Chuyên đề Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông – In Bưu điện

ưởng ban. Ông Bùi Giang - Ủy viên Bà Nguyễn Tần – Thủ kho. Đã kiểm nghiệm các loại vật tư: STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Chất lượng Tên khách hàng Theo HĐ Thực tế 1 Giấy Couche 150 khổ 79 C150K79 Kg 904 904 Tốt Cty In và VPP Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Số vật tư sản xuất trên đủ điều kiện nhập kho. Ngày 06 tháng 03 năm 2009 Ủy viên Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Biểu số: 04 BIÊN BẢN BÀN GIAO NHẬN VẬT TƯ, HÀNG HÓA NHẬP KHO (Liên 2: lưu thanh toán) Căn cứ vào chứng từ duyệt mua hàng số: 8340 ngày 08 tháng 03 năm 2008…. Chúng tôi gồm: Đại diện – Người giao hàng: Họ và tên:………………………..Anh Long………………………………….. Đơn vị công tác: Phòng tài chính………………………………………………. Đại diện – Người nhận hàng: Họ và tên:…………………………….Phạm Thị Tần…………………………. Tiến hành giao nhận lô hàng được nhập tại: Đặng Xá…vào hồi…ngày 08/03/2008. Của nhà cung cấp: Công ty In và Văn phòng phẩm ……………………………... STT Tên vật tư, chủng loại, quy cách Đơn vị tính Số lượng Đánh giá 1 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 904 Tốt Người giao hàng Người nhận hàng Thủ trưởng đơn vị nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số: 05 Công ty Cổ phần In Bưu điện 564 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà nội NHẬP KHO Ngày 08/03/2008 Người giao hàng: Công ty In và văn phòng phẩm Số :01/03NK Địa chỉ: Hoàn Kiếm- Hà Nội Diễn giải: Công ty In và văn phòng phẩm. Theo HĐ GTGT Số 8340 ngày 08/03/2008. Nhập tại kho: Kho công ty. STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 C150K79 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg 152 904 11.800 10.667.200 Cộng: 10.667.200 Mười triệu sáu trăm bảy ngàn hai trăm đồn chẵn. Người lập Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.2 Thủ tục xuất kho NVL tại công ty . Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện chủ yếu xuất NVL dùng cho sản phẩm, ngoài ra NVL còn xuất dùng cho các phân xưởng. Đối với NVL chính, khi các trung tâm kinh doanh vật tư của công ty có đơn đặt hàng sẽ lập phương án kinh doanh chuyển sang phòng tài chính kế toán để thẩm định và trình Giám đốc ký duyệt. Phòng sản xuất căn cứ vào đơn đặt hàng lập lệnh sản xuất. Trên lệnh sản xuất có ghi rõ họ tên NVL xuất, chủng loại, số lượng và mục đích xuất dùng. Lệnh sản xuất được chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào lệnh sản xuất, xuất kho vật tư. Đối với NVL xuất dùng chung(NVL phụ) cho phân xưởng và khối quản lý thì khi có nhu cầu cần sử dụng thì trưởng đơn vị có nhu cầu viết phiếu cấp vật tư. Trên Phiếu cấp vật tư nêu rõ nội dung, mục đích sử dụng, ghi rõ danh mục vật tư cần lĩnh về số lượng, quy cách…và đưa lên phòng sản xuất. Sau khi xuất kho trên máy, thủ kho in phiếu xuất kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1tuần/1lần. Trên phiếu xuất kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: cấp cho đơn vị, số lượng vật tư, hàng hóa. Phiếu xuất kho được lập cho một hoặc nhiều thứ vật tư cùng kho và được lập thành 4 liên: + Một liên lưu tại phòng sản xuất + Một liên giao cho người nhận vật tư + Một liên lưu hành nội bộ (lưu tại kho) + Một liên chuyển cho kế toán NVL hạch toán NVL tại kho Phiếu cấpvật tư Lập phiếu XK Xuất NV Xuất NVL bghi ghi thẻ Ghi sổ, lưu trữ Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho NVL Ví dụ: Ngày 02/03/2008 Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện xuất kho Giấy Couche 150 khổ 79 với số lượng là: 226kg với đơn giá là: 11.800đ theo Phiếu xuất kho số X02TT2/09.03 (Biểu số: 08). Biểu số: 06 CÔNG TY CP DVVT & IN BƯU ĐIỆN CỘNG HÒA XÃ HỖI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔNG HỢP Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỐ:0150/SB-08 TRẢ HÀNG: 04/03 LỆNH SẢN XUẤT Nơi nhận:…..PTC….. Ngày 2 tháng 3 năm 2009 TÊN TÀI LIỆU: GIẤY PHÉP SỬ DỤNG VŨ KHÍ TÊN KHÁCH HÀNG: ANH HOÀNG – PHÒNG TỔNG HỢP LƯỢNG TP: 500 TỜ KHỔ TP: (7x10) CM SỐ TRANG: 2 QUY CÁCH: TỜ RỜI Số khuôn Số lượt in qua máy Tổng trang in Quỹ lương 4 504 1.134 NỘI DUNG BÌA NỘI DUNG TG BÌNH BẢN Thiết kế + Ra phim ghép 8 bát in NTN Khổ bình Số đế bình 4 PHƠI BẢN GTO Loại bản 40x51 Số Bưu điệnản phơi 4 XÉN GIẤY Giấy C150 g/m Tổng số giấy xuất kho 33 tờ 79 c m Khổ giấy in 264 tờ (21,5 x 32) cm Sơ đồ pha giấy MÁY IN GTO Giấy in chính phẩm 63 tờ Giấy bù hao 200 tờ Tổng số giấy in Lên 4 kẽm in 4 mấu cơ bản theo mẫu Quy cách in Mỗi kẽm in NTN : 126 lần HCSP Dỗ,đếm,pha cắt TP.Đóng gói + Nhập kho:500tờ Trả hàng: anh Hoàng – phòng tổng hợp NGƯỜI DUYỆT NGƯỜI LẬP LỆNH SX Biểu số: 07 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN BM/XK SỐ: 02930/HMVT PHIẾU CẤP VẬT TƯ (Liên 3: Lưu đơn vị nhận vật tư) Hà Nội, ngày 28 tháng 02 năm 2008 Đơn đề nghị: …Công ty CPDVVT &IN Bưu điện…………………………. Căn cứ vào nhu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh:……………………….. Đề nghị cấp các chủng loại vật tư sau: STT Loại vật tư ĐVT Phương phápố lượng Số lượng Thực cấp Số lệnh sản Xuất 1 Giấy trắng Khổ A4 Kiện 5 5 2 3 4 ………… Người nhận vật tư Thủ kho cấp Trưởng phòng sản xuất (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Căn cứ vào lệnh sản xuất (Biểu 06) thủ kho lập phiếu xuất kho Biểu số:08 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN Số : 01/03XK 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội XUẤT KHO Ngày 02/03/2008 Người nhận hàng: Trung tâm kinh doanh 2- Công ty CP In Bưu điện Địa chỉ: 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội Xuất tại kho: Kho NVL trung tâm II STT Mã hàng Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Mã kho Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 C150K79 Giấy Couche 150 khổ 79 Kg NVLTT2 226 11.800 2,666,800 Cộng: 2,666,800 Bằng chữ: Hai triệu sáu trăm sáu mươi sáu ngàn tám trăm đồng. Người lập Người nhận Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán chi tiết NVL tại công ty. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện đã sử dụng phương pháp Thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL . Ưu điểm: Phương pháp này dễ làm, dễ hiểu, đơn giản để kiểm tra đối chiếu và dễ phát hiện sai sót, thuận lợi cho việc hạch toán bảo đảm chính xác hiệu quả. Kế toán sử dụng chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho…để hạch toán chi tiết. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ kế toán chi tiết NVL Báo cáo tổng hợp tồn kho Sổ kế toán tổng hợp NVL Sơ đồ 2.3 Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Cụ thể phương pháp này được Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện thực hiện như sau: Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho (Biểu 09) để theo dõi tình hình nhập- xuất - tồn kho của từng chủng loại NVL ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép. Hằng ngày, khi thủ kho nhận được các chứng từ liên quan nhập - xuất NVL, thủ kho kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới thực hiện nghiệp vụ nhập - xuất NVL, sau đó vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng thực tế NVL nhập - xuất. Các chừng từ nhập - xuất được thủ kho phân loại theo phiếu nhập, phiếu xuất để giao cho phòng kế toán theo định kỳ. Cuối tháng, thủ kho kiểm tra số tồn kho thực tế và số tồn ghi trên thẻ kho. Sau khi nhập kho trên máy, thủ kho in phiếu nhập kho và gửi về phòng kế toán định kỳ 1tuần/1lần. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu như: Nhà cung cấp, số lượng vật tư, hàng hóa. Đối với kho vật tư của công ty, mỗi phiếu nhập kho thủ kho chuyển về phòng kế toán 1bản. Đối với các kho của các đơn vị khác, mỗi phiếu nhập kho thủ kho chuyển về phòng kế toán 2 bản để phòng kế toán chuyển về từng đơn vị theo dõi. Tại phòng kế toán: Định kỳ, khi nhận được chứng từ nhập - xuất NVL do thủ kho chuyển đến, kế toán NVL căn cứ và phân loại chứng từ có hóa đơn đỏ, đã hoàn thiện thủ tục để nhập liệu cho từng chứng từ vào máy. Hiện nay, Công ty đang áp dụng Phần mềm MISA vào công tác kế toán, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu là quá trình cập nhật và quản lý “ Sổ chi tiết NVL” thông qua “Bảng danh mục mã vật tư”. Khai báo mã vật tư cho loại vật liệu nào là mở chi tiết cho loại vật liệu đó. Trình tự kế toán chi tiết vật liệu trên máy vi tính có thể khái quát như sau: Dữ liệu đầu vào -Nhập chứng từ vật liệu: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho -Khai báo thông tin do máy yêu cầu Máy xử lý thông tin liên quan đến kế toán chi tiết NVL và cho ra dữ liệu tổng hợp. Dữ liệu đầu ra -Sổ chi tiết NVL , sổ chi tiết công nợ. - Bảng báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL …. Sơ đồ 2.4 Trình tự kế toán chi tiết Nguyên vật liệu Biểu số 10: Sổ chi tiết vật tư hàng hóa từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009. Sau khi lập sổ chi tiết vật tư, hàng hóa, kế toán chi tiết không lập bảng kê Nhập - xuất - tồn từng thứ NVL cũng không sử dụng sổ chi tiết Nhập - xuất - tồn(lượng) mà cuối tháng, máy tự động cho ra báo cáo tồn kho, Báo cáo tồn kho Công ty sử dụng là một bảng tổng hợp về tình hình nhập - xuất - tồn kho NVL trong cả kỳ về số lượng và giá trị. Biểu số 11: Báo cáo tổng hợp tồn kho (kho NVL chính) Biểu số: 09 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội THẺ KHO Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tên kho: Kho NVL công ty Mã kho CT STT Ngày Số Diễn giải SL nhập SL xuất SL điều chỉnh SL lắp ráp tháo dỡ SL tồn kho Mã hàng C150 K 79 Tên hàng Giấy Couche định lượng 150 khổ 79 Đơn vị Kg 1 01/03/2008 (số tồn đầu kỳ) 340 2 02/03/2008 X02TT2/06803 Trung tâm 2 226 114 3 06/03/2008 01/03NK Cty In và VPP 904 1,018 …. …. 57 31/03/2008 30/03.NK Cty TM & SX ĐỨC HÙNG 1.928 2000 Cộng 2000 Biểu số: 10 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho nguyên vật liệu Công ty Tên vật liệu: Giấy Couche 150 khổ 79 Ngày tháng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH NT SL TT SL TT SL TT 1/03 Dư đầu tháng 11.500 340 3.910.000 2/03 02TT2/06803 2/03 Xuất cho trung tâm 2 621 11.200 226 2.531.200 114 1.378.800 6/03 01/03NK 6/03 Mua của Cty In và VPP 152 11.800 904 10.667.200 1.018 12.046.000 …. ……. ….. …. … 31/03 30/03NK 31/03 Mua Cty TM & SX ĐỨC HÙNG 152 10.900 1.928 21.015.200 2000 22.400.000 Cộng Biểu số: 11 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội BÁO CÁO TỔNG HỢP TỒN KHO Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tên kho: Nguyên vật liệu chính STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đầu kỳ Nhập kho Xuất kho Cuối kỳ SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị SL Giá trị Mã nhóm vật tư BB Tên nhóm vật tư Giấy Bãi Bằng 1 BB58/84-241 Giấy BB ĐL 58 khổ 241 độ trắng 84 Kg 73 73 2 BB58/84-420 Giấy BB ĐL 58 khổ 420 độ trắng 84 KG 294 211 83 ……. … Cộng( mã nhóm vật tư) 13.226 1.867 11.400 Mã nhóm vật tư C Tên nhóm vật tư Giấy Couche 1 C150K79 Giấy Couche DL150 khổ 79 Kg 340 2.832 1.172 2000 2 C118-65*86 Giấy Couche ĐL 118 khổ 65*86 Kg 60 20 75 5 … … Cộng( mã nhóm vật tư) 17.750 2882 1814 16.935 …… … Cộng: Kho nguyên vật liệu chính 591.141 4000 47.770 543.771 Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán tổng hợp NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện Nói tới hạch toán kế toán là nói tới sự phản ánh số hiện có và tình hình biến động của toàn bộ tài sản của doanh nghiệp theo chỉ tiêu giá trị. Chỉ nguyên kế toán chi tiết thì chưa đảm bảo được yêu cầu này mà bên cạnh kế toán chi tiết không thể thiếu vai trò của kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp NVL là việc ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp NVL theo tình hình biến động của NVL trên các tài khoản, sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo chỉ tiêu số lượng, giá trị. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện sử dụng phần mềm kế toán MISA vào hạch toán kế toán và kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ. 2.6.1 Tài khoản sử dụng Hiện nay, công tác hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên. Theo phương pháp này, kế toán tổng hợp sử dụng các TK sau để hạch toán các nghiệp vụ liên quan: TK 152 Nguyên vật liệu trực tiếp Kế toán nguyên vật liệu mở các tài khoản cấp 2: TK1521: NVL chính, TK1522: NVL phụ…..