù phßng. B¶ng kª lµ c¨n cø ®Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n dù phßng. B¶ng sè 33: B¶ng kª chi tiÕt dù phßng Sè TT Lo¹i NVL §VT Sè l­îng §¬n gi¸ ghi sæ §¬n gi¸ thÞ tr­êng Chªnh lÖch Møc dù phßng 1 2 3 4 5 6 7=6-5 8=7x3 … … Tæng céng KÕ to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho sö dông TK 159 - Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. KÕt cÊu cña TK nµy nh­ sau: Bªn Nî: Kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc hoµn nhËp. Bªn Cã: Kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®­îc lËp. D­ Cã: Kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho hiÖn cã. Néi dung ph¶n ¸nh: - Cuèi niªn ®é kÕ to¸n, khi tiÕn hµnh lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu, kÕ to¸n ghi: Nî TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 159 - Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho - Cuèi niªn ®é kÕ to¸n sau: + Tr­êng hîp kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu ph¶i lËp ë cuèi kú kÕ to¸n n¨m nay lín h¬n kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu ®· lËp ë cuèi kú kÕ to¸n n¨m tr­íc th× sè chªnh lÖch lín h¬n ®­îc lËp thªm, kÕ to¸n ghi: Nî TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 159 - Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho + Tr­êng hîp kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu ph¶i lËp ë cuèi kú kÕ to¸n n¨m nay nhá h¬n kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu ®· lËp ë cuèi kú kÕ to¸n n¨m tr­íc th× sè chªnh lÖch nhá h¬n ®­îc hoµn nhËp, kÕ to¸n ghi: Nî TK 159 - Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Cã TK 632 - Gi¸ vèn hµng b¸n Thùc tÕ t¹i nhµ m¸y hiÖn nay, kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i lËp dù phßng cho tÊt c¶ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu. Nhµ m¸y chØ nªn trÝch lËp dù phßng cho nh÷ng lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh, cã gi¸ trÞ lín nh­ giÊy, mùc in,… 6. VÒ sæ s¸ch kÕ to¸n - ViÖc sö dông c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt lµ nh»m gi¶m bít khèi l­îng c«ng viÖc kÕ to¸n vµ h¹n chÕ t×nh tr¹ng trïng l¾p sè liÖu. ViÖc kÕ to¸n ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®ång thêi lªn c¶ hai lo¹i sæ trªn lµ thõa vµ kh«ng cÇn thiÕt. V× vËy, víi nh÷ng nghiÖp vô ®· ®­îc theo dâi vµ ph¶n ¸nh trªn c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt th× kÕ to¸n kh«ng ghi vµo sæ NhËt ký chung n÷a. - B¶ng ph©n bæ vËt liÖu cña Nhµ m¸y nªn më chi tiÕt h¬n cho c¸c kho¶n môc chi phÝ s¶n xuÊt theo tõng ®¬n ®Æt hµng. Trong mét kú kinh doanh cã thÓ cã nhiÒu ®¬n ®Æt hµng cïng ®­îc thùc hiÖn. V× vËy, Nhµ m¸y cÇn tiÕn hµnh ph©n bæ chi phÝ theo tõng ®¬n ®Æt hµng. Nh­ thÕ, chi phÝ nguyªn vËt liÖu sÏ ®­îc ph¶n ¸nh chÝnh x¸c h¬n cho tõng ®¬n ®Æt hµng. HiÖn nay, ë Nhµ m¸y chØ cã giÊy in ®­îc theo dâi cho tõng ®¬n ®Æt hµng, cßn c¸c nguyªn vËt liÖu kh¸c th× ®­îc theo dâi chung theo tõng ph©n x­ëng. V× vËy, c¨n cø vµo chi phÝ giÊy in, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n bæ c¸c chi phÝ nguyªn vËt liÖu kh¸c cho tõng ®¬n ®Æt hµng. Nh×n vµo B¶ng ph©n bæ (B¶ng sè 34 trang 78) cã thÓ thÊy ®­îc t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu trong kú chi tiÕt theo tõng hîp ®ång. Vµ qua ®ã cã thÓ ­íc tÝnh ®­îc gi¸ thµnh cña tõng ®¬n ®Æt hµng. - Nhµ m¸y nªn lËp B¶ng tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu (B¶ng sè 35 trang 78) ®Ó cã thÓ thÊy ®­îc râ h¬n gi¸ trÞ nguyªn vËt liÖu nhËp, xuÊt, tån kho cuèi kú. Mçi b¶ng ®­îc lËp riªng cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu. B¶ng sè 34: B¶ng ph©n bæ vËt liÖu Tõ ngµy 01/03/2004 ®Õn ngµy 31/03/2004 STT Tªn TK/Chi phÝ 1521 1522 Tæng céng 1 6211 GiÊy - 50 n¨m §iÖn Biªn Phñ - T¹p chÝ d©n chñ - … 1.238.896.219 61.944.811 7.433.377 … 1.238.896.219 2 6212 Nguyªn vËt liÖu kh¸c - 50 n¨m §iÖn Biªn Phñ - T¹p chÝ d©n chñ - … 156.611.801 7.830.590 939.670 … 156.611.801 3 627 Chi phÝ s¶n xuÊt chung - 50 n¨m §iÖn Biªn Phñ - T¹p chÝ d©n chñ - … 156.565.061 7.828.253 939.390 … 156.656.061 4 641 Chi phÝ b¸n hµng 29.183.400 3.947.200 33.13.600 5 642 Chi phÝ qu¶n lý DN 1.542.000 15.390.900 16.932.900 Tæng céng 1.426.233.420 175.903.161 1.602.136.581 Ngµy 31 th¸ng 03 n¨m 2004 KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) B¶ng sè 35: B¶ng tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu Tõ ngµy … ®Õn ngµy … Tªn, nh·n hiÖu, quy c¸ch nguyªn vËt liÖu: …. M· hiÖu: …. Chøng tõ DiÔn gi¶i NhËp XuÊt Tån SH NT SL §G TT SL §G TT SL §G TT Céng Ngµy … th¸ng … n¨m … KÕ to¸n tr­ëng KÕ to¸n ghi sæ (Ký, hä tªn) (Ký, hä tªn) kÕt luËn KÕ to¸n lµ mét trong nh÷ng c«ng cô qu¶n lý gi÷ vÞ trÝ vµ vai trß quan träng kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong mçi doanh nghiÖp. Vai trß vµ vÞ trÝ ®ã ®­îc thÓ hiÖn râ h¬n c¶ trong kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu. §èi víi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nguyªn vËt liÖu ®ãng vai trß then chèt, lµ ®èi t­îng lao ®éng, lµ yÕu tè cÊu thµnh c¬ së vËt chÊt cña s¶n phÈm. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña nguyªn vËt liÖu ®èi víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, trong Chuyªn ®Ò cña m×nh, em ®· ®i s©u nghiªn cøu thùc tr¹ng qu¸ tr×nh h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi. Qua thêi gian thùc tËp t¹i Nhµ m¸y ®· gióp em nhËn thøc ®­îc vai trß cña kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu trong qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nãi riªng vµ qu¶n lý s¶n xuÊt nãi chung, ®ång thêi gióp em thÊy ®­îc cÇn ph¶i vËn dông lý thuyÕt vµo thùc tiÔn nh­ thÕ nµo ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. Qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i Nhµ m¸y còng gióp em tÝch luü ®­îc nhiÒu kinh nghiÖm, t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Tuy nhiªn, do thêi gian cã h¹n vµ tr×nh ®é cña b¶n th©n cßn h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. KÝnh mong nhËn ®­îc sù gãp ý cña c¸c thÇy, c« gi¸o cïng c¸c c«, chó trong phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cña Nhµ m¸y ®Ó chuyªn ®Ò ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o h­íng dÉn TrÇn §øc Vinh, c¸c c«, chó trong phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cïng tËp thÓ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong Nhµ m¸y ®· gióp ®ì, t¹o ®iÒu kiÖn cho em hoµn thµnh chuyªn ®Ò nµy. Phô lôc HÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n ¸p dông t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi Sè hiÖu tµi kho¶n Tªn tµi kho¶n CÊp 1 CÊp 2 CÊp 3 111 TiÒn mÆt 112 TiÒn göi ng©n hµng 131 Ph¶i thu cña kh¸ch hµng 133 ThuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®­îc