Chuyên đề Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty kỹ thuật công nghiệp Thăng Long

oanh nghiệp không có các nghiệp vụ xuất bán thẳng, không qua kho, mà mọi hàng hóa đều được nhập kho rồi mới được xuất bán cho khách hàng, do đó, mọi hàng hóa nhập vào và xuất bán đều được hạch toán trên TK 156. Chính vì vậy, số liệu trên bảng tổng hợp luôn khớp với thẻ kho do thủ kho mở, việc kiểm tra và đối chiếu với thủ kho chỉ là so sánh, đối chiếu giữa bảng tổng hợp với thẻ kho. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại không hạch toán chi phí mua hàng vào một tiểu khoản của TK 156 (như các doanh nghiệp khác hay dùng TK 1562) để phân bổ cho từng loại mặt hàng, mà cũng không theo dõi chi tiết và hay đưa vào từng tiểu khoản khác tương ứng với từng mặt hàng mà toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng đều được kế toán tổng hợp vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Đây là một điểm yếu cần khắc phục trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Khi có nghiệp vụ xuất kho bán hàng hóa, kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT và các chứng từ có liên quan để nhập số liệu vào phân hệ nghiệp vụ và máy sẽ tự động tính giá vốn lên sổ chi tiết và sổ cái TK 632 và các loại sổ chi tiết khác như báo cáo bán hàng tổng hợp. Cùng lúc máy sẽ tự động vào sổ Nhật ký chung. Sổ chi tiết được mở riêng cho từng loại hàng hóa nên luôn có sự đối chiếu giữa kế toán vật tư và kế toán tiêu thụ. Vì là doanh nghiệp thương mại nên giá vốn có ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vì vậy, cần phải theo dõi chặt chẽ và xác định đúng giá vốn của hàng bán ra trong kỳ. Ví dụ: ngày 05/12/2007, công ty xuất bán theo hóa đơn số 0021485, cho công ty Lilama 69/1 (Bắc Ninh) một lô hàng gồm 20 máy hàn, với đơn giá bán chưa thuế là 45.125.250 đồng/chiếc, giá vốn 38.245.230 đồng/chiếc, và 15 tấn dây hàn với đơn giá bán chưa thuế là 37.120 đồng/kg, giá vốn 34.250 đồng/kg. Sau khi thỏa thuận với khách hàng, bộ phận kinh doanh tiến hành lập hợp đồng với khách hàng trong đó quy định rõ mọi thỏa thuận của cả hai bên về việc bán hàng. Mẫu hợp đồng được lập như sau: Mẫu 2.1. Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: 245/HĐKT-LI - Căn cứ Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế….. - Căn cứ vào khả năng và nhu cầu các bên. Hôm nay, ngày 05 tháng 12 năm 2007 tại Hà Nội, chúng tôi gồm: ĐẠI DIỆN BÊN A - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG. - ……….. ĐẠI DIỆN BÊN B - Tên doanh nghiệp: CÔNG TY LILAMA 69/3 - ………. Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch Bên A thỏa thuận cung cấp cho bên B những hàng hóa như sau: STT Tên hàng hóa Số lượng Đơn giá (đồng) Thành tiền (đồng) 01 02 Máy hàn Dây hàn 7 chiêc 10 tấn 45.125.250 37.120 315.876.750 371.200.000 Cộng Thuể GTGT (5%) Tổng giá trị hợp đồng 687.076.750 34.353.838 721.430.588 (Bằng chữ: bảy trăm hai mươi mốt triệu bốn trăm ba mươi nghìn lăm trăm tám mươi tám đồng) ……………………………….. Điều 5: Phương thức thanh toán Sau khi có biên bản bàn giao, bên B sẽ tiến hành kiểm định lại chất lượng lô hàng. Tối đa 15 ngày sau khi giao hàng, bên B sẽ chuyển biên bản kiểm nghiệm tới cho bên A. Nếu chất lượng lô hàng đảm bảo như trong hợp đồng thì bên B sẽ thanh toán tổng giá trị hợp đồng thành một đợt, chuyển khoản bằng tiền VND trong vòng 5 ngày sau khi bàn giao biên bản kiểm nghiệm vào tài khoản của công ty tại Ngân hàng Đầu tư Cầu Giấy. Nếu chất lượng lô hàng không đảm bảo, bên B có quyền từ chối thanh toán và được chấp nhận trả lại hàng. …………… ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (ký, họ tên và đóng dấu) (ký, họ tên và đóng dấu) Căn cứ trên hợp đồng, tiến hành làm thủ tục xuất kho như sau: phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, đặt giấy than viết một lân: Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh. Liên 2: Chuyển cho thủ kho để làm thủ tục xuất kho. Sau đó thủ kho sẽ chuyển liên này cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ. Liên 3: Giao cho nhân viên phụ trách chuyển hàng cho khách hàng. Sau khi xong, nhân viên này sẽ chuyển lại về phòng kế toán. Phiếu xuất kho được lập theo mẫu như sau: Mẫu 2.2. phiếu xuất kho PHIẾU XUẤT KHO Ngày 05 tháng 12 năm 2007 Số 109 TK nợ: 632 TK có: 156 Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Thị Hoàng. Bộ phận: kinh doanh Lý do xuất: xuất hàng bán theo hợp đồng số 245/HĐKT_LI Xuất tại kho: CT STT Tên hàng hóa ĐV tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 01 Máy hàn Chiếc 7 7 45.125.250 315.876.750 02 Dây hàn Kg 10.000 10.000 37.120 371.200.000 Cộng 687.076.750 Xuất, ngày 05 tháng 12 năm 2007 Bộ phận cung ứng Người nhận Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Thủ kho căn cứ trên phiếu xuất kho tiến hành xuất kho hàng hóa giao cho khách hàng. Khi hàng hóa được giao cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán, kế toán hàng hóa lập hóa đơn GTGT chuyển tới cho khách hàng cùng với biên bản giao nhận hàng hóa. Sau đó dựa trên phiếu xuất kho, kế toán hàng hóa ghi vào bảng tổng hợp Nhập-xuât-tồn kho và ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, đồng thời vào sổ chi tiết TK 632, cuối kỳ lên sổ cái TK 632. Mẫu 2.3. bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN Tên hàng hóa: máy hàn Tháng 12 năm 2007 Ngày Nội dung Đơn giá (đồng) Nhập Xuất Tồn SL TT SL TT SL TT …….. 05/12/2007 Xuất bán 38.245.230 7 267.716.610 …….. Tổng cộng Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời với việc kế toán lập bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho thì nghiệp vụ còn được được ghi vào sổ Nhật ký chung theo mẫu sau: Mẫu 2.4. Nhật ký chung CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ……….. 02/12/2007 PC 213 Mua giấy và mực in Chi phí quản lý DN Thuế GTGT đầu vào Tiền mặt 642 133 111 3.252.750 325.275 3.578.025 ………. 