để thuận tiện cho việc theo dõi từng loại nhóm vật liệu. Do công ty có nhiều loại nguyên vật liệu nên kế toán mở chi tiết tài khoản theo tên của nguyên vật liệu theo ký hiệu viết tắt của nguyên vật liệu như: TK1521C150K79: NVL chính giấy Couche... Các nghiệp vụ nhập vật tư Công ty sử dụng các tài khoản liên quan sau: + TK 111: Tiền mặt + TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 2: TK 1331: thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa dịch vụ. TK 1332 : thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ + TK 141 : Tạm ứng +TK 331: Phải trả người bán(theo dõi chi tiết cho từng đối tượng) +TK338: Phải trả, phải nộp khác Các nghiệp vụ xuất vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh được phản ánh trên các tài khoản: + TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 627: Chi phí sản xuất chung + TK 641: Chi phí bán hàng (Chi tiết theo phương án kinh doanh) + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp. (Chi tiết theo phương án kinh doanh) 2.6.2 Qui trình ghi sổ Nhập NVL : Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, vì vậy kế toán tổng hợp NVL gắn liền với kế toán công nợ phải trả với nhà cung cấp. Hiện nay, công ty áp dụng phần mềm kế toán nên các nghiệp vụ phát sinh trong tháng về tình hình nhập xuất NVL được thực hiện tự động trong máy một cách linh hoạt, hiệu quả thông qua phần mềm MISA đã cài đặt. Công ty đã xây dựng mã nhà cung cấp cho từng khách hàng, nhà cung cấp nên rất thuận tiện cho việc theo dõi và hạch toán vật liệu trên máy. Trích Bảng mã hóa khách hàng, nhà cung cấp… Mã Tên khách hàng/nhà cung cấp CTTM Công ty giấy Tân Mai VHVT Công ty văn hóa phẩm Việt Thái BCLTQTKVI Trung tâm bưu chính liên tỉnh và quốc tế KVI …. ….. Kế toán nhập kho vật tư hàng hóa được thực hiện trong mục “Nhập vật tư, hàng hóa” của trường “Quản lý kho” trên màn hình giao diện. Khi có phát sinh các nghiệp vụ nhập kho, kế toán phải xác định các vật tư, hàng hóa đó đã được khai báo trong danh sách vật tư, hàng hóa hay chưa? Trong trường hợp nếu chưa khai báo thì phải khai báo vật tư, hàng hóa, phải xác định tiếp kho quản lý các loại vật tư, hàng hóa nhập đã khai báo chưa để có thể khai báo thêm mới từ kho đến loại vật tư, hàng hóa chi tiết. Sau khi khai báo thêm mới vật tư, hàng hóa chi tiết phải đăng ký kho cho loại vật tư, hàng hóa đó. Sau đó vào “Quản lý kho”, rồi vào “Nhập vật tư, hàng hóa” để nhập các thông tin về kho vật tư. Các cột cần phải nhập gồm: Mã chi nhánh: Đơn vị nhập hàng hóa. Phần chứng từ: Số CT: Mã số của chứng từ Ngày: Ngày nhập Phần Người bán Tên NCC: Mã nhà cung cấp Địa chỉ: Địa chỉ NCC. Diễn giải: Nghiệp vụ nhập vật tư, hàng hóa (lý do nhập vật tư hàng hóa). Mã vật tư: Mã vật tư, hàng hóa nhập Mã kho: Mã kho vật tư hàng hóa TK Nợ TK đối ứng Số lượng: Số lượng vật tư, hàng hóa. Thành tiền: Tổng số tiền của vật tư, hàng hóa. Trước tiên là số CT, ngày tháng: điều này có nghĩa xác định được mã số của chứng từ nhập kho, trong một tháng có thể mở một số chứng từ ghi sổ tuỳ theo mục đích sử dụng thực tế để theo dõi nhập kho phát sinh trong một thời gian. Mỗi một loại vật tư được nhập trên một dòng. Thao tác nhập trên một dòng thì kế toán có thể thêm mục để nhập các số liệu vào: TK Nợ, TK Có, mã vật tư. Cột “số CT” sẽ tự động nhảy theo số tự tự nhập vào máy. Các cột “Tên NCC” nếu không nhớ ta có thể nhập bằng cách nháy đúp chuột vào cột đó sẽ xuất hiện hộp thoại cho phép chọn một cách trực quan chính xác. Nếu trong một chứng từ có nhiều loại vật tư của một nhà cung cấp thì việc thực hiện việc cắt dán, rồi thay mã cũng như số lượng vật tư, đảm bảo mỗi loại vật tư đều nhập trên một dòng theo nội dung của từng cột. Khi kế toán NVL nhận được các hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ tiến hành nhập các số liệu đó vào máy. Sau đó máy tự động lập ra các chứng từ, mẫu sổ. Để xem xét, kiểm tra và in ra các loại chứng từ, mẫu sổ nhập vật tư hàng hóa đã thực hiện, kế toán vào Menu “Tệp” trên màn hình giao diện, sau đó chọn “In báo cáo” rồi chọn các chứng từ, báo cáo cần xem và in để xem và in, như: Phiếu nhập kho, tâp hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ, Thẻ kho, Báo cáo tồn kho, Sổ cái tài khoản, Bảng cân đối số phát sinh… Hạch toán nghiệp vụ nhập kho : Trình tự nhập liệu được thực hiện theo các bước như nêu trên. Đối với NVL mua từ bên ngoài (trong nước): Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT số 8340 của công ty In và văn phòng phẩm ngày 08/03/2008, Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện nhập giấy Couche 150 khổ 79*109 với số lượng là : 904kg, đơn giá là: 11.800đ, thành tiền là:10.667.200đ. Kèm theo hóa đơn của Công ty In và văn phòng phẩm thì số tiền mà Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện phải trả là: 11.733.920đ. Theo hóa đơn GTGT số 8340 ngày 08/03/2008. Nhân viên kế toán tiến hành mở màn hình nhập dữ liệu như biểu số 13 và biểu số 14 (nhập thuế GTGT). Đối với NVL mua từ bên ngoài (nhập khẩu) Ví dụ: Theo hóa đơn số 1152 và 1153 (Mua theo phương thức ủy thác nhập khẩu) của Công ty In Hàng không (Ngọc lâm – Long Biên) ngày 03/03/2009. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện nhập khẩu giấy Carbon CB trắng 210 với số lượng 5,600kg, đơn giá 28,000đ, thành tiền 156,800,000. Căn cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán sẽ nhập số liệu vào máy cũng theo trình tự trên. Biểu số 15 và biểu 16 Ngoài việc sử dụng tiềm mặt và TGNH để thanh toán tiền mua NVL công ty còn sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền tạm ứng. Khi có nhu cầu về vật tư, phòng sản xuất sẽ tham khảo giá thị trường, trình giám đốc duyệt, trên cơ sở đó phòng lập chứng từ Giấy đề nghị tạm ứng- tiền mua NVL .Việc mua NVL bằng tiền tạm ứng được kế toán thực hiện nhập vào máy.Trình tự nhập liệu cũng tương tự như các trường hợp trên. Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện có nguồn NVL chủ yếu là do nhập ngoài và được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Vì vậy, hàng tháng Công ty cần theo dõi tình hình công nợ với các nhà cung cấp NVL một cách chặt chẽ, chính xác, công việc này được thực hiện trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhập các số liệu về vật tư hàng hóa kế toán đã khai báo một cách chi tiết về mã vật tư,tên NCC. Kế toán vật tư về công nợ xử lý trong các phần hành kế toán như: kế toán tiền mặt, kế toán TGNH…. Với khối lượng lớn về vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, do đó kế toán cần phải khai báo chi tiết từng khách hàng để máy tự động chuyển phần trả cho nhà cung cấp cùng với các số liệu kế toán tiền mặt, kế toán TGNH, để theo dõi tình hình công nợ. Trong một tháng có thể có nhiều lần nhập khác nhau nhưng cùng một nhà cung cấp,kế toán chỉ cần khai báo một lần và máy tự động chuyển sang. Khi khai báo sai thì máy sẽ không cho cất