Chuyên đề Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà

hận doanh thu tại thời điểm thành phẩm xuất kho được coi là tiêu thụ, tức là khi được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, cụ thể là khi nhận được hóa đơn GTGT do phòng thị trường lập. Do công ty áp dụng hai phương thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ nên ở khâu lập chứng từ ban đầu có sự khác biệt. Quá trình hạch toán doanh thu bán hàng được trình bày cụ thể như sau: Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán buôn trực tiếp: Hàng ngày, khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến phòng thị trường để làm thủ tục mua hàng. các thỏa thuận cụ thể về giá bán, phương thức thanh toán.. của hai bên sau khi đã thống nhất, phòng thị trường sẽ lập Hóa đơn GTGT . Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên: Liên 1: lưu ở phòng thị trường Liên 2: giao cho khách hàng Liên 3: dùng làm chứng từ thu tiền và chuyển cho phòng kế toán ghi sổ kế toán Sau khi Hóa đơn GTGT được lập xong, khách hàng sẽ mang một bản (của liên 3) sang phòng tài vụ, tại đây Hóa hơn được kiểm tra tính pháp lý, chính xác sau đó chuyển cho thủ qũy và kế toán thanh toán làm thủ tục thanh toán và ghi sổ. Kế toán thanh toán( kiêm kế toán tiêu thụ) căn cứ vào nội dung của Hóa đơn GTGT để nhập các dữ liệu vào máy. Ví dụ một nghiệp vụ bán hàng: Ngày 02/02 anh Dũng ở cửa hàng Tre Xanh mua một lô hàng bút Hà Nội 84 theo Hóa đơn GTGT số 23560 ( Mẫu số 01), thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán định khoản doanh thu bán hàng như sau: Nợ TK111: 744.000 Có TK511: 744.000 Trường hợp Hóa đơn GTGT số 23562 ngày 03/02, công ty Văn Hóa Phẩm thanh toán chậm, kế toán định khoản: Nợ TK131: 3.422.400 Có TK511: 3.422.400 Mỗi loại thành phẩm, cũng như mỗi loại khách hàng đều được mã hóa duy nhất trong máy tính. Từ các dữ liệu được nhập vào, máy tính sẽ tự phân loại và cập nhập thông tin lên các sổ sách, bảng biểu theo yêu cầu thông tin của công ty. Các mẫu sổ sách đã được thiết kế sẵn trên máy và sẽ được in ra theo định kỳ( cuối tháng, cuối qúy hay cuối năm) cũng có thể in ra tại thời điểm bất kỳ tùy theo yêu cầu thông tin của nhà quản trị. Để phản ánh thông tin về doanh thu tiêu thụ thành phẩm, kế toán máy thiết kế các sổ sách kế toán sau để cung cấp thông tin: Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo bán hàng, Nhật ký chứng từ số 8, Bảng kê số 1,2,11, và sổ cái TK511. + ''Sổ chi tiết bán hàng'' sổ này dùng để theo dõi doanh thu chưa thuế, thuế GTGT, tổng giá thanh toán của từng nhóm sản phẩm, hay từng loại sản phẩm theo yêu cầu lấy và in thông tin của nhà quản trị. Sổ được mở theo thứ tự tăng dần của Hóa đơn GTGT. Bên cạnh đó, sổ còn theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu( hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, thuế xuất khẩu nếu có) và phân loại doanh thu theo phương thức thanh toán. Mẫu số 02 là ví dụ minh họa Sổ chi tiết bán hàng theo dõi tình hình tiêu thụ của Bút máy Hà Nội 84 trong tháng 02/2002. + Để có thông tin tổng hợp về doanh thu của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ, hay một nhóm thành phẩm, một thành phẩm nào đó thì kế toán có thể in ra: ''Báo cáo bán hàng'' Mẫu số 03: Báo cáo bán hàng theo dõi doanh thu tiêu thụ của toàn bộ thành phẩm tiêu thụ được trong tháng 02/2002. Mẫu Báo cáo bán hàng chi tiết cho từng hàng hóa được thiết kế tương tự . Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng, máy tính sẽ tự động tính ra tổng doanh thu, các khoản giảm giá hàng bán, bán hàng bị trả lại, chiết khấu và tự động ghi vào Nhật ký chứng từ số 8, sổ cái TK511. Các sổ tổng hợp này được in ra vào cuối kỳ kế toán của công ty (hàng tháng). Các sổ sách kế toán chi tiết, tổng hợp được lưu gữ trong máy tính, đến cuối niên độ kế toán( cuối năm) sẽ được in ra và đóng thành các quyển sổ để trình lên ban giám đốc và đưa vào lưu trữ. Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm theo phương thức bán lẻ. Công ty VPP Hồng Hà thực hiện phương thức bán lẻ thu tiền ngay tại cửa hàng giới thiệu sản phẩm và tại các gian hàng của công ty khi tham gia hội chợ, triển lãm... Giá bán lẻ được niêm yết theo quy định và tại các quầy bán lẻ không chấp nhận hàng bán trả lại. Hàng ngày nhân viên bán hàng lập ''Báo cáo bán hàng hàng ngày'' ghi chép theo từng lần bán và từng loại hàng và gửi về cho phòng thị trường. Phòng thị trường căn cứ vào báo cáo trên lập Hóa đơn GTGT tổng hợp cho tất cả các loại thành phẩm tiêu thụ trong ngày ( lập làm 2 liên) Liên1: lưu Liên2: chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán Cụ thể ngày 05/02/2002 khi kế toán nhận được hóa đơn GTGT số 23565 về doanh thu tiêu thụ tại cửa hàng. kế toán định khoản doanh thu bán hàng trên máy tính: Nợ TK111: 75.500 Có TK511: 75.500 Hóa đơn GTGT sau khi nhập vào máy, các dữ liệu của nó cũng được cập nhật vào các sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo bán hàng, Nhật ký chứng từ, sổ cái giống như trường hợp bán buôn trực tiếp. 2.2.2. Hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: Sản phẩm của công ty VPP Hồng Hà là các sản phẩm phục vụ cho các văn phòng như giấy bút, các File kẹp giấy...Chính vì vậy mà công ty đã sử dụng chính sản phẩm của mình phục vụ cho các phòng ban, các phân xưởng sử dụng hay dùng để tặng biếu khách hàng, công nhân viên... và nghiệp vụ xuất thành phẩm cho tiêu dùng nội bộ, kế toán công ty hạch toán tăng doanh thu tiêu thụ nội bộ đồng thời ghi tăng chi phí tương ứng. Khi có yêu cầu, trưởng các phòng ban sẽ xuống phòng thị trường làm thủ tục nhận sản phẩm. Khi Hoá đơn GTGT được chuyển về phòng kế toán thì kế toán hạch toán doanh thu theo bút toán sau: Nợ TK642: 95.000 Có TK512: 95.000 Các trường hợp dùng sản phẩm để khuyến mại bán hàng, tặng thưởng đại lý kế toán hạch toán ghi tăng chi phí bán hàng và tăng doanh thu bán hàng. Ví dụ trong đợt khuyến mại bán hàng vào tháng 09/2001 công ty đã xuất một khối lượng sản phẩm trị giá 10.000.000 nhằm thu hút khách hàng tiêu thụ trong dịp đầu năm học mới. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK641: 10.000.000 Có TK512: 10.000.000 2.2.3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Hạch toán giảm giá hàng bán: Trong nghiệp vụ xuất thành phẩm bán buôn trực tiếp, có trường hợp sau một thời gian khách hàng mới phát hiện ra sản phẩm của công ty có một số lỗi như: Trang giấy vở bị nhăn hay dòng kẻ bị mờ... và yêu cầu được giảm giá và công ty cho phép giảm giá. Kế toán dùng TK532 để phản ánh khoản giảm giá đồng thời ghi giảm tiền mặt hoặc giảm khoản phải thu cho khách hàng. Ví dụ ngày 03/02, công ty giảm giá cho công ty Văn Hóa Phẩm do lô hàng bút máy Hà Nội 84 bị kém phẩm chất. Số tiền này trị giá 321.000 căn cứ vào chứng từ kế toán ghi định khoản sau để kết chuyển khoản giảm giá hàng bán. Nợ TK532: 321.000 Có TK131: 321.000 Cuối kỳ, kế toán thực hiện bút toán kết chuyển tự động trên máy theo định khoản sau: Nợ TK511: 456.000 Có TK532: 456.000 Số liệu nhập vào sẽ được máy tính tổng hợp trên “ Sổ chi tiết TK532” theo mẫu số 05. Và Nhật ký chứng từ số 8, cột có TK532 và Sổ cái TK532. Các trường hợp giảm giá khác, như giảm giá khi mua hàng và mua với số lượng lớn, mua nhiều lần... thì khi lập Hóa đơn GTGT khoản giảm giá được tính trừ luôn vào gía bán. Hạch toán chiết khấu thanh toán: Công ty coi khoản chiết khấu thanh toán khi khách hàng trả chậm thanh toán trước tiền hàng như một khoản giảm trừ vào doanh thu và dùng TK521 để hạch toán. Ví dụ ngày 05/02 công ty Văn Hóa Phẩm thanh toán trước thời hạn và được công ty chiết khấu số tiền là 85.000. kế toán sẽ định khoản trên máy tính như sau: Nợ TK521: 85.000 Có TK131: 85.000 Số liệu về khoản chiết khấu thanh toán được phản ánh trên ''Sổ chi tiết TK521'' mẫu số 06. Đồng thời phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 8, cột ghi có TK521 và sổ cái TK521. Cuối kỳ kế toán cũng thực hiện bút toán kết chuyển tự động trên máy tính theo định khoản: Nợ TK511: 290.000 Có TK521: 290.000 Hạch toán hàng bán bị trả lại: Thành phẩm của công ty trước khi được nhập kho đều phải được kiểm tra quy cách chất lượng. Tuy nhiên, trong những trường hợp đặc biệt công ty chấp nhận việc trả lại hàng đã tiêu thụ do lỗi thuộc về công ty như sản phẩm bị vỡ, ham rỉ, không đúng quy cách...kế toán sử dụng TK531 để hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại. Ví dụ một nghiệp vụ trả lại hàng trong tháng 02. Ngày 08/02 anh Trung ở Hà Tây trả lại một lô hàng bút máy Hà Nội 84 do nắp bút bị han rỉ. Lô hàng này đã mua trong tháng 01 với tổng gía thanh toán là 392.762 ( thuế GTGT 10%). Trị giá vốn là: 265.000 Kế toán định khoản như sau: Hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại Nợ TK531: 357.056 Nợ TK3331: 35.706 Có TK111: 392.762 Nhập kho thành phẩm, ghi giảm giá vốn hàng bán. Nợ TK155: 265.000 Có TK632: 265.000 Hạch toán doanh thu hàng bán bị trả lại kế toán phải làm bằng tay do phần mềm kế toán bị lỗi phần hành này. Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán mở sổ chi tiết TK531 ( Mẫu số 07) Số liệu cộng dồn trên sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, cuối kỳ kế toán dùng để ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 cột ghi có TK531, và thực hiện bút toán kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK511 Nợ TK511: 475.000 Có TK531: 475.000 Số lượng và giá vốn của từng loại thành phẩm bị trả lại được phản ánh trên ''Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm'' (Mẫu số 08), phần ''nhập lại'' 2.2.4. Hạch toán giá vốn hàng bán: Do công ty VPP Hồng Hà áp dụng cách tính giá xuất thành phẩm theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Vì vậy trong tháng kế toán chỉ theo dõi được thành phẩm xuất bán về mặt số lượng. Việc hạch toán giá vốn hàng bán được thực hiện vào cuối kỳ, sau khi tổng hợp được số lượng nhật xuất của từng loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ và tính ra được gía đơn vị bình quân của mỗi loại thành phẩm. Giá vốn của mỗi loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ được kế toán xác định theo công thức sau: Giá thực tế Số lượng thành thành phẩm xuất = phẩm xuất bán x Đơn giá bình quân. bán trong kỳ trong kỳ Trong đó: Giá thực tế thành phẩm Gía thực tế thành phẩm tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Đơn gía bình quân = Số lượng thành phẩm + Số lượng thành phẩm tồn đầu kỳ nhập trong kỳ Công việc tính toán ra đơn giá bình quân và giá thực tế thành phẩm xuất bán trong kỳ (giá vốn) được máy tính thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Số liệu tính được thể hiện trên '' Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm'' (Mẫu số 07). Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm là sổ theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn kho của từng loại thành phẩm trong kỳ trên cả hai mặt hiện vật và gía trị. Căn cứ vào dòng tổng cột tổng xuất tiêu thụ trên bảng, kế toán tiến hành định khoản giá vốn hàng bán như sau: Nợ TK 632: 970.750.611 Có TK 155: 970.750.611 Căn cứ vào dòng tổng cột nhập lại trên bảng, kế toán ghi định khoản giảm giá vốn hàng tiêu thụ như sau: Nợ TK 155: 20.750.000 Có TK 632: 20.750.000 Các số liệu về giá vốn hàng bán trong kỳ và giá vốn hàng bán bị trả lại, máy tính sẽ tự động phản ánh vào Nhật ký chứng từ số 8, dòng Nợ TK632 đối ứng Có với TK155 và cột Có TK632 đối ứng Nợ với TK155, và vào sổ cái TK632. 2.2.5. Hạch toán phải thu khách hàng. Để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, công ty VPP Hồng Hà chấp nhận hình thức trả chậm đối với các khách hàng quen và mua với số lượng lớn, doanh thu hàng bán trả chậm thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ phát sinh công nợ và thanh toán với khách hàng diễn ra liên tục, đòi hỏi kế toán thanh toán cần ghi chép kịp thời, chính xác, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nắm được tình hình công nợ của từng khách hàng để có biện pháp đôn đốc thanh toán kịp thời, tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn và thúc đẩy thu hồi quay vòng vốn nhanh. Chính vì vậy mà công ty đã rất chú trọng đến việc hạch toán công nợ, đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết, tổng hợp về tình hình công nợ của từng khách hàng là đầy đủ và chính xác. Kế toán theo dõi tình hình công nợ của khách hàng trên các sổ chi tiết công nợ được mở riêng cho từng khách hàng thông qua mã khách hàng và qua Bảng kê số 11 để tổng hợp tình hình công nợ và thanh toán của toàn bộ khách hàng trong kỳ. Thông tin tổng hợp về tình hình công nợ của công ty còn được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 8 và sổ cái TK131, các sổ này được kế toán in ra vào cuối kỳ kế toán để sử dụng và lưu trữ. Khi kế toán nhận được các chứng từ gốc như Hóa đơn GTGT, các phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, sẽ tiến hành định khoản chứng từ vào máy. Ví dụ: vào ngày 05/02 công ty Văn Hóa Phẩm thanh toán tiền hàng tháng trước, số tiền llà: 8.300.000 Căn cứ vào phiếu thu, kế toán ghi định khoản sau: Nợ TK 111: 8.300.000 Có TK 131: 8.300.000 Căn cứ vào mã khách hàng đã khai báo, máy tính sẽ tự động phân loại và kết chuyển dữ liệu trên vào các sổ chi tiết công nợ tương ứng( Mẫu số 09). Và cuối kỳ số liệu tổng hợp trên các sổ chi tiết được vào Bảng kê số 11 (Mẫu số 10) 2.2.6. Hạch toán thuế GTGT đầu ra: Công ty VPP Hồng Hà hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Sản phẩm của công ty chịu các mức thuế suất 0%,5%,10% tùy theo từng mặt hàng. Hàng ngày, khi nhập Hóa đơn GTGT vào máy, kế toán tiến hành tách riêng việc nhập doanh thu chưa thuế với thuế GTGT đầu ra. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 23560 (Mẫu số 11) khách hàng thanh toán ngay, kế toán ghi định khoản thuế GTGT phải nộp như sau: Nợ TK 111: 74.400 Có TK 3331: 74.400 Trường hợp Hóa đơn GTGT số 23562, khách hàng trả chậm, kế toán ghi định khoản thuế GTGT phải nộp như sau: Nợ TK 131: 342.240 Có TK 3331: 342.240 Trường hợp hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh thuế GTGT của hàng bị trả lại: Nợ TK3331: thuế GTGT của hàng bị trả lại Có TK111,112,131: Trường hợp giảm giá hàng bán kế toán công ty không ghi bút toán giảm thuế. Các thông tin trên hóa đơn GTGT sau khi kế toán nhập vào máy sẽ được cập nhật vào “ Bảng kê chứng từ hoá đơn bán hàng” (Mẫu số 12) kèm theo “Tờ khai thuế GTGT “ (Mẫu số 13). Số liệu tổng hợp được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 10, sổ cái TK333. Hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà. Tài khoản sử dụng: Để hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán công ty VPP Hồng Hà sử dụng các tài khoản sau: TK641: chi phí bán hàng TK642: chi phí quản lý doanh nghiệp TK911: xác định kết quả TK421: lợi nhuận chưa phân phối Trong đó các TK641,642 lại được chi tiết thành các tiểu khoản theo các yếu tố chi phí cụ thể như sau: TK6410: chi phí vận chuyển TK6411: chi phí tiền lương TK6412: BHXH của nhân viên bán hàngTK6415: khuyến mãiTK6418: chi vật liệu TK6419: chi phí triển lãm, quảng cáo Hạch toán chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng tại công ty VPP Hồng Hà gồm các nội dung chính sau: chi phí vật liệu bao bì phục vụ cho khâu bán hàng chi phí lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương chi phí vận chuyển chi phí triển lãm quảng cáo khuyến mại... các chi phí bằng tiền khác Trong tháng, khi nhận được các chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng, giấy thanh toán tạm ứng, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT( liên 2), bảng thanh toán tiền lương... có nội dung về các chi phí bán hàng phát sinh, kế toán thực hiện ghi chép định khoản vào máy. số liệu nhập vào sẽ được lên các sổ chi tiêt, Bảng phân bổ, Bảng kê, và các Nhật ký chứng từ liên quan. Cuối tháng sẽ được tổng hợp lên Bảng kê số 5, TK641 được mở chi tiết thành các tiểu khoản nên mỗi tiểu khoản được phản ánh trên một dòng của Bảng kê số 5 (Mẫu số 14) trích tài liệu tháng 02/2002 Ví dụ nghiệp vụ chi tiền cho quảng cáo, số tiền là 3000.000 theo phiếu chi số 567 ngày 10/02/2002. Kế toán thanh toán định khoản trên máy như sau: Nợ TK 6419: 3000.000 Có TK 111: 3000.000 Khi nhận được phiếu xuất kho thành phẩm phục vụ cho khuyến mại bán hàng tổng trị gía là 56.000.000( theo giá bán tương ứng), kế toán định khoản như sau: Nợ TK 6415: 56.000.000 Có TK 511: 56.000.000 Khi nhận được hóa đơn GTGT mua vật liệu bao bì phục vụ bán hàng, kế toán ghi bút toán: Nợ TK 6418: 560.000 Nợ TK 133: 56.000 Có TK 331: 616.000 Căn cứ vào Bảng thanh toán lương, kế toán ghi định khoản sau: Nợ TK 6411: 29.777.752 Có TK 334: 29.777.752 Cuối tháng tổng chi phí bán hàng trên Bảng kê số 5 sẽ được ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty VPP Hồng Hà được theo dõi rất chi tiết, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan đến việc quản lý, điều hành công ty như: tiền lương, các khoản trích theo lương, chi phí KHTSCĐ phục vụ cho công tác quản lý điều hành doanh nghiệp, chi phí về vật liệu, đồ dùng văn phòng, chi phí tiếp khách hội họp, các dịch vụ mua ngoài và một số chi phí khác có liên quan. Các yếu tố chi phí được chi tiết thành hơn 10 tiểu khoản để dẽ quản lý. Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tương tự như hạch toán chi phí bán hàng Do doanh nghiệp không tiến hành trích trước dự phòng phải thu khó đòi nên trong trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ khó đòi thì toàn bộ số nợ khó đòi được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Nợ TK642: tăng chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK131: xoá số nợ cho khách hàng Khi kế toán nhận được các chứng từ gốc cũng tiến hàng định khoản vào máylần lượt theo thứ tự số chứng từ, số liệu được lên các sổ chi tiết, Bảng phân bổ, bảng kê và các nhật ký chứng từ liên quan . Cuối tháng số liệu sẽ được tổng hợp lên Bảng kê số 5 (Mẫu số 14) đồng thời kết chuyển tổng chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK911 trên Nhật ký chứng từ số 8 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ là khâu cuối cùng của phần hành kế toán tiêu thụ và được thực hiện vào cuối tháng, trên Nhật ký chứng từ số 8 sau khi kế toán đã có số liệu tổng hợp về doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua các số liệu cụ thể về tình hình tiêu thụ phản ánh trong các phần hạch toán trên, kế toán xác định kết quả tiêu thụ tháng 02/2002 của công ty VPP Hồng Hà như sau: căn cứ vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm ( phần xuất tiêu thụ) kế toán phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 8 đối ứng sau: Nợ TK 632: 970.750.611 Có TK 155: 970.750.611 Căn cứ vào số tổng cộng cột ''nhập lại'' trên Nhật ký chứng từ số 8 có đối ứng sau: Nợ TK 155: 20.750.000 Có TK 632: 20.750.000 Căn cứ vào các sổ chi tiết bán hàng, trên Nhật ký chứng từ số 8 có đối ứng : Nợ TK 111: 721.372.040 Nợ TK 112: Nợ TK 131: 1.204.495.034 Có TK 511: 1.925.867.058 Căn cứ vào các sổ chi tiết TK531,532,521 kế toán phán ánh bút toán sau: Nợ TK 511: 1221.000 Có TK 521: 290.000 Có TK 531 : 475.000 Có TK 532: 456.000 Sau đó thực hiện các bút toán kết chuyển. kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: 1.924.646.058 Nợ TK 512: 350.000 Có TK 911:1.924.996.058 kết chuyển giá vốn: Nợ TK 911: 950.000.611 Có TK 632: 950.000.611 kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911: 569.211.150 Có TK 641: 211.605.445 Có TK642: 357.605.705 kế toán tiến hành xác định kết quả tiêu thụ theo công thức sau: Kết quả tiêu = Doanh thu _ Giá vốn _ Chi phí _ Chi phí thụ thành phẩm thuần hàng bán bán hàng quản lý Vậy lãi từ hoạt động tiêu thụ trong tháng 02/2002 là : Kết quả hoạt động = 1.924.996.058 -950.000.611 - 211.605.445 - 357.605.705 tiêu thụ = 415.338.697 Sau đó kế toán kết chuyển kết quả tiêu thụ thành phẩm về TK421- Lợi nhuận chưa phân phối và được thể hiện trên Nhật ký chứng từ số 10 ( Mẫu số 15) Nợ TK 911: 415.338.697 Có TK 421: 415.338.697 Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 8 và các Nhật ký chứng từ liên quan khác, kế toán máy sẽ vào sổ cái các TK511,632,131,155,531,532,641,642... Mẫu số 16 minh họa nội dung của sổ cái TK511. Phần 3: Hoàn thiện tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty văn phòng phẩm hồng hà Đánh giá khái quát tình hình tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty văn phòng phẩm hồng hà. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và phát triển, công ty văn phòng phẩm hồng hà đã vượt qua nhiều khó khăn để tồn tại và phát triển. Cho đến nay công ty đã có thể khẳng định được vị trí của mình trên thị trường trong nước và vươn ra thị trường nước ngoài bằng các sản phẩm của mình. Có được thành quả này là nhờ có sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên của công ty, sự điều hành năng động sáng tạo của ban lãnh đạo công ty đã tìm nhiều biện pháp thúc đẩy sản xuất và tiêu thụ sản phẩm nhằm tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí để có lãi. Cùng với sự phát triển của toàn công ty, công tác kế toán nói chung và kế toán xác định kết quả tiêu thụ nói riêng cũng không ngừng được củng cố và hoàn thiện nhằm đáp ứng các yêu cầu thông tin kiểm tra trong quản lý. Tổ chức bộ máy kế toán. Phòng kế toán của công ty được biên chế gọn nhẹ, với 4 cán bộ kế toán, được phân công lao động kế toán, mỗi kế toán phụ trách một phần hành kế toán đồng thời có sự phối hợp với các phần hành khác, các nhân viên kế toán đều có trình độ chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm nên bộ máy kế toán của công ty hoạt động có hiệu quả. Hơn nữa công ty đã trang bị sử dụng hệ thống kế toán máy nên việc hạch toán và lên sổ sách chi tiết tổng hợp rất nhanh gọn, chính xác giảm đáng kể khối lượng ghi chép hàng ngày. tuy nhiên do số lượng nhân viên ít nên chỉ có một nhân viên kế toán phụ trách cả phần hành kế toán tiêu thụ và thanh toán và xác định kết quả, hạch toán thuế GTGT đầu ra, với khối lượng công việc lớn như vậy và với khối lượng nghiệp vụ phát sinh lớn trong ngày( trung bình một ngày kế toán thanh toán phải vào 200-300 hóa đơn GTGT) sẽ gây khó khăn cho kế toán thanh toán, nên theo em phòng kế toán công ty nên biên chế thêm nhân viên để công tác hạch được đảm bảo đầy đủ kịp thời và chính xác. Phần mềm kế toán của công ty cũng có một số lỗi, nên một số phần hành không thực hiện được, như hạch toán hàng bán bị trả lại kế toán đã phải làm bằng tay. Công ty nên khắc phục lỗi này để công tác hạch toán tiêu thụ được thống nhất và liên tục. Về tổ chức hệ thống sổ kế toán Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký- Chứng từ để hạch toán. hình thức ghi sổ này rất thuận lợi trong việc phân công lao động kế toán, mặc dù số lượng nhân viên kế toán ít song nhờ có sự trợ giúp của hệ thống máy tính và phần mềm kế toán Cads nên công việc kế toán đã được thực hiện một cách khoa học, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép và tính toán trên sổ sách. Theo phần mềm kế toán Cads thiết kế hệ thống sổ sách về cơ bản là tuân thủ đúng các nguyên tắc của hình thức Nhật ký chứng từ, ngoài ra có thiết kế thêm một số sổ sách cho phù hợp với điều kiện của công ty. Đối với phần hành kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ, kế toán đã dùng các sổ chi tiết, tổng hợp để ghi chép và tổng hợp thông tin như: sổ chi tiết bán hàng để theo dõi số lượng và giá trị bán của các loại thành phẩm, sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ nội bộ theo dõi các trường hợp xuất tiêu thụ nội bộ, sổ chi tiết giảm giá hàng bán, sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, sổ chi tiết công nợ theo dõi tình hình công nợ và thanh toán công nợ của từng khách hàng, sổ chi tiết chi phí bán hàng và sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Số liệu trên các sổ chi tiết sẽ được tổng hợp vào các báo cáo như: báo cáo bán hàng, bảng tổng hợp nhật xuất tồn, bảng kê số 11, bảng kê số 5. Cuối kỳ, khi kế toán hoàn tất việc nhập chứng từ và thực hiện các bút toán kết chuyển, số liệu trên sổ Nhật ký chứng từ số 8 sẽ phản ánh tổng quát tình hình tiêu thụ thành phẩm, tình hình thanh toán với người mua. Nhật ký chứng từ số 10 phản ánh kết quả tiêu thụ thành phẩm trong kỳ. Hệ thống sổ cái các tài khoản 511,632, 511,512, 531,532, 641, 641,421 phản ánh thông tin tổng hợp theo nội dung kinh tế phát sinh. Tuy nhiên một số mẫu bảng được thiết kế không đúng với các mẫu sổ mà bộ tài chính quy định, song đó cũng là do yêu cầu quản lý của công ty. Công ty không mở sổ chi tiết xác định kết quả hoạt động riêng cho các loại thành phẩm mà mở tổng hợp cho tất cả các loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ, điều này gây khó khăn trong việc tìm thông tin chi tiết về kết quả tiêu thụ từng loại thành phẩm . Về công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ. Chứng từ ban đầu: về cơ bản công ty đã sử dụng các mẫu chứng từ kế toán để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng chế độ chứng từ mà Bộ tài chính đã ban hành, như mẫu Hóa đơn GTGT, mẫu phiếu xuất kho, nhập kho, phiếu thu... Song trong một số trường hợp như nghiệp vụ giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại, kế toán chưa có chứng từ gốc cụ thể để hạch toán mà chỉ dựa vào các phiếu kế toán tự lập để làm căn cứ hạch toán . Như vậy là chưa hợp lý gây khó khăn cho công tác kiểm tra tính chính xác của số liệu, hiện nay Bộ tài chính đã quy định chứng từ để hạch toán khoản giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại(cụ thể: biên bản xác nhận giảm giá hàng bán, Hoá đơn GTGT do bên trả lại hàng lập và gửi cho bên bán) theo em doanh nghiệp nên thống nhất sử dụng các hoá đơn này để làm căn cứ hạch toán. Hạch toán doanh thu tiêu thụ thành phẩm: Doanh thu tiêu thụ được kế toán phản ánh kịp thời và chi tiết theo từng hóa đơn, từng loại thành phẩm, theo từng hình thức thanh toán. Do áp dụng kế toán máy nên việc phân loại doanh thu chi tiết như vậy không làm mất nhiều thời gian và công sức lao động của kế toán. Đây là một ưu điểm lớn trong hạch toán doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Hạch toán giá vốn hàng bán. Công ty chọn hình thức tính giá vốn theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ-một trong những phương pháp tính giá xuất kho thành phẩm theo quy định của Bộ tài chính, công ty đã áp dụng đúng cách tính giá và áp dụng nhất quán trong cả kỳ hạch toán, phương pháp này có ưu điểm là cách tính đơn giản, song theo phương pháp này giá vốn hàng bán chỉ được xác định vào cuối kỳ kế toán, chưa cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý. Công ty có thể hạch toán giá vốn hàng bán theo phương pháp giá hạch toán. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty VPP Hồng Hà. Hạch toán kế toán là một công cụ quan trọng trong quản lý kinh tế- tài chính, do vậy đổi mới và hoàn thiện công cụ này là một nhu cầu tất yếu trong quản lý, là tiền đề quan trọng cho công tác điều hành sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ là công việc rất cần thiết, góp phần tăng doanh thu và năng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Để những hoàn thiện có tính khoa học và khả thi cần phải đáp ứng được các yêu cầu cơ bản sau: Yêu cầu thống nhất: Đây là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế độ kế toán vận dụng trong doanh nghiệp với chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Yêu cầu này đòi hỏi công tác kế toán phải thống nhất trên nhiều mặt như thống nhất trong hệ thống sổ kế toán, thống nhất về phương pháp hạch toán, thống nhất về tên gọi ... Việc tuân thủ đúng chế độ kế toán tài chính sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp cũng như về phía quản lý của Nhà nước. Yêu cầu kịp thời, chính xác: Việc hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng cung cấp những thông tin kịp thời chính xác và phù hợp với yêu cầu về quản trị doanh nghiệp. Yêu cầu phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp: Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm riêng của doanh nghiệp. Yêu cầu hiệu quả: việc hoàn thiện phải đảm bảo tính tiết kiệm, hướng tới giảm nhẹ chi phí, giảm nhẹ công việc. Những biện pháp đưa ra phải có tính hiệu quả và khả thi. Công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty VPP Hồng Hà đã đạt được những kết quả tốt, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số điểm chưa hoàn toàn hợp lý. Công ty cần có các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng. Từ những kiến thức mà em đã học và qua đợt thực tập, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tại công ty. Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm theo phương thức đại lý, ký gửi hưởng hoa hồng: Cho tới nay, công ty VPP Hồng Hà đã có các đại lý bán hàng trên cả nước, với mục tiêu không ngừng mở rộng thị trường, công ty đã tăng cường mạng lưới đại lý tiêu thụ sản phẩm nhằm đưa sản phẩm đến với người tiêu dùng. Công ty có những chính sách khuyến khích các khách hàng trở thành đại lý của mình như giảm giá bán để tăng hoa hồng cho đại lý, các hình thức thưởng đại lý có số lượng sản phẩm tiêu thụ lớn... Tuy nhiên về phương thức bán hàng đối với các đại lý, hiện nay công ty chỉ áp dụng hình thức bán buôn trực tiếp tức là hàng xuất cho đại lý đã được coi là tiêu thụ, đại lý đã chấp nhận trả tiền. Cách bán hàng này bảo đảm độ tin cậy cao, tuy nhiên không thật linh động nhất là trong cơ chế thị trường ngày nay, cách bán hàng này không khuyến khích các đại lý mua hàng của công ty do có độ rủi ro cao và cần phải có số vốn lớn. Do vậy bên cạnh hình thức bán buôn trực tiếp, công ty nên áp dụng phương thức tiêu thụ đại lý, ký gửi. Theo phương thức này, công ty chuyển hàng cho các đại lý dưới hình thức hàng gửi bán, số hàng vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho tới khi hàng được chính thức được tiêu thụ. Khi đại lý nộp tiền hàng cho công ty, lúc này công ty mới chính thức ghi nhận doanh thu bán hàng. Căn cứ vào tổng số doanh thu bán được công ty sẽ trả % hoa hồng bán hàng cho đại lý. Với hình thức bán hàng này công ty sẽ khuyến khích các đại lý nhập hàng của công ty, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ sản phẩm của công ty. Đối với phương thức tiêu thụ mới này, kế toán tiêu thụ phải mở thêm TK157 '' Hàng gửi bán'' và sử dụng Bảng kê số 10 để theo dõi các loại thành phẩm đã chuyển đến gửi đại lý và đã được đại lý tiêu thụ trong kỳ. Hoa hồng đại lý nên trừ thẳng vào tổng giá thanh toán của đại lý với công ty khi bán được hàng. Trình tự hạch toán theo phương thức tiêu thụ đại lý ký gửi như sau: khi xuất hàng giao cho đại lý, kế toán phản ánh bút toán sau: Nợ TK 157: giá trị thành phẩm gửi bán Có TK 155: khi hàng đã được tiêu thụ và đại lý thanh toán tiền hàng, kế toán ghi các bút toán sau: Phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: giá vốn hàng bán Có TK 157: Phản ánh doanh thu tiêu thụ, thuế GTGT và hoa hồng trả đại lý: Nợ TK 111: tổng giá thanh toán sau khi trừ hoa hồng đại lý Nợ TK 641: hoa hồng trả đại lý Có TK 511: tổng doanh thu bán hàng Có TK 3331: số thuế GTGT phải nộp Bảng kê số 10- Hàng gửi đi bán ( Mẫu số 16) được lập theo mẫu sau: Số liệu tổng cộng cuối tháng của Bảng kê này được ghi vào Nhật ký chứng từ số 8 Hoàn thiện hạch toán chiết khấu thanh toán. Theo quy định của Bộ tài chính, khoản chiết khấu bán hàng là khoản tiền thưởng cho khách hàng do họ thanh toán tiền hàng trước thời hạn, coi như là một chi phí tài chính và được hạch toán vào TK811- chi phí hoạt động tài chính. Nhưng hiện nay công ty coi đó là một khoản giảm trừ doanh thu, việc hạch toán này mặc dù không làm ảnh hưởng tới kết quả tiêu thụ trong kỳ song sẽ số liệu về doanh thu thuần và sẽ gây sai lệch khi đánh giá và phân tích các chỉ tiêu của nhà quản trị. Việc hạch toán của công ty là không đúng với bản chất của khoản chi phí phát sinh, theo em công ty nên hạch toán khoản chiết khấu thanh toán vào chi phí hoạt động tài chính theo đúng chế độ quy định bằng bút toán sau: Nợ TK 811: Có TK 111,112,331: Hơn nữa doanh nghiệp nên định ra % chiết khấu cụ thể để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn. Hoàn thiện hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu: Khoản giảm giá hàng bán bao gồm giảm giá do hàng kém phẩm chất..., bớt giá, hồi khấu và kế toán công ty đều hạch toán chung vào TK532- Giảm giá hàng bán Tuy nhiên, theo chuẩn mực kế toán mới ban hành của Bộ tài chính đã phân biệt khoản giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại (bớt giá và hồi khấu) vì hai khoản này có khác nhau: về bản chất giảm giá hàng bán phản ánh lỗi của doanh nghiệp khi bán hàng còn chiết khấu thương mại là hình thức khuyến khích khách hàng mua hàng của doanh nghiệp. Theo em kế toán công ty nên chi tiết TK 532 thành hai tiểu khoản sau để hạch toán: TK5321: Giảm giá hàng bán: phản ánh các khoản giảm giá chấp nhận cho người mua do lỗi chủ quan của doanh nghiệp (hàng chất lượng kém, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn...) TK5322: chiết khấu thương mại: phản ánh các khoản giảm giá do doanh nghiệp thực hiện bớt giá, hồi khấu cho khách hàng mua với số lượng lớn và mua nhiều lần. Như vậy khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 532(5321): số giảm giá cho khách hàng Nợ TK 3331: thuế GTGT đầu ra được giảm trừ tương ứng Có TK 111,112,131,338: số giảm giá hàng bán chấp nhận cho khách Khi chiết khấu thương mại cho khách kế toán phản ánh bút toán sau: Nợ TK532(5322): khoản chiết khấu thương mại Nợ TK3331: thuế GTGT đầu ra được giảm trừ tương ứng Có TK111,112,131,338: Bên cạnh đó kế toán công ty cũng cần có quy định cụ thể về mẫu chứng từ hóa đơn dùng để phản ánh các khoản giảm giá và phần thuế GTGT đầu ra được giảm trừ tương ứng với số giảm giá hàng bán chiết khấu thanh toán, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi thực hiện hạch toán. Hoàn thiện hạch toán dự phòng phải thu khó đòi. Với hình thức tiêu thụ chủ yếu là bán buôn cho các khách hàng, nên doanh số bán chịu là tương đối lớn, và do vậy việc quản lý và thu hồi công nợ gặp không ít khó khăn, có những trường hợp doanh nghiệp không thu được nợ của khách hàng với số tiền lớn. Song ở Công ty không tiến hành trích lập dự phòng phải thu khó đòi nên khi xác đinh các khoản nợ không có khả năng thu hồi, sau khi có căn cứ cụ thể và có quyết định của Ban giám đốc, kế toán công ty hạch toán toàn bộ vào chi phí bán hàng trong kỳ: Nợ TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 131: xóa khoản nợ phải thu Việc hạch toán như vậy sẽ làm tăng đột biến chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh trong tháng. Để đảm bảo không có những biến động lớn về kết quả kinh doanh, và bảo đảm sự phù hợp của doanh thu và chi phí trong kỳ, công ty nên lập dự phòng với số nợ có khả năng không thu được trong tương lai. Để lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty cần tìm hiểu tình trạng tài chính của khách hàng, nếu các khoản nợ đã quá 2 năm kể từ ngày đến hạn thu nợ hoặc tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng con nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, hoặc có dấu hiệu như bỏ trốn, đang bị giam giữ... thì đều được coi là nợ khó đòi và phải tiến hành lập dự phòng. Cuối niên độ, khi trích lập dự phòng kế toán ghi: Nợ TK 642: chi phí dự phòng Có TK 139: dự phòng phải thu khó đòi Sang năm khi có quyết định xử lý nợ phải thu khó đòi, kế toán phản ánh như sau: Nợ TK 139: số dự phòng đã trích Có TK131: xoá nợ phải thu khó đòi Đồng thời ghi đơn Nợ TK004: Nợ khó đòi đã xử lý Cuối năm sau, tính ra số dự phòng cần lập, so sánh với số dự phòng đã lập: + Nếu không tăng, giảm dự phòng thì không cần ghi sổ + Nếu tăng dự phòng thì hạch toán tăng dự phòng theo số chênh lệch: Nợ TK642: số chênh lệch Có TK139: số chênhlệch trích bổ xung + Nếu giảm dự phòng thì hạch toán hoàn nhập dự phòng số chênh lệch: Nợ TK139: số chênh lệch Có TK721: thu nhập bất thường Trường hợp các khoản nợ khó đòi đã xử lý nhưng lại thu hồi được, kế toán ghi tăng thu nhập bất thường: Nợ TK 111,112: số tiền thu được Có TK 721: thu nhập bất thường Đồng thời ghi đơn Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. 5. ý kiến về hạch toán giá vốn hàng bán : Giá vốn hàng bán của doanh nghiệp được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chỉ đến cuối kỳ kế toán mới xác định được giá vốn hàng bán, như vậy không cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị, theo em nếu có thể công ty nên áp dụng phương pháp tính giá hạch toán. theo phương pháp này, kế toán ghi nhận gía vốn mỗi lần xuất bán thành phẩmtheo giá hạch toán, đến cuối kỳ thực hiện điều chỉnh theo giá thực tế. Theo cách tính giá này, công ty sử dụng các mẫu Bảng kê số 8,9 để tổng hợp tình hình nhập xuất tồn và tính giá thành phẩm xuất kho. 6. Hoàn thiện hạch toán thuế GTGT. Hiện nay, với các khoản giảm giá hàng bán doanh nghiệp chấp nhận cho khách hàng, công ty không tính giảm trừ thuế GTGT đầu ra tương ứng với số giảm trừ đó, cách hạch toán này tuy đơn giản song không đúng với chế độ kế toán của Bộ tài chính và cũng làm mất một khoản thuế GTGT phải nộp được giảm trừ tương ứng của doanh nghiệp. Theo em, công ty nên tiến hành sửa bút toán ghi nhận khoản giảm gía hàng bán như sau: Nợ TK532: số giảm giá chấp nhận cho khách hàng Nợ TK3331: số thuế GTGT đầu ra giảm trừ tương ứng Có TK111,112,131... tổng số giảm giá chấp nhận Như vậy công ty sẽ giảm được một khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp cho cơ quan thuế. Và trên tờ khai thuế GTGT nên lập thêm dòng “thuế GTGT đầu ra của hàng trả lại và giảm giá hàng bán”. 6. Hoàn thiện hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ: Trong trường hợp doanh nghiệp xuất thành phẩm phục vụ cho bán hàng (như khuyến mãi, tặng khách hàng trong hội nghị khách hàng...) thì kế toán công ty hạch toán vào doanh thu bán hàng trong kỳ, cách hạch toán này là không đúng với chế độ kế toán hiện hàng và không đúng với nội dung kinh tế phát sinh. Theo em công ty nên hạch toán vào doanh thu tiêu thụ nội bộ vì nó phục vụ cho việc tiêu dùng nội bộ theo bút toán sau: Nợ TK641: ghi theo giá vốn Có TK512: doanh thu tiêu thụ nội bộ 7. Hoàn thiện hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí bán hàng phát sinh ở kỳ nào thì hạch toán trừ vào kết quả tiêu thụ của kỳ ấy, song ở công ty VPP Hồng Hà có những tháng, chi phí bán hàng phát sinh rất nhiều do xúc tiến các hoạt động quảng cáo, khuyến mại, hội nghị... các hoạt động này không thường xuyên và phục vụ công tác tiêu thụ sản phẩm cho cả các kỳ sau, nên doanh thu trong kỳ là không tương xứng với chi phí bỏ ra. Vì vậy kế toán nên tiến hành phân bổ chi phí này cho các kỳ sau: Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng cần phân bổ Tổng giá vốn phân bổ cho hàng = x hàng xuất bán tiêu thụ trong kỳ Tổngtrị giá hàng tồn đầu kỳ trong kỳ và nhập trong kỳ Và tiến hành định khoản như sau: + Khi chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp lớn phát sinh cần phân bổ, kế toán ghi : Nợ TK142: chi phí chờ phân bổ Có TK 155,111,112... + Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ: Nợ TK641,642 Có TK142: số phân bổ Sang kỳ kế toán sau, kế toán tiến hành phân bổ tương tự. 8. Hoàn thiện hạch toán xác định kết quả tiêu thụ: Công ty tiến hành xác định kết quả tiêu thụ chung cho tất cả các loại thành phẩm tiêu thụ trong kỳ trên TK911, nên các thông tin về tình hình kết quả tiêu thụ của từng loại thành phẩm không được phản ánh, gây khó khăn cho kế toán quản trị và kết quả phân tích nội bộ của các nhà quản trị. Theo em để cung cấp thông tin đầy đủ, góp phần tìm giúp tìm ra các giải pháp làm tăng hiệu quả kinh doanh thì công ty nên mở chi tiết TK911 thành các tiểu khoản theo danh mục thành phẩm của công ty ( ví dụ: TK911.BUT: phản ánh kết quả tiêu thụ sản phẩm bút ...). Do công ty làm kế toán máy nên việc mở các sổ chi tiết như vậy có thể thực hiện được mà không làm mất thời gian ghi sổ của các kế toán viên. 9. ý kiến về hình thức ghi sổ của công ty: Công ty VPP Hồng Hà là một doanh nghiệp nhà nước thuộc loại vừa và nhỏ, song công ty chọn áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký- chứng từ, điều này không sai chế độ, song theo em công ty có thể chọn hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ hay hình thức Nhật ký chung để hạch toán, như vậy vừa phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, vừa thuận lợi cho làm kế toán máy và giảm tính phức tạp trong cách ghi và đối chiếu sổ sách. Kết luận Tiêu thụ và xác định kết quả là một trong những khâu quan trọng nhất của quá trình sản xuất kinh doanh, như Ăng-ghen đã nói “ Tiêu thụ không chỉ đơn thuần là kết quả của sản xuất, đến lượt nó, nó cũng tác động trở lại sản xuất...”. Và hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả là một vấn đề hết sức cần thiết mà Bộ tài chính cũng như doanh nghiệp cùng quan tâm thực hiện để cho kế toán thực sự phát huy tác dụng của mình và trở thành công cụ sắc bén phục vụ cho quản lý kinh tế. Qua quá trình thực tập nghiên cứu phần hành kế toán hạch toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà,tổ chức công tác kế toán ở công ty đã đi vào nề nếp, cơ bản đã thực hiện thống nhất theo quy định của chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên để kế toán công ty thực sự phát huy được tác dụng của mình, em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện phần hành kế toán này ở Công ty. Tuy nhiên do trình độ có hạn nên đề tài nghiên cứu không thể tránh khỏi các thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô và các cán bộ kế toán tại công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà để chuyên đề thực tập của em được hoàn chỉnh hơn. Sau cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy Trần Quý Liên cùng các cô phòng tài vụ công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Tài liệu tham khảo Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp- Chủ biên: TS: Đặng Thị Loan- NXB Tài chính- Hà Nội 1998. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT- Chủ biên: TS: Nguyễn Văn Công –NXB Tài chính –Hà Nội 2000 Hệ thống kế toán doanh nghiệp- Vụ chế độ kế toán- NXB Tài chính Hà Nội 1995 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam (chuẩn mực doanh thu và thu nhập khác). Bài giảng kế toán tài chính, kế toán Pháp, tổ chức hạch toán của các thầy cô khoa kế toán trường ĐHKTQD. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh-Chủ biên: PGS-PTS: Phạm Thị Gái- NXB tài chính 1999. Các tạp chí kế toán, kiểm toán năm 2000,2001 và luận văn tốt nghiệp và tài liệu tham khảo khác... Mẫu số 01. Hoá đơn GTGT (Liên 3: dùng để ghi sổ) Ngày 02 tháng 02 năm 2002 Mẫu số 01-GTGT-3LL Số : 23560 Đơn vị bán hàng: Công ty Văn Phòng Phẩm Hồng Hà Địa chỉ: 25- Lý Thường Kiệt- Hà Nội Điện thoại: 04.826.2573 Số tài khoản: 01001002161 Họ và tên người mua: Nguyễn Anh Dũng. Địa chỉ: Cửa hàng Tre Xanh Hình thức thanh toán: Thanh toán ngay. STT Tên hàng hóa dịch vụ đơn vị tính Số lượng đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Chiếc 120 6200 744.000 Cộng tiền hàng 744.000 Thuế suất thuế GTGT 10% Tiền thuế 74.400 Tổng thanh toán: 818.400 Số viết bằng chữ: tám trăm mười tám nghìn bốn trăm đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) Mẫu số 02 Công ty VPP Hồng Hà Sổ chi tiết bán hàng Tháng 02/2002 Sản phẩm: Bút máy Hà Nội 84. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Các khoản giảm trừ Theo dõi thanh toán sh nt SL ĐG TT TK532 TK521 TK333 TT ngay TT chậm 23560 2/2 Cửa hàng tre xanh 111 120 6200 744.000 744.000 Chị Vân Hà Nội 111 100 6200 620.000 620.000 Công ty văn hoá phẩm 131 552 6200 3.422.400 3.422.400 Công ty văn hoá phẩm 131 321.000 Bán lẻ tại cửa hàng 111 10 8000 16.000 16.000 Công ty Chi Anh 131 500 6200 3.100.000 3.100.000 ... Cơ sở Thanh Mai 111 450 6200 2.790.000 2.790.000 Cộng 21560 162.596.000 51.835610 110.760.390 Mẫu số 03 Công ty VPP Hồng Hà Báo cáo bán hàng Tháng 02/2002 Mã hàng Tên hàng hoá đơn vị Số lượng Giá vốn Doanh thu TP Thành phẩm Chiếc 1.925.867.058 BUT Bút 976.510.180 HH920 Bút hồnghà 920 560.837.500 HH192NU Bút hồng hà 192 nữ 55.079.950 HH192NA Bút hồng hà 192 nam 672.309.200 HN84 Bút Hà Nội 84 21560 162.596.000 T06 Bút trường sơn 06 443.156.890 T07 Bút trướng sơn 07 13.847.300 HH2000 Bút hồng hà 2000 77.995.850 HH2001 Bút hồnghà 2001 3.561.810 HH2002 Bút hồng hà 2002 87.305.510 DK Bút dạ kim hồng hà 33.986.460 DBHH Bút dạ bi hồng hà 333.820 BCBB Bút chì 3455.980 DCHS Dụng cụ học sinh Cái 1.714.300 TK18 Thước kẻ 18 74.290 TCHS Thước cong học sinh 194.290 EK2 Eke 2 SP 485.720 EK4 Eke 4 SP 544.670 CPANS Compa nhựa sắt 320.000 QT Que tính 92400 VO Vở Quyển 167.970.812 PTA470-500 Giấy photo A4-dl 70-500 V96CC Vở 96 trang cao cấp V96T Vở 96 trang V96TT Vở 96 trang trắng ..... Cộng 1.925.867.058 Mẫu số 04: Sổ chi tiết doanh thu tiêu thụ nội bộ TK512 Tháng 02/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Xuất thành phẩm cho phòng kế hoạch 642 95.000 95.000 .... Kết chuyển 911 350.000 Cộng PS 350.000 350.000 Mẫu số 05 Sổ chi tiết giảm giá hàng bán TK532 Tháng 02/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Công ty Văn Hoá Phẩm 131 321.000 321.000 .... Kết chuyển 511 456.000 Cộng PS 456.000 456.000 Mẫu số 06 Sổ chi tiết chiết khấu thanh toán TK521 Tháng 02/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Công ty Văn Hoá Phẩm 131 85.000 85.000 .... Kết chuyển 511 290.000 Cộng PS 290.000 290.000 Mẫu số 07: Sổ chi tiết doanh thu hàng bán bị trả lại TK532 Tháng 02/2002 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Anh Trung ở Hà Tây 111 357.056 357.056 .... Kết chuyển 511 475.000 Cộng PS 457.000 475.000 Mẫu số 11: Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra Chứng từ Tên khách hàng Doanh số (chưa có thuế) Thuế GTGT SH NT 23560 2/2 Anh Dũng ở cửa hàng Tre xanh 744.000 74.400 23561 2/2 Công ty Chi Anh 458.670 45.867 ... Cộng 1.925.867.058 192.586.706 Mẫu số 12: Tờ khai thuế GTGT Tháng 01/2002 (Dùng cho cơ sở tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Cơ sở: công ty VPP Hồng Hà Mã số: 01001002161 Địa chỉ: 25- Lý Thường Kiệt stt Chỉ tiêu kê khai Doanh số (chưa có thuế GTGT) Thuế GTGT 1. Hàng hoá, dịch vụ bán ra 1.925.867.058 192.586.706 2. Hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT 1.925.867.058 192.586.706 a. Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế suất 0% b. Hàng hoá, dịch vụ chịu thuế suất 5% c. Hàng hoá dịch vụ chịu thuế suất 10% 1.925.867.058 192.586.706 3. Hàng hoá, dịch vụ mua vào 1.185.765.057 4. Thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào 115.602.723 5. Thuế GTGT được khấu trừ 115.602.723 6. Thuế GTGT phải nộp 76.983.983 7. Thuế GTGT kỳ trước chuyển qua a. Nộp thiếu b. Nộp thừa hoặc chưa được khấu trừ 7.502.000 8 Thuế GTGT đã nộp trong tháng 9 Thuế GTGT được hoàn trả trong tháng 10 Thuế GTGT phải nộp tháng này 84.485.983 Mẫu số 16: Công ty VPP Hồng Hà: Sổ cái TK511 Năm: 2002 Số dư đầu năm Nợ Có Đơn vị: đồng Ghi có các TK, đối ứng Nợ TK này Tháng 1 Tháng 2 .... Tổng cộng cả năm NKCT số 8 (TK531) 457.000 NKCT số 8 (TK 532) 456.000 NKCT số 8 (TK 521) 290.000 NKCT số 8 (TK911) 1.924.646.058 Cộng số phát sinh Nợ 1.925.867.058 Tổng số phát sinh Có 1.925.867.058 Số dư cuối tháng Nợ Có Mẫu số 09 Công ty VPP Hồng Hà Sổ chi tiết công nợ Từ ngày 01/02/2002 đến ngày 28/02/2002 TK131. Đối tượng: Công ty Văn Hoá Phẩm. Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 9.143.500 23562 3/2 Doanh thu bán hàng 511 3422400 23562 3/2 Thuế GTGT đầu ra 3331 342240 23564 3/2 Giảm gía hàng bán 532 321000 ... 251 5/2 Thanh toán 111 8300000 251 5/2 Chiết khấu 521 85000 .... Cộng phát sinh 56743000 23568000 Số dư cuối kỳ 42318500 Mẫu số 08: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn thành phẩm Thành phẩm Số dư đầu kỳ Nhập trong kỳ Nhậplại Xuất tái chế Xuất tiêu thụ Số dư cuối kỳ Mã Tên SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT SL TT TP Thành phẩm BUT But HH920 Bút hồng hà 920 16.453 109.343.347 6.444 43.103.916 - - - - 5065 33.722.770 17.832 118.724.993 HN84 Bút Hà Nội 84 3.650 19.328.970 43.500 228.483.750 50 265.000 50 265.000 21560 113.315.050 25590 134.497.670 ... DCHS Dụng cụ học sinh TK18 Thước kẻ 18 150 41.295 50 13765 - - - - 20 5506 180 49.554 EK2 Eke 2 SP 100 85.000 75 68750 - - - - 50 43929 125 109.821 ... VO Vở V96CC Vở 96 trang cao cấp 500 915.320 12000 - - - - 8020 14.500.571 4480 8.100.069 ... Cộng 532.440.380 834.577.190 20.750.000 20.750.000 970.750.611 394.266.959 Mẫu số 10 BảNG KÊ Số 11 TK131: Phải thu khách hàng Tháng 02/2002 Mã Tên đối tượng Dư nợ đầu kỳ Dư có đầu kỳ TK có 131 TKcó 333 TKcó 511 TK có 642 Cộng PS Nợ TKnợ 111 ... TKnợ 531 TKnợ 532 Cộng PScó Dư nợ c.kỳ Dư có c.kỳ Công ty 319 8175258 732893 7328927 8061820 6121000 6121000 10116087 Công ty văn hóa phẩm 9143500 56743000 23171000 85000 321000 23568000 Cộng Mẫu số 13 Công ty VPP Hồng Hà Bảng kê số 5 Tháng 02/2002 TK Tên TK Tổng PS nợ TKcó 111 TKcó 112 TKcó 152 TK có 331 TKcó 334 TKcó 338 TKcó 511 TKcó 512 641 Chi phí bán hàng 202.051.045 48.058.491 560.000 29.777.752 1500.000 122.154.802 6410 Chi phí vận chuyển 30435046 30435046 6411 Tiền lương 29777752 29777752 6412 BHXH 1500000 1500000 6415 Khuyến mại 131917342 10061345 121855997 6418 Chi vật liệu 1656500 1096500 560000 6419 Chi phí triển lãm 6764405 6764405 298805 642 Chi phí quản lý DN 357.605.705 60410668 125377529 16228561 150716000 3200000 1322947 350000 642BH Trích BHXH 3200000 3200000 642CTP Công tác phí 4733524 4733524 642DDVP đồ dùng văn phòng 1958636 1608636 350000 642HCP Hành chính phí 9636640 6983709 1329984 642DT điện thoại 17247273 17247273 642HN Chi hội nghị 5200000 5200000 642LV Trả lãi vay 120433245 120433245 642MN Dịch vụ mua ngoài 7914500 4300200 3614300 642TK Tiếp khách 7104150 7104150 642TL Tiền lương 150716000 150716000 642VL Vật liệu 16228561 642YT Ytế 13233176 13233176 Cộng 559.656.750 Mẫu số 14 Công ty VPP Hồng Hà Nhật ký chứng từ số 8 Tháng 02/2002 TK Tên TK TKcó 131 TKcó 155 TKcó 511 TKcó 512 TKcó 531 TKcó 532 TKcó 521 TKcó 632 TKcó 641 TKcó 642 TKcó 911 Công PS 111 Tiền mặt 721.372.040 112 Tiền gửi 131 Phải thu khách hàng 1.204.495.034 155 Thành phẩm 20.750.000 511 Doanh thu bán hàng 475.000 456.000 290.000 1924646058 1925867058 512 Doanh thu tiêu thụ nội bộ 350000 632 Giá vốn hàng bán 970.750.611 641 Chi phí bán hàng 122.154.802 642 Chi phí quản lý DN 350.000 911 Xác định kết quả 950000611 20205045 357605705 1509657361 Cộng 1.925.867.058 970750611 1924996058