Chuyên đề Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp

hãng nước ngoài cung cấp. - Thực hiện các hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật. 1.3. Công tác tổ chức quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp. 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu giám đốc lãnh đạo trực tuyến, nghĩa là giám đốc là người trực tiếp chỉ đạo và điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện Tử Công nghiệp (trang bên) * Giải thích sơ đồ: - Đứng đầu Công ty là giám đốc, giám đốc là người đại diện cho quyền lực và nghĩa vụ của toàn thể Công ty trước cơ quan cấp trên và pháp luật. Giám đốc chịu trách nhiệm chung về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, trực tiếp phụ trách khâu tổ chức lao động, giao nhiệm vụ và quyền hạn cho các phòng ban chức năng, quyết định mọi phương hướng điều kiện và hoạt động của Công ty. Dưới giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban chức năng: - Công ty Điện tử Công nghiệp chỉ có một giám đốc, phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong việc điều hành quản lý Công ty. Phó giám đốc là người trực tiếp điều hành hoạt động của các phòng ban thuộc phạm vi của mình theo quy chế của Tổng Công ty. - Phòng hành chính quản trị: Có nhiệm vụ bao quát về mọi hành vi thủ tục có liên quan đến hành chính như: quản lý công văn đi, công văn đến ... - Phòng tổ chức nhân sự đào tạo: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý sắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân viên, theo dõi công tác thi đua khen thưởng, giải quyết các vấn đề về nhân sự, nhân lực và các vấn đề về các chế độ chính sách. - Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ theo dõi mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, phòng kế toán là tham mưu đắc lực cho lãnh đạo Công ty thông qua quản lý tình hình mua sắm, nhập vật tư, thiết bị, tập hợp chi phí, và tính giá thành sản phẩm, tình hình tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh. Ngoài ra, phòng còn tham gia cho giám đốc trong mọi vấn đề điều hành Công ty, nâng cao hiệu quả kinh tế. Lãnh đạo phòng kế toán là kế toán trưởng, phòng kế toán được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc Công ty. - Phòng kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ giúp giám đốc trong việc tổ chức mua bán hàng hoá đồng thời theo dõi sự biến động của hàng hoá về cả chỉ tiêu chất lượng và số lượng. - Phòng khoa học: Thực hiện giám sát kiểm tra kỹ thuật chế tạo lắp đặt các thiết bị đảm bảo chất lượng. Nghiên cứu các biện pháp nâng cao chất lượng các hạng mục công trình, nghiên cứu chế tạo các thiết bị mới. - Các phòng chức năng thực hiện các chức năng chính của mình đồng thời là bộ phận tham mưu cho giám đốc để điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Mối quan hệ giữa các phòng là mối quan hệ bình đẳng. - Các cửa hàng và trung tâm là đơn vị trực thuộc Công ty. Trong công tác sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo quản lý của Công ty mà trực tiếp là giám đốc và các phòng chức năng. Các cơ sở sản xuất, kinh doanh này đều tổ chức bộ máy quản lý riêng, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, định kỳ sẽ báo sổ chi tiết, tổng hợp về Công ty để kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính và bảng cân đối kế toán để hoàn thành nhiệm vụ Công ty giao. Như vậy theo kiểu tổ chức quản lý này thì ban giám đốc sẽ được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, bàn bạc tìm ra các giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Và giám đốc còn toàn quyền quyết định trong điều kiện, mệnh lệnh được tập trung, tránh tình trạng phân tán quyền hành. Tuy nhiên theo kiểu tổ chức này thì người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết quan hệ với các bộ phận chức năng nên phải tổ chức họp điều hành nhiều và tốn thời gian. Đồng thời các thông tin từ ban lãnh đạo xuống các phòng ban phải mất nhiều thời gian, có khi thiếu chính xác. 1.3.2. Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty Điện tử Công nghiệp. Toàn bộ cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty được chia thành hai bộ phận chính: + Bộ phận 1: Bộ phận sản xuất của Công ty + Bộ phận 2: Bộ phận kinh doanh của Công ty (đây là bộ phận chủ đạo của Công ty ). - Bộ phận 1 bao gồm: + Trung tâm tự động hoá + Trung tâm xây lắp điện + Trung tâm quản lý và phát triển dự án + Trung tâm đo lường và điều khiển ở bộ phận này chỉ sản xuất khi có đơn đặt hàng vì sản phẩm ra có giá trị lớn, mang tính đơn chiếc, Công ty không thể sản xuất đồng loạt được. Khi có đơn đặt hàng thì các bộ phận này sẽ đi đấu thàu, và khi trúng thầu bắt đầu đi khảo sát, thiết kế, chế tạo, lắp đặt ... Cuối cùng là hoàn thành sản phẩm nghiệm thu và bàn giao công trình. - Bộ phần 2 bao gồm: + Trung tâm điện tử và KHCN + Trung tâm thiết bị điện. + Cửa hàng viễn thông + Trung tâm điện lạnh + Trung tâm tin học + Trung tâm tư vấn và thiết kế điện + Trung tâm công nghệ cao + Trung tâm hỗ trợ kỹ thuật Bộ phận này tham gia và quá trình kinh doanh, cung cấp các dịch vụ, các sản phẩm điện tử và điện lạnh viễn thông, vật liệu điện. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán. Căn cứ vào đặc điểm, quy trình sản xuất của các ngành điện, điện tử và công tác thực tế của quá trình sản xuất kinh doanh tại Công ty Điện tử Công nghiệp mà bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức phân tán. Theo hình thức kế toán này thì các chi nhánh, trung tâm của công ty đều tổ chức bộ máy kế toán riêng, kế toán của các cửa hàng, trung tâm có nhiệm vụ báo cáo sổ tổng hợp lên văn phòng công ty, để kế toán ỏ công ty tổ hợp số liệu, lập báo cáo tài chính. Trong phòng kế toán của công ty hiện nay đã sử dụng phần mềm kế toán do chính công ty viết (Phần mềm SOFT trong nền FOXPRO). Việc sử dụng kế toán máy đã đem lại nhiều thuận lợi và tiện ích cho việc quản lý chứng từ và phục vụ cho nhu cầu quản lý của công ty, tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo kịp thời của Giám đốc Công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, do mới ứng dụng kế toán máy và do trình độ nhân viên kỹ thuật