giữ thông tin, các yêu cầu cần phải khai báo: Mã NCC, Tên NCC. Hàng tháng, kế toán có thể kiểm tra và xem xét tình hình thanh toán công nợ trên sổ chi tiết công nợ nhà cung cấp, báo cáo tổng hợp công nợ, sổ cái tài khoản công nợ. Sau đây là “Tổng hợp công nợ phải trả” từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008. Biểu số 17: Biểu số: 17 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Tài khoản 331 Phải trả người bán Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Tài khoản Đầu kỳ Phát sinh Cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có VPPP Cty In và Văn phòng phẩm 3311 11.733.920 11.733.920 ATC Cty TNHH ATC 3311 191.861.100 127.908.000 63.953.100 IHK Cty In hàng không 3311 8.670.477 172.480.000 181.150.477 … …. …. Tổng cộng 295.531.577 159.641.920 194.213.920 330.103.577 Xuất NVL Đối với trường hợp xuất kho NVL, kế toán tổng hợp xuất kho NVL được thực hiện trong trường “ Quản lý kho” với những nội dung và cách thức tiến hành tương tự như trường hợp nhập kho NVL . Đầu tiên kế toán tiến hành nhập ngày tháng, số CT về việc xuất dùng NVL. Sau đó kế toán lần lượt nhập các thông tin cần thiết theo các nội dung xuất kho: Tên đơn vị nhận vật tư, địa chỉ, diễn giải (lý do xuất), mã vật tư, diễn giải, số lượng…,giá xuất sẽ do máy tự động cập nhật. Ví dụ: Theo phiếu xuất kho ngày 02/03/2009 kế toán mở màn hình nhập dữ liệu như Biểu số :18 Trong khi xuất có thể có nhiều loại NVL được xuất trên cùng một chứng từ, khi đó kế toán thực hiện việc cắt dán thêm dòng và thay đổi mã NVL, số lượng NVL xuất đảm bảo mỗi loại NVL được ghi trên một dòng. Công ty áp dụng tính giá xuất kho theo NVL phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng và phần tính giá xuất kho sẽ được máy tự động tính sẵn sau mỗi các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL. Kế toán muốn biết giá xuất kho thì vào phần “Tự động cập nhật giá xuất” trường ‘Quản lý kho”, lúc đó hệ thống sẽ tự động tính giá xuất dùng (đơn giá xuất dùng) theo phương pháp bình quân gia quyền cuối tháng cho các lọai NVL xuất kho. Vì vậy, với các nghiệp vụ xuất kho, kế toán không phải vào cột đơn giá mà máy sẽ tự động nhảy. Tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện, NVL xuất dùng chủ yếu là phục vụ nhu cầu sản xuất vì vậy chủ yếu được hạch toán vào TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp (gồm các loại giấy in, bìa các loại,mực in các loại, Bưu điện bản kẽm, Film…). Ngoài ra, một số được hạch toán vào TK627- Chi phí sản xuất chung (gồm nhiên liệu, các loại NVL phục vụ hoạt động sản xuất chung), TK641, TK 642 (gồm các loại giấy, mực…) Riêng TK621 được mở chi tiết thành 2 tài khỏan cấp 2 gồm: TK6211 – Chi phí NVL chính trực tiếp TK 6212 – Chi phí NVL phụ trực tiếp Cuôi tháng kế toán lập Sổ cái TK 152. Biểu số: 19. Đối với phế liệu xuất kho Cũng như trường hợp nhập kho phế liệu,khi xuất kho bán phế liệu công ty không lập phiếu xuất kho phế liệu. Phế liệu xuất kho bán ra khi có đại diện cho các bộ phận vật tư, tài vụ, bộ phận kho cùng có mặt tại kho phế liệu để tổ chức cân hàng bán cho khách mua. Nhận được tiền bán phế liệu, căn cứ vào hóa đơn xuất bán phế liệu kế toán viết phiếu thu nhận tiền ván phế liệu và hạch toán vào TK 711- Thu nhập khác. Nhập chứng từ gốc vào máy Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ (các nghiệp vụ nhập vật tư) Tập hợp các chứng từ theo mã thống kê chứng từ (các nghiệp vụ xuất vật tư) Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh các tài khỏan Sơ đồ 2.5 Kế toán tổng hợp NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Biểu số: 19 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/03/2009 đến ngày 31/03/2009 Tài khoản: 152 Nguyên liệu, vật liệu Số CT Ngày CT Loại CT Diễn giải Tài khoản TK đối ứng Nợ Có Số dư đầu kỳ 8.299.971 X02TT2 02/03/2009 Phiếu xuất Giấy Couche 150 khổ 79 1521 6211 2.666.800 … … … 01/03NK 06/03/2009 HHĐ mua hàng Giấy Couche 150 khổ 79 1521 3311 10.667.200 02/03NK 10/03/2009 HHĐ mua hàng Giấy Cả bon CB trắng 210 1521 3311 156.800.000 … … … … Cộng số phát sinh 7.772.740.920 8.991.352.420 Số dư cuối kỳ 7.080.543.471 Đối với việc kiểm kê NVL tồn kho Định kỳ, mỗi tháng một lần vào cuối tháng, kế toán NVL của Công ty xuống kho NVL cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê NVL tồn kho. Kế toán kho cùng với thủ kho đối chiếu số liệu NVL thực tế có trong kho (tại thời điểm kiểm kê) với số liệu NVL còn tồn trên sổ sách về mặt chủng loại, số lượng, quy cách, phẩm chất. Nếu khớp thì công tác kế toán NVL được thực hiện tương đối tốt. Nếu còn sai lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Biểu số: 20 CÔNG TY CP DỊCH VŨ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 564 Nguyễn văn Cừ - Long Biên- Hà nội BIÊN BẢN KIỂM KÊ Mã kho: CT Tên Kho : Kho Công ty STT Tên VL Theo sổ kế toán Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT 1 Giấy Couche 2000 2000 0 0 2000 2 Giấy Bãi Bằng ĐL 456 456 0 0 456 3 Giấy Cacbonless 274 274 0 0 274 … … PHẦN III: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CP DỊCH VỤ VIỄN THÔNG VÀ IN BƯU ĐIỆN 3.1 Nhận xét về công tác kế toán NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện 3.1.1 Thành tựu Về điều kiện làm việc: Đầu tiên phải nói đến sự đóng góp tích cực và hiệu quả của hệ thống máy vi tính đối với công tác kế toán. Từ khi công ty sử dụng công nghệ mới này vào hạch toán kế toán, phần mềm kế toán MISA đã tạo ra nhiều điều kiện thuận lợi cho kế toán. Hiện nay, hệ thống máy vi tính đã rộng khắp trong công ty, góp phần làm cho công tác kế toán và công tác quản lý trở nên tốt hơn. Số lượng máy vi tính được trang bị khá đủ cho cán bộ công nhân viên, việc cung cấp thông tin và số liệu kế toán đươc nhanh chóng, đầy đủ kịp thời. Do hệ thống sổ của Công ty được thực hiện trên máy vi tính nên thông tin được lưa trữ chặt chẽ, có thể dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần thiết, thống nhất từ khâu nhập đến khâu xuất. Về bộ máy kế toán: Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã trải qua 50 năm thành lập và phát triển cùng với đặc điểm tổ chức quản lý theo hình thức kế toán tập trung – phân tán,vì vậy gắn liền với cơ cấu bộ máy kế toán gồm các cán bộ kế toán lâu năm có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình, có năng lực, công tác kế toán có sự phối hợp nhịp nhàng, ăn khớp giữa nhân viên