Chuyên đề Hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong kiểm toán tài chính do Công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S thực hiện

c hàng tồn kho đã qua hạn, hư hỏng, chậm luân chuyển, lỗi thời hoặc hàng thừa. Đảm bảo rằng các khoản mục bị loại ra khỏi danh mục hàng tồn kho (hàng giữ hộ người khác…) đã bị loại ra trong quá trình kiểm kê, được cộng ghi sổ một cách không chính xác, mô tả đặc điểm và lý do khiến chúng bị loại ra. Thực hiện xác nhận đối với các hàng tồn kho do người khác hoặc khách hàng giữ, gửi thư xác nhận bên gửi hàng hoặc giữ hàng về số lượng chất lượng Kết luận về độ tin cậy của kết quả kiểm kê Trường hợp không tham gia kiểm kê tại thời điểm kết thúc niên độ: Thu thập các tài liệu liên quan đến cuộc kiểm kê mà khách hàng đã thực hiện ( báo cáo kiểm kê, cách thức kiểm kê, các chỉ dẫn đối với nhân viên thực hiện…). Phỏng vấn khách hàng về các thủ tục kiểm kê mà họ đã thực hiện để đánh giá mức độ tin cậy của tài liệu kiêm kê đã nhận được. Thực hiện kiểm kê mẫu một số khoản mục quan trọng tại thời điểm kiểm toán nếu có thể). Thu thập danh mục hàng tồn kho tại thời điểm khóa sổ kế toán và thực hiên các công việc đối chiếu số dư của từng loại mặt hàng trên sổ kế toán chi tiết, đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp, BCTC và số liệu kiểm kê. * Kiểm tra các phát hiện. Kiểm tra các phát hiện trong kiểm kê đã được khách hàng xử ký hay chưa và có hợp lý không? Trong trường hợp chưa xử lý thì xử lý như thế nào? Kiểm tra chi tiết các đối ứng bất thường của các tài khoản hàng tồn kho,giải thích đầy đủ các bút toán bất thường này. Kiểm tra chọn mẫu các nghiệp vụ xuất kho để đảm bảo rằng qui định nôi bộ của khách hàng * Dự phòng giảm giá. Thu thập bảng tính dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kiểm tra mức độ hợp lý của việc lập dự phòng * Thu thập và xem xét các tài liệu liên quan để có được bằng chứng hàng tồn kho được thế chấp, hoặc hàng tồn kho không thuộc quyên sở hữu của doanh nghiệp. * Kết luận Đưa ra các bút toán điều chỉnh và những vấn đề được đề cập trong thư quản lý 2. Thực trạng quy trình kiểm toán Hàng tồn kho trong kiểm toán tài chính do Công ty S&S thực hiện. Kiểm toán Hàng tồn kho tại khách hàng Stellar FootWear. Năm 2006 là năm thứ hai liên tiếp công ty S&S thực hiện kiểm toán Báo cáo tài chính cho công ty Stellar FootWear. Hợp đồng kiểm toán lần đầu tiên ký kết vào năm 2005, cuộc kiểm toán được thực hiện từ mùng 3 đến mùng 8 tháng 2 hàng năm. Công ty tiến hành việc kiểm kê hàng tồn kho vào ngày 31 tháng 12. Tuy nhiên khách hàng có thể thống nhất lại thời gian tiến hành nếu muốn thay đổi. 2.1. Giai đoạn chuẩn bị kiểm toán Do công ty Stellar FootWear là khách hàng cũ nên công việc trong giai đoạn này có rất nhiều thuận lợi. Công ty cũng quyết định chọn đội ngũ nhân viên phù hợp đó là nhóm kiểm toán đã thực hiện kiểm toán cho Stellar năm 2005, bổ sung thêm 2 trợ lý kiểm toán. Công việc trước tiên, nhóm kiểm toán xem xét lại giấy tờ thu thập trong hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm ngoái để hiểu rõ khách hàng, xem xét lại những vấn đề cần tập trung đối vời khách hàng này. Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên công ty lập, phân loại sử dụng và lưu trữ qua cuộc kiểm toán năm ngoái.Trong hồ sơ đầy đủ các thông tin về cuộc kiểm toán 2005, nhóm kiểm toán đã soát xét lại giấy tờ để hình thành kế hoạch cho cuộc kiểm toán mới. 2.1.1. Các bước nhận định ban đầu. Nhận diện lý do kiểm toán: Đảm bảo báo cáo tài chính của công ty được kiểm toán hằng năm, báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý các khía cạnh tài chính, là cơ sở để ra các quyết định, chiến lược của công ty trong những năm hoạt động tiếp theo. Công ty Stellar FootWear là một công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, thành lập theo Giấy phép số 45/GP-HD, do Ủy ban Nhân dân tỉnh Hải Dương cấp ngày 01 tháng 06 năm 2003. Vốn pháp định là 500 triệu đô la Mỹ. Sản phẩm sản xuất chính của công ty là giầy dép và các sản phẩm giầy dép để xuất khẩu. Hoạt động sản xuất của công ty chủ yếu là gia công cho công ty mẹ ở Hàn Quốc, ngoài ra còn xuất bán cho các công ty nước ngoài ở Ý hay Pháp. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán: Phòng kế toán có 8 nhân viên, bao gồm 1 kế toán trưởng và 7 kế toán viên. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán tài chính, bên cạnh đó là có kế toán các phần hành như kế toán thanh toán, kế toán bán hàng, kế toán vật liệu và thủ quỹ, kế toán tài sản cố định... Niên độ kế toán từ 1/1 đến 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng : VNĐ Khách hàng sử dụng kế toán máy, hình thức nhật ký chung Thông tin về hàng tồn kho: - Phương pháp hạch toán tổng hợp kê khai thường xuyên - Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song - Hàng tồn kho công ty gồm nguyên vật liệu (bao gồm nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ), thành phẩm, sản phẩm dở dang, công cụ dụng cụ. Hệ thống tài khoản theo dõi chi tiết theo từng loại vật tư, thành phẩm. Công ty áp dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho: nhập trước xuất trước - Đơn vị không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Mục tiêu đối với hàng tồn kho tất cả sản phẩm sản xuất theo các đơn hàng, giá thành sản xuất hợp lý theo dự toán ban đầu, hàng tồn kho duy trì mức hợp lý vì nếu thiếu thì ảnh hưởng quá trình tiêu thụ, còn thừa quá nhiều thì gây ứ đọng vốn. - Nguyên liệu chính để sản xuất là vải, cao su, chỉ may công nghiệp - Công ty đã có sự phân công, tổ chức công việc hợp lý giữa bộ phận kế toán, quản lý kho, người phê chuẩn… - Tất cả chi phí sản xuất phát sinh được hạch toán tài khoản chi phí rồi kết chuyển sang TK 154 “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Việc phân bổ chi phí để tính giá thành sản phẩm được thực hiện nhờ hỗ trợ của phần mềm máy tính dựa trên hệ số phân bổ đã thiết lập. Qua phỏng vấn, tiếp xúc trực tiếp với kế toán trưởng công ty khách hàng, nhóm kiểm toán nhận thấy các thông tin này không thay đổi so với kỳ kế toán trước. 2.1.2. Thiết lập mức trọng yếu và rủi ro kiểm toán. + Đánh giá rủi ro Công ty Stellar FootWear tuy mới đi vào hoạt động nhưng đã kịp thích nghi với môi trường kinh doanh Việt Nam. Thị trường tiêu thụ khá ổn định do đơn đặt hàng đều đặn của các đối tác nước ngoài, các sản phẩm sản xuất ra đảm bảo có chất lượng và tạo được uy tín với khách hàng. Hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập đầy đủ và tổ chức khoa học hợp lý. Bất kỳ thay đổi nào trong chính sách kế toán đều phải có sự thông qua của Ban giám đốc công ty. Đối với hàng tồn kho, việc sản xuất đều dựa trên đơn đặt hàng, dự toán chi phí, nguyên vật liệu đầu vào ổn định công tác hạch toán có sự trợ giúp của máy tính tuy nhiên số lượng nghiệp vụ nhiều, giá trị tương đối lớn nên công tác kế toán không tránh khỏi thiếu sót. Kiểm toán viên thấy có sự đối chiếu định kỳ giữa kế toán và thủ kho Với những lý do trên kiểm toán viên đưa ra đánh giá rủi ro tiềm tàng là ở mức trung bình + Thiết lập mức trọng yếu Mức trọng yếu tổng thể xác định dựa vào doanh thu của khách hàng năm tài chính : PM = 12.456.980.200 đ. Mức sai phạm tối đa trong tổng thể : TE = 6.228.490.100 đ. Mức sai sót cần đưa ra bút toán điều chỉnh : SAD = 6.228.490 đ. Mức trọng yếu phân bổ cho khoản mục hàng tồn kho: 3.114.245 đ. + Mục tiêu đối với kiểm toán hàng tồn kho. Thu thập bằng chứng đầy đủ để xác định tính hiện hữu và phát sinh, khẳng định tính trọn vẹn (đầy đủ) của hàng tồn kho, quyền của khách hàng đối với hàng tồn kho đã ghi sổ, cũng như khẳng định tính chính xác và đúng đắn của các con số trên sổ sách kế toán về hàng tồn kho và bảo đảm sự trình bày và khai báo về hàng tồn kho là hợp lý. 2.1.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát. Hệ thống kiểm soát nội bộ Để tiến hành công việc này kiểm toán viên chọn một bộ chứng từ đầy đủ tương ứng với mỗi nghiệp vụ trọng yếu. Kết hợp những thông tin đã thu thập ở giai đoạn trước, kiểm toán viên tiếp tục cập nhật các thông tin khác phục vụ cho việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng Hệ thống chứng từ hàng tồn kho bao gồm : - Phiếu đề nghị xuất vật tư. - Phiếu xuất kho. - Phiếu nhập kho. - Báo cáo sản phẩm hoàn thành. - Hóa đơn bán hàng. Ngoài ra còn có các chứng từ như : Phiếu kiểm định chất lượng sản phẩm, Thẻ kho, Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm cuối kỳ. Quy trình xuất kho vật tư phục vụ sản xuất của công ty Stellar FootWear Lập phiếu xuất kho Ghi sổ kế toán Xuất kho Phê duyệt phiếu đề nghị xuất kho Phiếu đề nghị xuất kho Việc phê chuẩn chứng từ đề nghị xuất vật tư phải được phê chuẩn bởi trưởng bộ phận sản xuất, căn cứ vào dự toán sản xuất. Việc kiểm định chất lượng sản phẩm phải dựa vào tiêu chuẩn đã xây dựng và thực hiện bởi một bộ phận riêng. Hàng tháng kế toán lập bảng Nhập-Xuất-Tồn phản ánh tình hình phát sinh và số dư đối với thành phẩm và nguyên vật liệu. Tìm hiểu trong báo cáo kiểm toán năm 2005 cho biết phương pháp hạch toán và tính giá hàng tồn kho áp dụng ở Stellar là phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty và được áp dụng nhất quán giữa các kỳ. Công ty có hệ thống kho bãi quy mô, được xây dựng hợp lý. Hệ thống kho bãi gồm : 2 kho chứa thành phẩm, 1 kho chứa nguyên vật liệu chính, 1 kho chứa nguyên vật liệu phụ và công cụ dụng cụ, mỗi kho đều có một thủ kho quản lý. Hàng tồn kho có dấu hiệu nhận biết riêng. Tổ bảo vệ của công ty là thuê ngoài, trong đó cách bố trị nhân sự của tổ cho thấy công ty rất quan tâm đến điều kiện an ninh và bảo quản đối với vật tư, hàng hóa. Và với nhận định ban đầu thì hệ thống an ninh kho bãi của Stellar là khá tốt. Đánh giá rủi ro kiểm soát Hệ thống kiểm soát nội bộ như trên nếu được thực hiện đầy đủ, chặt chẽ thì rủi ro kiểm soát đánh giá là thấp bởi vì các thủ tục kiểm soát được thiết lập khá đầy đủ Kiểm toán viên đã quan sát và theo dõi các bước trong một quy trình cho mỗi nghiệp vụ nhập kho vật tư và sản phẩm, xuất kho sản phẩm. Tất cả được thực hiện thực tế, sự phê chuẩn trên chứng từ, luân chuyển chứng từ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Nhìn chung quy trình được thực hiện đúng 2.1.4. Lập chương trình kiểm toán. Số liệu kế toán ban đầu thu thập được ( Đơn vị : 1000 đ ) STT Tài khoản Số dư cuối kỳ Số dư đầu kỳ Chênh lệch 1 Nguyên vật liệu 3.875.011 3.123.650 751.361 2 Công cụ dụng cụ 30.145 19.220 10.925 3 Sản phẩm dở dang 2.576.089 2.479.608 96.481 4 Thành phẩm 2.670.055 1.125.003 1.545.052 Tổng cộng 9.151.300 6.747.481 2.403.819 Số dư cuối kỳ của các khoản mục hàng tồn kho của doanh nghiệp là lớn hơn TE, do đó trưởng nhóm kiểm toán dựa trên các thông tin đánh giá ban đầu sẽ lập chương trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho 2.2. Giai đoạn thực hiện kiểm toán. 2.1.1. Thực hiện các thủ tục kiểm soát. Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm soát sau khi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu lực. Thủ tục kiểm soát được triển khai nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các bằng chứng kiểm toán giai đoạn này phải chứng minh được: Thiết kế các hoạt động kiểm soát cụ thể của khách hàng thích hợp để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạm trọng yếu. Hoạt động kiểm soát đã được triển khai theo đúng yêu cầu của thiết kế trong thực tế. Bằng chứng về sự vận hành hữu hiệu này liên quan đến cách thức áp dụng các hoạt động kiểm soát về tính nhất quán trong quá trình áp dụng và đối tượng áp dụng những hoạt động đó. Các phương pháp kiểm toán viên áp dụng trong kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm : điều tra, phỏng vấn. Kiểm toán viên bắt đầu thủ tục kiểm soát với mục tiêu xem xét sự quan tâm và hiểu biết của ban quản lý khách hàng về tình hình sản xuất và mức dự trữ hàng tồn kho. Giấy tờ làm việc số 1 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client …Stellar FootWear………… W.P.No…….... 1 ………. Accouting Period …… 2006 ………………… Complied by … DDB … Subject……… Hàng tồn kho ……………….. Date .04./. 02./. 2007. Mục tiêu : Sự sự kiểm tra, theo dõi của Ban quản lý đối với tình hình sản xuất và mức dự trữ hàng tồn kho. Công việc thực hiện - Phỏng vấn Ban quản lý về các quy định cho việc lập báo cáo tình hình sản xuất. - Yêu cầu cung cấp các báo cáo trên trong một số tháng. - Xem xét, so sánh báo cáo tình hình sản xuất với báo cáo kiểm soát sản phẩm để xác định có khớp đúng hay không, xem xét các báo cáo quản lý chi phí sản xuất trên góc độ cách thức lập và sự ký nhận của cấp quản lý. - Nhận dạng các biến động lớn, bất thường. - Phỏng vấn kế toán trưởng về nguyên nhân sự biến động. - Phỏng vấn Ban giám đốc về các vấn đề này. Kết quả : Khách hàng đã cung cấp đủ các báo cáo sản xuất theo yêu cầu của kiểm toán viên. Mỗi báo cáo đều được trình bày khoa hoc và có chữ ký của Ban giám đốc công ty. Một phát hiện của kiểm toán viên là : chi phí sản xuất trong 6 tháng đầu năm tăng đều tuy nhiên giảm trong tháng 7 và giảm dần trong các tháng tiếp theo trong khi khối lượng hàng tồn cũng như sản phẩm xuất bán thay đổi không đáng kể. Kế toán trưởng cho biết nguyên nhân là do giá mua vật liệu từ thị trường trong nước giảm do có sự cạnh tranh trong việc cung cấp các mặt hàng này. Kiểm toán viên cũng làm một động tác kỹ thuật là trao đổi vấn để này với ban quản lý. Ban quản lý nắm rõ sự các biến động và khẳng định công ty đã có dự toán sản xuất thường xuyên để có thể thích ứng kịp thời với biến động của thị trường đầu vào. Kết luận : Mục tiên đạt được Trong khi tiến hành phỏng vấn, thì để thu được những bằng chứng xác đáng, các câu hỏi mà kiểm toán viên đưa ra đều gọn, rõ, dễ hiểu và linh hoạt. Nguyên tắc này được áp dụng cả trong việc đưa ra những câu hỏi theo câu trả lời cụ thể và cả trong việc lựa chọn câu hỏi đóng hoặc câu hỏi mở. Câu hỏi đóng thường sử dụng nhiều trong các phiếu phỏng vấn với câu hỏi “có” hoặc “khôn” để xác nhận một điểm cụ thể. Câu hỏi mở thường được sử dụng trong các trường hợp hỏi đáp trực tiếp hoặc trong các phiếu điều tra cần tăng them tính hoàn chỉnh và chi tiết của những câu trả lời. Quan sát cho phép kiểm toán viên có được nhận thức trực diện về đối tượng kiểm toán và qua đó có thể thu thập bằng chứng kiểm toán tin cậy khi kiểm toán viên trực tiếp quan sát hiện trường. Sau khi phỏng vấn ban quản lý, kiểm toán viên tiếp tục thực hiện các thủ tục kiểm soát. Mục tiêu tiếp theo là xem xét việc phân cách trách nhiệm và đối chiếu giữa bộ phận ghi sổ và thủ kho. Giấy tờ làm việc số 2 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client………Stellar FootWear …….. W.P.NO ……… 2 ……. Accouting Period……… 2006 ………………... Complied by … DDB … Subject………… Hàng tồn kho ……………… Date .04../.02../. 2007. Mục tiêu : Xem xét việc phân cách trách nhiệm và đối chiếu thường xuyên giữa kế toán và thủ kho trong quản lý hàng tồn kho. Công việc thực hiện: - Phỏng vấn kế toán trưởng về quy định đối với việc phân công trách nhiệm giữa bộ phận ghi sổ với bộ phận kho. - Phỏng vấn kế toán vật tư và thủ kho về các thủ tục này. - Xem xét sự đối chiếu giữa các bộ phận và kiểm tra các dấu hiệu của việc đối chiếu trên chứng từ. - Xem xét mức độ của sự đối chiếu này. - Kiểm tra việc xử lý các chênh lệch được phát hiện. Kết quả: Qua phỏng vấn: - Các bộ phận chức năng đều nắm được quy định chung. - Công tác đối chiếu thực hiện vào cuối tháng. Qua kiểm tra, xem xét: - Chênh lệch được điều chỉnh trên sổ kế toán. - Có hai sự điều chỉnh vào cuối tháng 4 và cuối tháng 7. - Kế toán đã hạch toán thiếu 2 phiếu xuất kho vào cuối tháng 4 do chứng từ chuyển muộn nên hạch toán sang tháng 5. Chênh lệch còn lại do kế toán ghi nhầm giá một lô hàng. - Tất cả sai lệch được điều chỉnh kịp thời và chính xác. Kết luận : Mục tiêu đạt được. Sự đối chiếu được tiến hàng thường xuyên và chính xác. Các biện pháp kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán về thiết kế và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện trên cơ sở tôn trọng những nguyên tắc cơ bản sau: - Thực hiện đồng bộ các biện pháp. - Biện pháp kỹ thuật phải thích ứng với loại hình hoạt động cần kiểm tra. - Bảo đảm tính kế thừa và phát triển các biện pháp kỹ thuật kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ. Một mục tiêu quan trọng mà khi tiến hành các đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ các kiểm toán viên thường hướng đến là cách tổ chức chứng từ. Cụ thể là cách phân loại, sắp xếp, đặc biệt là việc đánh số thứ tự tham chiếu trên mỗi chứng từ. Đây cũng là mục tiêu tiếp theo của kiểm toán viên. Giấy tờ làm việc số 3 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client …… Stellar FootWear … W.P.NO …… 3 …….. Accouting Period …….. 2006 …………… Complied by …DDB… Subject……… Hàng tồn kho …………… Date .04./.02../..2007.. Mục tiêu : Xem xét cách tổ chức chứng từ. Công việc thực hiện - Chọn ngẫu nhiên một bộ chứng từ. - Xét loại hình nghiệp vụ trên đó. - Kiểm tra việc đánh số thứ tự trên các chứng từ liền nhau. - Kiểm tra các chứng từ liên quan. Kết quả: STT Ngày tháng Nghiệp vụ Phiếu nhập kho Số lượng Giá trị 1 02/06/06 NK VL HDD12/TX PNK6008 50 4760 (1) 2 03/06/06 Nhập chỉ màu PNK6009 46 2350 (2) 3 05/06/06 NK VL PNK6010 99 7690 (3) … .. … … … (1) Đã kiểm tra vào phiếu nhập kho, đơn đặt mua hàng (2) Đã kiểm tra phiếu nhập kho, biên bản kiểm định chất lượng sản phẩm Kết luận : Mục tiên đạt được. Các chứng từ kèm theo các nghiệp vụ kiểm tra đều đầy đủ và có sự phê chuẩn. Chứng từ được đánh số đầy đủ đảm bảo sự hợp lý về thứ từ dãy số với trình tự thời gián phát sinh nghiệp vụ hàng tồn kho. Từ những kết quả thu được từ các thủ tục kiểm soát, kiểm toán viên nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp hoạt động khá hiệu lực, từ việc xây dựng quy định đến việc thực hiện đều được đảm bảo, do đó giảm bớt các thủ tục kiểm tra chi tiết. 2..2.2. Thực hiện thủ tục phân tích. Thủ tục phân tích được thực hiện nhằm thu thập các bằng chứng kiểm toán về sự hợp lý trong biến động của các khoản mục cũng như nhận định về tính chất của các biến động đó. Qua phân tích kiểm toán viên có thể tăng cường độ tin cậy cho các bằng chứng kiểm toán của mình. Dựa vào số liệu từ bảng Cân đối kế toán của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành những thủ tục phân tích đầu tiên, nhằm phát hiện những xu hướng bất thường của khoản mục trong năm 2006 so với 2005. Kiểm toán viên nhận thấy số dư cuối kỳ của tài khoản nguyên vật liệu và thành phẩm đều tăng nhiều so với năm trước. Kế toán trưởng cho biết, cuối năm 2006 công ty đã ký kết hợp đồng với các khách hàng ở Singapore nên đã tiến hành sản xuất với khối lượng nhiều hơn để đáp ứng các đơn hàng. Mặt khác, vào thời điểm cuối năm công ty quyết định nhập một số lượng lớn nguyên liệu thô phục vụ cho kế hoạch sản xuất trong năm 2007. Giấy tờ làm việc số 4 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client…… Stellar FootWear .…. W.P.NO …… 4 ……. Accouting Period…… 2006 ……………… Complied by …DDB… Subject……… Hàng tồn kho …………… Date .05../.02../. 2007 .. Mục tiêu : Phát hiện xu hướng bất thường Công việc thực hiện - Tính tỉ lệ vòng quay hàng tồn kho. - So sánh tỷ lệ này năm 2006 với 2005. - Tìm hiểu nguyên nhân sự thay đổi. Kết quả STT Chỉ tiêu Năm nay Năm trước 1 Giá vốn hàng bán 32.356.555 23.346.252 2 Bình quân hàng tồn kho 5.289.755 4.283.716 3 Tỉ lệ quay vòng hàng tồn kho 6,11 5,45 4 Thời gian vòng quay 59 70 Qua tính toán kiểm toán viên thấy hàng tồn kho năm 2006 quay vòng nhanh hơn năm 2005 nhưng thay đổi nhỏ, không đáng kể Tuy nhiên để xác định rõ hơn thì cần thực hiện các thủ tục kiểm tra chi tiết cho từng loại vật tư hàng hóa. Giấy tờ làm việc sô 5 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client ……Stellar FootWear … W.P.NO…… 5 ……. Accouting Period ……… 2006 ………… Complied by … DDB … Subject …… Hàng tồn kho ……………. Date …05../…02../…2007 Mục tiêu : Phát hiện sự biến động giá hàng tồn kho trong kỳ. Công việc thực hiện - Tập hợp giá mua nguyên vật liệu giữa các tháng và so sánh. - Tập hợp giá sản phẩm nhập trong các tháng và so sánh. - Giải thích với những chênh lệch lớn. Kết quả : - Giá nguyên vật liệu mua vào có biến động nhỏ, giảm dần vào cuối năm. Nguyên nhân là do biến động của thị trường cung cấp nguyên liệu đầu vào, giá nguyên liệu giảm. - Chi phí sản xuất giảm do chi phí nguyên vật liệu giảm. Xu hướng này là hợp lý. Kết luận Không có sự bất thường trong tính giá sản phẩm sản xuất. 2..2.3. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết. Kiểm tra chi tiết trong giai đoạn này là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật cụ thể của trắc nghiệm tin cậy thuộc trắc nghiệm công việc và trắc nghiệm trực tiếp số dư để kiểm toán cho khoản mục hàng tồn kho. Các kỹ thuật được áp dụng : so sánh, tính toán, xác nhận, kiểm tra thực tế , quan sát, soát xét lại chứng từ, sổ sách. Quá trình kiểm tra chi tiết được các kiểm toán viên thực hiện khoa học theo các bước sau: - Lập kế hoạch kiểm tra chi tiết + Xác định mục tiêu của các biện pháp + Lựa chọn các khoản mục trong tổng thể - Lựa chọn các khoản mục để kiểm tra chi tiết. - Lựa chọn khoản mục chính. - Thực hiện kiểm tra trên các khoản mục đã chọn. - Đánh giá kết quả kiểm tra chi tiết. - Xử lý chênh lệch kiểm toán. Giấy tờ làm việc số 6 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client …… Stellar FootWear ……… W.P.NO …… 6 ……. Accouting Period ……… 2006 ……………….. Complied by …DDB… Subject ……… Hàng tồn kho ………………... Date .06../.02../.2007 Mục tiêu : Kiểm tra sự chính xác giữa số dư cuối kỳ với sổ cái, bảng cân đối phát sinh. Công việc thực hiện : So sánh số dư hàng tồn kho với số dư trên bảng cân đối phát sinh và sổ cái Kết quả: STT Theo báo cáo Theo BCĐ PS Chênh lệch Nguyên vật liệu 3.875.011 3.875.010,75 (0,25) Công cụ dụng cụ 30.145 30.145 - Sản phẩm dở dang 576.089 576.089 - Thành phẩm 4.670.055 4.670.055 - Tổng 9.151.300 9.151.299,75 (0,25) Kết luận : Mục tiêu đạt được. chênh lệch là nhỏ do quá trình tính toán làm tròn số. Có thể thấy, việc cập nhật, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận thực hiện tương đối tốt Kiểm toán viên xem xét qua các sổ chi tiết hàng tồn kho, phát hiện ra một số bán thành phẩm nhập từ Hàn Quốc từ tháng 11 năm 2005 nhưng hiện lưu trữ trong kho. Qua phỏng vấn được biết, là số hàng này không được đưa vào gia công vì do thay đổi trong hợp đồng giữa công ty và công ty mẹ bên Hàn Quốc. Theo thỏa thuận thì số hàng này phải được chuyển trả về Hàn Quốc nhưng so chậm trễ trong công tác vận chuyển cũng như chưa thống nhất được về chi phí nên hiện tại số hàng này vẫn còn lưu trong kho của công ty. Tuy nhiên, tổng giá trị số hàng này tương đối nhỏ nên không ảnh hưởng nhiều đến quá trình lưu trữ hàng tồn kho. Một thủ tục quan trọng để xác định số dư khoản mục hàng tồn kho đó là kiểm kê vật chất. Đối với kiểm kê hàng tồn kho ở công ty Stellar FootWear công việc được thực hiện như sau: Kiểm kê được tiến hành với sự có mặt của ban quản lý khách hàng và sự giám sát của kiểm toán viên . Ngoài ra, hạn chế sự có mặt của những người có trách nhiệm trực tiếp đối với hàng tồn kho. Khách hàng phải có cam kết về quyền sở hữu đối với toàn bộ số hàng tiến hành kiểm kê. Phân biệt rõ số hàng đã kiểm kê với số hàng còn lại. Kiểm toán viên cần chú ý tới điều kiện, chất lượng của hàng hóa. Nếu có phát hiện đặc biệt cần lập biên bản va phải có xác nhận của khách hàng Biên bản kiểm kê phải được trình bày đúng và đầy đủ các yếu tô theo quy định Giấy tờ làm việc số 7 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client ……Stellar FootWear …… W.P.NO …… 7 ……. Accouting Period …… 2006 ……………… Complied by …DDB… Subject …… Hàng tồn kho ……………… Date …05../…02../…2007.. Mục tiêu : Kiểm kê hàng tồn kho Thành phần tham gia: Ông Đậu Hoàng Anh - Kế toán trưởng. Ông Phan Văn Ngọc - Phòng kinh doanh Bà Trịnh Thu Hảo - Xưởng may Ông Phan Anh Tú - Xưởng thêu Đại diện bên kiểm toán: Đỗ Đình Bảo Địa điểm : Kho vật liệu chính công ty Stellar FootWear Thời gian thực hiện 9h ngày 31/12/2006 Kiểm kê toàn bộ đối với số vật liệu trong kho. Kết quả kiểm kê Tất cả các biên bản kiểm kê được tập hợp lại, số thu được từ kiểm kê được đối chiếu với sổ sách ghi chép. STT Khu vực Loại vật tư Số lượng kiểm kê Các phát hiện 1 I Chỉ màu 18 hộp Hàng tốt 2 I Vải màu 5 cuộn Hàng tốt … … Kết luận chung Thời gian và thủ tục kiểm kê được tiến hành theo đúng quy định. Kiểm kê diến ra khá thuận lợi nhờ công ty Stellar có cách sắp xếp dự trữ hàng tồn kho hợp lý khoa học. Ở các khu vực khác nhau trong mỗi kho kiểm kê, vật tư, sản phẩm của doanh nghiệp được xếp theo lô có đánh thứ tự riêng, có dấu hiệu tài sản của công ty. Kết quả kiểm kê tương đối tốt, vì vậy kiểm toán viên không phải thực hiện thêm các thủ tục nhằm khẳng định tính đầy đủ của khoản mục hàng tồn kho. Việc kiểm kê được thực hiện nhằm phát hiện số dư cuối kỳ các loại vật tư, thành phẩm. Với số thành phẩm xuất bán, kiểm toán viên kiểm tra bằng cách đối chiếu số lượng hàng bán ta theo báo cáo bán hàng hàng tháng. Công việc thực hiện đơn giản vì có số liệu tổng hợp từng tháng. Kết luận, không thấy có khoản nào bất thường. Đối với việc tính giá sản phẩm sản xuất, kiểm toán viên thực hiện thủ tục như sau: Giấy tờ làm việc số 8 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client ……Stellar FootWear ……… W.P.NO ……… 8 ……. Accouting Period …… 2006 …………… Complied by … DDB … Subject ……… Hàng tồn kho ……………… Date .05./…02../.2007.. Mục tiêu : Đảm bảo việc tính giá thành sản phẩm sản xuất thực hiện đúng Công việc thực hiện : Tìm hiểu cách tính giá thành sản phẩm, sản phẩm dở dang theo quy định của doanh nghiệp. Thu thập các mẫu tính giá hàng tháng của kế toán. Xem xét sự bất thường (chi phí tăng đột biến so với các tháng khác) sau đó, kiểm tra lại việc tập hợp chi phí và tiến hành tính toán lại trên mẫu đã chọn. Kết quả: Thành phẩm Lô sản xuất Khối lượng Giá trị theo dự toán Giá trị theo sổ kế toán Giá trị theo kiểm toán Giày Geox Geox7B-06 1500 43.985.067 43.985.780 43.986.550 Giày Spam Spam2C-06 1000 32.009.800 33.011.250 33.010.875 … … Sự sai lệch giữa bảng tính của kế toán với kết quả tính toán lại của kiểm toán viên là rất nhỏ, không trọng yếu. Kết luận : Mục tiêu đạt được. Mục tiêu mà thủ tục này hướng đến là tính giá, định giá. Và để đảm bảo cho độ tin câyh của kết quả tính toán lại, kiểm toán viên đã kết hợp với kết quả của thủ tục kiểm tra chi tiết đối với các chi phí sản xuất phát sinh (được thực hiện trong kiểm toán chi phí sản xuất). Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ không lớn nên việc tính toán đơn giản hơn rất nhiều. Chênh lệch giữa báo cáo chi phí và sổ cái là nhỏ, không trọng yếu nên kiểm toán viên không thực hiện tính toán lại. Đối với khoản mục giá vốn sản phẩm xuất kho có liên quan tới kiểm toán báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh nên được thực hiện riêng. Công ty S&S đã xây dựng chương trình kiểm toán riêng cho khoản mục giá vốn hàng bán. Vì thế nên trong khi thực hiện kiểm toán khoản mục hàng tồn kho, kiểm toán viên không phải thực hiện lại tính giá vốn mà lấy kết quả từ phần kiểm toán giá vốn hàng bán. Giấy làm việc số 9 của kiểm toán viên S&S AUDITING & CONSULTING CO., LTD. Name of Client … Stellar FootWear … W.P.No…… 9 ……. Accouting Period … 2006 …………….. Complied by …DDB… Subject …… Hàng tồn kho …………... Date 05../…02../…2007.. Mục tiêu : Tính kịp thời của khoản mục thành phẩm. Công việc thực hiện Chọn các phiếu xuất kho, nhập kho vào tháng 12/2006 và tháng 1/2007. Xem xét việc hạch toán các nghiệp vụ này trên sổ chi tiết TK 155. Kết quả SH chứng từ Diễn giải Số lượng Ngày Năm hạch toán 2006 2007 PNK12 Nhập kho lô 3Z 147 11/12/2006 x PNK13 Nhập kho lô 22A 110 18/12/1006 x PNK49 Nhập kho lô 22A 200 02/01/2007 x …. …. Phát hiện : có 1 phiếu xuất kho PXK24 phát sinh trong năm 2006 nhưng lại hạch toán vào năm 2007. Kết luận : Phát hiện không trọng yếu, mục tiêu đạt được. Vì công ty sản xuất theo đơn đặt hàng của khách nên không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối cùng kiểm toán viên đưa ra số dư cuối kỳ sau điều chỉnh STT Theo báo cáo Điều chỉnh Sau điều chỉnh Nguyên vật liệu 3.875.011 - 3.875.011 Công cụ dụng cụ 30.145 - 30.145 Sản phẩm dở dang 576.089 - 576.089 Thành phẩm 4.670.055 - 4.670.055 Tổng 9.151.300 - 9.151.300 2.3. Giai đoạn kết thúc kiểm toán. Trưởng nhóm kiểm toán tổng hợp lại tài liệu bằng chứng kiểm toán thu được, tiến hành tập hợp các bút toán điều chỉnh. Đối với khoản mục hàng tồn kho nói riêng thì do việc kiểm kê được tiến hành khá tốt, hệ thống kiểm soát nội bộ lập cho hàng tồn kho hoạt động có hiệu lực nên kiểm toán viên nhận định giá trị khoản mục này trên Báo cáo tài chính là khá chính xác. Sau cuộc kiểm toán, dựa trên các bằng chứng thu thập, công ty sẽ phát hành báo cáo kiểm toán và thư quản lý theo yêu cầu của khách hàng. Kiểm toán viên cũng xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán và nhận thấy không có yếu tố nào ảnh hưởng đáng kể tới tình hình tài chính của khách hàng. Sau tất cả nhóm kiểm toán đã họp và nhìn nhận lại chất lượng cuộc kiểm toán Cuộc kiểm toán diễn ra đúng thời gian và tiến độ. Cuộc kiểm toán đã được thực hiện đúng trình tự, chương trình kiểm toán được xây dựng phù hợp, kết luận cuối cùng trong báo cáo kiểm toán có độ tin cậy cao. Nhóm kiểm toán viên đã làm việc tích cực, hiệu quả. Ban quản lý khách hàng đã có sự hợp tác, giúp đỡ nhóm kiểm toán hoàn thành công việc. Cuộc kiểm toán đã hoàn thành với kết quả cao trong đó, quy trình kiểm toán hàng tồn kho được chú trọng và dành khá nhiều thời gian, kết quả thu được được đánh giá là tốt. Phần trên đã trình bày cụ thể các bước tiến hành kiểm toán chu trình kiểm toán hàng tồn kho thực hiện bởi Công ty TNHH Tư vấn và kiểm toán S&S tại khách hàng được thu thập trong quá trình thực tập tại công ty. Nhìn chung các bước đều tuân theo quy trình chung của công ty đã xây dựng và kiểm toán viên đã thực hiện các thủ tục tương đối hợp lý để thu thập đầy đủ bằng chứng, đủ cơ sở đưa ra kết luận của mình về khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo tài chính. Để đảm bảo thời gian và chất lượng cuộc kiểm toán, kiểm toán viên đẫ thực hiện các thử nghiệm kiểm soát bổ sung đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ. Kết quả cho thấy hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở khách hàng hoạt động có hiệu quả, có thể phát hiện và ngăn ngừa những sai sót. Vì thế số lượng các thủ tục cơ bản thực hiện được giảm bớt. Chương trình kiểm toán hàng tồn kho được xây dựng phù hợp với đặc điểm, loại hình hoạt động, quy mô hoạt động của khách hàng và mục tiêu kiểm toán đề ra. PHẦN III CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH KIỂM TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN TÀI CHÍNH DO CÔNG TY TNHH TƯ VẤN VÀ KIỂM TOÁN S&S THỰC HIỆN 1. Nhận xét về quy trình kiểm toán hàng tồn kho Hàng tồn kho bao gồm nhiều loại, rất đa dạng, phong phú. Khoản mục hàng tồn kho chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong báo cáo tài chính của một doanh nghiệp, đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất và thương mại. Quản lý tài sản hiệu quả luôn là một trong những mục tiêu hàng đầu của một doanh nghiệp. Trong khi đó, tổ chức công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho lại luôn gặp phải những vấn đề khó khăn, dễ sai phạm. Ở công ty S&S kiểm toán hàng tồn kho luôn được chú trọng trong mọi cuộc kiểm toán. Mục tiêu của công ty không chỉ là tìm ra các sai phạm của khách hàng trong hạch toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới hàng tồn kho mà còn nhằm giúp khách hàng quản lý tài sản một cách chặt chẽ, hiệu quả hơn. Tuy nhiên việc thực hiện kiểm toán thì không tránh khỏi rủi ro, đặc biệt đối với hàng tồn kho tương đối phức tạp. Cuộc kiểm toán tiến hành trong thời gian ngắn trong khi số lượng nghiệp vụ phát sinh trong năm thì rất nhiều. Kiểm toán khoản mục này đòi hỏi kinh nghiệm cao, hiểu biết về mặt hàng sản xuất, kinh doanh của khách hàng nên thường được thực hiện bởi những kiểm toán viên có kinh nghiệm. Chất lượng cuộc kiểm toán là mối quan tâm hàng đầu của công ty. Vì thế công ty vẫn luôn cập nhật để hoàn thiện các bước thực hiện trong quy trình kiểm toán. Với khoản mục hàng tồn kho như vậy, Công ty rất chú trọng việc xây dựng chương trình kiểm toán để đảm bảo các công việc thực hiện được hiệu quả nhất. Do số lượng nghiệp vụ liên quan đến hàng tồn kho phát sinh nhiều trong năm nên việc đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp của khách hàng là bước công việc quan trọng. kết quả đánh giá đó là cơ sở để quyết định số thủ tục kiểm tra chi tiết tiếp tục phải thực hiện. việc thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết càng nhiều thỉ rủi ro kiểm toán càng thấp nhưng không phải điều kiện về thời gian và chi phí cuộc kiểm toán luôn cho phép. Qua đó, việc xây dựng chương trình kiểm toán là nhằm mục tiêu đảm bảo cuộc kiểm toán hiệu quả với mức chi phí hợp lý. Công ty đã xây dựng một quy trình kiểm toán khá hoàn chỉnh. Và để tiết kiệm thời gian và hỗ trợ các kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán, công ty đã thiết lập hệ thống bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ cho nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính, ngoài ra công ty còn thiết kế chương trình xác lập mức độ trọng yếu. Về chương trình kiểm toán, chương trình này được xây dựng một cách tổng quát áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp, tuỳ theo đặc điểm kinh doanh mà kiểm toán viên sẽ điều chỉnh. Việc tổ chức sắp xếp lưu giữ hồ sơ kiểm toán và kiểm soát chất lượng kiểm toán luôn được công ty coi trọng. Hồ sơ kiểm toán phản ánh các công việc mà kiểm toán viên thực hiện, bao gồm cả các bằng chứng thu thập được làm căn cứ đưa ra ý kiến. Nhìn vào cách lưu giữ chứng từ ở Công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S có thể biết được trình tự các công việc thực hiện và mục đích mỗi công việc. Mỗi giấy tờ làm việc đều trình bày rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu giữa các phần. Đặc biệt với khoản mục hàng tồn kho các bước công việc được thực hiện với số lượng nhiều, nếu không có sự sắp xếp khoa học thì người đọc hồ sơ khó có thể hiểu được kiểm toán viên đã làm gì, tại sao lại đưa ra ý kiến như vậy… Điều này không chỉ phục vụ cho cuộc kiểm toán năm đó mà còn có ích cho cuộc kiểm toán năm sau. Với một công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán và tư vấn thì chất lượng dịch vụ cung cấp là mục tiêu tiên quyết. sự phân công phân nhiệm rõ ràng phù hợp với vai trò trình độ mỗi người trong nhóm kiểm toán là một trong những yếu tố quyết định chất lượng cuộc kiểm toán. Mô hình chung ở Công ty S&S là bao gổm chủ nhiệm kiểm toán là người trực tiếp đưa ra các quyết định quan trọng, chịu trách nhiệm chất lượng cuộc kiểm toán trước khách hàng; các trợ lý kiểm toán thực hiện công việc theo đúng chương trình kiểm toán đã xây dựng. Làm việc theo nhóm như vậy đòi hỏi thành viên trong nhóm phải làm việc tích cực hoàn thành công việc đồng thời phải biết phối hợp công việc với các nhân viên khác. Ở Công ty khi phân chia công việc chủ nhiệm kiểm toán và trưởng nhóm kiểm toán luôn chú ý sắp xếp sao cho sự phối hợp thực hiện giữa các khoản mục, giữa các phần hành hiệu quả nhất. đặc biệt khi kiểm toán chu trình hàng tồn kho có liên quan với các chu trình mua hàng thanh toán, kiểm tra chi phí, kiểm toán báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh. Khi thực hiện các công việc kiểm toán viên cần tận dụng kết quả công việc đã thực hiện ở các phẩn hành khác. Cụ thể kiểm toán viên có thể sử dụng kết quả từ kiểm toán chi phí sản xuất, kiểm toán doanh thu và giá vốn, kiểm toán mua hàng thanh toán… Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, riêng đối với khoản mục hàng tồn kho, công việc được thực hiện hết sức chặt chẽ vì đây là một khoản mục quan trọng. Đây là giai đoạn đầu tiên nhưng lại đóng vai trò quan trọng chi phối chất lượng và hiệu quả của cuộc kiểm toán. Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán nhờ sự phối hợp thực hiện giữa kiểm toán các chu trình khác nhau, công việc thực hiện không bị trùng lặp, đảm bảo hiệu quả. Mặt khác nhờ giai đoạn trước thực hiện đầy đủ, việc thực hiện kiểm toán căn cứ vào chương trình kiểm toán hàng tồn kho đã xây dựng. Kiểm toán viên thực hiện các thủ tục kiểm soát bổ sung và kết quả là cơ sở để xác định số lượng các thủ tục cơ bản cần tiến hành để rủi ro kiểm toán ở mức mong muốn. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán công ty xem xét tới sự ảnh hưởng của các sự kiện phát sinh sau ngày kết thúc niên độ kế toán tới tình hình tài chính của doanh nghiệp. Mọi ý kiến đưa ra trên báo cáo đều dựa trên các bằng chứng kiểm toán thu thập được. Và qua quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, kiểm toán viên rút ra những bài học kinh nghiệm cũng như đánh giá khả năng làm việc của từng người. 2. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho do công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S thực hiện. Qua thời gian thực tập tìm hiểu và tham gia các bước công việc kiểm toán tại công ty S&S, em nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại và cũng xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện. 2.1. Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán. Đối với việc tìm hiểu thông tin khách hàng thực tế thực hiện còn nhiều hạn chế. Đối với các khách hàng cũ việc tìm hiểu thông ban đầu sẽ mất ít thời gian hơn tuy nhiên đối với các khách hàng mới thì điều này mất khá nhiều thời gian. Thực tế thì công việc này thực hiện chưa được hoàn chỉnh mà kiểm toán viên chủ yếu tìm hiểu kết hợp trong quá trình thực hiện kiểm toán. Thủ tục tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ công ty áp dụng là thủ tục kiểm tra từ đầu đến cuối (walk-through). Tuy nhiên,một đề xuất của em là, kiểm toán viên nên sử dụng thêm nhiều phương pháp khác để có thể đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hợp lý hơn. Một phương pháp phổ biến thường đươc các kiểm toán viên áp dụng trong trường hợp này là sử dụng bảng câu hỏi song song với việc sử dụng lưu đồ để dễ dàng phát hiện ra sự tồn tại của thủ tục kiểm soát nội bộ trong thực tế. Và qua đó, kiểm toán viên cũng thấy được điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đưa ra câu hỏi theo các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng lĩnh vực được kiểm toán, giúp kiểm toán viên dễ dàng thấy được ưu, nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mẫu bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ STT Câu hỏi Môi trường kiểm soát Phát hiện 1 Cam kết Ban giám đốc khách hàng về hệ thống kiểm soát nôi bộ thiết lập cho hàng tồn kho có đáng tin cậy không ? 2 Hệ thống sổ sách và tài khoản hàng tồn kho có được thiết lập đầy đủ 3 Sự phân công phân nhiệm giữa các chức năng ghi chép, quản lý, phê duyệt có được đảm bảo không ? 4 Khách hàng đã thiết lập định mức dự trữ, sử dụng từng loại hàng tồn kho chưa ? việc thiết lập có dựa trên căn cứ hợp lý không ? 5 Quy trình luân chuyển chứng từ có hợp lý không, có đảm bảo ghi chép đầy đủ không ? 6 Phiếu nhập kho, xuất kho có được đánh số thứ tự trước hay không ? 7 Ban giám đốc có xem xét trước khi phê chuẩn các chứng từ hay không ? 8 Có sự kiểm tra chứng từ trước khi ghi chép hay không ? 9 Có sự đối chiếu định kỳ giữa kế toán và thủ kho trong công tác quản lý hàng tồn kho không ? 10 Có sự thay đổi nhân sự trong việc quản lý và ghi chép hàng tồn kho không ? Nếu có thì tại sao ? 2.2. Sử dụng thủ tục phân tích. Trong kiểm toán hàng tồn kho thường thì các kiểm toán viên ứng dụng rất nhiều các thủ tục phân tích. Các sai phạm trọng yếu về hàng tồn kho có thể dễ dàng phát hiện thông qua việc thiết kế các thủ tục phân tích để kiểm tra tính hợp lý chung của các con số. Trước khi thực hiện các thủ tục phân tích, điều cần thiết là kiểm toán viên nên rà soát một cách sơ lược về ngành nghề của khách hàng để nắm bắt được tình hình thực tế cũng như xu hướng của ngành nhằm tạo căn cứ để phân tích. Chẳng hạn, qua tìm hiểu được biết hiện tại toàn ngành đang trong xu hướng suy thoái sẽ cho phép kiểm toán viên kỳ vọng rằng tỉ suất vòng quay hàng tồn kho của đơn vị sẽ giảm. Thông thường thì kiểm toán viên sử dụng đối chiếu số dư cuối kỳ từng tài khoản với số dư cuối năm ngoái, tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho năm nay với năm trước. Tuy nhiên, thủ tục phân tích như vậy mới chỉ là số liệu tại một thời điểm duy nhất, việc so sánh như thế chỉ mang tính chất tương đối. Thực tế, có những doanh nghiệp mà hàng tồn kho năm nay lớn hơn nhiều so với nặm trước nhưng lại không phải điểm bất thường. Nhưng cũng có doanh nghiệp mà không thấy sự biến động tại thời điểm cuối kỳ nhưng thực tế lại là sự bất thường. Nếu kiểm toán viên chỉ đơn thuần sử dụng thủ tục phân tích như vậy sẽ không hiệu quả. Việc rà soát lại mối quan hệ giữa số dư hàng tồn kho với số hàng mua trong kỳ, với lượng sản xuất ra và số hàng tiêu thụ trong kỳ cũng giúp cho kiểm toán viên đánh giá chính xác hơn về sự thay đổi đối với hàng tồn kho. Ngoài ra, kiểm toán viên cũng nên tìm hiểu về những thông tin phi tài chính có liên quan. Chẳng hạn như, khi mà khách hàng lưu trữ hàng tồn kho trong nhiều kho khác nhau, kiểm toán viên có thể so sánh giữa số lượng hàng tồn kho dự trữ trong kho với diện tích có thể chứa của kho đó. Số liệu hàng tồn kho về mặt giá trị có thể đem so sánh với chỉ tiêu số lượng và so với con số thống kê trong ngành. 2.3. Thực hiện thủ tục kiểm kê. Theo thỏa thuận của Công ty với khách hàng thì vào thời điểm cuối năm công ty sẽ cử người xuống tham gia kiểm kê với ban quản lý khách hàng. Kiểm kê hàng tồn kho và quản lý việc kiểm kê hàng tồn kho không phải là nhiệm vụ của kiểm toán viên mà đó là nhiệm vụ của ban quản lý khách hàng. Trách nhiệm của kiểm toán viên là quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho. Trong việc thực hiện thủ tục kiểm toán này kiểm toán viên cần thu thập các thông tin để đánh giá tính tin cậy của các thủ tục hàng tồn kho mà ban quản lý áp dung, có như vậy kiểm toán viên mới có thể tin cậy vào kết quả kiểm kê mà ban quản lý cung cấp cho. Trong một số trường họp đặc biệt, khách hàng có thể thuê một số chuyên gia kiểm kê hàng tồn kho từ bên ngoài để kiểm kê một số hàng hóa đặc biệt. khi đó kiểm toán viên phải dựa vào kết luận của các chuyên gia và kiểm toán viên phải đánh giá, sử dụng kết quả đó tuân theo chuẩn mực kiểm toán đã quy định. Trong khi quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho, để bảo đảm các thủ tục chi tiết được thực hiện một cách hợp lý thì kiểm toán viên nên: Quan sát các nhân viên của khách hàng khi thực hiện các thủ tục đã qui đinh. Khẳng định các phiếu kiểm kê đã được đánh số trước và hàng tồn kho được đánh dấu hợp lý. Chú ý các thùng chứa các container rỗng Khẳng định tất cả số hàng tồn kho đã kiểm kê phải được đánh dấu riêng. Bên cạnh đó thì kiểm toán viên cũng cần phải thực hiện một số thủ tục cụ thể sau: Kiểm kê thử và đối chiếu kết quả kiểm kê thử với kết quả kiểm kê của khách hàng Ghi lại chi tiết các số sê ri của các phiếu kiểm kê Đánh giá tình hình chung về điều kiện hàng tồn kho Bảo đảm rằng các phiếu kiểm kê đã được khóa nhằm tránh ghì them các số liệu không có thực. Vì số lượng hàng tồn kho mỗi doanh nghiệp là rất lớn, đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau nên công việc kiểm kê hàng tồn kho tại một thời điểm gặp nhiều khó khăn. Kiểm toán viên không thể tiến hành kiểm kê tất cả số vật tư, hàng hóa mà phải dựa vào kết quả kiểm kê của khách hàng và chỉ có thể tiến hành kiểm kê chọn mẫu. Trước khi tiến hành kiểm kê kiểm toán viên cần tìm hiểu kỹ hơn về các loại vật tư, hàng hóa của doanh nghiệp, điều kiện bảo quản, tình hình xuất bán từng loại sản phẩm trên thị trường.. để mẫu kiểm toán được chọn kiểm kê sẽ bao quát hơn về hàng tồn kho cuối kỳ, bằng chứng thu được từ kiểm kê do đó đáng tin cậy hơn. Bên cạnh đó công ty nên sử dụng thủ tục gửi thư xác nhận đối với một số vật tư, hàng hóa để xác nhận quyền sở hữu của khách hàng vì tính hiện hữu là một trong những mục tiêu kiểm toán chủ yếu trong kiểm toán hàng tồn kho. 2.4. Xác định giá trị hàng tồn kho. Một ý kiến nữa của em về một công việc quan trọng trong kiểm toán hàng tồn kho là về việc xác định giá trị hàng tồn kho. Thủ tục kiểm tra giá hàng tồn kho liên quan mật thiết với cơ sở về đo lường tính giá. Đối với việc kiểm tra giá hàng hóa và vật tư, kiểm toán viên cần phải có trách nhiệm xác định rõ cơ sở và phương pháp tính giá đối với hàng tồn kho ra sao? Có tuân thủ các nguyên tắc kế toán được thừa nhận rộng rãi hay không? Khi đó cần tập trung làm rõ các vấn đề: Phương pháp định giá nào được khách hàng sử dụng? Phương pháp này có được sử dụng thống nhất giữa năm nay với năm trước hay không Phương pháp này có phù hợp với thực tế và hợp lý không? Đối với vấn đề thứ nhất, phương pháp định giá hàng tồn kho, có thể nói rất nhiều phương pháp như : phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp giá bình quân gia quyền, phương pháp nhập sau xuất trước, phương pháp nhập trước xuất trước… Đối với vấn đề thứ hai, quan tâm đến sự thay đổi trong phương pháp định giá hàng tồn kho năm nay so với năm trước. Nếu trong trường hợp đơn vị khách hàng thay đổi phương pháp định giá hàng tồn kho, giả dụ như từ phương pháp LIFO sang FIFO, thì tất cả những thay đổi đó cũng như ảnh hưởng của chúng phải được khai báo đầy đủ trong thuyết minh Báo cáo tài chính. Đối với vấn đề thứ ba thì kiểm toán viên phải đánh giá tính hợp lý và tính phù hợp của phương pháp định giá hàng tồn kho mà khách hàng áp dụng trong điều kiện thực tế. Đối với giá vốn hàng tồn kho, để định giá hàng hóa và nguyên vật liệu mua vào, kiểm toán viên nên sử dụng phương pháp kiểm tra hóa đơn các nhà cung cấp để xác minh về số lượng và đơn giá hàng tồn kho từ đó tính ra được giá vốn hàng tồn kho. Đối với sản phẩm dở dang và thành phẩm thì giá vốn phải được kiểm tra thông qua hệ thống sổ sách chi phí. Hệ thống sổ sách kế toán chi phí của đơn vị cần được kiểm tra trong giai đoạn chuyển tiếp và các thử nghiệm kiểm soát đã được thực hiện để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ cũng có thể là thử nghiệm chi tiết phục vụ cho mục đích này. Một điểm nữa là, không phải kiểm toán viên nào cũng đủ kinh nghiệm và kiến thức để xác định được điều kiện hiện tại, giá trị cũng như tính năng của các loại hàng tồn kho. Do vậy, công việc kiểm kê được thực hiện nhiều khi chỉ đơn thuần là xác định số lượng của nó mà không xét tới chất lượng, tình trạng thực tế của hảng tồn kho, đặc biệt là đối với những mặt hàng ký thuật cao hay những mặt hàng nhanh chóng giảm giá trị trên thị trường khi có mẫu mã với tính năng mới xuất hiện. Để đảm bảo đánh giá hợp lý giá trị hàng tồn kho công ty nên thuê các chuyên gia trong lĩnh vực đó để tiến hành định giá chính xác đối với các khoản mục hàng tồn kho. 2.5. Gửi thư xác nhận đối với số hàng tồn kho của khách hàng lưu trữ ở các bên thứ ba. Khi mà hàng tồn kho của khách hàng được lưu trữ ở một đơn vị cho thuê kho bãi hoặc ở một bên thứ ba nào đó thì kiểm toán viên nên thu thập các bằng chứng kiểm toán về sự hiện hữu của hàng tồn kho đó bằng việc liên hệ trực tiếp với người giữ hàng hóa. Nếu số lượng hàng không quá lớn hoặc không chiếm tỉ trọng nhiều trong tổng tài sản của đơn vị thì chỉ cần thu thập bằng chứng kiểu xác nhận là đủ. Còn trong trường hợp ngược lại thì kiểm toán viên cần thực hiện bổ sung một số thủ tục sau: Xem xét độ trung thực và tính độc lập của bên thứ ba. Quan sát kiểm kê vật chất hàng tồn kho Thu thập báo cáo của kiểm toán viên khác về thủ tục kiểm soát đối với hàng tồn kho và thủ tục kiểm kê hàng tồn kho tại đơn vị thứ ba. Thủ tục này cũng cho phép kiểm toán viên xác minh về cơ sở dẫn liệu quyền và nghĩa vụ đối với hàng tồn kho. Hơn nữa, nó cũng có thể cung cấp những thông tin về cơ sở dẫn liệu tính đầy đủ nếu như đơn vị thứ ba xác nhận số hàng tồn kho thực tế nhiều hơn so với số được trình bày trên Thư xác nhận. KẾT LUẬN Ngày nay trong nền kinh tế năng động, các công ty kiểm toán ngày càng có vị thế quan trọng, góp phần tạo điều kiện cho kinh tế phát triển lành mạnh và vững chắc. Các công ty kiểm toán xuất hiện ngày càng nhiều, dịch vụ cung cấp ngày càng đa dạng, nhiều hình thức. Dịch vụ kiểm toán càng phát triển thì niềm tin của các chủ đầu tư, các nhà hoạch định chính sách dựa trên thông tin tài chính của doanh nghiệp ngày càng cao, nền tài chính được củng cố, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý. Tham gia hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán, với phương châm lấy chất lượng làm tiêu chí hàng đầu, Công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S đã mang đến cho khách hàng của mình những dịch vụ tốt nhất hiệu quả nhất và công ty nhanh chóng chiếm được lòng tin của khách hàng, dần dần khẳng định được tên tuổi của mình trên thị trường kiểm toán và dịch vụ tài chính Việt Nam. Sở dĩ công ty có được kết quả như vậy là nhờ có sự tổ chức công tác phân công trách nhiện hợp lý. Đội ngũ cán bộ nhân viên giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc. Chương trình kiểm toán được xây dựng chặt chẽ, khoa học, linh hoạt với từng đặc điểm khách hàng và công việc. Như đã nói ở trên, công ty lấy chất lượng dịch vụ làm đầu nên rất coi trọng yêu cầu khách hàng. Một mục tiêu quan trọng của mọi doanh nghiệp là quản lý tài sản hiệu quả, đặc biệt là tài sản lưu động. Hàng tồn kho là khoản mục chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong đó. Do vậy, quy trình kiểm toán hàng tồn kho luôn được chú trọng trong kiểm toán Báo cáo tài chính thực hiện bởi công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S. Công ty đã xây dựng được chương trình kiểm toán hàng tồn kho tương đối chặt chẽ. Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S, với việc tham gia vào công tác tại công ty đã giúp em hiểu biết sâu hơn về những kiến thức chuyên ngành kiểm toán đã được học ở trường. Đó là những kinh nghiệm hết sức quý báu và giúp em có được những nhận định đúng đắn về chuyên ngành mình đã lựa chọn. Em hoàn thành chuyên đề này dựa trên những thông tin tìm hiểu được trong thời gian thực tập vừa qua. Do hạn chế về thời gian và kiến thức nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô quan tâm. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình của Th.S-KTV Trần Mạnh Dũng cùng các anh chị kiểm toán viên trong Công ty S&S đã giúp em hoàn thành chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Stt Tên tài liệu Tên tác giả Nhà xuất bản Năm 1 Auditing Alvin Arens & Loebecke Hence Hall 1984 2 Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Bộ Tài chính 3 Hệ thống chuẩn mực kế toán Bộ Tài chính 4 Lý thuyết kiểm toán GS.TS Nguyễn Quang Quynh NXB Tài chính 2006 5 Kiểm toán tài chính GS.TS Nguyễn Quang Quynh NXB Tài chính 2007 6 Tạp chí kiểm toán 7 Hồ sơ kiểm toán Công ty TNHH Tư vấn và Kiểm toán S&S 2005, 2006