của Công ty còn nhiều hạn chế, nên phần mềm kế toán của công ty chưa được hoàn thiện, có phần kế toán phải vào sổ bằng tay. Ví dụ như: + Sổ chi tiết bán hàng: do yêu cầu quản lý thì kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng đối tượng, nhưng phần mềm kế toán của công ty chỉ mới được chi tiết theo từng khoản, do đó với sổ chi tiết bán hàng, kế toán phải vào bằng tay. + Sổ quỹ tiền mặt: do thủ quỹ viết + Các chứng từ thì kế toán đều phải viết bằng tay. .v.v. Bộ máy kế toán của công ty được bố trí như sau: * Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán Phòng kế toán của công ty bao gồm 6 người, trong đó: - Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng kế toán: chịu trách nhiệm chỉ đạo chung toàn bộ hoạt động của bộ máy kế toán công ty. Kế toán trưởng là người tham mưu cho Giám đốc về mọi mặt trong quản lý hoạt động tài chính kế toán. Chỉ đạo và điều hành trực tiếp các nhân viên, các đơn vị trực thuộc thực hiện đúng chế độ kế toán quy định, đôn đốc các đơn vị trực thuộc, nhân viên kế toán hoàn thành tốt các chỉ tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch được giao trong năm tài chính. - Kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán): có niệm vụ kiểm tra, đối chiếu làm các báo cáo tổng hợp theo định kỳ, phản ánh giá thành thực hiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính gửi lên cấp trên, cục thuế, ngân hàng, bộ tài chính. - Kế toán thanh toán: hàng ngày theo dõi các phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, thanh toán công nợ. -Kế toán hàng hoá: theo dõi tình hình xuất nhập tồn hàng hoá trong ngày, kiểm tra đối chiếu số liệu và đảm bảo độ chính xác cao trong từng đơn đặt hàng. - Kế toán thuế: là người chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán, thực hiện nghĩa vụ đối với ngân hàng nhà nước. Căn cứ vào các chứng từ, bảng kê mua bán hàng hoá, dịch vụ của toàn công ty tính ra khoản thuế phải nộp hay các khoản được khấu trừ, lập kế hoạch nộp ngân sách và bảng tổng hợp thuế. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý lượng tiền thực có trong quỹ và trực tiếp thu , chi quỹ tiền mặt của Công ty. - Kế toán các trung tâm, chi nhánh: phải mở sổ kế toán thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán, tổng hợp số liệu đưa lên phòng kế toán của công ty. Kế toán công ty chỉ quan tâm đến lợi nhuận, doanh thu của các trung tâm và chi nhánh nên chỉ vào những con số tổng hợp mà không cần quan tâm đến chi tiết từng tài khoản. 1.4.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty Điện tử Công nghiệp. - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1N đến 31/12/N - Hình thức kế toán: Nhật ký chung, - Phương pháp hạch toán bán hàng tồn kho: theo phương pháp thường xuyên, tính trị giá thực tế của hàng xuất kho theo giá thực tế, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, áp dụng khấu hao TSCĐ theo phương pháp tuyến tính. Trình tự nhập dữ liệu vào máy vi tính: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán: Nhật ký chung 2. Thực tế về kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp. 2.1. Một số đặc điểm chung về quá trình bán hàng tại Công ty. 2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm của Công ty. Công ty Điện tử Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty tin học Việt Nam, có hoạt động sản xuất kinh doanh chính là sản xuất kinh doanh các sản phẩm thuộc về lĩnh vực hàng điện, điện tử viễn thông. Đây là những mặt hàng có đặc tính kỹ thuật cao đòi hỏi phải có trình độ kỹ thuật mới có thể lắp đặt và đưa vào sử dụng được. Vì thế sản phẩm của Công ty thường được sản xuất theo đơn đặt hàng, hàng hoá của Công ty được bán nguyên đai, nguyên kiện hoặc qua hợp đồng cung cấp, lắp đặt của Công ty. 2.1.2. Phương thức bán hàng. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, để có thể cạnh tranh được với các Công ty lớn hơn, đứng vững được trên thị trường và kinh doanh có lãi thì đòi hỏi các phương thức bán hàng và thủ tục chứng từ mà công ty sử dụng phải vừa phù hợp với ngành nghề, mặt hàng kinh doanh, vừa thuận tiện, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và yêu cầu quản lý của công ty. Việc bán hàng có thể thực hiện được ở văn phòng của công ty, cũng có thể thực hiện tại các trung tâm, chi nhánh của Công ty. Hiện nay, Công ty áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là bán buôn và bán lẻ. a). Bán hàng ở văn phòng Công ty. Văn phòng công ty cũng được coi là một bộ phận tiến hành hoạt động kinh doanh. Việc bán hàng chủ yếu do phòng kế toán kinh doanh của công ty thực hiện, ngoài ra ở văn phòng công ty cũng bố trí một số các cửa hàng ở trên địa bàn Hà Nội để thực hiện việc bán hàng. - Đối với hình thức bán buôn: Cơ sở cho việc nghiệp vụ bán hàng hoá ở công ty là các hợp đồng đã ký kết hoặc các đơn đặt hàng. Trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng phải ghi rõ: tên đơn vị đồng, thời gian, địa điểm giao hàng, thời gian thanh toán. Việc bán buôn hàng hoá thường do phòng kế hoạch kinh doanh của công ty đảm nhiệm. Các nhân viên kinh doanh sẽ tự mình đi tìm các hợp đồng, đơn đặt hàng, lên kế hoạch kinh doanh rồi trình lên giám đốc ký duyệt. Để quản lý vốn hàng hoá chặt chẽ, phương thức bán buôn chủ yếu mà công ty áp dụng là phương thức bán buôn trực tiếp qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. + Bán buôn qua kho: Theo hình thức này, hàng hoá mua về sẽ được nhập vào kho của công ty (Công ty có kho hàng ở 444 Bạch Đằng). Đến thời hạn giao hàng, khách hàng sẽ đến nhận hàng tại kho của Công ty. Chứng từ sử dụng trong tưrờng hợp này bao gồm: + Hoá đơn GTGT: Do phòng kế hoạch kinh doanh lập và có 4 liên (Mẫu số 01). ² Liên 1: lưu tại cuống ² Liên 2: Gửi đến phòng Tài chính – Kế toán ² Liên 3 : giao cho khách hàng ² Liên 4: giap cho bộ phận kholàm thủ tục xuất hàng + Phiếu mẫu kho (Mẫu số 02): Vào sử dụng các chứng từ khác như: phiếu thu, giấy báo có ... - Bán buôn là hình thức vận chuyển thẳng: Thực chất của hình thức này là: Công ty sản xuất sản phẩm theo đơn đặt hàng hay hợp đồng kinh tế tại đơn vị khác hàng, do đó khi sản phẩm hoàn thành thì số sản phẩm này