kho và phòng kế toán giúp cho việc ghi chép sổ sách số liệu chính xác, kịp thời. Về hệ thống chứng từ Quá trình luân chuyển chứng từ và ghi sổ giữa các bộ phận kế toán được diễn ra một cách nhịp nhàng. Sự phân công nhiệm vụ rõ ràng dựa trên năng lực, khả năng cụ thể của từng người. Không chồng chéo giữa các khâu làm việc đã giúp cho công tác kế toán của Công ty được thực hiện đảm bảo, hợp lý. Kế toán nguyên vật liệu đảm bảo việc nhập xuất nguyên vật liệu một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác. Công tác kế toán NVL ở Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện được tổ chức khá chặt chẽ, khoa học, tương đối toàn diện, phù hợp với yêu cầu quản lý tập trung. Hiện nay, Công ty đang hạch toán NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên nhằm đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư. Về khâu thu mua NVL, hàng tháng, quý, năm, các kế hoạch thu mua được lên đều đặn và thực hiện tốt trên cơ sở các chỉ tiêu Công ty đề ra, các đơn đặt hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm của công ty. Do đó, với khối lượng vật tư sử dụng lớn, nhiều loại mà công ty vẫn cung cấp cho sản xuất cũng như các nhu cầu khác đầy đủ, không làm gián đoạn sản xuất. Về hệ thống tổ chức kho Các kho được sắp sếp một cách hợp lý, phù hợp với việc nhập kho, bảo quản NVL, nâng cao chất lượng sản phẩm và thuận tiện cho quá trình hạch toán. Các kho NVL chính, Kho NVL phụ…được tổ chức đảm bảo dễ dàng kiểm tra quá trình thu mua, dữ trữ, bảo quản, sử dụng. Từ đó có thể cung cấp đầy đủ, kịp thời tình hình vật tư cho lãnh đạo Công ty, giúp quản lý tốt NVL cũng như tình hình sản xuất của công ty. Về công tác kế toán NVL . Công ty hiện đang sử dụng 13 loại NVL chính với tính chất và công dụng khác nhau, Công ty đã chia vật liệu theo kho, nhóm, loại và mã hóa từng loại vật tư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ và hạch toán vật liệu được chính xác. Kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu chặc chẽ giữa sổ kế toán với kho nguyên liệu để đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động NVL. Một trong những ưu điểm lớn nhất trong công tác quản lý và kế toán NVL là đã xây dựng được hệ thống định mức vật tư của Công ty một cách cụ thể, chi tiết cho từng loại vật tư, tạo điều kiện cho công tác thu mua được chủ động, các phân xưởng sản xuất tiết kiệm được vật tư, mang lại hiệu quả kinh tế cao cho Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện . Việc sử dụng NVL nhìn chung được tổ chức một cách quy mô và thống nhất. Kế toán NVL đã theo dõi, phản ánh một cách đầy đủ tình hình nhập xuất tồn vật liệu và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Hệ thống sổ sách rõ ràng, được tổ chức khoa học, hợp lý, vận dụng linh hoạt chế độ kế toán hiện hành cho phù hợp với đặc điểm cũng như trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán trong Công ty giúp cho kế toán NVL của Công ty theo dõi chặt chẽ, chi tiết từng kho, nhóm, loại. Bên cạnh những thành tựu mà Công ty đã đạt được ở trên thì công tác kế toán NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện còn một số hạn chế nhỏ. Hạn chế Về công tác kế toán chung Phần mềm kế toán của công ty được lắp đặt từ năm 1995 đến nay tuy đã qua nhiều lần nâng cấp nhưng vẫn tỏ ra lạc hậu, kế toán vẫn phải làm bằng Excel khi lên các báo cáo tổng hợp cuối kỳ và theo dõi một số tài khoản trên Excel như TK242, TK241…điều này gây rất nhiều khó khăn cho kế toán viên. - Do kế toán tổng hợp ở phòng kế toán tài chính phải chờ chứng từ ở các chi nhánh, trung tâm chuyển lên nên việc lên các báo cáo tổng hợp thường bị chậm trễ, phụ thuộc vào thời gian các chi nhánh gửi lên, ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho các nhà quản trị khi cần thiết. Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Trên thực tế Sổ cái được lập trực tiếp từ các chứng từ nhập và chứng từ xuất do máy tự động lập ra vào cuối mỗi tháng và được lập theo số thứ tự của các phiếu nhập, xuất. Như vậy, Sổ cái được lập ra không dựa trên Chứng từ ghi sổ theo như trình tự thông thường của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Trên thực tế công ty không sử dụng chứng từ ghi sổ, chỉ khi nào có yêu cầu thì máy sẽ tự động lập ra. Do đó, phần mềm kế toán MISA thích hợp với hình thức Nhật ký chung hơn là hình thức Chứng từ ghi sổ. Về việc quản lý NVL Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện là một doanh nghiệp sản xuất ấn phẩm phục vụ chủ yếu cho ngành Bưu chính viễn thông, sản phẩm của Công ty chủ yếu thể hiện dưới dạng tờ hoặc quyển là chủ yếu nên nguồn cung cấp NVL chủ yếu là sản phẩm giấy trong và ngoài nước, Có thể nói, giấy là NVL chính chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm mà không một loại NVL nào khác có thể thay thế được, trong khi đó thị trường lại luôn biến động, vì vậy đôi lúc tìm nguồn nhập NVL còn gặp nhiều khó khăn. Do đặc tính của giấy là nếu để lâu thì thường bị hút ẩm, ố…nên Công ty chỉ để dự trữ lượng không lớn, khi thị trường cung cấp biến động sẽ dẫn tới việc cung cấp giấy bị hạn chế, không chủ động trong sản xuất, giá cả biến động ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, cho dù là hiện tượng rất ít khi xảy ra nhưng cũng làm ảnh hưởng tới Công ty. Về kho và cơ sở sản xuất Do công ty có kho và cơ sở sản xuất không ở cùng một khu, điều này dẫn tới việc vận chuyển, bảo quản, sử dụng cũng như quản lý NVL gặp khó khăn, tốn kém. Về công tác kế toán NVL Công ty không sử dụng TK151- ‘Hàng mua đang đi đường’ nên chỉ theo dõi số hàng mua đã thực nhập kho (có phiếu nhập kho) chứ không theo dõi số hàng mua đã mua chưa về nhập kho. Khi Công ty mua hàng đã nhận được hóa đơn của bên bán, Công ty đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán, lúc này số hàng mua trên đã thuộc quyền sở hữa của công ty, nhưng vì lý do nào đó mà cuối tháng, cuối quỹ hàng vẫn chưa về hoặc hàng về đến kho nhưng phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm chưa kiểm nhận kịp số hàng trên nên chưa được nhập kho. Số vật liệu này không được phản ánh, theo dõi trên tài khoản nào là không hợp lý, cho thấy tính chính xác, đầy đủ của công tác vật liệu chưa chặt chẽ. Công ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá nguyên vật liệu xuất kho giúp giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán nhưng lại dồn công việc đến cuối kì gây ảnh hưởng đến các khâu kế toán khác. Mặt khác việc sử dụng phương pháp này phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm nguyên vật liệu mà đối với công ty là việc hết sức phức tạp. Công ty không sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong khi khoản mục này chiếm một tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản của công ty vi phạm nguyên tắc thận trọng. 