Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán quá trình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú

hi rõ họ tên) Từ hoá đơn GTGT, bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán nhập vào máy, máy sẽ tự động vào các chứng từ và sổ liên quan, trước tiên là sổ nhật ký chung rồi vào sổ cái các tài khoản liên quan, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết công nợ, sổ doanh thu, sổ chi tiết kết quả bán hàng, sổ vật tư, sổ giá vốn, … Các sổ chi tiết cũng được lập ra để cuối kỳ tiến hành đối chiếu với sổ cái tài khoản để xem xét sự thống nhất giữa các số liệu. Bảng: 2.1 Sổ nhật ký chung SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/10/2008 Đơn vị tính: Nghìn đồng NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sc STT TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ có Số trang trước chuyển sang 245 2/10/2008 Anh Nhàn chiết khấu bán hàng. 64188 1111 1.500 1.500 284 2/10/2008 Chị Hường bán ximăng Hoàng Mai(130tấn) 156 632 1111 511 33311 12.220 13.923 12.220 13.260 663 ### 285 2/10/2008 Chị Hà bán thép Thái Nguyên 156 632 112 5111 33311 46.500 49.770. 46.500 47.400 2.370 286 đến 350 5/10/ 2008 Chị Mai bán ximăng Bỉm Sơn 32 tấn 156 632 131 5111 33311 32.256 28.480 30.720 1.336 6/10/2008 Anh Nam Bán hàng (Thép thái nguyên 20 tấn) 156 31000 632 31000 131 33705 5111 32100 33311 1.605 …………………….. Cộng chuyển sang trang sau Khi bán hàng cùng với hoá đơn bán hàng, kế toán bán hàng khi nhận tiền bán hàng từ khách viết phiếu thu tiền Mẫu 2.3 Mẫu phiếu thu tiền hàng Xí nghiệp KDVLXD Mạnh Tú Đơn vị ………… Phiếu thu Số …. Mẫu số: C21 -H Ngày 5 tháng 10 năm 2008 Ban hành theo QĐ Số 999-TC/QĐ-CĐKT Ngày 2/11/1996 của BTC Nợ: Có: Họ và tên người nộp tiền: Cao Thanh Tâm Địa chỉ: Công ty cổ phần 471 Lý do nộp tiền: Mua hàng Số tiền: 25.800.000 đ ( Viết bằng chữ: Hai lăm triệu, tám trăm nghìn đồng chẵn) Kèm theo: HĐ 015789 chứng từ gốc : 01 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền: (Viết bằng chữ) Hai lăm triệu tám trăm nghìn đồng chẵn. Ngày 5 tháng 10 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập biểu Người nộp tiền Thủ quỹ Phiếu thu được lập thành 2 liên: 1 liên lưu tại cuống và 1 liên kẹp vào chứng từ gốc Từ sổ nhật ký chung các sổ chi tiết được lập để từ đó vào các sổ cái chi tiết. Quá trình ghi sổ kế toán được bắt đầu vào sổ chi tiết bán hàng. NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải ĐVT SL Giá gốc Giá bán Tiên gốc Tiền bán Lãi/ Lỗ SH NT 30/10 375 đến 421 Bán ximăng Bỉm sơn Tấn 215 890 970 191350 208550 17200 30/10 289 đến 405 bán xinămg Hoàng Mai Tấn 324 940 1020 304560 330480 25920 30/10 150 đến 189 Bán ximăng Nghi Sơn Tấn 152 780 830 118560 126160 7600 30/10 Từ 245 đến 350 Bán ximăng Cầu Đước Tấn 253 850 905 215050 228965 13915 30/10 Từ 180 đến 268 Bán Thép Thái Nguyên Tấn 198 1550 1605 306900 317790 10890 30/10 Từ 459 đến 450 Bán Thép việt Hàn Tấn 137 1570 1650 215090 226050 10960 30/10 Từ 289 đến 405 Thép liên doanh việt Úc Tấn 165 1595 1630 263175 268950 5775 Tổng 1614685 1706945 92260 Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Bảng 2.2 Sổ nhật ký bán hàng SỔ TỔNG HỢP NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tại tất cả các cửa hàng Từ ngày 01/10/2008 đến ngày 31/ Hoạt động kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng rộng khắp tại các vùng để phủ thị trường. Trong quá trình kinh doanh được tổng hợp tại phòng kinh doanh và phòng kế toán của công ty. Cuối tháng kế toán tổng hợp tất cả các hoá đơn bán hàng, các mặt hàng cụ thế được ghi liên kết với tổng hợp chung để kế toán tổng hợp. Tiếp theo kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người mua. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Bảng 2.3 Sổ chi tiết thanh toán với người mua SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản 1311 Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/10/2008 Số tiêu thụ Tên đối tượng Dư đầu kỳ P/S trong kỳ Dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Luỹ kế từ đầu năm 148.250 1 Chị Lan –Cty Xuân Quỳnh(Ximăng) 8.540 20.370 20.000 8.910 2 A Trung- SĐ 4.10 6.780 16.852,5 14.000 9632,5 3 A Hoàn – Sông Hồng 4.560 9502,5 10.000 5057,5 4 A Hùng- Hoà Hiệp 7.250 17.115 15.000 9.365 5 …………. 6 …………… 7 ………………….. 8 Cộng phát sinh trong tháng 258.350 244.345 14.005 9 Dư cuối kỳ 162.255 Hoạt động kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú được trải rộng với nhiều đối tượng mua và bán. Với số lượng hàng hoá bán ra trong kỳ với nhiều hạng mục chi tiết thanh toán với người mua. Nên trong bảng tổng hợp chi tiết bán hàng chỉ chi tiết đại diện một số khách hàng đại diện. Các hoạt động ghi sổ kế toán phải song song nhau, cùng vào sổ chi tiết kế toán vào sổ chi tiết hàng hoá. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Bảng 2.4 Sổ chi tiết hàng hóa SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Kho xí nghiệp Từ ngày 1/10/2008 đến ngày 31/10/2008 TT Hàng hoá ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT 1 Ximăng Bỉm Sơn Tấn 15 885 13.275 250 890 222.500 215 191.275 50 44.500 2 Ximăng Nghi Sơn Tấn 15 940 14.100 150 940 141.000 152 142.880 13 12.220 3 Ximăng Cầu Đước Tấn 25 780 19.500 250 780 195.000 253 197.340 22 17.160 4 Ximăng Hoàng Mai Tấn 11 843 9.237 350 850 297.500 324 275.323 37 31.450 5 Thép Thái Nguyên Tấn 20 1550 31.000 200 1550 310.000 198 306.900 22 34.100 6 Thép Liên doanh việt Úc Tấn 5 1560 7.800 180 1570 282.600 165 259.000 20 31.400 7 Thép Việt Hàn Tấn 15 1595 23.925 150 1595 239.250 137 218.515 28 44.660 118.873 1.687.850  1.575.979 230.744 Tính giá vốn của hàng nhập xuất trong kỳ được tính theo giá nhập trước xuất trước. Giá vốn hàng bán được tính theo giá nhập trước xuất trước sẽ tránh được cho doanh nghiệp giảm bớt được sự chênh lệch giá trong kinh doanh. Nhất là trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế thế giới toàn cầu, biến động giá cả khó lường. Các sổ chi tiết dùng để đối chiếu với sổ cái tài khoản có liên quan vào cuối kỳ để xem xét sự thống nhất giữa các số liệu: Ví dụ trong một nghiệp vụ bán hàng được từ A Nhàn cửa hàng tại Nam Đàn. Các hoá đơn chứng từ sau khi được lập trong thời gian xử lý gửi về phòng kế toán của công ty để kiểm tra sự thống nhất khớp với số hàng hoá trong kho của công ty. Nghiệp vụ bán hàng ngày 10/10/2008. 