không nhập kho mà sẽ được bàn giao ngay tại đơn vị của khách hàng. Trong trường hợp này, kế toán ở văn phòng công ty sẽ mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đơn đặt hàng. Khi sản phẩm hoàn thành, căn cứ vào biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm, kế toán ở văn phòng công ty sẽ tiến hành hạch toán doanh thu và nhập dữ liệu vào máy tính. Chứng từ sử dụng bao gồm: + Hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng + Biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm. Biên bản này do phòng kế toán kinh doanh lập và được thành lập 3 bản: ² 1 bản sẽ do phòng kế hoạch kinh doanh giữ ² 1 bản giao cho khách hàng ² 1 bản chuyển tới phòng kế toán để làm căn cứ ghi vào sổ kế toán. Trong biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm ghi rõ: giá trị của hợp đồng và số thuế GTGT đầu ra: - Đối với hình thức bán lẻ: Hàng hoá bán lẻ chủ yếu là sản phẩm phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng của gia đình như: các sản phẩm điện tử (tivi, máy giặt, ...), các sản phẩm điện lạnh (tủ lạnh, điều hoà, ....), các sản phẩm tin học (máy vi tính, ...). Việc bán lẻ hàng hoá của công ty do các cửa hàng của công ty thực hiện. Hiện nay, văn phòng của công ty đã bố trí các cửa hàng sau trên địa bàn Hà Nội: + Cửa hàng điện tử : 109K1 Giảng Võ + Cửa hàng tin học : 15 Đặng Văn Ngữ + Cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử: 23 Quang Trung Dưới các cửa hàng sẽ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thu tiền của khách hàng, lập hoá đơn GTGT và định kỳ sẽ nộp báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán của công ty để hạch toán (thường 5 ngày 1 lần các nhân viên này sẽ gửi báo cáo bán hàng về công ty). Trong trường hợp kế toán sử dụng các chứng từ sau: + Khi xuất hàng cho các cửa hàng thì kế toán ở văn phòng Công ty sẽ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03). + Khi bán hàng cho khách hàng thì các nhân viên kinh tế ở các cửa hàng sẽ lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên. ² 1 liên giao cho khách hàng mua ² 1 liên lưu tại cửa hàng ² 1 liên gửi về phòng kế toán của công ty kèm theo giấy nộp tiền và báo cáo của cửa hàng. Nếu khách hàng không yêu cầu lập hoá đơn GTGT thì chứng từ kế toán bán hàng ở văn phòng công ty dùng để hạch toán là phiếu xuất kho hàng hoá và giấy nộp tiền. b). Bán hàng ở các trung tâm, chi nhánh của Công ty. Các trung tâm, chi nhánh của Công ty cũng thực hiện việc bán buôn, bán lẻ hàng hoá. Việc bán hàng cũng như sản xuất sản phẩm hoàn toàn do các trung tâm, chi nhánh tự quyết định. Trên công ty chỉ có nhiệm vụ hỗ trợ, giúp đỡ vốn cho các trung tâm, chi nhánh để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.1.3. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Công ty. Để thu hút và tạo được uy tín với khách hàng, tăng thị phần của công ty trên thị trường, công ty đã có chính sách giá cả và phương thức thanh toán rất linh hoạt, đa dạng áp dụng cho các khách hàng như sau: Về chính sách giá cả: Giá bán sản phẩm, hàng hoá được xác định trên 3 căn cứ: giá trị hàng hoá mua vào, giá trị thị trường và mối quan hệ của công ty với khách hàng. Do có phương pháp định giá hợp lý mà uy tín của công ty với khách hàng ngày càng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoạt động kinh doanh của công ty. Về phương thức thanh toán: Công ty thực hiện thanh toán dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai bên, việc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc thanh toán sau một thời gian nhất định, có thể thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản. Các phương thức thanh toán chủ yếu của công ty gồm: + Thanh toán trực tiếp: Theo phương thức này, khách hàng nhận được hàng và thanh toán ngay cho công ty. Phương thức này thường diễn ra với các khách hàng mua lẻ, mua với số lượng ít và không thường xuyên. + Khách hàng ứng tiền trước: Trong trường hợp này khách hàng sẽ ứng trước một số tiền để đặt mua một số hàng hoá của công ty hoặc đặt mua theo đơn đặt hàng. + Khách hàng mua chịu: Khi mua hàng khách hàng có thể xin kéo dài thời gian thanh toán tiền hàng và được công ty chập nhận. Nhưng thời gian được phép trải chậm này thường ngắn hơn hoặc bằng thời gian công ty phải trả nợ cho nhà cung cấp. Trường hợp này thường xảy ra với khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài với công ty và thường mua với số lượng lớn. Những phương thức bán hàng và phương thức thanh toán ảnh hưởng tác động không nhỏ đến tổ chức công tác kế toán DTBH ở Công ty. Tổ chức tốt hoạt động tiêu thụ hàng hoá, thanh toán sẽ tạo cơ sở để tăng doanh thu bán hàng, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận cho công ty. Đó chính là mục tiêu cuối cùng của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, kế toán DTBH phải quan tâm đến công tác tổ chức tiêu thụ hàng hoá, thành phần nhằm đạt được mục tiêu đó. 2.2. Thực tế kế toán bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp. * TK kế toán sử dụng: Trong kế toán bán hàng, Công ty Điện tử Công nghiệp sử dụng các loại tài khoản sau: + TK511 : doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK156 : hàng hoá + TK632 : giá vốn hàng bán Và một số TK khác như : TK131, TK111, TK112, TK3331,... * Với hình thức sổ kế toán là ‘’Nhật ký chung’’, ở phòng kế toán của công ty sử dụng các loại sổ sau để hạch toán doanh thu bán hàng: Sổ nhật ký chung Sổ cái TK156, 632,... Sổ chi tiết bán hàng 2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng Công ty Điện tử Công nghiệp là dạng doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, do vậy DTBH là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung ứng dịch vụ (chưa có thuế GTGT). Đối với các nghiệp vụ bán hàng khác nhau thì việc hạch toán doanh thu bán hàng cũng tương tự nhau chỉ khác ở thời điểm ghi nhận doanh thu và các chứng từ làm căn cứ để phản ánh doanh thu. a). Đối với nghiệp vụ bán hàng qua kho Thời điểm ghi nhận doanh thu là lúc khách hàng đến nhận hàng tại kho của doanh nghiệp và chấp nhận thanh toán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự sau: Bước 1: Từ màn hình nhập liệu: 1. Số liệu ban đầu 2 TSCĐ 3. Chứng từ 4. Kế toán chi tiết 5. Kế toán tổng hợp 6. Báo cáo tài chính 7. Ra Kế toán sẽ kích đúp chuột vào ô chứng từ, lúc này trên màn hình sẽ hiện ra bảng sau: Vào chứng từ kế toán 2. Chứng từ có liên quan Số hiệu chứng từ 3. Ngày tháng năm 7. Mã hàng hoá 4. Mã đối tượng 8. Tên hàng hoá 5. Họ tên đối tượng 9. Số lượng 6. Địa chỉ 10. Đơn giá 11. Diễn dải 12. Số lượng tiền 13. TK nợ 14. TK có - Bước 2: Kế toán lần lượt nhập dữ liệu vào các ô. - Bước 3: Sau khi nhập xong nhấn phím Enter. Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện 1 bảng thông báo. 1. Tiếp tục 2. Kết thúc 3. Sai sửa 4. Xem 5. In Nếu muốn thực hiện yêu cầu nào thì kích chuột vào ô tương ứng. Giả sử: + Nếu muốn nhập tiếp thì sẽ kích đúp chuột vào ô tiếp tục. + Nếu muốn kết thúc, không nhập nữa thì kích đúp chuột vào ô kết thúc. Và sau đó nhấn vào nút ESC trên bàn phím để thoát khỏi chương trình. Ví dụ: Căn cứ vào vào hoá đơn GTGT số 070746 kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK131 : 41.085.000 Có TK511 : 37.500.000 Có TK3331: 3.750.000 Cách nhập dữ liệu: Bước 1: Kích chuột vào ô chứng từ và tiến hành nhập dữ liệu. + Ô số hiệu chứng từ : 070746 + Ô ngày tháng năm : 05/6/2004 + Ô họ tên đối tượng : Công ty cổ phần thương mại và tư vấn Tân Cơ + Ô diễn giải : Bán hàng hoá cho Công ty Tân cơ + Ô số lượng tiền : 37.350.000 + Ô TK nợ : 131 + Ô TK có : 511 Bước 2: Nhấn nút Enter, kích chuột vào nút tiếp tục. Kế toán sẽ tiếp tục nhập số liệu như trên nhưng tại ô. + Diễn dải : Thuế GTGT bán hàng cho Công ty Tân Cơ + Số lượng tiền : 3.750.000 + TK nợ : 131 + TK có : 3331 Máy sẽ tự động xử lý dữ liệu theo chương trình đã cài đặt sẵn. Dữ liệu được nhập sẽ được máy vào sổ nhật ký chung, sổ cái các TK 511 (mẫu số 05), TK 131 (mẫu số 06), TK 3331 và vào các sổ chi tiết TK 131. b). Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng. Thời điểm ghi nhận doanh thu là lúc doanh nghiệp bàn giao sản phẩm cho khách hàng. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm kế toán nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 111,112 ( nếu thu được tiền). Nợ TK 131 (nếu chưa thu được tiền). Có TK 511 Có TK 3331 Ví dụ: Ngày 24/5/2004, Công ty có hợp đồng số 759 về việc lắp đặt thiết bị máy cắt và thiết bị điện cho Công ty Vĩnh Phúc. Ngày 10/6/2004, Công ty hoàn thành sản phẩm, bàn giao sản phẩm cho khách hàng (trị giá thực tế của sản phẩm này là 115.000.0000đ). Khi hoàn thành hợp đồng số 759 phòng kế hoạch kinh doanh sẽ lập biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm. Trong biên bản này ghi rõ: - Trị giá của hợp đồng : 130.000.000đ - Thuế GTGT 10% : 13.000.000đ - Đã thanh toán hết bằng chuyển khoản Căn cứ vào biên bản nghiệm thu và bàn giao sản phẩm, kế toán sẽ phản ánh doanh thu của hàng bán: Nợ TK 112 : 143.000.000đ Có TK 511 : 130.000.000đ Có TK 3331 : 13.000.000đ c). Đối với nghiệp vụ bán lẻ Thời điểm ghi nhận doanh thu là lúc Công ty nhận được thông báo của cửa hàng là đã bán được hàng: Ví dụ: Ngày 19/6/2004, nhận được thông báo của cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử đã bán được 2 chiếc máy giặt xuất ngày 08/6/2004. Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá của cửa hàng điện lạnh và thiết bị điện tử (Mẫu số 04), kế toán sẽ phản ánh doanh thu bán hàng của từng mặt hàng. Chẳng hạn đối với mặt hàng máy giặt: Nợ TK111 : 8.470.000 Có TK511 : 7.700.000 Có TK3331 : 770.000 Sau khi nhập dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động lên các sổ cái TK511 (mẫu số 05). Sau đó đưa ra thông tin về số thuế GTGT phải nộp, doanh thu và giá vốn. * Lưu ý: Việc phản ánh doanh thu bán hàng ở dưới các trung tâm, chi nhánh của Công ty do kế toán ở đó thực hiện. Định kỳ (thường là đầu tháng sau) nhân viên kế toán sẽ gửi bảng kê hàng đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào (mẫu số 07), bán ra (mẫu số 08) kèm theo các chứng từ, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh (mẫu số 09), lên phòng kế toán của Công ty. Các nhân viên kế toán ở công ty căn cứ vào số tổng hợp để vào sổ chi tiết bán hàng (Mẫu số 10) mà không cần phải tiến hành định khoản hay theo dõi số chi tiết (sổ chi tiết này do nhân viên kế toán vào bằng tay). Cách vào sổ chi tiết bán hàng: - Cột thuế VAT mua vào: + Nếu đối tượng là văn phòng Công ty : Căn cứ vào số phát sinh bên nợ trên sổ cái TK 133 để vào. + Nếu đối tượng là các trung tâm, chi nhánh của Công ty căn cứ vào tổng phát sinh trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào để vào số liệu - Cột thuế VAT bán ra: + Nếu đối tượng là văn phòng Công ty: Căn cứ vào số phát sinh bên có trên sổ cái TK 3331 để vào số liệu ở dòng tương ứng. + Nếu đối tượng là các trung tâm, chi nhánh của Công ty. Căn cứ vào tổng phát sinh trên bảng kê, hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra để vào số liệu. + Cột giá vốn: Căn cứ vào sổ chi tiết giá vốn hàng hoá để vào số liệu ở dòng tương ứng. - Cột doanh thu: + Nếu đối tượng là văn phòng Công ty thì căn cứ vào dòng cột phát sinh trên sổ cái TK 511 để vào số liệu. + Nếu đối tượng là các trung tâm, chi nhánh của Công ty: Căn cứ vào dòng doanh thu tiêu thụ hàng hoá trên báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của tháng tương ứng để ghi. - Cột lãi gộp: Số liệu cột này được tính theo công thức: Lãi gộp = DT – GV - Cột tổng giá trị: số liệu trên cột này được tính theo công thức: Tổng giá trị = DT + Thuế VAT bán ra. 2.2.2. Kế toán giá vốn hàng xuất bán. a). Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán. Công ty sử dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Hàng hoá nhập kho được tính theo giá trị thực tế: Trị giá thực tế của = Giá mua ghi + Chi phí thu + Thuế nhập khẩu hàng hóa nhập kho trên hóa đơn mua hàng hóa (nếu có) + Chi phí mua hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ... + Thuế nhập khẩu: Công ty phải nhập khẩu các linh kiện điện tử, các linh kiện này thường phải chịu thuế nhập khẩu là 20%. - Trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho được chia thành 2 trường hợp: + Đối với hàng hoá mua về nhập kho thì trị giá thực tế của hàng xuất kho được tính theo giá bình quân sau mỗi lần nhập. Trị giá thực tế của = Số lượng hàng + Đơn giá hàng hóa xuất kho hóa xuất kho bình quân Đơn giá = Trị giá thực tế của hàng hoá tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ bình quân Lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập trong kỳ + Đối với các sản phẩm được sản xuất ngay tại đơn vị bạn hàng thì trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho được tính theo giá thực tế. Việc tính trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho theo phương pháp đơn giá bình quân do kế toán vật tư tự tính bằng tay . (bởi vì phần mềm kế toán của công ty chưa hoàn chỉnh, kế toán máy không thể tính được trị giá vốn thực tế của hàng hoá xuất kho). Căn cứ vào sổ chi tiết hàng hoá (mẫu số 11), kế toán sẽ xác định được trị giá thực tế của hàng hoá xuất kho. VD: theo sổ chi tiết hàng hoá (tên mặt hàng: tủ lạnh), ta có thể xác định được: đơn giá bình quân của mặt hàng tủ lạnh khi xuất bán. Đơn giá bình quân 117.750.000 + 49.200.000 = = 2.385.000 50 + 20 Trị giá thực tế của hàng xuất kho = 2.385.000 x 15 = 35.775.000đ b). Phương pháp hạch toán trị giá vốn hàng xuất bán. Với các phương pháp bán hàng khác nhau thì cách hạch toán trị giá vốn hàng xuất bán ở tại Công ty là khác nhau. * Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho. Kế toán phải tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo phương pháp bình quân. Sau khi tính được trị giá thực tế của hàng xuất kho, căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy tính theo định khoản: Nợ TK 632 Có TK 156 Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho (Mẫu số 02) kế toán sẽ nhập dữ liệu như sau: Từ màn hình nhập liệu, kích đúp chuột vào ô số hiệu chứng từ. Sau đó tiến hành nhập dữ liệu. 798 1. Số hiệu chứng từ 2. Chứng từ có liên quan 05/12/03 3. Ngày tháng năm 00121 7. Mã hàng hoá Tủ lạnh 4. Mã đối tượng 8. Tên hàng hoá 15 5. Họ tên đối tượng 9. Số lượng 2.385.000 6. Địa chỉ 10. Đơn giá Xuất hàng bán cho C. ty Tân Cơ 11. Diễn dải 35.775.000 12. Số lượng tiền 632 13. TK nợ 156 14. TK có Sau khi nhập dữ liệu, máy vi tính sẽ xử lý số liệu và tự động vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK632 (Mẫu số 12), TK 152 và sổ chi tiết TK 156 (Mẫu số 11). * Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng: Sau khi lắp đặt, hoàn thành bàn giao sản phẩm cho khách hàng, kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng bán: Nợ TK 632 Có TK 154 Ví dụ: Khi hoàn thành hợp đồng số 759 đồng thời với việc ghi nhận doanh thu kế toán sẽ kết thúc chuyển trị giá vốn của hàng hoá. Cách nhập dữ liệu tương tự như trên nhưng theo định khoản: Nợ TK 632 : 115.000.000 Có TK 154 : 115.000.000 * Đối với nghiệp vụ xuất hàng cho các cửa hàng để bán lẻ VD: Đối với mặt hàng máy giặt. - Khi xuất hàng gửi bán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ((Mẫu số 03) kế toán phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho để bán: Nợ TK 157 : 18.500.000 Có TK 156 : 18.500.000 - Căn cứ vào bảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ (Mẫu số 04) kế toán sẽ kết chuyển trị giá vốn của hàng gửi bán theo định khoản: Nợ TK 632 : 7.400.000 Có TK 157 : 7.400.000 *Lưu ý: khi mua hàng về, phát sinh chi phí thu mua hàng hoá, nhưng số chi phí mua hàng chưa được tính vào giá vốn hàng xuất bán khi xuất hàng mà được theo dõi thên TK1562 (chi phí mua hàng). Đến cuối kỳ, kế toán mới tiến hành phân bổ số chi phí này cho hàng bán ra theo công thức: Đơn giá = Trị giá thực tế của hàng hoá tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ x Đơn giá bình quân Lượng hàng tồn đầu kỳ và lượng hàng nhập trong kỳ bình quân Như vậy khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán sẽ phản ánh: Nợ TK1562 Có TK111,112 Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng xuất bán: Nợ TK632 Có TK1562 Do áp dụng kế toán máy nên các kế toán viên chỉ cần nhập các dữ liệu vào máy, máy sẽ tự động đưa số liệu vào các sổ nhật ký chung, sổ cái TK 632, 164,156,157 và sổ chi tiết TK 156. Riêng sổ chi tiết giá vốn kế toán (Mẫu sỗ 13) phải vào bằng tay do phải tổng hợp số liệu từ các trung tâm, chi nhánh gửi lên. Định kỳ thường là đầu tháng sau kế toán tại các trung tâm, chi nhánh sẽ nộp báo cáo kết quả kinh doanh của tháng trước, kèm theo các bản kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào lên phòng kế toán của công ty. Căn cứ vào các báo cáo kết quả kinh doanh này kế toán tổng hợp sẽ vào sổ chi tiết giá vốn hàng bán. Cách vào sổ: - Đối với đối tượng là văn phòng: Căn cứ vào số liệu của dòng kết chuyển giá vốn bán hàng sang TK 911 trên sổ cái TK 632 để vào số liệu của các tháng tương ứng trên sổ chi tiết TK 632. - Nếu đối tượng là các trung tâm, chi nhánh của Công ty thì phải căn cứ vào dòng “CPNVL” hoặc giá vốn hàng bán trên báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của tháng báo cáo để vào số liệu cuả các tháng tương ứng trên sổ chi tiết giá vốn hàng bán. 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Công ty bán hàng cho khách hàng chủ yếu dựa trên các hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng, do đó phải căn cứ vào mặt hàng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, phẩm chất, ... ghi trong hợp đồng, công ty mới tiến hành nhập khẩu hàng hoá theo đúng yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy, trong quá trình bán hàng ở công ty, không có trường hợp nào hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, do đó công ty không được sử dụng các TK 531, TK 532, cũng như không hạch toán các TK này. 2.2.4. Kế toán thuế GTGT đầu ra. Do các trung tâm, chi nhánh của Công ty đều đặt rải rác trên địa bàn Hà Nội, nên Công ty sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc kê khai nộp thuế GTGT cho ngân sách Nhà nước. Sau đó các trung tâm, chi nhánh sẽ chuyển tiền nộp lên cho Công ty. Để theo dõi số thuế GTGT phải nộp của hàng bán trong kỳ, kế toán sử dụng TK 3331, TK 1388 và mở sổ theo dõi thuế GTGT phải nộp (mẫu số 14). - Khi nộp thuế GTGT cho Nhà nước kế toán sẽ ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 3331 Có TK 111, 112 - Xác định số thuế GTGT phải nộp của trung tâm, chi nhánh, Nợ TK 1388 Có TK 3331 Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, máy sẽ tự động vào sổ cái các TK 3331, 1388 và vào sổ chi tiết phải thu khác, sổ theo dõi GTGT phải nộp cho Nhà nước. Chương III một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng ở công ty điện tử công nghiệp 1. Đánh giá chung về kế toán bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp. 1.1. Những thành tựu. Trong quá trình hình thành và phát triển với nỗ lực phấn đấu của mình Công ty Điện tử Công Nghiệp đã không ngừng lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, về quy mô và về doanh số. Trong những năm vừa qua với sự mở cửa của đất nước, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng đạt hiệu quả cao, Công ty đã dần dần tự khẳng định mình trên thị trường. Là một doanh nghiệp chuyên sản xuất kinh doanh các mặt hàng thuộc lĩnh vực điện tử, điện lạnh ... Công ty đã đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của khách hàng, tạo được uy tín trên thị trường, tạo công ăn việc làm cho người lao động và góp phần đóng góp không nhỏ vào ngân sách Nhà nước. Để đạt được những thành tích trên là do sự cố gắng của ban lãnh đạo, của đội ngũ công nhân viên trong Công ty, hơn nữa do Công ty đã biết sắp xếp, tổ chức bộ máy quản lý cho gọn nhẹ. Bên cạnh đó phải kể đến sự hoạt động có hiệu quả của bộ máy kế toán trong Công ty. Trong đó phần hành kế toán bán hàng đóng góp một phần quan trọng vào thành tích chung của Công ty . Trong thời gian thực tập ở Công ty, được tiếp xúc với thực tế em nhận thấy bộ máy kế toán của Công ty nói chung và phần hành kế toán bán hàng nói riêng đã đạt được những thành tích sau: - Về hệ thống chứng từ kế toán: Nhìn chung hệ thống chứng từ kế toán ban đầu của Ct đều áp dụng yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ bắt buộc đều phải được sử dụng đúng mẫu bộ tài chính quy định và đều có chữ ký của các bên liên quan. Ngoài ra công ty còn phân loại, hệ thống hoá các chứng từ theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh ... và được đóng thành tập theo từng tháng của niên độ kế toán thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. - Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong quá trình bán hàng là khá đầy đủ, phản ánh được chính xác các nghiệp vụ kinh tế xảy ra. - Về hình thức sổ kế toán: Công ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Đây là hình thức sổ đơn giản, phù hợp với khả năng, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, với đặc điểm kinh doanh và loại hình hoạt động của Công ty. Nhìn chung bộ sổ kế toán hạch toán bán hàng đã đáp ứng được yêu cầu của công tác hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng máy vi tính vào công tác hạch toán kế toán nên công ty đã sử dụng phần mềm kế toán máy. Việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán là một sự tiến bộ giúp cho công tác kế toán được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm được chi phí và số lao động kế toán. Hơn nữa, hình thức sổ mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung nên việc áp dụng kế toán máy là rất phù hợp do khối lượng sổ sách không nhiều, tương ứng với quy mô của Công ty - Ngoài ra, trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty luôn chủ động nắm bắt nhu cầu của khách hàng, tổ chức hợp lý quá trình tiêu thụ hàng hoá, coi trọng chất lượng phục vụ, kể cả bán buôn và bán lẻ để nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường. Trong kế toán bán hàng của Công ty đã phản ánh trung thực số liệu, ghi chép sổ rõ ràng, hạch toán chính xác các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng trong kỳ, góp phần vào những thắng lợi chung của toàn Công ty và giú cho công tác hạch toán kế toán hoành thành tốt những nhiệm vụ được giao. 1.2. Những tồn tại. Mặc dù có nhiều cố gắng nhưng trong những năm qua công tác tổ chức bộ máy kế toán bán hàng vẫn còn một số hạn chế cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của công tác kế toán. Thứ nhất : Về hệ thống sổ kế toán Công ty đã sử dụng sổ kế toán chi tiết giá vốn nhưng sổ này mới chỉ phản ánh trị giá vốn hàng xuất bán của văn phòng, của các trung tâm, chi phí mà chưa đi sâu vào từng loại hàng hoá, từng nhóm hàng do đó việc xác định kết quả bán hàng của từng nhóm hàng ở công ty là rất khó khăn. Mặt khác, trong quá trình hạch toán bằng hàng Công ty không sử dụng sổ nhật ký bán hàng. Điều này sẽ làm cho kế toán Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi doanh thu bán hàng và kiểm tra, đối chiếu số liệu. Thứ hai: Về thời gian tập hợp chứng từ Các nhân viên kế toán tại các cửa hàng, trung tâm, chi nhánh của Công ty không gửi các chứng từ kế toán liên quan đến quá trình bán hàng cho phòng kế toán hàng ngày mà nộp theo định. Do đó thông tin không được cung cấp một cách kịp thời và kế toán không thể đưa ra các thông tin, các phương hướng để giải quyết các vấn đề liên quan trong quá trình bán hàng của Công ty. Thứ ba: Về tài khoản kế toán sử dụng. Việc Công ty sử dụng TK1388,3388 để phản ánh các khoản thanh toán giữa Công ty với các trung tâm, chi nhánh của Công ty là chưa đúng theo chế độ kế toán. Vì theo chế độ kế toán để phản ánh các khoản thanh toán trong nội bộ Công ty thì phải sử dụng TK 1368, 336. Thứ tư: Hiện nay trong công tác kế toán Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán của riêng mình, nhưng do phần mềm này chưa hoàn thiện nên có một số phần kế toán phải làm bằng tay: như việc vào sổ chi tiết bán hàng, tính trị giá vốn của hàng xuất kho .... Điều này gây khó khăn cho các nhân viên kế toán trong việc lập báo cáo tài chính, kiểm tra, đối chiếu số liệu để tránh trùng lặp và sai sót chứng từ. 2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công Nghiệp 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng. Trong nền kinh tế thị trường, để có thể đứng vững và kinh doanh có lãi các doanh nghiệp sẽ phải ngày càng phát triển mạnh để mở rộng quan hệ buôn bán, phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, mở rộng được quy mô của doanh nghiệp cả về chiều rộng lẫn chiều sâu. Để đạt điều đó, các nhà quản lý phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau trong đó có công tác kế toán. Kế toán có vai trò rất quan trọng đối với các nhà quản lý, nó giúp cho họ có thể phân tích được các hoạt động kinh tế, đưa ra các quyết định đầu tư có hiệu quả đem lại lợi nhuận cao. Như vậy, sự thành bại doanh nghiệp một phần cũng dựa vào công tác kế toán. Thông qua việc kiểm tra, tính toán, ghi chép, phân loại và tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên hệ thống sổ kế toán để có thể đưa ra thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và toàn diện về tình hình tài sản và sự vận động tài sản của doanh nghiệp. Điều này cho thấy sự cần thiết phải hoàn thiện và đổi mới công tác kế toán, trong đó kế toán bán hàng là vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp. Kế toán bán hàng giúp cho các nhà quản lý phân tích được mặt hàng nào kinh doanh có hiệu quả đem lại nhiều lợi nhuận, mặt hàng nào không nên đầu tư tiếp và xu hướng phát triển tiếp theo của các mặt hàng. Đối với các doanh nghiệp thì bán hàng là khâu cuối cùng và quan trọng nhất của việc luân chuyển vốn. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc tạo ra nhiều lợi nhuận được đưa lên hàng đầu và nó quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy, hoàn thiện công tác kế toán nói chung và hoàn thiện kế toán bán hàng nói riêng là vấn đề hết sức cần thiết trong giai đoạn hiện nay, hoàn thiện phải hoàn thiện cả nội dung lẫn phương pháp kế toán. Hoàn thiện kế toán bán hàng không những mang lại hiệu quả đối với nghiệp vụ bán hàng mà nó giúp cho công tác kế toán của Công ty được nâng cao. Đối với việc quản lý của cấp trên, việc hoàn thiện này sẽ cung cấp những thông tin, số liệu chính xác, phản ánh đúng tình hình kinh doanh của Công ty và đồng thời giúp cho các nhà quản lý có thể quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty được tốt hơn. Như vậy việc hoàn thiện kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp là rất cần thiết, nó có ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp. 2.2.1 Một số yêu cầu để hoàn thiện kế toán bán hàng. Công ty Điện tử Công nghiệp là một doanh nghiệp nhà nước nên cần phải có một số biện pháp và phương hướng để tiết kiệm chi phí bán hàng nhằm đạt được lợi nhận cao trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó việc hoàn hiện kế toán bán hàng ở Công ty là rất cần thiết. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng ở Công ty cần phải đáp ứng một số các yêu cầu sau: - Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. Về phía Nhà nước, kế toán là công cụ quản lý tài chính rất quan trọng, do vậy tuân như trong việc quản lý của cấp trên. Tuy nhiên, do chế độ chỉ dừng lại ở kế toán tổng hợp, do vậy ở các đơn vị vẫn được phép vận dụng sáng tạo trong việc ghi sổ chi tiết nhưng vẫn phải trên cơ sở tôn trọng chế độ tài chính. - Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. Hệ thống ké toán doanh nghiệp ban hành với sự đóng góp của rất nhiều các chuyên gia trong lĩnh vực tài chính kế toán nhưng chỉ dừng lại ở một bản thiết kế tổng hợp. Các doanh nghiệp khi vận dụng vẫn được sửa đổi trong phạm vi nhất định. - Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý . - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ, công việc nhưng vẫn mang tính khoa học vì mục tiêu của mỗi doanh nghiệp là kinh doanh có lãi với hiệu quả cao. 2.2.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công Nghiệp. * ý kiến 1: Hoàn thiện thời gian tập hợp chứng từ. Công ty nên nối mạng máy tính giữa văn phòng Công ty với các trung tâm, chi nhánh, cửa hàng của Công ty để có thể tập hợp thông tin một cách nhanh chóng. Cách làm này đòi hỏi phải tốn kém chi phí vì muốn làm như thế thì Công ty phải hoàn thiện phần mềm kế toán của mình. Nhưng đổi lại Công ty sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí đi lại .. và các nhà quản lý Công ty có thể nhanh chóng ra các quyết định. Hoặc có thể Công ty nên đưa ra phương hướng là: Các nhân viên kinh tế tại cửa cửa hàng, các nhân viên kế toán tại các trung tâm, chi nhánh hàng ngày sẽ phải nộp các chứng từ liên quan đến quá trình bán hàng (còn các báo cáo tổng hợp của tháng này thì đầu tháng sau phải nộp) để kế toán tại Công ty dễ dàng xử lý, theo dõi, đối chiếu số liệu ... từ đó đưa ra các quyết định kịp thời trong quá trình sản xuất kinh doanh. * ý kiến 2: hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán - Để theo dõi kết quả bán hàng của từng nhóm hàng theo em Công ty nên mở một số các TK cấp 2 sau: TK5111 : Doanh thu mặt hàng điện tử công nghiệp TK5112 : Doanh thu mặt hàng tin học TK5113 : Doanh thu kinh doanh dịch vụ TK6321 : Giá vốn mặt hàng điện tử công nghiệp TK6322 : Giá vốn mặt hàng tin học. TK6323 : Giá vốn kinh doanh dịch vụ. Công ty nên sử dụng TK1368, TK336 để theo dõi các khoản thanh toán giữa công ty với các trung tâm, chi nhánh của Công ty. + Khi khách hàng trả tiền hàng cho các trung tâm, chi nhánh qua TK của Công ty kế toán sẽ ghi: Nợ TK 112 Có TK 336 + Khi xuất tiền trả cho các trung tâm, chi nhánh kế toán ghi: Nợ TK 336 Có TK 111 * ý kiến 3: Hoàn thiện việc sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. Tuy Công ty đã sử dụng kế toán máy nhưng phần mềm này chưa hoàn thiện, do đó khối lượng công việc kế toán của các kế toán viên vẫn còn nhiều. Theo em trong thời gian tới Công ty nên đổi mới phần mềm kế toán của mình. Hiện nay trên thị trường đang có rất nhiều các phần mềm kế toán chuyên dụng áp dụng vào từng công việc cụ thể, rất thuận lợi trong công tác kế toán nói chung. Đó là phần mềm kế toán như: Fast Accounting 2000, ACCWIN 2003, và một số các phần mềm kế toán khác. Kết luận Sau hơn hai mươi năm thành lập, trải qua biết bao thăng trầm của nền kinh tế Công ty Điện tử Công nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình trên thị trường, giữ vững được chữ tín với khách hàng. Trong tương lai gần đây với đà phát triển như này thì doanh thu và lợi nhuận của Công ty sẽ tăng lên hơn rất nhiều. Sau thời gian được đào tạo trong trường, tiếp thu được những kiến tưức lý luận và qua thời gian nghiên cứu thực tế công tác kế toán của Công ty, được sự giúp đỡ của các cô trong phòng kế toán em đã phần nào nắm vững được tình hình thực tế cuả công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty. Nói chung trong kế toán bán hàng tại Công ty đã có nhiều ưu điểm nhất định, tuy nhiên bên cạnh đó vẫn tồn tại những nhược điểm, thiếu sót cần phải hoàn thiện. Bằng những kiến thức lý thuyết đã được trang bị trong nhà trường, những hiểu biết qua thời gian quan sát, nghiên cứu tình hình làm việc thực tế cộng với sự hướng dẫn tận tình các thầy cô giáo và sự giúp đỡ của các cô trong phòng kế toán của Công ty em đã hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp”. Bằng nhiệt tình học hỏi và với mong muốn giúp Công ty khắc phục được phần nào những nhược điểm trong kế toán bán hàng em đã mạnh dạn đưa ra một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa kế toán bán hàng tại Công ty . Tuy nhiên vì trình độ có hạn, thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực tế không nhiều nên những đề xuất mà em đã đưa ra không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận nhiều ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầy cô giáo và các bạn sinh viên để giúp em có thể hoàn thiện một cách tốt hơn công tác kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng tại Công ty Điện tử Công nghiệp. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa kế toán, cũng như các cô trong phòng kế toán của Công ty đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình của cô giáo – Trần Hồng Mai người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày tháng năm 2004 Sinh viên thực hiện Nguyễn Diễm Hương Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Chương I: Lý luận chung về kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại 3 1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán bán hàng 3 1.1. Khái niệm 3 1.1.1. Khái niệm bán hàng 3 1.1.2. Khái niệm doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 4 1.2. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng 4 1.2.1. Điều kiện ghi nhận doanh thu 4 1.2.2. Phương thức bán hàng 5 1.2.3. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Công ty 5 1.3. Vai trò của công tác bán hàng và sự cần thiết phải hạch toán nghiêp vụ bán hàng 6 1.4. Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng 7 1.5. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng 7 2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. 8 2.1. Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng 8 2.1.1. Chứng từ kế toán 8 a) Các chứng từ kế toán sử dụng trong trường hợp xuất kho sản phẩm hàng hóa đem đi bán 8 b) Các chứng từ sử dụng để ghi nhận doanh thu bán hàng 8 2.1.2. Tài khoản kế toán sử dụng 8 2.2. Kế toán các nghiệp vụ xuất hàng bán ra và xác định giá vốn hàng xuất bán 9 2.2.1. Kế toán các nghiệp vụ xuất hàng bán ra 9 a) Kế toán hàng bán theo phương thức gửi hàng 9 b) Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu 10 c) Kế toán hàng bán theo phương thức giao hàng trực tiếp 10 d) Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu 10 2.3. Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu 11 2.3.1. Kế toán doanh thu bán hàng 11 a) Kế toán doanh thu bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ 11 b) Kế toán doanh thu bán hàng trong trường hợp doanh nghiệp là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp 13 2.3.2. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng 13 a) Kế toán chiết khấu thương mại 13 b) Kế toán hàng hoá bán bị trả lại 14 c) Kế toán giảm giá hàng bán 14 3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng 14 3.1. Hình thức nhật ký sổ cái 14 3.2. Hình thức nhật ký chung 15 3.3. Hình thức chứng từ ghi sổ 16 3.4. Hình thức nhật ký – chứng từ 17 Chương II: Thực trạng kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp 19 1. Đặc điểm chung của Công ty Điện tử Công nghiệp 19 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Điện tử Công nghiệp 19 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Điện tử Công nghiệp 20 1.3. Công tác tổ chức quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp 21 1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Điện tử Công nghiệp 21 1.3.2. Cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty Điện tử Công nghiệp 23 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 24 1.4.1. Đặc điểm bộ máy kế toán 24 1.4.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty Điện tử Công nghiệp 26 2. Thực tế về kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp 29 2.1. Một số đặc điểm chung về quá trình bán hàng tại Công ty 29 2.1.1. Đặc điểm về sản phẩm của Công ty 29 2.1.2. Phương thức bán hàng 29 a) Bán hàng ở văn phòng Công ty 29 b) Bán hàng ở các trung tâm, chi nhánh của Công ty 32 2.1.3. Chính sách giá cả và phương thức thanh toán của Công ty 33 2.2. Thực tế kế toán bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp. 34 2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng 34 a) Đối với nghiệp vụ bán hàng qua kho 34 b) Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng 36 c) Đối với nghiệp vụ bán lẻ 37 2.2.2. Kế toán giá vốn hàng xuất bán 39 a) Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất bán 39 b) Phương pháp hạch toán trị giá vốn hàng xuất bán 41 2.2.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng 44 2.2.4. Kế toán thuế GTGT đầu ra 44 Chương III: Một số nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp 45 1. Đánh giá chung về kế toán bán hàng ở Công ty Điện tử Công nghiệp 45 1.1. Những thành tựu 45 1.2. Những tồn tại 46 2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp 47 2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán bán hàng 47 2.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công nghiệp 49 2.2.1. Một số yêu cầu để hoàn thiện kế toán bán hàng 49 2.2.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Điện tử Công Nghiệp 49 Kết luận 51 Nhận xét của đơn vị thực tập .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... .................................................................................................................... Công ty điện tử công nghiệp