3.2 Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện 3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện và nguyên tắc hoàn thiện Hoàn thiện là nhu cầu tất yếu của mọi sự phát triển . Hoàn thiện chính là quá trình nhận thức thực tiễn từ đó tìm ra biện pháp khắc phục cải thiện cái hiện có để đạt kết quả tốt hơn. Kế toán với tư cách là một môn khoa học độc lập cũng như không tách ra khỏi quy luật phát triển và hoàn thiện đó. Đối với Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố quan trọng của quá trình sản xuất . Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giá thành sản phẩm. Sự biến động của chi phí sẽ gây ảnh hưởng đến giá thành sản xuất của doanh nghiệp và tất yếu ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của công ty. Vì vậy tổ chức quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho công ty đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn hiệu quả. Như vậy, hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Dịch vụ viễn thông và In Bưu điện không chỉ xuất phát từ nhu cầu của bản thân công ty mà còn là đòi hỏi khách quan của công tác nghiên cứa lý luận thực tiễn quản lý. Dể công tác kế toán nguyên vật liệu được hoàn thiện, khoa học và đúng hướng thì quá trình này cần phải tuân thủ các nguyên tắc sau : Nguyên tắc chung xét trong mối quan hệ với mọi hoạt động kinh doanh của Công ty. Tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nước và áp dụng chế độ kế toán Doanh nghiệp một cách hợp lý, phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị, khả năng trình độ của độ ngũ kế toán. Yêu cầu này đòi hỏi các doanh nghiệp phải biết vận dụng chế độ kế toán hiện hành, không tùy tiện áp dụng một số kỹ thuật của các nước khác vào đơn vị khi Nhà nước cho phép. Đây là một yếu tố rất quan trọng giúp cho Nhà nước có thể quản lý được tình hình sản xuất kinh doanh của tất cả các ngành, các đơn vị, các thành phần kinh tế. Công ty phải áp dụng linh hoạt sáng tạo các quy định của nhà nước, chế độ kinh doanh nói chung và chế độ kế toán nói riêng để xây dựng một bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động sarb xuất kinh doanh, quy mô hoạt động, khả năng và trình độ thực tế của đơn vị. Yêu cầu cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời chính xác và yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả.Đấy là một trong những yêu cầu cơ bản đối với công tác kế toán bởi khi được cung cấp thông tin kịp thời thì công tác kế toán mối giúp cho bộ máy lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong sản xuất kinh doanh. Từ đó đem lại lợi nhuận cao hơn cho Doanh nghiệp và tiết kiệm chi phí cho công tác quản lý cũng như trong sản xuất. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu + Nguyên tắc nhất quá : Các chính sách và phương pháp tính giá nguyên vật liệu, phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu phải được áp dụng một cách thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán dựa trên quyết định số 15/2006-QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. + Nguyên tắc giá gốc : Kế toán nguyên vật liệu được thực hiện theo giá gốc. + Nguyên tắc thận trọng : Đến cuối niên độ kế toán khi giá trị thuần có thể thực hiện được bé hơn giá gốc thì doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung cũng như nguyên vật liệu nói riêng. Việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu phải được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng. + Nguyên tắc phù hợp : Theo nguyên tắc này việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau. Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó bất kể chi phí đó xuất hiện ở kỳ nào. 3.2.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty. Sau một thời gian thực tập tại công ty, qua quá trình tìm hiểu và tham khảo ý kiến của cán bộ phòng kế toán, em đã một phần nắm bắt được những ưu điểm nổi bật cũng như những vướng mắc trong tổ chức kế toán NVL . Sau đây em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhỏ hy vọng đóng góp một phần nào đó vào việc nâng cao chất lượng công tác kế toán hiện nay. Nâng cao hiệu quả công tác quản lý NVL trong tất cả các khâu. - Trong công tác thu mua : Công ty phải quản lý chặt chẽ về mặt chất lượng, giá cả, qui cách, chất lượng và chủng loại nguyên vật liệu. Do đặc điểm nguyên vật liệu công ty rất đa dạng và phong phú giá cả biến động nên công ty phải thường xuyên đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, các rủi ro phát sinh trong quá trình thu mua nguyên vật liệu cũng như việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế. - Trong công tác dự trữ : Giá cả thị trường luôn biến động, việc đó dẫn đến khách hàng thường xuyên không đáp ứng đúng yêu cầu thỏa thuận , dẫn đến tình trạng ảnh hưởng không tốt đến tiến trình sản xuất.Hơn nữa, thị tường thường xuyên biến động nên khâu cung cấp NVL không phải lúc nào cũng thuận lợi. Mà Công ty thường không dự trữ nhiều NVL do NVL của công ty không thể để lâu được. Do vậy công ty cần lập kế hoạch dự trữ vật tư một cách khoa học hợp lý hơn để tránh tình trạng sản xuất không bị gián đoạn do khâu cung ứng vật tư, Công ty tham gia ký kết các hợp đồng dài hạn đối với các bạn hàng cung cấp NVL . - Công tác bảo quản : Để tránh tình trạng mất mát hư hỏng trong quá trình vận chuyển NVL Công ty nên thống nhất địa điểm tập kết NVL theo từng kho, làm tốt công tác quản lý NVL trong từng kho, quy trách nhiệm cụ thể đối với từng phần hành công việc, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên ở bộ phân kho. Mặt khác, để quản lý tốt NVL thì Công ty cần quản lý chặt chẽ chi tiết tới từng đối tượng, chủng loại NVL cụ thể. Hiện nay, Công ty đã thực hiện việc xây dựng được danh điểm vật liệu, góp phần vào công tác quản lý NVL được thuận lợi dễ dàng hơn. Tuy nhiên, sổ danh điểm mới chỉ xây dựng dựa trên tên của từng loại NVL, không khái quát được rõ từng loại vật liệu đã được phân chia theo từng nội dung kinh