Chuyên đề Hoàn thiện kế toán NVL tại Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ

trình độ chuyên môn để hoàn thành nhiệm vụ được giao. Doanh nghiệp cũng đã xây dựng hệ thống kho tàng bến bãi đầy đủ điều kiện về phương tiện vật chất để bảo quản tốt vật tư nhằm tránh sự hao hụt, mất mát ngoài định mức. Bên cạnh đó, định kỳ doanh nghiệp tổ chức lớp bồi dưỡng hướng dẫn cho các thủ kho cách thức sử dụng các phương tiện, thiết bị mới để sử dụng bảo quản vật tư được tốt hơn. 2.1.2. Phân loại: Nguyên vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp có nhiều loại, có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên vật liệu ở doanh nghiệp được phân ra các loại sau đây: - Nguyên liệu và vật liệu chính (NVLC): là những nguyên liệu, vật liệu sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm sau khi trải qua quá trình gia công chế biến của người lao động. Nguyên vật liệu chính của doanh nghiệp là bao bì, bi thép, quặng thô Manhêtít (Fe3O4)...Trong đó, quặng thô Manhêtít phải đảm bảo tiêu chuẩn: Hàm lượng từ ≥90%, cỡ hạt mịn ≤0,1mm ≥ 95%, độ ẩm 10%. - Vật liệu phụ (VLP) là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất - kinh doanh, dùng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm hoàn thiện, nâng cao tính năng và chất lượng sản phẩm...Doanh nghiệp có sử dụng những vật liệu phụ như: Búa nghiền, vôi,... - Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, xăng, dầu...Doanh nghiệp đặc biệt chú trọng vấn đề an toàn phòng chống cháy nổ cũng như tránh hao hụt mất mát trong công tác bảo quản những loại nhiên liệu trên. - Vật liệu khác và các phế liệu thu hồi. 2.1.3. Tính giá nguyên vật liệu: a, Tính giá nhập NVL: - Trường hợp thu mua bên ngoài: Giá NVL = Giá mua ghi trên + Chi phí thu mua hoá đơn thu mua *Giá mua thể hiện cụ thể trên hoá đơn GTGT (liên 2 giao cho khách hàng), nhà cung cấp giao cho đơn vị. *Chi phí thu mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức… Ví dụ: Đầu tháng 6 năm 2007, Doanh nghiệp tồn kho 53,438 tấn quặng thô với đơn giá là 501.665đ/tấn. Trong tháng, doanh nghiệp tiến hành mua thêm quặng thô và đến ngày 5/6 quặng thô được nhập kho với số lượng 366,303 tấn, đơn giá ghi trên hoá đơn là 637.045đ/tấn. Chi phí công tác phí cho cán bộ thu mua quặng thô Manhêtít là 1.105.190đ. Chi phí vận chuyển quặng từ Mỏ Đồng Sin Quyền ra ga Lào Cai và từ ga Lào Cai về Xưởng với tổng tiền là 46.370.800đ. Như vậy: Giá mua ghi trên = 366,303 x 637.045 = 233.351.558 (đ) hoá đơn Chi phí = 1.105.190 + 46.370.800 = 47.475.990 (đ) thu mua Tổng giá NVL = 233.351.558 + 47.475.990 = 280.827.548 (đ) thu mua Đơn giá = 280.827.548/366,303 = 766.654 (đ/tấn). NVL thu mua - Trường hợp thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trường. b, Tính giá xuất NVL: Doanh nghiệp áp dụng phương pháp Nhập trước - Xuất trước (FIFO). Ví dụ: Đầu tháng 6/2007 DN tồn kho 53,438 tấn quặng thô với đơn giá là 501.665đ/tấn. Ngày 5/6 DN nhập kho 366,303 tấn quặng thô với đơn giá là 766.654đ/ tấn. Trong tháng DN có các nghiệp vụ xuất như sau: Ngày 01/6 xuất 5,79 tấn quặng thô cho sản xuất Ngày 05/6 xuất 58 tấn quặng thô cho sản xuất Ngày 07/6 xuất 10 tấn quặng thô cho sản xuất. Ngày 14/6 xuất 118 tấn quặng thô cho sản xuất. Ngày 27/6 xuất 62,817 tấn quặng thô cho sản xuất. Tính giá quặng thô xuất dùng theo phương pháp FIFO? Giá thực tế 5,79 tấn quặng thô xuất dùng ngày 01/6 là: 5,79 (tấn) x 501.665 (đ/tấn) = 2.904.640 (đ) Lượng quặng tồn đầu kỳ còn lại là: 53,438 – 5,79 = 47,648 (tấn) Vậy trong 58 tấn quặng xuất ngày 05/6 sẽ gồm 47,648 tấn quặng tồn ĐK và (58-47,648) = 10,352 tấn quặng mới nhập kho. Giá thực tế 58 tấn quặng thô xuất dùng ngày 05/6 là: 47,648 (tấn) x 501.665(đ/tấn) + 10,352(tấn) x 766.654 (đ/tấn)=31.839.736 (đ) Giá thực tế 10 tấn quặng thô xuất dùng ngày 07/6 là: 10 (tấn) x 766.654 (đ/tấn) =7.666.540 (đ) Giá thực tế 118 tấn quặng thô xuất dùng ngày 14/6 là: 118 (tấn) x 766.654 (đ/tấn) = 90.465.172 (đ) Giá thực tế 62,817 tấn quặng thô xuất dùng ngày 27/6 là: 62,817 (tấn) x 766.654 (đ/tấn) =48.158.903(đ) Tổng số lượng quặng thô xuất kho là: 5,79 + 58 + 10 + 118 + 62,817 = 254,61 (tấn) Tổng giá trị quặng thô xuất kho là: 2.904.640+ 31.839.736 + 7.666.540 + 90.465.172 + 48.158.903 =181.037.181 (đ) 2.2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 2.2.1. Thủ tục, chứng từ nhập xuất NVL: a, Nhập NVL Xuất phát từ kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu Phòng Kế hoạch giao cho phòng vật tư kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và các thiết bị vật tư khác. Trên cơ sở đó, Phòng vật tư cử cán bộ đi khảo sát thị trường, thu thập các bảng báo giá về loại nguyên vật liệu cần mua từ các nhà cung cấp khác nhau. Sau đó, Phòng sẽ tổ chức chọn lựa đơn vị cung cấp được NVL đảm bảo về chất lượng, kỹ thuật đề ra mà có giá cả hợp lý nhất rồi trình lên Giám đốc tiến hành ký kết hợp đồng mua NVL. Dựa trên hợp đồng đã ký kết với nhà cung cấp, định kỳ Phòng vật tư gửi Đơn đặt hàng yêu cầu họ vận chuyển NVL tới công ty. Khi NVL được chuyển đến công ty, Người giao hàng của đơn vị cung cấp lập giấy đề nghị nhập kho lượng hàng trên. Công ty PTCN & thiết bị Mỏ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Phòng Vật tư Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐƠN ĐẶT HÀNG Số 78 Đặt hàng đơn vị: Tổng công ty Khoáng sản - TKV Người mua: Cao Đức Ngọc – Cán bộ Phòng Vật tư Ngày nhận hàng: 05/06/07 STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quặng thô MNT tấn 366,303 637.045 233.351.558 2 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép Kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 Ngày 01 tháng 06 năm 2007 Trưởng phòng VT Bảng 2.1 : Đơn đặt hàng GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO Tôi là: Nguyễn Văn Trường Căn cứ vào đơn đặt hàng số 78 của Quý công ty, nay đơn vị chúng tôi đã vận chuyển hàng đến kho của công ty. Đề nghị phòng vật tư làm thủ tục để nhập kho lượng hàng trên. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Quặng thô MNT tấn 366,303 637.045 233.351.558 2 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép Kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Ký tên Bảng 2.2 : Giấy đề nghị nhập kho Phòng Vật tư lập Ban kiểm nghiệm kiểm tra số lượng, chất lượng, quy cách của vật tư để tiến hành nhập kho NVL trên. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 03 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM Vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Số:…. - Căn cứ Đơn đặt hàng số 78 ngày 01 tháng 6 năm 2007 của Phòng Vật tư Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông/Bà Nguyễn Hoài Lam Phó phòng VT -Trưởng ban + Ông/Bà Mai Văn Huy Cán bộ kỹ thuật - Ủy viên + Ông/Bà Nguyễn Thị Sen Nhân viên kế toán - Ủy viên + Ông/Bà Trần Văn Tùy Thủ kho - Ủy viên + Ông/Bà Nguyễn Văn Trường Đại diện bên bán Đã kiểm nghiệm các loại: số TT Tên VT Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT SL theo CT Kết quả kiểm nghiệm SL đúng quy cách, phẩm chất SL không đúng quy cách, phẩm chất 1 Quặng thô Manhêtít MNT tấn 366,303 366,303 2 Búa nghiền Cái 78 78 3 Bi thép Kg 1.200 1.200 4 Than Tấn 45 45 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Đạt yêu cầu, cho nhập kho. Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban Đại diện bên bán Bảng 2.3: Biên bản kiểm nghiệm Đại diện của hai bên bàn giao Hóa đơn GTGT và nhập kho lượng NVL trên. HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 05 tháng 6 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3L HS/2007B 0105798 Đơn vị bán hàng: Tổng công ty Khoáng sản - TKV Địa chỉ: 226 Lê Duẩn - Đống Đa - HN Số tài khoản: Điện thoại: 04.5180.141 Fax: 04.8510.724 Tên đơn vị khách hàng: Công ty Phát triển Công nghệ & Thiết bị Mỏ Địa chỉ: Số 3 Phan Đình Giót – Thanh Xuân – Hà Nội Tài khoản: 710A – 00003 Ngân hàng công thương Chương Dương Hà Nội. Mã số thuế 0 1 0 0 8 8 8 8 2 2 Điện thoại: (84.4) 8.647.871, Fax: (84.4) 8.641.564. Hình thức thanh toán: Chưa thanh toán…….. MS 0102109239 STT Tên hàng hoá, DV Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Quặng thô Manhêtít tấn 366,303 637.045 233.351.558 2 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép Kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 Cộngtiền hàng: 332.439.102 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT: 16.621.955 Tổng cộng tiền thanh toán 349.061.057 Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm bốn mươi chín triệu, không trăm sáu mươi mốt nghìn, không trăm năm mươi bảy đồng chẵn. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Đã ký Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Đã ký Bảng 2.4: Hoá đơn giá trị gia tăng Phòng Kế toán ghi vào bảng kê thanh toán như sau: Bảng kê thanh toán Ngày 05 tháng 06 năm 2007 Số:… Chứng từ Nội dung TK ĐƯ Số lượng Đơn giá Thành tiền NT SP Quặng thô 366,303 766.654 280.827.548 18 CTP mua quặng thô 141 1.105.190 05 Vchuyển quặng thô 331 366,303 126.591 46.370.800 05-06 Hđơn Xđ công nợ trả Tổng cty KS-TKV 331 366,303 637.045 233.351.558 Búa nghiền 78 30.000 2.340.000 05-06 Hđơn Búa nghiền 331 78 30.000 2.340.000 Bi thép 1.200 7.618,928 9.142.714 05-06 Hđơn Bi thép 331 1.200 7.618,928 9.142.714 Than 45 891.752 40.128.840 05-06 Hđơn Than 331 45 891.752 40.128.840 … Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập KT tổng hợp Bảng 2.5: Bảng kê thanh toán Đồng thời trên cơ sở này, kế toán lập Phiếu nhập kho, thủ kho chỉ ghi phần số lượng còn kế toán sẽ ghi phần đơn giá và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu ở quyển. Liên 2 giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho và chuyển cho kế toán. Liên 3 giao cho người nhập hàng. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 01 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 05 tháng 06 năm 2007 Số:18…. Họ và tên người giao: Cao Đức Ngọc – Cán bộ Phòng Vật tư Theo Bảng kê TT số …ngày 05 tháng 06 năm 2007 của Phòng kế toán Nhập tại kho: Xưởng MNT STT Tên, quy cách VT MS Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập a b c d 1 2 3 4 1 Quặng thô MNT tấn 366,303 766.654 280.827.548 2 Búa nghiền cái 78 30.000 2.340.000 3 Bi thép kg 1.200 7.618,928 9.142.714 4 Than tấn 45 891.752 40.128.840 Cộng 332.439.102 Tổng số tiền bằng chữ: Ba trăm ba mươi hai triệu, bốn trăm ba mươi chín ngàn, một trăm linh hai đồng chẵn. Số chứng từ gốc kèm theo: Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Bảng 2.6: Phiếu nhập kho Quy trình nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty: -HĐKT -Đơn đặt hàng -KHSX -Ncầu NVL -Phòng VT Nhà cung cấp -Giao hàng -Đề nghị nhập kho - BB kiểm nghiệm VT -Thủ kho,... - PNK - Thẻ kho Sơ đồ 2.1: Quy trình nhập kho NVL b, Xuất NVL Dựa trên tiến độ sản xuất, bộ phận có nhu cầu NVL viết giấy đề nghị cấp NVL. Sau khi giấy đề nghị cấp vật tư của bộ phận có nhu cầu được duyệt, Kế toán vật tư sẽ lập Phiếu xuất kho để đại diện của bộ phận đó mang xuống kho lĩnh vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1 lưu tại quyển. Liên 2 giao cho thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán để ghi vào sổ chi tiết. Liên 3 giao cho người nhận hàng. Phiếu xuất kho nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra tình hình định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 02 – VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Ngày 14 tháng 6 năm 2007 Số:… Nợ:… Có:… Họ tên người nhận hàng: Cao Văn Thăng Đơn vị: Phân xưởng MNT. Lý do xuất kho: Phục vụ sản xuất. Xuất tại kho Manhêtít. STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư M S Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập a b c d 1 2 3 4 1 Quặng thô MNT tấn 118 766.654 90.465.172 2 Bao bì cái 1.900 1.445,45 2.746.355 3 Chỉ khâu kg 03 49.922 149.766 4 Búa nghiền cái 39 30.000 1.170.000 5 Phụ tùng bơm 2.760.953 Vỏ bơm cái 01 1.281.905 1.281.905 Cánh bơm cái 01 1.036.190 1.036.190 Đĩa chống mòn cái 01 442.857,5 442.857,5 Cộng 97.292.246 Tổng số tiền (bằng chữ): Chín mươi bảy triệu, hai trăm chín mươi hai ngàn, hai trăm bốn mươi sáu đồng chẵn. Xuất, ngày 14 tháng 6 năm 2007 Người lập Người nhận Thủ kho KTT Giám đốc phiếu hàng Bảng 2.7: Phiếu xuất kho Bộ phận sản xuất Giấy xin cấp NVL Thủ kho - Duyệt xin cấp