Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tài sản cố định tại Công ty Hoàng Trà

Phó giám đốc kế toán trưởng Phó phòng KT Trưởng phòng KT- KH (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Khi người mua tài sản thanh lý nộp tiền cho thủ quỹ, kế toán thanh toán viết phiếu thu và nhập vào máy theo định khoản: Bút toán 1: Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 2141: 43.791.000 Có TK 2115: 24.631.000 Có TK 2113: 19.160.000 Bút toán 2: Ghi nhận thu nhập từ thanh lý Nợ TK 111: 4.982.000 Có TK 721: 4.982.000 Hạch toán giảm TSCĐ do nhượng bán Đối với 2 nhà kho tại Phả Lại, mặc dù đã khấu hao hết nhưng giá trị sử dụng của nó vẫn còn, nhưng khi công trình tại Phả lại hoàn thành, không cần sử dụng nữa, Công ty quyết định đưa vào danh sách tài sản thanh lý nhượng bán như đã trình bày ở trên. Việc tiến hành nhượng bán 02 nhà kho này được tiến hành theo trình tự sau: Lãnh đạo hai bên là Công ty Hoàng Trà và Công ty xây dựng 18 thoả thuận về việc chuyển nhượng nhà kho, lập thành “ Biên bản thoả thuận chuyển nhượng nhà kho”( Nội dung đựơc trình bày trong phần Phụ lục số 1) Trên cơ sở biên bản thoả thuận này, ngày 15 tháng 01 năm 2001 hai bên tiến hành giao nhận nhà kho và lập lên biên bản giao nhận nhà kho. Đến ngày 07/11/2001 Công ty mới gửi hoá đơn GTGT đến cho Công ty xây dựng 18. Hoá đơn được lập thành 3 liên, liên 1 lưu, liên 2 giao cho bên Công ty xây dựng18 và liên 3 để thanh toán. Hoá đơn (GTGT) Liên 3: ( Dùng để thanh toán) Ngày 07 tháng 11 năm 2001 Mẫusố 01GTKT 3LL GH/01-B No: 097289 Đơn vị bán hàng: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ : 167 -Đặng Văn Ngữ -Đống Đa - Hà nội . Tài khoản: 0 1 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 1 Điện thoại: . Họ tên người mua hàng : Công ty xây dựng số 18 Đơn vị: Địa chỉ : Thành phố Hải Dương - Tỉnh Hải Dương. Số tài khoản : 0 8 0 0 0 0 1 6 1 2 0 0 2 1 Hình thức thanh toán: Ckhoản MS: Stt Họ tên hàng hoá dịch vụ Đ.vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x2 1 Chuyển nhượng nhà kho tại Phả lal( 752,64m2) 90.909.090 Cộng tiền hàng 90.909.090 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 9.090.910 Tổng cộng tiền thanh toán 100.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm triệu đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (kỹ, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngày17 tháng 12 năm 2001 Công ty nhận được giấy báo có của ngân hàng về số tiền mà Công ty 18 đã trả, kế toán nhập vào máy định khoản sau: Bút toán 1: Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214(2141) : 155.520.000 Có TK 211(2112): 155.520.000 Bút toán 2: Ghi nhận tiền thu từ chuyển nhượng Nợ TK 11214: 100.000.000 Có TK 721: 90.909.090 Có TK 3331: 9.090.910 2.5. Hạch toán TSCĐ thuê hoạt động Ngoài các biến động tăng giảm TSCĐ như đã trình bày ở trên, trong Công ty Hoàng Trà còn diễn ra hoạt động đi thuê và cho thuê hoạt động TSCĐ mà cụ thể là thuê máy thi công. 2.5.1 Hạch toán TSCĐ thuê ngoài tại Công ty Tình trạng máy móc phục vụ thi công của Công ty vẫn còn thiếu nhiều đặc biệt là những máy móc thi công hiện đại có giá trị lớn. Tuy nhiên do tình hình tài chính còn hạn hẹp Công ty không thể tự mua. Mặt khác, do đặc thù sản xuất của Công ty phải thường xuyên di chuyển xa trụ sở chính, việc vận chuyển một số máy móc thiết bị cồng kềnh sẽ không mang tính kinh tế. Vì vậy, để đáp ứng kịp thời tiến độ thi công cũng như tiết kiệm được chi phí vận chuyển, Công ty đi thuê máy móc trong thời gian ngắn. Thường thì, những TSCĐ này để phục vụ cho những khâu, hạng mục phức tạp khó thi công nên việc thuê máy thường đã được lên kế hoạch sẵn trong dự toán. Theo kế hoạch, các phòng ban chức năng của Công ty tiến hành tìm kiếm đối tác và ký kết hợp đồng kinh tế thuê thiết bị. Máy được chuyển xuống đội thi công theo giấy đề nghị cấp máy thi công và quyết định điều động TSCĐ của Công ty. Trong quá trình hoạt động, máy sẽ được đội quản lý và theo dõi hoạt động thông qua bản Nhật trình sử dụng máy thi công. Tất cả các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ này như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận, biên bản điều động hoá đơn GTGT, hoá đơn vận chuyển, nhật trình sử dụng máy thi công …sẽ được sử dụng làm căn cứ để kế toán xác định chi phí: Nợ TK 623: chi tiết theo đội, công trình Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 3388: Số tiền thuê phải trả Có TK 111,112..: Các chi phí khác Khi trả tiền cho đơn vị cho thuê: Nợ TK 3388: Số tiền thuê đã trả Có TK 111,112…. Lấy ví dụ trường hợp thuê cẩu 30 tấn phục vụ lắp đặt và sửa chữa kết cấu thép, bao che tại nhà máy nhiệt điện Phả Lại 2_ thị trấn Phả Lại _ Chí Linh_ Hải Dương làm ví dụ. Căn cứ vào kế hoạch thuê máy đã lập và nhu cầu sử dụng máy thi công Công ty tiến hành ký kết hợp đồng thuê máy với bên đối tác. Hợp đồng được lập thoả thuận về một số nội dung cơ bản như thời gian thuê máy, hình thức thuê máy, hình thức thanh toán, trách nhiệm của mỗi bên Theo như thoả thuận của hợp đồng, máy được chuyển xuống chân công trình để hoạt động. Hết thời gian thuê máy, Công ty và bên Công ty Thương mại và Dịch vụ Đức Tuấn lập Bản thanh lý hợp đồng thuê thiết bị đồng thời bên cho thuê cũng gửi hoá đơn GTGT để thanh toán đến Công ty. Hoá Đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 20 tháng12 năm 2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 02-B GA: 2025381 Đơn vị bán hàng: Công ty Thương mại và dịch vụ Đức Tuấn Địa chỉ : số 106BE8 -tập thể Quân đội_ Quỳnh Mai _HBT _ Hà nội Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Đơn vị: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ: 167 - Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội 0 1 0 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 Hình thức thanh toán: T.Mặt MS: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Thuê 01 cẩu 30 tấn Ca 42 1.363.636 57.272.712 Cộng tiền hàng 57.272.712 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 5.727.298 Tổng cộng tiền thanh toán 63.000.000 Số tiền viết bằng chữ : Sáu mươi ba triệu đồng chẵn Người mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu) Những chứng từ trên cùng với bản nhật trình sử dụng máy thi công sẽ làm thành bộ hồ sơ về thuê TSCĐ để kế toán làm căn cứ ghi nhận chi phí thuê máy này vào tài khoản chi phí máy thi công và nhập vào máy theo định khoản: Nợ TK 623 : 57.272.712 Nợ TK 1331 : 5.727.298 Có TK 3388: 63.000.000 Sau đó, khi đội trưởng đội thi công nơi sử dụng máy gửi giấy đề nghị thanh toán đã được giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật ký duyệt, kế toán tiền mặt sẽ viết phiếu chi và định khoản như sau: Nợ TK 3388 : 63.000.000 Có TK 111 :63.000.000 Trong trường hợp này, kế toán sử dụng TK 3388 để theo dõi khoản phải trả cho bên cho thuê máy. Thực chất việc Công ty thuê máy thi công là Công ty đang tiêu dụng một dịch vụ, người cho thuê chính là người cung cấp dịch vụ. Vì vậy kế toán sử dụng tài khoản 331” Phải trả người cung cấp” để hạch toán thì sẽ phù hợp hơn. 2.5.2. Hạch toán TSCĐ cho thuê hoạt động Mặc dù phải đi thuê ngắn hạn TSCĐ phục vụ cho sản xuất kinh doanh nhưng Công ty cũng cho thuê hoạt động TSCĐ do Công ty có một số máy móc đặc thù. Tương tự như khi đi thuê TSCĐ hoạt động, khi bên thuê có nhu cầu, Công ty cùng với bên thuê ký kết Hợp đồng thuê tài sản. TSCĐ được chuyển đến bên cho thuê theo thoả thuận trong hợp đồng. Khi kết thúc hợp đồng, hai bên lập Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy và Công ty gửi hoá đơn GTGT cho bên thuê. Những chi phí và thu nhập từ hoạt động này được kế toán hạch toán như sau: Các chi phí phát sinh liên quan đến việc cho thuê như khấu hao TSCĐ, chi phí vận chuyển, chi phí công nhân vận hành máy…, kế toán ghi: Nợ TK 811: Tập hợp chi phí cho thuê Nợ TK133 : thuế GTGT đầu vào được khấu trừ ( nếu có) Có TK 111,112, 214, 334…. Khoản thu từ cho thuê: Nợ TK 111,112,131 : Tổng số thu Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Có TK 711: Số thu về cho thuê TSCĐ Ta xem xét một ví dụ về việc cho thuê máy xảy ra trong tháng 10,11 năm 2002, Công ty cho bên Công ty cơ khí Đông Anh thuê cẩu TADANO 50 tấn. Sau khi các thủ tục cho thuê và chứng từ kế toán liên quan được tập hợp lại, kế toán sẽ xác định chi phí và thu nhập từ cho thuê máy. Trong trường hợp này, chi phí phát sinh phục vụ máy thi công bao gồm chi phí nhiên liệu, chi phí nhân công vận hành máy. Căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán của Ông Khôi- người trực tiếp điều hành việc cho thuê máy, giấy đề nghị này có kèm theo hoá đơn mua hàng( Xăng và Nhớt). Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập -Tự do -Hạnh phúc Ngày 31 tháng 12 năm 2002 Giấy đề nghị thanh toán Kính gửi : Giám đốc Công ty : Ông trưởng phòng kế toán Tên tôi là : Phạm Giang Khôi…………………… Bộ phận công tác: xưởng cơ khí ………………………… Nội dung đề nghị thanh toán: ………………………………… Thanh toán tiền mua xăng và nhớt phục vụ cẩu TADANO cho bên cơ khí Đông Anh thuê…………………………………… Kèm theo 01 hoá đơn bán hàng. ………………………………. Tổng số tiền đề nghị thanh toán: 5.231.600 đ……………………………… Bằng chữ: Năm triệu hai trăm ba mốt nghìn sáu trăm đồng/…………… Vậy đề nghị lãnh đạo Công ty giải quyết thanh toán số tiền trên. Giám đốc Kế toán trưởng Người đề nghị Kế toán sẽ viết phiếu chi và hạch toán : Nợ TK 811: 4.756.000 Nợ TK 1331: 476.000 Có TK111 : 5.231.600 Đồng thời căn cứ vào bảng chấm công công nhân vận hành máy, kế toán nhập vào máy định khoản: Nợ TK 811: 1.860.000 Có TK 334: 1.860.000 Khấu hao của cẩu trong thời gian cho thuê cũng được phản ánh vào chi phí cho thuê TSCĐ, kế toán căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao để nhập vào máy định khoản: Nợ TK 811: 8.893.907 Có TK 214: 8.893.907 Còn thu nhập có được từ việc cho thuê cẩu được Công ty phản ánh như sau: Nợ TK 131(CK Đông Anh ):24.610.320 Có TK 3331: 1.171.921 Có TK 711: 23.438.400 Kế toán sẽ nhập vào máy vi tính theo các định khoản trên. 2.6. Hạch toán khấu hao TSCĐ 2.6.1. Phương pháp tính khấu hao TSCĐ đang áp dụng tại Công ty Theo quy định của Cục quản lý vốn Hà Nội, các doanh nghiệp lập mức trích khấu hao theo mức quy định của Nhà nước để đăng ký mức trích khấu hao trong 3 năm cho từng TSCĐ của đơn vị mình. Trong 3 năm đó, đơn vị phải thực hiện đúng mức trích khấu hao đã được duyệt. Nếu mua sắm mới phải đăng ký bổ sung. Hiện nay, kế toán tiến hành trích khấu hao dựa trên Quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ban hành ngày 30/12/1999 của Bộ trưởng Bộ tài chính về chế độ quản lý và trích khấu hao TSCĐ. Theo quy định này, Công ty có thể chủ động lựa chọn thời gian khấu hao cho TSCĐ trong khung thời gian theo quy định. Công ty áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng cho tất cả các TSCĐ tại Công ty. Công ty tiến hành trích khấu hao theo năm. Ví dụ: Trong tháng 1 năm 2002, Công ty mua mới một tổ máy phát điện hiệu ONIS VISA, sang tháng 02 /2002 Công ty bắt đầu tính khấu hao Tổ máy này có nguyên giá là 193.500.000 đồng Thời gian sử dụng là: 5 năm Tỷ lệ khấu hao năm là :20 % Mức khấu hao trung bình năm Mức trích khấu hao trung bình tháng là Như vậy, mức khấu hao phải trích trong quý 1 là 3.225.000 x 2 = 6.450.000 Trường hợp thời gian sử dụng hay nguyên giá của TSCĐ thay đổi thì xác định lại mức khấu hao trung bình năm bằng cách lấy giá trị còn lại của TSCĐ chia cho thời gian sử dụng xác định lại hoặc thời gian sử dụng lại được xác định là chên lệch giữa thời gian sử dụng đã đăng ký trừ thời gian sử dụng của TSCĐ. Thời gian sử dụng của TSCĐ được xác định thống nhất trong năm tài chính trong phạm vi khung quy định của Bộ tài chính. 2.6.2 Hạch toán khấu hao TSCĐ Hàng quý, kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ để tính khấu hao và phân bổ cho các đơn vị sử dụng. Khấu hao TSCĐ trong Công ty phân bổ cho hai khối là khối quản lý và các đội xây lắp (hay các công trình). Những TSCĐ dùng cho khối quản lý khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp, những TSCĐ dùng cho các đội khi trích khấu hao phân bổ vào chi phí sản xuất. Kế toán không lập bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định hiện hành. Mức khấu hao hàng quý được tính trên cơ sở chứng từ tăng giảm TSCĐ và sổ chi tiết TSCĐ lập cho toàn Công ty. Trên cơ sở mức khấu hao tính được kế toán lập chứng từ phân bổ khấu hao, tiêu thức để kế toán phân bổ chi phí này là chi phí nhân công trực tiếp. Lấy ví dụ bảng phân bổ khấu hao quý 4/2002 như trong Biểu số 11 dưới đây: Biểu số 11 Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Quý 4-2002 Stt Đối tượng phân bổ Tổng khấu hao phân bổ Giá trị đã phân bổ Giá trị phân bổ quý 4 Quý 1 Quý 2 Quý 3 1 Nhà ga T1-Nội Bài_ông Ngạn 10.602.808 10.602.808 2 Xưởng 382_Kết cấu thép Bắc Cạn 23.485.300 18.526.479 4.958.821 3 Xưởng 382- cho Thuê tài sản 34.818.466 25.924.559 8.893.907 4 Chi phí quản lý -Cty 119.995.729 42.939.986 34.725.363 25.517.804 16.812.698 .. ……………… ………… ………….. …………… ………… ………. Tổng cộng 870.327.846 233.103.351 228.816.621 212.401.588 201.889.103 Người lập Kế toán trưởng (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào bảng này kế toán sẽ định khoản vào máy như sau: Nợ TK 623: 176.182.498 -Nợ TK 623( nhà ga T1-Nội Bài -Ông Ngạn): 10.602.808 -Nợ TK 623( Xưởng - kết cấu thép Bắc Cạn) : 4.958.821 Nợ TK 811 : 8.893.907 …………………………………………………………… Nợ TK 642(6424): 16.812.698 Có TK 214: 201.889.103 Máy sẽ tự động nhập vào Nhật ký chung những định khoản trên và chuyển vào sổ cái TK 214 như sau:(Biểu số 12) Biểu số 12 Sổ cái tài khoản 2141 Năm 2002 Tên tài khoản: Hao mòn TSCĐ Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu năm 6.315.838.366 Số dư quý III 6.710.943.127 625 22/10 Ghi giảm khấu hao đường vào xưởng sơn- CYCKĐA 2112 59.723.951 625 22/10 Ghi giảm khấu hao trạm Biến áp 320KVA- CTCKĐA 2113 36.232.538 656 31/12 Khấu hao quý 4 cho thi công 623 176.182.498 656 31/12 Khấu hao TSCĐ quý 4 cho văn phòng Công ty 6424 16.812.698 656 31/12 Chi phí khấu hao cho thuêTS 811 8.893.907 655 31/12 Ghi tăng TSCĐ (nhà xưởng 04) CV số 07 ngày31/12/2002 2112 147.000.000 Cộng phát sinh quý IV 95.956.489 348.889.103 Số dư cuối kỳ 6.963.875.741 Ngày 10 tháng2 năm 2002 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vi Như vậy, ta thấy rằng toàn bộ chi phí khấu hao của Công ty được phân bổ vào tài khoản 6424 “chi phí khấu hao cho quản lý” và TK 623 “chi phí máy thi công” chi tiết cho từng công trình. Công ty không đề cập đến những TSCĐ trang bị chung cho toàn đội như nhà ở, tivi, điện thoại. Mặc dù xét về tổng chi phí tập hợp cho công trình là không thay đổi, nhưng nếu đi sâu phân tích cơ cấu mỗi loại chi phí thì cách hạch toán trên sẽ làm sai lệch kết quả phân tích. 2.7. Hạch toán sửa chữa TSCĐ tại Công ty Trong quá trình tham gia vào sản xuất kinh doanh, những hao mòn hỏng hóc xảy ra đối với TSCĐ trong Công ty là không thể tránh khỏi. Vì vậy để phục hồi năng lực hoạt động của TSCĐ, đảm bảo an toàn trong lao động sản xuất kinh doanh cần thiết phải tiến hành sửa chữa, thay thế những bộ phận, chi tiết của TSCĐ bị hao mòn, hư hỏng có ảnh hưởng đến hoạt động của TSCĐ. Khi phát hiện TSCĐ có những hư hỏng cần sửa chữa, bộ phận sử dụng sẽ lập giấy đề nghị sửa chữa để gửi lên bộ phận phụ trách thiết bị, phó giám đốc PT-KV, giám đốc để xin phê duyệt. Khi giấy đề nghị được duyệt, Công ty sẽ tiến hành sửa chữa. Thông thường, Công ty tiến hành sửa chữa những hư hỏng này theo phương thức thuê ngoài (giao thầu). 2.7.1. Sửa chữa thường xuyên Trong quá trình thi công, vận chuyển máy móc trong Công ty có thể bị hư hỏng, những hư hỏng này thường không nghiêm trọng nên các đội thường chủ động tiến hành sửa chữa sau đó tập hợp hoá đơn chứng từ có liên quan gửi cho phòng kế toán. Đây là công việc sửa chữa nhỏ mang tính bảo dưỡng, chi phí sửa chữa thường nhỏ. Do đó, kế toán tập hợp và hạch toán ngay vào các tài khoản chi phí. Nếu công việc sửa chữa xảy ra đối với TSCĐ tại các phòng ban thì kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 642( 6427) : Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 111,112,331…: Tổng số tiền chi cho sửa chữa. Nếu công việc sửa chữa xảy ra đối với TSCĐ tại các đội xây lắp thì kế toán hạch toán : Nợ TK 627(6277): Chi phí sản xuất chung Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK liên quan 111.112,331…: Tổng số tiền chi cho sửa chữa Lấy trường hợp sửa chữa máy mài BOSCH tại xưởng làm ví dụ. Nội dung sửa chữa bao gồm: +Thuê quấn sửa động cơ 15 KW +Thuê quấn lại rô to, thay cổ góp máy mài BOSCH, thay chì than. Các chứng từ ban đầu phát sinh trong nghiệp vụ này bao gồm: Giấy đề nghị sửa chữa của bộ phận sử dụng Biên bản kiểm tra thiết bị Hoá đơn giá trị gia tăng Giấy đề nghị thanh toán Phiếu chi Hoá đơn( GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 02-B GA: 2025381 Đơn vị bán hàng: Vật tư hàng hoá tổng hợp - Dương Quang Hải Địa chỉ : Đông Anh - Hà Nội Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ: 167 - Đặng Văn Ngữ - Hà Nội 0 1 0 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 Hình thức thanh toán: TM. MS: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Quấn sửa động cơ 15KW Quấn sửa chữa máy mài Bosh 670W, thay chổi than Cái Cái 01 01 1.275.00 1.275.000 210.000 Cộng tiền hàng: 1.350.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 135.000 Tổng cộng tiền thanh toán 1.485.000 Số tiền viết bằng chữ : Một triệu bốn trăm tám lăm nghìn đồng/ Người mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu) Phiếu chi Mẫu số 02-TT QĐ1141-TC/CĐKT Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Mạnh Hùng Đơn vị : Xưởng - Công ty lắp Hoàng Trà Lý do chi: Thanh toán tiền sửa chữa máy mài BOSCH và động cơ 15KW Số tiền 1.485.000 đồng Bằng chữ: một triệu bốn trăm tám lăm nghìn đồng chẵn. Giám đốc kế toán trưởng Người lập phiếu Đã nhận đủ số tiền:1.485.000 ( một triệu bốn trăm tám lăm nghìn đồng) ngày13 tháng 9 năm 2002 Thủ quỹ Người nhận tiền Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tại xưởng phản ánh bút toán sau vào máy tính, máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào nhật ký chung và sổ cái TK có liên quan. Nợ TK 627(6277): 1.350.000 Nợ TK 1331 : 135.000 Có TK 111: 1.485.000 2.7.2. Sửa chữa lớn TSCĐ Như đã đề cập ở trên, TSCĐ của Công ty còn tồn đọng khá nhiều máy móc cũ, thường xuyên hỏng hóc nhưng do hạn chế về tài chính nên Công ty chưa thể đầu tư mua mới. Vì vậy, để khắc phục khó khăn trên, Công ty tiến hành sửa chữa phục hồi TSCĐ đó. Thường thì chi phí để sửa chữa khá cao, thời gian sửa chữa kéo dài. Hàng năm, trên cơ sở kết quả kiểm kê và kiểm tra kỹ thuật của TSCĐ, Công ty lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ. Tuy nhiên, việc kiểm tra hiện trạng cũng như lập kế hoạch sửa chữa còn sơ sài, mang tính hình thức. Kế toán không trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ mà phân bổ dần chi phí sửa chữa vào chi phí sản xuất chung các kỳ sau khi phát sinh nghiệp vụ sửa chữa. Như vậy xét về bản chất, những hoạt động sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty đều là sửa chữa ngoài kế hoạch. Để thấy rõ hơn thực tế việc sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty, ta xem xét ví dụ về