tế : NVL chính, NVL phụ….Chỉ là một loạt ký hiệu của NVL, trong khi NVL của Công ty có rất nhiều loại với quy cách, kích cỡ, nội dung kinh tế cũng như công dụng khác nhau trong sản xuất với tính năng lý, hóa học khác nhau. Do đó, sổ danh điểm vật liệu của Công ty xây dựng chưa thể hiện được nội dung kinh tế cũng như công dụng của của từng thứ NVL cụ thể, làm cho việc quản lý NVL chưa thật khoa học và hiệu quả. Để sử dụng hiệu quả, chặt chẽ, khoa học, hạch toán chính xác chi tiết tới từng loại NVL thì công ty cần hoàn thiện sổ danh điểm vật liệu, cần xây dựng lại sổ danh điểm vật tư một cách khoa học hơn. Có thể mã hóa NVL theo từng loại NVL và tên cụ thể của từng vật liệu. Cụ thể : Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Cấp 4 Cấp 5 Kho Công ty Hà Nội 1521:NVL chính 152101: Giấy 15210101: Giấy Carbon 1521010101: Giấy Carbon trắng khổ 210 1521010102: Carbon trắng khổ 420 … Kho trung tâm 1 15210102: Giấy Bồi … 1521010201: Giấy Bồi Cát Sơn ĐL 300 khổ 54*39 1521010202: Giấy Bồi Couche Đl 300 khổ 54*39,5 … Kho trung tâm 2 152102: Mực 15210201: Mực Nhật 1521020101: Mực Nhật đỏ 1521020102: Mực Nhật Nâu 15210202: Mưc Tàu 1521020201: Mực Tàu đỏ Kho trung tâm 3 1521020202: Mực Tàu đen … … … 1522: NVL phụ 152201: nhựa 15220101: Nhựa đen 152202: Băng dính … … …. …. Hệ thống kho và cơ sở sản xuất Công ty có hệ thống kho và cơ sở sản xuất không cùng một nơi đã gây ra một số hạn chế cho việc bảo quản, chuyên chở và công tác kế toán NVL. Để khắc phục được cần có kế hoạch đưa hệ thống kho và cơ sở sản xuất về cùng một địa điểm để tiện cho việc quản lý, bảo quản, chuyên chở, tiết kiệm chi phí Thực hiện chế độ dự phòng và kế toán giảm giá nguyên vật liệu Dể đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán đơn vị cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cũng như nguyên vật liệu vào cuối kỳ. Đây có thể coi như bằng chứng đáng tin cậy về giá trị thuần có thể thực hiện được của niên độ kế toán tiếp theo. Cuối niên độ kế toán nếu đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu. Dự phòng được lập dựa trên cơ sở chênh lệch giá gốc và giá trị thuần nguyên vật liệu có thể thực hiện được. Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập như sau : Mức DP lập cho SL hàng tồn x Mức chênh lệch giảm niên độ N = kho mỗi loại giá của mỗi loại Cuối niên độ sau tính mức dự phòng giảm giá cần lập, nếu : Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau cao hơn mức đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được lập bổ sung thêm : Mức DP phải = Mức DP phải lập - Mức DP đã lập lập bổ sung  cho năm N+1 cho năm N Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau nhỏ hơn mức đã trích lập năm trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng. Mức DP phải = Mức DP đã lập - Mức DP phải lập hoàn nhập  cho năm N cho năm N+1 Nếu không chênh lệch đơn vị không phải trích lập hay hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho vào giá vồn hàng bán. Dể thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nguyên vật liệu đơn vị phải bổ sung TK159 ‘Dự phòng giảm giá hàng tồn kho’. Kết cấu tài khoản này như sau : Bên Nợ : Hoàn nhập số dự phòng giảm giá hàng tồn kho, NVL Bên Có : Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, NVL Dư Có : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, NVL đã trích lập Trình tự kế toán được thể hiện qua sơ dồ sau : Lập dự phòng giảm giá TK632 TK159 Hoàn nhập dự phòng giảm giá Sơ đồ : 3.1 Sơ đồ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty sử dụng TK151 để hạch toán hàng đang đi đường Hiện nay, Công ty không thực hiện theo dõi và hạch toán hang đang đi đường mặc dù trường hợp này là có xảy ra tại Công ty. Ví dụ như trường hợp ngày 25/02/2009, công ty nhận được hóa đơn bán hàng số 001858 của Công ty giấy Hồng Hà với nội dung bán hàng cho Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện, tổng số tiền Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện đã thanh toán bằng tiền mặt là 13.200.000đ, nhưng trên thực tế số hàng này ngày 25/02/2009 (ngày công ty nhận được hóa đơn bán hàng của công ty giấy Hồng hà) vẫn chưa về nhập kho của công ty. Lúc này, Công ty chỉ lưu lại hóa đơn mà không theo dõi trên bất cứ sổ nào. Như vậy, kế toán thiếu thông tin chính xác về tình hình hiện có của NVL . Để theo dõi được đầy đủ các thông tin về tình hình hiện có của NVL, Công ty nên sử dụng TK151 để hạch toán hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho Công ty. Như vậy thì vật tư, hàng hóa của công ty mới được theo dõi đầy đủ và quản lý chặt chẽ, tránh hư hỏng, mất mát, cung cấp thông tin đầy đủ về tình hình vật tư, hàng hóa của Công ty. Kế toán sử dụng TK151 như sau : Khi kế toán nhận được hóa đơn hóa đơn nhưng chưa nhận được phiếu nhập kho, kế toán sẽ lưu vào hồ sơ hàng mua đang đi đường. Nếu trong tháng hàng về nhập kho có phiếu nhập thì kế toán tiến hành hạch toán bình thường, còn nếu đến cuối tháng vẫn chưa có phiếu nhập kho thì kế toán sẽ dựa vào hóa đơn và ghi sổ : Nợ TK 151 – Ghi theo giá mua chưa có thuế Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111,112,331 - Tổng giá thanh toán Sang tháng sau, hàng về nhập kho có phiếu nhập kho hoặc sử dụng ngay cho mục đích khác không qua nhập kho, lúc này kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan để ghi sổ Nợ TK 152 - Nếu nhập kho có phiếu nhập kho Nợ TK 621,627,641,642 - Nếu xuất dùng ngay cho sản xuất hoặc sử dụng ngay cho mục đích khác. Có TK 151 Ví dụ: Trong ngày 25/02/2009 công ty nhận được hóa đơn bán hàng số 001858 của Công ty giấy Hồng Hà với nội dung bán hàng cho Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện, tổng số tiền Công ty CP Dịch vụ viễn thông & In Bưu điện đã thanh toán bằng tiền mặt là 13.200.000đ, nhưng trên thực tế số hàng này đến ngày 25/02/2009 (ngày Công ty nhận được hóa đơn bán hàng của Công ty giấy Hồng Hà) vẫn chưa về nhập kho của Công ty Kế toán đinh khoản là: Nợ TK 151 12.000.000 Nợ TK 133 1.200.000 Có TK 111 13.200.000 Tháng sau hàng về kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho để ghi sổ kế toán Quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu : Cần theo dõi tình hình nhập xuất phế liệu thu hồi qua chứng từ, sổ sách cụ thể Cũng như bất cứ một doanh nghiệp sản xuất nào khác, Công ty cấn phải quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu, hạn chế tối đa lượng phế phẩm trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời tránh thiệt hại, mất mát không đáng cho Công ty. Song song với việc quản lý chặt chẽ công tác tận thu phế liệu thì việc theo dõi, quản lý lượng phế liệu thu hồi lại đóng vai trò quyết định. Hiện nay, Công ty không theo dõi phần phế liệu thu hồi từ sản xuất, vì vậy mà không quản lý được phần NVL này, có thể gây ra những mất mát hao hụt, thất thoát tài sản của Công ty, Công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho qua viết phiếu nhập kho đối với phế liệu thu hồi thay vì nhập thẳng phế liệu thu hồi vào kho cũng như không cân đo đong đếm phế liệu nhập kho. Phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải đươc cán bộ có trách nhiệm tổ chức cân, ước tính giá trị, sau đó bộ phận vật tư viết phiếu nhập kho như đối với nhập kho các NVL sản xuất khác. Đồng thời, phải theo dõi phế liệu thu hồi trên sổ sách riêng, kế toán NVL cũng nhận phiếu nhập kho phế liệu như đối với các loại vật tư khác, hạch toán như sau : Nợ TK1528- Giá trị hợp lý của phế liệu thu hồi Có TK 621 Khi xuất kho bán phế liệu cũng cần lập phiếu xuất kho, thực hiện theo dõi trên sổ sách và hạch toán bình thường. Làm tốt công tác tận thu phế liệu cũng như công tác quản lý và theo dõi phế liệu thu hồi. Công ty sẽ tránh được những mất mát, giảm chi phí, hạ giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất, góp phần đạt được mục tiêu lợi nhuận đề ra. Áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung thay cho hình thức Chứng từ ghi sổ Hiện nay, công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Trên thực tế Sổ cái được lập trực tiếp từ các chứng từ nhập và chứng từ xuất do máy tự động lập ra vào cuối mỗi tháng và được lập theo số thứ tự của các phiếu nhập, xuất. Như vậy, Sổ cái được lập ra không dựa trên Chứng từ ghi sổ theo như trình tự thông thường của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Trên thực tế công ty không sử dụng chứng từ ghi sổ, chỉ khi nào có yêu cầu thì máy sẽ tự động lập ra. Do đó, hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ mà công ty đang áp dụng thực chất là hình thức Nhật ký chung, nó thích hợp với hình thức Nhật ký chung hơn là hình thức Chứng từ ghi sổ. Trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán MISA vào công tác kế toán như hiện nay thì hình thức kế toán Nhật ký chung là thích hợp hơn cả, nó thuận tiện và phù hợp với phần mềm máy tính và thực tế công tác kế toán của Công ty. Vì vậy, Công ty nên áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung một cách hợp lý, phù hợp thay vì hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ mà Công ty đang áp dụng. Có như vậy mới đúng bản chất của hình thức kế toán hiện nay tạ công ty. Áp dụng hình thức Nhật ký chung lúc này trình tự ghi sổ kế toán NVL của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau : Thẻ kho Chứng từ nhập Báo cáo tồn kho Chứng từ xuất Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Sơ đồ : 3.2  Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật Ký Chung Ghi chú Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Bên cạnh đó Công ty nên đầu tư mua phần mềm kế toán hiện đại hơn như Phần mềm FAST để công việc kế toán nói chung cũng như kế toán nguyên vật liệu được nhanh chóng hơn đảm bảo lên các báo cáo tài chính kịp thời gian quy định, giảm nhẹ khối lượng công việc kế toán cho kế toán viên. . KẾT LUẬN Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện là một doanh nghiệp cổ phần có quy mô lớn, họat động sản xuất kinh doanh trong ngành sản xuất và kinh doanh thương mại, với bề dày lịch sử của mình cộng với nỗ lực không ngừng trong mọi công tác, nhiều năm qua Công ty đã làm ăn ngày càng hiệu quả, không ngừng tăng doanh thu, lợi nhuận và ổn định được đời sống cán bộ công nhân viên. Có được những thành tựa đáng ghi nhận trong ngành Bưu chính viễn thông không thể không nói tới quá trình cố gắng phấn đấu của tập thể lãnh đạo và công nhân viên trong Công ty nói chung cũng như của đội ngũ cán bộ kế toán nói riêng. Qua thời gian thực tập tại Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện em thấy công tác tổ chức kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng đã đạt được thực hiện một cách đồng bộ hoàn chỉnh. Bên cạnh những thành tích đạt được công tác kế toán tuy vậy vẫn còn bộc lộ một số hạn chế cần khắc phục. Trong phạm vi bài chuyên đề này em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn phần hành kế toán NVL. Với thời gian thực tập hạn chế và trình độ nhận thức có hạn chắc chắn em không thể tránh khỏi những sai sót khi trình bày chuyên đề này. Em rất mong nhận được sự giúp đỡ của cô giáo hướng dẫn và các cán bộ kế toán của công ty để em có thể hoàn thành tốt bài chuyên đề này. Qua đây, em xin chân thành cảm ơn các cán bộ phòng kế toán tài chính Công ty CP Dịch vụ viễn thông và In bưu điện, cô giáo Ths.Nguyễn thị Thu Liên đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn ! TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS. Phạm Thị Đông (2003) “Giáo trình lý thuyết hạch toán kế toán”, Nhà xuất bản Thống kê Hà Nội. PGS.TS. Đặng Thị Loan (2006) “Giáo trình kế toán tài chính Doanh nghiệp”, Nhà xuất bản Thống kê Hệ thống tài khoản – NXB Tài chính Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam- NXB Tài chính- Hà nội Kinh tế học của Jobert Gordon- NXB Chính trị Quốc gia Luận văn các khóa trước Tài liệu tại Công ty CP DVVT&In Bưu Điện + Bản tómn tắt kết quả kinh doanh trong các năm 2005-2006-2007-2008 + Lịch sử hình thành và phát triển của công ty CP DVVT&In Bưu Điện MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm in 6 Bảng 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2005- 2006- 2007 7 Sơ đồ1.2: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý 10 Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán 12 Sơ đồ 1.4 Quy trình xử lý thông tin 18 Sơ đồ 1.5: Quy trình ghi sổ trong kế toán máy 18 Sơ đồ 2.1 Quy trình nhập kho NVL 24 Sơ đồ 2.2 Quy trình xuất kho NVL 30 Sơ đồ 2.3 Quy trình hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 34 Sơ đồ 2.4 Trình tự kế toán chi tiết Nguyên vật liệu 35 Sơ đồ 2.5 Kế toán tổng hợp NVL 51 Sơ đồ : 3.1 Sơ đồ lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho 65 Sơ đồ : 3.2 Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL ………………………………….68