VT Hợp đồng kinh tế - Phòng KHSX - KTT, GĐ Ghi thẻ kho Kế toán vật tư - PXK - Sổ chi tiết Quy trình xuất kho VT: Sơ đồ 2.2: Quy trình xuất kho NVL 2.2.2 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty PTCN & TB Mỏ tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Phiếu nhập kho Bảng kê nhập vật liệu Thẻ kho Bảng kê xuất vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất kho Sổ kế toán tổng hợp về vật liệu Quy trình hạch toán chi tiết NVL tại công ty: Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sơ đồ 2.3: Hạch toán chi tiết NVL theo PP sổ đối chiếu luân chuyển Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa Phòng kế toán và Kho nhằm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại nguyên vật liệu. Để đáp ứng yêu cầu về quản lý sử dụng nguyên vật liệu mà chúng cần phải được theo dõi, phản ánh chặt chẽ tình hình nhập xuất tồn kho theo từng loại NVL về các chỉ tiêu số lượng, đơn giá, tổng giá trị. a, Tại kho: Hàng ngày tại kho, thủ kho tiến hành ghi số lượng NVL nhập kho, xuất kho vào thẻ kho dựa trên Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Thẻ kho lập ra nhằm theo dõi số lượng thực nhập, thực xuất của mỗi loại vật liệu ở từng kho và xác định tồn kho dự trữ vật liệu, trách nhiệm vật chất của thủ kho. Mỗi Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu có cùng kho và có cùng nhãn hiệu, quy cách. Đồng thời cuối tháng, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và chuyển lên Phòng Kế toán làm căn cứ ghi sổ. định kỳ kế toán nguyên vật liệu xuống kho kiểm tra việc ghi chép vào Thẻ kho của thủ kho, sau đó ký xác nhận vào Thẻ kho. Cuối tháng thủ kho tiến hành cộng trên Thẻ kho số lượng thực nhập và số lượng thực xuất để tính ra số tồn kho cho mỗi loại nguyên vật liệu để đối chiếu về số lượng với kế toán nguyên vật liệu trên Sổ chi tiết vật tư. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/06/2007 Tờ số: 7 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Quặng thô Manhêtít Đơn vị tính: tấn Mã số: Số TT Ngày, tháng Số hiệu CT Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng xác nhận của KT Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn a b c d e f 1 2 3 g 1 01/6 Tồn ĐK 53,438 2 05/6 Pnk18 Mua ngoài 05/6 366,303 419,741 3 02/6 Pxk31 Xuất cho SX 01/6 5,79 413,951 4 06/6 Pxk32 Xuất cho SX 05/6 58 355,951 5 08/6 Pxk33 Xuất cho SX 07/6 10 345,951 6 15/6 Pxk34 Xuất cho SX 14/6 118 227,951 7 28/6 Pxk35 Xuất cho SX 27/6 62,817 165,134 Cộng PS 366,303 254,61 Tồn cuối kỳ 366,303 254,61 165,134 Ngày 30 tháng 6 năm2007 Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc Bảng 2.8: Thẻ kho b, Tại phòng kế toán: Từ các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hàng ngày kế toán vật tư ghi vào sổ chi tiết NVL. Từ Phiếu nhập kho, hóa đơn kế toán vật tư ghi vào Bảng kê chi tiết nhập nguyên vật liệu trong kỳ. Bảng kê này theo dõi tình hình nhập NVL trong kỳ của DN cả về số lượng và giá trị. Công ty PTCN & TB Mỏ Đơn vị: Xưởng Manhêtít BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG KỲ Tháng 6 năm 2007 P.Nhập Hóa đơn Tên vật liệu ĐVT Số lượng Đơn giá T. tiền NT SP NT Số hiệu 3-6 13 03-6 006921 Dầu Diezen Lít 134 9.560 1.281.040 3-6 13 03-6 006921 Xăng Lít 257 10.700 2.749.900 04-6 15 04-6 007539 Nhập chỉ khâu Kg 16,60 55.000 913.000 05-6 18 05-6 0105798 Nhập quặng thô tấn 366,303 766.654 280.827.548 05-6 18 05-6 0105798 Búa nghiền Cái 78 30.000 2.340.000 05-6 18 05-6 0105798 Nhập bi thép Kg 1.200 7.618,93 9.142.714 05-6 18 05-6 0105798 Than Tấn 45 891.752 40.128.840 18-6 23 18-6 0275 Phụ tùng bơm 5.521.905 Vỏ bơm Cái 2 1.281.905 2.563.810 Cánh bơm Cái 2 1.036.190 2.072.380 Đĩa chống mòn Cái 2 442.857,5 885.715 Cộng 342.904.947 Người lập biểu KT tổng hợp TP kế toán Bảng 2.9: Bảng kê chi tiết nhập NVL trong kỳ Tương tự như vậy, từ các phiếu xuất kho NVL kế toán vật tư tiến hành ghi vào Bảng kê chi tiết xuất NVL trong kỳ, bảng kê phản ánh xuất NVL cả về số lượng và giá trị. Công ty PTCN & TB Mỏ BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG KỲ Tháng 6 năm 2007 Stt Phiếu xuất Nội dung ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền SP NT A Cộng xuất quặng thô tấn 254,61 711.037 181.037.181 1 01-6 Xuất quặng thô tấn 5,79 711.037 4.116.904 2 05-6 Xuất quặng thô Tấn 58 711.037 41.242.330 3 07-6 Xuất quặng thô Tấn 10 711.037 7.110.370 4 14-6 Xuất quặng thô Tấn 118 711.037 83.902.366 5 27-6 Xuất quặng thô Tấn 62,817 711.037 44.665.211 B Cộng xuất bao bì Cái 6.360 1.445,45 9.193.062 1 27 03-6 Xuất bao bì cái 460 1.445,45 664.907 2 28 11-6 Xuất bao bì Cái 1000 1.445,45 1.445.450 3 29 14-6 Xuất bao bì Cái 1900 1.445,45 2.746.355 4 30 27-6 Xuất bao bì Cái 3000 1.445,45 4.336.350 C 12-6 18 Bao bì phế liệu PP Cái 650 772,7 502.301 … … Cộng 197.984.863 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập KT tổng hợp TP Kế toán Nguyễn thị Sen Nguyễn Bích Ngọc Lê Thành Việt Bảng 2.10: Bảng kê chi tiết xuất nguyên vật liệu Bảng kê chi tiết nhập vật liệu và Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được kế toán nguyên vật liệu mở ra là để phục vụ cho công việc ghi chép hàng ngày được thuận tiện hơn. Kế toán tách hai phần xuất và nhập để tiện cho việc ghi chép và theo dõi, tổng hợp số liệu cuối tháng. Đặc biệt với Bảng kê chi tiết xuất vật liệu được mở giúp cho việc phân bổ chi phí nguyên vật liệu được dễ dàng. Cuối tháng, từ Bảng kê chi tiết xuất vật liệu kế toán sẽ lấy số liệu để chuyển vào Sổ chi phí nguyên vật liệu. Sổ này được mở với mục đích là để theo dõi việc xuất từng loại nguyên vật liệu trên cả 2 mặt: tổng số lượng xuất, tổng giá trị xuất và được thiết kế chi tiết theo từng loại sản phẩm để phục vụ cho việc tính giá thành sản xuất sau này. Công ty PTCN & TB Mỏ SỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH Tài khoản: 621-CP NVL Tên phân xưởng: Xưởng MNT Tháng 6 năm 2007 NT CT Diễn giải TKĐƯ Ghi Nợ Tài khoản 621 chia ra SH NT Tổng MNT Than tổ ong Số dư ĐK Số PS trong kỳ 30-6 BK Xuất 30-6 Xuất NVL cho SX 152 150.148.001 150.148.001 0 Cộng PS trong kỳ 150.148.001 150.148.001 0 30-6 Thẻ tính z 30-6 Ghi có TK 621 154 150.148.001 150.148.001 0 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập Kế toán t/hợp KTT Bảng 2.11: Sổ chi phí sản xuất kinh doanh (TK 621) Đồng thời, cuối tháng căn cứ vào Bảng kê chi tiết nhập vật liệu, Bảng kê chi tiết xuất vật liệu và Sổ chi phí nguyên vật liệu kế toán phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn của từng loại nguyên vật liệu trong tháng trên Sổ chi tiết vật liệu. Sổ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU Vật liệu: Quặng thô MNT Tháng 6 năm 2007 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn Giải TK ĐƯ Đơn giá Nhập Xuất Tồn SH Ngày, tháng SL T.tiền SL T.tiền SL T.tiền a b c d 1 2 3=1x2 4 5=1x4 6 7=1x6 Tồn đầu kỳ 501.665 53,438 26.807.974 Pxk31 1-6 Xuất cho SX 621 501.665 5,79 2.904.640 47,648 23.903.334 Pnk18 5-6 Mua ngoài 331 766.654 366,303 280.827.548 413,951 304.730.882 … Pxk35 27-6 Xuất cho SX 621 766.654 62,817 48.158.904 165,134 126.598.341 Cộng 366,303 280.827.548 254,61 181.037.181 165,134 126.598.341 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ KTT Giám đốc Bảng 2.12: Sổ chi tiết nguyên vật liệu Cuối kỳ, kế toán vật tư lâp Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn kho nguyên vật liệu. BẢNG TỔNG HỢP NHẬP-XUẤT-TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 6 năm 2007 Đvt: đồng STT Vật tư Đvt Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL Đơn giá T.tiền SL Đơn giá T.tiền SL Đơn giá T.tiền SL Đơn giá T.tiền 1 Quặng thô Tấn 53,438 501.665 26.807.974 366,303 766.654 280.827.548 254,61 711.037 181.037.181 165,1 766.654 126.598.341 2 Bao bì PP Cái 12.552 1.445,45 18.143.288 6.360 1.445,45 9.193.062 6.192 1.445,45 8.950.226 3 Bao tải dứa Cái 4 Bi thép Kg 1200 7.618,928 9.142.714 1200 7.618,928 9.142.714 5 Chỉ khâu Kg 3,5 49.922 174.727 16,60 55.000 913.000 03 49.922 149.766 17,1 54.852 937.961 6 … 11 Búa nghiền quặng Cái 78 30.000 2.340.000 39 30.000 1.170.000 39 30.000 1.170.000 12 Dầu Diezen lít 134 9.560 1.281.040 90 9.560 640.400 44 9560 420.640 13 Xăng Lít 257 10.700 2.749.900 216 10.700 2.311.200 41 10.700 438.700 Cộng 48.707.815 342.904.947 197.984.863 193.627.899 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập biểu Kế toán trưởng KT tổng hợp Bảng 2.13: Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho NVL 2.3. Hạch toán tổng hợp NVL tại Công ty PTCN & TB Mỏ: Công ty PTCN & TB Mỏ thực hiện hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKTX. Phương pháp này giúp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Doanh nghiệp tiến hành ghi sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ và sử dụng phương pháp tính thuế GTGT khấu trừ. Các tài khoản sử dụng để hạch toán NVL là: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 152: Tài khoản nguyên vật liệu. TK 331: TK Phải trả người bán TK 621: Chi phí Nguyên vật liệu trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp … Các sổ tổng hợp sử dụng cho phần hành kế toán này là: NKCT số 1: Phản ánh ghi Có TK 111, trong đó có đối ứng TK 152 NKCT số 2: Phản ánh ghi Có TK 112, trong đó có đối ứng TK 152 NKCT số 5: Theo dõi công nợ đối với các nhà cung cấp Và các bảng kê số 4, 5,7… Quy trình ghi sổ hạch toán NVL theo hình thức NKCT được thể hiện dưới sơ đồ sau: PNK, PXK, HĐ, Pchi, Giấy báo Nợ,… Sổ chi tiết TK 152 Bảng phân bổ Sổ chi tiết TK 331 Nhật ký chứng từ 1, 2, 10 Bảng kê 4, 5 Sổ tổng hợp chi tiết Nhật ký chứng từ số 5 Sổ cái TK 152 Nhật ký chứng từ số 7 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ hạch toán NVL tại công ty 2.3.1. Hạch toán tăng NVL: a, Mua NVL: * Mua NVL từ bên ngoài và thanh toán ngay bằng tiền mặt Từ Hóa đơn (GTGT), Phiếu nhập kho, Phiếu chi kế toán tiến hành ghi vào NKCT số 1. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có TK 111-Tiền mặt Tháng 6 năm 2007 STT Ngày Ghi có TK 111, ghi nợ các tài khoản 112 … 1523 141 331 Cộng 1 03-06 1.105.190 156.816.384 2 06-06 2.749.900 13.458.500 3 08-06 1.281.040 8.512.074 4 11-06 1.100.000 24.687.951 5 12-6 8.024.500 6 16-06 5.521.905 Cộng 4.030.940 6.627.095 8.024.500 691.632.328 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ KT tổng hợp TP Kế toán Bảng 2.14: Nhật ký chứng từ số 1 * Mua NVL từ bên ngoài và thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản Từ Hóa đơn (GTGT), Phiếu nhập kho, giấy Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của ngân hàng gửi về phòng kế toán của doanh nghiệp mà kế toán tiến hành ghi vào sổ NKCT số 2. *Mua chịu NVL từ nhà cung cấp Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang chuyển sang kinh tế thị trường nên tình hình chiếm dụng vốn của các DN khác bằng cách mua NVL cũng như các hàng hóa khác chưa thanh toán ngay là phổ biến, đặc biệt là những DN đối tác có quan hệ làm ăn lâu dài. Để theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp kế toán mở Sổ chi tiết TK 331. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 331 đều được theo dõi trên sổ này. Sổ chi tiết TK 331 được mở theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp, bao gồm cả số phát sinh có và số phát sinh nợ. Căn cứ vào Hoá đơn, Phiếu nhập kho kế toán ghi số tiền phải trả nhà cung cấp bao gồm giá trị nguyên vật liệu nhập kho và thuế GTGT đầu vào ở cột phát sinh Có tương ứng với TK đối ứng 152, 133. Công ty Phát triển CN và TB Mỏ Mẫu số S04a2-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có TK 112-Tiền gửi ngân hàng Tháng 6 năm 2007 Số TT Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112, Ghi Nợ các TK SH Ngày tháng 111 113 1521 331 Cộng 1 Số 46 04-06 Rút tiền mặt về quỹ 200.000.000 200.000.000 2 Số 48 18-06 Trả tiền mua chỉ khâu 45.650 913.000 2.574.000 3 Số 52 19-6 Trả phí dịch vụ thanh toán 15.958 175.538 4 Số 53 19-06 Trả cước phí điện thoại T5 61.007 671.074 5 Số 55 21-6 Trả cước phí v chuyển quặng 2.318.540 46.370.800 48.689.340 6 7 … Cộng 800.000.000 … 12.727.096 913.000 470.256.159 1.984.311.957 Đã ghi sổ cái ngày30 tháng 6 năm 2007 Kế toán KT tổng hợp TP kế toán Bảng 2.15: Nhật ký chứng từ số 2 Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S31-DN Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NCC Tài khoản 331 Đối tượng: Loại tiền: VND Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có Nợ Có Dư đầu kỳ 21.324.254 Số PS trong kỳ HD 00173 5-6 Vận chuyển quặng 152 46.370.800 HD 00173 5-6 133 2.318.540 Số 55 21-6 Thanh toán 112 48.689.340 Cộng PS 48.689.340 48.689.340 Số dư CK 21.324.254 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 2.16: Sổ chi tiết thanh toán với nhà cung cấp Từ các Sổ chi tiết thanh toán với các nhà cung cấp, cuối kỳ kế toán vào NKCT số 5. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S04a5-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Phải trả người bán-TK 331 Tháng 6 năm 2007 TT Khách hàng Dư ĐK Nợ TK 331, Có TK Có TK 331, Nợ TK Dư CK Nợ Có 111 112 Cộng 1331 1521 Cộng Nợ Có I Đv trong tập đoàn 1 Mỏ đồng sinh quyển Lào Cai 2 Tổng công ty TKV 212.300.000 16.621.955 332.439.102 349.061.057 561.361.057 … II Đv ngoài tập doàn 1 Viện KH vật liệu 6.000.000 6.000.000 2 DNTN Phước Hạnh 46.370.800 46.370.800 46.370.800 0 0 3 Cty TNHH Hoàng Tùng 227.972.800 227.972.800 227.972.800 0 0 … Cộng 50.000.000 739.352.255 8.024.500 470.256.159 478.280.659 332.439.072 30.000.000 583.884.334 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 TP Kế toán Kế toán tổng hợp Người lập Bảng 2.17: Nhật ký chứng từ số 5 *TH tạm ứng cho cán bộ cung tiêu đi mua nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ VD: Ngày 16/6 Phòng kế toán tạm ứng cho anh Nguyễn Văn Cường-cán bộ cung tiêu số tiền là 5.521.905 (đ), để đi mua phụ tùng LTS 34-24. Đến ngày 18/6 đã nhập kho phụ tùng trên và anh Cường làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Sau khi giấy đề nghị tạm ứng được phê duyệt, người đề nghị mang xuống phòng kế toán để kế toán thanh toán lập phiếu chi và nhận tiền. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 03-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 16 tháng 6 năm 2007 Kính gửi: Phòng TCKT Tên tôi là: Nguyễn Văn Cường Địa chỉ: Cán bộ cung ứng phòng vật tư Đề nghị cho tạm ứng số tiến: 5.521.905 (đ) (Viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm hai mươi mốt ngàn chín trăm linh năm đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua Phụ tùng bơm LTS 34-24 (gồm: Vỏ bơm, cánh bơm và đĩa chống mòn). Thời hạn thanh toán: trong tháng. Giám đốc Kế toán trưởng Phụ trách bộ phận Người đề nghị Bảng 2.18:Giấy đề nghị tạm ứng Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 02-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Ngày 16 tháng 6 năm 2007 Số: 15 Nợ: 141 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Cường Địa chỉ: Phòng Vật tư. Lý do chi: Mua phụ tùng bơm. Số tiền: 5.521.905 (đ) (Viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm hai mươi mốt ngàn chín trăm linh năm đồng chẵn. Kèm theo …….Chứng từ gốc. Ngày 16 tháng 6 năm 2007 Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập Người nhận tiền Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Năm triệu năm trăm hai mươi mốt ngàn chín trăm linh năm đồng chẵn. Bảng 2.19: Phiếu chi Khi hàng về nhập kho, anh Nguyễn Văn Cường viết giấy đề nghị thanh toán và mang những chứng từ liên quan tới phòng KTTC tiến hành thanh toán tiền tạm ứng trên. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 04-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 18 tháng 6 năm 2007 Số: Nợ: Có: Họ tên người thanh toán: Nguyễn Văn Cường Bộ phận: Phòng Vật tư. Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Số tiền A 1 Số tiền tạm ứng 1.Số tạm ứng kỳ trước chưa chi hết 2.Số tạm ứng kỳ này -Phiếu chi số 15 ngày 16/6/07 II.Số tiền đã chi Hoá đơn số 0275 ngày 18/6/07 III.Chênh lệch 1. Chi quá số tạm ứng (II-I) 0 5.521.905 (đ) 5.521.905 (đ) 5.798.000 (đ) 5.798.000 (đ) 276.095 (đ) 276.095 (đ) Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán TT Người đề nghị Bảng 2.20:Giấy thanh toán tiền tạm ứng Từ giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng, kế toán thanh toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết tài khoản 141 – Tạm ứng; kế toán vật tư ghi vào Nhật ký chứng từ số 10. b, Các trường hợp khác: *NVL thu hồi được xử lý ngay tại phân xưởng sản xuất chứ không lập chứng từ nhập lại kho. *Trong doanh nghiệp không có hoạt động nhận viện trợ, biếu tặng...nguyên vật liệu. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S38-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TK 141 Tài khoản: Tạm ứng Loại tiền: VNĐ NT C.Từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có a b c d e 1 2 3 4 01-6 -Dư ĐK 13.254.318 -PS 03-6 PC5 03-6 CTP 111 1.105.190 05-6 GTT7 05-6 TT CTP 152 1.105.190 07-6 HĐ351 TT TƯ kỳ trước 211 13.254.318 16-6 PC 15 16-6 Tạm ứng 111 5.521.905 18-6 HĐ0275 18-6 TT TƯ 152 5.521.905 Cộng 6.627.095 19.881.413 Dư CK 0 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 2.21 : Sổ chi tiết tài khoản tạm ứng Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S04a10-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 Ghi Có Tài khoản 141 Stt Diễn giải Dư ĐK Có TK 141, Nợ các TK Nợ TK141,Có các TK Dư CK Nợ Có 152 211 Cộng 111 Cộng Nợ Có 1 Dư ĐK 13.254.318 2 CTP 1.105.190 1.105.190 3 TT CTP 1.105.190 1.105.190 4 TT TƯ kỳ trước 13.254.318 13.254.318 5 Tạm ứng 5.521.905 5.521.905 6 TT TƯ 5.521.905 5.521.905 Cộng 13.254.318 6.627.095 13.254.318 19.881.413 6.627.095 6.627.095 0 Đã ghi sổ cái ngày 30 tháng 6 năm 2007 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ KTTH KT trưởng Bảng 2.22: Nhật ký chứng từ số 10 2.4.2. Hạch toán giảm NVL *Xuất NVL cho SX NVL tại DN chủ yếu xuất ra để phục vụ sản xuất sản phẩm của DN.Tại các bộ phận sản xuât, định kỳ đại diện bộ phận lập Báo cáo nhập nguyên vật liệu và gửi lên phòng Kế toán – tài chính, kế toán viên tiến hành đối chiếu kiểm tra có khớp đúng số liệu hay không để thực hiện điều chỉnh nếu cần. Sau khi đã lập phiếu xuất kho, đồng thời lên bảng chi tiết xuất nguyên liệu, bảng tổng hợp nguyên liệu và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn nguyên vật liệu, kế toán vào bảng phân bổ nguyên vật liệu và bảng kê số 4. Công ty PTCN & TB Mỏ BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 6 năm 2007 STT TK ghi có TK 152 Chi tiết nguyên vật liệu TK ghi nợ MNT Bao bì Chỉ khâu Phụ tùng Xăng Dầu Vôi, than Tổng cộng a NVL 181.037.181 9.695.363 149.766 ... 2.311200 860.400 197.984.863 A1 NVL trực tiếp 181.037.181 9.695.363 149.766 1 TK 621,1: MNT 136.371.919 9.695.363 149.766 0 0 150.148.001 2 TK 621,3: TNHC 44.665.262 44.665.262 3 TK 621,5: Than tổ ong 0 A2 NVL quản lý PX 0 0 0 0 0 0 0 0 A3 NVL p/v bán hàng 711.200 410.000 1.121.200 A4 NVL quản lý công ty 1.600.000 450.400 2.050.400 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 TP Kế toán Kế toán Bảng 2.23: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S04b4-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 4 Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Dùng cho TK: 154, 621… Tháng 6 năm 2007 Số TT Ghi Có Ghi Nợ 142 152 … TK phản ánh ở NKCT khác Cộng CP thực tế NKCT số 1 … a b 1 2 18 22 1 TK 154 2 TK 621-Chi phí NVL trực tiếp 194.813.263 -Phân xưởng MNT 150.148.001 -Phân xưởng TNHC 44.665.262 4 TK 622-Chi phí nhân công trực tiếp 5 TK 627-Chi phí SXC Cộng 194.813.263 Ngày30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 2.24: Bảng kê số 4 *Xuất NVL cho mục đích quản lý và bán hàng Căn cứ vào sổ chi tiết tài khoản 641, 642, phiếu xuất kho NVL và bảng phân bổ, kế toán ghi vào bảng kê số 5. Sau đó số liệu sẽ được chuyển đến NKCT số 7. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S04b5-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG KÊ SỐ 5 Tập hợp: Chi phí bán hàng (TK 641) Chi phí QLDN (TK 642) Chi phí đầu tư XDCB (TK241) Tháng 6 năm 2007 Số TT Ghi Có Ghi Nợ 142 152 … TK phản ánh ở NKCT khác Cộng chi phí thực tế NKCT số 1 … a b 1 2 18 22 1 TK 241-Chi phí đầu tư XDCB … 10 TK641-Chi phí bán hàng 1.121.200 11 -Chi phí nhân viên 12 -Chi phí vật liệu bán hàng 1.121.200 … 15 TK642- Chi phí QLDN 2.050.400 16 Chi phí vật liệu quản lý 2.050.400 Cộng 3.171.600 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 2.25: Bảng kê số 5 Cuối kỳ, số liệu từ Bảng kê số 4, số 5... được chuyển vào NKCT số 7. Đó là cơ sở để nhập số liệu vào Sổ Cái TK 152- Nguyên vật liệu. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S04a7-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 Phần I: Tập hợp CPSXKD toàn DN Ghi Có các TK: 142, 152, 153, 241,… Tháng 6 năm 2007 Số TT Ghi Có Ghi Nợ 142 152 TK phản ánh ở NKCT khác Cộng chi phí thực tế NKCT số 1 NKCT số 2 NKCT số 5 NKCT số 10(141) a b 1 2 18 22 1 154 7 621 194.813.263 11 641 1.121.200 12 642 2.050.400 15 152 4.030.940 913.000 332.439.102 6.627.095 342.904.947 16 Tổng cộng (A+B) 197.984.863 … Ngày30 tháng 6 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 2.26: Nhật ký chứng từ số 7 Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S05-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI Tài khoản: 152 Tháng 6 năm 2007 Số dư đầu năm Nợ Có 978.648.994 Ghi Có các TKĐƯ Nợ với TK này Tháng 5 Tháng6 ... Tháng 12 1.NKCT số 1 4.030.940 2.NKCT số 2 913.000 3.NKCT số 10 6.627.095 4.NKCT số 5 332.439.102 ... Cộng số PS Nợ 342.904.947 Tổng số PS Có 197.984.863 Dư CK: Nợ 48.707.815 193.627.899 Có Ngày 30 tháng 6 năm 2007 KT lập biểu KT trưởng Bảng 2.27: Sổ Cái TK 152 2.4.3. Kiểm kê và kế toán kết quả kiểm kê: *Tổ chức kiểm kê: Việc quản lý NVL không chỉ trên chứng từ, sổ sách giấy tờ mà còn phải quản lý bằng hiện vật. Công việc theo dõi về mặt số lượng, chất lượng của NVL một cách thường xuyên là hết sức cần thiết, giúp phát hiện sự thiếu hụt, hư hỏng và tìm ra nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời, giúp công ty quản lý chặt chẽ và luôn chủ động về vật tư. Công tác kiểm kê của DN được thực hiện sáu tháng một lần. Để thực hiện công việc này, DN lập ra một Ban kiểm kê bao gồm đại diện các phòng ban và những người có trách nhiệm. Công ty PTCN & TB Mỏ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập-Tự do-Hạnh phúc Hà nội, ngày 1 tháng 7 năm 2007 Biên bản kiểm kê tài sản I/ Thời gian: Ngày 01 tháng 7 năm 2007 II/ Địa điểm tiến hành kiểm kê: III/ Thành phần 1 Ông Ngô Xuân Tiến PGĐ cty – Chủ tịch Hội đồng 2 Ông Lê Thành Việt Trưởng phòng kế toán - Ủy viên 3 Ông Nguyễn Văn Nhật Trưởng phòng KHTH - Ủy viên 4 Ông Lê Hoàng Thái PP kỹ thuật - Ủy viên 5 Bà Hoàng Thị Yến Ủy viên Các bên cùng nhau rà soát, kiểm kê tài sản, thiết bị...hiện có tại Xưởng MNT đến thời điểm 01/08/07. Số lượng cụ thể (phụ lục). Biên bản được các bên thống nhất và lập thành 5 bản để làm căn cứ thực hiện. Đồng ký tên HĐ kiểm kê Cty Các TVHĐ Chủ tịch HĐ Bảng kiểm kê NVL Stt Tên NVL Đvt Ký hiệu Số lượng Sổ sách Thực tế CL 1 Quặng thô Tấn MNT 165,131 166 0,869 2 Bao bì PP Cái 6.192 6.150 -42 3 Búa nghiền quặng Cái 39 38 -1 4 5 ... Biên bản xử lý Căn cứ vào biên bản kiểm kê thực hiện ngày 01/7/07, nay xử lý chênh lệch như sau: Stt Tên NVL Đvt Số lượng CL Giá trị Đánh giá Xử lý 1 Quặng thô Tấn 0,869 610.000 Ghi tăng TN khác 2 Bao bì PP Cái -42 -53.500 Quy TNhiệm cá nhân 3 Búa nghiền quặng Cái -1 -30.000 Quy TNhiệm cá nhân Kế toán lập Ký duyệt Bảng 2.28: Biên bản kiểm kê Kế toán tiến hành ghi tăng NVL: Nợ TK 152: 610.000 Có TK 711: 610.000 Ghi giảm NVL, kế toán ghi vào cột Có TK 152 và nợ TK 334 trong NKCT số 7. 2.4.4. Hạch toán dự phòng giảm giá NVL Hiện tại công ty chưa thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Chương 3: Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty Phát triển công nghệ và thiết bị Mỏ 3.1. Đánh giá thực trạng về kế toán NVL tại công ty Phát triển công nghệ và thiết bị Mỏ. 3.1.1. Những ưu điểm: - Cơ cấu tổ chức chặt chẽ, các phòng ban chức năng, các phân xưởng sản xuất đều có chức năng nhiệm vụ xác định, đảm bảo mọi hoạt động sản xuất và quy trình làm việc được thực hiện một cách thống nhất, khoa học, có hiệu quả cao, tạo ra sản phẩm chất lượng tốt. - Ban Giám đốc là những người có trình độ cao, năng lực quản lý điều hành, luôn gương mẫu tận tâm với công việc. Bên cạnh đó, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng nên việc điều hành rất thuận lợi cho sự Giám đốc công ty. - Việc tổ chức công tác kế toán, vận dụng cải tiến mới trong công tác hạch toán kế toán, được tiến hành kịp thời theo những thay đổi trong công tác kế toán của Bộ tài chính. Hơn nữa, công ty có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng, nắm rõ đặc điểm sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất. Với cách bố trí nhân viên như hiện nay, công tác kế toán nói chung của công ty đã đi vào nề nếp và tương đối ổn định. - Mỗi kế toán viên đã được phân công đảm nhận các phần hành kế toán khác nhau, điều này tạo thuận lợi cho việc nâng cao trình độ, năng lực chuyên sâu của mỗi kế toán viên đồng thời khắc phục được tình trạng chồng chéo trong công tác kế toán. - Hệ thống định mức sử dụng vật tư của Công ty được xây dựng cho các loại vật tư chủ yếu, đặc biệt là quặng thô Manhêtít. Trên cơ sở đó, tạo điều kiện cho các phân xưởng sử dụng một cách tiết kiệm vật tư, hạ giá thành sản phẩm, mang lại hiệu quả kinh tế cao. - Công ty tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp NVL chất lượng tốt, giá cả phù hợp nhằm chủ động trong khâu vật tư đầu vào, quản lý tốt chi phí NVL đồng thời đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm. - Công ty có hệ thống kho bãi đảm bảo bảo quản vật tư, cán bộ thủ kho có đủ trình độ quản lý và được bồi dưỡng kiến thức định kỳ đảm bảo thực hiện tốt công việc được giao. - Công ty áp dụng hệ thống chứng từ sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 20/3/2006. Quy trình nhập, xuất nguyên vật liệu ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ. Kế toán vật tư và thủ kho thường xuyên đối chiếu sổ sách nhằm phát hiện sai sót và tiến hành điều chỉnh kịp thời. 3.1.2. Những tồn tại: - Công ty mới chú trọng xây dựng định mức vật tư sử dụng cho quặng thô, các vật liệu khác như bao bì, bi thép, búa nghiền…cũng được sử dụng khá nhiều nhưng công ty chưa xây dựng được định mức tiêu hao. Điểm hạn chế này sẽ làm cho công tác quản lý chi phí NVL gặp nhiều khó khăn. - Phế liệu thu hồi từ sản xuất Công ty không tiến hành làm thủ tục nhập lại kho mà để tự cho bộ phận sản xuất xử lý. Đây sẽ là kẽ hở quản lý dễ dẫn tới việc thất thoát vật tư. - Khâu quản lý, bảo quản tương đối tốt nhưng công việc kiểm kê không được làm một cách thường xuyên (6 tháng một lần), điều này dễ dẫn đến tình trạng mất mát khó xác định được nguyên nhân để xử lý. - Quy trình luân chuyển chứng từ còn chậm. Hàng ngày, thủ kho kiểm tra các phiếu nhập, phiếu xuất rồi vào thẻ kho, cuối ngày gửi lên cho phòng kế toán. Tuy nhiên, thủ kho tập hợp chứng từ trong nhiều ngày rồi mới gửi lên phòng kế toán khiến cho việc tính toán, ghi chép số liệu không đáp ứng được yêu cầu kịp thời. - Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, trong đó có NVL, cụ thể là không sử dụng tài khoản 159-“Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Vật liệu của công ty trong kho có giá trị lớn, chủ yếu là quặng thô phải đảm bảo yêu cầu kỹ thuật nhất định, lại dễ hư hỏng, kém phẩm chất trong điều kiện khí hậu như ở nước ta. Công ty sẽ gặp tổn thất và bị động khi giá cả thị trường về nguyên vật liệu của công ty xuống thấp nếu không lập dự phòng. Công ty tiến hành hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Theo phương pháp này, khối lượng công việc trùng lặp vẫn còn nhiều, đặc biệt là về số lượng của các loại NVL, dẫn tới công việc kế toán NVL mất nhiều thời gian hơn và gặp khó khăn trong đối chiếu về mặt số lượng NVL giữa kho và phòng kế toán. 3.2. Hoàn thiện kế toán NVL tại công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ: 3.2.1. Kiến nghị về chứng từ kế toán - Công ty có xây dựng định mức tiêu thụ đối với quặng thô nhưng khi lập Giấy xin cấp vật tư và phiếu xuất kho không thấy có mối liên hệ nào với định mức. Do đó, các chứng từ xuất NVL của DN nên thể hiện mối liên hệ này để quản lý chặt chẽ chi phí NVL, tránh lãng phí. Công ty PTCN &TB Mỏ PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO ĐỊNH MỨC Ngày 01 tháng 6 năm2007 Bộ phận sử dụng: Xưởng MNT Lý do xuất: Phục vụ SX Stt Mã VT Tên vật tư ĐVT Hạn mức được duyệt trong tháng SL xuất 01-6 05-6 1 MNT Quặng thô Tấn 258 5,79 58 2 Bao bì Cái 6.500 260 ... ... ... ... ... ... ... Người nhận ký Ngày30. tháng 6 năm2007 Phụ trách BP sử dụng P.trách phòng VT Thủ kho Bảng 3.1: Phiếu xuất vật tư theo định mức - Công ty nên sử dụng các biện pháp quản lý chặt chẽ những vật liệu thừa và phế liệu thu hồi từ sản xuất. Vật liệu thừa trong sản xuất không bắt buộc phải nhập lại kho mà vẫn có thể để lại phân xưởng, nhưng cuối tháng đại diện phân xưởng cần xác định số vật liệu thừa tại phân xưởng mình và lập Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, lập thành 2 liên, 1 liên gửi lên phòng kế toán còn 1 liên gửi lên phòng vật tư. Đó chính là cơ sở để phòng vật tư xét duyệt xuất kho NVL trong tháng sau và phòng kế toán điều chỉnh chi phí. DN có thể thực hiện theo mẫu biểu đã hướng dẫn. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số 04- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Bộ phận sử dụng: Xưởng SX Manhêtít STT Tên vật tư MS Đvt Số lượng Lý do: còn sử dụng hay trả lại A B C D 1 E 1 2 Bao bì Bi thép ... Cái Kg 12 27 Còn sd Còn sd Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Quản đốc phân xưởng Bảng 3.2: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Kế toán sẽ điều chỉnh như sau: Nợ TK 621 Giá trị vật liệu Có TK 154 thừa tại phân xưởng Đối với công tác thu hồi phế liệu từ sản xuất, Công ty có thể nhập kho hoặc bán luôn. Nếu nhập kho, tiến hành thủ tục nhập kho đơn giản hơn so với trường hợp nhập từ thu mua bên ngoài, lập 3 liên, 1 liên gửi lên phòng kế toán: Nợ TK 152 Số phế liệu Có TK 154 thu hồi từ SX Nếu bán số phế liệu đó ngay thì ghi tăng thu nhập khác như sau: Nợ TK 111, 131... Số phế liệu Có TK 711 đem bán Thực tế các nghiệp vụ nhập xuất NVL của DN diễn ra khá phổ biến nên số lượng chứng từ rất nhiều, do đó cần phải phân loại phiếu nhập, xuất riêng rẽ nhau tạo điều kiện thuận lợi trong công tác nhập số liệu và việc kiểm tra đối chiếu. Bên cạnh đó cần phải đẩy nhanh khâu luân chuyển chứng từ giữa kho và phòng kế toán đảm bảo tính kịp thời trong phản ánh thông tin. Việc quản lý theo dõi về mặt số lượng NVL một cách chặt chẽ nhằm phát hiện hỏng hóc, tránh mất mát, ...là rất cần thiết; bên cạnh đó, việc quản lý theo dõi NVL về mặt giá trị có tầm quan trọng không kém. Để thực hiện tốt hơn nữa công việc đó, kế toán vật tư nên lập thêm Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu - bảng chỉ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn NVL về mặt giá trị. Công ty PTCN & TB Mỏ Mẫu số S11-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tâi khoản: 152 Tháng 6 năm 2007 S T T Tên, quy cách vật liệu Số tiền Tồn ĐK Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn CK a b 1 2 3 4 1 Quặng thô 26.807.974 280.827.548 181.037.181 126.598.341 2 Bao bì PP 47x72 18.143.288 - 9.193.062 8.950.226 3 Bao bì phế liệu 1.081.826 - 502.301 579.525 4 Chỉ khâu 174.727 913.000 149.766 937.961 Cộng 48.707.815 342.904.947 197.984.263 193.627.899 Ngày 30 tháng 6 năm 2007 Người lập KT trưởng Bảng 3.3: Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu 3.2.2. Kiến nghị về tài khoản kế toán - Nhằm giúp cho việc hạch toán NVL được thuận lợi và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, Công ty nên phân loại và sử dụng tài khoản NVL như sau: TK 1521: NVL chính TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu TK 1528: Vật liệu khác và phế liệu thu hồi - Theo nguyên tắc thận trọng kế toán, khi DN ghi nhận giá trị HTK nói chung và giá trị NVL nói riêng cao hơn so với giá thị trường, DN được phép lập dự phòng. Biến động về giá cả trên thị trường hiện nay là rất lớn, do vậy DN nên lập khoản dự phòng giảm giá cho NVL của mình để tránh thiệt hại do sự giảm giá NVL tồn kho. Định kỳ (quý, năm), DN lập ra ban thẩm định mức giảm giá NVL. Đó là mức chênh lệch giữa giá ghi sổ của NVL cao hơn giá thị trường tại thời điểm lập báo cáo. Trên cơ sở đó tính ra mức dự phòng cần lập.Khi đó, TK 159 “Dự phòng giảm giá HTK” được sử dụng. Hạch toán dự phòng giảm giá HTK Hoàn nhập (Nếu số phải lập cuối kỳ KT năm nay < số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) (Nếu số phải lập cuối kỳ KT năm nay > số đã lập cuối kỳ kế toán năm trước) Lập dự phòng giảm giá HTK TK 159 TK 632 3.2.3. Kiến nghị về sổ kế toán: - DN tiến hành hạch toán chi tiết theo phương pháp đối chiếu luân chuyển. Kế toán phải mở “Sổ đối chiếu luân chuyển NVL” theo từng kho nhằm theo dõi tình hình biến động của từng loại NVL tại mỗi kho. Thực tế, kế toán DN đã không mở Sổ này. SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Kho:... Năm:... Số danh điểm Tên VT Đvt Đơn giá SD đầu T1 Luân chuyển tháng 1 SD đầu T2 SL ST Nhập Xuất SL ST SL ST SL ST Bảng 3.4: Sổ đối chiếu luân chuyển 3.2.4. Kiến nghị về báo cáo kế toán 3.2.5. Kiến nghị khác - Để giúp cho công tác quản lý NVL được giám sát chặt chẽ, việc ghi chép sổ sách của kế toán được đơn giản hơn, DN nên lập hệ thống danh điểm các NVL sử dụng trong DN. - Việc mở rộng, tích cực tìm kiếm các nhà cung cấp NVL đầu vào cho DN là rất cần thiết. Tuy nhiên, DN cũng cần định hướng tìm kiếm nguồn cung NVL mang tính ổn định lâu dài để có thể hạ giá thành sản xuất và đảm bảo chất lượng sản phẩm, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường. Phòng Kế hoạch, phòng vật tư và phòng kế toán cần phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng để theo dõi chi tiết tình hình thu mua, sử dụng NVL. - Công ty cũng nên xây dựng định mức tiêu hao đối với các NVL chính khác ngoài quặng thô. Định mức đó phải đảm bảo không quá lớn vì sẽ tốn chi phí bảo quản, dễ hư hỏng và quan trọng hơn nữa là bị ứ đọng vốn SXKD. Tuy nhiên, định mức cũng không được quá nhỏ dẫn đến gián đoạn trong sản xuất. Trên cơ sở định mức tiêu hao đó, DN dần dần tạo thói quen cho công nhân sử dụng tiết kiệm NVL, tránh làm hư hỏng ngoài định mức và sử dụng lãng phí. - Trong thời đại CNTT bùng nổ như hiện nay, DN nên dần hướng tới thực hiện công tác kế toán máy. Việc chuyển sang kế toán máy đòi hỏi khá nhiều yêu cầu như phần mềm kế toán, nâng cao trình độ cán bộ kế toán...nhưng giúp làm giảm nhẹ khối lượng công việc, khả năng cập nhật thông tin một cách nhanh nhạy và chính xác hơn... KẾT LUẬN Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng, không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất; là mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản lý trong việc nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm. Thông qua việc kế toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ, đúng chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành, DN sẽ quản lý tốt vật tư, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí trong việc sử dụng, góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm, ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm qua đó nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng thị phần của mình. Sau thời gian thực tập tại công ty PTCN & TB Mỏ, em nhận thấy cùng với sự phát triển của công ty, hệ thống quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng, phần hành kế toán vật liệu không ngừng được hoàn thiện đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất được hoạt động liên tục. Bên cạnh đó, phần hành kế toán NVL vẫn còn một số bất hợp lý, em xin có một vài kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn phần hành này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh, chị ở Phòng Tài chính – kế toán Công ty Phát triển Công nghệ và Thiết bị Mỏ, cũng như sự quan tâm sâu sắc, nhiệt tình của GVHD PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang. Hà Nội, tháng 4 năm 2008 Sinh viên thực hiện Lê Ánh Sáng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, chương 2 - Chủ biên: PGS. TS Đặng Thị Loan, xuất bản năm 2006 của NXB ĐH KTQD. Giáo trình hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp- Chủ biên PGS-TS Nguyễn Thị Đông. Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán - Nhà xuất bản tài chính 10-2002. Hệ thống kế toán doanh nghiệp-Hướng dẫn lập chứng từ kế toán, hướng dẫn ghi sổ kế toán. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC Chuẩn mực kế toán Việt nam số 02 (VAS 02). Tạp chí kế toán, kiểm toán. Một số Website: www.tapchiketoan.com www.mof.gov.vn