05/12/2007 21485 Bán hàng Phải thu khách hàng Thuế GTGT đầu ra Doanh thu bán hàng Giá vốn hàng bán Máy hàn 131 33311 5111 632 156 721.430.588 610.216.610 34.353.838 687.076.750 610.216.610 06/12/2007 PC 214 Chi phí vận chuyển Chi phí bán hàng Thuế GTGT đầu vào Tiền mặt 641 133 111 500.000 50.000 550.000 ………… 14/12/2007 PT 109 Thanh toán nợ NCC Phải trả NB Tiền gửi NH ĐT CG DT tài chính Tiền mặt 331BĐ 112CG 515 111 302.540.400 502.500 302.540.400 502.500 15/12/2007 BN 582 PC 219 KH thanh toán Tiền gửi NH ACB Phải thu KH Chi phí tài chính Tiền mặt 112ACB 131 635 111 721.430.588 1.578.400 721.430.588 1.578.400 …………. Song song với việc ghi sổ Nhật ký chung, kế toán mở sổ chi tiết TK 632 để theo dõi chi tiết giá vốn từng mặt hàng, đây là căn cứ để đối chiếu với sổ cái TK 632. Mẫu 2.5. Sổ chi tiết TK 632 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 6321- “Giá vốn máy hàn”. Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007. Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ………… 05/12/2007 0021485 Máy hàn 156MH 267.716.610 ………… 31/12/2007 - Kết chuyển 911 267.716.610 Cộng phát sinh 267.716.610 267.716.610 Ngày 31 tháng 12 năm 2007. KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Cuối kỳ, số liệu trên Nhật ký chung được đưa vào sổ cái TK 632: Mẫu 2.6. Sổ cái TK 632 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 632- Giá vốn hàng bán. Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007. Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 05/12/2007 0021485 Máy hàn 156MH 267.716.610 05/12/2007 0021485 Dây hàn 156DH 342.500.000 12/12/2007 0012486 Que hàn 156QH 241.612.500 17/12/2007 0012487 Mỏ cắt 156MC 104.658.750 31/12/2007 - Kết chuyển 911 956.487.860 Tổng phát sinh nợ: 956.487.860 Tổng phát sinh có: 956.487.860 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.1.2. Kế toán chi phí bán hàng Công tác kế toán chi phí bán hàng là một khâu hạch toán quan trọng giúp hình thành một tổng thể thông tin hoàn chỉnh phục vụ cho các nhà quản lý, nó xác định các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho quá trình tiêu thụ hàng hoá, là cơ sở để lập dự toán chi phí, kế hoạch quỹ lương, tính toán nhu cầu vốn lưu động định mức, giúp xác định kết quả kinh doanh trong kỳ chính xác. Bên cạnh đó từ những thông tin kế toán có được nhà quản lý sẽ quyết định cắt giảm bớt những khoản chi phí nào không cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Những chứng từ dùng để hạch toán chi phí bán hàng gồm có: Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. Bảng tính và thanh toán tiền lương nhân viên. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Hóa đơn vận chuyển và các hóa đơn dịch vụ khác Các chứng từ liên quan khác. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng tài khoản 641- Chi phí bán hàng. Tài khoản này dùng để theo dõi các loại chi phí liên quan tới bán hàng như lương, phụ cấp, thưởng, BHXH của nhân viên phòng kinh. Sở dĩ có hiện tượng này là vì phòng kinh doanh của công ty đảm trách tất cả các công việc liên quan tới tiêu thụ hàng hóa của công ty như liên hệ với khách hàng, quảng cáo, tiếp khách, lập ra các hợp đồng bán… Do đó, công ty ap dụng chế độ trả lương cho nhân viên phòng kinh doanh theo kết quả bán hàng. Chính vì thế, nhân viên phòng kinh doanh chính là bộ phận bán hàng của công ty. Ngoài ra còn có các chi phí bán hàng khác cũng được theo dõi trên tài khoản 641 là chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong bộ phận bán hàng, chi phí lưu kho bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo hành, quảng cáo, tiếp khách, quà biếu… và nhiều loại chi phí bằng tiền khác. Từ các chứng từ gốc như: giấy báo nợ, hóa đơn thu phí, hóa đơn cung cấp dịch vụ vận tải, vé máy bay, tàu hỏa, công tác phí… sẽ được kế toán tiến hành phân loại khoản mục phí và nhập vào máy (thường để nhập các chứng từ này kế toán sử dụng các bảng nhập như Giấy báo nợ, Phiếu chi, Phiếu kế toán khác… thuộc phần hành kế toán vốn bằng tiền và phần hành kế toán tổng hợp). Phần mềm kế toán sẽ tự động tập hợp tất cả các chi phí phát sinh đó vào TK 641, trên cột phát sinh nợ. Sau đó đến cuối kỳ, những số liệu này sẽ được vào sổ cái TK 641 và kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. TK 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi các khoản chi phí khác nhau, gồm có: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng. TK 6412: Chi phí vật liệu bao bì. TK 6413: Chi phí dụng cụ đồ dùng. TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6415: Chi phí bảo hành. TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6418: Chi phí bằng tiền khác. Đây là một điểm rất hợp lý trong công tác tổ chức kế toán của công ty vì việc chi tiết tài khoản 641 thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi riêng từng khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động bán hàng như vậy rất thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu sổ sách của kế toán. Ví dụ: Ngày 06/12/2007, công ty xuất tiền mặt (PC 214) thanh toán cho công ty vận tải phí vận chuyển lô hàng bán cho khách hàng ngày 05/12/2007, số tiền gồm cả thuế GTGT là 550.000 đồng. Kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo bút toán: Nợ TK 6418: 500.000 Nợ TK 133: 50.000 Có TK 111: 550.000 Căn cứ vào phiếu chi số 214, kế toán ghi nghiệp vụ thanh toán vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ, số liệu này được đưa vào sổ cái TK 641. Mẫu 2.7. Sổ cái TK 641 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 641- Chi phí bán hàng. Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007. Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ………. 06/12/2007 PC 214 Tiền Việt Nam 1111 500.000 15/12/2007 0025340 Tiền gửi VND tại NH Á Châu ACB 1121ACB 2.151.500 31/12/2007 Lương nhân viên 334 7.026.300 31/12/2007 KHTSCĐ 214 1.125.475 31/12/2007 Kết chuyển 911 10.803.275 Tổng phát sinh nợ: 10.803.275 Tổng phát sinh có: 10.803.275 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.1.3. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp Công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý cũng như trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, nó giúp xác định các khoản chi phí phục vụ cho vịêc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp; phản ánh, giám đốc kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của từng khoản chi phí từ đó đảm bảo xác định chính xác thu nhập, khắc phục tình trạng “lãi giả, lỗ thật”, góp phần ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí trong kinh doanh, giúp hạ thấp chi phí và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Các chứng từ liên quan được sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng. Bảng tính và thanh toán tiền lương nhân viên. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ. Hóa đơn các dịch vụ như điện thoại, điện, nước… Kế toán theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bằng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm: chi phí tiền lương, trích BHXH, tiền thưởng, phụ cấp…của nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý như máy tính, máy photocopy… chi phí mua đồ dùng văn phòng, chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định dùng cho văn phòng, các khoản phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài như trả tiền điện, nước, điện thoại của trụ sở chính và các chi phí bằng tiền khác. Bên cạnh đó kế toán còn hạch toán vào TK 642 các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, hạch toán vào tài khoản chi tiết là TK 6428. TK 642 còn được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết đối với từng khoản chi phí phát sinh liên quan đến công tác quản lý: - TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý. TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý. TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng. TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định. TK 6425: Thuế, phí và lệ phí. TK 6426: Chi phí dự phòng. TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài. TK 6428: Chi phí bằng tiền khác. Việc hạch toán đối với tài khoản này cũng được tiến hành tương tự như đối với TK 641. Từ các chứng từ gốc kế toán nhập số liệu vào máy. Cuối kỳ máy sẽ tự động vào sổ cái TK 642 và kết chuyển vào TK 9111 để xác định kết quả. Ví dụ: ngày 02/12/2007, xuất quỹ tiền mặt để mua giấy và mực in dùng trong văn phòng theo phiếu chi số 213, số tiền chưa có thuế GTGT là 3.252.750 đồng. Kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo bút toán: Nợ TK 6423: 3.252.750 Nợ TK 133: 325.275 Có TK 111: 3.578.025 Kế toán căn cứ vào hóa đơn của công ty bảo hiểm và phiếu chi số 213 để ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ, số liệu đó sẽ được đưa vào sổ cái TK 642. Mẫu 2.8. Sổ cái TK 642 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ………. 02/12/2007 PC 213 Tiền Việt Nam 1111 3.578.025 05/12/2007 0023450 Tiền gửi tại NH Đẩu tư Cầu Giấy 1121CG 1.056.450 ………….. 31/12/2007 Lương nhân viên 334 14.507.800 31/12/2007 KHTSCĐ 214 1.805.275 31/12/2007 - Kết chuyển 911 20.947.550 Tổng phát sinh nợ: 20.947.550 Tổng phát sinh có: 20.947.550 Số dư cuối kỳ : 0 Ngày 31 tháng 12 năm2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.1.4. Kế toán chi phí và doanh thu tài chính Đối với các khoản chi phí tài chính: Kế toán hạch toán chi phí tài chính của công ty bằng tài khoản 635- Chi phí tài chính và theo dõi trên sổ cái tài khoản 635. Chi phí này chủ yếu gồm có chi phí lãi vay của công ty và các khoản chiết khấu thanh toán của công ty dành cho khách hàng của mình. Đối những khoản vay ngắn hạn cũng như vay dài hạn, công ty đều áp dụng hình thức trả lãi định kỳ. Hàng tháng kế toán tính ra số lãi vay phải trả và hạch toán vào tài khoản 635. Công ty áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán cho những khách hàng thanh toán sớm trước hạn. Chính sách này của công ty nhằm khuyến khích khách hàng sớm thanh toán nợ cho công ty để được hưởng chiết khấu thanh toán. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán tính ra số chiết khấu thanh toán mà khách hàng được hưởng rồi trừ trực tiếp vào số tiền thanh toán của khách hàng hoặc thanh toán bằng tiền mặt cho khách hàng. Số chiết khấu đó sẽ được kế toán hạch toán vào tài khoản 635 và cuối kỳ vào sổ cái tài khoản. Ví dụ: ngày 15/12/2007, công ty Lilama 69/1 thanh toán tiền mua hàng cho công ty trước hạn thanh toán trong hợp đồng và được hưởng số tiền chiết khấu thanh toán là 1.578.400 đồng. Khách hàng đã nhận số tiền đó bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu chi số 219, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ số liệu đó sẽ được vào sổ cái TK 635. Mẫu 2.9. Sổ cái TK 635 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 635- Chi phí tài chính Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007. Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có …………. 10/12/2007 PC219 Chiết khấu thanh toán 111 1.578.400 15/12/2007 Chiết khấu thanh toán 131 951.250 …………….. 31/12/2007 PC225 Thanh toán lãi vay 111 18.607.486 31/12/2007 - Kết chuyển 911 22.591.325 Tổng phát sinh nợ: 22.591.325 Tổng phát sinh có: 22.591.325 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Đối với các khoản thu từ hoạt động tài chính: công ty sử dụng tài khoản 515- Doanh thu từ hoạt động tài chính để hạch toán và theo dõi các khoản này trên sổ cái tài khoản 515. Doanh thu từ hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là các khoản chiết khấu được hưởng trong quá trình mua hàng. Các khoản này thường chiếm một tỷ lệ rất nhỏ, tuy nhiên, nó vẫn được hạch toán và theo dõi đầy đủ trên tài khoản 515. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động hạch toán số liệu vào bên có của tài khoản 515 và cuối kỳ vào sổ cái tài khoản. Ví dụ: ngày 14/12/2007, công ty chuyển tiền thanh toán cho nhà cung cấp và được hưởng số tiền chiết khấu thanh toán là 502.500 đồng, đã nhận bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu thu số 109 để ghi nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ số liệu đó sẽ được chuyển vào sổ cái TK 515. Mẫu 2.10. Sổ cái TK 515 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 515- Doanh thu hoạt động tài chính Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có ………. 14/12/2007 0023475 Chiết khấu thanh toán 331 502.500 17/12/2007 PT109 Chiết khấu thanh toán 111 921.750 31/12/2007 - Kết chuyển 911 1.424.250 1.424.250 Tổng phát sinh nợ: 1.424.250 Tổng phát sinh có: 1.424.250 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 .tháng 12 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.2. Kế toán doanh thu Doanh thu tiêu thụ của công ty được xác định như sau: Doanh thu tiêu thụ hàng hóa = đơn giá bán X số lượng hàng hóa tiêu thụ Thông thường, công ty có một bảng đơn giá cố định cho mỗi mặt hàng mà trước khi ký kết hợp đồng công ty sẽ dựa trên tình hình thị trường và giá bán của nhà cung cấp để đưa ra mức giá thỏa thuận. Doanh thu bán hàng của công ty được ghi nhận sau khi việc giao nhận hàng hoàn tất, kế toán xuất hóa đơn và được khách hàng chấp nhận thanh toán. Công ty chủ yếu áp dụng hình thức bán hàng trực tiếp, hai bên thực hiện giao nhận hàng tại kho của công ty hoặc kho của khách hàng. Khi có đơn đặt hàng, phòng kinh doanh sẽ lập tổ chức ký kết hợp đồng theo thỏa thuận của cả hai bên. Nội dung hợp đồng sẽ quy định rõ nơi hàng hóa được giao nhận và hình thức thanh toán của khách hàng. Theo hình thức tiêu thụ này, khi hàng hóa đã được giao cho khách hàng thì công ty coi như hàng hóa đã được tiêu thụ, công ty không còn quyền sở hữu đối với hàng hóa nữa. Khi đó kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT chuyển tới phía khách hàng cùng với biên bản giao nhận hàng hóa. Hóa đơn bán hàng này phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán và sẽ được làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bản kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa bán ra. Công ty Kỹ Thuật Công nghiệp Thăng Long là một công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại, hoạt động chủ yếu của công ty là hoạt động bán hàng. Do đó, doanh thu của công ty chủ yếu thu từ hoạt động bán hàng. Đây là nguồn lợi nhuận gần như là duy nhất của công ty do đó nó đòi hỏi viêc hạch toán doanh thu phải được thực hiện một cách chính xác và đầy đủ. Những chứng từ mà công ty sử dụng để hạch toán doanh thu tiêu thụ là: Hợp đồng bán hàng. Hóa đơn GTGT. Biên bản giao nhận hàng. Tài khoản dùng để hạch toán doanh thu tiêu thụ hàng hóa là TK 511. Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty kế toán sử dụng sổ chi tiết bán hàng và sổ cái tài khoản 511. Khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán lập hóa đơn bán hàng và hạch toán vào các loại sổ có liên quan. Căn cứ vào hóa đơn bán hàng kế toán mở sổ chi tiết bán hàng theo từng loại hàng hóa tiêu thụ và cập nhật chứng từ vào máy. Những số liệu đó sẽ được tự động chuyển thẳng vào các loại sổ chi tiết như sổ như bảng kê hóa đơn bán hàng, báo cáo bán hàng tổng hợp và vào các sổ tổng hợp như Nhật ký chung, sổ cái tài khoản 511… Ví dụ: như trên, ngày 05/12/2007, công ty xuất bán theo hóa đơn số 0021485, cho công ty Lilama 69/1 (Bắc Ninh) một lô hàng gồm 20 máy hàn, với đơn giá bán chưa thuế là 45.125.250 đồng/chiếc, giá vốn 38.245.230 đồng/chiếc, và 15 tấn dây hàn với đơn giá bán chưa thuế là 37.120 đồng/kg, giá vốn 34.250 đồng/kg. Công ty và khách hàng đã gặp gỡ và trao đổi, thỏa thuận để ký hợp đồng bán hàng, trong đó có ghi cụ thể sự thỏa thuận của hai bên với nhau vể phương thức giao nhận hàng cũng như phương thức thanh toán tiền hàng của khách hàng. Dựa theo hợp đồng đó, thủ kho làm thủ tục xuất kho hàng hóa chuyển đến cho khách hàng. Đồng thời kế toán hàng hóa lập hóa đơn và chuyển cho khách hàng. Hóa đơn bán hàng được lập theo mẫu như sau: Mẫu 2.11. Hóa đơn GTGT Mẫu số: 01GTKT-3LL HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG AX/2007B Liên 3: Nội bộ 0012485 Ngày 05 tháng 12 năm 2007 Công ty KTCN Thăng Long 93 Cầu Giấy – Hà Nội MST: 0100818448-1 Đơn vị bán hàng:………………………….. Địa chỉ:…………………………………………………………….…….. Số tài khoản:……………………………………………………………... Điện thoại: ………………..MS Họ tên người mua hàng:…………………………………………………. Tên đơn vị: Công ty Lilama 69/3………………………………………… Địa chỉ: 515 Điện Biên Phủ, TP Hải Dương…………………………….. Số tài khoản: 42110 1000425- Ngân hàng ngoại thương Hải Dương. Hình thức thanh toán: chuyển khoản MS:0100818448-1 STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 01 02 Máy hàn Dây hàn Chiếc Kg 7 10.000 45.125.250 37.120 315.876.750 371.200.000 Cộng tiền hàng 687.067.750 Thuế xuất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 34.353.838 Tổng cộng tiền thanh toán 721.430.588 Số tiền viết bằng chữ: bảy trăm hai mươi mốt triệu bốn trăm ba mươi nghìn lăm trăm tám mươi tám đồng/. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) Sau khi làm thủ tục giao hàng cho khách hàng thì hàng hóa đó được coi là đã tiêu thụ. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán ghi chép số liệu vào bảng tổng hợp Nhập-xuất-tồn kho. Hóa đơn bán hàng là căn cứ để cuối kỳ kế toán lên bảng kê hóa đơn chứng từ theo mẫu như sau: Mẫu 2.12. Bảng kê hóa đơn bán hàng BẢNG KÊ HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Mã kho Mã NX Số lượng Giá bán Doanh thu Ngày Số ………. 05/12/2007 0021485 CT Lilama 69/3 Máy Dây hàn CT 131LI 131LI 7 chiếc 10.000kg 45.125.250 37.120 315.876.750 371.200.000 Tiền hàng Tiền thuế Tổng cộng 687.076.750 34.353.838 721.430.588 12/12/2007 0021486 CT cơ khí QT Bán que hàn CT 131QT 8.500kg 31.350 266.475.000 Tiền hàng Tiền thuế Tổng cộng 266.475.000 26.647.500 193.122.500 17/12/2007 0021487 CT Đóng tàu HP Bán Mỏ cắt CT 131HP 45 chiếc 2.757.500 124.087.500 Tiền hàng Tiền thuế Tổng cộng 124.087.500 12.408.750 136.496.250 Tổng tiền hàng: 1.077.639.250 Tổng thuế GTGT: 73.410.088 Tổng thanh toán: 1.151.049.338 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, họ tên) Bên cạnh đó kế toán cũng mở sổ chi tiết bán hàng theo dõi tình hình tiêu thụ của từng loại mặt hàng trong kỳ. Mẫu 2.13. Sổ chi tiết bán hàng SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG Tên hàng hóa: máy hàn. Tháng 12/2007. Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu Ngày Số SL Đơn giá Thành tiền Thuế Các khoản khác …….. 05/12/2007 0021485 Máy hàn 131 7 45.125.250 …… Cộng Phần thuế của số hàng hóa tiêu thụ được theo dõi tổng hợp trên sổ thuế GTGT: Chứng từ Diễn giải Số thuế GTGT đầu ra phát sinh trong kỳ Số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ Số thuế GTGT phải nộp Thuế GTGT đã nộp Số thuế GTGT cuối kỳ Ngày Số Còn phải nộp Nộp thừa ….. 05/12/2007 0021485 Máy hàn 15.793.838 Đồng thời hóa đơn là căn cứ để kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung (như trên đã ghi). Cuối kỳ, số liệu này sẽ được chuyển lên sổ cái TK 511 Mẫu 2.14. Sổ cái TK 511 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 511- Doanh thu bán hàng. Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007. Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có …….. 05/12/2007 0021485 Bán máy hàn 131 315.876.750 05/12/2007 0021485 Bán dây hàn 131 267.716.610 12/12/2007 0021486 Bán que hàn 131 266.475.000 17/12/2007 0021487 Bán mỏ cắt 131 124.087.500 31/12/2007 - Kết chuyển 911 1.077.639.250 Tổng phát sinh nợ: 1.077.639.250 Tổng phát sinh có: 1.077.639.250 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) 2.3. Các khoản giảm trừ doanh Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm có: Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại. Tuy nhiên công ty không thực hiện chính sách chiết khấu thương mại đối với khách hàng. Công ty thực hiện chính sách giảm giá hàng bán đối những hàng hóa bán không đúng với quy cách phẩm chất như trong hợp đồng đã ký kết, nhưng từ trước đến nay ở công ty chưa thấy có hiện tượng này cũng như chưa có trường hợp nào hàng bán bị trả lại. Để theo dõi các khoản giảm trừ doanh thu này, kế toán sử dụng các tài khoản: TK 531- Hàng bán bị trả lại và TK 532- Giảm giá hàng bán. Mặc dù chưa có hiện tượng giảm giá hàng bán do hàng bán không đúng quy cách phẩm chất trong hợp đồng đã ký kết và cũng chưa có trường hợp nào hàng bán bị trả lại, nhưng theo quy định của công ty, khi có các trường hợp này xảy ra thì kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ có liên quan như hóa đơn hay thỏa thuận giữa công ty với khách hàng để hạch toán vào tài khoản tương ứng và theo dõi trên các sổ cái tài khoản tương ứng. 2.4. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Xác định kết quả kinh doanh là một công việc hết sức quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp vì nó phản ánh tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn đã qua. Nó là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá khái quát về những thành tựu hay yếu kém trong kinh doanh của mình. Ngoài ra, nó còn là đối tượng quan tâm của nhiều đối tượng khác như cục thuế, đối tác, nhà đầu tư, ngân hàng … Do vậy, việc xác định kết quả kinh doanh cần phải được thực hiện chính xác, khách quan và toàn diện về tình hình kinh doanh của công ty. Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là hoạt động chính và quan trọng nhất của doanh nghiệp. Kết quả của hoạt động bán hàng đối với doanh nghiệp thương mại góp phần lớn vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, công việc này đòi hỏi phải được thực hiện với độ chính xác cao và tránh nhầm lẫn. - - Lợi nhuận Doanh thu thuần Giá vốn hàng bán Chi phí BH&QLDN = - Chi phí thuế TNDN Kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh để xác định kinh doanh cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tại công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long, hoạt động chính và hầu như là duy nhất của công ty để thu được lợi nhuận là hoạt động bán hàng, do đó trên TK 911 hầu như chỉ theo dõi kết quả bán hàng của công ty. Cuối kỳ hoạt động kinh doanh, căn cứ trên sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 515, TK 632, TK 641, Tk 642, TK 635 máy tính sẽ tự động thực hiện các bút toán kết chuyển, lên sổ cái TK 911 và xác định kết quả bán hàng. Sau khi vào các loại sổ sách trên, máy tính sẽ tự động tính chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành theo thuế suất 28% và vào sổ cái TK 821. Mẫu 2.15. Sổ cái TK 911 CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản: 911- Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Số dư đầu kỳ: 0 Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số PS nợ PS có 31/12/2007 Kết chuyển 511 1.077.639.250 31/12/2007 Kết chuyển 632 956.487.860 31/12/2007 Kết chuyển 641 10.803.275 31/12/2007 Kết chuyển 642 20.947.550 31/12/2007 Kết chuyển 515 1.424.250 31/12/2007 Kết chuyển 635 22.591.325 31/12/2007 Chi phí thuế TNDN 821 19.105.377 31/12/2007 Kết chuyển 421 49.128.113 Tổng phát sinh nợ: 1.079.063.500 Tổng phát sinh có: 1.079.063.500 Số dư cuối kỳ: 0 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ (ký, họ tên) (ký, họ tên) Bảng 2. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007 Đơn vị tính: đồng. Chỉ tiêu Mã số Kỳ này Kỳ trước 1 2 4 3 1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ doanh thu 3. Doanh thu thuần về BH và cung cấp DV 4. Giá vốn hàng bán 5. Lợi nhuân gộp về BH và cung cấp dịch vụ 6. Doanh thu hoạt động tài chính 7. Chi phí tài chính 8. Chi phí bán hàng 9. Chi phí quản lý doanh nghiệp 10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 11. Thu nhập khác 12. Chi phí khác 13. Lợi nhuận khác 14. Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại 17. Lợi nhuận sau thuế TNDN 01 02 10 11 20 21 22 24 25 30 31 32 40 50 51 52 60 1.077.639.250 0 1.077.639.250 956.487.860 121.151.390 1.424.250 22..591.325 10.803.275 20.947.500 68.233.490 0 0 0 68.233.490 19.105.377 0 49.128.113 732.500.350 0 732.500.350 643.591.200 88.909.150 0 19.250.400 9.735.200 21.796.750 0 0 0 38.126.800 10.675.504 0 27.451.296 Chương 3 HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long 3.1.1. Những ưu điểm Qua những phân tích và nhận xét về tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty như trên ta có thể thấy công ty đã vận dụng khá tốt các chuẩn mực và chế độ kế toán của nước ta. Công ty Kỹ thuật công nghiệp Thăng Long đã từng bước thực hiện mô hình quản lý, hạch toán khoa học phù hợp với lĩnh vực hoạt động cũng như quy mô kinh doanh giúp cho công ty ngày càng ổn định về tài chính, đứng vững trên thị trường. Nhờ vậy, trong những năm qua công ty đã liên tục đạt được nhiều thành công. Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô kinh doanh, các bộ phận chuyên trách được chia thành các phòng ban chức năng khác nhau để quản lý tốt hoạt động của công ty. Các bộ phận có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và kịp thời cung cấp thông tin cần thiết cho nhà lãnh đạo công ty trong việc giám sát, kiểm tra và nghiên cứu thay đổi chính sách quản lý kinh tế phù hợp với yêu cầu quản lý nói chung và đặc điểm kinh doanh của công ty nói riêng. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Kế toán đã phát huy được vai trò của mình trong quản lý kinh doanh của công ty, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu về bộ máy kế toán của công ty, em nhận thấy bộ máy kế toán của công ty đã đạt được rất nhiều thành tựu đáng kể: Về tổ chức bộ máy kế toán: Công ty đã áp dụng hình thức kế toán theo mô hình tổ chức bộ máy tập trung và phân công theo chức năng. Hình thức tổ chức kế toán này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty nên đã đảm bảo việc kiểm tra, giám sát và đối chiếu số liệu. Từ đó cung cấp thông tin kế toán và tập trung xử lý nghiệp vụ kế toán phát sinh về một đầu mối là phòng tài chính kế toán. Bên cạnh đó, Công ty đã thiết lập được một bộ máy kế toán tuy khá gọn nhẹ, chỉ bao gồm bốn người nhưng đã tổ chức tương đối hoàn chỉnh, có tay nghề chuyên môn khá vững vàng, được phân công nhiệm vụ một cách rõ ràng. Chính điều này đã tạo ra sự chuyên môn hóa trong công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán nói riêng và của công tác quản lý tài chính nói chung của công ty. Ngoài ra, công ty còn có riêng một kiểm toán viên nội bộ (dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Hội đồng quản trị công ty), nhằm kiểm tra, xem xét hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ của bộ máy kế toán, góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán, kịp thời báo cáo với hội đồng quản trị những sai phạm và hiệu quả của công tác này, tạo ra một hệ thống quản lý rõ ràng và minh bạch. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty sử dụng khá nhiều các loại chứng từ khác nhau, phù hợp với từng phần hành. Các chứng từ này chủ yếu được lập theo các chứng từ như trong các quy định, hướng dẫn của Bộ tài chính. Kế toán thực hiện rất nghiêm việc lập và luân chuyển chứng từ như chế độ quy định để đảm bảo tính khách quan và nhằm bảo vệ chứng từ không bị mất mát, hư hỏng. Chứng tù được lưu giữ một cách khoa học và ngăn nắp, được chia theo thời gian để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm để kiểm tra, đối chiếu cũng như thuận lợi cho công tác bảo quản chứng từ. Phòng kế toán có hẳn một phòng để lưu trữ chứng từ, sổ sách và các tài liệu kế toán của năm trước. Chỉ có kế toán trưởng và Giám đốc là người có chìa khóa để mở cửa phòng này. Chỉ trong những trường hợp cần kiểm tra, thanh tra hay cần điều chỉnh các sai phạm của năm trước thì phòng này mới được mở ra để thu thập chứng từ. Về hình thức kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung để ghi sổ. Hình thức này vừa đơn giản, ghi chép không quá phức tạp cả về quy trình ghi sổ cũng như yêu cầu về các loại sổ sách mà thông tin còn được ghi chép rất đầy đủ, chi tiết, đảm bảo có hệ thống, chính xác, phù hợp với quy mô cũng như yêu cầu hạch toán chung của công ty. Về hệ thống tài khoản: Công ty đã áp dụng tuân thủ đúng chế độ Nhà nước ban hành, kế toán hạch toán theo như nội dung tài khoản. Công ty còn áp dụng linh hoạt việc vận dụng tài khoản phù hợp, thể hiện ở việc phân chia các tài khoản cấp ba để tăng cường độ chi tiết cũng như độ chính xác của thông tin giúp công tác quản lý thêm thuận lợi. Về sổ sách kế toán: Hầu như tất cả mọi hoạt động hạch toán của công ty đều được thực hiện băng máy, bên cạnh đó công ty cũng đồng thời thực hiện việc ghi chép sổ sách bằng tay nhưng rất ít. Do đó gần như toàn bộ sổ sách của công ty đều được lưu trữ trên máy, chỉ có một số lượng rất ít sổ sách quan trọng được in ra và được lưu trữ trong phòng lưu trữ tài liệu. Điều đó đã giúp cho kế toán giảm bớt được rất nhiều khối lượng công việc tính toán và ghi chép, khiến cho việc lập báo cáo trở lên nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. Bên cạnh đó, hệ thống sổ chi tiết của công ty cũng khá đầy đủ nên về cơ bản là đáp ứng được yêu cầu về quản lý. Bên cạnh đó công ty còn thực hiện ghi chép thủ công, do đó công tác đối chiếu tài liệu trên máy với sổ sách ghi chép thủ công nếu được thực hiện thường xuyên thì sẽ giúp dễ dàng tìm ra được sai sót trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Cuối mỗi kỳ, các kế toán viên của công ty còn có nhiệm vụ sao chép số liệu trong kỳ sang lưu trữ tại các đĩa CD đồng thời cuối mỗi năm, tất cả các loại sổ sách cần thiết đều được in ra và đưa vào kho tài liệu lưu trữ song song với số liệu trên máy tính để bảo toàn dữ liệu và phục vụ cho công tác kiểm tra kiểm soát và tránh lệ thuộc quá nhiều vào máy tính cũng như để đề phòng các rủi ro hay tai nạn có thể xảy ra. Ngoài ra, mỗi phần mềm của máy tính đều được cài mật mã riêng để đề phòng trường hợp thất thoát số liệu và tránh việc số liệu có thể bị sửa đổi. Điều này chứng tỏ công ty đã tuân thủ đúng nguyên tắc thận trọng trong công tác bảo quản và lưu trữ số liệu theo đúng chuẩn mực kế toán đã được ban hành. 3.1.2. Những tồn tại và hạn chế Cùng với những mặt tích cực nêu trên, nếu đi vào chi tiết, công ty vẫn còn một số điểm hạn chế trong việc thực hiện công tác kế toán. Về tổ chức bộ máy kế toán: Do quy mô của công ty là một công ty nhỏ nên có sự hạn chế về mặt số lượng nhân sự của công ty. Việc bố trí nhân sự của công ty khá hợp lý, kế toán hàng hóa và kế toán tiền lương là hai phần hành riêng biệt nên có thể do một người đảm nhiệm, tuy nhiên, thủ quỹ của công ty thì chưa có sự độc lập cần thiết với bộ máy kế toán. Thủ quỹ của công ty là do nhân viên kế toán tài sản cố định đảm nhiệm. Khu vực làm việc của thủ quỹ lẽ ra phải được tách riêng so với bộ phận kế toán thì ở đây, thủ quỹ làm việc ngay tại phòng kế toán, không được tách ra thành bộ phận riêng biệt và chịu sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Điều này có thể dẫn tới tình trạng trách nhiệm không được phân chia rõ ràng, khi xảy ra sai sót rất khó để quy trách nhiệm. Bên cạnh đó còn có thể dẫn đến các tình trạng tiêu cực như thông đồng, móc ngoặc… Để tránh tình trạng này, công ty cần có sự phân chia rõ về khu vực làm việc của thủ quỹ và kế toán như thủ quỹ cần có một khu vực làm việc riêng, cần cử riêng một nhân viên làm thủ quỹ và nhân viên này phải tách biệt, không có liên hệ gì với phòng kế toán. Về chứng từ kế toán: Theo chế độ quy định thì mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Tuy nhiên ở công ty, một số nghiệp