trình tự tiến hành và cách hạch toán sửa chữa cẩu Krúp tại xưởng trong tháng 9 năm 2002. Nghiệp vụ này bắt đầu khi bên xưởng gửi giấy đề nghị sửa chữa lên Công ty. Công ty Hoàng Trà Xưởng cơ khí Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập -Tự do - Hạnh phúc Đông Anh, ngày 04/09/2002 Giấy đề nghị sửa chữa Kính gửi : Ông giám đốc Công ty Hoàng Trà Phòng kỹ thuật Công ty Tên thiết bị sửa chữa : Cẩu Krúp Mã hiệu: số máy Trong thời gian qua, do cẩu đã cũ lại phải thường xuyên phải làm việc trong địa hình xấu. Một số bộ phận của cẩu đã có biểu hiện hư hỏng nặng: trục trước bị gẫy, phanh rão, chảy dầu… nên cẩu không thể vận hành được. Thời gian tới xưởng cần vận chuyển một khối lượng thiết bị cho chuyển xưởng. Vì vậy, để đáp ứng được yêu cầu này, Xưởng đề nghị lãnh đạo Công ty, phòng kỹ thuật Công ty cho phép xưởng sửa chữa cẩu Krup. Cụ thể như sau: + Thay trục trước + Mua mới bình và ống dẫn dầu + Thay ti ô +Thay cupben tổng hơi + Sửa chữa và bảo dưỡng tổng phanh hơi. ………………………………. Trên đây là các thiết bị cần phải sửa chữa và thay thế, kính mong Công ty cho phép sửa chữa để sản xuất được đảm bảo. P.Giám đốcPT-KV PT. Thiết bị CT Kế toán xưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (ký, họ tên) ( ký, họ tên) Sau khi nhận được đơn đề nghị sửa chữa cẩu của xưởng , phòng kỹ thuật cùng với cán bộ phụ trách thiết bị ở xưởng và thợ lái cẩu tiến hành kiểm tra và lập biên bản kiểm tra thiết bị. Công ty Hoàng Trà Xưởng cơ khí Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập -Tự do - Hạnh phúc Biên bản kiểm tra thiết bị Tên thiết bị: Cẩu Krúp Mã hiệu Số máy: Hôm nay, ngày 5 tháng 9 năm 2002 Chúng tôi gồm: Ông Nguyễn Mạnh Hùng .Cán bộ phụ trách thiết bị Ông Nguyễn Văn Vụ .Cán bộ phụ trách kỹ thuật Ông Nguyễn Văn Chính .Thợ lái cẩu Đã tiến hành lập biên bản kiểm tra thiết bị như sau: *Hiện tượng : Hỏng trục giữa, phanh không ăn, đường dẫn dầu phanh bên lái bánh giữa chảy dầu. * Kết quả kiểm tra : gãy trục giữa, bó tổng phanh, mất hơi( thủng ti ô hơi), hỏng cup ben tổng phanh, hỏng 4 cup ben bánh giữa bên lái. * Nguyên nhân hư hỏng : xe cẩu quá cũ, dùng quá tải , rỉ tổng phanh, chảy dầu bánh giữa bên lái. * Đề nghi biện pháp xử lý: + Tháo, bảo dưỡng tổng phanh + Thay 2 cup ben tổng hơi + Thay ti ô hơi + Thay 4 cup ben dầu bánh giữa bên lái + Thay trục giữa …………………………………………………………. Biên bản này làm xong lúc : giờ … ngày 05 tháng 9 năm 2002 Nơi lập biên bản : Xưởng - Đông Anh Phó GĐ Quản đốc K.Thuật xưởng Thợ sửa chữa Cb phụ trách TB Khi được sự phê duyệt của ban lãnh đạo, xưởng chủ động tìm kiếm và ký kết Hợp đồng giao khoán sửa chữa thiết bị này với Ông Nguyễn Long Hải, chủ cửa hiệu sửa chữa, kinh doanh phụ tùng ôtô. Khi cẩu đã được sửa chữa xong, tiến hành lập Biên bản kiểm tra kỹ thuật cẩu và thanh lý hợp đồng sửa chữa cẩu. Bên nhận sửa chữa gửi hoá đơn đến cho công ty. Hoá đơn GTGT Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 13 tháng 9 năm 2002 Mẫu số: 01 GTKT-3LL 02-B AX: 093166 Đơn vị bán hàng: Vật tư hàng hoá tổng hợp -Dương Quang Hải Địa chỉ : Đông Anh- Hà Nội Điện thoại: Họ và tên người mua hàng: Anh Hùng Đơn vị: Công ty Hoàng Trà Địa chỉ: 167 Đặng Văn Ngữ - Đống Đa - Hà Nội 0 1 0 0 0 1 0 6 4 4 0 0 0 1 Hình thức thanh toán: TM. MS: Stt Tên hàng hoá, dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 2 Sửa chữa tổng phanh hơi Cup ben hơi phanh Hàn Quốc Thay ti ô Thay trục giữa ………………………… Cái Cái Cái Cái …… 01 02 01 01 … 1.275.00 45.000 40.000 24.452.000 ……….. 1.275.000 90.000 40.000 24.452.000 …………. Cộng tiền hàng: 77.845.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 7.784.500 Tổng cộng tiền thanh toán 85.629.500 Số tiền viết bằng chữ : Tám mươi lăm triệu sáu trăm hai chín nghìn năm trăm đồng/ Người mua hàng ( ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên,đóng dấu) Căn cứ vào hình thức thanh toán trong trường hợp này là thanh toán bằng tiền mặt, kế toán xưởng nhập vào máy các bút toán sau _ Khi trả tiền cho bên nhận sửa chữa, kết hợp với biên bản thanh toán tạm ứng (khoản tạm ứng này phát sinh khi Công ty tạm ứng cho Ông Hùng để trả cho bên sửa chữa), kế toán định khoản vào máy: Nợ TK 241(2413): 77.845.000 Nợ TK 1331: 7.784.500 Có TK 141: 42.814.750 Có TK 111: 42.814.750 Vì trường hợp này chi phí sửa chữa khá lớn nên Công ty không chuyển thẳng vào TK 627 mà quyết định phân bổ dần vào chi phí qua TK 142 trong ba kỳ liên tiếp Trong kỳ này, kế toán phân bổ chi phí và nhập vào máy định khoản như sau : Nợ TK 142: 51.897.120 Nợ TK 672(6277): 25.948.560 Có TK 241(2413): 77.845.680 Sang hai kỳ kế toán tiếp theo, kế toán hạch toán: Nợ TK 627(6277): 25.948.560 Có TK 142: 25.948.560 Từ những định khoản trên được nhập vào chứng từ kế toán máy( như mẫu đã trình bày tại biểu số 6 trang 36) máy sẽ tự động lọc số liệu để vào nhật ký chung và các Sổ cái các tài khoản tương tự như các trường hợp tăng giảm tài sản cố định đã trình bày ở trên. Chương III hoàn thiện hạch toán tài sản cố định hữu hình tại Công ty hoàng trà 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán tại Công ty Tính đến nay, Công ty Hoàng Trà đã trải qua 7 năm xây dựng, phát triển và trưởng thành. Mặc dù còn non trẻ về tuổi đời, quy mô còn hạn chế, lại trong giai đoạn khó khăn do điều kiện môi trường kinh doanh mới mẻ, tính cạnh tranh của thị trường giữa các doanh nghiệp, các Công ty ngày càng cao… nhưng Công ty đã khắc phục được những khó khăn ban đầu, hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đời sống của cán bộ công nhân viên được bảo đảm. Với những thành tựu đạt được trong một vài năm gần đây Công ty đang từng bước khẳng định mình, chứng tỏ một bản lĩnh vững vàng. Có được kết quả này là nhờ sự nỗ lực phấn đấu không ngừng của đội ngũ cán bộ công nhân viên và sự đóng góp của các phòng ban trong Công ty trong đó có phòng kế toán. Trong thời gian qua, công tác kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng tại Công ty đã có nhiều thay đổi, có những đóng góp nhất định trong sự trưởng thành của Công ty. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót cần được giải quyết, bổ sung kịp thời. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty, em xin đưa ra một số nhận xét sau: 3.1.1. Ưu điểm - Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ. Phòng kế toán được bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể dưới sự kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng. Đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ, được đào tạo cơ bản, trung thực, có trách nhiệm với công việc. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung- phân tán. Đây là hình thức tổ chức phù hợp với tình thực tế của Công ty. Nó có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi để kiểm tra chỉ đạo nhiệm vụ và bảo đảm chỉ đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác nó còn thuận tiện trong phân công lao động kế toán và xử lý kế toán bằng máy vi tính. Vừa qua, Công ty đã đưa một số lượng lớn các loại máy thiết bị quản lý như máy vi tính, máy in, máy photocopy… phục vụ ở các bộ phận trong đó có phòng kế toán. Việc sử dụng phần mềm kế toán thống nhất đối với toàn Công ty đã giúp cho việc hạch toán trên một số phần hành cơ bản được nhanh chóng, thuận lợi cho việc tra cứu đối chiếu khi cần thiết. Vì vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, tiết kiệm được lao động. - Về hình thức sổ kế toán: Việc áp dụng hình thức nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm về quy mô của Công ty. Đồng thời nó cũng phù hợp với mặt bằng trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán trong Công ty cũng như việc áp dụng tin học trong công tác hạch toán. - Về công tác kế toán TSCĐ: Nói chung, công tác hạch toán TSCĐ tại Công ty đã phần nào đáp ứng được yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo. Kế toán đã hạch toán tương đối đúng quy định của chế độ về hạch toán kế toán TSCĐ. Hạch toán chi tiết TSCĐ được thực hiện khá tỉ mỉ. Công ty lập đồng thời cả hai sổ chi tiết TSCĐ cho toàn Công ty và sổ chi tiết tài sản cho từng đơn vị sử dụng. Vì vậy, khi có sự biến động tăng, giảm TSCĐ hay chỉ là sự thay đổi đơn vị sử dụng trong nội bộ Công ty cũng đều được kế toán TSCĐ phản ánh rõ ràng trên cả hai sổ chi tiết. Việc lập và ghi chép sổ chi tiết đều được tiến hành trên máy tính, do đó khá thuận lợi cho việc truy xuất thông tin. Những thông tin mà sổ chi tiết TSCĐ quản lý khá đầy đủ từ tên TSCĐ, bộ phận sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn, đến các đặc trưng kỹ thuật của máy như công suất, hiệu năng... - Về công tác quản lý TSCĐ Công ty cũng có những quy định khá rõ ràng cụ thể. Định kỳ, vào 01/01 hàng năm kế toán TSCĐ cùng với một số bộ phận khác như phòng kỹ thuật, đơn vị sử dụng TSCĐ thực hiện kiểm kê toàn bộ TSCĐ của Công ty. Sau đó, kế toán lập Bảng đối chiếu TSCĐ và CCDC cho từng đơn vị và tổng hợp thành Biên bản kiểm kê TSCĐ và CCDC của toàn doanh nghiệp. Do đó, nếu có những biến động bất thường sẽ dễ dàng phát hiện và quy kết trách nhiệm vật chất cho đơn vị làm hư hỏng, mất mát TSCĐ. 3.2. Những tồn tại cần khắc phục Bên cạnh những ưu điểm nói trên, công tác kế toán ở Công ty vẫn còn có những tồn tại nhất định. - Việc luân chuyển chứng từ còn chậm Thực tế là các nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ trong Công ty diễn ra không thường xuyên, quá trình đầu tư mua sắm lại kéo dài, chứng từ phát sinh và bị lưu lại ở nhiều bộ phận khác nhau nên nhiều khi những TSCĐ mới mua được lắp đặt đưa vào sử dụng hoặc việc chuyển nhượng TSCĐ đã được thực hiện từ lâu nhưng TSCĐ vẫn chưa được ghi sổ. Điều này gây ảnh hưởng đến tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin quản lý cũng như việc tính và trích khấu hao TSCĐ. - Về hạch toán chi tiết TSCĐ Mặc dù khá tỷ mỉ, chi tiết trong hạch toán chi tiết TSCĐ nhưng Công ty vẫn có thiếu sót là không lập thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ. Lập thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ là quy định bắt buộc của chế độ trong việc hạch toán chi tiết TSCĐ. Qua thẻ TSCĐ, ta có thể thấy được toàn bộ quá trình sống của tài sản từ khi nó được đưa vào hoạt động cho đến khi thanh lý, nhượng bán hoặc điều chuyển đi, có những chỉ tiêu mà chỉ có thẻ mới phản ánh được như chỉ tiêu “phụ tùng chi tiết kèm theo” Sổ TSCĐ của Công ty được thiết kế quá phức tạp vừa là sổ TSCĐ vừa là bảng tính khấu hao từng kỳ, thông tin phản ánh trùng lặp không cần thiết. Mặt khác, Công ty cũng chưa đánh số( mã hiệu) cho TSCĐ. Còn tồn tại những điều trên có thể là do số lượng TSCĐ hiện nay của Công ty chưa nhiều, kế toán còn có thể dễ dàng theo dõi, quản lý. Nhưng trong thời gian tới, khi khối lượng các công trình ngày càng tăng về cả số lượng và chất lượng kỹ thuật, Công ty có chủ trương tăng cường đổi mới, đầu tư thêm nhiều loại TSCĐ như máy móc thiết bị, dụng cụ quản lý cũng như các phương tiện vận tải …Khi đó, thiếu sót trên sẽ trở thành hạn chế lớn cho kế toán trong việc ghi chép, phản ánh và cung cấp thông tin về tình hình TSCĐ. - Hạch toán khấu hao TSCĐ Thứ nhất, về phương pháp khấu hao áp dụng tại Công ty, Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng(khấu hao đều) cho tất cả TSCĐ. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản, dễ tính tuy nhiên nó không phản ánh đúng mức khấu hao cần trích theo cường độ sử dụng TSCĐ (hao mòn thực tế của TSCĐ), tốc độ thu hồi vốn chậm. Điều này đặc biệt đúng với đặc điểm TSCĐ trong Công ty. Công ty có thể sử dụng một máy móc thiết bị xây cất chuyên dùng cho tháng này rồi sau đó không sử dụng nó trong rất nhiều tháng. Đối với loại TSCĐ như vậy thì việc áp dụng phương pháp khấu hao trên là không còn phù hợp, không phản ánh đúng chi phí thực tế bỏ ra tương ứng với doanh thu thực tế thu được. Hơn nữa, một bộ phận lớn TSCĐ trong Công ty có nguồn hình thành từ vốn vay ngân hàng, việc khấu hao đều theo số năm mà Công ty lựa chọn trong khung thời gian( quy định trong QĐ166) sẽ không giúp Công ty thu hồi vốn nhanh để trả nợ. Thứ hai, về cách tính và phân bổ khấu hao. Việc trích khấu hao TSCĐ theo quý cộng với việc không lập bảng tính và phân bổ khấu hao theo quy định nên đôi khi kế toán không trích khấu hao một số TSCĐ mới đưa vào sử dụng trong quý hoặc không xác định rõ đưa vào từ tháng nào, có trường hợp tính khấu hao ngay trong tháng có TSCĐ tăng thêm, làm cho việc phản ánh chi phí khấu hao thiếu chính xác. Hơn nữa, kế toán khó theo dõi, kiểm tra lại mức khấu hao ở mỗi đơn vị trong từng kỳ kinh doanh. Ngoài ra, việc phân bổ toàn bộ chi phí khấu hao trong kỳ cho từng đơn vị sử dụng, công trình, hạng mục Công ty theo chi phí lao động trực tiếp là không hợp lý, không đúng với chi phí khấu hao thực tế tại mỗi nơi sử dụng TSCĐ. Điều này cũng cho thấy, việc lập sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng trong Công ty không được sử dụng làm cơ sở cho việc xác định mức khấu hao trích vào chi phí từng đơn vị (đội, công trình…) mà đơn thuần chỉ phục vụ cho việc quản lý TSCĐ về mặt hiện vật. Thứ ba, về hạch toán khấu hao TSCĐ, qua nghiên cứu thực tế cách hạch toán TSCĐ ta thấy rằng Công ty mới chỉ thực hiện việc trích khấu hao cơ bản nhưng mới chỉ là trích khấu hao để giảm vốn( vốn cố định) chứ chưa trích khấu hao để hình thành quỹ khấu hao. Cụ thể, là trong quá trình hạch toán, kế toán của Công ty xác định mức trích khấu hao TSCĐ và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí kinh doanh theo đối tượng sử dụng và ghi giảm TSCĐ bằng cách ghi tăng hao mòn của chúng: Nợ TK 623, 6424 Có TK 214(2141) - Hạch toán sửa chữa TSCĐ Công tác sửa chữa TSCĐ đặc biệt là sửa chữa lớn và sửa chữa nâng cấp TSCĐ vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Công ty có lập kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ tuy nhiên kế hoạch này thường sơ sài, chưa sát thực tế. Kế toán không trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vì vậy không có nguồn bù đắp cho các chi phí phát sinh khi có tài sản cố định hỏng hóc cần sửa chữa - Công tác phân tích đánh giá tình hình sử dụng cũng như hiệu quả sử dụng TSCĐ tại Công ty: Nhìn chung, Công ty chưa chủ động thực hiện việc đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ và hiệu quả sử dụng TSCĐ. Công ty mới chỉ dừng lại ở việc xem xét những chỉ tiêu thô như nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn. Còn những chỉ tiêu mang tính chất phân tích như hệ số sử dụng thiết bị đã lắp đặt, hệ số lắp đặt máy móc thiết bị, hệ số sử dụng thiết bị hiện có, hay các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng như sức sản xuất của TSCĐ, sức sinh lời của TSCĐ, suất hao phí của TSCĐ …vẫn chưa được tính toán phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo Công ty. 3.2. Một số biện pháp nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại Công ty Hoàng Trà 3.2.1. Hoàn thiện hạch toán chi tiết TSCĐ Theo quy định hiện hành của Bộ tài chính, sổ chi tiết theo dõi TSCĐ gồm có sổ chi tiết tài sản theo đơn vị sử dụng và sổ TSCĐ. Kế toán sẽ theo dõi một cách có hệ thống theo từng loại TSCĐ và từng đơn vị sử dụng. Các sổ này phản ánh được những biến động tăng về nguyên giá, giá trị hao mòn tính đến khi giảm TSCĐ. Thực tế tại Công ty Hoàng Trà, sổ TSCĐ không được lập theo mẫu của Bộ tài chính, mà được lập dưới dạng bảng danh sách TSCĐ. Bảng này được xem như một sổ chi tiết để theo dõi toàn bộ những thông tin về TSCĐ đồng thời cũng là bảng tính khấu hao. Rõ ràng, việc kết hợp trên cùng một sổ TSCĐ như vậy chỉ phù hợp khi số lượng TSCĐ không nhiều, ít biến động. Trong thời gian tới, khi Công ty đầu tư tăng thêm TSCĐ, việc sử dụng sổ chi tiết như trên là không khoa học, gây khó khăn cho việc theo dõi, quản lý TSCĐ và đặc biệt là cho việc tính khấu hao TSCĐ. Bởi vậy, để việc quản lý và sử dụng TSCĐ được dễ dàng, có hiệu quả hơn, Công ty nên lập thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ trong Công ty với mẫu thẻ được quy định trong chế độ kế toán hiện hành đồng thời lập riêng một bản tính và trích khấu hao TSCĐ . Từ đó, kế toán có thể rút ngắn sổ TSCĐ. Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng nên được lập riêng, Công ty không nên kết hợp cả TSCĐ và CCDC trong một sổ vì hai loại tài sản này có những chỉ tiêu không đồng nhất gây khó khăn cho việc ghi chép và theo dõi. 3.2.2. Hoàn thiện hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ Thứ nhất, sửa chữa lớn TSCĐ và nâng cấp TSCĐ là hai khái niệm khác nhau. Theo quy định của Bộ tài chính: sửa chữa lớn TSCĐ là công việc sửa chữa mang tính khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ, thay thế các bộ phận, chi tiết quan trọng bị hỏng trong khi sử dụng mà nếu không sử dụng sửa chữa thì TSCĐ sẽ không hoạt động hoặc hoạt động không bình thường. Thời gian sửa chữa kéo dài, chi phí để sửa chữa khá lớn và chiếm một tỷ trọng đáng kể so với chi phí kinh doanh của từng kỳ hạch toán. Trong khi đó sửa chữa nâng cấp TSCĐ là hoạt động nhằm kéo dài thời gian sử dụng , nâng cao năng suất tính năng, tác dụng của TSCĐ như cải tạo, thay thế, xây lắp, trang bị, bổ sung thêm một số bộ phận của TSCĐ. Do sự khác nhau về bản chất như vậy dẫn đến việc hạch toán cũng rất khác nhau. Tuy nhiên, khi đưa hai khái niệm này vào thực tế, người ta rất khó phân định rạch ròi, đặc biệt trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ và sửa chữa lớn kết hợp cải tạo nâng cấp TSCĐ. Lợi dụng khái niệm chưa rõ ràng này, nhiều doanh nghiệp đã tuỳ tiện biến tướng nghiệp vụ nâng cấp TSCĐ thành nghiệp vụ sửa chữa lớn TSCĐ làm cho chi phí sửa chữa nâng cấp đáng lẽ phải phản ánh vào nguyên giá TSCĐ lại được hạch toán vào chi phí kinh doanh. Do vậy, đa số các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có nguồn vốn đầu tư cho TSCĐ khá dồi dào cũng không bỏ qua cơ hội tận dụng này. Mục đích của họ là giấu lợi nhuận, trì hoãn việc đóng thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây chính là một kẽ hở trong quy định của chế độ về công tác sửa chữa lớn TSCĐ. Tại Công ty Hoàng Trà, kế toán cũng không có sự phân định rõ ràng về hai loại hình sửa chữa này. Việc xác định chỉ mang tính tương đối, đôi khi kế toán căn cứ vào mức độ chi phí phát sinh để xác định loại hình sửa chữa và cách hạch toán kế toán nghiệp vụ phát sinh. Qua thực tế trên, em thiết nghĩ Bộ tài chính nên có những quy định cụ thể để phân định rạch ròi nghiệp vụ sửa chữa lớn và nâng cấp TSCĐ trong mọi trường hợp. Điều đó tạo điều kiện cho công tác quản lý, sử dụng TSCĐ và công tác kiểm tra của các cơ quan chức năng hiệu quả hơn. Thứ hai, hiện nay công tác sửa chữa lớn TSCĐ tại Công ty vẫn chưa được quan tâm đúng mức. Công ty thường rơi vào thế bị động khi có những TSCĐ hỏng hóc cần sửa chữa lớn. Việc kiểm tra hiện trạng kỹ thuật TSCĐ để lập kế hoạch sửa chữa TSCĐ còn sơ sài còn mang tính hình thức. Vì vậy để nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ, Công ty cần quan tâm nhiều hơn đến công tác sửa chữa TSCĐ. Vào các kỳ kiểm kê TSCĐ, hội đồng kiểm kê cần chú ý phát hiện những TSCĐ có khả năng bị hư hỏng nặng, cần sửa chữa, đại tu để nhắc nhở các đơn vị sử dụng lập biên bản và đề nghị lên Công ty xin sửa chữa. Trên cơ sở đó, Công ty sẽ lên kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ. Chi phí sửa chữa lớn theo kế hoạch này cần được phân bổ trước cho các kỳ kinh doanh. Cụ thể, việc hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch được tiến hành như sau: + Trước hết, theo kế hoạch, định kỳ hàng quý kế toán trích trước chi phí sửa chữa lớn: Nợ TK 627: Đối với TSCĐ tại các đội thi công Nợ TK 623: Sửa chữa máy thi công Nợ TK 642: Đối với TSCĐ dùng cho khối quản lý tại Công ty Có TK 335: Mức trích trước mỗi lần + Khi công việc sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, tập hợp chi phí sửa chữa lớn chi tiết theo công việc sửa chữa: Nếu thuê ngoài, kế toán ghi: Nợ TK 241(2413) : chi phí sửa chữa thực tế Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111,112,331…. Nếu do tự làm, kế toán ghi: Nợ TK 241(2143) : chi phí sửa chữa thực tế Có TK 111,112,334,338… + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kết chuyển công việc chi phí như sau: Nơ TK 335: Có TK 241(2413) So sánh chi phí thực tế phát sinh với chi phí đã trích trước theo dự toán để tiến hành điều chỉnh - Nếu chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí trích trước: kế toán ghi tăng chi phí số chênh lệch: Nợ TK 623, 627, 642 : số chênh lệch Có TK 335: - Nếu chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí trích trước ghi giảm chi phí tương ứng bằng số chênh lệch : Nợ TK 335 : Số chênh lệch Có TK 623 ,627, 642: Số chênh lệch 3.2.3. Hoàn thiện hạch toán khấu hao TSCĐ - Về phương pháp tính khấu hao: Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo quyết định số 166QĐ- BTC ngày 30/9/1999, sử dụng phương pháp khấu hao đều cho tất cả các TSCĐ. Việc áp dụng phương pháp khấu hao này chưa hợp lý, vì TSCĐ trong Công ty có nhiều loại, nhiều nhóm khác nhau được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau. Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng bên cạnh những ưu điểm là đơn giản dễ tính thì có một nhược điểm là thu hồi vốn chậm, không theo kịp mức hao mòn thực tế, nhất là hao mòn vô hình nên Công ty không có điều kiện để đầu tư trang bị TSCĐ mới. Mặt khác như đã nói ở phần trên, do đặc thù về lĩnh vực kinh doanh của Công ty, nhiều máy móc chuyên dụng có thể được dùng trong tháng này nhưng sẽ không sử dụng trong nhiều tháng sau đó. Vì vậy phương pháp này không phản ánh trung thực chi phí thực tế bỏ ra với doanh thu thực tế thu được trong kỳ (nguyên tắc phù hợp). Một điểm không phù hợp nữa là phương pháp này không giúp Công ty có thể thu hồi vốn nhanh đối với những TSCĐ có nguồn gốc từ nguồn vay ngân hàng. Tuy nhiên, vừa qua Bộ tài chính đã ban hành ra chuẩn mực kế toán số 03( chuẩn mực TSCĐ) theo quyết định số 149 ngày 31/12/2001 cho phép các doanh nghiệp được phép lựa chọn 3 phương pháp khấu hao là khấu hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần, khấu hao theo số lượng sản phẩm. Bởi vậy, Công ty nên thay đổi phương pháp tính khấu hao theo hướng sau: Nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng Máy móc thiết bị gắn liền với quá trình sản xuất kinh doanh, tính năng công suất sử dụng bị giảm dần trong quá trình sử dụng, Công ty nên sử dụng phương pháp khấu hao theo số giờ, ca máy hoặc khấu hao theo số dư giảm dần. Đối với những thiết bị dụng cụ quản lý như máy vi tính, máy điều hoà, điện thoại di động …là những TSCĐ chịu sự tác động lớn của hao mòn vô hình, Công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần. Ngoài ra, để có thể đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn, giảm chi phí do lãi suất tiền vay, trong những năm có lãi Công ty nên đề nghị được khấu hao theo thời gian trong khế ước vay vì rất nhiều TSCĐ của Công ty được đầu tư bằng vốn vay. - Lập bảng tính và phân bổ khấu hao Bảng tính và phân bổ khấu hao là cơ sở cho việc tính giá thành thực tế của công trình. Đồng thời bảng này còn phản ánh chênh lệch mức khấu hao giữa hai kỳ hạch toán liền kề, giúp cho kế toán dễ dàng tính toán chính xác, kiểm tra, điều chỉnh lại mức khấu hao vào cuối kỳ. Tuy nhiên, tại Công ty, hàng quý kế toán lại không lập bảng tính và phân bổ khấu hao mà chỉ lập chứng từ khấu hao rất đơn giản. Mặc dù có lập sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng nhưng Công ty không sử dụng cho mục đích xác định mức khấu hao mỗi đội. Mức khấu hao trong kỳ được tính ngay trên sổ chi tiết TSCĐ và phân bổ cho đơn vị sử dụng theo tiêu thức chi phí nhân công trực tiếp. Điều này dẫn đến hiện tượng là có những đội, công trình trong kỳ không hề sử dụng đến TSCĐ đó nhưng vẫn phải chịu chi phí khấu hao phân bổ cho. Đây là sự thiếu chính xác trong phản ánh chi phí khấu hao. Hơn nữa, nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ của Công ty trong quý không nhiều, nếu căn cứ vào bảng danh sách TSCĐ để xác định lại mức khấu hao của từng TSCĐ rổi tổng hợp lại như hiện nay là tốn công một cách không cần thiết. Trong khi đó kế toán chỉ cần căn cứ vào số khấu hao quý và mức trích khấu hao của các TSCĐ tăng giảm để tính ra mức khấu hao trong quý: Qua phân tích những vần đề trên, thấy rằng Công ty nên tính và phân bổ khấu hao cho các đội sử dụng bằng cách căn cứ vào sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng ( đội hoặc công trình và khối cơ quản lý ). Bảng tính và phân bổ có thể được lập theo mẫu dưới đây (Biểu số 13). Sau đó, kế toán tiếp tục phân bổ chi phí khấu hao tính chung cho đội (TK 6274) cho từng công trình theo tiêu thức thích hợp Biểu số 13 : bảng phân bổ khấu hao TSCĐ Quý …năm… Stt Chỉ tiêu Tl KH Nơi SD Toàn C. ty TK 623 (chi tiết công trình ) TK 627 (chi tiết theo đội) TK 642 N. Giá Số K.H CTA CTB Đội 1 … 1 I. số KH trích quý trước 2 II Số KH tăng trong quý .. …………….. .. … … .. III.Số KH giảm trong quý .. …………… … … … … .. IV.Số KH phải trích trong quý .. ………….. … … Ngoài ra, để việc hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ được hoàn thiện, Công ty cần bổ sung tài khoản 6274 để theo dõi chi phí khấu hao chung cho đội và TK 009 “ nguồn vốn khấu hao” để theo dõi tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao trong Công ty. Việc đưa tài khoản 009 vào hệ thống tài khoản sẽ giúp Công ty theo dõi và quản lý tốt hơn nguồn vốn khấu hao. Vì Công ty có thể sử dụng nó như một nguồn vốn thông thường để sử dụng mục đích kinh doanh khác khi nhu chưa có nhu cầu tái đầu tư TSCĐ. 3.2.4. Nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ trong Công ty Định kỳ sáu tháng hay một năm, kế toán Công ty nên phân tích tình hình sử dụng tài sản, tổ chức quản lý, sử dụng TSCĐ một cách có hiệu quả nhất cũng như kế hoạch sửa chữa, đầu tư kịp thời phục vụ mục đích phát triển hoạt động. Công ty nên tính toán và xem xét một số chỉ tiêu cơ bản như hệ số tăng TSCĐ, hệ số giảm TSCĐ, hệ số hao mòn TSCĐ, sức sản xuất của TSCĐ, hiệu quả sinh lời của TSCĐ …để có thể đánh giá được tình hình trang bị cũng như hiệu quả sử dụng của TSCĐ Hiện nay số lượng cũng như tỷ trọng các TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn sử dụng được hoặc không sử dụng được ngày càng cao. Tỷ trọng giá trị hao mòn trong tổng nguyên giá TSCĐ tính đến 31/12/2002 là 71,04% (6.963.875.740 / 9.802.147.495) con số này là khá lớn, điều đó chứng tỏ rằng phương pháp khấu hao được áp dụng và việc tổ chức công tác kế toán để xác định mức khấu hao là chưa phù hợp. Hơn nữa những tài sản này vẫn sử dụng mà không phải trích khấu hao, thì đương nhiên chỉ tiêu mức khấu hao hàng năm sẽ nhỏ, điều không hợp lý này dẫn tới cơ cấu chi phí và giá thành sẽ thay đổi, lợi nhuận thay đổi theo… gây khó khăn lớn cho việc phân tích hoạt động kinh tế bởi vì khi tính các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả sản xuất có liên quan đến TSCĐ như: Số vòng quay của TSCĐ, tỷ suất lợi nhuận tính trên tổng tài sản.. sẽ không chính xác, số liêu phân tích kém ý nghĩa kinh tế. Vì vậy, để quản lý những TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn còn đang sử dụng, Công ty cần thực hiện tốt các biện pháp sau: + Tổ chức kiểm tra đánh giá lại hiện trạng của những TSCĐ đã khấu hao hết, nếu tài sản nào còn tốt thì tăng cường chế độ bảo quản lý hiện vật, sửa chữa bảo dưỡng và sớm có kế hoạch thay thế. + Mạnh dạn nhượng bán, thanh lý những tài sản lạc hậu hoặc hiệu quả sử dung kém. Cụ thể là các máy móc thiết bị dùng trong sản xuất tại Xưởng sản xuất côppha và một số phương tiện vận tải. Nếu cứ cố kéo dài việc sử dụng của những tài sản này sẽ tốn kém chi phí sửa chữa, có nguy cơ mất an toàn lao động, sản phẩm do chúng tạo ra không đảm bảo chất lượng và có thể làm cho Công ty bị tụt hậu, kém khả năng cạnh tranh do mất cơ hội để đầu tư trang bị những TSCĐ mới có công nghệ hiện đại, kỹ thuật tiên tiến hơn. 3.2.5. Vấn đề áp dụng quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty Chuẩn mực kế toán vế TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình số 03 và 04 ban hành theo quyết định 149 /2001/QĐ-BTC đã đưa ra nhiều sửa đổi bổ sung trong hầu hết các nội dung hạch toán TSCĐ từ việc đánh giá, phân loại TSCĐ đến việc xác định phương pháp tính khấu hao, giá trị phải khấu hao TSCĐ, hạch toán TSCĐ thuê hoạt động, thuê tài chính. Do đó, Công ty cần có kế hoạch phổ biến, truyền đạt những thay đổi mới này cho cán bộ trong Công ty đặc biệt là cho nhân viên kế toán, xúc tiến việc áp dụng những quy định mới vào trong công tác hạch toán kế toán tại công ty. 3.2.6. Về việc xem xét đánh giá TSCĐ vô hình trong Công ty Mặc dù đã được đề cập rất nhiều trong các văn bản của bộ tài chính, trong chế độ kế toán hiện hành của nước ta cũng đã có những hướng dẫn chi tiết cụ thể về hạch toán kế toán TSCĐ vô hình. Tuy nhiên, ngoại trừ các doanh nghiệp liên doanh hoặc 100% vốn nước ngoài thì thực tế ở hầu hết các doanh nghiệp trong nước khái niệm TSCĐ vô hình vẫn còn khá mới mẻ. Điều này có thể do những hạn chế từ nhiều phía cả về phía Nhà nước cũng như về phía doanh nghiệp. Nhưng với xu hướng chung hiện nay, loại TSCĐ không hình thái này ngày càng xuất hiện nhiều như bản quyền tác giả, thương hiệu, bằng sáng chế…, giá trị của nó còn lớn hơn rất nhiều so với một số TSCĐ hữu hình. Vì vậy những TSCĐ vô hình này cần được xác định và theo dõi trong doanh nghiệp. Đối với Công ty Hoàng Trà, tuy không có nhiều TSCĐ vô hình nhưng Công ty cũng nên xem xét việc hạch toán kế toán TSCĐ vô hình (như quyền sử dụng đất, phần mềm máy vi tính ) để có thể quản lý và phản ánh đúng tình hình TSCĐ trong Công ty. Kết luận T rong điều kiện cách mạng khoa học kỹ thuật phát triển mạnh mẽ như ngày nay, những thành tựu của nó đã trở thành một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và ý nghĩa quyết định tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Bởi thế, doanh nghiệp nào sở hữu TSCĐ càng tiên tiến, hiện đại bao nhiêu thì doanh nghiệp đó càng có lợi thế trong cạnh tranh. Tuy nhiên, để phát huy được chức năng đó, duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhất thiết người ta phải có các biện pháp nhằm quản lý và sử dụng những nguồn lực đó một cách hiệu quả. Trong các biện pháp sử dụng đó, hạch toán TSCĐ cũng là một công cụ đắc lực. Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã vận dụng được những kiến thức đã học vào tìm hiểu thực tế, đặc biệt trong phạm vi hạch toán TSCĐ . Đồng thời, em cũng học hỏi được nhiều điều bổ ích từ sự vận dụng linh hoạt chế độ kế toán vào thực tiễn ở từng đơn vị. Với ý thức cầu tiến, mong rằng những ý kiến của mình có thể đóng góp phần nào vào việc hoàn thiện Công ty hạch toán TSCĐ tại Công ty. Do còn hạn chế về thời gian cũng như về vốn kiến thức nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp chân thành từ phía các thầy cô giáo trong khoa, các cô chú, anh chị trong phòng kế toán cùng các bạn sinh viên để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 22/ 08/2003 Sinh viên Trần thị Lan Vy Nhận xét của đơn vị thực tập Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính T.s Nguyễn Văn Công-Nhà xuất bản tài chính- năm 2001 Kế toán tài chính( theo hệ thống kế toán Mỹ) Kermit D.Larson Nguyên lý kế toán Mỹ- Accouting principles Ronald. J. Thacker- Nhà xuất bản thống kê 1994 Lý thuyết hạch toán kế toán Ts. Nguyễn Thị Đông - Nhà xuất bản tài chính, năm 1997 Chuẩn mực kế toán quốc tế - Nhà xuất bản chính trị quốc gia Quyết định số 1062/TSCD/QĐ/CSTC Bộ tài chính ngày 14/11/1996, quyết định số 166/1999/QĐ -BTC ngày 30/12/1999 về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ Thông tư số 89/2002/ TT-BTC hướng dẫn kế toán thực hiện bốn chuẩn mực kế toán ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Trưởng Bộ Tài chính Tạp chí kế toán: số 30,31,35/2001, số 4, 22,36/2002 Tạp chí kiểm toán : số 2/99 Tạp chí tài chính: Số 31,63,107/99 Thời báo kinh tế Việt Nam số: 4,9,11,51,52,53,60,68,69,86,144/2002 Tài liệu sổ sách của công ty Hoàng Trà Một số luận văn khoá trước Mục lục