Chuyên đề Hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và định giá Việt Nam

toán của công ty được đánh tham chiếu như bảng hệ thống sau. Biểu số 2.1: Hệ thống tham chiếu soát xét báo cáo và hồ sơ kiểm toán Stt Nội dung Tham chiếu 1 Soát xét báo cáo kiểm toán A810 2 Soát xét việc trình bày báo cáo kiểm toán A820 3 Soát xét nội dung báo cáo kiểm toán A830 4 Soát xét Hồ sơ kiểm toán A840 5 Soát xét hình thức hồ sơ kiểm toán A850 6 Quản lý kiểm toán A860 7 Đánh giá khả năng tổng quát dịch vụ cung cấp cho khách hàng A870 8 Đánh giá nhóm kiểm toán A880 9 Bản phê duyệt phát hành báo cáo A890 10 Bản phê duyệt tiếp tục cung cấp cho khách hàng A900 11 Soát xét về nội dung và hồ sơ kiểm toán A910 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể 2.1 Trách nhiệm đối với chất lượng trong các cuộc kiểm toán Để bảo đảm chất lượng hoạt động kiểm toán, tổ chức nhân sự hợp lý trong nhóm kiểm toán là hết sức quan trong. một cơ cấu tổ chức tốt sẽ đảm bảo hiệu quả công việc, nâng cao chất lượng kiểm toán. Công việc soát xét báo cáo kiểm toán từ các cấp lãnh đạo cũng chính là phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán mà nhóm kiểm toán được phân công kiểm toán. Tháp phân công sau đây sẽ miêu tả sự phân công trách nhiệm trong cuộc kiểm toán. TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG NGHIỆP VỤ CÁC CHỦ NHIỆM KIỂM TOÁN CÁC KIỂM TOÁN VIÊN CÁC TRỢ LÝ KIỂM TOÁN Sơ đồ 2.2: Tháp phân công nhiệm vụ tại phòng nghiệp vụ Tháp phân công tổ chức được phân theo trách nhiệm giảm dần. Tổng Giám Đốc Công ty có trách nhiệm phụ trách toàn bộ các mặt hoạt động của toàn bộ Công ty cả trong chi nhánh chính và các chi nhánh tại các ở các Tỉnh khác. Ngoài ra Tổng Giám Đốc phụ trách xây dựng các dự án chiến lược, đa dạng hóa các loại hình hoạt động, chỉ đạo lĩnh vực đào tạo và bồi dưỡng nhân viên trong Công ty. Ở cấp thấp hơn, Phó Tổng Giám Đốc Công ty chịu trách nhiệm về hoạt động tại Hà Nội, thực hiện các kế hoạch phát triển của Công ty và báo cáo tình hình hoạt động, tiềm năng phát triển của trụ sở chính tại Hà Nội với Tổng Giám Đốc. Phó Tổng Giám đốc có trách nhiệm chính về quản lý chất lượng hoạt động kiểm toán một cách trực tiếp. Các trưởng phòng sẽ đảm nhiệm kiểm toán phụ trách về quản lý rủi ro và chủ nhiệm kiểm toán phụ trách về tính tuân thủ đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Các Chủ nhiệm kiểm toán là người trực tiếp đảm nhận công tác kiểm toán trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, các chủ nhiệm kiểm toán còn có chức năng phân công và đôn đốc thực hiện công việc và chịu trách nhiệm về chất lượng hoạt dộng kiểm toán của từng cuộc kiểm toán cụ thể. Các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán thực hiện các nhiệm vụ do các chủ nhiệm kiểm toán giao và được hưởng các quyền lợi theo đúng Quy chế của Công ty. Một nhóm kiểm toán thông thường có khoảng 5 nhân viên, có thể nhiều hơn hay ít hơn tùy thuộc vào quy mô hoạt động kinh doanh của Công ty khách hàng. Để đảm bảo chất lượng thì Chủ nhiệm kiểm toán sẽ chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về công việc của các thành viên trong nhóm, Giữa các thành viên trong nhóm có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mối quan hệ này là mối quan hệ hỗ trợ và cũng là mối quan hệ giám sát. Công việc trong một cuộc kiểm toán được phân công theo cấp cụ thể phân theo sơ đồ 2.1 Cấp thấp nhất là các trợ lý kiểm toán: trong cuộc kiểm toán họ thường kiểm tra, giám sát kiểm kê quỹ, TSCĐ, rà soát những chứng từ hóa đơn, kiểm tra chi tiết số dư các tài khoản tiền, TSCĐ…dưới sự hướng dẫn và giám sát của các kiểm toán viên. Các giấy tờ làm việc ghi chép của trợ lý cuối mỗi buổi làm việc sẽ được kiểm tra bởi kiểm toán viên chính hoặc chủ nhiệm kiểm toán. Cấp quản lý trực tiếp trợ lý kiểm toán là các kiểm toán viên. Nhiệm vụ của kiểm toán viên là phụ trách các công việc khó hơn như thực hiện các thủ tục phân tích, kiểm soát. Chủ nhiệm kiểm toán sẽ trực tiếp giám sát và kiểm tra phần việc của kiểm toán viên trong cuộc kiểm toán. Cấp cao nhất trong cuộc kiểm toán là Chủ nhiệm kiểm toán, sẽ có trách nhiệm đôn đốc công việc phân công nhiệm vụ và soát xét chất lượng của toàn bộ công việc các thành viên trong nhóm. Chủ nhiệm kiểm toán kiểm tra bản thảo Báo cáo kiểm toán do kiểm toán viên chính lập và hoàn thành báo cáo kiểm toán trình lên Tổng Giám Đốc hoặc Phó Tổng Giám Đốc. 2.2 Quy trình kiểm soát chất lượng của từng cuộc kiểm toán cụ thể Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán bắt buộc đối với các cuộc kiểm toán và ở các cấp độ khác nhau. Kiểm soát chất lượng hoạt đoọng kiểm toán được thực hiện trong mọi giai đoạn kiểm toán từ khâu lập kế hoạch cho đến kết thúc cuộc kiểm toán. Nội dung kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán cụ thể được gắn với một khách hàng và quy trình thực hiện được diễn ra theo đúng các bước kiểm soát chất lượng kiểm toán của Công ty, nhưng do quá trình soát xét trong cuộc kiểm toán có sự đan xen kiểm soát của 3 cấp. Do vậy, quy trình của kiểm soát biểu hiện thành ba bước công việc: Kiểm soát trong lập kế hoạch kiểm toán; Kiểm soát hồ sơ kiểm toán; Kiểm soát Báo cáo kiểm toán. 2.2.1 Kiểm soát trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán Trong bước lập kế hoạch kiểm toán gồm hai bước lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và lập kế hoạch kiểm toán tổng thể. Giai đoạn này có hai cấp soát xét Ban Giám Đốc và Chủ nhiệm kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán là một công việc rất quan trọng đối với kiểm toán viên. Một kế hoạch kiểm toán đúng đắn sẽ giúp cho KTV thu thập được những bằng chứng đầy đủ có hiệu lực cho việc đưa ra kết luận về BCKT được chính xác, giữ chi phí kiểm toán ở mức hợp lý, tạo quan điểm tốt của khách hàng về Công ty. Do vậy mà kiểm soát chất lượng cuộc kiểm toán trước hết phải kiểm soát được việc lập kế hoạch kiểm toán. Giấy tờ làm việc để ghi chép công việc này được thể hiện trên mục số 500 trong hồ sơ kiểm toán. Công việc của kiểm toán viên trong phần này sau khi ký kết hợp đồng thì kiểm toán viên phải lập kế hoạch kiểm toán tổng quát và xây dựng kế hoạch kiểm toán. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát: được hiểu như là phần công việc của kiểm toán viên cần tiến hành tìm hiểu Về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng thể hiện trên mục số 200 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu môi trường kiểm soát được ghi chếp trên mục số 100 trong hồ sơ kiểm toán Tìm hiểu chu trình kế toán của khách hàng Thực hiện các bước phân tích tổng hợp trên mục Xác định mức độ trọng yếu và xây dựng kế hoạch phục vụ và giao dịch với khách hàng ghi chép trên mục số 300 Xây dựng kế hoạch kiểm toán: trong giai đoạn này, kiểm toán viên phải đưa ra được đánh giá về rủi ro tiềm tàng và số dư các tài khoản và được ghi chép trên các giấy tờ làm việc ứng với từng phần hành cụ thể như tiền mặt là 1100, tiền giử ngân hàng là 1200, TSCĐ là 1300 và các khoản mục khác. Sau khi tìm hiểu sơ bộ về khách hàng mà kiểm toán viên đang thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên tiếp tục tiến hành đánh giá rủi ro và lập kế hoạch kiểm toán trình Ban Giám Đốc phê duyệt. Sau đây là Bản kế hoạch tổng quát của phòng nghiệp vụ I về kế hoạch kiểm toán khách hàng XYZ. Bản kế hoạch sẽ được Tổng Giám đốc soát xét và thông qua Chủ nhiệm kiểm toán để tiến hành thực hiện cuộc kiểm toán. Biểu số 2.2 : Kế hoạch kiểm toán tổng quát Công ty XYZ (A200) KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ Kính gửi: Ông Trần Quốc Tuấn - Tổng Giám Đốc Ông Phạm Hùng Sơn – Phó Tổng Giám Đốc Tài chính Người lập: Hoàng Lệ Thuỷ- Ngày 22/2/2007 Kế hoạch kiểm toán cho nhóm kiểm toán phòng nghip vụ I kiểm toán Báo cáo tài chính Công ty cổ phần XYZ kỳ kế toán 1/1/2006 đến 31/12/2006 như sau: I. Nhóm kiểm toán gồm: Chức vụ Họ và tên Phòng nghiệp vụ Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân I Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh I Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà I II. Thời gian và phạm vi kiểm toán Từ ngày 23/2/2007 đến 26/2/2006. Thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính năm 2006. III. Thông tin hoạt động của khách hàng Tên khách hàng: Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ Địa chỉ: Quận Ba Đình, Hà Nội Điện thoại : Fax: Mã số thuế: Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất đồ dùng học sinh IV. Hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ Các chính sách kế toán áp dụng Kết luận và đánh giá sơ bộ về môi trường kiểm soát Kết luận về hệ thống kế toán Kết luận và đánh giá sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ V. Đánh giá trọng yếu và rủi ro Đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro tiềm tàng Đánh giá rủi ro kiểm soát Đánh giá kết luận của kiểm soát nội bộ Ước lượng tính trọng yếu Người lập Hoàng Lệ Thuỷ Ngày 22/2/2007 Người phê duyệt Tổng Giám Đốc Trần Quốc Tuấn Sau khi Tổng Giám đốc phê duyệt, kiểm toán viên Thuỷ sẽ đưa kế hoạch kiểm toán như trên để Chủ nhiệm kiểm toán xem xét và thực hiện. Trong bản kế hoạch kiểm toán, người lập phải đưa ra những thông tin như người thực hiện, nhiệm vụ của từng người, thời gian kiểm toán tại đơn vị, các trang bị cần thiết… Ví dụ kiểm toán viên Thủy lập bảng kế hoạch kiểm toán BCTC cho kỳ kế toán từ 1/1/2005 đến 31/12/2006 tai Công ty cổ phần văn phòng phẩm XYZ, Hà Nội. Thông tin được minh họa trên bảng số 4 Biểu số 2.3: Nhóm kiểm toán viên kiểm toán khách hàng XYZ Chức vụ Họ và tên Số năm tham gia kiểm toán Chủ nhiệm kiểm toán Nguyễn Hồng Vân 4 năm Kiểm toán viên Phạm Tuyết Trinh 3 năm Trợ lý kiểm toán Nguyễn Thu Hà 1 năm (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Trong các cuộc kiểm toán của Công ty đều có những kiểm toán viên trình độ chuyên môn vững vàng, kiểm toán viên luôn bảo đảm công việc kiểm toán được thực hiện một cách đầy đủ và khoa học. Trong nhóm kiểm toán, có cả những người đã từng thực hiện kiểm toán BCTC cho Công ty XYZ những năm trước và cũng có những người mới thựuc hiện kiểm toán lần đầu. Vậy để thực hiện kiểm toán, nhóm kiểm toán của Công ty có đủ những hiểu biết cần thiết về khách hàng, những kinh nghiệm về kiểm toán khách hàng cũng như có sự tìm hiểu mới một cách độc lập của các kiểm toán viên lần đầu thực hiện kiểm toán cho Công ty XYZ. Công ty đều tạo điều kiện tốt nhất cho các kiểm toán viên luôn có đầy đủ trang thiết bị trong các cuộc kiểm toán, do vậy nên trong mỗi cuộc kiểm toán Công ty trang bị ít nhất là 2 máy tính xách tay cho các Chủ nhiệm kiểm toán, các kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán. Việc trang bị máy tính xách tay cho tất cả cá kiểm toán viên tham gia kiểm toán đã góp phần rất lớn trong nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán. Có thể nói rằng, việc bố trí đúng người, đúng việc, trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết cho kiểm toán viên là biện pháp kiểm soát chất lượng tốt nhất. Bản kế hoạch sau khi được Ban Giám đốc(BGĐ) phê chuẩn sẽ được lập thành một bản thứ hai gửi cho khách hàng. Bản kế hoạch này sẽ là căn cứ để giám sát cuộc kiểm toán. KTV chính căn cứ vào thời gian kế hoạch để phân công công việc, giám sát việc thực hiện công việc của từng cá nhân tham gia kiểm toán. BGĐ cũng sẽ căn cứ vào bản này để đánh giá những phần việc đã làm được trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Ngoài ra, Việc lập bản kế hoạch ngoài mục đích yêu cầu khách hàng chuẩn bị kế hoạch, bố trí nhân sự, sắp xếp tài liệu phục vụ cho cuộc kiểm toán, Công ty có thể kết hợp với phía Công ty giám sát tiến độ thực hiện công việc của KTV. Sau khi lập kế hoạch kiểm toán một cách tổng quát, kiểm toán viên phải tìm hiểu khách hàng chi tiết hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh , quy trình kế toán, tiến hành phân tích sơ bộ để từ đó xác định các tài khoản trọng yếu, mức độ sai sót tiềm tàng và đánh giá từng mức độ rủi ro kiểm soát, rủi ro phát hiện, rồi xác định rủi ro kiểm toán trong cuộc kiểm toán có thể chấp nhận được. Trên cơ sở đó, kiểm toán viên tiếp tục tiển hành lập kế hoạch kiểm toán chi tiết cho các tài khoản mà Công ty khách hàng sử dụng, số dư mang tính trọng yếu. Việc lập kế hoạch chi tiết cho từng phần hành cụ thể được tổng hợp và giắn trong hồ sơ kiểm toán thực hiện trong khâu kiểm soát trước cuộc kiểm toán. Như vậy, cũng sẽ giảm bớt công việc cho kiểm toán viên khi thực hiện kiểm toán. Kiểm toán viên sẽ tiến hành từ tìm hiểu và đánh giá khách hàng, tới việc lưa chọn thủ tục kiểm toán phù hợp. Ta có thể lấy một ví dụ về kế hoạch kiểm toán tiền cho khách hàng XYZ như sau: Biểu số 2.4: Kế hoạch kiểm toán phần hành tiền khách hàng XYZ Người thực hiện Tham chiếu I Kiểm soát chi tiết 1 Lập bảng tổng hợp và đối chiếu số dư với các sổ sách và báo cáo tài chính. Kiểm tra số dư tiền măt và tiền gửi ngân hàng 2 Thu thập Biên bản kiểm kê quĩ cuối năm. Đối chiếu với sổ quĩ tiền mặt, xác định nguyên nhân chênh lệch. 3 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt tại thời điểm kiểm toán. Lưu ý nếu quĩ bao gồm cả những chứng từ có giá như: Ngân phiếu, Trái phiếu hoặc vàng, bạc, đá quí thì phải kiểm tra chi tiết để xác định giá trị hợp lý; Xem những chứng từ mua bán có liên quan. Căn cứ kết quả kiểm kê để xác định số dư tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Yêu cầu giải trình nếu có sự chênh lệch. 4 So sánh số dư trên sổ quĩ và tiền gửi NH với Sổ cái tổng hợp. 5 Thực hiện thủ tục đối chiếu tài khoản tiền gửi ngân hàng: Gửi thư xác nhận số dư TGNH; và Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với số dư sổ phụ. Giải thích các khoản chênh lệch lớn (nếu có). Thu thập hoặc tiến hành đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối giữa sổ Cái. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các khoản thấu chi tiền gửi ngân hàng. Các khoản lãi phải trả đối với các khoản thấu chi và hồ sơ chứng từ về việc bảo lãnh hay phê duyệt các khoản thấu chi. Kiểm tra các tính hiện hữu của các tài sản thế chấp hay bảo lãnh ghi chép trên sổ sánh, chứng từ của công ty. 6 Kiểm tra lại tất cả các khoản tiền gửi chưa được ghi vào ngày cuối kỳ với báo cáo ngân hàng sau ngày khoá sổ. Kiểm tra tài khoản tiền đang chuyển 7 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác (như chuyển khoản, các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các đơn vị nội bộ và rút tiền gửi nhập quĩ) với sổ phụ ngân hàng tại ngày lập bảng cân đối kế toán. Kiểm tra các khoản tiền đó được ghi chép vào sổ phụ của tháng tiếp sau ngày khoá sổ. Xác minh những séc lớn chưa về trong tháng tiếp sau ngày khoá sổ. Kiểm tra sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để đối chiếu các séc chuyển trả thanh toán cho nhà cung cấp tại ngày khoá sổ với sổ phụ tháng tiếp sau ngày khoá sổ. 8 Soát xét các khoản thu chi trước và sau ngày khoá sổ, ghi chú các khoản lớn hoặc bất thường. Xác định xem chúng đã được ghi vào đúng kỳ hay không? 9 Các thủ tục khác: - Xem xét việc áp dụng tỷ giá chuyển đổi sang đồng tiền hạch toán tại thời điểm báo cáo đối với các tài khoản tiền ngoại tệ. Đối chiếu với Sổ cái, kiểm tra việc tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá; đánh giá số dư ngoại tệ cuối kỳ. - Xem xét việc kiểm soát áp dụng tỷ giá chuyển đổi đối với các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Kiểm tra việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ đó trong kỳ. - Xem xét và yêu cầu khách hàng đưa ra các bằng chứng của các nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến bên thứ ba. - Chú ý các khoản thường ghi thiếu như lãi tiền gửi, lệ phí ngân hàng, các khoản thu hoặc chi tiền gửi ngân hàng phải có giấy báo Nợ hoặc báo Có của ngân hàng. Chú ý đến tính chất hợp pháp, hợp lý của chứng từ về mặt đảm bảo các yếu tố cơ bản của chứng từ, có đầy đủ chứng từ gốc chứng minh hay không. IV (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Lập kế hoạch kiểm toán giúp cho kiểm toán viên thu được bằng chứng có giá trị và đầy đủ các tình huống và để tránh những bất đồng với khách hang. Do vậy lập kế hoạch kiểm toán là công cụ kiểm soát chất lượng kiểm toán vô cùng quan trọng trong mỗi cuộc kiểm toán. Một kế hoạch tốt sẽ đảm bảo cho cuộc kiểm toán chất lượng cao, còn nếu lập kế hoạch không tốt thì cuộc kiểm toán sẽ gặp nhiều rủi ro kiểm toán, ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Vì vậy để kiểm soát tốt chất lượng cuộc kiểm toán thì ngay trong khâu đầu tiên của cuộc kiểm toán là lập kế hoạch kiểm toán phải được thực hiện tốt nhất để mang lại chất lượng kiểm toán cao nhất. 2.2.2 Kiểm soát hồ sơ kiểm toán Hệ thống hồ sơ kiểm toán giúp cho quá trình lập kế hoạch kiểm toán, lập giấy tờ làm việc, xác định và kiểm tra các bước kiểm soát, lập báo cáo tài chính sau kiểm toán, lưu trữ các thông tin khác để giao dịch và phục vụ khách hàng. Ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán là vô cùng quan trọng, VAE cũng đã có hệ thống hồ sơ kiểm toán thống nhất. Trong đó mục tiêu của việc thiết lập hồ sơ kiểm toán hướng tới những yếu tố sau: - Dễ dàng trong kiểm tra soát xét hồ sơ. Đối với KTV phụ trách chính cuộc kiểm toán, nhìn vào hồ sơ kiểm toán KTV có thể nhận thấy ngay tiến độ của hợp đồng đang thực hiện. Qua đó Chủ nhiệm kiểm toán, KTV nêu lên những công việc cần làm tiếp theo, chất lượng công việc cũng như sự có mặt hay không có mặt của những tài liệu cần thiết trong hồ sơ. Như vậy, việc tổ chức hồ sơ rõ rang giúp ích rất nhiều trog việc rút ngắn thời gian kiểm toán, công việc sẽ hiệu quả. Đối với những lãnh đạo hay người ký BCKT: thì công việc soát xét hồ sơ trước khi đưa ra ý kiến kiểm toán là rất quan trọng, và hồ sơ được thiết lập sẽ giúp cho công việc kiểm tra soát xét được dễ dàng hơn, giảm thiểu những sai sót trong kiểm toán. Bố trí hồ sơ hợp lý, sẽ giúp cho các chủ nhiệm soát xét nhanh chóng thuận lợi, trên cơ sở ý kiến sẽ được chính xác hơn. - Làm tài liệu đào tào cho các lớp nhân viên mới: Hồ sơ kiểm toán các năm trước sẽ tạo điều kiện giúp cho các nhân viên mới có thể hình dung công việc làm của mình trong tương lai, họ có thể dùng hồ sơ năm trước để chủ nhiệm đào tạo sử dụng làm tài liệu đào tạo. - Làm bằng chứng: cũng như yêu cầu chung đối với hồ sơ kiểm toán thì việc sử dụng hồ sơ kiểm toán cũng nhằm thỏa mãn các yêu cầu của một bằng chứng kiểm toán, có thể chứng minh cho tất cả các công việc mà KTV và trợ lý đã làm và còn trình bày tài liệu một cách đầy đủ khoa học, rõ rang hơn nâng cao sức thuyết phục của bằng chứng. - Lưu trữ hồ sơ kiểm toán được đơn giản hóa: Việc lưu trữ hồ sơ kiểm toán năm và thường trực nhằm đảm bảo cho công việc lưu trữ được đơn giản hơn. Khi hồ sơ đã được lưu trữ thì cần mmọt tài liệu nào đó tròng hồ sơ cũng rất dễ rang bởi hồ sơ có hệ thống chỉ mục đầy đủ khoa học, tìm kiếm tài liệu được đơn giản hóa. Nguyên tắc trong lưu trữ hồ sơ kiểm toán sẽ là những rằng buộc đối với KTV khi mới bắt đầu nhưng khi đã quen hơn thì sẽ tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng công việc. - Hồ sơ kiểm toán thông minh góp phần rút ngắn quá trình lập kế hoạch kiểm toán, đưa ra các khả năng rủi ro ở từng phần hành trong khâu lập kế hoạch kiểm toán. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán càng hiệu quả cũng giúp kiểm toán viên thiết lập các giấy tờ làm việc phục vụ cho quá trình kiểm tra chi tiết.Để thuận tiện trong công tác quản lý hồ sơ kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán được xây dựng trên cơ sở hệ thống tham chiếu chuẩn của Công ty quy định. Hệ thống hồ sơ kiểm toán được sắp xếp theo chỉ mục và ký tự. Trong đó, ký tự từ số 100 đến 400 là hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng cuộc kiểm toán đó như là sự đánh dấu sự tìm hiểu những thông tin ban đầu, kế hoạch kiểm toán, báo cáo kiểm toán.Hồ sơ này do KTV phụ trách thực hiện. Các chỉ mục từ số 500 đến 800 chứa đựng tất cả các giấy tờ làm việc được sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Hồ sơ này được thực hiện bởi các thành viên trong nhóm được phân công việc cụ thể theo cuộc sẵn theo biểu số 05. Biểu số 2.5: Hệ thống tham chiếu hồ sơ kiểm toán Nội dung Tham chiếu Lập kế hoạch I Đánh giá rủi ro và môi trường kiểm toán 100 Tìm hiểu hoạt động khách hàng 200 Tìm hiểu các quy trình kế toán 300 Các thủ tục đánh giá phân tích 400 Xác định mức độ trọng yếu 500 Tổng hợp rủi ro và kế hoạch kiểm toán 600 Quản lý kiểm toán II Tài liệu họp với khách hàng 700 Tài liệu giao dịch với khách hàng 800 Hệ thống kiểm soát nội bộ 900 Kiểm tra chi tiết tài sản III Phần hành tiền 1000 Phần hành Tài sản cố định 1100 (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Về kiểm soát hồ sơ kiểm toán Ghi chép giấy tờ làm việc Giấy tờ làm việc được Công ty xây dựng theo quy chuẩn riêng của Công ty, trên các giấy tờ đó đều có biểu tượg Công ty VAE và được đánh số theo chỉ mục trên biểu số 5. Trong thực hiện kiểm toán các KTV không được sử dụng giấy tờ làm việc nào khác, chỉ có giấy tờ của VAE mới được lưu vào hồ sơ kiểm toán của Công ty, ngoài ra các giấy tờ ghi chép khác không được coi là bằng chứng kiểm toán, hay sử dụng tài liệu để làm soát xét. Các giấy tờ làm việc tại một hồ sơ kiểm toán tại phòng nghiệp vụ I: - Tờ tổng hợp số dư kiểm toán: là một phần quan trọng nhất của hồ sơ kiểm toán, nó phản ánh số dư tài khoản trước điều chỉnh và phân loại sau điều chỉnh. Mỗi khoản mục của BCTC trên giấy tờ làm việc đều phải đánh số tham chiếu vào từng phần hành riêng (đánh tham chiếu trên từng số liệu). - Tờ tổng hợp: gồm những giấy tờ làm việc phản ánh số dư trên sổ cái mà nằm trong một khoản mục của BCTC. Tờ tổng hợp từng phần này cũng tập hợp tất cả các bút toán điều chỉnh có ảnh hưởng đến khoản mục đó được giải thích tại tờ ghi chú soát xét. KTV phải đánh dấu tham chiếu từ tờ này đến tờ chương trình kiểm toán để người soát xét có thể soát xét nội dưng kiểm tra từng khoản mục. - Tờ ghi chú: là những tờ ghi chép các thông tin cơ sở của khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp tới phần hành kiểm toán. Thí dụ như khi kiểm tra phần hành tiền thì tờ lưu trữ các thông tin về đơn vị tiền tệ hoạch toán, ngoại tệ sử dụng, tỷ giá giao dịch của NHNN, các số hiệu tài khoản ngân hàng mà Công ty thực hiện giao dịch, biên bản kiểm kê tiền, giấy báo nợ hay có của ngân hàng. Ngoài ra trong tờ giấy tờ ghi chú hệ thống này cũng phản ánh các phân tích của KTV, mức rủi ro đánh giá về các tài khoản trong phần hành đó. - Chương trình kiểm toán: là bảng tổng hợp các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với một phần hành. Ở mội phần hành, chương trình kiểm toán đều có hệ thống các thủ tục chuẩn. KTV trên cơ sở đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trường kiểm soát cũng như sau khi tìm hiểu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của khách hàng sẽ tiến hành trả lời các câu hỏi có sẵn để xác định thủ tục kiểm toán sẽ thực hiện. - Giấy tờ làm việc: như đã đề cập ở phần trên, giấy tờ làm việc dung để ghi chép và lưu trữ các bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập được trong quá trình kiểm toán phục vụ cho việc đưa ra ý kiến về phần hành kiểm toán. - Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh: giấy tờ này dùng để tập hợp toàn bộ các bút toán đã thống nhất với khách hàng. Sau đó các bút toán đã điều chỉnh và phân loại lại và được ghi vào giấy tờ làm việc đó là tờ tổng hợp số dư kiểm toán và bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh thì KTV mới lập BCTC mới sau khi đã điều chỉnh. Các giấy tờ làm việc những phần hành chính thì do Chủ nhiệm kiểm toán lập hoặc do KTV phụ trách phần hành trực tiếp lập và sẽ được soát xét, kiểm tra trực tiếp bởi ccác KTV cấp cao hơn. Soát xét giấy tờ làm việc của KTV Đối với các giấy tờ làm việc mà được Chủ nhiệm kiểm toán lập thì việc soát xét bởi Phó tổng giám đốc hoặc do Tổng Giám Đốc soát xét. Trình tự được thể hiện qua sơ đồ sau: Ghi chép giấy tờ làm việc Soát xét giấy tờ làm việc KTV Chính Chủ nhiệm kiểm toán Sơ đồ 2.3: Trình tự tham gia soát xét của Ban Giám đốc Ghi chép giấy tờ làm việc Soát xét giấy tờ làm việc Chủ nhiệm kiểm toán Trợ lý kiểm toán Kiểm toán viên chính Sơ đồ 2.4: Trình tự soát xét của chủ nhiệm kiểm toán Theo biểu số 03 trong cuộc khách hàng XYZ tại Hà Nội, công việc soát xét giấy tờ được thực hiện như sau: Công việc của KTV: trong suốt thời gian kiểm toán, chị Nguyễn Hồng Vân và Chị Trinh sẽ thực hiện kiểm toán và hoàn thiện giấy tờ làm việc các phần hành như Giá vốn hàng bán, giá thành sản phẩn, doanh thu, Báo cáo, Lập kế hoạch, vốn chủ sở hữu đây là những phần hành phức tạp. Sau mỗi phần hành, các giấy tờ làm việc do trợ lý kiểm toán Hà thực hiện được chuyển cho KTV Trinh soát xét. Việc kiểm soát và soát xét của KTV Trinh được thực hiện trong suốt cuộc kiểm toán. Tuy vậy, KTV bắt buộc phải thực hiện soát xét chính thức hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho KTV chính soát xét. Việc soát xét hồ sơ là để đảm bảo rằng các trợ lý kiểm toán đã thực hiện đúng, hợp lý các thủ tục kiểm toán đã được thiết lập và chương trình kiểm toán cũng như các giấy tờ làm việc đã hoàn thành và được ghi chép đầy đủ. Các yêu cầu về hình thức đối với giấy tờ làm việc là phải có đầy đủ tên người lập, ngày soát xét; phải có nội dung soát xét, tên khách hàng, tài khoản kiểm tra…Về nội dung, chị Trinh sẽ kiểm tra tính đầy đủ của các thông tin phản ánh trên giấy tờ làm việc như nội dung cấu thành số dư tài khoản tiền, các bước kiểm toán áp dụng, phát hiện của KTV, đánh giá, kết luận và gợi ý điều chỉnh của KTV, giải thích các ghi chú kiểm tra. Ví dụ về một giấy tờ làm việc kiểm soát phần hành tiền mặt theo: Biểu số 2.6: Giấy tờ làm việc kiểm tra chi tiết tiền mặt CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Client/ Khách hàng: công ty CP XYZ Prepare/ Người lập (ký tên)…date 23/2/2007 Period/ Kỳ: từ 1/1/06- 31/12/06 Reviewed by/ nguời soát xét NHV date ………… Subject / Nội dung: kiểm tra chi tiết Tk tiền mặt Stt nội dung theo sổ sách kế toán số KTV chênh lệch ghi chú 1 Chi tiền cho CNV 2.581.133.000 2.581.133.000 0 2 Chi tiếp khách 2.825.048.000 2.793.832.000 312.156 đã kt .Note: Không có chênh lệch nào đáng kể, mục tiêu kiểm toán đã đạt đ ược. (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Biểu số 2.6 thể hiện dấu soát xét của 2 cấp kiểm toán là Kiểm toán viên và trưởng nhóm kiểm toán. - Công việc của kiểm toán viên chính: Sau khi kiểm toán viên Trinh soát xét, các giấy tờ làm việc được tập hợp thành hồ sơ kiểm toán và gửi cho KTV Vân kiểm tra, kiểm soát. Mục đích của việc soát xét của KTV chính là để đánh giá tất cả các bằng chứng kiểm toán thu thập được qua các cuộc kiểm toán để có thể đưa ra ý kiến kiểm toán tương ứng và các báo cáo khác được phát hành kèm theo. Soát xét của KTV chính phải đảm bảo rằng từ khâu lập kế hoạch chương trình kiểm toán đến các bước kiểm toán đều đã được ghi chép đầy đủ trong hồ sơ kiểm toán trước khi chuyển cho chủ nhiệm kiểm toán và Ban giám đốc soát xét. Nhiệm vụ của KTV Vân là phải bảo đẩm tất cả các giấy tờ làm việc của KTV và trợ lý kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán đã được tự soát xét. - Công việc của chủ nhiệm kiểm toán: chủ nhiệm kiểm toán là người chịu trách nhiệm trực tiếp đối với một cuộc kiểm toán. Trong quá trình kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán Sơn phải thường xuyên theo dõi và kiểm soát về tiến độ và chất lượng công việc thực hiện. Cụ thể thì Chủ nhiệm kiểm toán Sơn phải có trách nhiệm giải đáp mọi thắc mắc cũng như đưa ra các quyết định giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hành kiểm toán của các KTV. Ngoài ra, chủ nhiệm kiểm toán có trách nhiệm soát xét giấy tờ làm việc của trợ lý kiểm toán, các KTV và trách nhiệm soát xét lại các giấy tờ làm việc được lập bởi KTV chính hay trưởng nhóm kiểm toán. Về trình tự soát xét của KTV chính và chủ nhiệm kiểm toán có sự khác nhau: Nếu KTV Vân soát xét chi tiết từng giấy tờ làm việc của tất cả các phần hành, tiến hành đối chiếu giữa tờ tổng hợp và chi tiết thì Chủ nhiệm kiểm toán lại soát xét theo một trình tự khác. Tức là chủ nhiệm kiểm toán sẽ soát xét tất cả các tờ tổng hợp của từng khoản mục trên BCTC, kết luận của kiểm toán viên đối với ừng phần hành, chương trình kiểm toán đối với từng phần hành đã được thực hiện, các công việc do KTV thực hiện mà chưa được soát xét. Sau đó Chủ nhiệm kiểm toán Sơn sẽ xét đoán và quyết định xem phải đi sâu vào soát xét những tờ chi tiết dưa trên tính trọng yếu, đánh giá rủi ro và kinh nghiệm nghề nghiệp của các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán trong cuộc kiểm toán đó. Ở giai đoạn kết thúc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán cần phải phân tích các thông tin tài chính trên báo cáo tài chính. Kiểm toán viên chính thực hiện soát xét trước khi lập báo cáo kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán sẽ xem xét kết quả phân tích soát xét của kiểm toán viên chính. Ở giai đoạn này có một mốc đánh dấu là kiểm soát để phát hành báo cáo. Do vậy, mọi công tác soát xét cần phải được tiến hành cẩn thận và qua nhiều cấp soát xét, trước tiên là của kiểm toán viên soát xét những công việc của trợ lý kiểm toán, sau đó chuyển sang cấp kiểm soát cao hơn là truởng nhóm kiểm toán đến Chủ nhiệm kiểm toán. Sau đây là giấy tờ soát xét trong cuộc kiểm toán Công ty cổ phần XYZ. Biểu số 2.7: Giấy tờ soát xét kiểm tra báo cáo tài chính của Công ty CP XYZ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Khách hàng: Công ty CP vaXYZ Người soát xét: HS,NHV Nội dung: Kiểm tra báo cáo tài chính Ngày soát xét:23/2/07 Kỳ thực hiện: 1/1/06 đến 31/12/06 GIẤY SOÁT XÉT Stt Nội dung soát xét Tham chiếu Giải trình 1 Xem lại nội dung của VCSH v không phù hợp với chi phí phát hành 2 Xem xét lại công ty có ghi v nhận vốn góp bằng thương hiệu không phải có ý kiến 3 Bổ xung tiền mặt vốn, quỹ còn thiếu so với báo cáo mẫu v Hoàn thiện các giấy tờ và file kiểm toán v Note: Nhóm kiểm toán xem lại các chỉ tiêu trên báo cáo đã trùng khớp chưa Bổ xung các số liệu đã sủa vào các giấy tờ làm việc Hoàn thành báo cáo theo đúng kế hoạch (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 Biểu trên thể hiện soát xét của hai cấp kiểm toán là Trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán. Sau khi thu thập tài liệu, trợ lý kiểm toán Hà tổng hợp trên giấy tờ làm việc và gửi cho trưởng nhóm kiểm toán Vân và ghi chú những vấn đề cần lưu ý trên giấy tờ soát xét. Khi đã có ý kiến trên giấy soát xét nhóm trưởng Vân lại đưa cho cấp soát xét cao hơn là chủ nhiệm kiểm toán Sơn và ghi lại phần note ở dưới giấy soát xét. - Công việc của thành viên Ban giám đốc phụ trách hợp đồng: là người soát xét cuối cùng đối với các giấy tờ làm việc do kiểm toán viên lập trong toàn bộ cuộc kiểm toán, và kiểm tra các chữ ký của chủ nhiệm kiểm toán. Ban giám đốc dựa trên chất lượng Hồ sơ kiểm toán để quyết định chấp nhận phát hành hay ra yêu cầu kiểm toán bổ sung. Để đảm bảo chất lượng, trước khi phát hành báo cáo kiểm toán một lần nữa các cấp quản lý đều phải khẳng định và ký vào bản giải trình về việc soát xét và chấp thuận kết quả của cuộc kiểm toán. Nội dung văn bản là cam kết của tất cả các thành viên tham gia kiểm toán về sự hiểu biết đầy đủ công việc và cách thức tiến hành công việc dưa trên sự tuân thủ các quy định hướng dẫn của Công ty và các chuẩn mực kiểm toán. Là thành viên Ban giám đốc nên là người chịu trách nhiệm về hợp đồng và kỹ thuật, phải bảo đảm rằng các giấy tờ làm việc đã phản ánh đầy đủ và hợp lý các tài liệu, bằng chứng mà kiểm toán viên thu thập về báo cáo tào chính của đơn vị. Việc soát xét hồ sơ kiểm toán được kiểm tra từ cấp nhỏ đến người có trách nhiệm lớn nhất mà Công ty áp dụng sẽ giúp cho quá trình kiểm soát được thực hiện tốt nhất, hiệu quả nhất, tránh được các rủi ro kiểm toán cho từng cuộc kiểm toán. Ngoài ra, phải kể đến các lợi ích của hồ sơ kiển toán, nó không những là tài sản quan trọng của Công ty, mà còn là cơ sở để kiểm toán viên đưa ra ý kiến về tình hình hoạt động của đơn vị được kiểm toán, là những tài liệu minh chứng cho một quá trình làm việc nghiêm túc của các nhân viên trong Công ty. Kiểm soát hồ sơ kiểm toán có nghĩa là kiểm soát được toàn bộ quá trình kiểm toán, Chất lượng hồ sơ kiểm toán phản ánh một cách chính xác chất lượng cuộc kiểm toán đã được thực hiện. Do vậy, chất lượng cuộc kiểm toán không thể không thể không kiểm soát chất lượng hồ sơ kiểm toán. Với hệ thống hồ sơ kiểm toán chuẩn được áp dụng thống nhất của Công ty việc kiểm soát hồ sơ là dễ dàng, các trách nhiệm của từng người cũng được phân chia rõ ràng. Đây cũng là lợi thế của Công ty, trong việc đẩy mạnh chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng. 2.2.3 Kiểm soát Báo cáo kiểm toán Kết thúc công việc của một cuộc kiểm toán được đánh dấu bằng việc phát hành Báo cáo kiểm toán, Báo cáo này phản ánh kết quả làm việc của nhóm kiểm toán. Mặt khác, những người sử dụng báo cáo kiểm toán là tài liệu duy nhất họ được sử dụng. Vì vậy, việc kiểm soát chất lượng báo cáo kiểm toán là công việc không thể thiếu được trong quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty. Kiểm soát báo cáo kiểm toán được thực hiện tương tự như kiểm soát hồ sơ kiểm toán. Tuy nhiên, trong kiểm soát báo cáo kiểm toán thì sau khi lập báo cáo kiểm toán được sự rà soát của kiểm toán viên, trưởng nhóm kiểm toán và chủ nhiệm kiểm toán cuối cùng là Ban Giám Đốc, nhưng báo cáo lần 1 dưới hình thức là bảo thảo, bản báo cáo này được gửi cho khách hàng. Khách hàng sẽ tiến hành chỉnh sửa bổ sung các tài liệu liên quan đến công ty theo ý kiến của mình và gửi lại cho kiểm toán viên. Kiểm toán viên chính sẽ đưa ý kiến sửa đổi khách hàng cho chủ nhiệm kiểm toán cùng trao đổi với Ban Giám Đốc và đi đến kết luận sau thoả thuận. Sau đó, hai bên khách hàng và Công ty thoả thuận để phát hành báo cáo kiểm toán chính. Báo cáo kiểm toán chính được phát hành, gửi Ban Giám đốc ký duyệt và gửi cho khách hàng đồng thời lưu một bộ và trong hồ sơ kiểm toán của nhóm. Sau đây là một minh hoạ cho công tác soát xét báo cáo kiểm toán lần 1 thể hiện trong biểu số Biểu số 2.8: Giấy tờ soát xét báo cáo kiểm toán của Công ty CP XYZ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM VIETNAM AUDITING AND EVALUATION COMPANY Khách hàng: Công ty CP văn phòng phẩm XYZ Người soát xét:HS,T Nội dung: kiểm soát báo cáo kiểm toán Ngày: 26/2/07 kỳ thực hiện: 1/1/06 đến 31/12/06 GIẤY SOÁT XÉT Stt Nội dung soát xét Tham chiếu Phần thuyết minh các chính sách kế toán chưa khớp với bản kế hoạch kiểm toán cần xem lại Kiểm tra lại sự khớp đúng các số liệu lần nữa Phần thuyết minh các quỹ phải tách riêng khỏi phần NV theo QĐ 15 4 Bổ sung phần bảng tính các tỷ suất tài chính của công ty XYZ 5 Đề nghị Vân và nhóm kiểm toán xem lại phông báo cáo của công ty và QĐ 15 Note: nhóm kiểm toán triển khai phát hành báo cáo theo đúng kế hoạch kiểm toán sửa xong các lưu ý in 1 bản sửa lên Ban Giám Đốc soát xét áo cáo kiểm toán chính - nhóm kiểm toán xem kỹ phông mẫu báo cáo (*) Nguồn: Hồ sơ kiểm toán tại VAE năm 2006 2.2.3. Kiểm soát sau cuộc kiểm toán Nhiều Công ty không mấy chú trọng giai đoạn sau này, nhưng đối với Công ty thì trách nhiệm của KTV sẽ luôn gắn kết với báo cáo kiểm toán mà KTV đã kiểm toán. Kiểm soát sau cuộc kiểm toán là một công tác đươc Công ty duy trì ở tất cả các cuộc kiểm toán. Công việc này duy trì khách hàng, đánh giá chất lượng dịch vụ kiểm toán mà Công ty cung cấp. Tuy vậy, các hoạt động thăm dò mức độ thỏa mãn của khách hàng chỉ bằng phương thức tiếp xúc trực tiếp của nhân viên, cán bộ của đơn vị bạn nên có sựu hạn chế về chất lượng thông tin và không đảm bảo mức độ khách quan trọng kiểm soát đối với các thành viên tham gia kiểm toán. Như đã được đề cập trong mục trên Công ty cũng lập ra quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán sau mỗi mùa kiểm toán. Trong năm 2005, Công ty thực hiện kiểm tra chọn mẫu cuộc kiểm toán với số lượng là 120 Hồ sơ kiểm toán, ví dụ như Hồ sơ kiểm toán của Công ty dược phẩm ABC, Công ty giấy A, Công ty dầu khí B, Công ty sản xuất giầy thể thao và một số hồ sơ khác. Với tình hình thực tế về công tác kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán của Công ty VAE như đã nêu trên tuy chưa thể hiện được thực tế của Công ty, nhưng đã phần nào phản ánh về công tác kiểm soát chất lượng mà Công ty đã thực hiện. PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 1. Nhận xét về hoạt động kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại VAE 1.1. Những điểm mạnh về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán Thiết lập được một quy trình kiểm soát chất lượng khá chặt chẽ: từ khâu chuẩn bị lập kế hoạch đến kiểm soát sau cuộc kiểm toán, tạo thành một chu trình khép kín và kiểm soát được chất lượng tốt, có sự tham gia của các thành viên Ban Giám đốc, các chủ nhiệm kiểm toán và các kiểm toán viện chính đều tham gia soát xét từ dưới lên trên. Cho đến nay Công ty vẫn tuân thủ áp dụng những công việc khá tốt và nghiêm túc. Tổ chức hồ sơ kiểm toán: việc lưu trữ các tài liệu trên hồ sơ kiểm toán rất khoa học, tra cứu dễ dàng, điều này giúp cho chủ nhiệm kiểm toán và Ban Giám đốc soát xét mà không cần giám sát mọi lúc rút ngắn thời gian kiểm toán mà vẫn đem lại hiệu quả trong công tác kiểm soát chất lượng. Công tác tuyển dụng, đào tạo nhân viên: Công ty luôn coi công tác này là một trọng tâm trong chiến lược phát triển công ty. Vì vậy mà Công ty có những quy định rất rõ ràng về vấn đề này: Hàng năm đều có chỉ tiêu tuyển nhân viên và các tiêu chuẩn về đội ngũ nhân viên mới, tổ chức nhiều lớp bồi dưỡng cho nhân viên cũ; Chương trình đào tạo của Công ty đa dạng và thay đổi theo sự thay đổi của nền kinh tế và yêu cầu của Nhà nước ta, Khuyến khích nhân viên và tạo điều kiện để nhân viên tham gia thi tuyển chứng chỉ Kiểm toán viên; trình độ năng lực của nhân viên được đánh giá khách quan; chế độ khen thưởng, đề bạt nhân viên lên Ban lãnh đạo được tiến hành theo chính sách của Công ty thay đổi theo chế độ phúc lưọi của Chính phủ. Công tác kiểm soát khách hàng được thực hiện có hiệu quả: Công ty đẫ có bộ phận tiến hành thăm dò mức độ thỏa mãn của khách hàng, các nhân viên luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp và phục vụ khách hàng tốt nhất. Trước khi tiến hành thực hiện hợp đồng với khách hàng, Công ty luôn tiến hành đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm toán để đưa ra quyết định có nên duy trì kiểm toán nữa hay không hoặc có nên thực hiện hợp đồng hay không. 1.2 Những tồn tại về chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty Tuy rằng Công ty đã xây dựng một chương trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán chặt chẽ, nhưng Công ty soát xét chất lượng không đựơc thực hiện ở tất cả các cuộc kiểm toán hoặc chỉ thực hiện ở một số cuộc kiểm toán, chương trình kiểm toán và thực hiện công việc kiểm toán của Công ty chưa có sự kiểm tra chéo từ phía các cơ quan quản lý Nhà nước về kiểm toán. Chính vì mặt tồn tại trên, là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến việc đảm bảo nâng cao chất lượng hoạt động kiểm toán, dẫn đến hiện tượng thiếu tin tưởng từ phía các Công ty nước ngoài. Hạn chế thứ hai mà Công ty chưa khắc phục được là: trong giai đoạn kiểm soát sau cuộc kiểm toán, việc đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng về chất lượng cuộc kiểm toán chỉ đựoc thực hiện thông qua trao đổi trực tiếp với khách hàng sau mỗi cuộc kiểm toán. Công ty có thể đưa ra biện pháp khắc phục như đưa ra Mẫu đánh giá khách hàng, gồm các vấn đề như lời bình của kiển toán viên tiền nhiệm và sự đánh giá của Ban quản trị đựoc soạn thảo cho từng khách hàng khi chấp nhận kiểm toán. Từ những hạn chế trên, việc thành lập một Ủy ban kiểm soát chất lượng kiểm toán để thực hiện kiểm tra chéo là một biện pháp cấp thiết, và đưa ra mẫu kiểm tra sự hài lòng của khách hàng là rất quan trọng. Tuy vậy để làm được những công việc trên đòi hỏi sự trợ giúp của hành lang pháp lý nước ta cần được hoàn thiện ở mức cao hơn, Công ty phải nỗ lực không ngừng để tìm ra những biện pháp hiệu quả để Công ty thực hiện đến mục đích đã đưa ra. 2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE 2.1 Thiết lập kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán Kiểm tra chéo được hiểu là sự kiểm tra bởi các Công ty kiểm toán về tính tuân thủ của một Công ty kiểm toán đối với hệ thống kiểm soát chất lượng của nó. Lợi thế của việc kiểm tra chéo là có thể mang lại lợi ích chonghành nghề và bản than các Công ty kiểm toán, còn để xác định và báo cáo liệu Công ty kiểm toán đang được kiểm tra có triển khai những chính sách và hợp lý với sự kiểm soát chất lượng hay không. Đối với các nhóm kiểm toán trong mỗi phòng kiểm toán tại mỗi phòng nghiệp vụ nên thiết lập kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán. Việc kiểm soát của một nhóm kiểm tóan khác đối với hồ sơ kiểm toán sẽ có được những ý kiến khách quan, độc lập về chất lượng công việc mà nhóm được thực hiện từ chi tiết đến tổng hợp, soát xét từ kế hoạch kiểm toán, thực hành kiểm toán cho đến khi phát hành báo cáo kiểm toán. Để thực hiện được thì Công ty nên có biện pháp xây dựng quy trình để thực hiện kiểm tra chéo giữa các phòng nghiệp vụ. Các bước tiến hành xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng theo phương thức kiểm tra chéo theo sơ đồ 3.1 minh họa. Để thực hiện được một quy trình kiểm tra chất lượng cho việc kiểm tra chéo giữa các nhóm kiểm toán hay giữa các phòng nghiệp vụ. Ta có thể chia các giai đoạn kiểm toán thành 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị cho kiểm tra: giai đoạn này gồm các nội dung cần chuẩn bị như sau: Chọn Hồ sơ kiểm toán để kiểm tra, việc lựa chọn một số hồ sơ để kiểm tra cần phải có những đặc điểm chú ý như: hồ sơ phải đại diện cho hoạt động của cả phòng và tập trung vào những hồ sơ có rủi ro cao mà kiểm toán viên đã nhận xét trong phần đánh giá rủi ro. Thông báo kiểm tra hồ sơ kiểm toán cho toàn bộ phòng nghiệp vụ được kiểm tra. Ban giám đốc chọn nhóm kiểm tra + Giai đoạn thực hiện kiểm tra, nội dung của bước kiểm tra gồm các bước sau: Bước 1: Kiểm tra các hồ sơ về trình tự sắp xếp đánh tham chiếu tài liệu theo đúng quy định của Công ty không; kiểm tra quy trình thực hiện và so sánh với chuẩn mực chung Bước 2: Kiểm tra việc thực hiện soát xét hồ sơ kiểm toán do nhóm kiểm toán đã thực hiện, việc thực hiện này sẽ kiểm tra được nhóm kiểm toán có tuân thủ các phương pháp, các quy định mà Công ty đưa ra cho kiểm toán viên hay không. + Giai đoạn kết thúc kiểm tra, nội dung phần này cần đưa ra kết luận đánh giá về hồ sơ kiểm toán đã kiểm tra và nhận xét về những yếu điểm, những điểm cần phát huy của nhóm kiểm toán. Kết thúc công tác kiểm tra hồ sơ kiểm toán phải có Biên bản để đánh giá về quá trình kiểm tra đã diễn ra, rút kinh nghiệm trong mùa kiểm toán sau. Việc thực hiện giải pháp trên sẽ đem lại lợi ích cho Công ty một cách trực tiếp, thể hiện chất lượng từng dịch vụ cung cấp tới khách hàng sẽ có chất luợng tốt. Kết quả của kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán, theo phương pháp kiểm tra chéo được ghi nhận trong biên bản đối chiếu chất lượng kiểm toán. Các thành viên tham gia kiểm tra soát xét phải ký vào kiển bản đối chiếu này, Biên bản sẽ gồm có bốn phần Phần I: Tổng quan bao gồm mục đích, phạm vi áp dụng, và nội dung của biên bản đối chất lượng kiểm toán Phần II: Kiểm soát về ký kết hợp đồng gồm các thủ tục thực hiện kiểm soát được áp dụng Phần III: Kiểm soát về các thủ tục kiểm toán gồm các thử nghiệm cơ bản và xây dựng các ước tính kiểm toán và báo cáo Biên bản đối chiếu chất lượng kiểm toán nên được thống nhất và có quy định cụ thể tại Công ty. Đánh giá hiệu quả vân dụng các quy định quy dịnh với KSCL từng phòng Xây dựng quy định KSCL và đánh giá kết quả của bước 1 Áp dụng các quy trình KSCL Tổng kết những kết quả đạt được trong xây dựng quy trình KSCL Sơ đồ 3.1: Nội dung kiểm soát chất lượng trong kiểm tra chéo Mục đích của việc lập biên bản này làm cơ sở cho sự tuân thủ các quy định của VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán bao gồm: Tổng Giám Đốc, Phó Tổng Giám Đốc, Chủ nhiệm kiểm toán, các giám sát viên, phải tham gia theo dõi sóat xét và ký duyệt vào các phần nội dung phù hợp với trách nhiệm của mình. Về phía các tổ chức Nhà nước: hàng năm phải kiểm tra hoặc kiểm tra chéo giữa các tổ chức kiểm toán, đánh giá phân loại các báo cáo kiểm toán đã thực hiện trong năm, xếp loại theo những tiêu thức: tốt, khá, trung bình, chưa đạt để có chế độ khen thưởng đối với ngành cung cấp dịch vụ mới mẻ này; Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn cho kiểm toán viên, đưa ra những nội dung về chất lượng và quản lý chất lượng kiểm toán vào nội dung đào tạo, bồi dưỡng và thi tuyển kiểm toán viên; tổ chức các cuộc hội thảo hoặc giám sát, điều tra thăm dò lấy ý kiến rộng rãi của công chúng như các tổ chức cá nhân sử dụng kết quả kiểm toán, các chuyên gia tư vấn và các cơ quan quản lý kế toán, kiểm toán về chất lượng cuộc kiểm toán. 2.2 Nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên Để nâng cao được chất lượng đội ngũ nhân viên trẻ, Công ty phải duy trì quy trình tuyển dụng chặt chẽ và đào tạo liên tục. Đồng thời Công ty cũng phải tiến hành thêm một số biện pháp khác như kiểm tra chuyên môn định kỳ; Công ty cần phải tổ chức quỹ đào tạo để cung cấp chi phí cho những mùa đào tạo được thực hiện theo đúng thời gian đã quy định; quá trình đào tạo phải liên tục; chủ động phối hợp với các tổ chức đào tao của Bộ tài chính cũng như các tổ chức kiểm toán có uy tín và trình độ nghề nghiệp cao. Đào tạo là yếu tố quan trọng đối với chất lượng mọi quá trình hoạt động của Công ty. Chất lượng dịch vụ phần lớn phụ thuộc vào trình độ chuyên môn, năng lực và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên. Để định hướng phát triển lâu dài Công ty nâng cao đội ngũ nhân viên trẻ, đây là nội dung quan trọng trong việc hoàn thiện chất lượng hoạt động kiểm toán. 2.3 Xây dựng bảng câu hỏi để hoàn thiện việc kiểm soát khách hàng Như đã đề cập ở phần tồn tại ở Công ty, việc kiểm soát sau cuộc kiểm toán về khâu đánh giá sự hài lòng của khách hàng chưa được hoàn thiện. Chính vì vậy mà Công ty nên đưa ra bảng câu hỏi đánh giá sự hài lòng của khách hàng, để đem lại hiệu quả cao nhất từ phía khách hàng giảm bớt rủi ro từ phía khách hàng chỉ điều tra bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Bảng câu hỏi có thể gồm những nội dung sau: Phần I: hiểu biết của kiểm toán viên về hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng; sự đánh giá của khách hàng về cách tiếp cận của kiểm toán viên; thời gian cho cuộc kiểm toán có hợp lý hay không. Phần II: mối quan hệ trong công việc sẽ phản ánh biểu hiện của khách hàng đánh giá về khả năng giao tiếp, tính chuyên nghiệp, lịch sự, nhã nhăn của kiểm toán viên tốt hay không tốt. Phần III: Báo cáo đề cập tới sự đánh giá của khách hàng về các dịch vụ tăng thêm ngoài kiểm toán như chất lượng của thư quản lý. Phần cuối cùng sẽ tổng hợp ý kiến của khách hàng: là sự đánh giá của khách hàng về mức độ hài lòng của đơn vị được kiểm toán và lợi ích mà họ đã thu được sau cuộc kiểm toán. Bảng câu hỏi sẽ là những câu hỏi có/ không, giống như phần đánh giá rủi ro. để có hiệu quả hơn thì khách hàng cũng nên biết về tác dụng của bảng câu hỏi để có thể trả lời một cách trung thực KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam em đã vận dụng các lý luận tích luỹ trong thời gian học tập và nghiên cứu tại trường vào việc thu thập các thông tin về quá trình hình thành của Công ty, tổ chức bộ máy quản lý, về hoạt động cung cấp dịch vụ của Công ty. Cùng với xu thế của Đất nước Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam hàng năm không ngừng đổi mới về mọi mặt từ chất lượng đến số lượng cuộc kiểm toán, góp phần xây dựng nền kinh tế nước nhà. Qua thời gian thực tập ở Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu quy trình kiểm soát chất lượng kiểm toán của Công ty áp dụng trong phạm vi một khách hàng. Quy trình kiểm soát của Công ty được lập khá chặt chẽ, đội ngũ nhân viên của Công ty được đào tạo trong môi trường làm việc tốt. Những điều này góp phần nâng cao chất lượng kiểm toán của Công ty và Công ty đang từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Do thời gian và trình độ có hạn về nội dung và việc trình bày chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em còn nhiều hạn chế và thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự góp ý của các thầy cô trong khoa và các anh chị của Công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam sẽ giúp em hoàn thiện hơn. Nhân đây, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình thầy giáo: ThS.KTV Trần Mạnh Dũng và các anh chị trong công ty TNHH Kiểm toán và Định giá Việt Nam đã tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành Chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Sinh viên: Nguyễn Thị Mai Hương Danh mục tài liệu tham khảo GS. TS. Nguyễn Quang Quynh, Kiểm toán tài chính Nhà xuất bản tài chính Hà Nội, tháng 7/2001 Kiểm toán nội bộ hiện đại đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát nội bộ Nhà xuất bản tài chính 2000 ALVIN A. ARENS JAMES K. LOEBBECKE, Kiểm toán AUDITING Nhà xuất bản thống kê GS. TS. Nguyễn Quang Quynh, Lý thuyết kiểm toán Nhà xuất bản tài chính tháng 1/2005 Các văn bản pháp luật về Kiểm toán Nhà xuất bản tài chính Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam Nhà xuất bản tài chính tháng 5/2006 Tạp chí kiểm toán số: 8, 9, 10, 12… Hồ sơ kiểm toán của Công ty TNHH Kiểm toán và định giá Việt Nam MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 2 PHẦN I: TỔNG QUAN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN VÀ ĐỊNH GIÁ VIỆT NAM (VAE) 4 1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty VAE. 4 2 Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty VAE 5 3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty VAE 8 4 Tổ chức hệ thống công tác kế toán tại công ty 10 5 Đặc điểm quy trình kiểm toán chung của công ty. 12 5.1 Lập kế hoạch kiểm toán. 12 5.2 Thực hiện kiểm toán. 15 5.3 Kết thúc kiểm toán và lập báo cáo 16 6 Các loại hình dịch vụ và chiến lược phát triển của Công ty 16 6.1 Mục tiêu kinh doanh và các lĩnh vực kinh doanh của Công ty 16 6.2 Thị trường khách hàng của công ty VAE. 18 PHẦN II: TÌNH HÌNH KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 21 1 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán cho toàn bộ Công ty VAE 21 1.1 Các quy định chung của Công ty VAE về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán 21 1.2 Quy trình kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE 27 2 Kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán từng cuộc kiểm toán cụ thể 29 2.1 Trách nhiệm đối với chất lượng trong các cuộc kiểm toán 29 2.2 Quy trình kiểm soát chất lượng của từng cuộc kiểm toán cụ thể 32 2.2.1 Kiểm soát trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán 32 2.2.2 Kiểm soát hồ sơ kiểm toán 40 2.2.3 Kiểm soát Báo cáo kiểm toán 51 2.2.3. Kiểm soát sau cuộc kiểm toán 53 PHẦN III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY VAE 54 1. Nhận xét về hoạt động kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại VAE 54 1.1. Những điểm mạnh về kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán 54 1.2 Những tồn tại về chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty 55 2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát chất lượng hoạt động kiểm toán tại Công ty VAE 56 2.1 Thiết lập kiểm soát chéo giữa các nhóm kiểm toán 56 2.2 Nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên 59 2.3 Xây dựng bảng câu hỏi để hoàn thiện việc kiểm soát khách hàng 60 KẾT LUẬN 61 Danh mục tài liệu tham khảo 62 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày tháng năm 2007