vụ phát sinh với số tiền nhỏ thì lại không được lập thành chứng từ, hóa đơn. Điều đó có thể dẫn đến thiếu sót một khoản chi phí hay một khoản thu nào đó, mặc dù nó không lớn nhưng cũng có ảnh hưởng đến việc hạch toán của doanh nghiệp. Đồng thời cũng gây sự khó khăn trong việc kiểm soát các khoản chi phí của doanh nghiệp. Về mặt trình tự hạch toán và sổ sách kế toán: Do công ty áp dụng cả kế toán máy song song với ghi chép bằng tay mà kế toán máy có khá nhiều khác biệt so với trình tự hạch toán thủ công. Đúng theo trình tự chung thì kế toán phải vào sổ Nhật ký chung sau đó mới vào sổ cái. Nhưng khi áp dụng kế toán máy thì có đổi khác, tức là những chứng từ gốc song song với việc được nhập vào máy thì được tổng hợp theo bảng kê tài khoản. Các bảng kê đó chính là căn cứ để đối chiếu với Nhật ký chung, sổ cái và các loại sổ chi tiết. Do thực hiện như vậy nên khi kiểm tra công tác kế toán, khi so sánh đối chiếu các loại sổ tổng hợp và các loại sổ chi tiết hay giữa các loại sổ tổng hợp với nhau người ta không dựa trên số dòng, số cột đã được ghi trên Nhật ký chung hay sổ cái mà chỉ dựa vào số hiệu và ngày tháng của chứng từ. Điều này khiến cho việc tìm kiếm khó khăn và mất nhiều thời gian hơn. Hơn nữa việc thực hiện song song cả kế toán trên máy và ghi chép thủ công vừa có ưu điểm như trên đã nói song nó cũng chính là một yếu điểm trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc thực hiện ghi chép như vậy rất phức tạp và dễ gây ra sự nhầm lẫn trong việc ghi sổ của kế toán, làm tăng khối lượng công việc của nhân viên kế toán. Về tài khoản kế toán: Doanh nghiệp sử dụng một hệ thống tài khoản khá đầy đủ và phù hợp với tinh hình hạch toán của công ty. Nhưng bên cạnh đó có một nhược điểm dễ nhận thấy của doanh nghiệp là về việc hạch toán chi phí mua hàng của công ty. Đối với các khoản chi phí này, công ty không sử dụng một tài khoản nào để theo dõi riêng giá mua và chi phí thu mua như theo quy định của chế độ. Trong quá trình mua hàng, kho phát sinh chi phí thu mua, kế toán sẽ hạch toán vào Phiếu kế toán khác rồi định khoản luôn vào TK 642. Kế toán làm như vậy là dựa trên thực tế hoạt động mua hàng của công ty, thông thường với từng đợt nhập mua hàng, doanh nghiệp chỉ nhập một loại hàng hóa nên phân bổ chi phí là không cần thiết do số chi phí này phát sinh với số lượng nhỏ nên. Nhưng cách lý luận đó là sai lầm và không đúng với chế độ quy định. Bên cạnh đó còn có khá nhiều loại chi phí không thể phân bổ trực tiếp cho từng đợt mua hàng mà là chi phí tổng hợp của nhiều lần mua hàng như chi phí điện thoại liên lạc với đối tác, chi phí lương nhân viên phụ trách mua hàng… Hiện nay, tất cả các khoản chi phí đáng lẽ ra phải được tập hợp riêng rồi cuối tháng phân bổ vào giá trị hàng mua nhưng tất cả các khoản chi phí đó cũng đều được hạch toán vào TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc làm đó là không hợp lý, một mặt nó làm tăng chi phí quản lý doanh nghiệp, mặt khác do không phân bổ chi phí mua hàng đã làm ảnh hưởng tới TK 632- giá vốn hàng bán. Điều này có thể dẫn đến những quyết định sai lầm của nhà quản trị trong công tác quản lý doanh nghiệp và quyết định kinh doanh. Một nhược điểm nữa của doanh nghiệp là về việc trích lập dự phòng. Là một doanh nghiệp thương mại nên việc quản lý tốt các khoản vốn bị chiếm dụng là vô cùng quan trọng. Khi xem xét bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp ta thấy khoản mục phải thu khách hàng của doanh nghiệp là một khoản mục quan trọng, chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong công tác hạch toán thanh toán với khách hàng thì doanh nghiệp lại không thực hiện việc đánh giá và lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi. Nếu trong năm các khoản phải thu không đòi được doanh nghiệp sẽ hạch toán luôn vào TK 642. Điều này là không hợp lý, không làm rõ được nguyên nhân gây tăng chi phí dẫn tới việc cung cấp thông tin kế toán không chính xác. Do đó, cuối kỳ công ty nên đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và tiến hành trích lập dự phòng đối với các khoản phải thu được đánh giá là khả năng thanh toán thấp. Một hạn chế nữa trong công tác trích lập dự phòng là công ty cũng không thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Với đặc thù kinh doanh của công ty thì Hàng tồn kho cũng giống như phải thu khách hàng là một phần quan trọng và chiểm tỷ trọng lớn trong quy mô tài sản của doanh nghiệp. Nếu có hiện tượng hàng tồn kho bị giảm giá có thể dẫn tới việc hoạt động kinh doanh của công ty sẽ bị lỗ. Hiện nay, do công ty cho rằng các mặt hàng của mình là đặc thù và có sự biến động giá là không đáng kể nên không trích lập dự phòng giảm giá. Tuy nhiên, với tình hình Việt Nam mới gia nhập WTO như hiện nay, thị trường sẽ có nhiều biến động, việc hàng loạt các doanh nghiệp giảm giá để canh tranh là không thể tránh khỏi. Do vậy, để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, theo em thì công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Ngoài ra, về công tác tiêu thụ hàng hóa, đối với một doanh nghiệp thương mại thì việc tiêu thụ được càng nhiều hàng hóa thì càng mang lại doanh số cao từ đó dẫn đến lợi nhuận cao cho doanh nghiêp. Vì vậy, doanh nghiệp nên áp dụng hình thức chiết khấu thương mại cho khách hàng. Đây là một chính sách khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn nhưng công ty lại không áp dụng chính sách này, đó là một điểm mà theo em doanh nghiệp nên chú ý và sửa đổi. 3.2. Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Kỹ thuật công nghiệp Thăng Long 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán Theo chế độ quy định thì mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Tuy nhiên một số nghiệp vụ nhỏ lại bị bỏ qua không được lập chứng từ với lý do số tiền phát sinh nhỏ. Theo em thì doanh nghiệp cần phải lập đầy đủ hệ thống chứng từ theo quy định. Nếu có các nghiệp vụ phát sinh với số tiền nhỏ không cần thiết phải lập hóa đơn thì kế toán phải có sự ghi chép và có xác nhận đầy đủ về các khoản đó, có thể lập một bảng kê các khoản chi hoặc thu đó nhưng phải đảm bảo rõ ràng và không bỏ sót. 