130 tấn ximăng Hoàng Mai. Đơn vị tính: Nghìn đồng Giá vốn hàng bán: (130*94) 12.220 (Nghìn đồng) Giá bán: (130*102) 13.260 (Nghìn đồng) Thuế giá trị gia tăng 5%: 663(nghìn đồng) Sau khi lập hoá đơn GTGT theo mẫu 01 thì kế toán tổng hợp bút toán: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 12.220 Có TK 156 12.220 Giá vốn hàng bán là phần chủ yếu trong tổng chi phí của doanh nghiệp bỏ ra nhằm mục đích lợi nhuận cho doanh nghiệp. Giá hàng hoá mà doanh nghiệp nhập vào phải phù hợp để bán ra sản phẩm với giá phù hợp với thị trường. Mỗi phương pháp tính giá khác nhau đều đưa lại cho doanh nghiệp mức hợp lý nhất để có độ chính xác cao, giảm tối thiểu sự chênh lệch giữa giá xuất và giá ghi trong sổ sách kế toán. Song song với việc xác định giá vốn là phương pháp hạch toán hàng tồn kho bởi vì phương pháp hàng tồn kho là kiểm kê định kỳ hay thường xuyên ảnh hưởng lớn đến quá trình và thời điểm xác định giá vốn. Hiện nay xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú thực hiện phương pháp kiểm hang theo phương pháp kiểm kê thường xuyên. Xuất bán theo phương pháp nhập trước xuất trước. Tiếp đến kế toán phản ánh doanh thu bán hàng với bút toán như sau: Nợ TK 1111 : 13.923 Có TK 5111: 13.260 Có TK 33311: 663 Kế toán nhập vào máy ở phần sổ nhật ký chung: Rồi lấy số liệu từ sổ nhật ký chung vào sổ cái các tài khoản liên quan: Sổ cái tài khoản Giá vốn hàng bán (TK 632) Sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. (TK 511) Sổ cái tài khoản tiền mặt ( TK 111) Sau đó máy sẽ tự động vào các sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết hàng hoá. Trường hợp tiêu tiêu thụ hàng hoá theo phương pháp tiêu thụ nội bộ kế toán sử dụng tài khoản 512 để phản ánh doanh thu tiêu thụ hàng nộ bộ (theo dõi trên tài khoản 131 chi tiết từng đối tượng). Ví dụ cho trường hợp bán hàng trong nội bộ của công ty cổ phần thuỷ lợi 7 (đây là nghiệp vụ bán hàng tại nội bộ doanh nghiệp) Nợ TK 1315 : Tiền hàng cả thuế Có TK 5122: Tiền hàng cả thuế Khi khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán số hàng đó kế toán phản ánh nghiệp vụ sau: Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632: Có TK 156 Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Nợ TK 5122: Có TK 5111 Có TK 33311 Kế toán nhập vào sổ nhật ký chung sẽ vào sổ chi tiết: Bảng 2.5 Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng Đơn vị: Xí nghiệp KĐVLX Mạnh Tú Địa chỉ : TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Mẫu số S03b – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 10/2008 Tên tài khoản: Phải thu từ khách hàng Số hiệu: 01 NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang Dòng Nợ Có 30/9  Dư đầu tháng 9 148.250 298 5/10 Anh Nhàn bán hang chị Lan Cty xuân Quỳnh 511 19400 33311 970 151 6/10 Chị Lan Xuân Quỳnh trả tiền 1111 20000 310 6/10 Anh Trung SĐ 4 mua thép 5111 16450 33311 822,5 152 7/10 Anh Trung trả tiền 1111 14000 325 7/10 Anh Hoàn Sông Hồng mua ximăng 5111 9250 33311 462,5 188 10/10 Anh Hoàn trả tiền 1111 10000 …… ….. Cộng phát sinh tháng 10 258.350 244.345 Số dư cuối tháng 14.005 Cộng luỹ kế từ đầu quý 162.255 Bảng 2.6 Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán Đơn vị: Xí nghiệp KĐVLX Mạnh Tú Địa chỉ : TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Mẫu số S03b – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 10/2008 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: ….. NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang Dòng Nợ Có Dư đầu tháng 9  375-421 Xuất kho bán ximăng Bỉm sơn 156 191.075  150-189 Xuất kho hàng hoá bán ximăng Nghi Sơn 156 127.680  245-350 Xuất kho bán ximăng Cầu Đước 156 197.340  289-405 Xuất kho bán ximăng Hoàng Mai 156 257.349  180-268 Xuất kho bán thép Thái Nguyên 156 306.900  359-450 Xuất kho bán thép Việt Hàn 156 259.120  289-405 Xkho bán thép liên doanh Việt Úc 156 218.515 Kết chuyển giá vốn hàng bán  911  1.575.979  Cộng phát sinh tháng 10  1.575.979 1.575.979  Số dư cuối tháng  Cộng luỹ kế từ đầu quý Bảng 2.7 Mẫu sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Đơn vị: Xí nghiệp KDVLX Mạnh Tú Địa chỉ : TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Mẫu số S03b – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 8/2007 Tên tài khoản: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Số hiệu: ….. NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang Dòng Nợ Có Dư đầu tháng 9 Bán chị Lan Xuân quỳnh 131 19.800 Anh trung Sông đà 4 131 16.450 Bán Ximăng thuỷ lợi Đông Nam 111 168.000 Bán thép việt Úc cty 471 112 332.000 Anh Hoàn sông Hồng 131 9050 Anh Nam thép thái nguyên cty 482 112 160.500 Anh Hùng Hoà hiệp 131 16.030 ……  …… Kết chuyển doanh thu 911 1.725.605 1.725.605 Cộng phát sinh tháng 8 1.725.605 Số dư cuối tháng  X X  Cộng luỹ kế từ đầu quý Bảng 2.8 Sổ cái tài khoản thuế giá trị gia tăng phải nộp Đơn vị: Xí nghiệp KĐVLX Mạnh Tú Địa chỉ : TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Mẫu số S03b – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 8/2007 Tên tài khoản: Thuế giá trị gia tăng phải nộp Số hiệu: ….. NTGS Chứng từ Diễn giải NKC TK ĐƯ Số tiền SH NT Trang Dòng Nợ Có Dư đầu tháng 9  68.525.269 Bán chị Lan Xuân quỳnh 131 970 Anh trung Sông đà 4 131 802,5 Bán Ximăng thuỷ lợi Đông Nam 111 8250 Bán thép việt Úc cty 471 112 16300 Anh Hoàn sông Hồng 131 452,2 Anh Nam thép thái nguyên cty 482 112 8.025 Anh Hùng Hoà hiệp 131 801,5 …… ….. Cộng phát sinh 86.280,250 Cộng luỹ kế cuối tháng 154.805,52 `Sau khi tổng hợp thuế giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình luân chuyển và lưu thông hàng hoá thuế giá trị gia tăng với các mặt hàng mà xí nghiệp kinh doanh với mức chịu thếu là 5%. Sau khi tổng hợp vào sổ cái tài khoản thuế giá trị gia tăng phải nộp bộ phận kế toán làm tờ khai nộp thuế theo mẫu của nhà nước. 2.2 Kế toán nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh và lập báo cáo kết quả kinh doanh. Để xác định kết quả tiêu thụ thì kế toán phải xác định được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.2.1 Kế toán chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641. Cuối kỳ tài khoản 641 không có số dư và được chi tiết thành các tiểu khoản bao gồm các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, chi phí bán hàng của công ty bao gồm các chi phí như: Chi phí tiếp khách, hội nghị,… Chi phí lương nhân viên Chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí hành chính, chi phí quảng cáo,… Chi phí vận chuyển, giao nhận. Chi phí bao bì, đóng gói, bốc xếp, lưư kho, hao hụt,… Chi bảo hiểm xã hôi, kinh phí công đoàn,… Chi phí bán hàng lớn nhất của công ty được sử dụng cho chi phí vận chuyển, quảng cáo. * Chứng từ liên quan Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, bảng trích khấu hao tài sản cố định, phiếu chi. uỷ nhiệm chi. Phương pháp kế toán Khi nghiệp vụ kinh tế xẩy ra kế toán căn cứ vào các chứng từ cụ thể như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, … vào sổ chi tiết. Tại Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú chi phí bán hàng được theo dõi những chi phí bán hàng phát sinh bằng tiền mặt, cụ thể chủ yếu là các khoản chiết khấu cho các đối tượng mua hàng, chi phí vận chuyển cho khách hàng. Khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán hạch toán:Nợ TK 6418(chi tiết tài khoản) Có TK 111 Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 641 Từ các số liệu liên quan kế toán phản ánh chi phí bán hàng vào sổ nhật ký chung về tình hình chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, sổ cái tài khoản 641, sổ cái tài khoản 642. Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Bảng 2.9 Trích phần sổ nhật ký chung chi phí bán hàng SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 10/2008 NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sc STT TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ có Số trang trước chuyển sang 154 Chi phí vận chuyển 641 11.815,7 111 11.815,7 ### 186 tiền dịch vụ mua ngoài 641 5.520 112 5.520 Chiết khấu bán hàng 641 3.800 111 3.800 Chi phí lươngnhân viên  641 8.950,6 334 8.950,6  Trích BHXH,BHYT KPCĐ 641 1.700,6 338 1.700,6  Cộng chuyển sang trang sau 31.786,9 31.786,9 Bảng 2.10 Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng Đơn vị: Xí nghiệp KĐVLX Mạnh Tú Địa chỉ : TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Mẫu số S03b – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 8/2008 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: ….. Tháng 10/2008 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NTGS Nợ Có 54/641 30/8/07 Dư đầu tháng Phí vận chuyển hàng 111 11.815,7 Chi phí dịch vụ mua ngoài 112 5.200 Kết chuyển lương tháng 10/2008 334 8.950,6 Trích BHXH,BHYT, KPCĐ 338 1.700,7 28/KC Kết chuyển chi phí bán hàng 911 31.786,9 Cộng phát sinh tháng 10 27.968,9 27.968,9 Dư cuối kỳ x x Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Như vậy nhìn chung chi phí bán hàng trong công ty chủ yếu là chi phí chiết khấu bán hang, chi phí vận chuyển, lương nhân viên. Trong hoạt động bán hàng chưa chú trọng đến công tác quảng cáo, công tác tặng kèm hàng hoá. Đây tuy là phương án tốn kém chi phí nhưng cũng là một chính sách kích thích khách hàng lựa chọn nhà cung cấp. 2.2.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào tài khoản 642 được chi tiết thành các tiểu mục sau: TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424 Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6425 Thuế phí và lệ phí TK 6426 Chi phí dự phòng TK 6427 chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428 chi phí bằng tiền khác Chứng từ sử dụng: Bao gồm các phiếu chi, giấy báo nợ, bảng phân bổ lương và các khoản trích theo lương, bảng khấu hao tài sản cố định, và các chứng từ khác có liên quan đến các khoản mục chi cho hoạt động quản lý của xí nghiệp. Phương pháp kế toán Khi phát sinh chi phí bán hàng kế toán hạch toán:Nợ TK 642 (chi tiết tài khoản) Có TK 111 Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh: Nợ TK 911 Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửu. Theo số liệu thống kê tháng 10/08 chi phí quản lý doanh doanh nghiệp được tổng hợp qua sổ nhật ký chung và sổ cái tài khoản 642: Bảng 2.11 Trích nhật ký chung phần chi phí quản lý doanh nghiệp SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 8/2007 Đơn vị tính: Nghìn đồng NTGS Chứng từ Diễn giải Đã ghi sc STT TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ có Số trang trước chuyển sang 154 Chi phí đồ dùng văn phòng 6422 1.205 111 1.205 ### 186 tiền dịch vụ mua ngoài 6427 3.100 112 3.100  Chi phí khấu hao 642 3.480 111 3.480  195 Chi phí lươngnhân viên QL 642 6.570 334 6.570  197  Trích BHXH, BHYT,KPCĐ 642 1.248,3 338 1248,3 Trích dự phòng 6426 3000 111 3000 Cộng chuyển sang trang sau 18.603,3 18.603,3 Bảng 2.12 Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp Đơn vị: Xí nghiệp KDVLXD Mạnh Tú Địa chỉ : TP Vinh - Tỉnh Nghệ An Mẫu số S03b – DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của BT BTC SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 10/2008 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp Số hiệu: ….. Tháng 10/2008 Đơn vị tính: Nghìn đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH NTGS Nợ Có 54/641 30/8/07 Dư đầu tháng Chi phí đồ dùng văn phòng 111 1.205 Trích dự phòng 112 3000 Chi phí dịch vụ mua ngoài 112 3.100 Chi phí khấu hao TSCĐ 111 3.480 Kết chuyển lương tháng 10/2008 334 6.570 Trích BHXH,BHYT, KPCĐ 338 1.248,3 28/KC Kết chuyển chi phí bán hàng 911 18.603,3 Cộng phát sinh tháng 8 18.603,3 18.603,3 Dư cuối kỳ x x Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ. Hoạt động kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng chủ yếu các khoản giảm trừ bao gồm chiết khấu bán hàng. Chiết khấu bán hàng được hạch toán trên tài khoản 521. Hoạt động kinh doanh được khuyến khích bằng cách hỗ trợ chi phí vận chuyển. Trong tháng 10/2008 khoản chiết khấu hàng trong tháng này là 3.800 vnđ. Tiền chiết khấu hàng bán được hạch toán như sau: Nợ TK 521: 3.800 Có TK 111 3.800 Cuối kỳ kết chuyển tiền chiết khấu hàng bán vào tài khoản doanh thu khi đã chấp nhận giảm doanh thu. Nợ Tk 511 3.800 Có TK 521: 3.800 Trong xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú phần hàng bán bị trả lại chưa được hạch toán ngay. Trong xí nghiệp do hàng mới nhập nên trong tổng kết lại sẽ không hạch toán trực tiếp trong phản ánh làm giảm doanh thu của xí nghiệp. 