khÊu trõ 138 Ph¶i thu kh¸c 141 T¹m øng 144 CÇm cè, ký c­îc, ký quü ng¾n h¹n 152 Nguyªn liÖu, vËt liÖu 1521 Nguyªn liÖu chÝnh 1522 Nguyªn liÖu phô 153 C«ng cô, dông cô 154 Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang 161 Chi sù nghiÖp 1611 Chi sù nghiÖp n¨m tr­íc 1612 Chi sù nghiÖp n¨m nay 211 Tµi s¶n cè ®Þnh h÷u h×nh 214 Hao mßn TSC§ h÷u h×nh 241 X©y dùng c¬ b¶n dë dang 244 Ký quü, ký c­îc dµi h¹n 311 Vay ng¾n h¹n 331 Ph¶i tr¶ cho ng­êi b¸n 333 ThuÕ vµ c¸c kho¶n ph¶i nép Nhµ n­íc 3331 ThuÕ GTGT ph¶i nép 3334 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp 33341 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp (n¨m tr­íc) 33342 ThuÕ thu nhËp doanh nghiÖp (n¨m nay) 3338 C¸c lo¹i thuÕ kh¸c 33381 ThuÕ thu nhËp c¸ nh©n 33382 ThuÕ m«n bµi 334 Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn 335 Chi phÝ ph¶i tr¶ 3353 Quü dù phßng vÒ trî cÊp mÊt viÖc lµm 336 Ph¶i thu, ph¶i tr¶ néi bé 3361 ThuÕ thu nhËp c¸ nh©n 338 Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 3382 Kinh phÝ c«ng ®oµn 3383 B¶o hiÓm x· héi 3384 B¶o hiÓm y tÕ 3388 Ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c 344 NhËn ký quü, ký c­îc dµi h¹n 411 Nguån vèn kinh doanh 414 Quü ®Çu t­ ph¸t triÓn 4142 Quü nghiªn cøu khoa häc vµ ®µo t¹o 415 Quü dù tr÷ 4151 Quü dù phßng tµi chÝnh 421 Lîi nhuËn ch­a ph©n phèi 4211 Lîi nhuËn n¨m tr­íc 4212 Lîi nhuËn n¨m nay 431 Quü khen th­ëng phóc lîi 4313 Quü phóc lîi ®· h×nh thµnh TSC§ 441 Nguån vèn ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n 511 Doanh thu b¸n hµng vµ cung cÊp dÞch vô 515 Doanh thu ho¹t ®éng tµi chÝnh 532 Gi¶m gi¸ hµng b¸n 621 Chi phÝ nguyªn liÖu, vËt liÖu trùc tiÕp 6211 GiÊy 6212 Nguyªn vËt liÖu kh¸c 622 Chi phÝ nh©n c«ng trùc tiÕp 627 Chi phÝ s¶n xuÊt chung 632 Gi¸ vèn hµng b¸n 635 Chi phÝ tµi chÝnh 641 Chi phÝ b¸n hµng 642 Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 711 Thu nhËp kh¸c 811 Chi phÝ kh¸c 911 X¸c ®Þnh kÕt qu¶ kinh doanh Tµi kho¶n ngoµi b¶ng 009 Nguån vèn khÊu hao c¬ b¶n Danh môc tµI liÖu tham kh¶o Lý thuyÕt h¹ch to¸n kÕ to¸n, Chñ biªn: TS. NguyÔn ThÞ §«ng - NXB Tµi chÝnh - 1999. KÕ to¸n tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp, Chñ biªn: TS. §Æng ThÞ Loan - NXB Gi¸o dôc - 2001. Ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh, Bé m«n KÕ to¸n qu¶n trÞ vµ PTH§KD - NXB Thèng kª - 2001. KÕ to¸n doanh nghiÖp theo ChuÈn mùc kÕ to¸n ViÖt Nam, TS. Nghiªm V¨n Lîi - NXB Tµi chÝnh - 2002. Lý thuyÕt vµ thùc hµnh kÕ to¸n tµi chÝnh, Chñ biªn: TS. NguyÔn V¨n C«ng - NXB Tµi chÝnh - 2000. HÖ thèng kÕ to¸n doanh nghiÖp - NXB Tµi chÝnh - 1995. Th«ng t­ 89/2002/ TT - BTC ngµy 9/10/2002. T¹p chÝ kÕ to¸n. Mét sè tµi liÖu kh¸c: - B¸o c¸o tµi chÝnh cña Nhµ m¸y in Qu©n ®éi n¨m 2001, 2002, 2003. - HÖ thèng chøng tõ, sæ s¸ch kÕ to¸n cña Nhµ m¸y in Qu©n ®éi th¸ng 3/2004. Môc lôc Lêi më ®Çu 1 PhÇn I: Thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 3 I. Giíi thiÖu kh¸i qu¸t vÒ Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 3 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 3 2. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh vµ tæ chøc qu¶n lý t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 6 2.1. §Æc ®iÓm quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 6 2.2. §Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng kinh doanh t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 7 2.3. §Æc ®iÓm tæ chøc qu¶n lý t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 8 3. §Æc ®iÓm tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 11 3.1. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 11 3.2. Tæ chøc vËn dông chøng tõ kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 14 3.3. Tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 14 3.4. Tæ chøc hÖ thèng sæ kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 15 3.5. Tæ chøc hÖ thèng b¸o c¸o kÕ to¸n t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 17 II. Thùc tr¹ng h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 18 1. §Æc ®iÓm vµ t×nh h×nh qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 18 1.1. §Æc ®iÓm nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 18 1.2. Tæ chøc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 19 2. Ph©n lo¹i vµ tÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 21 2.1. Ph©n lo¹i nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 21 2.2. TÝnh gi¸ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 22 2.2.1. §èi víi nguyªn vËt liÖu nhËp kho 23 2.2.2. §èi víi nguyªn vËt liÖu xuÊt kho 24 3. Tæ chøc chøng tõ kÕ to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 25 3.1. Chøng tõ sö dông 25 3.2. Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ 26 3.2.1. Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ nhËp kho 26 3.2.2. Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ xuÊt kho 29 4. Tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 33 4.1. ë kho 34 4.2. ë phßng Tµi chÝnh - KÕ to¸n 35 5. Tæ chøc h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 38 5.1. Tµi kho¶n sö dông 38 5.2. C¸c h×nh thøc sæ sö dông liªn quan ®Õn h¹ch to¸n tæng hîp nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 39 5.3. H¹ch to¸n tæng hîp nhËp nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 40 5.4. H¹ch to¸n tæng hîp xuÊt nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 47 6. C«ng t¸c kiÓm kª nguyªn vËt liÖu vµ lËp dù phßng gi¶m gi¸ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 58 6.1. C«ng t¸c kiÓm kª nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 58 6.2. C«ng t¸c lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 59 III. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung øng, dù tr÷ vµ sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 61 1. Ph©n tÝch t×nh h×nh cung cÊp nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 61 2. Ph©n tÝch t×nh h×nh dù tr÷ nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 62 3. Ph©n tÝch t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 63 PhÇn II: Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 65 I. NhËn xÐt chung vÒ tæ chøc qu¶n lý vµ h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 65 1. ¦u ®iÓm 65 2. Nh­îc ®iÓm 68 II. Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n nguyªn vËt liÖu t¹i Nhµ m¸y in Qu©n ®éi 70 1. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu 70 2. VÒ tµi kho¶n kÕ to¸n sö dông 71 3. VÒ h¹ch to¸n hµng mua ®ang ®i ®­êng 72 4. VÒ h¹ch to¸n phÕ liÖu thu håi 73 5. VÒ c«ng t¸c lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho 75 6. VÒ sæ s¸ch kÕ to¸n 77 KÕt luËn 79 Phô lôc 80 Danh môc tµi liÖu tham kh¶o 82