Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật

Số tiền bằng chữ: Bốn hai triệu ba trăm tám hai nghìn không trăm tám mươi đồng chẵn. Mẫu số: 01 GTKT –3LL BH/00-B Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (Ký, ghi họ tên ) (Ký, ghi họ tên ) (Ký, ghi họ tên ) Xí nghiệp thanh toán cho bên bán bằng chuyển khoản. Hai bên lập biên bản thanh lý hợp đồng. Trong quá trình mua sắm đến khi đưa tài sản vào sử dụng, kế toán phải tập hợp đầy đủ các chứng từ trên và các chứng từ có liên quan như: Hợp đồng mua bán, phiếu báo giá, biên bản thanh lý hợp đồng, phiếu báo giá, uỷ nhiệm chi ... Trên cơ sở đó, kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211 : 38.529.164 Nợ TK 133: 3.285.916 Có TK 112: 42.382.080 TSCĐ này được đầu tư bằng nguồn vốn khấu hao: Có TK 009: 38.529.164 Các bút toán được vào các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc theo từng tài khoản ghi có ( Bảng liệt kê ghi Có TK 112, Nợ các tài khoản khác). Từ Bảng kê đó, kế toán vào Sổ nhật ký chung. Biểu số 2.5: Nhật ký chung Năm 2001 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có Số trang trước chuyển sang ................................. Quý 4/2001 Tháng 9/2001 BK2.9 Mua máy quét ảnh SCANNER trả bằng TGNH 211 38.259.164 BK2.9 Mua máy quét ảnh SCANNER trả bằng TGNH 112 38.259.164 BK 5.9 Thuế GTGT được khấu trừ 133 3.385.916 BK 5.9 Thuế GTGT được khấu trừ 112 3.385.916 ................................. Cộng chuyển trang sau Định kỳ (hàng quý), kế toán tổng hợp từ Nhật ký chung vào sổ cái TK 211 (trang 54 ), các sổ cái tài khoản có liên quan. 3. Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình Xí nghiệp dịch vụ khoa học kĩ thuật TSCĐ tại XN giảm chủ yếu xuất phát từ việc thanh lý TSCĐ. Các đơn vị sử dụng xem xét những TSCĐ không đáp ứng yêu cầu quản lí và sản xuất, tiến hành làm tờ trình đề nghị thanh lý TSCĐ hoặc báo hỏng TSCĐ (TSCĐ được thanh lý là những tài sản đã khấu hao hết hoặc các tài sản vẫn còn giá tại nhưng lạc hậu về mặt kỹ thuật, không phù hợp với yêu cầu SXKD, không cần sử dụng), Hội đồng kiểm kê tài sản của XN kiểm tra hiện trạng kỹ thuật và đánh giá lại TSCĐ. Sau đó lập biên bản trình Công ty xin thanh lý. Sau khi Công ty kiểm tra hiện trạng của TSCĐ thấy đúng như giấy đề nghị thanh lý thì lập Hội đồng thanh lý TSCĐ để ra quyết định thanh lý. Kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để ghi sổ các chi phí và thu nhập thanh lý và ghi giảm TSCĐ đó: NợTK 214: Hao mòn luỹ kế của TSCĐ Nợ TK 821: Giá trị còn lại Có TK 211: Nguyên giá của TSCĐ thanh lý. Các chi phí liên quan đến thanh lý: Nợ TK 821 Có TK liên quan TK 111, 112, 331.. Sau đây là một ví dụ về hạch toán giảm TSCĐ do thanh lý. Ngày 10 tháng 8 năm 2001 Xí nghiệp Dịch vụ KHKT đề nghị Công ty duyệt thanh lý TSCĐ: Công ty tư vấn xây dựng điện I Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Xí nghiệp dịch vụ KHKT Độc lập –Tự do - Hạnh phúc Bảng tổng hợp TSCĐ xin thanh lý Tt Tên TSCĐ Mã hiệu Số máy Nước SX Công suất Năm SD Nguyên giá Đã khấu hao Giá trị còn lại Dự kiến thu hồi 1 Xe gắn máy MUHck LX 125cc 1995 5.890.000 5.890.000 0 250.000 2 Xe gắn máy MUHck LX 125cc 1995 5.892.400 5.892.400 0 250.000 Tổng cộng 12.719.400 12.719.400 0 500.000 Thực trạng kỹ thuật Hai xe gắn máy hiệu MUHCK về phần máy đã bị xuống cấp trầm trọng, bộ hoà khí không thể hoạt động được nữa, pittông và xilanh bị hao mòn cơ học dẫn đến không đủ áp suất để tạo nổ. Về phần Khung sườn, toàn bộ phần thép khung xe đã bị mọt. Không đảm bảo an toàn đế có thể tiếp tục vận hành. Hà nội, ngày 10 tháng 8 năm 2001 Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Tổng công ty điện lực cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Việt nam Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Công ty tư vấn xây dựng điện I Số 9: EVN/TVXD1.4 V/v: Họp xử lý, định giá bán, thu hồi phụ Hà Nội, ngày 01 tháng 9 năm 2001 tùng, thanh lý TSCĐ Biên bản họp xử lý, thanh lý, bán TSCĐ Hôm nay, ngày 01 tháng 9 năm 2001 Thành phần cuộc họp gồm: 1. Đ/c Lê Bá Nhung - Giám đốc Công ty tư TVX, Chủ tịch hội đồng thanh lý TSCĐ 2.Đ/c Nguyễn Thuý Hoàn Kế toán trưởng -Uỷ viên thường trực hội đồng thanh lý 3. Đ/c Ngô Bội Hoàn Trưởng phòng KHKT vật tư -uỷ viên 4. Đ/c Lê Bá Chính Phó phòng KHKT vật tư -uỷ viên 5. Đ/c: Trần Trọng Minh Phó chánh văn phòng –uỷ viên 6. Đ/c: Nguyễn Văn Dũng Phó phòng kỹ thuật –uỷ viên 7. Đ/c: Vũ Trụ Tuyến Trưởng ban thanh tra –uỷ viên 8. Đ/c: Nguyễn Minh Thuý CVKT TSCĐ phòng TCKT 9. Đ/c: Nguyễn Thị Vui CB quản lý TSCĐ phòng KHVT Đ/c Nguyễn Thuý Hoàn đã báo cáo: - Căn cứ đề nghị số 10/TVXDĐ I/DV V/v xin thanh lý tài sản của Xí nghiệp dịch vụ KHKT. - Căn cứ vào Biên bản số 05 XNDVKHKT V/v: Đề nghị duyệt thanh lý TSCĐ của Xí nghiệp dịch vụ KHKT (có chi tiết từng tài sản). Sau khi nghe đồng chí Hoàn, Chính báo cáo, Hội đồng quyết định như sau: Đồng ý bán (thu hồi) TSCĐ của Xí nghiệp dịch vụ KHKT Bán 02 xe máy MUHCK Nguyên giá: 12.719.400 đồng Khấu hao: 12.719.400 đồng Giá trị còn lại : 0 Dự kiến giá bán: 850.000 đồng Phương thức tiến hành: Sau khi có biên bản xử lý bán TSCĐ của Công ty, phòng Kế hoạch vật tư tiếp tục thông báo để mọi người trong cơ quan có nhu cầu đăng ký mua. Nếu nhiều người cùng đăng ký mua phải xem xét bỏ thầu để đảm bảo tính công bằng khách quan. Nếu trong Xí nghiệp không ai mua, thông báo ra ngoài.Việc mua bán phải thực hện đúng quy định (thu tiền mới giao hàng, tránh tình trạng bán chịu làm ứ đọng vốn). Chủ tịch hội đồng thanh lý Uỷ viên Giám đốc công ty TVXD điện I Công ty tư vấn Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Xây dựng điện I Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Xí nghiệp dịch vụ Khoa học kỹ thuật Biên bản Họp xử lý tài sản cố định chờ thanh lý (trích ) Thời gian:13 giờ ngày 05 tháng 8 năm 2001 Thành phần gồm : Ông Trần Văn Ngọt _Chủ tịch hội đồng thanh lý tài sản Xí nghiệp Ông Nguyễn Quốc Đạt _Kế toán trưởng _Uỷ viên thường trực Ông Vũ Hải Hà _Trưởng phòng KHKT_ Uỷ viên Ông Lương Xuân Chỉnh_ Trưởng phòng TCH_ Uỷ viên Nội dung: Xử lý số TSCĐ chờ thanh lý đã được Công ty tư vấn xây dựng điện I duyệt cho xử lý. - Ông Nguyễn Quốc Đạt và Ông Vũ Hải Hà báo cáo hội đồng cụ thể về số TSCĐ chờ thanh lý gồm: STT Tên tài sản Nguyên giá Giá trị còn lại 1 Xe MUHCK 5.890.000 - 2 Xe MUHCK 6.829.400 - Tổng cộng 12.719.400 - Số TSCĐ này đã hư hỏng nặng không thể khôi phục được, đã hết khấu hao và đưa vào danh sách chờ thanh lý vào dịp kiểm kê tài sản 01/01/2001 ..... Sau khi thảo luận trong Hội đồng, Ông Trần Văn Ngọt thay mặt Hội đồng kết luận như sau: - Xí nghiệp bán nhượng cho đội 4 02 xe MUHCK với số tiền thu hồi là: 850.000 đ. Số tiền này sẽ thanh toán bù trừ công nợ qua sổ sách của phòng Tài chính kế toán Xí nghiệp. Yêu cầu phòng KHKT giao 02 TSCĐ nói trên cho Đội 4, phòng TCKT và Đội 4 hạch toán, theo dõi theo đúng chế độ hiện hành. Trưởng P4 Trưởng P2 Trưởng P1 Chủ tịch Hội thanh lý TSCĐ Nguyễn Quốc Đạt Vũ Hải Hà Luơng Xuân Chỉnh P.GĐ Trần Văn Ngọt Kế toán căn cứ vào thời điểm giảm TSCĐ xoá tên tài sản trên sổ tài sản (danh sách TSCĐ) của Xí nghiệp bằng một nét gạch chéo (phần hạch toán tiết). Đồng thời đưa vào danh sách tài sản chờ thanh lý. Kế toán ghi giảm TSCĐ và ghi nhận thu nhập thanh lý: BT1) Nợ TK 214: 12.719.400 Có TK 211: 12.719.400 BT2) Nợ TK 141: 850.000 Có TK 721: 850.000 Các bút toán trên trước hết được vào các Bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc, sau đó vào Nhật ký chung. Từ sổ Nhật ký chung, định kỳ, kế toán vào sổ cái TK 211, các sổ cái tài khoản và bảng biểu có liên quan có liên quan Nhật ký chung Năm 2001 Đơn vị :đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có ………. Quý 4/ 2001 Tháng 9/2001 Bk43.9 Thanh lý 02 xe MUHCK 214 12.719.400 Bk43.9 Thanh lý 02 xe MUHCK 211 12.719.400 Bk45.9 Thu thanh lý 02 xe MUCHK 141 850.000 Bk45.9 Thu thanh lý 02 xe MUCHK 721 850.000 ................................. Cộng chuyển trang sau ……… ……… Sổ cái năm 2001 (trích ) Tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình Đơn vị : đồng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có C D Số dư đầu năm 2.703.850.239 ………………….. C D3 Dư quý 3 2.986.656.461 Bk 2.9 Mua máy quét hình ảnh 112 38.259.164 Bk 43.9 Thanh lý 02 xe MINCK 214 12.719.400 ...................................... C C4 Cộng phát sinh quý 4 28.344.000 12.719.400 C C14 Cộng phát sinh quý 1+2+3+4 329.999.622 12.719.400 C D4 Dư quý 4 3.021.130.461 Cuối kỳ, kế toán cộng các số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối TK để kiểm tra, theo dõi, đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết. Bảng này được lập luỹ kế từ quý 1 đến hết năm III Hạch toán sửa chữa TSCĐ Trong quá trình sử dụng TSCĐ bị hao mòn và hư hỏng cần phải sửa chữa và thay thế để khôi phục năng lực hoạt động. Sửa chữa TSCĐ tại Xí nghiệp gồm: sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Tuy nhiên, sửa chữa nâng cấp hầu như rất ít khi xẩy ra. Sửa chữa thường xuyên Đây là công việc sửa chữa nhỏ mang tính bảo dưỡng đối, chi phí sửa chữa nhỏ, do đó thường được tập hợp và hạch toán ngay vào các TK chi phí sản xuất chung (tại các đội xây lắp) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (tại văn phòng Xí nghiệp). + Tại các đội xây lắp điện, chi phí sửa chữa bảo dưỡng thường xuyên được tập hợp trực tiếp vào TK 627, kế toán đội ghi: Nợ TK 627: Nợ TK 133: Có các TK liên quan 111, 112, 152 + Tại Xí nghiệp, chi phí sửa chữa bảo dưỡng các thiết bị văn phòng hoặc..., kế toán ghi: Nợ TK 642 Nợ TK 133 Có TK liên quan 111, 112, 331: Tổng số tiền chi cho sửa chữa. Lấy trường hợp sửa chữa máy in tại phòng Tổ chức – Hành chính làm ví dụ Các hạng mục sửa chữa bao gồm: Thay thế bộ kim máy in Sửa chữa vi mạnh Đối với nghiệp vụ này, các chứng từ ban đầu gồm: + Đơn đề nghị của bộ phận sử dụng + Hoá đơn GTGT + Phiếu chi Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL hoá Đơn GTGT BH/00-B Liên 2: (giao khách hàng) Ngày 20 tháng 10 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công TNHH TÂN MAI Địa chỉ: 52 Lý Nam Đế - HN Điện thoại: 8.561.762 Họ và tên khách hàng : Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Địa chỉ : Km 9 – Nguyễn Trãi –Thanh Xuân Hình thức thanh toán: Tiền mặt STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1) Thay bộ kim: 900.000 2) Sửa chữa vi mạch: 1.000.000 Cộng tiền hàng: 1.900.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 190.000 Tổng cộng tiền phải thanh toán 2.090.000 Bằng chữ: Hai triệu không trăm chín mươi nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Mẫu số 02- TT QĐ 1141- TC/ CĐKT phiếu chi Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Cường . Đơn vị: Phòng Tổ chức Hành chính Lý do chi: Thanh toán tiền sửa chữa máy in Số tiền: 2.090.000 (Hai triệu không trăm chín mươi nghìn đồng) Kèm theo 01 chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người làm phiếu Đã nhận đủ số tiền: 2.090.000 (Hai triệu không trăm chín mươi nghìn đồng) Ngày 20 tháng 10 năm 2001 Thủ quỹ Người nhận tiền Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán phản ánh bút toán sau vào bảng kê phân tích chứng từ gốc (ghi có TK111), sau đó vào Nhật ký chung và sổ cái TK 642: Nợ TK 642: 1.900.000 Nợ TK 133: 190.000 Có TK 111: 2.090.000 2. Sửa chữa lớn TSCĐ Tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT do cơ cấu TSCĐ chủ yếu là nhà xưởng, phương tiện vận tải và thiết bị văn phòng chiếm tỷ trọng lớn (nhà xưởng mới được xây và nâng cấp; chi phí sửa chữa các thiết bị văn phỏng rất nhỏ), trong khi các máy móc tham gia trực tiếp vào quá trình sản suất và thi công chiếm tỷ trọng thấp và có giá trị không cao (chủ yếu chỉ có ở xưởng cơ khí). Nên việc sửa chữa lớn TSCĐ chỉ xảy ra đối với các phương tiện vận tải và một số thiết bị máy móc tại xưởng cơ khí. Đầu năm, trên cơ sở kết quả kiểm kê hiện trạng kỹ thuật của TSCĐ, Xí nghiệp lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ. Tuy nhiên, việc kiểm tra hiện trạng cũng như lập kế hoạch sửa chữa còn sơ sài, chưa sát với thực tế. Kế toán Xí nghiệp không trích trước chi phí chữa lớn TSCĐ, mà phân bổ dần chi phí sửa chữa vào chi phí sản suất chung các kỳ sau khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa. Đặc biệt, đối với các phương tiện vận tải, do phải di chuyển theo nhiều công trình nên việc kiểm tra hiện trạng để lập kế hoạch thường không chính xác. Bởi vậy, việc sửa chữa loại tài sản này thường nằm ngoài kế hoạch Sau đây là một ví dụ về sửa chữa lớn TSCĐ tại Xí nghiệp Khi xe CAMRY 29H – 8181 bị hỏng, lái xe viết giấy đề nghị xin sửa xe. Giấy đề nghị xin sửa xe Kính gửi: Lãnh đạo phòng thiết kế. Tên tôi là: Hoàng Minh Khánh. Lái xe: CAMRY29H –8181, vì xe đã hoạt động được trên 200.000 Km và từ khi được Xí nghiệp quan tâm điều xe về phòng quản lý đã chạy được trên 30.000 Km trên môi trường đường quá xấu nên một số thiết bị về phần gầm và má phanh đã bị hao mòn và rão. Vì thế, tôi làm giấy đề nghị này mong Ông cho được sửa chữa xe để phục vụ sản xuất được tốt hơn và đảm bảo an toàn trên đường đi công tác. Cụ thể như sau : Thay lọc gió Thay lọc dầu Thay gioăng, phớt Thay cao su liền càng Thay Bugi ……………………… Trên đây là các thiết bị cần phải sửa chữa và thay thế, kính mong Ông cho được sửa chữa thay thế để sản xuất được đảm bảo. Kính chuyển phòng Kế hoạch cho kiểm tra sửa chữa xe CAMRY29H-8181 Hà nội, ngày 4 tháng 9 năm 2001 Trưởng phòng thiết kế Người đề nghị Phạm Anh Tuấn Hoàng Minh Khánh Sau khi nhận được đơn đề nghị sửa xe của lái xe. Phòng KH, Xưởng cơ khí và lái xe tiến hành kiểm tra xe và lập biên bản kiểm tu. Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập -Tự do - Hạnh phúc biên bản kiểm tu Xe 29H –8181 Hôm nay, ngày 10 tháng 9 năm 2001 Thành phầm gồm: - Ông Vũ Hải Hà Chức vụ: Trưởng phòng kế hoạch - Ông Nguyễn Tiến Văn Chức vụ: Xưởng cơ khí - Ông Hoàng Minh Khánh Chức vụ: Lái xe Sau khi kiểm tra thực tế những bộ phận hỏng hóc chính tại Gara và đưa lên kích bổng kiểm tra gầm, kết quả như sau: - Má phanh trước và sau mòn - Cúp ben tổng +bánh xe có hiện tượng rỉ đầu. - Thước lái chảy dầu +đánh lái nặng. - Hệ thống cao su liền càng mòn. - Cao su cân bằng trước giơ. - Cao su cân bằng sau mòn - Rô tuyn cân bằng sau giơ. Cao su láp rách. Hội đồng kiểm tra thống nhất có ý kiến như sau: Cần sửa chữa và thay thế những hạng mục đã kiểm tra và những chi tiết phụ khác mà lái xe yêu cầu. Đại diện phòng KH Đại diện Xưởng CK Lái xe Vũ Hải Hà Nguyễn Tiến Văn Hoàng Minh Khánh Sau khi tham khảo báo giá của các trạm bảo dưỡng xe, Xí nghiệp quyết định ký hợp đồng sửa chữa xe với Công ty liên doanh TOYTA-TC Hà nội. Công ty liên doanh TOYTA-TC hà nội 103 Láng Hạ -Đống Đa – Hà nội –Việt Nam Tel : 84.4.8562141 * Fax : 84.4 .8561694 Hợp đồng sửa chữa xe số 130503 (trích ) Hà nội, ngày 15 tháng 9 năm 2001 Bên sửa chữa : Công ty Liên doanh TOYTA –TC Hà nội Đại diện: Ông Hoàng Văn Hiếu – Trạm trưởng Địa chỉ: 103 Láng Hạ - Đống Đa – Hà nội Điện thoại: 8562141 * Fax : 8561694 TK tiền Việt: 001.100.0027566 tại ngân hàng Ngoại thương VN Khách hàng: Xí nghiệp dịch vụ KHKT Đại diện: Ông Nguyễn Hồng Tuấn –Giám đốc Địa chỉ : Km 9 Thanh Xuân Hà nội Loại xe: CAMRYbiển số 29H –8181 Nội dung sửa chữa : I) Phụ tùng Số lượng Thành tiền 1. Má phanh trước 01 737.900 .... .... ..... 19.Rô tuyn cân bằng sau : 02 1.237.200 cộng 16.010.700 5% VAT 800.535 Tổng cộng tiền thanh toán 16.811.235 II) Cộng Bảo dưỡng gầm 350.000 Thay ruột tổng phanh 104.400 .... .... Thay cao su cân bằng trước và sau 87.000 Cộng 1.189.400 5% VAT 59.470 Tổng cộng tiền công 1.248.870 III) Phụ kiện 1.Dầu trợ lực 01 lít 60.000 Dầu phanh 01 lít 100.000 Cộng 160.000 10% VAT 16.000 Tổng cộng tiền phụ kiện 176.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.236.105 Thành tiền: Mười tám triệu hai trăm ba sáu ngàn một trăm linh năm đồng Ghi chú : - Khi xe vào bảo dưỡng sửa chữa, khách hàng tạm ứng 50% tiền hợp đồng. - Khi sửa chữa nếu có phát sinh hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết. - Bảo hành 03 tháng kế từ ngày xe ra xưởng hoặc 5.000 Km . Khách hàng Trạm trưởng Nguyễn Hồng Tuấn Hoàng Văn Hiếu Khi xe đã được sửa xong, tiến hành lâp biên bản kiểm tra kỹ thuật xe và thanh lý hợp đồng sửa xe. Biên bản Thanh lý hợp đồng sửa xe Hà nội, ngày 4/10/ 2001 Bên sửa chữa: Công ty LDTOYTA - TC Hà nội Đại diện : Ông Hoàng Văn Hiếu – Trạm trưởng Địa chỉ : 103 Láng hạ - Quận Đống Đa –Hà nội Điện thoại : 8562141 TK tiền Việt : 001.1.00.0027566.Tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Khách hàng : Xí nghiệp dịch vụ KHKT Đại diện : Ông Nguyễn Hồng Tuấn – Giám đốc Địa chỉ: Km 9 Thanh Xuân Hà nội Loại xe: CAMRY Biển số : 29H –8181 Nội dung thanh lý: I Thực hiện hợp đồng Thực hiện nội dung đúng hợp đồng số 130503 ngày 15/9/2001 Tổng giá trị hợp dồng (bao gồm cả VAT) (I) 18.236.105 II Phát sinh hợp đồng Phát sinh tăng Trong quá trình sửa chữa thực tế đã phát sinh thêm một số nội dung công việc sau đây: 1.Dầu cầu số (06L ) 150.000 2. Đầu máy (3,8 L) 110.200 Cộng 260.000 10% VAT 26.020 Tổng cộng tiền phát sinh tăng (II) 286.020 Phát sinh giảm Trong quá trình sửa chữa, thực tế đã không thay một số phụ tùng sau: Ruột tổng phanh (01bộ) 541.000 Cupen phanh bánh xe trước (01 bộ) 119.300 Cộng 660.300 5% VAT 33.015 Tổng cộng tiền phát sinh giảm 693.315 Quyết toán hợp đồng Tổng giá trị quyết toán bao gồm cả VAT = (I ) + (II) – (III) 17.829.010 Thành tiền: Mười bảy triệu tám trăm hai chín ngàn không trăm mười đồng Khách hàng Trạm trưởng Nguyễn Hồng Tuấn Hoàng Văn Hiếu Tháng 10/2001 công ty liên doanh TOYOTA-TC Hà nội gửi hoá đơn làm cơ sở cho việc thanh toán Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT –3 LL Liên 2: (Giao khách hàng ) DB 01 -B Ngày 04 tháng 10 năm 2001 N 044527 Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh TOYOTA-TC Hà Nội Địa chỉ: 103 _Láng Hạ - Quận Đống Đa – Hà nội Điện thoại: 8562141 MS : Số TK 0 1 0 0 1 1 4 4 5 9 1 Họ tên người mua hàng : Xí nghiệp dịch vụ KHKT Đơn vị : CAMRY Địa chỉ : Số TK Hình thức thanh toán: N.hàng MS : 0 1 0 0 1 0 0 9 5 3 3 0 3 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E F Thanht toán theo hợp đồng và thanh lý hợ đồng số 130503 Tiền công : 1.189.400 Phụ tùng : 15.350.400 Cộng tiền hàng : 16.539.800 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 826.990đ Tổng cộng tiền phải thanh toán : 17.366.790 Bằng chữ: Mười bảy triệu ba trăm sáu nghìn bảy trăm chín mươi đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Hoá đơn (GTGT) Mẫu số : 01.GTKT-3LL Liên 2: (Giao cho khách hàng ) DB 01- B Ngày 04 tháng 10 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công ty liên doanh TOYOTA –TC Hà Nội Địa chỉ : 103- Láng Hạ -Đống Đa – Hà Điện thoại : 8562141 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D E Thanh toán theo hợp đồng và thanh lý hợp đồng số 130503 Phụ kiện : 420.000 Cộng tiền hàng : 420.200 đ Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 42.020 Tổng cộng tiền thanh toán : 462.220 đ Bằng chữ: Bốn trăm sáu hai nghìn hai trăm hai mươi đồng chẵn Nguời mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nhận được các hoá đơn chứng từ sửa chữa, kế toán vào sổ nhật ký chung năm 2001. Căn cứ vào hình thức thanh toán (trong truờng hợp này là thanh toán bằng tiền mặt) kế toán vào bảng liệt kê phân tích chứng từ gốc (ghi Có TK111). Kế toán TSCĐ tại phòng kế toán doanh nghiệp ghi bút toán sau vào Nhật ký chung: Nợ TK 241: 16.960.000 Nợ TK 133: 867.010 Có TK 111: 17.829.010 Báo nợ cho đơn vị sử dụng (PTK) Nợ TK 141 : 16.960.000 Có TK 241: 16.960.000 Trường hợp sửa chữa này có chi phí sửa chữa có giá trị lớn nên chi phi sửa chữa không chuyển thẳng vào T K 627 – PTK mà phân bổ dần vào chi phí qua TK 142. Kế toán TSCĐ (tại PTK ) ghi bút toán sau vào bảng kê phân tích chứng từ gốc: Nợ TK 142 : 12.720.000 Nợ TK 627: 4.240.000. Có TK 338: 16 .960.000 Hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật Phương pháp khấu hao TSCĐ hữu hình Theo quy định của Cục quản lý vốn Hà Nội, các doanh nghiệp lập mức trích khấu hao theo mức quy định của Nhà nước để đăng ký mức trích khấu hao trong 3 năm cho từng TSCĐ của đơn vị mình. Trong 3 năm đăng ký trích khấu hao, đơn vị phải thực hiện đúng mức khấu hao đã được duyệt. Nếu mua sắm mới phải đăng ký bổ xung. Xí nghiệp đã áp dụng phương pháp tính khấu hao theo Quyết định số 166/QĐ-BTC ngày 30/9/1999 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính về chế độ quản lý và trích khấu hao TSCĐ. Theo đó, TSCĐ trong Xí nghiệp được trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng: Trong T8/2001 tăng 01 máy quét hình ảnh, tháng T9/2001 Xí nghiệp bắt đầu tính khấu hao: Nguyên giá TSCĐ này là :38.259.164 Thời gian sử dụng: 4 năm Tỷ lệ khấu hao năm: 25% 38.259.164 Mức khấu hao trung bình năm = = 9.564.791 4 9.564.791 Mức khấu hao trung bình tháng = =797.066 12 Như vậy mức khấu hao phải trích trong Q4/2001 = 797.066 * 3 = 2.391.198 Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá của TSCĐ thay đổi thí xác định lại mức khấu hao trung bình năm bằng cách lấy giá trị còn của TSCĐ chia cho thời gian sử dụng xác định lại hoặc thời sử dụng lại được xác định là chênh lệch giữa thời gian sử dụng đã đăng ký trừ thời gian đã sử dụng của tài sản. Thời gian sử dụng của từng TSCĐ được xác định thống nhất trong năm Tài chính trong phạm vi khung quy định của Bộ Tài chính. Đối với các TSCĐ trong hệ thống sản xuất kinh doanh điện Tổng công ty quy định phụ lục đính kèm, đây là thời gian sử dụng TSCĐ áp dụng có tính định hướng từ tháng 1 đến tháng 10 hàng năm. Trong tháng 10, căn cứ vào tình hình cụ thể Tổng công ty sẽ xác định lại cho cả niên độ kế toán năm đó và sẽ thông báo để các đơn vị điều chỉnh lại. Các đơn vị căn cứ vào quy định của tổng công ty để xác định thời gian sử dụng của từng TSCĐ và báo cáo Tổng công ty. Đối với các TSCĐ của khối sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập thì căn cứ vào tình hình thực tế của từng TSCĐ để đang ký thời gian sử dụng tài sản với Tổng công ty.Việc tính khấu hao đảm bảo nguyên tắc bảo toàn vốn và làm cho giá thành sản xuất dịch vụ của từng đơn vị ở mức hợp lý. 2. Hạch toán khấu hao TSCĐ Hàng quý, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ (Bảng danh sách TSCĐ của Xí nghiệp) tính khấu hao và phân bổ cho các đơn vị sử dụng. Khấu hao TSCĐ trong Xí nghiệp phân bổ cho hai khối là khối quản lý và các đội xây lắp. Những TSCĐ dùng cho khối quản lý khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, những TSCĐ dùng cho các đội sản xuất khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí sản xuất. Kế toán Xí nghiệp không lập bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định hiện hành. Mức khấu hao hàng quý được tính trên cơ sở các chứng từ tăng, giảm TSCĐ và sổ chi tiết TSCĐ. Trên cơ sở mức khấu hao tính được kế toán lập chứng từ phân bổ khấu hao Chứng từ khấu hao TSCĐ Quý 4 /2001 Hạch toán : Nợ TK 141 : 27.654.705 Nợ TK 642 : 50.805.041 Có TK 214: 78.459.746 đồng thời ghi Nợ TK 009: 78.459.746 Chi tiết TK 141: Đội 1 : 681.321 Đội 2 : 1.240.000 Đội 3 : 600.000 Đội 4 : 2.600.000 Đội 5 : 800.000 Đội 6 : 300.000 XCK : 4.252.192 PTK : 17.181.192 Cộng : 27.654.705 Căn cứ vào chứng từ này kế toán báo nợ cho các đơn vị sử dụng và ghi các bút toán sau vào Bảng liệt kê phân tích chứng từ ghi Có TK214 : Nợ TK 642 : 50.805.042 Nợ TK 141 : 27.654.705 Có TK 214: 78.459.746 đồng thời ghi tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản: Nợ TK 009: 78.459.746 Trên cơ sở Bảng liệt kê này, kế toán vào Nhật ký chung, định kỳ, kế toán tổng hợp vào sổ cái TK 214 Sổ cái Năm 2001 TK 214 – Hao mòn tài sản cố định Đơn vị : đồng NT và BK Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có C D Số dư đầu năm 1.180.855.617 ............... C D3 Dư quý 3 1.353.973.873 BK 5.12 Trích KH quý 4 642 50.805.042 BK 5.12 Trích KH quý 4 141 27.654.705 BK 43.9 Thanh lý 02 xe MUHCK 211 12.719.400 C4 C4 Cộng phát sinh quý 4 12.719.400 78.459.746 C C14 Cộng phát sinh quý 1+2+3+4 12.719.400 268.263.767 C D4 Dư quý 4 1.436.399.984 Kế toán đơn vị sau khi nhận được giấy báo nợ của Xí nghiệp sẽ tiến hành trích khấu hao theo số được báo vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị. Kế toán tại Đội xây lắp 1ghi: Nợ TK 627: 681.321 Có TK 338: 681.321 Bút toán trên vào các Bảng liệt kê phân tích chứng từ, cuối quý, lập Bảng tổng hợp toán bộ các chi phí phát sinh đã tập hợp trên các Bảng liệt kê trên theo khoản mục chi phí của từng công trình, hạng mục công trình, cùng với bộ chứng từ gửi về văn phòng Xí nghiệp: Cuối quý, căn cứ vào bộ chứng từ do kế toán đơn vị gửi lên kế toán tập vào TK 627 và ghi: Nợ TK 627: 27.654.705 Có TK141(chi tiết đơn vị) Hiện nay, tại văn phòng Xí nghiệp sử dụng TK141 để phản ánh các khoản thanh toán nội bộ với các đơn vị trực thuộc Xí nghiệp và sử dụng TK 136, 336 để phản ánh các khoản thanh toán với Công ty tư vấn điện. Tuy nhiên, tại các đơn vị trực thuộc lại sử dụng TK 138, TK 338 để phản ánh các khoản thanh toán nội với Xí nghiệp. Phần III Hoàn thiện hạch toán Tài sản cố định hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹthuật i đánh giá khái quát tình hình hạch toán TSCĐ hữu hình Sau một thời gian ngắn thực tập tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT, tuy chưa được trực tiếp làm công tác kế toán, song được sự giúp nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng kế toán, em đã được tìm hiểu và đi sâu nghiên cứu về hạch toán TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp. Mặc dù những hiểu biết thực tế chưa nhiều, việc vận dụng lý thuyết vào thực tế còn hạn chế. Song em vẫn xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và một số biện pháp nhằm củng cố và hoàn thiện hơn về công tác hạch toán TSCĐ hữu hình của Xí nghiệp. 1. Ưu điểm Quá trình nghiên cứu cụ thể công tác hạch toánTSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp, em nhận thấy Xí nghiệp là một đơn vị kinh hoạt động có hiệu quả, luôn chấp hành các quy định của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán Việt nam nói riêng. Xí nghiệp đã xây dựng được một mô hình quản lý và hạch toán khoa học, hợp lý thích ứng với yêu cầu của nền kinh tế thị trường, chủ động trong sản xuất kinh doanh, có uy tín trong lĩnh vực xây lắp điện, đảm bảo đứng vững trong cạnh tranh và phát triển trong điều kiện hiện nay. Xin nêu ra một số những ưu điểm cụ thể sau: Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp: Được tổ chức gọn nhẹ, các phòng ban giúp việc rất có hiệu quả cho ban lãnh đạo của Xí nghiệp. Bộ máy kế toán: Được tổ chức chặt chẽ, mọi người làm việc với tinh thần trách nhiệm cao. Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán tập trung – phân tán. Đây là hình thức tổ chức phù hợp với tình hình thức tế của Xí nghiệp. Nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo tập trung thống nhất của kế toán Trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Xí nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh giúp Xí nghiêp thuận tiện trong phân công lãnh đạo và xử lý kế toán bằng máy vi tính. Ngoài ra, việc áp dụng hình thức này còn giúp cho việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận trực thuộc được nhạy bén kịp thời. Hình thức sổ Nhật ký chung: Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung là phù hợp với loại hình của Xí nghiệp, đồng thời phù hợp với mặt bằng trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán Xí nghiệp cũng như việc áp dụng làm kế toán bằng máy vi tính của Xí nghiệp. Hạch toán TSCĐ hữu hình: Hiện nay Xí nghiệp đã đưa một số lượng lớn các loại máy móc thiết bị như máy vi tính, máy pho to... phục vụ công việc ở các bộ phận trong đó có phòng kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán tự viết của Xí nghiệp đã giúp cho công việc thực hiện trên một số phần hành được nhanh chóng, việc xử lý các thông tin nhanh chóng, thuận lợi cho việc tra cứu thông tin kế toán bất cứ khi nào cần thiết.Vì vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, giảm bớt lao động kế toán.Việc hạch toán TSCĐ được phó phòng kế toán trực tiếp theo dõi, kiểm tra. Công tác ghi sổ rõ ràng, chính xác, thực hiện đúng các nguyên tắc hạch toán. Tài liệu lưu trữ được bảo quản khoa học, dễ tìm kiếm, tra cứu, phục vụ tốt cho công tác quản trị kinh doanh của doanh nghiệp. Về kế toán chi tiết TSCĐ: Việc hạch toán chi tiết TSCĐ hữu hình ở Xí nghiệp được thực hiện trên máy vi tính Xí nghiệp chỉ lập một sổ TSCĐ (danh sách TSCĐ của toàn Xí nghiệp ) để hạch toán chi tiết toàn bộ TSCĐ của Xí nghiệp trong đó các chỉ tiêu cơ bản về TSCĐ như tên tài sản, số hiệu, bộ phận sử dụng, đến các đặc trưng kỹ thuật của TSCĐ như nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại. Khi cần chi tiết theo chỉ tiêu trên, kế toán dùng thao tác lọc trên máy. Về công tác quản lý TSCĐ: Kế toán TSCĐ của Xí nghiệp đinh kỳ tiến hành kiểm kê toàn bộ tài sản của Xí nghiệp và lập các báo cáo kiểm kê TSCĐ theo mẫu của Bộ Tài chính. Khi phát hiện có sự biến bất thường có ý kiến đề xuất lên ban lãnh đạo để xử lý kịp thời. Đồng thời tư vấn cho ban lãnh đạo trong việc đầu tư, năng cao năng lực sử dụng của TSCĐ góp phần năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. 2. Nhược điểm Mặc dù, trong thời gian qua công tác kế toán TSCĐ của Xí nghiệp không ngừng được củng cố nhưng không phải là không có những thiếu sót còn tồn tại. r Về kế toán chi tiết TSCĐ Xí nghiệp chỉ thực hiện kế toán chi tiết ở phòng kế toán của Xí nghiệp mà chưa thực hiện ở từng đơn vị sử dụng TSCĐ. Như vậy không rằng buộc tránh nhiệm vật chất cho các đơn vị trong bảo quản và sử dụng tài sản.hơn. Hơn nữa, sổ chi tiết các TK 211, TK 214 …có kết cấu giống hệt sổ cái Xí nghiệp chưa thực hiện đánh số (mã hiệu) cho TSCĐ. Điều này có thể là do số lượng TSCĐ hiện nay của Xí nghiệp chưa nhiều, trong đó lại chủ yếu là các phương tiện vận tải và các thiết bị dụng cụ quản lý, các TSCĐ tham gia trực tiếp vào thi công ở các đội sản suất hầu như không có (do Xí nghiệp chủ yếu sử dụng phương pháp thủ công hoặc thuê ngoài máy thi công). Tuy nhiên, việc đánh số cho tất cả các tài sản trong không chỉ giúp cho Xí nghiệp thống nhất giữa các đơn vị trong sử dụng theo dõi, quản lý TSCĐ mà còn thuận lợi cho việc tra cứu (trên máy tính) khi cần thiết. Mặt khác, trong thời gian gần đây do khối lượng các công trình thi công ngày càng tăng về cả số lượng và công suất, bởi vậy Xí nghiệp đang có chủ trương tăng cường đổi mới, đầu tư thêm nhiều loại TSCĐ như thiết bị dụng cụ quản lý (máy vi tính, máy in, máy quét hình ảnh,máy photo. ..) cũng như các phương tiện vận tải và máy móc thi công. Khi đó việc quản lý tài sản theo từng đơn vị sử dụng và mã hoá cho các tài sản là việc làm cần thiết. r Về kế toán sửa chữa TSCĐ hữu hình Do công tác sửa chữa TSCĐ vẫn chưa được chú ý đúng mức, Xí nghiệp có lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ, tuy nhiên kế hoạch lập ra thường sơ sài, chưa sát với thực tế. Kế toán Xí nghiệp không trích trước chi phí sửa chữa tài sản. Vì vậy không có nguồn bù đắp cho các chi phí khi phát sinh, đặc biệt là khi có một TSCĐ nào đó bị hư hỏng nặng chi phí sửa chữa sẽ rất lớn. r Về kế toán khấu hao TSCĐ hữu hình Việc trích khấu hao TSCĐ theo quý cộng với việc không lập bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định nên đôi khi kế toán quên không trích khấu hao một số TSCĐ mới đưa vào sử dụng trong quý hoặc không xác định rõ đưa vào sử dụng tháng nào, có trường hợp tính khấu hao ngay trong tháng có tài sản tăng thêm, làm cho việc phản ánh chi phí khấu hao không thiếu chính xác hơn nữa kế toán khó kiểm tra, xem lại mức khấu hao ở mỗi đơn vị trong từng kỳ kinh doanh (quý, năm). Ngoài ra, việc tính khấu hao theo đúng chế độ kế toán hiện hành là phương pháp khấu hao đều nên không phản ánh mức khấu hao cần trích theo cường độ sử dụng TSCĐ (hao mòn thực tế của TSCĐ), tốc độ thu hồi vốn chậm. Trước những tồn tại đó Xí nghiệp cần quan tâm tới các giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại đơn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng TSCĐ. II một số biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật TSCĐ hữu hình là phương tiện cơ bản để sản xuất ra của cải vật chất, cung cấp dịch vụ cho đời sống xã hội và đem lại nguồn thu nhập cho các doanh nghiệp. Hướng tới phát huy vai trò đó, Xí nghiệp dịch vụ KHKT luôn quan tâm đến công tác quản lý, sử dụng TSCĐ hữu hình nói chung và hạch toán TSCĐ hữu hình nói riêng. Vì vậy, hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình không chỉ dừng lại ở việc thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành mà còn phải áp dụng linh hoạt, phù hợp với đặc trưng kinh doanh riêng của đơn vị. Trước những tồn tại kể trên, em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT. Hoàn thiện điều kiện ghi nhận TSCĐ hữu hình Tìm hiểu những nét cơ bản về hạch toán TSCD hữu hình của các nước tiên tiến cũng như chuẩn mực kế toán quốc tế, chúng ta đều nhận thấy, việc quy định quá chi tiết vềgiá trị và thời gian TSCĐ ở nước ta gây khó khăn cho công tác hạch toán Theo quy định hiện hành thì tiêu chuẩn nhận biết nhận biết TSCĐ phải thoã mãn đồng thời cả hai điều kiện về thời gian sử dụng từ một năm trở lên và giá trị từ 5.000.000 đồng trở lên. Như vậy, một tài sản thoả mãn tiêu chuẩn TSCĐ có giá trị 5 triệu đồng được coi là TSCĐ trong xí nghiệp sản xuất nhỏ, nhưng mới một công ty lớn, tài sản đó chỉ được coi như công cụ dụng cụ. Mặt khác, trên thực tế hiện nay nhiều tài sản do tính chất sử dụng, vai trò của chúng đối với sản xuất, chỉ nên xếp vào công cụ nhỏ: điện thoại di động, máy bộ đàm, bàn tủ,... nhưng vì chúng có giá trị lớn hơn 5 triệu đồng nên trên thực tế các doanh nghiệp đang phải xếp vào TSCĐ. Và lẽ đương nhiên kế toán phải vào danh mục, vào sổ, thẻ kế toán để theo dõi tất cả mọi biến động về nó như khấu hao, sửa chữa,... sau vài năm hết khấu hao nếu vẫn còn sử dụng được lại được theo dõi trong danh mục tài sản có giá trị bằng không cho tới khi thanh lý, như vậy khá phức tạp cho công tác theo dõi và kiểm tra của kế toán. Xí nghiệp dịch vụ KHKT không phải là ngoại lệ, nhìn vào cơ cấu TSCĐ của Xí nghiệp, những tài sản kể trên như điện thoại di động, máy bộ đàm ... vẫn được xếp vào danh sách các TSCĐ của Xí nghiệp. Với các loại hình và qua mô doanh nghiệp ngày càng đa dạng, cũng như sự biến động thường xuyên của giá cả thị trường, việc đặt ra giới hạn quá cụ thể như vậy lại trở nên không phù hợp. Bởi vậy tiêu chuẩn nhận biết về mặt giá trị TSCĐ cần nghiên cứu để sớm điều chỉnh cho phù hợp. Hoặc tiêu chuẩn về giá trị cần được điều chỉnh tăng lên cho phù hợp hoặc đặt ra quy định về giá trị TSCĐ theo một tỷ lệ cố định tính trên tổng nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Sự điều chỉnh này sẽ giúp cho công tác kiểm tra, kiểm soát đạt hiệu quả, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc hội nhập kinh tế với các nước trên thế giới. 2. Lập lại sổ chi tiết theo dõi TSCĐ hữu hình Theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính, sổ chi tiết theo dõi TSCĐ gồm có sổ chi tiết tài sản theo đơn vị sử dụng và sổ TSCĐ. Kế toán sẽ theo dõi một cách hệ thống theo từng loại TSCĐ và từng đơn vị sử dụng. Các sổ này phản ánh được những biến động về nguyên giá, giá trị hao mòn tính đến khi giảm TSCĐ. Thực tế tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT, sổ chi tiết theo dõi TSCĐ không được lập theo mẫu của Bộ Tài chính. Số chi tiết theo dõi TSCĐ của Xí nghiệp được lập dưới dạng Bảng danh sách tài sản cố định. Bảng này được xem như sổ chi tiết để theo dõi toàn bộ TSCĐ cũng như nơi sử dụng tài sản tại Xí nghiệp. Rõ ràng, việc kết hợp trên cùng một sổ TSCĐ như vậy chỉ phù hợp khi số lượng TSCĐ không nhiều và tài sản có tính chuyên dùng theo bộ phận. Trong thời gian gần đây, do khối lượng công việc tăng nhanh, ban lãnh đạo Xí nghiệp đã chủ trương đầu tư nhiều loại TSCĐ, số lượng tài sản tăng nên khá nhiều. Bởi vậy, để việc quản lý và sử dụng TSCĐ có hiệu quả hơn, Xí nghiệp nên lập thành hai loại sổ TSCĐ như sau: + Sổ TSCĐ cho tất cả các TSCĐ trong Xí nghiệp vẫn như mẫu Bảng danh sách TSCĐ + Sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng, mỗi đơn vị một quyển Mặt khác, hiện nay tại Xí nghiệp sổ cái và sổ chi tiết các TK 211, TK 214 có kế cấu giống nhau. Vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, dễ hiểu và phân biệt được sổ chi tiết và sổ cái, Xí nghiệp nên mở sổ chi tiết TK 211 và TK 214 chi tiết hơn, sổ cái cần chi tổng hợp hơn. 3. Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản hạch toán TSCĐ Đối với các khoản thanh toán nội bộ, tại văn phòng Xí nghiệp sử dụng TK 141 để phản ánh các khoản thanh toán nội bộ với các đơn vị, trong khi các đơn vị trực thuộc sử dụng TK 138 và TK 338 để phản ánh các khoản thanh toán nội bộ với Xí nghiệp. TK 136 và TK 336 được dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công ty. Điều này giúp cho việc dễ dàng phân biệt được đâu là khoản thanh toán với Công ty, đâu là khoản thanh toán trong nội bộ Xí nghiệp. Tuy nhiên, như vậy sẽ không thể phân biệt được giữ các khoản thanh toán nội bộ với các khoản thanh toán với các nhân hay các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ. Để khắc phục tình trạng này, Xí nghiệp TK 136 và TK 336 để phản ánh các khoản thanh toán nội bộ cũng như các khoản thanh toán với Công ty, nhưng chi tiết theo từng đối tượng VD: Trong quý 4/2001, chi phí khấu hao TSCĐ báo Xí nghiệp báo Nợ cho đội xây lắp điện 1 là thì kế toán Xí nghiệp ghi: Nợ TK 136 - Đội 1: 681.321 Có TK 214: 681.321 Tại đội 1, kế toán hạch toán chi phí được báo theo bút toán: Nợ TK 627: 681.321 Có TK 336 : 681.321 Cuối quý, căn cứ vào bộ chứng từ do đội 1 gửi lên, kế toán Xí nghiệp tập hợp toàn bộ chi phí khấu hao của các đội vào TK 627: Nợ TK 627: 681.321 Có TK 136 - Đội1: 681.321 4. Hoàn thiện sửa chữa lớn TSCĐ hữu hình Thứ nhất: Sửa chữa lớn TSCĐ và nâng cấp TSCĐ là hai khái niệm khác nhau. Theo quy định của Bộ Tài chính: Sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa có tính chất khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận quan trọng, thời gian diễn ra nghiệp vụ sửa chữa dài và chi phí sửa chữa chiếm tỷ trọng đáng kể so với chi phí kinh doanh của từng kỳ hạch toán. Và nâng cấp TSCĐ là hoạt động nhằm kéo dài thời gian sử dụng, nâng cao năng suất, tính năng, tác dụng của TSCĐ như cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ. Khi đưa hai khái niệm này vào thực tế, người ta rất khó phân định rạch ròi, đặc biệt, trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ và sửa chữa lớn kết hợp cải tạo nâng cấp TSCĐ. Lợi dụng khái niệm chưa rõ ràng này, nhiều doanh nghiệp đã tuỳ tiện biến tướng nghiệp vụ nâng cấp TSCĐ thành nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được hạch toán vào chi phí kinh doanh, trong khí đó, các khoản chi phí nâng cấp TSCĐ phải phản ánh vào nguyên giá TSCĐ. Do vậy, đa số các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có nguồn vốn đầu tư cho TSCĐ tương đối dồi dào cũng không bỏ qua cơ hội tận dụng đó. Mục đích của họ là giấu lợi nhuận, một mặt trì hoãn việc đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Tại Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật, trong nhiều trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ, nhu cầu trang bị bổ sung phát sinh. Xí nghiệp kết hợp nâng cấp luôn tài sản đó nhưng vẫn coi như là sửa chữa lớn TSCĐ. Theo cách vận dụng này cùng với sự biến động thường xuyên của giá cả, chi phí sửa chữa TSCĐ nhiều khi còn cao hơn cả nguyên giá tài sản. Điều đó tạo ra những bất hợp lý trong cơ cấu giá trị của TSCĐ. Vì vậy, Bộ Tài chính nên có những quy định cụ thể để phân định rạch ròi nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ trong mọi trường hợp. Điều đó tạo điều kiện cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐ và công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng hiệu quả hơn. Thứ hai: Hiện nay, công tác sửa chữa lớn TSCĐ tại Xí nghiệp vẫn chưa được chú ý đúng mức, nên khi có thực tế phát sinh phải giải quyết bị động. Điều này gây khó khăn cho công tác hạch toán chi phí, nhất là khi TSCĐ bị hư hỏng nặng chi phí sửa chữa sẽ rất lớn làm tăng chi phí sản xuất trong kỳ tiếp theo.Ngoài ra, việc kiểm tra hiện trạng TSCĐ để tiến hành sửa chữa TSCĐ còn sơ sài, chưa sát với thực tế. Để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, Xí nghiệp cần phải có sự quan tâm thích đáng đến công tác sửa chữa TSCĐ.Vào các kỳ kiểm kê TSCĐ, đoàn kiểm kê cần chú ý phát hiện những TSCĐ nào có khả năng bị hư hỏng nặng, cần sửa chữa, đại tu, để nhắc nhở các đơn vị sử dụng lập biên bản và đề nghị lên Xí nghiệp xin sửa chữa lớn TSCĐ. Sau khi phòng Kế hoạch – Kỹ thuật kiểm tra hiên trạng, lập biên bản kiểm tu, Xí nghiệp phải lên kế hoạch lớn TSCĐ để trình lên Công ty xét duyệt. Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch này cần được phân bổ trước cho các kỳ kinh doanh. Cụ thể, việc hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ trong kế hoạch được tiến hành như sau: + Trước hết, theo kế hoạch, định kỳ hàng quý kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn như sau: Nợ TK 141 Nợ TK 642 Có TK 335: Số dự kiến phải chi cho sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ cho kỳ này + Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa lớn chi tiết theo công việc sửa chữa : * Nếu thuê ngoài, kế toán ghi : Nợ TK 241(2413):Chi phí sửa chữa thực tế. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng . * Nếu do Xí nghiệp tự làm, kế toán ghi: Nợ TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế. Có TK 111, 152, 334 , 338... + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết chuyển công việc chi phí như sau: Nợ TK 335: Có TK 241(2413): Chi phí sửa chữa thực tế Trong trường hợp chi phí sửa chữa thực tế lớn hơn chi phí trích trước, kế toán ghi: Nợ TK 141, 642 Có T K 335: Phần chênh lệch. Hoặc chi phí sửa chữa thực tế nhỏ hơn chi phí trích trước, kế toán ghi: Nợ TK 335: Phần chênh lệch. Có TK 721 5. Hoàn thiện hạch toán khấu hao TSCĐ hữu hình Về phương pháp tính khấu hao Theo Quyết định số 166 TC/ QĐ ngày 30/9/1999 các doanh nghiệp phải trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Xí nghiệp đã áp dụng tính khấu hao theo Quyết định này. Việc áp dụng phương pháp khấu hao là chưa hợp lý, vì TSCĐ trong Xí nghiệp có nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau, được sử dụng với các mục đích khác nhau. Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng ngoài những ưu điểm như đã nêu ở phần trên thì nhược điểm là thu hồi vốn chậm và làm cho TSCĐ chịu ảnh hưởng bất lợi của hao mòn vô hình. Xuất phát từ nguyên tắc phù hợp của kế toán cần phải phân bổ chi phí phù hợp với thu nhập trong kỳ kế toán. Nếu tất các TSCĐ ở Xí nghiệp đều áp dụng phương pháp khấu hao đều thì đối với một số TSCĐ hao mòn nhanh trong thời gian đầu, chi phí thực tế lớn hơn chi phí ghi sổ và ngược lại để đảm bảo số liệu sổ kế toán cung cấp phản ánh đúng hơn thực tế hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp cũng như tình hình sử dụng tài sản, Xí nghiệp nên thay đổi cách tính khấu hao theo hướng sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao đều + Máy móc, thiết bị gắn liền với quả trình sản xuất kinh doanh, tính năng công suất sử dụng bị giảm dần trong quả trình sử dụng, cho phép áp dụng phương pháp khấu hao nhanh hoặc khấu hao theo sản lượng. + Thiết bị, dụng cụ quản lý thì chịu tác động của hao mòn vô hình nên áp dụng phương pháp khấu hao nhanh. Ta biết trong thời đại khoa học phát triển như hiện nay, chỉ sau một thời gian ngắn giá của các thiết bị máy tính đã bị giảm đi một nửa và công dụng của nó đã tăng lên nhiều lần Lập bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao theo tháng là cơ sở cho việc tính giá thành thực tế của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Đồng thời bảng này còn phản ánh chênh lệch mức khấu hao giữa hai tháng liền kề, giúp kế toán dễ dàng tính toán chính xác, kiểm tra, điều chỉnh lại mức khấu hao vào cuối mỗi quý. Tuy nhiên, tại Xí nghiệp, hàng quý, kế toán không lập bảng tính và phân bổ khấu hao, mà chỉ lập chứng từ khấu hao rất đơn giản. Mặt khác, cách tính khấu hao như vậy không khoa học, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết để tính khấu hao nhưng nhiều tài sản thuộc sự quản lý của đơn vị nào đó nhưng khấu hao của tài sản này phải phân bổ cho nhiều đơn vị khác hoặc có trường hợp TSCĐ điều động giữa các đơn vị.Vì thế, nhiều trường hợp, kế toán bỏ sót nghiệp vụ biến động tài sản trong năm. Điều này dẫn tới việc kế toán không phản ánh chính xác chi phí khấu hao. Hơn nữa, trong thị trường cạnh tranh hiện nay, bảng tính này càng trở nên quan trọng khi các doanh nghiệp nói chung và Xí nghiệp nói riêng muốn theo dõi, phân tích, đánh giá và kiểm soát chi phí khấu hao Vì vậy hàng tháng kế toán nên lập bảng tính và phân bổ khấu hao theo mẫu sau Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Chỉ tiêu Tỷ lệ Khấu Hao Toán DN TK 138 TK 642 NG Số KH PTK XCK Đội 1 ......... Đội 6 1.Số khấu hao trích tháng trước 2.Số khấu hao tăng trong tháng 3.Số khấu hao giảm trong tháng 4.Số khấu hao phải trích trong tháng Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Giá trị thu hồi ước tính của TSCĐ hữu hình Giá trị thu hồi ước tính của TSCĐ là chỉ tiêu nói lên số tiền có thể thu được khi tiến hành thanh lý (hay nhượng bán) những tài sản đã khấu hao hết. Một trong những đặc điểm cơ bản của TSCĐ là dù là tài sản cũ, lạc hậu, hư hỏng .... tới mức nào thì vẫn còn một lượng giá trị “ cố định” có thể thu hồi được, kể cả trong trường hợp 100% hình thái vật chất của tài sản được thu hồi dưới hình dạng phế liệu. Công thức tính khấu hao hiện nay là: Mức khấu hao Nguyên giá Trung bình năm = của TSCĐ Thời gian sử dụng TSCĐ (số năm ước tính ) Theo công thức xác định mức khấu hao trên đây không tính đến giá trị thu hồi, như vậy làm cho cách tính đơn giản hơn, loại bỏ được một yếu ước tính, nhưng việc không đưa giá trị thu hồi vào công thức tính xác định mức khấu hao là chưa phù hợp vì: + Trên thực tế rất nhiều TSCĐ khi thanh lý sẽ thu hồi được (hoặc bán được) với một số tiền lớn, như nhà cửa, phương tiện vận tải, máy móc ...,nếu không tính tới giá trị thu hồi thì ta đã gián tiếp làm cho mức khấu hao hạch toán vào chi phí sản xuất cao hơn thực tế. + Giá trị thu hồi là cái vốn có của TSCĐ, việc sử dụng giá trị thu hồi sẽ làm cho TSCĐ không bao giờ được phép khấu hao hết nguyên giá. Điều đó không những hợp lý mà còn tăng cường trách nhiệm quản lý của doanh nghiệp đối với TSCĐ, đồng thời nếu có hiện tượng mất mát, làm hư hỏng ....TSCĐ do các yếu tố chủ quan của con người thì sẽ dễ dàng cho việc xác định mức trách nhiệm vật chất, bắt bồi thường đối với người phạm lỗi. + Việc sử dụng giá trị thu hồi còn có tác dụng trợ giúp đắc lực cho quản trị tài chính khi tiến hành thanh lý TSCĐ, nó sẽ được hạch toán vào phần chi (ghi Nợ TK 821) để so sánh với phần thu do thanh lý (ghi có TK 721), giúp cho việc xác định lãi (lỗ ) bất thường so thanh lý TSCĐ đem lại hợp lý hơn hiện nay. +Theo chế độ kế toán các nước tiên tiến, kể cả kế toán Mỹ, người ta vẫn đưa giá trị thu hồi vào công thức xác định mức khấu hao, ngay cả khi sử dụng các phương pháp khấu hao nhanh hay khấu hao theo sản lượng thì giá trị thu hôì được coi là một chỉ tiêu giới hạn để khống chế tổng mức khấu hao luỹ kế TSCĐ. Tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT có rất nhiều TSCĐ khi tiến hành thanh lý thu được giá trị thu hồi lớn, đặc biết là các phương tiện vận tải và các máy móc thiết bị. Tuy nhiên, cũng như ở các doanh nghiệp khác, giá trị đó chỉ được xác định khi tiến hành thanh lý (Hội đồng thanh lý). Mặc dù giá trị thu hồi khi đó được tính toán chính xác do có hoạt động đánh giá hiện trạng kỹ thuật và tham khảo giá thị trường, nhưng rõ ràng chi phí sử dụng tài sản không được phản ánh chính xác. Qua những phân tích trên đây, thiết nghĩ chúng ta cũng nên nghiên cứu để đưa giá trị thu hồi vào công thức tính toán xác định và trích khấu hao TSCĐ. Tuy nhiên việc ước tính giá trị thu hồi như thế nào cho hợp lý là một bài toán cần phải có lời giải đáp bằng cách nghiên cứu hướng dẫn của cơ quan chức năng Nhà nước và các tổ chức thực hiện ở các doanh nghiệp. Nếu chỉ tiêu giá trị thu hồi được áp dụng thì công thức xác định mức khấu hao sẽ là : Mức khấu hao Nguyên giá - Giá trị thu hồi trung bình năm = của TSCĐ Thời gian sử dụng TSCĐ Kết luận S ự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại đã tạo ra những kẻ cạnh tranh nguy hiểm (máy móc thiết bị hiện đại) cho nguời lao động. Tuy nhiên người ta không thể phủ nhận vai trò to lớn của máy móc thiết bị nói riêng và TSCĐ hữu hình nói chung trong quá trình tạo ra của cải vật chất, cung cấp dịch vụ cho xã hội. Để phát huy chức năng đó, duy trì hoạt động kinh doanh cuả doanh nghiệp, nhất thiết, người ta phải có các biện pháp nhằm quản lý và sử dụng một cách có hiệu quả. Trong các biện pháp đó, hạch toán TSCĐ hữu hình cũng là một công cụ đắc lực. Tuy nhiên, giữa lý luận và thực tiễn hạch toán TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp dịch vụ KHKT còn tồn tại những khoảng cách nhất định. Trong thời gian thực tập tại Xí nghiệp, em đã vận dụng được những kiến thức đã học vào tìm hiểu thực tế, đặc biệt trong phạm vi hạch toán TSCĐ hữu hình. Đồng thời, em cũng học hỏi được nhiều điều bổ ích từ sự vận dụng linh hoạt chế độ kế toán vào thực tiễn ở từng đơn vị. Hy vọng rằng, những những ý kiến của em sẽ đóng góp một phần vào công tác hạch toán TSCĐ hữu hình tại Xí nghiệp. Mặc dù rất cố gắng tìm hiểu, nghiên cứu, song với kiến thức còn hạn chế, chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán Xí nghiệp để chuyên đề này thực sự có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn. Em xin chân thành cám ơn thầy giáo TS. Nguyễn Văn Công đã hướng dẫn tận tình, giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em xin gửi lời cám ơn chân thành tới các cô chú, các anh chị trong phòng kế toán Xí nghiệp dịch vụ kHKT và một số phòng ban khác đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập. Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2002 Sinh viên Phan Thị Thu Phương Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính TS. Nguyễn Văn Công -Nhà xuất bản tài, năm 2001 Lý thuyết hạch toán kế toán TS. Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản Tài chính, năm1997 3. Kế toán tài chính (theo hệ thống kế toán Mỹ ) Kermit D..larson. 4. Nguyên lý kế toán Mỹ –Accounting principles Ronald.J.Thacker - Nhà xuất bản thống kê 1994 Hạch toán kế toán các doanh nghiệp công nghiệp và thương mại Phạm Quang - Nhà xuất bản tài chính 6. Quyết định số 166 /1999/QĐ -BTC ngày 30/12/1999 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. 7. Chuẩn mực kế toán quốc tế - Nhà xuất bản chính trị quốc gia 8. Chuẩn mực kế toán việt nam số 3 – TSCĐ hữu hình – ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính 9. Tạp chí kế toán-kiểm toán 10. Một số tài liệu của Xí nghiệp dịch vụ khoa học kỹ thuật