2.2.4 Kế toán kết quả kinh doanh và lập báo cáo kết quả kinh doanh Kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh chính là hoạt động về tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá. Kết quả đó được tính bằng cách so sánh giữa một bên là doanh thu thuần và một bên là giá vốn hàng tiêu thụ và chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và được biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận hoặc lỗ về tiêu thụ. Được biểu hiện qua công thức sau: Kết quả kinh doanh = Doanh thu thuần - Các khoản giảm trừ - Giá vốn hàng bán - Chi phí BH và Chi phí QLDN Thông thường cuối kỳ kinh doanh kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh. Trình tự kế toán được thực hiên theo sơ đồ : Sơ đồ 2.2 Sơ đồ xác định kết quả kinh doanh Theo trình tự hạch toán kết quả kinh doanh trong tháng 10 báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh : Bảng 2.13 Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH THÁNG 10/2008 Chỉ tiêu Phát sinh trong tháng Luỹ kế 1. Tổng doanh thu 1.725.605 2. Các khoản giảm trừ 3.800.000 3. Giá vốn hàng bán 1.575.979 4.Lợi nhuận gộp 149.626 5. Chi phí bán hàng 27.968,9 6. Chi phí quản lý doanh nghiệp 18.603,3 7. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 99.235,8 8. Thuế thu nhập doanh nghiệp 27.786 9. Lợi nhuận sau thuế 71.449,8 Như vậy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong tháng 10 khá tốt. Lợi nhuận sau thuế đạt 71.449,8 VN. Nhìn chung hoạt động cuả công ty đã khá ổn định trong 6 tháng đầu năm 2008, đến nửa sau của năm 2008, dấu hiệu của kinh doanh như vậy là tốt. PHẦN 3 ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP KINH DOANH VẬT LIỆU XÂY DỰNG MẠNH TÚ 3.1 Thực trạng tổ chức hạch toán tại Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. 3.1.1. Những thành tựu đạt được. Qua chặng đường dài khẳng định được vị trí. Để đạt được những thành công trên có sự góp sức rất lớn của đội ngũ cán bộ của phòng kế toán. Với số lượng công nhân viên và kinh nghiệp trong công việc đội ngũ kế toán trong xí nghiệp đã cố gắng hết sức hoàn thành tốt nhiệm vụ một cách chính xác và nhanh chóng. Cung cấp đầy đủ các thông tin cho nhà quản lý để có những chiến lược kinh doanh. kế hoạch kinh doanh, tập hợp chi phí sản xuất,... Bên cạnh đó là các báo cáo kế toán cung cấp thông tin cho các cổ đông, báo cáo cho các nhà quản lý,... Bộ máy kế toán của xí nghiêp được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung. với hình thức này, mỗi phần hành kế toán được giao cho một người chịu trách nhiệm hạch toán và quản lý riêng nhưng các phần hành và các kế toán viên luôn có sự liên hệ chặt chẽ với nhau và chủ động phối hợp với các phòng ban có liên quan khác vì vậy đảm bảo cho việc hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành nhịp nhàng và hiệu quả. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung trong Công ty đã đảm bảo cho sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, đảm bảo cho việc kiểm tra, xử lý kịp thời, giúp lãnh đạo xí nghiệp nắm được tình hình hoạt động, tình hình tài chính của xí nghiệp một cách nhanh chóng để từ đó có những chính sách, biện pháp và những kế hoạch kịp thời nhằm phát triển hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đồng thời từ đó ban lãnh đạo xí nghiệp tìm cách để tạo điều kiện trang bị và ứng dụng các phương tiện thiết bị máy móc hiện đại nhằm giảm bớt sức lao động của nhân viên, tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên kế toán. - Về tổ chức hệ thống chứng từ: Xí nghiệp đã vận dụng các chứng từ mà Bộ tài chính quy định. Các chứng từ được lập và luân chuyển đúng với quy đinh, quy trình lập và lưu chuyển chứng từ hợp lý và đúng theo quy định. - Về tổ chức hệ thống sổ sách: Áp dụng hình thức ghi sổ là Nhật ký chung là phù hợp vơi hoạt động của xí nghiệp và phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay bởi vì hình thức ghi sổ nhật ký chung đang được sử dụng rộng rãi trong và ngoài nước. Sử dụng hình thức nhật ký chung cũng dễ dàng tròng việc áp dụng phần mềm kế toán trong việc ghi chép sổ sách. Phần mềm kế toán không những làm giảm nhẹ công việc của kế toán mà còn đảm bảo sự chính xác trong ghi chép sổ sách. Phần mềm kế toán được xây dựng cho riêng của công ty nên phù hợp với sự hoạt động cũng như ghi chép. Phần mềm kế toán được xây dựng khá hoàn chỉnh, không những giúp việc ghi sổ được thận tiện mà còn hỗ trợ trong lập các báo cáo quản trị, vì vậy giúp cho kế toán có thể lập báo cáo quản trị một cách nhanh chóng khi có yêu cầu của ban Giám đốc, do đó giúp cho việc ra quyết định kịp thời. - Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo: Các báo cáo tài chính được lập đầy đủ và chính xác theo từng quý nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Đặc biệt Công ty rất chú ý đến báo cáo quản trị nên các báo cáo quản trị luôn được lập kịp thời, đầy đủ, chính xác nhằm phục vụ cho việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và có những kế hoạch, định hướng phát triển cho những giai đoạn kế tiếp. Các báo cáo quản trị không những giúp cho Công ty kiểm soát tôt tình hình đang diễn ra mà còn giúp Tổng Công ty nắm bắt được tình hình của Công ty con, từ đó có nhứng biện pháp điều chỉnh hoạt động của Công ty. 3.1.2. Hạn chế trong công tác tổ chức hạch toán tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. Tuy nhiên khối lượng công việc lớn nhưng xí nghiệp chỉ biên chế 6 nhân viên ở phòng gây ra những khó khăn trong xử lý công việc, một kế toán chi tiết đảm nhận kiệm nhiệm nhiều nhiệm vụ khác nên gây ra sự chồng chéo, khó kiểm soát được các nghiệp vụ phát sinh trong ngày. - Với tổ chức hệ thống chứng từ thì với tư cách là thành viên của công ty cổ phần thuỷ lợi 7 nên doanh nghiệp sử dụng các chứng từ mà Tổng công ty yêu cầu nên trong một số trường hợp xí nghiệp chưa tự chủ trong việc lập các chứng từ hướng dẫn, gây khó khăn trong công tác ghi chép các hoạt động diễn ra, do đó khó kiểm soát các hoạt động liên quan đến hoạt động của, nên áp dụng một số chứng từ hướng dẫn để tiên trong việc ghi chép trong hoạt động xí nghiệp. Bên cạnh đó thì hệ thống sổ sách kế toán cũng xuất hiện những hạn chế được đưa ra như: Phần mềm kế toán được xây dựng từ khá lâu mà không được đổi mới nên không được cập nhật kịp thời sự thay đổi trong kế toán. Hệ thống tài khoán sử dụng chưa được sửa đổi theo chế độ mới. Bên cạnh đó phần mềm chưa tự động bù trừ công nợ nên cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh nên rất mất thời gian và công sức. Trong công tác vận dụng hệ thống báo cáo kế toán thì hiện xí nghiệp chưa chú trọng lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ nên công tác quản lý vồn chưa thật tốt. Việc phụ thuộc vào các mẫu báo cáo mà Công ty mẹ ban hành đôi khi làm cho công tác kế toán gặp khó khăn. Các báo cáo quản lý chưa thực sự là cầu nối giữa ban giám đốc xí nghiệp với công tác kiểm soát hoạt động của xí nghiệp. Các báo cáo quản lý hàng quý chưa thực sự dùng để phân tích tình hình hoạt động của xí nghiệp. Ngoài những thành tựu và hạn chế đã nêu ra trong hoạt động kế toán của xí nghiệp còn tồn tại những vấn đề sau đây: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú. 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện. Hoạt động sản xuất kinh doanh có tồn tại và phát triển được hay không là nhờ vào thị trường tiêu thụ những sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra. Điều đó được khẳng định khi và chỉ khi sản phẩm có đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dung. Mặt khác nền kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế lại đòi hỏi những sản phẩm này phải có sức cạnh tranh cả về giá cả lẫn chất lượng sản phẩm. Sự phát triển của chất lượng của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đổi mới công nghệ sản xuất sản phẩm, có sự kiểm tra chất lượng, bảo quản,…Còn với công tác sản xuất sản phẩm có mức giá cạnh tranh thì cần phải có một hệ thống quản lý công tác từ khâu cung ứng nguyên vật liệu đầu vào, tập hợp chi phí sản xuất một cách chính xác, đưa ra những thông tin cần thiết cần thiết và kịp thời cho nhà quản lý. Những yêu cầu trên chỉ đưa ra và đáp ứng được khi hệ thống thông tin kế toán ngày càng hoàn thiện thích ứng với nhu cầu của thực tế đòi hỏi. Nhà nước đóng vai trò kinh tế vĩ mô điều tiết kinh tế một cách tổng thể đưa ra những chính sách nhằm thúc đẩy kinh tế quốc dân phát triển theo những mục tiêu nhà nước đặt ra. Trong nội bộ xí nghiệp nhà quản lý đưa ra những chính sách phát triển sản xuất kinh doanh dựa trên những thông tin kế toán. Thông qua việc kiểm định, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh bằng phương pháp hệ thống khoa học của kế toán: chứng từ, tài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối cho biết thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các báo cáo tài chính của doanh nghiệp còn cung cấp thông tin cho các đốI tượng quan tâm về tình hình tài chính, triển vọng phát triển của doanh nghiệp để có những quyết định đầu tư đúng đắn trong cùng thời kỳ. Nhất là trong những năm gần đây công ty cổ phần ximăng Sông đà đã cổ phần, phát hành cổ phiếu. Vì vậy phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho thích hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trườnghiện nay, và đây là một yêu cầu bức xúc. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp thì khâu tiêu thụ hàng hoá là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn, tiếp tục một chu trình xoay vòng vốn. Vốn kinh doanh là yêu cầu đầu tiên của vấn đề tiếp tục của quá trình sản xuất nên đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ, chính xác. Muốn hoàn thiện đòi hỏi phải có nhận xét đúng trong việc thực hiện công tác kế toán, đảm bảo phù hợp với chế độ, chính sách và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo cung cấp đầy đủ chính xác những thông tin kinh tế, vừa tiết kiệm được chi phí và vừa có hiệu quả. Công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tốt thì hệ thống chứng từ ban đầu sẽ được hoàn thiện, do đó sẽ nâng cao được tính pháp lý, tính chính xác tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán. Việc luân chuyển chứng từ hợp lý sẽ tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá. Hoàn thiện còn góp phần vào việc sử dụng đuáng tài khoản để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán, đồng thời giúp các cổ đông, bạn hàng, những người quan tâm đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp để hiểu rõ về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện quá trình hạch toán trên ngoài việc góp phần nâng cao hiệu quả công tác tổ chức kế toán toàn công ty, nó còn cung cấp trên những số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Giúp cho nhà lãnh đạo quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc tốt hơn. Từ những yêu cầu cấp thiết của vấn đề hoàn thiện hạch toán nói chung và hạch toán quá trình tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh là những vấn đề cần thiết để đảm bảo kết cấu hợp lý, gọn nhẹ, chính xác, hiện đạI mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho các đối tượng sử dụng. Hoàn thiện công tác luân chuyển chứng từ. - Trong trường hợp bán hàng cho khách hàng qua kho công ty, công ty chỉ cần lập hoán đơn GTGT làm 4 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên giao cho chi nhánh làm cơ sở báo nợ cho văn phòng công ty, 1 liên dung đề hạch toán, điều này hoàn toàn hợp lý vì ở chi nhánh hay ở văn phòng của công ty vẫn là hàng của công ty xuất bán. Các chứng từ này vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý để các bên theo dõi và hạch toán. Tại kho chính của công ty chỉ làm nhiệm vụ nhập hàng và xuất hàng xuống cho các hàng đại lý. Như vậy tại công ty sẽ giảm bớt việc theo dõi bán hàng, hạch toán công nợ để tập trung và điều hành xí nghiệp. Đồng thời việc luân chuyển chứng từ cũng thuận lợi hơn, phù hợp với chế độ tài chính. Đối với hàng hoá xuất bán ở các đại lý bán lẻ thì phải có chu kỳ nộp báo cáo tình hình xuất bán. 3.2.3 Hoàn thiện phương pháp hạch toán * Hoàn thiện chiết khấu thanh toán. Tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng vât liệu Mạnh Tú không thực hiện việc hạch toán chiết khấu đối với hàng bán mà trừ thẳng vào giá bán từng loại thành phẩm cho khách hàng hàng. Việc chiết khấu được tính như vậy, không những không đúng với chế độ kế toán quyết định (Phải hạch toán các khoản chiết khấu vào tài khoản 811- chi phí hoạt động tài chính vì đây là việc có lợi cho doanh nghiệp: Chiết khấu cho khách hàng để khuyến khích tiêu thụ hàng hoá) mà còn gây nhầm cho người mua vì người mua hàng chỉ nghĩ rằng họ bỏ vốn ra nên được hưởng chênh lệch giữa giá mua và giá bán. Do vậy trong công tác hạch toán khi chiết khấu mua hàng cho ngườI mua phảI hạch toán như sau: Nợ TK 811: Chiết khấu dành cho khách hàng Có TK 111,112: Trả bằng tiền Có TK 131: Trừ vào số nợ của khách hàng Có TK 3388: Đã chấp nhận nhưng chưa thanh toán * Hoàn thiện các khoản dự phòng Trong thực tế để hạn chế những thiệt hại và có thể chủ động hơn trong trường hợp xẩy ra thì các doanh nghiệp được phép lập dự phòng nhằm hạn chế tối đa các rủi ro đó. Thực chất lập dự phòng là đảm bảo quyền lợi của công ty về mặt tài chính, làm cho bảng cân đối của công ty sẽ phản ánh chính xác hơn giá trị thực tế của tài sản. Tại công ty đã có sử dụng khoản dự phòng này nhưng thực tế chưa được chú ý. Khi lập các khoản dự phòng các khoản phảI thu khó đòi, khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải ước tính mức dự phòng hợp lý theo phương pháp ước tính. Đối với hàng tồn kho: Tại thời điểm cuối năm, khi kiểm kê hàng tồn ho nếu phát hiện thấy giá trị hàng tồn kho ghi trên sổ kế toán lớn hơn giá trị thực tế trên thị trường, kế toán lập dự phòng: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn x giá trị thành phẩm ghi trên sổ kế toán – giá trị thành phẩm trên thị trường ngày 31/12: Tiến hành trích dự phòng cho năm tới Nợ TK 642 Có TK 159 Cuối niên độ kế toán, hoàn nhập dự phòng của năm cũ chưa tiến hành: Nợ TK 159 Có TK 642 Đối với các khoản phải thu khó đòi: Kết cấu tài khoản 139 Bên Nợ: - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi; - Xoá các khoản nợ phải thu khó đòi. Bên Có: Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Số dư bên Có: Số dự phòng các khoản phải thu khó đòi hiện có cuối kỳ. Hạch toán: 1. Cuối kỳ kế toán hoặc cuối kỳ kế toán giữa niên độ (đối với doanh nghiệp có lập báo cáo tài chính giữa niên độ), doanh nghiệp căn cứ các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi), kế toán tính, xác định số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, ghi Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp      Có TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi. 2. Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, ghi: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi      Có TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Chi tiết hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi). 3. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được được phép xoá nợ. Việc xoá nợ các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xoá nợ về các khoản nợ phải thu khó đòi, ghi: Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)      Có TK 131 - Phải thu của khách hàng      Có TK 138 - Phải thu khác. Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). 4. Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã được xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . .      Có TK 711 - Thu nhập khác. Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 “Nợ khó đòi đã xử lý” (Tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán). 5. Các khoản nợ phải thu khó đòi có thể được bán cho Công ty mua, bán nợ. Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản nợ phải thu (đang phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho Công ty mua, bán nợ và thu được tiền, ghi: Nợ các TK 111, 112,. . . (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu) Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi) Nợ các TK liên quan (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi theo quy định của chính sách tài chính hiện hành)      Có các TK 131, 138,. . . * Hoàn thiện hạch toán xác định kết quả kinh doanh. Khi tiến hành xác định kết quả kinh doanh thì kế toán xí nghiệp sử dụng bút toán kết chuyển cả tài khoản 627 “chi phí sản xuất chung” sang tài khoản 911 “ xác định kết quả kinh doanh” Theo nguyên tắc kế toán, cuối kỳ kết chuyển tài khoản 627 sang tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm xuất ra trong kỳ. Như vậy việc hạch toán tại xí nghiệp đã làm gây ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm sản xuất ra giảm, đồng thời với kết quả sản xuất kinh doanh cũng giảm, nhưng giá thành sản phẩm giảm lại có thể làm cho doanh thu của xí nghiệp tăng nhờ bán được nhiều hay do doanh thu tính trên một đơn vị sản phẩm tăng,… Hơn nữa, như đã nói trên tiền lương nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý cũng được tập hợp vào TK 622, cuối kỳ kết chuyển vào TK 154 để xác định giá thành sản phẩm. Điều này làm tăng giá thành sản phẩm, đồng thời giảm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp dẫn đến kết quả sản xuất kinh doanh tăng. Như vậy kết quả kinh doanh không được chính xác. Để xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ thì doanh nghiệp cần: Hạch toán chi phí lương công nhân viên bán hàng vào chi phí bán hàng (tài khoản 641). Hạch toán tiền lương công nhân việ quản lý vào TK 642 Cuối kỳ ghi sổ xác định kết quả kinh doanh như sau: Phản ánh giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 911 Có TK 632: Kết chuyển giá vốn hàng bán Có TK 641: Kết chuyển chi phí bán hàng Có TK 642: Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp. Phản ánh doanh thu thuần: Nợ TK 511, 512, 513 Có TK 911 Kết chuyển lãi, lỗ từ hoạt động sản xuất kinh doanh: Nếu lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 Nếu lỗ: Nợ TK 421: Có TK 911: Nâng cao chất lượng hiệu quả của hệ thống sổ sách. Hiện nay công ty cổ phần ximăng Sông đà đã áp dụng hình thức ghi sổ theo phương pháp nhật ký chung. Đây là phương pháp ghi sổ phù hợp với phần mềm kế toán máy và việc sử dụng rất phổ biến trên thế giới. Hình thức này đưa kế toán nước ta hoà nhập với hệ thống kế toán quốc tế. Trong phạm vi hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh thì phần hạch toán chi tiết, hệ thống sổ kế toán có thể mở chi tiết hơn cho từng đốI tượng - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết thanh toán với người mua (chi tiết cho từng khách hàng) - Sổ nhật ký chung: Sổ này là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Số liệu ghi trên nhật ký chung làm căn cứ để ghi sổ cái các tài khoản. - Các sổ nhật ký đặc biệt: Đây là một phần của nhật ký chung nên phương pháp ghi tương tự nhật ký chung. Song để tránh trùng lặp các nghiệp vụ ghi trên nhật ký đặc biệt thì không ghi trên nhật ký chung. Các sổ nhật ký đặc biệt sẽ mở cho một số đối tượng hạch toán vì lý do sau: Có mật độ phát sinh lớn, thường xuyên Có tính trọng yếu trong đơn vị Cần phải có sự kiểm soát thường xuyên. Thanh toán công nợ Trong điều kiện kinh doanh hiện nay công ty phải cạnh tranh gay gắt với các công ty, công ty cùng ngành hàng, việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là vấn đề mang tính sống còn với sự tồn tại và phát triển của công ty. Khách hàng chủ yếu là khách hàng thường xuyên, mua hàng với khối lượng lớn và chủ yếu thanh toán chậm, điều này dẫn đến công ty bị chiếm dụng vốn. Trong thời gian qua, công nợ là vấn đề quan tâm hàng đầu của công ty. Công ty bán hàng theo hình thức trả chậm có thể tăng doanh số bán hàng nhưng khả năng an toàn về tài chính thấp. Vì vậy cần có biện pháp để quản lý và thu hồi các khoản nợ nhanh hơn, đảm bảo đúng quy định hợp đồng giữa hai bên. Trong hoạt đông kinh doanh hàng hoá, để giữ được khách hàng thường xuyên và cạnh tranh được hiệu quả thì không doanh nghiệp nào tránh được trường hợp bán chịu hàng. Tuy nhiên, vừa để nâng cao chất lượng bán hàng, vừa nâng cao hiệu quả sử dụng vốn nếu có những nguyên tắc sau: - Tất cả khách hàng mua không thanh toán ngay đều phải ký hợp đồng kinh tế, trên cơ sở định mức công nợ bán hàng chung của toàn công yt mà điều tiết linh hoạt đối với từng khách hàng cho phù hợp. Phòng kinh doanh trên cơ sở căn cứ lượng hàng hoá tiêu thụ bình quân hàng tháng phối hợp cùng phòng kế toán xây dựng định mức dự nợ cụ thể cho từng khách hàng. Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền phải trả đúng hạn. Trong trường hợp không thanh toán đúng hạn có thể thi hành lãi suất trả chậm 1.5% tháng. Xí nghiệp ngừng cung cấp hàng hoá nếu có hiện tượng thường xuyên thanh toán không đúng hạn, dây dưa nợ hoặc không có khả năng trả. Tuỳ thuộc vào từng đối tượng khách hàng mà quyết định có nên bán chịu hay không, thời hạn nợ là bao nhiêu. Đối với khách hàng mà không nắm chắc tình hình tài chính của họ thì không nên bán chịu. - Phải thường xuyên có sự trao đổi thông tin về công nợ của khách hàng giữa phòng kế toán và phòng kinh doanh để phòng kinh doanh có căn cứ vào hạn mức nợ cho phép của mỗi khách hàng để quyết định có viết hoá đơn cung cấp hàng hay không. Đây là một trong những giải pháp quan trọng đảm bảo dư nợ an toàn. - Kế toán công nợ định kỳ 10-15 ngày gửi giấy báo công nợ đến khách hàng vừa để đối chiếu công nợ vừa để kiểm tra việc hạch toán kế toán. Phải thường xuyên đôn đốc khách hàng thanh toán nợ. Nên có những chính sách thưởng cho khách hàng thanh toán trước hạn hoặc đúng hạn quy định. - Công bố rộng rãi chính sách tín dụng của công ty cho khách hàng biết. Chính sách tín dụng thể hiện sự quan tâm đối với khả năng thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới. Xí nghiệp nêu rõ những quy định về thời hạn thanh toán, lượng hàng mua được hưởng chiết khấu, hối khấu. - Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản nợ, cụ thể kiểm tra thời hạn nợ chi tiết đối với từng khách hàng, từng hoá đơn, từng hợp đồng mua bán hàng hoá để phát hiện ra những trường hợp khách hàng nợ quá hạn và từ đó có biện pháp thu hồi công nợ. Chi tiết hoá hệ thống tài khoản hợp lý với tình hình của công ty. Đối với hệ thống tài khoản là hệ thống mã hoá tiện lợi và chuẩn xác. Hệ thống tài khoản của công ty nên chi tiết cụ thể hơn. Một số biện pháp quản lý thị trường kinh doanh và nâng cao mức lợi nhuận kế toán. Mở rộng phương thức tiêu thụ. Như chúng ta đã biết, tiêu thụ hàng hoá rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp nói riêng và đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân nói chung. Chỉ qua tiêu thụ, tính hữu ích của hàng hoá mới được xác định một cách hoàn toàn. Có tiêu thụ được hàng hoá thu được tiền hàng thì mới thực hiện được quá trình kinh doanh, bù đắp được chi phí bỏ ra, tăng nhanh quá trình tiêu thụ là tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động. Chính vì vậy, không những tăng nhanh khối lượng tiêu thụ mà công ty không ngừng đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi tiêu thụ, trong khi tiêu thụ và sau khi tiêu thụ. Để tăng khối lượng hàng bán thì điều quan trọng là phải mở rộng phương thức tiêu thụ. Xí nghiệp có thể mở thêm các phương thức tiêu thụ như: Hàng đổi hàng, bán hàng khuyến mại,… xí nghiệp dùng hình thức bán hàng có khuyến mại tặng quà cho khách như in logo vào các sản phẩm khuyến mại, tăng thông tin về công ty và chất lượng sản phẩm cho khách hàng được biết, điều này vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng, vừa có tác dụng quảng cáo hàng cho Xí nghiệp và chất lượng sản phẩm cho khách hàng được biết, điều này vừa có tác dụng khuyến khích khách hàng, vừa có tác dụng quảng cáo hàng cho xí nghiệp. Mở rộng thị trường tiêu thụ. Thị trường là nhân tố quyết định giá cả và chất lượng hàng hoá tiêu thụ trên thị trường, để tăng lượng hàng hoá tiêu thụ thì công ty phải nắm bắt được nhu cầu htị trường đòi hỏi. Giá cả hàng hoá do cung cầu trên thị trường quyết định. Do vậy để tăng thị trường tiêu thụ hàng hoá công ty có thể sử dụng các biện pháp sau: Thứ nhất: Làm tăng nhu cầu hàng hoá cho người tiêu dùng chủ yếu bằng cách quảng cáo, giới thiệu hàng hoá và các chính sách giảm giá, ưu đãi,… Thứ 2: Làm thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá nhờ những người bán hàng, Có chính sách cụ thể cho nhà phân phối hoặc người bán hàng. Tăng cường công tác tiếp thị, nghiên cứu thị trường, nắm bắt thị hiếu người tiêu dùng, hàng hoá cần được phong phú về chủng loại, đảm bảo chất lượng và giá cả hợp lý. Cần mở rộng hệ thống phân phối như các đại lý, cửa hàng. Đối với chi nhánh, để khuyến khích họ đẩy mạnh công tác tiêu thụ. Nghệ thuật chào hàng thông qua quảng cáođã biến đến như một biện pháp giúp cho hàng hoá của công ty xâm nhập vào thị trường. Thông qua quảng cáo, người tiêu dùng biết đến sự hiện hữu của hàng hoá trên thị trường và tiêu dùng cho nó phù hợp với nhu cầu. Công ty cũng đã thực hiện những biện pháp quảng cáo… qua đó sản lượng hàng hoá bán ra của công yt tăng lên đáng kể. Có thể tạo ra sự ưu việt của chất lượng sản phẩm mà phải chú ý đến các dịch vụ đi kèm như vận chuyển, bốc dỡ,… - Đối với khách hàng của công ty, để tăng thêm lòng tin, uy tín và sự tin tưởng của khách hàng. Hàng năm công ty nên tổ chức hội nghị khách hàng, công ty thường xuyên quan tâm đến khách hàng, tình hình hoạt động và khả năng tài chính để có kế hoạch lâu dài. 3.3.3 Phấn đấu ổn định giá cả cạnh tranh. Trong bối cảnh nhu cảnh nhu cầu thị trường có xu hướng tăng mạnh, trong khi đó chi phí bán hàng lại tăng cao. Dẫn đến những xu hướng mà giá có thể lên cao. Nên các hoạt động kinh doanh của xí nghiệp phải đảm bảo tiết kiệm các chi phí để đưa ra các giá cả phù hợp với để có những chính sách thu hút khách hàng. Điều kiện sản xuất kinh doanh càng khó thì mục tiêu giữ vững giá cả ổn định càng khó. Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong giai đoạn này càng gay gắt, khẳng định được sự sống còn. Bởi vậy trong thời điểm tới xí nghiệp phải có chính sách tiết kiệm chi phí một cách tối thiểu để giữ vững ổn định trong thời gian tới. 3.3.4.Các biện pháp nâng cao hiệu lợi nhuận kế toán. Thực chất tăng kết quả tiêu thụ là tăng lãi thuần, tăng doanh thu bán hàng và giảm chi phí tương ứng. - Tăng doanh thu thuần là đẩy mạnh tiêu thụ hàng hoá và làm giảm bớt các khoản làm giảm trừ doanh thu. Tăng doanh thu tiêu thụ: Như đã trình bày ở trên đó là sự mở rộng phương thức bán hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ. Ngoài ra là các biện pháp quảng cáo, giảm giá, tặng quà,... hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong các hình thức kinh doanh, hình thức thanh toán tiền hàng, phương tiện, địa điểm, ngân hàng thanh toán,... - Ngoài ra, để tăng kết quả tiêu thụ hàng hoá cần tiết kiệm các loại chi phí bán hàng. Để tiết kiệm thì bộ phận bán hàng phải thực hiện tốt các vấn đề về nhân sự, trình độ tổ chức sắp xếp và phân công trách nhiệm trong quá trình hoạt động kinh doanh. Cuối cùng, để tăng kết quả kinh doanh thì cần thiết phải có sự cố gắng của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, trong đó công tác kế toán là một trong những công cụ quan trọng và đắc lực, đặc biệt là kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ: Ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế. KẾT LUẬN Sự ra đời và quá trình hoạt động kinh doanh của xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú đã được khẳng định qua một thời gian dài hoạt động. Quá trình hoạt động được chứng minh bằng kết quả kinh doanh có hiệu quả, góp lợi cho kinh tế chung. Qua sự tác động của cơ chế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế sản phẩm của xí ngiệp vẫn đứng vững trên thị trường trong vùng và xu hướng xâm nhập thị trường các tỉnh khác trong nước. Để có được những thành quả như ngày hôm nay nhân viên toàn công ty đã cố gắng đưa tất cả hoạt động đi vào một mô hình kinh doanh khá hoàn chỉnh từ khâu tiếp nhận hàng từ tay nhà nhà sản xuất đến tiêu thụ hàng hoá đến tay người tiêu dùng. Tiêu thụ là khâu cuối cùng của một chu kỳ kinh doanh, là điều kiên tiên quyết để cho chu kỳ kinh doanh mới được hình thành và mở rộng. Hoạt động này đã được công ty đưa ra những kế hoạch hành động sát với thực tế. Cùng với chương trình hành động này công tác kế toán tại phòng kế toán của công ty đã đi sâu sát với vấn đề. Tổng hợp số liệu kế toán một cách chính xác để đưa ra những con số biết nói phản ánh tình hình của công ty, giúp cho nhà quản lý có những định hướng đúng đắn cho sự phát triển. Quá trình tổng hợp kết quả kinh doanh của bộ máy kế toán cũng hoàn thành tốt nhiệm vụ. Qua những thành tích chung của công ty tôi nhận thấy sự phát triển mạnh về tất cả mọi mặt và bộ máy kế toán của công ty cũng đã ngày đêm hoàn thành suất sắc nhiệm vụ của bộ máy giúp việc. Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú tôi đã có dịp tìn hiểu về kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. Quá trình tìm hiểu tôi đã cố gắng bám sát từ lý thuyết vào thực tiễn của công việc của một kế toán viên. Nhìn chung công tác tổ chức hạch toán của xí nghiệp khá toàn diện song bên cạnh đó tôi vẫn nhận thấy một số những hạn chế. Qua đó tôi mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đóng góp vào nhằm hoàn thiện thêm phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng và phần hành kế toán nói chung. Với vốn kiến thức còn hạn chế, nên trong quá trình thực tế vẫn còn rất nhiều thiếu sót. Rất mong sự đóng góp của Thạc sỹ Nguyễn Hữu Đồng, thầy cô giáo và các bạn. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính –Trường ĐH kinh tế quốc dân Hà Nội Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán Tạp chí kinh tế năm 2006,2007,2008 Một số luận văn khoá trước. Tổ chức hạch toán Báo cáo về cơ cấu vốn và cơ cấu lao động của Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Các tài liệu liên quan tại Xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú Báo cáo tài chính, các sổ sách kế toán. MỤC LỤC Trang DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................62 DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Trang Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 7 Sơ đồ 1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp kinh doanh vật liệu xây dựng Mạnh Tú……………………………………………..………….....11 Sơ đồ 1.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký trên phần mềm máy tính 16 Sơ đồ 2.2. Sơ đồ xác định kết quả kinh doanh 42 Bảng 1.1: Tình hình lao động của xí nghiệp…………………………………6 Bảng 1.2 Danh mục báo cáo kế toán 17 Bảng: 2.1 Sổ nhật ký chung 24 Bảng 2.2 Sổ nhật ký bán hàng 27 Bảng 2.3 Sổ chi tiết thanh toán với người mua 28 Bảng 2.4 Sổ chi tiết hàng hóa 29 Bảng 2.5 Sổ cái tài khoản phải thu khách hàng 32 Bảng 2.6 Sổ cái tài khoản giá vốn hàng bán 32 Bảng 2.7 Mẫu sổ cái tài khoản doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 33 Bảng 2.8 Sổ cái tài khoản thuế giá trị gia tăng phải nộp 34 Bảng 2.9 Trích phần sổ nhật ký chung chi phí bán hàng 37 Bảng 2.10 Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng 37 Bảng 2.11 Trích nhật ký chung phần chi phí quản lý doanh nghiệp 40 Bảng 2.12 Sổ cái tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp 41 Bảng 2.13 Báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh 44