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản Như trên đã phân tích thì toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng của doanh nghiệp đều được hạch toán vào TK 642. Điều đó là không hợp lý và không đúng với chế độ quy định. Theo em thì doanh nghiệp cần phải chi tiết TK 156 thành hai tài khoản cấp 2 là: TK 1561: phản ánh giá trị hàng mua theo hóa đơn. TK 1562: để tập hợp toàn bộ chi phí mua hàng và cuối kỳ sử dụng để phân bổ cho từng loại hàng hóa. Trong quá trình mua hàng, khi phát sinh chi phí mua, kế toán sẽ hạch toán toàn bộ chi phí thu mua đó vào TK 1562. Cuối kỳ phân bổ chi phí đó cho số hàng đã bán theo các tiêu thức phù hợp như phân bổ theo giá trị hoặc số lượng … theo công thức: Chi phí mua hàng phân bổ = chi phí mua hàng đầu kỳ Chi phí mua Hàng cuối kỳ Giá trị hàng hóa nhập trong kỳ Giá trị hàng hóa tồn đầu kỳ + + X Giá trị hàng hóa xuất bán trong kỳ Kế toán hạch toán theo bút toán: Nợ TK 632 Có TK 1562 3.2.3. Các kiến nghị khác Như trên đã phân tích, là một doanh nghiệp thương mại nên hàng tồn kho và phải thu khách hàng là hai khoản vô cùng quan trọng và chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp. Vì vậy công tác kế toán cần phải đặc biệt quan tâm và kiểm soát chặt chẽ hai khoản này. Tuy nhiên, công ty lại không thực hiện việc trích lập dự phòng cho hai khoản này. Theo em đó là sự thiếu sót đáng chú ý vì trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay, việc đó là rất nguy hiểm có thể ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của công ty, vì vậy việc trích lập dự phòng là việc làm cần thiết. Về trích lập dự phòng phải thu khó đòi: để lập dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng TK 139- dự phòng phải thu khó đòi và chi tiết cho từng khách hàng. Vào cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được thì phải trích lập dự phòng phải thu khó đòi. Nợ TK 6426: Chi phí dự phòng. Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Theo quy định, khách hàng nợ quá hạn 2 năm trở lên kể từ ngày quá hạn thanh toán thì mới được quyền trích lập dự phòng và chi phí lập dự phòng đối với khách hàng thực sự mất khả năng thanh toán nợ cho công ty. Trường hợp đặc biệt tuy chưa quá hạn 2 năm nhưng khách hàng đang trong thời hạn xem xét, giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác thì số nợ đó được coi là nợ khó đòi. Mức dự phòng phải lập tối đa không quá 20% tổng số dư nợ phải thu của doanh nghiệp tại thời điểm cuối năm và đảm bảo cho doanh nghiệp không bị lỗ. Đối với các khoản nợ được xóa sổ thì căn cứ vào các chứng từ sau: Biên bản của hội đồng xử lý nợ, bảng kê chi tiết các khoản nợ khó đòi, quyết định của tòa án, giấy xác nhận của chính quyền địa phương đối với người nợ đã chết hoặc không có tài sản, lệnh truy nã hoặc xác nhận của cơ quan pháp luật đới với con nợ bỏ trốn hoặc đang bị truy tố, quyết định của cấp có thẩm quyền về xử lý số nợ không thu hồi được, kế toán tiến hành xóa sổ các khoản nợ không đòi được và theo dõi trong 5 năm. Khi tiến hành xóa sổ các khoản phải thu đã lập dự phòng, ngoài bút toán xóa sổ, kế toán phải hoàn nhập số dự phòng đã lập: Bút toán 1: Nợ TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý. Bút toán 2: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi. Nợ TK 6426: Chi phí dự phòng (phần chênh lệch giữa số nợ phải thu khó đòi xóa sổ và số dự phòng đã lập) Có TK 131: Phải thu khách hàng. Phương pháp xác định mức dự phòng cần lập: Ước tinh trên doanh thu bán chịu (phương pháp kinh nghiệm): Số DPPT cần lập cho năm tới = tổng DT bán chịu X số PT khó đòi ước tính Ước tính với khách hàng đáng ngờ (dựa vào thời gian quá hạn thực tế) Số DPPT cần lập cho năm tới = số PTKH đáng ngờ X số % ước tính ko thu được Đối với các khoản phải thu khó đòi đã xử lý cho xóa sổ, nếu sau đó lại bị thu hồi được nợ kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Đồng thời ghi đơn Có TK 004 Về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Để trích lập dự phòng này, kế toán sử dụng TK 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho số hàng còn tồn kho cuối kỳ. TK này được mở chi tiết cho từng loại hàng hóa. Khi thấy giá thị trường giảm so với giá thực tế thì kế toán tiến hành trích lập dự phòng cho số hàng còn tồn kho cuối kỳ. Nợ TK 632: Ghi giảm giá vốn hàng bán. Có TK 159: Trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Trong niên độ kế toán tiếp theo, nếu hàng tồn kho không bị giảm giá đã tiêu thụ ngoài các bút toán ghi nhận doanh thu, giá vốn, kế toán phải hoàn nhập số dự phòng đã lập cho số hàng đó theo bút toán: Nợ TK 159 Có TK 632 KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt như hiện nay, nhất là trong điều kiện Việt Nam mới ra nhập Tổ chức thương mại quốc tế (WTO), mọi tổ chức cũng như cá nhân đều phải không ngừng nỗ lực phấn đấu, tiếp thu kiến thức và công nghệ để không sợ bị tụt hậu so với tốc độ phát triển về tri thức chóng mặt như hiện nay. Chính vì vậy, bản thân em, với tư cách là sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân cũng không ngừng nỗ lực học hỏi, không những chỉ kiến thức trên ghế nhà trường mà cả những kiến thức thực tế ngoài xã hội. Trong thời gian thực tập tại công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long với sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ nhân viên phòng kế toán của công ty đặc biệt là sự chỉ bảo của PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quang, em đã có được cơ hội để áp dụng những kiến thức mình thu nhận được trên ghế nhà trường vào thực tiễn công việc và còn học hỏi được rất nhiều những kiến thức thực tế. Từ những kiến thức có được trong thời gian qua giúp em có thể hoàn thành được Báo cáo chuyên đề của mình với đề tài “Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty Kỹ thuật Công nghiệp Thăng Long” Tuy nhiên, do chưa có nhiều kinh nghiệm, hiểu biết còn hạn chế và thời gian thực tập ở công ty chưa lâu nên báo cáo của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được những nhận xét và ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, đặc biệt là sự chỉ bảo của PGS.TS.Nguyễn Ngọc Quang cũng như ý kiến của các cô chú, anh chị trong công ty để đề tài có giá trị thực tiễn cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn!