Chuyên đề Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phần đầu tư và công nghệ Việt Nam

t tư sắp xếp theo từng loại, từng bộ tránh chồng chéo lên nhau. Khi hàng đến chân công trình bên mua hàng phải thanh toán 60% tiếp theo của công trình. Khi lắp đặt xong và khởi động an toàn thì bên mua hàng phải thanh toán nốt 10% còn lại. Trách nhiệm của Công ty là: Phải đảm bảo phần kỹ thuật đến khi thang máy khởi động tốt và an toàn. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công trình. Trong thời gian bảo hành thì mọi phí tổn sửa chữa do Công ty chịu trách nhiệm. - Trước khi bàn giao công trình Công ty phải hướng dẫn vận hành – đào tạo Công ty sẽ cử cán bộ kỹ thuật tổ chức khoá đào tạo trước khi bàn giao thang máy cho khách hàng sử dụng với các nội dung sau: + Giới thiệu về thang máy, các chức năng sử dụng, đặc tính kỹ thuật + Hướng dẫn cách sử dụng và vận hành thang máy + Hướng dẫn cách xử lý khi gặp trường hợp khẩn cấp + Thao tác cứu hộ trong trường hợp khẩn cấp + Hiệu chỉnh, sửa chữa một vài hư hỏng trong quá trình sử dụng + Giới thiệu và hướng dẫn cách sử dụng dịch vụ bảo hành và bảo trì thang máy + Giới thiệu các tài liệu kỹ thuật mà nhà thầu sẽ bàn giao cho khách hàng + Thời gian đào tạo: 5 ngày + Địa điểm: Tại công trình - Bảo hành và bảo trì Thời gian bảo hành thiết bị và lắp đặt 12 tháng + Chế độ bảo hành: Có người trực tiếp xử lý 24/24 giờ để sẵn sàng khắc phục các sự cố của thang máy, hàng tháng có cán bộ kỹ thuật đến kiểm tra (01 tháng một lần) + Chế độ bảo trì: 02 tháng một lần dừng thang một ngày thực hiện công việc bảo dưỡng định kỳ (tra dầu, mỡ, vệ sinh công nghiệp…) CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 2.1. Kế toán doanh thu 2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán * Chứng từ sử dụng: Trong công tác bán hàng ở Công ty hiện nay thì chứng từ sử dụng bao gồm: - Hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa hai bên - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Bảng kê hóa đơn bán ra - Phiếu thu tiền mặt - Giấy báo có của ngân hàng - Các tài liệu chứng từ thanh toán khác * Thủ tục kế toán Trích một số ví dụ các nghiệp vụ phát sinh kế toán bán hàng tại Công ty cụ thể như sau: - Ngày 15/6/2009 Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam ký hợp đồng bán và lắp đặt thang máy Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I. Kế toán lập hoá đơn thuế GTGT đồng thời lập phiếu xuất kho như sau: Để xác định doanh thu bán hàng, kế toán tại phòng kinh doanh sẽ lập hoá đơn GTGT, kèm theo các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho (Lệnh xuất kho), Thẻ kho. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên: - Liên 1 (màu tím): lưu tại cuống - Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng - Liên 3 (màu xanh): dùng để luân chuyển ở nội bộ Công ty Kế toán lập Phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng bán. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: - Liên 1: Lưu tại quyển - Liên 2: giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho Căn cứ vào Phiếu xuất kho, thủ kho xuất hàng và ghi số lượng xuất kho vào thẻ kho của loại hàng hoá liên quan. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng hàng tồn kho để ghi vào cột tồn của thẻ kho. 2.1.2. Kế toán chi tiết doanh thu Hiện nay để phản ánh doanh thu bán hàng, Công ty sử dụng TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. * Quy trình ghi sổ: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa của công ty thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế về việc mua bán hàng hóa. Trên hợp đồng thể hiện đầy đủ các điều khoản cần và có để bán và nhận hàng giữa hai bên. Trường hợp bán hàng theo hợp đồng, nghĩa là Công ty phải giao hàng tại bên mua, thì sau khi có lệnh xuất kho bộ phận kế toán tiến hành lập: Phiếu xuất kho. Khi bên mua đồng ý chấp nhận số hàng hóa trên sẽ gửi lại biên bản giao nhận hàng hóa cho Công ty, lúc đó kế toán tiến hành lập hóa đơn GTGT và phiếu thu tiền nếu khách hàng trả ngay bằng tiền mặt. Căn cứ vào các hợp đồng Công ty đã ký kết bán hàng Biểu số 01: Hợp đồng kinh tế CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------***--------- HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 06/05/HĐKT Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng Kinh tế của Hội đồng Nhà nước ban hàng ngày 25/09/1989. Căn cứ nghị định số 17/HĐBT ngày 16 tháng 02 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế Căn cứ nghị định số 18/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng về ký kết và thực hiện hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào nhu cầu, khả năng của hai bên Hôm nay, ngày 15 tháng 6 năm 2009, chúng tôi gồm: BÊN A: CÔNG TY CP XÂY DỰNG & THIẾT BỊ VẬT TƯ HÀ NỘI 1 Địa chỉ: 33 Khương Hạ, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: 04.8551136 Fax: Mã số thuế: 0101233970 Đại diện là: Ông: Đinh Thanh Hải Chức vụ: Giám đốc Tài khoản số: 431101003057 Tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Quận Thanh Xuân BÊN B: CÔNG TY CP ĐT&CÔNG NGHỆ VIỆT NAM Địa chỉ: Số 25, ngõ 1043 đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà nội Điện thoại: 04.8618141 Fax: (84-4) 6422269 Mã số thuế: 0101532459 Đại diện là: Ông: Trần Đăng Thiêm Chức vụ: Tổng Giám đốc Tài khoản số: 431101.000569 Tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Nam Hà Nội Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng này với các điều khoản sau: Điều 1: - Bên B nhận cung cấp và lắp đặt hàon chỉnh cho bên A 02 (hai) thang máy tải khách hiệu Mitsubishi GPSIII – P9 – CO – 90 – 10S/O mới 100% sản xuất năm 2009 tại Nhà máy Mitsubishi - Nhật Bản đặt tại Thái Lan cho công trình “Chung cư và dịch vụ cao tầng đường Nguyễn Tuân”. - Phụ lục 2: Bản đặc tính kỹ thuật được đính kèm Hợp đồng này. Điều 2: Trách nhiệm của bên A - Theo đúng Phụ lục 1: Phần việc thuộc bên A thực hiện được đính kèm hợp đồng này Điều 3: Trách nhiệm của bên B - Khảo sát và thiết kế bản vẽ hố thang trên cơ sở kích thước thực tế của công trình. - Nhập khẩu thang máy theo các thông số kỹ thuật của Hợp đồng - Cung cấp các vật tư, thiết bị thang máy - Thông quan, vận chuyển thiết bị thang máy về công trình - Lắp đặt thang máy, hiệu chỉnh đưa thang máy vào sử dụng - Bảo hành thiết bị và sửa chữa miễn phí đối với thang máy trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao sử dụng thang máy. - Tổ chức kiểm định và cung cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn đưa thang máy vào sử dụng. Điều 4: Tiến độ thực hiện Thời gian thực hiện hợp đồng được tính từ ngày bên A xác nhận đầy đủ các thông số kỹ thuật của thang máy và bên B nhận được tiền tạm ứng kỳ I của bên A. Thời gian thiết bị về đến công trình: 6.5 tháng Thời gian lắp đặt, hiệu chỉnh: 1.0 tháng Tổng cộng: 7.5 tháng Điều 5: Giá trị của hợp đồng Tổng giá trị hợp đồng trọn gói là: 6.618.675.000 đồng (bằng chữ: Sáu tỷ sáu trăm mười tám triệu sáu trăm bảy mươi năm ngàn đồng chẵn) Tổng giá trị hợp đồng trên đã bao gồm đầy đủ các loại thuế theo quy định của Nhà nước tại thời điểm giao hàng. Điều 6: Chất lượng và bảo hành thang máy Bên B đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật đúng theo bản đặc tính kỹ thuật đính kèm hợp đồng và thang máy hoạt động an toàn đối với người sử dụng Bên B chịu trách nhiệm hướng dẫn cách sử dụng vận hành thang máy, cung cấp hồ sơ thang máy cho bên A bao gồm: Chứng nhận xuất xứ (CO) của Phòng Thương mại Thái Lan, doanh mục thiết bị (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) và Hồ sơ kiểm định an toàn cùng giấy chứng nhận sử dụng thang máy. Bên B bảo hành hoạt động của thanh máy trong thời gian 12 tháng kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu hoặc biên bản bàn giao sử dụng. Trong thời hạn bảo hành bên B chịu mọi phí tổn sửa chữa nếu xảy ra sự cố kỹ thuật do lỗi của nhà sản xuất hoặc do lỗi khác của bên B. Điều 7: Phương thực thanh toán Bên A sẽ thanh toán cho bên B theo các kỳ như sau: Kỳ 1: 30% tổng giá trị hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết và bên B nộp cho bên A giấy bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng có giá trị bằng 5% tổng giá trị hợp đồng. Kỳ 2: 60% tổng giá trị hợp đồng kinh tế khi thiết bị thang máy được chuyển đến công trình Kỳ 3: 10% tổng giá trị hợp đồng kinh tế sau khi việc lắp đặt hoàn tất hoặc bàn giao thang máy cho bên A. Điều 8: Điều khoản chung Hai bên cam kết thực hiện đúng các điều khoản ghi trong hợp đồng. Khi có vướng mắc hai bên cùng trao đổi để khắc phục, nếu không giải quyết được thì phán quyết của Toà án kinh tế Hà Nội là phán quyết cuối cùng để hai bên thực hiện. Hợp đồng này được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản và có giá trị kể từ ngày ký. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI ĐIỆN BÊN B (Giám đốc ký tên, đóng dấu) (Giám đốc ký tên, đóng dấu) VD: Phiếu thu tiền mặt Đơn vị: Công ty CP Đầu tư & CN Việt Nam Mẫu số 01-TT Địa chỉ: Hoàng Mai Hà Nội PHIẾU THU Quyển số:… Nợ TK 1111 Ngày 15 tháng 6 năm 2009 Số: 248 Có TK 1311 Họ và tên người nộp tiền: Nhân viên kinh doanh Tiến Thành Địa chỉ: Công ty CP Đầu tư & CN Việt Nam Lý do nộp: Thu tiền Tạm ứng kỳ I của Công ty CPXD&TB Vật tư HN1 Số tiền: 1.891.050.000 (Viết bằng chữ): Một tỷ tám trăm chín mốt triệu không trăm năm mươi ngàn đồng. /. Kèm theo…………...Chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ tám trăm chín mốt triệu không trăm năm mười ngàn đồng./. Ngày 15 tháng 06 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nộp (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Căn cứ vào bản liên lạc xuất hàng Công ty tiến hành viết hoá đơn GTGT (Biểu số 02) cho các công ty ký kết hợp đồng để ghi nhận doanh thu. Biểu số 02: HOÁ ĐƠN GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Nội bộ Ngày 15 tháng 6 năm 2009 Mẫu số: 01 GTGT EU/2009 B Đơn vị bán hàng: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8618141 Họ tên người mua hàng: Anh Duy Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I Địa chỉ: 33 Khương Hạ - Thanh Xuân - Hà Nội Hình thức thanh toán: CK Số TK: 431101.000569 MST: 0101532459 Số TK: 431101003057 MST: 0101233970 STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thang máy 1000kg bộ 4 1.055.625.000 4.222.500.000 2. Thang máy 1600 kg bộ 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng tiền hàng: 6.303.500.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 315.175.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 6.618.675.000 Số tiền viết bằng : Sáu tỷ sáu trăm mười tám triệu sáu trăm bảy mươi năm ngàn đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi hàng về đến Việt Nam và vào kho Công ty sau đó mới chuyển đến chân công trình thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho Biểu số 03: PHIẾU XUẤT KHO Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Mẫu số: 02- VT Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2009 Nợ : 632 Số: 002 Có : 156 Họ tên người nhận hàng: Phạm Long Duy Địa chỉ(bộ phận): Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I- Hà Nội Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho Công ty: Giải Phóng- Hoàng Mai STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3 x 2 1. Thang máy 1000kg T10 Kg 4 1.055.625.000 4.222.500.000 2. Thang máy 1600 kg T16 Kg 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng: 6.303.500.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu tỷ ba trăm linh ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn Ngày 05 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê) Sau khi nhận được Phiếu xuất kho, thủ kho ghi thẻ kho theo số lượng hàng xuất bán ra và có trách nhiệm theo dõi số lượng nhập, xuất hàng. + Cột nhập: Thủ kho căn cứ vào “Phiếu nhập kho” + Cột xuất: Thủ kho căn cứ vào “Phiếu xuất kho” Biểu số 04: THẺ KHO Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Tên kho: Kho Công ty THẺ KHO Ngày lập thẻ: 5/12/2009 Tờ số: 0126 Mẫu số 06 – VT TheoQĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thang máy - Đơn vị tính: Bộ TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 1/12 Nhập cty Mitsubishi - Thang máy 1000kg 4 - Thang máy 1600kg 1 5/12 Xuất bán cho Công ty CP XD&TB VT HN1 - Thang máy 1000kg 4 - Thang máy 1600kg 1 Cộng tháng 1 5 5 0 Ngày 5 tháng 12năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngày 20/7/2009 Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam ký hợp đồng bán thang máy cho Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam. Kế toán lập hoá đơn thuế GTGT như sau: Biểu số 05: HOÁ ĐƠN GTGT HOÁ ĐƠN GTGT Liên 3: Nội bộ Ngày 20 tháng 7 năm 2009 Mẫu số: 01 GTGT Đơn vị bán hàng: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Điện thoại: (84-4) 8618141 Họ tên người mua hàng: Anh Cường Tên đơn vị: Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam Địa chỉ: Số 228 đường Lê Duẩn - Hà Nội Hình thức thanh toán: CK Số TK: MST: 0101532459 Số TK: MST: 0101503190 STT Tên hàng hoá Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 2 1. Thang máy 1000 kg Bộ 1 1.055.625.000 1.055.625.000 2. Thang máy 1600 kg Bộ 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng tiền hàng: 3.136.625.000 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 156.831.250 Tổng cộng tiền thanh toán: 3.293.456.250 Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ hai trăm chín mươi ba triệu bốn trăm năm mươi sáu ngàn hai trăm năm mươi đồng Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Khi hàng về đến Việt Nam và vào kho Công ty sau đó mới chuyển đến chân công trình thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho Biểu số 06: Phiếu xuất kho Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Mẫu số: 02- VT Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính PHIẾU XUẤT KHO Ngày 18 tháng 12 năm 2009 Nợ : 632 Số: 002 Có : 156 Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Cường Địa chỉ (bộ phận): Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam Lý do xuất kho: Bán hàng Xuất tại kho Công ty: Giải phóng – Hoàng Mai STT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4=3 x 2 1. Thang máy 1000 kg T10 bộ 1 1.055.625.000 1.055.625.000 2. Thang máy 1600 kg T16 bộ 1 2.081.000.000 2.081.000.000 Cộng: 3.136.625.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba tỷ một trăm ba mươi sáu triệu sáu trăm hai mươi năm ngàn đồng. Ngày 05 tháng 12 năm 2009 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê) Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 02, thủ kho ghi thẻ kho như sau Biểu số 07: THẺ KHO Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Tên kho: Kho Công ty THẺ KHO Ngày lập thẻ: 18/12/2009 Tờ số: 0126 Mẫu số 06 – VT TheoQĐ:15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính - Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thang máy - Đơn vị tính: Bộ TT Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 0 1 16/12 Nhập cty Mitsubishi - Thang máy 1000kg 1 - Thang máy 1600kg 1 09/12 Xuất bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi Măng Việt Nam - Thang máy 1000kg 1 - Thang máy 1600kg 1 Cộng tháng 1 2 2 0 Ngày 18 tháng 12năm 2009 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.1.3. Kế toán tổng hợp về doanh thu *Hàng tháng, căn cứ vào các chứng từ : HĐGTGT, phiếu thu..., kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung Hoá đơn GTGT và phiếu xuất kho sau khi đã giao hàng cho khách hàng thì một liên được chuyển về phòng kế toán để tiến hành tính doanh thu bán hàng. Trường hợp doanh nghiệp bán hàng nhưng chưa được thanh toán ngay thì kế toán cũng lập phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT theo trình tự và mẫu như trên. Có nhiều phương thức thanh toán khác nhau do hai bên thoả thuận. Nhưng chủ yếu là thanh toán ngay bằng tiền mặt hay theo phương thức trả chậm. Công ty sẽ đồng ý cho bên khách hàng được nợ lại số tiền hàng trong thời gian có thể tuỳ vào tình hình tài chính của công ty trong thời điểm đó. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì công ty theo dõi số tiền trên tài khoản tiền mặt, nếu khách hàng thanh toán chậm thì công ty sẽ theo dõi trên tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”. Đối với khách hàng có quan hệ thường xuyên với công ty được theo dõi trên một sổ nhất định. Khi có nghiệp vụ phát sinh liên quan đến khoản phải thu khách hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc các chứng từ có liên quan tiến hành lập sổ chi tiết công nợ. Biểu số 08: SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN Việt Nam Bộ phận: Phòng kinh doanh Trích: SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 12 năm 2009 Tài khoản: 156 – Hàng hoá Tên kho: Kho Công ty Tên quy cách vật tư: Thang máy 1000kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập kho Xuất kho Tồn kho Số NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền 1/12 Tồn đầu kỳ 1.055.625.000 1 02/12 Nhập cty Mitsubishi 331 3 3.166.875.000 4 08/12 Nhập cty Mitsubishi 331 1 1.055.625.000 5 05/12 Xuất bán cho Cty Xây dựng HN 632 4 4.222.500.000 1 09/12 Xuất bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi măng VN 632 1 1.055.625.000 0 Cộng tháng 12 4 4.222.400.000 5 5.028.125.000 0 Tồn cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Biểu số 09: SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN Việt Nam Bộ phận: Phòng kinh doanh Trích: SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ Tháng 12 năm 2009 Tài khoản: 156 – Hàng hoá Tên kho: Kho Công ty Tên quy cách vật tư: Thang máy 1600kg Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập kho Xuất kho Tồn kho Số NT Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tồn đầu kỳ 02/12 Nhập cty Mitsubishi 331 1 2.081.000.000 1 08/12 Nhập cty Mitsubishi 331 1 2.081.000.000 1 05/12 Xuất bán cho Cty CP Xây dựng TBHN1 632 1 2.081.000.000 09/12 Xuất bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi măng VN 632 1 2.081.000.000 0 Cộng tháng 12 2 4.162.000.000 2 4.162.000.000 0 Tồn cuối kỳ Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Tại phòng kế toán sau khi nhận được phiếu xuất kho và hoá đơn GTGT sẽ tiến hành ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản được mở chi tiết cho từng loại hàng và đến cuối tháng kế toán tổng hợp vào sổ cái của các tài khoản, đồng thời lập sổ tổng hợp chi tiết tài khoản. Số liệu trên sổ này sẽ được đối chiếu với số liệu trên sổ cái. Biểu số 10: NHẬT KÝ CHUNG Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam NHẬT KÝ CHUNG Đơn vị tính: VNĐ NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước x 2/12 04/12 Nhập hàng của Công ty Mitsubishi x 156 5.908.500.000 x 331 5.908.500.000 05/12 05/12 Bán hàng cho cty Cp VLXD &TB VT Hà Nôi I x 511 6.303.500.000 3331 315.175.000 111 6.618.675.000 07/12 05/12 Nhập hàng của Công ty Mitsubishi x 156 2.978.625.000 x 331 2.978.625.000 09/2 09/12 Bán hàng cho VP Tổng Cty Xi măng x 511 3.136.625.000 Thuế VAT được khấu trừ 3331 156.831.250 Phải thu của khach hàng x 131 3.293.456.250 Cộng 18.799.256.250 18.799.256.250 Ngày 28 tháng 12 năm 2009 Người lập sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Biểu số 11: Trích: SỔ CÁI Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Trích: SỔ CÁI Tên tài khoản:511: Doanh thu bán hàng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Trang sổ NKC Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày tháng Nợ có - Dư đầu kỳ 02/12 02/12 Bán hàng cho cty Cp VLXD &TB VT Hà Nôi I x 131 6.618.675.000 05/12 05/12 Bán hàng cho VP Tổng Cty Xi măng x 131 3.293.456.250 30/12 Kết chuyển doanh thu bán hàng x 911 9.912.131.250 Cộng phát sinnh 9.912.131.250 9.912.131.250 Dư cuối kỳ Ngày 28 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký tên, đóng dấu) 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán 2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán * Nội dung: Giá vốn hàng bán của Công ty là trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán. Trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm giá phải trả cho nhà sản xuất, thuế xuất nhập khẩu và chi phí vận chuyển.... * Chứng từ sử dụng: Chứng từ để hạch toán giá vốn hàng bán của Công ty là các đơn hàng, các Hợp đồng mua bán hàng hoá của Công ty với các công ty khác. Khi hàng về đến Việt Nam các công ty khách hàng đến lấy hàng, Công ty sử dụng Phiếu xuất kho, phiếu này được viết cho từng loại hàng và ghi nhận số lượng hàng xuất ra. * Tài khoản sử dụng: Để phản ánh trị giá vốn hàng xuất kho bán ra, Công ty sử dụng TK 632 – Giá vốn hàng bán. 2.2.2. Kế toán chi tiết giá vốn hàng bán * Quy trình ghi sổ: Sau khi nhận được phiếu xuất kho kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung. Biểu số 12: NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN VN Địa chỉ: 25/1043 GP-HM-HN Mẫu số S03a-DNN (Ban hành theo quyết định sô 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC NHẬT KÝ CHUNG (Trích) Năm 2009 Đơn vị tính: Đồng NT ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái Số hiệu TK Số phát sinh Số NT Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 8 Số trang trước x 2/12 043965 04/12 Nhập hàng của Công ty Mitsubishi x 1561 5.908.500.000 x 331 5.908.500.000 05/12 0024950 05/12 Bán hàng cho cty Cp VLXD &TB VT Hà Nôi I x 511 6.303.500.000 3331 315.175.000 111 6.618.675.000 07/12 0024951 05/12 Nhập hàng của Công ty Mitsubishi x 1561 2.978.625.000 x 331 2.978.625.000 09/2 0024952 09/12 Bán hàng cho VP Tổng Cty Xi măng x 511 3.136.625.000 Thuế VAT được khấu trừ 3331 156.831.250 Phải thu của khach hàng x 131 3.293.456.250 Cộng 18.799.256.250 18.799.256.250 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)  Đồng thời kế toán cũng tiến hành lập sổ chi tiết TK 632 (Biểu số 6) chi tiết cho từng mã hàng hoá khác nhau. Biểu số 13: SỔ CHI TIẾT SỔ CHI TIẾT TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 12/2009 Tên hàng: Thang máy ĐVT: đồng NT ghi sổ Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Phát sinh Số NT Nợ Có 2/12 4 Thang máy 1000kg 156 4.222.500.000 2/12 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 7/12 1 Thang máy 1000kg 156 1.055.625.000 7/12 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 30/12 Kết chuyển giá vốn 911 9.440.125.000 Cộng phát sinh 9.440.125.000 9.440.125.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.2.3. Kế toán tổng hợp giá vốn hàng bán Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chung và sổ chi tiết tài khoản 632 kế toán tổng hợp lên sổ cái TK 632 và sổ tổng hợp chi tiết TK 632. Biểu số 14 : SỔ CÁI Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN Việt Nam Địa chỉ: HMai -HN Mẫu số S03b-DNN (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC SỔ CÁI Năm 2009 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: Đơn vị: đồng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền phát sinh Số Ngày Nợ Có - Số dư đầu năm -Số phát sinh trong tháng 05/12 Xuất bán thang máy cho công ty CP XD&TB VT Hà Nội I 156 6.303.500.000 18/12 Xuất bán thang máy cho Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam 156 3.136.625.000 + Kết chuyển 911 1.088.750.000 1.088.750.000 Cộng phát sinh cuối tháng 1.088.750.000 1.088.750.000 - Số dư cuối tháng Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu số 15: SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT TK 632- Giá vốn hàng bán Tháng 12 năm 2009 ĐVT: VNĐ TT Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Nợ Có ........ 3 4 Thang máy 1000kg 156 4.222.500.000 4 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 5 1 Thang máy 1000kg 156 1.055.625.000 6 1 Thang máy 1600kg 156 2.081.000.000 Kết chuyển giá vốn 911 9.440.125.000 Cộng 9.440.125.000 9.440.125.000 Ngày 30 tháng 12 năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) 2.3. Kế toán chi phí bán hàng: 2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán (a) Nội dung các khoản chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Kế toán tập hợp các khoản chi phí bán hàng để phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng. Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, phòng kinh doanh cần tập hợp đầy đủ chứng từ chứng minh các khoản chi đó là có thực, hợp lý để kế toán có căn cứ tập hợp chi phí bán hàng. (b) Chứng từ kế toán sử dụng. Để kế toán chi phí bán hàng, cần căn cứ trên Phiếu chi tiền mặt, giấy báo Nợ của ngân hàng, Bảng tổng hợp chi tiền mặt, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn thanh toán của các dịch vụ mua ngoài, Bảng tính lương và BHXH, BHYT,KPCĐ.. - Tài khoản sử dụng: Kế toán chi phí bán hàng của Công ty sử dụng TK 641, để phản ánh toàn bộ khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá. Phương pháp ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các khoản chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang làm cơ sở để cuối kỳ Kế toán ghi vào Nhật ký chung. 2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem xét ví dụ sau: Trong 12/2009, Công ty có chi khoản tiền mặt nhằm phục vụ cho công tác bán hàng (Tiền thuê vận chuyển hàng bán). Kế toán viết phiếu chi để thanh toán. Biểu số 16: PHIẾU CHI PHIẾU CHI Ngày 18 tháng 12 năm 2009 Quyển số:.. . .. . Số: 02 (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC Nợ: TK 641 Có: TK 111 Họ tên người nhận tiền: Địa chỉ: Lý do chi: Trịnh Tiến Anh. Cty Vigeba Vận chuyển Thang máy bán cho Văn phòng Tổng Cty Xi măng Việt Nam Số tiền: 2.500.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên) Căn cứ vào phiếu chi, định kỳ 20 ngày 1 lần kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiền mặt (Bảng số 2.1). Và căn cứ vào giấy báo Nợ ngân hàng kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng (Bảng số 2.2). Biểu số 17: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN MẶT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN MẶT Từ ngày 30/11/2009 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Ghi Nợ các TK SH Ngày 641 642 133 .. . 05/12 V/c thang máy 2.500.000 2.500.000 .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . . 8/12 Hội nghị khách hàng 3.963.800 3.963.800 8/12 Chi mua xăng đi công tác 2.355.808 2.355.808 .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. 28/12 Trả tiền điện thoại 6.288.040 5.716.400 517.640 .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . 29/12 Chi mua văn phòng phẩm 1.325.698 1.325.698 .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . . Cộng: 31.569.231 23.268.593 10.932.650 .. . .. . . .. . .. . .. Biểu số 18 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Từ ngày 01/12/2009 Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK112 Ghi Nợ các TK SH Ngày 641 642 133 .. . 05/12 Trả tiền điện thoại 7.012.940 6.375.400 637.540 07/12 Chi tiền vận chuyển, bốc vác 3.500.000 3.500.000 .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. 15/12 VPP điện nước 2.500.000 2.500.000 .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. Cộng: 20.530.158 8.561.350 9.231.581 .. . .. . .. .. . .. . .. Biểu số 19 TRÍCH BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Tháng 12 Năm 2009 STT Ghi Có TK Ghi Nợ TK TK 334 TK 338 TK 335 Tổng Lương Phụ cấp Khoản khác Cộng Có TK 334 TK 3382 (2%) TK 3383 (15%) TK 3384 (2%) Cộng Có TK 338 .. . .. .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. .. . .. . 3. TK 641 6.500.000 130.000 975.000 130.000 1.235.000 7.735.000 4. TK 642 8.500.000 170.000 1.275.000 170.000 1.615.000 10.115.000 Cộng: .. . .. . . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . . .. . .. . . .. . .. .. . .. . . 2.2.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng Cuối tháng, căn cứ vào Bảng tổng hợp chi tiền mặt, Bảng tổng hợp chi tiền gửi Ngân hàng, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương, để kế toán lập Bảng tổng hợp các khoản chi phí. Đồng thời kế toán căn cứ vào đó để lập Sổ Nhật ký chung, để làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái TK 641. Biểu số 20 TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN CHI PHÍ Tháng 12 Năm 2009 Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Ghi Nợ các TK chi phí 641 642 133 .. . .. . 1.Chi TMặt 111 .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. Bảng tổng hợp chi TM số 01 23.268.593 10.932.650 .. . .. .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. . .. . .. . Tổng cộng chi TM: 34.402.560 32.562.180 2. Chi tiền gửi Ngân hàng 112 .. . .. . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . Bảng tổng hợp chi tiền gửi số 21 8.561.350 9.231.584 .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. . .. .. . .. . Tổng cộng chi Tgửi: 22.562.160 25.132.621 3. Chi lương CNV 334 Chi lương CNV tháng 12 6.500.000 8.500.000 .. . .. . . .. . .. . .. . .. . . Tổng cộng chi tiền lương: 20.500.000 23.135.000 4. Các khoản trích theo lương 338 Khoản trích tháng 10 1.235.000 1.615.000 .. . .. . .. . .. . .. . . .. . .. . .. Tổng cộng khoản trích: 3.895.000 4.395.650 Tổng chi: 81.359.720 85.225.451 Biểu số 21: NHẬT KÝ CHUNG NHẬT KÝ CHUNG Ngày 31/12/2009 Diễn giải Mã số TK Số tiền Nợ Có Nợ Có -Chi bán hàng (TM) -Chi bán hàng (TGNH) -Chi bán hàng (Lương) -Khoản trích theo lương 641 641 641 641 111 112 334 338 34.402.560 22.562.160 20.500.000 3.895.000 34.402.560 22.562.160 20.500.000 3.895.000 Tổng cộng 81.359.720 81.359.720 Biểu số 22: Sổ cái Sổ cái Tháng 12 năm 2009 Tên tài khoản: Chi phí bán hàng Số hiệu: TK 641 Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Số tiền SH Ngày Nợ Có 16 31/12 Chi phí bán hàng bằng TM 111 34.402.560 Chi phí bán hàng bằng TGNH 112 22.562.160 Lương 334 20.500.000 Khoản trích theo lương 338 3.895.000 23 31/12 K/c CPBH để xđ kquả 911 81.359.720 Cộng PS quý: 81.359.720 81.359.720 Số dư cuối quý: Luỹ kế từ đầu năm CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM 3.1. Đánh giá chung thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam và phương hướng hoàn thiện. 3.1.1. Ưu điểm: Công ty luôn tổ chức tốt công tác bán hàng với một bộ máy linh hoạt, nhạy bén trong kinh doanh trong đó có sự đóng góp không nhỏ của phòng kế toán với nhiệm vụ chi tiết, tổng hợp số liệu từ các phòng ban, cửa hàng, chi nhánh, nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ, chính xác hỗ trợ cho công tác quản lý của ban lãnh đạo Công ty. Đặc biệt, bộ phận kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình trong việc phản ánh tình hình bán hàng một cách trung thực, cụ thể, chi tiết về chủng loại, số lượng, đơn giá, doanh thu bán hàng, giá vốn,…và trở thành một công cụ đắc lực giúp cho ban lãnh đạo đưa ra được những chiến lược kinh doanh phù hợp. * Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty tổ chức bộ máy phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh của mình, đã phát huy được vai trò của kế toán, là một công cụ quan trọng đối với Giám đốc và Kế toán trưởng. * Về tổ chức hạch toán: Việc áp dụng hình thức “Nhật ký chung” là phù hợp vì có ưu điểm là căn cứ vào chứng từ gốc có cùng nội dung để ghi vào sổ nhật ký chung, mở sổ chi tiết cho các đối tượng kế toán chi tiết và cuối tháng ghi vào sổ cái các tài khoản. * Chứng từ kế toán: Công ty đã sử dụng tương đối hoàn thiện chứng từ trong quá trình hạch toán nói chung và hạch toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng, số liệu đầy đủ, quá trình luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học. Các chứng từ sử dụng đều theo đúng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận. Các chứng từ từ khâu bán hàng được chuyển đến phòng Tài chính Kế toán một cách khẩn trương, liên tục, đầy đủ. Do vậy hệ thống chứng từ của Công ty đã chứng minh được tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, làm căn cứ phục vụ cho quá trình hạch toán. * Hệ thống sổ kế toán: Trong công tác tổ chức hạch toán nghiệp vụ bán hàng chung Công ty đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, sổ sách rõ ràng, phản ánh được cả số liệu chi tiết lẫn tổng hợp, tạo điều kiện cho việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho việc điều hành và quản lý kinh tế. 3.1.2. Những hạn chế: Nhìn chung công tác kế toán của Công ty thực hiện khá chặt chẽ, tuy nhiên bên cạnh đó còn những hạn chế sau: * Thanh toán công nợ: Tuy hoạt động kinh doanh của Công ty được thực hiện khá tốt nhưng đối với các khoản thanh toán công nợ còn gặp một số khó khăn. Số lượng vốn mà Công ty bị chiếm dụng tương đối lớn xét trong tổng vốn hoạt động của Công ty, phần lớn hoạt động kinh doanh của Công ty đều phải vay vốn của ngân hàng. Trong trường hợp khách hàng không thanh toán đúng hạn sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc quay vòng vốn, nếu vay của ngân hàng Công ty phải chịu lãi suất cao sẽ làm cho chi phí lãi vay của Công ty khá lớn. Điều này sẽ làm ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung của Công ty. - Về chi phí thu mua Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 6422 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này. Điều này làm cho giá vốn của hàng xuất kho để bán bị giảm đi. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí mua hàng. - Về trích lập dự phòng Hiện nay Công ty chưa áp dụng phương pháp trích lập dự phòng phải thu khó đòi, một phương pháp thể hiện nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong khi đó Công ty thường bán chịu cho khách hàng với giá trị lớn do đó rủi ro các khoản phải thu có thể xảy ra. Hiện nay, công ty đang sử dụng hình thức Nhật ký chung làm hình thức ghi sổ kế toán và công tác lập sổ và tính toán còn đang thực hiện trên Excel. Mặc dù có những ưu điểm kế thừa các hình thức khác nhưng có thể thấy hình thức này không còn phù hợp trong điều kiện vi tính hoá công tác kế toán. 3.1.3. Phương hướng Có thể nói vi tính hoá công tác kế toán là một tất yếu khách quan, giúp công ty có thể tinh giản được bộ máy lao động kế toán, hiệu quả làm việc tăng cao, chi phí giảm xuống rất nhiều. Vấn đề đặt ra cho công ty là lựa chọn hình thức kế toán nào cho phù hợp? Theo em nghĩ Công ty chọn hình thức Nhật ký chung làm hình thức ghi sổ. Vì hình thức này vừa đơn giản, phù hợp với các nước phát triển trên thế giới lại thuận tiện cho công ty khi chuyển đổi sang sử dụng vi tính trong công tác kế toán. Công ty đang từng bước nghiên cứu, thử nghiệm đi vào áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán nhằm làm giảm bớt khối lượng công việc, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Đây chính là sự cố gắng rất lớn của bộ phận kế toán nhằm đưa công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý kinh tế tài chính nói chung có tính khoa học hơn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, để có thể nắm bắt được những thay đổi của chế độ kế toán mới, trong thời gian tới công ty nên bồi dưỡng cho cán bộ kế toán về chế độ kế toán mới cũng như việc sử dụng phần mềm kế toán để việc hạch toán trong công ty được khoa học, hợp lý, thuận tiện và đúng chế độ. Công ty tiếp tục kịp thời nắm bắt thông tin về nhiều chính sách Nhà nước ban hành để cải thiện tình hình kinh doanh của doanh nghiệp phát triển hơn, nhất là khi chiến lược lâu dài của Công ty là đẩy mạnh kinh doanh thêm nhiều mặt hàng khác và hướng tới kinh doanh thêm một số mặt hàng xuất khẩu vì tiện việc cho bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu… 3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam. 3.2.1. Về công tác quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam. Phương thức kinh doanh và công tác quản lý của Công ty là hai yếu tố không thể thiếu được trong chiến lược kinh doanh. Nắm rõ được điều đó ban lãnh đạo Công ty luôn đưa ra những quyết sách kịp thời giúp cho Công ty không ngừng phát triển. Là một doanh nghiệp thương mại thì lợi nhuận được coi là mục tiêu hàng đầu, chính vì vậy Công ty luôn coi trọng công tác tiêu thụ tiếp cận khách hàng, bằng mọi cách đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng cả về số lượng lẫn chất lượng. Mặt khác công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng của Công ty cũng không ngừng được hoàn thiện vì nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời để nhà quản trị ra quyết định nhanh chóng và hợp lý. Doanh thu, lợi nhuận không ngừng tăng lên qua mỗi năm, số lượng khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài với Công ty ngày càng nhiều, uy tín của Công ty trên thị trường ngày càng được nâng cao. Tổ chức kế toán của Công ty hiện nay tương đối phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Có thể nói đối với mọi doanh nghiệp hoạt động kế toán là rất cần thiết, nó góp phần tạo nên sự thành công cho một công ty. Hoạt động thương mại là hoạt động diễn ra trong lĩnh vực lưu thông và nó có những đặc trưng cơ bản là mua, bán, dự trữ hàng hoá. Do vậy nó đã chi phối trực tiếp đến nội dung kế toán và làm cho kế toán trong doanh nghiệp thương mại có những điểm khác biệt. Đặc biệt với một nền kinh tế hội nhập như hiện nay, cần phải chú trọng đến việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, phù hợp với đặc điểm, qui mô sản xuất hiện tại của doanh nghiệp để bộ máy kế toán thực sự là một công cụ quản lý tài chính đắc lực. Đối với một công ty thương mại, vấn đề bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp. Vì chính bán hàng là phương tiện trực tiếp để đạt được mục tiêu “Lợi nhuận”. Hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng sẽ đảm bảo cho việc cung cấp thông tin được kịp thời, chính xác, nhà quản lý có thể nắm rõ hơn tình hình thực tế về hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá và kết quả lãi lỗ của hoạt động bán hàng, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời và chính xác hơn, đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn trong điều kiện nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán. * Công ty nên sử dụng TK 156 để hạch toán riêng chi phí thu mua của hàng hoá mua vào, Công ty không nên phản ánh chi phí này vào TK 6422 vì nó không phản ánh đúng nội dung của tài khoản này. Điều này làm cho giá vốn của hàng xuất kho để bán bị giảm đi. Vì vậy trong trường hợp chi phí thu mua lớn nhưng không được phản ánh vào TK 632 có thể dẫn đến việc định giá bán không phù hợp đối với mặt hàng kinh doanh của Công ty đồng thời gây khó khăn trong việc nghiên cứu để giảm chi phí mua hàng. Chính vì vậy Công ty nên sử dụng TK 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hoá đã nhập trong kỳ và phân bổ chi phí này cho số lượng hàng xuất bán trong kỳ và HTK cuối kỳ. TK 1562 gồm những chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng như chi phí bảo hiểm hàng hoá, tiền thuê kho thuê bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp. Công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho mặt hàng i = Tổng chi phí thu mua phát sinh x Trị giá mua thực tế của mặt hàng i Tổng trị giá mua thực tế NK của hàng hoá Và tổng hợp chi phí thu mua trong quá trình mua hàng được phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ theo công thức: Chi phí thu mua phân bổ cho hàng bán trong kỳ = Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ x Trị giá mua của hàng xuất bán trong kỳ Trị giá mua của hàng xuất bán trong kỳ + Trị giá mua HTK cuối kỳ Trong quá trình hạch toán công ty công ty nên mở chi tiết tiểu khoản cấp2 cho TK 6421- Chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí như sau: + TK 64221- Chi phí vật liệu quản lý, văn phòng phẩm, đồ dùng văn phòng, sửa chữa TSCĐ. + TK 64222- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp + TK 64223- Khấu hao TSCĐ + TK 64224- Thuế, phí, lệ phí. + TK 64225- Chi phí dịch vụ thuê ngoài + TK 64226- Chi phí bốc xếp, vận chuyển hàng + TK 64227- Chi phí tiếp khách, hội nghị + TK 64228- Chi phí quản lý bằng tiền khác. Khi đó, việc hạch toán chi phí bán hàng sẽ được rõ ràng và tách bạch. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu ghi sổ chi tiết TK 64221, TK 64222, TK 64223, TK 64224, TK 64225, TK 64226, TK 64227, TK 64228 và kết chuyển lên sổ chi tiết TK 642 và sổ cái TK 642. Cuối tháng, khi thực hiện bút toán kết chuyển lãi lỗ, kế toán kết chuyển số dư TK 642 sang TK 911. Trình tự đó có thể được mô tả như sau: TK 64221, TK 64222,… TK 6422 TK 642 TK 911 TK 6421 3.2.3. Về Chứng từ và luân chuyển chứng từ: * Công ty áp dụng chế độ kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa nhưng đối với một số chứng từ kế toán như Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho công ty lại sử dụng theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC. Việc sử dụng này tuy không có ảnh hưởng gì tới công tác kế toán nhưng để thống nhất trong hệ thống chứng từ kế toán thì trong niên độ kế toán năm 2009, Công ty nên thống nhất áp dụng hệ thống chứng từ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ- BTC. * Việc Công ty lập Phiếu xuất kho thành 2 liên tuy giảm thiểu được công việc nhưng lại có thể dẫn đến vấn đề thiếu chứng từ kế toán để hạch toán khi có trường hợp mất một liên của Phiếu xuất kho. Vì vậy Công ty nên tiến hành lập Phiếu xuất kho thành 3 liên như quy định: + Liên 1: Lưu (Công ty lưu tại phòng kế toán thành quyển) + Liên 2: Giao khách hàng ( Khi xuất kho hàng hoá cho khách hàng thì liên này sẽ giao cho khách hàng giữ) + Liên 3: Nội bộ (Dùng để luân chuyển trong công ty, phải có chữ ký xác nhận của khách hàng là đã nhận hàng) 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết và tổng hợp Để xác định được kết quả bán hàng của từng mặt hàng giúp công ty có thể biết được mặt hàng nào lỗ, mặt hàng nào lãi nhằm có những chiến lược phát triển kinh doanh kịp thời, tập trung vào những mặt hàng trọng tâm nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao. Điều này có thể thực hiện bằng việc mở thêm mục: “Các khoản giảm trừ”, “Chi phí bán hàng phân bổ” và “Kết quả” trong “Bảng tổng hợp hàng bán” thường được lập vào cuối tháng của mỗi phòng ban. Kế toán tại phòng kế toán sẽ tiến hành phân bổ CPBH và tính kết quả bán hàng của từng mặt hàng. Bảng này đã được kế toán lập khá chi tiết theo từng lô hàng, từng mặt hàng nên việc tính toán lãi là thuận tiện. Chi phí bán hàng, Công ty có thể tiến hành phân bổ theo doanh thu bán hàng theo công thức sau: Chi phí BH, chi phí phân bổ cho một mặt hàng X = Doanh thu bán hàng của mặt hàng X x Tổng chi phí bán hàng, CPQLDN trong kỳ. Tổng doanh thu bán hàng Ví dụ: Trong tháng 2 Phòng kinh doanh xuất bán 2 thang máy với doanh thu bán hàng là:4.525.400.000 đồng. Tổng doanh thu bán hàng trong tháng của Công ty: 7.926.758.652 đồng. Tổng chi phí bán hàng của Công ty trong tháng: 18.860.000 đồng CP bán hàng phân bổ cho thang máy bán ra = 4.525.400.000 x 18.860.000 7.926.758.652 = 3.629.358 Kết quả bán hàng của thang máy bán ra trong tháng 2 thể hiện trên “Báo cáo tổng hợp bán hàng tháng 12 năm 2009” tại phòng kinh doanh như sau: Đơn vị: Công ty CP ĐT&CN Việt Nam Bộ phận: Phòng kinh doanh BÁO CÁO TỔNG HỢP BÁN HÀNG Từ ngày 02/12/2009 đến ngày28/12/2009 STT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Giá vốn hàng bán Giá bán chưa VAT Thuế VAT Tổng giá thanh toán Các khoản giảm trừ CPBH phân bổ Kết quả 1. Thang máy 1000 bộ 2bộ 4.475.400.000 4.525.400.000 226.270.000 1.601.670.000 … 3.629.358 23.869.471 … … … … … … … … Tổng cộng: ......... ........ ....... ......... … … Kế toán Trưởng phòng kinh doanh (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.5. Về báo cáo kế toán liên quan đến bán hàng Công ty nên theo dõi và lập những khoản phải thu khó đòi, hoạt động của Công ty là hoạt động thương mại nên việc mua bán chịu là tất yếu xảy ra, có thể có trường hợp khách hàng ghi nhận nợ, hay những khoản phải thu mà người nợ khó trả hoặc không có khả năng thanh toán, đây chính là khoản nợ phải thu khó đòi. Do vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng, đề phòng những tổn thất về các khoản phải thu khó đòi có thể xảy ra, hạn chế những đột biến ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, thì việc lập dự phòng phải thu khó đòi là hết sức cần thiết. Việc trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi phải theo quy định của chế độ tài chính hiện hành: - Khoản nợ này phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. - Các khoản nợ phải thu khó đòi có đủ căn cứ xác định sau: + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng bên nợ đã lâm vào tình trạng phá sản, giải thể, đang bị pháp luật truy tố giam giữ… * Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: +30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. +50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. +70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. * Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán, nhưng được coi là nợ phải thu khó đòi thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc trích lập dự phòng được thực hiện như sau: Cuối kỳ kế toán năm, kế toán xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần phải trích lập: Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Cuối niên độ kế toán sau, kế toán căn cứ vào chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước và dự phòng năm nay để xác định dự phòng bổ sung hoặc hoàn nhập. 1) Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước thì số chênh lệch dự phòng cần phải trích lập thêm: Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi 2) Nếu dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn thì số chênh lệch được hoàn nhập, ghi giảm chi phí: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 6421: Chi phí bán hàng 3) Các khoản nợ phải thu khó đòi khi được xác định là không đòi được thì được phép xoá nợ. Căn cứ vào quyết định xoá nợ phải thu khó đòi kế toán ghi: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 6421: Chi phí bán hàng (Nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131: Phải thu của khách hàng Có TK 138: Phải thu khác Đồng thời ghi bên Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý Các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý doanh nghiệp phải theo dõi trên sổ kế toán mở cho TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý trong thời hạn tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp thu hồi nợ. 4)Khi thu hồi được nợ phải thu khó đòi đã xử lý xoá sổ, kế toán ghi sổ căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ thu hồi được: Nợ TK 111, 112 Có TK 711: Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. KẾT LUẬN Có thể nói rằng bán hàng giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp thương mại. Nó quyết định sự tồn tại của cả doanh nghiệp. Vì nó chính là khâu tạo ra lợi nhuận. Và kế toán với vai trò là công cụ quản lý tài chính luôn là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Do vậy việc hoàn thiện kế toán bán hàng và kết quả bán hàng là điều tất yếu nếu doanh nghiệp muốn đứng vững trong môi trường cạnh tranh. Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam là một công ty thương mại nên đặc biệt coi trọng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Qua thời gian đi sâu tìm hiểu công tác kế toán tại công ty, em nhận thấy kế toán bán hàng ở công ty tương đối hợp lý, hoàn chỉnh nhưng vẫn không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Vì vậy, trong quá trình nghiên cứu đề tài này, em xin được mạnh dạn đưa ra một số giải pháp để hoàn thiện hơn công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty. Do thời gian thực tập có hạn và bản thân em không có nhiều kinh nghiệm thực tế nên em không thể tránh khỏi những thiếu sót trong đề tài, vì vậy em rất mong ý kiến bổ sung của TS.Lê Kim Ngọc cùng toàn thể các Thầy Cô giáo trong khoa để chuyên đề thực tập chuyên ngành của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của TS.Lê Kim Ngọc và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng kế toán Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam đã giúp đỡ em nghiên cứu và hoàn thành chuyên đề này! Hà Nội, ngày 15 tháng 05 năm 2010 Sinh viên Lê Thị Thanh Chúc TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo kiểm toán Công ty Cổ phần Đầu tư & Công nghệ Việt Nam năm 2007, 2008, 2009. Báo cáo quyết toán năm 2009. PGS.TS Nguyễn Văn Công: Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - NXB Đại học Kinh tế quốc dân, 2006. TS. Trần Thị Song Minh: Kế toán máy - NXB Thống kê, 2000. Chế độ kế toán doanh nghiệp (Quyển 1 và 2) – NXB Tài chính, 2006. Tạp chí Tài chính kế toán. Các tài liệu khác có tại Công ty Cổ phần Đầu tư & Công nghệ Việt Nam MỤC LỤC DANH MỤC BIỂU Biểu số 01: HỢP ĐỒNG KINH TẾ 16 Biểu số 02: HOÁ ĐƠN GTGT 21 Biểu số 03: PHIẾU XUẤT KHO 22 Biểu số 04: THẺ KHO 23 Biểu số 05: HOÁ ĐƠN GTGT 24 Biểu số 06: PHIẾU XUẤT KHO 25 Biểu số 07: THẺ KHO 26 Biểu số 08: SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ 28 Biểu số 09: SỔ CHI TIẾT HÀNG HOÁ 29 Biểu số 10: NHẬT KÝ CHUNG 30 Biểu số 11: Trích: SỔ CÁI 31 Biểu số 12: NHẬT KÝ CHUNG (Trích) 33 Biểu số 13: SỔ CHI TIẾT 34 Biểu số 14 : SỔ CÁI 35 Biểu số 15: SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT 36 Biểu số 16: PHIẾU CHI 38 Biểu số 17: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN MẶT 39 Biểu số 18: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIỀN GỬI NGÂN HÀNG 40 Biểu số 19: TRÍCH BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 41 Biểu số 20: TRÍCH BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHOẢN CHI PHÍ 43 Biểu số 21: NHẬT KÝ CHUNG 44 Biểu số 22: SỔ CÁI 45 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN